UCLA-AGA-Sesiones 9 y 10- Unidad VI.pdf
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Análisis de la Gestión Administrativa
http://analisisdegestionadministrativa.blogspot.com/
Unidad VI: Examen Preliminar
De
http://analisisdegestionadministrativa.blogspot.com/
“Mejor es callar y que sospechen de tu poca sabiduría que hablar y eliminar cualquier duda sobre ello.” Abraham Lincoln (1809-1865) Político estadounidense, decimosexto presidente de los Estados Unidos
Un Proceso Sistemático pues desarrolla su trabajo siguiendo
una metodología
Un Proceso Integral pues su trabajo análisis abarca todas las fases del proceso administrativo
Por consiguiente es un proceso que va
de lo General a lo Específico
Que por su complejidad requiere ser ejecutado
Por Etapas
Fase de Preparación
Examen Preliminar
Examen de Controles Internos
Examen Profundo
Informe Final
Fase Posterior
Examen Preliminar
Examen Preliminar
Esta es la etapa inicial del proceso de AGA, en donde se entra en contacto directo con la
realidad objeto de estudio. Es un proceso de observación y análisis previo, de tipo superficial que se ejecuta para poder definir cuales serán las áreas especificas que estarán siendo objeto
de un análisis más profundo.
Objetivos:
1) Visualizar la realidad objeto de análisis.
2) Determinar las áreas criticas y prioritarias que serán objeto del análisis profundo.
3) Determinar el Alcance, Extensión y las limitaciones del AGA.
4) Establecer la Dirección del proceso.
5) Fijar los lineamientos
6) Establecer el Programa y la Metodología a ser aplicada en las siguientes etapas así como seleccionar los mecanismos de prueba a ser empleados.
Propósito General de esta Etapa
El propósito del análisis de gestión administrativa es conocer con amplitud a la empresa objeto de análisis, a cuyos efectos es válido preguntarse:
¿ Qué se hace? Determinar las funciones y tareas que se ejecutan en cada área.
¿ Para qué se hace? Determinar los objetivos que se persiguen con cada una de estas tareas y funciones.
¿ Quién lo hace? Determinar las unidades y cargos responsables de cada tarea y función.
¿Cómo lo hace? Determinar los procedimientos establecidos para cada tarea o función.
¿Lo hace bien? Evaluar lasefectividad y la eficiencia en la ejecución del procedimiento.
¿Se podría hacer mejor?
Determinar las posibilidad de mejorar los procedimientos existentes.
Al final del Examen Preliminar
El analista debe tener:
1) Una visión detallada de toda la estructura organizativa de la empresa y sus relaciones funcionales (Organigrama Analítico).
2) Una relación detallada de las Funciones y Tareas asignadas a cada Unidad y Cargo (Cuadro de Funciones).
3) Una relación detallada de los Procedimientos correspondientes a cada función y Tarea (Cuadro de Procedimientos).
4) Una relación de áreas y procedimientos que deben ser revisados en la siguiente etapa, ya sea porque hay áreas o procedimientos críticos para la organización (de gran importancia) o porque son áreas o procedimientos que presentan fallas.
5) Un programa y una metodología para abordar estas áreas y procedimientos etapas de análisis, estableciendo el Alcance y Limitaciones de dicha investigación.
6) Una selección de pruebas que van a servir para efectuar el análisis en las siguientes etapas.
Fuentes de Información del Examen Preliminar
Estructura
Organizativa
Normativas
Realidad Actual
Organigramas
Cuadros de Funciones
Planificación
Manuales de Normas y
Procedimientos
Situaciones Observadas
Opiniones del Personal
Políticas
Metodología de Recolección de Datos en el
Examen Preliminar
Investigación es la obtención de
información y datos directamente de los
empleados mediante indagaciones
sistemáticas sobre un hecho, mediante
Entrevistas y Cuestionarios.
Observación haciéndole seguimiento
visual a un proceso o procedimiento; el
analista se cerciora de cómo se realizan ciertas
operaciones, cerciorándose de como
son ejecutadas.
Metodología de Recolección de Datos en el
Examen Preliminar
Estudio General es una apreciación de la
situación general a partir del contacto de
realizado con el Personal (Entrevistas y
Cuestionarios) y la Observación Directa.
Análisis consiste en clasificar y
agrupar diferentes elementos individuales
de un proceso de manera que los grupos constituyan unidades
significativas y homogéneas.
Metodología de Recolección de Datos en el
Examen Preliminar Aspectos que pueden ser Evaluados:
Características Generales de la Empresa
Cultura Organizacional
Identidad Organizacional
Comunicación Interna
Clima Organizacional
Investigación es la obtención de
información y datos que se consigue
directamente de los empleados mediante
indagaciones sistemáticas sobre un
hecho, mediante Entrevistas y Cuestionarios
Motivación
Nivel y Necesidades de Capacitación
Metodología de Recolección de Datos en el
Examen Preliminar
Investigación es la obtención de
información y datos que se consigue
directamente de los empleados mediante
indagaciones sistemáticas sobre un
hecho, mediante Entrevistas y Cuestionarios
Se basa en la COMUNICACIÓN
ENTREVISTA
CUESTIONARIO
Metodología de Recolección de Datos en el
Examen Preliminar
Entrevista es una técnica mediante
la cual una persona obtiene información de otra generalmente de
manera verbal, directa y presencial.
Entrevista Estructurada: En la cual existe una serie de preguntas
elaboradas previamente sobre un determinado tema las cuales podrán ser respondidas de manera abierta. En este caso funcionan como un Interrogatorio.
Entrevista No Estructurada: En la cual no existen preguntas
elaboradas previamente por lo que las mismas las va formulando el Entrevistador
en la medida que se va desarrollando la conversación entre las partes.
En este caso pueden ser: Focalizadas, Clínicas o Libres
Metodología de Recolección de Datos en el
Examen Preliminar
Cuestionario es una técnica mediante
la cual se la formulan una serie de preguntas tipo interrogatorio, a un grupo de personas con la finalidad de indagar
sobre una variable objeto de estudio. Se aplican mediante un
formato de forma oral, escrita o vía correo
electrónico.
Cuestionario de Respuestas Abiertas: En el cual existen una serie de preguntas
elaboradas previamente sobre un determinado tema las cuales podrán ser respondidas de manera abierta. En este
caso las respuestas no se pueden tabular.
Cuestionario de Respuestas Cerradas:
En la cual existen preguntas elaboradas previamente así como opciones cerradas
de respuestas, entre las que el entrevistado deberá elegir. Pueden ser
Dicotómicos (Si o No), de Escala (Ejemplo: Nunca, A veces, Siempre) o de Opciones
Múltiples.
Metodología de Recolección de Datos en el
Examen Preliminar Aspectos que pueden ser Evaluados:
Características Generales de la Empresa
Cultura Organizacional
Identidad Organizacional
Comunicación Interna
Clima Organizacional
Motivación
Nivel y Necesidades de Capacitación
Observación haciéndole seguimiento
visual a un proceso o procedimiento; el
analista se cerciora de cómo se realizan ciertas
operaciones, verificando como son
ejecutadas Funcionamiento y Ejecución de
Procedimientos
Metodología de Recolección de Datos en el
Examen Preliminar
Observación haciéndole seguimiento
visual a un proceso o procedimiento; el
analista se cerciora de cómo se realizan ciertas
operaciones, verificando como son
ejecutadas.
Se pueden utilizar diferentes técnicas y recursos como:
Listas de Chequeo o de Cotejo
Registros Anecdóticos
Fichas
Instrumentos de Escala
Revisión de Documentos
Registros Fotográficos
Grabaciones de Audio y Video
Mediciones de Tiempo
Metodología de Recolección de Datos en el
Examen Preliminar
Estudio General Consiste en una
apreciación u Observación Directa de
las características generales de la
empresa.
Aspectos que pueden ser Evaluados:
Características Generales de la Empresa
Cultura Organizacional
Identidad Organizacional
Comunicación Interna
Clima Organizacional
Análisis de la Gestión Administrativa
Examen Preliminar - Estudio General
1 Analista:
2 Nombre o Razón Social de la Empresa:
3 Actividad Principal de la Empresa:
4 Tipo de Organización: Organismo Público
Empresa Pública
Empresa Privada
ONG- Fundación
Otros
5 Sector al que pertenece la Organización: Primario
Secundario
Terciario
6 Ubicación de la Organización:
7 Ámbito de Operación de la Organización: Local
Regional
Nacional
Internacional
8 Unidad o Unidades donde se realizara el AGA:
Aspectos Generales Observados:
Sobre la Planificación:
1 ¿Esta claramente definida la Misión de la Organización? SI NO
2 ¿Esta claramente definida la Visión de la Organización? SI NO
3 ¿Están claramente definidos los objetivos de la Organización? SI NO
4 ¿Existe un Plan de Gestión? SI NO
5 ¿Existe un Presupuesto? SI NO
6 ¿Existe un Órgano de Planificación y Presupuesto? SI NO
7 ¿Se establecen Metas de Trabajo? SI NO
Sobre la Organización:
8 ¿Existe una Estructura Organizativa? (Organigrama) SI NO
9 ¿Existe División del Trabajo? SI NO
10 ¿Existe Departamentalización? SI NO
Fecha de Realización:
Papeles de Trabajo: Examen Preliminar Instrumento para realizar el Estudio General
Papeles de Trabajo: Examen Preliminar Instrumento para realizar el Estudio General
Análisis de la Gestión Administrativa
Examen Preliminar - Estudio General
11 ¿Están claramente identificada las líneas de Autoridad? SI NO
12 ¿Existen Manuales de Normas y Procedimientos? SI NO
13 ¿La mayor parte de los Procedimientos estan automatizados? SI NO
Sobre la Dirección:
14 ¿El personal Directivo esta claramente identificado? SI NO
15 ¿El personal Directivo se encuentra en las instalaciones? SI NO
16 ¿El personal Directivo es de facíl acceso? SI NO
17 ¿Se observa cierta participación e integración del personal SI NO
Directivo en las actividades diarias?
Sobre el Control:
18 ¿Existen Controles de Acceso a las instalaciones? SI NO
19 ¿Existen Controles de Entrada y Salida de Personal? SI NO
20 ¿Existe Personal de Supervisión? SI NO
21 ¿Existen mecanismos de control automatizado? SI NO
22 ¿Se efectuan Evaluaciones de Desempeño? SI NO
Sobre la Cultura Organizacional:
23 Antigüedad de la Organización: De 1 a 5 años
De 5 a 10 años
De 10 a 20 años
Más de 20 años
24 ¿Cómo es la imagén proyectada por la Organización?
Es una Organización Tradicional algo rezagada en relación a su entorno
Es una Organización Tradicional pero a la Vanguardia
Es una Organización nueva pero en proceso de crecimiento y de Vanguardia
Es una Organización con dificultades de crecimiento
25 ¿La mayor parte del personal maneja un mismo lenguaje? SI NO
26 ¿La mayor parte del personal maneja un nivel similar de SI NO
Conocimientos ?
Sobre la Identidad Organizacional:
27 ¿Existe una Imagen de Marca Definida? SI NO
(Logotipo, Colores Corporativos etc.)
28 ¿La Imagen de Marca esta presente en los espacios de trabajo? SI NO
(Mobiliario, Decoración de Espacios etc.)
29 ¿La Imagen de Marca esta presente en el Equipo de Trabajo? SI NO
(Personal Identificado, Uniformes etc.)
30 ¿La Imagen de Marca en los Mecanismos de Comunicación? SI NO
(Papelería, Pagina Web etc.)
Papeles de Trabajo: Examen Preliminar Instrumento para realizar el Estudio General
Análisis de la Gestión Administrativa
Examen Preliminar - Estudio General
Sobre el Clima Organizacional:
31 ¿El Ambiente fisico de las intalaciones es adecuado? SI NO
(Espacio Disponible, Iluminación, Ventilación, etc.)
32 ¿El equipamiento fisico de las instalaciones es el adecuado? SI NO
(Mobiliario, Equipos, Maquinarias etc.)
33 ¿El equipamiento del personal es el adecuado? SI NO
(Uniformes, Equipos de Seguridad etc.)
34 ¿Existe un facíl acceso a las instalaciones? SI NO
35 ¿Las condiciones de trabajo son las adecuadas? SI NO
(Horario de Trabajo, Jornada Laboral, Seguridad, Higiene etc.)
36 ¿Existe un clima cordial de trabajo? SI NO
(Buena Comunicación y Trato agradable del personal etc.)
37 ¿Se trabaja bajo presión? SI NO
38 ¿Se observa exceso de controles y supervisión? SI NO
39 ¿Se trabaja bajo condiciones de riesgo? SI NO
40 ¿Se observa integración entre el personal? SI NO
41 ¿Se observa mucha rotación de personal? SI NO
42 ¿Se observa la presencia de personal experimentado en su cargo? SI NO
Sobre el proceso de comunicación:
43 ¿Existen mecanismos de comunicación formal a nivel interno? SI NO
(Oficio, Carta, Memorándum etc.)
44 ¿Qué asuntos se tratan por medio de esta Comunicación Formal?
45 ¿Cómo se transmite esta comunicación formal? En Fisico
Por E-mail
46 ¿Se siguen los canales regulares de comunicación? SI NO
47 ¿Existe una Intranet? SI NO
48 ¿La comunicación interna informal es fluida y constante? SI NO
49 ¿Existen mecanismos de comunicación formal a nivel externo con SI NO
clientes y proveedores ? (Oficio, Carta, Memorándum etc.)
50 ¿Qué asuntos se tratan por medio de esta Comunicación Formal?
51 ¿Cómo se transmite esta comunicación formal? En Fisico
Por E-mail
52 ¿Se siguen los canales regulares de comunicación externa? SI NO
53 ¿Existe un Sitio Web? SI NO
54 ¿La comunicación informal externa es fluida y constante? SI NO
Metodología de Recolección de Datos en el
Examen Preliminar Aspectos que pueden ser Evaluados:
Estructura Organizativa (Organigramas)
Cuadros de Funciones
Manuales de Normas y Procedimientos
Análisis Consiste en clasificar y
agrupar diferentes elementos individuales
de un proceso de manera que los grupos constituyan unidades
significativas y homogéneas.
Planificación
Papeles de Trabajo: Examen Preliminar Matriz de Análisis de Estructura y Procedimientos
ÁREA DE ANÁLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSEn esta parte se debe analizar toda la
planificación de la organización, abarcando
aspectos como:
1) Misión y Visión
(Si estan ajustadas a la realidad de la
Organización)
2) Objetivos
(Si estan ajustados a la realidad de la
organización, a la Misión y Visión, y sin
son objetivos realizables)
3) Valores y Políticas
(Si estan ajustados a la realidad de la
y se relacionan entre si)
4) Planes y Programas
(Si se ajustan a los objetivos de la
organización y son realizables). Dentro
de los Planes se incluyen los Presupuestos
Planificación Planificación
Papeles de Trabajo: Examen Preliminar Matriz de Análisis de Estructura y Procedimientos
ÁREA DE ANÁLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSEn esta parte se debe analizar la Estructura
Organizativa de la Organización a partir de
su representación Grafica (Organigrama) y
de la observación directa de la misma.
Se debe abarcar aspectos como:
1) Jerarquización
(Cantidad de niveles jerarquicos, y si existe
una tendencia hacia lo Vertical u Horizontal)
2) Distribución de la Autoridad
(En que niveles y áreas se concentra la
mayor carga de autoridad)
3) Nivel de Delegación
(Organigrama) (Que tan concentradas estan las funciones y
responsabilidades en ciertas unidades o
cargos)
4) Tramos de Control
(Que tantas unidades y cargos estan sujetos
a la supervisión de quienes ejercen la Dirección)
5) Especialización y Departamentalización
(Que tan especializadas son las funciones
ejecutadas por cada unidad)
OrganizaciónEstructura
Organizativa
Papeles de Trabajo: Examen Preliminar Matriz de Análisis de Estructura y Procedimientos
ÁREA DE ANÁLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSEn esta parte se debe analizar la forma en que
son asignadas las distintas funciones y tareas
entre las diferentes unidades y cargos de la
Organización, valorando que tan bien
distribuidas se encuentran las mismas.
Cuadro de
FuncionesOrganización
Papeles de Trabajo: Examen Preliminar Matriz de Análisis de Estructura y Procedimientos
ÁREA DE ANÁLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSEn esta parte se deben analizar los Manuales
de Normas y Procedimientos de forma
general, abarcando aspectos como:
1) Si los Manuales cubren o regulan todos los
Procedimientos de la Organización.
2) Si los Manuales cuentan con una estructura
formal ajustada a los estandares en esta
materia.
3) Que tan detallados se encuentran descritos
los procedimientos en los Manuales.
4) Si los Manuales cuentan con la debida
Representación Grafica del Procedmiento
descrito (Flujograma).
5) Si los Manuales cuentan con todos los
anexos necesarios (Documentos).
6) Si los Manueles establecen claramente las
unidades involucradas en el procedmiento.
7) Si los Manuales establecen claramente las
normas de actuación en cada procedimiento.
Organización
Manuales de
Normas y
Procedimientos