UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA

FACULTAD DE CIENCIAS QUIMICAS Y DE LA SALUD

ESCUELA DE ENFERMERÍA

INFORMATICA

TEMA:

ENTORNO DE EXEL

• Introducción

• Requisitos para instalar Excel

• Modo e ingreso a Excel

• Entorno de trabajo

• Aspectos y elementos de la ventana de Excel.

• Cambiar nombre de la hoja.

• Rangos de celda.

• Entrada de datos.

• Operaciones 

Docente: Ing. Karina García

Nombre: VARGAS TATIANA

Curso: Primer Enfermería”

MACHALA-EL ORO 2013

ENTORNO DE EXCEL

Partes del Entorno de Excel:*- Cinta de Opciones:

Se ha diseñado para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas.

�Para reducir la aglomeración en pantalla, algunas fichas sólo se muestran cuando son necesarias. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen solo se muestra cuando se selecciona una imagen.

*- Nombre de una celda:

Está compuesta por la letra de la columna y el número de la fila. Ejemplo A1*- Cuadro de Nombres: Lugar que muestra la posición actual del puntero de celda, o del nombre asignado a un rango.

*- Barra de Fórmulas: 

Muestra el contenido de una celda y permite la creación de fórmulas usando un asistente el cual está ubicado en el lado izquierdo de la barra o mediante la escritura de la fórmula en forma manual.

INTRODUCCION* Microsoft Excel:Es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

* Libro:Es un conjunto de hojas de cálculo, gráficos, macros, etc. Que se almacenan en un sólo archivo de Microsoft Excel.

* Hoja de Cálculo: Es el área de trabajo dentro del programa Excel, que permite manipular diferentes tipos de datos, está formada por Filas y Columnas donde la intersección entre ellas se llama celda.

Las hojas son identificadas por las etiquetas de hojas las cuales se encuentran ubicadas en el navegador de hojas que está en la parte inferior izquierda.

* Columna:Ubicadas verticalmente en una hoja de cálculo, se identifican por un encabezado, representado por letras del alfabeto inglés, en una hoja de cálculo existen un total de 16,384 columnas.Iniciando con la letra “A” hasta la columna “XFD”.

* Fila:Presentadas en forma horizontal dentro de una hoja de cálculo, se identifican por un encabezado, representado por números desde el 1 hasta 1, 048,576.

* Celda:Espacio de almacenamiento de un solo dato, que se identifica por su posición en la hoja de cálculo.Representada por la letra de la columna y el número de la fila.

Requisitos de Instalación

La instalación de la versión 7.0 de Excel requiere:Microprocesador 80386 o superior con 6 Megabytes de memoria RAM.

20 Megabytes de espacio libre en el disco duro. Windows 95. Torre de 3½ ".

Mouse (aunque no es estrictamente necesario, permite obtener máxima rapidez y rendimiento.

Instalación de Excel

Emplee el programa de instalación (INSTALAR.EXE) para instalar Excel como sigue:Introduzca el disco 1 en la unidad de disco A (o B según su configuración).

Siga los pasos indicados por el propio proceso de instalación.

FORMAS DE INGRESAR A MICROSOFT EXCEL 2007

Para ingresar a Microsoft Office Word se puede de las siguientes formas:

FORMA 1En el BOTÓN INICIO damos clic izquierdo, seleccionamos la opción TODOS LOS PROGRAMAS, luego MICROSOFT OFFICE y a continuación MICROSOFT OFFICE EXCEL 

FORMA 2

Los programas que se utilizan con frecuencia se denominan PROGRAMAS RECIENTES, estos se encuentran en el BOTÓN INICIO

FORMA 3

El acceso directo que se encuentra en el escritorio.

FORMA 4

En la barra de inicio rápido podemos encontrar el acceso directo a Microsoft Word

ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL

La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos básicos de todas las ventanas de Windows y su manejo es el mismo. El cambio está más bien en su área de trabajo, o sea, en la estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada por un arreglo de filas (horizontales) y columnas (verticales), donde las filas van enumeradas (1, 2, 3, etc) y las columnas se identifican con las letras de alfabeto (A, B, C, etc.). 

El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce con el nombre de Celda y a su vez cada celda se identifica mediante una coordenada que resulta de unir la letra de la columna con el número de la fila correspondiente, así por ejemplo, la primera celda de toda la hoja de trabajo se identifica como A1 (Columna A, Fila 1).

Los libros de trabajo de Excel, está formado básicamente por tres (3) hojas de trabajo, aunque este número puede ser aumentado o disminuido de acuerdo a las necesidades del usuario. En todas las hojas vamos a encontrar el mismo número de filas y de columnas.

ASPECTO Y ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL

CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA

Como ya sabes, en Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, ... 

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero, ... 

La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres. 

No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre. Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos: 

RANGOS DE CELDAS

El seleccionar varias celdas con el mouse o por medio del teclado, se le denomina rango de celdas, este rango lo estipula el usuario, y será según los requerimientos que este tenga en el momento, ejemplo:

ENTRADA DE DATOS

En una hoja de trabajo de Excel, los datos son manejados generalmente de forma individual dentro de cada celda, no se escriben grandes cantidades de texto o números en forma continua como se hace con los procesadores de textos. En las celdas se pueden introducir datos numéricos o alfanuméricos (letras y números), esto se logra de forma simple, pues solo basta con escribir el tipo de dato y pulsar la tecla Enter o las teclas direccionales o cursoras. 

Se debe tener en cuenta que cada tipo de datos tiene un formato de alineación dentro de las celdas ya preestablecido así:

* Los datos alfanuméricos se alinean al lado izquierdo de las celdas.

* Los datos numéricos se alinean del lado derecho.

Veamos el siguiente ejemplo:

Cabe destacar que estos formatos de alineación de los datos pueden ser modificados por el usuario utilizando los botones de la Barra de Herramientas Formato.(izquierda, centrado, derecha)

CAMBIO ENTRE HOJAS DEL LIBROComo ya se dijo antes, Excel es un libro de trabajo que contiene varias hojas, para cambiarnos de una hoja a otra, lo podemos hacer con un clic sobre el nombre de la hoja, si tenemos un mouse.Si no disponemos de un mouse debemos usar las siguientes combinaciones de teclas para poder hacerlo: CTRL – Page Down (Av. Pág.) para ir a la hoja siguiente, y 

CTRL – Page Up (Re Pág.) para regresar a la página anterior

OPERACIONES BÁSICAS CON LA HOJA DE TRABAJO

Borrar rango seleccionado Para borrar un rango seleccionado lo realizamos por el Menú Edición comando Borrar, y luego nos presenta las siguientes opciones de un submenú: •Todo: Elimina el contenido, los formatos y comentarios aplicados sobre las celdas. •Formato: Elimina únicamente los formatos aplicados mas no el contenido. •Contenido: Elimina los contenidos mas no los formatos aplicados allí. Se puede usar la tecla SUPR 

•Comentarios: Elimina comentarios aplicados sobre las celdas 

Eliminar celdas, filas y columnas 

Según las necesidades que se tengan para eliminar un bloque que celdas, Excel nos ofrece las siguientes opciones que encontramos a través del Menú Edición comando Eliminar...: 

•Desplazar celdas hacia la izquierda. •Desplazar celdas hacia arriba. •Toda la fila. •Toda la columna. 

Estas operaciones también se pueden realizar utilizando el clic derecho del mouse sobre las celdas seleccionadas. En el caso de las filas o las columnas también se hace clic derecho sobre sus cabeceras. 

Insertar celdas, filas y columnas 

Otra de las necesidades que se presentan frecuentemente es la de poder insertar un bloque que celdas, en este caso Excel nos ofrece las siguientes opciones que encontramos a través del Menú Insertar comando Celdas...: 

•Desplazar celdas hacia la derecha. •Desplazar celdas hacia abajo. •Insertar toda una fila. •Insertar toda una columna. Estas operaciones también se puede realizar utilizando el clic derecho del mouse sobre las celdas seleccionadas. 

En el caso de las filas o las columnas también se hace clic derecho sobre sus cabeceras. 

Fig.9: Menú contextual sobre una columna 

Otras operaciones con columnas 

Para realizar todas las operaciones básicas con las columnas seleccionadas, debemos entrar al Menú Formato escoger el comando Columna y allí encontramos las siguientes opciones: •Ancho: para ajustar el ancho manualmente. 

•Ajustar a la selección: el ancho se ajusta automáticamente al texto más extenso del bloque seleccionado. 

•Ocultar: oculta las columnas seleccionadas, se puede hacer con CTRL + 0 (cero) 

•Mostrar: des oculta las columnas indicadas en la selección. 

•Ancho estándar: coloca las columnas en su ancho o tamaño normal. 

Si lo que deseamos es insertar columnas, debemos seleccionarlas inicialmente y luego entramos al Menú Insertar y escogemos el comando Columnas. La otra alternativa es utilizar el clic derecho del mouse sobre la cabecera de la columna o las columnas, si son varias. 

Otras operaciones con filas 

Para realizar todas las operaciones básicas con las filas seleccionadas, debemos utilizar el Menú Formato y escoger el comando Fila y allí encontramos las siguientes opciones: •Alto: para ajustar la altura manualmente. 

•Ajustar a la selección: la altura se ajusta automáticamente al texto más grande del bloque seleccionado. 

•Ocultar: oculta las filas seleccionadas, se puede hacer con CTRL + 9 

•Mostrar: des oculta las filas indicadas en la selección. 

Si lo que queremos es insertar filas, debemos seleccionarlas inicialmente y luego entramos al Menú Insertar y escogemos el comando Filas, o utilizando el clic derecho del mouse sobre la cabecera de las filas. 

Ventana "formato de celdas"

Numero

 Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.

Seleccionar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas...

Hacer clic sobre la pestaña Número.

Aparecerá la ficha de la derecha:

Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:, se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coge por completo en la celda.

Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

·        Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

Seleccionar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas...

Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas.

Aparecerá la ficha de la derecha.

Elegir las opciones deseadas.

Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.

·                     Alineación del texto Horizontal:

Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

1.- GENERAL

2.- IZQUIERDA (Sangría)

3.-CENTRAR

4.-DERECHA (sangría)

5.-LLENAR

6.-JUSTIFICAR

7.-CENTRAR EN LA SELECCIÓN

 Alineación del texto Vertical:

 Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

1.-SUPERIOR

2.-CENTRAR

3.-INFERIOR

4.-JUSTIFICAR

 FUENTE

Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

Estilo:

 Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

Tamaño:

 Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

Subrayado:

 Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.

Color:

Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.

Efectos:

Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.

Fuente normal:

 Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel2003 tiene por defecto.

·                    Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos :

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

Desplegar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas...

Hacer clic sobre la pestaña Bordes.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.

·        Relleno

 

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para esto, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

Desplegar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas...

Hacer clic sobre la pestaña Tramas.

Aparecerá la ficha de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

·        Proteger

Además de la protección mediante contraseñas para los libros de trabajo, Excel2003 ofrece varias órdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja.

Cuando una celda está bloqueada no podrá sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas están protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no está protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de cálculo.

Para desbloquear las celdas que queremos variar en algún momento sigue los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variaciones.

Seleccionar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas...

Hacer clic sobre la pestaña Proteger.

Aparecerá la ficha de la derecha:

Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la fórmula o el valor de la celda no se pueda visualizar en la barra de fórmulas