I

El estudio de transferencia documental

veremos a fondeo como son los pasos y

las definiciones para mejorar la

organización y clasificación a los

documentos al transferirlos.

El objetivo de esta diapositiva es

conocer a fondo la transferencia

documental documentada y estudiada

por ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

el cual nos sirve de guía para nuestra

labor.

Remisión de documentos entre las

diferentes etapas del Archivo, del

archivo central al archivo de gestión y

de gestión al histórico.

Garantizar a los ciudadanos el

acceso a la información.

Evitar la producción y acumulación

irracional de documentos.

Asegurar y facilitar el control efectivo

y ordenado de la documentación.

Solucionar, a nivel físico y funcional, el

problema de la acumulación de

documentos en las dependencias e

instituciones productoras.

Concentrar la información útil, ya sea

para la toma de decisiones

administrativas o para el conocimiento

del desarrollo histórico institucional.

Contienen los documentos que se

generan en el proceso de gestión Adm,

y que están en constante consulta.

Se debe transferir las series y subseries

que hayan cumplido con el tiempo

estipulado en las TRD correspondiente.

Todas la transferencias deben ir

acompañadas de un inventario en el

que se relacionan las series

documentales.

Los documentos transferidos al archivo

central son los que se entran en su

estado semiactivos, ósea que su

consulta no es tan frecuente.

Al recibirse los documentos en el archivo

central se debe constatar que las series

y subseries documentales transferidas

concuerden con el inventario.

La documentación permanecerá en el

archivo el tiempo estipulado por las TRD.

La documentación transferida al archivo

histórico es la que pose un valor

investigativo, cultural o para la ciencia.

Existencia del Comité de Archivo en la

entidad.

Tablas de Retención Documental

debidamente avaladas por el Comité

de Archivo entidad y aprobadas por el

Consejo Directivo del AGN.

Limpieza de la documentación: los

elementos de trabajo apropiados para

la limpieza son : overol, gorra, mascarilla

y guantes.

Limpieza de la documentación: equipo

como: aspiradora, brochas, telas de

algodón, bayetilla

Eliminar el material metálico: clips,

ganchos de cosedora, legajadores, etc.

procurando no ocasionar deterioros de

tipo físico a la documentación.

Reemplazar las carpetas tradicionales

por materiales desacidificados o de

cartulina blanca.

Identificación del material

afectado por biodeterioro.

Revisión y Foliación: Utilizar un lápiz

de mina negra y blanda para

numerar desde uno (1) en

adelante.

Unidades de conservación y

realmacenamiento:

La documentación empastada o

encuadernada cuyos lomos están

desprendidos o deteriorados deberá

someterse al proceso de empaste o

refuerzo del lomo utilizando materiales

y procedimientos adecuados.

La documentación que no está

encuadernada ni empastada deberá

almacenarse en cajas y carpetas.

Cajas: rótulos CODIGO (de la entidad)__________________

FONDO _________________________________________

SECCION___________________________________________

SUBSECCION_______________________________________

NUMERO DE CARPETAS___________

CAJA N° __________

N° CONSECUTIVO _______________

N° CORRELATIVO _______________

FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________

Carpetas

Fondo ______________

Sección ______________ Subsección____________

Serie _________________ Subseries________________

N° De Folios ___________

N° De Carpeta _________

N° De Caja _____________

Amarre: se realiza mediante el empleo

de una cinta de faya o hiladillo de 2,5

cm. de ancho que abrace la unidad en

sentido vertical y horizontal, a modo de

paquete, anudado hacia la parte

superior.

Embalaje: Utilizar cajas que cumplan las

especificaciones mínimas sugeridas por

el Archivo General de la Nación.

Entendemos que el Archivo es una de

las labores que implica estudio y una

buena lectura en ello nos

documentamos de la guía Transferencia

documentales por el cual nos ayudó a

tener un concepto más claro para

ejecutar nuestra labor.