ORGANIZACIÓN Y RECURSOS PARA EL ARCHIVO

DE CORRESPONDENCIA Y EL MANEJO DE DATOS

Dewey UniversityRecinto de Río Piedras

Patria M. Castro PalmeroFrancheska M. Cruz Ramos

Prof. María MoctezumaADOF 209

Organización del archivo de Correspondencia

equipomaterialestecnología

Todas las instituciones:

producen, manejan, distribuyen y archivan mucha cantidad de correspondencia, datos y formularios comerciales

lo hacen de forma manual o electrónica todo empleado de oficina debe saber manejar esa información deben estar al día con los equipos, materiales y la tecnología

Correspondencia

Es todo el conjunto de cartas, informes, memorandos, presupuestos, contratos, mensajes, catálogos, periódicos y toda comunicación que se reciben o se envían por medios electrónicos o en papel

externa – que procede de fuera de la empresa interna – que se maneja dentro de la empresa se archiva en expedientes manuales o electrónicos el expediente contiene documentos relacionados a un asunto,

individuo o firma

Equipo, materiales y tecnología para los archivos

estos deben satisfacer las necesidades de la empresa deben proveer bienestar físico y mental a los empleados para seleccionarlos se deben analizar aspectos tales como:

tendencias en el manejo de documentos tecnología actual nuevos sistemas y procedimientos frecuencia en el uso de los documentos material del documento (físico) capacidad y característica del equipo y sistema necesidades presentes y futuras para seleccionarlos se deben consultar diferentes fuentes de

información: internet, periódicos, revistas, catálogos, literatura, asistiendo a

ferias o exhibiciones para comprarlos se debe:

consultar varios distribuidores contratar un consultor buscar asesoramiento con fabricantes hacer estudio de viabilidad sobre todo lo que hay en el

mercado (empresa grande)

Sistemas Manuales

todas las empresas conservan documentos en papel se archivan en gabinetes laterales o verticales gabinetes especiales para documentos como:

microfilms, radiografías, mapas, planos, etc.

Gabinete de archivo vertical

las carpetas descansan en su lado izquierdo y en posición vertical, una detrás de la otra

los rótulos se leen en su parte superior más usados de cuatro a cinco gavetas contienen documentos tamaño carta 8.5” x 11” o legal 8.5” x

14 la profundidad varía entre 24” a 28.5” la disponibilidad por gaveta es de 21” a 25” dejando espacio

para el manejo de documentos archivos cerrados y resistentes algunos tienen cerraduras con llaves y correderas para fácil

manejo, evitando accidentes como caerse las gavetas se pueden añadir marcos de metal con rieles paralelos para

sostener carpetas suspendidas

Gabinete

vertical

Gabinetes

Especiales

Gabinete de archivo lateral

más usado en oficinas médicas, hospitales y compañías de seguros

los expedientes van en las tablillas en posición vertical con la parte inferior hacia el frente

las pestañas y los marbetes quedan en el lado inferior del expediente que usualmente son de colores

disponibles para tamaño carta o legal se conservan más documentos en menos espacio más de una persona puede trabajar al mismo tiempo facilita el archivar y localizar los documentos se clasifican en diversos gabinetes como:

archivos laterales estanterías abiertas

Archivos laterales

son cerrados y con llaves dando mayor seguridad algunos tienen puertas que se mueven hacia atrás

permitiendo ver su contenido algunos con gavetas que se mueven hacia al frente y el

contenido se ve de lado que son de dos a cinco gavetas algunos con mecanismo de seguridad que no permite abrir

dos gavetas a la vez se pueden usar carpetas suspendidas

Estanterías abiertas son económicas, proveen menos protección tienen divisiones separadas verticales para sostener la

carpetas verticalmente algunas tienen compartimientos removibles para archivar

cómodamente en su escritorio pueden tener puertas corredizas en ambos lados de las

tablillas, incluso con cerraduras para protección

Estanterías abiertas de filas movibles

se mueven manualmente, con electricidad o mecánicamente para abrir espacio entre filas de gabinetes

requieren rieles empotrados en el piso o en plataformas economiza espacio porque las estanterías están pegadas unas

al lado de otras el espacio se crea al mover la estantería

Archivos giratorios

unidades de tablillas giratorias conectada

en una estantería abierta se le da vuelta y puedes acceder a los expedientes que están detrás puede haber dos personas accediendo

a ambos lados a la par facilita la tarea de archivar y acceder a

los documentos

Gabinete Lateral y

Estanterías abiertas

Archivos laterales con control electrónico

tiene panel de control electrónico para acceder a las secciones deseadas

las secciones giran para facilitar el acceso cumple con las leyes que protegen a las personas con

limitaciones físicas Resumen

los equipos, materiales y tecnología para el sistema de archivo depende del tamaño de la empresa y la información que manejen

antes de diseñar o adquirir estos equipos, materiales y tecnología se debe informar sobre todo lo que existe en el mercado y tener en cuenta las necesidades actuales y la futura expansión

todo el personal debe conocer como funciona el sistema que elijan para asegurar el mejor uso y efectividad del mismo

Materiales para organizar la gaveta del archivo

estas son las guías, las carpetas, los marbetes para gavetas y carpetas

las carpetas y las guías están hechas de cartón, cartón corrugado, plástico o material reciclado y los marbetes de papel engomado con colores y barras de colores, según sea el caso

Las Guías

tarjetas indispensables para dividir el archivo indican donde archivar o localizar las carpetas se coloca al principio de la sección dan cuerpo y sostén a las carpetas vienen en diversos tamaños la cantidad de guías depende del uso tienen pestaña para colocar el rótulo viene en diferentes materiales viene en corte de tres o de cinco

Carpetas

cubiertas dobladas donde se guardan documentos dan cuerpo y sostén a los documentos vienen en varios tamaños, colores y materiales usualmente tienen dobleces en su base para poder expandir tienen diversos cortes en su parte superior o lateral los marbetes se colocan en las pestañas, al igual que las barras de

colores las carpetas para archivos laterales lleva rótulo en ambos lados de

la pestaña hay carpetas regulares, suspendidas, acordeón y tipo sobre

Carpetas

Marbetes

donde se imprime el rótulo para pegarlo a la carpeta, gaveta o medios electrónicos el rótulo es el título que identifica el contenido de la gaveta,

carpeta o medio electrónico vienen en diferentes diseños, colores y tamaños vienen en hojas para prepararlos en la computadora mediante

un programa también puede crear un código de barra que son líneas

verticales de colores de diferente altura y con espacios que se leen por un escáner porque representan datos.

Organización de la gaveta del archivo

se organiza con guías principales, guías especiales, carpetas individuales y misceláneas

cada gaveta debe estar rotulada adecuadamente, según el sistema de archivo en uso

Guías principales

van al principio de cada sección dividiéndola se colocan en la primera sección o al extremo izquierdo sencillo o

doble rótulos cortos, letras, palabras o números se usan tantas como el sistema lo necesite se lleva estricto orden alfabético y numéricoGuías especiales

se usan para subdividir una sección principal destacan nombres, apellidos, fechas, áreas geográficas o

asuntos en estricto orden alfabético en la posición cuarta o quinta

Carpetas individuales y misceláneas

se abre una carpeta individual cuando se tienen cinco documentos relacionados con una persona, empresa o asunto

hay casos en que la ley requiere que se abre carpeta individual para un solo documento como una oficina médica

Posiciones de Guías y Carpetas

Tecnología para el archivo electrónico

se organiza similar al archivo manual con la tecnología de la computadora con un sistema operativo, los dispositivos y los programas de aplicaciones

el sistema operativo varía según el tamaño y la capacidad de la computadora de bolsillo – es de uso personal personal – de escritorio o cuaderno (Lap top) para pequeños

negocios u oficinas centrales – miles de usuarios usando muchas pantallas o

computador personal supercomputadores – aplicaciones complejas

la selección del programa de aplicaciones se basa en el uso de la información y la compatibilidad con otros programas

la compatibilidad reduce el volumen de datos e información a registrar y conservar para producir otros documentos permite exportar e importar la información producida en

otros programas y producir documentos combinando esa información

paquete integrado es más económico y práctico que programas individuales, se pueden actualizar y están protegidos por Ley de Derecho de Autor

los dispositivos o medios externos son: memoria flash o USB – gran capacidad de almacenaje (915

disquetes) discos ZIP – gran capacidad de información (180 discos

flexibles) cintas – para copias de respaldo del disco duro discos compactos grabables (CD-R) – solo se graba una vez

y no se cambia discos compactos regrabables (CD-RW) – se regraba DVD-ROM – disco de video digital, copias de respaldo de los

programas, bases de datos, etc.

Tarjeteros y formularios comerciales

recursos para manejar los datos cuando es mucha la información en base de datos y formularios

se usan para manejar y comunicar datos puede ser base de datos electrónica u organizada en tarjetas

archivadas en ficheros o tarjeteros los formularios comerciales se pueden imprimir en papel o

tarjetas o crearlos, procesarlos y archivarlos electrónicamente

Tarjeteros

más usados en bibliotecas y oficinas forma más sencilla de mantener información específica de

forma manual ocupan poco espacio, se puede mantener en el escritorio para

ser consultado al trabajarse en otro documento en la computadora

según su uso hay dos tipos: tarjetero índice tarjetero de asiento

Tarjetero índice

sirve para proveer información de referencia relacionada a los asuntos o localización de expedientes o cierta información direcciones de clientes autores o títulos de libros (bibliotecas) suplidores (bienes y servicios)

es una base de datos que provee información de referencia de los corresponsales nombre, dirección postal, correo electrónico, número de

teléfono, número de cuenta y otra información necesaria en sistemas numéricos, geográficos y por asunto es necesario

organizar una base de datos en forma electrónica y un tarjetero de apoyo

la base de datos se hace alfabéticamente al localizar la base de datos se busca la zona geográfica, el

asunto o el número asignado

CONSTRUCTORA NACIONAL345-460

CONSTRUCTORA NACIONALCALLE 53 15-35BOGOTÁ COLOMBIA

FÁBRICA DE BLOQUES

Zona Geográfica

Asunto

ID del Cliente

Tarjetero índice

Tarjetero de asiento o registros de anotaciones

sirve de referencia en las operaciones diarias se utilizan como registros acumulativos de anotaciones con

apuntes periódicamente tarjetas cuando se separa mercancía llevar cuentas de clientes o suplidores llevar mantenimiento y reparación de equipo uso de libros en bibliotecas tarjetas de vacunas tarjetas de presentación con reverso para anotar citas

programas de base de datos para conservar y procesar esa información lo que facilita el añadir, eliminar o clasificar los datos

Tarjetero de asiento

Organización de los archivos verticales de tarjetas

se requiere un tarjetero, las guías y las tarjetas

Tarjetero

caja o gaveta pequeña donde se colocan las tarjetas el tamaño varia de acuerdo con la cantidad de informaciónGuías

dividen el tarjetero en secciones facilitando el archivar o localizar las tarjetas

la cantidad de guías dependerá de la frecuencia de uso y de la cantidad de tarjetas que se tenga

la pestaña facilita la localización de la tarjeta y pueden estar en diferentes posiciones

la guía tiene un rótulo puede incluir un número de control al final indicando el orden

de colocación

A 1

A-AL 1

Tarjetero, guías y tarjetas

Formularios comerciales impreso con espacios en blanco para anotar datos eficaz para anotar, recopilar, analizar, procesar y tramitar

información repetitiva medio de insumo para obtener información medio de egreso para proporcionar información

solicitantes de empleo – ingreso, datos importantes para la empresa

órdenes de compra – ingreso, mercancía que los clientes quieren comprar

factura de compra – egreso, datos detallados y clasificados importantes para facturación y cobroVentajas del uso de formularios

uniformidad en presentar los datos hace fácil su manejo, localización y procesamiento

procesos y tramitar en menos tiempo información necesaria sin olvidar datos es importante para la efectividad en las operaciones de la

empresa fácil para la búsqueda de datos muchas instituciones tienen formularios en sus páginas de

internet, facilita a la persona que los necesita

Formularios

Aspectos básicos de los formularios

tienen palabras o frases estáticas impresas como: nombre, dirección, fecha, teléfono, lugar de accidente, numero de póliza y sueldo anual

tienen espacios en blanco que es información variable pueden estar impresos en diversos materiales o medios: papel, tarjetas,

medios electrónicos se conservan en tarjetas, papel o electrónicos los programas de base de dato proveen para diseñar formularios

facilitando la entrada y administración de los mismos las carpetas tiene información estática impresa o se les puede imprimir

para que sirvan también como formularios de asiento se anota información relacionada al contenido del expediente usadas en oficinas medicas y empresas de seguros las carpetas de los tribunales de Puerto Rico están impresas en todos

sus lados (obtienes información sin abrir la carpeta) se diseñan formularios en las computadoras según su necesidad y se

debe identificar con una clave o numeración se pueden comprar formularios según su necesidad

Resumen los materiales para organizar las gavetas de archivo varían en

tamaños, colores, material, posición y espacio para archivo dependiendo de las necesidades de la empresa

la tecnología a usarse también dependerá del tamaño de la empresa y el tipo de información que maneje

los formularios y la organización de los archivos manuales o electrónicos son fundamentales para el buen funcionamiento de la empresa

las bases de datos y los formularios manuales o electrónicos se usan para registrar, comunicar, procesar y facilitar la información necesitada

todo el sistema de archivo permite que las instituciones puedan funcionar efectivamente teniendo sus datos clasificados, organizados y conservados adecuadamente