UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y...

UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y

EMPRESARIALES FACULTAD DE INGENIERIA EN

CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA

TEMA

AUDITORIA OPERATIVA EN LA GASOLINERA

HERMANOS VIVAR

PREVIO A LA OBTENCION DEL TÍTULO DE INGENIERO

EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA

AUTOR

COLLAGUAZO BARRERA LOURDES MARITZA

DIRIGIDO POR

Eco. Remigio Vasquez

AUDITORIA OPERATIVA A LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA

SEDE SAN PABLO DE LA TRONCAL

CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD

Srta. Lourdes Maritza Collaguazo Barrera

DECLARO QUE:

El proyecto de grado denominado Auditoria Operativa en la Gasolinera

Hermanos Vivar, ha sido desarrollado con base a una investigación

exhaustiva, respetando derechos intelectuales de terceros, conforme las

citas que constan al pie de las páginas correspondientes, cuyas fuentes

se incorporan en la bibliografía.

Consecuentemente este trabajo es mi autoría.

En virtud de esta declaración, me responsabilizo del contenido,

veracidad y alcance científico del proyecto de grado en mención.

La Troncal, Abril del 2104.

Lourdes Maritza Collaguazo Barrera




CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Eco. Remigio Vasquez Lopez

CERTIFICA

Que el trabajo titulado Auditoria Operativa en la Gasolinera Hermanos

Vivar, realizado por la Srta. Lourdes Marirza Collaguazo Barrera, ha

sido guiado y revisado periódicamente y cumple normas estatuarias

establecidas por la Universidad Católica, en el Reglamento de

Estudiantes de la Universidad Católica de Cuenca Sede San Pablo de la

Troncal.

Debido a que guarda una estrecha relación con la carrera y es un trabajo

realizado con el carácter investigativo, con servicio práctico a la entidad

en la cual fue realizada, procedo a aprobar el trabajo final.

El mencionado trabajo consta de un documento empastado y un disco

compacto el cual contiene los archivos en formato portátil de Acrobat

(pdf). Autorizan a la Srta. Lourdes Maritza Collaguazo Barrera que lo

entregue a la Abogada Marisol Campoverde, en su calidad de Secretaria

de la Sede.

La Troncal, Abril del 2014

______________________________

Eco. Remigio Vasquez Lopez

TUTOR




CARRERA DE INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

AUTORIZACIÓN

Yo, Lourdes Maritza Collaguazo Barrera

Autorizo a la Universidad Católica de Cuenca Sede San Pablo de La

Troncal, la publicación en la biblioteca virtual de la Institución, el trabajo

de Auditoria Operativa en la Gasolinera Hermanos Vivar, cuyo

contenido, ideas y criterios son de mi exclusiva responsabilidad y

autoría.

La Troncal, Abril del 2014

Lourdes Maritza Collaguazo Barrera


AGRADECIMIENTO

Quiero dejar constancia de mi agradecimiento a todas las autoridades y

docentes de la Unidad Académica de Ciencias Administrativas y Empresariales

Facultad de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría, de manera especial mi

gratitud al Eco. Remigio Vásquez Lopez, Director de la tesis, por su valioso

apoyo, orientación y asesoramiento constante en el desarrollo y culminación

del Trabajo de Tesis.

Al Gerente – Propietario de la “GASOLINERA HERMANOS VIVAR”, por

brindarme la información necesaria para el desarrollo del trabajo de

investigación.

A todos mi eterna gratitud


DEDICATORIA

Dedico este trabajo primeramente a mi Dios por haber sabido guiarme en cada

cada uno de mis pasos asi hasta llegar a alcanzar mi tan anhelada meta, a mis

padres Sr. Luis Collaguazo y Sra. Gladys Barrera, ya que sin ellos no lo habria

podido lograr, a mis hermanos, quienes han sabido siempre brindarme

todo su apoyo, inspirando comprensión, amor y confianza, durante todos

mis años de estudio anhelando los mejores deseos para con mi persona.


ÍNDICE

CAPÍTULO I

1. EMPRESA

1.1. Antecedentes y Generalidades 1

1.1.1. Reseña Histórica 1

1.1.2. Constitución 1

1.1.3. Visión 1

1.1.4. Misión 1

1.1.5. Objetivos de la empresa 2

1.1.5.1. Objetivo General 2

1.1.5.2. Objetivos Específicos 2

1.1.6. Políticas 2

1.1.6.1. Políticas de Comercialización y Ventas 2

1.1.6.2. Políticas Financieras y Contables 3

1.1.7. Estrategias 3

1.1.8. Principios y Valores 3

1.1.8.1. Organigrama 4

1.1.9. Manual de Funciones 4

1.2. Recursos

1.2.1. Recursos Humanos 6

1.2.2. Recursos Tecnológicos 6

1.2.3. Recursos Materiales 6

CAPÍTULO II

2. ANÁLISIS SITUACIONAL

2.1. Análisis Interno 7

2.1.1. Análisis FODA 7

2.2. Análisis Externo 7

2.2.1. Influencias macroeconómicas 8

2.2.1.1. Factor Político 8


2.2.1.2. Factor económico 8

2.2.1.3. Factor social 9

2.2.1.4. Factor tecnológico 9

2.2.1.5. Factor legal 9

2.2.2. Influencias micro-ambientales 9

2.2.2.1. Clientes 9

2.2.2.2. Proveedores 9

2.2.2.3. Competencia 9

CAPÍTULO III

3. MARCO TEÓRICO

3.1. Generalidades 10

3.1.1. Definición 10

3.1.2. Objetivos 10

3.1.3. Alcance 11

3.2. Fases de Auditoría 12

3.2.1. Planificación 12

3.2.1.1. Planificación Preliminar 12

3.2.1.2. Planificación Específica 12

3.2.2. Evaluación de control interno 13

3.2.2.1. Definición de control interno 13

3.2.2.2. Métodos de evaluación de control interno – COSO 17

3.2.2.3. Técnicas de evaluación de control interno 19

3.2.2.3.1. Narrativa 19

3.2.2.3.2. Cuestionarios 19

3.2.2.3.3. Flujogramas 19

3.2.2.4. Evaluación del Riesgo 19

3.2.3. Ejecución del trabajo de Auditoría 20

3.2.3.1. Programa de Auditoría 20

3.2.3.1.1. Pruebas de cumplimiento 21

3.2.3.1.2. Pruebas Sustantivas 21

3.2.3.2. Papeles de trabajo 21

3.2.3.3. Hojas de Hallazgos 34

3.2.3.3.1. Condición 34


3.2.3.3.2. Criterio 34

3.2.3.3.3. Causa 34

3.2.3.3.4. Efecto 34

3.2.3.3.5. Conclusiones 34

3.2.3.3.6. Recomendaciones 34

3.2.4. Comunicación de Resultados 34

3.2.4.1. Borrador de Informe de Auditoría 38

3.2.4.2. Conferencia de Informe de Auditoría 41

3.2.4.3. Informe de Auditoría definitivo 42

CAPÍTULO IV

4. APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA OPERATIVA AL

DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO DE LA GASOLINERA

HERMANOS VIVAR 48

CAPÍTULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. Conclusiones 90

5.2. Recomendaciones 90

Bibliografía 94

ANEXOS 96


1

CAPITULO I

1. Antecedentes de la Organización

1.1 Reseña Histórica

En el año 2008 se pone en funcionamiento la Gasolinera Hermanos Vivar la

misma que se encuentra ubicada en la Av. Alfonso Andrade y Heroes de

Verdeloma en el cantón la Troncal provincia del Cañar.

La Estacion de Servicio tiene como unico proveedor de combustible a

Petroecuador, cuya entidad ya tiene algunos años en el mercado con gran

reconocimiento y por la calidad del combustible que comercializan.

1.2 CONSTITUCION

El bien raíz adquirido mediante Escritura Publica de Compraventa otorgada por

el Señor Mario Pinos Correa, celebrada en la Notaria Segunda del Canton

Cañar ante el Señor Manuel Padron Martinez el veinticuatro de septiembre del

año mil novecientos ochenta y cinco legalmente inscrito en el Registro de la

Propiedad del Canton la Troncal bajo el numero doscientos setenta y ocho, con

fecha veinticinco de septiembre del año mil novecientos ochenta y cinco.

1.3. VISIÓN

Ser una entidad comprometida a brindar servicio de calidad y satisfacer

las necesidades de nuestros clientes brindando una excelente atencion,

de una manera personalizada directa y segura.

1.4 MISIÓN

Satisfacer las necesidades de proveer el servicio de combustible a los

conductores de vehículos automotores como también el abastecimiento

para empresas y entidades gubernamentales.


2

1.1.5. OBJETIVOS

1.1.5.1 OBJETIVO GENERAL

Brindar un servicio de calidad a la ciudadanía de La Troncal y pueblos

aledaños.

1.1.5.2 OBJETIVO ESPECIFICO

Satisfacer las necesidades de los clientes con un producto de calidad.

Tratar de capturar la mayor parte de clientes que transitan por la

gasolinera.

Ofrecer el producto a bajos precios.

1.1.6 POLITICAS

1.1.6.1 POLITICAS DE COMERCIALIZACION Y VENTAS

Modalidad de pago con cheques se acepta pagos con cheques previa

verificación bancaria y certificación de la cuenta corriente y datos

comerciales del titular.

Modalidad de Venta con Orden de compra todas las ventas con orden de

compra deben venir con los documentos de soporte adjuntos según la

modalidad de pago estipulada en la cotización.

Principales políticas en el Proceso de Adquisición

Se revisa la calidad del producto a adquirir.


3

Todos los documentos de soporte son entregados a la Secretaria, quien

registra los pagos a cancelar y luego son entregados al Gerente

Propietario, quien realiza los pagos.

Principales políticas en el Proceso de Almacenamiento

Una vez adquirido el producto se procede al almacenamiento.

1.1.6.2 POLITICAS FINANCIERAS Y CONTABLES

Diariamente realizar los depósitos del dinero de acuerdo de la venta

Puntualidad en los pagos a los proveedores.

1.1.7 ESTRATEGIAS

CONCEPTO

“Es el proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una organización

obtienen, procesan y analizan información, pertinente, interna y externa, con el

fin de evaluar la situación presente de la empresa, así como su nivel de

competitividad con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento

de la institución hacia el futuro.“ (Paredes, 2009. Pág. 55)

LA GASOLINERA TIENE LAS SIGUIENTES ESTRATEGIAS

Incrementar la publicidad orientada a elevar el número de clientes que

acuden a la gasolinera.

Para que aumente la liquidez se debe contratar préstamos, buscar

socios y vigilar que todos los activos sean correctamente utilizados

Explotar los conocimientos y experiencia del personal que se encuentra

trabajando en la gasolinera; mantener capacitaciones constantes para

obtener empleados con alto conocimiento y que cumplan sus tareas

eficientemente.


4

1.1.8 PRINCIPIOS Y VALORES

Respeto.

Tolerancia.

Responsabilidad

Humildad

Solidaridad.

Responsabilidad ambiental.

Compromiso.

Honestidad.

Lealtad.

1.1.8.1 ORGANIGRAMA

1.1.9 MANUAL DE FUNCIONES

GERENCIA

Sus responsabilidades son:

Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.

Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las ventas

esperadas, decisiones que afectan al lado izquierdo del balance general

(activos).

Gerente – Propietaria

Sra. María Robles

Contador

Sr. Miguel Barahona

Secretaria

Srta. Flor Salinas

Despachador

Sr. Uber Caicedo

Despachador

Sr. Edwin Gómez


5

Ayudar a elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y elegir

las fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas

inversiones.

Análisis de las cuentas específicas e individuales del balance general con

el objeto de obtener información valiosa de la posición financiera de la

compañía.

Análisis de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y

costos.

Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.

Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la

organización y maximizar el valor de la misma.

Otras actividades:

Administrar y autorizar préstamos para empleados.

Manejar la relación directa con Bancos (obtención y renovación de

préstamos, transacciones en dólares, etc.)

CONTADOR

Es la persona encargada de:

Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de

conformidad con el plan de cuentas establecido para Fondos de

Empleados.

Asesorar a la Gerencia y a la Junta Directiva en asuntos relacionados con

el cargo, así como a toda la organización en materia de control interno.

Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con

el fin de atender los requerimientos o solicitudes de información tanto

internas como externas.

SECRETARIA

Tiene a su cargo las siguientes funciones:

Archivar toda la documentación que se genere y reciba en el área.

Reportar el depósito diario por concepto de ventas a la gerencia

administrativa.


6

Mantener el archivo de proveedores.

Coordinar el pago a proveedores, fechas de vencimiento y valores de

pago.

Manejo de papeletas de depósito y coordinación del depósito.

Actividades clientes

Recepción diaria de cobranza causada por ventas de contado.

DESPACHADORES

Se encargan de vender el combustible

1.2. Recursos

1.2.1. Recursos Humanos

Conformado por:

Gerente Propietario

Contador

Secretaria

Despachador 1

Despachador 2

1.2.2. Recursos Tecnológicos

Computadora

Servicio de internet

1.2.3. Recursos Materiales

Local propio.

Surtidores.

Tanques de Almacenamiento.


7

CAPITULO II

2. Análisis Situacional

2.1 Análisis Interno

2.1.1 ANALISIS FODA

Fortalezas

Son todas aquellas potencialidades materiales o humanas con que cuenta la

Gasolinera, que son vitales para el normal funcionamiento y desarrollo.

Calidad en los servicios y productos que ofrece.

Precios accesibles a los consumidores.

Buena localización en un lugar céntrico del Cantón La Troncal.

Atención especializada a los clientes.

Debilidades

Son aquellas deficiencias materiales o humanas que tiene la Gasolinera

Tienen un solo local.

No posee tecnología avanzada de comunicación como una página web.

No posee un sistema computarizado para el control del producto vendido.

Oportunidades

Son todas aquellas posibilidades de desarrollo que tiene la Gasolinera, estas

se encuentran en el medio natural, geográfico, cultural, social, político y

económico en la que se desenvuelve.

Demanda creciente de los clientes.

Los precios del combustible deben estar acorde con los precios de la

competencia del Cantón La Troncal.

Amenazas

Son todas situaciones negativas que atentan contra el desarrollo de la

Gasolinera, estas se encuentran en el medio natural, geográfico, cultural,

social, político y económico en la que se desenvuelve la Gasolinera.


8

Inestabilidad económica y política.

Incremento de la competencia en el Cantón La Trocal.

Escases de clientes por mala atención de los empleados

2.2 ANALISIS EXTERNOS

2.2.1 INFLUENCIA MACROECONOMICO

Define los elementos del ambiente externo que afectan el clima en el que se

desarrollan las actividades Gasolinera Hermanos Vivar pero no tiene influencia

directa con ella, tiene que ver fundamentalmente con la situación del país, de la

región y del mundo en cuanto a lo político, económico, social y tecnológico.

2.2.1.1 FACTOR POLITICO

En los ultimos años hemos visto que el Ecuador atraviesa una crisis politica

debido a las diferentes ideologias de los numerosos partidos politicos, los

cuales no ven beneficios sociales sino individuales, olvidandose del verdadero

objetivo que es la busqueda del bienestar y la mejora de las condiciones

materiales y sociales de vida de la población.

Es escasa la afectación de la política a la gasolinera ya que la subida del

petróleo y sus derivados más bien afecta positivamente en el ámbito

económico para la misma.

2.2.1.2 FACTOR ECONOMICO

El Sistema Financiero posibilita la vinculación de los procesos de ahorro –

inversión nacional y forma parte fundamental de la política económica del país

por intermedio de la política monetaria y la política crediticia. Desde que el

Ecuador entró en la dolarización, se perdió la capacidad de emitir moneda


9

consiguiente, pero sin embargo en factor económico en la gasolinera no se ha

visto afectada.

2.2.1.3 FACTOR SOCIAL

Es necesario satisfacer las demandas sociales a través de eficacia, eficiencia y

productividad, entregando bienes y servicios de alta calidad que promueven al

desarrollo humano de nuestro cantón.

2.2.1.4 FACTOR TECNOLOGICO

El internet es una herramienta muy importante para la empresa. Es la

herramienta del futuro, ya que para una empresa estar en contacto con

Internet es estar en contacto con el resto del mundo.

2.2.1.5 FACTOR LEGAL

Se debe de cumplir con las obligaciones establecidas en la ley.

2.2.2 INFLUENCIA MICRO-AMBIENTALES

2.2.2.1 CLIENTES

Convenios con instituciones públicas y privadas.

2.2.2.2 PROVEEDORES

La gasolinera tiene como único proveedor a Petroecuador.

2.2.2.3 COMPETENCIA

Las principales gasolineras que se encuentran ubicados en el cantón como

son:

Gasolinera Mechita

Gasolinera la Cecilia

Gasolinera Rircay


10

CAPITULO III

3. MARCO TEÓRICO

3.1. Generalidades

AUDITORIA OPERATIVA

3.1.1. Definición

El examen crítico, sistemático e imparcial de la administración de una entidad, para determinar la eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía con que se utiliza y obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las recomendaciones que mejorarán la gestión en el futuro (Gallegos, 2010. pág. 56)

Este tipo de procesos es importante para el control interno de las instituciones

para determinar los objetivos establecidos.

3.1.2. Objetivos

La auditoría operativa es:

Crítica: el auditor no debe aceptar lo que se le presente a la primera,

debe buscar todas las evidencias posibles para tener un buen juicio.

Sistemático: porque se elabora un plan para lograr los objetivos (este

plan debe ser coherente).

Imparcial: nunca debe dejar de ser objetivo e independiente (tanto en lo

económico como en lo personal).

Si por cualquier motivo no se examina toda la empresa el auditor debe

considerar que la organización es un sistema, por lo que el estudio debe ser

completo. La auditoría operativa necesita determinar la eficacia (grado de

cumplimiento de la meta) en el logro de los objetivos pre-establecidos y la

eficiencia y economía en la obtención y uso de los recursos. La eficiencia

busca medir como los ejecutivos utilizan los recursos que disponen.


11

Medir eficiencia es más complejo que medir eficacia, ya que no existe un

padrón de comparación. El auditor debe apoyarse en la teoría sobre la

administración de los recursos humanos y financieros para saber si están o no

bien, además debe tener criterio y experiencia para poder comparar la teoría

con la realidad.

Economía: saber si los recursos se obtienen con los menores costos

posibles. Por lo tanto el auditor debe conocer los precios del medio y la

tecnología que existe y además de otros valores políticos, sociales,

culturales, etc.

Evaluar (diagnóstico): conocer las verdaderas causas de los problemas.

Estimar (pronóstico): la situación administrativa futura. (López, 2010. Pág.

45)

3.1.3. Alcance

El alcance de la Auditoría Operacional es ilimitado. Todas las operaciones o

actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una

operación financiera o no, y en cada hallazgo la auditoría operacional cubre

todos los aspectos internos o externos que lo interrelacionan.

Esta ilimitación y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica

que, una auditoría operacional específica, puede requerir profesionales de

diferentes disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero

normalmente su conducción o dirección debe confiarse o contadores públicos,

por su estructuración profesional en auditoría.

En la auditoría de gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo

depende de las circunstancias particulares de cada entidad. Sin embargo, se

señalan a continuación los enfoques que se le pueden dar al trabajo, dentro de

un plan general, en las áreas principales que conforman una entidad (Loor,

2012, pág. 56).


12

3.2. Fases de Auditoría

3.2.1. Planificación

3.2.1.1. Planificación Preliminar

La planificación preliminar tiene el propósito de obtener o actualizar la

información general sobre la entidad y las principales actividades sustantivas y

adjetivas, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para

ejecutar la auditoría, cumpliendo los estándares definidos para el efecto.

La planificación preliminar es un proceso que se inicia con la emisión de la

orden de trabajo, se elabora una guía para la visita previa para obtener

información sobre la entidad a ser examinada, continúa con la aplicación de un

programa general de Auditoría y culmina con la emisión de un reporte para

conocimiento de la Dirección o Jefatura de la unidad de auditoría, en el que se

validan los estándares definidos en la orden de trabajo y se determinan los

componentes a ser evaluados en la siguiente fase de la auditoría.

Conocimiento entidad

Obtención información

Evaluación preliminar

Control Interno.i

3.2.1.2. Planificación Específica

En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo de campo. Tiene

incidencia en la eficiente utilización de los recursos y en el logro de las metas y

objetivos definidos para la auditoría. Se fundamenta en la información obtenida

inicialmente durante la planificación preliminar.

La planificación específica tiene como propósito principal evaluar el control

interno, para obtener información adicional, evaluar y calificar los riesgos de la

auditoría y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada


13

componente en la fase de ejecución, mediante los programas respectivos.

Estos aspectos se analizan con mayor detalle en los manuales especializados

de auditoría, emitidos para el efecto por la Contraloría General del Estado.ii

- Determinación Materialidad

- Evaluación de Riesgos

- Determinación enfoque de auditoría

- Determinación enfoque del muestreo.

3.2.2. Evaluación de control interno

3.2.2.1. Definición de control interno

El artículo 8 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece

que "El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad,

la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad

razonable de que se protegen los recursos y se alcancen los objetivos

institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control;

la organización; la idoneidad del personal; el cumplimiento de los objetivos

institucionales; los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos

institucionales y las medidas adoptadas para afrontarlos; el sistema de

información; el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección

oportuna de las deficiencias de control”.

Esta definición es concordante con la expuesta por el Comité de

Organizaciones

El control interno es un proceso efectuado por la alta dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: (PARRA, 2010, p.45)

Eficacia y eficiencia de las operaciones,


14

Fiabilidad de la información financiera,

Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales:

El control interno es un proceso. Es un medio utilizado para la

consecución de un fin, no es un fin en sí mismo.

El control interno lo llevan a cabo personas. No se trata solamente de

manuales de políticas e impresos, sino de personas en cada nivel de la

organización.

El control interno sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no

la seguridad total, a la alta dirección de la entidad.

El control interno está pensado para facilitar la consecución de objetivos

en una o más de las diferentes categorías que, al mismo tiempo, se

solapan”.

Responsabilidad en la implantación del control interno

El artículo 4 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece

que: “Cada institución del Estado asuma la responsabilidad por la existencia y

mantenimiento de su propio de control interno”.

De igual manera el artículo 6 expresa que “en el marco de las normas,

reglamentos, disposiciones y más instrumentos indicados, cada institución del

Estado, cuando considere necesario, dictará las normas, las políticas y los

manuales específicos para el control de las operaciones a su cargo. La

Contraloría General verificará la pertinencia y la correcta aplicación de las

mismas”.

El artículo 8 de la antes mencionada ley, indica que: “El control interno, será

responsabilidad de cada institución del Estado, y tendrá como finalidad

primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de

la Contraloría General del Estado”.


15

El artículo 9 de la misma ley determina que “Para un efectivo, eficiente y

económico control interno, las actividades institucionales se organizarán en

administrativas o de apoyo, financieras, operativas y ambientales”.

Las unidades administrativas, las autoridades de las unidades de auditoría

interna y servidores, son corresponsables de la incorporación y funcionamiento

del Control Interno en los sistemas implantados en la entidad según lo dispone

la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en su artículo 77,

numeral 1, literal a); numeral 2, literal a) y numeral 3, literales b) y c),

respectivamente.

Elementos del control interno

Constituyen elementos del control interno, los siguientes:

El entorno de control,

La organización,

Idoneidad del personal,

El cumplimiento de los objetivos institucionales,

Los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas

adoptadas para afrontarlos,

El sistema de información,

El cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas, y,

La corrección oportuna de las deficiencias de control.

El SAS 78 determina que el control interno consta de cinco componentes

relacionados entre sí, estos se derivan del estilo de la alta dirección y están

integrados en el proceso de gestión y son afectados por el tamaño de la

entidad:

Ambiente de control,

Evaluación de los riesgos,

Actividades de control,


16

Información y comunicación, y,

Monitoreo o Supervisión.

Normas de control interno

Con el propósito de que los funcionarios responsables de la administración de

las entidades tengan la posibilidad de diseñar los controles internos

observando principios y fundamentos, asegurando la correcta utilización de los

fondos públicos, la provisión continua de información financiera y la evaluación

de las actividades, la Contraloría General del Estado emitió las Normas de

Control Interno fundamentadas en disposiciones legales.

De acuerdo al momento de la aplicación del control interno, puede ser previo,

concurrente y posterior a la ejecución de las operaciones y/o actividades,

conforme lo establece la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado en

su artículo 12.

Controles básicos

El objetivo de implantar un control interno, no es únicamente el mantenimiento

de un método adecuado para procesar la información, sino también

salvaguardar a la organización de posibles pérdidas, debido a fraude o error.

Los controles básicos aplicables a todo procedimiento, actividad, función,

operación se refiere fundamentalmente a:

a. Procedimientos de Autorización

Constituyen las medidas principales para asegurar que únicamente aquellas

transacciones legítimas y apropiadas sean procesadas y que se rechace

cualquier otra.

b. Procedimientos de Registro

Todos los movimientos derivados de las operaciones que ejecute una entidad

pública deberán ser registrados en los libros para una adecuada clasificación y


17

exposición conforme a la naturaleza de las operaciones y/o actividades. Así

mismo se mantendrán registros para las demás operaciones de carácter

sustantivo que ejecuten las entidades públicas.

c. Procedimientos de Custodia

Deben estar orientados a conseguir una custodia adecuada sobre el acceso y

uso de activos y de registros, así como la seguridad de las instalaciones y la

autorización para el acceso a programas de computación y a los archivos de

información, entre otros.

d. Procedimientos de Revisión

“Se refieren a la revisión independiente sobre la ejecutoria y la valuación

apropiada de las operaciones y /o actividades registradas”

3.2.2.2. Métodos de evaluación de control interno – COSO

El control interno significa diferentes cosas para diferentes personas. Esto

causa confusión entre las gentes de negocios, legisladores y público en

general. Su resultado es errada o equívoca comunicación, con expectativas

diversas, causantes de problemas al interior de la empresa. Se producen

problemas cuando el término, si no esta claramente definido, esta escrito en la

ley, regulación o regla. Este informe trata de las necesidades y expectativas de

gerentes y otros directivos. Define y describe el control interno para:

Establecer una definición común que sirva a las necesidades de

diferentes sectores.

Proveer patrones contra los cuales negocios o empresas, grandes o

pequeñas del sector público o privado, con o sin interés de lucro, puedan

evaluar sus sistemas de control y determinar cómo mejorarlos. El control

interno es definido en forma amplia como un proceso, efectuado por la

junta de directores de una entidad, gerencia y/o demás personal,


18

diseñado para proporcionar una razonable seguridad con miras a la

realización de objetivos en las siguientes categorías:

Efectividad y eficiencia de las operaciones.

Confiabilidad de la información financiera.

Acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables.

La primera categoría apunta a los objetivos básicos de la entidad, incluyendo

metas de desempeño rentabilidad y salvaguarda de recursos. La segunda está

relacionada con la preparación y publicación de estados financieros dignos de

confianza, incluyendo estados financieros intermedios y resumidos e

información financiera derivada de dichos estados tales como ganancias por

distribuir, reportadas públicamente.La tercera se ocupa de cumplir con aquellas

leyes y regulaciones a que la empresa o ente económico está sujeto.

Estas diversas pero traslapadas categorías apuntan a diferentes necesidades

que permitan un enfoque dirigido a suplir las distintas necesidades. Un sistema

de control interno opera a diferentes niveles de efectividad. El control interno

puede ser juzgado efectivo en cada una de las tres categorías,

respectivamente, si la junta directiva y los administradores tienen razonable

seguridad de que:

Ellos entienden el grado o alcance hacia el cual los objetivos de

operación de la entidad están siendo ejecutados.

Los estados financieros publicados son confiables y fidedignos.

Las leyes y regulaciones aplicables están siendo cumplidas.

Mientras el control interno es un proceso, su efectividad es un estado o

condición del proceso en uno o más puntos en el tiempo. El control interno

consta de cinco componentes interelacionados.

Estos se derivan de formas de dirección y manejo de negocios que se integran

con los procesos de administración. Aunque estos componentes se aplican a

todas las entidades, las empresas pequeñas y medianas, los implementan de


19

manera diferente a las grandes empresas. Sus controles pueden ser menos

formales y menos estructurados, aunque una pequeña empresa puede sin

embargo tener un efectivo control interno.

3.2.2.3. Técnicas de evaluación de control interno

3.2.2.3.1. Narrativa

Es aquel en el que se detallan los procedimientos más importantes y las

características del sistema de control interno para las distintas áreas

clasificadas por actividades, departamentos, etc. Por lo general este método es

utilizado por el auditor en la primera auditoria que realice con el propósito de

entender y resumir el control interno, este método es utilizado en pequeñas

entidades, ya que es de fácil uso, pero se necesita tener experiencia, y tiene la

limitación para grandes empresas, además de que no permite una visión en

conjunto. (VERGARA, 2011, p.45)

3.2.2.3.2. Cuestionarios

Consiste para la investigación, cuestionarios previamenteincluyen preguntas a

cerca de la forma en que se maneja las transaccionesoperacionales a través de

los puestos o lugares donde se definen o sedeterminan los procedimientos de

control para la conducción de la operación.

3.2.2.3.3. Flujogramas

Este método se expone por medio de cuadros o gráficos. Si el auditor usa un

Flujo grama elaborado por la entidad, debe ser capaz deleerlo, interpretado sus

símbolos y obtener conclusiones útiles respeto alSistema representativo del

Fluojograma.

3.2.2.4. Evaluación del Riesgo

Cada entidad afronta una variedad de riesgos de origen interno y externo que

deben ser valorados. La precondición para la evaluación del riesgo es el

establecimiento de objetivos, articulados a diferentes niveles e internamente

consistentes. La evaluación de riesgos es la identificación y análisis de riesgos


20

relevantes a la ejecución de los objetivos, formando una base para determinar

como deben ser manejados. Porque la economía la industria las regulaciones y

las condiciones de operación continuaran cambiando, son necesarios

mecanismos que identifiquen y se ocupen de los riesgos especiales asociados

con el cambio.

3.2.3. Ejecución del trabajo de Auditoría

3.2.3.1. Programa de Auditoría

Cada miembro del equipo de auditoria debe tener en sus manos el programa

detallado de los objetivos y procedimientos de auditoria objeto de su examen.

Ejemplo: si un auditor va a examinar el efectivo y otro va a examinar lascuentas

x cobrar, cada uno debe tener los objetivos que se persiguencon el examen y

los procedimientos que se corresponden para el logro de esos objetivos

planteados.

Es decir, que debe haber un programa para la auditoria del efectivo y un

programa de auditoria para la auditoría de cuentas x cobrar, y así

sucesivamente. De esto se deduce que un programa de Auditoria debe

contener dos aspectos fundamentales: Objetivo de la Auditoria y

Procedimientos a aplicar durante el examen de Auditoria. También se pueden

elaborar programas de auditoria no por áreas específicas, sino por

ciclos transaccionales.

3.2.3.1.1. Pruebas de cumplimiento

El objetivo de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al contador público

una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles

internos contables están siendo aplicados tal como fueron establecidos. Estas

pruebas son necesarias si se va a confiar en los procedimientos descritos. Sin

embargo el contador público puede decidir no confiar en los mismos si ha

llegado a la conclusión de que:


21

a. Los procedimientos no son satisfactorios para este propósito.

b. El trabajo necesario para comprobar el cumplimiento de los

procedimientos descritos es mayor que el trabajo que se realizaría en el

caso de no confiar en dichos procedimientos. Esta última conclusión

puede resultar de consideraciones relativas a la naturaleza o número de

las transaciones o saldos involucrados, los métodos de procedimiento de

datos que se estén usando, y los procedimientos de Auditoria que

puedan ser aplicados al realizar las pruebas sustantivas. La naturaleza de

los procedimientos de control interno contable y la evidencia disponible

sobre su cumplimiento determinan, necesariamente, la naturaleza de las

pruebas de cumplimiento e influyen obre el momento de ejecución y

extensión de tales pruebas.

Las pruebas de cumplimiento están íntimamente interrelacionadas con las

pruebas sustantivas y, en la práctica, los procedimientos de auditoría

suministran, al mismo tiempo, evidencia de cumplimiento de los procedimientos

de control interno contable, así como la evidencia requerida de las pruebas

sustantivas. Naturaleza de las Pruebas de Cumplimiento. El control interno

contable requiere, no solamente que ciertos procedimientos sean realizados,

sino que éstos sean apropiados a los objetivos establecidos.

3.2.3.1.2. Pruebas Sustantivas

3.2.3.2. Papeles de trabajo

Son los archivos o legajos que maneja el auditor y que contienen todoslos

documentos que sustentan su trabajo efectuado durante la auditoria.

Estos archivos se dividen en Permanentes y Corrientes; el archivopermanente

está conformado por todos los documentos que tienen elcarácter de

permanencia en la empresa, es decir, que no cambian y quepor lo tanto se

pueden volver a utilizar en auditorias futuras; como los Estatutos de

Constitución, contratos de arriendo, informe de auditorías anteriores, etc.


22

El archivo corriente está formado por todos los documentos que elauditor va util

izando durante el desarrollo de su trabajo y que lepermitirán emitir su informe

previo y final.Los papeles de trabajo constituyen la principal evidencia de la

tarea deauditoria realizada y de las conclusiones alcanzadas que se reportan

enel informe de auditoria.Los papeles de trabajo son utilizados para:

a. Registrar el conocimiento de la entidad y su sistema de control interno.

b) Documentar la estrategia de auditoria.

b. Documentar la evaluación detallada de los sistemas, las revisiones

detransacciones y las pruebas de cumplimiento.

c. Documentar los procedimientos de las pruebas de sustentaciónaplicadas

a las operaciones de la entidad.

d. Mostrar que el trabajo de los auditores fue debidamente supervisado y

revisado

Registrar las recomendaciones para el mejoramiento de los controles

observados durante el trabajo. El formato y el contenido de los papeles se

trabajo es un asunto relativo al juicio profesional del auditor; no hay sentencias

disponibles que indiquen lo que se debe incluir en ellos, sin embargo, es

esencial que contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para

sustentar las conclusiones alcanzadas.

La efectividad de los papeles de trabajo depende de la calidad, no de la

cantidad, en las cédulas que se utilizan para soportar el trabajo realizado se

debe considerar la referenciarían de los papeles de trabajo y las marcas.

Conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor

en su examen y la descripción de las pruebas realizadas.

Importancia

Constituyen la prueba del trabajo realizado. Fundamentan la opinión o informe

que emite el auditor, son una fuente de aclaración o ampliación de información


23

Califican la calidad y el avance de la planeación de la auditoria información que

deben contener

Nombre de la entidad

Tipo de auditoria a realizar

Fecha en que se este efectuando la revisión

Nombre de la cuenta

Clave de identificación

Firma. Nombre

Los papeles de trabajo son propiedad absoluta de este profesional, por lo que

la información en ellos contenida debe quedar salvaguardada en términos de

secreto profesional y responsabilidad moral hacia la entidad que se les confió.

Pronunciamiento No. 05

La obligación para el contador público de elaborar papeles de trabajo parte de

lo regulado por el Artículo 9o. de la Ley 43 de 1990, en los siguientes términos:

Artículo 9o. De los papeles de trabajo. Mediante papeles de trabajo, el contador

público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio

profesional.

Tales papeles, que son propiedad exclusiva del contador público, se preparan

conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Parágrafo. Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades

estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos

en las leyes. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse

por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su

elaboración.

Los papeles de trabajo que prepara y mantiene el contador público, son

soportes que debe elaborar el profesional para evidenciar el cumplimiento de


24

las normas de auditoría generalmente aceptadas las que se incluyen en el

pronunciamiento No. 4.

La tercera norma de auditoría relativa a la ejecución del trabajo (literal c,

numeral 2 Artículo 7 de la Ley 43 de 1990) establece: "Debe obtenerse

evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación,

interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el

propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen

sobre los Estados Financieros sujetos a revisión."

Los papeles de trabajo pueden tomar la forma de: - Planillas contables, las

cuales permiten el análisis de cuentas de la contabilidad. Dichas planillas

pueden ser sumarias o de detalle. Otros pueden consistir en copias de

correspondencia, extractos de actas de Asamblea de Accionistas y Juntas

Directivas, gráficas de organización, programas de auditoría, cuestionarios de

control interno, confirmaciones obtenidas de clientes, certificaciones, etc.

Estas planillas, hojas de análisis, listas y documentos, que integran los papeles

de trabajo, debidamente clasificados y comentados, evidencian que:

a. El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente como lo exige

la primera norma de auditoría relativa a la ejecución del trabajo.

b. Se ha estudiado y evaluado el control interno para determinar los

procedimientos de auditoría, cumpliendo con la segunda norma relativa

a la ejecución del trabajo.

c. Se encuentran soportadas las bases para preparar el informe, el alcance

del trabajo y la responsabilidad profesional adquirida en la revisión.

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo constituyen una compilación de la evidencia obtenida

por el contador público y cumplen los siguientes objetivos fundamentales:


25

a. Facilitar la preparación del informe.

b. Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas

en el informe.

c. Proporcionar información para la preparación de declaraciones

tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del

Estado.

d. Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.

e. Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y

los procedimientos de auditoría aplicados.

f. Servir de guía en revisiones subsecuentes.

g. Cumplir con las disposiciones legales.

Principios fundamentales de los papeles de trabajo

Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador

público debe conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo.

Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo

completo y libre de información superflua y organizar los papeles de trabajo en

forma tal que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de

otras personas.

Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe. Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio. Cualquiera información o cifras contenidas en el informe del contador público deberán estar respaldadas en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparados durante el trabajo. (CONTRERAS, 2011, p.34)

Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por

consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en


26

forma completa el trabajo efectuado por el contador público, las razones que le

asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinión

respecto a la calidad de la información examinada, lo razonable de los

controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de

las operaciones o registros sujetos a revisión.

Los papeles de trabajo deben ser revisados por los supervisores para

determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión.

En tales revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por si mismos; estar

completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no

sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de

quien los preparó. Debe tenerse presente que, muchas veces, el informe no es

preparado por la persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien

debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de

interrogar continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los

papeles de trabajo.

Planeación y contenido de los papeles de trabajo

La preparación adecuada de los papeles de trabajo, requiere una cuidadosa

planeación antes y durante el curso del trabajo. A medida que se va

desarrollando el proceso de verificación la persona debe revisar el material por

cubrir, tratando de visualizar el tipo de papel de trabajo que presente la

evidencia en la forma más efectiva.

Existen alternativas en la preparación de un tipo determinado de papel de

trabajo. Es conveniente estudiar la forma de la cédula u hoja de análisis

utilizada en trabajos similares o en el mismo trabajo en oportunidad anterior. En

algunos casos, la forma utilizada con anterioridad puede ser copiada sin

introducir cambio alguno y en otras ocasiones, la antigua forma podrá

considerarse totalmente inapropiada. Regularmente, se utiliza una hoja de

trabajo para cada partida o cuenta sujeta a análisis o comprobación; sin


27

embargo, hay ocasiones en que se combinan adecuadamente papeles de

trabajo que cubren cuentas diferentes, relacionadas entre sí.

En algunas circunstancias es conveniente mostrar en una sola planilla

informaciones relacionadas tales como: los documentos por pagar, los

intereses acumulados por pagar y los intereses pagados por anticipado; las

depreciaciones acumuladas y las depreciaciones causadas y cargadas a

gastos. Las hojas de trabajo deben tener un tamaño estándar, lo cual es un

requisito esencial para su adecuado y esmerado archivo en el expediente de

papeles de trabajo.

Dado que los papeles de trabajo incluyen toda la información obtenida por el contador público, existen innumerables variedades y tipos de los mismos. Sin embargo, hay ciertas categorías generales dentro de las cuales se podría agrupar la mayor parte de los papeles de trabajo, a saber (LIMA, 2010, p.78)

a. Programas de auditoría.

b. Cuestionarios y hojas de puntos pendientes de investigar.

c. Hojas de trabajo relativas a los saldos de cuentas de control y auxiliares.

d. Hojas de trabajo con los resultados de las pruebas de cumplimiento.

e. Cuestionarios con evaluación de los controles.

f. Asientos de ajustes y de reclasificaciones.

g. Planillas, hojas de análisis y otros papeles de soporte.

h. Extractos de actas y otros papeles narrativos.

i. Certificaciones y confirmaciones.

j. Escrituras de constitución y reformas.

k. Borradores del dictamen, de los estados financieros y de las notas.

EXPEDIENTES DE AUDITORIA.

Los papeles de trabajo contendrán los legajos o archivos necesarios de

acuerdo con el tamaño del ente que se examina, pero regularmente, se

clasifica para cada ente dos clases de expedientes:


28

a. El expediente o expedientes del trabajo anual que pertenece

exclusivamente al examen o revisión del año o período que cubre.

b. El expediente o expedientes del archivo permanente que contiene la

información que normalmente no cambia de un período a otro y que por

lo tanto no requiere ser duplicada. El archivo permanente cumple entre

otros los siguientes objetivos:

Refrescar la memoria del contador público acerca de partidas aplicables a

varios ejercicios.

Proporcionar a los nuevos auxiliares un breve resumen de las políticas y de

la organización del cliente.

Conservar los papeles de trabajo correspondientes a partidas que

muestren relativamente poco o ningún cambio, eliminando

consecuentemente, la necesidad de su preparación ejercicio tras ejercicio.

La mayor parte de la información contenida en el archivo permanente, es

obtenida en el curso del primer trabajo y una considerable parte del tiempo

invertido en el primer trabajo se dedica a la obtención y evaluación de

información general como la siguiente:

a. Extracto o copia de la Escritura de Constitución de la entidad.

b. Catálogo de cuentas, manuales de procedimiento y políticas contables

establecidas.

c. Reglamentos de emisión de acciones y obligaciones.

d. Contratos de arrendamiento, patentes, estudio actuarial de pensiones de

jubilación, participación de utilidades y bonificaciones.

e. Gráficas de organización y alcance de autoridad y responsabilidad de los

funcionarios.

f. Condiciones de la planta, procesos de fabricación y principales productos.

g. Extractos de actas de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta

Directiva.


29

h. Análisis de cuentas "permanentes", tales como terrenos, capital social y

pasivo a largo plazo.

La información anterior deberá ser cuidadosamente conservada por el contador público en el expediente de archivo permanente, de tal manera que pueda evitar una innecesaria repetición del trabajo durante exámenes subsecuentes. (CUESTA, 2010, p.67)

Con esta información, debidamente clasificada y estudiada, los trabajos pueden

ser planeados en forma más eficiente, los nuevos auxiliares, pueden obtener,

en consecuencia, una conveniente disposición hacia las políticas y problemas

del ente. Para que el archivo permanente cumpla con su objetivo, debe ser

actualizado, haciendo los cambios a que haya lugar.

Normas para la preparación de papeles de trabajo

Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atención a la

planeación, concepción y legibilidad, con títulos completos y explicación en

cuanto a la fuente.

Los papeles de trabajo deben dar una impresión de metodología y orden, de

consciente atención al detalle, aunada a una clara distinción entre lo importante

y lo trivial. Los papeles de trabajo deben ser protegidos y archivados

cuidadosamente, de manera que puedan ser localizados y consultados

fácilmente. Las siguientes normas deben observarse en la preparación de

papeles de trabajo.

a. Cada hoja de trabajo debe ser adecuadamente identificada con el nombre

del ente, una descripción de la información presentada, el período cubierto.

b. Debe utilizarse una o varias hojas por separado para cada asunto.

Cualquier información de valor suficiente para requerir su inclusión en los

papeles de trabajo, amerita una hoja completa sobre su título descriptivo.


30

c. Cada papel de trabajo deberá contener el nombre o iniciales de la persona

que los preparó, la fecha en que fue preparado y el nombre o iniciales del

encargado del trabajo y del supervisor que los revisó.

La completa y específica identificación de las cuentas analizadas, empleados

entrevistados y los documentos examinados, es indispensable para lograr un

buen trabajo.

Omitir detalles tales como el nombre completo y jerarquía de un empleado

mencionado en los papeles de trabajo, o la fecha y fuente de un documento

revisado pueden provocar situaciones embarazosas para el contador público

que efectúa una revisión subsecuente de los resultados del trabajo y, además,

consituyen huellas de un apresuramiento, que a la larga se traduce en un

sustancial desperdicio de tiempo.

Los papeles de trabajo deben contener índices que los relacionen con la hoja

de trabajo. Debe prepararse una hoja sumaria para cada cuenta control o

función básica, a la cual se referirán todos los papeles de trabajo detallados.

Cuando sea necesaria una referencia entre papeles de trabajo, deberá existir

un adecuado índice cruzado. La fuente de la información mencionada en cada

hoja de trabajo, debe estar claramente establecida.

La naturaleza del trabajo de comprobación efectuado por el contador público,

debe indicarse en cada hoja de trabajo. Los papeles de trabajo deben describir

los procedimientos de verificación aplicados en lugar de ser dedicados al

detalle de las cantidades examinadas. La simple copia de cifras sólo refleja el

hecho de que el contador público desconoce cómo conducir la revisión

adecuada. En lugar de transcribir amplios documentos y registros, el contador

público debe adoptar el más eficiente y práctico procedimiento de obtener

duplicados o fotocopias.

La extensión y alcance de las pruebas selectivas deben ser claramente

mencionadas en cada fase del trabajo en la que el procedimiento sea aplicado.


31

La creciente confianza en las pruebas selectivas tipifica la actual práctica

profesional; los papeles de trabajo deben revelar el carácter y el alcance de

todas las pruebas efectuadas.

La finalidad de cada papel de trabajo y su relación con el objetivo de la revisión,

deben ser claros. Cualquier información obtenida que demuestre ser

inapropiada debe ser destruida para evitar que cause confusión en los papeles

de trabajo.

A medida que avanza la revisión, debe elaborarse una hoja o lista de asuntos pendientes de investigación. En el curso de la revisión surgen problemas que no pueden ser solucionados de inmediato y por medio de listado de estos puntos, en una hoja destinada a esa finalidad se pospone su revisión. La lista de asuntos pendientes debe ser revisada y cada punto satisfactoriamente resuelto. (GALARZA, 2010. p. 32)

Se podrá lograr un ahorro considerable de tiempo, utilizando los servicios del

personal del ente. El ente estará normalmente gustoso de proporcionar esta

cooperación ya que el costo del trabajo se verá reducido y su eficiencia se

incrementará al liberar al contador público de tanto trabajo de detalle como sea

posible. Las planillas preparadas por empleados del cliente, deberán sujetarse

a verificaciones y pruebas selectivas y no aceptarse sin previa comprobación.

Los papeles de trabajo deben ser colocados en el expediente de secciones

terminadas tan pronto como sean concluidos. A medida que cada planilla,

análisis o memorando sea concluido, debe ser llevado al expediente respectivo.

Es recomendable mantener los papeles de trabajo en el orden en que

aparecerán al ser finalmente archivados.

Naturaleza confidencial de los papeles de trabajo

Para realizar un trabajo satisfactorio el contador público debe tener acceso

irrestricto a toda la información concerniente a las operaciones del cliente y

mucha de esta información es confidencial.


32

El ente no estaría dispuesto a proporcionar al contador público información a la

cual no tienen acceso empleados y competidores, a menos que pudiese confiar

en el secreto profesional que deben mantener el contador público según lo

establecido por las normas de ética y las disposiciones legales que regulan la

profesión de contador público (ver pronunciamiento No. 3). 29. Gran parte de la

información obtenida por el contador público, con carácter confidencial, se

registra en sus papeles de trabajo, por lo tanto los papeles de trabajo son de

naturaleza confidencial.

Los papeles de trabajo deben ser adecuados y permanentemente protegidos y

en ninguna circunstancia debe el contador público perder el control sobre sus

papeles de trabajo, en el curso de una revisión, ya que ellos constituyen la

única prueba de la corrección y razonabilidad de su informe.

Cuando los papeles de trabajo se encuentran fuera de control del contador

público, pueden perderse, ser robados o alterados. No es buena práctica dejar

los papeles de trabajo en la oficina del cliente durante la noche o permitir que

los empleados del cliente tengan acceso a ellos.

La Ley 43 de 1990 reglamentaria de la Contaduría Pública incluye los

siguientes artículos relacionados con el secreto profesional o confidencialidad:

Artículo 63. El contador público está obligado a guardar la reserva profesional

en todo aquello que conozca en razón del ejercicio de su profesión, salvo en

los casos en que dicha reserva sea levantada por disposiciones legales.

Artículo 64. Las evidencias del trabajo de un contador público, son documentos

privados sometidos a reservas que únicamente pueden ser conocidas por

terceros, previa autorización del cliente y del mismo contador público, o en los

casos previstos por la ley.

Artículo 65. El contador público deberá tomar las medidas apropiadas para que

tanto el personal a su servicio, como las personas de las que obtenga consejo

o asistencia, respeten fielmente los principios de independencia y de


33

confidencialidad. Artículo 66. El contador público que se desempeñe como

catedrático podrá dar casos reales de determinados asuntos pero sin identificar

de quien se trata.

Artículo 67.

El contador público está obligado a mantener la reserva comercial de los libros,

papeles o informaciones de personas a cuyo servicio hubiere trabajado o de los

que hubiere tenido conocimiento por razón del ejercicio del cargo o funciones

públicas, salvo en los casos contemplados por disposiciones legales.

Parágrafo. Las revelaciones incluidas en los estados financieros y en los

dictámenes de los contadores públicos sobre los mismos, no constituyen

violación de la reserva comercial, bancaria o profesional.

Propiedad control y protección de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son propiedad exclusiva del contador público, la

circunstancia de que los papeles de trabajo sean de naturaleza confidencial

exige que éstos deban ser protegidos en forma permanente. Los papeles de

trabajo son preparados en las oficinas del ente, de los registros del ente, y a

expensas del ente; pero aún así, estos papeles de trabajo son propiedad

exclusiva del contador público.

La propiedad de los papeles de trabajo, no obstante está sujeta a las

limitaciones de ética profesional sobre violaciones de información ante las

autoridades competentes. En algunas ocasiones, ciertos papeles de trabajo

pueden servir como punto de referencia para una entidad, pero nunca como

soporte o sustituto de un registro contable.

La propiedad de los papeles de trabajo del contador público, es consecuencia

lógica de las relaciones entre el contador público y el ente ya que él no es un

empleado común del mismo. Es un profesional independiente que tiene la


34

libertad para determinar los procedimientos necesarios para llevar a cabo sus

funciones profesionales.

3.2.3.3. Hoja de Hallazgos

Se considera que los hallazgos en auditoria son las diferencias significativas

encontradas en el trabajo de auditoria con relación a lo normado o a lo

presentado por la gerencia.

3.2.3.3.1. Condición: La realidad encontrada

3.2.3.3.2. Criterio: cómo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe

ser)

3.2.3.3.3. Causa: Qué originó la diferencia encontrada

3.2.3.3.4. Efecto: Qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.

3.2.3.3.5. Conclusiones: Se efectúan en base a los resultados.

3.2.3.3.6. Recomendaciones: Son las posibles soluciones.

3.2.4. Comunicación de Resultados

En el transcurso de una auditoría, los auditores mantendrán constante

comunicación con los servidores de la entidad u organismo, dándoles la

oportunidad para presentar pruebas documentadas; la comunicación de los

resultados se la considera como la última fase de la auditoría.

“Al finalizar los trabajos de auditoría en el campo, se dejará constancia

documentada de que fue cumplida la comunicación de resultados en los

términos previstos” (PARRA, 2010, p.23)

Las diferencias de opinión entre los auditores de la entidad, o empresa

auditada, en el informe constarán las opiniones divergentes. Las disposiciones

legales pertinentes, reconocen a la comunicación de resultados en el

transcurso del examen como un elemento muy importante, especialmente al

completar el desarrollo de cada hallazgo significativo y en la conferencia final y


35

por escrito, a través del informe de auditoría que documenta formalmente los

resultados del examen.

En esta fase se procede a la elaboración del informe, en donde el equipo de

auditoría comunica a los funcionarios de la entidad auditada los resultados

obtenidos durante todo el proceso de ejecución de la auditoría.

Es importante considerar que el trabajo de la auditoría debe realizarse en

observancia de las normas de calidad así como de la normativa de carácter

general y específico vigente.

La labor de la auditoría como todo proceso sistemático debe ser constante,

metódico y proveer una seguridad razonable de que se consideraron los

criterios técnicos adecuados y que el trabajo se llevó a cabo con el debido

cuidado profesional que garantiza la calidad del resultado.

La Comunicación de Resultados en contabilidad

Al concluir las acciones correspondientes a la investigación es necesario

analizar los resultados e interpretarlos, relacionándolos con el marco teórico y

la hipótesis planteada.

El análisis teórico consiste en estudiar los elementos de la información y

evaluar de qué forma responden a la hipótesis planteada en la investigación. La

interpretación de resultados trata de encontrar y recopilar la información

recopilada en la teoría.

Cuando la información se analiza se parte del estudio de la relación de

resultados con el planteamiento del problema, las variables, las hipótesis y los

instrumentos de recolección de datos.

La etapa de análisis e interpretación de resultados es la que requiere de mayor

creatividad y habilidad intelectual, pues es en esta donde se deben de


36

encontrar los puntos de coincidencia de resultados con los que se plantearon

en el esquema de investigación.

Para el efecto del análisis de resultados será necesario considerar los

siguientes pasos:

Describir y Sintetizar los resultados

Analizar cada una de las hipótesis en relación con los resultados a fin de

determinar cuáles fueron comprobadas y cuáles rechazadas.

Estudiar cada uno de los resultados y por separado y relacionarlos con

el marco teórico

Efectuar una síntesis general de los resultados

Definir el Tipo de Reporte:

Reporte Cuantitativo:

Es la exposición objetiva de resultados presentados a través de datos

interpretados en cantidades, porcentajes, cifras, cuadros comparativos,

esquemas numéricos, etc. Determina resultados contables.

Reporte Cualitativo:

Es una exposición narrativa donde se presentan los resultados a detalle. Las

descripciones y narraciones utilizan un lenguaje vívido, fresco y natural.

Tradicionalmente la contabilidad se ha definido el "lenguaje de los negocios"

por el hecho de ser, dentro de la organización, una actividad de servicio

encargada de identificar, medir y comunicar la información económica que

permite a los diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones.

A partir de un ejercicio de investigación documental se plantea como principal

interés, indagar sobre las estrategias y enfoques de comunicación existentes e

implementadas en disciplinas como la Administración y la Gerencia Social que


37

permitan pensar en propuestas de intervención hacia el fortalecimiento de las

organizaciones.

La organización es definida desde el ámbito público, privado y comunitario

como un sistema complejo de redes que se relacionan diariamente y que

necesitan estar constantemente comunicadas de una manera clara, veraz,

eficiente y eficaz, es un escenario de convivencia permanente que requiere de

la mejor y más clara comunicación que pueda darse entre dos o más

individuos, una comunicación donde se considere a cada persona como un

mundo particular y exclusivo, con características especiales que hacen de cada

uno de ellos, una pieza importante en el engranaje de cualquier grupo social

definido.

Paralelo al desarrollo de las organizaciones se han definido tendencias,

enfoques y formas de administrar, en este sentido la Administración y la

Gerencia Social son consideradas dos disciplinas que orientan el proceso al

interior de las organizaciones con formas particulares de actuación y de

generación de diversos niveles de relacionamiento entre los sujetos que

participan de ellas. La Administración desde la teoría clásica, de sistemas, de

contingencia, humanista entre otras, ha revaluado su visión de la comunicación

al interior de las organizaciones, dando lugar a visiones estratégicas que

permiten interrelacionar aspectos como la planeación, la elaboración de

proyectos, principios, participación, inclusión, una mirada diferente del liderazgo

y la comunicación principalmente.

La propuesta misma de la Gerencia Social va más allá de conceptos

administrativos y trasciende a ser potenciadora de recursos y creadora de

nuevas alternativas y posibilidades en el ámbito social, todo ello bajo principios

de equidad, transparencia, pertinencia, consistencia, coherencia, oportunidad,

sostenibilidad, calidad, eficiencia y efectividad. Teniendo en cuenta las

dimensiones de estas disciplinas se plantean reflexiones frente a la

Comunicación.


38

3.2.4.1. Borrador de Informe de Auditoría

En ésta etapa el Auditor se dedicará a formalizar en un documento los

resultados a los cuales llega el auditor en la auditoria ejecutada y demás

verificaciones vinculadas con el trabajo realizado.

Comunica á los resultados al máximo nivel de dirección de la empresa auditada

y otras instancias administrativas, así como a las autoridades que

correspondan, cuando esto proceda.

El informe parte de los resúmenes y/o conclusiones elaboradas en cada una de

las áreas examinadas en éste caso las relacionadas al ciclo de ingresos que se

vayan elaborando y analizando con los auditados, respectivamente, en el

transcurso de la auditoría.

La elaboración del informe final de auditoría es una de las fases más

importante y compleja de la auditoría, por lo que requiere de extremo cuidado

en su preparación.

El informe de auditoría debe tener un formato uniforme y estar dividido por

secciones para facilitar al lector una rápida ubicación del contenido de cada

una de ellas. El informe de auditoría debe cumplir con los siguientes apartados:

INFORME FINAL DE AUDITORÍA INTERNA

Que se emita por el auditor interno o la persona responsable de evaluar

el ciclo de ingresos.

Que se prepare en forma escrita.

Que el informe sea elaborado oportunamente

Distribución rápida y adecuada.

Que muestre la calificación según la evaluación de los resultados de la

auditoría.

Que refleje una actitud objetiva y con el debido cuidado.


39

Que todo lo que se consigna esté reflejado en los papeles de trabajo y

que responden a hallazgos relevantes con evidencias suficientes y

competentes.

Que sea completo, exacto, y convincente, así como claro, conciso y fácil

de entender, propositivo, es decir enfocado a la mejora.

Fecha de emisión del

Informe

En éste apartado se coloca el día,

mes y año en el cual sé está

enviando el informe de auditoría.

Destino

En éste espacio se describe el

Nombre y el cargo de la persona a la

cual está dirigido el informe, es decir

Gerencia o dueño de la empresa.

Destinatario

Se detalla el nombre del auditor

interno y el cargo que éste tiene

dentro de la empresa.

Asunto o Denominación del

informe:

Se describe el área o la prueba

realizada.

Nombre de las personas

involucradas en las áreas

examinadas.

En éste apartado se coloca los

nombres y los cargos de las

personas involucradas en las áreas

examinadas a las cuales se les

enviara copia del informe de

auditoría, así como un espacio para

archivo del informe por parte de la

unidad de auditoría interna.

Referencia

En cada informe se coloca la

referencia del informe, es decir

número correlativo de cada informe

enviado por auditoría, lo anterior con

el objeto de tener un marco de

referencia de cada uno de los


40

informes enviados, ejemplo de ellos

se detalla a continuación: Ref. : AI No

Objetivo de la

evaluación

Grado de cumplimiento de las

políticas y procedimientos

establecidos para cada una de las

áreas consideradas dentro del ciclo

de ingresos.

Alcance El alcance de las pruebas realizadas

en cada una de las áreas

examinadas.

Periodo de desarrollo de las

áreas de auditoría

Lapso de tiempo que ha considerado

para realizar las pruebas de control y

cumplimiento de las políticas y

procedimientos de las empresas.

Aclaraciones previas

Efectos a evaluar, adoptadas de

acuerdo a los procedimientos de

control establecidos por la

administración de la empresa.

Condiciones Reportables Detalle de los hallazgos de auditoría

determinados durante las pruebas.

Comentarios

proporcionados por la

administración

De acuerdo a lo enviado en el

informe borrador de auditoría a la

administración o gerencia se solicita

al encargado del área auditada nos

proporcione sus comentarios de cada

uno de los hallazgos determinados, lo

anterior con la finalidad de estar de

acuerdo ambas partes con los

hallazgos determinados y en caso de

no estar de acuerdo justificar con

evidencia lo contrario a los hallazgos

plasmados en el informe borrador y


41

preliminar.

Recomendaciones

Las recomendaciones de auditoría

deben estar orientadas a cada uno

de los hallazgos obtenidos en el

proceso de las pruebas, y estas

orientadas a mejorar el control

interno en la empresa.

Conclusiones

Las conclusiones deben establecer el

grado de satisfacción de la auditoría

sobre los resultados obtenidos en las

pruebas de control interno realizadas

a las áreas del ciclo de ingresos.

Finalización del informe

En éste espacio se plasma un breve

cierre del informe, describiendo que

estamos en esperas de cualquier

comentario al respecto, el cual con

gusto atenderemos

Fuente: Auditoria operativa en la gasolinera Hermanos Vivar

Elaborado por: Collaguazo Barrera Lourdes Maritza

3.2.4.2. Conferencia de Informe de Auditoría

Informe con los resultados del estudio denominado “Incluir nombre dado en

Plan Anual de Labores o aquel designado en el informe respectivo” En las

hojas adjuntas se detallan los acuerdos y observaciones sobre los puntos en

particular. Al final de cada hoja se cierra y se firma como muestra de

conformidad con lo ahí indicado.

Esta acta consta de lo siguiente:

Observaciones: (1) hoja adjunta

Recomendaciones:


42

3.2.4.3. Conferencia de Informe de Auditoría Informe de Auditoría

definitivo

Es el resultado de la información, estudios, investigación y análisis efectuados

por los auditores durante la realización de una auditoría, que de forma

normalizada expresa por escrito su opinión sobre el área o actividad auditada

en relación con los objetivos fijados, señalan las debilidades de control interno,

si las ha habido, y formula recomendaciones pertinentes para eliminar las

causas de tales deficiencias y establecer las medidas correctoras adecuadas.

Importancia y relevancia del informe

El producto que vende Auditoría son sus informes.

Se remiten a las más altas autoridades de la organización.

Es el medio de que se vale Auditoría para dar a conocer su opinión.

Es su vehículo de comunicación.

Ponen de manifiesto si los auditores tienen una visión gerencial de las

áreas auditadas o carecen de ella. Si están realmente capacitados.

Son representativos de la calidad de la Auditoría Interna en cuanto a:

formación profesional, cultura, estilo, corrección en el lenguaje escrito,

etc.

Cada informe es una carta de presentación de la Auditoría, los errores

de concepto, la falta de oportunidad de las recomendaciones y la

eficiente redacción pueden producirse en cualquier auditoría y es algo

que debe evitarse.

Precauciones básica

La minuciosidad y el examen de los informes de auditoría una vez redactados y

listos para ser distribuidos, exigen un cuidadoso procedimiento de CONTROL

DE CALIDAD que elimine errores y fallos de cualquier clase y evite

apresuramientos e improvisaciones.

Revisar cifras y datos detenidamente.

Corregir estilo y eliminación de faltas de ortografía, de impresión, etc.


43

Leerlo por auditores que no hayan intervenido en la auditoría.

Comprobar la pertinencia de las opiniones y recomendaciones.

Verificar su fundamentación documental y racional.

Para tener en cuenta

El informe de Auditoría refleja, condensa y divulga la opinión de/los Auditor(es)

y sus recomendaciones y es la prueba elocuente de su calidad y de su acierto

o de sus carencias en el trabajo realizado.

El/Los Auditores Internos deben reportar los resultados de su trabajo de

auditoría:

Se debe emitir un informe escrito y firmado, cada vez que concluya un

examen de auditoría. Pueden haber informes parciales.

El/Los Auditores Internos deberán discutir sus conclusiones y

recomendaciones a un nivel adecuado dentro de la organización / área /

unidad auditada, antes de emitir su reporte escrito final.

Los reportes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y

oportunos.

Los reportes deberán contener el objeto, alcance y resultados del trabajo

realizado, en lo aplicable, la opinión del auditor.

Los reportes pueden incluir recomendaciones de mejoras potenciales y

un satisfactorio reconocimiento de la ejecución de acciones correctivas.

Pueden ser incluidos los puntos de vistas de los auditados respecto de

conclusiones o recomendaciones del auditor.

El responsable superior del Departamento de Auditoria Interna deberá

revisar y aprobar el reporte final de auditoria antes de su emisión y

deberá decidir a quién se le distribuirá dicho informe.

ALCANCES A LOS REQUISITOS DEL INFORME

Los reportes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y

oportunos.


44

Los reportes son constructivos si son reales, imparciales y están libres

de distorsión, debiendo figurar sin prejuicios las observaciones,

conclusiones y recomendaciones.

Los informes son claros cuando son fácilmente comprensivos y lógicos.

La claridad puede mejorarse evitando el lenguaje técnico innecesario y

proporcionando suficiente información de apoyo.

Los informes concisos van a los hechos y evitan detalles innecesarios,

expresando las ideas con el menor número de palabras posibles.

Los informes constructivos son los que como resultado de su contenido y

tono, ayudan al auditado y a la organización y conducen a realizar las

mejoras necesarias.

Los informes son oportunos cuando se emiten sin retrasos indebidos y

permiten una rápida acción efectiva.

DETALLES A TENER EN CUENTA

Presentación impecable.

Redacción correcta.

Fácil lectura y manejo.

Estructurado.

Breve y medular.

PRESENTACIÓN IMPECABLE

Formato estándar, titulado, referenciado, limpio, sin correcciones ni faltas

o errores de impresión o de ortografía que serían imperdonables.

El destinatario del informe asociará la calidad del informe con la calidad

de la auditoria. Los errores que se le “escapen” al Auditor darán a lugar

a pensar otros descuidos durante el transcurso de la auditoría.

El responsable último del informe es siempre el directivo superior de

Auditoría. Para éste es obligatorio dar lectura completa y detenida del

informe. Con su firma asume la responsabilidad total del contenido del

informe.


45

REDACCIÓN CORRECTA

De los informes deben suprimirse las afirmaciones contundentes, las

expresiones agresivas o hirientes, la ironía y el sarcasmo y las alusiones

personales. La redacción debe ser clara y culta a la vez, sin términos

repetitivos, evitar frases hechas. Debe transmitirse al lector lo que realmente se

quiere y hay que decirlo sin posibles confusiones o malas interpretaciones.

Evitar frases atribuibles a otras profesiones que puedan dar lugar a

problemas legales; ejemplo: “Se ha comprobado fehacientemente...”.

La finalidad del informe es que su cumplan sus recomendaciones y a ello

hay subordinar cualquier otro fin.

FÁCIL LECTURA Y MANEJO

Los informes que no sean manejables (excesivamente voluminosos), van a ser

muy difíciles que se lean y un informe que no se lea por el destinatario carece

de valor. Los informes se hacen para los destinatarios no para satisfacer al

auditor.

Para que los informes interesen han de atraer inmediatamente la

atención del lector. A ello contribuirá que su lectura sea lo más cómoda y

rápida posible.

Con independencia de su contenido, han de ser impresos con letra lo

suficientemente grande. Frases y párrafos cortos y espaciados. Evitar

párrafos interminables.

Apartados y epígrafes adecuadamente titulados

ESTRUCTURA NORMALIZADA

Índice

Descripción del contenido del informe capítulos, epígrafes y sub-epígrafes con

número de página asociado.


46

Párrafo Introductorio

Naturaleza de la auditoría

Período cubierto

Tiempo dedicado al trabajo de campo

Personal asignado al Auditoría

Alcance

El alcance está determinado por los objetivos y procedimientos empleados en

la auditoría y concreta la amplitud y profundidad de los trabajos.

Resumen de Aspectos Principales

Aspectos sustantivos tratados en el informe, síntesis de hallazgos

Hallazgos y Recomendaciones

Por aspectos individuales

Encabezado

Hallazgo

Recomendación

La conclusión más sólida es aquella que el auditado está de acuerdo con lo

que se le planteó y aceptó tomar medidas correctivas.

Las conclusiones aceptadas sirven para informar a la autoridad superior

respecto del problema y su solución. De otro modo, la conclusión se refiere al

reconocimiento del problema por parte del auditado quién se ha comprometido

al estudio de su solución. También puede ser necesario una recomendación

relativa a lo que el auditor considere de hacer el auditado, aun cuando este no

esté se encuentre en desacuerdo. Otras recomendaciones implican la

necesidad de involucrar un más alto nivel de autoridad que el auditado. En este

caso se puede incorporar la posición del auditado.

Comentarios de lo Auditado.

En este párrafo se consigna la reacción del auditado respecto de los hallazgos,

conclusiones y/o recomendaciones de auditoría. Cuando existen diferencias de


47

opinión o circunstancias atenuantes, el informe de auditoría incluirá los

comentarios del auditado.

Carta Conductora.

El informe se hace llegar a través de una carta denominada “conductora”

dirigida a la autoridad superior con copia al auditado y otros que

excepcionalmente se estimaran necesarios.

Esta carta incluye un párrafo referido a la apreciación del auditor asignado

respecto de la cooperación y asistencia recibida durante la auditoría.

BREVE Y MEDULAR.

Se debe procurar que los informes sean lo más breve, cortos y reducidos que

sea posible, para lo cual el informe no debe incluir información confusa, larga,

tediosa y documentación como prueba. Dichas pruebas se deben mantener en

el soporte o archivo del informe junto con los correspondientes.


48

APLICACIÓN

PRÁCTICA


49

CAPITULO IV

FASE I. CONOCIMIENTO PRELIMINAR

UNIDAD ACADEMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y

EMPRESARIALES FACULTAD DE INGENIERIA EN

CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA

Con la finalidad de conocer cuál es la situación actual de la administración de la

“Gasolinera Hermanos Vivar”, pedimos a usted se digne proporcionarnos la

información que la pie de la presente le solicitamos, la misma que nos permita

desarrollar el proyecto de investigación denominado “AUDITORIA OPERATIVA

EN LA GASOLINERA HERMANOS VIVAR” en beneficio del ente que usted

dirige. Para tal efecto se observará lo siguiente:

El objetivo general es:

Realizar una Auditoría de Gestión al área de crédito y cobranzas, al área de

recursos humanos y a la Planificación estratégica, para evaluar los niveles de

eficiencia, eficacia y economía, los que permitirán determinar falencias e

identificar oportunidades de mejora con la finalidad de ayudar a la dirección a

lograr una administración más eficaz a través de la aplicación de indicadores

de gestión que contribuyan a generar una propuesta de mejoramiento e

innovación.

Los objetivos específicos:

Comprobar si existe un control interno sobre el área de crédito y

cobranzas con la finalidad de determinar las debilidades y fortalezas de

estas.

Establecer si existe un proceso completo de las transacciones de la

cuenta crédito y cobranzas


50

Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias

y políticas que rigen para el manejo de créditos

Evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y economía en la utilización y

aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales y

tecnológicos.

Establecer conclusiones y recomendaciones en las áreas analizadas

mediante la entrega de un informe de auditoría.

Para el desarrollo del presente examen se le ha designado como jefe de equipo

y contará con la colaboración del administrador y las personas que conforman

el área contable.

Al finalizar el examen se presentará el informe de Auditoría con sus

comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Atentamente,

Collaguazo Barrera Lourdes Maritza

Auditora supervisora


51

Entidad: GASOLINERA HERMANOS VIVAR Tipo de trabajo: Auditoría Operativa

Alcance: 1 de enero al 31 de diciembre de 2013

Cédula Sumaria

El día 3 de agosto del año 2013, siendo las 15:00 horas se visitó las instalaciones de la Gasolinera Hermanos Vivar, ubicada en el Cantón La Troncal provincia del Cañar. A través de la aplicación de técnicas de Auditoría como la constatación ocular y física se pudo observar los siguientes puntos importantes para el trabajo a desarrollar: Recursos utilizados por la empresa: Recurso material: La empresa tiene a su disposición una infraestructura amplia y moderna distribuida en dos aéreas: la una, que comprende lo que es la parte administrativa y la segunda conformada por las islas que es donde se vende el combustible; esta última está diseñada con tecnología de punta, conformada por cuatro islas y cada una de ellas compuesta por dos dispensadores destinados a la distribución de combustible. Además de contar con el espacio físico adecuado para la administración de la empresa y atención al cliente. Las oficinas que están en la parte lateral, diseñada en una planta grande, en donde funcionan las oficinas de la gasolinera y un minimercado; a su vez, éstas están debidamente distribuidas tanto para el correcto funcionamiento de los equipos como para el bienestar de las personas. En las oficinas de la empresa se encuentra: El área de Recepción, funciones que desempeña la misma persona y que está debidamente equipada con recursos como: un computador de escritorio, una impresora matricial, un teléfono convencional y un fax. La sala de reuniones general. La oficina de contabilidad igualmente equipada con un computador, teléfono y archivadores. Oficina de créditos y cobranzas diseñada con un mueble muy grande para guardar las ordenes de crédito que se manejan, un teléfono y gavetas para archivar. Un baño para uso tanto de los empleados como de los clientes. La oficina de gerencia, equipada con computadora, teléfono, mesa y sillas para reuniones, baño privado, nevera, televisor, DVD, minicomponente, Cada una de las oficinas tiene las instalaciones adecuadas para el buen desarrollo del trabajo. Los horarios de trabajo son diferentes para todas las oficinas, con la finalidad de dar una mejor atención a los clientes de 8:00 – 19:00. Teniendo dos horas designadas para el almuerzo. Recurso Financieros: Esta empresa por ser una sociedad de hecho entre hermanos

y la mamá, ha realizado la cobertura del negocio con dinero propio, es decir, no tuvieron la necesidad de financiarse y esto hace que no tengan problemas de liquidez, la gasolinera está valorada en un millón de dólares (sólo infraestructura), también tienen invertido en el combustible ya que se mantienen con los tanques de combustible siempre llenos. La disposición en los tanques de reserva son de diez mil galones de combustible, lo que representa veinte dos mil 90/100 en efectivo que tienen amortizado diariamente, y la venta diaria que se realiza es de más o menos unos 9000 galones de combustible valorado en 18.000 dólares.


52

Entidad: Gasolinera Hermanos Vivar

Tipo de trabajo: Auditoría Operativa


Cédula Narrativa

Con el objetivo de obtener un conocimiento general de la empresa se

realiza la Cédula Narrativa la cual consistió en una entrevista a la Sra.

Maria Robles, Gerente de la empresa y al Sr. Miguel Barahona

administrador de la empresa, quienes nos brindaron su apoyo e interés

en el desarrollo de la Auditoría Operativa en la institución.

Como resultado de la entrevista obtuvimos la siguiente información:

¿Qué tipo de actividades desarrolla la empresa?

La actividad que desarrolla la empresa es la comercialización de

combustible.

¿Qué productos ofrece al mercado?

Ofrece al mercado automotor combustible como gasolina extra, super y

diesel.

¿A qué segmento de mercado se enfoca más? (producción, servicio

o comercialización)

Se enfoca a la comercialización.

¿Cuáles son los sectores de mercado que abarca?

Se desarrolla en la provincia del Cañar ciudad de la Troncal.

¿Con cuántos locales cuenta la empresa y cuál es el principal?

La empresa cuenta con una sola estación de servicio.


53

¿Qué cambios importantes se han realizado en la empresa?; ¿Qué

beneficios han traído los mismos?

No ha presentado cambios significativos aunque constantemente se

capacita al personal sobre atención al cliente lo que nos ha significado un

incremento en las ventas.

¿Con cuánto personal cuenta la empresa?

La empresa está constituida por 5 personas.

¿Realizan capacitaciones al personal? ¿Con qué frecuencia?

Sí realizan capacitaciones al personal, referente al trabajo en equipo y

capacitaciones con respecto a atención al cliente principalmente.

¿Ha elaborado un análisis FODA?

No se ha desarrollado análisis FODA

¿Cuenta con indicadores de gestión?

No por el momento, se está trabajando en los mismos.

¿Existe un organigrama funcional de la empresa?

Sí existe.

¿Ha realizado un estudio sobre sus competidores?

No se ha realizado un estudio a la competencia, sin embargo,

constantemente estamos preocupados por investigar informalmente sobre

ellos.

¿Cuenta con un plan estratégico?

Sí se cuenta con un plan estratégico

. ¿Realizan un Control Interno de la empresa?

El control interno que se realiza es todavía deficiente.

¿Cómo se maneja la calidad de los productos y servicios?

En este punto les puedo comentar que estos productos no se pueden

alterar de ninguna manera siempre se va a poder proporcionar un buen

producto debido a que el traslado del combustible se lo realiza con

tanquero propio; de la planta a la gasolinera con sus respectivos sellos de

seguridad colocados en Gasolinera Hermanos Vivar, luego de cargar el

combustible, y estos a su vez se los abre el momento del descargue en

los tanques de abastecimiento en la gasolinera. Y en cuanto a la medida


54

también es exacta, debido a que los empleados de la DNH encargados

de controlar las medidas, todos los primeros días de cada mes vienen

hacer las revisiones y pruebas en cada surtidor para ver si no hay

alteración. Si se diera el caso de que estuvieran alteradas nos emitirían

una multa que va más o menos desde unos $6.000 y sería clausurada la

gasolinera por 8 días.

¿Cuál es su opinión acerca de la situación actual de la empresa?

En general, la condición actual de la empresa consideramos que es

buena, pero recalquemos que para llegar a esto han tenido que pasar

algunos años de trabajo duro y permanente. En la actualidad tenemos

una gran expectativa por los retos de crecimiento que nos hemos

planteado para este año, recordando que la empresa durante su tiempo

de permanencia en el mercado ha pasado por etapas de crecimiento

informal siendo más notoria en el periodo del 2006 al 2009, finalmente

consideramos haber alcanzado una etapa formal en el año 2010, en

donde su crecimiento ha sido un valor alto que para alcanzarlo han

incluido siempre la perspicacia de lo que quieren hacer y hacia dónde

quieren llegar en base a resultados reflejados en números, aspirar a más

considerando la situación económica del país.

¿Cuáles considera que son las principales fortalezas y debilidades

existentes en la empresa?

Sin lugar a dudas sus mayores fortalezas son: un buen equipo humano

que tiene el conocimiento necesario para hacer frente a los

requerimientos de la empresa, la excelente relación con los clientes, los

productos de excelente calidad para la comercialización, la experiencia en

el mercado y los lineamientos de la Planificación Estratégica que han

implementado y que con el paso de los años los han venido puliendo de

acuerdo a las necesidades. Entre las debilidades podemos señalar: la

falta de implementación de tecnología adecuada para manejar más rápido

todo lo concerniente a la empresa ya que se lleva manualmente las

cuentas.


55

¿Existe un Manual de Funciones y de Descripción de Cargos, además de

Reglamento de Trabajo Interno debidamente establecido en la empresa?

No se tiene un Manual de Funciones establecido, pero existe un Manual de

Normas de Competencia Laboral emitido, que contiene la descripción de las

funciones de los diferentes puestos de trabajo. Por otro lado, posee la empresa

un Reglamento de Trabajo Interno debidamente legalizado e implantado en la

empresa.

¿Cómo se lleva a cabo el proceso de capacitación del personal?

No se tiene nada establecido o implantado para capacitar al personal dentro de

la empresa, ya que la comercializadora es la que capacita al personal.

¿Cuál es la expectativa que usted tiene de esta Auditoría Operativa?

Que los hallazgos que se indiquen en el informe de auditoría sean relevantes y

que las conclusiones y recomendaciones emitidas por la auditora puedan ser

aplicables con el tiempo para que reflejen el incremento de la eficiencia, eficacia,

economía, ética, ecología en las operaciones y por ende en el aumento de

rentabilidad para la empresa.

Elaborado por: Maritza Collaguazo

Fecha: Diciembre de 2013

Revisado por:

Fecha:


56

3.1.5 Estructura de Cuestionario de control interno a la gestión

institucional de la.




Preguntas Respuestas Comentarios

No. Gestión institucional SI No Na

1 Los fines y las actividades principales

de la empresa corresponden a:

• ¿Servicio?

• ¿Industrial?

• ¿Comercial?

• ¿Financiera?

X

2 ¿En la Gasolinera Hermanos Vivar se

ha implantado y se encuentra en

aplicación la Planificación

Estratégica?

X

3 ¿La Gasolinera Hermanos Vivar

cuenta con un organigrama

estructural y funcional?

X

4 En la empresa se encuentra definido:

¿Las Metas?

¿La Misión?

¿La Visión?

¿Objetivos?

X

5 ¿La empresa evalúa la gestión en

términos de eficiencia, eficacia, ética

y economía de parámetros e

indicadores de gestión?

X


57

6 Para medir la calidad,

cantidad, grado y oportunidad

del producto o servicio

prestado satisface la

necesidad del usuario o

cliente, se realiza:

¿Comparación de un producto

o servicio con estándares

establecidos por los usuarios?

¿Comparación de un producto

o servicio con estándares de

calidad establecidos por la

competencia?

Encuestas o cuestionarios.

X

8 ¿La Gasolinera Hermanos

Vivar cuenta con un

departamento ambiental, que

se encarga de medir el

impacto a mediano o largo

plazo en el entorno ambiental

de los productos o servicios

prestados?

X

9 ¿En la empresa se encuentran

detectadas las fuerzas y

debilidades; así como las

oportunidades y amenazas en

el ambiente de la

organización?

X

10 ¿En la Gasolinera Hermanos

Vivar cuentan con un personal

suficiente y eficiente para el

desarrollo de sus funciones

X


58

11 ¿En la Gasolinera Hermanos Vivar se

han determinado normas o políticas

de seguridad e higiene?

X

12 ¿Los empleados y la alta gerencia

cuidan la imagen que proyectan ante

el sector y sus alrededores en donde

se desempeñan las actividades de la

gasolinera?

X

13 ¿Para la prestación de servicios y/o

venta de productos La Gasolinera

Hermanos Vivar cuenta con los

permisos necesarios que los

organismos competentes exigen?

X



Revisado por:

Fecha:


59

Fase II: planificación

3.2.1 Memorando de planificación

Memorando de Planificación




Auditoría de Gestión a: Gasolinera Hermanos Vivar

Preparado por: Maritza

Collaguazo


Revisado por: Fecha:

Requerimiento de la auditoria

Informe

Cronograma de cumplimiento de recomendaciones

Fechas de intervención (Cronograma)

Fecha Estimada

Orden de trabajo ENERO DE 2013

Conocimiento preliminar MARZO DE 2013

Planificación MARZO DE 2013

Inicio del trabajo en el campo ABRIL DE 2013

trabajo en el campo MAYO DE 2013

Discusión del borrador del informe

con funcionarios

SEPTIEMBRE DE 2013

Emisión del informe final. DICIMEBRE DE 2013

Presentación del informe

aprobado.

DICIEMBRE DE 2013

Equipo de auditoría

Nombres y Apellidos

Auditor General

Jefe de equipo de auditoría Maritza Collaguazo

Auditor Operativo Maritza Collaguazo


60

Días presupuestados

66 Días laborables distribuidos en las siguientes fases:

Fase I, Conocimiento Preliminar 09 días

Fase II, Planificación 20 días

Fase III, Ejecución 23 días

Fase IV, Comunicación de resultados 14 días

Seguimiento 0 días

Recursos financieros y materiales

Detalle Cant. Final Precio c/u Valor total

Materiales y Suministros

Hojas 300 0,02 4,00

Bolígrafos 5 0,40 1,60

Carpetas 5 0,50 3,75

Tóner para impresora 4 22,00 34,00

Copias 200 0,02 2,00

Anillados 2 7,00 12,00

Viáticos/ Transporte 5 20,00 50,00

Depreciación de Computadora 1 25,64 51,28

Depreciación de Impresora 1 6,78 13,56

Servicios Básicos 1 3,00 9,00

Gastos de Celular/Internet 1 20,00 40,00

TOTAL 221,19

Enfoque de la auditoría:

Objetivo General:

Realizar una Auditoría Operativa al área de crédito y cobranzas, al área de

recursos humanos y a la planificación estratégica, para evaluar los niveles de

eficiencia, eficacia y economía, los que permitirán determinar falencias e

identificar oportunidades de mejora con la finalidad de ayudar a la dirección a

lograr una administración más eficaz a través de la aplicación de indicadores

de gestión que contribuyan a generar una propuesta de mejoramiento e

innovación.


61

Objetivos específicos:

Comprobar si existe un control interno sobre el área de crédito y cobranzas con

la finalidad de determinar las debilidades y fortalezas de estas.

Establecer si existe un proceso completo de las transacciones de la cuenta

crédito y cobranzas.

Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y

políticas que rigen para el manejo de créditos.

Evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y economía en la utilización y

aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales y

tecnológicos.

Establecer conclusiones y recomendaciones en las áreas analizadas mediante

la entrega de un informe de auditoría.

Alcance

El alcance de nuestra auditoría de operativa cubre el periodo comprendido

entre

Componentes

Componente: Gasolinera Hermanos Vivar

Subcomponente: Planificación estratégica

Subcomponente: Departamento de recursos humanos

Subcomponente: Departamento de crédito y cobranzas


62

Resumen de los resultados de la evaluación de control interno

En cuanto a la evaluación del Control Interno tenemos el siguiente resultado

por cada componente.

Ambiente de control interno

Las ventajas de este componente son:

dades al personal.

a planificación estratégica.

FODA

A continuación se presenta las fortalezas y debilidades elaboradas por la

empresa:


63

FODA Estación de Servicios Hermanos Vivar

Cuadro No. 4: FODA


Fuente: Gasolinera Hermanos Vivar

Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas

Personal

competente y

calificado.

Población

Troncaleña en

crecimiento

Manejo de líquidos

inflamables

Alto número de

competidores.

Capacidad de

endeudamiento

Oferta de personal

idóneo para las

actividades de la

empresa.

No se realiza

análisis de riesgos

Reformas legales

en el ámbito

hidrocarburífero.

Bajos gastos

administrativos

Marca a la que

pertenece la

empresa en

constante

crecimiento.

Deficiente control

interno.

Reformas legales

SRI

Conveniente

equipo y

herramientas de

trabajo

Alta dependencia

del sector petrolero.

Buena ubicación


64

Indicadores de gestión

Indicador de eficiencia en la planificación estratégica

Ventas Reales del 2013

x 100

Ventas Presupuestadas

Indicador de eficiencia departamento de recursos humanos

Personal Capacitado

X 100

Total del personal

Indicador de eficiencia en el departamento de crédito y cobranzas

Créditos cobrados

X100

Total de Créditos Otorgados

Firmas de responsabilidad de la planificación

Auditor operativo Jefe de equipo



65

Fase III: Ejecución

3.3.1. Programas de trabajo

Programa de Trabajo


Tipo de Examen: Auditoría Operativa


Subcomponente: Planificación Estratégica

N° Descripción Ref. Elaborado

por:

Fecha

Objetivos

1. Evaluar si la

empresa

cuenta con

una

adecuada

planificación

estratégica

que le

permita

alcanzar los

objetivos

planificados.

P/T 009 D.P 4-07-2013

2. Determinar la

eficacia y

eficiencia de

la

planificación

estratégica

establecida

para la

empresa.

P/T 018 D.P 6-07-2013


66

Procedimiento

1. Revisión de

cada una de

los

componentes

de la

administració

n estratégica

establecida

por la

empresa.

P/T 014 D.P 4-07-2013

2. Establecer

parámetros

que permitan

medir la

eficiencia y

eficacia de la

planeación

estratégica.

P/T 018 D.P 6-07-2013

Riesgo

1. Falta de cumplimiento

de los objetivos que

persigue la

administración de la

empresa.

D.P

Calificación

Baja

Procedimiento

Revisión de la

planificación

estratégica y

P/T 014 D.P. 8-07-2013


67

comparación con

parámetros

recomendados

para su

elaboración.


Revisado por: Ec. Remigio Vásquez

Fecha: 19 de junio 2013

Programas de Trabajo




Subcomponente: Recursos Humanos


por:

Fecha

Objetivos

1. Determinar la

eficiencia y la

eficacia de la

gestión

desarrollada

por el

departament

o de recursos

humanos.

P/T 010 D.P 11-07-13

2. Evaluar cómo

se

desarrollan

los procesos

relacionados

con el

P/T 013 D.P 13-07-13


68

personal.

Procedimiento

1. Revisión de

cada una de

las políticas

establecidas

por la

empresa

sobre el

cumplimento

de los

procesos y

actividades

relacionadas

con el

personal.

P/T 015k D.P 11-07-13

2. Establecer la

eficiencia y

eficacia de

los procesos

relacionados

con el

personal de

la empresa.

P/T 018 D.P 13-07-13

Riesgo

1. *Contratación de personal poco

idóneo para los cargos.

*Personal insatisfecho que no rinde

en sus actividades y funciones.

Calificación

Mediano


69

Procedimiento

1. Revisar

contratos de

trabajo y

realizar

entrevistas a

los

empleados y

encargado

del control

del talento

humano.

P/T 013, P/T

015, P/T 017

D.P 15-07-13




Programas de Trabajo




Subcomponente: Crédito y Cobranzas


por:

Fecha

Objetivos

1. Evaluar la

gestión

realizada por

el

departament

o de crédito y

cobranzas en

la Gasolinera

P/T 011 D.P 25-07-13


70

Hermanos

Vivar

2. Determinar la

eficacia y

eficiencia de

la gestión del

departament

o de Crédito

y Cobranzas

y plantear las

actividades

que se van a

realizar en

los diferentes

departament

os.

P/T 018 D.P 26-07-13

Procedimiento

1. Determinar

mediante

indicadores

de gestión la

eficiencia,

eficacia y

economía del

manejo de la

cartera de

crédito.

P/T 018 D.P 25-07-13

2. Examinar los

documentos

necesarios

para

determinar la

P/T 016 D.P 27-07-13


71

eficiencia en

que trabaja el

departament

o de crédito y

cobranzas

3. Revisar el

archivo de

créditos

emitidos en

el 2010

P/T 016 D.P 28-07-13

Riesgo

- Documentos incompletos al aprobar un

crédito.

- Incremento de cartera incobrable

Calificación

Medio

Procedimientos

Realizar una

revisión del

archivo histórico

de documentos

de crédito que

tienen los

empleados de la

Estación de

Servicio.

P/T 016 D.P 29-07-13





72

3.3.2. Evaluaciones específicas de control interno

Evaluación específica de control interno





N° Preguntas Respuestas Valoración

Si No Na Pt Ct

Organización de la unidad

Se pretende hacer un análisis del correcto desarrollo de la planificación

estratégica

1 ¿La institución cuenta con

Planificación Estratégica?

X

2 ¿El reglamento Orgánico-Funcional

vigente, define claramente la

estructura organizativa de la unidad?

¿Está acorde con el Reglamento

Orgánico-Funcional?

¿Responde a la realidad?

X

3 ¿La planeación estratégica den la

empresa se desarrolla en función de

planes y programas?

¿En la planeación estratégica se han

establecido objetivos de corto o largo

plazo para la empresa?

¿Los objetivos planteados son de

conocimiento del personal?

¿Se transmiten a los empleados?

¿Se controla con regularidad el

desarrollo de los diferentes sistemas

de la empresa y se confronta con la

meta y objetivos determinados?

X


73

4 ¿Se han determinado parámetros e

indicadores que le permitan evaluar la

gestión?

En caso afirmativo indique:

¿Se cuenta con datos estadísticos o

históricos?

¿Encuestas o cuestionarios para medir

la satisfacción de las necesidades?

X

5 ¿Se hace participar a los empleados

en la elaboración de la Planificación

Estratégica?

X

6 ¿Se han definido sistemas de control y

evaluación a la Planificación

Estratégica?

X

7 ¿La Planificación estratégica cuenta

con misión, visión y objetivos?

X

8 ¿La Gasolinera Hermanos Vivar hace

cumplir y cumple la Planificación

Estratégica establecida?

X

9 ¿Los objetivos planteados en los

diferentes departamentos de la

empresa está de acuerdo al Plan

estratégico actual?

X

Total



Fecha: Septiembre de 2013


74







Si No Na Pt Ct


Se pretende hacer un análisis del correcto desarrollo de los Recursos

Humanos.

¿La Gasolinera Hermanos

Vivar cuenta con una

dirección o departamento de

Recursos Humanos?

SI

¿El reglamento Orgánico-

Funcional vigente, define

claramente la estructura

organizativa de la unidad?

¿Está acorde con el

Reglamento Orgánico-

Funcional?

¿Responde a la realidad?

NO

¿La Unidad de personal se

administra en función de

planes y programas?

¿Ha establecido objetivos de

corto o largo plazo?

¿Los objetivos planteados

son de conocimiento del

personal?

¿Se transmiten a los

NO


75

empleados?

¿Se controla con regularidad

el desarrollo de los diferentes

sistemas de la empresa y se

confronta con la meta y

objetivos determinados?

¿Se han determinado

parámetros e indicadores

que le permitan evaluar la

gestión?

En caso afirmativo indique:

¿Se cuenta con datos

estadísticos o históricos?

¿Encuestas o cuestionarios

para medir la satisfacción de

las necesidades?

NO

¿Se interrelacionan las

actividades de la unidad de

personal con el proceso de

formulación presupuestaria?

¿Se hace en relación a las

estrategias establecidas?

SI

¿Se han definido sistemas

de control y evaluación de

personal?

SI

¿Se hace o existe control de

gestión de personal?

NO

¿El personal recibe

capacitaciones con respecto

al puesto o función que

desempeña en la empresa

NO


76

¿Los objetivos planteados en

el departamento de Recursos

Humanos de la empresa

están de acuerdo al Plan


SI

Total


Revisado por: Ec. Remigio Vázquez



77





Subcomponente: Crédito y Cobranzas


Si No Na Pt Ct


Se pretende hacer un análisis del correcto desarrollo del Departamento

de Crédito y Cobranzas

¿La Gasolinera

Hermanos Vivar

cuenta con un

departamento de

Crédito y

Cobranzas?

SI

¿El reglamento

Orgánico-Funcional

vigente, define

claramente la

estructura

organizativa de la

unidad de Crédito y

Cobranzas?

NO

¿Existe personal que

controle el desarrollo

de los diferentes

sistemas de los

servicios como cobro

y crédito en la

estación de servicio?

SI


78

¿Se han

determinado

parámetros e

indicadores que le

permitan evaluar la

gestión y el impacto

de las actividades

que se desarrollan

en el departamento

de crédito y

cobranzas?

NO

¿Los objetivos

planteados en el

Departamento de

Crédito y Cobranzas

son conocidos por el

personal de dicho

departamento?

SI

¿Se han definido

sistemas de control y

evaluación para el

personal del

Departamento de


NO

¿El Departamento de


NO

mantiene un manual de funciones que sea para beneficio de sus empleados?

¿El Departamento de


tiene eficiente y

suficiente personal

SI


79

capacitado?

¿Los documentos

que sirven para la

aprobación de un

crédito cuentan con

un sistema de

archivo que respalde

la información

cuando sea

necesario?

NO

¿Los objetivos

planteados en los

diferentes

departamentos de la

empresa están de

acuerdo al Plan


NO

Total





80

3.2.3. Matriz de ponderación

Estructura organizativa y planificación

Subcomponente: planificación estratégica

Componente Ponderación Calificación

Establecido Misión

Establecimiento de

visión

Determinado valores

Establecido objetivos

Se ha elaborado matriz

de Plan Operativo Anual

Determinación de

políticas

Total

Tabla 1: Matriz de Ponderación Planificación Estratégica


Fuente: Observación directa

CP = Confianza ponderada

CT = Calificación total

PT= Ponderación Total

CP= CT * 100 = 40 *100= 66.67%

PT 60

Calificación Porcentual Grado de confianza Niveles de Riesgo

15-50% 1 Bajo 3 Alto

51-75% 2 Medio 2 Medio

76-100% 3 Alto 1 Bajo

Comentario:

Como se puede observar, el grado de confianza y riesgo para el

subcomponente de Planeación Estratégica es medio, en razón de dos

situaciones fundamentales: la primera, no se ha diseñado por parte de la


81

entidad una matriz de Plan Operativo Anual (P.O.A), lo que dificulta que los

objetivos establecidos por la entidad se cumplan, puesto no se cuenta con una

guía para encaminar su ejecución; y la segunda estriba en la carencia de

políticas en la entidad, situación que contribuye muy poco a que se tenga una

perspectiva clara.




Unidad de talento

humano

10 0

Coordinación del talento

humano según la

normativa vigente

10 10

El talento humano como

fortaleza de la empresa

10 9

Total 30 19

Tabla 2: Matriz de Ponderación Recursos Humanos






CP= CT * 100 = 19 *100 = 63.33%

PT 30

Calificación

Porcentual

Grado de confianza Niveles de Riesgo



76-100% 3 Alto 1 Bajo


82

Comentario:

Como se observa en la tabla anterior el grado de confianza y riesgo para el

subcomponente de Recursos Humanos es medio, en razón de que la

inexistencia de una unidad de talento humano encargada de fortalecer y

coordinar las gestiones dirigidas al personal y su óptimo desempeño podrían

derivar en que la empresa esté desdeñando la importancia que el factor

humano tiene para el cumplimiento de los objetivos.


Subcomponente: Departamento de Crédito y Cobranzas


El departamento de Crédito y

Cobranzas cuenta con normas

y políticas que son conocidos

por sus empleados

10 7

Antes de dar un crédito, los

solicitantes deben presentar

documentos que acrediten que

son solventes de pago.

10 9

Existe un plan que ayude al

cobro de los créditos otorgados

a las fechas establecidas

10 9

Para brindar un mejor servicio

de cobro existen documentos

que respalden el cobro de un

rubro.

10 8

Existen estándares del límite

máximo de los créditos

ofrecidos.

10 7

Total 50 40


83

Tabla 3: Matriz de Ponderación Crédito y Cobranzas






CP= CT * 100 = 40 *100= 80%

PT 50

Calificación Porcentual Grado de confianza Niveles de Riesgo



76-100% 3 Alto 1 Bajo

Comentario:

En base a la tabla anterior se puede observar que el grado de confianza para el

subcomponente Crédito y Cobranzas es alto y, por ende, el grado de riesgo es

bajo. Ello se debe a que el departamento de Crédito y Cobranzas ha

socializado entre sus colaboradores las normas y políticas relacionadas a sus

funciones, a la exigencia de los solicitantes a un crédito de presentar

documentación que acredite solvencia, a la existencia de un plan que ayude al

cobro de los créditos otorgados a las fechas establecidas, y otros mecanismos

claramente diseñados que aseguran un desempeño óptimo en el área en

cuestión.

3.2.4. Matriz de planificación específica Primeros hallazgos Nivel de:

Condición Criterio Causa Efecto Riesgo Conf.

Generales Predomina el

buen ambiente

de trabajo entre

los trabajadores

de Gasolinera

Hermanos Vivar

El buen ambiente de trabajo

propicia el correcto

cumplimiento de las

diferentes actividades

encomendadas

manifestándose en un mejor

desarrollo de destrezas.

Capacitaciones

permanentes al

personal

Trabajo conjunto de

administración y

colaboradores

Mejor

desempeño de

los

colaboradores

dentro de la

empresa

La empresa no

identifica,

califica, evalúa,

ni da respuesta

a los riesgos

con que se

enfrenta.

Evaluar dentro de la empresa

las posibles causas y

oportunas soluciones a los

diferentes riesgos, permitirá

mitigarlos o, en el mejor de

los casos, eliminarlos.

Desdén por parte de

la administración

Falta de tiempo

Falta de personal

idóneo para el

análisis

Falta de control por

los comités

encargados

Accidentes

Pérdidas

económicas

Incendios

Afecciones al

personal

Planificació

n

Se maneja en la

empresa muy

Al desarrollar una

planificación estratégica que

Personal idóneo

para el desarrollo de

Cumplimiento

de objetivos

84


85

Estratégica buena filosofía

de alta dirección

cumpla con todos los

parámetros establecidos por

filosofías de alta dirección

permitirá un desarrollo

eficiente de las actividades y

un cabal cumplimiento de los

objetivos planteados.

la Planificación

estratégica

Administración

comprometida con

las nuevas

tendencias de la

administración

Mayores

ganancias

económicas

Recursos

Humanos

No existe una

unidad que

coordine el

talento humano.

Es indispensable una unidad

de coordinación de talento

humano, ya que si existe una

sola persona encargada de

varias actividades puede

obviar aspectos de suma

relevancia para el resto de

colaboradores

Descuido por parte

de la administración

Falta de tiempo

para organizar el

departamento

Falta de recursos

Falta de

atención a

necesidades de

los

colaboradores

Falta de

responsabilidad

y compromiso

con respecto a

la empresa

Se da un cabal

cumplimiento a

la

El ir a la par con la normativa

legal de nuestro país obvia

problemas con las

Administración

precavida y

Personal

satisfecho


86

normativa vigente con

respecto a la coordinación

del personal.

distintas instituciones que

regulan la Estación de

Servicio.

conoced

ora de

las

normas

. Exista mucha rotación de

personal

Al existir mucha rotación en la

empresa se crea un ambiente

de inestabilidad para el resto

de trabajadores por lo que no

se sienten como parte de la

empresa.

Falta de

incentivo

s

Pérdida

económica

en

constantes

capacitacione

s

Fuga de

información u

talento

humano



Revisado por:

Fecha:


87

3.2.5. Índice de abreviaturas CN Cédula narrativa

CP Confianza ponderada

CT Calificación total

ECI Estructura de control interno

ICC Indicador de crédito y cobranzas

IPE Indicador de planificación

estratégica

IRH Indicador de recursos humanos

IVP Informe de visita previa

MP Memorando de planificación

MPE Matriz de planificación estratégica

NT Notificación de trabajo

OT Orden de trabajo

PT Papel de trabajo

PT Ponderación total


88

3.3.3. Papeles de trabajo

Técnica de Observación


Tipo de examen: Auditoria de gestión



Antecedente:

En las visitas realizadas a la Estación de Servicio ubicado en el Cantón La

Troncal se pudo comprobar el buen ambiente de trabajo que hay entre los

colaboradores de la empresa en todos los turnos de trabajo. Se procedió a

preguntar en algunos turnos sobre el ambiente de trabajo y la respuestas se

reflejan a continuación:

La pregunta hecha fue ¿Cómo considera usted el ambiente de trabajo en la

Gasolinera Hermanos Vivar?

Malo Regular Bueno Excelente

Comentario del auditor:

Se realizó una entrevistas al personal que labora en la gasolinera y los

resultados se graficaron:

Ambiente de trabajo

Grafico No. 8: ambiente de Trabajo


Fuente: Encuesta Gasolinera Hermanos Vivar

Resultados:

Como se puede observar el 38% de los entrevistados manifiesta que hay un

buen ambiente de trabajo, y 62% que el ambiente es excelente.


Fecha:


Fecha:


89

Técnica de Revisión


Tipo de examen: Auditoria de gestión



Revisión planificación estratégica

Misión

Somos una empresa en el área de combustible que pretende cubrir las

necesidades de nuestros clientes con calidad, rapidez, aptitud y honradez,

generando excelencia en nuestro servicio y respetando el entorno ecológico.

La misión de la Gasolinera Hermanos Vivar es:

Ofrecer a la colectividad un servicio de calidad acorde a las necesidades del

mercado hidrocarburífero actual, respetando las normativas de control y

protección ambiental.

Comentario de los auditores:

La identidad de una empresa es como su personalidad, lo que es y lo que

pretende ser, por lo tanto al establecer la misión se debe responder las

siguientes preguntas:

¿Quiénes somos?

¿Qué buscamos? Si Cumple

¿Por qué lo hacemos? Si Cumple

¿Para quienes trabajamos? Si Cumple

Visión

La visión que presenta la empresa según su Planificación Estratégica, es ser

una empresa líder en el servicio de combustible, colaborando con nuestra

localidad, estando en continuo crecimiento en tecnología e infraestructura,

excediendo en los estándares de servicios de la competencia, para lograr la

satisfacción total de nuestros clientes. La visión que esta tiene, es:

Convertirse en líder de la entrega de este servicio, para ello se creara una

sucursal en un sitio estratégico de la ciudad bajo un análisis de mercado y

rentabilidad.


90

CAPITULO V

RESULTADOS GENERALES

INFORME DE RESULTADOS

Buen ambiente de trabajo entre los colaboradores de la Estación de

Servicio “Hermanos Vivar”.

Comentario:

Si bien ambiente de trabajo propicia el correcto cumplimiento de las diferentes

actividades encomendadas por parte de los empleados, manifestándose en un

mejor desarrollo de destrezas en el trabajo. Hemos verificado que la falta de

capacitación permanente al personal y el trabajo conjunto de administración y

colaboradores, está generando dificultades al buen ambiente de trabajo que

existe.

Cuando una empresa crea y mantiene un buen ambiente laboral no únicamente

se obtiene consecuencias positivas en los empleados si no también la empresa

se beneficia con el logro eficiente de sus metas y objetivos aumentando

evidentemente su productividad así como también la empresa gana cada día

clientes satisfechos.

Conclusiones:

Para el logro de objetivos es necesario que la empresa brinde un buen

ambiente para el desarrollo de las actividades por parte de sus empleados

obteniendo la empresa una productividad eficiente.

Recomendaciones:

Al Gerente.

Fortalecer los programas de capacitación ya establecidos y elaborar un

plan de seguimiento de capacitación para cada persona para así tener

conocimiento y un avance de la capacitación individual del personal.


91

Riesgos de la empresa no son identificados, calificados ni evaluados.

Comentario:

Es indispensable evaluar dentro de la gasolinera Hermanos Vivar las posibles

causas y oportunas soluciones a los diferentes riesgos, ya que permitirá

mitigarlos, o en el mejor de los casos, eliminarlos. La causa detrás de esto es la

falta de personal idóneo para el análisis de riesgos, desdén por parte de la

administración, la falta de tiempo y de control por parte de los comités

encargados. La falta de identificación de los riesgos oportunos en la empresa

puede generar grandes e irrecuperables pérdidas económicas así como

también incendios o afecciones al personal.

La empresa no se ha identificado los riesgos posibles que impidan o afecten la

ejecución de los objetivos, lo que no nos posibilita obtener una información

oportuna, para tomar decisiones que nos ayuden a evitar, mitigar, transferir y

dar una respuesta a los riesgos evitando pérdidas o peligros en la empresa,

siendo necesaria la planificación de planes de contingencia que nos ayuden en

la soluciones de futuros problemas.

Conclusiones:

La identificación, calificación y evaluación a los riesgos es necesaria en la

gasolina Hermanos Vivar para la toma de decisiones y así evitar pérdidas

económicas o peligros que afecten en la actualidad a la gasolinera.

Recomendaciones:

Al Gerente: Elaborar una matriz de riesgos para identificar y definir las

características de los riesgos que se ocasionan en la gasolinera, Implementar

planes de contingencias a los posibles riesgos identificados. Así como también

elaborar planes de tratamiento, monitoreo y seguimiento de los riesgos.


92

Inexistencia de departamento de Talento Humano.

Comentario:

Es indispensable una unidad de coordinación de talento humano, ya que si

existe una sola persona encargada de varias actividades puede obviar

aspectos de suma relevancia para el resto de los colaboradores. Detrás de esta

falencia se encuentra esencialmente el descuido por parte de la administración,

falta de tiempo para organizar el departamento, falta de recursos, dando como

efecto falta de atención a necesidades de los colaboradores, falta de

responsabilidad con la empresa, etc.

La implementación de una Unidad de Recursos Humanos da a las empresas la

posibilidad de planeación, organización, desarrollo y coordinación de

actividades para los empleados, así como también control de técnicas, capaces

de promover el desempeño eficiente del personal.

Conclusiones:

Es necesario dentro de la gasolinera Hermanos Vivar contar con una Unidad de

Recursos Humanos que ayude al manejo, organización, desarrollo y

coordinación de las actividades de los empleados.

Recomendaciones:

Al gerente:

Implantar un departamento de Recursos humanos en la gasolinera Hermanos

Vivar que sea capaz de manejar personal altamente calificado e implantar

políticas que definan cada puesto laboral y las cualidades que debe tener la

persona que lo ocupe de esta manera mejorar el rendimiento del personal que

labora allí.


93

Rotación de personal de manera excesiva.

Comentario:

Al existir mucha rotación en la Gasolinera Hermanos Vivar se crea un ambiente

de inestabilidad para el resto de trabajadores por lo que no se sienten como

parte de la empresa lo que puede llevar a un bajo desempeño laboral y

desinterés por brindar un buen servicio.

La Falta de incentivos y pertenencia a la empresa es una de las causas de la

rotación del personal obteniendo como resultado pérdidas económicas en

constantes capacitaciones y la Fuga de información .

Uno de los problemas en las empresas es la inestabilidad laboral, aspecto que

genera consecuencias negativas para cualquier organización, esto puede ser

por decisión de la propia empresa que descubre que el trabajador seleccionado

no es el idóneo para dicho empleo o puede ser por solicitud de la propia

persona que decide marcharse porque ha encontrado un empleo que le permite

satisfacer en mayor medida sus expectativas

Conclusiones:

Uno de los problemas en la Gasolinera Hermanos Vivar es la rotación frecuente

del personal afectando gravemente a la economía de la empresa y la

consecución de objetivos es por ello que una buena capacitación y

administración evitará molestias futuras.

Recomendaciones:

Al gerente: Elaborar una política de inducción y contratación del personal en la

Gasolinera Hermanos Vivar y también seleccionar un administrador del

personal para evitar un mal manejo del mismo.


94

BIBLIOGRAFÍA

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PARRA. (2010). La importancia de la auditoría interna.


96


97

GASOLINERA HERMANOS VIVAR

LOURDES COLLAGUAZO BARRERA REALIZANDO LA INVESTIGACIÓN


98

PROPIETARIA DE LA GASOLINERA

SECRETARIA DE LA GASOLINERA


99

DOCUMENTOS QUE MANEJA LA GASOLINERA

UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y...

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