LA PLANIFICACIÓN

La planificación es la primera función administrativa porque sirve de

base para las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles

son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos;

por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación

comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para

alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina donde se

pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en qué orden debe

hacerse.

TIPOS DE PLANIFICACIÓN.

La planificación es el proceso de determinar como una organización o

persona puede llegar donde quiere llegar, y que debe hacer para alcanzar sus

objetivos. Sin embargo diferentes autores plantean varios modelos de

planificación y a continuación discutiremos algunos de ellos.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA.

Básicamente la planificación estratégica determina donde una

organización estará en uno o más años, como va a lograr llegar a esa posición

y como podrá saber si está en la posición deseada. La planificación estratégica

usualmente está orientada a toda la organización en sí y no a un proyecto o

producto específico.

PLANIFICACIÓN SITUACIONAL.

La planificación situacional consiste en la toma de decisiones y el

control sobre lo realizado, dependiendo de a lo que se aplique, y que esté de

acuerdo a la situación, el ambiente, y la anticipación de los resultados

deseados.

PLANIFICACIÓN PROSPECTIVA.

Este tipo de planificación se refiere a la planificación a corto plazo. Bajo

este tipo de planificación los objetivos deben ser alcanzados en el futuro

cercano.

PLANIFICACIÓN HOLÍSTICA.

La planificación promueve la necesidad de converger hacia una visión

integrada de todos aquellos aspectos que intervengan en el proceso de

planificación. La planificación Holística es global y permanente, es un proceso

integrado bajo una comprensión de tiempo continuo, en donde la visión de

futuro se fundamenta en una visión del presente y a su vez tiene razón en el

pasado.

Ahora bien al definir la planificación según criterios de aplicación la

podemos desglosar de la siguiente manera:

TIPOS DE PLANIFICACION

1. SEGÚN SU TIEMPO DE DESARROLLO:

A CORTO PLAZO que pongan de relieve las diversas partes de la

organización. Se utiliza para describir lo que las diversas partes de la

organización deben hacer para que la empresa tenga éxito a corto plazo.

A LARGO PLAZO que enfoca a la organización como un todo. Muy

vinculados al concepto se encuentran los siguientes aspectos:

a) estrategia,

b) administración estratégica,

c) cómo formular una estrategia.

Cómo formular una estrategia: es un proceso que consiste en responder

cuatro preguntas básicas. Estas preguntas son las siguientes:

¿Cuáles son el propósito y los objetivos de la organización?,

¿A dónde se dirige actualmente la organización?,

¿En qué tipo de ambiente está la organización?,

¿Qué puede hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos

organizacionales en el futuro?

La planificación a MEDIANO PLAZO, es un subconjunto de la

planificación a largo plazo, se centra en las mismas áreas que la planificación a

largo plazo, pero dentro de un marco de tiempo menor (de dos a cinco años).

Los estados financieros pro forma en este período son más detallados que

aquellos para la planificación a largo plazo. En definitiva se refinan los planes

estratégicos a largo plazo de la organización al desarrollar planes financieros

más específicos. El resultado de este nivel de planeación sirve como entrada

para la planeación a corto plazo.

Se relaciona primordialmente con la planificación financiera, de

manera que pueda colocar a la organización en la mejor postura financiera

para materializar las oportunidades descubiertas por la planificación a largo

plazo.

2. SEGÚN SU ESPACIO GEOGRAFICO:

Son los planes que abarcan determinadas áreas geográficas como

región, estado, municipio o las regiones político – administrativas en que se

divide al país. Aún cuando son planes (regionales, estadales, municipales)

localizados en un espacio determinado, responden o guardan relación con los

procesos de política económica globales y sectoriales debido al desarrollo de

una región y las demás regiones del país con quienes está estrechamente

vinculado, además; está la necesidad de asignar recursos financieros y físicos

a cada región.

3. SEGÚN SU ORGANIZACIÓN:

ESTRATÉGICA

Es el proceso mediante el cual los ejecutivos trazan la dirección a largo

plazo de una entidad estableciendo objetivos específicos en el desempeño,

tomando en cuenta circunstancias internas y externas para levar a cabo los

planes de acción seleccionados.

Esto suele llevarse a cabo dentro de las organizaciones en el nivel

directivo, o el más alto nivel de mando, la cual se realiza por medio de tácticas

y procedimientos empleados para el logro de un objetivo específico o

determinado, se planifica a largo plazo más de 5 años.

TÁCTICA

La parte táctica es un proceso continuo y permanente, orientado al

futuro cercano, racionalizando la toma de decisiones, determinando las

acciones. Y es sistémico, ya que es una totalidad formada por el sistema y

subsistemas, visto desde un punto de vista sistémico, es iterativo, ya que se

proyecta y debe ser flexible para aceptar ajustes y correcciones. Es una

técnica cíclica que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta. Es

dinámica e interactiva con los demás, y es una técnica que coordina varias

actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos deseados.

La incertidumbre provocada por las presiones e influencias ambientales

debe ser asimilada por la parte intermedia o táctica. Se debe convertir e

interpretar en las decisiones estratégicas, del nivel más alto, en planes

concretos en el nivel medio. Se convierte en planes que se pueden emprender

y, a su vez, subdividir y detallar en planes operacionales a ejecutarse en el

nivel operativo. Se trabaja a mediano plazo, 2 - 4 años.

OPERATIVA

Se da en los empleados, en el nivel más bajo de la organización. Realiza

un micro planeamiento de las organizaciones de carácter inmediato, que

detalla cómo deberán alcanzarse las metas. En realidad, todos los puntos de

la base de la planeación se dan en el nivel operativo, lo que en gran medida

influye y determina, en conjunto con la parte táctica, la obtención de

resultados.

La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones

debidamente racionalizados y sometidos a un proceso reduccionista típico del

enfoque de sistema cerrado. Se organiza con base en los procesos

programables y las técnicas computacionales. Se trata de convertir una idea

en realidad, o ejecutar el propósito de una acción a través de varias vías, se

trabaja a corto plazo generalmente a menos de 1 año.

4. SEGÚN SU FORMA DE APLICACIÓN:

Los Principios rigen a cada una de las etapas del proceso administrativo

y su aplicación es necesaria para lograr una administración racional. Estos

principios son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como

guías de conducta a observar en las acciones de la administración.

Por ello para ser asertivos en nuestra planificación, requerimos tomar

en cuenta los siguientes principios:

Factibilidad

Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes

demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La

planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que

actúan en el medio ambiente.

Objetividad y cuantificación.

Este principio establece la necesidad de utilizar datos objetivos como

estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos

probabilísticos, etc. La planeación será más confiable en tanto pueda ser

cuantificada, expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones

(porcentajes, unidades, volumen, etc.)

Flexibilidad.

Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura

que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos

cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.

Unidad.

Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan

general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal

manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónico en cuanto

al equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos.

Del cambio de estrategias.

Cuando un plan se extiende con relación al tiempo, será necesario

rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los

propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción

(estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y

presupuestos.

Basado en esos principios, la planificación según su aplicación se

clasifica en:

PLANIFICACIÓN NORMATIVA:

La planificación normativa o tradicional consiste en aquella

planificación donde el que planifica es también el mismo ente que ejecuta. La

rigidez de las acciones son direccionadas desde la planificación normativa.

Este tipo de esquema responde a una estructura piramidal, en donde la

autoridad es ejercida casi de modo paternal. Verdaderamente este sistema

poco ayuda al desarrollo de las naciones. El caso típico de la planificación

normativa cuando se coarta la libertad de expresión del pueblo so pretexto de

salvaguardar el orden público. Por el contrario la planificación estratégica

responde a un espacio de oportunidades abierta, democrática, pluralista y

multiprofesional.

Algunas características resaltantes de esta modalidad de la planificación se

fundamentan en que:

Se basa en la certeza del diagnóstico, por lo cual solo maneja el plano

del futuro cierto.

Se desenvuelve exclusivamente en el plano del “deber ser”.

Define rigurosamente las acciones que deberían seguirse, para el logro

de los objetivos propuestos.

Los ejecutores del plan debían respetar los lineamientos.

Se fundamente en la Teoría Económica, por lo cual solo considera

escasos los recursos económicos.

Se desenvuelve en un plano egocéntrico, no considera en el proceso a

los oponentes

El plan es un documento rígido que pierde vigencia en tiempo y

espacio.

La planificación normativa es aquélla que partiendo de un diagnóstico

de cómo era una situación dada y teniendo en cuenta un modelo de como

desearía ser, esboza un plan cerrado a ser aplicado en esta situación.

La dimensión normativa se expresa en un “deber ser”, del que se

deriva un esquema riguroso, formalizado y articulado de actuación, partiendo

del supuesto:

De que el sistema social puede ser objeto de orientación por parte del

planificador.

El sujeto que planifica está “sobre” o “fuera” de la realidad planificada.

El sujeto que planifica tiene el monopolio del plan.

El sujeto planificador tiene capacidad de controlar la realidad.

En la planificación normativa –en oposición a la estratégica– las

actividades se planifican conforme a las normas universales que afectan a

todos los beneficiarios, prescindiendo de sus condicione o situaciones

específicas

LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Está referida principalmente a la capacidad de observación y

anticipación frente a desafíos y oportunidades que se generan, tanto de las

condiciones externas a una organización, como de su realidad interna. Como

ambas fuentes de cambio son dinámicas, este proceso es también dinámico.

La planificación estratégica no es una enumeración de acciones y

programas, detallados en costos y tiempos, sino que involucra la capacidad de

determinar un objetivo, asociar recursos y acciones destinados a acercarse a

él y examinar los resultados y las consecuencias de esas decisiones, teniendo

como referencia el logro de metas predefinidas.

De este modo, podemos comenzar a definir la planificación estratégica

como un proceso y un instrumento. En cuanto proceso se trata del conjunto

de acciones y tareas que involucran a los miembros de la organización en la

búsqueda de claridades respecto al quehacer y estrategias adecuadas para su

perfeccionamiento.

En cuanto instrumento, constituye un marco conceptual que orienta la

toma de decisiones encaminada a implementar los cambios que se hagan

necesarios.

En ningún caso es un recetario, ni constituye la solución a todos los

problemas o preocupaciones de una institución. Sin embargo podemos

describir el proceso de planificación estratégica como el desarrollo de una

visión para el futuro de la organización.

PLANIFICACIÓN IMPERATIVA:

Es aquella en que las decisiones tomadas por el organismo central de

planificación, una vez aprobadas a nivel político, son obligatorias con fuerza

de ley para todos los agentes responsables de la producción, de los

programas sociales y de la utilización del espacio.