TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

 INTROCUCCION

El presente trabajo se refiere al tema Pasos Para Realizar Transferencias Documentales, en el cual se especificara detalladamente como, y que implementos se necesitan para este importante proceso en la vida de los documentos. Al mismo tiempo se usaran imágenes que facilita al lector para la interpretación de los diferentes pasos que se deben seguir a la hora de realizar la transferencia documental.

OBJETIVOS GENERALES

Despertar interés en las personas por las transferencias documentales.

Asegurar el control de el orden de la documentación.

Concentrar la información útil, para la toma de decisiones.

ESPECIFICOS :

Enseñar a los lectores los pasos para las transferencias. Incentivar a las personas para que sean consientes de la importancia de conservar los documentos y transferirlos.

LA TRANSFERENCIA:E S E L P R O C E D I M I E N T O M E D I A N T E E L C U A L L O S D O C U M E N T O S PA S A N D E U N A R C H I V O A O T R O D E L S I S T E M A . P R O C E D I M I E N T O H A B I T U A L Y N O R M A L I Z A D O D E I N G R E S O D E F O N D O S E N L O S A R C H I V O S D E L S I S T E M A A R C H I V Í S T I C O , E L C U A L S E R E A L I Z A M E D I A N T E E L T R A S L A D O D E S E R I E S D O C U M E N TA L E S O F R A C C I O N E S D E É S TA S U N A V E Z Q U E H A N C U M P L I D O E L P L A Z O D E P E R M A N E N C I A F I J A D O E N E L E S T U D I O D E VA L O R A C I Ó N .. C O N L A T R A N S F E R E N C I A S E D E L E G A L A R E S P O N S A B I L I D A D J U R Í D I C A D E L O Q U E S E E N T R E G A .E S N E C E S A R I O C U M P L I M E N TA R U N A “ H O J A D E R E M I S I Ó N D E F O N D O S ” O “ R E L A C I Ó N D E E N T R E G A ” Q U E E S E L I N S T R U M E N T O J U R Í D I C O E N E L Q U E S E R E L A C I O N A L A D O C U M E N TA C I Ó N T R A N S F E R I D A Y S E T R A S PA S A L A R E S P O N S A B I L I D A D S O B R E S U C U S T O D I A , A S Í M I S M O S I RV E D E C O N T R O L Y G A R A N T Í A D E L A T R A N S F E R E N C I A .

. LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIÓN

 ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO: Eliminación de material metálico:

Cambiar material metálico por material plástico

IDENTIFICACIÓN DEL MATERIAL AFECTADO POR BIODETERIORO.

Documentos identificados con hongos o insectos.

Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación - caja, carpeta, legajo- en su parte externa.

Solicitar servicio de personal especializado.

 REVISIÓN Y FOLIACIÓN

Los documentos se enumeran consecutivamente y cronológicamente.

Con lápiz de mina negra.

En la esquina superior derecha.

Sin enmendaduras.

. REVISIÓN Y FOLIACIÓN La numeración existente no Debe tacharse. Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numerarán como un sólo folio

. UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y REALMACENAMIENTO.

Hay distinta unidades de conservación:

Paquetes Legajos Tomos Cajas Carpetas y A-Z.

 COMO PREPARAR LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN PARA LAS

TRANSFERENCIAS

La documentación empastada que tengan los lomos deteriorados deberán someterse a proceso de empaste o refuerzo.

La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.

 ESPECIFICACIONES PARA REALIZAR LAS

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

CAJAS :elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales.

IDENTIFICACION DE LAS CAJAS : Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos generales:

 IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS

Material. Cartulina libre de acidez (neutra)

Diseño. Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, garantizando la adecuada protección de los bordes

Identificación:

 AMARRE

Este proceso es importante para las unidades de conservación a transferir y a la vez facilitar su traslado.

. EMBALAJE.

Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.

La cantidad de documentos será moderado

 CONCLUSIONES

Nos dimos cuenta que las transferencias documentales son un proceso por el cual debe pasar el documento para llegar su disposición final. A demás es importante que todas las entidades realicen las transferencias para aprovechar espacio y tener los documentos de manera organizada, e importante recalcar que para este proceso tomamos como base las tablas de retención documental.