TRABAJO FINAL

  

ANA MARIA BELTRAN VELANDIA       UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIAS DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICAEXPRESION ORAL Y ESCRITA BOGOTA

TRABAJO FINAL

  ANA MARIA BELTRAN VELANDIA

  

TUTORA MARIA ALEXANDRA LEON MARTINEZLICENCIADA EN EDUCACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

   UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIAS DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICAEXPRESION ORAL Y ESCRITA BOGOTA

CONTENIDO1. Objetivos2. Introducción3. ¿Cuántos ciclos hay?4. ¿Explicación de los diferentes procesos de

gestión documental en los ciclos vitales?5. Trasferencia Documental6. Video sobre la trasferencia7. ¿Y de los procesos importantes que se

destaca?8. Video sobre ciclo vital de los documentos9. Normatividad del proceso

OBJETIVOS Establecer que ciclos están constituidos

en gestión documental. Aprender más sobre cada ciclo y las

subfases de estos. Diferenciar etapas, fases y procesos en

el ciclo vital.

INTRODUCCIÓN En este trabajo quiero resaltar el ciclo

de vida de los documentos según su actividad activa, semiactiva e inactiva. Haciendo de este un claro ejemplo de la importancia que debemos tenerle a los archivos.

ARCHIVO DE TRÁMITE O ARCHIVO DE GESTIÓN Esta etapa es la fase activa de este ciclo

donde se encuentra toda la documentación en continuo manejo y consulta administrativa por las dependencias productoras (Ley 594 de 2000). Esta a su vez tiene unos procesos importantes:

Producción Recepción Distribución Tramite Consulta

ARCHIVO CENTRAL Esta etapa es la fase semiactiva de este ciclo

donde se agrupan toda la documentación trasferida por las distintas dependencias productoras, por lo tanto no es frecuente su consulta, pero sigue teniendo vigencia. Esta a su vez tiene unos procesos importantes:

Organización Consulta Conservación Disposición Final

ARCHIVO HISTORICO Esta etapa es la fase Inactiva donde del

archivo central se transfiere para permanecer en conservación permanente, solo para investigación y cultura . Esta a su vez tiene unos procesos importantes:

Organización Consulta Conservación Disposición Final

TRASFERENCIA DOCUMENTAL La transferencia es el procedimiento mediante el

cual los documentos se remiten o trasladan de un archivo a otro. Procedimiento habitual y normalizado de ingreso de fondos en los archivos del Sistema Archivístico, el cual se realiza mediante el traslado de series documentales o fracciones de éstas una vez que han cumplido el plazo de permanencia fijado en el estudio de valoración . Es necesario complementar una “ Hoja de remisión de fondos ” o “ Relación de entrega ” que es el instrumento jurídico en el que se relaciona la documentación transferida y se traspasa la responsabilidad sobre su custodia, así mismo sirve de control y garantía de la transferencia.

TRASFERENCIA DOCUMENTAL http://www.youtube.com/watch?

v=ME14HPptqew

¿Y DE LOS PROCESOS IMPORTANTES QUE SE DESTACA? Organización: Es un conjunto de acciones

orientadas a clasificar y orientar los documentos, identificando las tipologías archivísticas.

Consulta: Es cuando los usuarios accedan a la información de la documentación que se encuentra en custodia.

Disposición final: Es la revisión de la tabla de retención documental aplicando si es para conservación o eliminación.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS http://www.youtube.com/watch?

v=erjq5omWgbA

NORMATIVIDAD DEL PROCESO Decreto 2150 de 1995: Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de

formatos únicos. Acuerdo AGN 060 de 2001: Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas

para la administración de comunicaciones oficiales. Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar

micropuntas o esferos de tinta húmeda. NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e

imprimir” . NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida

para escribir”. NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes

digitales. NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.

NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”

CONCLUSIONES Se podrá decir entonces que el ciclo

vital de los documentos, es el sistema de gestión documental-

Aprendiendo que los procesos y el ciclo vital de los documentos con sus fases y etapas es de gran importancia para el desarrollo de nuestras actividades como profesionales.

WEBGRAFIA Y BIBLIOGRAFIA http://www.archivogeneral.gov.co/ http://evidearchivo.webmium.com/

definicion-de-transferencia-documental http://ordenandoarchivos.blogspot.com/

2009/11/ciclo-vital-de-los-documentos.html http://www.procuraduria.gov.co/portal/

media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//282_INS-GD-AS-008_Instructivo_aplicaci%C3%B3n_de_TRD_y_TVD_transferencias_y_eLI%20(MA).pdf