Unidad N°3. Documentación del Sistema de Gestión de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentación de procesos

Nombre del Aprendiz: JORGE ELIECERGOMEZ POVEDA

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad y una vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y demás documentos necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestión de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso de documentación de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo definida en la actividad de la unidad N°2 (Arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad). Para esto, usted debe solucionar los siguientes tres puntos:

1) Selección del orden de la documentación: defina mediante una gráfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia u orden a seguir para iniciar la documentación para cada uno de los procesos institucionales de dirección, apoyo, misionales y de mejora continua.

PROCESO Y CODIGO

SUBPROCESO Y CODIGO

PROCEDIMIENTO

CODIGO FORMATO CODIGO RESPONSABLE

Planeamiento Estratégico

 DIRECCIONEstructuración Plan de Acción Institucional

 PLAESINS-PT-339-OPLADI-V02

Mapa Estratégico Institucional de la Armada Nacional

PLAEST-ME-3-JEPLAN-V01

Director EstratégicoMapa Estratégico a nivel componente

INS-ME-13-CIMAR-V03

Mapa Estratégico Comando Brigada

OFLU-ME-10-CIMAR-V01

Instructivo para el Diligenciamiento de la Matriz del Plan de Acción Armada Nacional

PLAESINS-IT-41-JEPLAN-V03

Director Estratégico

PLAESINS-PT-339-

OPLADI-V02

Formato de Hoja de Vida Indicadores de Gestión

PLAESINS-FT-743-OPLADI-V01

Jefe de Oficina de Planeación y Diseño

Matriz del Plan de Acción Armada Nacional

PLAESINS-FT-364-OPLADI-V05

Jefe de Oficina de Planeación y Diseño

Apoyo

Abastecimiento

Distribución de Mercancía

ALMDIS-PT-225-JOLA-

V03

Orden De SuministroALMDIS-FT-1030-JOLA-V01

Jefe de Almacén

Orden De EmbarqueALMDIS-FT-1031-JOLA-

V01

Jefe de Almacén

Salidas De AlmacénN/A

Jefe de Almacén

Oficio De Salida De Bienes N/A Jefe de Almacén

Plantilla De Creación / Extensión Materiales

N/A Jefe de Almacén

Misional Acción Integral

Elaboración Medios De Comunicación Impresos

ACIN-PT-382-JONA-

V02

Autorización Boceto Y Elaboración Material.

ACIN-FT-1319-JONA-V01

Jefe de Dpto. Acción Integral

Distribución Medios Comunicación Impresos.

ACIN-FT-008-JONA-V02

Cronograma Desarrollo Campañas Institucionales Acción Integral General.

ACIN-FT-569-JONA-V01

MEJORA Gestión de Calidad

Procedimiento Acciones Preventivas, correctivas y de Mejora

GESCAL-PT-158-

OPLADI-V07

Instructivo para Definición y Análisis de Posibles Causas que Generen un Problema.

GESCAL-IT-87-OPLADI-V01

Jefe Oficina de Gestión de Calidad.

Instructivo para el Diligenciamiento de Acciones Preventivas y correctivas

GESCAL-IT-98-OPLADI-V01

Acciones de mejora GESCAL-FT-1478-OPLADI-V01

2) Documentación total de un proceso Misional o de Realización del Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccione el que debería documentarse primero de acuerdo al punto anterior, posteriormente deben iniciar su completa documentación, de modo que luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos aplicables para el mismo, según Norma ISO 9001:2008.

A. Definición de la caracterización del proceso seleccionado.

PROCESO MISIONAL: ACCION INTEGRAL

Objetivo del Proceso: Neutralizar las acciones de guerra Políticas en la jurisdicción y área de responsabilidad.Alcance del Proceso: Garantizar un enfoque efectivo hacia el cliente en términos de calidad brindando satisfacción en los intereses de nuestros ciudadanos con apoyo permanente de nuestros hombres y mujeres que ejercen campañas sociales de apoyo a la población

Código y fecha de aprobación

ACIN-CT-6 JONA VER.0404 FEB/14

PROVEEDOR ENTRADA E INSUMO

ACTIVIDADES CLAVES

DEL PROCESO

RESPONSABLE

SALIDA DEL PRODUCTO

CLIENTEINTERNO EXTERN

OINTERNO EXTERN

O

Proceso De Planeamient

o Estratégico Institucional

Ministerio De

Defensa

Política De Consolidación

Plan Estratégico

Acción Integral

Director Dpto. Acción Integral

Directrices Estratégicas

Acción Integral

Procesos Institucionale

s

Proceso De Planeamient

o Presupuestal Of. Prensa

Ministerio De

Defensa

Recursos Financieros/ Boletines De

Prensa

Elaboración De Medios

Impresos De Comunicación Impresos

Director Dpto. Acción Integral

Periódico Institucional ,

Revista , Pagina Web

Procesos Institucionale

s

Población Civil

Proceso Misional

Entidades Estatales

Informes de Desmovilización, Política de Consolidación, Estudios de Áreas.

Desarrollo de Campañas Institucionales

Director Dpto. Acción Integral

Proyecto de Campañas Institucionales.

Proceso Misional

Población Civil

B. Realice los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo, formatos, listados, y demás documentación aplicable al proceso seleccionado en el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada implementación, mantenimiento y mejora continua.

MANUAL:

1. MANUAL DE CALIDAD2. MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGOS.3. MANUAL DE OPERACIONES PSICOLOGICAS.

PROCEDIMIENTOS:

1. PROCEDIMIENTOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOS2. PROCEDIMIENTOS DE ANALISIS ESTRATEGICOS3. PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE MEDIOS IMPRESOS

INSTRUCTIVOS DE TRABAJO:

1. INSTRUCTIVO ARCHIVO FOTOGRAFICO.

FORMATOS:

1. FORMATO DE DISTRUCION DE MATERIAL SONORO2. FORMATO DISTRIBUCION MEDIOS COMUNICACION IMPRESOS3. FORMATO ANEXO DE ACCION INTEGRAL4. FORMATO DE APRECIASION DE ACCION INTEGRAL5. FORMATO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN AUDIOVISUAL.

LISTADOS:

1. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE ACCION INTEGRAL.

DOCUMENTACION DE MANEJO:

1. OFICIOS.2. SEÑALES3. RADIOGRAMAS4. MEMORANDOS5. ACTAS6. INFORMES7. DIRECTIVAS

8. REGLAMENTOS9. NORMAS.

Nota: la respuesta a este punto podrá entregarse en éste documento o enviarse de manera anexa a través de compresores como WInZip o WinRar.

3) Escriba las conclusiones de aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conclusiones

1. EN EL PRESENTE TALLER SE DETERMINA LA SECUENCIA DOCUMENTAL DE LOS PROCESOS, ASI MISMO LA INTERACCION ENTRE ELLOS TENIENDO EN CUENTA LA PARTE ORGANIZACIONAL DE LA ENTIDAD, IGUALMENTE LA IMPORTANCIA DE LA CARACTERIZACION DEL PROCESO SELECCIONADO, EN LA CUAL SE DEFINE EL REQUISITO, EL INSUMO Y EL RESULTADO DEL PROCESO DENTRO DEL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA ENTIDAD, SE DEFINE TAMBIEN LA PARTE DOCUMENTAL DEL PROCESO SELECCIONADO.

2. CABE NOTAR LA IMPORTANCIA DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL EN LA ORGANIZACIÓN Y COMO PUEDE AYUDAR EN LA MEJORA CONTINUA

3. ES IMPORTANTE EN LA ESTRUCTURA DE EL SISTEMA DE CALIDAD LOS MANUALES, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, LISTADOS Y DEMAS DOCUMENTOS QUE MANTIENE LAS SOSTENIBILIDAD DE LA ESTRUCTURA EN AL ORGANIZACIÓN.

Modo de entrega:

La actividad debe ser realizada por usted. Debe subir a la plataforma el archivo con el desarrollo de la actividad

realizada.

Criterios de evaluaciónDetermina la secuencia e interacción de un proceso.

Realiza la documentación del proceso.