Unidad III MAPEO DE INFORMACIÓN

Asignatura: Documentación Técnica

Licenciatura en Derecho 2

Unidad III: Mapeo de información

Semana 8

A. PRESENTACIÓN

Una práctica indispensable en la elaboración de documentación técnica es asociar etiquetas a cada uno de

los bloques de información, a efecto de establecer puntos de identificación inmediata y con fines de consulta.

Las etiquetas deben caracterizarse por su claridad al ofrecer al lector una idea precisa sobre la idea

expresada en cada bloque.

Las etiquetas se clasifican en varios tipos, dependiendo de la función que llevan a cabo. A continuación se

explicará las diferentes clases de etiquetas, reglas de uso y algunas sugerencias para su elaboración al

respecto.

B. OBJETIVO ESPECÍFICO

El alumno identificará los tipos de etiquetas de bloques, sus elementos y las reglas para su aplicación.

Asignatura: Documentación Técnica

Licenciatura en Derecho 3

C. TEMA Y SUBTEMAS

3. MAPEO DE INFORMACIÓN

3.5 Etiquetas de bloques.

D. MAPA MENTAL: UNIDAD III

Asignatura: Documentación Técnica

Licenciatura en Derecho 4

E. CONTENIDO

3.5 Etiquetas de bloques

Una idea clave del método mapeo de información consiste en comenzar a

bosquejar bloques, sin preocuparse al principio por etiquetar o escribir párrafos;

es decir, identificar el tipo de bloque y sus características, antes de otra cosa.

Otra idea importante es etiquetar cada bloque (una vez desarrollado o

bosquejado) para que el lector pueda ver de una ojeada la estructura del

documento.

Etiquetas

Hay tres clases de etiquetas de bloques:

Etiquetas independientes del tema.

Etiquetas específicas del tema.

Etiquetas combinadas.

Reglas para etiquetar bloques

Una etiqueta debe hacer que el propósito del bloque sea inmediatamente claro

para el lector. Una etiqueta debe contestar a la pregunta: ¿Qué va a decir este

bloque?

Los escritores deben crear etiquetas útiles para los bloques, a través de las

siguientes reglas:

1. Escribe etiquetas que describan con precisión el contenido del bloque.

2. Conserva las etiquetas cortas y concisas.

3. Conserva un vocabulario consistente en la etiqueta y en el bloque.

4. Usa palabras familiares para el lector, en lugar de la “jerga” o términos

técnicos.

Excepción: Usa un término técnico si sabes que los lectores lo

entienden y prefieren su uso porque es más adecuado y descriptivo

que un término común.

¿Por qué una etiqueta debe ser corta y concisa?

Asignatura: Documentación Técnica

Licenciatura en Derecho 5

5. Evita etiquetas graciosas, tramposas o triviales.

6. Conserva el lenguaje apropiado al significado real y a la importancia del

bloque.

Ejemplo: “Comentario” es una buena etiqueta para un bloque que

contiene información opcional. “Precaución” o “Importante recordar” son

buenas etiquetas para bloques que contienen información significativa.

7. No uses frases de transición como “Por otro lado” o etiquetas seguidas

de puntos suspensivos (...).

Comentario: Coloca la información secundaria o información sobre

cómo los bloques se relacionan entre sí, en bloques como “Visión

general”, “Introducción”, “Antecedentes” o “Comentarios”.

8. Usa preguntas o frases cuando sea apropiado.

Ejemplos:

¿Dónde están las respuestas?

¿Qué ayuda está disponible?

Resultados medibles.

Ejerza sus derechos.

Etiquetas independientes del tema

Una etiqueta independiente del tema es apropiada para bloques de información

general, es decir, información que puede aplicarse a cualquier negocio,

empresa, organización o tema.

Ejemplo 1: Escrito de negocios

En seguida se enlistan algunas etiquetas independientes del tema que pueden

aparecer en comunicados de negocios:

Problema.

Antecedentes.

Método de análisis.

Solución.

Criterio.

Asignatura: Documentación Técnica

Licenciatura en Derecho 6

Consecuencias.

Costo.

Estas etiquetas son independientes del tema, pueden utilizarse en cualquier

empresa y casi para cualquier tema.

Ejemplo 2: Todos los manuales

Los siguientes son algunos tipos de etiquetas independientes del tema que

pueden aparecer en casi cualquier manual de capacitación o procedimiento:

Definición.

Ejemplo.

Introducción.

Procedimiento.

Ejemplo 3: Hacer preguntas

Con frecuencia, la mejor manera de crear etiquetas independientes del tema es

analizar qué es lo que el lector se puede preguntar. Las respuestas a estas

preguntas se transforman en etiquetas de bloque. Esta tabla resume algunas de

estas preguntas:

Preguntas del lector Pistas para generar etiquetas

¿Cuál es el propósito o la función de x? El propósito (función) de x

¿Qué clase de información es ésta? Procedimiento

Proceso

Estructura

Concepto

Principio

Clasificación ¿Cómo puedo utilizar esta información? Definición

Ejemplo

Introducción Antecedentes

Asignatura: Documentación Técnica

Licenciatura en Derecho 7

La identificación precisa de las etiquetas independientes del tema representa

una parte importante de la propuesta de escritura. En cualquier documento, las

etiquetas independientes del tema aseguran consistencia y aumentan la

comprensión del lector.

Etiquetas específicas del tema

Una etiqueta específica del tema es un término, frase u oración que se deriva

del tema de un bloque particular.

Regla

Para crear etiquetas específicas efectivas, se debe preguntar:

1. ¿De qué se trata? (La respuesta dará una posible etiqueta para el

bloque.).

2. ¿Qué dice al respecto? (La respuesta dará una etiqueta más

específica que la pregunta anterior.).

Ejemplo 1: Capacitación para usar la computadora

El borrador de un curso de capacitación para usar una computadora puede

incluir estas etiquetas sobre el tema:

Unidad de proceso central.

Lenguaje de computadora.

Monitor.

Teclado.

Cursor.

¿Por qué escribiría esto el autor? Importancia

Justificación

Propósito

Objetivo

Asignatura: Documentación Técnica

Licenciatura en Derecho 8

Ejemplo 2: Habilidades gerenciales

Las etiquetas sobre el tema de habilidades gerenciales pueden ser:

Manejo de quejas.

Actitud de los empleados.

Motivación.

Desarrollo profesional.

Etiquetas combinadas

Una etiqueta combinada contiene las siguientes partes:

Una etiqueta independiente del tema (EIT).

Una etiqueta específica del tema (EET).

La parte correspondiente a la EIT relaciona el bloque con otro semejante para

facilitar la búsqueda e indica su propósito o función. La correspondiente a la

EET resalta el contenido que se encuentra dentro del bloque.

Aplicación

Algunos temas se dividen fácilmente en subtemas paralelos. Una buena

manera de presentarlos es crear un bloque para cada subtema y poner a los

nuevos bloques etiquetas combinadas.

Debe tratarse de que la parte de las etiquetas independientes del tema indique

la semejanza entre los bloques y la parte específica resalte sus diferencias.

Ejemplo

Un ejemplo de dos etiquetas relacionadas es:

Alternativa 1: mercado de dinero.

Alternativa 2: cuentas de ahorro.

La EIT “Alternativa” brinda consistencia y resalta la semejanza entre bloques;

en cambio, la EET (“mercado de dinero” o “cuentas de ahorro”) resalta la

diferencia entre ambos.

Las reglas de las etiquetas combinadas son:

Reglas

1. Las etiquetas combinadas deben ser cortas, de seis palabras cuando

mucho.

Asignatura: Documentación Técnica

Licenciatura en Derecho 9

2. Generalmente las etiquetas combinadas concuerdan con otras dentro

del mismo mapa o mapas relacionados.

Visión general de los tipos de información

Tipos de información. Es esencial identificar el tipo de información para seguir

correctamente el método Mapeo de Información, independientemente del tipo de

documentación que se debe escribir. Prácticamente todos trabajos escritos

referentes a los documentos técnicos requieren de un conocimiento teórico de

los tipos de información.

Los siete tipos básicos de información

Los tipos de información son siete categorías básicas dentro de las cuales

puede colocarse toda la información, tomando como punto de partida su

propósito fundamental para el lector.

Preguntas del lector Pistas para generar etiquetas

Procedimiento Conjunto de pasos que una persona (o equipo) realiza para obtener un

resultado específico. Incluye las decisiones que se deben tomar.

Responde a la pregunta ¿Cómo hacer?

Proceso Serie de cambios que se dan en un lapso de tiempo para lograr algún

propósito.

Describen lo que pasa durante fases de tiempo o cómo trabaja algo.

(La mayoría de las ciencias tratan sobre descripciones de procesos).

Responde a la pregunta ¿Cómo funciona?

Estructura Es algo físico o que puede dividirse en partes que tienen límites físicos

o identificables.

Responde a la pregunta ¿Cómo está hecho? o ¿Cuáles son sus

partes?

Concepto Grupo de objetos físicos, condiciones, relaciones, eventos o ideas que

comparten una combinación única de atributos críticos, no compartidos

por otros grupos y que pueden representarse por una o más palabras o

símbolos. Responde a la pregunta ¿Qué es? o ¿Cómo se define?

Principio Enunciado sobre lo que debe hacerse (leyes, políticas, normas); lo que

está dado (generalizaciones); o lo que se supone. Responde a la

Asignatura: Documentación Técnica

Licenciatura en Derecho 10

pregunta ¿Cuáles son las reglas? o ¿De dónde se parte?

Hecho Enunciado que se presenta sin evidencias que lo apoyen. Los ejemplos

pueden incluir: símbolos, medidas, fechas asociadas con eventos y

resultados experimentales Responde a la pregunta ¿Qué sucede? o

¿Qué sucedió?

Clasificación Distribución de un grupo de elementos en clases o categorías, usando

uno o más factores de distribución. Responde a la pregunta ¿Qué tipos

hay? o ¿Cómo se divide?

Ejemplos de cada tipo de información

Los siete tipos de información se ejemplifican en la siguiente tabla.

Tipo de Información Ejemplos

Procedimiento Pasos para inscripción.

Procedimiento administrativo.

Procedimiento penal.

Proceso Proceso de digitalización.

Proceso digestivo.

Proceso electoral.

Estructura Estructura de un sitio web.

Estructura atómica.

Organigrama de una empresa.

Concepto Concepto de libertad.

Definición de código fuente abierto.

Qué se entiende por ciencia.

Principio Principio de Arquímedes.

Regla de los tercios en fotografía.

Políticas de nuestra empresa.

Hecho Antecedentes de la organización.

Asignatura: Documentación Técnica

Licenciatura en Derecho 11

Velocidad del microprocesador.

Características de la PC.

Clasificación Clasificación de los virus.

Taxonomía de Bloom.

Categorías de software comercial.

¿Puedes proponer un ejemplo en cada uno de los siete tipos de

información?

Asignatura: Documentación Técnica

Licenciatura en Derecho 12

F. CONCLUSIÓN

En un documento técnico, el uso de etiquetas permite identificar fácil y rápidamente puntos específicos de

información, lo cual agiliza la consulta dentro del texto.

Para la inclusión de etiquetas que identifiquen a cada bloque de información, existen reglas y

recomendaciones para su adecuada elaboración y correcto uso, sin embargo, la idea fundamental es que una

etiqueta debe describir breve y claramente el contenido principal de un bloque de información.

Asignatura: Documentación Técnica

Licenciatura en Derecho 13

G. LECTURAS COMPLEMENTARIAS

Martinez, D. (2008). Technical writing: A reference for technical writers at all levels. New York: Kaplan

Pub.

H. GLOSARIO

Término Significado

Clasificación Es la distribución de elementos en grupos o clases, con

base en las características que tienen en común.

Concepto Es la representación o idealización de un objeto.

Consulta Se refiere a la acción de búsqueda y recuperación de

datos e información específica.

Procedimiento Se refiere a un método sistemático para realizar una

tarea.

Proceso Es un conjunto de etapas o fases secuenciales, ya sea

de origen artificial o de un fenómeno natural.

Asignatura: Documentación Técnica

Licenciatura en Derecho 14

I. FUENTES DE INFORMACIÓN

a) Bibliográficas González, M. (2005). Documentación Técnica. México: UNID.