Unidad 6. Análisis de puestos.

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Unidad 6 Dinámica del proceso administrativo: Recursos humanos

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Unidad 6Dinámica del proceso administrativo:

Recursos humanos

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INTEGRACION DE RECURSOS HUMANOS

O La principal función es la optimización de los recursos humanos de una organización, la función de personal va encaminada a la gestión para el desarrollo mediante:

O Planificación: como la capacidad para establecer normas, aplicar procedimientos, desarrollar criterios y políticas con el fin de asignar los recursos humanos y técnicos de la organización

O Organización: como la capacidad de establecer instrumentos que permitan incremento en la racionalidad en el proceso de planificación.

O

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O En el departamento de Recursos Humanos se incluyen las funciones de:

O • Organización del personal: determinar la estructure del personal, dependiendo del modelo de la organización u empresa.

O • Planificación de recursos humanos: como la previsión de necesidades del personal, ordenación de los puestos de trabajo (para planes de vida o carrera)

O • Reclutamiento y selección: incorporar más personal, en caso de ser necesario. Deberá elegir primero la cartera de candidatos o utilizar otras fuentes.

O • Formación: dotar al personal de flexibilidad en los cambios ya sea en la empresa o el exterior.

O • Administración de Recursos Humanos: funciones como gestión de nominas, administración tributaria, Seguridad Social, gestión de contratos, etc.

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DISEÑO Y ANALISIS DE PUESTOS

O Concepto

O El Análisis de Puestos es el proceso que permite determinar las conductas, tareas y funciones que están comprendidas en el contenido de un puesto de trabajo, así como las aptitudes, habilidades, conocimientos y competencias que son importantes para un desempeño exitoso en el puesto.

O El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas. Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado.

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El análisis de puestos consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos de una organización. Se debe aclarar que esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan. Las principales actividades vinculadas con esta información son:

* Compensar en forma equitativa a los empleados

* Ubicar a los empleados en los puestos adecuados

* Determinar niveles realistas de desempeño

*Crear planes para capacitación y desarrollo

*Identificar candidatos adecuados a las vacantes

* Planear las necesidades de capacitación de RR.HH.

* Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral

* Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afecten el desempeño de los empleados

* Eliminar requisitos y demandas no indispensables

* Conocer las necesidades reales de RR.HH. de una empresa

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Objetivos del análisis de puestosO El objetivo principal es el de conseguir definir y acotar las responsabilidades del

trabajador para su conocimiento y el de la dirección de la empresa, establecer las relaciones entre departamentos o puestos, ubicar correctamente el puesto dentro del organigrama de la empresa, analizar las cargas de trabajo de las personas y redistribuir o reasignar contenidos entre diferentes puestos.

O Tiene como objetivo recopilar toda la información que permita diferenciar aspectos de otros, se deberá tener en cuenta las condiciones en que se realiza el trabajo: ambiente físico, social, económico, tecnológico, también la finalidad y el modo de realizarlo.

O * Permite a la empresa cimentar las bases de la tecnificación de la administración de los recursos humanos.

O * Precisa las funciones y relaciones de cada unidad de trabajo para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

O * Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

O * Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

O * Evitar repetir instrucciones.

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Utilidad del análisis de puestos

Oa) Utilidad teórica.

O 1. Planificar revisiones de la documentación;O 2. Establecer mejores bases para diseñar y presentar informes

de investigación;O 3. Estandarizar procedimientos de investigación de campo o de

laboratorio;O 4. Generalizar resultados de investigación a otros puestos ó

tareas;O 5. Potencial del desarrollo teórico;O 6. Detectar lagunas de conocimiento;O 7. Desarrollar bases de datos;O 8. Desarrollo de test.

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Ob) Utilidad Organizacional.O 1. Reclutamiento de personal;O 2. Selección y asignación de personalO 3. Diseño y reestructuración de puestos de trabajoO 4. Desarrollo y entrenamiento de personalO 5. Auditorías de personalO 6. Diseño y simplificación de sistemasO 7. Planificación de personalO 8. Definición de niveles de responsabilidad y autoridad O 9. Coordinación de actividadesO 10. Relaciones laboralesO 11. Fundamentar y analizar objetivamente quejas y

reclamaciones del personalO 12. Investigar accidentesO 13. Estudio de tiempos y movimientosO 14. Planificación de la fuerza de trabajo.

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Oc) Utilidad Individual.O 1. Elección profesionalO 2. Entrenamiento profesionalO 3. Orientación profesionalO 4. Diseño de currículoO 5. Estudios de salud y trabajoO 6. Identificación de trabajos útilesO 7. Evaluación y medida del rendimientoO 8. Satisfacción laboral.

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O El Análisis de puestos apoya a otras actividades que se realizan en el Departamento de Administración de Recursos Humanos, tales como:

O 1) Reclutamiento y selección.

En análisis de puesto proporciona información sobre puesto y los requerimientos humanos necesarios para desempeñar esas actividades. Esta descripción del puesto en información de la especificación del puesto son la base sobre la que se decide qué tipo de personas se recluta y contratan.

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2). Compensación.

O También es necesaria una clara comprensión de lo que cada empleo representa para estimular su valor y la compensación apropiada para cada uno. Éstos se debe a que la compensación está vinculada generalmente con la capacidad de requerida, el nivel de educación, los riesgos de seguridad y otros, dos ellos son factores que se identifican por medio del análisis de puesto.

O También se verá que muchas empresas clasificar los puestos en categorías el análisis de puesto ofrece los datos para determinar el valor relativo de cada posición para que puede ser clasificada.

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O 3) Evaluación de desempeño.

O La evaluación de desempeño consiste en comparar el desempeño real de cada empleado con del rendimiento deseado. Con frecuencia es mediante el análisis de puesto que los ingenieros industriales y otros expertos determinan los criterios que se deben alcanzar y las partidas específicas que realizar.

O 4) Capacitación.O También se utilizará la información del análisis del

puesto para diseñar los programas de capacitación y desarrollo. El análisis y las descripciones del puesto resultantes muestran el tipo de habilidades y por tanto de capacitación que se requieren.

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Métodos de Análisis de Puestos

O El análisis de los puestos es el fundamento de muchas prácticas de la ARH, y sirven para justificar las descripciones del puesto y otros procedimientos de selección de ARH. “Deberá existir un análisis del puesto que incluya un análisis de las conductas laborales importantes requeridas para un desempeño con éxito… cualquier análisis del puesto puede concentrarse en la conducta en el trabajo y en las labores relacionadas con las mismas”. Se usan varios análisis de puestos diferentes, cada uno con ventajas y desventajas específicas.

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Método de Observación DirectaO Es uno de los métodos mas utilizados, tanto por ser el mas antiguo históricamente como

por su eficiencia. El análisis del cargo se efectúa observando al ocupante, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones mientras el analista de cargos anota los datos clave de su observación en la hoja de análisis de cargos. Es mas recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos repetitivos. Algunos cargos rutinarios permiten la observación directa, pues el volumen de contenido manual puede verificarse con facilidad mediante la observación. Dado que no es todos los casos la observación responde a todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general va acompañada de entrevistas y análisis con el ocupante del cargo o con el supervisor.

O Características:O Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista

de cargos) y al hecho de que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.O No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus labores.O Método ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.O Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula básica del análisis de

cargos (que hace, como lo hace y por que lo hace).O Desventajas:O Costo elevado porque el analista de cargos requiere invertir bastante tiempo para que el

método sea completo.O La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del cargo, no

permite obtener datos importantes para el análisis.O No se recomienda aplicarlo en argos que no sean sencillos ni repetitivos.O Se aconseja que este método se aplique en combinación con otros para que el análisis

sea mas completo y preciso.

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Método del CuestionarioO Otro medio eficaz para obtener información en el análisis del puesto es que los empleados

respondan cuestionarios en los que describan los deberes y responsabilidades relacionadas con su empleo.

O Lo que hay que decidir en este caso es que tan estructurado debe ser el cuestionario y las preguntas que se tienen que incluir.

O El cuestionario puede ser abierto y sólo pedirá el empleado que describa las actividades principales o con listas de verificación muy estructuradas. En la práctica, el mejor cuestionario suele estar a la mitad de estos extremos. Un cuestionario típico de análisis de puestos puede tener varias preguntas abiertas así como preguntas estructuradas.

O Cuando se trata de una gran cantidad de cargos semejantes, de naturaleza rutinaria y burocrática, es más rápido y económico elaborar un cuestionario que se distribuya a todos los ocupantes de esos cargos. El cuestionario debe elaborarse de manera que permita obtener respuestas correctas e información útil. Antes de aplicarlo, deben conocerlo al menos un ocupante del cargo y su superior para establecer la pertinencia y adecuación de las preguntas, y eliminar los detalles innecesarios, las distorsiones, la falta de relación o las posibles ambigüedades de las preguntas.

O Características:O La recolección de datos sobre un cargo se efectúa mediante un cuestionario de análisis del

cargo, que llena el ocupante o su superior.O La participación del analista de cargos en la recolección de datos es pasiva (recibe el

cuestionario); la del ocupante es activa (llena de cuestionario).O Ventajas:O Los ocupantes del cargo y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta o

secuencialmente; de esta manera se proporciona una visión más amplia de su contenido y de sus características, además de que participan varias instancias jerárquicas.

O

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O Este método es el más económico para el análisis de cargos.O También es el que mas personas abarca, pues el

cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de cargos y devuelto con relativa rapidez, tan pronto como lo hayan respondido. Esto no ocurre con los demás métodos de análisis de cargos.

O Es el método ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo no las actividades de los ejecutivos.

O Desventajas:O No se recomienda su aplicación en cargos de bajo nivel, en

los cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.

O Exige que se planee y se elabore con cuidado.O Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la

calidad de las respuestas escritas.O

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Método de la EntrevistaO El enfoque mas flexible y productivo en el análisis de cargos es

la entrevista que el analista hace al ocupante del cargo. Si esta bien estructurada, puede obtenerse información acerca de todos los aspectos del cargo, la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el cargo, y de los porqués y los cuando. Puede hacerse con relación a las habilidades requeridas para ocupar el cargo, permite intercambiar información obtenida de los ocupantes de otros cargos semejantes, verificar las incoherencias en los informes y, si es necesario, consultar al supervisor inmediato para asegurarse de que los detalles obtenidos sean validos. Garantiza una interacción frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual permite la eliminación de dudas y desconfianzas, principalmente frente a empleados obstructores y obstinados

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O . En la actualidad, los responsables de elaborar los planes de análisis de cargos O prefieren este método basado en el contacto directo y en los mecanismos de colaboración y participación.O El método de la entrevista directa consiste en recolectar los elementos relacionados con el cargo que se

pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno de ellos o con ambos, juntos o separados.

O Existen tres tipos de entrevistas que pueden utilizar para obtener datos por el análisis de puestos: O Entrevistas individuales con cada empleado.O Entrevistas colectivas con grupos de empleados que desempeñen en el mismo trabajo.O Entrevistas con uno o más supervisores que tengan un conocimiento a fondo del puesto que se está

analizando. O Características:O La recolección de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el ocupante del cargo, en la

que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.O La participación del analista y del ocupante del cargo es activa.O Ventajas:O Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes lo conocen mejor.O Hay posibilidades de analizar y aclarar todas las dudas.O Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a la manera

racional de reunir los datos.O No tiene contraindicaciones, Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel.O Desventajas:O Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni

acepte sus objetivos.O Puede generar confusión entre opiniones y hechos.O Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos no se prepara bien para realizarla.O Costo operativo elevado: exige analistas expertos y parálisis del trabajo del ocupante del cargo.

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* Método mixto

O Cuando no es posible desarrollar en su totalidad cualquiera de los métodos anteriores, el comité debe tomar la decisión de combinarlos para hacer práctico el análisis de puestos.

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Método de informes sucesivos (Bitácora del participante)

O Se puede pedir a los trabajadores que lleven un diario o bitácora o listas de cosas que hacen durante el día. El trabajador debe anotar cada actividad que realice.

O En términos generales los datos que reúne el análisis de cargos se concentra en el cuestionario que se diseñe. Los datos que debe obtener son:

O 1) Identificación y actualización O 2) Deberes y responsabilidades O 3) Aptitudes humanas y condiciones de trabajo O 4) Niveles de desempeño O En forma más ampliada, podemos ver otros datos, así:O 1. Generalidad del puesto O 2. Descripción genérica de las funciones del puesto O 3. Descripción analítica de las funciones O 4. Requerimientos del puesto O 1) Escolaridad formal necesaria Conocimientos y habilidades especiales O 2) Experiencia O 3) Responsabilidad O 4) Esfuerzo, medio ambiente y riesgos O 5) Perfil del ocupante y descripción sintética O 6) Referencias (antecedentes de los sujetos que intervienen en la contestación, entrevista,

revisión y análisis del cuestionario, así como las fechas, lugares y teléfonos.

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Proceso de Selección

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Planeación de Recursos Humanos.

O Es una técnica para determinar en forma sistemática la provisión y demanda de empleados que tendrá una organización. Al determinar el número y el tipo de empleados que serán necesarios, el departamento de personal puede planear sus labores de reclutamiento, selección, capacitación y otros más.

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Necesidad de Recursos Humanos.

O Se inicia cuando se presenta una vacante, entendiendo como tal la disponibilidad de una tarea a realizar o puesto a desempeñar, que puede ser de nueva creación debido a la imposibilidad temporal o permanente de la persona que lo venía desempeñando. Antes de proceder a cubrir dicha vacante, deberá estudiarse la posibilidad de redistribución del trabajo, con objeto de que dichas tareas sean realizadas entre el personal existente y, solo en caso de no ser posible, se solicitará que se cubra.

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Requisición.

O El reemplazo y el puesto de nueva creación, se notifican a través de una requisición al departamento de selección de personal o a la sección encargada de estas funciones, señalando los motivos que las están ocasionando, la fecha en que deberá estar cubierto el puesto, el tiempo por el cual se va a contratar, departamento turno y horario.

O

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Análisis de puestos.

O Recibida la requisición de personal, se recurrirá al análisis de puestos, con el objeto de determinar los requerimientos que debe satisfacer la persona, para ocupar el puesto eficientemente. En caso de no existir dicho análisis, deberá proceder en su elaboración para poder precisar qué se necesita. La información sobre análisis de puestos es importante porque comunica a los especialistas en personal qué deberes y responsabilidades se asocian a cada puesto.

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Fuentes y medios de reclutamiento.

O El reclutamiento es un conjunto de procedimientos que tienden a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. Básicamente es un sistema de información, mediante el cual la organización divulga y ofrece al mercado de recursos humanos oportunidades de empleo que pretende llenar.

O Para ser eficaz el reclutamiento debe atraer un contingente de candidatos suficiente para abastecer adecuadamente el proceso de selección. Se entiende por fuentes de reclutamiento, los lugares de origen donde se podrá encontrar los recursos humanos necesarios.

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Felicidades!!!!