TEORIA COMPUTACIONAL TUTORIAL

PERTENECE A: Coca Aquize Stefani Karen

DOCENTE: Miguel Cotaa

FECHA: 17 de noviembre de 2011

LA PAZ - BOLIVIA

Para llevar la Contabilidad de una forma cmoda y eficaz, nosotros, sugerimos la aplicacin "Contaplus lite". No obstante, debemos sealar que en el mercado podemos encontrarnos con numeroso software destinado a este menester). Contaplus es una aplicacin contable que nos va a permitir llevar la contabilidad formal de una empresa de manera informatizada. Su rapidez en la ejecucin de operaciones y la relativa sencillez en su manejo, le convierten en un programa atractivo para las empresas. Ofrece diversas funciones generales de inters: Multi empresa.- Permite llevar simultneamente la contabilidad de varias empresas. Multi ejercicio.- Permite contabilizar distintos ejercicios de una misma empresa sin ms que cambiar el nombre introducido en el programa. Se pueden establecer filtros o claves de acceso para mantener la confidencialidad de los datos y para fijar jerarquas de acceso. Multi puesto.- Para su utilizacin en redes locales. Plan de Cuentas adaptado a la normativa y flexible.

Para entrar en Contaplus, se ejecuta el programa desde el men inicio de windows y, dado que existe la posibilidad de establecer claves de acceso, el programa ha fijado como usuario por defecto el SUPERVISOR sin clave de acceso. Por tanto para entrar ha de estar seleccionado el supervisor y es preciso pulsar intro sin escribir nada en la casilla de clave. Si no est seleccionado hay que pulsar la opcin liberar y seleccionarlo.

Seguidamente, pasamos a una seccin en la que explicamos algunas de las opciones del Men del programa:

INDICE:PANEL DE GESTIN SP Contaolus Elite Copias de Seguridad Organizador de ficheros GLOBAL Fecha de trabajo Seleccin empresa Datos de empresa FINANCIERA Plan General Contable Opciones de Diario Balances Vencimientos Opciones de IVA Fin de Ejercicio Configuracin PRESUPUESTO Plan presupuestario Presupuestos anuales Modificacin del Plan ANALTICA Departamentos Proyectos Mover proyecto en diario Mayor analtico Sumas y Saldos analticos INVENTARIO Gestin Inventario Amortizaciones Cdigos y Tablas CHEQUES Gestin de Cheques Emisin Paso a Contabilidad Configuracin de formatos INFORMES Estadsticas e Informes Grficos H. Clculo Excel Mapa TIL Organizacin de Ficheros

Copias de Seguridad Herramientas Perfiles de usuario, colores, perifricos Importacin Avisos de inicio

PANEL DE GESTINSP Contaplus ElitePara entrar en el programa de contabilidad propiamente dicho pulsamos en el primer icono del frame izquierdo que aparece en la pantalla de presentacin o Panel de gestion.

Organizacin de ficherosEsta opcin realiza los siguientes procesos: Eliminacin definitiva de los registros marcados para borrar Regeneracin de ficheros ndices Comprobacin jerrquica de la informacin Actualizacin de saldos de cuentas y subcuentas segn el movimiento contable. Desde este botn del panel de gestin seleccionaremos las empresas para las que queremos realizar dicha organizacin de ficheros.

Otra posibilidad es ejecutar la organizacin de ficheros desde dentro de una empresa activa, para lo cual en el menu Util, pulsamos Organizacin de ficheros haremos exclusivamente de la empresa activa. y lo

Esta opcin es til cuando tengamos cortes elctricos y otro problema de estas caractersticas para solventar los posibles problemas. Tambin es conveniente realizarla antes de ejecutar el cierre del ejercicio y antes de realizar las copias de seguridad.

FINANCIERAEn este men aparecen las opciones financieras ms comunes en la gestin contablede la empresa.

Plan General ContableContaplus crea el Plan de Cuentas y el desglose de subcuentas de forma sencilla. La estructura del PGC viene determinada por el programa y se selecciona al crear la empresa en el men Global/Opciones de empresa al aadir una nueva y marcando el formato especfico de PGC: estndar, abreviado, de otra empresa o personalizado. Una vez creada la empresa y elegido un Plan Contable no se puede modificar. Para ello sera necesario dar de alta una nueva empresa e importar los datos de la anterior. Lo que s es posible es la configuracin de los modelos de estados financieros con sus correspondientes asignaciones entre epgrafes y cuentas, niveles de desglose, etc., segn las necesidades del usuario. Trabajaremos principalmente con el formato estndar o abreviado. Tras copiar el plan es preciso dar de alta los ficheros particulares de cada empresa, que constituyen los ficheros de desglose propios, como el de subcuentas ( conteniendo los desgloses de clientes, bancos, proveedores, etc.), el fichero de presupuestos, el de asientos predefinidos si se desea, etc. El formato de otra empresa lo utilizaremos cuando abrimos nuevos ejercicios contables de una empresa, para lo cual es necesario aadir una nueva empresa en el programa. De esta forma tendremos copiados todos los ficheros necesarios para seguir trabajando con esa entidad.

Estructura del P.G.C. Cuando pulsamos esta opcin aparece el rbol de cuentas del Plan Contable que hemos elegido para nuestra empresa, con sus correspondientes ttulos y cuentas. Existen una serie de epgrafes de los cuales nacen otros epgrafes o una serie de cuentas. Podemos crear nuevos epgrafes o cuentas posicionndonos sobre el epgrafe del que deseemos que dependan Desde el nivel de cuentas no se pueden dar de alta ni epgrafes ni cuentas, ya que es el ltimo nivel del rbol.

La ventana central del men desplegable permite visualizar la parte del rbol que nos interese. Al aadir epgrafes o cuentas hay que rellenar los datos sobre su cdigo, numeracin, desglose, descripcin. Su naturaleza la fija el programa al asociarla al epgrafe desde el que se crea el nuevo elemento. No pueden existir epgrafes y cuentas en el mismo nivel de desglose, por lo que en el caso de pretender hacerlo, Contaplus desactiva tal opcin. Existen otras opciones en este men como: localizar epgrafe, cdigo en el balance, visualizar saldos, cambio de desglose, imprimir, mayor, cambio de nivel de la cuenta

Subcuentas Las subcuentas son los elementos con los que vamos a contabilizar en el diario. Desde la tabla subcuentas podemos llevar el mantenimiento y seguimiento de las mismas.

Los apuntes de Diario deben introducirse utilizando subcuentas con todos sus dgitos aunque sean completados con ceros (no confundir con las cuentas, normalmente de 3 dgitos). Por tanto las subcuentas han de estar definidas para la anotacin de apuntes en el diario con un n de dgitos igual al especificado al crear la empresa, y coincidiendo los tres

primeros con la cuenta de la que son extensin. Cuando se aade una subcuenta se deban completar las siguientes opciones: Datos: el cdigo, la descripcin y otros datos identificativos como el IVA, NIF, para subcuentas de clientes, proveedores, acreedores, etc. Parmetros: para definir si es una subcuenta en moneda extranjera. Vencimientos y talones: para observar los vencimientos y talones asociados.

Otras opciones son: Modificar o eliminar subcuentas. Visualizar Saldos. Imprimir subcuentas. Mayor. Nminas y Gestin: para enlazar con los programas Nminaplus y Facturaplus.

Subcuentas de IVA y Recargo de equivalencia (ampliar informacin) Existen una serie de subcuentas especiales que es preciso tener definidas, de las que las ms utilizadas son las de IVA y Recargo por equivalencia.Este especial rgimen del Recargo de Equivalencia (R.E.) est destinado a algunos comerciantes minoristas, personas fsicas o similares, de ciertas actividades muy concretas , que no deben seguir las normas generales del IVA sino que, a modo de sntesis, han de pagar a sus proveedores ciertos recargos, ms el IVA habitual, y por otro lado a sus propios clientes slo pueden cobrarles el IVA, nunca el recargo (excepto que dichos clientes, tambin estn en rgimen de R.E.) *

Al introducir asientos, si el programa detecta que se incorpora una subcuenta relacionadas con el IVA o el recargo de equivalencia, aadir los campos necesarios. En la opcin Configuracin del men Financiera, en cuentas especiales aparecen definidas stas con una determinada codificacin. Si es preciso introducir algn cambio en el tipo de IVA o del recargo de equivalencia, se realiza en Financiera/Configuracin/Tipos de IVA.

Opciones de DiarioGestin de asientos Para introducir los apuntes contables, bien simples, mltiples o predefinidos. Igualmente permite modificar asientos ya introducidos y eliminarlos. Asimismo se puede configurar la sesin de trabajo para que se calcule el IVA automticamente, para generar un cuadre automtico y para editar las partidas en modo extendido o en una fila. (un sistema u otro se puede seleccionar a travs del botn ).

... fila

... extendido

Para introducir asientos se pulsa en y se incorporan los datos de subcuenta, concepto, cantidades, proyecto, documento, contrapartida, etc. El programa permite acceder a la bsqueda y creacin de subcuentas, conceptos, proyectos sin salir de la edicin pulsando la tecla +.

Mediante botones especiales tambin es posible realizar casaciones, aadir vencimientos, cambiar la moneda de entrada de asientos, generar rdenes de pago, regularizar partidas de moneda extranjera y grabar o cancelar asientos. Al pulsar el botn de grabar se pasa a un a nueva pantalla para introducir un nuevo asiento, pero el anterior no se incorpora al fichero maestro de diario hasta que hayamos introducido el n de asientos especificado en las opciones de empresa, o hasta que no se abandone la gestin de asientos. Se pueden introducir asientos en euros o en pesetas. Modificar asientos: Durante el proceso de introduccin: la tecla escape borra la lnea del asiento que se est confeccionando. Terminado el asiento se puede modificar mediante el botn especial. Modificacin de asientos contabilizados en sesiones anteriores.

El programa no permite modificar o eliminar asientos que todava no han pasado al fichero general maestro de diario. Pero si ya est incorporado se puede modificar activndolo al introducir su nmero. Para eliminar asientos del fichero diario es posible realizarlo por n de asientos (especificando inicial y final) o por subcuenta (escribiendo la inicial y final que deben existir). Punteo/Casacin Es una opcin con dos partes independientes, el punteo y la casacin que son independientes y excluyentes.

Muestra los siguientes campos: E. (Estado) punteado o no punteado T. Tipo de casacin (Origen o Partida) Asiento: n de asiento del movimiento Subcuenta: cdigo de la subcuenta Fecha del asiento Concepto del asiento Debe/Haber: importe del movimiento

Podemos realizar dos tipos de punteo: Punteo simple y punteo conciliacin Punteo simple

El punteo es una herramienta que nos permite marcar un asiento o una parte de l. Se utiliza cuando necesitamos comprobar asientos o partidas para verificar los datos (por ejemplo: conciliaciones bancarias, realizar el seguimiento contable de cuentas, comprobar movimientos, integracin de partidas, etc.). Por ejemplo si recibimos un extracto bancario, lo comparamos con nuestro mayor de bancos y hacemos un punteo de las operaciones que aparecen en el extracto. Para puntear una lnea de asiento debe seleccionarse la misma y pulsar sobre el botn de punteo o teclear "P". Para desmarcar volver a pulsar. La marca del punteo aparece en la columna E.

Punteo conciliacin

Sirve par realizar el punteo aprovechando los movimientos bancarios que podemos recibir mediante la conexin a travs de la banca electrnica. Pulsando el botn de punteo conciliacin sobre una partida, especificaremos el mtodo de filtrado de movimientos, pudiendo acotar por importes.

Tras aceptar aparece una pantalla con los movimientos bancarios asociados a la subcuenta. En ella se puede puntear el deseado realizando doble click o seleccionndolo con el botn correspondiente.

Casacin Se suele utilizar para las operaciones en las que de una factura aparecen varios apuntes (cobros o pagos de la misma). Puede ser necesario que dicha operacin origine la necesidad de conocer en un momento determinado el saldo que queda pendiente, el cual no puede obtenerse del saldo de la subcuenta porque esta puede

incorporar diversas partidas (facturas). Esto se soluciona con la herramienta de casacin. Esta operacin puede realizarse desde dos opciones: gestin de asientos (botn) o punteo/casacin.

Desde gestin de asientos la casacin se realiza posicionndonos sobre la partida que ser el origen de la casacin (ej. sobre la lnea del proveedor del asiento pulsamos el botn casacin para marcarlo como origen.

En el momento del pago, realizamos el asiento y sobre su lnea volvemos a pulsar el botn casacin y marcamos la lnea como partida. Se abrir una ventana con los posibles orgenes de las cuales deberemos seleccionar la buscada).

Las operaciones se reflejan en la tabla de punteo y casacin.

Desde punteo/casacin, pulsando en esta opcin se abre un listado de movimientos ordenado por subcuentas, con los mismos campos que la pantalla de punteo. El campo Estado (E) muestra un crculo dentro de un cuadrado si la casacin no est completada y un cuadrado relleno si lo est. El campo Tipo de casacin (T) puede aparecer con una O (origen de la casacin) o con una P (partida). Una vez localizada la partida se marca como origen o partida segn corresponda. La seleccin como partida requiere su vinculacin con un origen marcado previamente

que habr de seleccionarse en una nueva ventana que se abre. La cuenta quedar total o parcialmente casada en funcin de que el origen y la partida coincidan en importes o no.

Casacin por subcuenta y documento

Mediante la utilizacin del campo documento en la gestin de asientos, tanto en el asiento origen como en los posteriores cobros o pagos marcaremos el mismo cdigo de documento que luego casaremos mediante la opcin de casacin de documento. En ella se especifica, acotando al mximo, las subcuentas a casar, el rango de documento y el periodo de fechas para evitar casaciones masivas no deseadas.

Listados de Diario Para obtener, fundamentalmente, un listado de asientos.

Listados de Mayor Una utilidad similar a la anterior del Diario, pero clasificados por subcuentas.

Utilidades de asientos Re enumeracin Renumerar diario: Renumera todos los apuntes por fechas (organizar ficheros antes). Cambiar nmero de asientos: por un nmero de asiento borrado o si se quiere dar un nmero mayor que el predefinido por la aplicacin. (No se puede dar el nmero de otro existente ni permutarlo).

Mover subcuenta en Diario Cambia una subcuenta por otra en todos los asientos de diario en los que aparece y o se especifique.

Copiar asientos Permite copiar asientos desde cualquier empresa mediante el nmero de asiento (seleccionar rango) o por fechas (seleccionar fecha inicial y final).

Comprobacin de asientos Su finalidad es la de controlar todos los asientos del diario, para comprobar cuadres, si existen en los ficheros las subcuentas definidas, etc. Se utiliza cuando se observan anomalas.

Bsquedas atpicas Para buscar apuntes concretos por nmero de asiento, fecha, subcuenta, concepto, debe, haber y escogiendo las condiciones de bsqueda ( igual, mayor, menor que).

Exportacin / Importacin Los ficheros de diario y subcuenta del programa. Permite exportarlos a otros programas incluidos de tratamiento de texto y hojas de clculo. La importacin debe cumplir una serie de requisitos ms exigentes.

Bsqueda de comentarios Permite la bsqueda de comentarios en asientos y subcuentas por medio de expresiones que puedan aparecer en el comentario.

Predefinicin de asientos Permite crear, modificar y eliminar asientos predefinidos. Por tanto es en esta ventana donde vamos a aadir los asientos que nos interese tener predefinidos por la frecuencia en su utilizacin para que la contabilizacin de los mismos sea ms gil.

BalanceSumas y Saldos Podemos seleccionar la configuracin del mismo e introducir algunos datos que nos son solicitados.

Seleccionamos para obtenerlo en pantalla el botn correspondiente.

... obtenindose el siguiente formato de Balance de Sumas y Saldos:

Prdidas y Ganancias Podemos obtener este estado contable como Borrador...

.. en formato oficial: (este modelo va por impresora directamente)

.. e incluso podemos obtener un presupuesto comparativo.

Situacin Con similares opciones al caso anterior (veamos el listado que se obtiene como borrador).

Consolidacin Podemos obtener "Sumas y Saldos", "Prdidas y Ganancias" y "Balance de Situacin", especificando qu empresas son las que se deberan consolidar.

Memoria y E.O.A.F. Podemos generar ambos documentos. (veamos por ejemplo la Memoria -se abre automticamente en word-)

Anlisis Financiero Esta opcin es recomendable emplearla cuando tenermos hasta 4 ejercicios introducidos. Adems, es preciso tener generados los Balances oficiales.

VencimientosOpcin interesante para controlar cobros y pagos a llevar a cabo en fechas concretas.

Se puede operar desde la opcin de vencimientos en el men Financiera o, como es lo ms normal, desde la opcin de entrada de asientos de Diario mediante el botn de acceso directo.

Para aadir un nuevo vencimiento se pulsa el botn de acceso rpido desde el asiento que se introduce o desde el men financiera/vencimientos y seguidamente se pulsa aadir (A). La ventana que se abre incluye los siguientes campos a rellenar: Fecha de emisin y vencimiento, Subcuenta a la que imputamos el mismo, Banco con el que se producir el pago o cobro, concepto, importe, tipo, documento y n de remesa. En algunos de estos campos existe la opcin de realizar la bsqueda incremental mediante la lupa o pulsando la tecla "+". Al aceptar el vencimiento se aadir a la lista de los ya existentes.

En la ventana inicial donde se muestran todos los vencimientos existen distintos botones correspondientes a otras tantas operaciones a realizar. La operativa a seguir es: 1 preprocesar, 2 procesar. Adems existen otros botones en los que se puede variar el estado de los vencimiento y que se utilizan nicamente a efectos de obtener listados como son los de: cambio de estado (alterna aspa roja o verde) y proceso de cobro.

Marcar para preprocesar

Se realiza para colorar una marca de identificacin al vencimiento para que al ejecutar la opcin, Contaplus realice directa y automticamente las opciones que le marquemos de asientos, marcado o borrado de vencimiento y cheque bancario si procede. La ventana que se abre al pulsar esta opcin incluye los siguientes campos:

generar cheque y pagar: para generar automticamente el cheque o elpagar y poderlo imprimir y pagar al acreedor.

Generar asiento por fecha de vencimiento: para que el programa genereautomticamente el asiento en el diario.

Fecha de emisin y vencimiento: esta ltima ser la del asiento Banco: por el que se efectuar el pago Concepto: que aparecer en el asiento Documento: del asiento

Al aceptar en esta ventana aparecer una marca en la columna de preproceso correspondiente al vencimiento, para indicar que este vencimiento generar un apunte contable al ejecutar el botn de procesado.

Procesar

Al pulsar sobre esta opcin se procesar la informacin de los vencimientos que tengamos preprocesados. Tras la cual el vencimiento queda marcado en la columna de estado con un aspa verde que indica que est procesado.

Opciones de IVAEl tratamiento de este impuesto se lleva a travs de esta opcin, pudindose obtener listados e impresos oficiales. Tiene las siguiente opciones: Facturas Recibidas En la que integramos los datos a incorporar en el Libro de facturas recibidas.

Facturas Emitidas Para los datos del Libro de facturas emitidas.

...tanto para el caso de la Facturas Recibidas como Emitidas, obtendramos un informe similar a este:

...para poner los datos a incorporar a las distintas declaraciones a presentar relacionadas con el IVA, tenemos los siguientes modelos: Modelos 300-320

o o o

modelo 300: Rgimen General. Declaracin Trimestral. (Presentacin telemtica). modelo 310: Rgimen Simplificado. Declaracin-Liquidacin Ordinaria. modelo 320:

Revisar tambin la direccin de la AEAT: http://www.aeat.es/modelos

Modelo 347 Modelo para Declaracin anual operaciones con terceras personas (Presentacin telemtica por teleproceso). Revisar en los modelos de la AEAT: http://www.aeat.es/modelos/

Modelo 349 Este modelo tiene su origen en la O.M. de 16 de marzo de 1993, por la que se aprueba el modelo de Declaracin Racapitulativa de Operaciones Intracomunitarias. Recomendamos el acceso a la pgina oficial: http://www.aeat.es/iva/mod349/home.html

Datos de los modelos Necesarios para la presentacin de los distintos modelos oficiales.

Configuracin de los modelos Podemos configurar el modelo a nuestras necesidades, codificando las medidas en milmetros.

Asiento de Regularizacin Para realizar automticamente el asiento de regularizacin del IVA. Al aceptar, nos muestra el asiento y -si estamos de acuerdo- volvemos a aceptar para su paso al Libro Diario. (El programa actualiza automticamente la fecha de ultima regularizacin del IVA).

Fin de EjercicioEl cierre del ejercicio contable se va a realizar desde esta opcin. Para ello es preciso que previamente hayamos preparado los asientos de liquidacin de IVA, las amortizaciones y otros ajustes precisos. Si al hacer el cierre no se conoce todava esta informacin, tendremos la posibilidad de abrir y cerrar tantas veces como sea necesario con la funcin de invertir cierre.

Es importante realizar una organizacin de ficheros completa desde la opcin til/Organizacin. Cierre del Ejercicio Realiza automticamente el cierre contable, efectuando los asientos de ajuste en moneda extranjera, regularizacin, cierre de ejercicio y asiento de apertura en una nueva empresa. En primer lugar debemos aadir la empresa sobre la que queremos realizar el cierre, considerando la informacin que queremos trasladar de un ejercicio a otro ( vencimientos, talones, predefinidos, presupuestaria). Se puede cerrar tambin sobre una empresa creada con anterioridad. En este caso hay que tener en cuenta la opcin superior denominada Reemplazar el asiento de apertura existente. Si queremos cerrar sobre una empresa nueva, damos aadir e introducimos los datos necesarios para crear la empresa. Tras darla de alta, la seleccionamos y en ese momento se activa el botn Cerrar que si lo pulsamos el sistema comenzar a procesar la informacin y realizar en el diario los asientos de regularizacin, cierre y en la nueva empresa el asiento de apertura. Adems se asignar la empresa antigua como histrica de la nueva, para poder sacar informes comparativos entre aos. Si la empresa que cerramos trabaja con moneda extranjera, antes de cerrar debemos introducir los tipos de cambio de fecha de cierre. El sistema har automticamente los asientos correspondientes antes de la regularizacin y cierre. Una vez cerrada no se puede acceder a ninguna opcin que pueda cambiar el diario, a menos que apliquemos la opcin "Invertir Cierre".

Invertir cierre Una vez realizado el cierre, se puede volver al estado anterior para modificar, aadir, etc. mediante esta opcin. Al pulsar el botn Abrir, el sistema eliminar los asientos de regularizacin, cierre y los de ajuste de moneda extranjera y dejar la empresa dispuesta a seguir trabajando

con ella. Con esta opcin No se borra el asiento de apertura creado -con lo que se puede continuar con el nuevo ejercicio-, lo que nos permite trabajar con los dos ejercicios abiertos, entendiendo que el asiento de apertura creado inicialmente es provisional, hasta que llegue el cierre definitivo. Al volver a cerrar el ejercicio hay que reemplazar el asiento de apertura para evitar tener varios asientos de apertura.

ConfiguracinCon esta opcin podemos adaptar el programa a las variaciones legales y normativas aparecidas y ajustamos algunas de las caractersticas con las que va a funcionar el contaplus. Dentro de esta opcin se incluyen los siguientes aspectos: Tipos de

IVA

Posibilita el empleo de distintos porcentajes y la modificacin de los mismos. Mediante esta opcin podemos configurar los actuales valores del IVA en unas tablas, as como los porcentajes del recargo de equivalencia que pueden corresponder a cada uno. En la actualidad los tipos de IVA y los posibles recargos son:

IVA 4% 7% 16 %

Recargo de Equivalencia

0,5 % 1% 4%

Cada empresa puede llevar diferentes porcentajes sin afectar al resto de empresas definidas en el programa.

PRESUPUESTOEste men se incluye la posibilidad de establecer un plan presupuestario para distintascuentas que nos permitan controlar y comparar la ejecucin del mismo con la realidad. Tiene las siguientes opciones:

Plan presupuestario

Nos permite configurar a nuestro gusto el plan presupuestario de la empresa para las subcuentas que deseemos. Al ir a la opcin Plan Presupuestario y pulsar en el botn aadir, aparece la siguiente ventana en la que especificaremos la subcuenta y el presupuesto para cada mes, o anual (en este ltimo caso el programa distribuye la cantidad anual entre los 12 meses). Incorporaremos el importe en el presupuesto anual cuando la distribucin mensual del presupuesto de la subcuenta es homognea entre todos los meses.

Presupuestos anualesUna vez incorporados los presupuestos de las subcuentas que queremos controlar, podemos obtener un listado para ver cual es la desviacin entre lo presupuestado y los datos reales de la contabilidad hasta la fecha. Esto se obtiene con esta opcin, para la cual se debe especificar el rango de subcuentas, el tipo (saldos, o debe/haber) y el nivel de desglose. Por defecto se realiza para todas las subcuentas. Tras ello especificamos los datos del listado y de salida (impresora, pantalla, html, etc.)

El listado que aparece es de fcil comprensin pues para cada subcuenta muestra en una columna primero el presupuesto, debajo lo realizado y en la siguiente columna el % de desviacin. Esto se realiza a nivel global y por meses.

Modificacin del plan presupuestarioSi queremos modificar el presupuesto, podemos ir modificando subcuenta a subcuenta con la opcin Presupuesto/Plan Presupuestario y utilizando el botn de modificacin, o mediante la opcin Presupuesto/Modificacin del plan, que recoge la posibilidad de hacer cambios de forma global o segn las condiciones que le digamos. Esta ltima opcin sirve para realizar modificaciones en el presupuesto, especificando en la ventana que se abre las condiciones de la modificacin.

ANALTICAEn el men Analtica vamos a poder estructurar la empresa en Departamentos yProyectos, de manera que el primer nivel en el que estructuramos la empresa son los Departamentos y necesariamente dentro de ellos se encontraran los Proyectos. De esta manera, al crear nuevos departamentos estos vendrn codificados por tres caracteres alfanumricos (Ej. Departamento de Administracin: ADM), mientras que los proyectos que existan dentro del mismo tienen un cdigo de 9 caracteres alfanumricos de los que los tres primeros deben coincidir con el departamento del que depende (Ej. Proyecto 1 del dpto de Admon: ADM 000001). Aunque la estructura de departamentos y proyectos se puede crear desde este men, Contaplus permite crear los proyectos desde la gestin de asientos que es donde se les asigna el gasto o ingreso correspondiente.

DepartamentosLa estructura de departamentos de la empresa se crea en esta opcin del men Analtica. De ellos dependern los distintos proyectos, lo que nos permitir asignar los gastos y beneficios realizados por la entidad a los distintos proyectos y departamentos.

La ventana que se abre muestra el listados de los existentes y nos permite aadir, modificar y eliminar. La pantalla de introduccin de datos muestra dos campos:

Departamento: es el cdigo del dpto que permite la introduccin de tres caracteres alfanumricos (Ej. CON, RHH, etc.) Descripcin: para introducir el nombre (Ej. Contabilidad, Recursos Humanos, etc.)

ProyectosTras la estructuracin de la empresa por departamentos se debe realizar el desglose por proyectos, ya que cada dpto puede incluir varios proyectos que deseemos controlar. La forma de operar es similar a la de dptos. Al pulsar la opcin nos muestra el listado de los existentes, pudiendo aadir, modificar, eliminar, etc.

Al introducir un nuevo proyecto deben rellenarse los campos: Proyecto: es el cdigo del proyecto de 9 caracteres alfanumricos (Ej. CON000001, RHH000004, etc.) Descripcin: para introducir el nombre (Ej. Proyecto de Contabilidad 1, Proy de Admon 3, etc.) Presupuesto: para asociar un presupuesto al proyecto que deseemos (este apartado no tiene relacin con el menu Presupuesto que est relacionado con subcuentas y no con proyectos)

El cdigo del proyecto debe incluir en sus tres primeras posiciones el cdigo del departamento en el que se ubica. Si no existe el departamento asociado no est permitida la introduccin del proyecto.

Dentro de la ventana listado de proyectos tenemos la opcin de pedir informes de presupuesto de los proyectos . Podemos obtener diversos listados especificando los proyectos, el tipo de informe (saldos, debe, haber), rango de fecha, valorar con presupuesto (compara presupuesto y realizado) y slo presupuesto.

Mover proyecto en diarioEsta opcin nos permite cambiar en el diario los proyectos que cada lnea o partida de los asientos tenga asignados. En la ventana que se abre debemos especificar el rango de proyectos que queremos sustituir y el nmero de asientos en los que queremos que la ejecute.

Hay que rellenar los siguientes campos: Proyecto actual: Indicaremos el proyecto origen que queremos sustituir y que por tanto ya se encuentra asociado a una o varias partidas en el fichero de diario. Proyecto nuevo: Indicaremos el nuevo proyecto por el que queremos sustituir el actual.

Asiento inicial y asiento final: Se introducir el rango de asientos en los que se quiera modificar el proyecto actual.

Mayor AnalticoEsta opcin nos permite pedir un informe del mayor analtico (es decir por proyectos), mostrando los movimientos que se han producido en cada proyecto o departamento segn seleccionemos en el nivel de desglose.

Sumas y Saldos AnalticoCon esta opcin obtendremos el balance de sumas y saldos de cada departamento o proyecto (segn especifiquemos en las casillas), de forma que desglose la informacin asocindola de manera analtica a los dptos/proyectos,

INVENTARIOEste men para tener inventariados los distintos inmovilizados y para una correctarealizacin de la amortizaciones.

Gestin de InventarioEn l se introducen todos los campos que componen los activos fijos de la empresa. Los datos a incorporar son:

(alfanumrico), las anteriores tablas.nmero de inventario

cdigos de naturaleza

y

ubicacin

definidos en

Fecha de adquisicin y de inicio de amortizacin:

esta ltima para indicar a partir de cundo debe amortizar. Grupo de amortizacin (de los definidos), y subcuentas de amortizacin (68x...) y de dotacin (28x...). stas se pueden definir con la bsqueda incremental desde esta casilla. Concepto: se suele poner la definicin de la factura. Importe de la compra, nmero de factura y subcuenta del proveedor. Fecha y causa de baja: completamos cuando demos de baja el activo. Porcentaje de amortizacin: vendr dado por la cuenta de amortizacin elegida. Perodo en meses: para indicar cada cuanto tiempo deseamos que se produzca el asiento de amortizacin.(Importante: el primer ao de adquisicin delactivo debemos poner 1 para poder amortizar el 31-XII, si ponemos 12 no nos dejara hasta que trascurriera 12 meses exactos desde la fecha de alta). Campos automticos:

fecha ltima amortizacin, de fin de amortizacin, e importe amortizado. Desglose analtico del activo: para asignar las amortizaciones a distintos proyectos o departamentos en la contabilidad analtica ( debe sumar el 100%).

AmortizacionesPara realizar los asientos contables en el diario que reflejen las amortizaciones de los activos. Precisamos de: o o o oFecha de amortizacin hasta la que se amortizar el activo. Cotas: rango de activos a amortizar. Agrupar amortizaciones en asiento nico: un solo asiento por todos los meses amortizados y por activo. Incluir nmero de activo en el concepto: saldr el n de inventario en el asiento.

o o

Amortizar incluyendo das hasta la fecha. Utilizar contabilidad analtica.

Todos los datos para amortizar se extraen de la ficha de inventario donde se configuran todos los parmetros. Adems las amortizaciones son lineales. Aceptada la amortizacin nos muestra los asientos, los cuales podemos marcar o no para enviarlos al diario pulsando la tecla diario.

Cdigos y TablasCon ellos configuraremos y clasificaremos los activos a amortizar de una forma sencilla y precisa. Daremos de alta y de baja, y realizaremos el mantenimiento de los activos. Grupos de Amortizacin Podemos aadir los grupos necesarios de amortizacin. Se introduce un cdigo alfanumrico de dos dgitos y una descripcin para cada grupo de amortizacin. Los grupos los crea el usuario segn sus necesidades. Ejemplo: Grupo 01 Inmovilizaciones materiales Grupo 02 Inmovilizaciones inmateriales .... o bien 01 Material de oficina 02 Maquinaria, etc...

Cuentas de Amortizacin Aqu definimos las cuentas de amortizacin acumulada y de dotacin, as como el porcentaje y el perodo amortizado (en nmero de meses). Los campos a introducir son: Cuenta: n de cuenta de A.A. perteneciente al plan contable Descripcin: de la cuenta (Ej. A.A. de Inmovilizado tal) Grupo: grupo de amortizacin al que pertenece la cuenta Dotacin: n de cuenta de dot. a la amortiz. de la cuenta % amortizacin. Meses amortizados: periodo amortizado en meses

Cdigos de Ubicacin Permite clasificar los activos segn su situacin. Se pueden definir dos ubicaciones.

Cdigos de Naturaleza Permite configurar y clasificar los activos por naturaleza. Slo existen dos campos: cdigo y descripcin. Ejemplo: 01 Tangible 02 Intangible

Causas de Baja Especificamos la causa de la baja con un cdigo y descripcin (Ej. DE Deterioro, PE Prdida, etc.).

CHEQUESEste men incluye una herramienta para gestionar distintas operaciones relacionadascon los cheques que emite la empresa, como son: gestin de cheques, emisin, paso a contabilidad y configuracin de formatos.

Gestin de ChequesEn la ventana que se abre se muestran los datos de los cheques emitidos. En la misma se pueden realizar las operaciones que se estimen necesarias para la gestin de estos documentos sin tener en cuenta su relacin contable.

Las pestaas de la parte inferior de la pantalla permiten mostrar los cheques ordenados segn el criterio que se seleccione. Algunas de las opciones de esta pantalla son: Aadir Cheque Nos permite crear un nuevo cheque/pagar, segn los datos que rellenemos en los campos como muestra la pantalla.

Cheque o Pagar: son campos excluyentes Fecha de emisin Fecha de vencimiento: para el caso de haber seleccionado pagar Justificante: compuesto por dos nmeros, el primero referente al mes y el segundo el n de orden del cheque Banco: para introducir el cdigo de la subcuenta del banco Acreedor: cuenta del acteedor/proveedor a la que se le imputa el cheque y nombre que queremos que aparezca en el cheque Euros: importe en Serie/N Documento Concepto: concepto del asiento Paso a contabilidad: si se marca esta casilla, el programa registrar el cheque como preparado para pasar a contabilidad Cheque o pagar anulado: si la marcamos el programa tomar el cheque como anulado

Dentro de esta misma pantalla tenemos los botones de modificar, eliminar, zoom, localizar y consulta. Adems tenemos los de: Anulacin/...: que nos marca o desmarca el cheque o pagar como anulado o no (en caso de anulacin lo marca con una cruz en rojo) Cambio de estado: para marcar o desmarcarlo como preparado o no para pasar a contabilidad (aparece un punto en verde o rojo respectivamente, en caso de que ya est en rojo es posible que ya se haya contabilizado) Impreso/No impreso: seala si ya hemos impreso el cheque. Imprimir: nos permite imprimir un informe sobre los cheques y pagars segn las caractersticas que le marquemos.

EmisinEsta opcin se utiliza para la impresin de los cheques/pagars.

En la anterior ventana debemos seleccionar el criterio de orden de salida y marcar las condiciones del listado (rangos de los que queremos emitir). Adems se pueden marcar otros campos como: Agrupar cheques de un mismo proveedor: agrupa en un solo cheque todos los del mismo proveedor. Excluir: para decirle los que no queremos emitir Formato de impresin Numeracin de cheques: si marcamos al imprimir nos permite numerar desde un n determinado que teclearemos en la siguiente casilla Primer nmero.

Paso a contabilidadCon esta opcin daremos la orden de registro en el diario de aquellos cheques o pagars que hayamos marcado como preparados. Muestra la siguiente pantalla:

En ella especificamos:

Orden de paso: para ordenar el paso a contabilidad por fechas ojustificante Condiciones para el paso: rangos entre los que pasar a contabilidad los cheques, excluyendo los anulados. Parmetros para el paso: permite poner una fecha de contabilizacin que habr que teclear o dejar la fecha del cheque. Tambin permite pasar el n del cheque/pagar en el concepto de asiento y agrupar todos los efectos de un mismo proveedor en un solo asiento, si marcamos las casillas correspondientes.

Configuracin de formatosSe utiliza para crear los formatos de cheques/pagars que nos interesen. Para ello debemos definir en primer lugar el formato con los campos: cdigo (dos dgitos), descripcin del formato y alto documento (tamao del cheque/pagar).

Seguidamente hay que definir las distintas partidas del formato para darle la configuracin pulsando el botn . Aparece el listado de partidas creadas donde se pueden aadir, modificar, eliminar, etc.

Al aadir o modificar se abre un pantalla donde hay que especificar los campos que se ven a continuacin. En la introduccin de datos para el formato hay que especificar las coordenadas donde queremos que aparezca y podemos detallar textos mediante literales o tambin existen campos fijos.

Si seleccionamos TEXTO DEFINIDO POR EL USUARIO, nos permite escribir libremente el texto deseado y no elegir un campo definido. En este caso aparece un punto verde en el listado de partidas, mientras que si se elige un campo definido (Ej. importe en nmeros) aparece de color rojo.

En la primera panta de Configuracin formato, aparece el botn muestra como quedara el formato.

que nos

INFORMESEn el men Informes aparecen distintas opciones para generar diversos tipos deinformes. Estas son:

Estadsticas e informesSe pueden obtener informes y estadsticas personalizadas a partir de los datos de cualquier fichero de la aplicacin. Los iconos de acceso rpido de esta opcin son:

Grficos

Aadir o modificar informes Columnas Duplicar informes Cabeceras Seleccin de informes

Permite realizar grficos a partir de los datos de la contabilidad, personalizando los formatos. Incluye las siguientes carpetas para definir las caractersticas del grfico que deseemos obtener: Parmetros Datos de grfico

Tras obtener el grfico, puede modificarse su estilo y formato mediante los botones: textos, estilo, atributos, imprimir.

Hoja de clculo excelEsta opcin nos permite realizar un enlace desde el Contaplus hacia la Excel, para lo que es necesario tener abierto la Excel para ejecutar el traspaso. Incluye Parmetros del enlace: para definir la forma de visualizar los valores a traspasar, el tipo y la presentacin de la informacin.

Datos del enlace: para definir las subcuentas que se van a traspasar. Puede definirse un rango de subcuentas o de empresas.

MapasCon esta opcin, se permite representar en un mapa de Espaa las distintas subcuentas y sus valores. Hay que seleccionar el rango de subcuentas y meses.

UTILEn el men Util se incluyen diversas utilidades y herramientas como son:Organizacin de ficherosEsta opcin realiza los siguientes procesos:

Eliminacin definitiva de los registros marcados para borrar Regeneracin de ficheros ndices Comprobacin jerrquica de la informacin Actualizacin de saldos de cuentas y subcuentas segn el movimiento contable. Se ejecuta dentro de una empresa activa, para lo cual en el menu Util, pulsamos Organizacin de ficheros empresa activa. Otra posibilidad es ejecutar la organizacin de ficheros desde del panel de gestin, donde podemos seleccionar las empresas para las que queremos realizar dicha organizacin de ficheros. Esta opcin es til cuando tengamos cortes elctricos y otro problema de estas caractersticas para solventar los posibles problemas. Tambin es conveniente realizarla antes de ejecutar el cierre del ejercicio y antes de realizar las copias de seguridad. y lo se organizarn exclusivamente los de la

HerramientasLas herramientas que se incluyen son: Autochequeo: da informacin detallada del sistema operativo, hardware, recursos. Calculadora: para acceder a la calculadora de windows, pudiendo utilizar las opciones de copiar y pegar. Agenda: en la que se pueden incluir direcciones, telfonos, fax, etc., pudiendo imprimirse en formato de etiquetas.

Planing: para almacenar cualquier tipo de planificacin a lo largo del ao.

Perfiles de usuario, colores, perifricosIncluye las siguientes opciones: Gestin de usuarios Perifricos Colores y fuentes Restaurar valores originales Barra de botones

ImportacinCon esta opcin, podremos importar los ficheros de diario y subcuentas de otros programas de contabilidad.

Avisos de inicioCon esta opcin podremos introducir avisos o mensajes recordatorios para que, en una fecha determinada, nos salte al iniciar el programa.