Unidad didactica 3 excel
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Unidad Didáctica 3: Trabajar con celdas Hoja de cálculo: Excel
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la tercera de excel
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Unidad Didáctica 3:
Trabajar con celdas
Hoja de cálculo:
Excel
Trabajar con celdas
Presentación Excel permite seleccionar un rango de celdas y operar en ellas. En este apartado
estudiaremos los caminos para seleccionar una o varias celdas.
La selección de celdas se puede hacer mediante el ratón y mediante el teclado.
En esta unidad explicaremos cómo seleccionar rangos por ambos métodos.
Hay ocasiones en las que introduciremos datos iguales en celdas distintas de la
misma o distinta hoja de cálculo. Si la cantidad de datos es grande, es más fácil
copiar el contenido de una celda o rango de celdas que volver a escribirlos de
nuevo. Por ejemplo, una celda que contenga una fórmula compleja es más fácil,
e incluso factible, copiarla que reescribirla. De este modo evitaremos cometer
errores.
Una vez creada una hoja de cálculo, podemos tener la necesidad de borrar el
contenido de varias celdas para volver a colocar información. Vaciar una celda
es como borrar un error, a diferencia de borrar una celda, que hace que las
celdas situadas debajo y/o a la derecha cambien de posición.
Con el comando deshacer, como su propio nombre indica, podremos anular algu-
nas de las modificaciones realizadas en el libro de trabajo.
Excel permite insertar y eliminar celdas de trabajo. Podemos añadir celdas en
blanco entre ciertos datos que sean contiguos.
La función suma es probablemente la función utilizada con más frecuencia.
125
Unidad Didáctica 3
Objetivos de la Unidad Didáctica Seleccionar varias celdas. Tratar bloques. Modificar datos del libro de trabajo. Buscar y reemplazar datos en Excel. Inserción y eliminación de celdas en Excel. Realizar operaciones a través del botón Autosuma.
Contenidos de la Unidad Didáctica 1. Cómo seleccionar varias celdas. 2. Copiar y mover bloques. 3. Modificación de datos. 126
Trabajar con celdas
4. Comandos deshacer y repetir. 5. Búsqueda y reemplazo de datos. 6. Insertar y eliminar celdas. 7. Repetición de caracteres. 8. El botón Autosuma. Resumen. Vocabulario. Ejercicios de repaso y autoevaluación. Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación.
127
Trabajar con celdas
1 Cómo seleccionar varias celdas
Habrá ocasiones en las que necesitemos copiar, mover o manipular de un modo u
otro un grupo de celdas. Para estos casos, Excel nos permitirá seleccionar un
rango de celdas y operar con ellas. En este apartado estudiaremos el primer
paso: camino/s para seleccionar una o varias celdas.
La selección de celdas se puede hacer mediante el ratón y mediante el teclado.
A continuación explicaremos cómo seleccionar rangos por ambos métodos.
1.1. Seleccionar un rango con el ratón La forma más fácil de seleccionar un rango de celdas es hacer clic sobre la
esquina superior izquierda del rango de celdas y, manteniendo el botón pulsado,
desplazar el ratón hasta la esquina inferior derecha del rango a seleccionar.
Por ejemplo, para seleccionar el rango B2:D5, como se puede ver en la siguiente
figura, pulsaremos el botón izquierdo del ratón sobre la celda B2 y arrastraremos
el puntero hasta la celda D5.
Selección del rango B2:D5
129
Unidad Didáctica 3 Pero se puede dar el caso de que el rango a seleccionar sea muy grande, e
incluso de que no quepa en la ventana de cálculo. Cuando esto ocurra, una vez
estemos situados en la celda origen, haremos clic sobre ella y, manteniendo la
tecla MAYÚSCULAS pulsada, haremos clic en la celda final o en la esquina
inferior derecha del rango.
Al contrario que en el caso anterior, se pueden seleccionar celdas de forma
salteada manteniendo pulsada a tecla CONTROL mientras hacemos clic en las
celdas que se deseemos seleccionar.
Selección de celdas de forma salteada
Existen también otros métodos que comentamos a continuación y que podemos
considerar atajos que nos permitirán seleccionar ciertas zonas específicas de la
hoja de cálculo:
– Una sola fila: para seleccionar una sola fila bastará con hacer clic sobre el
número de fila (sección denominada título de fila) en la parte izquierda de
la hoja de cálculo. 130
Trabajar con celdas
Selección de una fila
– Varias filas: para seleccionar varias filas, deberemos hacer clic sobre el
título de una fila y arrastrar hacia arriba o hacia abajo, según nos
interese, a la largo de los números de filas.
Selección de varias filas También es posible seleccionar varias filas contiguas haciendo clic en el título de
la primera fila y con la tecla MAYÚSCULAS pulsada volviendo a hacer clic en el
título de la última fila del rango a seleccionar. 131
Unidad Didáctica 3
– Filas no contiguas: para seleccionar filas de forma alterna, sólo hay que
mantener pulsada la tecla CONTROL y hacer clic con el ratón en los núme-
ros de filas de las columnas que queramos seleccionar.
Selección de filas no contiguas
– Columnas: al igual que ocurría con las filas, para seleccionar columnas,
sólo hay que hacer clic en la cabecera de las mismas. En este caso
también se cumplen las reglas de selección, es decir, hay que mantener
pulsadas las teclas CONTROL y MAYÚSCULAS según queramos seleccionar
columnas alternas o columnas contiguas respectivamente.
Selección de columnas
132
Trabajar con celdas
– La hoja de trabajo completa: para seleccionar la hoja de cálculo, debe-
remos elegir la opción Seleccionar todo de la esquina superior izquierda
de la hoja de cálculo, o bien, pulsar la combinación de teclas CONTROL +
A.
– Modificar el tamaño de las filas o columnas: Para modificar el tamaño de
las filas o columnas tan sólo tendremos que hacer clic debajo del número
de fila o en el borde derecho del número de columna y arrastrar hasta que
la fila o la columna adopte las dimensiones deseadas.
Modificar el tamaño de una columna
Modificar el tamaño de una fila
Unidad Didáctica 3 1.2. Seleccionar celdas utilizando el teclado Podemos también seleccionar rangos de celdas utilizando ciertas combinaciones
de teclas que se detallan a continuación.
El método más clásico de seleccionar rangos de celdas mediante el teclado es,
una vez posicionados en la celda de origen, pulsar la combinación
MAYÚSCULAS+TECLAS _CURSOR para desplazarnos por la hoja de cálculo. No
obstante, existen ciertas combinaciones que nos facilitan la selección de rangos
especiales:
– CONTROL+BARRA ESPACIADORA: mediante esta combinación
seleccionaremos la columna donde nos encontremos.
– MAYÚSCULAS+BARRA ESPACIADORA: en este caso seleccionaremos la fila
donde nos encontremos.
– CONTROL+MAYÚSCULAS+BARRA ESPACIADORA: mediante esta combinación
seleccionaremos la hoja de cálculo entera. 134
Trabajar con celdas
– MAYÚSCULAS+FIN: selecciona desde la celda actual hasta la última celda
de la esquina inferior derecha que aparezca en la ventana de cálculo.
– MAYÚSCULAS+INICIO: al contrario que en el caso anterior, selecciona
desde la celda actual hasta la primera celda de la esquina superior
izquierda que se muestre en pantalla.
– CONTROL+MAYÚSCULAS+* (asterisco): anula la selección del rango actual. 135
Unidad Didáctica 3
2 Copiar y mover bloques
Hay ocasiones en las que introduciremos datos iguales en celdas distintas de la
misma o distintas hojas de cálculo. Si la cantidad de datos es grande, será más
fácil copiar el contenido de una celda o rango de celdas que volver a escribirlos
de nuevo. Por ejemplo, es más fácil y factible copiar una celda que contenga
una fórmula compleja antes que reescribirla. De esta forma, evitaremos cometer
errores.
Copiar el contenido de una o varias celdas de un libro de trabajo es posible
gracias a una herramienta típica del entorno Windows denominada Portapapeles.
El portapapeles es una herramienta que nos servirá para transportar elementos
de un sitio a otro de Excel, e incluso entre distintos programas. Podríamos
compararlo con una especie de «saco» donde se introducen los datos y demás
elementos para su transporte.
Una vez seleccionadas una o varias celdas, para copiar su contenido al
portapapeles tenemos las siguientes opciones:
– Seleccionar la opción Copiar del menú botón secundario del ratón.
136
Trabajar con celdas
Edición / Copiar – Pulsar el botón Copiar de la barra de herramientas Inicio/Portapapeles.
Botón Copiar
– Teclear la combinación Ctrl+Insert o Ctrl+C.
137
Unidad Didáctica 3 Realizando alguna de estas cuatro acciones el contenido de la/s celda/s habrá
sido copiado al portapapeles. Para identificar el rango copiado, el borde de éste
se resaltará en líneas discontinuas como se muestra en la siguiente figura.
Aspecto de un rango copiado
Una vez los datos están en el portapapeles, la siguiente acción será rescatar el
contenido del portapapeles e introducirlo en la hoja de cálculo. Esta última
acción se denomina Pegar.
Para pegar el contenido del portapapeles en la hoja de cálculo, primero haremos
clic en la celda destino (donde se pegarán los datos) y seguidamente
realizaremos la acción de Pegar. Para pegar los datos podemos optar por uno de
los siguientes caminos:
– Seleccionar la opción Pegar del menú Edición.
138
Trabajar con celdas
Edición / Pegar
– Teclear la combinación Mayúsculas+Insert o Ctrl+V. – Pulsar el botón Pegar de la barra de herramientas estándar.
ar
139
Unidad Didáctica 3 Una novedad de Excel es la de poder introducir más de un elemento en el
portapapeles. De hecho, cuando realicemos la acción de copiar dos veces de
forma consecutiva (por ejemplo, pulsamos CONTROL+C dos veces) sobre el mis-
mo rango seleccionado, se copiará el rango y se abrirá en el panel de tareas la
opción Portapapeles.
El Portapapeles es una herramienta que siempre
está activa (aunque oculta) y que nos servirá de
«saco» para transportar objetos de un sitio a
otro. Mediante el Portapapeles podremos pasar
texto, imágenes, datos, etc., de un lugar a otro
del documento, de un documento a otro e incluso
entre distintos programas o aplicaciones.
Portapapeles
Cuando pulsemos dos veces una opción de copia, aparecerá la ventana del
portapapeles. Ésta nos mostrará todos los bloques que hemos ido copiando. El
portapapeles puede albergar hasta 12 objetos que nosotros hayamos copiado
previamente. En él se encuentran los botones Pegar todo y Borrar todo. El
primer botón pegará en el documento todos los objetos que contenga el
portapapeles, uno detrás de otro. El segundo botón borrará el contenido del
portapapeles, dejándolo vacío.
No obstante, existe un modo más rápido de copiar un rango. Una vez se hayan
seleccionado las celdas, bastará con situar el puntero del ratón sobre cualquiera
de los bordes que forman el rango, pulsar la tecla CONTROL y haciendo clic,
arrastrar hasta la posición donde queremos pegarlo. Por último, soltaremos el
botón del ratón y la tecla CONTROL. 140
Trabajar con celdas
Copiar un rango con el puntero del ratón
Como ya sabemos copiar rangos, el siguiente paso será moverlos. La forma más
fácil de mover celdas es utilizando el ratón. El método a seguir es el siguiente:
Primero seleccionaremos las celdas que deseemos mover. En este caso el rango
debe ser continuo, es decir, las celdas seleccionadas deben formar un solo
bloque. Seguidamente desplazaremos el puntero del ratón hasta uno de los
laterales del rango y pulsaremos el botón izquierdo. Sin soltarlo, arrastraremos
el rango hasta la nueva posición.
Como podemos comprobar, cuando se mueve un rango de celdas no aparece el
signo + en el puntero del ratón.
En ambos casos, para saber la posición exacta donde se posicionará el rango,
aparecerá un letrero indicándola.
Si pulsamos el botón derecho del ratón en lugar del izquierdo al mover un rango,
una vez posicionemos éste en la nueva dirección, aparecerá el siguiente menú
de acceso rápido. 141
Unidad Didáctica 3
Mover un rango con el botón derecho del ratón Las opciones de las que está compuesto este menú se muestran a continuación:
– Mover aquí: mueve las celdas cortadas a su destino.
– Copiar aquí: copia las celdas de origen y las pega en las celdas de desti-no.
– Copiar aquí sólo como valores: copia sólo valores.
– Copiar aquí sólo como formatos: copia sólo formatos.
– Crear vínculo aquí: enlaza el destino con las celdas copiadas.
– Crear hipervínculo aquí: crear un vínculo al rango de celdas selecciona-do.
Al hacer clic sobre él visualizaremos el rango de celdas seleccionado
anteriormente. 142
Trabajar con celdas
– Desplazar celdas hacia abajo y copiar: inserta las celdas copiadas
moviendo hacia abajo las existentes.
– Desplazar celdas hacia la derecha y copiar: inserta las celdas copiadas
moviendo las existentes hacia la derecha.
– Desplazar celdas hacia abajo y mover: inserta las celdas cortadas
moviendo hacia abajo las existentes.
– Desplazar celdas hacia la derecha y mover: inserta las celdas cortadas
moviendo las existentes hacia la derecha.
– Cancelar: cancela la operación.
2.1. Pegado especial Como ya sabemos, cuando se introduce una información en el portapapeles,
ésta estará disponible para ser pegada con la opción Pegar del menú Edi-
ción. Pero además, también podemos pegarla mediante la opción Pegado
especial del mismo menú.
Para entenderlo mejor nos ayudare-
mos con un ejemplo. Supongamos que
deseamos incorporar una imagen del
Paint a una hoja de cálculo. Para ello
abriremos el dibujo con el Paint, se-
leccionaremos el dibujo o la parte del
dibujo que deseemos colocar en Excel
y lo copiaremos con la opción Copiar
del menú Edición.
143
Unidad Didáctica 3
Ahora el dibujo está almacenado en el portapapeles. Acto seguido,
pasaremos a Excel y seleccionaremos la opción Pegado Especial del menú
Edición donde obtendremos el siguiente cuadro de diálogo:
Cuadro de diálogo Pegado especial
De las opciones que se presentan en la lista Como, podemos utilizar
cualquiera para pegar la imagen, aunque, dependiendo de la que
seleccionemos, variará la calidad de impresión de la imagen o el tamaño del
archivo. Las características de cada opción se muestran en la sección
Resultado.
Si el elemento que deseamos pegar es de Excel, al utilizar el pegado especial
nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Trabajar con celdas
Cuadro de diálogo Pegado especial al pegar un elemento de Excel
En la sección Pegar nos encontramos con unas opciones que nos permitirán
pegar todo el contenido o parte de él.
Las opciones de la sección Operación nos permitirán realizar un cálculo con
el elemento del portapapeles. Supongamos que tenemos un rango de
números y queremos multiplicarlos por un valor determinado. Lo que
tendremos que hacer será copiar ese valor. A continuación seleccionaremos
el rango que deseemos multiplicar. Seleccionaremos la opción Pegado
especial, y en la sección Pegar activaremos la opción Valores. Por otra parte,
en la sección Operaciones haremos clic en la opción Multiplicar. Por último
pulsaremos el botón Aceptar y multiplicaremos el valor al rango de celdas.
Por último, nos queda ver las dos opciones finales de este cuadro de diálogo.
Nos referimos a Saltar blancos y Transponer.
Al igual que la opción pegar, Saltar blancos sustituye los contenidos de una
celda. Pero con esta opción sólo se sustituyen los contenidos de la celda de
destino y no los de la de origen. 145
Unidad Didáctica 3
La opción Transponer nos permite girar los datos pegados 90 grados y
convierte filas en columnas y viceversa.
3 Modificación de datos
Una vez creada una hoja de cálculo, podemos tener la necesidad de borrar el
contenido de varias celdas para acomodar información. Vaciar una celda es
como borrar un error y a diferencia de borrar una celda, no hace que las celdas
situadas debajo y/o a la derecha cambien de posición.
Si lo que deseamos es eliminar caracteres, la forma más rápida es usar una de
las siguientes teclas según sea el caso:
– La tecla Supr (suprimir) elimina, cada vez que es pulsada, el
carácter situado a la derecha del cursor, desplazando a su
vez los datos hacia la izquierda.
– La tecla de BORRAR IZQUIERDA, análoga a la tecla
anterior, elimina el carácter que esté situado a la
izquierda del cursor.
Del mismo modo, si pulsamos las teclas CTRL + Supr eliminaremos el contenido
de las celdas en las que nos encontremos. Esta misma función se puede realizar
de las siguientes formas: pulsando la tecla Supr con el contenido de las celdas
seleccionado y con el cursor situado a la izquierda de los datos; o pulsando la
tecla BORRAR IZQUIERDA con el contenido de las celdas seleccionado y con el
cursor situado a la derecha de los datos.
Trabajar con celdas Si lo que deseamos es añadir datos a las celdas, como se comentó en la unidad
didáctica 1, sólo tenemos que hacer doble clic en la celda en cuestión y
comenzar a introducir los datos. Los datos introducidos desplazarán a los que ya
hay o los sobrescribirán, dependiendo del modo en el que se encuentre la tecla
INSERT.
– La tecla INSERT funciona como un conmutador que activa el modo
inserción o el modo sobrescribir. En modo inserción, al introducir los
datos, los que ya hay se desplazarán conforme vamos tecleando y, en
modo sobrescribir, el texto que se teclee remplazará al que ya había
escrito.
Otra forma de borrar el contenido de la celda es mediante la opción Borrar del
menú Inicio/ Celdas. Al seleccionar esta opción se abrirá un submenú con las
siguientes opciones:
Edición / Borrar
– Todo: lo borra todo (contenido, formato y notas) de la celda o celdas
seleccionadas.
Unidad Didáctica 3
– Formatos: borra los formatos (el concepto de formato se estudiará en las
siguientes unidades didácticas).
– Contenido: borra sólo el contenido. Es lo mismo que pulsar la tecla Supr. –
Comentarios: borra sólo los comentarios de las celdas.
4 Comandos deshacer y repetir
Es muy común cuando se está desarrollando un trabajo, que borremos algún dato
erróneamente o que movamos una celda a un lugar incorrecto. Para anular esos
errores, Excel dispone del comando Deshacer. Con el comando deshacer, como
su propio nombre indica, podremos anular algunas de las modificaciones
realizadas al libro de trabajo.
Excel permite deshacer las 16 últimas acciones que se han realizado. Se puede
deshacer texto escrito, ediciones, inserciones y muchas otras tareas en las que
los errores ocurren. No obstante, no es posible deshacer algunas acciones, bien
debido a su naturaleza o bien por las limitaciones de memoria. Por ejemplo, no
es posible deshacer un comando Archivo y Guardar, ni tampoco el borrado o la
inserción de una hoja de trabajo, el borrado de un nombre de una hoja de
trabajo o la configuración de un salto de página.
Para Deshacer la última modificación que hemos realizado en la hoja de cálculo,
podemos utilizar las siguientes opciones:
1. Seleccionar la opción Deshacer del menú Inicio, o pulsar la combinación
de teclas CONTROL+Z.
148
Trabajar con celdas
2. Pulsar el botón Deshacer de la barra de herramientas.
Botón Deshacer
Pero, a pesar de todo, podemos arrepentirnos y decidir que la modificación que
se ha deshecho es correcta. En ese caso, podemos volver a rehacerla con la
opción Rehacer, que anula la última acción del comando Deshacer. Cada uno de estos comandos tiene su botón correspondiente en la barra de
herramientas acceso rápido. Como se muestra a continuación, estos botones se
encuentran divididos en dos partes:
149
Unidad Didáctica 3 Si se hace clic en la parte derecha de alguno de los
botones (flecha hacia abajo), aparece una relación con
las últimas funciones que hemos realizado, para poder
des-hacerlas o rehacerlas, dependiendo del botón que
se pul-se. Se pueden elegir varias acciones para
deshacer o re-hacer. Para ello, sólo hay que
seleccionarlas desplazando el ratón por la lista y
haciendo clic en el conjunto desea-do. Como se ha
comentado anteriormente el límite de esta lista es 16.
Relación de últimas funciones realizadas
Para repetir el último comando o acción, si fuese posible, podemos hacer clic en
la opción Repetir del menú Edición, o pulsar las teclas CONTROL+Y. La
diferencia entre Repetir y Rehacer, está en que Rehacer anula las
modificaciones hechas con el comando Deshacer, y Repetir vuelve a aplicarle a
los datos la última acción realizada.
Por ejemplo, si se borra el contenido de una celda,
la acción que se realizará con el comando Repetir
es volver a borrar el contenido de otra celda
distinta.
El comando Repetir cambia de nombre a No se
puede Repetir, en caso de que resulte imposible
repetir la última acción. Asimismo, cuando se
utiliza el comando Deshacer para anular una
acción, el comando Repetir cambia de nombre a
Rehacer.
Trabajar con celdas
5 Búsqueda y reemplazo de datos
Algunas de las funciones que más se utilizan con Excel no están directamente
relacionadas con la creación de hojas, sino con su manejo. Excel proporciona
una serie de accesorios para un empleo más cómodo y rápido de los datos que se
añaden a una hoja. Si estas funciones no existieran, el proceso de creación de
hojas sería igualmente posible, pero indudablemente más lento y complicado.
La búsqueda y reemplazo de datos son dos funciones cuyo uso se extiende, sobre
todo, a hojas de cálculo de tamaño considerable, en las que es difícil encontrar
una palabra o un conjunto de caracteres. Cuando deseemos encontrar una palabra (o similar) en una hoja de Excel, podre-
mos ejecutar los siguientes comandos: seleccionar la opción Buscar del menú
Incio o teclear la combinación de teclas CONTROL+B. Automáticamente se abrirá
el cuadro de diálogo Buscar, el cual presentará el siguiente aspecto: 151
Unidad Didáctica 3
Cuadro de diálogo Buscar
En el cuadro de texto Buscar podemos indicar los caracteres que buscamos. Si
Excel encuentra alguna celda que contiene el dato en cuestión, se situará sobre
ella para que se pueda trabajar con el dato.
Por otra parte, Excel buscará por defecto en toda la hoja de cálculo, salvo si
hemos seleccionado previamente un bloque de celdas. En este último caso
buscará el dato sólo en las celdas seleccionadas.
Existe modo de repetir la última búsqueda, sin tener que volver a acceder al
cuadro de diálogo de búsquedas. Consiste en pulsar la combinación de teclas MAYÚSCULAS+F4. Para establecer el orden que Excel seguirá al buscar los datos en la hoja, utilizare-
mos la lista Buscar. Una vez desplegada la lista, haciendo clic sobre ella, seleccio-
naremos la opción Por filas en el caso de que queramos que la búsqueda se realice
siguiendo la dirección de las filas de celdas, o bien elegiremos Por columnas en el
caso de que queramos buscar siguiendo la dirección de las columnas.
152
Trabajar con celdas
Mediante la lista Buscar dentro de seleccio-
naremos los elementos de los que se busca-
rán los datos. Las opciones que componen
esta lista son las siguientes: Valores, para
buscar en valores de celdas; Fórmulas, para
buscar en fórmulas y Comentarios, para
buscar en comentarios de celdas. De este
modo podremos agilizar la búsqueda
considerablemente, sobre todo si se trata de
hojas de cálculo de grandes dimensiones.
Lista desplegable Buscar dentro de
También podremos buscar el texto exactamente tal como lo hayamos escrito en
la caja de texto Buscar, diferenciando incluso entre mayúsculas y minúsculas.
Esto último lo haremos activando la opción Coincidir mayúsculas y minúsculas.
En este caso Excel sólo localizará el dato que coincida exactamente con el de
búsqueda, no sólo en cuanto a contenido, sino también, letra por letra (por
ejemplo, si buscamos Rosa, la búsqueda ignorará rosa).
Si activamos la casilla Coincidir con el contenido de toda la celda, Excel
detectará el texto que se busca sólo si lo que escribimos en la caja de texto
Buscar aparece formando una sola celda. Por ejemplo, si este botón no se activa
e indicamos que busque la palabra GKA, Excel no sólo se detendrá en esta pala-
bra, sino también en otras como queso, ya que contiene las letras q, u y e, que
son las que buscamos. Del mismo modo se detendrá en palabras como aquel o
choque, que contienen igualmente las tres letras especificadas por la búsqueda.
Para comenzar la búsqueda, una vez hayamos proporcionado a Excel todos los
datos necesarios, haremos clic en el botón Buscar siguiente. En principio, este
botón, buscará desde la celda que tengamos seleccionada hasta el final de la
hoja, pero podemos buscar hacia atrás manteniendo pulsada la tecla MAYÚSCU-
LAS mientras hacemos clic en el botón Buscar siguiente.
Una vez que sabemos buscar datos en un libro de trabajo, el siguiente paso es
Reemplazar automáticamente varios datos (iguales) de la hoja de cálculo. Para
Unidad Didáctica 3 ello debemos pulsar la opción Reemplazar del menú Edición que abrirá el cuadro
de diálogo Remplazar mostrado a continuación:
Cuadro de diálogo Reemplazar Este cuadro de diálogo también es accesible pulsando las teclas CONTROL+L.
Como podemos observar, el cuadro de diálogo Reemplazar es muy parecido al
cuadro de diálogo Buscar, por lo tanto podemos intuir que su funcionamiento
también será muy parecido.
Ambos cuadros de diálogo comparten algunos elementos, como la caja de texto
Buscar o la lista desplegable con este mismo nombre.
En este caso se ha añadido la caja de texto Reemplazar con en la que debemos
especificar la palabra (o dato) que sustituirá a la que hayamos escrito en la caja
de texto Buscar. Por ejemplo, si escribimos en la caja de texto Buscar la palabra
García y en la caja de texto Reemplazar por introducimos Rodríguez, todas las
apariciones del dato García serán sustituidas con el dato Rodríguez. 154
Trabajar con celdas
Para comenzar el reemplazo automático de datos tenemos dos posibilidades:
– Si utilizamos el botón Reemplazar, cuando Excel
localice la palabra que busca se detendrá, y cuan-
do pulsemos de nuevo este botón, Excel
reemplazará esa palabra y comenzará la
búsqueda del nuevo dato.
– Si hacemos clic en el botón Reemplazar todas,
Excel sustituirá el texto que busca en la
totalidad de la hoja de cálculo automáticamente.
Esta función no pide ningún tipo de
confirmación, de modo que al pulsar este botón,
se realizan los cambios de una sola vez.
6 Insertar y eliminar celdas
Excel permite insertar y eliminar celdas de trabajo. Podemos añadir celdas en
blanco entre ciertos datos que sean contiguos.
Para insertar celdas, lo primero es decidir qué es lo que se va a insertar: celdas
sueltas, una o varias filas de celdas o una o varias columnas de celdas.
Para el tratamiento de inserción de celdas, primero haremos clic en la celda
donde se desea insertar otra y seguidamente recurriremos al menú Insertar,
donde trabajaremos con las tres primeras opciones que nos aparecen para inser-
tar el número de celdas que necesitemos.
A continuación comentamos el significado de cada opción:
155
Unidad Didáctica 3
Insertar / Celdas
1.Con la opción Celdas podremos insertar celdas sueltas. Al activar esta
opción, obtendremos el siguiente cuadro de diálogo.
Cuadro de diálogo Insertar celdas
o Desplazar las celdas hacia la derecha: seleccionando esta opción se
insertan las celdas desplazando las restantes hacia la derecha.
o Desplazar las celdas hacia abajo: inserta las celdas desplazando las
restantes hacia abajo.
o Insertar toda una fila: esta opción añade una fila completa de
celdas (o varias filas si se han seleccionado como bloque)
desplazando las restantes hacia abajo.
156
Trabajar con celdas
• Insertar toda una columna: esta opción añade una columna
completa de celdas (o varias columnas si se han seleccionado
como bloque) desplazando hacia la derecha las restantes.
2. Con la opción Filas podemos insertar una fila completa de celdas en una
hoja de cálculo. Si se selecciona un rango de varias filas, se insertarán
tantas filas como haya en el rango seleccionado.
Insertar / Filas
3. Con la opción Columnas podemos insertar una columna completa de cel-
das en una hoja de cálculo. Si se selecciona un rango de varias columnas,
se insertarán tantas columnas como haya en el rango seleccionado.
Insertar / Columnas También podemos insertar filas y columnas desde la hoja de cálculo. Para ello,
haremos clic con el botón derecho de ratón en el título de fila o columna,
dependiendo del elemento que vayamos a insertar, y seleccionaremos la opción
Insertar. El número de filas o columnas que se insertarán dependerá de cuántas 157
Unidad Didáctica 3
hayamos seleccionado previamente; por ejemplo, si se han seleccionado tres co-
lumnas se insertarán tres columnas.
La función complementaria a insertar celdas es, evidentemente, eliminar celdas.
En ese caso debemos tener en cuenta que el contenido de la celda
desaparecerá, y que las celdas de debajo o de la derecha alternarán su posición.
Para borrar una o varias celdas, seleccionaremos en primer lugar las celdas que
deseemos borrar. Puede ser una, un rango o filas o columnas enteras. A
continuación, seleccionaremos la opción Eliminar del menú Edición o del menú
contextual que aparece haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el
rango seleccionado. Dependiendo del elemento seleccionado, tendremos las
siguientes opciones:
1. Si hemos seleccionado una fila o columna entera, la fila o columna se
borrará inmediatamente al seleccionar la opción Eliminar. 158
Trabajar con celdas
2. Y si hemos seleccionado una sola celda o un grupo de celdas aparecerá
el siguiente cuadro de diálogo, en el cual podremos especificar
claramente qué elemento borrar y cómo acomodar los restantes.
Las opciones que contiene el cuadro de diálogo son las siguientes:
Cuadro de diálogo Eliminar celdas 159
Unidad Didáctica 3
– Desplazar las celdas hacia la izquierda: desplaza el contenido de las
celdas restantes hacia la izquierda, para rellenar el espacio sobrante al
eliminar las celdas.
– Desplazar las celdas hacia arriba: desplaza el contenido de las celdas
restantes hacia arriba, para rellenar el espacio sobrante al eliminar las
celdas.
– Toda la fila: elimina la fila donde se encuentre la celda seleccionada.
– Toda la columna: elimina la columna donde se encuentre la celda
seleccionada.
También podemos eliminar una fila o columna directamente desde la hoja de
cálculo. Para ello, como se muestra en la siguiente figura haremos clic con el
botón derecho del ratón sobre el título de fila o columna qué deseamos eliminar
y seleccionaremos la opción Eliminar del menú contextual que aparece. Nueva-
mente, los datos de las filas/columnas restantes se desplazarán hacia arriba o
hacia la izquierda. Botón derecho / Eliminar
Trabajar con celdas En el caso de querer insertar de una sola acción varias filas/columnas, cada una
en una posición distinta (no correlativa) de la hoja de cálculo, con la tecla
CONTROL pulsada seleccionaremos las celdas donde se insertarán las
filas/columnas y a continuación haremos clic en la opción correspondiente del
menú Insertar. Esto, lógicamente, también es válido para eliminar filas o
columnas en forma alterna.
Insertar filas o columnas de forma alterna Hay que tener en cuenta que la numeración de las filas y columnas será siempre
continua, aunque eliminemos o insertemos filas o columnas.
7 Repetición de caracteres
Excel permite repetir caracteres de forma simple y rápida. Consiste en
introducir en la celda adecuada el carácter / (que se obtiene pulsando
simultáneamente las
Unidad Didáctica 3
teclas ALTGR y \) seguido del carácter que se quiera repetir. Por ejemplo, esto
se emplea a menudo para el subrayado de los rótulos.
Al teclear \-, Excel introducirá en esa celda tantos guiones como espacios en
blanco tenga. Pero esta acción no es posible si previamente no se ha habilitado la opción
adecuada en Excel. Así, para habilitar la repetición de caracteres seleccionare-
mos, la opción Opciones del menú Logo de Office/Avanzadas. Esta opción abrirá
el cuadro de diálogo, donde haremos clic en la pestaña Transición: En la sección Configuración deberemos activar (si no se encuentra activada) la casilla
Teclas de desplazamiento para transición. Con ello habremos habilitado la repetición
de caracteres. 162
Trabajar con celdas
8 El botón Autosuma
La función SUMA es probablemente la función utilizada con más frecuencia. Por
ello, la herramienta Autosuma facilita mucho la introducción de funciones SUMA
en la hoja de trabajo. Esta función es accesible desde el botón Autosuma de la
barra de herramientas Formato. 163
Unidad Didáctica 3
Botón Autosuma
Para comprender esta herramienta veamos su funcionamiento mediante un
ejemplo:
Primero introduciremos los datos en las celdas que deseamos sumar, por
ejemplo en las celdas que conforman el rango A1:A4 como se muestra en la
siguiente figura:
Introducción de los datos en las celdas que deseamos sumar Seguidamente seleccionaremos la celda A5 y a continuación pulsaremos el botón
Autosuma de la barra de herramientas Estándar. Por último pulsaremos ENTER o
pulsaremos el botón Introducir de la barra de fórmulas. 164
Trabajar con celdas
Seleccionar la celda A5, pulsar botón Autosuma y pulsar Enter
Excel determinará las celdas que debe sumar, examinando las celdas
adyacentes, que en nuestro caso son el rango A1:A4, e introducirá el resultado
(719) en la celda A5.
Es importante verificar el rango que Excel supondrá para sumar. Hay que tener
en cuenta que las celdas vacías pueden provocar que los rangos de suma sean
trun-cados. Además debemos recordar que si Excel no está seguro de qué sumar
(no se haya especificado con suficiente claridad), tomará por defecto una
columna.
Ya que no parece muy difícil equivocarse con el rango de la función Autosuma,
lo más fácil será seleccionar primero la celda donde se sumarán los datos (se
introducirá la función SUMA) y a continuación seleccionar el rango de celdas que
se desea sumar mediante la tecla CONTROL o MAYÚSCULAS. Como podemos
comprobar en la siguiente figura, el rango seleccionado se introducirá como
parámetro en la función SUMA. 165
Unidad Didáctica 3
Seleccionar del rango de celdas a sumar Evidentemente, también podemos escribir manualmente el rango a sumar.
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Trabajar con celdas
Resumen En Excel la selección de celdas (contiguas o no) se puede hacer mediante el
ratón y mediante el teclado.
Excel permite copiar el contenido de una o varias celdas de un libro de
trabajo gracias a una herramienta típica del entorno Windows denominada Portapapeles. Excel dispone del comando Deshacer. Con este comando podremos anular
algunas de las modificaciones realizadas en el libro de trabajo.
La búsqueda y reemplazo de datos son dos funciones cuyo uso se extiende,
sobre todo, a hojas de cálculo de tamaño considerable en las que es difícil
encontrar una palabra (o un conjunto de caracteres).
Para insertar celdas, lo primero es decidir qué es lo que se va a insertar:
celdas sueltas, una o varias filas de celdas o una o varias columnas de
celdas.
La herramienta Autosuma facilita mucho la introducción de funciones SUMA
en la hoja de trabajo. Esta función es accesible desde el botón Autosuma
de la barra de herramientas Formato. 167
Trabajar con celdas
Vocabulario PAINT: Es un programa incorporado
por Windows para trabajar con
imágenes. 169
Trabajar con celdas
Ejercicios de repaso y autoevaluación 1. Describe la forma más fácil de seleccionar un rango de celdas con
el ratón.
2. Describe los pasos a seguir para seleccionar una sola fila. 3. Describe los pasos necesarios para seleccionar filas no contiguas. 4. ¿Qué es el Portapapeles? 5. Si activamos la casilla Transponer en el cuadro de diálogo Pegado
espe-cial, ¿qué ocurrirá?
6. ¿Qué pasos tendremos que realizar para abrir el cuadro de diálogo
Buscar?
7. Selecciona independientemente los siguientes rangos de celdas
median-te el ratón:
a. B3:G9.
b. Celdas B2, D6, C1.
c. Filas 2 a 5.
d. Seleccionar las columnas B,C, E, F. 8. Selecciona la hoja de cálculo al completo.
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Trabajar con celdas
Soluciones de los Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. La forma más fácil de seleccionar un rango de celdas es hacer clic
sobre la esquina superior izquierda del rango de celdas y, manteniendo
el botón pulsado, desplazar el ratón hasta la esquina inferior derecha
del rango a seleccionar.
2. Para seleccionar una sola fila bastará con hacer clic sobre el número de
fila (o título de fila) en la parte izquierda de la hoja de cálculo.
3. Para seleccionar filas de forma alterna, sólo hay que mantener pulsada
la tecla CONTROL y hacer clic con el ratón en los números de fila de las
columnas que queramos seleccionar.
4. El Portapapeles es una herramienta que siempre está activa (aunque
oculta) y que nos servirá de «saco» para transportar objetos de un sitio
a otro.
5. Giraremos los datos pegados 90º y convertiremos las filas en columnas y
las columnas en filas.
6. Pulsar la combinación de teclas CTRL + B o abrir el menú Edición y
hacer clic en la opción Buscar.
7.
a. Haciendo clic en la celda B3 y sin soltar el botón izquierdo del
ratón, arrastrar hasta la celda G9.
b. Hacer clic en cada celda con la tecla CONTROL pulsada.
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Unidad Didáctica 3
c. Hacer clic en el título de fila 2 y sin soltar el botón izquierdo del
ratón arrastrar hasta el título de fila 5.
d. Seleccionar las columnas B, C, E y F: Con la tecla CONTROL pulsa-
da hacer clic en los nombres de columnas pedidos.
8. Hacer clic en el botón Seleccionar Todo.
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