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Universidad Autónoma de Autónoma de Yucatán
Primera reunión para la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad
por parte de la alta direcciónMérida, Yucatán.Junio 01 de 2007
AGENDA
� Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad
� Seguimiento al plan de trabajo (actividades pendientes)
� Validación de la Política y Objetivos estratégicos de Calidad
� Planeación de la auditoria interna y de certificación
� Cambios que puedan afectar al Sistema de Gestión de la
Calidad
� Recomendaciones para la mejora
Clientes/Proveedor
Clienteso Usuarios
MAPA DE PROCESO
Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad
Revisión: 0218 mayo 07
Selección de
Permanencia
Ingreso
Egreso
y titulación
A P
V H
Administración del Sistema de Gestión de
la Calidad
Tecnología de la información
Salidas / Productos
de aspirantes
Servicios bibliotecarios
Entradas / Insumos
Ingreso
Administración de recursos financieros
materiales y humanos
colección Catalogación
Adquisiciones
� Procedimiento para planear y registrar
aspirantes.
� Preparar recursos humanos y materiales.
SELECCIÓN DE ASPIRANTES(Educación media superior y superior)
� Preparar recursos humanos y materiales.
� Procedimiento para resguardar y administrar
pruebas y seleccionar sustentantes.
� Publicación, revisión de resultados y
generación de información.
� Matriculación de aspirantes seleccionados.
INGRESO
� Credencialización de los alumnos de la UADY.
� Procedimiento para alimentar la base de datos.
PERMANENCIA
datos.
� procedimiento para administrar el sistema bibliotecario.
� procedimiento para desarrollar colecciones documentales.
SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
documentales.� procedimiento para organizar recursos documentales.� procedimiento para prestar servicios de información al
usuario.� procedimiento para adquirir material bibliográfico .
� Procedimiento para emitir y validar
certificaciones, títulos, diplomas y grados
EGRESO Y TITULACIÓN
académicos.
� Atención y soporte a usuarios.
� Gestionar las Tecnologías de Información e
Infraestructura.
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
Infraestructura.
� Proveer soporte de tecnologías de información.
� Procedimiento para adquirir equipo y consumibles de
Presupuesto ordinario.
� Procedimiento para seleccionar y evaluar proveedores.
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS MATERIALES Y HUMANOS
� Procedimiento para seleccionar y evaluar proveedores.
� Procedimiento para la elaboración del presupuesto anual de
ingresos y egresos.
� Procedimiento para el control del ejercicio presupuestal.
� Procedimiento para la elaboración de informes financieros.
� Control de documentos� Control de registros� Auditoria interna
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
� Auditoria interna � Acciones correctivas � Acciones preventivas� Control de producto no conforme
La Universidad Autónoma de Yucatán es una institución que
contribuye a la formación humana y profesional y la generación del
conocimiento, mediante su función académica y la prestación de
Política de Calidad
servicios educativos de calidad que satisfacen las necesidades y
expectativas de sus usuarios, permitiendo, mayor acercamiento con
la sociedad, eficacia, competitividad y la mejora continua de sus
procesos internos como parte del buen funcionamiento de su sistema
de gestión de la calidad para ser una Universidad con trascendencia
social con presencia y reconocimiento local, regional y nacional.
2-6 9-30 1-18 21-31 4-15 18-29 2-13 16-31 1-17 20-31
I. REQUERIMIENTOS1 Formalización del comité de calidad2 Definición del alcance del sistema (Elaborar Mapa de Procesos)
3Realización y aplicación de encuestas de opinión (Medir la satisfacción de los clientes)
4 Análisis y evaluación de los resultados de la evaluaciónII. CULTURA DE CALIDAD
5 Elaborar e implementar el programa de capacitación 2007 (procedimiento)6 Medir la efectividad del proceso de capacitación7 Capacitación en la aplicación de 5s + 18 Definir los objetivos y política de calidad9 hacer el plan de difusión de objetivos y política de la calidad
10 Aplicar encuesta de clima laboral y analizar los datos11 Técnicas de análisis para la solución de problemas
III. DOCUMENTACIÓN
12Estandarizar la estructura de los documentos (procedimientos, instructivos y registros).
13 Concluir la documentación de los procesos (proc. e instructivos)14 Ajustar los procedimientos requeridos por la norma ISO 9001:200015 Documentar el proceso de compras15 Documentar el proceso de compras bibliotecas16 Ajustar el Manual de la Calidad
Diseñar y/o modificar registros de control (requeridos por los procesos y la norma ISO
Seguimiento
Responsable124 5 6 7 8 9 Seguimiento3 1110
PROCESO DE CERTIFICACIÓN EN ISO-9001-2000 PLAN DE TRABAJOPrograma Quincenal
Abril Mayo Junio Julio Agosto
17Diseñar y/o modificar registros de control (requeridos por los procesos y la norma ISO 9001:2000)
18Implementar los documentos del SGC (de procesos y requeridos por la norma ISO 9001:2000
19Definición de la competencia, responsabilidades y nivel de autoridad (Elaborar perfiles de puestos conforme a la norma ISO 9001:2000)
20 Actualizar los expedientes de los trabajadores vs perfil de puestos
21Hacer programa de matto. preventivo de equipo involucrado para la operación de los procesosV. MEJORA CONTINUA
22 Medición y análisis del desempeño de los procesos (definición de indicadores)23 Establecer acciones correctivas y preventivas24 Llevar a cabo el análisis de datos 25 Implantar el control de los productos no conformes26 Lleva a cabo primera reunión de revisión por la dirección
Lleva a cabo segunda reunión de revisión por la direcciónIV. AUDITORIAS DE CALIDAD
27 Actualización en la formación de auditores internos28 Capacitación sobre cómo atender una auditoría29 Realizar auditoría interna 0230 Realizar ajustes al Sistema de Gestión de la Calidad31 Revisión final por parte del asesor (auditoria interna 03)32 Auditoría de certificación
Actividad realizada
Actividad en proceso
Actividad que no se ha realizado
Nota: el cálculo de los tiempos puede variar en función del número de procesos a certificar y el número de personal a capacitar así mismo por el compromiso que muestre la alta dirección implementar el proceso.
Interpretación de la Política de Calidad
L a U n i v e r s i d a d A u t ó n o m a d e Y u c a t á n :
S o m o s t o d a l a c o m u n i d a d u n i v e r s i t a r i a ( p e r s o n a l a c a d é m i c o y a d m i n i s t r a t i v o ) .
F o r m a c i ó n d e c a p i t a l h u m a n o :
N o s r e f e r i m o s a l a f o r m a c i ó n i n t e g r a l y h u m a n i s t a d e p e r s o n a s , c o n c a r á c t e r p r o f e s i o n a l y c i e n t í f i c o ( f o r m a c i ó n d e e g r e s a d o s ) .
P r e s t a c i ó n d e s e r v i c i o s e d u c a t i v o s :
S o n t o d o s l o s s e r v i c i o s d e í n d o l e a d m i n i s t r a t i v o y a c a d é m i c o q u e o f r e c e l a U n i v e r s i d a d , p o r e j e m p l o l o s s e r v i c i o s b i b l i o t e c a r i o s , l o s d e c o n t r o l e s c o l a r , e n t r e o t r o s .
U s u a r i o s : s a t i s f a c e r l a s n e c e s i d a d e s y e x p e c t a t i v a s d e a l u m n o s , d e l p e r s o n a l y d e l o s d i v e r s o s s e c t o r e s d e l a s o c i e d a d r e g i o n a l y n a c i o n a l .
M a y o r a c e r c a m i e n t o c o n l a s o c i e d a d :
M a y o r a p e r t u r a e n l a o f e r t a d e s e r v i c i o s d e t o d o s l o s c a m p o s d e l c o n o c i m i e n t o y a t o d o s l o s s e c t o r e s d e l a s o c i e d a d . s o c i e d a d .
E f i c a c i a : E x t e n s i ó n e n l a q u e s e r e a l i z a n l a s a c t i v i d a d e s p l a n e a d a s y s e a l c a n z a n l o s r e s u l t a d o s p l a n e a d o s .
M e j o r a c o n t i n u a : A c t i v i d a d r e c u r r e n t e p a r a a u m e n t a r l a c a p a c i d a d p a r a c u m p l i r c o n l o s r e q u i s i t o s e s t a b l e c i d o s e n l a p r e s t a c i ó n d e n u e s t r o s s e r v i c i o s .
P r o c e s o s : P r o c e s o d e f i n e c o m o “ c o n j u n t o d e a c t i v i d a d e s m u t u a m e n t e r e l a c i o n a d a s o q u e i n t e r a c t ú a n , l a s c u a l e s t r a n s f o r m a n e l e m e n t o s d e e n t r a d a e n r e s u l t a d o s ” . L o s p r o c e s o q u e f o r m a n p a r t e d e l s i s t e m a d e g e s t i ó n d e l a c a l i d a d d e l a U A D Y s o n :
• S e l e c c i ó n d e a s p i r a n t e s • I n g r e s o • P e r m a n e n c i a • E g r e s o y t i t u l a c i ó n • S e r v i c i o s b i b l i o t e c a r i o s
o C o l e c c i ó n o C a t a l o g a c i ó n
• T e c n o l o g í a d e l a i n f o r m a c i ó n • A d m i n i s t r a c i ó n d e r e c u r s o s f i n a n c i e r o s
m a t e r i a l e s y h u m a n o s
U n i v e r s i d a d c o n t r a s c e n d e n c i a s o c i a l :
� Implementar y consolidar el Sistema de Gestión de la Calidad
en el área central y en las Unidades Académicas de la UADY.
� Incrementar la satisfacción de los usuarios semestralmente en
Objetivos estratégicos de Calidad
las dependencias que se implemente.
� Incrementar la presencia y pertinencia de la UADY a nivel local,
regional y nacional.
� Promover e incrementar la cultura de la autoevaluación y
seguimiento del desempeño de los procesos.
Planeación de la auditoria interna
Programa de Auditorias- Tiene como objetivo establecer las auditorias que se llevarán a cabo
para verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en laNorma ISO 9001:2000 y de los establecidos en los documentos queforman parte de los procesos, así como para establecer el grado deforman parte de los procesos, así como para establecer el grado demadurez del Sistema de Gestión de la Calidad.
Plan de Auditorías- Tiene como objetivo verificar el cumplimiento de los requisitos de la
Norma ISO 9001:2000, así como establecer la agenda a seguirdurante el proceso de auditoria.
Programa de Auditorias
PERIODO: Segundo Semestre del 2007.
FECHA DE ELABORACIÓN: 30 de mayo 2007.
OBJETIVO: Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en lanorma ISO 9001:2000, para obtener la certificación de los procesosadministrativos que se llevan a cabo en el área central de la UADY. Asíadministrativos que se llevan a cabo en el área central de la UADY. Asícomo revisar el cumplimiento a los documentos vigentes (procedimientos,instructivos, entre otros) para identificar áreas de oportunidad quecontribuyan a la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad.
AUDITOR LIDER: Carmen Díaz Novelo
NÚMERO Y TIPO DE AUDITORÍA
OBJETIVO ESPECÍFICO
ALCANCECRITERIOS DE AUDITORÍA
JUSTIFICACIÓNFECHA DE
REALIZACIÓN
Auditoria Interna01
Verificar elcumplimiento conlos requisitos de laNorma ISO 9001:2000, y de losestablecidos en losdocumentos queforman parte delalcance delsistema de gestiónde la calidad.
Involucra a todos los procesos que forman parte del sistema de gestión de la calidad.
Selección de aspirantes Ingreso PermanenciaEgreso y titulaciónServicios bibliotecarios
ColecciónCatalogación
Tecnología de la informaciónAdministración de recursos financieros materiales y humanos
Cláusulas de laNorma ISO9001: 2000 y losdocumentos queforman parte delos procesos delsistema decalidad.
Cumplir con loestablecido en lacláusula 8.2.2 de lanorma ISO 9001:2000.
18 al 22 de junio(depende de la documentación completa del Sistema de Calidad)
humanos
Auditoria decertificación
Verificar elcumplimiento delSGC con todoslos requisitos dela Norma ISO9001:2000.
Involucra a todos losprocesos queforman parte delsistema de gestiónde la calidad de laUADY
Cláusulas de laNorma ISO9001:2000
Auditoria detercera parte paraobtener elcertificado de lacalidad conformea la norma ISO9001: 2000
23 al 27 de julio (Por confirmar con organismo certificador)
NÚMERO Y TIPO DE
AUDITORÍA
OBJETIVO ESPECÍFICO
ALCANCECRITERIOS DE AUDITORÍA
JUSTIFICACIÓNFECHA DE
REALIZACIÓN
Auditoria Interna 02
Verificar elcumplimiento conlos requisitos de laNorma ISO 9001:2000, y de losestablecidos en losdocumentos queforman parte delalcance del sistema
Involucra a los procesos conforme al estado e importancia de los mismos y que formen parte del
Cláusulas de laNorma ISO 9001:2000 y losdocumentos queforman parte de losprocesos delsistema de calidad.
Dar cumplimiento con las políticas establecidas en el procedimiento para llevar a
Diciembre del 2007.
alcance del sistemade gestión de lacalidad.
parte del sistema de gestión de la calidad.
para llevar a cabo las auditorias internas
Plan de la Próxima Auditoria Interna que se llevará a cabo del 18 al 22 de junio.
OBJETIVO: Verificar el cumplimiento con los requisitos de la Norma ISO 9001: 2000, y de los establecidos en los documentos que forman parte del alcance del sistema de gestión de la calidad.así como establecer la agenda a seguir durante el proceso de auditoria.así como establecer la agenda a seguir durante el proceso de auditoria.
ALCANCE DE LA AUDITORIA: Involucra a todos los procesos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad
NOMBRE DEL PROCES
O
ELEMENTO DE LA
NORMA ISO
9001:2000
RESPONSABLE
DÍAS PROGRAMA
DOS AUDITOR CÓDIGO
DOCUMENTOS A AUDITAR
FECHA DE REALIZACIÓN
L1
8
M1
9
M2
0
J2
1
V2
2
Selección de aspirantes
4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 6.1, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 6.4, 7.1,
Director General de desarrollo academico
X Luis Jorge Gómez P-DGDA-CGES-
01P-DGDA-
CGES-02
P-DGDA-CGES-
03P-DGDA-
CGES-
1. Planear y registrar aspirantes
2. Preparar recursos humanos y materiales
3. Resguardar, administrar pruebas y 6.4, 7.1,
7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7.6, 8.1,8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1 y 8.5.3.
Nota: aplican a todos los procesos
CGES-04
pruebas y determinar seleccionados
4. Publicar, revisar resultados y generar reportes
Ingreso Coordinador general de servicios escolares
X Ligia Ancona P-SG-CGSE-01
P-SG-CGSE-02
1. Matriculación de aspirantes seleccionados.
2. Credencialización de los alumnos de la UADY
Permanencia
Coordinador general de servicios escolares
X Rosa González Dominguez
P-SG-CGSE-03
1. Procedimiento para alimentar la base de datos.
Egreso y titulación
Coordinador general de servicios escolares
X Olga C H P-SG-CGSE-04
1.Procedimiento parea validar y emitir certificados, títulos, diplomas y grados académicos.
Tecnología CATI X Silvia Medina P-SG-CATI- 1.Atención y soporte Tecnología de la información
CATI X Silvia Medina Campoy
P-SG-CATI-01
P-SG-CATI-02
P-SG-CATI-03
1.Atención y soporte a usuarios.2.Gestionar las Tecnologías de Información e Infraestructura.3.Proveer soporte de tecnologías de información.
Administración de recursos financieros materiales y humanos
Diractor General de Finanzas
X Armando Burgos Amaya
Graciela PastranaEduardo Ruz
P-DGF-CGDF-01P-DGF-CGDF-02P-DGF-CGDF-03P-DGF-CGDF-04P-DGF-CGDF-05P-DGF-CGDF-06
1.Adquisición de consumibles y equipos de presupuesto ordinario.2.Selección y evaluación de proveedores.3.Elaboración del presupuesto anual.4.Control del ingreso y del ejercicio presupuestal.5.Elaboración de informes financieros.6.Capacitación al 6.Capacitación al personal administrativo y manual
Administración del sistema de gestión de la calidad
CGPEGI x Carlos Allier P-CGPEGI-CC-01
P-CGPEGI-CC-02
P-CGPEGI-CC-03
P-CGPEGI-CC-04
P-CGPEGI-CC-05
P-CGPEGI-CC-06
1.Acciones preventivas2.Acciones correctivas3.Auditoria interna4.Control de producto no conforme5.Control de registros6.Control de documentos
Servicios bibliotecariosColecciónCatalogación
Coordinador del Sistema Bibliotecario
x x Brenda Gómez(Biblioteca central y
arquitectura)
P-DGDA-CSB-01
P-DGDA-CSB-02
P-DGDA-CSB-03
P-DGDA-CSB-04
P-DGDA-CSB-05
P-DGDA-CSB-06
1.procedimiento para administrar el sistema bibliotecario.2.procedimiento para desarrollar colecciones documentales.3.procedimiento para organizar recursos documentales.4.procedimiento para prestar servicios de información al usuario.usuario.5.procedimiento para formar usuarios con habilidades informativas.6.procedimiento para adquirir material bibliográfico.
x x Ricardo Polanco alamilla (Bibliotecas
de derecho y psicología)
x x Edith coello Bibliotecas prepa 1 y
quimica
x x Oyuki Loo collíBiblioteca de contaduría y biblioteca de
ingeniería y ciencias ingeniería y ciencias exactas
x x María Ortega HortaPrepa 2 y biblioteca
de la salud
x x Carmen DíazIngeniería Química y
Biológicas
x María Ortega HortaBiblioteca Cir-
sociales
x Carlos AllierBiblioteca de tizimín
� Recomendaciones para la mejora