DIGITALIZACIÓN

EMMA LUCIA CARMONA COD. 31’927.767ROBERTO CERVANTES COD. 72’180.162 ISELA CRESPO GALVAN COD. 32’891.096

LILIANA SÁNCHEZ MARÍN COD. 30’308.586DORIS SERRANO PALOMINO COD. 34’988.323

NAYIBE RODRÍGUEZ COD. 52’222.466

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION, DOCUMENTACION

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA2008

DIGITALIZACIÓN

EMMA LUCIA CARMONA COD. 31’927.767ROBERTO CERVANTES COD. 72’180.162 ISELA CRESPO GALVAN COD. 32’891.096

LILIANA SÁNCHEZ MARÍN COD. 30’308.586DORIS SERRANO PALOMINO COD.NAYIBE RODRÍGUEZ COD. 52’222.466

Trabajo presentado como requisito parcial En la Asignatura GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES

PRESENTADO A: JORGE MARIO ZULUAGA C.

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION, DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

2008

INTRODUCCIÓN

Las nuevas tecnologías de la información y la comunicación traen como consecuencia el desarrollo de nuevos servicios informáticos y aparatos electrónicos que mejoran la calidad de vida de las personas.La información es tratada como un valor agregado dentro de la organización donde quien la tiene, posee el poder. Al digitalizar un documento o una imagen obtenemos ventajas en cuanto a que se edita fácilmente, y se pueden hacer cambios sin alterar el original. La digitalización mejora los procesos internos de la empresa y agiliza la entrega de la información, podemos tener la misma en varios computadores al mismo tiempo si estamos conectados en red. Lo cual no obtenemos el mismo resultado si tenemos el original en papel.

La digitalización es el proceso de captura de la imagen para transformarla luego en un formato que pueda ser leído por la maquina lo cual se puede aprovechar para el beneficio de la organización.Este trabajo permite aclarar inquietudes, conceptos acerca de las actividades en cuanto a la digitalización se refiere y reafirma también los conocimientos que poseemos sobre el tema, contribuyo para el aprendizaje del desarrollo de los procesos de archivo de manera automatizada, así como una orientación sobre las exigencias que se derivan del trabajo en los entornos automatizados y plena identificación de los equipos de captura de información, clasificación y uso de la digitalización, esto nos lleva a utilizar de una forma profesional estas herramientas que serán básicas para el desarrollo de la gestión de documentos electrónicos.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

El propósito de esta presentación es el de facilitar el estudio de los conceptos de digitalización, sus aplicaciones, usos, aspectos técnicos, equipos para la captura de información

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Dar pautas generales para la elaboración de sistemas automatizados para la gestión de documentos.

Incentivar el implante de la tecnología y conocimientos adquiridos en nuestra carrera para ser aplicados en nuestros archivos y bibliotecas.

Concientizarnos de la importancia del documento y el uso de las nuevas tecnologías.

DIGITALIZACIÓN

La digitalización es el proceso mediante el cual se transforma un documento impreso en formato electrónico, de manera tal que pueda ser consultado por medio de un computador, permite que un mayor número de personas consulte los documentos en menor tiempo, un bajo costo de almacenamiento y distribución, además de minimizar los costos de impresión, y fotocopiado de todo este material.

PRINCIPALES ACTIVIDADES DE ARCHIVO SUSCEPTIBLES DE DIGITALIZACIÓN

Los procesos que presentan algunas de las siguientes características:

La misma operación debe hacerse una y otra vez. Los mismos datos tienen que utilizarse de diferentes modos. La cantidad de datos es muy grande. Es necesario cambiar los datos o recuperaciones de manera selectiva.

En razón a lo anterior las labores de archivos para las cuales resulta efectivo un sistema de digitalización:

Gestión de documentos Transferencias Control de depósitos Catalogación Indización Generación de Obras de referencia Gestión de usuarios Establecimientos de nuevos mecanismos de recuperación Publicación y difusión

PROCESO PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN

• Debemos conocer exactamente los fondos a digitalizar: volumen, contenido, estado físico, organización y obras de referencia, demanda de usuarios, disponibilidad de recurso.

• El éxito del proyecto de digitalización dependerá de la selección y preparación del personal. Para ello se definirá responsabilidades y obligaciones.

• Ya en la fase de ejecución: se establecerá un sistema de base de datos. Pueden ser: texto libre, entrada de datos, almacenamiento de datos, lenguajes de recuperación.

• Costo Beneficio: es importante calcular los costos, formas de financiación, costos de funcionamiento y mantenimiento. El beneficio más evidente es menos personal y menos tiempo de trabajo. Se pasa de la eficiencia a la efectividad.

• Probables Problemas: Exceso de costo, exceso de tiempo, falta de personal idóneo.

• Mantenimiento: Tener un programa de prevención

APLICACIONES DE LA DIGITALIZACIÓN

• PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: se revisan, se clasifican según su tipo, para la fase de escaneo.

• ESCANEO: se utiliza diversos tipos de scanner, llevando al documento a formato digital, para esto se sigue un estricto control de calidad.

• IMPORTACIÓN Y MEJORAMIENTO DE ARCHIVOS: cada documento digitalizado al o los formatos que según sus características le corresponde y se optimizan sus niveles de uso mediante el mejoramiento de imágenes.

• ALMACENAJE O INDEXACION EN ECM: Según sea el caso se almacenan los documentos en el soporte solicitado o se incorporan en el Sistema de Administración de Contenidos a implementar en la organización para así aumentar su versatilidad y aprovechamiento

USOS DE LA DIGITALIZACIÓN

Ofrece al usuario los documentos de forma eficaz y oportuna

Ofrece posibilidades de almacenamiento, recuperación y difusión de la información.

Permite registrar la información en soportes digitales como: diskettes, discos compactos, discos ópticos, reduciendo el espacio que ocuparían los soportes tradicionales.

Facilita agilidad, eficiencia y rapidez en la consulta y recuperación, permitiendo la visualización del documento.

Reducción de los costos de recuperación y almacenamiento.

Aumenta la productividad de los empleados al proporcionar un acceso rápido y sencillo a la información.

Capacidad de digitalizar formatos y lotes con un nombre asignado

Extracción de códigos de barras para una indexación automática.

Funciones para alinear, refinar, enfocar, mezclar e invertir imágenes.

Funciones para rotar al digitalizar y voltear horizontal y verticalmente.

Soporte para distintos formatos de archivo.

Los documentos archivados se pueden visualizar, imprimir y enviar por fax.

Rápida localización y consulta de documentos.

Reducción de riesgos y costes de transporte y almacenamiento de la información.

Posibilita la realización de cualquier número de copias autorizadas.

Creación de nuevos canales de comunicación para empresas con dispersión geográfica.

La utilización simultánea por más de un usuario.

Control y seguimiento de la distribución de documentos.

Control estadístico de conexiones que facilita la gestión y toma de decisiones.

ASPECTOS TÉCNICOS

Los sistemas digitales permiten la captura de documentación, imágenes, fotos, negativos, diapositivas; para luego ser llevadas a un computador donde se almacenan como un archivo. Este tipo de archivo va a ocupar más o menos espacio de memoria dependiendo de varios factores, como son: la resolución con la que se realice el proceso de escaneo, el tipo de fotografía a escanear (si es a color o a blanco y negro), el grado de ampliación, etc.

Para llevar a cabo esta actividad debemos tener los recursos esenciales una computadora que sus características dependan del volumen de producción estimado, por ejemplo 5000 páginas mensuales, se puede utilizar un computador como el siguiente: 1. Pentium IV2. Procesador de 1 GHz o superior3. Memoria RAM de 128 Mb o superior4. Disco duro de 20 Gb o superior5. Quemador de CD para los respaldos Cuanto sea mayor el volumen de producción, mayor debe ser la capacidad del computador sobre todo en términos de velocidad y almacenamiento.

EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACION

Existen diferentes formas de digitalizar información, generalmente depende del tipo de información. Por ejemplo, una fotografía en papel suele digitalizarse empleando un escáner.

En cambio, el sonido suele digitalizarse empleando un micrófono, que lo transmite a la placa de sonido, donde se digitaliza.

Estos son ejemplos de equipos para la captura de información:

Escáner Cámaras Digitales Computador Cd – Dvd ORC

ESCÁNERES PLANOS (DE MESA)

Son versátiles

Fácil de manejar

Es ideal para escanear páginas de un libro sin tener que desprenderlas.

Luce como fotocopiadoras pequeñas ideales para un escritorio, y se utilizan para los objetos planos.

ESCÁNERES CON ALIMENTADOR DE HOJAS

Utilizan la misma tecnología básica que los escáneres planos, pero maximizan el rendimiento, por lo general a expensas de la calidad.

Son diseñados para los entornos de negocios de grandes volúmenes.

Escanean en blanco y negro o escala de grises con resoluciones relativamente bajas.

ESCÁNERES DE TAMBOR

Reproduce más fielmente el documento original, por la gran resolución que es (hasta 4.000 ppp en modo óptico.

La desventaja es que son lentos y no son indicados para documentos con papel quebradizo y son de alto costo.

ESCÁNERES PARA TRANSPARENCIAS

Poseen una resolución mejor que los anteriores .

Pueden digitalizar transparencias desarrollando un trabajo de muy buena calidad.

ESCÁNERES DE RODILLO

Su sistema es similar al de los aparatos de fax.

Los originales deben ser hojas sueltas, lo que limita mucho su uso al no poder escanear libros encuadernados sin realizar antes una fotocopia (o arrancar las páginas).

Ocupan poco espacio.

ESCÁNERES DE MANO

Están casi inutilizados por las limitaciones que presentan, en cuanto al tamaño del tamaño del original a escanear y a su baja velocidad.

Carecen de motor para arrastrar la hoja, el usuario es el que debe pasar el escáner sobre la superficie a escanear.

Ideal para copiar imágenes pequeñas como firmas, logotipos y fotografías.

Escanea rápidamente fotos de libros encuadernados, artículos periodísticos, facturas y pequeñas imágenes.

ESCÁNERES PARA MICROFILM

Son dispositivos especializados para digitalizar películas en rollo, microfichas y tarjetas de apertura.

En ocasiones es difícil obtener una buena calidad debido a que pueden tener un funcionamiento complejo.

CÁMARAS DIGITALES

COMPUTADOR

CD Y DVD

EL OCR

El OCR es un programa que lee esas imágenes digitales y busca conjuntos de puntos que se asemejen a letras, a caracteres. Dependiendo de la complejidad de dicho programa entenderá más o menos tipos de letra, llegando en algunos casos a interpretar la escritura manual, mantener el formato original.

CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE LA INFORMACIÓN DIGITAL

Según el International Council on Archives en su publicación Acces to Information, Preservation, Issues: ICA CITRA, de 1999, hace mención que son muy pocos los estudios en cuanto al tiempo de vida útil de la información digital; sin embargo, las empresas fabricantes establecen para los CD un tiempo de vida que oscila entre los 5 y 100 años, con promedio de 50 años.

Los deterioros más comunes a encontrar en los discos ópticos pueden ser relajamiento de los substratos que causan deformaciones, craqueladuras u orificios, cambios en la reflexión de las capas de tintes por luz, presión o cristalización. La humedad y la temperatura tienen un efecto importante en la estabilidad de estos materiales y los cambios bruscos causan deterioros en sus componentes.

Sin embargo, en la actualidad existen estándares internacionales que indican los parámetros a seguir para asegurar la mayor permanencia.

SISTEMAS DE PRESERVACIÓN

• UTILITARIOS: Se llama así a una especie de software que permite hacerle mantenimiento a un equipo de cómputo, con el objetivo de optimizar su funcionamiento, poder diagnosticar las posibles fallas, determinar su capacidad de almacenamiento, vacunar contra virus, sacar copias de seguridad, etc.

3. ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIÓN:

Al manipular un CD, se debe tener en cuenta no tocar, ni rayar la superficie que tiene la información. Se debe tomar por los bordes, sujetando el orificio central.

No colocar cintas o stickers sobre ninguna de las caras.

La limpieza se debe realizar con una tela de fibra suave y con movimientos circulares, habiendo retirado anteriormente el polvo mediante una corriente de aire comprimido. No se deben usar líquidos.

No se deben ubicar en sitios expuestos a la luz directa o en ambientes con elevadas temperaturas o con excesiva humedad ambiental.

Es importante contar con sistemas de almacenamiento individual que permitan transportar la unidad y así evitar correr el riesgo de rayones, huellas, golpes, etc. Estos sistemas de almacenamiento deben ser fabricados de un material que no libere vapores ácidos.

• CONDICIONES AMBIENTALES: Los espacios de depósito para sistemas de información digital, deben adecuarse a una temperatura que oscile entre 10 y 23°C, con una humedad ambiental entre 20 y 50%, evitando las fluctuaciones bruscas.

• PROTECCIÓN CONTRA VIRUS: Es importante disponer de un buen programa de vacunación que permita proteger la información y los programas que se tienen; así como de una actualización periódica de ésta.

• COPIAS DE SEGURIDAD: Son probablemente una de las primeras actividades que se deben implementar para evitar la pérdida de información. La elección del soporte deberá considerar aspectos como costo, confiabilidad, velocidad, disponibilidad, etc.

CONCLUSIONES

Para concluir este trabajo podemos decir que el documento ha evolucionado. La digitalización es el proceso de captura de la imagen para transformarla luego en un formato que pueda ser leído por la maquina lo cual se puede aprovechar para el beneficio de la organización. Con el paso de los años al igual que el hombre no somos seres estáticos y a servido de aporte a la formación y conocimiento del hombre, las nuevas tecnologías traen como consecuencia el evolucionar a un nuevo sistema de intercambiar información de forma electrónica.

Las redes se han creado por la necesidad de comunicarnos y de intercambiar información, estas para el caso de las documentos electrónicos ha sido un avance importante ya que gracias a ellas se puede acceder a una comunicación simultanea e intercambiar mensaje de datos, los cuales son importantes en la sociedad, jugando un papel importante en la evolución del hombre en donde se encuentran plasmados todos los acontecimientos del mundo.

Como futuros profesionales, debemos aprender cómo se lleva el proceso de digitalización, los usos y equipos dentro de la empresa, aplicarlos reduciendo el tiempo, costo tomando decisiones rápidas y oportunas aprovechando la tecnología de digitalizar los documentos.

BIBLIOGRAFÍA

Pérez González, María Salomé. La digitalización de textos, base de la biblioteca digital; su impacto como apoyo a la docencia en la UCI. Cuba: Editorial Universitaria, 2007. p 5.http://site.ebrary.com/lib/unortesp/Doc?id=10179674&ppg=7

Alvarez Sanchez, Álvaro Augusto. Indización del archivo fotográfico histórico de la Universidad del Norte 1971-1975. Santa Marta : Universidad del Magdalena, Universidad del Quindío, Instituto de Educación Abierta y a Distancia, 2003. Tesis para optar al título de Profesional en Ciencias de la Información y la documentación. 2003. 120 p.

RODRÍGUEZ BRAVO, Blanca. El documento, entre la tradición y la renovación. Ediciones Trea, S.L. Gijón, 2002.

SANTANDER SUÁREZ, Mario Javier. Guía de conservación preventiva de nuevas tecnologías. Archivo General de la Nación. Bogotá, D.C. 2004