TRABAJO DE INVESTIGACIÓN    

DABEIVA LÓPEZ FRANCOLUZ MARINA SARMIENTO TORRES

    

DocenteLUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

Profesional CIDBA      

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOASIGNATURA GESTIÓN DOCUMENTAL II

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAARMENIA

2013

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 3OBJETIVOS 4 QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 5ACTIVIDAD No. 1 6ACTIVIDAD No. 2 28CONCLUSIONES 42WEBGRAFÍA 44

INTRODUCCIÓNLa siguiente actividad fue desarrollada en dos

entidades o instituciones ubicadas en diferentes puntos, una de ellas se realizó en un colegio, cuya identidad se reserva por políticas de seguridad de la entidad y a la cual llamaremos Institución Educativa Mariscal Sucre, quien vio la necesidad urgente de encontrar estrategias eficaces y de costo accesible, que le permitiera administrar todo su volumen documental, para lo cual a través de la contratación de personal capacitado, subió sus primeros escalones para la obtención de una gestión eficaz, a través de una serie de fases como se explicarán en el desarrollo de la presente investigación.

La otra se llevó a cabo en una universidad donde tienen implementado un software especial que permite mejorar sustancialmente el servicio a los usuarios y la labor del profesional de la información.

Con esta actividad se espera conocer y entender como funciona el sistema de gestión documental en la biblioteca de una universidades más importantes de la ciudad de Manizales.

Conocer los beneficios obtenidos con la implementación de un software, en este caso SIABUC para la biblioteca, motivo de investigación.

En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema de gestión documental: Garantizar la integridad de los documentos, evitando pérdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas.

OBJETIVOS

Sistema de Gestión Documental

Es el conjunto de procesos y herramientas necesarios para administrar el ciclo completo de vida de los documentos generados por una entidad, incluyendo su creación, digitalización, archivo, edición, consulta, distribución, aprobación, entre otros, mediante soluciones de software.

Actividad 1Intervención Archivo

DocView

Es una aplicación de Windows que se ejecuta en un PC con una velocidad de 33 MHz o superior. DocView puede recibir imágenes de los documentos enviados a través de Internet desde las estaciones de trabajo de Ariel situados a gran distancia. Ariel es un paquete de software desarrollado por el Grupo de Bibliotecas de Investigación para una estación de trabajo que comprende un ordenador, un escáner y una impresora.

Uso DocView Cuando llega un nuevo

documento a partir de un sistema de Ariel, DocView le notifica a través de un cuadro de diálogo y le pregunta si desea verlo. Si decide verlo, DocView la mostrará en pocos segundos. Si usted decide no ver, DocView le preguntará de nuevo, en un intervalo nominal de diez minutos. Durante ese intervalo entre las notificaciones, si desea ver el documento Ariel, puede hacerlo seleccionando "Copiar Ariel documento" en el menú Documento de DocView:

Uso DocView

La Bandeja de entrada muestra los mensajes en el orden en que se reciben, comenzando por el más reciente en la parte superior. La Bandeja de entrada le dice si usted ha visto previamente cada mensaje, además de mostrar quién era, y su tema. Seleccione el botón Ver para tener DocView mostrar las imágenes

Así es como aparece la Bandeja de entrada del mensaje:

Uso DocViewSi selecciona Cascada de la ventana de menú, DocView mostrará todas las ventanas de documento de una manera superpuesta. Esta aparece como la siguiente:Las ventanas de los documentos también pueden ser minimizados. Para ello, haga clic en el cursor del ratón sobre la flecha que apunta hacia abajo en la parte superior derecha de la ventana. Cada ventana minimizada aparece como un icono. Si usted tiene un montón de iconos, que puede ser representada en ordenadas filas si selecciona Organizar iconos de la ventana de menú.

Así es como aparece la Bandeja de entrada del mensaje:

Intervención Archivo

METODOLOGÍA O PLAN DE TRABAJO PRIMERA FASE Entre marzo 4 a marzo 22 de 2013 Levantamiento de inventarios: Se elaboró

un inventario natural de cada una de las dependencias, mediante el cual se detallan cada una de las unidades documentales que conforman el fondo acumulado, como insumo para la creación de las TRD.

Con el funcionario responsable revisar la tabla de retención documental para identificar:Si se incluyeron todas las carpetas que

requiere la dependencia, en caso de faltar alguna agregarla en color rojo a la tabla de retención documental con sus respectivos tipos documentales.

Revisar todos los tipos documentales para verificar nombres y completarlos en caso de requerirse.

Inventario Natural

Intervención Archivo

SEGUNDA FASEEntre abril 2 a mayo 31Visita a cada dependencia

Con el funcionario responsable revisar la tabla de retención documental para identificar:

Si se incluyeron todas las carpetas que requiere la dependencia, en caso de faltar alguna agregarla en color rojo a la tabla de retención documental con sus respectivos tipos documentales.

Revisar todos los tipos documentales para verificar nombres y completarlos en caso de requerirse

Completar la tabla preguntando: ¿Quién tiene acceso a la información de

esa carpeta? (Acceso a la información)

¿Cuántos años (mínimo dos años) debería conservarlo en la oficina por ser de constante consulta? (Archivo de gestión)

¿Cuántos años debería conservarse la carpeta en la institución por poseer información de importancia histórica? (Archivo Central – Algunos documentos nunca deben eliminarse)

Completar la tabla preguntando: ¿Después de concluirse el tiempo en

el archivo de gestión qué hacer con la carpeta: Eliminarla Seleccionar un aparte de la

información (Qué tanta y con qué criterio) o

Conservarla totalmente?

Se hace un acta de eliminación y se guarda en una caja para ser analizada por el Comité de Archivo, las demás carpetas se analizan para determinar cuánto tiempo más deberían conservarse.

Se hace un inventario de archivo y se transfiere al Archivo Central.

A cada dependencia se le solicita la siguiente información: ¿Quién tiene acceso a la

información de esa carpeta? La respuesta la coloca en la columna Acceso a la información en el lugar correspondiente

¿Cuántos años (mínimo dos años) debería conservarlo en la oficina por ser de constante consulta? La respuesta la coloca en la columna AG: Archivo de gestión

 

A cada dependencia se le solicita la siguiente información: ¿Cuántos años debería conservarse

la carpeta en la institución por poseer información de importancia histórica?  La respuesta la coloca en la columna Archivo Central (Algunos documento s nunca deben eliminarse).

 

A cada dependencia se le solicita la siguiente información: ¿Después de concluirse el tiempo en

el archivo de gestión qué hacer con la carpeta:   Eliminarla, Seleccionar un aparte de la información (Qué tanta y con qué criterio) o conservarla totalmente (CT)?La respuesta (X) la coloca en la columna correspondiente: E-S-CT

 

Martes 9 de abril de 2013Regresar a cada oficina CAJA 1: Archivos que no se van a

conservar según TRD según criterio del responsable del archivo y la legislación.

CAJA 2: Archivos que se conservan de 2011 hacia atrás, si hay que seleccionar o llevar a otra oficina

Archivador: en las gavetas inferiores solo archivo 2012 y dejar las gavetas para organizar en adelante

Miércoles 10 de abril de 2013  Creación un Comité de Archivo (según lo

estipulado en el artículo 4 del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación), para valorar lo que se eliminará y se harán actas de eliminación.

El responsable del archivo hace un inventario de lo que transferirá y lo traen al Archivo Central

Durante 15 días se visitará cada una de las dependencias para la selección de información a intervenir y eliminar. Para el cumplimiento de lo anterior, es vital la disponibilidad y colaboración de la persona responsable de cada dependencia.

PDT a 15 días

Fecha:Hora:Lugar: Asistentes:(Nombre Jefe Unidad Archivística) Jefe UAA(Nombre del Responsable) Responsable del manejo de los Documentos

UAA Asunto: Eliminación de documentos

 Atentamente dejamos constancia de la eliminación de los siguientes documentos, que de acuerdo a la TRD ya cumplieron su ciclo o por ser documentos de apoyo en el Archivo (nombre de la unidad archivística).

 

Modelo Acta de Eliminación de Documentos

MODELO ACTA DE TRANSFERENCIA No. _____

    En ________________________, a los ____ ( ) días del mes de ____________________ de _______________, siendo las ________________, se reunieron ________________________________________, en calidad de Jefe de Archivo Central de ______________________ y _____________________________, identificados como aparece al pie de sus firmas, co el fin de formalizar la entrega transferencia de los documentos cuyas fechas oscilan entre los años ___________ y ___________, contenidos en _____________ unidades de conservación    

_________________ __________________Jefe Dependencia Jefe Archivo Centralc.c. xxxxxxxxxx c.c. xxxxxxxxxxx

 

La actividad anterior se realizó a través del el software corporativo DocView, de la empresa SERVITCP LIMITADA

El software adquirido por la entidad les ha permitido realizar mejoras en los siguientes aspectos:

Recuperación del patrimonio Documental.Racionalización cíe la producción

documental.Solución software Gestión documenta!

"CSD.Wet"Organización de Archivos.

Actividad 2Universidad Católica de Manizales

SOFTWARE BIBLIOTECA

SIABUC es un software auxiliar en las labores cotidianas de un centro de información o biblioteca, ya sea universitaria, pública o particular, sin importar que sea pequeña o grande.

SIABUC 9Universidad Católica de Manizales

En 1997, la Universidad Católica, adquirió la demostración del software SIABUC por unos meses y posteriormente, compró la licencia a través de la Universidad de Colima, México.

En 1999, fue adquirida la actualización SIABUC Siglo XXI

Luego adquirió la versión SIABUC 8La última versión adquirida es la de SIABUC 9

Licenciamiento de SIABUC 9

Con una misma licencia se pueden tener cualquier número de clientes conectados al mismo tiempo.

La licencia del servidor se tiene que activar vía internet, es Institucional e intransferible.

El software y sus actualizaciones se descargan vía internet

Características de SIABUC 9

Permite los enlaces con internet (Google y otras páginas de internet.

Es amigableCompatible con MARC 21 y estándares bibliotecariosAlmacenamiento ilimitadoProporciona integridad y seguridad de la información

Ventajas de SIABUC 9

El licenciamientoEstá en actualización constanteSoporte técnico sin costoEl software es integralActualizaciones sin costo

Catalogación y Procesamiento de SIABUC 9

Módulos de SIABUC 9

El funcionamiento de SIABUC 9, está basado en módulos, cada módulo corresponde a una tarea específica dentro de la biblioteca:

1. ADQUISICIONES

Permite capturar los libros pedidos, recibidos o donados con una estructura de "Nota" que nos permite tener visible en todo momento la información completa correspondiente a cada movimiento.

Catalogación y procesamiento de SIABUC 9

2. ANÁLISIS

En este módulo se realiza la catalogación o procesos técnicos al material adquirido. Dicha catalogación está basada en el formato MARC. Se realiza también el etiquetado del material y, de ser necesario, la impresión de la ficha o juego de fichas catalográficas. Algunos de los productos que nos genera este módulo son: Impresiones de etiquetas con clasificación y/o códigos de barras, impresión de tarjetas de préstamos, listados, consultas simples, control de productividad de los capturitas, entre otros..

Funcionamiento de SIABUC 9

3. CONSULTAS

Este módulo está orientado hacia el usuario.Generalmente se coloca una o varias terminales a disposición de los usuarios de la biblioteca sustituyendo de esta manera al tradicional catálogo físico de fichas catalográficas.

Funcionamiento de SIABUC 9

4. PUBLICACIONES PERIÓDICAS

Este módulo tiene funciones parecidas al módulo de Análisis pero orientado a revistas.Nos permite además manejar un catálogo de fichas analíticas (artículos o interiores de la revista).

Funcionamiento de SIABUC 9

El proceso de realizar un inventario se agiliza bastante con este módulo que nos permite, además, la identificación exacta del material faltante y su posterior descarte. Se recomienda utilizar el código de barras para aprovechar al 100% este módulo.

5. INVENTARIO

Funcionamiento de SIABUC 9

En este módulo se lleva un estricto control de los préstamos de material, incluye las siguientes funciones: Catálogo de usuarios, el cual puede incluso, importarse desde otro sistema; préstamo a domicilio o en sala, bloqueos de libros y de usuarios conflictivos, reportes de usuarios morosos, reportes de préstamos, constancias de no adeudo, entre otras.

6. PRÉSTAMOS

SIABUC 9 ESTADÍSTICAS

Presenta diversos reportes sobre las tareas realizadas en los diferentes módulos de SIABUC. Algunas de las estadísticas incluyen:

Préstamos, consultas, productividad, compras, donaciones, entre otras.

PUBLICACIONES EN WEB

Permite poner los catálogos de SIABUC disponibles a través de una página WEB (sólo para servidores basados en Windows).

CONCLUSIONES

La Gestión Documental no es sólo un proceso de organización, digitalización y automatización del sistema de archivo, sino que a partir de su implementación se empieza a generar valor en cada uno de los procesos internos de la organización desde distintos frentes:

Facilita localizar todo tipo de documentos, desde su estación de trabajo o cualquier lugar del mundo, cualquier usuario autorizado puede localizar documentos fijando criterios de búsqueda.

Desde el frente de una biblioteca, sea esta pública, privada, especializada, chica o grande.

CONCLUSIONESLa cantidad de documentos que se generan a diario en las

empresas es cada vez mayor. Es por tanto necesario que todas las empresas dispongan de un sistema de gestión documental, en realidad todas gestionan la documentación de una u otra forma, pero lo lógico es realizarlo de un modo que nos ahorre tiempo en el almacenamiento de la información y en su posterior consulta.

Los beneficios son muy significativos, tanto para los funcionarios puesto que les que permite prestar un servicio ágil y eficaz, como para los usuarios que ven satisfechas todas sus necesidades con calidad.

WEBGRAFÍA SIABUC. Disponible en Google:

http://siabuc.ucol.mx/site/include/que_es.html Google. Imágenes. Disponible en

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