Tips para seguimiento a proyectos
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Tips para seguimiento a proyectos
ÍndiceÍndice
1. Objetivo2. Metodología aplicada3. Gestión de proyectos4. Grupos de procesos5. Área de conocimiento6. Herramientas y técnicas usadas
ObjetivoObjetivo
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Presentar el esquema de ejecución, MONITOREO Y CONTROL
Metodología aplicadaMetodología aplicada
La metodología de gestión de proyectos se encuentra en el PMBOK® (Project Management Body of Knowledge).
La Guía del PMBOK®, desarrollada por el Project Management Institute contiene una descripción general de los fundamentos de la Gestión de Proyectos reconocidos como buenas prácticas. Actualmente, en su cuarta edición es el único estándar ANSI para la gestión de proyectos. Todos los programas educativos y certificaciones brindadas por el PMI están estrechamente relacionadas con el PMBOK.
Mayor información en http://www.pmi.org
Project Management Institute (PMI)
Características de los proyectosCaracterísticas de los proyectos
• Tienen un objetivo único y/o singular• Tienen una fecha de inicio y de fin• Tienen un presupuesto (inversión)• Relacionados con incertidumbre y riesgo• Elaboración gradual, significa desarrollar en pasos e ir avanzando mediante incrementos
Se diferencia de las operaciones normales en que las operaciones son permanentes y repetitivas
Gestión de proyectosGestión de proyectos
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La Dirección de proyectos está organizada en un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas para lograr una serie de productos, servicios.Estas acciones y actividades se agrupan en procesos, cada uno tiene un objetivo para obtener resultados específicos. Cada proceso tiene unas entradas, a las que se les aplican unas herramientas y técnicas para obtener unas salidas específicas (ITTOS (inputs, Tools, Techniques, Outputs)).
Fases del ciclo de vida Áreas de conocimiento
Grupos de procesosGrupos de procesos
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Iniciación Planeación Ejecución Monitoreo y control
Cierre
IdentificaciónEl cómo, gradual
Construcción de entregables DocumentaciónPlaneado vs
real
Tiempo
Áreas de ConocimientoÁreas de Conocimiento
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Centrales: Alcance Tiempo Costo Calidad
Centrales, permiten cumplir objetivos específicos del proyecto
Aspectos claves que deben tenerse en cuenta en un proyecto.-Centrales (4)-Facilitadoras (4)Integración (1)
Áreas de ConocimientoÁreas de Conocimiento
Facilitadoras, gestión de:
Recursos humanosComunicacionesRiesgosAdquisiciones
Que ayudan a cumplir con los objetivos:
Facilitadoras, ayudan a lograr los objetivos específicos del proyecto
IntegraciónIntegración
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INICIACIÓN Acta de constitución
PLANEACIÓN Plan para la dirección (Diseño de los tableros de control, presentación de
avance) EJECUCIÓN
Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto (Reuniones semanales – teleconferencia)
MONITOREO Y CONTROL Monitorear y controlar el trabajo del proyecto (Informes semanales) Realizar Control Integrado de Cambios
CIERRE
Tiene como objetivo lograr que todas las partes funcionen de una manera integrada
AlcanceAlcance
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PLANEACIÓN•Recopilar requisitos•Definir el alcance•Crear las EDT (Estructura de desglose del trabajo)•(Encuentros con el ejecutor, visitas de campo, reuniones regionales, verificación de actividades, corroboración de entregables)MONITOREO Y CONTROL•Verificar el alcance•Controlar el alcance •(informes mensuales)
Gestiona el proyecto para que incluya todos los entregables requeridos. Gestiona el proyecto para no incluir trabajo no requerido.
TiempoTiempo
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Gestiona el proyecto para que termine en la fecha definida.
Hay un cronograma general y luego se va realizando el detalle de actividades por periodo de tiempo
PLANEACIÓN•Definir actividades•Secuenciar actividades•Estimar recursos•Estimar duración•Desarrollar cronograma
MONITOREO Y CONTROL-Controlar cronograma (Tablero de control)
CostoCosto
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Gestiona el proyecto para que se realice dentro del presupuesto previsto
PLANEACIÓN• Estimar costos• Determinar presupuesto
MONITOREO Y CONTROL
• Controlar costos
CalidadCalidad
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PLANEACIÓN• Planificar la calidad
MONITOREO Y CONTROL• Realizar control de calidad•(Revisión de tablero de control, presentación de avance semanal, informe mensual y soportes en plataforma virtual)
Gestiona el proyecto para que cumpla los objetivos para los que fue creado.
EJECUCIÓN•Realizar aseguramiento de calidad•(Soportes, estandarización del nombre del archivo digital, subida a la plataforma documental)
Recursos HumanosRecursos Humanos
EJECUCIÓN• Adquirir el recurso humano (Proceso de selección)•Desarrollar el recurso humano•(Inducción, capacitación)•Dirigir el recurso humano•(Control de desempeño, con base en entregables)
PLANEACIÓNDesarrollar el plan de recursos humanos(Definición de perfil requerido, designación por regiones)
Gestiona el recurso humano para que se comporte como equipo.
ComunicacionesComunicaciones
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Gestiona que la información requerida se suministre fidedigna, a quienes corresponde en el momento oportuno.
INICIACIÓN• Identificar actores involucrados (Internos- externos)
EJECUCIÓN•Distribuir información•Gestionar expectativas de interesados
MONITOREO Y CONTROL
•Informar resultados (Presentación de avance semanal de los RRVDR).•(Presentación de avance general consolidada)
PLANEACIÓN•Planear las comunicaciones•(Estructura de las presentaciones)
RiesgosRiesgos
MONITOREO Y CONTROL•Dar seguimiento y control a los riesgos •(Fin de contrato por tema presupuestal)
PLANEACIÓN•Planificar la gestión de riesgos•Identificar riesgos•Realizar análisis cualitativo de riesgos•Realizar análisis cuantitativo de riesgos•Planificar respuesta
Gestiona oportunidades y amenazas
AdquisicionesAdquisicionesGestión de los productos y/o servicios requeridos para el proyecto
PLANEACIÓN•Planificar las adquisiciones
MONITOREO Y CONTROL
• Administrar adquisiciones
CIERRE• Cerrar adquisiciones
EJECUCIÓN•Efectuar las adquisiciones
Herramientas y técnicas usadasHerramientas y técnicas usadas
1. Asegurar la calidad • Procedimiento para nombrar los soportes codificados por
entregable y actividad• Se da por cumplida la actividad en forma parcial o total con
base en los soportes.
2. Controlar el cronograma (Tiempo-> Monitoreo y Control)• Tablero de control por proyecto
3. Comunicar los resultados• Presentación de avance semanal - consolidada• Presentación de avance semanal por proyecto
Presentación de avancePresentación de avance
COMUNICACIONES Planear las comunicaciones• Definir periodicidad• Establecer el contenido• Identificar la forma de adquirir los
datos requeridosInformar resultados• Elaborar presentación• Convocar reuniones con interesados• Presentar
Presentación de avance semanalPresentación de avance semanal
1. Datos de Contacto del Proyecto2. Entregables comprometidos3. Cronograma (Reuniones – Visitas)4. Tablero de Control5. Situaciones a destacar6. Atrasos del Proyecto7. Avance de desembolsos
Tablero de control (Planeación)Tablero de control (Planeación)
Permite controlar el tiempo y presupuesto.
2. Establecer la forma para asignar pesos a las actividades individuales.
-Por promedio-Por presupuesto asignado a la actividad-Por cantidad de días requeridos para ejecutar la actividad
1. Definir los frentes de trabajo que se van a medir. Para cada frente de trabajo administrar un tablero de control.
-Actividades-Indicadores-Flujo de Caja-Consolidado
En la línea del tiempo lleva el porcentaje planeado y ejecutado.
Tablero de control Tablero de control - Calculando el Valor Planeado- Calculando el Valor Planeado
Se debe tener como entrada la línea base del tiempo (cronograma) y la línea base de presupuesto (costos) con:
• Actividad• Fecha inicio• Fecha fin• Costo de la actividad
Como resultado ante una fecha dada se puede obtener la duración total de la actividad y el porcentaje planeado de la actividad.
Bajo el anterior esquema se puede tener seguimiento detallado actividad por actividad, en forma adicional se usan los pesos para obtener el valor consolidado planeado y real.
Tablero de Control Tablero de Control - Calculando el Valor Ejecutado- Calculando el Valor Ejecutado
Se tiene una columna para escribir el porcentaje de ejecución, el mismo se calcula con base en la cantidad de trabajo realizado con respecto al total para la actividad, existen varias herramientas para determinarlo:
a) Definir una regla desde el inicio del proyecto.
- 25% al iniciar actividad- 75% al terminar- 80% al ser verificada- 100% al ser documentadab) Por cantidad de unidadesSi la actividad corresponde a un
entregable se puede dar porcentaje de avance con respecto a la cantidad de unidades cumplidas.
c) Por avance en la actividadDesde el inicio del proyecto se acuerdan los porcentajes de avance con respecto a cada paso requerido para terminar la actividad.