TIPO MANUAL DE PROCEDIMIENTO ASUNTO MANUAL DE ... · 1146/2007 de la Comisión que establece un...

TIPO MANUAL DE PROCEDIMIENTO

ASUNTO MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA AYUDA A LAS PERSONAS MÁS NECESITADAS

CLAVE TEMÁTICA

UNIDAD SUBDIRECCIÓN GENERAL DE REGULACIÓN DE MERCADOS

FECHA

NÚMERO

NÚMERO DE REGISTRO

VIGENCIA

SUSTITUYE O MODIFICASUSTITUYE AL MANUAL DE PROCEDIMIENTO 4ª REVISIÓN DE 7/04/2005

MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTEY MEDIO RURAL Y MARINO

SUBSECRETARÍA

FONDO ESPAÑOL DEGARANTÍA AGRARIA

Código documento 080000317400909422Validación en www.fega.es(Administración electrónica)Firmado por: LOPEZ RODRIGUEZ ASUNCION Fecha: 04/11/2008

2MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTEY MEDIO RURAL Y MARINO

FONDO ESPAÑOL DE GARANTÍA AGRARIA

Í N D I C E

Página

1. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS.......................................................................... 4

2. NORMATIVA DE APLICACIÓN..................................................................... 4

3. DEFINICIONES. ............................................................................................. 5

4. UNIDAD ADMINISTRATIVA.......................................................................... 6

5. PROCEDIMIENTO GENERAL DE ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES ESCRITAS……… ……………………………………………………………….6

6. REMISIÓN DE PREVISIONES PARA EL PLAN SIGUIENTE....................... 7

7. SOLICITUD DE PARTICIPACIÓN EN EL PLAN A LA COMISIÓN EUROPEA…............................................................................................................ …….7

8. PUBLICACIÓN DEL REGLAMENTO COMUNITARIO DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS PRESUPUESTARIOS……….. ..................................... …….7

9. ADJUDICACIÓN Y PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN……………….8

9.1. Toma de decisión de asignación presupuestaria a cada tipo de alimento a distribuir………… ..............................................………………………… 8

9.2. Petición de existencia de crédito de recursos económicos a la Subdirección General de Económico Financiera…… …………………..8

9.3. Elaboración y aprobación de los pliegos de claúsulas administrativas particulares para el suministro y distribución de alimento… …………9

9.4. Anuncio de las licitaciones por las que se convoca concurso por el procedimiento abierto para la contratación del suministro y distribución de los distintos alimentos.…………................................... ...………………10

9.5 Actuación de la mesa de contratación para la selección de las ofertas presentadas en las licitaciones…..............……………………………….10

10. EJECUCIÓN DEL PLAN............................................................................ 12

10.1.Suministro de alimento a la/s organización/es designadas..... ..…12

10.2. Distribución de alimentos a las entidades benéficas ................... 13

11. CONTROLES............................................................................................. 13

11.1 Instrucciones para la realización de controles por las Unidades Gestoras…… ..………………………………………………………………...13

11.2. Controles a realizar por la SGRM .....…………………………………13

12. PAGOS. ..................................................................................................... 16

12.1 Valor delproducto ......……………………………………………………16

12.2. Transporte de distribución.. …...………………………………………18

12.3. Gastos administrativos….. ...……...……………………………………….20

13. PENALIZACIONES.................................................................................... 20




14. DEVOLUCIONES DE GARANTÍAS........................................................... 21

14.1 Garantía provisional….........…………………………………………….21

14.2. Garantía definitiva....……………….…………………………………....22

15. INCIDENCIAS. ........................................................................................... 22

16. REUNIONES. ..........................................................................................…23

17. COMUNICACIONES DE LA SGRM A LA COMISIÓN EUROPEA..………24

18. ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN .………………………………………24

19. ARCHIVOS DE RED .………………………………………………………..…27

20. PAGINA WEB .……... ………………………………………………………..…27

21. APLICACIONES INFORMÁTICAS ……... ………………………………..….27

21.1 FEGA+......…………………………………………………………....…….27

21.2. Grupo de trabajo de Comunidades Autónomas …….……………..28

21.3.AMALTEA . ………………...……...………………………………….……29

22. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ……... ………………….…29

ANEXOS

Anexo 1 modelo de presupuesto para el de ayuda a las personas más necesitadas ... …………………………………………………………………30

Anexo 2 Modelo control adjudicaciones ............................................... 31

Anexo 3 Modelo hoja de control de los plazos de recepción y de distribución aprobados por el fega. modelo control adjudicaciones .................... 32

Anexo 4 Modelo control de incidencias…....………………………………33

Anexo 5 Modelo acta final de conformidad de incidencias .……………34

Anexo 6 Lista de control pagos empresas .…………………..……………35

Anexo 7 Modelo informe resumen del resultado de controles dminitrativos................................................................................................................. 37

Anexo 8 Lista de control para los pagos de los gastos administrativos de la/s Organización/es designada/s....... ……………………………………38

Anexo 9 Lista de control para las comunicaciones de SGRM previas a la publicación de los pliegos de clausulas administrativas en los diarios oficiales…............................................................................................... 39

Anexo 10 Modelo de hoja de control de reuniones . ............................ .40




1. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS.

El Reglamento (CE) 1234/2007 del Consejo por el que se crea una organización común de mercados agrícolas y se establecen disposiciones específicas para determinados productos agrícolas y el Reglamento (CEE) 3149/1992 de la Comisión, por el que se establecen las disposiciones de aplicación para el suministro de alimentos procedentes de las existencias de intervención en beneficio de las Personas más Necesitadas de la Comunidad, establecen las normas generales y las disposiciones de aplicación, respectivamente, para el suministro, a determinadas organizaciones, de alimentos procedentes de existencias de intervención para su distribución entre las Personas más Necesitadas de la Comunidad.

El Real Decreto 1516/2006 de 7 de diciembre, por el que se modifica el Real Decreto 1441/2001 por el que se aprueba el Estatuto del Fondo Español de Garantía Agraria (en lo sucesivo FEGA), establece que es función de la Subdirección General de Mercados (en lo sucesivo SGRM), la gestión de los planes anuales para el suministro de alimentos procedentes de las existencias de intervención en beneficio de las Personas más Necesitadas de la Unión Europea.

Hasta el plan 2007 incluido, los reglamentos de la Comisión por los que se adopta unplan de asignación a los estados miembros de los recursos imputables a cada ejercicio presupuestario se basaron en el suministro de productos procedentes de existencias de intervención (mantequilla, cereales, azúcar y arroz). El Reglamento1146/2007 de la Comisión que establece un plan de asignación para el plan 2008,basa esta medida en el suministro de los productos movilizados en el mercado comunitario al ser escasas las existencias en los almacenes de intervención. Dicho Reglamento, establece para cada estado miembro unas partidas presupuestarias para la compra de alimentos derivados de los productos de intervención. En el caso de España, el azúcar es el único producto, para este plan, que se ha retirado de las existencias de intervención comunitarias para su distribución.

Este Manual de procedimiento es el Manual de la SGRM para la gestión de la medida de referencia y se redacta para dar cumplimiento al Anexo I del Reglamento 885/2006 que establece la obligatoriedad de disponer de procedimientos detallados.

Se tratará, en la medida de lo posible, de describir el procedimiento de gestión de la ayuda en orden cronológico.

2. NORMATIVA DE APLICACIÓN

Reglamento (CE) Nº 1234/2007 por el que se crea una organización común de mercados agrícolas y se establecen disposiciones específicas para determinados productos agrícolas, en particular su artículo 27.

Reglamento (CEE) Nº 3149/1992 de la Comisión por el que se establecen las disposiciones de aplicación para el suministro de alimentos procedentes de las existencias de intervención en beneficio de las Personas más Necesitadas de la Comunidad.

Reglamento (CE) Nº 1146/2007 de la Comisión por el que se adopta un plan de




asignación a los estados miembros de los recursos imputables al ejercicio presupuestario 2008 para el suministro de alimentos procedentes de las existencias de intervención en beneficio de las Personas más Necesitadas de la Comunidad.

Reglamento (CE) Nº 738/2008 de la Comisión por el que se adopta un plan de asignación a los estados miembros de los recursos imputables al ejercicio presupuestario 2009 para el suministro de alimentos procedentes de las existencias de intervención en beneficio de las Personas más Necesitadas de la Comunidad.

Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público Instrucción General 4/2008 del FEGA por la que se establecen las actuaciones

para seguimiento y control de la distribución de alimentos, entre las Personasmás Necesitadas. Plan 2008 y sucesivos (en adelante Instrucción General)

3. DEFINICIONES

Personas más Necesitadas: Son los beneficiarios finales de la Ayuda. a los efectos de este Manual, se entenderá por “Personas más Necesitadas”, las personas físicas, individuos y familias cuya situación de dependencia social y financiera está constatada o reconocida en función de los criterios de elegibilidad adoptados por autoridades competentes, o juzgada con relación a los criterios practicados por entidades benéficas y aprobados por las autoridades competentes.

Entidades benéficas: A los efectos de este Manual, las entidades benéficas son las receptoras de la ayuda y quienes la distribuyen al beneficiario final.Las entidades benéficas son aquellas entidades sin ánimo de lucro, que tienen como fin estatutario principal promover el interés general, y sean de asistencia social, de promoción y atención a las Personas en riesgo de exclusión por razones físicas, económicas o culturales.Las entidades benéficas se podrán clasificar en

• Entidades benéficas de reparto: Entidades que distribuyen directamente a personas y/o familias necesitadas.• Entidades benéficas de consumo: Centros, entidades y organizaciones que acojan a beneficiarios de la ayuda, y donde es consumida esta ayuda.

Unidades Gestoras: A los efectos de este Manual, se entiende por Unidades Gestoras, las Unidades competentes en el control del Plan, de los Organismos Pagadores de las Comunidades Autónomas de Cataluña, Castilla- La Mancha, Canarias, País Vasco, Navarra, así como las respectivas Áreas Funcionales del resto de las Comunidades Autónomas.Organización/es designada/s: A los efectos de este Manual, se entiende por

Organización/es designada/s, aquella/s previamente designada/s por el FEGA a cuya disposición se pondrán los alimentos o los productos de las existencias de intervención para que procedan a distribuirlos entre las entidades benéficas autorizadas de acuerdo con un plan anual.




4. UNIDAD ADMINISTRATIVA

Corresponde a la SGRM, la gestión de los planes anuales para el suministro de alimentos en beneficio de las Personas más Necesitadas de la Unión Europea y en particular al Área de Ayudas.

Dentro del Área de Ayudas, se encuentra el Servicio que se encarga de los Planes de ayuda a las Personas más Necesitadas (en adelante Servicio) , y asignados a estas tareas, tres Jefes de Servicio, un Jefe de Sección, un Jefe de Negociado N-18 y la supervisión del Subdirector Adjunto y el Subdirector General de Regulación de Regulación de Mercados

5. PROCEDIMIENTO GENERAL DE ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES ESCRITAS

Las comunicaciones escritas elaboradas desde la SGRM en relación con el Plan de Ayuda a las Personas más Necesitadas (faxes, oficios, notas interiores…) son firmadas en todo caso por el Subdirector General de Regulación de Mercados. Los borradores de dichos escritos son elaborados por los miembros del Servicio. El funcionario que elabora el borrador de un escrito incluye sus iniciales en la referencia de dicho borrador de la siguiente manera: N/REF: SGRM – Iniciales del funcionario que elabora el borrador-Año del plan-nº de referencia del documento (Ejemplo: N/REF: SGRM – MFH 20080155). Dicho borrador se remite al Subdirector Adjunto quien, una vez supervisado, lo remite al Subdirector General de Regulación de Mercados para su firma. Una vez firmado, el escrito se registra en la Secretaría de la SGRM y se devuelve la minuta al funcionario que elaboró el borrador de dicho escrito para su archivo según el punto 17 de este Manual.

JefeArea de Ayudas

Jefe ServicioJefe Secciónn

Jefe Servicio

Jefe NegociadoJefe Servicio

Planes desfavorecidos




6. REMISIÓN DE PREVISIONES PARA EL PLAN SIGUIENTE

Antes del 31 de mayo de cada año la Presidencia del FEGA, comunica a la Comisión:

a) las cantidades de cada tipo de producto (expresadas en toneladas) necesarias para ejecutar en su territorio el plan respecto al ejercicio considerado.

b) la forma en la que los productos serán distribuidos a los beneficiarios;

c) los criterios de selección de los beneficiarios

d) Eventualmente, el porcentaje de los gastos que los beneficiarios podrán verse obligados a pagar en aplicación de lo dispuesto en el artículo 1 del Reglamento (CEE) Nº 1234/2007

Previamente, la Organización designada, comunica a la SGRM las previsiones de las necesidades alimentarias estimadas para el plan siguiente, para su estudio y posterior remisión a la Comisión en el plazo establecido en la normativa comunitaria que desarrolle cada Plan. El Subdirector General de Regulación de Mercados junto con el Subdirector Adjunto y los demás miembros del Servicio, estudian esta propuesta previamente a la elaboración del escrito de comunicación a la Comisión.

7. SOLICITUD DE PARTICIPACIÓN EN EL PLAN A LA COMISIÓN EUROPEA

Antes del 1 de febrero del año anterior al de la ejecución del Plan anual de que se trate, la Presidencia del FEGA, envía un oficio a la Comisión, manifestando su interés en la participación en el Plan.

El oficio se envía a la siguiente dirección:

(Director General de Agricultura)

Dirección General de Agricultura (DG-AGRI)

Rue de la Loi, 200

B-1049-BRUSELAS (Bélgica)

Dicho oficio se elabora en la SGRM según lo establecido en el punto 5 de este Manual, con la salvedad de que, una vez supervisado por el Subdirector General de Regulación de Mercados, se envía a Presidencia del FEGA para su firma por el Presidente. La minuta se devuelve registrada a la SGRM quien procede de la misma manera que se establece en el punto 5.

8. PUBLICACIÓN DEL REGLAMENTO COMUNITARIO DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS PRESUPUESTARIOS

Antes del 1 de octubre de cada año, la Comisión Europea debe adoptar un plan un plan anual de asignación de productos alimenticios en beneficio de las Personas más Necesitadas desglosado por Estados miembros, mediante la publicación de un Reglamento comunitario.

Estas asignaciones se basan en las peticiones realizadas con carácter voluntario por




los Estados miembros interesados en participar en este Plan.

En dicho Reglamento se establecen:

Los recursos financieros disponibles para la ejecución del plan en cada Estado miembro.

La cantidad de cada tipo de producto que se retirará de las existencias de intervención comunitarias para su distribución en cada Estado miembro.

Las asignaciones a los Estados miembros para la compra de productos en el mercado comunitario.

Las transferencias intracomunitarias de producto de intervención autorizadas.

Una vez publicado el Reglamento comunitario de asignación de recursos presupuestarios, el Jefe de Negociado y en su ausencia el Jefe de Sección o un Jefe de Servicio, cumplimentan un formulario que se ajusta al modelo establecido en el anexo 1 para calcular la previsión de los gastos de valor del producto, el importe correspondiente a los gastos de transporte y de los gastos administrativos.

Este documento se archiva informáticamente en el recurso de la red corporativa denominado “bases comunes” dentro de la carpeta “Planes”. y dentro del año que corresponda en “Presupuesto Plan”. Tan pronto como se elabore este documento, el funcionario que lo haya elaborado lo imprime y lo firma y se supervisa y firma, bien por el Subdirector Adjunto o por el Subdirector General de Regulación de Mercados, y se archiva en el Archivo del Servicio.

9. ADJUDICACIÓN Y PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN

9.1.Toma de decisión de asignación presupuestaria a cada tipo de alimentos a distribuir

Una vez publicado el Reglamento comunitario de asignación presupuestaria correspondiente, la SGRM establece los tipos de alimentos que pondrá a disposición de dicho plan, dentro de los márgenes establecidos por la legislación comunitaria y en base a las necesidades comunicadas por la Organización designada.

Una vez determinados los tipos de alimentos a distribuir, se establece la partida presupuestaria destinada a la compra de cada alimento en cuestión.

9.2.Petición de existencia de crédito de recursos económicos a la Subdirección General de Económico-Financiera

Alrededor del mes de mayo de cada año, la Subdirección General Económico Financiera (en adelante SGEF) solicita a la SGRM las previsiones económicas para el plan siguiente correspondientes a los gastos imputados a las partidas presupuestarias 23.211.412M 472 “Importes inherentes a actuaciones no asumidos por la Unión Europea”.

A continuación, el Jefe de negociado, graba estas previsiones en FEGA+, dentro del




apartado “elaboración de presupuestos”. “Regulación de Mercados” se incluyen las previsiones presupuestarias a cada una de las líneas de actuación presupuestaria allí descritas, en concreto a la línea “Importes inherentes a actuaciones no asumidas por la UE (SGRM)” y “Controles recepción y distribución alimentos personas más necesitadas”.

En segundo lugar, y como requisito previo indispensable para la aprobación final de cada uno de los pliegos de cláusulas administrativas particulares para el suministro y distribución de alimentos, la SGRM solicita a la SGEF la expedición de los correspondientes certificados de suficiencia de crédito.

La SGEF emite, por un lado, un certificado de suficiencia de crédito imputado a la partidas presupuestarias 23. 211.412M 470 “Subvenciones a la producción agraria con aportación financiera del FEAGA” por un importe estimativo del valor del producto más el valor correspondiente al transporte de distribución del alimento a suministrar a lo largo de ese plan. Por otro lado, emite un certificado de Retención de Crédito (RC) imputado a las partidas presupuestarias 23.211.412M 472 “Importes inherentes a actuaciones no asumidos por la Unión Europea” por el valor estimativodel IVA del producto a suministrar más el valor del IVA del transporte de distribución del alimento a lo largo de ese plan.

Una vez recibidos estos certificados de suficiencia de crédito, la SGRM envía una copia de estos certificados a Secretaría General.

La SGRM siguiendo las “Normas de cierre del Ejercicio”, comunica a la SGEF cuandoesta así lo solicite, los importes de las obligaciones reconocidas del concepto 472 cuyos pagos no se vayan a ejecutar antes de fin de año. La SGEF envía a la SGRM los documentos contables “O” con sus importes correspondientes.

9.3.Elaboración y aprobación de los pliegos de cláusulas administrativas particulares para el suministro y distribución de alimentos

Tal y como establece el artículo 4 del Reglamento (CEE) 3149/92 en sus apartados 2 a) y 2 b), “cuando el suministro se refiera a productos salidos de las existencias de intervención o a productos agrícolas o productos alimenticios que vayan a movilizarse en el mercado la autoridad nacional competente convocará o hará convocar una licitación para determinar las condiciones más ventajosas para la realización de ese suministro”.

Por otro lado, tal y como establece el artículo 4 del Reglamento (CEE) 3149/92 en su apartado 3 “los gastos de transporte se determinarán mediante la convocatoria de una licitación”.

Ambas convocatorias de licitación deben cumplir con lo exigido en el Reglamento (CEE) 3149/92 así como con la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de suministro y de servicios y con la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.

La SGRM y la Secretaría General del FEGA son las unidades encargadas de elaborar conjuntamente los pliegos de cláusulas administrativas y técnicas. Dichos




pliegos se elaboran en el cuarto trimestre de cada Plan a petición de la Presidencia del FEGA.

La SGRM, como Unidad técnica, es la encargada de elaborar la parte técnica de los pliegos, incluyendo todos aquellos aspectos relativos a la ejecución del Plan en su primera fase, tales como tipos de alimentos, presentación, lugares de entrega, calendario, o controles. Una vez elaborada esta parte técnica, la SGRM la remite a Secretaría General bien por correo electrónico desde la Secretaría de la SGRM siguiendo lo establecido en el punto 5 de este Manual

La Secretaria General es la encargada de velar porque los requisitos exigidos se ajusten a los establecidos en la legislación mencionada.

Cada pliego, debe ser informado favorablemente, en su caso, por la Abogacía del Estado y debe ser aprobados, en último lugar, por la Presidencia del FEGA.

9.4.Anuncio de las licitaciones por las que se convoca concurso por el procedimiento abierto para la contratación del suministro y distribución de los distintos alimentos

En cumplimiento del artículo 4.4 del Reglamento (CEE) 3149/92 de la Comisión, las convocatorias de licitación garantizarán la igualdad de acceso a todos los agentes económicos establecidos en la Comunidad, serán publicadas mediante anuncios insertados en las publicaciones administrativas oficiales, y deberán ser puestas a disposición íntegramente de los agentes económicos interesados que lo soliciten.

El Subdirector General de Regulación de Mercados es informado por Secretaría General del FEGA de la fecha de anuncio de licitación en los diarios oficiales. La SGRM, una vez recibida esta comunicación, elabora una breve nota explicativa del anuncio de dichas publicaciones para su inclusión en la página web, a “Portal FEGA: [email protected]”, para su difusión.

Las solicitudes de participación de las distintas empresas a los concursos debenpresentarse en el Registro General del FEGA, dentro del plazo señalado en el anuncio de licitación publicado en el B.O.E y en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

9.5 Actuación de la mesa de contratación para la selección de las ofertas presentadas en las licitaciones.

Una vez concluido el plazo de presentación de las ofertas, los miembros de la Mesa de Contratación proceden a la calificación de la documentación presentada por las distintas empresas.

La Mesa de Contratación es el órgano encargado de calificar dicha documentación durante el proceso de adjudicación.

La Mesa de Contratación está formada por:

Secretario General del FEGA: Presidente




Abogado del Estado Subdirector General de Regulación de Mercados de Regulación de Mercados

o persona del Servicio en quien delegue. Subdirector General de Regulación de Mercados de Económico-Financiero Interventor Funcionario designado por Secretaría General (que actúa como Secretario)

El Presidente tiene la facultad de convocar la Mesa de contratación, y es quien, en su primera sesión, ordena la apertura de los sobres que contienen la documentación requerida en los pliegos de cláusulas administrativas y, en caso de observarse defectos u omisiones subsanables en la documentación presentada, lo comunica por escrito a los interesados concediéndoles un plazo no superior a tres días hábiles para que los licitadores lo corrijan o subsanen así como para que aclaren o completen la información facilitada en la documentación.

En el caso de que la Mesa de contratación considere insubsanables las deficiencias observadas (se consideran deficiencias insubsanables la establecidas en el pliego de cláusulas administrativas correspondiente), ordenará la no admisión de la proposición.

Todo lo sucedido en la mesa de contratación es plasmado en un informe elaboradopor el Secretario de la mesa.

La SGRM, posteriormente elabora un informe de valoración para cada uno de los alimentos valorando cada uno de los criterios establecidos en el correspondiente pliego de cláusulas administrativas y lo remite posteriormente a Secretaría Generalacompañado de una nota interior firmada por el Subdirector General de Regulación de Mercados. Este informe es elaborado por un Jefe de Servicio o el Jefe de Sección y supervisado por el Subdirector Adjunto y el Subdirector General de Regulación de Mercados.

Una vez calificada la documentación y subsanados, en su caso, los defectos u omisiones de la documentación presentada, la Mesa de contratación procede, en el día y hora señalados con la debida antelación en la página web del FEGA, al acto público de apertura de las proposiciones económicas.

El acto público de apertura de las proposiciones económicas comienza notificando el resultado sobre la calificación de la documentación contenida en el sobrecorrespondiente, tal y como se establece en el pliego de cláusulas administrativas correspondiente. A continuación tendrá lugar la apertura del sobre de proposición económica y su lectura.

La Mesa de contratación, una vez recabados los informes técnicos correspondientes, eleva las proposiciones presentadas, con el acta correspondiente y la propuesta que estime pertinente, al órgano de contratación que haya de efectuar la adjudicación del contrato.

A continuación se procede a la firma de los contratos correspondientes con las empresas adjudicatarias. Esta y las demás actuaciones relacionadas con la




contratación son competencia de Secretaría General por lo que no están incluidas en este Manual.

Una vez remitidos los originales de los contratos a la SGRM, el Jefe de Negociado o el Jefe de Sección cumplimentan una hoja de control que se ajusta al modelo establecido en el anexo 2. Este documento se archiva informáticamente en el recurso de la red corporativa denominado “bases comunes” dentro de la carpeta “Planes”. y dentro del año que corresponda en “Adjudicaciones”. Tan pronto como se elabore este documento, el funcionario que lo haya elaborado lo imprime y lo firma y se supervisa y firma, bien por el Subdirector Adjunto o por el Subdirector General de Regulación de Mercados, y se archiva en el Archivo del Servicio.

10.EJECUCIÓN DEL PLAN

Los recursos financieros asignados a España se ajustan a lo establecido en el Reglamento anual de asignación presupuestaria

10.1. Suministro de alimentos a la/s organización/es designada/s

El suministro de los alimentos a la/s Organización/es designada/s se realiza tal y como se establece en la Instrucción General.

Las empresas adjudicatarias ponen a disposición de la/s Organización/es designada/s las cantidades de alimento de acuerdo con el calendario acordado con la SGRM y a lo establecido en los contratos.

La SGRM comunica, preferentemente por fax, a las empresas adjudicatarias, las fechas de inicio de cada una de las fases de distribución, así como las cantidades de alimento que deben distribuir a cada provincia siguiendo lo establecido en el punto 5 de este Manual

La SGRM comunica, preferentemente por fax o por correo electrónico, a la/s Organización/es designada/s y a las Unidades Gestoras, las fechas de inicio de cada una de las fases de distribución, los tipos de alimentos a distribuir, sus marcas comerciales, sus fechas de consumo preferente y las cantidades que van a recibir en cada una de las provincias (número de kilos y número de cajas de alimento)siguiendo lo establecido en el punto 5 de este Manual

El periodo de recepción de los alimentos finaliza a los diez días hábiles desde la fecha de inicio de cada fase, salvo aquellos almacenes en los que el FEGA autorice una ampliación de dicho plazo. En este caso, la SGRM, comunica a las Unidades gestoras y a la/s Organización/es designada/s el nuevo periodo de recepción bien por fax o por correo electrónico.

10.2. Distribución de alimentos a las entidades benéficas

La distribución de alimentos a las entidades benéficas se realizará de la manera descrita en la Instrucción General.

La distribución de los alimentos a las entidades benéficas se efectuará, en principio,




en cuatro fases, debiendo finalizar cada fase de distribución antes del comienzo de la recepción de alimentos de la siguiente fase.

Excepcionalmente, la SGRM podrá autorizar la prórroga de la finalización de la distribución de una fase, informando de esta circunstancia a las Unidades Gestoras y a la/s Organización/es designada/s bien por fax, firmado por la Subdirector General de Regulación de Mercados o por correo electrónico (enviado desde el correo de la Secretaría de Regulación de Mercados o desde el correo personal de un Jefe de Servicio o Jefe de Sección con copia a la SGRM).

La SGRM (en particular un Jefe de Servicio o un Jefe de Sección) lleva un control sobre los cambios de fecha autorizados por la SGRM a lo largo del plan correspondiente a través de un documento que se ajusta al Anexo 3 que se archivainformáticamente en el recurso de la red corporativa denominado “bases comunes” dentro de la carpeta “Planes”. “Modificación de plazos de distribución”. Al final del plan este documento se imprime en base papel se firma por el/los funcionarios que lo hayan elaborado y se supervisa y firma, bien por el Subdirector Adjunto o por el Subdirector General de Regulación de Mercados, y se archiva en el Archivo del Servicio.

11.CONTROLES

11.1. Instrucciones para la realización de controles por las Unidades Gestoras

Las Unidades Gestoras llevan a cabo, a lo largo del Plan correspondiente, los controles establecidos en la Instrucción General. Dicha Instrucción es elaborada por la SGRM (Jefes de Servicio, Jefe de Sección, Subdirector Adjunto) y supervisada por el Subdirector General de Regulación de Mercados. Para la elaboración y actualización de esta Instrucción se tienen en cuenta las aportaciones realizadas por las Unidades Gestoras y comunicadas a la SGRM.

11.2. Controles a realizar por la SGRM

De manera general, la SGRM asegura el cumplimiento del Reglamento(CEE) 3149/92 en lo que respecta a los controles, en particular en lo que respecta a su artículo 9, por el cual se controla que:

1. Las entidades benéficas elegidas para la realización de las accionesconservan todos los documentos contables y justificantes adecuados, y permiten a las autoridades competentes el acceso a los mismos para efectuar los controles necesarios.

2. Las licitaciones y los suministros se ajustan a las disposiciones establecidas en dicho Reglamento.

3. Los controles se efectúen a partir de la recepción de los productos a la salida de las existencias de intervención o, en su caso, a partir de la movilización de los productos en el mercado en todas las fases del proceso de ejecución del plan y, en particular, a todos los niveles de la cadena de distribución. Estos




controles se realizarán durante todo el período de ejecución del plan, en todas las fases, incluido a nivel local.

4. Se efectúan controles, como mínimo, en un 5 % de las cantidades por tipo de productos contemplados en dicho Reglamento. Este porcentaje de control se aplica a cada fase del proceso de ejecución, salvo en la fase de la distribución a las Personas más Necesitadas, teniendo en cuenta los criterios de riesgo.

5. Los controles tienen por objeto comprobar las operaciones de entrada y salida de los productos así como la transferencia de los mismos entre los participantes sucesivos. También incluyen una comparación entre lasexistencias contables y las existencias físicas de los productos seleccionadospara los controles.

6. Se adoptan todas las disposiciones necesarias para garantizar el correcto desarrollo de las operaciones de ejecución del plan y para prevenir y sancionar las irregularidades.

De manera más concreta, la SGRM realiza los siguientes controles a lo largo del Plan:

1. Los Jefes de Servicio y/o el Jefe de Sección, según el caso, se encargan de la comprobación, control y análisis de la documentación enviada por las Unidades Gestoras a lo largo del Plan. Deben comprobar y analizar la documentación remitida por Unidades Gestoras en base a lo establecido en el apartado 8.2 de la Instrucción General.

En caso de detectarse cualquier incidencia, el Jefe de Servicio o el Jefe de Sección encargado de estudiar dicha incidencia, elabora los borradores de los escritos a enviar a las partes implicadas siguiendo lo establecido en el punto 5 de este Manual.

En caso de realizarse la comunicación por correo electrónico se guarda copia de esta comunicación en el archivo del Servicio.

Además, el Jefe de Servicio o el Jefe de Sección Técnica que correspondaelabora un documento de seguimiento de las incidencias siguiendo el modelo del Anexo 4. En este documento se describe sucintamente cada una de las incidencias que se han producido a lo largo del Plan vigente, así como la acción tomada en cada caso. Cada entrada en este cuadro va acompañada de las iniciales del funcionario que realice el seguimiento de esta incidencia. Este documento es actualizado por dichos funcionarios a lo largo del plan y se archiva informáticamente en el recurso de la Red corporativa denominado “Bases comunes”-“Planes”-”Incidencias”. Al final del Plan este documento se imprime en base papel, se firma por el/los funcionarios que lo hayan elaborado y se supervisa y firma, bien por el Subdirector Adjunto o por el Subdirector General de Regulación de Mercados y se archiva en el Archivo del Servicio.

Si, cumplidos los plazos establecidos en la Instrucción General, no se ha remitido a la SGRM la documentación allí establecida, el Jefe de Servicio o Jefe de Sección que esté realizando dicho seguimiento elabora los borradores de los escritos para su solicitud siguiendo lo establecido en el punto 5 de este




Manual.


2. Comprobación, control y análisis de la documentación enviada por la/s Organización/es designada/s a lo largo del Plan en curso, en particular:

Un Jefe de Servicio o un Jefe de Sección, comprueba y analiza la siguiente documentación que la/s Organización/es designada/s debe remitir al FEGA

Información sobre el grado de cumplimiento, por las empresas proveedoras adjudicatarias, de aspectos tales como el plazo de entrega, calidad de los envases, o embalajes, entre otros.

Información resumen de la ejecución del Plan correspondiente.

En caso de detectarse cualquier incidencia en la documentación aportada por la Organización designada, el Jefe de Servicio o el Jefe de Sección encargado de estudiar dicha documentación, elabora los borradores de los escritos a enviar a la Organización designada siguiendo lo establecido en el punto 5 de este Manual.


El Jefe de Servicio o el Jefe de Sección Técnica que corresponda elabora un documento donde se reflejan los resultados de estas comprobaciones. Este documento es actualizado por dichos funcionarios a lo largo del plan y se archiva informáticamente en el recurso de la Red corporativa denominado “Bases comunes”-“Planes”-”Control documentación Organización designada”. Al final del Plan, este documento se imprime en base papel, se firma por el/los funcionarios que lo hayan elaborado y se supervisa y firma consecuentemente bien por el Subdirector Adjunto o por el Subdirector General de Regulación de Mercados y se archiva en el Archivo del Servicio.

3. Comprobación, control y análisis de la documentación enviada por cada empresa.

Una vez recibidos los alimentos del contrato de conformidad y finalizado el suministro de cada una de las fases o entregas previstas en el contrato con cada una de las empresas, la SGRM expide un certificado de conformidad que acredite tal extremo, dentro del plazo de un mes desde la entrega del alimento en cada fase, objeto del contrato. En el último de los certificados que se emiten se dará la conformidad, si procede, a la totalidad del contrato. Este últimocertificado se elabora, siguiendo el modelo establecido en el anexo 5 por el Jefe de Servicio o el Jefe de Sección que ha realizado la comprobación, control y análisis de la documentación enviada por cada empresa, supervisados por el Subdirector Adjunto y firmados por el Subdirector General




de Regulación de Mercados. Estos certificados acompañados de un oficio firmado por el Subdirector General de Regulación de Mercados, se envían a Secretaría General para que tramite la devolución de las garantías definitivas. Las minutas de estos escritos, una vez registradas por el Registro de la Subdirección, son archivadas en el archivo del Servicio.

En caso de realizarse la comunicación por correo electrónico se guardará copia de esta comunicación en el archivo del Servicio.

12.PAGOS

Tal y como establece el artículo 8 bis del Reglamento(CEE) 3149/92, las solicitudes de pago se deben presentar a las autoridades competentes de cada Estado miembro en un plazo de cuatro meses a partir del final de la realización de la operación de que se trate. Se aplica una reducción de un 20 % a las solicitudes presentadas fuera de plazo, salvo en caso de fuerza mayor. No se aceptan las solicitudes que se presenten después de haber transcurrido 10 meses a partir del final de la realización de la operación.

El FEGA realiza el pago en un plazo de dos meses a partir de la presentación de la solicitud.

No obstante, en caso de defecto importante de los justificantes el plazo previsto en el párrafo segundo se suspende mediante notificación escrita al agente económico o a la Organización designada para la distribución de los productos. El plazo se reanudaa partir de la fecha de recepción de los documentos solicitados, que deben enviarse en un plazo de 30 días naturales desde la notificación del defecto de los justificantes por parte de la SGRM. En caso de que los documentos no se envíen en ese plazo, se aplica la reducción del 20% especificada anteriormente.

Salvo en caso de fuerza mayor, el incumplimiento del plazo de dos meses previsto en el párrafo segundo da lugar a una reducción del reembolso al Estado miembro.

El Jefe de Servicio o el Jefe de Sección que corresponda cumplimenta una lista de control de seguimiento de los documentos aportados por la empresa así como las fechas de presentación de dichos documentos, el plazo para ejecutarse esos pagos, y la fecha en la que se ha dado la orden a SGEF para que realice estos pagos Este documento que se ajusta al modelo establecido en el anexo 6 es actualizado por dichos funcionarios a lo largo del plan y se archiva informáticamente en el recurso de la Red corporativa denominado “Bases comunes”-“Planes”-”Pagos”. Al final del Plan, este documento se imprime en base papel, se firma por el/los funcionarios que lo hayan elaborado y se supervisa y firma consecuentemente bien por el Subdirector Adjunto o por el Subdirector General de Regulación de Mercados y se archiva en el Archivo del Servicio.

12.1. Valor del producto

Según establece el artículo 3 del Reglamento(CEE) 3149/92 las operaciones de pago de los productos que el agente económico suministre, deberán finalizar antes del 1 de septiembre del año de ejecución del plan. Por tanto, las operaciones de pago del




FEGA, como organismo pagador, del suministro de alimento deberán finalizar antes de dicha fecha 1 de septiembre.

La empresa debe enviar a la SGRM la solicitud de pago correspondiente por el concepto “valor del producto”. Esta solicitud de pago, que debe ser original e ir acompañada de documentación original, se registra en el Registro General del FEGA.

La SGRM, en particular un Jefe de Servicio o el Jefe de Sección, previo a la autorización de los correspondientes pagos, efectúa los siguientes controles administrativos:

a) Comprobación de la solicitud de pago: Se debe comprobar, en primer lugar, que la solicitud cumple con lo exigido en el pliego de cláusulas administrativas correspondiente, en particular, se comprueba que las empresas han presentado las facturas correspondientes a las cantidades entregadas antes del 30 de junio y que, para las cantidades que a 30 de junio no se hayan entregado, de acuerdo al calendario de entregas establecido en el pliego de cláusulas administrativas correspondiente, la empresa adjudicataria haexpedido factura por el producto pendiente de suministrar, con la antelación suficiente para que el FEGA pueda materializar el pago antes del 1 de septiembre. En los documentos que se presenten se repercute como partida independiente el Impuesto sobre el Valor Añadido (en adelante IVA) cuando así proceda,

b) Comprobación de que la suma de los importes correspondientes a las facturas presentadas por la empresa equivale al importe total correspondiente al valor de los alimentos suministrados.

Tras la comprobación de la documentación arriba indicada, el funcionario correspondiente efectúa el informe de controles que se ajusta al modelo establecido en el anexo 7. en el que quede constancia de las comprobaciones realizadas sobre la documentación presentada por la empresa así como del resultado de estos controles explicado con el mayor detalle posible. Dicho informe de controles es firmado por el Jefe de Servicio o el Jefe de Sección que realice el control y supervisado por elSubdirector Adjunto o el Subdirector General de Regulación de Mercados.

Posteriormente el funcionario que ha realizado los controles prepara la documentación que conforma el expediente de pago de valor de producto de cada alimento y la pasa al Subdirector General de Regulación de Mercados para que la supervise y firme los documentos que correspondan. Esta documentación está formada por:

-Listado-resumen de ayudas de pagos a realizar con cargo al FEAGA. (Obtenido de FEGA+)-Certificado de admisibilidad emitido por el Subdirector General de Regulación de Mercados.-Informe resumen del resultado de controles

-Solicitud de pago de la empresa (original)-Facturas originales presentadas por la empresa.




-Copia de la certificación bancaria de la empresa.

Por otro lado este funcionario elabora el borrador de Resolución del Presidente del FEGA de concesión de la Ayuda, que, una vez supervisado por el Subdirector General de Regulación de Mercados se enviará por duplicado a la Presidencia del FEGA para que sea firmado por el Presidente. Una vez devuelta la Resolución del Presidente debidamente firmada, se envía a través del Registro General del FEGA a la empresa acompañada de un certificado de conformidad. Este certificado de conformidad se archiva en el expediente una vez devuelto a la SGRM junto con la minuta registrada de la Resolución del Presidente.

Por último el Subdirector General de Regulación de Mercados envía una nota interior a la SGEF solicitando la ejecución del pago, con la que se adjuntan los siguientes documentos:

a. Relación de perceptores de ayudas FEAGA.b. Listado-resumen de ayudas de pagos a realizar con cargo al FEAGA.c. Certificado de admisibilidad emitido por la Subdirector General de

Regulación de Mercados.d. Informe resumen del resultado de controles. e. Copia de la solicitud de pago enviada por la empresa f. Copias de las facturas presentadas por la empresa g. Certificación bancaria original de la empresa.h. Copia de la Resolución del Presidente de concesión de ayuda a la

empresa. (Cuando la SGRM reciba la minuta registrada de esta Resolución tras ser enviada a la empresa correspondiente, proporcionará una copia a la SGEF para su conocimiento).

El expediente de pago de valor del producto para cada alimento se archiva en el Archivo del Servicio.

12.2. Transporte de distribución

Los gastos de transporte de distribución se abonan de acuerdo con las siguientes condiciones que son las establecidas en el Pliego de cláusulas administrativas correspondientes.

La empresa debe enviar a la SGRM la solicitud de pago correspondiente por el concepto “transporte de distribución”. Esta solicitud debe ser presentada por la empresa antes de cuatro meses a partir del final de la distribución en el registro del FEGA y se deberá acompañar de la siguiente documentación:

Documentos de transporte que justifiquen el trayecto realizado, desde las fábricas de producción hasta los almacenes que figuren en el contrato.

Factura original expedida a nombre del FEGA. Solicitud de pago Certificación bancaria original de la titularidad de la cuenta corriente en la que

se solicita que se efectúe el pago.




El Jefe de Servicio o el Jefe de Sección que corresponda previo a la ejecución de los correspondientes pagos, efectúa los siguientes controles administrativos:

a) Comprobar que la solicitud de pago de la empresa correspondiente se ha presentado en la debida forma, es decir, solicitud de pago, factura expedida a nombre del FEGA y certificado bancario original de la titularidad de la cuenta corriente, dentro del plazo máximo de cuatro meses desde la conclusión de las operaciones de retirada.

b) Comprobar que el importe solicitado por la empresa corresponde con el importe calculado por la aplicación informática FEGA+. En caso de no coincidir analizar las causas de este desajuste y registrarlas en el informe de control correspondiente.

c) Comprobar los certificados de conformidad de la empresa de apoyo contratada por el FEGA para cada fase que indican el correcto cumplimiento de las condiciones de entrega de alimentos por parte de las empresas adjudicatarias correspondientes.

d) Comprobar los certificados de conformidad de la/s Organización/es designada/spor los cuales se acredita, al final de cada una de las fases, que la distribución de los alimentos entre las entidades benéficas autorizadas, se ha realizado conforme a la distribución asignada por cada Banco de Alimentos, y en el caso de que las cantidades recepcionadas no coincidan con las distribuidas la/s Organización/es designada/s indicarán la causa.

e) Comprobar la información proporcionada de las Unidades Gestoras mediante la comprobación de los informes y de los anexos establecidos en la Instrucción General, con el objetivo de comprobar si la empresa ha suministrado la cantidad de alimento establecida en el contrato. En caso de detectarse alguna incidencia, se deberá registrar en el informe de control correspondiente.

Tras la comprobación de la documentación arriba indicada, el Jefe de Servicio o Jefe de Sección que haya realizado los controles efectúa el informe de controles. que se ajuste al modelo establecido en el anexo 7 en el que quede constancia de las comprobaciones realizadas sobre la documentación presentada por la empresa así como del resultado de estos controles explicado con el mayor detalle posible. Dicho informe de controles debe ser firmado por el Jefe de Servicio o el Jefe de Sección que realice el control y supervisado por el Subdirector Adjunto o el Subdirector General de Regulación de Mercados.

A partir de este punto se procede de la misma manera que se ha detallado en el punto 12.1.




12.3. Gastos administrativos

El artículo 6 del Reglamento(CEE) 3149/92, establece que, previa solicitud debidamente justificada y presentada por las organizaciones designadas, la autoridad competente de cada Estado miembro podrá reembolsar los gastos administrativos ocasionados por los suministros previstos en el presente Reglamento, hasta un máximo del 1 % del valor de los productos puestos a disposición de las mismas.

El FEGA abona a la Organización designada, previa solicitud debidamente justificada, hasta el 1% del valor de los alimentos recibidos para su distribución entre las entidades benéficas.

El pago de los gastos administrativos a la Organización designada se realiza, si así lo solicita, al final de cada una de las fases.

Previo a la ejecución de los correspondientes pagos, un Jefe de Sección o un Jefe de Servicio efectúa los siguientes controles administrativos:

1. Comprobar que la Organización designada ha presentado correctamente la solicitud de reembolso, siempre en un plazo de cuatro meses a partir del final de la distribución.

2. Comprobar que el concepto de la factura se corresponde con un gasto administrativo.

3. Comprobar que la suma de los importes que aparecen en las facturas se corresponde con el importe solicitado por la Organización designada.

4. Comprobar que la suma de los importes no supere en ningún caso el 1% del valor de las cantidades de alimentos recibidos por la Organización designadapara ser distribuidos entre las distintas entidades benéficas.

Tras la comprobación de la documentación arriba indicada, el funcionario correspondiente efectúa el informe de controles. Este informe de controles se ajustará al modelo establecido en el anexo 7 en el que quede constancia de las comprobaciones realizadas sobre la documentación presentada por la/s Organización/es designada/s así como del resultado de estos controles explicado con el máximo detalle. Dicho funcionario debe firmar dicho informe de controles quien será supervisado por el Subdirector Adjunto o el Subdirector General de Regulación de Mercados.

Está previsto que, a partir del Plan 2009, el funcionario que realice estos controles cumplimente además una lista de control que se ajuste al modelo establecido en el anexo nº 8.

A partir de este punto se procede de la misma manera que se ha detallado en el punto 12.1.

13. - PENALIZACIONES

Tal y como queda establecido en el Pliego de cláusulas administrativas correspondiente, en caso de incumplimiento del contrato por el adjudicatario, el Órgano de contratación, previa audiencia del adjudicatario, quedará facultada para la




aplicación de las siguientes penalizaciones previa instrucción del expediente:

Penalidades por demora en la retirada del producto de intervención

Penalidades por demora en el suministro.

Penalidades por deficiencias en el producto.

Penalidades por deficiencias en el envasado, etiquetado, rotulación, embalaje o paletización del producto.

Penalidades por grave incumplimiento de las obligaciones contractuales o no acatamiento de las penalidades que se impongan.

Trámites administrativos a realizar por la SGRM

Una vez finalizado el suministro de alimentos por parte de la empresa, la SGRMcomprueba si las empresas han cumplido con las condiciones establecidas en los contratos y en los pliegos de cláusulas administrativas, como medida previa a la devolución de la garantía definitiva. Dichos controles son llevados a cabo bien por un Jefe de Servicio, el Jefe de Sección o el Jefe de Negociado. El funcionario correspondiente deja constancia de estos controles se mediante la cumplimentación del apartado correspondiente a “penalizaciones ”de la lista de control que se ajusta al modelo establecido en el anexo nº 6

En caso de que se detecte que se ha producido incumplimiento de las condiciones allí establecidas, la SGRM solicita el reintegro de las penalizaciones correspondientes. Para ello el funcionario correspondiente elabora un borrador de notificación a la empresa que será firmado por el Subdirector General de Regulación de Mercados.

En esta comunicación se notifica a las empresas los conceptos por los que se han implementado penalizaciones, así como el importe correspondiente y el número de cuenta en el que la empresa debe realizar el pago.

Una vez efectuado dicho ingreso, la empresa debe remitir a la SGRM copia acreditativa de la realización de esa operación, al objeto de iniciar los trámites que permitan proceder a la devolución de los avales presentados y que garantizan el cumplimiento de los compromisos adquiridos en cada uno de los contratos.

Una vez recibido el justificante de ingreso de cada empresa correspondiente, la SGRM envía una copia de ese justificante a la SGEF por nota interior.

14.DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS

14.1. Garantía provisionalPara presentarse a concurso, se requiere la constitución previa, por parte de las empresas interesadas, de una garantía provisional. Dicha garantía debe ajustarse a lo establecido en el correspondiente pliego de cláusulas administrativas.




La garantía provisional es devuelta por Secretaría General a los interesados no adjudicatarios, inmediatamente después de la adjudicación del contrato, siéndole retenida al empresario adjudicatario en tanto no formalice la garantía definitiva. Si algún licitador retira su proposición injustificadamente antes de la adjudicación, se procede a la ejecución de la garantía provisional y a su ingreso en la cuenta correspondiente del FEGA.

14.2. Garantía definitiva

Notificada la adjudicación del contrato, el adjudicatario esta obligado a constituir una garantía definitiva ajustándose a lo establecido en el correspondiente pliego de cláusulas administrativas.

Una vez trascurrido el plazo de garantía del contrato, la garantía definitiva esdevuelta por el FEGA a cada adjudicatario, a solicitud formulada por escrito por éstos. La SGRM, previamente a la devolución de la garantía definitiva, debecomprobar el cumplimiento del suministro en la cantidad, destino y plazos previstos y, en el caso de que se hayan producido alguna penalización por incumplimiento del contrato, que la empresa haya realizado el pago correspondiente en la cuenta del FEGA.

Una vez comprobado que el suministro se ha realizado satisfactoriamente, el Subdirector General de Regulación de Mercados, emiti un acta de conformidad que envía a Secretaría General para que proceda a la devolución de dicha garantía.

El plazo de garantía de cada contrato es de seis meses contados desde la fecha de emisión del acta final de conformidad. (art 110.TRLCAP)

15. INCIDENCIAS

La SGRM realiza el seguimiento de las incidencias producidas en cada Plan.

El Jefe de Servicio o el Jefe de Sección Técnica que corresponda elabora un documento de seguimiento de las incidencias siguiendo el modelo del Anexo 4. En este documento se describe sucintamente cada una de las incidencias que se han producido a lo largo del Plan vigente, así como la acción tomada en cada caso. Cada entrada en este cuadro va acompañada de las iniciales del funcionario que realice el seguimiento de esta incidencia.

Este documento es actualizado por dichos funcionarios a lo largo del plan y se archiva informáticamente en el recurso de la Red corporativa denominado “Bases comunes”-“Planes”-”Incidencias”.

Al final del Plan este documento se imprime en base papel, se firma por el/los funcionarios que lo hayan elaborado y se supervisa y firma, bien por el Subdirector Adjunto o por el Subdirector General de Regulación de Mercados y se archiva en el Archivo del Servicio.




16.REUNIONES

La SGRM mantiene tantas reuniones como sean necesarias para fortalecer las labores de seguimiento, control y coordinación de cada Plan. De igual modo, la SGRM asiste a aquellos Comités en la Unión Europea o de otra índole en los que se traten temas relacionados con la Ayuda a las Personas más Necesitadas.

En particular, la SGRM mantiene reuniones con:

Unidades Gestoras. La SGRM mantiene con las Unidades Gestoras al menos dos reuniones anuales de seguimiento y control del plan correspondiente. Un funcionario de la SGRM, tras cada reunión, elaboraun informe de la reunión. Una vez concluido lo remite al resto de los componentes del Servicio, al Subdirector Adjunto y al Subdirector General de Regulación de Mercados para su conocimiento y modificación si se considerase oportuno. A continuación, se envía por correo electrónico a las Unidades Gestoras, previamente a su aprobación en la reunión siguiente, para que estas realicen los comentarios que consideren oportunos.

Organización designada. La SGRM mantiene con la organización designada tantas reuniones como sean necesarias a lo largo del Plan. El funcionario que asista a dicha reunión elabora el informe correspondiente que se incluye en el Archivo del Servicio.

Comité de Gestión. La SGRM asiste a aquellos comités de OCM Única en los que se traten temas correspondientes al Plan de Ayuda de las Personas más Necesitadas. El funcionario que asiste a esta reunión elabora, el acta correspondiente, que envía al resto de los miembros del Servicio, al Subdirector Adjunto y al Subdirector General de Regulación de Mercados así como a la Subdirección General de Pagos Directos y Cultivos Herbáceos del MARM para su conocimiento.

Existe una hoja de control con la relación de las reuniones celebradas en el Plan correspondiente a las que ha asistido la SGRM que se ajusta al modelo del anexo nº10.

Este documento es actualizado a lo largo del plan por el/los funcionarios que asisten a las reuniones y se archiva informáticamente en el recurso de la Red corporativa denominado “Bases comunes”-“Planes”-”Reuniones”.

Al final del Plan este documento se imprime en base papel, se firma por el/los funcionarios que lo hayan elaborado y se supervisa y firma, bien por el Subdirector Adjunto o por el Subdirector General de Regulación de Mercados y se archiva en el Archivo del Servicio.




17.COMUNICACIONES DE LA SGRM A LA COMISIÓN EUROPEA

Las fechas de las comunicaciones que la SGRM realiza a la Comisión Europea se plasman en un documento de control según el anexo nº 9. Este documento es cumplimentado por uno o varios funcionarios del Servicio y supervisado por el Subdirector Adjunto o el Subdirector General de Regulación de Mercados. Dichas comunicaciones se han ido detallando a lo largo de este Manual. Únicamente faltaría hacer mención la remisión del informe final que a continuación se detalla.

17.1. Remisión del informe final

Antes del 30 de junio del año siguiente al de la realización del Plan, el FEGA envíapara su conocimiento a la Comisión, un informe elaborado por la SGRM en el cual se recogerán, como mínimo, los siguientes aspectos, según establece el artículo 10 del Reglamento (CEE) 3149/92:

las cantidades de los distintos productos de los que se hayan hecho cargo, procedentes de las existencias de intervención,

la naturaleza, cantidad y valor de las mercancías distribuidas a los beneficiarios, distinguiendo entre las mercancías distribuidas en su estado natural, en forma de productos transformados y en forma de productos obtenidos por sustitución, así como los coeficientes de transformación,

los gastos de transporte y transferencia, los gastos administrativos, el número de beneficiarios durante el ejercicio.

El informe precisa las medidas de control que se hayan aplicado para garantizar que las mercancías llegan hasta el objetivo asignado y a los destinatarios finales. Dicho informe menciona, entre otros aspectos, los tipos y el número de controles efectuados, los resultados obtenidos y, si se han producido penalizaciones, se detallan los casos en que se hayan aplicado las mismas.

El informe es un elemento determinante que se tiene en cuenta para la elaboración de los planes anuales posteriores por parte de la Comisión Europea. Dicho informe es elaborado por un Jefe de Servicio y/o un Jefe de Sección y supervisado por elSubdirector Adjunto y por el Subdirector General de Regulación de Mercados.

18.ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN

La documentación relacionada con el Plan de Ayuda a las Personas más Necesitadas se custodia en el Archivo del Servicio. Como medida de seguridad, esteArchivo dispone de una llave y quedará cerrado cuando no haya ningún miembro del Servicio en el habitáculo donde se encuentra.

El Archivo del Servicio será utilizado por los funcionarios integrados en el mismo. Los documentos que se saquen del Archivo son devueltos al mismo al terminarse la consulta, no quedando al terminar la jornada laboral, documentación procedente del




Archivo en la mesas de trabajo de los funcionarios del Servicio.

En caso de que los servicios de auditoría o el órgano de certificación se soliciten determinados documentos, se abre una lista de control (una lista de control para cada Plan) en la que se realice una breve descripción de los documentos que se han sacado del archivo, la fecha y la persona que los saca, el Organismo que los ha solicitado así como la fecha en la que dichos documentos son devueltos al Archivo y la persona que los devuelve al archivo. Dicha lista de control, queda archivada en formato papel en el Archivo para su consulta.

Este Archivo tiene los siguientes apartados:

1. Gestión previa a los pliegos: esta carpeta incluye toda la documentación generada previamente a la firma de los distintos contratos. A su vez esta carpeta contiene la siguientes:

1.1.Documentación aportada por las empresas durante el procedimiento de licitación. Esta carpeta contiene toda la información técnica aportada por cada una de las empresas que se presenten a cada uno de los procesos de adjudicación.

1.2.Pliegos de cláusulas de la licitaciones1.3. Informes de valoración de las ofertas.1.4.Documentación contable (documentos de Retención de Crédito, Certificados

etc).1.5.Hojas de control correspondientes.

2. Empresas: esta carpeta incluye toda la documentación relacionada con cada una de las empresas adjudicatarias del Plan correspondiente. Se archiva un expediente por empresa. Cada expediente contiene la siguiente información:2.1.Copia de la Resolución de adjudicación del Presidente para esa empresa.2.2.Original del contrato establecido entre el FEGA y la empresa.2.3.Comunicaciones entre la SGRM y la empresa. 2.4.Faxes de distribución a la empresa para cada fase.2.5. Incidencias relacionadas con cada empresa ocurridas a lo largo del plan2.6.Expediente de pago de valor del producto.2.7.Expediente de pago de gastos de transporte de distribución.2.8.Penalizaciones2.9.Avales

3. Organización designada: esta carpeta incluye toda la documentación generada a lo largo del plan relacionada con la Organización designada:3.1.Copia del Convenio FEGA-Organización designada.3.2.Previsiones de alimentos de la Organización designada3.3.Comunicaciones establecidas entre la SGRM y la Organización designada.3.4.Gastos administrativos: esta carpeta incluye los expedientes de los gastos

administrativos de la Organización designada para cada una de las fases del plan.

3.5.Relación de almacenes y plataformas logísticas del plan correspondiente.




4. (Nombre de la empresa de apoyo contratada por el FEGA) : esta carpeta incluyetoda la documentación generada a lo largo del plan relacionada con empresa de apoyo contratada por el FEGA:4.1.Comunicaciones establecidas entre la SGRM y empresa de apoyo contratada

por eL FEGA4.2. Certificados de conformidad de empresa de apoyo contratada por el FEGA

para cada una de las fases del plan.

5. Unidades Gestoras: esta carpeta incluye toda la documentación generada a lo largo del plan relacionada con las Unidades Gestoras:5.1. Instrucción General que regula las actuaciones de control y seguimiento del

plan5.2. Comunicaciones establecidas entre la SGRM y las Unidades Gestoras.5.3.Anexos. Esta carpeta incluye las copias de los anexos enviados por las

Unidades Gestoras de acuerdo a lo establecido en la Instrucción General para cada plan.

5.4.Faxes de distribución: Esta carpeta incluye las copias de los faxes de distribución enviados a las Unidades Gestoras en cada fase del Plan.

5.5.Reuniones de seguimiento. Esta carpeta incluye la documentación y copia de las actas correspondientes a cada una de las reuniones de seguimiento de cada plan.

6. Incidencias que afectan a varias empresas: Esta carpeta incluye las comunicaciones relativas a las incidencias producidas a lo largo del plan que afecten a más de una empresa. Se archiva una incidencia por carpetilla.

7. Unión Europea: esta carpeta incluye toda la documentación generada a lo largo del plan relacionada con Unión Europea:7.1.Comunicación de participación en el Plan siguiente de Ayuda a las Personas

más Necesitadas enviada por el FEGA a la Comisión Europea.7.2. Previsiones de alimentos para el plan siguiente enviada por la SGRM a la

Comisión Europea 7.3.Copia del Informe final enviado por la SGRM antes del 31 de mayo a la

Comisión Europea.7.4.Otras comunicaciones de la SGRM con la UE.7.5.Reuniones: esta carpeta incluye la documentación y las actas

correspondientes a las reuniones de la Unión europea en relación al Plan de Ayuda a las Personas más Necesitadas, a las que ha asistido la SGRM.

7.6.Copia de la Reglamentación Europea.

8. Auditorías: esta carpeta contiene la información correspondiente a las auditorías que se realicen a lo largo del plan así separadas en carpetas según el órgano auditor (Auditoría interna del FEGA, Intervención General del FEGA, Ministerio de Economía y Hacienda…)

9. Comunicaciones de la SGRM con otras Unidades: esta carpeta contiene las




comunicaciones entre la SGRM y otras unidades a lo largo del plan, separadas en carpetas según la Unidad de que se trate (Secretaría General, SGEF ….)

10.Aplicaciones informáticas: esta carpeta contiene toda la información relacionada con las aplicaciones informáticas existentes, separadas por carpetas según la aplicación informática a que se refiera (FEGA+, AMALTEA, Grupo de trabajo de CCAA) así como la documentación relativa a la solicitud de acceso de las Unidades Gestoras al portal de Comunidades Autónomas y a la aplicación informática AMALTEA.

19.ARCHIVOS DE RED

El Servicio dispone de un archivo en la Red Corporativa del FEGA denominado -AreasTrabajo en “alma2003s2”-En su interior se encuentra la carpeta “ayuda necesitados” en la que se encuentra la carpeta “bases comunes” que dispone de toda la información de interés para el Servicio

Para darse de alta en este archivo, se debe realizar un SIAU solicitando acceso a este archivo de Red.

20.PÁGINA WEB

En la página web del FEGA (www.fega.es), dentro del apartado “Regulación de Mercados” se encuentra el apartado “Ayuda a las Personas más Necesitadas” que contiene toda la información correspondiente al plan vigente.

Cualquier modificación o novedad en el Plan es incluida a la mayor brevedad posible en dicha página web. Para ello, un Jefe de Servicio o el Jefe de Sección de la SGRM envía por correo electrónico electrónico a Portal FEGA las instrucciones pertinentes para incluir la nueva información.

21.APLICACIONES INFORMÁTICAS

21.1. FEGA +: constituye una herramienta fundamental para la gestión y seguimiento de cada Plan anual de Ayuda a las Personas más Necesitadas. Esta aplicación dispone de un manual de usuario archivado en la intranet del FEGA para su consulta. A esta aplicación se accede a través del “Control de Acceso” del Organismo

A esta aplicación se accede a través de control de accesos- introducir nombre de usuario y contraseña-Gestor de ayuda a las Personas más Necesitadas.

En esta aplicación están dados de alta todos los miembros del Servicio, elSubdirector Adjunto y el Subdirector General de Regulación de Mercados.




21.2. Grupo de trabajo de Comunidades Autónomas. Existe un grupo de trabajo de Comunidades autónomas que pone a disposición de los representantes de las Unidades gestoras información que pueda resultar de interés para la gestión, seguimiento y control del plan de Ayuda a las Personas más Necesitadas.

La ruta para acceder a este grupo de trabajo es la siguiente:

www.fega.es- grupos de trabajo-seleccionar grupo “suministro de alimentos”- “entrar”.

Las instrucciones que se deben dar al interesado para acceder al grupo de trabajo de CCAA son las siguientes:

Para acceder al grupo de trabajo “suministro de alimentos” es necesario, en primer lugar, estar dado de alta en el portal de CCAA.

Para ello el interesado debe mandar un correo electrónico a [email protected] solicitando darse de alta en el portal de las CCAA adjuntando los siguientes datos:

Nombre y apellidos NIF Teléfono Correo electrónico Organismo y CCAA a la que pertenece Unidad administrativa a la que pertenece

Desde el FEGA se le envía por correo electrónico su nombre de usuario y su contraseña para acceder al portal de las CCAA.

Para darse de alta en el grupo de trabajo “suministro de alimentos” se debe seguir los siguientes pasos:

1. Entrar en el portal del FEGA www.fega.es

2. Entrar en "Grupos de trabajo".

3. Entrar en “Grupos de trabajo” en esta nueva pantalla.

Seleccionar Grupo "Suministro de alimentos" e introducir su nombre de usuario y la contraseña que le fueron comunicados cuando se dio de alta en la aplicación para acceder al portal de Comunidades Autónomas.

Enviar solicitud de alta del usuario al grupo indicando su nombre y apellidos y su deseo de formar parte de dicho grupo de trabajo.

Esperar la autorización de acceso de la SGRM




Una vez recibida la solicitud de acceso al grupo de trabajo, un jefe de Servicio, el Jefe de Sección o el Jefe de Negociado correspondiente, envía por correo electrónico esta información a la Unidad de apoyo del FEGA solicitando nombre de usuario y clave de acceso para el solicitante. La Unidad de apoyo del FEGA comunica posteriormente al interesado su nombre de usuario y su clave de acceso.

Se procede a archivar cada una de las solicitudes de acceso al grupo de trabajo de CCAA “Aplicaciones informáticas” del archivo, en la subcarpeta “Grupo de trabajo CCAA”. De igual manera se archiva en formato papel las solicitudes de las Unidades Gestoras para acceder a estos grupos de trabajo en la Carpeta “Aplicaciones informáticas”

21.3. AMALTEA

AMALTEA es una aplicación informática del FEGA, para la gestión del Plan anual de Ayuda a las Personas más Necesitadas en los Bancos de Alimentos y utilizada por los Bancos de Alimentos y las Unidades Gestoras. El Servicio tiene acceso únicamente con perfil consulta a esta aplicación informática.(http://amaltea.tragsatec.es)

Las instrucciones que se deben dar a los interesados para acceder a la aplicación informática AMALTEA son las siguientes:

Si se desea acceder también a la aplicación informática AMALTEA de los Bancos de Alimentos, solicitar el acceso mediante correo electrónico a la SGRM adjuntando los mismos datos que los necesarios para darse de alta en el portal de “CCAA”.

Una vez recibida la solicitud de acceso a AMALTEA, un jefe de Servicio, el Jefe de Sección o el Jefe de Negociado, envía un correo a la empresa de apoyo contratada por el FEGA con los datos proporcionados por la persona que solicita el acceso. Una vez recibidos el nombre de usuario y la contraseña de mano de la empresa de apoyo contratada por eL FEGA, un Jefe de Servicio, el Jefe de Sección o el Jefe de Negociado procede a comunicárselo al solicitante.

Posteriormente, procede a archivar cada una de las solicitudes de acceso a AMALTEA en la carpeta “Aplicaciones informáticas” del archivo, en la subcarpeta “AMALTEA”

22.REVISION Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

La actualización de los procedimientos se realiza cuando se produzca algún cambio en la normativa o en el ”modus operandi” de la SGRM y, en todo caso, se realiza una revisión anual del contenido, dejando constancia de la misma. La persona encargada de revisar y actualizar el manual es Marta Fernández de Heredia González-Chamarro (actualmente Jefe de Servicio)




ANEXO Nº 1. MODELO DE PRESUPUESTO PARA ELPLAN 20___ DE AYUDA A LAS PERSONAS MÁS NECESITADAS.

- MEDIOS FINANCIEROS R(CE) XXXXXXX

RECURSOS FINANCIEROS ASIGNADOS A ESPAÑA:

Cantidad de productos asignados

PRODUCTOPRECIO DE

INTERVENCIÓN €/t

CANTIDADASIGNADA (t)

VALOR DE LOS PRODUCTOS ASIGNADOS

PRODUCTO CÁLCULOS VALOR (€)

TOTAL VALOR PRODUCTOS

TRANSPORTES Y GASTOS ADMINISTRATIVOS

VALOR PRODUCTOS DE INTERVENCIÓN

RESERVA

TOTAL GASTOS INCLUIDA RESERVA

SOBRANTE

ANEXO

DESGLOSE DE GASTOS

CONCEPTO IMPORTES (€)

Gastos Administrativos

Gastos de Transporte distribución

TOTAL

Reglamento (CE) NºXXX, por la que se adopta el plan que establece la asignación a los Estados miembros de recursos imputables al ejercicio presupuestario XXXX para el suministro de alimentos procedentes de las existencias de intervención en beneficio de las personas más Necesitadas de la Comunidad.


31

MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y MEDIO RURAL Y MARINO


ANEXO Nº 2.

MODELO DE CONTROL ADJUDICACIONES PLAN ______

ALIMENTOS ADJUDICADOS / IVA

EMPRESA ADJUDICATARIA

CANTIDADAJUDICADA

(Kg/l)

PRECIO (€/Kg)

VALOR ECONÓMICO

IVAVALOR

ECONÓMICO CON IVA

IMPORTE AVAL

FECHA FIRMA

CONTRATOMARCA

Fecha y firma del funcionario que ha elaborado la hoja de control:

Hoja de control supervisada el día………………………por:


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ANEXO Nº 3

MODELO DE HOJA DE CONTROL DE LOS PLAZOS DE RECEPCIÓN Y DE DISTRIBUCIÓN APROBADOS POR EL FEGA. PLAN_______

Período de recepción 1ª fase:

Observaciones y modificaciones autorizadas por el FEGA

Firma del funcionario:









Firma del funcionario



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ANEXO Nº 4

MODELO HOJA DE CONTROL DE INCIDENCIAS PRODUCIDAS EN PLAN 20____

Fecha y firma del funcionario que ha realizado el control


EMPRESA FASE ALIMENTO PROVINCIA DESCRIPCION INCIDENCIA

MEDIDAS ADOPTADAS

OBSERVACIONES


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ANEXO 5

MODELO ACTA FINAL DE CONFORMIDAD EN EL SUMINISTRO DE ALIMENTOS DENTRO DEL PLAN DE AYUDA A LAS PERSONAS MÁS NECESITADAS 20____

D. (Nombre del Subdirector General de Regulación de Mercados).

CERTIFICA QUE:

La empresa (nombre de la empresa) ha procedido al suministro de (nombre del alimento) cumpliendo con los requisitos establecidos en el (Denominación del Pliego de Cláusulas Administrativas correspondiente) de dentro del Plan 20…. de ayuda CE para los más necesitados, cumpliendo con el contrato relativo al suministro de (nombre del alimento) con destino al plan 20….de ayuda a los necesitados firmado el (fecha de firma del contrato) entre dicha empresa y el Fondo Español de Garantía Agraria, y por tanto, se encuentra en condiciones de que se proceda a la liberación de los siguientes avales:

Nº Aval Importe (€)

FECHA

FIRMA SUBDIRECTOR GENERAL


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ANEXO Nº 6

LISTA DE CONTROL PAGOS EMPRESAS (UNA HOJA DE CONTROL PARA CADA EMPRESA)

Nombre de la empresa:

Fecha de firma del contrato:

PAGO DEL VALOR DEL PRODUCTO

Nº y fecha de registro de la solicitud pago del valor del producto…………………….

¿Adjunta la documentación establecidas en el pliego de cláusulas administrativas correspondiente? (Enumerar cada uno de los documentos establecidos en el pliego correspondiente) (Táchese la que proceda)

SI NO

En caso negativo indicar la fecha de presentación de la documentación correcta:

Fecha de comunicación a la SGEF de la ejecución del pago correspondiente al valor del producto.

¿Se ha realizado el pago dentro de los 60 días desde la fecha solicitud? En caso contrario explicar el motivo

Fecha y firma del funcionario que ha realizado el control:

PAGO DE LOS GASTOS DE TRANSPORTE DE DISTRIBUCIÓN

Nº y fecha de registro de la solicitud de pago del transporte de distribución………….

¿Adjunta la documentación establecidas en el pliego de cláusulas administrativas correspondiente? (Enumerar cada uno de los documentos establecidos en el pliego correspondiente)

En caso negativo indicar la fecha de presentación de la documentación correcta




PAGO DE LOS GASTOS DE TRANSPORTE INTRACOMUNITARIO

Nº y fecha de comunicación a la SGEF del pago correspondiente al transporte de distribución…………………………………………………………………..

¿Adjunta la documentación establecidas en el pliego de cláusulas administrativas? (Enumerarcada uno de los documentos establecidos en el pliego correspondiente)



¿Se ha realizado el pago dentro de los 60 días desde la fecha solicitud? En caso contrario explicar el motivo.



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ANEXO Nº 6(reverso)

LISTA DE CONTROL PAGOS EMPRESAS (UNA HOJA DE CONTROL PARA CADA EMPRESA)

¿EXISTEN INCIDENCIAS CONLLEVEN LA APLICACIÓN DE PENALIZACIONES?(Táchese la que proceda)

SI NO

PENALIZACIONES (Describir sucintamente las incidencias que conlleven a penalizaciones así como indicar el importe económico correspondiente a laspenalizaciones que se le aplican a la empresa, clasificándolas por los siguientes tipos)

Penalidades por demora en la retirada del producto de intervención

Penalidades por demora en el suministro.

Penalidades por deficiencias en el producto.

Penalidades por deficiencias en el envasado, etiquetado, rotulación, embalaje o paletización del producto.

Penalidades por grave incumplimiento de las obligaciones contractuales o no acatamiento de las penalidades que se impongan.

CERTIFICADO DE CONFORMIDAD

Nº y fecha de registro del Certificado de conformidad de ejecución del Plan 20___a Secretaría General para proceder a la devolución de la garantía definitiva……………………………………




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ANEXO Nº 7

MODELO INFORME RESUMEN DEL RESULTADO DE CONTROLES ADMINISTRATIVOS

- Unidad Gestora: 020 Subdirección General de Regulación de Mercados (Distribución Productos Agrarios personas desfavorecidas).

- Línea de Ayuda (COD. TITULO): (Introducir línea FEAGA de la ayuda que corresponda y su descripción)

1. Exposición de motivos: Incluir la referencia legislativa que justifica la ejecución de este pago.

2. Descripción lo más detallada posible de los controles que se han realizado por el funcionario

Por tanto, el importe a pagar a la empresa (nombre de la empresa) correspondiente al alimento (nombre del alimento) será de (incluir el importe) €,

Asimismo, toda la documentación del pago se encuentra archivada en el Servicio de Ayuda a los más necesitados de la Subdirección General de Regulación de Mercados.

La garantía definitiva presentada por la empresa, que fue establecida en el contrato firmado el (incluir fecha firma del contrato) entre la empresa y el Presidente del FEGA, quedará retenida en este Organismo hasta que el alimento se haya entregado conforme a los plazos y almacenes establecidos, siempre y cuando no se haya observado incidencia alguna en el cumplimiento del pliegos de cláusulas administrativas particulares para el suministro y distribución de alimentos a base de arroz dentro del plan 2008 de ayuda CE a los más necesitados y del contrato firmado (incluir fecha firma del contrato) entre la empresa y el Presidente del FEGA y una vez cumplido el plazo de garantía establecido en dicho pliego.

(Nombre del puesto del funcionario que realiza el control)

Firma

Informe supervisado por


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ANEXO Nº 8

LISTA DE CONTROL PARA LOS PAGOS DE LOS GASTOS ADMINISTRATIVOS ORGANIZACIÓN DESIGNADA

Nombre de la Organización designada:

1ª FASE

Nº y fecha de registro de la solicitud pago gastos administrativos…………………….

¿Adjunta la documentación exigida a la Organización designada?(Táchese la que proceda) 1SINO




2ª FASE


¿Adjunta la documentación exigida a la Organización designada?(Táchese la que proceda) SINO




3ª FASE






4ª FASE







1 Se debe incluir el listado de la documentación exigida a la Organización designada en el Plan vigente.


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ANEXO Nº 9

LISTA DE CONTROL PARA LAS COMUNICACIONES DE SGRM PREVIAS A LA PUBLICACIÓN DE LOS PLIEGOS DE CLÁUSULAS ADMINISTRATIVAS EN LOS DIARIOS

OFICIALES

Fecha de comunicación a la Comisión Europea de participación en el plan siguiente (antes 1 de febrero)…………………………………………...

Control realizado el día………… por:

Fecha comunicación de las previsiones de alimentos de la Organización designada a la SGRM …………………………………….............................


Fecha comunicación a la Comisión Europea de la información prevista en párrafo 2 del artículo 1 del Reglamento(CEE) 3149/92 de la Comisión. (antes 31 de mayo)………………………………………………………........


Fecha de remisión del Informe final a la Comisión Europea (antes 30 de junio)……………………………………………………………………………




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ANEXO Nº 10

MODELO DE HOJA DE CONTROL DE REUNIONES CELEBRADAS EN PLAN 20____

FECHA ORGANISMO ACTA Nº PERSONA QUE ELABORA EL ACTA



1



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