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IX JORNADASDE MODERNIZACIÓN Y CALIDAD10 Y 11 DE NOVIEMBRE 2016

VII JORNADAS TÉCNICAS DE ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL.

Transformación digital, sí o sí; documento, expediente y archivo electrónico

10 de noviembre de 2016

Miguel A. Amutio GómezSubdirector Adjunto de Coordinación de Unidades TIC

Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

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1. Transformación digital, sí o sí2. Leyes 39/2015 y 40/2015, una

oportunidad que hay que aprovechar3. Acciones, en qué estamos trabajando4. Retos y conclusiones

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1. Transformación digital, sí o sí

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Transformación digital

Revisión integral de las actividades y procesos de gestión de bienes y servicios de la entidad.

Integración de los recursos y capacidades de las TIC en las actividades.

Mejora de la eficacia y la eficiencia de la actuación pública y, por tanto, aportación de valor al conjunto de la sociedad.

Papel de las TIC para: tratamiento de grandes volúmenes de información, mejora de la toma de decisiones una predisposición abierta a la innovación y al carácter dinámico

de las expectativas, requerimientos y demandas de los clientes y usuarios.

“…se puede hacer más para modernizar la administración pública, lograr la interoperabilidad transfronteriza y facilitar una fácil interacción con los ciudadanos.”

“Un ejemplo de mayor eficiencia es el principio 'Solo una vez' - sólo en el 48% de los casos las AA.PP. reutilizan información sobre el ciudadano o empresas…”

“El uso de documentos electrónicos se debe promover en toda la UE para reducir los costes y las cargas administrativas...”

[A Digital Single Market Strategy for Europe]

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Principios: Digital por defecto (opción preferida, punto único de contacto) Principio de solo una vez Inclusión y accesibilidadApertura y transparencia

Transfronterizo por defecto Interoperabilidad por defecto Confianza y seguridad

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I. Modernización de las AA.PP. con las TIC, utilizando habilitadores digitales claves

• 2. Acelerar la adopción de los servicios de eIDAS, incluyendo la identificación-e y la firma-e. (2016)• 4. Presentar una versión revisada del Marco Europeo de Interoperabilidad y apoyar su adopción ... • 5. Coordinar el desarrollo de un prototipo del catálogo europeo de normas de TIC ... (2017)• 6. La Comisión utilizará los bloques comunes de construcción tales como los servicios digitales de

infraestructura promovidos por el mecanismo CEF (Connecting Europe Facility) y aplicará el Marco Europeo de Interoperabilidad. Introducirá gradualmente los principios de "digital por defecto" y "una sola vez”, la facturación electrónica y la contratación electrónica …(2016-2019)

I. Habilitar la movilidad transfronteriza mediante servicios públicos digitales interoperables

• 9. Establecer, en cooperación con los Estados miembros, la obligatoriedad de la interconexión de los registros mercantiles de todos los Estados miembros. (2017)

• 13. Lanzar un piloto relativo al principio de solo una vez para las empresas. 2016I. Facilitar la interacción digital entre AA.PP. y con ciudadanos y

empresas, para unos servicios públicos de alta calidad• 18. Evaluar la posibilidad de aplicar el principio de una “sola vez” para los ciudadanos en un

contexto transfronterizo. (2019)

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2. Leyes 39/2015 y 40/2015

Una oportunidad que hay que aprovechar

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS“…la tramitación electrónica …

debe constituir la actuación habitual de las Administraciones.”

“… una Administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico .” [Ley 39/2015, parte expositiva]

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Los actos administrativos se producirán por escrito a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia. (art. 36)

Las AA.PP. emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada…(art. 26)

Los expedientes tendrán formato electrónico… (art. 70)

Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados…(art. 17) [Ley 39/2015]

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Ley 39/2015

Panorámica de aspectos con impacto en las TIC

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS“Las AA.PP. se relacionarán entre sí … a

través de medios electrónicos, que aseguren la interoperabilidad y seguridad de los sistemas …, garantizarán la protección de los datos de carácter personal, y facilitarán preferentemente la prestación conjunta de servicios a los interesados.” [Ley 40/2015, art. 3]

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Ley 40/2015

Panorámica de aspectos con impacto en las TIC

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICASLey 39/2015 - Ley 40/2015

Artículo 28 – Artículo 155

Ley 39/2015, artículo 28• Los interesados no estarán obligados a aportar documentos que hayan sido

elaborados por cualquier Administración ... • Las AA.PP. no requerirán a los interesados datos o documentos no exigidos por

la normativa reguladora aplicable o que hayan sido aportados anteriormente por el interesado a cualquier Administración.

• En ausencia de oposición del interesado, las AA.PP. deberán recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.

Ley 40/2015, artículo 155• Cada Administración deberá facilitar el acceso de las restantes AA.PP. a los datos

relativos a los interesados que obren en su poder, especificando las condiciones, protocolos y criterios funcionales o técnicos necesarios para acceder a dichos datos.

[En la UE, ‘Principio de sólo una vez (Once-Only Principle)]

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

3. Acciones, en qué estamos trabajando

Fuente: NASA

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

i. Producir soporte documental relativo al documento electrónico.

ii.Facilitar la elaboración de la política de gestión de documentos electrónicos:

Modelo genérico Política del MINHAP

iii. Implicar a los actores interesados mediante grupos de trabajo de ámbitos AGE y Comisión Sectorial de Administración Electrónica.

iv. Facilitar herramientas para gestión de documento y expediente-e (INSIDE) y de archivo-e (ARCHIVE).

v.Facilitar la formación, acciones del INAP.

vi. Seguimiento y participación en acciones de la UE.

El documento-e, trabajando en:

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS(i) Soporte documental:

Actualizadas las guías de documento-e

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICASSoporte documental

Esquema de metadatos, versión 2

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS(ii) Facilitar la elaboración de la PGDE

Fuente: https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico/pae_Politica_de_gestion_de_documentos_electronicos.html

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICASPróximamente…

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS(iii) Cooperación:

Implicar a los actores interesadosGrupo de Trabajo de Expediente, Documento y Archivo Electrónicos en la Comisión Sectorial de Administración Electrónica Representantes de CC.AA., EE.LL., AGE, Universidades (CRUE), desde el punto

de vista de archivo y de tecnologías de la información. Incorporación de ámbito de la Justicia.

Participación y liderazgo en los responsables de archivo, Ministerio de Educación, Cultura y Deportes, y la CSCDA.

Temas: Archivo único y Estrategia TIC; política de gestión de documentos-e; Sistema de Información Administrativa y enfoque a Archivo; Esquema de metadatos; soluciones para documento, expediente y archivo-e; acciones ámbito UE…

Grupo de Trabajo de Expediente, Documento y Archivo Electrónicos en el Comité de Dirección TIC (AGE) En coordinación con archivos estatales. Temas: Archivo electrónico único; política de gestión de documentos-e; Sistema de

Información Administrativa; Esquema de metadatos; líneas estratégicas de la gestión de documento-e; conservación de la validez y disponibilidad; …

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Generación de documentos-e (generación XML, interpretación de metadatos, interpretación de firmas-e)

Almacenamiento de documentos-e Generación de expedientes-e (generación

XML, interpretación de metadatos, interpretación de firmas-e)

Almacenamiento de expedientes, gestión del índice del expediente.

Validación de las estructuras XML de documentos y expedientes.

Generación de ficheros en formato PDF de documentos y expedientes

Generación de CSV siguiendo la norma de la Generación de CSV de la SEAP (MINHAP).

Permite uso mediante navegador (con documentos o expedientes almacenados localmente) o bien ofreciendo funcionalidad a otras aplicaciones (via web services)

(iv) Herramientas: Documento y expediente

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Administración de archivo- Alta de usuarios y asignación de perfiles

Gestión de archivo- Alta y descripción de series documentales mediante la

asignación de metadatos para la gestión de procesos. Propagación de metainformación a expedientes y documentos.

- Creación y mantenimiento del cuadro de clasificación de series documentales.

- Gestión de expedientes- Validación, preingreso e ingreso de expedientes- Visualización del índice y documentos, descarga de

documentos, generación de copias.- Búsqueda a través de metadatos y a través del cuadro de

clasificación.- Importación y exportación de paquetes de información

(SIPs, DIPs)- Generación de alertas de procesos pendientes de

ejecución: eliminación y transferencia de documentos.

Modo de Uso: en red / instalado en local.

(iv) Herramientas: Archivo electrónico

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS(v) Facilitar la formación

Esfuerzo del INAP:

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS(vi) Seguimiento y participación en acciones de la UE

Proyecto europeo cofinanciado de investigación en materia de archivo electrónico. Objetivo: proveer un enfoque único, escalable y robusto capaz de cumplir las

necesidades en materia de archivo de diversas organizaciones. e‐ARK creará un piloto de metodología para archivo de documentos

electrónicos, sintetizando las buenas prácticas para mantenimiento de archivos y bases de datos utilizables a largo plazo.

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS(vi) Seguimiento y participación en acciones de la UE

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Marco Europeo de Interoperabilidad…en revisión(vi) Seguimiento y participación en acciones de la UE

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

El archivo electrónico, ¿un posible nuevo componente elemental de CEF?

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICASPrioridades de normalización TIC para el mercado único digital [COM(2016) 176 final]

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

4. Retos y conclusiones

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICASConclusiones (I/II)

Las leyes 39 y 40 asientan el hecho del medio electrónico como habitual en su funcionamiento.

Impulsan la transformación digital de las AA.PP., en un contexto más amplio (OCDE, UE – DSM – Plan de acción).

Personas: concienciación y formación, cambio cultural. Procesos: nuevas prácticas (ej. por la eliminación del papel). Tecnología: herramientas necesarias.

La implantación de estas leyes implica un cambio cultural. Será necesario un esfuerzo considerable de

concienciación y formación: para vencer el vértigo a la transición desde el soporte papel al

soporte electrónico

Para conocer y manejar las herramientas disponibles.

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICASConclusiones (II/II)

El soporte normativo, teórico y documental es completo y exhaustivo (no hay excusas por incertidumbre de carácter legal o por falta de información de soporte o referentes).

Disponer de una Política de gestión de documentos electrónicos es una obligación legal.

[Todos] Promover la política de gestión de documentos-e en las propias organizaciones.

Archivo electrónico, a considerar desde el principio: ley 39/2015, arts. 53, 28; derecho a no aportar

documentos… Foco en el ‘dato’. Perspectiva de ‘datos abiertos’. Impacto en trasparencia y reutilización.

[Todos] Promover la colaboración multidisciplinar. [Todos] Es esencial mantener la dinámica de cooperación y

corresponsabilidad.

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICASMás información

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MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICASPunto focal de información de archivo-e

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico.html

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IX JORNADASDE MODERNIZACIÓN Y CALIDAD10 Y 11 DE NOVIEMBRE 2016

VII JORNADAS TÉCNICAS DE ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL.

Muchas graciasMiguel A. Amutio Gómez

Subdirector Adjunto de Coordinación de Unidades TICDirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones