Fundamentación

Microsoft Excel 2010 es la hoja de cálculo líder en el mercado. Es

además, el software más potente, más flexible y más utilizado del mundo.

Con Excel se pueden elaborar aplicaciones educativas, empresariales,

financieras, estadísticas, etc.

Esta Unidad proporciona información general sobre las nuevas

características de Excel 2010. Da a conocer al participante los elementos con

que cuenta el entorno de la hoja de cálculo, tipos de datos y múltiples

formatos, para elaborar aplicaciones ingresando datos eficientemente y sobre

todo presentar la aplicación adecuadamente, tanto para su visualización e

impresión.

Capacidad

El participante al final de esta unidad estará en capacidad de utilizar los

elementos del entorno de Excel, ingresando datos y personalizando la hoja de

cálculo para su impresión.

Contenidos

1. Introducción a Microsoft Excel 2010

o Entorno y fundamentos de Microsoft Excel 2010.

o Elementos del entorno en una Hoja de Cálculo.

o Selección de celdas y rangos de celdas.

o Teclas de desplazamiento.

UNIDAD

UNIDAD

1 Guía didáctica

P á g i n a | 2

o Tipos de datos.

o Edición y control de hojas de cálculo.

2. Configuración de la Página

o Página, Márgenes

o Encabezado y pie de página

o Vista preliminar

o El modo de diseño de página

o Vista previa de salto de página

o Insertar saltos de página

o Imprimir

3. Formatos de Celdas

o Formatos básicos de celdas: números, alineación, fuente, bordes,

tramas.

o Formatos personalizados.

o Comentarios en Excel

Actividades

Las actividades a desarrollar en la Unidad son:

Actividad 01: Ingresa datos a la hoja de cálculo y aplica formatos tipo

fuente, número y personalizados.

Actividad 02: Prepara la hoja para su impresión.

Estrategias Metodológicas

Para desarrollar la presente unidad llevaremos a cabo dos tipos de

actividades:

1. Lectura Inicial de Contenidos, la realizaremos de manera ordenada,

P á g i n a | 3

presenta los aspectos teóricos. Si se presenta alguna duda se puede

realizar lecturas sobre puntos específicos en la sección de Material

Complementario o en las direcciones electrónicas de tus sílabos para esta

Unidad 1.

2. Actividades desarrolladas, que se encuentran en el apartado de

Actividades de Aprendizaje, que permiten reforzar tu aprendizaje.

Recuerde que el Aula Virtual de la UCV, se empleará como medio de

comunicación entre el docente y los estudiantes, para efectos de mensajería

interna, foros, evaluaciones virtuales, acciones de tutoría académica y

comunicación de resultados de evaluación de los aprendizajes.

Evaluación

En esta Unidad Ud., será evaluado en:

1. Personalización de la hoja de cálculo utilizado formatos de fuente, de

número y formatos personalizados.

2. Preparación de la hoja de cálculo para su impresión.

Es importante que Ud., este en constante comunicación con su docente

Tutor, ya sea para informar las dificultades presentadas en esta unidad.

Material Complementario

A fin de ampliar y profundizar conocimientos te recomendamos la

información que se encuentran en las carpetas:

Material Complementario:

Tips de entorno y formatos

Videos Modulo I:

Formato de celdas 01

Formato de celdas 02

cisvirtual@ucv.edu.pe

http://www.ucv.edu.pe/cis

Estructura de Contenidos:

4. Introducción a Microsoft Excel 2010

o Entorno y fundamentos de Microsoft Excel 2010.

o Elementos del entorno en una Hoja de Cálculo.

o Selección de celdas y rangos de celdas.

o Teclas de desplazamiento.

o Tipos de datos.

o Edición y Control de hojas de cálculo

2. Formatos de Celdas

o Formatos básicos de celdas: números, alineación, fuente,

bordes, tramas.

o Formatos personalizados

o Comentarios en Excel

3. Configuración de la Página

o Página, Márgenes

o Encabezado y pie de página

o Vista preliminar

o El modo de diseño de página

o Vista previa de salto de página

o Insertar saltos de página

o Imprimir

UNIDAD

1 Introducción a MS Excel 2010 y Formatos de Celdas

UNIDAD

P á g i n a | 5

Introducción

Estimado participante:

En esta Unidad aprenderás los conocimientos básicos de Microsoft Office Excel

2010, que te servirá para identificar su entorno y sus elementos de la hoja de

cálculo; para tener un mejor dominio en la administración de los datos y

tareas académicas y/o empresariales.

Excel 2010 es la hoja de cálculo líder en el mercado. Es además, el software

más potente, más flexible y más utilizado del mundo. Gran parte de los

programas a la medida o "independientes" que existen, en realidad utilizan a

Excel como motor de cálculo. Casi todos muestran sus resultados en una hoja

de Excel.

Conoceremos el entorno y los fundamentos de manejo de la hoja de cálculo,

como: ingresar correctamente los diferentes tipos de datos, aplicar los

diversos formatos de celdas, para mejorar la presentación de los datos y

resultados obtenidos mediante el uso de fórmulas. Te deseo éxitos en el

desarrollo de esta Unidad.

Importante: Para llegar a utilizar Excel en forma eficiente, debes prestar mucha atención con las

aplicaciones desarrolladas en cada una de las unidades y practicarlo hasta

dominarlo, así como desarrollar las actividades propuestas que permiten reforzar tu

aprendizaje.

!

P á g i n a | 6

DEFINICIÓN DE MICROSOFT EXCEL 2010

Excel es un programa para analizar, compartir y administrar información para

la toma de decisiones, el cual consiste en una hoja de cálculo, utilizada para

realizar fórmulas matemáticas y cálculos aritméticos, o bases de datos.

Es un componente de la Suite Office que genera archivos llamados Libros

compuestos por objetos de cálculo llamados Hojas.

INICIANDO UNA SESIÓN EN MICROSOFT EXCEL 2010

Recuerda que para poder iniciar el programa debes seguir los siguientes

pasos:

1. Clic en el botón Iniciar.

2. Seleccionar Programas.

3. Elegir Microsoft Office.

4. Finalmente clic en Microsoft Excel 2010.

ENTORNO DE TRABAJO DE MICROSOFT EXCEL

El programa después de haberse ejecutado, muestra en pantalla los

siguientes elementos los cuales se mencionan a continuación:

a) Barra de acceso rápido.

b) Cinta de opciones.

c) Barra de fórmulas.

d) Libro de Excel

e) Hoja de Calculo

f) Celda activa.

g) Barra de estado.

1

2

3

P á g i n a | 7

Considerando la figura anterior es importante que conozcamos brevemente la

utilidad de los elementos descritos.

a) Barra de Acceso Rápido:

Contiene las operaciones básicas que se pueden realizar en el programa.

b) Cinta de Opciones

La Cinta de Opciones, está organizado en Fichas, que contiene a Grupos y

estos a los diferentes comandos o herramientas a usar en cualquier

aplicación.

Algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen sólo se muestra cuando se selecciona una imagen.

Barra de fórmulas

Cinta de opciones

Celda activa

Hojas

Barra acceso rápido

Barra de Estado

Nuevo (Ctrl +

U) Guardar (Ctrl +

G)

Abrir (Ctrl +

A)

Vista Previa de

Impresión Impresión

rápida

P á g i n a | 8

A continuación definimos cada componente:

Ficha: Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa

una de las tareas básicas que se hacen en Excel.

Grupo: Cada ficha tiene grupos que contienen comandos a usar.

Comando: Son las órdenes que puede usar el programa para ejecutar

una acción.

c) Barra de Fórmulas

La barra de fórmulas es el espacio en el que aparecen las expresiones que

introducimos en cada una de las celdas de Excel.

Facilita la creación y modificación de fórmulas, al tiempo que proporciona

información acerca de las funciones y sus argumentos.

d) Libro de Excel

Libro: Es el archivo del programa, por defecto se abre como Libro1.

Etiquetas de hojas: Cada libro nuevo tiene tres hojas por defecto

(Hoja1, Hoja2 y Hoja3).

Grupo

Comand

o

Ficha Inicio

Barra de

Fórmulas

Cancelar Insertar Función

Introduci

r

Cuadro de

nombres

P á g i n a | 9

Para ver una hoja de cálculo, tiene que hacer clic en la etiqueta

correspondiente.

La siguiente figura nos ilustra gráficamente lo mencionado:

e) Hoja de Cálculo

La hoja de cálculo se divide en una trama de columnas y filas.

Columnas: Se asigna una letra, mostrada en la cabecera de la

columna. El rango de letras va desde A hasta XFD siendo un total de

16,384.

Filas: Se asigna un número, mostrado en el encabezado de cada fila.

El rango está comprendido desde 1 hasta 1’048,576.

Celdas: Es la intersección de filas y columnas, es el espacio donde se

insertan los datos.

Nombre del

libro

Hojas del libro

Al iniciar Excel el primer libro de trabajo que se visualiza se denomina Libro1. Si abrimos un nuevo libro durante la misma sesión, Excel lo llama Libro2. Podemos tener varios libros abiertos a su vez y guardarlos posteriormente con un nombre

diferente.

Fila

s

Celda Columna

s

P á g i n a | 10

f) Celda activa

Es la única que se puede desplazar por toda la hoja de cálculo.

Para ello haz un clic con el mouse o usa las teclas de desplazamiento

del teclado.

Al hacerlo la celda se convierte en la celda activa y estaremos listos

para ingresar el dato.

Esta celda tiene elementos que es necesario reconocer, porque lo

usaremos posteriormente.

Si ubicamos el puntero en el Borde podemos:

Mover: Arrastrar el borde hacia otra posición.

Copiar: Pulsar Ctrl + y arrastrar a otra posición.

Si ubicamos el puntero en el Área podemos:

Seleccionar: Arrastra sobre las áreas deseadas.

Si ubicamos el puntero en Relleno podemos:

Rellenar y/o Copiar: dependiendo del valor

contenido en la celda.

NOTA:

Ahora que ya sabemos cómo iniciar el programa y reconocer su

entorno de trabajo, debemos ingresar datos a las celdas de la

hoja de cálculo y así crear nuestra aplicación.

SELECCIÓN DE CELDAS EN UNA HOJA DE CÁLCULO

Antes de aplicar los formatos a las celdas debemos aprender a seleccionar las

celdas que recibirán dichos formatos.

Para ello tenemos diferentes casos:

Seleccionar una celda:

1. Con el Mouse: Un clic en la celda

deseada.

2. Observa el ejemplo cuando se seleciona la celda A2.

4

P á g i n a | 11

Seleccionar Celdas Adyacentes:

1. Con el Mouse: Arrastrar entre las áreas de las celdas deseadas.

2. Observa el siguiente ejemplo cuando seleccionamos desde la celda A4

hasta la celda F5.

Ampliar o reducir un rango seleccionado:

1. Debemos presionar la tecla SHIFT

2. Hacer clic en la celda hasta dónde se desea ampliar o reducir la selección.

Seleccionar Celdas Dispersas:

1. Con el Mouse : Seleccionar el rango inicial (A6:A11)

2. Mantenga presionada la tecla CTRL, seleccione el siguiente rango (C6:C11

y luego E6:E11). Observa el ejemplo:

Importante:

¡MUY BIEN!: Ahora que ya sabemos seleccionar celdas, podemos aplicar

formatos a las celdas. !

P á g i n a | 12

DESPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Para desplazarte dentro de la hoja de cálculo, se realiza alguno de los

siguientes procedimientos:

Utilizando las barras de desplazamiento y el clic del mouse

Utilizando el cuadro de nombres

Utilizando el teclado

o Teclas de dirección: las utilizamos para moverse entre celdas, dentro

de la hoja de cálculo.

o Teclas de paginación: las podemos utilizar para avanzar pantalla por

pantalla.

Nos desplazamos con las barras de desplazamiento dentro de la hoja, y hacemos clic en la celda P13.

Utilizando el cuadro de nombres digitamos la referencia de celda A2 y luego pulsamos Enter.

5

P á g i n a | 13

TIPOS DE DATOS

a) Texto: Cadena de caracteres (Palabras, títulos, nombres, etc.). a

continuación se mencionan algunos ejemplos.

b) Valores: Dentro de este grupo podemos mencionar a los siguientes:

Números: dentro de los números mencionamos a los siguientes

tipos enteros, decimales, moneda, científica, fracción, porcentaje.

Fechas: dentro de este grupo mencionamos a la Fecha y hora.

Como se muestra a continuación en el ejemplo.

6

P á g i n a | 14

c) Fórmulas: Son expresiones que devuelven un resultado. Las

fórmulas se pueden aplicar sobre datos de cualquiera de los 3 tipos.

INGRESO DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO

En una hoja de cálculo se ingresan datos tipo: Textos, Números (enteros,

decimales, positivos, negativos, fracción, porcentajes), fechas y fórmulas.

Este proceso lo explicaremos con el siguiente ejemplo:

1. Haga clic en la celda donde se ingresará el dato. Para nuestro caso A2

2. Escriba el dato y pulse la tecla Enter para ingresarlo a la celda.

3. Ahora, ingresa en las celdas A4 y A5, lo siguiente:

7

Debe quedar así

P á g i n a | 15

Qué debemos hacer, si después de ingresar un dato en una determinada celda

nos damos cuenta que no está bien. Por ejemplo, en la celda A5 se ingresó

“MS Excel” y lo que se quería ingresar era “MS Excel y SPSS”, entonces en

estos casos debemos editar la celda, es decir; modificar su contenido.

Edición de celdas

Para editar el contenido de una celda, existen varias formas:

Método 01:

1. Ubica el puntero en la celda donde se deseas modificar el contenido,

en este caso, en la celda A5.

2. Presiona la tecla F2 y aparecerá el cursor listo para editar el contenido

(se puede agregar, quitar o corregir)

3. En este caso, agrega el texto “y SPSS”

4. Presione Enter para aceptar

Método 02:

1. Haz doble clic en la celda y en la posición del texto a editar, en nuestro

caso, en la celda A5.

2. Modifica el dato y presionar Enter.

P á g i n a | 16

Método 03:

1. Ubica el puntero en la celda donde se deseas modificar el contenido, en

este caso, en la celda A5.

2. Haz clic en la barra de fórmulas y modifica su contenido.

3. Presiona Enter para aceptar.

Continúa ingresando datos tipo texto, como se muestra a continuación:

Modificar Ancho de Columna:

Como observas, algunos textos ingresados sobrepasan el ancho de la primera

columna, por lo tanto es necesario ampliarla.

Para ampliar el ancho de la columna A:

1 2

1

2

3

P á g i n a | 17

Ahora, ingresa datos tipo número. A partir de la celda B5, ingresa los

siguientes datos numéricos:.

A partir de la celda C5, ahora ingresa fórmulas:

Las fórmulas nos solamente trabajan con celdas y operadores airméticos,

también se pueden utilzar constantes. Veamos el siguiente ejemplo:

Cuando se ingresa datos tipo número, estos pueden ser enteros, decimales, positivos o negativos, fracciones e incluso fechas. Para ingresar fracciones, primero debes ingresar el número entero, luego un espacio, y finalmente la fracción. Si solamente es fracción, como número entero debes ingresar 0 (cero), luego un espacio, y

finalmente la fracción.

Si se desea sumar los valores 500 y 25.8, debes hacer lo siguiente: Para construir una fórmula debes empezar escribiendo el signo “=”, luego debes hacer clic en la celda que contiene el primer dato a operar, en este caso B5 que contiene a 500, después debes escribir el operador aritmético suma, luego hacer clic en la celda que contiene al otro sumando, en este caso B5 que contiene a 25.8. Finalmente, debes presionar Enter para obtener el resultado.

Arrastra la línea que divide las etiquetas de las columnas A y B hacia la derecha convenientemente

P á g i n a | 18

Importante:

¡FELICITACIONES! Ahora que ya ingresaste los datos a las celdas, debemos

grabar nuestro ejemplo y aplicarle los formatos de celda para cambiar su

apariencia; No es muy conveniente presentarlo así.

GUARDAR UN LIBRO

Ingresado los datos a la hoja de cálculo, deberá guardar el libro; ya que de lo

contrario corremos el riesgo de perder la información creada hasta el

momento.

Para ello siga el siguiente proceso:

1. En la barra de acceso rápido (recuerdas lo vimos líneas arriba), haga

un clic en el botón Guardar.

2. Tambien acceder desde Archivo y luego Guardar, a continuación nos

muestra la siguiente ventana:

!

8

En este caso se está calculando el 18% de 500, por lo tanto debemos multiplicar la celda B5 por 18%. El operador de multiplicación es el

asterisco “*”

P á g i n a | 19

3. A continuacion ingresas el nombre (Ejercicio1) y luego indicas donde

deseas guardar el archivo (Disco Local D:)

4. Finalmente clic en el boton Guardar.

NOTA:

Toda modificación realizada al archivo recientemente grabado, debe ser

actualizada. Para ello deberá volver hacer un clic en el mismo botón Guardar

de la barra de acceso rápido. Esta orden ya no volverá a mostrar la ventana

de Guardar, puesto que el archivo ya tiene nombre.

EDICIÓN Y CONTROL DE HOJAS DE CÁLCULO

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo:

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en

la Hoja1.

2. Clic en Cambiar nombre. Como se muestra en

la imagen de la derecha.

Ubicación del archivo

Nombre del archivo

9

P á g i n a | 20

3. Escribe el nuevo nombre por ejemplo: Ejercicio y, a continuación,

presione ENTRAR. Observa el ejemplo.

Agregar color a las fichas de la hoja de cálculo

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha Ejercicio.

2. Elija Color de etiqueta y seleccione el color que desee.

3. Ahora la ficha tiene una banda del color seleccionado.

4. Haga clic en la ficha Hoja2. Observe que la ficha Ejercicio estará ahora

totalmente coloreada

Insertar una hoja de cálculo

Se inserta una hoja de cálculo de dos formas:

Método 01:

1. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas

2. haga clic en la opción Insertar e Insertar hoja. Observa que se inserta

una nueva hoja de cálculo.

P á g i n a | 21

Método 02:

1. La otra opción que tienes para insertar la hoja de cálculo es desde las

fichas.

Eliminar una hoja de cálculo

Haga clic derecho en la ficha Hoja1 situada en la parte inferior de la hoja de

cálculo, hacer clic en Eliminar. Se eliminará la Hoja1.

FORMATO DE CELDAS

Entendemos por formato de celdas como “El conjunto de características que

afectan la apariencia de la celda y su contenido”.

Para aplicar un formato de celda debemos recordar los siguientes pasos:

1. Selecciona el rango de celdas.

2. En la cinta de opciones elija la ficha de Inicio y el grupo adecuado:

Fuente, Alineación, Número. Como se muestra a continuación:

Como vimos anteriormente, al ingresar datos a las celdas, generalmente deben cambiar su apariencia antes de imprimir toda la información, es por ello que usaremos los formatos de celdas para ese objetivo.

Clic para insertar hoja

Con el clic derecho sobre la etiqueta de hoja nos permite insertar, eliminar y cambiar nombre a la hoja de cálculo.

10

P á g i n a | 22

Aplicando Formatos de Fuente: (Grupo Fuente)

1. Seleccione el rango de celdas para nuestro ejemplo (A2)

2. Luego nos dirigimos al grupo Fuente y seleccionamos las siguientes

opciones: Tipo de fuente Arial, Tamaño 14 puntos, Negrita y color de

fuente rojo.

3. El resultado se muestra a continuación.

Para aplicar los formatos de celdas seguiremos trabajando con nuestro ejercicio anterior.

P á g i n a | 23

Si se desea centrar el título en relación al ancho de la tabla de datos que está

en la parte inferior, debes hacer lo siguiente:

1. Selecciona las celdas A2 hasta C2

2. Haz clic en el botón Combinar y centrar que se encuentra en el

grupo Alineación de la ficha Inicio.

3. El resultado es el siguiente:

Aplicando Formatos de Bordes y Relleno: (Grupo Fuente)

4. Ahora, aplica un color de relleno amarillo y borde de cuadro grueso.

P á g i n a | 24

Para el encabezado del cuadro.

5. Selecciona el rango de celdas (A4:C4)

6. Luego, del Grupo Fuente selecciona Bordes (Todos los bordes), Color

de relleno naranja, estilo Negrita, y del grupo Alineación selecciona

Centrar.

7. El resultado se muestra a continuación.

Aplicando Bordes al resto del cuadro de datos

8. Selecciona el rango de celdas (A5:C10).

9. En el grupo Fuente, selecciona Bordes (Todos los bordes)

10. El resultado se muestra a la derecha.

P á g i n a | 25

Ajustar texto

Cuando se elaboran cuadros de datos, hay encabezados que están

formados por dos o más palabras, de tal manera que sobrepasan el

ancho de la columna, y los datos que van debajo de ese encabezado no

justifica la ampliación de dicha columna. Por lo tanto es necesario hacer

un ajuste de texto de tal manera que sea visible dentro de una celda

mostrándolo en varias líneas.

1. Ingresa el texto que se muestra a la

derecha en la celda A1.

2. Como puedes observar, el texto supera el

ancho de la columna A, por lo tanto no

debemos ampliar el ancho de la columna ya que los códigos a

ingresar no son tan largos. Lo que debemos hacer es ajustar el

texto.

3. Situé el puntero de celda en la celda A1, y en la ficha Inicio, grupo

Alineación, selecciona la opción Ajustar texto. El resultado es será

el siguiente:

P á g i n a | 26

Formatos Personalizados: (Grupo Número)

Completa el siguiente cuadro, ampliando la columna B convenientemente y

aplicando bordes.

“Ahora aplica un formato personalizado que muestre los códigos con dos

ceros a la izquierda, así: 001, 002, etc.”.

1. Selecciona el rango de celdas a formatear (A6:A16)

2. Elija la ficha de Inicio y en el grupo de Número, acceda al cuadro de

diálogo para personalizar el formato.

3. En la ventana de Formato de

celdas:

Selecciona la ficha de

Número, la Categoría:

Personalizada.

Escriba en Tipo: 000 (Para establecer el formato solicitado).

Haga clic en el botón Aceptar, para aplicar los formatos

seleccionados.

4. El resultado se muestra a la derecha:

P á g i n a | 27

5. Ahora, vamos a colocar un texto que acompañe a un número. Los años

deben mostrarse así: 25 años, 30 años, etc.

Selecciona el rango de celdas a formatear (C2:C6)

Elija la ficha de Inicio y en el grupo de Número, acceda al cuadro de

diálogo para personalizar el formato.

6. En la ventana de Formato de celdas:

Selecciona la ficha de Número, la Categoría: Personalizada.

Escriba en Tipo: “años” después del formato General (Para establecer

el formato solicitado).

7. El resultado será el siguiente:

1

2

P á g i n a | 28

8. Finaliza la aplicación aplicando formatos básicos (Negrita, centrado y color

de relleno), quedando así:

FORMATOS PERSONALIZADOS

Formatos fecha y hora:

Para escribir una fecha debes utilizar una barra diagonal o un guión para

separarlos por ejemplo: 16/07/2010 o 16-julio-2010. Excel

reconocerá esto como una fecha.

Si necesitas escribir una hora, escribe los números, luego un espacio y "a"

o "p": por ejemplo, 9:00 p, Excel lo reconoce como una hora y la escribe

como 9: 00 p.m.

11

7

P á g i n a | 29

Descripción del Formato para las fechas

SÍMBOLO SIGNIFICADO

d Día en uno o dos dígitos (1 – 21)

dd Día en dos dígitos (01 – 21)

ddd Día de la semana con tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sab

- dom)

dddd Día de la semana completo (lunes-martes-miércoles-jueves-

viernes)

m Mes en uno o dos dígitos (2 – 12)

mm Mes en dos dígitos (02 – 12)

mmm Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ago-sep-oct-

nov-dic)

aa Año con dos dígitos (08-09-10)

Ejemplos:

Formatos numéricos:

Excel alinea los números al lado derecho de las celdas.

Ejemplos:

P á g i n a | 30

Descripción de Formatos personalizados para números:

SÍMBOLO SIGNIFICADO

0 Marcador de dígito. Redondea el número hasta el número de

dígitos indicado o rellena con ceros las posiciones que falten

# Marcador de dígito. Redondea el número indicado pero no

rellena con ceros las posiciones que falten

? Marcador de dígito. Se usa como el cero pero permite que las

comas decimales se alineen

, (coma) Separador decimal

. (punto) Separador de miles

% Porcentaje. Se multiplica el número por cien y se añade el

símbolo %

E e Notación científica para expresar el número en potencias de 10.

Por ejemplo, el número 4,3E+03 significa 4,3 x 103, es decir,

4.300

"Texto" Introduce una cadena de caracteres

\ Introduce un carácter. No se necesita para + - / ( ) :

_

(subrayado)

Se salta el ancho de un carácter. Permite alinear perfectamente

números positivos y negativos formateados de distinta forma

* Repite el carácter siguiente hasta llenar a la columna

@ Marcador de texto

Ingrese los siguientes datos:

P á g i n a | 31

Ahora, si deseas mostrar las fechas en otro formato, has lo siguiente:

1. Selecciona el rango de fechas (A5:A11).

2. Ir a formato personalizado y selecciona la categoría Personalizada.

Luego, escribe en el cuadro Tipo: “Trujillo,” dd-mmmm-yyy

3. EL resultado será el siguiente:

Ahora vamos a darle formato a los números.

4. Selecciona el rango B5:B11

5. Luego, selecciona el formato Contabilidad y elige como signo

monetario Soles (Perú)

6. Selecciona el rango C5:C11

1

2

P á g i n a | 32

7. Luego, selecciona el formato Contabilidad y elige como signo

monetario el dólar ($).

8. El resultado será el siguiente:

9. Finalmente, vamos a darle una orientación a los encabezados de la

tabla.

10. Teniendo como resultado, lo siguiente:

P á g i n a | 33

11. Finalmente, aplique formatos básicos, de tal manera que quede así:

COMENTARIOS EN LA HOJA DE CÁLCULO:

Una manera de incluir su documentación en su hoja de trabajo, es mediante

el uso de comentarios.

12

P á g i n a | 34

Excel le permite insertar un comentario dentro de cualquier celda, para que

actúe como una nota escondida similar a un mensaje adherido.

Por defecto, la celda que contiene un comentario muestra un pequeño

triángulo rojo, en la parte superior derecha de la celda.

Para observar el contenido del comentario debe mover el ratón por encima de

la celda para este caso B2. Cuando se mueve el ratón fuera de la celda, el

comentario desaparece nuevamente.

Insertar Comentarios en la Hoja de Cálculo:

Método 01: Desde la Cinta de Opciones

1. Selecciona la celda donde deseas insertar el comentario.

2. Luego clic en la ficha Revisar de la cinta de opciones.

3. En el grupo Comentario, selecciona la opción Nuevo Comentario. Como

se observa a continuación.

Dentro de este grupo tenemos opciones como para modificar, eliminar,

mostrar los comentarios de la hoja de cálculo.

P á g i n a | 35

Método 02: Mediante el Mouse:

1. Selecciona la celda donde deseas insertar el

comentario.

2. Clic derecho sobre la celda y seleccione

Insertar Comentario.

3. De igual forma para mostrar, modificar o

eliminar el comentario lo puede realizar con el

clic derecho.

ELIMINAR UN FORMATO DE CELDA:

Después de aplicar los formatos a las celdas, estos los

podemos eliminar. Por ejemplo borraremos el formato de la

celda A2.

A continuación se mencionan los siguientes pasos:

1. Seleccionemos la(s) celda(s) con el formato a borrar: A2

2. En la ficha de Inicio, selecciona el botón Borrar del

grupo Modificar y elija Borrar formatos.

3. A continuación se observa cómo se borran los formatos y permite ver el

dato como se ingresó al inicio.

CONFIGURACIÓN DE LA PÁGINA

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2010 permite modificar factores

que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación,

encabezados y pies de página, tamaño del papel, entre otras.

Definir Área de Impresión

Con esta herramienta se selecciona la información que se desea imprimir.

13

14

P á g i n a | 36

Para ello debes seguir los siguientes pasos:

1. Selecciona el área para imprimir

2. Busca la pestaña o ficha Diseño de página

3. Clic en el botón Área de impresión

4. Clic en Establecer área de impresión

Si deseas modificar otros factores como los que inicialmente mencionamos,

ingresa a la ventana Configurar página a través del Inicializador del cuadro de

diálogo.

P á g i n a | 37

En la ficha Diseño de Página encontramos las siguientes opciones:

Márgenes: Permite controlar los márgenes superior, inferior,

izquierdo y derecho de las hojas.

Orientación: Determina si la hoja se visualiza e imprime

verticalmente o de forma horizontal.

Tamaño: Determina, a través de la lista desplegable, el tamaño

adecuado para la hoja. En la actualidad el tamaño A4 es un estándar

para los diversos documentos.

Área de Impresión: Define un área específica de la hoja para

imprimirla.

Saltos: Especifica el inicio de una nueva página. El salto de página se

inserta encima y a la izquierda de la selección.

Fondo: Permite establecer una imagen de fondo en la hoja.

P á g i n a | 38

Imprimir Títulos: Especifica las filas y columnas que se repetirán en

cada en cada página impresa.

DEFINICIÓN DE ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA

Un encabezado es una línea o un bloque de texto impreso en la parte superior

de cada página. Un pie de página es una línea o bloque de texto impreso en la

parte inferior de cada página.

Para poder crear un encabezado y pie de página realiza lo siguiente:

Solución:

1. Selecciona la Ficha Diseño de Página.

2. Haz clic en el inicializador de cuadro de diálogo.

3. En la ventana que se muestra a continuación, selecciona la ficha

Encabezado y pie de página.

4. Excel incluye encabezados y pies de página predefinidos, para usarlos

selecciona de las listas desplegables. Caso contrario, selecciona

Personalizar encabezado o Personalizar pie de página según sea

el caso.

15

P á g i n a | 39

4. A continuación, se mostrará una ventana, la cual contiene tres

secciones: Izquierda, centro y derecha. En cada una de ellas, puedes

escribir texto o insertar fecha, hora, número de página, etc.

En la parte superior de las secciones, se presentan algunos botones los

cuales se explican a continuación:

Otra forma de crear un encabezado o pie de página es a través de la ficha

Vista. Para ello realiza lo siguiente:

1. Busca la ficha Vista

2. Clic en el botón Diseño de página

3. Clic en el área donde se colocará el encabezado, la cual contiene tres

secciones: Izquierda, centro y derecha.

Aplica Formato al

Texto

Inserta Fecha y

Hora

Inserta Número de Página Inserta Ruta, Nombre del archivo y

Nombre de la hoja

Insertar Imagen y aplicar

formatos

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Además muestra el área de impresión anteriormente seleccionada.

Ahora, coloca el siguiente texto en la sección centro.

Haz clic en la sección izquierda del encabezado para colocar una imagen, en

este caso el logo de la UCV. Luego, realiza lo siguiente:

1. Busca la ficha Diseño

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2. Clic en el botón Imagen, luego selecciona e inserta el logotipo

guardado en la computadora.

3. En la sección izquierda del encabezado se mostrará &[imagen]

indicando que ya se insertó la imagen seleccionada.

Pero, al hacer clic en el interior de la hoja de cálculo, la imagen se muestra en

su tamaño real.

Por lo que es necesario redimensionarlo en forma apropiada para que se

muestre dentro de la sección izquierda del encabezado. Para ello, realiza lo

siguiente:

1. Clic dentro de la palabra imagen

2. Busca la ficha Diseño

3. Clic en el botón Dar forma a la imagen

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4. Reducir el alto apropiadamente, el ancho se reduce automáticamente

en forma proporcional. En la parte inferior se observa su tamaño

original.

Finalmente, haz clic en el interior de la hoja para observar el resultado.

Como puedes observar, el logotipo de la UCV se muestra dentro de la sección

izquierda del encabezado.

Ahora, vas a colocar un pie de página. Para ello, desplázate hacia la parte

inferior de la hoja y haz clic en la sección centro del pie de página y escribe lo

siguiente:

P á g i n a | 43

VISTA PRELIMINAR

La vista preliminar permite ver los saltos de página, márgenes y el formato de

la hoja antes de imprimir. Se accede a la vista preliminar de la siguiente

manera:

1. Selecciona el botón vista preliminar de la barra de herramientas de

acceso rápido. El cual se muestra a continuación.

2. Selecciona la ficha Archivo, la cual permitirá mostrar la vista

Backstage, a continuación selecciona Imprimir.

Las principales opciones se mencionan a continuación:

Imprimir Copias: Indica el número copias a imprimir.

Impresora: Desde esta opción, selecciona la impresora a utilizar.

En la sección de Configuración se tiene:

o Imprimir hojas activas: Permite indicar las hojas a imprimir

como (hojas activas, todo el libro o selección).

o Imprimir a una cara:

Vista Previa de Impresión

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P á g i n a | 44

o Intercaladas: Indica el orden de las hojas a imprimir.

o Orientación: Establece la orientación si es vertical y

horizontal.

o Tamaño: Especifica el tamaño del papel.

o Márgenes: Establece desde aquí los márgenes.

o Escala: Indica la escala respectiva.

Encabezado

Pie de

Página

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AUTOEVALUACIÓN:

1. Ahora demuestra lo aprendido respondiendo V (Verdadero) o F (Falso).

b) Un libro es el archivo del Excel. ( )

c) La barra de acceso rápido puede personalizarse. ( )

d) El grupo Portapapeles puede aplicar formatos de celda. ( )

e) Para redimensionar una selección de un rango, debemos hacerlo

presionado la tecla SHIFT ( )

f) Para insertar una imagen en el encabezado debemos hacer con la ficha

Insertar ( )

g) Se puede imprimir una parte de la hoja de cálculo previamente

determinando el área de impresión ( )

2. Es un comando del grupo Fuente:

a) Combinar y Centrar

b) Orientación

c) Aumentar y Disminuir decimales

d) Color de relleno

3. Es un formato personalizado:

a) Mostrar el número 5, como 05

b) Alineación Izquierda un dato cualquiera

c) Mostar el número 10, como 10%

Bibliografía

Walkenbach, J. (2008). La biblia de Excel 2007. España: Editorial AMAYA

MULTIMEDIA.

Práctica de Reforzamiento

Con la presente práctica, el alumno podrá reforzar sus conocimientos en el

uso de los elementos del entorno de Excel, ingreso de datos, personalización

de los mismos y preparación de la hoja para su impresión.

ACTIVIDAD 01: FORMATOS DE CELDAS

Elaboración de una lista de productos

Ingresa los siguientes datos.

Actividades de Aprendizaje

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CONSIGNA:

A. Combinando celdas para el título

1. Selecciona el rango de celdas A2:D2

2. De la ficha Inicio, haz clic en el botón Combinar y centrar

B. Aplicando formato al título

Del grupo Fuente, de la ficha Inicio, Cambia el tamaño de Fuente: Arial

Black, Tamaño:16, Borde grueso y color de relleno: Amarillo.

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C. Ajustando el texto Valor Unitario

Como se puede observar, el texto Valor Unitario almacenado en la celda

D4, la palabra Unitario está sobrepasando el ancho de la columna D. Una

solución sería ampliar el ancho de dicha columna, sin embargo, en muchos

casos, los datos que están debajo no justifican dicho procedimiento. En

estos casos, la solución sería ajustar el texto para que se muestre en o

más líneas dentro de la misma celda.

1. Seleccionar la celda D4

2. De la ficha Inicio, haz clic en el botón Ajustar texto

3. El resultado es el siguiente:

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D. Autogenerando los códigos

Cuando se desean ingresar códigos alfanuméricos correlativos, no es

necesario ingresarlo uno por uno. Lo que se tiene que hacer en estos

casos es ingresar el primer código y luego proceder a copiarlo. Para ello,

realiza lo siguiente:

1. Haz clic en la celda A5

2. Desde el cuadradito que se encuentra en la parte inferior derecha de la

celda seleccionada, arrastra hasta la celda A14 para copiar y

autogenerar los códigos.

E. Aplicando formato personalizado al Stock

Si desea mostrar los valores del stock como 22 unid., 25 unid., etc. Es

decir los valores numéricos acompañados de un texto, entonces realiza lo

siguiente:

1. Selecciona el rango C5:C14

2. Clic en el botoncito que está ala derecha del grupo Número

3. Clic en la opción Personalizada

4. Agregar entre comillas la palabra “unid.”, luego Acepte.

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5. El resultado será el siguiente:

P á g i n a | 51

F. Aplicando signo monetario a los valores unitarios

Para mostrar valores monetarios con su respectivo signo, debes aplicar el

formato de número de contabilidad. Para ello, realiza lo siguiente:

1. Selecciona el rango D5:D14

2. En el grupo Número, elija en la opción Formato de número de

contabilidad, la opción S/. Español (Perú)

G. Ahora, hay que aplicar Negrita y Centrar los títulos de la tabla y

aplicar un color de relleno.

1. Selecciona el rango A4:D4

2. Clic en el botón Negrita del grupo Fuente

3. Clic en el botón Centrar del grupo Alineación

4. Clic en el botón Color de relleno (bote de pintura) del grupo Fuente y

selecciona un color teniendo en cuenta que debe tener contraste con el

color de la fuente.

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H. Finalmente, selecciona toda la tabla y aplica bordes a todas las

celdas.

1. Selecciona el rango A4:D14

2. De la opción Bordes, selecciona Todos los bordes

3. Opcionalmente, centra los códigos y los valores del stock.

4. El resultado final será el siguiente:

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ACTIVIDAD 02: PREPARANDO LA HOJA PARA SU IMPRESIÓN

Creando el encabezado

Para esta actividad vamos a crear el siguiente encabezado:

Busca en internet el logo de Ripley, luego guárdalo en tu PC.

El procedimiento que debes seguir es el siguiente:

1. Clic en la ficha Vista

2. Clic en el botón Diseño de página

3. Clic en la sección izquierda del encabezado para colocar el logotipo

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Insertando el logo

4. Busca la ficha Diseño

5. Clic en el botón Imagen, luego selecciona e inserta el logotipo de

Ripley guardado en la computadora.

6. En la sección izquierda del encabezado se mostrará &[imagen]

indicando que ya se insertó la imagen seleccionada.

Lo más probable que la imagen o logotipo insertado es muy grande para que

se visualice en la sección izquierda del encabezado. Por lo tanto, tienes que

redimensionarlo. Para ello, realiza lo siguiente:

5. Clic dentro de la palabra imagen

6. Busca la ficha Diseño

7. Clic en el botón Dar forma a la imagen

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8. Reducir el alto apropiadamente, el ancho se reduce automáticamente

en forma proporcional. En la parte inferior se observa su tamaño

original.

Ahora, vas a colocar el siguiente texto en la sección central del encabezado.

1. Clic en la sección central del encabezado

2. Escribe el texto que se muestra a continuación, puedes aplicar formato

al texto, como: tipo, tamaño y color de fuente.

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Creando el pie de página

Desplázate hacia la parte inferior de la hoja y podrás visualizar el pie de

página.

Finalmente, haz clic en la sección central del pie de página y escribe lo que a

continuación se muestra:

RUBRICA DE EVALUACIÓN

CRITERIOS Deficiente

(0) Regular

(9) Bueno (18)

CASO 01: Crea cuadros o listas de datos haciendo uso de los formatos de celdas y prepara la hoja

para su impresión.

No crea nada.

Usa formatos básicos de

celda pero no prepara la hoja para su impresión.

Usa correctamente los formatos básicos y personalizados de celdas, y prepara la hoja para su

impresión.

TOTAL

ACTIVIDAD 1 0 puntos 9 puntos 18 puntos

PUNTUALIDAD UNIDAD 01 02 puntos

http://www.ucv.edu.pe/cis/

cisvirtual@ucv.edu.pe