DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO

VITAL DE LOS DOCUMENTOS

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TEMA 3.FORMACION DE LOS ARCHIVOS

SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

ERIKA YOHANA PLAZA VELOZA

DIANA JIVETH CORTES VARELA

YULLIETH DE LA ROSA PADILLA

BOGOTA D.C.UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVÍSTICA.05 DE NOVIEMBRE DE 2013.

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TEMA 3.FORMACION DE LOS ARCHIVOS

SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

ERIKA YOHANA PLAZA VELOZA

DIANA JIVETH CORTES VARELA

YULLIETH DE LA ROSA PADILLA

DOCENTELUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

GESTIÓN DOCUMENTAL I GRUPO 2

BOGOTA D.C.UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVÍSTICA.05 DE NOVIEMBRE DE 2013

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CONTENIDO CONTENIDO 4

INTRODUCCIÓN 5 

OBJETIVOS 6 

TALLER 7-8  SOLUCIÓN DEL TALLER 9-58   

CONCLUSIONES 59

BILIOGRAFÍA 60    

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En la actualidad conocer el debido manejo que se debe dar a los documentos es un factor importante en las empresas, ya que de esto depende que se conserve la historia y memoria de cada institución.

Como próximos profesionales de CIDBA tenemos la obligación de saber el porqué la documentación tiene sus diferentes soportes, como se debe archivar gracias a las TRD y TVD las cuales nos ayudan a dar un orden lógico y nos permiten poder tener acceso a toda la información producida y entrante de nuestra entidad ya sea privada o del estado, esta última tiene que ser más estricta ya que es vigilada por el Archivo General de la Nación quien regula que esta labor sea de la manera más adecuada en cada paso.

En este trabajo se muestra el manejo que se da a los documentos en el sector público y privado y el control que se tiene en cada uno de los espacios asignados para tener los documentos ya sea en el archivo de gestión, archivo centra y archivo histórico, se debe realizar un proceso vigilado y riguroso para preservar la información.

También conoceremos las leyes que regulan y estipulan el porqué los documentos deben recibir un trato especial y orienta a las personas que los manejan para que lo adopten en las empresas como Plan Estratégico Institucional.

INTRODUCCIÓN

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

 Conocer los conceptos y las leyes por las cuales

se regula la Gestión Documental.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Comprender y observar el tratamiento que se aplica a la documentación en las entidades del sector público y privado.

• Enriquecer nuestros conocimientos como futuros profesionales de CIDBA y aplicar lo aprendido en el área.

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1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental.   Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO

3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios ( mínimo 4 documentos)

4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.

5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.

6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos.

7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.

8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

9) Explique lo siguiente:

TALLER

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TALLERa) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una  entidad visitada  y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación.

11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de  marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:

- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?

- ¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental  a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague, profundice y explique

- ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

- Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013

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TAREA No. 3ENTIDAD PÚBLICA

1. Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental.   Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

Nombre de la entidad: Secretaria Distrital de Integración Social.Dirección: Carrera 7 N. 32 – 16.Nombre de Funcionarios: Angélica Pardo y Erika Plaza.Teléfono: 3279797 ext. 1831.

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COMENTARIO.

La documentación en la entidad se encuentra organizada de acuerdo a su estructura orgánica funcional y a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental.Aunque algunas dependencias no cuentan con tablas de retención documental, las que si las tienen cuentan con su debida codificación y tienen establecidos sus tiempos de retención en cada una de las etapas del ciclo vital del documento, así como el cronograma de fechas para realizar transferencias documentales.Las dependencias que no cuentan con Tablas de Retención, se encuentran en procesos de realización de estándares documentales, para desarrollar la propuesta de tabla de retención y presentarla al comité de archivo.

De acuerdo con lo anterior, por ejemplo en la oficina de presupuesto existen las siguientes series documentales: •Certificados de disponibilidad presupuestal (CDP)•Certificados de registro presupuestal (CRP)•Modificaciones presupuestales•Cierres presupuestales•Armonizaciones presupuestales.•Instrumentos de control.•Informes. La documentación se organiza en carpetas de yute y su agrupación se realiza con ganchos plásticos, cada carpeta no debe superar los 200 folios, la documentación es almacenada en cajas X -200, y se ubica en estanterías, metálicas de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, respetando el principio de procedencia y de orden original.

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Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental.  

1 ¿Cuál es el fin de la gestión documental para su entidad?

En la Secretaría de Integración Social, como en todas las entidades distritales se pretende normalizar el uso y producción documental a través de normas técnicas que permitan administrar el flujo de los documentos desde la etapa de gestión hasta su destino final, por tal razón se adelantan procesos de actualización e implementación de instrumentos como las tablas de retención documental, que facilitan las labores administrativas porque indican que documentos deben ser archivados, por cuanto tiempo, cada cuanto se debe realizar transferencia al archivo central y por ultimo establecen la disposición final de los documentos, ya sea su selección, conservación total o parcial o su eliminación.La gestión documental en definitiva es importante porque permite administrar el flujo de los documentos, la recuperación de información, determinar el tiempo en que los documentos deben conservarse, eliminar los que ya no son de utilidad y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, siguiendo los principios de racionalización y economía, lo que facilita el control de la producción documental y permite prestar un servicio eficaz y eficiente.

2 ¿Por qué cree que es importante darle un manejo adecuado a los documentos que llega a la entidad?

Los documentos son el soporte de la información que llega o sale de la entidad y es de vital importancia otorgarles el tratamiento que requieren, ya que la información es el patrimonio más importante de cualquier organización, además sino se trata

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adecuadamente la documentación, se producen traumatismos en la actividad administrativa, no se responde ni adecuada ni oportunamente las comunicaciones recibidas y por consiguiente los usuarios estarán insatisfechos lo que podría traer consecuencias legales y económicas a la entidad, además de facilitar la corrupción, el detrimento patrimonial, y la toma incorrecta de decisiones.

3. ¿Cómo se realizan las transferencias al archivo central?

Las transferencias al archivo central se realizan acorde al tiempo de permanencia estipulado en las Tablas de Retención documental, que de acuerdo al ciclo vital del documento, indican que deben pasar del archivo de gestión, al archivo central, donde su frecuencia de consulta será más baja.Inicialmente se debe hacer un proceso de alistamiento de la documentación, el cual incluye su limpieza, es decir los documentos deben estar libres de polvo, por lo que se pueden usar instrumentos como brochas de cerdas suaves, se debe retirar el material metálico (ganchos de cosedora, clips, ganchos legajadores metálicos), con el propósito de conservar los documentos evitando su deterioro por oxidación. Posteriormente se debe realizar su foliación con el fin de facilitar la ordenación, consulta y control de los documentos, este procedimiento se realiza en la parte superior derecha de la hoja con lápiz de mina negra.A continuación se procede al embalaje de la documentación que debe realizarse en las carpetas institucionales, con ganchos legajadores plásticos, los folios no deben superar los doscientos y en cada caja las carpetas deben poder moverse con facilidad, para evitar su deterioro por el poco espacio disponible, las cajas y carpetas que se van a transferir deben enumerarse consecutivamente, esta numeración irá indicada en el rotulo respectivo tanto en la carpeta como en la caja.

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Se debe realizar el levantamiento del formato único de inventario documental, en el cual se indicara la entidad productora, unidad administrativa, oficina productora, el objeto, el número de orden, el código asignado a la serie, el nombre de la serie, la subserie o asuntos, las fechas extremas, la unidad de conservación ( caja, carpeta, tomo, otro), número de folios, soporte, frecuencia de consulta y si es necesario se puede indicar algo importante sobre los documentos a transferir en el área de notas.

Finalmente se consignan los nombres de las personas que elaboraron, entregaron y recibieron la transferencia.

Cuando los documentos ya han sido inventariados y rotulados debidamente, se solicita la visita de un funcionario del archivo central, el cual verificará el estado de la documentación a transferir, se le hará entrega de un borrador del formato único de inventario documental, con el fin de que se hagan las observaciones a que haya lugar, después de la confrontación del formato de inventario único con el contenido de las cajas.Después de realizadas las correcciones pertinentes se hace la entrega al archivo central y se deja constancia en un acta de la entrega de dicha documentación, la cual será firmada por el jefe de archivo de la dependencia y el funcionario delegado por el archivo central.

4 ¿Cuentan con Tablas de Retención Documental?

En la actualidad la entidad se encuentra en un proceso de actualización de Tablas de Retención documental y de implementación, pues algunas dependencias como la Dirección Territorial no cuentan con este instrumento.

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5 ¿Cómo se realiza la recepción de documentos en el archivo de gestión?La recepción de documentos se realiza de la siguiente manera:

Los funcionarios que necesiten entregar documentación al archivo de gestión deben enviar un correo electrónico, indicando que documentación van a entregar y a qué grupo pertenecen.Posteriormente se le enviará por la misma vía, el formato de inventario, y los pasos a seguir para realizar la entrega de documentación.

Los funcionarios deben alistar la documentación, es decir organizar la documentación dentro de las carpetas institucionales, legajada a tamaño oficio, foliada y rotulada, los documentos deben organizarse del más antiguo al más reciente, las carpetas no deben superar los doscientos folios, se debe realizar el levantamiento del inventario documental y poner las carpetas en las cajas x200, dispuestas para este propósito.

El funcionario del archivo verificará que la información consignada en el inventario, coincida con la documentación guardada en las cajas, si hay lugar a correcciones se realizarán, el funcionario del archivo de gestión guardará el original del inventario y el usuario guardará una copia.

6 ¿Qué documentos se consideran de apoyo?

Los documentos de apoyo son útiles para la realización de procesos y funciones de la entidad.

Se consideran documentos de apoyo aquellos que son útiles para la realización de las actividades administrativas inmediatas, pero que después de haber cumplido su misión no tienen ningún otro propósito, por tal razón no se encuentran en las Tablas de

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Retención Documental y son los funcionarios dueños de cada proceso los que definen su tiempo de permanencia en sus archivos de trabajo. Estos documentos informan de un asunto concreto, pueden ayudar en la toma de decisiones, su valor es informativo y de corto plazo, dentro de estos documentos podemos encontrar: boletines oficiales, libros, revistas, publicaciones, informes elaborados por otras instituciones, etc.

7. ¿Cómo se realiza el proceso de intervención al fondo cerrado que se encuentra en la dependencia?

El primer paso para intervenir el fondo documental es conocer la entidad productora y su contexto administrativo, en esta caso la secretaría de integración social, más exactamente la Dirección Territorial, la cual posee un fondo documental de aproximadamente 350 metros lineales, que se encuentran en las siguientes condiciones físicas: en el piso, arrumados contra las paredes del corredor principal, en primera instancia se realiza la organización física de la documentación y se selecciona el material que debe ser intervenido por su valor primario o secundario, en el proceso de intervención encontramos firmas y huellas de comedores comunitarios, originales y copias, fichas SIRBE, informes, actas, bonos para retiro de alimentos, relaciones de entrega de canasta alimentaria, aportes voluntarios, entre otros. También se encontró duplicidad y documentos con presentaciones en Power Point, volantes, afiches, libros, que en realidad no tienen ningún valor y que fueron eliminados, de acuerdo a los protocolos. A la documentación que esta siendo objeto de intervención, se le realizo el procedimiento de limpieza y actualmente se encuentra en proceso de embalaje y levantamiento del inventario para su transferencia al archivo central.

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8 ¿Se realizan procesos de selección y eliminación?

Si se realizan procesos de selección y eliminación, puesto que existe documentación, que no debe permanecer en el archivo, por ser de apoyo, por ser duplicidad o por tratarse de material como volantes, instructivos, anexos técnicos, afiches, libros, revistas, que no ameritan su conservación, algunos como los libros y revistas, se remiten al centro de documentación, los demás son eliminados.

9 ¿Se capacita a los usuarios sobre los procedimientos de archivo y el tratamiento a la documentación?

Si la Secretaría de Integración Social a través de la Dirección de Gestión Corporativa y la Subdirección Administrativa y Financiera, en el mes de abril adelantaron una capacitación sobre organización de archivos de gestión en el marco del Subsistema Interno de Gestión documental, correspondencia y archivo – SIGA.

Los Temas tratados fueron los siguientes:

•GESTIÓN DE DOCUMENTOS•Objetivos de la gestión de documentos.•Archivos de gestión y central.•TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS – TRD•Estructura de la TRD•Objetivos específicos de la TRD•Organización e identificación•Series, Subseries.•Otros soportes documentales.•Cuadro de Clasificación Documental•TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES•Expurgo documental•Selección documental

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• Revisión y foliación• Unidades de almacenamiento.• Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).

A demás de estas capacitaciones, periódicamente el coordinador de gestión documental envía a través del correo electrónico tips sobre el manejo de las comunicaciones oficiales, la forma correcta de organizar y presentar las carpetas, instructivos sobre cómo diligenciar el formato único de inventario, los rótulos de caja y de carpetas, entre otros. También en la dirección Territorial los funcionarios del grupo de gestión documental capacitan a los usuarios sobre cómo deben entregar sus archivos, al archivo de gestión y que documentos son considerados de apoyo, razón por la cual no deben ser entregados a esta dependencia.

10 ¿Realizan procedimientos para reciclar el papel?

Si la Secretaria de Integración Social a través del Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA, realiza la formulación de estándares de gestión ambiental con el propósito de controlar el uso de papel de forma indiscriminada, garantizar su reutilización, cuando sea posible y destinar contenedores adecuados para su reciclaje, es por esto que existe, un contenedor llamado “Tito” que tiene tres compartimientos el primero es para el papel reciclado tamaño carta, el segundo para papel tamaño oficio y el ultimo de color azul oscuro para los CD´s que ya no sirven, antes de depositar el papel en este lugar los funcionarios deben haber retirado los elementos metálicos del mismo y debe tener una cara en blanco, para poder reutilizarlo en una nueva impresión, no se recomienda depositar papel en mal estado porque afectaría el funcionamiento de la impresora.

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Cuando el papel ya no puede reutilizarse, se usa una caneca de color azul, aquí se deposita el papel, cartón, revistas, periódicos, cajas, que saldrán de la entidad para ser reciclados. Existen también otras dos canecas, una de color amarillo donde se deposita el plástico y los materiales metálicos (latas, botellas de agua, jugo, gaseosa, entre otros y los empaques tetrapak) y una de color verde, donde se depositan los residuos orgánicos como, cascaras de fruta, sobras de comida, residuos de plantas, entre otros.

También dentro del protocolo de eliminación para los documentos existen unos lineamientos, entre los cuales se establece que la eliminación de documentos debe ser el resultado de la valoración apoyada en el ciclo vital de los mismos y el funcionamiento de la entidad. La eliminación de documentos se efectuará por medio de picado con el fin de preservar el medio ambiente y se depositaran en bolsas azules usadas para este propósito.

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1. Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental.   Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

• Indique el nombre de la entidad: Inirco SAS• Dirección: Calle 103 # 19 – 60 Chico.• Nombre del Funcionario: Andrea Castillo. • Teléfono: 2572160 ext. 113

ENTIDAD PRIVADA

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 COMENTARIO

En Inirco SAS la documentación se encuentra organizada de forma numérica dentro de cada dependencia ya que el Gerente General es quien ha elaborado diferentes códigos numéricos para cada área de esta forma se encuentran organizados en un sistema especial llamado Espía en donde se manejan sus documentos. El resto de documentos se guardan en la bodega en cajas cada vez que se termina un proyecto en cada dependencia. Comenzando este año se contrató una empresa de Gestión Documental para que les ayudaran a la organización del archivo y toda la documentación producida que se encuentran en una bodega, esta empresa elaboro las TRD para facilitar el manejo de los documentos producidos y en este momento se está organizando la documentación que se encuentra en la entidad para depositarla en las carpetas de yute con sus respectivos ganchos plásticos, todo esto con el fin de digitalizar y subir al sistema toda la documentación del año 2.013 y de esta forma poder intervenir la que se encuentra en la bodega de la empresa, poniendo en práctica las TRD.

Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental.  

1 ¿Cuál es el fin de la gestión documental para su entidad?

El fin de poner en práctica la gestión documental en principio se hizo para poder consultar y encontrar la documentación que llegaba a la entidad ya que en algunas ocasiones tuvieron perdida de varios documentos importantes y que no fueron encontrados por la falta de cuidado al entregarlos a sus destinatarios o a aquellas personas que debían procesarlos.

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Al tener ya las tablas de retención podemos saber que documentos deben estar vigentes y el tiempo total que debemos guardarlos para no acumular cosas que no sirven en la entidad. De igual forma al centralizar todo nuestro archivo tenemos la posibilidad de tener todo más organizado ya que el acceso a la información se va a dar de una forma ordenada y como lo estipula el AGN, también porque dicha información ya organizada se va a digitalizar para que tengamos acceso a los documentos de forma digital sin necesidad de tener los documentos físicos para realizar las consultas. 2 ¿Porque cree que es importante darle un manejo adecuado a los documentos que llegan a la entidad?

Es importante porque de esta manera se conserva la historia de la empresa y queda un registro de lo que ha pasado, de igual forma se puede saber que está pasando con la documentación que entra y sale de la entidad dando el trámite pertinente a cada uno de ellos, así mismo hay control de todas las áreas tanto de los encargados de realizar los procedimientos externos en las notarías y permisos para la inmobiliaria. Así podremos garantizar que cada uno de los procesos que se deben realizar estarán a tiempo sin retrasar los procesos y cumpliendo a satisfacción con os clientes de nuestras administraciones.

3 ¿Cómo se realizan las transferencias al archivo central?

Apenas se esta implementando la organización del archivo en la entidad y la documentación que no es usa en cada una de la áreas porque pertenece a proyectos ya terminados, se esta enviando en cajas marcadas y con su respectiva base de datos a una bodega.

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A partir de la fecha y después de tener las TRD para nuestra entidad se cuenta con unas pautas específicas para que la persona encargada del archivo sea quien organice en el archivo central de la empresa, este espacio fue asignado en un predio ubicado a dos cuadras de la empresa, ya que dentro de las instalaciones no se cuenta con el espacio suficiente para hacerlo. La persona contratada para dicha labor estudia Gestión Documental y es quien nos está ayudando con la implementación del archivo para la empresa por ser un tema nuevo para todos los funcionarios, o mejor dicho por ser un tema que hasta ahora se está teniendo en cuenta.

4 ¿Cuentan con Tablas de Retención Documental?

Si contamos con Tablas de Retención Documental las cuales fueron hechas por una empresa de Gestión Documental hace 2 meses y se están implementando actualmente ya que en la entidad ningún funcionario conocía la importancia del manejo de los documentos y los procesos que se deben realizar para tener un archivo organizado.

5 ¿Cómo se realiza la recepción de documentos en el archivo de gestión?

La recepción de los documentos se hace de la siguiente forma:Cuando los funcionarios de cada área necesitan entregar documentación al archivo de gestión deben bajar el formato de inventario documental el cual se encuentra disponible en los procesos de toda la empresa y los cuales ya son conocidos por los funcionarios, de igual forma gracias a las previas capacitaciones es bien conocido por ellos el proceso que deben realizar en cada expediente, se debe alistar la documentación organizándola de forma cronológica dentro de la carpeta de yute tamaño oficio, sin exceder los 250 folios y con su respectivo rotulo, y cuando se hace el inventario se incluyen dentro de las cajas X200, en el sistema

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utilizado por la empresa se encuentran los consecutivos de las cajas que ya están asignados a cada área de igual forma los funcionarios sabrán cuales pueden usar para su entrega.

Cuando ya está todo listo se envía un correo al encargado del archivo par que asigne fecha y hora de entrega, este a su vez cuando ha programado la recepción debe verificar la información que le entregaron en el inventario, se hace solo una copia del inventario se firma cuando se entrega y se digitaliza, el encargado del archivo gurda la copia original y el funcionario guarda una copia digital de la entrega.

6 ¿Qué documentos se consideran de apoyo o facultativas?

•Todos aquellos documentos que no se encuentran en la TRD y •Revistas, periódicos y folletos de otras entidades.•Documentos informativos por ejemplo los que informan cómo van los procesos antes del cierre contable.•Listados de cuentas por cobrar en los diferentes predios. Entre otros

7 ¿Cómo se realiza el proceso de intervención al fondo cerrado que se encuentra en la dependencia?

Hasta este momento tenemos una bodega con 180 metros lineales aproximadamente de documentación de todas las áreas la cual no se ha intervenido porque pertenecen a proyectos cerrados, solo hay unos formatos que identifican el número y el contenido que tiene cada caja, en la última reunión se estipulo que a partir de abril de 2.014 se debe intervenir para que se puedan eliminar los documentos que no tienen valor y realizar el proceso a los que se van a enviar al archivo central.

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8 ¿Se realizan procesos de selección y eliminación?

Si se realizan a partir de la implementación de las TRD se hace el alistamiento y se seleccionan todos aquellos documentos de apoyo, instructivos, folletos, copias idénticas (duplicidad), baberos, y los adjuntos que envían las notarías después de entregar licencias ya que son copias idénticas de las escrituras originales, entre otros.

9 ¿Se capacita a los usuarios sobre los procedimientos de archivo y el tratamiento a la documentación?

Desde que se empezó el proceso se han hecho varias capacitaciones para que los funcionarios tomen conciencia de la importancia que tiene el manejo de la documentación y la forma como se deben conservar cada uno de los documentos que nos permiten preservar la historia de la entidad, el proceso ha sido un poco difícil, ya que el cambio al principio es un poco traumático, pero al notar los cambios en los procesos se dan cuenta de las ventajas obtenidas en la optimización de los procesos.

10 ¿Realizan procedimientos para reciclar el papel?

Antes se hacía pero no con tanta prioridad, a partir de la implementación de la gestión documental se ha concientizado a los funcionarios para que usen el papel por las dos caras, paraimpresión y para fotocopias.

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La idea es minimizar el uso delpapel blanco que sea únicamente para documentos salientes, tampoco se hacen copias dobles de entregas internas se hace un documento original y se digitaliza para que el funcionario del área que entregue guarde una copia digital.

2. Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por:

ARCHIVO TOTAL: Se refiere al proceso integral de los documentos durante su ciclo vital.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Se refiere a las diferentes etapas que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, pasando por su conservación temporal, hasta su eliminación o traslado al archivo histórico.

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PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Esta referido al productor del fondo, cada documento debe guardar relación con el órgano que lo produjo, respetando su estructura jerárquica y el orden secuencial de producción. Este principio se base en que los documentos se constituyen en fondos y los documentos de un fondo no pueden mezclarse con otro.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Este principio se basa en que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Este principio es útil para realizar la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

FOLIO: Se refiere a cada una de las hojas que compone un expediente o su similar.

LEGAJO: Es un conjunto de documentos que han sido atados o empastados con el propósito de facilitar su manipulación.

FONDO: Es un conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones, que puede ser, abierto, acumulado o cerrado.

SUBFONDO: Es una subdivisión del fondo, que consiste en un conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina.

SERIE: Es un conjunto unidades documentales de contenido y estructura semejantes, originados por un mismo productor como consecuencia de sus funciones.

SUBSERIE: Es el conjunto de las unidades documentales que hacen parte de una serie y se organizan e identifican de manera

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separada del conjunto de la serie de acuerdo a los tipos documentales que cambian de acuerdo con el trámite de cada asunto.

Ejemplo:

Serie: ActasSubserie: Actas de nutrición.

TIPO DOCUMENTAL: Es la unidad documental simple que se produce o recibe en una unidad administrativay que conformará los expedientes.

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TABLAS DE RETENCIÓN: Son un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los que se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento.

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3 De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios ( mínimo 4 documentos)

Es importante recordar que la valoración de documentos es un proceso archivístico mediante el cual se determina su importancia y

funcionalidad.

Es importante recordar que la valoración de documentos es un proceso archivístico mediante el cual se determina su importancia y

funcionalidad.

Comunicaciones oficiales: Se conservan por su valor administrativo, informativo y testimonial.

Informes: Se conservan por su valor administrativo, legal, fiscal, contable y técnico.

Actas: Se conservan por su valor administrativo, evidencial, testimonial e informativo.

Requerimientos: Se conservan por su valor administrativo, legal, técnico y evidencial.

Relación de entrega de Bonos: Se conservan por su valor administrativo, legal fiscal, contable, técnico, evidencial y testimonial.

Aportes voluntarios: Se conservan por su valor administrativo, legal fiscal, contable, técnico, evidencial y testimonial.

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Firmas y huellas de comedores comunitarios: Se conservan por su valor administrativo, legal fiscal, contable, técnico, evidencial y testimonial.

4)     Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.

SERIE: INFORMESSubserie: Informes de InterventoríaTipo documental: Informe

SERIE: ACTASSubserie: Actas componente técnico nutricionalTipo documental: Acta.

SERIE: CERTIFICACIONESSubserie: Certificación de confirmación de recibo y envío de documentos.Tipo documental: Certificación.

SERIE: CIRCULARESSubserie: Circulares NormativasTipo Documental: Circular.

5)     Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.

Los documentos que deben ser eliminados son aquellos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico, ni relevancia para la ciencia y la tecnología. (Art 25. Acuerdo 07 de 1994)Dentro de estos documentos encontramos los documentos de apoyo, que informan de un asunto concreto, su valor es

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informativo y de corto plazo, algunos de ellos son: boletines oficiales, publicaciones, informes elaborados por otras instituciones, instructivos, afiches, fotocopias, tarjetas de presentación luego de haberlas actualizado en el directorio, formatos en blanco que no son útiles, Hojas de vida de personal no aceptado, propuestas de servicios no utilizadas, manuales para llenar formularios, normas externas que no pertenecen a la entidad, entre otros.

Los documentos de apoyo pueden tener un origen administrativo interno o externo, tales como normas, circulares reglamentos, manuales. O un origen bibliográfico, ensayos, artículos técnicos y científicos.  A esta documentación no se le puede aplicar el concepto de valor primario y secundario, y su vigencia es definida por la utilidad de la información contenida.

6)     Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos.

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FOLIACIÓN DE FOTOGRAFÍASLas fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

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UNIDADES DOCUMENTALES QUE BIENEN FOLIADAS POR IMPRESORA

Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá re-foliarse toda la unidad de conservación.

COMO CORREGIR LA FOLIACIÓN

Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.

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ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA FOLIACIÓN

1.La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

2. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condición. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.

3. No se deben numerar los folios totalmenteen blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivosde gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.

4. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.

5. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

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 7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.

La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental, debidamente aprobada.La apertura e identificación de carpetas debe reflejar las series y sub-series correspondientes a cada unidad administrativa o dependencia.

Los documentos deben ser ordenados atendiendo a la secuencia propia de su producción, de tal forma que refleje el trámite desarrollado. Los documentos serán colocados en la unidad de conservación (carpeta en yute) individual, de manera que al abrir el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el ultimo el que refleje la fecha más reciente, Cada expediente podrá estar organizado en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios.La foliación debe ser consecutiva de 1 a n, independientemente del número de carpetas, por ejemplo: Carpeta 1, folios 1 -200, carpeta 2, folios 201-300, etc.

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Esta foliación se realiza a cada uno de los tipos documentales que conforman el expediente con el propósito de facilitar su ordenación, consulta y control.

Para el almacenamiento de los documentos físicos en el archivo de gestión, se debe utilizar carpetas sencillas tipo yute y cajas de archivo x -200. Los documentos deben ser agrupados mediante el uso de ganchos legajadores plásticos, cuyo sistema de apertura y cierre a presión se coloca de tal manera que permita agregar nuevos documentos a la carpeta, en el orden y volumen que indica la regla.

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8)      Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas. Rotulo de carpeta.

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ROTULO CAJA

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9)   Explique lo siguiente:

a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

• Recepción: Todos los documentos deben llegar a la ventanilla de recepción para el proceso de Gestión Documental.

• Distribución y trámite: Todo los documentos que se generen deben tener asunto y según su TRD se debe abrir carpeta de acuerdo a su trámite.

• Consulta: Se consulta en el sistema los documentos existentes para saber si hay algún expediente con respecto a lo que se necesita, se solicita su préstamo al encargado por medio de un correo, este a su vez lo digita en el formato de préstamos, si se van a incluir documentos en los expedientes se debe informar para que se le realice el proceso correspondiente.

• Conservación: Los documentos se conservaran en el archivo de gestión de acuerdo a lo estipulado en las Tablas de Retención y para su preservación se tendrá en cuenta lo siguiente:

o Se retiran copias, materiales metálicos como ganchos de cosedora, clips al igual que post-it.

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o No se debe tachar, ni subrayar ninguna de las caras para conservar el documento como original.

o Las carpetas contienen 200 folios máximo 250o No se deben usar A-Z. Se usan carpetas de yute, tapas

separadas y gancho plástico para no deteriorara los documentos.

o Se archiva diariamente como está estipulado para evitar perdida de información.

b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

ARCHIVO CENTRAL

• Organización: Toda la documentaciónde la entidad se organiza de acuerdo a las TRD y el encargado verifica que las series y sub-series estén correctas para ser ingresadas a los expedientes.

• Consulta: Siempre se hace por medio de correo para solicitar los expedientes y se registra en los formatos para formalizar la entrega, al igual que su devolución.

• Conservación: Para poder preservar la documentación se conserva de acuerdo a lo estipulado por el AGN, usar tapas de carpetas, ganchos plásticos, cajas especiales, quitar ganchos y retirar todo aquello que pueda dañar los documentos.

• Disposición final de documentos: La encontramos en las TRD. La información consignada en el formato de transferencia debe coincidir con la información recibida. 44

c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

Al Archivo Histórico se transfieren todos aquellos documentos que no deben conservarse en el archivo central y que deben conservarse permanentemente por su valor científico, cultural o de investigaciones.

Debemos señalar que los documentos inactivos que se encuentran en el archivo histórico son de valor secundario ya que pertenecen a la historia de la institución y de alguna u otra forma se deben conservar por la actividad que tuvieron durante un proceso realizado por la empresa.

10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una  entidad visitada  y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación.

• 1. Enviar por correo electrónico el formato de solicitud de préstamo de expedientes, debidamente diligenciado al Grupo de Gestión Documental, con copia al jefe del área de Gestión Documental.

• 2. Se Verifica en las bases de datos que el expediente solicitado se encuentre almacenado por el Grupo de Gestión Documental.

• 3. Extraer el expediente de la ubicación que arrojó la base de datos.

• 4. Diligenciar totalmente el registro de solicitud de expedientes con la información que reposa en el área.

• 5. Entregar el expediente solicitado al funcionario designado por la dependencia solicitante.

Documento 1: Formato de Préstamo de expediente.

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• 6. Ingresar en la base de datos la información

del expediente y archivar el Registro de

préstamo de expedientes.• 7. Conservar esta carpeta en el Archivo de

Gestión por un periodo de 1 año luego se

transfiere al Archivo de Central para conservarlo durante 2 años; Cumplido su tiempo de retención en archivo de central se elimina porque ya no tiene valor administrativo

Documento 2 : Trámite de Peticiones, Quejas y Reclamos

En el caso de las peticiones, quejas y reclamos, estas pueden ingresar por las siguientes vías, el usuario se acerca y personalmente radica su queja en la ventanilla, o la envía por escrito a la oficina de correspondencia o por fax.

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SE CLASIFICAN DE LA SIGUIENTE MANERA  QUEJA: Acción de dar a conocer a las autoridades conductas irregulares de servidores públicos o de particulares a quienes se ha atribuido o adjudicado la prestación de un servicio público.  RECLAMO: Noticia que dan los ciudadanos a las autoridades sobre la suspensión injustificada o la prestación deficiente de un servicio público.  SUGERENCIA: Es una propuesta que se presenta para incidir o mejorar un proceso cuyo objeto está relacionado con la prestación de un servicio o el cumplimiento de una función pública. 

SOLICITUD DE INFORMACIÓN: Facultad que tienen las personas de solicitar y obtener acceso a la información sobre las actualizaciones derivadas del cumplimiento de las funciones atribuidas a la entidad y sus distintas dependencias.

CONSULTA: Acción que tiene toda persona de acudir ante las autoridades públicas para que manifiesten su parecer sobre materias relacionadas con sus atribuciones.

SOLICITUD DE COPIA: Facultad que tienen las personas de formular consultas y obtener acceso a la información sobre las actuaciones en general, derivadas del cumplimiento de las funciones atribuidas a la entidad y sus distintas dependencias. 

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DERECHO DE PETICIÓN EN INTERÉS GENERAL: Acción que tiene toda persona de acudir ante las autoridades públicas para reclamar la resolución de fondo de una solución presentada que afecta los intereses colectivos y puede formularse verbalmente o por escrito, en ambos casos en forma respetuosa.

DERECHO DE PETICIÓN EN INTERÉS PARTICULAR: Acción que tiene toda persona de acudir ante las autoridades públicas para reclamar la resolución de fondo de una solución presentadaque afecta los intereses individualesy puede formularse verbalmente o por escrito, en ambos casos en forma respetuosa.

• Cuando la queja es recibida se registra en el sistema distrital de quejas y soluciones, desde aquí se direcciona a las dependencias competentes, cada dependencia tiene asignado a un funcionario responsable que se encargara de direccionar la queja, entregársela al servidor que deba responderla dentro del tiempo establecido y luego se cargará la respuesta en el sistema distrital de quejas y soluciones, digitalizando los documentos originales y consignando la siguiente información:

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• Nombre del destinatario, cédula, dirección, teléfono, fecha de respuesta, número de salida de la respuesta y dependencia que responde la petición.

• Los documentos serán guardados en la dependencia que genero la respuesta y estarán en el archivo de gestión dos años, luego permanecerán 5 años en el archivo central y su disposición final es la eliminación, porque la serie pierde sus valores para la administración. El tiempo de retención en el archivo de gestión se cuenta a partir del vencimiento de la sentencia. Se seleccionará una muestra del 10%.

Documento 4: Convocatoria para vacante - Hoja de vida

Se hace la convocatoria para las vacantes, luego se reciben las hojas de vida en el área de recursos humanos, allí se estudian para escoger a los opcionados. Se verifican referencias personales y laborales para confirmar sus datos y se llama a entrevista.

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En la entrevista están presentes el encargado de Recursos humanos y el jefe del área quien solicita la vacante, luego de esto se hace selección de los más opcionados y se llaman a una segunda entrevista para hacerles las pruebas psicológicas y psicotécnicas de la empresa, al tener los resultados se citan a una tercera entrevista con el Gerente General para que sea el quien determine quien ocupara el cargo.

Las hojas de vida no seleccionadas se eliminan. Después de escoger la persona quien ocupara el cargo es llamada por la persona encargada de Recursos Humanos quien informa al seleccionado la documentación que debe presentar para hacer efectiva la contratación. Después de llevar los documentos son entregados al área de Gestión Documental para que organicen la Historia Laboral como se estipula en la TRD para que sea digitalizada y se le asigna un lugar en el archivador. Este expediente se va alimentando por el tiempo que los funcionarios permanezcan en la entidad.

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11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de  marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:

Este expediente se cierra cuando se de paso a la liquidación, entonces pasa a ser una historia laboral inactiva y se entrega al archivo central para su conservación.

•¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?

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•¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental  a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague, profundice y explique

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Principios de la G.D

- Eficiencia

- Eficacia

- Economía

CAMBIOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Articulación: TICS + Archivo + Planeación + Productores

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- ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

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• Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013

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CONCLUSIONES •Realizar este trabajo nos permitió conocer más

de cerca el proceso de Gestión documental, de esta forma se aprende y se afianzan mas los conocimientos al estar presente realizando la labor.

•Se comprendió porque a las entidades públicas se les regula más el manejo del archivo y se hace tanto énfasis en este proceso.

•Conocimos de primera mano la diferencia que hay entre los archivos de Gestión, Central e Histórico y todo lo que los rodea.

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BIBLIOGRAFÍA •http://archivogeneral.gov.co/recursos_user//DECRETO%202609%20DEL%2014%

20DE%20DICIEMBRE%20DE%202012-1.pdf

•http://www.ala-archivos.org/wp-content/uploads/2011/10/Legislacion-Colombia.pdf

•http://www.archivonorma.com/news/showByTitle/title/la-valoraci-n-de-los-documentos/src/login

•http://www.slideshare.net/andresroserod/administraciondocumental-presentation

•http://www.ehu.es/p254-content/es/contenidos/informacion/comisiones/es_comision/adjuntos/Manual%20de%20Archivo%20de%20Gestion%20cast.pdf

•http://www.buenastareas.com/ensayos/Principios-De-Procedencia-y-Origen/4113818.html

•http://sturizo.blogspot.es/

•http://diccionarioarchivisticocr.blogspot.com/2010/11/subfondo.html

•http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2142

•http://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/3.%20GUIA%20PARA%20LA%20ORGANIZACION%20DE%20LOS%20ARCHIVOS%20DE%20GESTION.pdf

•http://www.integracionsocial.gov.co/

•http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8260#

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