Unidad 3

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Presentado por:

MARTHA LUCIA TABORDA CARO

LEIDY VIVIANA PINILLA MARIN

ALDRIN STIVEN DIAZ CASTILLO

Docente:

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA

DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL II

ARMENIA

2015

INTRODUCCIÓN

El programa de gestión documental además de ser obligatorio para

las entidades públicas y privadas se ha vuelto indispensable para

las mismas, puesto que con este se obtiene una mejor planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida

por la entidad. Con ayuda de un conjunto de instrucciones donde se

detallan los procesos documentales (producción, recepción,

distribución, trámite, organización, consulta, conservación y

disposición final) se puede llegar a entender mejor el programa y su

importancia.

Para hablar de gestión documental es indispensable tener en cuenta

el decreto 2609 del 2012 el cual se dictan disposiciones en materia

de Gestión Documental para todas las entidades del estado; aunque

ahora lo podemos encontrar inmerso en el decreto 1080 del 2015.

En este trabajo se podrán encontrar ejemplos claros sobre el ciclo

de vida de los documentos, con 3 informes realizados en distintas

unidades de archivo donde se da a conocer más a fondo los ámbitos

de aplicación y los tipos de información de un PGD en una

organización, como también quienes deben asumir la

responsabilidad de la gestión de documentos y la Coordinación de

la gestión documental.

DESARROLLO DE LA UNIDAD

1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un

proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,

conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o

institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la

información, la investigación y la cultura.

FONDO Totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona en

desarrollo de sus funciones o actividades.

SECCIÓN Son las divisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad o

división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. SERIE Son el testimonio

documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento

de una función determinada.

SERIE: Son el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una

entidad en cumplimiento de una función determinada.

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO: Una unidad documental formada por un conjunto de documentos

generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto

(Diccionario de Terminología Archivística).

2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción.

CLASIFICACION:

Dividir un fondo documental en secciones, subsecciones y

series, de acuerdo con su procedencia o su origen, tomando en

cuenta la estructura orgánica de la institución.

CLASIFICACION POR

ACCIONES:

Es el sistema de clasificación donde los elementos primordiales

a tomar en cuenta son las actividades sustantivas y facultativas.

CLASIFICACION POR

ASUNTOS O

MATERIAS:

Es el sistema de clasificación donde el elemento primordial será

el asunto al que obedece el contenido sustantivo del

documento.

CLASIFICACION POR

ESTRUCTURA

ORGANICA:

Es aquel sistema en el cual los documentos son agrupados tal y

como fueron producidos, reflejando claramente la organización

de las instituciones, con todos sus departamentos, secciones o

unidades administrativas, respetando así el principio de

procedencia.

CLASIFICAR Acción de separar o dividir un conjunto de elementos, estableciendo

clases, categorías o

DESCRIPCION: La parte de la tarea archivística que engloba las

diversas actividades desplegadas por el archivista para

elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos.

DESCRIPCIÓN archivística:

Representación de los documentos de archivo mediante

elementos que permiten la identificación localización y control

de los mismos.

DESCRIPCION documental: Proceso que consiste en

elaborar instrumentos auxiliares descriptivos que permitan

conocer, localizar y controlar las series documentales.

El inventario, es una herramienta descriptiva necesaria en

toda transferencia documental donde se registran las series

documentales producidas y recibidas por cada unidad orgánica

en cumplimiento de sus funciones.

ORDENACION: Unir los documentos de cada grupo,

dándoles un orden cronológico, alfabético, numérico, según

sean las necesidades que de los documentos tengan los

usuarios.

ORDENACION ALFABETICA:

Es el sistema que utiliza la secuencia alfabética para ordenar

los documentos.

ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los

documentos dentro de la respectiva clasificación y orden

previamente definido y acordado.

ORDENACION CRONOLOGICA: Ordenación que se da a

los documentos de acuerdo con las divisiones del tiempo (año,

mes, día).

ORDENACION GEOGRAFICA:

Es el método de ordenación de documentos que se basa en la

utilización de divisiones territoriales existentes.

ORDENACION NUMERICA:

Es aquel método de ordenación en el cual los documentos se

agrupan utilizando la numeración progresiva consecutiva.

ORDENACION ONOMASTICA: Es el método que se aplica a los

nombres de personas y apellidos.

ORDENACION TOPOGRAFICA:

Es el método de ordenación que trata de ir de lo general a lo

específico: continentes, estados, provincias, regiones.

3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.

ORGANIZACION DOCUMENTAL:

1.) Es la forma como se disponen los documentos para su localización

y recuperación inmediata de la información.

2.) La organización de documentos archivísticos, consiste en el

desarrollo de un conjunto de acciones o procedimientos orientados a

la clasificación, la ordenación y la signatura o codificación de los

documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de

orden original.

Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el

sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel

adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente

ORDENACIÓN

La ordenación de cada carpeta se hará según sea el caso cronológico o

numérico.

Ordenación Cronológica se ubicaran los documentos dentro de la

carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO.

Ordenación Numérica se ordenaran en forma numérica ascendente,

donde el primer número corresponde al primer documento

almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza

para documentos contables o que lleven un número consecutivo

asignado.

4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?

Debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las

agrupaciones documentales resultantes correspondan a las

subdivisiones que conforman la institución, es decir

Dividir un fondo documental en secciones, subsecciones y series, de

acuerdo con su procedencia o su origen, tomando en cuenta la

estructura orgánica de la institución.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES ••• ESTRUCTURA ORGANICA

FONDO DOCUMENTAL ••• ENTIDAD

SECCIONES DOCUMENTALES ••• DEPENDENCIA MAYOR

JERARQUIA

SUBSECIONES DOCUMENTALES ••• GRUPOS DE TRABAJO

5. ¿Qué implica la clasificación?

Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos

teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas

por una institución a lo largo de su gestión.

••• PROCEDENCIA

CLASIFICAR •••• IDENTIFICAR ••• ESTRUCTURA

••• FUNCIONES

6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste

cada uno de ellos?

La clasificación es connatural a los documentos de archivo, ya que éstos

nacen clasificados por estar vinculados, en primer lugar a la Institución

que los produce y en segundo lugar al quedar adscritos a una

dependencia o división de aquella, en cumplimiento de un

procedimiento administrativo.

La clasificación bien fundamentada, debe basarse tanto en la aplicación

de los principios de procedencia y de orden original para identificar las

categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo,

como en la identificación de las funciones asignadas a las dependencias

y los asuntos que éstas tramitan.

☆Principio de procedencia

En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite

identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser

institucionales (fondos documentales) y administrativos (secciones y

subsecciones documentales).

El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad,

incluyendo la unidad más pequeña que cumpla funciones definidas y

determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa

Orden original

Este principio archivístico en la clasificación, se aplica a partir del

conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan

el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un

trámite.

Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de

los documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en

cumplimiento del trámite administrativo. Esto solo se puede lograr, si

todas las oficinas o unidades administrativas productoras de

documentos, conocen sus funciones y su participación en los diferentes

trámites administrativos.

El orden original (secuencia administrativa de producción) se relaciona

con las Unidades Documentales en las que se plasman las actividades

adelantadas en la resolución de un asunto, que por función le es

asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que

fue creada.

Para que el principio de orden original cumpla su cometido debe

preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes; es

decir, que se respete el estatus de cada documento, de acuerdo con el

lugar que ocupe en un trámite determinado. Así, cada unidad

documental deberá estar conformada por los documentos que le

corresponden de acuerdo a cada trámite, de tal manera que al revisar

una unidad documental, en ella se vea reflejada la creación y uso de los

documentos, así como la razón por la cual fueron creados.

7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una

organización en la Clasificación?

☆Funciones

En la clasificación, las funciones determinan las series que

corresponden a cada agrupación documental, ya que éstas son el

resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en

cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia. En

toda institución hay funciones comunes y específicas. Las comunes son

aquellas funciones administrativas genéricas que sirven de apoyo para

el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal,

presupuesto, asuntos jurídicos, etc.). Las específicas desarrollan la

misión de la entidad y constituyen su razón de ser, haciéndola diferente

de cualquiera otra. Estas funciones son delegadas en las áreas técnicas.

Establecidas las series documentales según la función que las produjo,

se procederá a asignarles una identificación de acuerdo con la oficina

que desarrolla la función. Dicha identificación deberá contener el

código o sigla de la dependencia productora seguido del asignado a la

serie documental, con lo cual dispondrá el sistema de clasificación para

la entidad, que se adoptará también en las Tablas de Retención

Documental (TRD).

8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?

Con la clasificación se reconstruye cómo es y cómo funciona la entidad

que ha producido los documentos. Como los documentos

debidamente clasificados deben reflejar la misión, objetivos y

funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario aplicar los

pasos metodológicos:

☆Identificación de productores

La primera carea que debe abordarse es la Identificación de las

agrupaciones Documentales - Pondo, Sección, Subsección - a partir de

la información contenida en los actos administrativos de creación y

reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.

Para la identificación de un Fondo Documental -que corresponde a la

totalidad de la documentación producida, recibida y conservada por

una entidad- es necesario recopilar información sobre el Origen y

evolución del organismo productor, teniendo en cuenta:

Fecha de creación

Fecha de supresión, si es del caso.

Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad

Organismos que le han precedido en el desempeño de

Funciones análogas.

Organismos que heredan competencias.

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden

encontrarse los siguientes fondos documentales:

FONDOS ABIERTOS •• Documentación de entidades

administrativamente vigentes

FONDOS CERRADOS •• Documentación de entidades suprimidas

FONDOS ACUMULADOS •• Documentación reunida por una entidad en el

transcurso de su vida institucional sin ningún

criterio archivístico de organización y conservación

☆ Estructura orgánica

Para identificar las Secciones y Subsecciones Documentales -

relacionadas con la documentación producida por cada una de las

dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que éstas

se subdividen- es necesario recopilar los actos administrativos

mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad

y establecer la jerarquía de las dependencias para saber cuáles de ellas

son del nivel directivo y cuáles del subalterno. Estos datos son

necesarios para codificar las dependencias y las series documentales

que le corresponden a cada una.

Al abordar esta tarea es necesario recopilar información sobre la

Estructura orgánica de la entidad, basándose en:

Organigramas

Creación y supresión de dependencias

Manuales de Funciones

Manuales de Procedimientos

Reglamentos Internos

La Clasificación debe sustentarse en el respeto a la estructura de la

entidad, para lo cual es necesario tener a mano tanto los Estatutos

como los Organigramas. Con la información brindada por estos

elementos se delimitará la agrupación documental correspondiente a

cada división. Debe tenerse siempre presente que las funciones y

actividades de una entidad no son estables ni permanentes, pues éstas

se modifican con los cambios organizacionales. Los actos

administrativos que sustentan dichos cambios, sirven de soporte para

que la Clasificación esté siempre acorde con los momentos históricos

de la institución.

Una vez identificada cada dependencia u oficina, es necesario analizar

canto sus funciones como los procedimientos administrativos que

normalizan la producción y trámite documental.

☆ Series documentales y asuntos

Las series documentales se identifican con las funciones y actividades

desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los

objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad

establece trámites y procedimientos administrativos que se reflejan en

la producción documental necesaria para iniciar y finalizar la acción

administrativa. La documentación generada en desarrollo de esta

actividad origina una unidad documental que, reunida con otras de

estructura y contenido homogéneos, conforman la Serie Documental.

Cada serie documental está asociada a un asunto en particular, cuya

denominación resulta del análisis del contenido de los documentos

reunidos en torno al trámite que los genera.

Hay funciones específicas que identifican un asunto principal. Sin

embargo, los procedimientos establecidos para los trámites

administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos

relacionados con el principal. En tales casos el título o denominación

del asunto principal –Serie podrá subdividirse en cierto número de

asuntos relacionados, los cuales quedaran indicados como -subseries-

Las Subseries son el conjunto de unidades documentales - que forman

parte de una serie - identificadas en forma separada de ésta por su

contenido y características específicas o por uno o varios tipos

documentales diferentes producidos en acciones administrativas

semejantes. El siguiente esquema ilustra cómo proceder a la

clasificación de esta serie documental y sus respectivas subseries:

OFICINA PRODUCTORA (Procedencia) -OFICINA DE PLANEACIÓN

SERIE (función) - PLANES DE DESARROLLO

SUBSERIES (Asuntos específicos) - PLAN DE DESARROLLO

ECONÓMICO

-PLAN DE DESSARROLLO

SOCIAL

-PLAN DE DESARROLLO

AMBIENTAL

A través de los asuntos, se puede restablecer la historia institucional, con lo cual se logrará hacer la

clasificación aplicando los principios archivísticos de procedencia y orden original.

Archivos administrativos: se identifican fácilmente los asuntos que tramitan las oficinas ya que

están señalados tanto en los manuales de procedimientos como en las funciones asignadas a cada

dependencia.

Fondos acumulados: los asuntos se identifican por el contenido de los documentos y a través de

ellos es posible reconstruir los trámites y por ende el orden original en que se produjeron los

documentos, así como también la red de relaciones entre las dependencias.

9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES?

Son los resultados en físico de actividades Administrativas realizadas dentro de una misma

unidad, para que una serie de documentos se pueda agrupar como unidad documental tienen que

tener un formato, contenido informativo y soporte homogéneo, y así conformar agrupaciones

documentales. Con estos se logra que los trámites posteriores estén ligados con la función del

expediente, informe…etc.

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental

Compleja y de dos ejemplos de cada una.

Unidad Documental simple: Está conformada por un solo tipo

documental, por lo general lleva un consecutivo del mismo.

Libro de recibos de pago, este está conformado por una sola

tipología documental y no necesita ser anexado a un

expediente.

Actas de un consejo, las cuales se van a colocar con un

consecutivo. Esta unidad documental estar compuesta por un

solo tipo documental que son las actas.

Unidad Documental Compuesta: Conocida como expedientes ya que

está conformada por varios tipos documentales que se relacionan por

algo en común. Ejemplo:

Una hoja de vida pertenece a esta unidad documental porque

en ella se pueden encontrar diferentes tipos documentales,

cartas, registro, fotocopies de documentos de identidad,

certificados…etc.

Expediente judicial: este puede contener informes fotografías

y actas; estos pueden contener muchos más tipos

documentales según sea el caso.

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

Los tipos documentales son clasificaciones que se les ha dado a los documentos por sus

características y que han sido elaborados en cumplimiento de una funciones administrativa y por

ende estarán siempre ligado a una entidad.

Registro civil

Documento donde se hacen costar por

las autoridad, diferentes

acontecimiento sobre el estado civil de

las personas como lo son: El

nacimiento, el casamiento, la muerte,

las emancipaciones, el nombre y los

apellidos

Actas

Documento en el cual se registra, los

participantes de la reunión, los temas

tratados, su desarrollo y las conclusiones,

sirve como constancia de los acuerdos

llegando en dichas reuniones.

Informe

Documento donde se da a conocer el estado de

algo, como el de una investigación de un

asunto en particular; para realizar un informe

siempre es necesario revisión y evaluación

previa de la información a la cual se le va a

hacer el informe.

12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?

Ciclo vital de los documentos

Son las faces o etapas por las cuales pasa un documento desde su creación hasta su disposición

final; tener claro el ciclo vital de los documentos sirve para llevar un orden de la misma, evitar

pérdidas y hacer más fácil la recuperación de la documentación; como también dar prioridad a la

documentación en trámite.

El ciclo de los documentos es el siguiente:

☆Primera edad: Esta cubre el proceso de creación, recepción y trámite de la documentación

perteneciente a la entidad. La mayor parte de este proceso ocurre en el archivo de gestión.

☆Segunda edad: Documentación que se encuentra semiactiva por que no se consulta

frecuentemente pero que todavía contiene valores primarios y secundarios; al cumplir su funcion

principal y según lo establezca la TRD por su valor la documentación pasara para expurgo o se

transferirán a la tercera edad. Esta también es conocida como archivo central.

☆Tercera edad: Aquí se conserva la documentación que contenga un valor histórico, tecnológico,

científico o cultural para la entidad; los cuales reposaran en este para posteriores investigaciones.

Este es también llamado archivo de Gestión.

13. Aporte de visita individual por cada uno de los integrantes del grupo

☆Aporte investigativo de Martha Taborda punto 16

Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se produzca o se reciba

en una entidad y hacer lo siguiente:

a) explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción hasta

su conservación definitiva o eliminación.

OBJETIVO: Responder oportunamente las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes presentadas por los usuarios y elaborar los planes de mejoramiento que sean necesarios

ALCANCE: Inicia con la recepción de la queja, reclamo, sugerencia o solicitud por parte del usuario y termina con la ejecución de los planes de mejoramiento a que haya lugar después de la evaluación del Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias por parte de los responsables del sistema

DEFINICIONES: 1. PETICIÓN: es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por

motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución 2. QUEJA: es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con

una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones 3. RECLAMO: es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general

o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud 4. SUGERENCIA: Se entiende por sugerencia, aquella propuesta que formula el ciudadano y que tiene como propósito

mejorar la prestación del servicio en cualquiera de las áreas académicas o administrativas de la Universidad 5. DENUNCIA: Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una conducta posiblemente irregular, para

que se adelante la correspondiente investigación penal disciplinaria, fiscal, administrativa - sancionatoria o ético profesional. Es necesario que se indiquen las circunstancias de tiempo modo y lugar, con el objeto de que se establezcan responsabilidades.

6. FELICITACIÓN: Es aquella expresión de satisfacción de un ciudadano con relación a la prestación de un servicio. 7. SOLICITUD DE INFORMACIÓN: Solicitud de información relacionada con la organización de la universidad y misión que

cumple, funciones, procesos, procedimientos y normatividad. 8. SISTEMA DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS: El Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y

Sugerencias se entiende como una herramienta gerencial para el control y mejoramiento continuo, ya que permite visualizar e informarse de lo que sucede, cuáles son las Quejas Reclamos y Sugerencias que tienen los usuarios de los servicios que se relacionen con el cumplimiento de los objetivos misionales de la Universidad. De igual forma se puede establecer la manera cómo poder resolver todas aquellas inquietudes y de esta forma combatir las debilidades o amenazas de la Institución.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Constitución Nacional, Art. 23 2. Ley 1437 de 2011 de enero 18 por el cual se expide el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso

administrativo 3. Resolución 0920 de 1996, por la cual se organiza el sistema de Quejas y Reclamos de La Universidad Nacional de Colombia 4. Circular de Rectoría de octubre de 1996 que regula el manejo del sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias.

CONDICIONES GENERALES:

1. Las PQRS podrán ser presentadas por los siguientes medios: atención telefónica (línea gratuita), personal, buzón, página web, correo electrónico, escrito, o fax, redes sociales.

2. Las PQRS pueden ser presentadas por cualquier integrante de la comunidad universitaria, así como cualquier ciudadano. 3. Las respuestas directas se pueden brindar por correo electrónico, escritas o por vía telefónica, según se considere

pertinente. 4. La respuesta que se emita frente a cada asunto debe ser oportuna, pertinente y suficiente. El funcionario competente debe

responder en forma completa sobre el fondo del asunto preguntado o solicitado y debe realizar el registro de la respuesta. 5. Los tiempos para dar respuestas están determinados por el Código Contencioso Administrativo y son:

Para un derecho de petición en interés general o en interés particular, 15 días hábiles

Solicitud de información o documentos: 10 días hábiles

Formulación de consultas: 30 días hábiles

Petición de copias: 3 días hábiles

2. INFORMACIÓN ESPECIFICA DEL PROCEDIMIENTO

ID.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVOS DEPENDENCIA O

UNIDAD DE GESTIÓN

CARGO Y/O PUESTO DE TRABAJO

1 Presentar la sugerencia queja, reclamo, sugerencia, felicitación o solicitud de información

El usuario presenta su queja, reclamo, sugerencia o solicitud de información a través de alguno de los mecanismos del Sistema.

N/A

Usuario

Archivo digital Escrito

2 Recepcionar y radicar las PQR´S

La Secretaría de Sede recibe y asigna un número de radicación a la queja, reclamo, sugerencia o solicitud de información y la ingresa a la base de datos correspondiente. En la

Secretaría de Sede Responsable en la Secretaria de sede

Archivo digital

Base de datos

1 Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Secretaria de

Transparencia. Presidencia de la República Pág.20. Diciembre 2012

6. Los términos que se aplican a las Dependencias y funcionarios encargados de generar la respuesta al peticionario (con copia al sistema PQR´S se estipulan en el cuerpo del oficio remisorio de la petición hecha por el usuario. Este término puede variar, de acuerdo a la complejidad del asunto y en atención al principio de celeridad. En todo caso dichos términos son inferiores a los del Código Contencioso Administrativo para el Derecho de Petición, dado que estos empiezan a correr para el Sistema desde el momento mismo en que se recibe la queja, reclamo, sugerencia o solicitud de información.

7. Las denuncias por actos de corrupción que reciban las entidades públicas deben ser trasladadas al competente. Al ciudadano se le informará del trasladado, sin perjuicio de las reservas de ley.

8. Cuando se utilizan buzones, éstos deben ser revisados todos los días (hábiles) 9. Cuando el usuario es anónimo las PQR´S son tramitadas siempre y cuando los datos suministrados por él puedan sean

verificables. 10. Aun cuando el usuario no suministre información de contacto el asunto se tramita. 11. Es responsabilidad de cualquier Facultad, área o dependencia que reciba una PQR´S que no sea de su competencia,

remitirla a la Secretaría de Sede correspondiente. 12. Las oficinas de control disciplinario deberán adelantar las investigaciones en caso de: (i) incumplimiento a la respuesta de

peticiones, quejas, sugerencias y reclamos en los términos contemplados en la ley y (ii) quejas contra los servidores públicos de la entidad.

13. Oficina de Control Interno: vigilarán que la atención se preste de acuerdo con las normas y los parámetros establecidos por la entidad. Sobre este aspecto, rendirán un informe semestral a la administración de la entidad. 1

radicación debe clasificar el proceso a que corresponde y el tema

3 Analizar la PQR´S y determinación del trámite

La Secretaría de Sede analiza el asunto, determinando si procede una respuesta directa o si la PQRS debe ser trasladada a otra dependencia, caso en el cual determina a quién corresponde la competencia. ¿El asunto puede ser respondido directamente? Si: Pasar a la actividad 4. NO: pasar a la actividad 5.

Secretaria de Sede Responsable en la Secretaria de sede

4 Brindar respuesta directa al usuario

La Secretaría de Sede emite la respuesta al usuario, a la dirección, correo electrónico o teléfono suministrado por él. Se ingresa esa respuesta al usuario a la base de datos.

Secretaría de Sede Responsable en la Secretaria de sede

Archivo digital Oficio

Base de datos

5 Trasladar la queja, reclamo, sugerencia o solicitud de información

La Secretaría de Sede traslada la queja, reclamo, sugerencia o solicitud de información a la dependencia competente para dar respuesta. El traslado se registra en la base de datos.

Secretaría de Sede Dependencia competente

Responsable en la Secretaria de sede

Archivo digital Oficio

Base de datos

6 Analizar y atender la PQRS por parte de la dependencia competente

La dependencia que recibe por competencia el asunto, lo analiza y emite la respectiva respuesta dirigida al usuario, enviando copia de la misma a la Secretaría de Sede. De igual manera, adopta las medidas correctivas que considere pertinentes. Debe registrar la respuesta y dar copia a la Secretaria de Sede

Dependencia competente

Jefe de dependencia Secretaria

Archivo digital Oficio

7 Realizar seguimiento y verificación de la calidad de la respuesta

Al recibir copia de la respuesta la Secretaría de Sede la ingresa a la base de datos y la analiza para verificar que sea de fondo, suficiente y pertinente. De igual manera, realiza seguimiento a los asuntos trasladados, verificando que los términos de emisión de respuesta se cumplan. La respuesta emitida por la dependencia competente cumple con

Secretaría de Sede

Responsable en la Secretaria de sede

Base de datos

los requisitos de pertinencia y suficiencia SI: Pasar a la actividad No. 10 (se entiende satisfecha la obligación de responder al usuario). No: Pasar a las actividad 8 (la Secretaría de Sede observa que se han superado los términos de emisión de la respuesta, o ésta no es pertinente o suficiente)

8 Insistir a la dependencia responsable de la atención de la queja, reclamo, sugerencia o solicitud de información.

La Secretaría de Sede envía un oficio/correo de insistencia de trámite a la dependencia responsable, con copia a la Oficina Nacional de Control Disciplinario y al usuario. La insistencia se registra en la base de datos.

Secretaría de Sede Dependencia responsable

Responsable en la Secretaria de sede

Archivo digital Oficio

Base de datos

9 Realizar las investigaciones disciplinarias a que haya lugar

Después de recibir la notificación de incumplimiento de términos determinar si existen motivos para realizar la investigación disciplinaria correspondiente

Oficina Nacional de Control Disciplinario Interno

Designado en la Oficina Nacional de Control Disciplinario Interno

Oficios

10 Presentar los informes de gestión de los Sistemas de Quejas, Reclamos y Sugerencias de las Sedes

La Secretaría de Sede presenta informes cada trimestre y anualmente ante la Vicerrectoría General, según plantilla de consolidado y la Oficina Nacional de Control Interno, en los que da cuenta del trámite dado a los asuntos recibidos en ese periodo.

Secretaria de Sede

Responsable en la Secretaria de sede

Informe de Gestión de cada Sede Oficio

11 Presentar el informe consolidado al Rector y preparación del informe a la Comisión Ciudadana de Lucha Contra la Corrupción

La Vicerrectoría General consolida los informes presentados por cada una de las Secretarías de Sede. Con esa información presenta un informe cada semestre al Rector sobre la gestión del Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias el cual deberá incluir: (i) servicios sobre los que se presente el mayor número de quejas y reclamos, (ii) principales recomendaciones sugeridas por los particulares.

Vicerrectoría General Rectoría

Designado de la Vicerrectoría General

Informe consolidado Oficio

De igual manera, la Vicerrectoría General prepara el informe que presenta semestralmente el Rector, a la Comisión Ciudadana de Lucha Contra la Corrupción, sobre las principales quejas y reclamos, así como la solución que se dio a las mismas.

12 Realizar seguimiento a la elaboración y cumplimiento de planes de mejoramiento de los procesos

Realizar análisis de temas recurrentes y el impacto de solicitudes derivado de la consolidación institucional y de sedes tomando en cuenta la recurrencia e impacto de temas radicados en el sistema PQRS

Vicerrectoría General Equipos Técnicos de Calidad de las Sedes Rectoría

Designado de la Vicerrectoría General

Informe Consolidado- Planes de mejoramiento

13 Evaluar el Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias

La Oficina Nacional de Control Interno analiza los informes de cada Sede, así como el informe consolidado. Con esa información evalúa el Sistema y sugiere las medidas conducentes a garantizar el eficiente y efectivo funcionamiento del Sistema. Como producto de esta evaluación la Oficina Nacional de Control Interno rinde un informe semestral al Rector.

Oficina Nacional de Control Interno

Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno

Informe de evaluación del Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias Oficio

b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o etapas.

VALORES PRIMARIOS ES DECIR , Desde el origen del documento que es

el caso en cuestión documento generado por una queja o reclamación

tienen un valor administrativo , jurídico, informativo y testimonial:

LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS.

Según su finalidad (valor primario): valor administrativo.

Según su utilidad (valor secundario): valor legal, jurídico o probatorio.

El valor secundario es también llamado valor histórico o permanente.

Otros valores (Diccionario de Terminología Archivística):

Valor informativo: valor como referencia para investigadores.

Valor intrínseco: contenido, circunstancias de su producción,

firmas, sellos.

CRITERIOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.

1.- Jerarquía administrativa y funcional.

2.- Valores primarios (valor administrativo, legal, fiscal, científico-

tecnológico)

3.- Valores secundarios (derivados de su importancia para la

investigación)

3.1.-Valores testimoniales (importantes para la entidad creadora y para

la investigación)

3...- Valores informativos (referidos a personas, cosas o fenómenos).

Schellenberg

El archivero determinará la valoración de los documentos atendiendo a

su exclusividad, su forma y su importancia para la investigación y la

cultura. Pero el valor es algo inherente al documento y existe antes del

análisis del archivero.

☆Aporte investigativo de Leidy Pinilla punto 13, 14, 15 y 16

Punto 13

Nombre del Archivo

Unidad de Correspondencia y Archivo-Centro Agro-empresarial y de

Desarrollo Pecuario del Huila

Planeación:

El centro cuenta con 12 dependencias

Sub-dirección

Coordinación Administrativa

Gestión Humana

Relacionamiento Corporativo

Contabilidad

Almacén e inventarios

Contratación y Compras

Coordinación Académica

Empleo

Certificación por competencias

Bienestar aprendiz

Unidad de Correspondencia y Archivo

Cada dependencia está encargada de llevar su propio archivo

Para este proceso la entidad ha elaborado un cuadro de clasificación

documental

Producción

Para la producción se cuenta con una serie de formatos establecidos,

estos se pueden descargar a través de una página en línea llamada

compromiso a la cual solo tiene acceso el personal autorizado, los

formatos encontrados allí son avalados por el sistema integrado de

gestión (SIG).

Gestión y Trámite

Para este proceso se utiliza un aplicativo llamado ONBASE

En este proceso

1. Se recibe la correspondencia

2. Se radica-con el numero consecutivo que le corresponda

3. Se escanea se coloca la información en el aplicativo

4. Luego la información es transferida al subdirector quien

asigna a la persona encargada de contestarla

5. La documentación es entregada a la persona encargada quien

tiene 10 días hábiles para dar respuesta

6. Sin embargo ente los días 7-10 si no se ha dado respuesta se

estará gestionando el proceso

Organización

Siguiendo lo establecido en las TRD para que no se valla a perder el

principio de procedencia y de orden original, cada área está encargada

de realizar el proceso de foliación, de codificación y de curar la

documentación que se produzca allí mismo o que sea de su índole

Disposición de los documentos

Para esta se debe revisar los tiempos establecidos en la TRD

La serie de Actas se conservara en el archivo central por un periodo

de 9 años y pasaran para la conservación total.

Las alianzas se conservaran durante 5 años, se digitalizara la totalidad

de la serie y se seleccionara una alianza para cada modalidad por año.

Convocatoria, cooperación y asistencia técnica, se conservara durante

9 años y después se hará una selección objetiva de las convocatorias

que genera transferencia tecnológica transcendental para el

cumplimiento de la función institucional.

Planes de Acción en esta encontramos un subserie como lo es Planes

de Acción la cual será conservada totalmente como evidencia de su

cumplimiento de las funciones en soporte electrónico

Preservación a largo plazo

Se optan medidas como:

Hacer uso de las norma NTC 2676 - ICONTEC que es para papel y la

NTC 2676 para soportes digitales.

El aplicativo ONBASE utilizado en esta entidad está conectado

directamente con el ordenador principal quien contiene el fondo

general, de esta manera se previene de una perdida de información y

documentación de sede.

Valoración

Este es un proceso que se hace desde que elaboramos la TRD para

establecer su permanencia en cada fase del archivo según el valor que

tengan: Administrativo, contable, fiscal, técnicos Histórico, Cultural,

Investigativo, Científico; estos estarán en el archivo central 1 en el

archivo central de 4-9 según la serie y unidad documental; luego de

este tiempo los documentos que tienen valores histórico, cultural,

investigativo y científico pasaran al archivo histórico; el resto será

enviado a expurgo.

14. Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en

cuenta el ciclo vital de los documentos y cuáles son los procesos de

la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de

Gestión, Archivo Central e Histórico).

Archivo de Gestión

En el archivo de gestión encontramos toda la documentación que es

esta en continua utilización y consulta por las diferentes áreas o por

quien la solicite que tenga la autorización.

En esta etapa podemos encontrar los siguientes procesos:

Producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,

conservación.

Archivo central

En esta etapa encontramos la documentación que ha sido transferida

por el archivo de gestión, donde los documentos reposan por el

tiempo que este establecido en la TRD, aquí estos estarán en un

estado semiactivos, donde su consulta es menor, pero siguen en un

periodo de vigencia.

En esta etapa se desarrollan los siguientes procesos: Organización,

consulta, conservación, disposición final.

Archivo Histórico

Está conformado por la documentación que por su valor ha sido

transferida desde el archivo central para su conservación total; donde

servirán como evidencia, de testimonio o para investigación e

información; en esta etapa los documentos quedan en un estado

inactivo.

El archivo histórico del SENA Regional Huila (Centro Agro-empresarial

y de Desarrollo Pecuario del Huila), se encuentra en su gran mayoría

en el centro puesto que el archivo principal de la región no cuenta en

este momento con espacio para recibir más documentación.

En esta etapa del archivo se desarrollan los siguientes procesos:

Organización, Consulta, Conservación, Disposición Final.

15. Reconocer cuál es la unidad de correspondencia de la entidad,

qué importancia tiene y cuáles son los procesos de la Gestión

Documental que se llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar

algunas fotografías).

Unidad de correspondencia

Esta unidad se encarga de recibir la documentación que

llega o sale de la entidad.

De radicar las comunicaciones

De escanear los que lo requieran

Comunica al subdirector cuando han llegado

comunicaciones las cuales necesitan respuesta

El subdirector asigna la persona encargada de dar

respuesta. Posteriormente el encargado de la unidad debe

de distribuir la documentación a quien corresponda

Aparte de lo anterior el encargado de la unidad de

correspondencia deberá ser ágil y amable con clientes

14. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un

documento que se produzca o se reciba en una entidad y hacer lo

siguiente:

a) explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas

desde su producción hasta su conservación definitiva o eliminación.

Documento de correspondencia

1. Se radica la comunicación

2. Se indexa en el aplicativo ONBASE

3. Una vez indexado el aplicativo arroja el número interno del SENA

(NIS)

4. El subdirector asigna la persona encargada de dar respuesta

3. Es entregado a la persona asignada, quien tiene 10 días hábiles

para contestar la comunicación.

5. Al dar respuesta la comunicación es radicada en el aplicativo

quedando pegada a la comunicación entrante; en caso tal haya una

eventualidad y el destinatario notifique que no la recibió será más

fácil recuperarla y conocer su origen.

6. Se envía por correo interno

7. Este es archivado en el aplicativo por 2 años. Adquiriendo un valor

Administrativo

b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una

de estas fases o etapas.

Por ser una entidad de educación maneja toda clase de valores

En la fase Activa o de gestión encontramos:

Los valores primarios:

Administrativo

Legal

Contable

Técnico

En la fase semiactiva que es el archivo central encontramos los

valores primario y los secundarios que pertenecen a los archivos

inactivos que son los históricos.

Secundarios:

Histórico

Cultural

Investigativo

Científico

☆Aporte investigativo de Leidy Pinilla punto 13, 14, 15 y 16

Punto 13

Dependencia Jerárquica de Archivo y Correspondencia

PROCESOS DEL PGD

En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes

procesos del Programa de Gestión Documental, explique con sus

propias palabras que sucede en cada uno de ellos, acorde a la entidad

visitada.

Recepción: Son todos los procedimientos u operaciones que la unidad

de correspondencia debe realizar para verificar y dar un control

adecuado a la correspondencia que se recibe por parte de una

persona natural o jurídica. Se debe verificar que estén completos, que

correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para

efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los

trámites correspondientes. El responsable de este proceso es el

Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia.

Distribución: En este procedimiento se garantiza que todos los

documentos lleguen a su respectivo destinatario, tiene mucho que

ver con el flujo documental donde se tiene que tener en cuenta la

estructura organicofuncional de la entidad y la identificación de

dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia cuando se

trata de comunicaciones externas. El responsable de este proceso es

el Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia.

Trámite: Trayectoria que realiza el documento desde que se crea

hasta su disposición final. Cada dependencia o Grupo de Trabajo

(como se define en el Ministerio de Relaciones Exteriores), genera

documentación producto del desarrollo de sus funciones y los

trámites administrativos que llevan a cabo, todos estos documentos

se encuentran relacionados en la Tabla de Retención Documental y

por lo tanto cada hace parte de una serie documental. Las

responsables de esta actividad son las unidades administrativas

(productoras de los documentales).

Conservación: En este proceso es donde se garantiza las condiciones

mínimas encaminadas a la protección de los documentos;

garantizando un sitio adecuado para su salvaguarda, unos equipos y

elementos adecuados para las operaciones y procedimientos

archivísticos en cualquiera de sus soportes. El responsable de este

proceso es el Grupo Interno de Archivo.

Consulta de Documentos: La consulta se refiere al acceso que tienen

los usuarios llámense entidades externas, dependencias, persona

natural, estado colombiano, entre otros, a los documentos que

tienen bajo su custodia. La solicitud de estos

14. Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en

cuenta el ciclo vital de los documentos y cuáles son los procesos de la

Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de

Gestión, Archivo Central e Histórico).

Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con

fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por

la conformación, organización, preservación y control de los archivos

de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden

original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística

aplicable.

El respectivo Jefe de la dependencia será el responsable de velar por la

organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión

de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el

numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.

El Archivo Central, unidad especializada en las funciones de gestión, y

conservación por el periodo definido por vigencia y retención

documental precautelar, acceso y consulta de los documentos.

El fondo del Archivo Central se forma a partir de las transferencias de

los archivos de gestión de la entidad, siendo imprescindible, por lo

tanto, una buena coordinación entre el Archivo Central y los archivos

de gestión, para trabajar conjuntamente en la normalización de los

procedimientos de organización de los documentos en las oficinas y el

establecimiento de las transferencias de documentación al Archivo.

El Archivo General de la Nación, establecimiento público, del orden

nacional, adscrito al Ministerio de Cultura, con personería jurídica,

patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en

Bogotá D.C., al cual, de conformidad con lo señalado en la ley deberá

transferirse toda la documentación de los archivos históricos, de las

entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva,

bajo responsabilidad de los Secretarios Generales.

15. Reconocer cuál es la unidad de correspondencia de la entidad, qué

importancia tiene y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que

se llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar algunas fotografías).

Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican,

registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y

externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes

dependencias.

Funciones de la Unidad de Correspondencia

Vigilar que las acciones de las áreas que integran la Unidad de

Correspondencia y Archivo se realicen de acuerdo a los criterios

establecidos. Organizar, supervisar y controlar las actividades de

recepción de la correspondencia oficial dirigida a las diferentes áreas de

la empresa. Proponer a la Secretaría Particular los criterios y sistemas

que permitan ser eficientes en las actividades de la Unidad para la

atención eficiente de la correspondencia recibida.

Supervisar las actividades de los responsables de área en la Unidad, de

acuerdo a los procedimientos de trámite y control interno, que

permitan ser eficientes en su funcionamiento

Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones

que aún no han tenido respuesta por parte de las Dependencias

asignadas para su conclusión Presentar a la Unidad Administrativa los

requerimientos de los recursos necesarios para el adecuado

cumplimiento de las actividades.

Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las

unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas

que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión

documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento,

conservación y consulta de los documentos.

16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un

documento que se produzca o se reciba en una entidad y hacer lo

siguiente:

a) explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas

desde su producción hasta su conservación definitiva o eliminación.

b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una

de estas fases o etapas.

CONCLUSIONES.

1. Se reconocieron las diferentes etapas sucesivas por las que

atraviesan los documentos desde su producción o recepción en

la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o

integración a un archivo. Permanente”.

2. Identificamos como se clasifican los archivos teniendo en

cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la

Gestión Documental que se desarrollan en cada fase para

nuestra labor como profesionales del CIDBA.

3. Conceptualizamos el ciclo vital de los documentos.

4. Reconocer la importancia de la Unidad de Correspondencia y

los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en

ella.

BIBLIOGRAFÍA

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Fondos documentales y sus componentes, revisado 31 de agosto del

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