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Ref. 1-2016-01 475 — 1090120161SGC - 130

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CM.A., NUEVO PAlS

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Bogota D.C., 28 de marzo de 2016 12:02

Doctor JAIME ALBERTO SEPULVEDA MUNETON Secretario General ComisiOn Legal de Cuentas Cámara de Representantes Carrera 72 N9 8 — 68 Edit icio Nuevo del Congreso Ciudad

Asunto: Informe Fenecimiento de Ia Cuenta 2015.

De acuerdo con lo solicitado en su oficio CLC - 3.9 — 581 — 16 - 1 Presupuestal y Contable, relacionado con Ia Solicitud de informaciOn para el Fenecimiento de Ia Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro y Balance General de Ia Nación Vigencia fiscal 2015, remito respuesta al requerimiento, en el formato remitido debidamente diligenciado y con los soportes correspondientes tanto en disco compacto (CD-ROM) como en documento fIsico,

1. De acuerdo con recursos recibidos del Presupuesto General de Ia Nación aprobado mediante Ia Ley 1737 de 2014 y liquidado segün el Decreto 2710 de 2014, favor enviar Ia siguiente información con corte a 31 de diciembre de 2015:

a) Presupuesto de Gastos Inicial 2014 vs. 2015 (Es el contenido en el Decreto de Liquidación)

Presupuesto de gastos aprobado inicialmente 2014-2015 en miles de pesos

CONCEPTO VIGENCIA VARIACION 2014 2015 ABSOLUTA PORCENTUAL

Furicionamiento 9.658.446 9.685.180 26.734 0.28 Servicio de la deuda 0 0 0 0

Inversion 9.655.410 24.413.088 14.757.678 152.84

TOTALES 19.313.856 1 34.098.268 1 14.784.412 1 76.55 . Fuenlo Grupo de GestiOn Financera.

b) Presupuesto de Gastos Definitivo (Es el presupuesto inicial más adiciones, menos reducciones).

Presupuesto de gastos definitivo 2014-2015 en miles de pesos

CONCEPTO VIGENCIA VARIACION

_ 2014 2015 ABSOLUTA f PORCENTUAL Funcionamiento 9.655.176 8.925.861 -732.586 -7.58 Servicio de Ia deuda 0 0 0 0 InversiOn 9.655.410 20.736.640 11.081.230 t 114.77 TOTALES 19.310.586 29.662.501 10.348.645 53.58

F-uente Urupo de Ciestion -inanclera.

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, establecimiento pOblico adscrito al Ministerio de Cultura www.archivogeneral.gov.co / informaciOri al ciudadano / sistema de peticiones, quejas y reclamos

E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co - Cr. 6 No. 6-91 Tel; 328 2888 - Fax; 337 2019 - Bogoth D.C., Colombia. Fecha: 2013-12-11 V: 6 GDO-F-01

No. 2-2016-01373

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F/ EQUIDAD EDUCACIN

c) Presupuesto de Gastos por Tipo de Renta Detinitivo (Es el presupuesto inicial más adiciones, menos reducciones)

Presupuesto 2015 en miles de pesos

Tipo de Renta I Presupuesto

Inicial I Presupuesto

Final Diferencia

I Absoluta I

I Variación% I I I

Recursos de Ia Nación 19.893.977 16.627.406 I 3.266.571 I 16.42 I Recursos Propios 14.204.291 13.035.095 1.169.196 8.23 TOTAL 1 34.098.268 29.662.501 4.435.767 13.01

Modificaciones al Presupuesto 2015 en miles de pesos

Apropiación Modificaciones Modificaciones Apropiación Diferencia Variación % G as o Inicial Positivas Negativas Definitiva ApropiaciOn Apropiación Recursos

19.893.977 N ac ion 181.000 3.447.571 16.627.406 3.266.571 16.42

Recursos 14.204.291 53.493 1.222.689 13.035.095 1.169.196 8.23 Propios TOTAL 34.098.268 234.493 4.670.260 29.662.501 4.435.767 13.01

Fuente Grupo de Gestiôn Financiera.

d). Pérdidas de ApropiaciOn en Ia vigencia 2015.

Apropiaciones sin comprometer miles de pesos

Tipo de Gasto

Apropiación Definitiva

(1)

Ejecución Compromisos

(2)

Valor (1 —2)

Funcionamiento 8.925.861 8.824.856 101.005 Servicio de Ia Deuda 0 0 0 Inversion 20.736.640 20.556.500 170.140 TOTAL 1 29.662.501 1 29.381.356 271.145

Fuente Grupo de Gestián Financiera.

e) Comportamiento ejecuciOn 2015 (valor no ejecutado de Ia apropiaciãn correspondiente y porcentaje de lo ejecutado).

Comportamiento ejecuciOn presupuestal de gastos 2015 en miles de pesos

PRESUPUESTO VARIACION

CONCEPTO DEFINITIVO EJECUTADO SALDO NO % DE Apropiación obligado EJECUTADO EJECUCION a

definitiva 31-122015 Funcionamiento Gastos de Personal 8.925.861 8.816.820 109.041 98.78 Gastos Generales Transferencias Servicio de Ia Deuda 0 0 0 0 Inversion 20.736.640 19.574.546 1.162.094 94.4 TOTALES 29.662.501 28.391.366 1.271.135 95.71

Fuente Grupo de GestiOn Financlera.

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ARCHIVO 6ENERAL ('M1NCULTURA

CM

f) Rezago presupuestal en miles de pesos (reservas presupuestales más cuentas por pagar) constituido a 31 de diciembre de 2015.

Reservas presupuestales constituidas a 31-12-15 989.989 Cuentas por pagar constituidas a31-12- 15 4.181.088 TOTAL REZAGO PRESUPUESTAL CONSTITUIDO A 31 -12-15 5.171.077

Fuente Grupo de GestiOn Financiera.

g) Rezago presupuestal en miles de pesos constituido a 31 de diciembre de 2014 (reservas presupuestales más cuentas por pagar) y ejecutado a 31 de diciembre de 2015.

REZAGO REZAGO % de EJECUCION DESCRIPCION PRESUPUESTAL PRESUPUESTAL REZAGO

CONSTITUIDO EJECUTADO PRESUPUESTAL a31-12-14 A31-12-15 a31-12-15

Reservas Presupuestales 135.800 125.966 92.76 Cuentas por Pagar 578.120 578.120 100 TOTAL 1 713.920 1 704.086 98.62

Fuente Grupo de Gestián Financiera.

NOTA: Si el rezago presupuestal constituido a 31 de diciembre de 2014, no se pagó en el 100% a 31 de diciembre de 2015, favor informar las razones.

Respuesta: El rezago presupuestal constituido a 31 de diciembre de 2014, no se pagO en el 100% a 31 de diciembre de 2015, debido a que se liquido el contrato nUmero 150 de 2014 suscrito por un valor de $9834000, reducción que se efectuó en el SIIF Naciôn.

Adjuntar informe del jefe financiero, auditor, revisor fiscal o contralor sobre el buen manejo y cumplimiento de los principios presupuestales, de las metas y objetivos propuestos en Ia programación y ejecución del presupuesto durante Ia vigencia 2015. En caso contrario explicar las razones de su incumplimiento

Respuesta: Se anexa certificaciôn informe cumplimiento metas en folio No. 2

Favor informar qué limitaciones presentó o presenta el Sistema Integrado de lnformación Financiera SIIF II, y en qué forma se refleja en su informaciOn presupuestal y contable a 31 de diciembre de 2015.

NUmero Descripción de Ia Lirnitación del Observaciones Aplicativo SIIF II NACION A 31 -1 2-15

1 Falta Libro de Bancos La falta de estos aplicativos conlleva a realizar registros manuales para incorporar Ia información que no se encuentra en el

2 No tione manejo de Bienes

3 No tiene sistema de Facturación sistema SIIF NaciOn y a Ia reclasificación de trazas a que haya lugar de manera manual

Fuente Grupo de Gestiôn Financiera.

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®MINCULTURA

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2. Remitir copia de los estados financieros a 31-12-15, preparados y presentados por Ia entidad de acuerdo con el instructivo No 003 del 9 de diciembre de 2015 de Ia Contaduria General de Ia Nación:

Balance general. Se anexa en folios No. 3 y 4 Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental. Se anexa en folios No. 5 y

Estado de cambios en el patrimonio. Se anexa en folios No. 7 i.ç d) Estado de flujos de efectivo. - No aplica para la Entidad. Folios No 9

e) Catálogo general de cuentas con sus respectivos saldos utilizado por Ia entidad. (Formato CGN2005-001 - SALDOS Y MOVIMIENTOS). Se anexa en folios No. 11, 12 y 13

. f) Operaciones reciprocas. (Formato CGN_002_OPERCIONES RECIOCAS) Se anexa en folios No. 14, 15 y 16

g) Notas explicativas a los estados financieros. (Formatos CGN2005NG-003 - NOTAS DE CARACTER GENERAL y Formato CGN2005NE. NOTAS DE CARACTER

= ESPECIFICO). Se anexa en folios No. 18, 19, 20 y 21.

- Fuente Grupo de Gestián Financiera.

3. De acuerdo con lo establecido en los artIculos 149,162 y 172 de Ia ResoluciOn 185 de 2015, las Empresas baja el ámbito de Ia Resolución 743 de 2013 (Modificada por las Resoluciones 598 de 2014, 509 de 2015 y 576 de 2015), adicionalmente deben enviar los siguientes formularios:

CGN2005_001_SALDOS_Y MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA. CGN_002_OPERACIONES RECIPROCAS_CONVERGENCIA. CGN2005NE_003_NOTAS_DE_CARACTER_ESPECIFICO_CONVERGENCIA. CGN2005NG_003_NOTAS_DE_CARACTER_GEN ERAL_CONVERGENCIA

Respuesta: Para el Archivo General de Ia NaciOn, por su naturaleza jurIdica, NO aplica esta no rmatividad.

4. Favor adjuntar copia del dictamen a los estados financieros preparado y presentado por el revisor fiscal, auditor o contralor en los casos que Ia ley obligue a tenerlo.

Respuesta: Para el Archivo General de Ia Nación, por su naturaleza jurIdica, NO aplica esta normatividad. Quien nos audita es Ia Contralorla General de Ia Repüblica.

5. Certificación suscrita por el representante legal y el contador de Ia entidad en donde informen que las cifras reflejadas en los estados financieros vigencia 2014, fueron tomadas fielmente de los libros de contabilidad de acuerdo con las normas señaladas en el Regimen de Contabilidad püblica.

Respuesta: Se anexa certificaciôn información financiera 2015, en folio No. 23

6. De acuerdo con el articulo 34, numeral 36 de Ia Ley 734 de 2002 y con el numeral 70 del Capitulo II, Sección II, Titulo II, Parte I del Regimen de Contabilidad PUblica, favor enviar certificaciôn del funcionarlo competente en donde se informe sobre Ia publicación en lugar visible y püblico y en Ia página

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de intranet de su entidad, los intormes de gestión, resultados tinancieros y contables correspondientes a Ia vigencia fiscal 2014

Respuesta: Se anexa certificaciOn publicación en folios 25 y 26

7. Informe del total de las cuentas por cobrar a 31 de diciembre de 2014 en miles de pesos (de acuerdo con el catálogo de cuentas de su entidad), asI:

j VALOR TOTAL DE LOS DEUDORES 0 EDAD DE LOS DEUDORES 0 CUENTAS CUENTAS POR COB RAR DE DIFICIL POR COBRAR DE DIFICIL RECAUDO

RECAUDO 572 6 Meses

,Qué actuaciones administrativas está Ilevando a cabo su administraciOn para recuperar estas cuentas de difIcil recaudo?

Respuesta: Se anexa certificación expedida por Ia Oficina Asesora JurIdica, folios No 28.

Copia del informe sobre Ia evaluación del sistema de control interno contable al 31 de diciembre de 201 presentado a Ia Contaduria General de Ia NaciOn, de acuerdo con Ia Resolución N9 357 de julio 23 de 2008.

Respuesta: Se anexa copia de Ia evaluaciOn en folios No. 30, 31 y 32.

Copia del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno a 31 de diciembre de 2015, de acuerdo con Ia Circular Externa N2 003 de febrero 2 de 2016 del Departamento Administrativo de Ia Función Püblica.

Respuesta: Se anexa copia del informe en folios No. 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40 y 41.

De acuerdo con lo establecido en Ia Resolución Orgãnica NO 7350 del 29 de noviembre de 2013 de Ia ContralorIa General de Ia Repüblica, intormar el avance de su plan o planes de mejoramiento suscritos con Ia Contralorla General de Ia RepUblica a 31 de diciembre de 2015 en el siguiente tormato:

SEGUIMIENTO AL PLAN 0 PLANES DE MEJORAMIENTO SUSCRITOS CON LA CGR A 31 DE DICIEMBRE DE 2015.

ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES CUMPLIM. AVANCE N' DE ACTIVIDADES 0 ACCIONES 0 ACCIONES 0 ACCIONES DEL PLAN DEL PLAN

CONCEPTO HALLAZGOS 0 ACCIONES DE MEJORA DE MEJORA DE MEJORA DE DE POR LA COR DE MEJORA CUMPLIDAS EN PROCESO INCUMPLIDAS MEJORAM. ME.JORAM.

PACTADAS A 31-12-15 A 31-12-15 A 31-12-15 31-12-15 31-12-15

AUDITORiA N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A VIGENCIA 2015

Respuesta: Para Ia vigencia 2015 Ia Contralorla General de Ia NaciOn, dentro de su programa anual de auditorlas integrales, NO incluyo visita de auditoria al Archivo General de Ia Nación.

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ARCHIVO ®MINCULTURA

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CMPA,' QU]M) JCAC — Se anexa: Formato SIRECI M-3 Plan de Mejoramiento correspondiente a Vigencia 2012 en folios No. 43. 44, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51 y 52.

NOTA: Con relación a las actividades o acciones de mejora incumplidas a 31 de diciembre de > 2015, favor informar las razones de este incumplimiento y ,qué actuaciones administrativas se

tomaron para subsanarlas durante Ia vigencia 2016? 0

£ Respuesta: Realizada Ia verificación de las acciones formuladas en el Plan de Mejoramiento Vigencia 2012, no existen acciones pendientes de cumplimiento.

Igualmente informar cual o cuales de los hallazgos de Ia Contraloria General de Ia RepUblica son estructurales y que su correcciOn depende de terceros.

Respuesta: No se efectuo la formulacion de medidas correctivas cuya correccion que dependa de terceros.

N o = . Cordial saludo

ENZO RAFAEL ARIZA AVALA Secretarlo General del Ministerio de Cultura Encargado de las funciones del Cargo de Director General del AGN

Anexos: Lo anunciado en cincuenta y dos folios (52) - 1 CD RevisO: Hugo Rodriguez - Oficina Control Inferno Archivado en: OCI - 130.5.09 lnforme a Organismos de

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