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Trabajo Practico Final

“Buenos Aires Tango Vip”

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Whole Events

Quienes Somos:

Somos un grupo de profesionales que se dedica a organizar eventos de manera meticulosa y con la

total seriedad y experiencia que nos caracterizan. Cada uno de nuestros eventos tiene la particularidad

de ser "Únicos" e "Irrepetibles". Dentro de nuestro staff contamos con licenciados en artes culinarias y

expertos en ambientaciones de todo tipo.

Misión:

"Whole Events tiene la misión de ofrecer un servicio de eventos únicos e irrepetibles, satisfaciendo las

necesidades y preferencias de nuestros clientes, cuidando hasta el mínimo detalle para así crear eventos

adaptados a cada demanda".

Visión

"Ser la productora de eventos que se destaca por la perfección y originalidad de sus servicios,

colocándonos entre las principales organizadoras"

Valores

Responsabilidad

Perfección

Originalidad

Honestidad

Comunicación

Objetivos:

Hacer de cada evento un momento único

Procurar un servicio de calidad, confort y responsabilidad

Efectuar lo solicitado por el cliente transformándonos y adaptándonos a las necesidades

Diseñar propuestas de valor para cada momento

Ofrecer la mejor calidad en proveedores

Establecer el asesoramiento necesario para cada evento

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Organigrama de Whole Events:

La estructura de organización que hemos seleccionado para el evento es mediante un organigrama

horizontal, ya que de esta forma nos encontramos todas al mismo nivel.

Para la división de áreas/tareas, se ha conversado con todo el grupo para saber que tarea le resulta más

cómoda y agradable a cada uno de los integrantes. Una vez finalizada dicha conversación, se

dividieron primero las áreas y luego los trabajos a realizar.

P.E.

Productor

Ejecutivo

(Gisela Strajch)

Administración y cocina – María Defino

Ambientación y Diseño – Sofía Schenone

Planimetría – puesta y cocina – Micaela Stigol

Recursos Técnicos – Gisela Strajch

Diseñadora – Andrea Hernández

Musicalización – Sofía Pitossi

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Buenos Aires Tango Vip

Sinopsis del evento a realizar:

“Buenos Aires Tango Vip” será un evento destinado a un público totalmente exclusivo e íntimo

invitado especialmente para la participación del mismo.

Lo que hará que el evento sea exclusivo y totalmente íntimo, es que las personas que ingresen deberán

figurar en la lista y presentar la invitación entregada semanas anteriores. Habrá solo diez mesas, con un

total de treinta personas. Cada lugar a ocupar en la mesa está pensado previamente, y en el día del

evento se acompañara a los invitados para ubicarlos en los lugares que correspondan.

El evento en sí, será vivir dentro de la gran ciudad dos horas a puro Arte Argentino, mediante una cena

donde se brindara un show de música típica de Buenos Aires como es el tango, junto a un show de

baile. Dichos shows en vivo serán la muestra principal del evento.

Buenos Aires Tango Vip, está pensado en cada detalle para que los participantes de evento puedan

disfrutar, como también sentir la cultura musical propia de Argentina.

Misión:

“Desarrollar un evento cultural en el cual fluyan los sentimientos, la emoción y el disfrute de los

concurrentes”

Visión:

“Crear el mejor evento de tango en Buenos Aires, realizando de una noche, muchas noches

inolvidables para los espectadores de Buenos Aires Tango Vip”

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Objetivo principal:

Difusión de la cultura de Buenos Aires

Difusión de los artistas Argentinos

Realizar un evento totalmente exclusivo e intimo

Hacer que el público invitado pueda disfrutar con todos sus sentidos

Ficha técnica:

Fecha y Hora: Martes 23 de Junio – 20:00hs.

Dirección: Virrey Arredondo 2495, C1096AAB CABA

Contactos: www.buenosairestangovip.com

Mail: batangovip@gmail.com

Teléfono: 15-4889-1283

Precio: Sin costo – Solo entrada con invitación

Desarrollo de la actividad artística:

Buenos Aires Tango Vip, ofrece una noche intima a puro sentimientos. El martes 23 de junio a las

20:00hs se llevará a cabo en Inbocca Lupo, una cena totalmente exclusiva, solo para 30 invitados, que

tendrán acceso mediante invitaciones entregadas semanas antes del evento. Dicho evento estará basado

en las Artes Escénicas, es por ello que se presentará un show de musical donde se podrá oír a un

cantante de tango como así también se presentará a un cuerpo de bailarines. Estos últimos harán un

show de baile y luego invitarán a la gente concurrente a realizar unos pasos de tango, finalizando se

realizaran fotografías con los mismos. Ambas presentaciones brindaran un show a puro ritmo y pasión.

Buenos Aires Tango Vip, ofrece una cena show distinto a todos los demás, el clima será totalmente

cálido ya que su ambientación está pensada para que el público presente pueda sentir la música, el

ritmo y la cultura de nuestro país.

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Selección de la sede:

La locación seleccionada es Inbocca Lupo, un teatro ubicado en el barrio de Belgrano. Al momento de

relevarlo, de observar las características que tenía, era exactamente lo que buscábamos. Desde la

cocina hasta los camarines para los artistas. Este último no es un detalle menor, ya que es importante a

la hora de realizar un show con artistas tener en cuenta su comodidad y confort.

El espacio a desarrollar el evento es ideal para la cantidad de personas que deseamos que participen del

evento. Sus pisos son de madera, sus paredes de color beige con cortinados colorados y pegado a la

sala tiene un sector al aire libre el cual será preparado para las personas fumadoras. También brinda un

servicio completo de luz y sonido. La locación seleccionada es perfecta para la cena show pensada ya

que además la zona donde se encuentra ubicada es de mucho movimiento, teniendo a pocos metros la

Av. Cabildo donde pasan cantidades de colectivos y una línea de subterráneos.

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Relevamiento de Sedes:

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Dinámica laboral del grupo y su seguimiento por parte del P.E.:

La dinámica laboral del grupo ha sido mediante Whatsapp, E-Mail y reuniones personales. Se puede

obtener un mayor resultado de comunicaciones mediante el chat del teléfono celular ya que uno este

donde este se encuentra contactado constantemente con todo el grupo. Y cualquier propuesta que se

presente mediante este grupo de chat, no se lleva adelante hasta que todas las integrantes de este no

estén de acuerdo. Si surge algún tipo de duda, se realiza una reunión para aclarar los términos y llegar

a algún tipo de acuerdo. Realizamos este dinamismo ya que muchas veces uno mediante la escritura no

puede explayarse como desea, para esto se realizan encuentros en los cuales se puede brindar una

explicación más detallada de lo que ofrece para el evento.

El productor ejecutivo, es quien se encarga de estar en contacto y pendiente de cada una de las tareas

que tienen los integrantes del grupo, es quien organiza las reuniones, gestiona las salidas para relevar y

lleva el control y papeles de todo el evento. El P.E. también realiza apoyo sobre todo el equipo, es

quien guía y gestiona una comunicación interna clara.

Tareas de gestión realizadas con la Universidad, área Evento Joven:

Hasta el momento, el único contacto que hemos tenido con el área de Evento Joven es la charla para el

desarrollo de los eventos como: las fechas, los plazos de entrega de documentación, entre otros. Y se

puede destacar una clara comunicación, ya que hemos podido quitar todo tipo de dudas, siendo estas

contestadas satisfactoriamente.

Las tareas realizadas con el área Evento Joven de la universidad, en un principio se hicieron presentes

en el aula para brindar la charla de orientación y transmitir todo tipo de información como así también

sacar todo tipo de dudas que podrían llegar a surgir. En una segunda oportunidad, han vuelto al aula

para recepcionar las fichas de los grupos más las locaciones donde se realizaría el evento, como

también responder dudas que iban surgiendo.

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En lo particular de nuestra productora Whole Events, hemos tenido cambios dentro del grupo. En un

primer momento una de nuestras compañeras no pudo seguir, pero a la vez se realizó la inclusión de

dos compañeras más. Esto hizo que tengamos que modificar fichas, es así que nos acercamos a las

oficinas de Eventos Jóvenes y es ahí donde pudimos exponer nuestro tema en particular, siempre antes

habiéndolo hablado con la docente a cargo. Y se procedió a realizar cambios en las fichas del grupo.

El último contacto que hemos tenido fue en la entrega del programa del 21° ciclo de Eventos Jóvenes,

donde también se procedió a entregar formularios de seguros.

Comunicación y gráfica:

La comunicación es un área fundamental a la hora de organizar y llevar a cabo un evento. Es el medio

que la productora utiliza para comunicar el evento y llegar al público objetivo. Es por eso que es

imprescindible tener una buena comunicación del evento y para eso elegimos comunicarnos a través de

invitaciones por tarjetas. Como es una cena Premium no haremos uso de las redes sociales ya que

queremos que la invitación sea personalizada y única. El público será del círculo íntimo de las

productoras, amigos y familia. Cada integrante del grupo podrá invitar por medio de las tarjetas a 5

personas. Los invitados serán jóvenes y adultos de 22 a 60 años, hombres y mujeres, de clase social

media alta.

Y aprovechando que es un evento V.I.P la idea no es hacer una difusión del mismo, sino hacer

invitaciones personalizadas. Esto se llevara a cabo a través de tarjetones diseñados por la productora.

Las invitaciones se entregaran en mano a cada invitado y podrán confirmar su asistencia a través de un

email que figurara en las mismas. No utilizamos las redes sociales ya que no nos parece el medio de

comunicación adecuado para esta cena Premium.

Para “Buenos Aires Tango VIP” creamos una invitación con formato de tarjetón, más grande que una

tarjeta normal, para darle más importancia y lugar al evento. Nos parecía importante crear algo único y

original, no quisimos crear la típica invitación estilo colonial sino que creamos algo más moderno y

Premium, jugando con las letras y el logo del evento. Lo más importante era comunicar que tipo de

evento vamos a realizar, que día y en qué lugar.

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Logo:

Invitación:

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Planimetría de la sede – Espacio Lupo:

Planimetría de planta con montaje y ambientación:

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Argumento de ambientación:

La producción de Buenos Aires Tango Vip, ha decidido ubicar la sala en forma rectangular por sus

medidas y por la comodidad de los invitados a la hora de ver el show. Consideramos que es una buena

distribución ya que todos los presentes podrán tener una óptima visión del espectáculo.

El escenario para desarrollar el show se encuentra ubicado en la mitad del salón y a su alrededor se

encontraran ubicadas las mesas. Los invitados estarán sentados espaldas hacia la cocina y mirando

hacia el escenario, esto facilitara la hora de servir los platos ya que nadie estará mirando la puerta de la

cocina generando distracciones innecesarias.

Junto al escenario, donde brindaran su show los artistas de tango, se encontrara el operador de sonido.

Es importante que estén cerca ya que ante cualquier imprevisto puede solucionarlo en conjunto

rápidamente.

Las mesas tendrán entre 3 a 4 personas ubicadas en cada una. Las mismas estarán ambientadas

alternadamente con flores y velas pequeñas. La decisión de alternar estos dos elementos es para que se

genere un ambiente armonioso y cálido. Las servilletas serán de color rojas y sobre ellas se encontrara

una tarjeta con el menú del evento, dichas tarjetas se encontraran enganchadas mediante una cinta

color negro.

En la entrada se encontrara el banner de Inbocca Lupo para poder fotografiar a los invitados en su

ingreso, y el mismo también se encontrara ambientado con velas y flores para comenzar a generar el

clima deseado.

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Timing de Buenos Aires Tango Vip:

Timing Interno

Pre-Evento:

18:00hs. Ingreso a la sede y orden de los materiales a utilizar

18:15hs. Ambientación

18:30hs. Ingreso a cocina y preparación de catering

18:45hs. Relevamiento de vajilla

19:00hs. Control de técnicos y artistas

19:45hs Charla técnica y control de listas

Evento:

20:00hs. Ingreso

20:20hs. 1er Plato Entrada

20:25hs. Show – Cantante

20:45hs. Retiro de platos

21:00hs. 2do Plato Principal

21:00hs. Show - Cantante

21:25hs. Retiro de platos

21:30hs. 3er Plato Postre

21:30hs. Show de baile

21:45hs. Clase de tango y fotografías

22:00hs. Finalización y entrega de carpeta

Post-Evento:

22:10hs. Desarme y limpieza

22:30hs. Evaluación del evento

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Timing Cliente

Evento:

20:00hs. Ingreso

20:20hs. 1er Plato Entrada

20:25hs. Show – Cantante

20:45hs. Retiro de platos

21:00hs. 2do Plato Principal

21:00hs. Show - Cantante

21:25hs. Retiro de platos

21:30hs. 3er Plato Postre

21:30hs. Show de baile

21:45hs. Clase de tango y fotografías

22:00hs. Finalización y entrega de carpeta

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Comercialización:

La comercialización utilizada para Buenos Aires Tango Vip es mediante buzoneo, haciendo llegar al

domicilio de cada participante una invitación personal. Mediante e-mail enviaremos un Save The Date

15 días antes para recordar de la fecha y hora del evento.

También vamos aparecer en la revista y en la cartelera de la universidad, donde se explica cómo es el

evento y la dirección del mismo.

Tipos de alianzas, sponsoreos y otros:

Para Buenos Aires Tango Vip no hemos logramos ninguna alianza ni sponsoreo. Pero logramos llegar

a un acuerdo con los encargados de la locación a la hora de contratar, el mismo es pagando extras que

ayudaran como la limpieza, sonidista e iluminadores manteniendo un precio accesible.

Dos situaciones posibles de crisis:

A. Una posible situación de crisis que podría sufrir el evento seria que los artistas tengan un

inconveniente y no puedan llegar al evento. Para que esto no suceda una de las integrantes del

equipo va a ser la encargada de estar todo ese día detrás de los artistas, llamando para solicitar

su puntualidad como también para ofrecerles todas las comodidades necesarias. Si estos

llegarían a cancelar horas antes del evento. El equipo se contactara con urgencia a bailarines ya

relevados.

B. Otra situación de crisis podría ser que en la prueba de sonido alguno de los equipos se rompa y

no puedan ser utilizados en el evento. La solución sería buscar un proveedor de sonido,

previamente relevado, cerca de la locación para que nos proporcione los equipos para llevar a

cabo el evento sin inconvenientes.

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Situación de Crisis sucedida en el evento:

1. Hemos vivido una situación de crisis al momento de realizar la ambientación. Teníamos unos

floreros bajos en los cuales le colocamos piedras con agua para luego colocar unas flores de

colores flotando, pero al momento de realizar todo este proceso al momento de colocarlos

sobre las mesas estos se explotaban.

Teniendo en cuenta que al trabajar con vidrio algo de esto podía suceder, teníamos de reserva

otro tipo de florero más pequeño que utilizaríamos también para la colocación de las velas, los

cuales se colocaron sobre un plato chico de espejo y alternando flores con velas se realizó una

nueva ambientación.

Al otro día al preguntar y comentar la situación, se pudo deducir que al colocarle agua muy fría

y llevarlo a un ambiente cálido como el que había en el salón, el vidrio al no ser de buena

calidad se corre el peligro de lo que nos ha sucedido.

2. Otra situación de crisis fue que al momento de ingresar al salón, dos de nosotras nos acercamos

para charlar con el dueño de la locación para definir tiempos y pedidos. Y nos plantea un

monto mayor de lo pactado para el operador de sonido por la colocación de dos micrófonos. A

lo que nosotras le planteamos que nos parecía mucho dinero y negociamos en el momento el

monto al cual nosotras podíamos llegar a ofrecerle. Al aceptar la propuesta que le brindamos se

procedió a la colocación de los micrófonos y la realización de su prueba.

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Rubros y tareas realizadas en el proceso de Pre-Producción:

Rubro Concepto Detalle

Locación

Inbocca Lupo

$3.500 - Para contactar con esta locación antes ingresamos en

Eventos Palermo una página web la cual provee de varios

salones, bares, teatros, entre otros. Ellos se encargan en

contactarte con salones según el evento a realizar y coordinan

mejores precios. Luego de relevar varios espacios para realizar

nuestro evento, estamos finalizando las negociaciones con

Inbocca Lupo. Fuimos un día a esta locación sin comunicar

que íbamos mediante Eventos Palermo, y el precio era mucho

más elevado, al finalizar la reunión le explicamos que el precio

que nos dio Eventos Palermo era mucho más bajo. Y es aquí

donde el dueño quedo en contactarse con nosotras para

coordinar un mejor precio. Al otro día ya teníamos una

respuesta favorable, ya que el dueño ratifico que habíamos

realizado contacto mediante la web de Espacios Palermo.

Limpieza $200 – Se contratará personal confiable del salón

Recursos Técnicos

Sonido Incluido con locación

Iluminación Incluido con locación

Operador de Sonido y

Luz $500

Show

Cuerpo de Baile y

cantante

Bailarines $800

Cantante $400

Cantantes $500

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Grafica

Tarjetas

$200

Trabajo final

Se realizara una tapa con mucha creación y diseño, la cual

tendrá una pareja de baile y esta será fuera de lo común. Junto

con el trabajo final se le entregaran los CD’S correspondientes

como también un obsequio para el jurado, el cual será didáctico

con el evento a realizar. Dicho presente será un conjunto de

CD’S de Tango los cuales podrán ser escuchados junto con la

lectura del proyecto.

Decoración

Velas

Las encargadas de la ambientación están realizando un trabajo

minucioso ya que se desea un ambiente cálido, en el cual los

invitados se sientan a gusto con el lugar.

Flores

Otros

Catering

Cena formal

El menú que se brindara será del catering de nuestra propia

organización de eventos. En el cual se servirá como plato de

entrada unas canastitas rellenas junto con hojas verdes y una

salsa dulce. Plato principal, se servirá strogonoff sobre colchón

de finos granos de arroz. Y para finalizar el postre será bombón

helado para seguir endulzando pero a la vez refrescar los

sabores. Nuestro servicio incluye bebida de línea cola, vino y

agua mineral.

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Logística de rubros:

Limpieza: El acuerdo con el salón expresa que se recibirá el espacio limpio y en condiciones, al

finalizar se ha contratado personal de limpieza que utiliza Inbocca Lupo para que realice las tareas

correspondientes.

Seguridad: El salón no cuenta con personal de seguridad, y se ha decidido no hacer contratación del

mismo, ya que las personas participantes del evento son invitados por cada integrante del equipo es por

esto que no sería necesario personal de seguridad.

Puntos de contacto: Los puntos de contacto con el público externo será mediante una casilla de e-mail

(batangovip@gmail.com) creado exclusivamente para el evento a realizar, y en las invitaciones se

encontrara el teléfono de la productora ejecutiva como también el mail mencionado anteriormente.

Estos puntos de contactos son por si algún invitado tiene dudas, de esta forma podrá comunicarse

directamente con la P.E. Entre el público interno nos comunicaremos mediante grupo de whatsaap y e-

mail.

Catering: El catering será brindado por nuestra organizadora de eventos Whole Events.

Otros: La ambientación será en los colores, negro, rojo y blanco. Los nombres de las mesas serán

canciones típicas de tango, y usaremos flores y velas para darle un toque sofisticado al ambiente.

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Presupuesto:

Buenos Aires Tango Vip

Fecha: Martes 23 de Junio Horario: 20:00hs. Lugar: Espacio Lupo - Virrey Arredondo 2495, C1096AAB - Ciudad Autónoma de Buenos Aires Contacto: 15-4889-1283/batangovip@gmail.com

RUBRO CONCEPTO CANTIDAD PRECIO

UNITARIO PRECIO TOTAL

OBSERVACIONES

Locación

Inbocca Lupo 1 3,500 3,500 El teatro donde se

realizara el evento es por 4 horas

Limpieza 1 200 200

El personal de limpieza de Inbocca Lupo es exclusiva,

pero su contratación es a parte del precio

de la locación

Subtotal 3,700

Mobiliario

Mesas 10 - - El mobiliario está

incluido con el precio de la locación

Sillas 30 - -

Subtotal -

Recursos Técnicos

Operador de Sonido -

Iluminación 1 1000 1000

El operador de sonido e iluminación

es exclusivo y recomendado por la

locación pero su contratación es a

parte

Subtotal 1000

Grafica

Invitaciones y Trabajo

Final 15 25 375 IVA INCLUIDO

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Ambientación

Flores - - 475

Velas y piedras - - 112

Porta velas - - 229

Otros decorativos 134

Subtotal 950

Alquiler Vajilla

Contratación mediante el salón: (30 copas - 30 juegos de cubiertos -

30 cucharas de postre - 30 platos de entrada,

cazuela y plato de postre - mantelería)

- - 500

El alquiler de la vajilla que se encuentra

dentro de la locación, se reserva con un

monto de $500 extra considerado como

depósito.

Contratación extra: (30 copas de vino - 30

juegos de cubiertos para plato de entrada -

5 jarras de vidrio)

- - 300

Se ha realizado un alquiler extra, ya que el lugar a realizar el evento no contaba

con extras solicitados.

Subtotal 700

Catering

1er Plato Entrada: canastitas rellenas junto con hojas verdes y salsa dulce 2do Plato Principal: Cazuela caliente 3er Plato Postre: Bombón helado. Bebida incluida (Vino, gaseosa y agua)

30 personas

70 2500

El catering es realizado por el

servicio que brinda la empresa

organizadora del evento

Subtotal 2500

Show

Cantante 1 400 400

Bailarines 2 400 800

Dúo de Cantantes 250 500

Subtotal 1700

Seguros

Seguros por accidentes

personales 2 60 120

Para personal de cocina

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Profesores, alumnos e

invitados - - -

La Universidad de Palermo es quien se encarga de otorgar los seguros y tener

las listas de invitados antes de la fecha del

evento

Subtotal 120

Administración

AADICAPIF - SADAIC - - - Incluido en el precio

de la locación

Recursos Humanos

Administración y

Catering- María Defino - - -

Todo el personal que trabajara en el

evento es el alumnado del grupo. Quienes no cobran

honorarios.

Diseño y Ambientación - Sofía Schenone

- - -

Planimetría, puesta y

catering - Micaela Stigol

- - -

Musicalización - Sofía

Pitossi - - -

Diseñadora - Andrea

Hernández - - -

Recursos Técnicos -

Gisela Strajch - - -

Subtotal General 11.045

Imprevistos 1.000

TOTAL 12.045

Todos los presupuestos

tienen incluido el 21% del IVA

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Informe de proveedores:

Locación: Inbocca Lupo - Virrey Arredondo 2495, C1096AAB CABA Teléfono:011 4783-0731 – www.inboccalupo.com.ar

Vajilla: Muguet Recepciones – www.muguetrecepciones.com.ar – Teléfono: 4568-1753

Seguros por accidentes personales: Sancor Seguros – www.gruposancorseguros.com/ar

Show de Baile: Jesus Tango – Cel: 15-5015-1328

Show de Canto Dúo Tanguero: Víctor y Cristian – Cel: 15-6557-3340

Show de Canto: Mariano Montes – produccion.montes@gmail.com – Cel: 15-6902-0738

Ambientación: Whole Events – wholeevents@gmail.com – Cel:15-4889-1283

Catering: Whole Events – wholeevents@gmail.com – Cel:15-4889-1283

Competencia de eventos:

Nos tocó competir indirectamente con el evento Bodega Tanguera. Este evento trataba sobre la

degustación de vinos. Por lo que observamos tenia similitud en el sentido del tango. Pero luego eran

eventos muy diferentes. Ya que en Bodega Tanguera lo que predominaba era la degustación de los

vinos argentinos, y en Buenos Aires Tango Vip lo que predominaba era la cena show de tango

totalmente intima.

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Presentación de presupuesto para cliente:

Buenos Aires, miércoles 20 de mayo de 2015

Estimados Universidad de Palermo:

De mi consideración, me dirijo a ustedes con el fin de adjuntar presupuesto de evento

“Buenos Aires Tango Vip”. Al cual se ha establecido el monto de $9.970 – nueve mil novecientos

setenta pesos argentinos como totalidad del evento. El mismo tendrá validez veinticinco días corridos

luego de su recepción.

Desde ya agradecemos la confianza ante nuestros servicios, nos encontramos a su disposición.

Saludos cordiales,

WE

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Imágenes Pitching:

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Presentación Power Point:

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29

30

Imágenes de Buenos Aires Tango Vip:

Camarines

Armado

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Primer Show - Dúo de Cantantes

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Segundo Show de canto – Mariano

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Tercer Show – Bailarines de Tango

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Carpeta de Presentación para el Jurado

Ca

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Equipo de Whole Events