Tribulaciones

Capitulo 1. UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Tribulaciones de un Director de Proyectos. Espejo Hernández Omar Antonio.

Gestión y Evaluación de Proyectos. 20/02/2012

Las tribulaciones de un director de proyecto

Este capítulo relata los problemas o tribulaciones a las que se enfrenta un Director de Proyectos. El personaje principal es David y está encargado de un proyecto llamado Alfa. Utiliza la información que le envían los participantes en dicho proyecto para elaborar el Informe de Avance para su cliente. Hace uso de un Sistema de Gestión Corporativo de donde saca algunas cifras para incluirlas en su informe. Para este proyecto se ha comprometido a entregar el avance en el sexto día laborable de cada mes, se encuentra en el día 3 y se percata que hay una situación inestable en varias áreas que podrían empeorar. Para integrar el Informe de Avance utiliza la información que sus colaboradores le envían por correo electrónico. Los mensajes mencionan lo siguiente sobre cada área: Ingeniería: Ignacio como Jefe de Ingeniería del Proyecto (Ingeniero del Proyecto), le envía la información referente a todas las disciplinas técnicas. En Ingeniería Civil cuyo responsable es Carlos, hay un enorme problema ya que no puede finalizar el diseño de calderas ya que no se han recibido los datos sobre los equipos. El Ingeniero Mecánico, Miguel, había definido las características básicas de la caldera en un tiempo superior a lo planeado. Hay mucho retraso y sin embargo, no se ha puesto en marcha ninguna acción correctora. Debido a estos retrasos tampoco ha recibido el Informe de Control de Planificación. Aquí David se da cuenta que es necesario activar mecanismos para prever los procedimientos de proyecto cuando se sobrepasa el umbral de alerta. En parte el retraso se ha debido a que el Cliente no les ha dado a tiempo algunos datos que son necesarios para continuar con el Proyecto. Es necesario que se haga un cambio del alcance con lo que al retrasar el plazo se debe aumentar el coste. Ante estos problemas decide organizar una reunión con todos ellos para dejar en claro la información necesaria a fin de presentarle el Avance del Proyecto al Cliente. Aún con todas estas preocupaciones encima, Oscar el Director de Operaciones , le llama a David para que acuda a su despacho donde le menciona que hay otro posible Cliente muy importante que desea que le hagan una demostración de cómo dirigen los proyectos. Para ello le pide que utilice la que le presentaron al Cliente Alfa. Sin embargo también tienen que en base a su proyecto, comenzar con la ingeniería conceptual fijando el alcance, haciendo una planificación previa con unos hitos realistas, dando avance de un posible cuadro de mando, preparando una Estructura de Desagregación del Proyecto para tener los




paquetes de trabajo, establecer un presupuesto fiable, diseñar la organización adecuada, evaluar los riesgos que puede haber, calculando la Matriz de Cuantificación del Riesgo, establecer la contingencia, entre otras. El Director General, Gabriel, le recuerda a David que el Plan Estratégico de la empresa analiza la posibilidad de conseguir un proyecto energético en el plazo de dos años, el nuevo posible Cliente y su Proyecto Goliat. . Se ponen de acuerdo sobre los temas a tratar con el Cliente y quien dirá que cosa, siempre tomando en cuenta que David como Director de Proyecto debe ser el responsable de su empresa ante el Cliente y el representante del Cliente dentro de la empresa. David le menciona a Óscar que si está interesado en este nuevo Proyecto solo que le preocupa el Proyecto Alfa y no quiere que se resienta; otra preocupación de él es que se defina con mayor claridad lo que tienen que hacer con Goliat. Con Alfa se precipitaron, no se diseño bien la organización que debía encargarse del Proyecto, no se realizó de manera correcta el proceso de Planificación del Proyecto y como consecuencia se han resentido los de Realización y Control y por ello es que se han presentado tantos problemas en todas las áreas del conocimiento como: alcance, calidad, plazos, variables económicas (costes, contingencia, margen y precio de venta) y riesgo. Acuerdan trabajar en dos frentes para presentarle a este nuevo cliente, la presentación de la Asistencia Técnica a la Dirección del Proyecto y la documentación de apoyo a sus temas prioritarios. Óscar acuerda hacer una pequeña y breve reunión con otros dos directores de proyectos y con el Director de Planificación que es el encargado del desarrollo de la empresa en el medio y largo plazo a fin de que les ayuden y les den ideas para la presentación ante este nuevo Cliente. Con tantos compromisos David se encuentra con el tiempo muy reducido entre reuniones con su equipo de Alfa, la presentación ante el nuevo posible cliente, el preparar el material necesario para ello, la reunión concertada por Óscar para preparar dicha presentación. Ante esto David prepara en su despacho un plan para las siguientes horas para administrar bien su tiempo y pueda realizar bien todas esas actividades. Se concentra en la presentación que tendrá esa tarde ante el nuevo posible cliente y define las ideas que quiere resaltar en su presentación.




Planificar desde el realismo (plazos y costes), holguras no sean absorbidas por actividades iniciales (deben ser administradas), actualizar estimaciones económicas. Fijar el presupuesto, llevar control presupuestario, no es conveniente modificar programación de referencia.

Control del coste real dividido por el coste estimado actualizado da el

avance de cada una de las actividades. Establecer el valor ganado para cada actividad en función de su

avance y su costo estimado Realizar un control de los cambios de alcance aprobados por el

cliente y desviaciones que incluyen los cambios de alcance aprobados por el cliente.

Cálculo de la contingencia y su utilización a lo largo del proyecto Presentar conceptos de matriz de cuantificación del riesgo, máxima

exposición al riesgo y valor probable del riesgo del proyecto Llamar su atención sobre la fase de alegría del proyecto, no pensar

que los recursos y tiempo son ilimitados. Disciplina y control desde el principio.

Introducir cuña sobre el cierre tecnológico del proyecto. Ir haciendo cierres parciales

Gabriel como Director General presenta de manera general a la compañía y de las personas que le acompañan que van a hablar de la Asistencia Técnica a la Dirección del Proyecto. Óscar como Director de Operaciones presentará cómo se coordinan entre sí los diferentes proyectos de la empresa. David como Director de Proyecto explicará cómo se dirige un proyecto similar al suyo detallando de forma breve las técnicas que utilizan habitualmente. Ya en la reunión, se hace la presentación del cliente y de los responsables de Construcción y de Explotación de la planta. Hablan de la oferta global de la Asistencia Técnica a la Dirección del Proyecto, de los temas que le preocupan por su urgencia. Permisos: se encuentran elaborando el Estudio de Impacto Ambiental para obtener la Declaración de Impacto Ambiental (DIA) Se pasó el periodo de información pública. Se clasificó a la central como poco contaminante y la cual va a crear riqueza en la zona con puestos de trabajo. Ya cuentan con la edición preliminar del Estudio de Impacto Ambiental realizada por su Departamento de Ingeniería Medioambiental.




Para este punto el trabajo de la empresa de David es que tienen que revisar y terminar si es necesario de acuerdo con las condicionantes de la administración dicho Estudio. Es urgente este trabajo porque es dilatado el plazo para obtener la DIA y ésta puede introducir condicionantes que modifiquen el Proyecto. Además deben definir los planes de emergencia. Rentabilidad: en este tema su preocupación es saber cómo evolucionaria la rentabilidad si varía el precio del combustible. Hay cambios que superan la actuación del promotor. Se puede ver cómo afecta ese cambio (escenarios alternativos, estudios de sensibilidad). Se debe subir la rentabilidad porque el Consejo adquirió compromisos con los accionistas de subir el dividendo. Equipos principales: tienen ofertas de dos suministradores el primero se comprometió a facilitarle una oferta llave en mano (EPC) para el total de la planta; en la otra oferta el precio es más interesante sin embargo el suministrador no parece dispuesto a cerrar la planta a tanto alzado. Se les pide anexar a la oferta de Asistencia Técnica del Proyecto, la explicación de cómo presentarían sus servicios para esos tres temas. Después de esta reunión ya saben que para el Proyecto de este nuevo Cliente deben realizar la Metodología del trabajo. Un condicionante es que no se han contratado los equipos principales así que se moverán en la incertidumbre. Al llegar a su oficina David ve que no tiene nota ni mensajes de correo acerca de la reunión que sus colaboradores del Proyecto Alfa debían realizar sin su presencia ya que él no tuvo el tiempo para estar presente. Hay una tormenta interna en su cerebro. El lunes tiene dos reuniones, puede delegar sin embargo no le conviene por su promoción. Realiza su listado de actividades pendientes con aquellas que son más urgentes. El sábado va a trabajar a la oficina por la mañana revisa el Sistema Corporativo de Gestión de los Costes comprueba que todavía no han actualizado los costes en los proyectos. Prepara el esquema de oferta para la Asistencia Técnica a la Dirección del Proyecto, parte de la base que Paloma será su brazo derecho. Asigna responsabilidades y establece plazos para cada una. Lee los documentos que le han preparado subrayando aquellos aspectos importantes que le merecen más la atención.




Escribe las actividades para cada uno de los integrantes de su equipo. Paloma: ocuparse del plazo de construcción y montaje de la sala de calderas. Ignacio: hacer que el personal de la obra no origine cambios y que siga las instrucciones de Ingeniería. Miguel: conseguir planos de gálibos, sobrecargas y anclajes. Obra: desviación en plazo y coste. Repasar estudios geotécnicos. Cliente: mentalizarlo ante cualquier tipo de desviaciones. Objetivo: conseguir subir a 0,15 el indicador económico del Proyecto. Prepara rápidamente el Plan de Acción del Proyecto Alfa con la información que le da su colega Ignacio. Sigue repasando las notas del proyecto Goliat sin apartar de su mente el Proyecto Alfa. Indicador de avance: relación entre el alcance realizado y el previsto Estudio de impacto ambiental previo a declaración de impacto ambiental Indicadores clásicos para medir la rentabilidad: periodo de retorno, valor actualizado neto y tasa de rentabilidad interna.

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