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UNIDAD III. ANALISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS

(Artculos con ediciones realizadas por el M.A Hilario Leyva Gmez)

Aportado por: Paola Valeria Zeledn - pvaleria@surnet.cl Contador Pblico y Auditor egresada de la Universidad de la Frontera y actualmente Docente en el rea de capacitacin de la Universidad Santo Toms de Puerto Montt.

Aportado por: Ing. Angela Maday Fernndez Lpez maday@censa.edu.cu

CONCEPTOS

Los trminos Anlisis de puestos de trabajo, Descripcin de puestos de trabajo y Especificaciones o requisitos del puesto de trabajo son habitualmente utilizados indistintamente; por lo que conviene establecer, al menos de forma terica, una diferenciacin conceptual (18):

Anlisis de puestos de trabajo: procedimiento de obtencin de informacin acerca de los puestos: su contenido y los aspectos y condiciones que los rodean.

Descripcin de puestos de trabajo: documento que recoge la informacin obtenida por medio del anlisis, quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto as como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

Especificaciones del puesto de trabajo o requisitos del puesto: est relacionado con los requisitos y cualificaciones personales exigidos de cara a un cumplimiento satisfactorio de las tareas:

nivel de estudios experiencia Esfuerzo fsico y esfuerzo mental Responsabilidades Condiciones de trabajo caractersticas personales, etc.

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Estos requisitos emanan de forma directa del anlisis y descripcin del puesto. Mediante esta informacin se elaborara el perfil profesiogrfico. Figura 1.

Figura 1: Elementos del diseo de los puestos de trabajo

Es importante, tambin, aclarar la diferencia existente entre ciertos trminos comnmente utilizados en el anlisis y descripcin de puestos de trabajo:

Elemento (Operacin): Es la unidad mnima indivisible del trabajo. Ejemplo: Realizar una preguntas sobre la solicitud de empleo Realizar un clculo de tiempo extra

Tarea (Actividad): Actividad individualizada e identificable como diferente del resto. Conjunto de operaciones. Ejemplo: Realizar una entrevista de seleccin de personal Calcular la nmina quincenal del personal de guardia

Funcin: conjunto de tareas o actividades de la misma naturaleza, realizadas por una persona, que forman un rea definida de trabajo. Suelen mantener entre s una relacin de proximidad fsica o tcnica. Ejemplo: Funcin de seleccin de personal Funcin de nmina

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Obligacin: se le denomina as a los diversos compromisos que puede desarrollar una persona en una organizacin.

Puesto: Unidad de trabajo especfica e impersonal que existe en funcin de los objetivos de una organizacin.

Se trata de una o ms funciones o actividades que se organizan constituyendo una nueva unidad de orden superior y adoptan una posicin jerrquica en la organizacin. Tambin puede definirse como "una unidad de organizacin que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros" (8).

Ocupacin (rama ocupacional): clases de puestos que pueden ser hallados en diferentes organizaciones y que presentan una gran similitud entre s. Este trmino est relacionado con la calificacin profesional de los individuos, que le capacita para el desempeo de determinados puestos de trabajo. Ejemplo: obreros calificados, tcnicos, mandos medios y superiores, etc.

BENEFICIOS DE LA DESCRICIN Y ESPECIFICACIN DEL PUESTO

Para los directivos Constituye la posibilidad de saber en detalle las obligaciones y caractersticas de cada puesto Para los supervisores Les permite distinguir con precisin y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo y exigir ms apropiadamente las obligaciones que supone.

Para los trabajadores Les permite realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien. Para el departamento de personal Es bsico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir con su funcin estimulante de la eficiencia y la cooperacin de los trabajadores.

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UTILIDAD DEL ANLISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS EN LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS Este anlisis apoya a otras funciones que se realizan en el Departamento de Administracin de Recursos Humanos, tales como: 1. Reclutamiento y seleccin.- En anlisis de puesto proporciona informacin

sobre puesto y los requerimientos humanos necesarios para desempear esas actividades. Esta descripcin del puesto en informacin de la especificacin del puesto son la base sobre la que se decide qu tipo de personas se recluta y contratan.

2. Compensaciones.- Tambin es necesaria una clara comprensin de lo que

cada empleo representa para estimular su valor y la compensacin apropiada para cada uno. stos se debe a que la compensacin est vinculada generalmente con la capacidad de requerida, el nivel de educacin, los riesgos de seguridad y otros, dos ellos son factores que se identifican por medio del anlisis de puesto.

Tambin se ver que muchas empresas clasificar los puestos en categoras el anlisis de puesto ofrece los datos para determinar el valor relativo de cada posicin para que puede ser clasificada. 3. Evaluacin de desempeo.- La evaluacin de desempeo consiste en

comparar el desempeo real de cada empleado con del rendimiento deseado. Con frecuencia es mediante el anlisis de puesto que los ingenieros industriales y otros expertos determinan los criterios que se deben alcanzar y las partidas especficas que realizar.

4. Capacitacin.- Tambin se utilizara la informacin del anlisis del puesto para

disear los programas de capacitacin y desarrollo. El anlisis y las descripciones del puesto resultantes muestran el tipo de habilidades y por tanto de capacitacin que se requieren.

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MTODOS TRADICIONALES UTILIZADOS EN ANLISIS DE PUESTOS La obtencin de los datos para anlisis del puesto requiere por lo general de: 1. Un especialista de recursos humanos (Analista de Puestos) 2. El ocupante del puesto 3. Su supervisor. 1.- El especialista podra tener que observar y analizar el trabajo que se realiza y despus preparar una descripcin y especificacin del puesto. 2 y 3.- El supervisor y el empleado participarn tambin, quizs llenando cuestionarios en los que se visten las actividades del subordinado. Tanto supervisor como trabajador podran revisar y verificar las conclusiones del anlisis del puesto con respecto a sus actividades y deberes.

Por tanto, el anlisis de puestos suele implicar un esfuerzo comn entre especialista, el supervisor y el trabajador.

TIPOS DE MTODOS PARA OBTENER DATOS EN UN ANLISIS DE PUESTO a). Entrevista b). Cuestionario c). Observacin d). Mtodo mixto e). Mtodo de informes sucesivos

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a). La entrevista

Existen tres tipos de entrevistas que pueden utilizar para obtener datos por el anlisis de puestos:

Entrevistas individuales con cada empleado Entrevistas colectivas con grupos de empleados que desempeen en el mismo trabajo Entrevistas con uno o ms supervisores que tengan un

del desarrollo conocimiento fondo del puesto que se est analizando. La entrevista grupal se emplea cuando un gran nmero de personas realiza un trabajo similar o idntico, de esta manera se obtienen rpidamente y a bajo costo datos sobre el puesto. Por lo general, el supervisor inmediato del trabajador asiste a la sesin de grupo; si no es as, es bueno entrevistar al supervisor por separado para obtener su punto de vista sobre los deberes y responsabilidades del puesto. Cualquiera que sea el tipo de entrevista que se utilice, es importante que entrevistado entienda perfectamente la razn de la misma, ya que existe una tendencia a mal interpretar estas entrevistas como evaluaciones de eficiencia. b). Cuestionario

Otro medio eficaz para obtener informacin en el anlisis del puesto es que los empleados respondan cuestionarios en los que describan los deberes, responsabilidades relacionadas con su empleo. Lo que hay que decidir en este caso es que tan estructurado debe ser el cuestionario y las preguntas que se tienen que incluir.

El cuestionario puede ser: 1). abierto y slo pedir el empleado que describo las actividades Principales.

2). listas de verificacin muy estructuradas.

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En la prctica, el mejor cuestionario suele estar a la mitad de estos extremos. Un cuestionario tpico de anlisis de puestos puede tener varias preguntas abiertas as como preguntas estructuradas.

Ventajas del cuestionario Desventajas del cuestionario

- Una forma eficaz y rpida de obtener informacin de un gran nmero de empleados - Es menos costoso que entrevistar, por ejemplo, a cientos de empleados

- El desarrollo y revisin del cuestionario puede ser un proceso costoso y tardado.

c). observacin La observacin directa es especialmente til en los trabajos consisten principalmente entre actividad fsica observable. Ejemplos de estas ocupaciones son las del empleado de limpieza, de lnea de ensamblaje y de contabilidad. Por otra parte, la observacin a menudo no es apropiada cuando el puesto requiere de una gran cantidad de actividad mental difcil de evaluar o con frecuencia se espera que el empleado particip en actividades importantes que podran ocurrir slo ocasionalmente, como una enfermera que maneja emergencias. La observacin directa se utiliza por lo regular junto con las entrevistas. Una forma de hacerlo es observar al empleado en su trabajo durante un ciclo completo de labores. Ciclo es el tiempo que le llev a realizar el trabajo; puede ser 1 minuto para un empleado de lnea de ensamblar o 1 hora, un da o ms para trabajos complejos. En este punto se toman notas de todas las actividades observadas durante el desarrollo del trabajo. Despus de acumular tanta informacin como sea posible, se entrevista al trabajador. Es necesario alentar a la persona a que aclarar los puntos no entendidos y que explique las actividades adicionales que realiza que no se hayan observado. Otra forma de hacerlo es observar y entrevistar al mismo tiempo que el empleado realiza su trabajo. Sin embargo, es mejor no hacer algunas preguntas hasta despus de la observacin, ya que eso permite observar el empleado sin interrumpir su trabajo. A

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su vez ayuda reducido las posibilidades de que el empleado se ponga nervioso o que modifique de alguna manera su rutina normal. d). Mtodo mixto Cuando no es posible desarrollar en su totalidad cualquiera de los mtodos anteriores, el comit debe tomar la decisin de combinarlos para hacer prctico el anlisis de puestos. e). Mtodo de informes sucesivos (Bitcora del participante) Se puede pedir a los trabajadores que lleven un diario o bitcora o listas de cosas que hacen durante el da. El trabajador debe anotar cada actividad que realice. EL ANLISIS DE PUESTO PROPORCIONA LOS SIGUIENTES DATOS, MISMOS QUE SE EMPLEAN PARA ELABORAR LA DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIN DEL PUESTO: 1. Generalidad del puesto 2. Descripcin genrica de las actividades del puesto 3. Descripcin analtica de las actividades 4. Requerimientos del puesto:

4.1. Habilidades.- Escolaridad formal necesaria, conocimientos y habilidades especiales, experiencia, etc.

4.2. Responsabilidades.- En valores, en personas, en productos, en trmites, en procesos, en informacin confidencial, etc.

4.3. Esfuerzo mental y fsico.

4.4. Condiciones de trabajo.- Medio ambiente y riesgos de trabajo.

4.5. Perfil del ocupante y descripcin sinttica.

4.6. Referencias.- Antecedentes de los sujetos que intervienen en

la contestacin, revista, revisin y anlisis del cuestionario, as como las fechas, lugares y telfonos.

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DESGLOSE DE ALGUNOS PUNTOS Descripcin de funciones Por lo comn primero se obtiene informacin sobre las actividades realmente de trabajo desempeadas tales como limpieza, codificar, galvanizar, codificar o pintar. En ocasiones, la lista de actividades indica tambin como, por qu y cundo un trabajador desempea cada actividad. Perfil del ocupante Tambin es posible reunir informacin sobre el comportamiento humano como sensibilidad, comunicacin, toma de decisiones y escritura. En este punto se incluye informacin referente a las exigencias personales del puesto en trminos de gasto de energa, caminar largas distancias y otros. Responsabilidad Se especifica la responsabilidad del ocupante con respecto al uso, supervisin y mantenimiento de las mquinas, herramientas, equipo y auxiliares utilizados en el cargo o sus dependientes directos. Contexto del puesto Este Comprende la informacin referente a cuestiones como condiciones fsicas y horario de trabajo y el contexto social y organizacin, por ejemplo, la gente con la que el empleado deber interactuar habitualmente. Tambin puede reunirse aqu informacin sobre los incentivos financieros y no financieros vinculados con el empleo. Requerimientos del puesto Es usual reunir informacin con respecto a los requerimientos humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educacin, capacitacin experiencia laboral), as como los atributos personales (aptitudes, caractersticas fsicas, personalidad, intereses) que se requieren.

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PASOS PARA REALIZAR UN ANLISIS DE PUESTO. Paso 1. Determine el uso de la informacin del anlisis de puesto. Empiece por identificar el uso que dar la informacin, ya que esos determinar el tipo de datos que se rena y la tcnica que utilice para hacerlo. Algunas tcnicas como entrevistar a los empleados y preguntarles en qu consiste el puesto y cules son sus responsabilidades son tiles para redactar las descripciones de puestos y seleccionar los empleados Otras tcnicas de anlisis de puestos como el cuestionario de anlisis de posicin no proporcionan la informacin especfica para descripciones de puestos, pero proporcionan clasificaciones numricas para cada puesto, que se pueden utilizar para compararlos con propsitos de compensaciones.

Por tanto el primer paso es determinar el uso de informacin del anlisis de puestos. Entonces podr decidir cmo reunir informacin.

Paso 2. Reunida la informacin, es necesario revisar la disponible anteriormente, como organigramas, diagramas de proceso y descripciones de puestos. Los organigramas muestran la forma en que el puesto en cuestin se relaciona con otras posiciones y cuales su lugar en la organizacin.

En el organigrama se identifica el ttulo de cada posicin y, por medio de las lneas que las conectan, se muestra quin reporta a quin y con quien se espera que la persona que ocupa el puesto se comunique.

Un diagrama de proceso permite una comprensin ms detallada del flujo de trabajo que en la que se puede obtener del organigrama. En su forma ms simple, un diagrama de proceso muestra el flujo de datos de entrada y datos de salida del puesto estudiado.

Por ejemplo, se espera que el empleado de control de inventario reciba el inventario de los proveedores, tome las solicitudes de inventario de los dos gerentes de planta y proporcione en lo que le solicitan a estos gerentes, as como la informacin del estado de los inventarios actuales.

La descripcin del puesto, si existe, puede ser un buen punto a partir del cual podra preparar una descripcin revisada del puesto.

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Paso 3. Seleccione puestos representativos para analizarlos. Esto es necesario cuando hay muchos puestos similares por analizar y toma demasiado tiempo el anlisis del puesto por ejemplo los puestos de todos los trabajadores de ensamble. Paso 4. Rena la informacin del anlisis de puesto. El siguiente paso es analizar realmente el puesto obtenido los datos sobre las actividades que involucra, la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Para esto debe utilizarse una o ms tcnicas de anlisis de puesto. Paso 5. Revise la informacin con los participantes. El anlisis del puesto ofrece informacin sobre la a la naturaleza y funciones del puesto. Esta informacin debe ser verificada con el trabajador que no desempea y un superior inmediato. Edificar la informacin ayudar a determinar si es correcta, si est completa y si es fcil de entender para todos involucrados. Este paso de revisin puede ayudarle a obtener la aceptacin del ocupante del puesto de los datos del anlisis que se obtuvieron, al darle la oportunidad de modificar la descripcin de las actividades que realiza. Paso 6. Elabore una descripcin y especificacin del puesto. En la mayora de los casos, una descripcin y especificacin de un puesto son dos resultados concretos del anlisis de la posicin. La descripcin del puesto es una relacin por escrito de las actividades y responsabilidades inherentes al puesto, as como de sus caractersticas importantes como las condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad. La especificacin del puesto resume las cualidades personales.

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SOBRE LA DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIN DEL PUESTO, FERNNDEZ ROS (14) RECOMIENDA:

Slo valen hechos objetivos, no las opiniones e interpretaciones subjetivas.

La descripcin debe ser sencilla.

Palabras ambiguas como: tal vez, puede, ocasionalmente, pocas veces, siempre son fuentes de conflictos interpretativos y en consecuencia habrn de evitarse.

Si se describe un puesto de trabajo es preciso asegurarse de que se ha hecho plenamente. De no ser as debe indicarse con la mxima claridad y transparencia.

Un puesto de trabajo no es ninguna historieta que haya que ser contada. En consecuencia debe usarse un correcto estilo literario, con correccin y fluidez sintctica.

Los contenidos de las afirmaciones deben ajustarse a la estructura previa del formato, evitando duplicaciones y redundancias innecesarias.

Siempre que sea necesario hacer referencia a otro puesto de trabajo, debe mencionarse la denominacin formal del mismo.

AGUSTN REYES PONCE HACE LAS CONSIDERACIONES SIGUIENTES RESPECTO A LA DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIN DEL PUESTO:

El ttulo del puesto no ha de darse en forma caprichosa. Cuando estos ttulos no sean una aberracin del lenguaje o vulgaridad, deben preferirse a cualquier otro, por la razn de estar ya consagrados a los usos y costumbres.

Los ttulos de los puestos deben ser lo ms cortos y descriptivos posibles

La DEFINICIN DEL PUESTO, DESCRIPCIN GENRICA, FINALIDAD U OBJETIVO DEL PUESTO debe ser tipo DICCIONARIO, de tal manera que en breves palabras proporcione un concepto explcito del puesto y permita formarse una primera idea de su contenido.

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Con los TTULOS y LAS DEFINICIONES DE LOS PUESTOS puede formarse el DICCIONARIO DE PUESTOS Y OCUPACIONES DE LA COMPAA

EL CONTENIDO DEL PUESTO es conjunto de funciones o actividades concretas, organizado en tres grupos:

1. Actividades cotidianas o diarias

2. Actividades peridicas

3. Actividades eventuales

Estas listas de funciones o actividades han de reunir dos requisitos bsicos: A). Ha de ser una lista completa: hay que incluir todas, sin omitir ninguna B). Seguir un orden en la lista. Ordenar por:

1. Orden de importancia. De las ms importantes a las menos importantes

2. Orden cronolgico. Seguir el ciclo de operaciones del trabajador

3. Por orden lgico. Agrupar por actividades de la misma naturaleza

4. Por frecuencia. Se inicia con las actividades que se realizan con mayor frecuencia y se contina con las de menor frecuencia.

Las actividades del puesto deben redactarse empleando verbos activos, en presente de indicativo: calcula, barre, organiza, investiga, coordina, etc.

En la redaccin de actividades emplear trminos cuantitativos. As, al explicar el grado en que se encuentran presentes diversos factores, hacerlo en trminos de metros, horas, das, pesos, grados centgrados, etc. No emplear ambigedades, tales como: el obrero carga cajas de peso considerable, la diferencia en el arqueo de caja debe ser mnima, etc.

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Como una gua que permita al Analista de Puestos recabar los datos con integridad y precisin, pueden tenerse en cuenta estas interrogaciones al redactar las funciones o actividades: Actividad semanal del Auxiliar de Nmina

Pregunta Ejemplo

1. Qu hace? Calcula el importe semanal de la nmina del personal sindicalizado

2. Cmo lo hace? Recabando los datos de las tarjetas de control de asistencia

3. Con qu fin lo hace? (se omite por su obviedad)

4. Cundo? Cada jueves

5. Dnde? (innecesario, se entiende que en su departamento de adscripcin)

Redaccin de la actividad: Calcula cada jueves el importe semanal de la nmina del personal sindicalizado, recabando los datos de las tarjetas de control de asistencia.

Actividad diaria del Empleado de Mostrador

Pregunta Ejemplo

1. Qu hace? Recibe la mercanca que entregan los proveedores

2. Cmo lo hace? Cotejando la entrega con la factura del pedido

3. Con qu fin lo hace? Con la finalidad de que no vayan a existir faltantes

4. Cundo? (innecesario, toda vez que es una actividad diaria)

5. Dnde? En la bodega de la papelera

Redaccin de la actividad: Recibe en la bodega de la papelera la mercanca que entregan los proveedores, cotejando la entrega con la factura del pedido, con la finalidad de que no vayan a existir faltantes.

Al redactar cada funcin o actividad, debe cuidarse la sintaxis

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EJEMPLOS DE DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIN DE PUESTOS Ejemplo No. 1

1. DESCRIPCIN DEL PUESTO 1.1. IDENTIFICACIN Nombre del cargo : Supervisor de Produccin rea a la que pertenece : Planta de Proceso Cargo del jefe directo : Jefe de Turno 1.2. FUNCIN PRINCIPAL Programa, dirige y controla el proceso productivo cumpliendo con los requerimientos de productividad y rendimiento, asegurando los estndares de calidad exigidos y administrando eficientemente los recursos humanos y materiales segn los objetivos de la organizacin. As mismo, debe colaborar con el mejoramiento continuo de la infraestructura y de los procesos. 1.3. FUNCIONES ESPECIFICAS

Actividades / Tareas

Revisa bitcoras al inicio de la jornada de trabajo y realizar anotaciones al final del turno.

Controla la mantencin del orden, higiene y seguridad en el lugar de trabajo.

Maximiza la productividad y rendimiento de las lneas.

Registra la informacin diaria en los informes de produccin.

Revisa los informes de calidad de los productos.

Controla permanentemente la calidad de los productos elaborados por su lnea.

Corrige e informa oportunamente deficiencias detectadas en el proceso productivo.

Supervisa aseos profundos de las maquinarias y equipos.

Coordina la induccin del personal a su cargo.

Realiza capacitacin a su equipo de trabajo

Realiza reuniones informativas con su equipo de trabajo.

Evala el personal a su cargo.

Participa en reuniones del rea de produccin.

Mantiene vas abiertas de comunicacin formal e informal.

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1.4. COORDINACIN

Coordina con (cargo o rea)

Para (actividad)

rea de Control de Produccin

Recoge y precisa datos referentes a la produccin.

rea de Sistemas Repara y mantiene sistemas electrnicos de la planta de proceso.

rea de Aseo Mantiene la limpieza de la planta de proceso.

rea de Control de Calidad Unifica criterios segn especificaciones de calidad y corregir errores en el producto.

rea de Mantencin Repara y mantiene de las maquinarias y equipos.

Otros Supervisores Relacin cliente/proveedor interno. Coordina etapas del proceso productivo.

1.5. SUPERVISIN

Supervisa a Supervisado por

Operarios Jefe de Turno

Planilleros

1.6. EN CASO DE AUSENCIA

Reemplaza a Es reemplazado por

Jefe de Turno Supervisores de otras reas.

Supervisores de otras reas

1.7. RELACIONES CON OTROS PUESTOS

Ascendido de Puede ascender a

Capataz Jefe de Turno

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1.8. CONDICIONES DE TRABAJO Lugar fsico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la Planta de Proceso ubicada en las dependencias regionales de la empresa, ejerciendo su labor principalmente en el rea de produccin, lo que se complementa con trabajo de oficina para la preparacin de informes. Horario de Trabajo: El cargo contempla una jornada de trabajo distribuida en seis das, de lunes a sbado. El horario de trabajo esta organizado en turnos rotativos de da y noche, los que se van alternando cada mes. 2. ESPECIFICACIN DEL PUESTO 2.1. REQUISITOS GENERALES Estudios : Tcnicos. Especialidad: Tecnologa en Recursos del Mar. Tcnico Pesquero /Acucola. Tcnico en Conservacin de Alimentos por Fro. Experiencia: Idealmente uno o dos aos en el rea o cargos similares. Edad : Mnimo 25 aos. Sexo : Indiferente. 2.2. REQUISITOS PERSONALES

PERFIL SUPERVISOR DE PRODUCCION

Competencias Nivel Esperado

Mnimo Mximo

1. Orientacin al Logro 2 5

2. Directividad 2 4

3. Preocupacin por Orden, Calidad y Seguridad 2 4

4. Liderazgo 3 5

5. Autocontrol 3 6

6. Trabajo en Equipo y Cooperacin 3 5

7. Desarrollo de Otros 2 5

8. Compromiso Organizacional 2 3

9. Iniciativa 1 3

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Ejemplo No. 2 PERFIL DEL PUESTO PUESTO: Jefe de Cajas DEPENDENCIA DIRECTA: Administrador SUPERVISIN SOBRE: Controles Cajas, cajeras, Encargadas de Custodia, Empaquetadores. FINALIDAD DEL CARGO: Organizar las actividades y recursos del rea, para el eficiente servicio al cliente. ESTUDIOS: Enseanza media completa, de preferencia con estudios tcnicos administrativos. DISPONIBILIDAD: no deber tener compromisos que le impidan desempearse en forma normal o deba ausentarse de su trabajo, por lo que deber gozar de excelente salud. CARACTERSTICAS DE PERSONALIDAD: estable emocionalmente, responsable, gran sentido de pertenencia hacia la institucin y representantes, capaz de asumir el papel de lder (esto es tener el carisma para contar con seguidores y habilidad para educar y entregar conocimientos) aptitud para trabajar en equipo, criterio analtico para detectar problemas y darles solucin, buen manejo de relaciones interpersonales. FUNCIONES DEL CARGO: entre otras deber, 1. Promover la buena atencin al cliente. 2. Debe visar documentos (cheques) de acuerdo a las instrucciones impartidas para tal efecto. 3. Es responsable de la anulacin de las boletas, debiendo verificar personalmente los motivos de dichas operaciones. 4. Se encarga de retirar las huinchas x y z de las cajas registradoras, guardando reserva sobre las cifras de ventas.

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5. Chequea fondo prstamo de las cajeras 6. Debe efectuar al azar en forma permanente arqueos sorpresivos, y revisiones de boletas emitidas. 7. Ser su responsabilidad mantener stock adecuado de materiales, ya sea se trate de rollos, cintas de registradoras, papel de regalo, bolsas camisetas, etc. 8. Procura el uso ptimo de los materiales, educando en la utilizacin correcta de ellos. 9. Da aviso al departamento de computacin, de cualquier anomala respecto de programas, o manutencin de equipos. 10. Responsabilizar o encargarse personalmente del cierre diario computacional de ventas. 11. Vigila dando el ejemplo, el correcto uso de los elementos de higiene y seguridad, y sus normas, as como en las materias control de calidad. 12.Comunica al Administrador de cualquier anomala que impida el normal funcionamiento de las actividades. 13. Selecciona al personal a contratar de la seccin, procurando a los individuos ms idneos para los cargos dentro de las normas legales y polticas de la empresa. 14. Vela por el entrenamiento del personal nuevo, inducindolo tanto en las materias propias generales de la familiarizacin de la empresa, sus normas, polticas, as como las labores propias del cargo del nuevo contratado, entregndole peridicamente informacin del estado de su aprendizaje mientras se encuentre en proceso de adaptacin (contrato plazo fijo). 15. Entrega su opinin al administrador sobre la renovacin de los contratos de trabajo, tomando en cuenta el desempeo y la adaptacin a las normas de los funcionarios cuestionados. 16. Avisa al trabajador la no renovacin de su contrato, explicando claramente al funcionario las razones del termino ya sea por bajo desempeo, normas u otros. 17. Se preocupa de la preparacin de los horarios del personal, los que debern ser compatibles con la legislacin laboral, y la buena marcha de los procesos de la seccin.

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18. Confecciona el calendario de vacaciones del personal, el que debe ajustarse a las normas legales y a la realidad de la sucursal en cuanto las fechas en que se pueden otorgar, con el fin de causar el menor trastorno posible al normal desarrollo de las labores. 19. Vela por la administracin Adecuada de horas extraordinarias.

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Ejemplos de cuestionarios para el anlisis de puestos

TTULO: CUESTIONARIO DE ANLISIS DE CARGO

Aportado por: Alejandro Avila - abavila@ctcinternet.cl

I Identificacin del Puesto:

1. Nombre del puesto : 2. Divisin : 3. Departamento/Unidad : 4. Dependencia Directa : 5. Fecha de aplicacin :

II Identificacin de quien responde el cuestionario:

1. Nombre : 2. Grado y escalafn : 3. Antigedad en el Servicio:

III Descripcin Sumaria del Puesto:

1. Las tareas de este puesto se clasifican primordialmente como de carcter (marque con una X solo una respuesta)

Directivo de confianza

Directivo de carrera

Profesional con personal dependiente

Profesional de apoyo

Profesional Asesor

Tcnico especializado

Tcnico

Administrativo con especializacin

Administrativo contable

Administrativa secretarial

Auxiliar Administrativo

Auxiliar Chofer

Auxiliar Junior

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2. Elabore una relacin de las Principales Tareas que realiza en el puesto y el porcentaje de tiempo laboral que usted estima dedica a cada una de ellas.

Tarea Principal % Tiempo Laboral

3. Elabore una relacin de las Tareas Secundarias que realiza en el puesto y el porcentaje de tiempo laboral que usted estima dedica a cada una de ellas.

Tarea Secundaria % Tiempo Laboral

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4. Cules son las responsabilidades que se encuentran adscritas a su puesto de trabajo?. Cul es el peso relativo que en su opinin tiene cada una de ellas? (marque su respuesta con una X).

Responsabilidad Peso Relativo

Primaria Secundaria

Responsabilidad sobre bienes

Uso de materiales.

Responsabilidad sobre el tratamiento de informacin

Supervisin del trabajo de otras personas

Manejo de dinero, ttulos o documentos afines

Responsabilidad de manejo de informacin

Responsabilidad en relaciones pblicas

Responsabilidad en la confidencialidad de la informacin

5. Cules de las aptitudes descritas a continuacin son deseables o esenciales para el desempeo del puesto y en que grado?.

Caracterstica No necesaria Deseable Esencial

Agudeza visual

Agudeza auditiva

Capacidad tctil

Rapidez de decisin

Habilidad expresiva

Coordinacin tacto visual

Coordinacin general

Iniciativa

Creatividad

Capacidad de juicio

Atencin

Comprensin de lectura

Clculo

Redaccin

Nivel Acadmico

Trabajo de equipo

Liderazgo

Sociabilidad

Comunicacin interpersonal

Orden y organizacin

Minuciosidad

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6. Cules de las siguientes tareas usted realiza para obtener informacin tcnica que su puesto de trabajo requiere?, Compare el tiempo que usted dedica a esta tarea en relacin con el que emplea en realizar otras asociadas a su trabajo. (marque con una X slo en aquellas tareas que usted realiza).

Tareas

Tiempo usado en comparacin con las otras tareas que realiza en su puesto

Muy poco

Poco Casi el promedio

Mayor

Leer publicaciones tcnicas acerca de procedimientos y mtodos.

Participacin en cursos o seminarios relacionados con su trabajo.

Estudiar los programas y los sistemas de operacin existentes para obtener y mantener la familiaridad con estos.

Llevar a cabo investigaciones bibliogrficas necesarias para el desarrollo de su trabajo.

Asistir a reuniones de informacin en que se definan normas de procedimientos.

Consultar a compaeros de trabajo a fin de intercambiar nuevas ideas y tcnicas.

Consultar a otros equipos tcnicos del Servicio para intercambiar nuevas ideas y tcnicas.

Asistir a reuniones para ver estado de avance de proyectos.

Asistir a reuniones de equipo para revisar estrategias del departamento o divisin.

Discutir los planes y objetivos del departamento con el jefe.

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7. Respecto de las comunicaciones que requiere establecer para el cumplimiento de su trabajo, clasifique en trminos de que tan importante resulta la actividad que se seala para el logro de los objetivos del puesto, segn codificacin adjunta.

Cdigo de importancia para este puesto

N: No corresponde

1 : Muy bajo

2 : Bajo

3 : Promedio

4 : Alto

5 : Extremo

Comunicacin Escrita:

Cdigo Tareas

Escribir (Escribir o dictar cartas, informes, en general aquellas en las cuales el interesado elabora el material escrito)

Cdigo de importancia para este puesto

N: No corresponde

1 : Muy bajo

2 : Bajo

3 : Promedio

4 : Alto

5 : Extremo

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Comunicacin Oral:

Cdigo Tareas

Asesora (gua a individuos acerca de la resolucin de problemas por medio de principios profesionales, legales, financieros, etc.)

Negociar (Tratar con los dems con el fin de llegar a un acuerdo o solucin en materias relativas a trabajo que desempea en el puesto).

Persuadir (Tratar con los dems para influir en ellos con respecto a alguna accin o punto de vista).

Instruir (Impartir a otros conocimientos o habilidades, ya sea de manera formal o informal)

Entrevistar (Conducir entrevistas dirigidas hacia objetivos especficos relacionados con la organizacin)

Intercambio de informacin habitual (Dar y recibir informacin relacionada con el trabajo de naturaleza habitual)

Discurso Pblico (ofrecer charlas, conferencias, exposiciones formales ante un pblico relativamente numeroso).

8. Considera usted que para el buen desempeo del puesto se requiere experiencia en la Administracin Pblica? (marque con una X solo una respuesta).

___ Imprescindible ___ Importante ___ Aconsejable ___ No relevante

9. Considera usted que para el buen desempeo del puesto se requiere experiencia anterior en puestos similares? (marque con una X solo una respuesta).

No necesaria: ____ Deseable: ____ A los menos 1 ao: Entre 1 y 3 aos: Ms de 3 aos:

10. Cmo calificara usted las condiciones fsicas en que trabaja la persona que desempea este puesto?.

___ Excelentes ___ Buenas ___ Regulares ___ Malas ___ Muy mala

Exponga brevemente los argumentos que justifican su respuesta:

11. Est sometida la persona que desempea el puesto a presiones psicolgicas especiales?.

___ Permanentemente ___ A veces ___ Rara vez ___ Nunca

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Fundamente brevemente su respuesta:

12. Qu caractersticas cree usted que hacen que el puesto sea excepcional?.

13. Qu factores definira usted como fundamentales para medir el desempeo del puesto? 14. Desde su punto de vista, Qu factores identificables contribuyen significativamente al desempeo adecuado del puesto? RESUMEN

A todas las empresas les es conveniente contar con sta herramienta, por ser la clave para poder organizar un rea de recursos humanos, con el fin de: 1) Conocer los puestos de cada unidad de trabajo 2) Determinar los perfiles de los ocupantes 3) Seleccionar el personal 4) Orientar la capacitacin 5) Realizar la evaluacin de desempeo 6) Establecer un sistema de sueldos, salarios, remuneraciones y prestaciones.

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