Trabajo Final Tic

TRABAJO FINAL TECNOLOGIAS INFORMATICAS DE PROYECTOS

NELLY ACERO MORENORENE MAURCIO ZARAMA

RUTMILA ARDILA VELASQUEZWILLIAM F. BARRERA ARANGUREN

UNIVERSIDAD DE BOYACÁFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS TECNOLOGIASINFORMATICÁS DE PROYECTOS

YOPAL CASANARE2011

TRABAJO FINAL TECNOLOGIAS INFORMATICAS DE PROYECTOS

NELLY ACERO MORENOC.C. 46.262.594 SOG

RENE MAURCIO ZARAMAC.C. 79.059.521 BTA

RUTMILA ARDILA VELASQUEZC.C. 52.964.766 BTA

WILLIAM F. BARRERA ARANGURENC.C. 7.181.145 TUNJA

DOCENTEING. MAURICIO OCHO ECHEVERRIA

UNIVERSIDAD DE BOYACÁFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS TECNOLOGIASINFORMATICÁS DE PROYECTOS

YOPAL CASANARE2011

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1 ELEMENTOS DEL DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO. MISIÓN,VISIÓN, OBJETIVOS CORPORATIVOS, PRINCIPIOSCORPORATIVOS, ORGANIGRAMA, CARGOS YFUNCIONES

1

1.1 MISIÓN 11.2 VISIÓN 11.3 POLITICA DE HSEQ 21.4 OBJETIVOS CORPORATIVOS 21.5 PRINCIPIOS CORPORATIVOS 21.6 CARGOS Y FUNCIONES 41.6.1 Gerente 41.6.2 Coordinador de proyectos 51.6.3 Coordinador administrativo HSEQ 61.6.4 Ingeniero de proyectos 71.6.5 Asistente de contabilidad y finanzas 81.6.6 Contador 81.6.7 Revisor fiscal 91.6.8 Secretaría administrativa 102 ANÁLISIS DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y

COMUNICACIÓN EXISTENTES EN LA ORGANIZACIÓN11

2.1 SOFTWARE 112.1.1 Software del sistema 112.1.2 Software de aplicación 112.1.3 Hardware 122.1.4 Redes de computadores 122.1.5 Organigrama con cargos y funciones del area de TIC 123 PLANTEAR LA CARTERA DE PROYECTOS DE

TECNOLOGÍA PARA EL MEJORAMIENTO DE LAORGANIZACIÓN

12

3.1 ESTUDIO DE NECESIDADES DE MEJORAMIENTO DETECNOLOGÍAS INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

12

3.2 ETAPA DONDE SE ENCUENTRA LA EMPRESA DEIMPLEMENTACIÓN ERP, SEGÚN EL ARTÍCULOENTREGADO A USTED Y QUE TIENE EN CUENTA ELLIBRO E-BUSINESS AND ERP TRANSFORMING THEENTERPRISE, (NORRIS 2000)

16

3.3 ALTERNATIVAS DE PROYECTOS A DESARROLLAR 18

TENIENDO EN CUENTA EL NUMERAL 3.1, 3.2 Y 3.3PRIORIZANDO LOS PROYECTOS DE ACUERDO ACRITERIOS PREVIAMENTE ESTABLECIDOS PARA SUPONDERACIÓN.

3.3.1 Proyecto de fortalecimiento del software operativo y decontrol en las diferentes dependencias

18

3.3.1.1 Objetivos y Metas 193.3.1.2 Justificación 193.3.1.3 Beneficios Esperados 203.3.1.4 Descripción del proyecto 203.3.1.4.1 Módulos de software para adquisición 213.3.1.5 Recursos con lo que dispone la empresa para desarrollar la

alternativa22

3.3.1.6 Sistema de seguimiento y control 243.3.2 Uso y apropiación de la tecnología de la información y las

comunicaciones con software libre de bajo costo ERP24

3.3.2.1 Objetivos y Metas 243.3.2.2 Justificación 243.3.2.3 Beneficios Esperados 253.3.2.4 Descripción del proyecto 263.3.2.5 Recursos con lo que dispone la empresa para desarrollar la

alternativa29

3.3.2.6 Sistema de seguimiento y control 313.3.3 Fortalecimiento y reestructuración de la empresa para

emprender la actualización tecnológica implementando laingeniería de procesos

32

3.3.3.1 Objetivos y Metas 323.3.3.2 Justificación 323.3.3.3 Beneficios Esperados 333.3.3.4 Descripción del proyecto 333.3.3.5 Recursos con lo que dispone la empresa para desarrollar la

alternativa34

3.3.3.6 Sistema de seguimiento y control 34

LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Organigrama de la empresa 3Figura 2. Mapa de procesos 4

LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Fortalezas de Sima Ingenieros Ltda 13Tabla 2. Debilidades de Sima Ingenieros Ltda 14Tabla 3. Requerimientos de SIMA INGENIEROS LTDA 15Tabla 4. Costo de algunas soluciones ERP con softwarelicenciado

27

Tabla 5. Detalle de Algunos Software Libres 28Tabla 6. Clases de Tics informáticos que pueden aplicarse a laempresa

30

1

1. ELEMENTOS DEL DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO. MISIÓN, VISIÓN,OBJETIVOS CORPORATIVOS, PRINCIPIOS CORPORATIVOS,

ORGANIGRAMA, CARGOS Y FUNCIONES.

1.1. MISIÓN

Sima Ingenieros presta los servicios de:

Construcción de sistemas de acueducto, obras de urbanismo y paisajismo Restauración de zonas con pasivos ambientales Movilización de sustancias especiales Alquiler de maquinaria y equipos Atención de emergencias viales Satisfacemos las necesidades del cliente interno y externo Contamos con personal competente y motivado Apoyados en valores y principios Cumplimos la legislación colombiana vigente Certificados en ISO 9001 y RUC Generamos rentabilidad y actuamos con responsabilidad social

1.2. VISIÓN

En el 2016 nuestra empresa amplia la cobertura de servicios a nivelColombia

Desarrollar servicios ambientales relacionados con el tratamiento ytransformación de los residuos en subproductos de la industria petrolera,hospitalaria y de la construcción, a través de la innovación eimplementación de tecnologías limpias.

Mejorar permanentemente los niveles de satisfacción del cliente y partesinteresadas

Desarrollo integral del talento humano Desarrollar la cultura visible de la prevención Cumplir los estándares nacionales e internacionales aplicables a la

organización Aumentar la competitividad a través de la mejora continua y la creación de

valor en los sistemas de gestión Actuar dentro del marco de la responsabilidad social empresarial

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1.3. POLITICA DE HSEQ

Sima Ingenieros es una empresa que presta servicios en el campo de la ingenieríay el medio ambiente. Nuestro desarrollo y crecimiento está fundamentado en:

El recurso humano competente y motivado. El mejoramiento continúo de nuestros procesos. El desempeño operacional. Disposición de equipos en condiciones de operación. Adquisición de materiales, insumos y servicios que cumplan con los

requisitos de las partes interesadas. Prevención de lesiones personales, accidentes de trabajo y enfermedades

profesionales. Prevención daños al ambiente y a la comunidad.

Mantenemos un comportamiento responsable con la sociedad, comprometidoscon la satisfacción del cliente, el bienestar de los trabajadores y la conservacióndel ambiente, buscamos generar rentabilidad a nuestra organización asignandolos recursos económicos para dar cumplimiento con la legislación colombiana y losrequisitos del cliente.

1.4. OBJETIVOS CORPORATIVOS

Proporcionar y mantener personal competente y motivado en pro delbienestar (físico, mental, social) de los trabajadores

Prevenir el ausentismo laboral generados por Accidentes de Trabajo,Enfermedades Profesionales y lesiones personales (LP)

Mantener cero daños al ambiente Incrementar la eficiencia del sistema de gestión de HSEQ a través de la

implementación de acciones de mejora eficientes Satisfacer al cliente y grupos de interés generando rentabilidad a la

organización Minimizar las fallas en la maquinaria y equipos, determinando las

necesidades de reposición de los mismos Incrementar la capacidad de cumplimiento a requisitos de los proveedores Conseguir contratos a través de la interacción con el cliente Incrementar la eficiencia de los recursos a través de los planes de calidad

1.5. PRINCIPIOS CORPORATIVOS

Los 5 Principios que rigen el clima organizacional de SIMA INGENIEROS son:

3

1. Motivación: Capacidad que tiene un individuo de hacer que el trabajo seadivertido y agradable, impulsándolo a alcanzar los objetivos y metasestablecidas por la empresa.

2. Comunicación efectiva: Capacidad de expresar claramente las ideas einstrucciones, logrando que el personal las entienda y las ejecute demanera asertiva de acuerdo a los objetivos de la empresa.

3. Cultura de la prevención: Adoptar prácticas para anticiparnos a situacionesque generen riesgos a los colaboradores como impactos al medioambiente.

4. Mejoramiento Continuo e Innovación: Búsqueda permanente de alternativasde hacer mejor las cosas, apoyados en el análisis de datos, informaciónveraz y la revisión de los resultados de los procesos y procedimientos de laempresa.

5. Liderazgo mediante el ejemplo: Estimula la integración del talento humano yayuda a los colaboradores a perseguir los objetivos de la empresa paraproducir los resultados esperados.

Figura 1. Organigrama de la empresa

4

Figura 2. Mapa de procesos

1.6. CARGOS Y FUNCIONES

1.6.1 Gerente

Objetivo del cargo:

Aumentar la rentabilidad de la empresa a través de la consecución decontratos, administrando adecuadamente las áreas de recurso humano,operativa, financiera y administrativa.

Funciones específica del cargo

5

Las que confiere la junta de socios en el Artículo DECIMO SEXTO,escritura de

constitución de la sociedad: a) Enajenar, transferir, comprometer,arbitrar, interponer toda clase de recursos, en que se discuta el dominio ypropiedad de los bienes sociales. b) Mudar de forma dichos bienesgravarlos con prenda o hipoteca, o limitar su dominio en cualquierforma. c) Firmar letras, pagares, cheques, libranzas y cualquiera otrosinstrumentos negociables y tenerlos, cobrarlos, pagarlos, descargarlos.d) Constituir apoderados generales y especiales. e) Representar a lasociedad en todos los casos.

Establecer, documentar, implementar y mantener el PLAN ESTRATÉGICOde la organización (políticas, objetivos, misión, visión, valores) para elcrecimiento de la empresa.

Asignar los recursos necesarios para el desarrollo, mantenimiento y mejoradel sistema de gestión de HSEQ.

Fomentar buenas relaciones con clientes internos y externos paramantener el mercado de la empresa.

Toma oportuna de decisiones frente a los estados financieros y procesospara favorecer el mejoramiento continuo de la organización.

Monitorear el sistema de gestión de HSEQ para evaluar sudesempeño y necesidades de implementación de acciones de mejora.

Informar a los socios sobre las actividades desarrolladas, posiblesproyectos y situaciones financieras de la empresa.

Cumplir con las normas de salud ocupacional, higiene, seguridad y medioambiente para cumplir con los requisitos del cliente y la organización.

Cumplir con el desempeño de los procesos: Directrices de la gerencia,Ofrecimiento de servicios para dar cumplimiento al sistema de HSEQ de laempresa.

1.6.2 Coordinador de proyectos

Objetivo de cargo:

Incrementar la eficiencia de los recursos a través de los planes de calidad,satisfacer al cliente, generando rentabilidad a la organización y minimizar lasfallas en la maquinaria y equipos determinando la necesidad de reposiciónde los mismos.


Implementación y ejecución de los procesos: PLANIFICACIÓN DELSERVICIO; REALIZACIÓN Y CONTROL DEL SERVICIO YMANTENIMIENTO para cumplir con las directrices de la gerencia.

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Implementar y ejecutar el PROCEDIMIENTO DE CONTROL DEDOCUEMTOS Y PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS, parala trazabilidad de los mismos

Hacer el análisis de precios unitarios de las propuestas para evaluarlos presupuestos.

Mantener informado al gerente de la empresa del desarrollo deactividades programadas, reprogramadas y las que no se ejecutaron paratener control de la operación.

Comunicar por escrito las anomalías presentadas en los diferentes frentesde trabajo para realizar control y supervisión, buscando la mejora continua.

Actualizar diariamente los reportes de control de operaciones para: La facturación. Los pagos respectivos de salarios. Conocer los días/horas de operación de equipos Solicitar la compra de repuestos y demás accesorios necesarios para la

óptima operación de los equipos. Inspeccionar los equipos que están o van a ingresar al servicio de la

empresa para evaluar las condiciones mecánicas y determinar quecumplan los requerimientos exigidos por la empresa.

Colaborar en la inducción al personal de la empresa para dar a conocer losprocesos que este cargo maneja.

Cumplir las normas de salud ocupacional, higiene, seguridad y medioambiente para cumplir con los requisitos del cliente y la organización.

Apoyar actividades diferentes a su cargo que están directamenterelacionadas con el funcionamiento de otras áreas de la empresa

1.6.3 Coordinador administrativo HSEQ

Objetivo de cargo:

Incrementar la eficiencia de los procesos a través de la gestión de la mejoracontinua. Proporcionar y mantener personal competente y motivado en prodel bienestar (físico, mental, social) de los trabajadores, cuidando elambiente.

Funciones específica del cargo:

Estudio y análisis de costos de los procesos para optimizar recursos. Implementación y ejecución del PROCESO: RECURSO HUMANO para

cumplir con las metas de la empresa. Implementar y ejecutar el PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

DOCUMENTOS Y PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS,para la trazabilidad de los mismos

Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de

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HSEQ para la mejora continua del sistema. Implementar y ejecutar el PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS Y

PROCEDIMIENTO DE MEJORA para aumentar la eficacia de losprocesos.

Preparar y presentar las auditorias del RUC e ICONTEC paramantener los certificados.

Garantizar el suministro de la dotación y los elementos de protección alpersonal asignado a los proyectos para generar condiciones de seguridad.


1.6.4 Ingeniero de proyectos

Objetivo de cargo

Incrementar las oportunidades de mercado a través de elaboración depropuestas técnicas y económicas.


Elaborar propuestas técnicas y económicas en el sector público y privadopara incrementar el volumen de contratación.

Realizar cálculos de presupuestos y análisis de precios unitarioscuando se requiera para cumplir con la ejecución de los proyectos.

Hacer ajustes a las programaciones de obra para cumplir con las metas delos proyectos.

Apoyar el PROCEDIMIENTO DE COMPRAS para agilizar la consecuciónde los materiales en los proyectos.

Reemplazar al ingeniero residente de obra cuando la empresa lo requiera. Colaborar con el funcionamiento del sistema de gestión de HSEQ en lo

referente a la elaboración de planes de calidad. Apoyar los PROCESOS DE OFRECIMIENTO DE SERVICIOS,

PLANIFICACIÓN Y REALIZACIÓN Y CONTROL DEL SERVICIO, losPROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS Y PROCEDIMIENTO DE MEJORApara aumentar la eficacia de los procesos.

Ejecutar el Procedimiento de Control de Documentos y Procedimiento deControl de Registros, para la trazabilidad de los mismos.


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1.6.5 Asistente de contabilidad y finanzas

Objetivo del cargo:

Suministrar oportunamente la información contable con base en lasoperaciones realizadas por la empresa.

Funciones específicas del cargo

Actualizar la información contable en el software contable y en losrespectivos libros para cumplir con la legislación colombiana,proveedores, y toma de decisiones.

Suministrar información contable y financiera a gerencia, cuando lo solicitepara la toma de decisiones

Facturar los servicios prestados a los clientes para mantener liquidezen la empresa.

Revisar que los soportes contables (facturas, notas debito y créditos,facturas equivalentes) cumplan con los requisitos de ley para realizar elrespectivo pago.

Cancelar oportunamente las facturas aprobadas por el responsable de lacompra para cumplirle a los proveedores.

Liquidar y cancelar la nómina para pagar oportunamente los salarios. Diligenciar formularios y pagos de aportes e impuestos en la fecha

oportuna para evitar multas e intereses de mora. Realizar los descuentos de ley para dar cumplimiento a la legislación

tributaria. Expedir certificados de retención a los proveedores y solicitar

certificados de retención a los clientes para soportar las declaraciones derenta.

Expedir órdenes de facturación de servicios a proveedores de maquinaria yequipo para gestionar el correspondiente cobro.

Hacer el pago virtual de parafiscales y seguridad social para cumplircon la legislación laboral.

Liquidar el personal y elaborar el acta de liquidación, previa presentaciónde paz y salvo por parte del empleado retirado para dar cumplimiento a laley.

Apoyar actividades diferentes a su cargo que están directamenterelacionadas con el funcionamiento de otras áreas de la empresa.

1.6.6 Contador

Objetivo del cargo:

Garantizar que la organización cumpla adecuada y oportunamente con

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las normatividad tributaria. Elaborar la información financiera de la empresa asesorando a la gerencia

en la toma de decisiones. Incrementar la capacidad de cumplimiento de los requisitos de los

proveedores de maquinaria, materiales, insumos y servicios.

Funciones específicas del cargo:

Verificar la correcta alimentación de datos del sistema contable paraque la información sea veraz.

Informar y gestionar el recaudo de cartera para optimizar la liquidez de laempresa.

Revisar y aprobar el diligenciamiento de formularios (IVA, RETEFUENTE,ICA, RENTA) para cumplir con lo pagos de ley.

Implementar y ejecutar el PROCEDIMIENTO DE COMPRAS paragarantizar la ejecución de los proyectos.

Asesorar a la empresa en la parte financiera para la presentación depropuestas.

Presentar los estados financieros los primeros quince días para su análisisy toma de decisiones.

Elaboración de presupuestos para estimar los flujos de caja. Mantener actualizados los libros contables para cumplir los requisitos de

ley. Elaborar contratos de vinculación de personal y contratos de prestación de

servicios a proveedores para establecer condiciones de contrataciónde acuerdo a la legislación Colombiana.

Apoyar al gerente en la revisión de contratos de servicios que la empresavaya a suscribir con clientes.

Presentar análisis de costos de los proyectos y servicios para soportartoma de decisiones.


1.6.7 Revisor fiscal

Objetivo del cargo:

Controlar y analizar permanentemente el patrimonio de la empresa para quesea adecuadamente protegidoVigilar permanentemente que los actos de la empresa se ajusten al objetivosocial de la misma, a las normas legales y estatutarias, para que no secometa detrimento a los bienes de la empresa

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Funciones del cargo:

El Código de comercio, en su artículo 207 contempla las funciones de larevisoría fiscal:“Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta

de la sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a lasdecisiones de la asamblea general y de la junta directiva.”

Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la juntadirectiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurranen el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios.

Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan lainspección y vigilancia de las compañías y rendirles los informes a quehaya lugar o le sean solicitados.

Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y lasactas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la juntadirectiva, y por qué se conserven debidamente la correspondencia de lasociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo lasinstrucciones necesarias para tales fines.

Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que setomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de losmismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título.

Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informesque sean necesarios para establecer un control permanente sobre losvalores sociales

Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen oinforme correspondiente.

Convocar a la asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinariascuando lo juzgue necesario.

Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos ylas que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asambleao junta de socios.

1.6.8 Secretaría administrativa

Objetivo de cargo:

Asistir a la empresa en la atención del cliente y la preparación de ladocumentación requerida para cumplir con los compromisos del cliente.

Funciones específicas del cargo:

Elaborar portafolios para ofrecer los servicios de la empresa, paraincrementar la contratación.

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Preparar y organizar la documentación para presentar las propuestaso licitaciones que garantice el cumplimiento de los requisitos de loscontratantes.

Elaborar y legalizar órdenes de servicio para proveedores de maquinaria yequipo incluyendo todos los requisitos exigidos por la organización.

Preparar la documentación de soporte para liquidar y facturar los contratos Descargar la información electrónica para atender las necesidades de

los clientes y de la empresa. Asistir a la gerencia en la elaboración de los documentos requeridos por

esta. Administrar la correspondencia que ingresa y egresa de la empresa. Mantener aseada la base para transmitir a los clientes buena imagen de la

organización. Hacer diligencias de mensajería para apoyar las actividades

administrativas fuera de la oficina. Apoyar actividades diferentes a su cargo que están directamente

relacionadas con el funcionamiento de otras áreas de la empresa Apoyar actividades diferentes a su cargo que están directamente

relacionadas con el funcionamiento de otras áreas de la empresa

2. ANÁLISIS DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓNEXISTENTES EN LA ORGANIZACIÓN.

2.1 SOFTWARE

2.1.1 Software del sistema:

Software operativo: WINDOWS SEVEN (Sin licenciar) Software antivirus: KASPERSKY 6.0.2 ESP (Licenciado) Software utilitarios: WINDOWS LIVE, WINDOWS MEDIA, ADOBE

READER, JAVA, INTERNET EXPLORER

2.1.2 Software de aplicación:

MICROSOFT OFFICE AUTOCAD SYSMAN

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2.1 SOFTWARE






11











2.1 SOFTWARE






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2.1.3 Hardware

5 EQUIPOS DE ESCRITORIOS (Pantalla, CPU, mouse, ) 1 EQUIPO PORTATIL 2 IMPRESORAS LASER MONOCROMATICAS 1 IMPRESORA A COLOR 2 SCANER´S

2.1.4 Redes de computadores

SIMA INGENIEROS LTDA cuenta con una red de sistemas distribuido,ya que la mayor parte de los procesos se lleva a cabo en la memoriaindividual de las computadoras personales, esta red se compone porcinco computadores de escritorio, un equipo portátil y una impresora dered, que se comunican a través de un modem y cables de fibra óptica.

2.1.5 Organigrama con cargos y funciones del area de TIC

Teniendo en cuenta el tamaño de la empresa y la falta de tecnología deinformación y comunicación no existe un organigrama con cargos yfunciones específicas en el área de las TICs.

3. PLANTEAR LA CARTERA DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍA PARA ELMEJORAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN.

3.1 ESTUDIO DE NECESIDADES DE MEJORAMIENTO DE TECNOLOGÍASINFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La metodología diseñada para identificar las necesidades tecnológicas de laempresa en estudio fue la presencial por observación directa y grupos detrabajo, dado el tamaño de empresa “pequeña”..

El desarrollo del presente estudio se realizó en cuatro fases que brindaron lainformación suficiente para definir las posibles alternativas tecnológicas acordecon las actividades de negocios de la empresa y de las posibilidadeseconómicas, financieras y humanas.

Fase1 Visitas:Se realizaron visitas personales a las instalaciones de la empresa,donde se informó la intención de realizar un estudio de pre

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factibilidad para la implantación de nuevas tecnologías al GerenteSe presentó el Grupo de trabajo y las funciones de sus integrantes.Se solicitó la información necesaria y se tomaron copias magnéticasy físicas de la empresa

Fase2 Análisis:Con la información recopilada se estableció el inventario de software,hardware, redes y demás información integral de la empresa.Se determinaron las fortalezas y debilidades,

Fase3 Diagnóstico:En esta fase del trabajo se plantearon las alternativas de solucióninformática y de comunicaciones y otras necesidades de le empresa

SIMA INGENIEROS LTDA, reporto una serie de conflictos operacionales,perdida de información, falta de registros históricos y demás deficiencias yfortalezas que se relacionan en la tabla No 01 y 02, que fueron determinantespara definir las posibles soluciones de Software Libres y mejoramientotecnológico, disponibles en la actualidad y que se integran al modelo denegocios de la empresa en estudio.

El grupo de trabajo durante las visitas y de las reuniones directas con elGerente, se analizó la factibilidad de implementar soluciones tecnológicas y decomunicaciones para mejorar el rendimiento en las operaciones de cadadependencia.Estos planes de implementación fueron priorizados en función de una serie defactores, como son: esfuerzo de implementación, recursos financierosdisponibles, información disponible, niveles de actividad de las empresas,tamaño e infraestructura física.

De la evaluación de la información se determinaron los siguientes aspectos:

Fortalezas. Características internas que pueden potencializar desempeñoDebilidades. Características internas que desmejoran el desempeño.Amenazas Características externas o del medio que pueden desmejorar

el desempeño.

Sobre lo interno hay control, sobre lo externo difícilmente entonces lo internose corrige o utiliza y ante lo externo hay que prepararse y reducir riesgos oaprovechar oportunidades.

Tabla 1. Fortalezas de SIMA INGENIEROS LTDA

FORTALEZAS Actualización de equipos de cómputo a corto plazo. Infraestructura con posibilidades de crecimiento

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Amplia Trayectoria departamental Asistencia personalizada al cliente Certificación en sistemas de gestión de calidad y

RUC Desarrollo de procesos periódicos de evaluación y

mejoramiento continuo de la organización Las actividades y servicios prestados por la empresa

se desarrolla mediante procesos integrados y no poráreas especializadas

Procesos bien definidos con formatos que permitenla formulación, seguimiento y evaluación de losmismos.

Personal con amplia experiencia y capacitacióncontinúa.

La información del sistema de gestión de la empresase maneja en media magnético.

El nivel de implementación del sistema de gestión dela empresa permite que la información de losprocesos no recaiga en las personas sino en elcargo, cualquier persona con el perfil se adapta almismo.

Capacidad de inversión en software no integrado Personal interesado en adquirir un Software Libre

para implementar un ERP. Firma habilitada para adquirir compromisos

contractuales. Responsabilidad y cumplimiento de sus obligaciones

Tabla 2. Debilidades de SIMA INGENIEROS LTDA

DEBILIDADES

Escaso posicionamiento y baja Cobertura en el

mercado a nivel nacional Falta de recursos para implementar un ERP propio Falta de infraestructura física (oficina de sistemas, y

demás dependencias) El 75% de los soportes contables y de los proyectos

son archivos físicos. Limitaciones en la coordinación y flujo de información

por la carencia de tecnologías de informáticasadecuadas.

Insuficientes recursos tecnológicos Falta de herramientas informáticas diferentes a los

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procesadores de texto y a las hojas de cálculo deapoyo en los diferentes procesos.

Se hacen los Backups de información mensualmentey pueden ocasionar perdida de la misma.

Carencia de almacenamiento de datos seguros ycentralizados (servidores)

Falta de una página Web Falta de CRM Perdida de contratos y licitaciones por carencia de

tecnologías informáticas que optimicen el tiempo. Desactualización de información de precios en

insumos, equipos y herramientas y demás datos deentrada para licitación.

Falta de personal en el área de sistemas de nómina. Falta de integración de las bases de datos Falta de software adecuado para bases de datos

todas se manejan en Excel La actualización de las bases de datos es dispendiosa

y al no estar integrada debe hacerse por separadopresentándose información desactualizada.

Equipos de computo desactualizados

Tabla 3. Requerimientos de SIMA INGENIEROS LTDA

NECESIDADES

Tecnologías de la información y la comunicación.

1. Adquisición de un software para licitaciones.2. Implementar sistemas de administración,

operación, planeación, programación, licitaciones ycontrol específicos para cada dependencia a cortoplazo.

3. Implementar tecnologías informáticas paraalmacenamiento de datos

4. Adquisición de un servidor para centralizar lainformación de los procesos y ahorrar recursos poradquisición y depreciación de procesadores porusuario.

5. Realizar el mantenimiento y actualización delhardware y software existente.

6. Ampliar la cobertura del software SYSMAN ymantener la licencia del Karpersky.

7. Adquirir las licencias de los software operativos yde aplicación

8. Incorporar tecnología de última generación para elSistema de Gestión de la empresa, preferiblemente

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ERP (software libre acondicionado a lasnecesidades de la empresa)

9. Implementar un dominio propio de correoelectrónico para la empresa.

10. Implementar una página WEB.De la organización1. Capacitación continua a cada uno de los

funcionarios de la empresa2. Implementar marketing a fin de ampliar los

negocios de la empresa con una cobertura a nivelnacional

3. Mejorar el servicio de atención al cliente yasistencia técnica

4. Mantener vigente la certificación de calidad ISO9001 y RUC

5. Aumentar el personal operativo en el área desistemas

6. Restructuración del organigrama de trabajo yfunciones específicas relacionado con laincorporación del SIG.

7. Mantener en operación eficiente los equiposexistentes

3.2 ETAPA DONDE SE ENCUENTRA LA EMPRESA DEIMPLEMENTACIÓN ERP, SEGÚN EL ARTÍCULO ENTREGADO A USTED YQUE TIENE EN CUENTA EL LIBRO E-BUSINESS AND ERPTRANSFORMING THE ENTERPRISE, (NORRIS 2000)

Teniendo en cuenta las cinco etapas establecidas en el ciclo de desarrollo de lasempresas en materia de tecnología de la información y ERP propuesto por el librolE-Business and ERP Transforming the Enterprise, (Norris 2000), la empresaanalizada en el presente estudio se puede ubicar en la etapa conocida comoSISTEMAS NO INTEGRADOS, teniendo en cuenta lo siguiente:

SIMA INGENIEROS LTDA es una empresa de ingeniería que fue creadahace quince (15) años.

Ha tenido un mejoramiento continuo de acuerdo a las exigencias delmercado regional contando actualmente con la certificación de calidad yRUC.

Aunque la mayoría de procesos de la empresa los desarrolla a través de lautilización de procesadores de texto y hojas de cálculo en el área decontabilidad cuenta con el software SYSMAN del cual tiene el paqueteespecializado de Contabilidad y Tesorería.

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Se puede decir que con la implementación de los sistemas de gestión laempresa ha logrado la integración de los diferentes procesos desarrolladosen esta.

Las actividades cotidianas de la empresa se desarrollan en un tiempoOPORTUNO.

Se desarrolla y evalúa la gestión de la empresa en cada uno de susprocesos trimestralmente.

Para la presentación de los informes de resultados de la gestión de losprocesos se utiliza una plantilla desarrollada por la empresa en una hoja decálculo en Excel, la cual está en una carpeta de la red compartida para queel encargado de cada proceso la diligencie.

Se presentan traumatismos en el desarrollo de esta actividad teniendo encuenta la limitación de esta tecnología de información ya que solo puedeser usada por un usuario a la vez y cuando el equipo donde se almacena elarchivo esta encendido.

La información de cada proceso de la empresa se maneja por separado enla memoria individual del computador del responsable del proceso, lainformación puede se encuentra compartida en la red local.

Se hacen backups de información mensualmente en un disco duro portátilel cual se almacena en el archivo físico de la empresa, es realizado por elresponsable de cada equipo.

La empresa cuenta con bases de datos independientes de: trabajadores,documentos del sistema de gestión, proveedores y clientes, las cuales semanejan en hojas de cálculo separadas.

Teniendo en cuenta que la actividad principal de la empresa es la ejecuciónde proyectos de ingeniería en el sector privado y público es importanteresaltar que aún no cuentan con una base de datos ni un softwareespecializado para la elaboración de las propuestas técnico-económicaspara los procesos de contratación ocasionando pérdidas de tiempo yrecursos en largas y repetitivas jornadas de recopilación de información ydatos de entrada para los presupuestos lo que a su vez genera disminuciónde la competitividad.

Por observación directa y entrevistas a los grupos de trabajo para definir lasnecesidades y solicitaciones de la empresa, SIMA INGENIEROS LTDA hamanifestado su interés por adquirir Software independientes que le apoyen en losdemás procesos organizacionales, como son: Nominas, Inventarios, Licitación ypresupuestos, administración y gestión de clientes entre otros; dado que las hojasde cálculo, bases de datos y documentos de texto pueden presentarinconsistencias en la información por falta de actualización.

SIMA INGENIEROS LTDA reconoce que las deficiencias de los sistemasindividuales en los procesadores de la empresa pueden ser superadas por lafiabilidad de sistema integrados y bases de datos seguras. Así mismo, reconocen

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que el desarrollo de ventajas competitivas frente a las demás empresas se da engran parte a la exploración y explotación en los avances de las tecnologías deinformación.

De lo anterior concluimos que la empresa está abierta a la posibilidad de contarcon ERP a medida que la relación costo/beneficio lo permita.

3.3 ALTERNATIVAS DE PROYECTOS A DESARROLLAR TENIENDO ENCUENTA EL NUMERAL 3.1, 3.2 Y 3.3 PRIORIZANDO LOS PROYECTOS DEACUERDO A CRITERIOS PREVIAMENTE ESTABLECIDOS PARA SUPONDERACIÓN.

3.3.1 Proyecto de fortalecimiento del software operativo y de control en lasdiferentes dependencias

3.3.1.1 Objetivos y Metas

Objetivo general

Implementar paquetes informáticos que apoyen cada una de lasdependencias de la organización a fin de mejorar la gestión

Metas Esperadas

Fortalecer la empresa operacionalmente, Contar con soluciones informáticas de excelencia para la Industria de la

construcción y demás servicios prestados Empresa competitiva con altos estándares de calidad en corto plazo, Participar en licitaciones a nivel nacional, departamental y municipal con

mayor frecuencia, eficiencia y eficacia. Ganar el mayor número de licitaciones en las cuales participe SIMA

INGENIEROS LTDA. Satisfacer las necesidades de cada una de las dependencias a fin de

minimizar los errores , Crear bases de datos que permitan organizar, controlar y mantener un

registro histórico de cada una de sus funciones, Licenciar los Software básicos con que cuenta la empresa Respetar estrictamente la ética en los negocios. Retribuir en forma justa el esfuerzo de sus colaboradores. Crear un entorno laboral armonioso y abierto al aporte de profesionales,

clientes y proveedores. Contribuir al desarrollo tecnológico de Casanare y la Nación

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Creación de nuevos empleos calificados para la inserción laboral de lasnuevas generaciones tecnológicas.

Crear la dependencia de sistemas Procura a los accionistas de la empresa un retorno a mediano plazo

que justifique el esfuerzo y la inversión de la adquisición del softwareespecializado para cada dependencia.

Proveer a Sima Ltda. de un software de control satelital para el controlde la maquinar y equipo en alquiler y operación de obra.

3.3.1.2 Justificación

SIMA INGENIEROS LTDA, cuenta con equipos de cómputo los cualesincluyen Software operativos como el Windows Seven sin licencia, lo cualpuede generar multas y sanciones de los organismos de control.

SIMA INGENIEROS LTDA, es una firma en crecimiento con alto volumende información, por lo tanto la junta de socios ha manifestado supreocupación por actualizar los sistemas informáticos y de comunicacionesde cada una de sus dependencias, a fin de fortalecer los procesos y controlde cada una de sus actividades.

La mayor parte de la información permanece en archivos físicos, los cualesestán expuestos a perdida, deterioro, y en entornos con vida útil de cortoplazo. Este tipo de archivos son muy vulnerables y exponen a la empresa atener inconvenientes.

Los archivos planos no están a disposición inmediata de los gerentes y lajunta de socios por lo cual no se presentan decisiones oportunas entiempos requeridos por los negocios.

SIMA INGENIEROS LTDA, no cuenta con asesores de Marketing queapoyen la promoción de sus actividades en la red informática o a través delos medios de comunicación escritos o visuales.

Por lo tanto es necesario fortalecer la empresa implementando Softwareespecializado para cada una de las dependencias con la particularidad deque puedan ser integrados en el mediano plazo.

Es necesario contar con un especialista en sistemas que apoye la gestiónde la adquisición del software con mayores ventajas para las necesidadesde la empresa.

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3.3.1.3 Beneficios Esperados

Se Crea un entorno laboral armonioso y confortable. Contar con una solución informática a las necesidades de la empresa

con un diferencial tecnológico, integral y al alcance de todos, sin perdercalidad en la prestación de sus servicios.

Controlar satelitalmente la posición de la maquinaria y equipo en alquilero dispuesta en la construcción de obras civiles y viales.

Escalabilidad, uso de cualquier base de datos, facilidad de uso,información centralizada.

Mejoras en calidad de los procesos, en caso de las licitaciones proveer alos directores de las dependencias de la información necesariainmediatamente.

Actualización de bases de datos que permitan la formulación deproyectos y presupuestos acertados teniendo en cuenta losrequerimientos de cada licitación

Mejoras en servicios de construcción, consultoría y diseño Seguimiento oportuno al alquiler de la maquinaria y equipo. Generación de alertas para el mantenimiento de los equipos y maquinaria

en operación en relación con su frecuencia de uso. Mejoras en velocidad de generación de archivos, licitaciones,

documentos y reportes. Mejoras en velocidad organizacional para la toma de decisiones

3.3.1.4 Descripción del proyecto.

El objetivo de la presente alternativa es implementar SolucionesInformáticas no integradas para cada una de las dependencia de laempresa, como principio básico y funcional de SIMA INGENIERIA LTDA,así mismo de proveer sistemas informáticos para servicios especialescomo son el alquiler de maquinaria y equipo, movilización de líquidos ysustancias especiales entre otros.

Teniendo en cuenta que en la actualidad no se dispone de recursoseconómicos para la adquisición de software ERP, es viable para la empresaa corto plazo, el de fortalecer los procesos con la adquisición de softwareespecializados para cada área de la organización.

Es así que el proyecto está diseñado para proveer a las dependencias deINGENIERIA DE PROYECTOS, COORDINACIÓN DE PROYECTOS,COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA, ASESOR JURIDICO, REVISORFISCAL Y GERENCIA de herramientas necesarias en respuesta a lasnecesidades operáticas de cada uno de los ciclos productivos yadministrativos

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El proyecto contempla la adquisición de software modular con la posibilidadde integrarlo en el futuro a un sistema integrado de información ERP.

Este tipo de alternativas como solución modulares permitirán elgerenciamiento total de la empresa, aunque no está integrada permite laobtención de datos históricos y reportes para la toma de decisiones.

3.3.1.4.1 Módulos de software para adquisición

Dependencia de coordinación de proyectos:Software modular para generación de presupuestosPor ejemplo ConstruplanSoftware modulara para Seguimiento.Por ejemplo Construcontrol.netConstruanalisisConstrucadAutocad licenciadoRevit de Modelado de información de construcciónSoftware para control de posicionamiento globlar de la maquinaria yequipo en alquiler

Software operativo licenciado Windows

Dependencia de ingeniería de proyectos:Software modular para generación de presupuestos Por ejemplo Construplan

Software para Control de Obra y negocios Por ejemplo Construcontrol

Software de modelación hidráulica y estructural

Dependencia contableSIMA INGENIERIA LTDA, cuenta con el software SYSMAN recursosespecializado para labores contables.

Teniendo en cuenta que la firma cuenta con un software especializado esnecesario disponer los recursos necesarios para mantener la licencia y suactualización.

Dependencia administrativaSoftware Certificación para mantener actualizada y vigente loscertificados ISO 9001 y RUC

Software para Gestión y LogísticaSoftware para almacenamiento de datos y copias de seguridadSistema de información para comunicaciones Páginas Web, correoselectrónicos, redes sociales , Marketing

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Software para Gestión de Ventas; por ejemplo Construventas

Los módulos que componen el sistema informático con opción de serintegrados en el futuro permitirán tener las distintas visiones de una obra onegocio en sus diferentes etapas del proceso, logrando, a través de lasistematización de la información, procesos acelerados con un mínimo deerrores.

El proyecto está encaminado a fortalecer la empresa en la participación deprocesos licitatorios con desempeños favorables a través de herramientasde formulación inmediata de los requerimientos establecidos en lostérminos de referencia.

Es indispensable mencionar que la empresa deberá contratar unespecialista en tecnologías informáticas para que asesore a la Gerencia enla selección de la alternativa más favorable, teniendo en cuenta que en elmercado existe diversidad de software disponible

Teniendo en cuenta que los sistemas informáticos propuestos estaráninstalados en servidores independientes o uno central es necesario mejorarla red de cable existente por una red Wifi también llamada wíreless, WLANo red inalámbrica, como un medio de transmisión de datos designado paradar acceso entre sí a ordenadores utilizando ondas de radio en lugar decables.

Para ello, con dichas ondas de radio mantienen canales de comunicaciónentre computadoras. Red indispensable para el gerente para la toma dedecisiones, generación de reportes y solicitud de informes

La red inalámbrica wifi ofrece ventajas y desventajas con respecto a unared con cables. Las ventajas, como habrás supuesto, son movilidad y laeliminación de molestos cables. Las desventajas las podemos clasificar enposibles interferencias dependiendo del tiempo u otros dispositivos gíreles.También tiene ciertas limitaciones para pasar señales por muros sólidos.

3.3.1.5 Recursos con lo que dispone la empresa para desarrollar la alternativa

Para la implantación de los diferentes Software modulares es necesariocontar con los siguientes recursos humanos, financieros, logísticos y deinfraestructura física.

Recursos Humanos:

Profesional Especialista en tecnologías de la información capacitado a finde evaluar y diagnosticar el Software requerido para la empresa de

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acuerdo a los niveles operativos, sus funciones y requerimiento con énfasisen la participación de licitaciones de obras civiles.

Este profesional deberá ser contratado con recursos de la empresa una vezreestructurada su organización

Técnico de sistemas capacitado para mantener en operación el sistemadurante su vida útil.

SISMA INGENIEROS LTDA cuenta con el personal idóneo para operar elsoftware requeridos para fortalecer la empresa, los cuales deberán sercapacitados por los proveedores de los recursos

Equipos La Empresa cuenta con 5 equipos de escritorio y un portátil, parauso exclusivo de las funciones operacionales de la empresa

Para desarrollar la alternativa de solución el especialista en sistemasdeberá definir el software y hardware que se requiere, actualización decomputadores, cambio o leasing.

Consultores. Una vez definido el Software modular es necesario contactar alos proveedores, los cuales deberán capacitar al personal de planta.

Información disponible: Actualmente SIMA INGENIERA LTDA, no cuentacon libros o documentos relacionados con la alternativa de solución por locual es necesario la adquisición de este material de consulta para que seaevaluada y conocida la información por la junta de socios, gerente y demásfuncionarios

La Única información disponible es la consultada por Internet, en loscomputadores de escritorio o portátiles con modem personal o corporativo.

Infraestructura y Espacio: SIMA INGENIEROS LTDA dispone de áreas detrabajo modular, por ser sistemas modulares no requieren de ampliación deinfraestructura física.

Tiempo estimado para el diagnostico y puesta en marcha. Se estima que eldiagnóstico del software requerido es de unos meses y la implantación en 3meses, tiempo estimado el cual puede ser modificado de acuerdo a loindicado por el especialista.

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3.3.1.6 Sistema de seguimiento y control.

Finalmente las actividades de seguimiento, control y postventa, sonaquellas que requieren de la mayor atención, pues el crecimiento de lasEmpresa está íntimamente relacionado con la satisfacción de los Clientes.

Actualmente SIMA INGENIEROS LTDA, no cuenta con un software para elseguimiento y control de sus actividades una vez concluidos los negociosderivados de sus funciones administrativas.

Así mismo no cuenta con bases de datos que permitan un seguimientohistórico de cada una de sus acciones.

La alternativa de solución plantea la implantación de dos software de controlpara las obras y negocios y un software de control en red.

3.3.2 Uso y apropiación de la tecnología de la información y lascomunicaciones con software libre de bajo costo ERP

3.3.2.1 Objetivos y Metas:

Objetivo general

Implementar gradualmente las herramientas de Software libreseleccionadas, para la integración de la información

Metas Esperadas

Adaptación del Software Libre a los procesos de negocio de la empresa, Entrenamiento paulatino de los usuarios, Migración de los datos desde las plataformas precedentes, incluso totasaquellas que existen en los archivos físicos. Formalización de las buenas prácticas en su uso y adaptación y lo que esmás importante, la generación de un nuevo conocimiento sobre cómo sedebe implementar, controlar y operar un proyecto de esta naturaleza


Para Sima Ingenieros Ltda. las herramientas de Software Libre son unaalternativa de transformación paulatina de sus necesidades tecnológicasatendiendo los requerimientos financieros y su capacidad de negocios,por cuanto sus procesos organizacionales se debe manejar en formaeficiente, continua y controlada.

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El flujo de información, el conocimiento de sus clientes y dependencia,conectar los diferentes departamentos locales y nacionales, y conectartodos sus procesos en la cadena, entre otros permitirán en un medianoplazo aumentar la productividad, los beneficios y el mejoramiento de lacalidad de vida de su funcionarios y del entorno.

La transformación tecnológica de los procesos actuales, migración de lainformación y la ampliación de la cobertura de las comunicaciones,fortalecerá cada uno de las dependencias organizacionales, la cualtrascenderá en el apogeo de una nueva empresa líder de la contratación anivel departamental y nacional,

Con la implementación de nuevas tecnologías se reduce al máximo loserrores cometidos en los procesos de licitación y participación en contratosde índole privado y público, participando con transparencia, seguridad eidoneidad.

La falta de recursos tecnológicos, pone en riesgo la estabilidad de laempresa por cuanto fallas en los sistemas causan perdida de información,pérdida de tiempo y dinero y fracaso en la participación de los procesoslicitatorios.


Mejorar el control de todos los procedimientos y actividades de laempresa La implementación de las Tics, permitirá mejorar los procedimientos yservicios que se prestan a sus clientes en un tiempo de respuesta inmediato El desarrollo e implementación de las Tics para Sima ingenieros Ltda.,será de gran beneficio por cuanto podrá contar con nuevos métodos,técnicas y herramientas que agilicen sus procesos y promuevan unafuncionabilidad más eficiente para sus clientes Las nuevas tecnologías brindan a la empresa y a sus clientes la garantíade su exactitud, confidencialidad, fácil acceso y seguridad para lainformación. La implementación de esta tecnología permitirá reducir el tiempo deoperación de los empleados, maquinaria y equipo, reducción de insumos enla construcción, control de pérdidas físicas y económicas, elaboración debases históricas, alimentación de información y control de procesos. Conuna organización tecnológicamente definida podrá participar en un mayornúmero de licitaciones públicas y privadas simultáneamente

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La implementación de nuevas tecnologías permitirá reducir el consumode recursos físicos, restructuración de funciones, optimizando al máximo losrecursos humanos Finalmente y sin lugar a dudas la implementación de nuevas tecnologíasmejoraran la imagen de la empresa ante su competencia. La carencia de nuevas tecnologías hace vulnerable a una empresa porcuanto no cuenta con la información oportuna en el tiempo real que serequiere

3.3.2.4 Descripción del proyecto.

La intención de esta alternativa de solución es la viabilidad de adquirir unSoftware Libre (Open Source), para la implantación de un ERP, el cualpuede ser definido como cualquier programa cuyo código fuente fue escritocon la intención declarada de dejarlo disponible para ser usado, yeventualmente modificado, por terceros.

Este tipo de Software libre es usualmente desarrollado como unacolaboración pública entre varios programadores y puesto a disposición dela comunidad en forma gratuita.

Teniendo en cuenta que la empresa carece de recursos para la adquisiciónpropia o elaboración de un software de esta clase, la empresa una vezreestructurada planeara integrar en sus dependencias la sección desistemas contratando a personal especializado para definir la viabilidad deesta alternativa a mediano plazo.

Este tipo de tecnologías que pueden ser adaptadas a mediano plazoconstituyen proyectos que surgen de intereses principalmente personales yson desarrollados en su mayor parte por voluntarios. Si bien son programasque están disponibles bajo una serie de licencias de software, estasaplicaciones están disponibles en la práctica a muy bajo o sin costo.

El costo radicaría en la implantación del sistema el cual por su elevadocosto en mano de obra es necesario pensarlo con proyecciones a unmediano plazo mediante la contratación de personal especializado en estaárea.

Las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TICs) han sidoampliamente usadas por empresas de ingeniería en todo el mundo y lanación, para mejorar sus procesos productivos, labores administrativas y lagestión en general.

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Sin embargo, por razones de costos, en la mayoría de los casos las TICsson sólo para un segmento muy particular de organizaciones fuertes en sumayoría multinacionales por ejemplo:

Carlisle FoodService Products, en Oklahoma, USA, es un fabricante deherramientas de nivel profesional y vajillas para la industria de servicio decomestibles

Exploit Technology Co Ltd, el fabricante principal en Taiwan de hojas de difusiónde luz de fondo para pantalla LCD, hojas de reflector y película híbridaóptica

REHAU AG+Co en Alemania es una de las compañías más grandes en elmundo que procesa polímero, componentes para las industrias deconstrucción, auto, y medicina.

Así como ellas existen muchas más , es decir los Tics y ERPaparentemente aplicadas para aquellas industrias que pueden solventar losaltos costos que demanda la adquisición, implantación y desarrollo de unasolución tecnológica propia, acoplada a las necesidad físicas, tecnológicasy sistemáticas de la organización a corto plazo.

Empresa que se beneficia de la integración de información productofuncionamiento del ERP al eliminar las aplicaciones autónomas existente enlos computadores personales y portátiles, los cuales aíslan los procesos denegocio a ciertos departamentos y operaciones. Poniendo en riesgo laempresa por falta de toma de decisiones oportunas.

El resultado es un procesamiento directo, consolidación de aplicaciones ygestión reducida, lo que resulta en un aumento de productividad laboral,eficiencia de procesos de negocio y efectividad de operaciones

Tabla 4. Costo de algunas soluciones ERP disponibles con software licenciado

REFERENCIA VALOR

Hazent Systems $ 52,913,424.96BusinessProgressSL $ 52,913,424.96ATE Informática $ 64,402,542.24LiderITSA $ 134,575,552.27Gestalia EBS $ 158,740,274.87M2CConsultingSL $ 137,104,475.39presidencia de la nacion $ 167,470,989.99

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MBS Solutions $ 182,357,300.21IBdos Navision $ 186,078,877.77Euclides InformaciónNavision y Axapta $ 193,207,626.73

bsdconsulting $ 305,912,075.65MTP ConsultantsMIcrosoft BusinessSolutions

$ 352,756,166.38

netware sitemas $ 483,019,066.81AG Softwarwe $ 644,025,422.42Miguel Merino $ 705,512,332.77I3S Ingenieria deintegración $ 966,038,133.63

Teniendo en cuenta que el costo final dependerá del número de módulos,dependencias y actividades que se desee integrar, es necesario contar conla asesoría de un especialista en sistemas de la información para queapoye el proceso de selección, adquisición y montaje.

Dado lo anterior, y conociendo los costos de adquisición e implementaciónde un ERP propio es imposible su adopción en la empresa objeto delpresente estudio por ser una pequeña o mediana empresa (MIPYME), conbajos ingresos comparados para acceder a las bondades de las TICs.

Sin embargo, por investigaciones realizadas por internet, se ha producidoun movimiento muy importante en el ámbito del desarrollo de software, quepodría transformarse en una solución real para las MIPYMEs de cara a laadopción de TICs en su devenir diario.

Se trata por lo tanto de implementar el Software Libre (Open Source),usualmente desarrollado como una colaboración pública entre variosprogramadores y puesto a disposición de la comunidad en forma gratuita.

A continuación se detallan algunas soluciones de Software Libre de usoactual en las MIPYMEs a nivel internacional. Estas son herramientas quehan logrado niveles de funcionalidad y uso que las hacen adecuadas paraser utilizadas en entorno de la empresa objeto del presente estudio

Tabla No 5. Detalle de Algunos Software Libres1 SISTEMAS OPERATIVOS E INFRAESTRUCTURA

1.1SISTEMAS OPERATIVOS (PARA SERVIDORES YCLIENTES/ESTACIONES DE TRABAJO)

1.2 INTERFACES GRÁFICAS DE USUARIO

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1.3INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES: FILTROSANTI-SPAM

1.4INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES:SERVIDORES DE CORREO ELECTRÓNICO

1.5INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES: CLIENTESDE CORREO ELECTRÓNICO

1.6SEGURIDAD (CORTAFUEGOS, FILTROS ANTI-VIRUS,ETC.)

1.7 SERVIDORES WEB1.8 ADMINISTRACIÓN DE REDES Y SERVIDORES

2MISCELÁNEOS (VIRTUALIZACIÓN, DNS, DHCP, IMPRESIÓN,ETC

3 DESARROLLO DE APLICACIONES E INFRAESTRUCTURA3.1 BASES DE DATOS3.2 SERVIDORES DE APLICACIÓN

3.3

HERRAMIENTAS DE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DEPORTALES DE CONTENIDO Y DE COMERCIOELECTRÓNICO

4 LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN5 SOLUCIONES DE INFRAESTRUCTURA

5.1COLABORACIÓN/TRABAJO EN

GRUPO/COMUNICACIÓN

5.2

GESTIÓN DE CONTENIDOS EMPRESARIALES(GESTIÓN DE DOCUMENTOS, GESTIÓN DECONTENIDOS WEB)

5.3 GESTIÓN DE IDENTIDADES Y ACCESO5.4 VOZ SOBRE IP Y TELEFONÍA

6 APLICACIONES DE NEGOCIOS7 SOLUCIONES CLIENTE DE NEGOCIOS Y OFIMÁTICA8 CRM, ERP Y COMERCIO ELECTRÓNICO

Reiteramos que tan solo un especialista en tecnologías de la informaciónpodría brindar la asesoría para seleccionar las mejores alternativas desoftware disponible acorde con las necesidades de SIMA INGENIERIALTDA.


Para la implantación del Software libre es necesario contar con lossiguientes recursos humanos, financieros, logísticos y de infraestructurafísica.

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Recursos Humanos:

Profesional Especialista en tecnologías de la información capacitado a finde evaluar y diagnosticar el Software requerido para la empresa deacuerdo a los niveles operativos de la empresa con una vida útil mayor de15 años.

Este profesional deberá ser contratado con recursos de la empresa una vezreestructurada su organización

Tabla No 6 Clases de Tics informáticos que pueden aplicarse a la empresaInformática Telemática

AplicacionesInformáticas deProductividad:Tratamiento ygestión de lainformación

Procesador detextoHoja de cálculoBase de datosPrograma depresentación

CorreoelectrónicoGrupo denoticiasLista dedistribuciónWorld Wide WebChatAudioConferenciaVideoConferencia

ServiciosGenerales:

Comunicacióny obtención

deinformación y

recursos

Técnico de sistemas capacitado para integrar el software existente en laempresa con la alternativa de solución seleccionada.

Equipos La Empresa cuenta con 5 equipos de escritorio y un portátil, parauso exclusivo de las funciones operacionales de la empresa

Para desarrollar la alternativa de solución el especialista en sistemasdeberá definir el software y hardware que se requiere, cotizar y presentar ala junta de socios la alternativa económica más favorable para su discusión.

Consultores. Una vez definido el Software Libre es necesario contactar a laoficina encargada de su distribución, pues según lo consultado en Internet,algunos software libres requieren de un licenciamiento. Así mismo losconsultores o creadores del sistema ofrecen los servicios de implantación.

Información disponible: Actualmente SIMA INGENIERA LTDA, no cuentacon libros o documentos relacionados con la alternativa de solución por locual es necesario la adquisición de este material de consulta para que sea

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evaluada y conocida la información por la junta de socios, gerente y demásfuncionarios

La Única información disponible es la consultada por Internet, en loscomputadores de escritorio o portátiles con modem personal o corporativo.

Infraestructura y Espacio: SIMA INGENIEROS LTDA, Cuenta conproyecciones de crecimiento físicos y tecnológicos a mediano y largo plazo.Actualmente no cuenta con un espacio disponible, pero según lasindicaciones y áreas requeridas por el especialista, es viable realizar lasadecuaciones solicitadas por la nueva tecnología.

Tiempo estimado para el diagnostico y puesta en marcha. Se estima que eldiagnóstico del software libre requerido es de dos meses y la implantaciónen 10 meses, tiempo estimado el cual puede ser modificado de acuerdo a loindicado por el especialista.

3.3.2.6 Sistema de seguimiento y control.

Finalmente las actividades de seguimiento, control y postventa, sonaquellas que requieren de la mayor atención, pues el crecimiento de lasEmpresa está íntimamente relacionado con la satisfacción de los Clientes.

Actualmente SIMA INGENIEROS LTDA, no cuenta con un software para elseguimiento y control de sus actividades una vez concluidos los negociosderivados de sus funciones administrativas.

Así mismo no cuenta con bases de datos que permitan un seguimientohistórico de cada una de sus acciones.

Por lo tanto es necesario implementar un sistema de gestión de calidad quepermita el monitoreo periódico y seguimiento de los trabajos desarrolladospor las diferentes áreas de la compañía.El software deberá permitir el seguimiento en tiempo real de las actividadesdesarrolladas por cada una de la dependencia a fin de tomar decisionesoportunas.

Lo anterior con el fin de determinar realmente cual es la rentabilidad decada uno de los negocios desarrollados, la relación beneficio y costo, latasa de crecimiento y la oportunidad de invertir en nuevas tecnologías,infraestructura, recurso humano.

Si queremos que realmente las TIC ofrezcan un apoyo verdadero y continúoal negocio, debemos pensar en ellas como un medio y no un fin en símismas

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3.3.3 Fortalecimiento y reestructuración de la empresa para emprender laactualización tecnológica implementando la ingeniería de procesos.

3.3.3.1 Objetivos y metas

Objetivo general

El objetivo principal de este proyecto está centrado en optimizar losprocesos y actividades que se desarrollan en cada una de la dependenciade la empresa.

Metas

Fortalecer y reestructurar la empresa con el fin de aclarar con exactitud lasfunciones de cada dependencia, eliminar sus debilidades

Implementar Tecnologías de la información y comunicación actualizadas yacordes a la reestructuración de la empresa.

Crear dependencias para armonizar las tareas y actividades.


Con la implementación de métodos de ingeniería de Procesos SIMAINGENIERIA LTDA asegurara en cada una de las dependencias y susrelaciones contractuales con los clientes, desde el momento en que secoloca un pedido, o se firma un contrato y hasta el momento en que lacompañía lo entrega a satisfacción, sean tan eficientes, sensibles yorientados al servicio, como sea posible.

Una empresa requiere de procesos que garanticen la sostenibilidad en eltiempo.

En el organigrama de SIMA INGENIERIA LTDA, se nota que no hay unajerarquía definida entre el ingeniero de proyectos, el coordinador deproyectos y los puestos jerárquicamente inferiores, lo que puededesembocar en conflictos de autoridad, duplicidad de órdenes y funcionesflujos de información inadecuados, situación que puede desmejorar elrendimiento y la realización de las actividades de los proyectos.

En la administración y gerencia de proyectos se presta especial atención aeste aspecto definiendo claramente las jerarquías, los roles y funciones lomismo que los flujos de información que garanticen un desarrollo armoniosoy eficiente de las actividades de los proyectos para cumplir a los clientes en

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los tiempos establecidos al mismo tiempo que se hace un uso eficiente delos recursos (humanos y financieros) a fin de maximizar los rendimientos.


El fortalecimiento de la empresa a través de la implementación de laIngeniería de Procesos es replantear y remodelar por completo losprocesos de negocios con base en estructuras provenientes de laTecnología de Información disponibles.

Además, su efecto se extiende no sólo a los procesos de negocios, sinotambién a los métodos de administración, las definiciones de puestos y lasestructuras organizacionales.

El resultado final es la discriminación especifica de roles y funciones paradefinir con posterioridad los software especializados a implementar en cadauna de las dependencias y con una vida útil superior a diez años.

3.3.3.4 Descripción del proyecto

Realizar la Ingeniería de Procesos en cada una de las dependenciaspermitiendo a la compañía simplificar, integrar y reorganizar todas lasáreas del negocio antes de automatizarlas.

Los procesos de negocios no reconocen las barreras que separan a losdepartamentos, como compras, producción, ventas, contabilidad yadministración de recursos humanos.

Una vez terminada la reorganización, se emplea la tecnología paraautomatizar los procesos de negocios de acuerdo con el nuevo modelo,evitando así la práctica de automatizar los procesos obsoletos.

El resultado final es una organización más sana y eficiente, que reaccionacon rapidez a las demandas del consumidor y a los cambios en el mercado.

La reestructuración de la empresa implicara un cambio radical en laorganización.

De hecho, antes de que la Ingeniería de Procesos surgiera como unatécnica para implementar productos ERP (Planeación de RecursosEmpresariales), el costo de instalar nuevas soluciones eraaproximadamente 1:10.

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Sima Ingeniería Ltda. es una empresa consiente en que debe mejorarconstantemente los procesos de negocios conforme evolucionan yresponder a las demandas de consumo.

El procedimiento para desarrollar la reestructuración de la empresa puedeser el siguiente:

• Verificación. Replantear los procesos de negocios eficientes.• Simplificación. Convertir las funciones de negocios en modeloseficientes.• Reorganización. Buscar nuevas formas de organizar el trabajo.• Integración. Integrar todos los procesos de negocios críticos.• Automatización. Usar la tecnología para automatizar los procesos denegocios rediseñándolos.• Comunicación. Aumentar la comunicación para auxiliar los nuevosprocesos de negocios holísticos (orientados en procesos).• Adaptación. Reconsiderar y mejorar constantemente los procesosde negocios.


ECONOMICOS:SIMA INGENIERIA LTDA, deberá contratar a una firma consultoraespecialista en restructuración de empresas a fin de realizar la ingeniería deprocesos en cada una de sus dependencias.

HUMANOS:SIMA INGENIERIA LTDA, No cuenta con personal capacitado en ingenieríade procesos, por lo cual deberá contratar a una firma especialistaconsultora

DE INFRAESTRUCTURA:SIMA INGENIERIA LTDA, Cuenta con las instalaciones adecuadas para lareestructuración de la empresa, el consultor deberá indicar las obrasrequeridas para implantar los procesos.

3.3.3.6 Sistemas de Seguimiento y control

SIMA INGENIERIA LTDA, no cuenta con un sistema de seguimiento ycontrol para cada uno de sus procesos, por lo cual las actividades dereestructuración y acorde con las recomendaciones de la firma consultora,la gerencia deberá tener las herramientas que le permitan durante el

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proceso de transformación de funciones y su aplicación el control y lainformación disponible para la toma de decisiones.

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