UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD …...Así mismo autorizo/autorizamos a la Universidad...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA FUNDACIÓN VIDA NUEVA DEDICADA A LA EDUCACIÓN SECUNDARIA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO Trabajo de titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención del título de ingeniera en Contabilidad y Auditoría Contadora Pública Autorizada Autora: Josselyn Abigail Salguero Paredes Tutor: Ing.Oswaldo Antonio Fiallos Tapia, MBA. Quito, D.M., julio DE 2018
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS DE LA FUNDACIÓN VIDA NUEVA DEDICADA A LA
EDUCACIÓN SECUNDARIA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
Trabajo de titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención del
título de ingeniera en Contabilidad y Auditoría Contadora Pública Autorizada
Autora: Josselyn Abigail Salguero Paredes
Tutor: Ing.Oswaldo Antonio Fiallos Tapia, MBA.
Quito, D.M., julio DE 2018
REFERENCIAS DEL AUTOR: Josselyn Abigail Salguero Paredes,
[email protected], [email protected]
REFERENCIAS DEL TUTOR: Ing. Oswaldo Fiallos, [email protected],
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Evaluación de procesos administrativos-
financieros, falta de estructura organizacional.
Salguero Paredes, Josselyn Abigail (2018). Evaluación y mejoramiento de los procesos
administrativos y financieros de la Fundación Vida Nueva dedicada a la educación
secundaria en el Distrito Metropolitano de Quito. Trabajo de Titulación, modalidad
proyecto de investigación para la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad y
Auditoría (CPA), Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE, 111p
iii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Josselyn Abigail Salguero Paredes, en calidad de autora(es) y titular/(es) de los
derechos morales y patrimoniales del trabajo de titulación EVALUACIÓN Y
MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
DE LA FUNDACIÓN VIDA NUEVA DEDICADA A LA EDUCACIÓN
SECUNDARIA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO, AÑO 2018,
modalidad presencial de conformidad con el Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE
LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E
INNOVACIÓN, concedo a favor de la Universidad Central del Ecuador una licencia
gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra, con fines
estrictamente académicos. Conservo (amos) a mi/ nuestro favor todos los derechos de
autor sobre la obra, establecidos en la normativa citada.
Así mismo autorizo/autorizamos a la Universidad Central del Ecuador para que realice
la digitalización y publicación de este trabajo de titulación en el repositorio virtual, de
conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior.
El autor declara que la obra objeto de la presente autorización es original en su forma de
expresión y no infringe el derecho de autor de terceros, asumiendo la responsabilidad
por cualquier reclamación que pudiera presentarse por esta causa y liberando a la
Universidad de toda responsabilidad.
En la ciudad de Quito, a los 16 días del mes de julio de 2018
JOSSELYN ABIGAIL SALGUERO PAREDES
CC: 1722992169
0963031900
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, OSWALDO ANTONIO FIALLOS TAPIA en calidad de tutor del trabajo de
titulación EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA FUNDACIÓN VIDA NUEVA
DEDICADA A LA EDUCACIÓN SECUNDARIA EN EL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO, elaborado por el estudiante JOSSELYN ABIGAIL
SALGUERO PAREDES de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de
Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, dentro de
la línea de investigación evaluación de procesos administrativos-financieros, falta de
estructura organizacional en consideración que el trabajo de titulación reúne los
requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y epistemológico para ser
sometido al jurado examinador que se designe en virtud de continuar con el proceso de
titulación determinado por la Universidad Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 16 días del mes de julio de 2018
ING.OSWALDO ANTONIO FIALLOS TAPIA, MBA.
CC.: 1713232468
0983922686
v
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
Yo, OSWALDO ANTONIO FIALLOS TAPIA en calidad de tutor del trabajo de
titulación EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA FUNDACIÓN VIDA NUEVA
DEDICADA A LA EDUCACIÓN SECUNDARIA EN EL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO, elaborado por el estudiante JOSSELYN ABIGAIL
SALGUERO PAREDES de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de
Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, el nivel
de similitud en correspondencias con los parámetros establecidos considerando el
resultado del programa especializado para tal efecto, el análisis y revisión personal.
Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF
En la ciudad de Quito, a los 12 días del mes julio de 2018
ING.OSWALDO ANTONIO FIALLOS TAPIA, MBA.
CC.: 1713232468
0983922686
vi
CERTIFICADO URKUND
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
DEDICATORIA
En el transcurso de la vida entendí que lo más valioso es tener a Dios, amor, familia y
salud.
El estar rodeada de unos seres maravillosos hizo que entendiera que mi objetivo era ser
igual o mejor que ellos y sobre todo que era muy capaz de llegar a cumplir cada uno de
mis objetivos.
Gracias por cada palabra, abrazo, bendición y por tanto amor; siempre serán el mejor
regalo que Dios me pudo dar.
Este logro es para ustedes MAMÁ Y PAPÁ.
JOSSELYN ABIGAIL SALGUERO PAREDES
ix
AGRADECIMIENTOS
A Dios porque cada día me dio la fortaleza y sabiduría de enfrentar cada obstáculo, me
ayudo a poder llegar a todas las metas que me he propuesto y sobre todo por regalarme
salud, vida y amor para poder entregar lo mismo a los demás.
A mi madre que cada día me llena de aliento y sobre todo de su amor para que pueda
realizar todo lo que me proponga, por ser esa amiga que nunca se dio por vencida
siendo incondicional.
A mi padre que siempre me hace sentir como su princesa, siempre con su preocupación
oculta pero que me hacía sentir que él me empujaba hacia lo que quería hacer, siempre
fue mi compañero de vida y mi primer amor, gracias por tu amor incondicional.
A mi hermano que con su carácter y su noble corazón me ayudo a entender que era su
ejemplo y que él me está observando para ser mejor que yo.
A mis compañeros de trabajo que siempre me escucharon y me ayudaron dándome
ánimos para que siga adelante.
Mi amiga que siempre estuvo alentándome para que logre escalar este peldaño de mi
vida.
A mi facultad y universidad que me acogieron en sus aulas creando nuevas experiencias
y enseñanzas.
JOSSELYN ABIGAIL SALGUERO PAREDES
x
Contenido Pag. DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................. iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN .................................................................................................................. v
CERTIFICADO URKUND ............................................................................................. vi
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... vii
DEDICATORIA ............................................................................................................ viii
AGRADECIMIENTOS ................................................................................................... ix
LISTA DE TABLAS ...................................................................................................... xv
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... xvi
LISTA DE ANEXOS .................................................................................................... xiii
GLOSARIO ................................................................................................................... xiv
RESUMEN .................................................................................................................... xvi
ABSTRAC ........................................................................................................................ 1
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 2
1. MARCO REFERENCIAL .................................................................................... 3
1.1 MARCO REFERENCIAL ...................................................................... 3
1.2 MARCO TEORICO ............................................................................... 9
1.2.1 ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS .......................................... 9
1.2.2 PROCESO ....................................................................................... 10
1.2.3 GESTIÓN ADMINISTRATIVA .................................................... 11
1.2.4 PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA EDUCATIVA ..................... 11
1.2.5 VENTAJA COMPETITIVA ........................................................... 12
1.2.6 GESTIÓN FINANCIERA .............................................................. 12
1.2.7 PROCESO CONTABLE ................................................................ 12
xi
1.2.8 PLAN DE CUENTAS .................................................................... 13
1.2.9 ACTIVOS ....................................................................................... 14
1.2.10 PASIVOS ........................................................................................ 14
1.2.11 PATRIMONIO ................................................................................ 15
1.2.12 INGRESOS ..................................................................................... 16
1.2.13 GASTOS ......................................................................................... 16
1.2.14 LIBRO DIARIO .............................................................................. 16
1.2.15 LIBRO MAYOR ............................................................................. 17
1.2.16 ESTADOS FINANCIEROS ........................................................... 18
1.2.17 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA ................................... 19
1.2.18 ESTADO DE RESULTADOS ........................................................ 19
1.2.19 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO ........................................... 21
1.2.20 ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO ........................... 22
2. FUNDACIÓN VIDA NUEVA ............................................................................ 23
2.1 RESEÑA HISTÓRICA ......................................................................... 24
2.2 UBICACIÓN ........................................................................................ 27
2.3 MISIÓN ................................................................................................ 27
2.4 VISIÓN ................................................................................................. 27
2.5 VALORES ............................................................................................ 27
2.6 PERSONAL .......................................................................................... 29
2.7 SERVICIOS .......................................................................................... 29
2.8 ENTES DE CONTROL ........................................................................ 30
2.8.1 MINISTERIO DE EDUCACIÓN ................................................... 30
2.8.2 MINISTERIO DE TRABAJO ........................................................ 30
2.8.3 SERVICIO DE RENTAS INTERNAS ........................................... 31
2.8.4 INTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL .......... 31
xii
2.9 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................... 31
2.10 CONTEXTO INSTITUCIONAL ......................................................... 33
2.10.1 ADMINISTRACION/DIRECCIÓN ............................................... 33
2.10.2 CONTABILIDAD .......................................................................... 33
2.10.3 RECURSOS HUMANOS ............................................................... 33
2.10.4 DIRECCION DE DOCENCIA ....................................................... 33
2.10.5 DIRECCION ESTUDIANTIL ........................................................ 33
2.10.6 SISTEMAS ..................................................................................... 33
2.10.7 BODEGA ........................................................................................ 33
2.11 FUNCIONES DEPARTAMENTALES ............................................... 34
2.11.1 PRESIDENTE GENERAL ............................................................. 34
2.11.2 DIRECCION GENERAL ............................................................... 34
2.11.3 RECTOR GENERAL ..................................................................... 35
2.11.4 VICERECTOR GENERAL ............................................................ 36
2.11.5 CONTABILIDAD .......................................................................... 37
2.11.6 AUXILIAR ADMINISTRATIVO/CONTABLE ........................... 37
2.11.7 DIRECCION ACADEMICA .......................................................... 38
2.11.8 BODEGA ........................................................................................ 39
2.12 MACRO Y MICRO AMBIENTE ........................................................ 40
2.13 MACRO AMBIENTE .......................................................................... 40
2.13.1 FACTOR ECONÓMICO ................................................................ 40
2.13.2 FACTOR POLÍTICO ...................................................................... 43
2.13.3 FACTOR TECNOLÓGICO ........................................................... 44
2.13.4 FACTOR SOCIAL ......................................................................... 44
2.13.5 FACTOR CUTURAL ..................................................................... 46
2.13.6 FACTOR RELIGIOSO ................................................................... 47
xiii
2.13.7 FACTOR DEMOGRAFICO ........................................................... 47
2.14 MICRO AMBIENTE ............................................................................ 48
2.14.1 CLIENTES ...................................................................................... 48
2.14.2 PROVEEDORES ............................................................................ 48
2.14.3 COMPETENCIA ............................................................................ 48
2.14.4 AGENTES REGULATORIOS ....................................................... 48
2.14.5 PRODUCTOS SUSTITUTOS ........................................................ 49
2.15 AMBIENTE INTERNO EMPRESARIAL .......................................... 49
3. ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO DE PROCESOS ........................................... 51
3.1 ANÁLISIS ADMINISTRATIVO ......................................................... 52
3.2 PLAN ANUAL OPERATIVO ............................................................. 53
3.3 ANÁLISIS CONTABLE ...................................................................... 56
3.4 ANÁLISIS FODA ................................................................................ 56
3.5 MATRIZ DE ESTRATEGIAS ............................................................. 57
3.6 ANÁLISIS DE IMPLEMENTACION ................................................. 60
3.7 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO .......................... 61
3.8 ESTRUCTURA CONTABLE FUNDACIÓN VIDA NUEVA ........... 62
3.9 PLAN DE CUENTAS PROPUESTO .................................................. 63
3.10 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA FUNDACIÓN VIDA NUEVA
65
3.11 POLITICAS CONTABLES PROPUESTAS ....................................... 66
COMPROBANTES CONTABLES ............................................................................... 66
CAJA GENERAL 66
CAJA CHICA 66
BANCOS 67
CUENTAS POR COBRAR ........................................................................................... 67
xiv
CUENTAS POR PAGAR .............................................................................................. 68
OBLIGACIONES LABORALES .................................................................................. 68
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS ............................................................................... 68
INGRESOS Y EGRESOS .............................................................................................. 68
INVENTARIO 68
DEPRECIACIÓN 69
PRESUPUESTO 69
TESORERÍA 69
3.12 POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS PROPUESTAS .......................... 70
CAPACITACIONES ...................................................................................................... 70
SUMINISTROS 70
EQUIPOS E INFRESTRUCTURA ............................................................................... 70
ROLES DE PAGO 70
3.13 PROCESOS ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE LA
FUNDACIÓN VIDA NUEVA ....................................................................................... 71
3.14 PLAN DE ACCIÓN ........................................................................... 103
CONCLUSIONES ........................................................................................................ 105
RECOMENDACIONES .............................................................................................. 106
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 107
ANEXOS ...................................................................................................................... 112
xv
LISTA DE TABLAS
N° Tabla Contenido Pág.
Tabla 1 Libro Diario ....................................................................................................... 17
Tabla 2 Libro Mayor....................................................................................................... 17
Tabla 3 Estado de Situación Financiera ......................................................................... 19
Tabla 4 Estado de Resultados ......................................................................................... 20
Tabla 5 Estado de Flujo de Efectivo ............................................................................... 21
Tabla 6 Estado de Cambio en el Patrimonio .................................................................. 22
xvi
LISTA DE FIGURAS
N° Tabla Contenido Pág.
Figura 1 Historia de la Educación en Ecuador ................................................................. 6
Figura 2 Esquema de una institución educativa ............................................................. 11
Figura 3 Proceso Contable .............................................................................................. 12
Figura 4 Esquema de cuentas que conforman un Plan de Cuentas ................................ 14
Figura 5 Clasificación de Activos .................................................................................. 14
Figura 6 Clasificación de Pasivos ................................................................................... 15
Figura 7 Clasificación de Patrimonio ............................................................................. 15
Figura 8 Ubicación de la Fundación Vida Nueva .......................................................... 27
Figura 9 Entes de control ................................................................................................ 30
Figura 10 Organigrama Organizacional de la Fundación Vida Nueva .......................... 32
Figura 11 Esquema Macro y Mico Ambiente Empresarial ............................................ 40
Figura 12 Producto Interno Bruto ................................................................................... 41
Figura 13 Inflación ......................................................................................................... 42
Figura 14 Tasas Referenciales ........................................................................................ 42
Figura 15 Principales problemas de inseguridad en Ecuador ......................................... 45
Figura 16 Niveles de preparación académica ................................................................. 45
Figura 17 Porcentaje de desempleo mensual en Quito ................................................... 46
Figura 18 Estructura Contable ........................................................................................ 62
Figura 19 Estructura Administrativa .............................................................................. 65
xiii
LISTA DE ANEXOS
ANEXO A Registro Único de Contribuyentes Fundación Vida Nueva ....................... 113
ANEXO B Nombramiento Fundación Vida Nueva ..................................................... 115
ANEXO C Plan de Convivencia Institucional ............................................................. 119
ANEXO D Acta de realización del Plan de Convivencia del año lectivo .................... 120
xiv
GLOSARIO
AMENAZAS: son situaciones negativas externas que inciden en el accionar de la
empresa, y aunque no pueden cambiarse, deben tomarse en cuenta para minimizar su
impacto y crear nuevas estrategias de mercado. (Secretaria Nacional de Administracion
Pública)
ANÁLISIS FINANCIERO: Parte del análisis que se ocupa de establecer la situación
de la empresa para hacer frente en cantidad y plazo, mediante la capacidad de
generación de liquidez por parte de sus activos, a los vencimientos de los pasivos
obtenidos para su financiamiento, así como la capacidad para hacer frente a la obtención
de nuevos recursos financieros para la reposición de activos y financiación de nuevas
inversiones, en su caso. (Enguídanos, 2009) pág. 24.
ANÁLISIS FODA: Análisis FODA Por ser la metodología de fácil implementación, se
recomienda desarrollar el análisis FODA, pues tiene como objetivo identificar los
factores positivos y negativos de la empresa, tanto en su ambiente interno como externo.
Esto permitirá elaborar un estudio estratégico en el que se identifiquen las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa pública. (Secretaria Nacional de
Administracion Pública)
AUDITORÍA: Es un proceso técnico que permite obtener y evaluar de manera objetiva
los documentos e informes económicos financieros u otros aspectos relacionado con la
actividad de la empresa, con el fin de contrastar la conciencia de dichos documentos con
la veracidad de los hechos realizados. (Herrera J. J., 2011) pag. 27
AUDITORÍA INTERNA: servicio de evaluación interna de la actividad desarrollada
por la empresa. Entre sus funciones se incluye el examen, la evaluación y el control dela
adecuación y eficacia de los sistemas de control contable y de control interno.
(Enguídanos, 2009) pág. 32.
BALANCE: estado financiero que recoge todas las partidas que integran el patrimonio
de la empresa en un momento determinado, valoradas en unidades monetarias y
xv
clasificadas por masas en activos, pasivos y patrimonio neto. (Enguídanos, 2009) pág.
35
CLIENTES: personas y empresas que consumen los bienes y servicios que
proporcionan la entidad. Son derechos de cobro derivados de la veta de bienes o
prestación de servicio por parte de la empresa. (Enguídanos, 2009)
DIAGRAMA DE FLUJO: Es la representación gráfica de la secuencia de actividades
de un proceso. (Secretaria Nacional de Administracion Pública)
DIRECTIVO: Es el encargado de direccionar a la organización para el cumplimiento
de su misión. (Secretaria Nacional de Administracion Pública)
EFICACIA: Es la extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se
alcanzan los resultados planificados. (Secretaria Nacional de Administracion Pública)
EFICIENCIA: Es la relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Es
la relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. (Secretaria Nacional de
Administracion Pública)
FUNDACIÓN: Persona jurídica dedicada a la beneficencia, ciencia, enseñanza o
piedad, que continúa y cumple la voluntad de quien la erige. (Real Academia Española)
ORGANIGRAMA: Sinopsis o esquema de la organización de una entidad, de una
empresa o de una tarea. (Real Academia Española)
PROCEDIMIENTO: Es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso. (Secretaria Nacional de Administracion Pública)
PROCESO: Es una serie de actividades definibles, repetibles, predecibles y medibles
que llevan a un resultado útil para un cliente interno o externo. Los procesos se
interrelacionan en un sistema que permite a la Institución agregar valor a sus clientes.
(Secretaria Nacional de Administracion Pública)
xvi
EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA FUNDACIÓN VIDA NUEVA
DEDICADA A LA EDUCACIÓN SECUNDARIA EN EL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO
RESUMEN
La Fundación Vida Nueva en la actualidad no cuenta con procesos administrativos y
financieros establecidos que se pueda dar a conocer a los funcionarios y colaboradores,
los mismos que no permiten tener un orden dentro de la institución causando
confusiones entre los directivos y docentes al momento de tomar decisiones. El presente
proyecto tiene como finalidad analizar los procesos administrativos y financieros que en
la actualidad maneja la institución y proceder a mejorarlos para promover el
mejoramiento dentro de la misma, teniendo, así como resultado eficiencia y eficacia
hacia los estudiantes que son el principal cliente de la institución mediante metas y
objetivos cumplidos a través de los colaboradores de la institución.
El definir los procesos tanto administrativos como financieros ayuda a que los docentes
y colaboradores puedan tener un camino trazado que les ayudara a cumplir con sus
funciones y así poder ayudar a la institución a ofrecer un servicio y educación de
calidad ya que la fundación Vida Nueva cuenta con competencia de instituciones de
educación fiscal; es por esto que la fundación debe llegar a cumplir estándares de
calidad altos para poder mantenerse como una institución de educación de calidad y
sobre todo que ofrezca educación emocional y pedagógica.
PALABRAS CLAVES: PROCESOS/ ADMINISTRACION/ CONTABILIDAD/
EDUCACION/ PROCEDIMIENTO
1
EVALUATION AND IMPROVEMENT OF THE ADMINISTRATIVE AND
FINANCIAL PROCESSES OF THE FUNDACIÓN VIDA NUEVA DEDICATED
TO SECONDARY EDUCATION IN THE METROPOLITAN DISTRICT OF
QUITO
ABSTRAC
Fundación Vida Nueva currently does not have established administrative and financial
processes that can be made known to officials and collaborators, which do not allow an
order within the institution causing confusion between managers and teachers at the
time of taking decisions. The purpose of this project is to analyze the administrative and
financial processes that the institution currently manages and to improve them to
promote improvement within the institution, as well as the efficiency and effectiveness
of the students who are the main client of the institution. institution through goals and
objectives met through the collaborators of the institution.
Defining both administrative and financial processes helps teachers and collaborators to
have a path that will help them fulfill their functions and thus help the institution to
offer a quality service and education because the Vida Nueva Foundation with
competence of fiscal education institutions; this is why the foundation must reach high
quality standards in order to maintain itself as a quality education institution and, above
all, to offer emotional and pedagogical education.
KEYWORDS: PROCESSES/ ADMINISTRATION/ ACCOUTING/ EDUCATION/
PROCEDURE.
2
INTRODUCCIÓN
El presente proyecto tiene como finalidad evaluar los procesos que mantiene la
Fundación Vida Nueva y proceder a plantear un modelo de mejoramiento integral,
contribuyendo al mejoramiento de los procesos dentro la institución y ayudando a que
los directivos tengan mayor facilidad de delegar funciones a sus colaboradores.
Los procesos tanto administrativos como financieros son el camino que los
funcionarios, docentes y colaboradores de la institución debería seguir para un correcto
funcionamiento institucional, sin embargo, si estos procesos no están definidos y
planteados se puede caer en conflictos por falta de toma de decisiones a tiempo.
La institución debe cumplir con metas y objetivos permanentemente para que pueda
brindar un servicio educativo de calidad; se rige a estándares educacionales
establecidos, para lo cual debe tener el apoyo y soporte de sus colaboradores los mismos
que deben tener claro sus actividades para poder perfeccionar sus funciones y
mejorarlas; es necesario que la institución trace procesos internos y externos con los
cuales se tenga un funcionamiento correcto y cronológico.
Si bien es cierto es difícil mantener un mismo nivel de educación dentro de todas las
instituciones, pero se puede tener ciertas directrices que ayuden a que todas las
instituciones lleguen a un mismo objetivo de enseñanza. Para esto la institución debe
tener muy bien definida su estructura organizacional para que pueda saber a dónde debe
llegar y así marcar la diferencia cumpliendo estándares de calidad y directrices
educativas.
En una institución educativa siempre el objetivo más importante tratar de brindar una
educación llena de pedagogía y sobre todo de calidad, pues para una fundación que
busca ayudar a que las personas de bajos recursos puedan alcanzar sus estudios
secundarios es aún más importante preparar personas capaces de desempeñarse en la
sociedad. Es por esto que tener definido una estructura organizacional y procesos son
importantes para poder alcanzar la calidad educacional.
3
1. MARCO REFERENCIAL
INTRODUCIÓN
El presente capitulo tiene como finalidad plasmar conceptos básicos tanto
administrativos como contables que ayudaran a marcar pautas necesarias para la
evaluación de los procesos de la institución, es necesario señalar conceptos básicos
como lineamientos para la presente investigación.
La normativa y restricciones vigentes en el país son necesarias para que una institución
o empresa pueda tener un correcto funcionamiento; es por esto que el analizar y señalar
las normativas de los diferentes entes de control es fundamental.
Los parámetros administrativos y conceptos de administración ayudaran a comprender
las funciones a desempeñar y como organizar al personal de manera estratégica para que
se pueda tener un funcionamiento perfecto y eficiente.
Se define el método y pasos que se seguirán para la investigación y poder así llegar a un
correcto análisis y planteamiento de una posible solución para la institución,
permitiendo comprender la problemática e identificar las posibles falencias.
3
1.1 MARCO REFERENCIAL
Las ONG´s nacen en la segunda guerra mundial para ayuda humanitaria hacia las
personas que eran víctimas de la guerra, debido a la devastación que se vivía en ese
momento muchas personas comenzaron a armar grupos de ayuda a personas que
quedaban prácticamente solas como niños, ancianos y adultos, esta ayuda que se
percibía era sin fines de lucro era por solidaridad.
Posterior a esto en los años 40 se mantiene esta ayuda, pero esta vez es para la
población afectada por desastres naturales o que pasen por sequias, hambre o guerras; la
ayuda en aquel momento era encabezada por las diferentes iglesias que buscaban ayuda
en diferentes organizaciones internacionales y hasta ayuda de sus propios fieles como lo
llaman. (ANDES)
Las organizaciones en su esencia fueron creadas para brindar “autoayuda” a las
personas que por algún motivo se encontraban en condiciones no aptas para poder vivir,
la ayuda en un principio fue de alimentos, ropa, comida hasta atención médica. Con el
tiempo la ayuda hacia a las personas crece y crecen las necesidades, por esto las
organizaciones se ven en la obligación de pedir un lugar y hasta donaciones financieras
para poder socorrer a las personas que se encontraban pasando por una catástrofe.
Según el libro EL mito al debate las ONG en Ecuador tienen tres etapas importantes, la
primera que nace en los años 50 en las cuales las organizaciones fueron lideradas por la
iglesia católica y sectores económicos pudientes, estas organizaciones buscaban ayudar
a los huérfanos, abandonados, enfermos mentales a través de organizaciones como
orfelinatos y manicomios.
La junta de Beneficencia de Guayaquil es una de las primeras organizaciones no
gubernamentales en Ecuador que prevalece a pesar de los años con su ayuda
humanitaria, contando con ayuda económica para seguir realizando su labor. (Cabrera &
Vallejo, 1997)
La segunda etapa se da en los años 70 en la cual tiene otro enfoque debido a la gran
agitación política del momento es por esto que se empieza a tener más beneficios como
ciudadanos y se cuenta servicios básicos educación y demás derechos. La ayuda que se
empieza a ver en el Ecuador por parte de Estados Unidos ayuda crear más
organizaciones lideradas por grupos cristianos de Estados Unidos y Europa.
4
Las ONG empiezan a ayudar a los sectores rurales sobre todo a la gente indígena
mediante las fundaciones y organizaciones extranjeras podían hacer llegar a esta
población ropa y alimento, se preocupaban mucho por ellos y trataban de ayudar a
todos.
Debido a la fuerte ola política que se tenía en aquellos tiempos estas organizaciones
comenzaron a velar por los derechos de las personas indígenas y comenzaron a
proponer políticas y reformas que ayuden a su desarrollo, es decir las organizaciones ya
no solo se encargaban de ayudar a la gente con suvenir sino a hora se quería fortalecer
sus derechos.
Se empiezan a crear grupos médicos y fundaciones que ayudan a la gente con
discapacidad y se preocupan por la planificación familiar, la mayor parte de las ONG´s
se empiezan a instalar en Quito y Guayaquil. En 1965 se constituye la Asociación Pro
Bienestar de la familia ecuatoriana APROFE que ayudo a muchas familias en el tema de
planificación familiar y acompañamiento maternal. (Cabrera & Vallejo, 1997)
Según el libro EL mito al debate las ONG en Ecuador la tercera etapa comienza en 1982
debido a la crisis que atravesaba el país ya que el gobierno publico comenzó a decaer en
su poder. La crisis no solo la fue por la falta de solvencia en el país si no también se dio
por el poder político ya que dejo de velar por los derechos de los ciudadanos los cuales
siempre fueron el objetico principal de las ONG´s.
Posterior a los problemas que se suscitaron en el Ecuador las ONG´s se volvieron
organizaciones muy grandes y con ayuda no solo nacional sino internacional, es por
esto que el Ecuador tomo regulación en las misma para poder guiar las organizaciones,
además de esto todas las organizaciones se formaron bajo políticas y objetivos como
instituciones normales, los procesos fueron parte de las mismas ya que se debía tener un
camino a seguir para saber a qué sectores y con que ayudan iban a identificarse.
Las organizaciones no gubernamentales comenzaron a planificar sus acciones para saber
si pueden abarcar todo su sector de ayuda o si falta algo para poder continuar con su
labor y es por esto que estas organizaciones también comenzaron a tener una
organización estratégica y poder llegar a sus objetivos que es lo que más les interesa.
El simple hecho de que la educación ya atraviese por cambios y adapte procesos
determinados para las diferentes actividades que se manejan ha hecho que se mejores la
5
calidad de la educación; por esto el objetivo de esta investigación, para mejorar
procesos que ayuden a que la unidad educativa mencionada logre alcanzar un grado de
desenvolvimiento de calidad mediante procesos que ya están determinados.
Es necesario entender como se ha llegado a lo que hoy en día es la educación pública en
nuestro país y analizar los cambios en mejora de la educación.
En 1835 en la presidencia de Juan José Flores se expide el primer el decreto
Orgánico de Enseñanza Pública siendo este un organismo regulatorio y para
hacer cumplir estas regulaciones se crean las Subdirecciones e Inspectorías de
instrucción; la instrucción educativa en estos años se daba en establecimientos
fiscales y de órdenes religiosas ya denominadas escuelas primarias, secundarias
y universidades. (Freire, Hitos de la Historia de la educaciòn en el Ecuador
(siglos XVI-XX), 2017)
Para 1884 ya existían 1207 escuelas primarias, 45 escuelas secundarias y se logra crear
el Ministerio de Instrucción Pública para la organización, administración y control de
las instituciones. Uno de los avances más importantes fue en 1906 con la Ley orgánica
de Instituciones Públicas en la cual se determinaba que toda institución que se
encuentren sostenidos por el Estado sea de carácter público. (Educacion, Informacion
Legar-Ministerio de Educacion)
Luego de muchos cambios y modificaciones en los años 1950 se tiene una educación en
mejora en términos cuantitativos y cualitativos. Las instituciones son remodeladas para
los estudiantes.
Los docentes son capacitados constantemente construyendo el ideal de una “escuela
nueva”, logran que la educación sea laica y gratuita en todos sus niveles: La educación
es un derecho. (Educacion, Informacion Legar-Ministerio de Educacion)
La educación logra tener mayor cobertura y aceptación por los ciudadanos, en Quito y
Guayaquil especialmente. Sin embargo, existían diferencias muy marcadas en la parte
rural y urbana. Debido a la demanda se dieron diversos inconvenientes que se
presentaban con el pasar del tiempo debido a la demanda y cambio de perspectivas
educacionales. Posteriormente se logrará una educación diferenciada orientada a las
actividades humanas fundamentales.
6
Para el año 2000 ya se logra un 60.1% de asistencia la educación básica y secundaria
pero aún se ven muy marcadas las diferencias en la parte rural y urbana sin embargo se
motivó a que se continué con campañas de educación llamando a más población.
Además se comienza a impulsar el programa de alfabetización ya que para este año aún
se presentaba una cifra muy grande de mujeres analfabetas. (UNESCO, Cambios en la
política educativa en Ecuador desde el año 2000, 2015)
En el 2006 se crea la política Plan Decenal de Educación en el cual constaban ocho
políticas de las cuales cuatro se centraban en la educación, a partir de este año se logró
obtener estabilidad política y beneficiando así a la educación ya que con el nuevo
mandatario se pudo centrar en la importancia de la educación y para el 2012 ya se
contaba con un presupuesto mucho más alto para el mejoramiento de la educación a
nivel nacional.
Se comienza a ver un gran cambio educativo y mayor aceptación por la ciudadanía
aumentando así el porcentaje de personas que acceden al estudio, buscando una mejora
constante y logrando bajar la cifra del analfabetismo.
Figura 1 Historia de la Educación en Ecuador
Elaborado por: Josselyn Salguero
1835
-Primer Decreto Organico de Eseñanza Pública
-Establecimientos fiscales y ordenes religiosas
1884
-1207 escuelas y 45 secundarias
-Ministerio de Institución Publica
1906
-Ley Organica de Instituciones Publicas
-Instituciones sostenidas por el estado
1950
-Instituciones remodeladas
-Mejoras cuantitativas y cualitativas
2000
- Crecimiento de asistencia a las unidades educativas
-Division rural y urbana muy marcada
-Plan de analfabetismo
2006
-Plan Decenal de Educacion
-Cuatro politicas en base a la educación
2012 hasta 2015
-Mayor presupuesto para la educación
-Estabilidad política
-Compromiso por el gobernante en mejora de la
educación
7
La educación tuvo un cambio radical desde la presidencia del economista Rafael Correa
debido a que el vio como prioridad el mejoramiento de la educación, se remodelaron y
equiparon de mejor manera las instituciones públicas brindando comodidad y educación
de calidad.
Se logró que las personas que accedan a la educación sean más implementando el
programa de analfabetismo en los colegios, esto ayudo a la reducción de trabajo
adolecente e inclusive a que los adolescentes se queden con su bachillerato inconcluso.
Se comienzan a desarrollar nuevas escuelas y ponerse metas en las cuales abarcan
nuevas infraestructuras, nuevos docentes con mayor preparación y una metodología de
estudio diferente. Se comienzan a seguir procesos dentro de las unidades educativas
para tener un control del funcionamiento de la institución.
Se crea un modelo educativo y de control que comienzan a seguir las unidades
educativas fiscales, además de esto se toma en cuenta las instituciones mundiales con la
UNESCO y UNICEF en las mismas que plantean ya metas a cumplir a largo plazo y en
las cuales se empiezan a trabajar.
La UNESCO cree que en la actualidad es importante crear políticas que velen por un
medio social, económico y medioambiente para un desarrollo en base a principios
fundamentales. El mestizaje y los intercambios culturales deben ser oportunidades para
que todos logren paz.
En el 2015 se reúnen varias entidades importantes para tratar una nueva visión para la
educación en los 15 años próximos, en la cual garantizan y su objetivo más importante
es la educación inclusiva y equitativa siendo esta de calidad y con oportunidades de
aprendizaje para todos.
En este acuerdo se traza el principal objetivo que es “Garantizar una educación
inclusiva y equitativa de calidad y promover oportunidades de aprendizaje permanente
para todos”, garantizando una educación equitativa y con acceso para todos con
igualdad de género, siendo la calidad un factor sumamente importante y el eje a seguir.
(UNESCO, y otros, 2015)
En este acuerdo se tratarán metas e indicadores de cumplimento que ayuda a
estandarizas y seguirlas en las diferentes entidades educativas.
8
Cada una de estas metas cuentan con sus estrategias indicativas a seguir, además de esto
en el acuerdo se nombran indicadores de cuatro niveles, mundiales, temáticos,
regionales y nacionales con los cuales se medirán el avance de las metas a alcanzar en la
educación mundial al 2030.
Este acuerdo es sumamente detallado y claro en sus niveles de aplicación a seguir a
nivel mundial desde el año 2015 en la UNESCO, el seguimiento y supervisión se
realizará constantemente para un cumplimiento exacto y sobre todo velando por los
intereses educativos mundiales, teniendo en cuenta el objetivo final al 2030.
Por otro lado, UNICEF trabaja junto con las organizaciones del Estado y la sociedad
con el fin de promover el bienestar de la niñez y adolescencia. Por más de 40 años, ha
abogado por la promoción de la inversión social en favor de la infancia, como una
garantía para asegurar el acceso de los niños, niñas y adolescentes a la educación, la
salud y la protección. (UNICEF, 2015)
Además, se trazan metas educativas al 2021 buscando un mejor desenvolvimiento de
servicios educativos y buenas experiencias, persigue el acceso a la educación por parte
de todos los ciudadanos ecuatorianos.
Ahora bien, así como estas instituciones se proyectan metas para lograr una educación
igualitaria y que cumpla metas para que se estandarice y no existan desigualdades de
educación a nivel institucional, también se deben tener referencia de un nuevo modelo o
de que se busca en el ámbito de la educación.
Lo que se pretende es que la educación logre ser para todos, siendo esta de calidad y con
un método que ayude a que los estudiantes y docentes puedan cumplir las metas que se
proponen, además se trata de que todos los procesos de las instituciones sean acordes a
su realidad y que puedan tener manuales que ayuden al desempeño de la institución.
9
1.2 MARCO TEORICO
1.2.1 ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
La sobrevivencia en el mercado ha hecho que las empresas se vean en la necesidad de
implementar procesos uno de ellos es las normas ISO que son una guía a seguir
mejorando desde el trato empresarial hacia sus empleados hasta el cliente. Es
sumamente importante en la actualidad que las empresas califiquen e identifiquen bueno
y malos procesos dentro de la organización ya que esto puede hacer crecer o matar una
empresa.
El hecho de saber que una empresa obtenga una calificación ISO quiere decir que la
empresa es de calidad y que el cliente y proveedor puede confiar en ella, además
significa un monitoreo constante en sus procesos tanto administrativos como
financieros. Pero el hecho de que una empresa tenga una certificación no garantiza el
éxito sino más bien como se están controlando sus falencias y sus puntos débiles,
además como fortalecen sus ventajas.
“La disminución de costos y el incremento de la productividad y la calidad, se logra a
partir de la adecuada administración de los procesos”. (Tovar & Mota, 2007)
Es importante que los procesos se alineen a las estrategias de la organización y que cada
uno de estos procesos esté presente desde la parte operativa hasta los altos mandos para
así lograr el éxito con la ayuda completa de la organización.
Cuando se comenzó a implementar la administración por procesos las empresas solo
buscaban ser exitosas y hacer un control de las actividades que tenían todos sus
departamentos, con el trascurso del tiempo la idea a fue madurando y se comenzó a ver
que cada departamento tenia procesos diferentes y que dependían el uno del otro, así se
fue dando el control para un mejoramiento continuo.
En la actualidad la administración por procesos se aplica de una forma alineada a la
calidad de un buen producto o servicio, se entiende que si un proceso falla tiene causa y
efecto, que tiene responsabilidad compartida y que se puede remediar, es decir, se crea
una responsabilidad compartida que ayuda a llegar al objetivo final.
Ahora bien, la normativa de calidad está en constante cambio exigiendo a las empresas
un cambio y mejoramiento de servicios o producto, los procesos van enfocados al
10
cliente. Las empresas deben estar siempre cuidando y renovando el valor agregado que
le dan a su servicio o producto ya que la competencia siempre estará pendiente.
“Al existir ineficiencias y oportunidades de mejora en las actividades de la empresa, a
única forma de aprovecharlas eficazmente es contando con la participación activa de
todo el personal en los proyectos de mejor”. (Velasco, 2010)
La gestión por procesos se la puede relacionar como una gestión de calidad o como una
técnica de gestión que ayuda a identificar y actuar al entorno competitivo.
La administración por procesos o gestión por procesos quiere llegar a ser una sistema
que ayuda a las empresas a identificar sus deficiencias y trabajarlas en equipo para
mejorar, además fortalecer sus virtudes y lograr dar un buen servicio o producto al
cliente para que puedan llegar al éxito, en un futuro se espera que todas la
organizaciones pequeñas y grandes logren implementar procesos para tener una
medición y grado de cumplimento de los mismos logrando ver la eficiencia y eficacia de
toda la organización.
1.2.2 PROCESO
Se dice que un proceso es un conjunto de respuestas debido a entradas de información
todo esto debe tener una secuencia para lograr el resultado deseado.
“Un proceso de transformación, o proceso es, una serie de acciones u operaciones que
transforman entradas en respuestas. La función del proceso es producir respuestas
añadiendo valor a las entradas”. (Barrio, 1999).
En este contexto industrial la clásica diferenciación entre estructura (lo que hay),
proceso (lo que se hace) y resultado (lo que se obtiene) se difumina y, entiende el
concepto de proceso en un sentido muy amplio que engloba los aspectos
estructurales y de proveedores, entradas (inputs), salidas (outputs) y clientes.
(Ferrer, 2013)
Con estos conceptos podemos decir que un proceso es una secuencia ordenada de
entradas de información que ayudan a crear resultados deseados por una organización
dándole un valor agregado y que engloba aspectos internos y externos de la misma.
Los procesos son fundamentales para realizar una actividad correctamente llegando al
objetivo que persigue el individuo.
11
1.2.3 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
“La empresa, considerada como sistema, es el resultado de la asociación de un potencial
financiero, un potencial tecnológico y un potencial humano. De su integración y buena
administración se logran resultados como productividad y los beneficios”. (Cavassa,
2004)
El libro de (Cavassa, 2004) nos da un esquema conceptual de una institución educativa
Figura 2 Esquema de una institución educativa
Elaborado por: (Manes, 2004)
En el que se puede ver que como institución su principal resultado es a enseñanza de los
estudiantes siendo el producto principal hacia la sociedad.
Cabe recalcar que la gestión administrativa de una unidad educativa no difiere en nada
de una gestión empresarial ya que las dos deben planificar, organizar, dirigir y controlar.
1.2.4 PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA EDUCATIVA
“Es el proceso que evalúa las oportunidades y amenazas del afuera, como las fortalezas
y debilidades del adentro articulando una misión, visión, metas y objetivos
institucionales acorde a las expectativas educativas de la comunidad, para desarrollar
estrategias y tácticas que, en e marco de un plan, se orienten a satisfacer las necesidades
de los individuos y de las organizaciones.” (Manes, 2004)
12
1.2.5 VENTAJA COMPETITIVA
La ventaja competitiva nace del valor que una empresa logra crear para sus clientes el
cual supera los costos de ello. El valor es lo que la gente está dispuesta a pagar, y el
valor superior se obtiene al ofrecer a precios más bajos que la competencia por
beneficios equivalentes o al brindar algo especial que compense con creces un mayor
precio. (Porter M. E., 2015)
1.2.6 GESTIÓN FINANCIERA
“La gestión financiera acumula la experiencia secular de la actividad mercantil, durante
la que se han desarrollado los criterios, las herramientas y los instrumentos de gestión”.
(Veiga, 2915)
“La mejora de las herramientas para recoger, procesar, distribuir y analizar la
información económica-financiera ha sido revolucionaria, sobre todo con la aparición y
continuo progreso de los ordenadores, las telecomunicaciones y el software de gestión”.
(Veiga, 2915)
En las empresas siempre se buscará una gestión financiera ordenada que permita tomar
decisiones y sobre todo actuar a tiempo en las finanzas. Para poder contar con una
herramienta financiera confiable se debe tener apoyo no solo de talento humano sino
también tecnológico que demanda la constante actualización de información.
1.2.7 PROCESO CONTABLE
Figura 3 Proceso Contable
Elaborado por: Josselyn Salguero
13
1.2.8 PLAN DE CUENTAS
Un plan de cuentas es un listado de cuentas que cada empresa codifica de acuerdo a sus
necesidades contables, los planes de cuenta suelen ser muy flexibles ya que se ajustan a
las necesidades que presenta cada organización. Las cuentas a utilizar deben estar
sistemáticamente ordenadas.
En el libro de (García, 2016) señala que es importante considerar en un plan de cuentas
lo siguiente:
Determinar las cuentas necesarias para el tipo de actividad que desarrolla
en su empresa;
Concretar el contenido de cada cuenta;
Codificar las cuentas para facilitar su ordenación y mecanización;
Resumir la información en unos esquemas o cuentas anuales para poder
transmitirla a la Administración, a los socios y a los agentes económicos
interesados en la misma;
Aplicar los criterios de la legislación mercantil que inciden en la
actividad económica empresarial.
Siendo el plan de cuenta un listado sistemático ajustado para cada empresa, puede ser
distinto, es por esto que se crean las NIC`s y las NIIF`s para ayudar a que la
información financiera pueda ser entendida en diferentes partes del mundo logrando una
igualdad relativa en cuestión de información contable.
El plan de cuentas es obligatorio para todas las empresas, inclusive las pequeñas
empresas sin importar su forma jurídica y societaria; además no exime de tener un plan
de cuenta el tipo de moneda que tenga la empresa, que la empresa sea una entidad
pública.
Un plan de cuentas tiene cinco cuentas básicas:
Activos Ingresos
Pasivos Gastos
Patrimonio
14
Figura 4 Esquema de cuentas que conforman un Plan de Cuentas
Elaborado por: Josselyn Salguero
1.2.9 ACTIVOS
“Todas las denominaciones contables que representen los bienes, valores y derechos que
una empresa posee en una fecha determinada; estas cuentas pueden ser tangibles, como:
Caja, Documentos por cobrar, vehículos, etc., e intangibles, como: Franquicias, marcas,
patentes, etc.” (Sanchez, 2011)
Los activos serán reconocidos en la contabilidad cuando se presenten en un negocio o
contrato, se los conoce también como bienes o derechos que una empresa posee.
Figura 5 Clasificación de Activos
Fuente: http://antonioestebancom.blogspot.com/search/label/activo%20corriente
1.2.10 PASIVOS
“Son la denominaciones contables que representan obligaciones y responsabilidades
contraídas por la empresa con terceras personas, as mismas que un plazo determinado
deben ser honradas, pagadas o devengadas” (Sanchez, 2011)
Las obligaciones que contrae la empresa siempre tendrán tiempo de vencimiento, es
decir, tienen un plazo para ser pagadas.
ACTIVOSPASIVOS
PATRIMONIO
CUENTAS PERMANENTES
O REALES
INGRESOS
GASTOS
CUENTAS TRANSITORIAS O PERIODICA
15
Figura 6 Clasificación de Pasivos
Fuente: http://antonioestebancom.blogspot.com/search/label/activo%20corriente
1.2.11 PATRIMONIO
“Representan las denominaciones dadas como aportes de los socios los resultados
obtenidos por la actividad de la empresa, y las reservas de la empresa.” (Sanchez, 2011)
Pueden ser bienes, derechos u obligaciones que ayudan a la empresa en su
funcionamiento.
Figura 7 Clasificación de Patrimonio
Elaborado por: Realizado por la autora
PATRIMONIO
CAPITAL
UTILIDADES DEL PERIODO
ANTERIOR
UTILIDADES RETENIDAS
16
1.2.12 INGRESOS
“Denominaciones que representan los beneficios o ganancias de una empresa; cuando
éstas se generan por el giro normal del negocio, se denominan rentas operativas, por
ejemplo, la venta de mercaderías para una empresa comercial.” (Sanchez, 2011)
Los ingresos se dan por el giro del negocio, puede ser por la venta de un producto o
prestación de un servicio, también pueden ser por aumentos en el activo o disminución
de un pasivo; los ingresos pueden ser monetario o no dependiendo del caso.
1.2.13 GASTOS
“Denominación aplicada a los conceptos que denotan uso, consumo, extinción o
devengo de bienes y servicio necesarios para mantener las operaciones de la empresa;
estos valores se relacionan con el nivel de ingresos operativos de una empresa.”
(Sanchez, 2011)
Los gastos es la salida de dinero que probablemente no es recuperable, son
transacciones necesarias de la empresa y en los que incurren para un correcto
funcionamiento de la misma.
1.2.14 LIBRO DIARIO
“Es el registro contable principal, en el que se anotan todas las operaciones en forma de
asiento”. (Sanchez, 2011)
“El libro Diario es un libro principal y obligatorio de la Contabilidad que registra, día a
día, todo tipo de operaciones relativas a la actividad económica-empresarial.” (Gòmez,
2010)
Un libro diario es el documento en el cual se registran asientos contables en forma
cronológica o según como ocurran los hechos financieros de una empresa.
17
Tabla 1 Libro Diario
Fuente: http://cuccontabilidad.blogspot.com/p/que-es-un-diario-en-contabilidad.html
1.2.15 LIBRO MAYOR
“Es el segundo registro principal que se mantienen por cada cuenta, con el propósito
de conocer su movimiento y saldo en forma particular” (Sanchez, 2011)
“El libro mayor anota, cuenta por cuenta, todo tipo de operaciones relativas a la
actividad económica-empresarial y que previamente han sido registradas en el libro
diario” (Gòmez, 2010).
Tabla 2 Libro Mayor
Fuente: http://elcontador.net/libro-mayor-general-caracteristicas/
18
1.2.16 ESTADOS FINANCIEROS
Son informes que denotan la situación económica-financiera de una empresa,
cuentan con características como un periodo o moneda, ayudan a las empresas a
tomar decisiones ya que cuentan con información integral de los movimientos
económicos.
“Las entidades, sin importar el giro al que se dediquen o al sector económico al que
pertenezca, necesitan de información que les auxilie en el proceso de toma de
decisiones.” (Fuentes, 2017)
ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS
Los estados financieros básicos son:
Balance General
Estado de Resultados
Estado de Cambio en el Patrimonio
Estado de Cambios en la Situación Financiera
Estado de Flujo de Efectivo
ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS
Presentan información de operaciones, cambios en el patrimonio, su situación financiera
y flujos de efectivos entre una matriz y sus subsidiarias como si fueran una sola
empresa.
ESTADOS FINANCIEROS DE PROPOSITO GENERAL
Se los prepara para ser presentados a usuarios determinados y con un periodo
determinado. Ayudan a la evaluación de flujos de un ente económico por esto deben ser
claros, neutro, fácil de comprensión. Se los prepara con un propósito y pueden ser
Estados Financieros Básico y Estados Financieros Consolidados.
ESTADOS FINANCIEROS DE PROPOSITO ESPECIAL
Pueden tener un uso limitado ya que pueden ser preparados para satisfacer las
necesidades específicas de un ente o puede contener información de ciertas partidas o de
ciertas operaciones. Estos estados pueden ser:
Balance Inicial
19
Estados Financieros de Periodos Intermedios
Estado de Costos
Estado de Inventarios
Estados de Liquidez
1.2.17 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
“Es un informe contable que presenta ordenada y sistemáticamente las cuentas de
Activo, Pasivo y Patrimonio, y determina la posición financiera de la empresa en un
momento determinado”. (Sanchez, 2011)
Tabla 3 Estado de Situación Financiera
Fuente: https://www.slideshare.net/cardenaschavez1/estado-de-situacion-financiera-67158376
1.2.18 ESTADO DE RESULTADOS
“El Estado de resultados muestra los efectos de las operaciones de una empresa y su
resultado final, ya sea ganancia o pérdida; resumen de los hechos significativos que
originaron un aumento o disminución en el patrimonio de la empresa durante un
periodo determinado” (Sanchez, 2011)
20
Tabla 4 Estado de Resultados
Fuente: https://es.slideshare.net/faviomeneses/contabilidad-de-seguros-13819009
21
1.2.19 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
“Este estado financiero se elabora al término de un ejercicio económico o periodo
contable para evaluar con mayor objetividad la liquidez o solvencia de la empresa”.
(Valdivieso, 2013)
Tabla 5 Estado de Flujo de Efectivo
Fuente: http://www.educaconta.com/2014/10/flujo-de-efectivo-segun-niif-para-
pymes.html
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1.2.20 ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO
Tiene como objetivo presentar lo cambios en el patrimonio en un periodo, además de
esto se puede ver dentro de este estado las causas y consecuencias de los cambios que
ha tenido la empresa.
Tabla 6 Estado de Cambio en el Patrimonio
Fuente: https://es.slideshare.net/cintizzroodpa/estados-27785840
Párrafo conclusivo
En conclusión, tenemos que la historia de la educación comienza desde hace muchos
años atrás teniendo regulaciones muy básicas en la forma administrativa y financiera de
la misma, es importante recalcar que con el avance de las regulaciones y entidades que
ayuden a tener una educación estándar se ha logrado tener procesos similares para todas
las unidades educativas, teniendo así un proceso adecuado y que se pueda medir tanto
eficiencia como eficacia.
Además, tenemos que tener en cuenta que los procesos dentro de las unidades
educativas ayudan a que los servicios que brindan puedan ser de calidad y los
estudiantes que son los principales clientes puedan tener satisfacción con la educación
brindada por la unidad educativa.
23
2. FUNDACIÓN VIDA NUEVA
INTRODUCCIÓN
Se realiza el análisis de la empresa conociendo su historia y manejo de la misma en la
actualidad para saber de dónde se debe partir para el mejoramiento y evaluar lo que se
está llevando a cabo hasta el momento.
Se empieza con un diagnostico FODA para poder identificar aspectos negativos y
positivos de la organización, se realiza un matriz de estrategias y se procede a conocer
las funciones de cada departamento y cargo de la institución.
Se consideran datos impórtate de la estructura organizacional de la institución como
misión, visión, objetivos, valores, etc., que permitirá ver el horizonte al cual se dirige la
institución; las políticas que manejan y como los implementan es fundamental analizar.
Estos parámetros serán sumamente importantes para el planteamiento del capítulo III ya
que será el punto de partida y se podrá ver en qué estado se encuentra la institución y
como se puede mejorar o implementar nuevas actividades, funciones, políticas y demás
que necesite la institución para un correcto funcionamiento.
24
2.1 RESEÑA HISTÓRICA
La Unidad Educativa Vida Nueva en su página web cuenta la historia del inicio y su
trayectoria hasta la fecha como institución, la misma que se detalla a continuación; la
Unidad Educativa Vida Nueva pertenece a su patrocinadora la Fundación Vida Nueva,
organización que fue constituida desde el año 2004 en la Provincia de Pichincha Cantón
Quito, sin fines de lucro, con patrimonio propio administración autónoma y con la
finalidad de servir en el campo educativo, promoviendo la formación de técnicos
altamente calificados, capaces de lograr mayor calidad en la producción y los servicios,
así como impulsar el desarrollo científico, técnico y social de la comunidad y del país.
Para esto se crea la Unidad Educativa Vida Nueva, con el único afán de servir a la
comunidad con nuevas ofertas de formación, con una pedagogía social-constructivista,
basada en los valores cristianos, eje principal de la educación que ofertamos.
La institución inicia las actividades normales como colegio el 10 de noviembre de
1989 mediante acuerdo ministerial 5954, se autoriza el funcionamiento del Colegio de
Ciclo Básico Popular Particular Vida Nueva, con las especialidades de Electricidad,
Electrónica y Computación, en donde actualmente funciona la sección de Chimbacalle;
posteriormente el 20 de abril de 1994, mediante resolución ministerial 1488, se
autoriza el funcionamiento del Colegio de Ciclo Básico Popular Vida Nueva en el sector
de Guamaní, con nuevas especialidades como: Carpintería, Metal Mecánica y Mecánica
Automotriz, cumpliendo el anhelo y pedido de la sociedad de prepararse en nuevas
carreras acorde a la necesidad del ámbito productivo y de servicios de aquel entonces.
En el mismo año el 03 de julio mediante resolución ministerial 2001, se autoriza el
funcionamiento del Ciclo Diversificado con las especialidades de Electricidad,
Electrónica e Informática, con esto se logra cumplir con el pedido de los estudiantes de
recibir títulos de bachilleres técnicos. Ya en esa fecha, las necesidades de la comunidad
aumentaban, la sociedad exigía prepararse en otras especialidades, por tal razón, el 10
de abril de 1997 mediante resolución ministerial 286 se autoriza la ampliación de las
especialidades de Mecánica Automotriz, Mecánica Industrial y Contabilidad en el ciclo
diversificado, especialidades, que hasta la presente fecha estamos brindando el servicio
educativo con actualizaciones constantes en nuestras mallas curriculares.
En el año 1997 se inicia las actividades del Instituto Tecnológico Superior Vida
Nueva, bajo la tutela del Ministerio de Educación, y posteriormente reconocido y
avalado por el CONESUP; sus aulas funcionaban exclusivamente en el edificio en
25
donde hoy se encuentra la planta administrativa de la Fundación. Poco tiempo después
de esto y habiendo realizado importantes inversiones para la mejora constante de las
condiciones en la infraestructura, el 09 de diciembre del 2002 mediante resolución
ministerial 484 se autoriza el funcionamiento en el populoso sector de la Marín con el
ciclo básico y diversificado en todas las especialidades.
También es importante dentro de la historia de la institución es la creación del Jardín y
Escuela Vida Nueva, los cuales empezaron su labor al servicio de la comunidad en el
año 2001, con lo cual los niños y niñas tuvieron la oportunidad de acceder a una
educación de alta calidad, esta vez en los niveles primario y pre-primario, lo cual debo
decir, fue un pedido frecuente de los padres de familia que tenían sus hijos estudiando
en el Colegio Vida Nueva. Hoy en día, y luego de un proceso de transformación, pasó a
ser la Unidad Educativa New Life, institución que ahora es totalmente independiente y
autónoma, sin embargo, mantiene nexos de cooperación con nuestra institución.
Vida Nueva actualmente es Unidad Educativa, autorizada mediante resolución
ministerial 2902 del 11 de noviembre del 2003, y por último mediante resolución 4501,
4502 y 4503 del 2011, se obtiene las autorizaciones de funcionamiento en la modalidad
de estudios Semipresencial y a distancia PCEI, Hasta la presente fecha, esta noble
institución, ha contribuido con la formación técnica de más de 8.000 profesionales,
entre técnicos prácticos, bachilleres técnicos e inclusive tecnólogos a través del Instituto
Superior que no hace mucho tiempo aún era parte de la Fundación. Además, Vida
Nueva extendió sus alcances en la formación técnica traspasando los límites del aula de
clase, mediante la difusión de cursos de capacitación técnica ocupacional por televisión.
Pero eso no es lo único que Vida Nueva ha logrado a lo largo de su vida institucional,
pues, también ha promovido varios proyectos en la búsqueda de servir a la comunidad;
así por ejemplo año tras año abre sus puertas la Primaria Popular gratuita para adultos
que no han terminado su instrucción en este nivel. Otro programa que patrocinó nuestra
institución fue el proyecto de vivienda de interés social en 1999 y posteriormente en
2006, en alianza estratégica con el MIDUVI, con lo cual se entregó casitas propias a
varias familias. En el área de salud también se aportó con un granito de arena, con la
prestación de servicios médicos, odontológicos y de laboratorio clínico que por su alta
calidad y bajos costos gozó de gran aceptación.
26
Actualmente continúan contribuyendo con la comunidad aplicando los conocimientos
técnicos de sus estudiantes, los cuales, a más de realizar así sus prácticas, sirven a los
sectores más vulnerables de la sociedad, escuelas fiscales a quienes aún colaboramos
con el mantenimiento de su infraestructura y equipos. Con mucho gusto prestamos
nuestras instalaciones en Chimbacalle a la Escuelita Fiscal Popular “Los Ferrocarriles”
contribuyendo así con la educación de niños y niñas.
Vida Nueva ha sido además un referente en el ámbito académico, cultural, deportivo y
social, en los últimos años y de diversa maneras ha promovido la integración de varias
instituciones educativas mediante la realización de campeonatos intercolegiales
deportivos, eventos académicos, festivales de danza, música, entre otros; todo aquello
mediante la formación basada en el desarrollo de destrezas y habilidades antes que la
memorización de contenidos, esta es la base fundamental de nuestra metodología de
trabajo, basada en la enseñanza personalizada, procurando siempre la calidad y no la
cantidad en el aprendizaje de los contenidos.
Durante 30 años de trabajo al servicio educativo, podemos puntualizar los siguientes
logros importantes para la institución:
1. Crecimiento sostenido en cuanto a los niveles de educación.
2. Equipamiento continúo de talleres y laboratorios tanto para las asignaturas
científicas técnicas y las de cultura general.
3. Oferta educativa con especialidades acorde a los requerimientos y exigencias del
campo empresarial, productivo y a la demanda profesional del país.
4. Implementación de mallas curriculares según las nuevas reformas, que permiten
la actualización constante acorde a los avances tecnológicos.
5. Fortalecimiento de los procesos administrativos y de control pedagógicos.
6. Fortalecimiento y control de proyectos extracurriculares (clubes, pasantías etc.).
27
2.2 UBICACIÓN
Figura 8 Ubicación de la Fundación Vida Nueva
Fuente: Google Maps
2.3 MISIÓN
“La fundación Vida Nueva tiene como misión, trabajar en el área de a Educación, para
servir a la comunidad más necesitada a través de proyectos de ayuda social
contribuyendo a mejorar la calidad de vida de las personas (Fundacion Vida Nueva).”
2.4 VISIÓN
“La Fundación Vida Nueva será reconocida a nivel nacional e internacional por su
integridad, eficiencia y eficacia, puesta al servicio de quienes más lo necesitan”
(Fundacion Vida Nueva)
2.5 VALORES
Justicia:
J.1. Comprenden las necesidades y potencialidades del país y se involucran en la
construcción de una sociedad democrática, equitativa e inclusiva.
J.2. Actúan con ética, generosidad, integridad, coherencia y honestidad en todos sus
actos.
J.3. Proceden con respeto y responsabilidad con ellos mismos y con las demás personas,
con la naturaleza y con el mundo de las ideas. Cumplen obligaciones y exigen la
observación de los derechos.
J.4. Reflejan y reconocen nuestras fortalezas y debilidades para ser mejores seres
humanos en la concepción de un plan de vida.
28
Iniciativa:
I.1. Tienen iniciativas creativas, actuando con pasión, mente abierta y visión de futuro;
asumen liderazgos auténticos, proceden con pro actividad y responsabilidad en la toma
de decisiones y están preparados para enfrentar los riesgos que el emprendimiento
conlleva.
I.2. Se mueven por la curiosidad intelectual, indagan la realidad nacional y mundial,
reflexionan y aplican nuestros conocimientos interdisciplinarios para resolver problemas
en forma colaborativa e interdependiente aprovechando todos los recursos e
información posibles.
I.3. Saben comunicarnos de manera clara en nuestra lengua y en otras, utilizando varios
lenguajes como el numérico, el digital, el artístico y el corporal; asumen con
responsabilidad sus discursos.
I.4. Actúan de manera organizada, con autonomía e independencia; aplican el
razonamiento lógico, crítico y complejo; y practican la humildad intelectual en un
aprendizaje a lo largo de la vida.
Innovación:
S.1. Asumen responsabilidad social y tienen capacidad de interactuar con grupos
heterogéneos, procediendo con comprensión, empatía y tolerancia.
S.2. Construyen identidad nacional en busca de un mundo pacífico y valoran la
multiculturalidad y multietnicidad, respetando las identidades de otras personas y
pueblos.
S.3. Armonizan lo físico e intelectual
Usan la nuestra inteligencia emocional para ser positivos, flexibles, cordiales y
autocríticos.
S.4. Se adaptan a las exigencias de un trabajo en equipo en el que comprendemos la
realidad circundante y respetan las ideas y aportes de las demás personas.
Los valores prioritarios que la Unidad Educativa Vida Nueva ha tomado en cuenta son:
29
Identidad
Honestidad
Solidaridad
Libertad y solidaridad
Respeto
Criticidad y creatividad
Calidez, afecto y amor, sin dejar de lado la parte espiritual
2.6 PERSONAL
Consejo Directivo-(5)
Presidente FVN-(1)
Auditoria Interna-(1)
Dirección General-(1)
Asistente de Dirección General-(1)
Secretaria Colectora-(2)
Contabilidad-(1)
Capellana-(3)
Rectorado-(1)
Secretaria Académica-(1)
Vicerrectorado-(1)
Coordinador Académico Cultural-(2)
Coordinador Académico Técnico-(1)
DECE-(2)
Dirección de Producción y Recursos-(1)
Personal Producción-(1)
Inspección-(4)
Personal de Servicios-(4)
Docentes –(44)
2.7 SERVICIOS
La fundación Vida Nueva, como principal servicio tiene a la educación básica superior:
Básica Superior, correspondiente a 8°, 9°,10° grados de Educación General Básica
dirigida a estudiantes de 12 a 14 años de edad.
30
Bachillerato General Unificado, correspondiente a 1°, 2°, 3° bachillerato dirigida a los
estudiantes de 15 a 17 años de edad.
Bachillerato en Ciencias: Bachillerato en Informática y Contabilidad
Bachillerato Técnico: Bachillerato en Electrónica, Electricidad, Mecánica
Industrial, Mecánica Automotriz.
2.8 ENTES DE CONTROL
Figura 9 Entes de control
Elaborado por: Elaborado por la autora
2.8.1 MINISTERIO DE EDUCACIÓN
El Ministerio de Educación tiene como misión garantizar el acceso y calidad de la
educación inicial, básica y bachillerato a los y las habitantes del territorio nacional,
mediante la formación integral, holística e inclusiva de niños, niñas, jóvenes y adultos,
tomando en cuenta la interculturalidad, la plurinacionalidad, las lenguas ancestrales y
género desde un enfoque de derechos y deberes para fortalecer el desarrollo social,
económico y cultural, el ejercicio de la ciudadanía y la unidad en la diversidad de la
sociedad ecuatoriana. (EDUCACIÓN)
2.8.2 MINISTERIO DE TRABAJO
El Ministerio de Trabajo regula y controla el cumplimiento a las obligaciones laborales
mediante la ejecución de procesos eficaces, eficientes, transparentes y democráticos
enmarcados en modelos de gestión integral, para conseguir un sistema de trabajo digno,
31
de calidad y solidario para tender hacia la justicia social en igualdad de oportunidades.
(TRABAJO)
2.8.3 SERVICIO DE RENTAS INTERNAS
El Servicio de Rentas Internas es el ente que gestiona la política tributaria, en el marco
de los principios constitucionales, asegurando la suficiencia recaudatoria destinada al
fomento de la cohesión social. (INTERNAS)
El SRI procura fomentar una cultura tributaria bajo las normativas vigentes para sector,
es importante la capacitación, actualización y sobre todo la recaudación; mismas
funciones que realizan día a día hacia sus contribuyentes.
2.8.4 INTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es un organismo autónomo que
forma parte del sistema de seguridad en el Ecuador, este organismo vela por la
aportación obligatoria del seguro universal dentro del territorio ecuatoriano.
2.9 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La institución cuenta con el siguiente organigrama, dando funciones correspondientes a
cada departamento:
32
Figura 10 Organigrama Organizacional de la Fundación Vida Nueva
Fuente: http://www.fundacionvidanueva.org.ec/
33
2.10 CONTEXTO INSTITUCIONAL
La institución cuenta con una estructura organizacional que abarca las tareas en una
forma agrupada y ordenada de cada departamento las mismas que son controladas para
poder cumplir con los objetivos planteados.
2.10.1 ADMINISTRACION/DIRECCIÓN
Es la encargada de planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos para lograr
alcanzar los objetivos de la institución mediante toma de decisiones estratégicas.
2.10.2 CONTABILIDAD
Este departamento es el encargado de controlar la parte económica de la institución,
además mantiene a la organización estable en base a cantidades, cálida y costos.
2.10.3 RECURSOS HUMANOS
Departamento encargado de velar por los derechos y obligaciones de los trabajadores de
la institución, además ayuda al manejo de las relaciones entre empleados.
2.10.4 DIRECCION DE DOCENCIA
Ayuda a la planificación de cada docente, además es el departamento encargado de
mantener las relaciones entre docentes y velar por el orden de los mismos cumpliendo
con las normas de la institución.
2.10.5 DIRECCION ESTUDIANTIL
Se encarga de mantener el orden de los estudiantes mediante la planificación y sobre
todo se encarga de escuchar a los mismos para poder dar solución y ayudar en sus
estudios, controla el desempeño de los mismos.
2.10.6 SISTEMAS
Se encarga de dar soporte a las decisiones tomadas en la parte directiva, además ejecuta
los procedimientos para mejorar los manejos de cada uno de los departamentos.
2.10.7 BODEGA
Es el departamento encargado de los procesos de bienes y servicios que realiza
la institución abarcando logística, mantenimientos y demás departamentos de
soporte.
34
2.11 FUNCIONES DEPARTAMENTALES
Según la Fundación Vida Nueva estas son las funciones departamentales que cumple
cada uno.
2.11.1 PRESIDENTE GENERAL
FUNCIONES:
El Presidente General tiene la responsabilidad de dirigir la
consecución de los planes de acción determinados por la Directiva.
Es la máxima autoridad de la cual dependen todos los demás mandos
de la organización.
Representación legal de la Fundación antes organismos externos
como el Servicio de Rentas Internas, Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social y Ministerio de Trabajo.
En sus funciones y atribuciones responde de forma directa a la
Directiva de la Fundación.
2.11.2 DIRECCION GENERAL
FUNCIONES:
Cumplir disposiciones Presidente de la Fundación Vida Nueva.
Efectuar el análisis y la planeación financiera
Controlar el cumplimiento y ejecución de presupuestos
Tomar decisiones de inversión y financiamiento
Mantener relaciones interinstitucionales de alto nivel
Dirigir y controlar las tareas y responsabilidades de los funcionarios
estratégicos en las
distintas áreas de la organización acorde a la planificación y el
cumplimiento de metas relacionadas a la Misión y Visión de la
organización.
Permitir el empleo eficiente de las habilidades y competencias de las
personas que colaboran como empleados dentro de la Institución
Formar empleados motivados y capacitados en el desarrollo de sus
funciones
Evaluar el correcto desempeño de las funciones de todos los empleados
de acuerdo a sus puestos, cargos y responsabilidades dentro de la
Fundación
35
Transmitir a los empleados las normas que se establezcan para el
cumplimiento de las disposiciones de la institución
Sostener el establecimiento de políticas normativas éticas y de conducta
acorde a los valores y principios de la institución
Velar por la integridad física de los colaboradores en el desempeño de
sus funciones dentro de la Fundación y sus distintas empresas
Dirigir y coordinar al personal de apoyo estratégico en la institución, tal
como: Contador.
Mejora de los manuales y documentos internos acorde los requerimientos
de la Fundación.
2.11.3 RECTOR GENERAL
FUNCIONES:
Cumplir disposiciones de la Dirección General de la Fundación Vida
Nueva
Ser el representante legal de la Unidad Educativa ante el Ministerio de
Educación, sus Organismos Desconcentrados y otras instituciones
públicas de injerencia en la educación.
Representar a la Unidad Educativa en todos los espacios, eventos y
actividades internas y externas.
Fomentar la comunicación eficaz y efectiva entre el cuerpo directivo de
la Fundación, así como con el personal bajo su dirección.
Garantizar el cumplimiento de los presupuestos de ingresos establecidos
en la Unidad Educativa.
Controlar el adecuado cumplimiento y ejecución del presupuesto anual.
Velar por el buen desempeño del personal que labora en la Unidad
Educativa en sus frentes administrativos y académicos
Mantener relaciones interinstitucionales estratégicas de alto nivel, que
beneficien el accionar de la Unidad Educativa.
Legalizar los documentos oficiales dentro de los procesos educativos,
respondiendo a
Los requerimientos que estable el Ministerio de Educación.
Promover y desarrollar proyectos de mejoramiento de su área.
36
Velar por la permanencia de los alumnos en la institución, así como de la
adhesión de otros nuevos, mediante estrategias de publicidad.
Motivar al personal bajo su cargo para el cumplimiento de metas y
objetivos del área; a la vez fomentar el cumplimiento de la Misión y
Visión de la organización.
Supervisar el trabajo de los Vicerrectores, asegurando el cumplimiento
del pensum de estudios, para la formación de Bachilleres Técnicos
acordes con el Currículo Nacional vigente y el PCI institucional.
Elaborar y presentar a la Dirección General el plan de mejoras
institucional y el POA anual.
Elaborar y presentar el calendario de actividades interno para cada año
lectivo.
Llevar el control del proceso de evaluación del talento humano
mensualmente.
Aprobar los planes operativos de Vicerrectorado, Inspección y DECE.
2.11.4 VICERECTOR GENERAL
FUNCIONES:
Cumplir disposiciones del Rector de la Unidad Educativa
Representar a la sección en todos los espacios, eventos y actividades de
la Unidad Educativa
Planificar y dirigir reuniones pedagógicas de la sección con los
coordinadores académicos y docentes
Controlar los aspectos pedagógicos
Velar por el buen funcionamiento de la sección y sus recursos para lo
que deberá hacer cumplir las normas dadas por el Rector y los estándares
educativos que constan en la LOEI
Presentar los documentos oficiales dentro de los procesos educativos y/o
administrativos de la sección
Supervisar el trabajo de coordinadores académicos, personal docente,
inspección, capellanía y DECE de la unidad educativa bajo su cargo y
velar por el cumplimiento de sus funciones docentes, así como por el
oportuno aprovisionamiento de los recursos necesarios para el efecto.
37
Garantizar, controlar y evaluar de forma especial, el cumplimiento de las
actividades prácticas (labor comunitaria) y pasantías.
Dirigir el desarrollo, calidad y presentación de proyectos de grado de los
estudiantes de la sección.
Realizar entrevistas a postulantes para cargos vacantes en su sección, y
aplicar la meritocracia en la selección de los mismos.
Realizar investigaciones socioeducativas que permitan proponer
innovaciones curriculares específicas en función a la naturaleza de la
Institución.
2.11.5 CONTABILIDAD
FUNCIONES:
Contabilizar las horas del 25%,50%,100% que realice el personal
Elaborar roles de pagos, general e individual
Elaboración de libros contables.
Realizar declaraciones oportunas (SRI)
Verificar que todo pago se realice en el tiempo establecido y las
instancias pertinentes IESS, PREDIO, etc.
Revisión de movimientos en el CNB
Controlar movimientos bancarios
Revisar requerimiento de los fondos entregados, por el área
directivo.
Tramitar y controlar el pago de los servicios básicos.
Recepción, revisión y archivo de facturas
Llevar el control de los adelantos de sueldos y préstamos
institucionales
Mantener los suministros de oficina que le fueren provistos a
buen recaudo.
Mantener su área de trabajo ordenada.
2.11.6 AUXILIAR ADMINISTRATIVO/CONTABLE
FUNCIONES:
Revisar timbres desde colecturía hasta secretaria y planta central.
Realizar el Reporte de Atrasos.
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Realizar el Reporte de faltas justificadas e injustificadas.
Contabilizar las horas del 25%,50%,100% que realice el personal
Elaborar roles de pagos, general e individual
Manejo y cuidado del CNB
Subir ordenes al CAS por motivo de matrículas y pensiones
Cambio de cuenta por depósitos mal hechos.
Revisar requerimiento de los fondos entregados, por el área directivo.
Receptar y revisar cajas diarias por secretaria.
Controlar recaudaciones realizadas por los docentes de la institución
Tramitar y controlar el pago de los servicios básicos.
Controlar que todos los pagos a las instituciones IESS, PREDIO etc.
Controlar movimientos bancarios
Registro de horas en el sistema del IESS
Mantener los suministros de oficina que le fueren provistos a buen
recaudo.
Mantener su área de trabajo ordenada.
Revisión de gastos de caja chica Matutina, Nocturna y Semipresencial
Gestionar procesos de selección del personal
Recepción, gestión y archivo de solicitudes y trámites administrativos.
Mantener a buen recaudo documentos legales.
Realizar informe diario de actividades
2.11.7 DIRECCION ACADEMICA
FUNCIONES:
Participa en la elaboración del Proyecto Educativo Institucional PEI,
Plan de Mejoramiento y Evaluación Institucional.
Colabora con el vicerrector en la planeación, programación académica y
evaluación
Institucional de acuerdo con los objetivos y criterios curriculares.
Realiza el seguimiento académico a estudiantes con dificultades o que
demuestren talentos especiales, en coordinación con el departamento de
consejería estudiantil.
39
Acompaña y asesora a los docentes en su desempeño pedagógico y en el
desarrollo del plan curricular. (programaciones, plan de asignatura,
proyectos pedagógicos, evaluaciones).
Lleva los registros y controles necesarios del proceso evaluativo.
Asesora y controla las actividades pedagógicas extracurriculares.
Lidera proyectos académicos que promuevan la investigación
pedagógica y científica en la institución
Establecer los mecanismos de comunicación necesarios para que el
personal esté debidamente informado de los aspectos técnicos,
pedagógicos y didácticos de uso actual en relación con su labor.
Informar a vicerrectorado l en relación con el desempeño del personal de
su área, de acuerdo con los lineamientos establecidos para el caso.
Observar la correcta y oportuna aplicación de los recursos materiales
propios del área en la impartición de clases, ejecución de demostraciones
y prácticas a fin de lograr el porcentaje óptimo de aprovechamiento de
los mismos.
Coordinar la relación eficiente y oportuna de la actividad docente en sus
aspectos teóricos y prácticos de manera que la parte relativa del servicio
educativo que proporciona el plantel se lleve a cabo permanente y
satisfactoriamente, orientando su desarrollo en base a los factores que
tiendan a elevar la calidad de la educación.
2.11.8 BODEGA
FUNCIONES:
Cumplir disposiciones de la Dirección General de la Fundación Vida
Nueva
Proveer de insumos materiales, económicos al personal de producción,
servicios, y académico de la Unidad Educativa en todos los espacios,
eventos y actividades internas y externas que se pretendan realizar,
Fomentar la comunicación eficaz y efectiva con el personal bajo su
dirección.
Realizar presupuestos, cotizaciones para la realización de actividades en
la Unidad Educativa.
40
Controlar la ejecución de las tareas impartidas al personal de producción
y servicios.
Velar por el buen uso de los materiales impartidos al personal de la
Unidad Educativa.
Atender compras y realizar trámites personales del presidente de la
Fundación.
2.12 MACRO Y MICRO AMBIENTE
Figura 11 Esquema Macro y Mico Ambiente Empresarial
Elaborado por: Josselyn Salguero
2.13 MACRO AMBIENTE
Se detallan los aspectos que están relacionados con la empresa de forma ajena pero que
afectan a la empresa en el cumplimiento de objetivos, estos factores no pueden ser
controlados por la empresa.
2.13.1 FACTOR ECONÓMICO
Se analiza el escenario financiero del país ayudando a analizar si existe una posibilidad
de éxito y cómo puede afectar este escenario en la institución.
Condiciones comerciales en las que una empresa va a operar, estas condiciones suelen
ser muy cambiantes como por ejemplo los salarios, el PIB del país, demanda externa y
más factores.
41
Para analizar el factor económico de la Fundación Vida Nueva, se tomará en cuenta los
indicadores más importantes que la afectan en el país, viendo así los riesgos que tiene
este colegio.
PRODUCTO INTERNO BRUTO
El producto interno bruto es la producción total de bienes y servicios de un país en un
periodo de tiempo. Este indicador ayuda a medir el crecimiento o decrecimiento de la
producción, esta medición solo se realiza dentro de un país. Refleja la competitividad
que existe entre empresas.
Figura 12 Producto Interno Bruto
Fuente: BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
En Ecuador, en términos anuales, se destaca la variación positiva del Gasto de Consumo
Final de los Hogares, 4.9%; el Gasto de Consumo Final del Gobierno General, 3.8%; las
Exportaciones, 0.6%; mientras que la inversión (FBKF) registró una reducción de -
0.5%. Por su parte, las Importaciones se incrementaron en 9.5%. (BANCO CENTRAL
DEL ECUADOR)
INFLACIÓN
Es el crecimiento de los precios de un bien o servicio en un país durante un periodo de
tiempo. Es decir, refleja la pérdida del poder adquisitivo de la moneda, con cada unidad
de moneda se adquiere menos bienes cuando el nivel de precios sube.
42
Figura 13 Inflación
Fuente:http://www.ecuadorencifras.gob.ec/documentos/web-inec/Inflacion/2018/Mayo-
2018/Boletin_tecnico_05-2018.pdf
TASAS DE INTERES REFERENCIALES
Tasas que impone una autoridad para tomar de referencia en transacciones crediticias a
corto plazo, esto permite que son se presente abusos en los intereses a pagar o recibir
por parte de las instituciones financieras.
Figura 14 Tasas Referenciales
Fuente:https://www.cfn.fin.ec/wp-content/uploads/downloads/2018/04/Tasas-
Intere%CC%81s-Publicacio%CC%81n-Web-Abril-2018.pdf
43
ASPECTOS POSITIVOS
Se tiene una tasa Activa y Pasiva estable que podría ayudar a futuros
préstamos para mejorar la institución
Salario básico unificado aumento en el año 2018, permitiendo cubrir las
necesidades de las personas entre esas la educación de la población.
ASPECTOS NEGATIVOS
Inestabilidad en la economía del país por lo que no atrae a posibles
donantes para la fundación.
Estancamiento en la economía del país.
2.13.2 FACTOR POLÍTICO
Se refiere a las leyes y normas que provienen de oficinas gubernamentales que influyen
o limitan al funcionamiento de las organizaciones (Briasco, 2014).
Este factor ayuda a tener un análisis en temas políticos que afecten en la toma de
decisiones de la institución, para este análisis se pueden tomas factores como el clima
político, poderes públicos, tributos y más.
En la actualidad el cambio de gobierno ha reformado algunas leyes como las pruebas de
ser bachiller y pruebas de ingreso a las universidades para los chicos de secundaria, que
han llevado a que se tenga incertidumbre.
En el 2017 el actual presidente prioriza la educación en el presupuesto general del
estado aumentando en un 19% equivalente a 5.198 millones para el presupuesto
educacional.
ASPECTOS POSITIVOS
Las políticas y leyes velan por el mejoramiento de la educación
Impulso a una educación como derecho para todos
Ayuda del gobierno con insumos y uniformes
ASPECTOS NEGATIVOS
Cambio de estructura política
Conflictos políticos que no ayudan a la mejora dela educación
44
2.13.3 FACTOR TECNOLÓGICO
Es la fuerza más importante en la formación de la competitividad, ya que crea nuevos
mercados y oportunidades para las empresas. (Sepulveda & Chavarria, 2001)
La Fundación Vida Nueva se ha adaptado a la tecnología y ha logrado abastecerse de
elementos informáticos que ayuden al funcionamiento del colegio y de sus áreas tanto
financiera como contables, cuentan con centros de cómputo para los estudiantes con
redes de internet, además cada licenciado y funcionario del colegio cuenta con laptops e
infocus que ayudan a bridar un servicio de calidad.
ASPECTOS POSITIVOS
Nuevos programas de control educacional
Uso de tecnología en la pedagogía
Reemplazo de Tablet por libros
Planificación de enseñanza más proactiva y dinámica
ASPECTOS NEGATIVOS
Estancamiento en actualización de tecnología en el país
Poca actualización de metodologías en educación
2.13.4 FACTOR SOCIAL
Puede influir aspectos importantes como delincuencia, desempleo o sub empleo, los
mismos que influyen en un análisis social.
En la Fundación Vida Nueva el problema más importante es la delincuencia, pandillas y
drogas.
Según CEDATOS el índice de delincuencia se ha incrementado presentando la siguiente
tabla donde nos muestra que robos y drogas son los más altos en el Ecuador.
45
Figura 15 Principales problemas de inseguridad en Ecuador
Fuente: http://www.cedatos.com.ec/detalles_noticia.php?Id=86
Otro de los factores es que la mayoría de las personas no están ingresando a estudios
secundarios, esto puede darse por diferentes factores, pero representa un problema.
Figura 16 Niveles de preparación académica
Fuente: Instituto nacional de Estadísticas y Censos
El desempleo también es un factor a tratar y que afecta a la Fundación ya que por falta
de recursos muchos estudiantes no ingresan al colegio, por esto se presenta la tasa de
desempleo en la ciudad de Quito.
La tasa de desempleo alcanzó el 4,6% a escala nacional en diciembre del 2017, según
un reporte del Instituto Nacional de Estadística y Censos (Inec).
La tasa de empleo adecuado en Ecuador de 42,3% de la PEA en diciembre del 2017,
según la última Encuesta Nacional de Empleo, Desempleo y Subempleo publicada este
lunes por el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC).
46
La tasa de empleo no adecuado en Ecuador de 24,1% de la PEA en diciembre del 2017,
según la última Encuesta Nacional de Empleo, Desempleo y Subempleo publicada este
lunes por el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC).
El Riesgo País era de 459, de acuerdo con el Banco Central del Ecuador (BCE).
Figura 17 Porcentaje de desempleo mensual en Quito
Fuente: Banco Central del Ecuador
IMPACTO
Apertura a todos los ciudadanos a la educación
Mayor interés de la población por la educación
Desempleo que no permite a todo acceder a educación
Alto índice en abandono de estudios en la secundaria
2.13.5 FACTOR CUTURAL
El Ministerio de Educación toma con importante el planteamiento de tener una
asignatura que ayuda a enseñar a los estudiantes Educación Cultural y Artística, este
proyecto que se lo plantea desde temprana edad es decir desde nivel de educación
iniciales hasta la secundaria, ayudándose con los licenciados de Educación Artística en
el caso de colegios.
También ya se creó un currículo que ayuda a las instituciones como guía de cómo
implementar la cultura en sus alumnos y cuál es el objetivo fundamental, en el caso de
los colegios cuentan con un documento llamado Educación Cultural y Artística en
Bachillerato General Unificado que explica de mejor manera como se tratad e
implementar este sistema.
Además, la Unesco como unos de sus objetivos es implementar la pluriculturalidad en
la educación llegando a toda la población la educación.
47
IMPACTO
Implementación de la pluriculturalidad en los centros educativos
Los lineamientos de implementación cultural no están claros
2.13.6 FACTOR RELIGIOSO
En la Fundación Vida Nueva se cuenta con un departamento de guía espiritual con dos
capellanes esto ayuda a que los estudiantes puedan tener acompañamiento espiritual en
sus diferentes problemas, siendo esta una oportunidad para ayudar a todos los
estudiantes a culminar sus estudios.
El colegio como base tiene a la religión porque cree que es el mejor acompañamiento
que puede dar y lo imparten los docentes y los capellanes a los estudiantes y sus
familias.
IMPACTO
Confianza de los estudiante y padre en la institución
Guía espiritual para los estudiantes que lo necesiten
Poca aceptación por la sociedad a la religión
Exclusión de ciertos estudiantes
2.13.7 FACTOR DEMOGRAFICO
Elementos característicos de las poblaciones humanas en términos de volumen,
densidad, ubicación, sexo, raza, ocupación y otras estadísticas que establecen el
comportamiento de las personas que conforman los mercados sobre los cuales operan
las empresas. (Sepulveda & Chavarria, 2001)
Al último censo realizado en el 2010 según el Instituto Nacional de Estadísticas y
Censos (INEC), la población en pichincha fue de 2.576.287, teniendo 1.320.576
mujeres (51,26%) y 1.255.711 hombres (48,74%).
IMPACTO
Crecimiento de población y mayor de manda del servicio
Parte de la población no tiene estudios secundarios que pueden ingresar
48
2.14 MICRO AMBIENTE
2.14.1 CLIENTES
Los clientes de la Fundación Vida Nueva son los estudiantes que han concluido la
primaria para la fundación Vida Nueva siendo estos los consumidores finales ya que
reciben el servicio en la misma institución.
2.14.2 PROVEEDORES
La fundación Vida Nueva cuenta con los siguientes proveedores:
Libros y uniformes: Almacén DMDR
Internet: CNT
2.14.3 COMPETENCIA
a) Competencia Directa
Como competencia directa de La fundación Vida Nueva se encuentra el Instituto
Tecnológico Superior Sucre ya que ofrece un bachillerato Técnico como la fundación,
por ende, cubren las mismas necesidades de los estudiantes, además este instituto es
público direccionado al mismo grupo de estudiantes que la Fundación Vida Nueva.
b) Competencia Indirecta
La competencia indirecta de La fundación Vida Nueva serian lo siguientes colegios
ubicados aledañamente, que ofrecen un bachillerato general:
Colegio 15 de diciembre
Colegio Ricardo Cornejo
Colegio Riobamba
2.14.4 AGENTES REGULATORIOS
Como agentes de regulación tenemos a:
Ministerio de Educación
Instituto Nacional de Evaluación Educativa
Subsecretaría de Apoyo, Seguimiento y Regulación de la Educación
Los Distritos Educativos
49
2.14.5 PRODUCTOS SUSTITUTOS
En el caso de la fundación Vida Nueva la institución sustituta seria el bachillerato a
distancia que ofrecen como institución educativa.
2.15 AMBIENTE INTERNO EMPRESARIAL
A. RECURSO ECONOMICO
La Fundación Vida Nueva siendo una ONG se autofinancia con las pensiones del
colegio que por estudiantes son entre $45 y $60, esto ayuda a pagar a los licenciados,
infraestructura, gestiones internas, equipamiento y más necesidades de la institución.
B. RECURSO HUMANO
El recurso humano que tiene la fundación es de calidad cuentan con licenciados
comprometido y sobre todo que van más allá de la enseñanza ya que dan
acompañamiento a los estudiantes, en el área administrativa y financiera cuentan con
personal que se prepara constantemente, se puede decir que el recurso humano está muy
bien conformado en la institución.
C. RECURSO MATERIAL O TECNOLOGICO
La institución cuenta con unas aulas totalmente equipadas para los estudiantes ya que
cada estudiante dispone de su computador, pero la falta de licencias informáticas hace
lento el funcionamiento de las maquinas, además los licenciados cuentan con
computadoras para impartir clases y con infocus.
En el área contable y administrativa también se encuentran equipados con redes de
internet y computadoras, sin embargo, en el área contable cuentan con un sistema
contable obsoleto (Mónica) que no permite tener un control completo.
Por otra parte, a los padres de familia cuentan con un sistema tecnológico que les
permite controlar las tareas y horas de salida de los estudiantes, este sistema fue
implementado por la institución.
D. RECURSO DE IMAGEN (MERCADOLOGICO)
La fundación Vida Nueva quiere dar la imagen de una institución que quiere ayudar a
sus estudiantes, tratan de abarcar todos los problemas de la sociedad para que los
estudiantes puedan culminar con sus estudios. Para la institución es importante que los
alumnos logren terminar el bachillerato, por esto también ofrecen el servicio del
50
bachillerato unificado para abarcar más mercado desatendido y que por tiempo tal vez
no pudo concluir los estudios secundarios.
Párrafo conclusivo
Partiendo del planteamiento de los parámetros con los que cuenta la institución se puede
determinar y saber que le hace falta mejorar o implementar a la misma; el orden y
mejoramiento de procesos tanto administrativos como financieros es evidente.
A través del conocimiento de la institución se determina que se pueden mitigar y actuar
de forma efectiva sobre los aspectos que afectan a la institución y así poder mejorar. El
saber los aspectos positivos de la institución puede ayudar a fortalecer las mismas y
mitigar falencias que entorpecen el trabajo.
51
3. ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO DE PROCESOS
INTRODUCCIÓN
La Fundación Vida Nueva al pasar a ser comandada por nuevos dirigentes perdió su
lineamiento, pero de la misma forma quedaron inconclusos muchos procedimientos y
procesos dentro de la institución, el cambio llego a que se reestructurara ciertas cosas,
pero hay procesos que quedaron sin actualizar o simplemente ya no se continuaron
realizando.
El tratar de verificar procesos tanto administrativos y financieros lleva a poder dar una
mejora de los mismos, debido al descuido los procesos administrativos se descuidaron
creando nuevos conflictos por falta de claridad en funciones y mandos.
En la parte contable se dejó y no se priorizo el analizar problemas contables que afectan
a la fundación impidiendo crecer o tener una realidad contable, la necesidad de cambiar
el ámbito contable y adecuar a la realidad de las normativas y reglas que exigen los
entes contables en la actualidad es fundamental.
52
3.1 ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
La Fundación Vida Nueva maneja una planificación estructural ya que abarca toda la
organización y busca que los objetivos y metas de la institución estén planteados para
que lo realice toda la institución. Se busca integrar a cada uno de los funcionarios
dándole a conocer lo que se quiere logran en 5 años, es por esto que se planifica de una
forma casi exacta para poderlos cumplir en el periodo planteado.
FACTORES NEGATIVOS
Estructura organizacional incompleta
Delegación de funciones confusas
Direccionamiento de los directivos confusa
FACTORES POSITIVOS
Liderazgo de la presidencia
Control en la administración
Mejora continúan en procesos administrativos
Personal administrativo proactivo
53
3.2 PLAN ANUAL OPERATIVO
Objetivo Táctico Institucional
Objetivo Operativo Indicador Proceso/Proyecto/
Actividad Medio de
Verificación Responsable
Fecha de cumplimiento
Trimestral 2018
1 2 3 4
Implementar 2 carreras que ayuden a la inclusión de los bachilleres en la sociedad
Lograr la aprobación de las nuevas carreras de carpintería y administración
Número de carreras aprobadas por el Ministerio de Educación
Monitorear y actualizar observaciones emitidas por el Ministerio de Educación
Producto por fase/Etapa de ejecución del proceso
Rector y Vicerrector
X
Diseñar programas y cronogramas de las nuevas carreras en la Fundación Vida Nueva
Número de programas terminados y aprobados por la Fundación Vida Nueva
Revisión de las programaciones de la institución
Producto por
fase/Etapa de
ejecución del
proceso
Vicerrector y Director Académico
X
Realizar estudios pertinentes para la implementación de las carreras.
Porcentaje de avance de estudios para la creación de las nuevas carreras
Gestionar y elaborar los estudios de respaldo para las nuevas carreras
Producto por
fase/Etapa de
ejecución del
proceso
Vicerrector y Director Académico
X
Implementar equipos electrónicos en cada aula,
para los docentes.
Incrementar equipos electrónicos en cada aula de la institución que ayuden a la impartición de clases.
Número de equipos electrónicos adquiridos en el periodo 2018
Elaborar y plantear propuesta de equipos faltantes con cotizaciones
Producto por
fase/Etapa de
ejecución del
proceso
Rector y Departamento Informático
X
54
Instalar nuevos software educativos que ayuden a las docentes a mejorar la
enseñanza de los estudiantes
Numero de software educativos instalados en los equipos de la institución en el periodo 2018
Elaborar investigaciones de software actualizados que ayuden a una mejor enseñanza
Producto por
fase/Etapa de
ejecución del
proceso
Rector y Departamento
Informático
X
Elaborar y plantear propuesta de software importantes para la educación, adjuntado previa cotización
Producto por
fase/Etapa de
ejecución del
proceso
Rector y Departamento
Informático
Fortalecer los procesos de admisión y nivelación de los estudiantes de 3° de Bachillerato para garantizar un acceso a la Universidad
Lograr la aprobación de un 50% de estudiantes bachilleres a una carrera universitaria
Porcentaje de estudiantes aceptados en una carrera universitaria
Monitorear las observaciones y cambios del Rector
Producto por
fase/Etapa de
ejecución del
proceso
Rector y Director Académico
X
Diseñar programas de refuerzo en conocimientos para rendir examen de admisión a carreras universitarias
Número de programas aprobados por la institución para refuerzo de conocimientos
Revisión de la programaciones a implementar para la inclusión de un refuerzo académico
Producto por
fase/Etapa de
ejecución del
proceso
Director académico y Docentes
X X
Insertar en la malla de materias una materia de refuerzo de conocimientos según examen de admisión a una carrera universitaria
Número de materias implementadas en el horario de los estudiantes dirigidas a la preparación de examen de admisión
Gestionar la aprobación de una nueva materia para la preparación del examen de admisión
Producto por
fase/Etapa de
ejecución del
proceso
Rector y Director Académico
X X
55
Mejorar la imagen de la institución y la comodidad de
los estudiantes y trabajadores de la institución
mediante infraestructura
Diseñar imagen y colores representativos de la institución
Porcentaje de diseño de imagen final de la institución
Gestionar la aprobación del nuevo diseño de imagen de la institución
Producto por
fase/Etapa de
ejecución del
proceso
Rector y empresa contratada para diseño
x
Realizar informe de los muebles e infraestructura que es necesario cambiar, mejorar o arreglar en la institución
Número de muebles y equipos cambiados, arreglado o mejorados
Elaborar y plantear la propuesta y presupuesto de los cambios que se realizaran en la infraestructura de la institución
Producto por
fase/Etapa de
ejecución del
proceso
Rector, bodega y encargado de compras
x
56
3.3 ANÁLISIS CONTABLE
La Fundación Vida Nueva cuenta con un departamento contable el cual esta en
reestructuración debido a que su sistema de apoyo es obsoleto y no puede ayudar a toma
de decisiones oportunas ya que no brinda las herramientas necesarias para la mismas, es
muy importante recalcar que este departamento es el encargado de manejar la parte
monetaria de la institución.
FACTORES NEGATIVOS
Herramientas contables obsoletas
Informes con poca información
Toma de decisiones tardías
Información poco confiable
FACTORES POSITIVOS
Reestructuración del departamento
Control de la parte directiva
Predisposición al cambio
Información confirmada con documentos de respaldo
3.4 ANÁLISIS FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
F1 Personal calificado encargado de la
educación, área administrativa y
contable
D1 Carencia de licencias informáticas
F2 Todo el personal conoce la misión,
visión, objetivos y metas de la
institución.
D2 Ineficiencia del sistema en el área de
RRHH y contabilidad.
F3 Predisposición al mejoramiento
continuo de la institución por los
docentes y personal, con reuniones de
trabajo.
D3 Las funciones no guardan relación con
las reuniones de trabajo.
F4 Equipos tecnológicos suficientes para
los alumnos y docentes
D4 No existe buena comunicación entre los
mandos superiores
F5 Motivación y capacitación a los
docentes
D5 Insuficiente interés de las autoridades
sobre la actualización y mejoramiento del
departamento contable y administrativo
F6 Laboratorios técnicos equipados D6 Manual de funciones mal redactado y no
57
correctamente para pasantías actualizado
OPORTUNIDADES AMENAZAS
O1 La Fundación Vida Nueva es la única
institución que ofrece un bachillerato
técnico en la zona
A1 Cambio continuo de políticas en la
educación
O2 Evaluación a instituciones públicas y
privadas dedicadas a la educación.
A2 Traslado del colegio Central Técnico al
sur de Quito, ofreciendo las mismas
carreras de la Fundación Vida Nueva
O3 Tasa activa y pasiva se mantienen por lo
que se puede pensar en financiamiento
para el mejoramiento de la institución
A3 Instituciones fiscales con mejor
equipamiento tecnológico e
infraestructura.
3.5 MATRIZ DE ESTRATEGIAS
Ayudan a diseñar estrategias efectivas para el desarrollo institucional mediante cuatro
tipos de estrategias:
FO: fortalezas/oportunidades: analizan fuerzas internas de la institución
para aprovechar las ventajas de las oportunidades externas.
FA: fortalezas/amenazas: aprovechan las fuerzas de la institución para
mitigar las amenazas eternas.
DO: debilidades/oportunidades: trata de contrarrestar las debilidades
internas aprovechando las oportunidades externas.
DA: debilidades/amenazas: tácticas que ayudan a disminuir las
debilidades internas y las amenazas del entorno.
58
AMBIENTE EXTERNO
AMBIENTE INTERNO
OPORTUNIDADES
O1 La Fundación Vida Nueva es la única
institución que ofrece un bachillerato técnico en la
zona
O2 Evaluación a instituciones públicas y privadas
dedicadas a la educación.
O3 Tasa activa y pasiva se mantienen por lo que se
puede pensar en financiamiento para el mejoramiento
de la institución
AMENAZAS
A1 Cambio continuo de políticas en la
educación
A2 Traslado del colegio Central
Técnico al sur de Quito, ofreciendo las
mismas carreras de la Fundación Vida
Nueva
A3 Instituciones fiscales con mejor
equipamiento tecnológico e infraestructura.
FORTALEZAS
F1 Personal calificado encargado de la
educación, área administrativa y contable
F2 Todo el personal conoce la misión, visión,
objetivos y metas de la institución.
F3 Predisposición al mejoramiento continúo de
la institución por los docentes y personal, con
reuniones de trabajo.
F4 Equipos tecnológicos suficientes para los
alumnos y docentes
F5 Motivación y capacitación a los docentes
F6 Laboratorios técnicos equipados
ESTRATEGIAS OFENSIVAS
Enfatizar al personal sobre la misión,
visión, objetivos y metas de la institución
para mejorar la gestión administrativa y
financiera.
Capacitación permanente de docentes,
personal administrativo y financiero en
temas que tengan falencias o
desconocimientos trimestralmente.
Actualizar permanente mente normativas,
leyes y reglamentos que afecten a la
institución, así como programas de los
ESTRATEGIAS DEFENSIVAS
Determinar y aplicar nuevas
leyes y reglamentos emitidos
por los organismos de control.
Definir procesos, actividades y
procedimientos para cada cargo
y dar a conocer los mismos.
Actualización del equipo
tecnológico con licencias y
programas que ayuden a la
mejora de la educación.
59
correctamente para pasantías estudiantes y docentes.
DEBILIDADES
D1 Carencia de licencias informáticas
D2 Ineficiencia del sistema en el área de RRHH
y contabilidad.
D3 Las funciones no guardan relación con los
puestos de trabajo.
D4 No existe buena comunicación entre los
mandos superiores
D5 Insuficiente interés de las autoridades sobre
la actualización y mejoramiento del
departamento contable y administrativo
D6 Manual de funciones mal redactado y no
actualizado
ESTRATEGIA REORIENTACION
Implementar licencias en los equipos
informáticos de la institución para tener un
mejor funcionamiento de los mismos.
Diseñar y actualizar el manual de funciones
de cada cargo de la institución.
Delegar actividades y funciones a cada
persona según su cargo en la institución.
ESTRATEGIAS SUPERVIVENCIA
Direccionar las funciones y
atribuciones adecuadas a cada
funcionario.
Fomentar e informar el enfoque
institucional, como visión,
misión, objetivos y metas.
Impulsar a la dirección a definir
manuales de procesos y
funciones para mejor
desenvolvimiento de los
funcionarios.
60
3.6 ANÁLISIS DE IMPLEMENTACION
La Fundación Vida Nueva cree necesario una reestructuración como lo han mencionado
las autoridades de la institución; el problema principal es que no se tiene una cultura
organizacional ya que no cuentan con manuales tanto de funciones como de su
estructura organizacional actualizada.
Un importante problema es el no tener definido funciones para los puestos en específico
sino más bien tener funciones para cada empleado. Las áreas administrativas cuentan
con problemas de dirección ya que las cabezas o directivos no tienen una organización
en cuanto a delegación de funciones y esto provoca con función en los departamentos de
apoyo, por otro lado, el área contable no tiene una buena herramienta contable que
facilite el trabajo y la obtención de informes para la toma de decisiones inmediatas.
Las autoridades actuales sienten una enorme necesidad de modificar estos procesos y
mejorar su organigrama para poder obtener una mejor delegación de funciones y así
poder manejar los problemas dela institución de mejor manera.
Para poder empezar a determinar funciones, actividades y procedimientos de los
diferentes departamentos es importante que se planteen las funciones que cumplen cada
uno para poder partir de esto y mejorar.
Se presenta una reestructuración organizacional de la institución para poder definir
funciones y clasificar las actividades por departamentos, clasificando asi las funciones
de cada gestión tanto administrativa como contable.
61
3.7 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO
ELABORADO POR: REVISADO P OR: APROBADO POR:
62
3.8 ESTRUCTURA CONTABLE FUNDACIÓN VIDA NUEVA
Figura 18 Estructura Contable
Elaborado por: Josselyn Salguero
Una estructura contable ayuda a determinar las funciones que cumple y distribuirlas
entre los encargados de este departamento mediante procesos definidos. El contar con
una estructura contable permite determinar falencias dentro de la institución y
mejorarlas a tiempo, además permite toma de decisiones por parte de los directivos.
Determinar riesgos y errores contables a tiempo es una ventaja para la institución ya que
pueden mitigar estos errores y tener una mejora continua, además permite tener un
análisis contable y de mejora que permitirá a la dirección saber en dónde se están
generando problemas o estancamientos.
63
3.9 PLAN DE CUENTAS PROPUESTO
Debido al manejo d una herramienta contable muy básica como es el sistema Mónica, se
cree conveniente por las autoridades que se debería replantear el mismo y migrar la
información a un nuevo sistema que ayude a tener una información contable real y más
precisa.
Es importante toar en cuenta que la información contable no es tan exacta ya que la
herramienta contable utilizada hasta la actualidad no es la más actualizada ni cuenta con
las seguridades que debería tener esta información, es importante que la organización
tome en cuenta cambiar el sistema y verificar que la información con la que se cuenta
sea la correcta y así se migre la misma a un nuevo sistema completo y que se adapte a
las necesidades de la institución.
Según la Superintendencia de Compañías plantea un modelo de plan de cuentas del
mismo que se tomaron las cuentas necesarias dentro de la institución y se plantean a
continuación.
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.1 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO
1.1.2 ACTIVOS FINANCIEROS
1.1.2.5 DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR CLIENTES NO RELACIONADOS
1.1.2.6 DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR CLIENTES RELACIONADOS
1.1.2.6.1 PENSIONES ESTUDIANES
1.1.4 SERVICIOS Y OTROS PAGOS ANTICIPADOS
1.1.4.1 ANTICIPO PROVEEDORES
1.1.5 ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES
1.1.5.1 CREDITO TRIBUTARIO A FAVOR DE LA EMPRESA (IVA)
1.1.5.2 CREDITO TRIBUTARIO A FAVOR DE LA EMPRESA (I.R)
1.2 ACTIVO NO CORRIENTE
1.2.1 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
1.2.1.1 TERRENOS
1.2.1.2 EDIFICIOS
1.2.1.4 INSTALACIONES
1.2.1.5 MUEBLES Y ENSERES
1.2.1.6 MAQUINARIA Y EQUIPO
1.2.1.8 EQUIPO DE COMPUTACION
1.2.1.9 VEHICULOS
1.2.1.11 REPUESTOS Y HERRAMINETAS
64
1.2.1.12 (-) DEPRESIACION ACUMULADA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
1.2.1.13 (-) DETERIORO ACUMULADA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
2 PASIVO
2.1 PASIVO CORRIENTE
2.1.3 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
2.1.3.1 LOCALES DEL EXTERIOR
2.1.4 OBLIGACIONES OCN INSTITUCIONES FINANCIERAS
2.1.4.1 LOCALES
2.1.5 PROVICIONES
2.1.7 OTRAS OBLIGACIONES CORREINTES
2.1.7.1 CON LA ADMINISTRACION TRIBUTARIA
2.1.7.2 IMPUESTO ALA RENTA POR PAGAR DEL EJERCICIO
2.1.7.3 CON EL IESS
2.1.7.4 POR BENEFICIOS DE LEY A EMPLEADOS
2.1.10 ANTICIPO CLIENTES
2.1.12 PORCION CORRIENTE DE PROVICIONES POR BENEFICIOS A EMPLEADOS
2.1.12.1 JUBILACION PATRONAL
2.1.13 OTROS PASIVOS CORRIENTES
2.2 PASIVOS NO CORRRIENTES
2.2.2 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
2.2.2.1 LOCALES
3 PATRIMONIO
3.1 CAPITAL
3.1.1 CAPITAL SUSCRITO
4 INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS
4.1 PRESTACION DE SERVICIOS
5 GASTOS
5.1 SUELDOS, SALARIOS Y DEMAS REMUNERACIONES
5.2 APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL
5.3 BENEFICIOS SOCIALES E INDEMNIZACIONES
5.5 HONORARIOS, COMISIONES Y DIETAS A PERSONAS NATURALES
5.6 REMUNERACIONES A OTROA TRABAJADORES AUTONOMOS
5.7 HONORARIOS A EXTRANJEROS POR SERVICIOS OCACIONALES
5.8 MANTENIMIENTO Y REPPARACIONES
5.18 AGUA, ENERGÍA, LUZ Y TELECOMUNICACIONES
5.21 DEPRESICIONES
5.21.1 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
5.23 GASTO DETERIORO
5.23.1 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
65
3.10 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA FUNDACIÓN VIDA NUEVA
Figura 19 Estructura Administrativa
Elaborado por: Josselyn Salguero
La administración lleva como actividades planificar, organizar direccionar y controlar
es por esto que es importante determinar los encargados de cada actividad para poder
llevar a la institución a la meta y objetivos planteados.
ADMINISTRACIÓN
CONTROLINFORMES ARCHIVOS
PRESIDENCIA Y DIRECTIVOS
CONTROL
DIFECCIÓNORGANIZAR
PLANIFICAR
66
3.11 POLITICAS CONTABLES PROPUESTAS
La fundación Vida Nueva no cuenta con un manual de políticas establecidas dentro de
la institución, por lo que la presidencia cree conveniente establecer políticas que ayuden
a un mejor funcionamiento contable dentro de la institución.
Estas políticas contables a establecer están ajustadas ala normas de contabilidad
generalmente aceptadas, además estarán bajo normativas del SRI y organismos de
control.
COMPROBANTES CONTABLES
Las facturas o nota de ventas no deben estar caducadas.
Todos los comprobantes deben estar llenado de acuerdo a la ley de
comprobantes y retenciones.
Las retenciones deberán ser emitidas hasta 5 días después de la recepción
de la factura.
Las retenciones serán enviadas al proveedor por correo o se entregarán
de forma física.
CAJA GENERAL
El reporte de los cobros o pagos se entregará a contabilidad al día
siguiente, si el reporte no está cuadrado con el efectivo o cheques se
entregará para revisión a caja.
El dinero y cheques cobrados se quedarán en la caja bajo llaves.
Si se va a realizar algún pago se pide autorización previa a contabilidad.
El dinero y cheques de caja se depositará al día siguiente.
Al recibir o entregar dinero de caja general se deberá respaldar con su
comprobante de ingreso o egreso que se origina en el sistema.
CAJA CHICA
Se registran los movimientos de caja en el reporte de caja chica
establecido por la presidencia, en el mismo se detallará la fecha de la
factura o recibo, nombre del proveedor o persona a la que se entrega el
dinero, numero de la factura y el valor.
67
Al terminarse el 70% del fondo se pedirá la reposición de la caja con el
reporte de caja chica.
La caja chica no podrá tener recibos o facturas por valores mayores de 60
dólares.
No se entregarán anticipos de caja chica a ningún funcionario.
Los gastos deberán corresponder al giro del negocio o tener relación con
los gastos menores de la institución.
Los comprobantes entregados deben estar llenados bajo la normativa de
comprobantes.
BANCOS
Las conciliaciones se deberán realizar el primer día del mes siguiente.
Las conciliaciones deberán ser impresas y archivadas junto a los estados
de cuenta.
Se verifica que todos los movimientos bancarios tengan respaldos.
Si se apertura una nueva cuenta en otro banco se lo hará a nombre de la
Fundación Vida Nueva.
Los cheques anulados deberán estar ordenados y archivados bajo
custodio de contabilidad.
Los cheques a entregar deberán estar con su comprobante de egreso el
mismo que tendrá la firma de autorización de presidencia y contabilidad;
en el egreso se sacará una copia del cheque como respaldo.
Las chequeras deberán tener llenos sus talonarios correctamente, con
fecha, nombre de la persona o empresa a pagar y valor.
CUENTAS POR COBRAR
La cartera vencida se analizará al final del mes y se realizaran gestiones
de cobro a los estudiantes.
No se realzan préstamos a terceros.
Las gestiones de cobro las realizara la secretaria.
El tiempo máximo de cobro de pensiones será de un mes de retraso, caso
contrario se procede a gestiones de cobro.
68
CUENTAS POR PAGAR
Los pagos a entidades como el IESS, SRI por impuestos o municipio, se
realizará los primeros 10 días de cada mes.
Los servicios básicos se pagarán hasta el 15 de caja mes.
El pago a proveedores lo autorizara la presidencia, previo análisis de
crédito de cada uno.
Los pagos de facturas inmediatas se realizarán con cheque o
transferencia previa autorización de presidencia.
OBLIGACIONES LABORALES
Los empleados nuevos deberán ingresar al IESS máximo en 5 días
posteriores a la firma del contrato.
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
Se realizará la declaración de los impuestos mensuales y renta anual, los
pagos se realizarán de forma inmediata.
INGRESOS Y EGRESOS
Los ingresos y egresos deberán estar respaldados por la firma de
autorización de presidencia y revisión de contabilidad.
Los egresos deberán tener su documento de respaldo de pago, como
facturas o nota de ventas.
Los ingresos y egresos deben estar con la fecha de la emisión o recepción
de los mismos.
Los ingresos deben tener respaldo de un Boucher por pensión o cheque,
en caso de ser en efectivo se adjuntará el deposito que se realiza al día
siguiente.
INVENTARIO
Los bienes físicos serán entregados al funcionario que va a hacer uso de
los mismos, como respaldo se firmara un acta de entrega recepción.
Los bienes físicos entregados serán devueltos a la institución al culminar
el año lectivo y se verificara si no existe algún daño, si existiere el mismo
se descuenta al funcionario el valor que se genera por el arreglo del bien.
69
Al terminar el año lectivo la presidencia con el rector y vicerrector
realizaran un inventario físico de todos los bienes de la institución.
Al ingreso de algún bien se lo codifica e ingresa al sistema para su
respectiva contabilización y control del bien.
DEPRECIACIÓN
La depreciación es registrada utilizando el método de línea recta y de
acuerdo con el número de años de vida útil estimado para los activos.
ACTIVO VIDA UTIL PORCENTAJE ANUAL
Edificio 20 años 5%
Muebles y Enseres 10 años 10%
Maquinaria y Equipo 10 años 10%
Vehículo 5 años 20%
Equipo de computo 1-3 años 33%
Las depreciaciones deben ser aplicadas de acuerdo al cuadro de
depreciaciones y una vez de su activación en el sistema.
La depreciación se realizará de acuerdo a las NIIF´s
PRESUPUESTO
El presupuesto de la Fundación Vida Nueva será elaborado por el área
contable con supervisión y aprobación de presidencia.
El presupuesto asignado aproximado será de el
TESORERÍA
Podrá generar un gasto previa autorización de la presidencia.
Los gastos que se realizarán deberán ir acorde a la planificación anal.
Los gastos que se realizarán deberán tener su respectiva cotización y
programación para poder ser aplicados.
No se realizarán gastos innecesarios y no planificados.
70
3.12 POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS PROPUESTAS
CAPACITACIONES
Cada semestre se escogerá un tema a reforzar para los docentes y
personal en general.
Las capacitaciones deben ser obligatorias y el funcionario que falte a la
misma será sancionado con el valor de la capacitación.
Los funcionarios deberán aprobar la prueba final de conocimientos, caso
contrario tendrá que repetir la capacitación.
SUMINISTROS
Bodega debe pasar un informe de los suministros que necesitan, con tres
proformas de los insumos.
Los suministros se pedirán cuando solo se tenga abastecimiento para una
semana.
Los suministros de aseo y de cafetería se realizarán cada semana, con
previo listado de verificación, en el cual se detalle los insumos que se
terminaron y los que se compraran la semana siguiente.
EQUIPOS E INFRESTRUCTURA
El presidente analizará los equipos que estén por renovar y dará informe
a bodega para realizar 3 proformas del equipo que se necesita
El presidente será el encargado de escoger la proforma con el equipo que
más características y mejor precio tenga.
El conserje será el encargado de informar en presidencia los arreglos a la
infraestructura que se debe hacer
El presidente es el encargado de autorizar la compra de insumos
necesarios para el arreglo de la infraestructura.
ROLES DE PAGO
Los roles de pago serán entregados a los trabajadores los 15 primeros
días del mes
En caso de no retirar el rol de pagos se multará al mismo con 5 dólares.
71
Talento humano dará un detalle de descuentos y horas extras si el
empleador lo requiere.
3.13 PROCESOS ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE LA
FUNDACIÓN VIDA NUEVA
PROCESO: PLANIFICACIÓN AÑO LECTIVO
OBJETIVO: Planificar actividades del año lectivo en curso para tener en
claro objetivos y metas.
RESPONSABLE: ACTIVIDADES: DOCUMENTACION:
PRESIDENCIA Y
DIRECCIÓN
1. El director determina lo objetivos y
metas del nuevo año lectivo.
2. Elabora la planificación del año
lectivo para ser aprobado.
3. El vicerrector analiza la
planificación del año lectivo y mira
si se ajusta a los docentes y
funcionarios.
4. Se aprueba el plan y se pasa al
coordinador académico para
planificar las actividades mensuales
de los docentes.
5. Se aprueba el plan y se pasa al
coordinador administrativo para
planificar las actividades mensuales
de los funcionarios.
6. El rector evalúa las planificaciones
mensuales y aprueba.
7. Se pone en marcha el plan anual y
sus planificaciones al inicio del año
lectivo.
PLAN ANUAL
ELABORADOPOR: REVISADO POR: APROBADO POR:
72
PLANIFICACION AÑO LECTIVO
RECTOR VICERECTORCOORDINADOR
ACADEMICO
COORDINADOR
ADMINISTRATIVO
Iniciar
DETERMINA METAS Y
OBJETIVOS DEL AÑO LECTIVO
ELABORA PLANIFICAICON
PARA SER APROBADA
RECEPTA LA PLANIFICACION Y
LA ANALIZA
APRUEBA SI
PLANIFICA EN BASE A LA
PLANIFICACION ACTIVIDADES MENSUALES
NO
PLANIFICA EN BASE A LA
PLANIFICACION ACTIVIDADES MENSUALES
EVALUA PLANIFICACIONES MENSUALES DE ACTIVIDADES
APRUEBA LAS PLANIFICACIONES
Y PONE EN MARCHA LA
PLANIFICACION AL INICIO DEL AÑO LECTIVO
FIN
73
PROCESO: ATENCIÓN AL PÚBLICO TELEFÓNICA Y
PERSONALMENTE
OBJETIVO: Asesorar, orientar y tramitar las solicitudes presentadas por los
usuarios, en forma escrita, personal y vía telefónica.
RESPONSABLE: ACTIVIDADES: DOCUMENTACION:
SECRETARÍA 1. Se comunica el solicitante vía
telefónica o personalmente con
una de las secretarias encargadas
para pedir ayuda o presentar la
solicitud correspondiente a su
trámite.
2. Recibe comunicación telefónica o
personalmente (Buen trato)
3. Escucha requerimiento
presentado por el solicitante.
4. Da solución si es parte de su
gestión; en caso contrario
comunica al departamento
indicado para que pueda
continuar con el proceso.
5. Si la solución al problema se
puede dar inmediatamente, presta
la asesoría necesaria; si no fuera
el caso, solicita presentar
requerimiento por escrito dirigido
a la instancia correspondiente.
SOLICITUD
DEPENDIEDO DEL
TRAMITE
ELABORADOPOR: REVISADO POR: APROBADO POR:
74
ATENCIÓN AL PUBLICO TELEFÓNICA Y PERSONALMENTE
SOLICITANTE SECRETARIADEPARTAMENTO
ENCARGADO
Iniciar
COMUNICA AL DEPARTAMENTO
QUE PUEDE AYUDAR AL
SOLICITANTE
ATIENDE EL REQUERIMIENTO
REQUERIMIENTO
Sí
EL SOLICITANTE SE COMUNICA
POR SU INQUIETUD
TOMA LOS
DATOS
NECESARIOS
PARA EL
REQUERIMIENTO
ENTREGA EL DOCUMENTO SOLICTADO
NO
FIN
75
PROCESO: CAPACITACIÓN AL DOCENTE
OBJETIVO: Fortalecer conocimientos de los docentes de forma periódica
para reforzar su nivel pedagógico y analítico
RESPONSABLE: ACTIVIDADES: DOCUMENTACION:
RECTOR Y
VICERECTOR
1. El rector busca centros de
capacitación que ofrezcan el tema
a reforzar a los docentes.
2. Cotiza el curso y analiza el
temario que más se ajusta a las
necesidades.
3. Escoge el curso adecuado, pide
transferencia de abono al centro
de capacitación en contabilidad.
4. Confirma el pago al centro y
acuerda horario para su
capacitación.
5. Informa a todos los docentes para
que asistan de forma obligatoria.
6. Se evalúa a los docentes para
poder saber el nivel de
conocimiento que obtuvieron.
EVALUACION DEL
DOCENTE
ELABORADOPOR: REVISADO POR: APROBADO POR:
76
CAPACITACION A DOCENTES
RECTOR CONTABILIDAD DOCENTE
Iniciar
BUSCA CENTROS DE CAPACITAS Y PIDE TEMARIOS
RECIBE COTIZACIONES Y
TEMARIOS
ANALIZA EL MEJOR CURSO Y
ACUERDA EL PAGO DE ANTICIPO
PIDE EL ABONO DEL 50% DEL
CURSO
ACUERDA EL DIA Y EL HORARIO DEL
CURSO
INFORMA EL DIA Y LA HORA DEL
CURSO
ASISTENCIA DE FORMA
OBLIGATORIA
SE EVALUA EL NIVEL DE
APRENDIZAJE DESPUES DEL
CURSO
CONOCIMIENTOS SUFICIENTES
SI
SE ARCHIVA Y ENTREGA
CERTIFICADOS A LOS DOCENTES
SE REFUERZA CONOCIMIETOS
FIN
77
PROCESO: CONTRATACIÓN NUEVOS FUNCIONARIOS
OBJETIVO: Contratar al mejor funcionario que tenga las actitudes y
aptitudes para el cargo a ocupar.
RESPONSABLE: ACTIVIDADES: DOCUMENTACION:
RECTOR Y
VICERECTOR
1. Director oferta el cargo
mediante redes sociales,
pagina web y medios de
comunicación.
2. Analiza todas las hojas de
vida que receptan mediante
los diferentes medios.
3. Selecciona los que cumplan
con las características al
cargo.
4. Llama a cada persona y
agenda una cita.
5. Entrevista a la persona, toma
pruebas de conocimiento y
pide clase demostrativa en
caso de ser docente.
6. Selecciona a la persona que
cumpla con el perfil del
puesto.
7. Llama a la persona
seleccionada y se firma el
contrato.
CONTRATO DEL
NUEVO
FUNCIONARIO
ELABORADOPOR: REVISADO POR: APROBADO POR:
78
CONTRATACION NUEVOS FUNCIONARIOS
POSTULANTES DIRECTOR
Iniciar
OFERTA VACANTES MEDIANTE MEDIOS DE
COMUNICACION
ANALIZA TODAS LAS HOJAS DE
VIDA RECEPTADAS
SELECCIONA LAS HOJAS QUE
CUMPLEN CON MAS REQUISITOS PARA EL CARGO
LLAMA A LOS POSTULANTES
SELECCIONADOS Y AGENDA CITA
ENTREVISTA, PRUEBAS DE
CONOCIMIENTO Y CLASE
DEMOSTRATIVA
ANALIZA Y SELECCIONA A LA
PERSONA QUE CUMPLE CON LOS REQUISITOS PARA
EL PUESTO
INFORMA AL POSTULANTES
SELECCIONADO
PROCEDE A FIRMAR
CONTRATO
ACEPTA EL CARGO
SI
NO
FIN
79
PROCESO: INSTRUCCIÓN A NUEVOS FUNCIONARIOS
OBJETIVO: Familiarizar y solucionar inquietudes de los nuevos
colaboradores para que puedan desenvolverse en su ambiente
laboral.
RESPONSABLE: ACTIVIDADES: DOCUMENTACION:
VICERECTOR 1. Vicerrector informa al nuevo
funcionario el día de inicio en
la institución.
2. Da la bienvenida mediante
una presentación de la
institución y su estructura.
3. Entrega reglamento interno y
normas de la institución.
4. Recorre las instalaciones con
el nuevo funcionario para que
se familiarice.
5. Instala al funcionario en su
nuevo puesto y da los
implementos necesarios para
que inicie su trabajo.
6. Deja con la persona
encargada de capacitar y
enseñar las nuevas funciones.
7. Al final del mes evalúa el
desenvolvimiento del nuevo
funcionario.
EVALUACION DEL
DOCENTE NUEVO
ELABORADOPOR: REVISADO POR: APROBADO POR:
80
INSTRUCCIONA NUEVOS DOCENTES
VICERECTOR NUEVO FUNCIONARIOFUNCIONARIO
ANTIGUO
Iniciar
INFORMA EL DIA DE INICIO EN LA
INSTITUCION
DA LA BIENVENIDA CON
UNA INTRODUCION DE LA INSTITUCION
ENTREGA REGLAMENTO Y NORMAS DE LA INSTITUCION
RECORRE INSTALACIONES Y
CADA DEPARTAMENTO
INSTALA AL FUNCIONARIO EN
SU NUEVO PUESTO
SE ENCARGA DE ENSEÑAR LAS FUNCIONES Y
AYUDAR CON LAS FUNCIONES
ENSEÑA DETALLADAMENTE CADA FUNCION Y TRABAJO DEL
NUEVO FUNCIONARIO
EVALUA AL NUEVO
FUNCIONARIO MENSAULMENTE
CUMPLE CON LOS
CONOCIMIETOS
SI
SE INFORMA AL FUNCIONARIO SU
BUEN DESEMPEÑO
NO
SE VUELVE A CAPACITAR EN PROCESOS QUE NO ESTAN BIEN
FIN
81
PROCESO: MATRICULA DE ESTUDIANTES
OBJETIVO: Manejar y registrar los datos de los estudiantes siguiendo los
procedimientos académicos y administrativos en forma clara,
precisa y eficaz.
RESPONSABLE: ACTIVIDADES: DOCUMENTACION:
SECRETARÍA 1. Informa oferta académica y
registra posibles nuevos
estudiantes
2. Revisa documentación para
matricula de estudiantes
antiguos si falta algún
documento lo solicitan al
estudiante, caso contrario,
proceden al registro de
matrícula con el deposito
correspondiente.
3. Estudiantes nuevos se solicita
la información y procede a
ingresar la matricula con su
depósito correspondiente
4. A todos los estudiantes se
entrega el reglamento interno y
firma acta compromiso
5. Remite a DOBE casos
especiales
6. Analiza documentos (casos
especiales)
7. Archiva documentos y legaliza
en la Dirección.
EVALUACION DEL
DOCENTE NUEVO
ELABORADO
POR:
REVISADO POR: APROBADO POR:
82
MATRCULA DE ESTUDIANTES
ESTUDIANTE SECRETARIA DOBE
IniciarINFORMA DE
OFERTAS ACADEMICAS
ESTUDIANTES NUEVOS
SI
INFORMA DE PROCESO Y
REQUISITOS DE MATRICULA
RECEPTA DOCUMENTACION PARA MATRICULA
NO
REVISA LA DOCUMENTACION
QUE ESTE COMPLETA
DOCUMENTOS COMPLETOS
NOSE PIDE
DOCUMENTOS FALTANTES
SE RECEPTA EL DEPOSITO DE MATRICULA
REGISTRA LA MATRICULA EN EL
SISTEMA
ANALIZA SI SE TRATA DE UN
CASO ESPECIAL Y SOLUCIONA
SE ENTREGA EL REGLAMENTO
INTERNO Y ACTA DE COMPROMISO
ARCHIVA LOS DOCUMENTOS
FIN
83
PROCESO: CAMBIOS DE COLEGIO
OBJETIVO: Legalizar al alumno que proviene de otra institución dentro del
sistema educativo.
RESPONSABLE: ACTIVIDADES: DOCUMENTACION:
SECRETARÍA 1. Informa los requisitos que el
alumno nuevo requiere para
ingresar a la institución.
2. Emite la solicitud de cupo, por el
valor de $1,oo, $ 3 o $ 5 según él
las fechas establecidas.
3. Director General revisa y aprueba
la solicitud
4. Ingresa al sistema con toda la
información necesaria del alumno:
calificaciones y conducta de la
institución de la que proviene.
5. Revisa y recibe la documentación
del alumno.
6. Recepta el ticket de depósito de
matrícula.
7. Abre una nueva carpeta y archiva
la documentación.
BOUCHER DE PAGO
ELABORADO
POR:
REVISADO POR: APROBADO POR:
84
CAMBIOS DE COLEGIO
ALUMNOS NUEVOS SECRETARIA DIRECTOR GENERAL
Iniciar
INFORMA LOS REQUISITOS Y EL
PROCESO DE MATRICULA
INGRESA SIEMITE SOLICITUD
DE CUPO
COBRA EL VALOR DE LA SOLICITUD DEPENDIENDO DE
LAS FECHAS
TRAE DOCUMENTACION
PARA MATRICULA
ANALISA LOS DOCUMENTOS DE
LOS NUEVOS ESTUDIANTES
ACEPTA AL ESTUDIANTE
SIPIDE EL BOUCHER
DEL PAGO DE MATRICULA
NO
SE LE INFORMA QUE NO ES ACEPTADO
CON LOS DOCUMENTO Y EL
BOCHER COMPLETOS SE CREA LA FICHA DEL ALUMNO
NUEVO
SE ENTREGA REGLAMENTO
INTERNO Y FIRMA ACTA DE
COMPROMISO
FIN
NO
85
PROCESO: SOLICITUD DE PRORROGA PARA EL PAGO DE
PENSIONES
OBJETIVO: Aplazar el pago de pensiones de los estudiantes que por diversos
casos no cancelan sus obligaciones a tiempo.
RESPONSABLE: ACTIVIDADES: DOCUMENTACION:
SECRETARÍA 1. La secretaria identifica al
estudiante en el sistema y genera la
solicitud de prórroga.
2. Cobra al padre de familia el valor
de $1,oo y entrega la solicitud de
prórroga para ser llenada.
3. Se envía para la aprobación al
Vicerrectorado la solicitud hasta el
15 de cada mes en el caso de
sobrepasar la fecha debe ser
dirigido al rectorado hasta el fin de
mes.
4. Inspección se encarga de registrar
y notificar a los docentes, acerca
de la petición de plazo otorgado
para el pago de la pensión.
5. Recepta el ticket de depósito
dentro del plazo establecido; en
caso de rebasar el tiempo otorgado
es enviada a Rectorado.
6. Adjunta el documento,
constatando el plazo extendido y
lo archiva en la carpeta académica
del estudiante.
SOLICITUD DE
PRORROGA
ELABORADO
POR:
REVISADO POR: APROBADO POR:
86
SOLICITUD DE PRORROGA PARA EL PAGO DE PENSIONES
PADRE DE FAMILIA SECRETARIA VICERECTOR
Iniciar
SOLICITA EL DOCUMENTO PARA PEDIR PRORROGA
GENERA LA SOLICITUD CON LOS DATOS DEL
ESTUDIATE
COBRO DE 1 DÓLAR POR EMISION DE SOLICITUD
VERIFICA QUE LA SOLICITUD ETE
CORRECTA
RECEPTA LA SOLICITUD Y
ANALIZA EL CASO
ACEPTA LA PRORROGA
SI
ESTABLECE FECHA NUEVA DE PAGO
DE PENSION
RECIBE LA APROBACION DE
PRORROGA
INFORMA AL INSPECTOR PARA QUE NO LLAME
LA ATENCION AL ALUMNO
INFORMA LA FECHA DE PAGO
EN LA FECHA ESTABLECIDA
REALIZA EL PAGO
ENTREGA EL BOCHER EN LA
FECHA ESTABLECIDA
SE ENTREGA COMPROBANTE
DE PAGO
NO
FIN
87
PROCESO: SOLICITUD DE PRORROGA PARA EL PAGO DE
PENSIONES
OBJETIVO: Aplazar el pago de pensiones de los estudiantes que por diversos
casos no cancelan sus obligaciones a tiempo.
RESPONSABLE: ACTIVIDADES: DOCUMENTACION:
SECRETARÍA 7. La secretaria identifica al
estudiante en el sistema y genera la
solicitud de prórroga.
8. Cobra al padre de familia el valor
de $1,oo y entrega la solicitud de
prórroga para ser llenada.
9. Se envía para la aprobación al
Vicerrectorado la solicitud hasta el
15 de cada mes en el caso de
sobrepasar la fecha debe ser
dirigido al rectorado hasta el fin de
mes.
10. Inspección se encarga de registrar
y notificar a los docentes, acerca
de la petición de plazo otorgado
para el pago de la pensión.
11. Recepta el ticket de depósito
dentro del plazo establecido; en
caso de rebasar el tiempo otorgado
es enviada a Rectorado.
12. Adjunta el documento,
constatando el plazo extendido y
lo archiva en la carpeta académica
del estudiante.
SOLICITUD DE
PRORROGA
ELABORADO
POR:
REVISADO POR: APROBADO POR:
88
SOLICITUD DE PRORROGA PARA EL PAGO DE PENSIONES
PADRE DE FAMILIA SECRETARIA VICERECTOR
Iniciar
SOLICITA EL DOCUMENTO PARA PEDIR PRORROGA
GENERA LA SOLICITUD CON LOS DATOS DEL
ESTUDIATE
COBRO DE 1 DÓLAR POR EMISION DE SOLICITUD
VERIFICA QUE LA SOLICITUD ETE
CORRECTA
RECEPTA LA SOLICITUD Y
ANALIZA EL CASO
ACEPTA LA PRORROGA
SI
ESTABLECE FECHA NUEVA DE PAGO
DE PENSION
RECIBE LA APROBACION DE
PRORROGA
INFORMA AL INSPECTOR PARA QUE NO LLAME
LA ATENCION AL ALUMNO
INFORMA LA FECHA DE PAGO
EN LA FECHA ESTABLECIDA
REALIZA EL PAGO
ENTREGA EL BOCHER EN LA
FECHA ESTABLECIDA
SE ENTREGA COMPROBANTE
DE PAGO
NO
FIN
89
PROCESO: COBROS POR TRAMITES ADMINISTRATIVOS
OBJETIVO: Controlar el movimiento de caja que genera cada sección que
correspondan a todos los rubros representados por el valor de $
1.00
RESPONSABLE: ACTIVIDADES: DOCUMENTACION:
SECRETARÍA Y
VICERECTOR
1. La secretaria identifica si el
trámite del usuario necesita una
previa solicitud, certificado,
prorroga o justificaciones.
2. Recepta si es el caso la solicitud,
certificado, prorroga o
justificaciones y ayuda al usuario
en su trámite.
3. Recibe el valor de $1 por
diferentes conceptos: solicitudes,
certificados, prorrogas,
justificaciones.
4. Ingresa el valor en el sistema y
genera el comprobante por el
concepto del pago.
5. El vicerrector revisa que el
documento emitido por la
secretaria este adjunto con el
respectivo comprobante; firma y
aprueba.
6. Emite informe diario del
movimiento de caja del sistema
académico y envía a contabilidad.
7. Contabilidad verifica la
documentación e ingresa la
información al sistema; en caso de
que la información recibida no
SOLICITUDES O
CERTIFICADOS
90
coincida con el sistema envía
nuevamente a la sección respectiva
para su corrección.
8. Imprime registro de los ingresos
diarios y archiva.
9. La secretaria realiza depósitos
diarios de los valores generados
por este concepto.
ELABORADO
POR:
REVISADO POR: APROBADO POR:
91
COBROS ADMINISTRATIVOS
SECRETARIA VICERECTOR CONTABILIDAD
Iniciar
TRAMITE DEL USUARIO
NECESITA UN DOCUMENTO
NOAYUDA CON EL
TRAMITE AL USUARIO
FIN
RECEPTA EL DOCUMENTO
NECESARIO PARA EL TRAMITE
SI
RECEPTA EL COBRO DE $1 POR
LA SOLICITUD
INGRESA EL COBRO AL SISTEMA Y GENERA EL
COMPROBANTEREVISA EL
COMRPOBANTE Y FIRMA LA APROBACION
SI
EMITE INFORME DE MOVIMIENTO
DE CAJA
VERFICA EL INFORME CON VALORES EN EL
SISTEMA
INFORMACION CORRETA
SI
IMPRIME REGISTRO DE INGRESOS Y
ARCHIVA
NO
SE ENVIA A DEPOSITAR
DIARIAMENTE LOS INGRESOS POR CONCEPTO DE
TRAMITES
FIN
NO
92
PROCESO: INGRESO DE FACTURAS PROVEEDORES
OBJETIVO: Registrar los movimientos diarios de facturas de proveedores
para tener la información de pagos.
RESPONSABLE: ACTIVIDADES: DOCUMENTACION:
CONTABILIDAD 1. Contadora recepta las facturas
diarias de los proveedores.
2. Verifica que el documento este
correctamente llenado con los
datos de la institución.
3. Ingresa la factura en el sistema con
la descripción del gasto
dependiendo el departamento.
4. Fija el plazo de pago de dicha
factura en el sistema.
5. Imprime respaldo del ingreso de la
factura y lo adjunta a la misma.
6. Archiva las facturas por orden
alfabético.
7. En la fecha establecida como plazo
se genera el pago.
8. Se realiza la transferencia o
cheque a nombre del proveedor.
9. Se adjunta la factura al pago y se
archiva.
FACTURAS
ELABORADO
POR:
REVISADO POR: APROBADO POR:
93
INGRESO DE FACTURAS PROVEEDORES
PROVEEDOR CONTADORA
IniciarRECEPTA LAS
FACTURAS DE LOS PROVEEDORES
VERIFICA QUE EL DOCUMENTO
ESTE CORRECTAMENTE
LLENADO
DOCUMENTO CORRECTO
SI
INGRESA AL SISTEMA CON LA DESCRIPCION DEL
GASTO
FIJA EL PLAZO DE PAGO DE LA
FACTURA
IMPRIME EL RESPALDO DEL INGRESO DE LA
FACTURA
ARCHIVA CON LA FACTURA EN
ORDEN ALFABETICO
EN EL PLAZO ESTABLECIDO SE GENERA EL PAGO
CHEQUE O TRANSFERENCIA A
NOMBRE DEL PROVEEDOR
COMPROBANTE DE PAGO
ARCHIVA COPIA DE PAGO CON LA
FACTURA
FIN
EMITE FACTURAS A LA INSTITUCION
NO
94
PROCESO: MANEJO DE CAJA CHICA
OBJETIVO: Satisfacer la necesidad de gastos e imprevistos menores a diez
dólares ($10), que por su valor y necesidad urgente no justifica
el trámite de pagar con cheque.
RESPONSABLE: ACTIVIDADES: DOCUMENTACION:
CONTABILIDAD
Y SECRETARÍA
1. La secretaria maneja el fondo de
Caja Chica, cuyo valor es
equivalente a cien dólares
americanos ($100).
2. Entrega dinero de caja chica a la
persona que requiera de acuerdo a
la adquisición que se va a realizar.
3. Respalda cada gasto realizado con
sus respectivos documentos
correctamente llenados y
numerados.
4. Realiza un formato de caja chica
en el cual registra los siguientes
datos:
Fecha de compra
Concepto y valor del
gasto
Número y razón social
de factura
Nombre de quien recibe
la compra.
5. Con un 90% de gastos generados,
realiza y envía oficio a
contabilidad solicitando reposición
de caja chica.
6. Recibe oficio numerado y realiza
FACTURAS DE
GASTOS MENORES
95
el trámite respectivo para enviar a
contabilidad.
7. Revisa detalladamente los gastos
generados y autoriza la reposición;
en caso de exceder el gasto o
incurrir en una compra innecesaria
lo regresa a la sección proveniente,
para la respectiva modificación y
poder reponer la caja chica.
8. Ingresa y clasifica en el sistema los
gastos generados de acuerdo a las
facturas recibidas y emite el
cheque.
9. El cheque es firmado con sus
respaldos correspondientes por el
rector.
10. Secretaria recibe cheque y firma
comprobante de respaldo que se
entregó el cheque respectivo
ELABORADO
POR:
REVISADO POR: APROBADO POR:
96
REPOSICION DE CAJA CHICA
SECRETARIAFUNCIONARIOS DE
LA INSTITUCIONCONTABILIDAD RECTOR
Iniciar
ENTREGA EL DINERO AL
FUNCIONARIO PARA COMPRAS
RESPALDA EL DINERO CON FACTURAS O
DOCUMENTOS AUTORIZADOS
REGISTRA LOS DOCUMENTOS EN UN FORMATO DE
CAJA CHICA
FORMATO DE CAJA CHICA TENDRA:-FECHA DE COMPRA
-CONCEPTO Y VALOR DEL GASTO-NÚMERO Y RAZÓN SOCIAL DE
FACTURA-NOMBRE DE QUIEN RECIBE LA
COMPRA
CONSUMIDO EL 90% DE LA CAJA
CHICA REALIZA LA REPOSICION
SOLICITUD DE REPOSICION DE
CAJA CHICA
REVISA EL OFICIO Y PROCEDE A
PEDIR EL DETALLE DE CAJA CHICA Y SUS RESPALDOS
RESPALDO Y GASTOS
CORRECTOS
SI
INGRESA AL SISTEMA LOS
DOCUMENTOS CLASIFICANDOLO
S POR GASTO
EMITE CHEQUE CORRESPONDIEN
TE A LA CAJA
REVISA LA REPOSICION DE CAJA CHICA Y PROCEDE A FIRMAR EL CHEQUE
NO
REVISION Y CORRECCION DE
GASTOS NO PERMITIDOS O DOCUMENTOS
NO VALDOS
SE NETREGA EL CHEQUE DE LA REPOSICION DE
CAJA CHICA
FIN
97
PROCESO: ELABORACIÓN DE ROL DE PAGOS
OBJETIVO: Controlar las entradas y salida del personal, cumplimiento del
horario de trabajo.
RESPONSABLE: ACTIVIDADES: DOCUMENTACION:
TALENTO
HUMANO,
SECRETARÍA,
RECTOR
1. Elaborar la ficha de control de
asistencia diaria con los datos
necesarios para RRHH.
2. La secretaria verifica que el
ingreso y salida del personal que
obtiene del sistema de timbre
mensualmente.
3. Realiza un archivo mensual de la
ficha de control de asistencia,
incluyendo permisos, multas o
bonos de los funcionarios.
4. Totaliza las horas trabajadas por el
personal de la sección,
clasificando la información de
acuerdo al área de trabajo y genera
roles de pago.
5. Emite reporte de horas trabajadas
y envía a Dirección General, quien
da el visto bueno si el rol está
sustentado con las horas trabajadas
y todos los justificativos que lo
ameriten; en caso contrario es
devuelto a la sección proveniente.
1. Contabilidad realiza cheques, los
envía a sus destinatarios.
ROLES DE PAGO
ELABORADO
POR:
REVISADO POR: APROBADO POR:
98
ROLES DE PAGO
RRHH SECRETARIA DIRECCION GENERAL CONTABILIDAD
Iniciar
FICHA DE REGISTRO DE ASISTENCIAS FUNCIONARIOS
NOMBRE DEL FUNCIONARIO
HORA DE ENTRADA Y SALIDA
MOTIVO POR EL CUAL SE EXTENDIO MAS DE SUS HORAS
PERMISOS CONCEDIDOS
GENERS LA INFORMACION DE SISTEMA DE TIMBRES
PARA LOS FUNCIONARIOS MENSUALMENTE
FICHA DE CONTROL DONDE INCLUYE
PERMISOS, DESCUENTOS, BONOS,
MULTAS
VERIFICA DOCUMENTO QUE ESTE CORRECTO Y CON LOS DATOS
NECESARIOS
NO
SI
REALIZA ROLES DE CADA
FUNCIONARIO Y VALORES A
PAGAR
REVISA Y AUTORISA
ROLES Y PAGO DE LOS
MISMOS
NO
GENERAN CHEQUES PARA
CADA FUNCIONARIO
ENTREGAN LOS CHEQUES Y
RESPALDAN CON FIRMA DE LOS
FUNCIONARIOS
FIN
99
PROCESO: PAGO DE PENSIONES
OBJETIVO: Llevar en orden el registro cronológico del proceso de los
ingresos más representativos para la institución.
RESPONSABLE: ACTIVIDADES: DOCUMENTACION:
SECRETARÍA 1. La secretaria recibe el ticket de
depósito del pago realizado hasta
los 5 primeros días de cada mes.
2. Ingresa al sistema la información y
emite el comprobante respectivo.
3. Imprime informes diarios de los
ingresos realizados, adjunta sus
respectivos tickets de depósito y
archiva temporalmente.
4. Elabora la lista de alumnos
morosos y envía a Inspección.
5. Procede con los estudiantes de
acuerdo a lo establecido en el
reglamento interno de la
institución.
6. Realiza los informes recolectados
en el transcurso del día.
7. Envía a contabilidad los informes
diarios realizados en ese período.
8. Recibe y verifica la veracidad de la
información, en caso contrario
remite a la sección
correspondiente.
9. Imprime y archiva
BOUCHER DE PAGO
ELABORADO
POR:
REVISADO POR: APROBADO POR:
100
PAGO DE PENSIONES
ALUMNOS SECRETARIA CONTABILIDAD
Iniciar
RECIBE EL BOUCHER DE
PAGO HASTA EL 5 DE CADA MES
INGRESA EL PAGO EN EL SISTEMA
ELABORA INFORME DE
PAGO DE PENSIONES Y
LISTA DE MOROSOS
RECIBE Y VERIFICA VERASIDAD DE INFORMACION
INFORMACION CORRECTA
IMPRIME INFORME DEL
SISTEMA
ARCHUVA INFORME DE
SECRETARIA Y DEL SISTEMA
GENERA COMPROBANTES DE PAGO PARA
CADA ESTUDIANTE
ENTREGAN A CADA
ESTUDIANTE SU RESPECTIVO
COMPROBANTE
FIN
NO
REALIZA EL PAGO Y OBTIENE EL
BOUCHER
101
PROCESO: ELABORACIÓN DE INFORMES CONTABLES
MENSUALES
OBJETIVO: Emitir información real para la toma de decisiones de los
directivos.
RESPONSABLE: ACTIVIDADES: DOCUMENTACION:
CONTABLES 1. Verificar que todas las facturas y
otros documentos de proveedores
estén ingresados, que sean del mes
de cierre
2. Verifica que todos los pagos se
hayan realizado y estén pagadas
las facturas y pensiones del mes.
3. Verifica que todos los asientos y
pagos estén cuadrados.
4. Verifica que los sueldos estén
ingresados.
5. Controla que todos los cheques
estén ingresados en el sistema y
también las transferencias.
6. Verifica la veracidad de la
información en el sistema con los
respaldos físicos.
7. Imprime informes para entregar a
directivos.
INFORMES
CONTABLES
ELABORADO
POR:
REVISADO POR: APROBADO POR:
102
INFORMES CONTABLES MENSUALES
CONTADORA DIRECTIVOS
Iniciar
VERIFICA QUE LOS DOCUMENTOS DE LOSPROVEEDORE
S ESTEN INGRESDOS
VERIFICA EL CRUCE DE PAGOS
Y PENSIONES INGRESADAS EN
EL SISTEMA
VERIFICA QUE TODOS LSO ASIENTOS
CONTABLES ESTEN
CUADRADOS
VERFICA QUE LOS ROLES Y PAGO A
EMPLEADOS ESTEN
INGRESADOS
VERIFICA QUE LOS CHEQUES Y
TRANSFERENCIAS ESTEN EN EL
SISTEMA
INFOMRACION CORRECTA Y
CON RESPALDOS
FISICOS
SI
IMPRIME INFORMES
CONTABLES
ENTREGA LOS REPORTES
NECESARIOS PARA TOMA DE
DECISIONES
FIN
NO
103
3.14 PLAN DE ACCIÓN
Problema principal: Ausencia de políticas en el área contable y administrativas de la Función Vida Nueva
Fin de la propuesta: garantizar la mejora de la gestión contable y administrativa de la
institución al implementar políticas bajo normas y leyes que regulan el funcionamiento
de la institución.
Indicador: nivel adecuado de gestión administrativa-contable efectuada Propósito de la propuesta: fortalecer la gestión administrativa y contable de la
institución al implementar un manual de políticas, funciones, procesos y procedimientos,
que ayuden al mejoramiento de la institución.
Coordinador del proyecto: miembros del departamento contable y financiero de la
institución
OBJETIVOS ESPECIFICOS INDICADORES ESTRATEGIAS RESPONSABLES ACTIVIDADES
Direccionar la definición de parámetros de autoridad mediante la presentación de una
estructura orgánica institucional
Estructura
orgánica
Implementar una
buena estructura
orgánica
Presidente y
Director
Socialización y
aprobación de la
estructura orgánica
de la institución
Mejorar el desempeño a través de descripción de funciones específicas en el personal
administrativo y contable
Orgánico
Funcional
Buen desempeño
en el área
administrativa y
contable
Presidente y
Director
Socialización de
responsabilidades a
todo el orgánico
funcional
Incentivar el crecimiento institucional al corto y largo plazo mediante un plan anual de
capacitación al personal
Crecimiento
Institucional
Diseño de plan de
Capacitación
Presidente y
Director
Capacitación
oportuna
Direccional el fortalecimiento de los registros y controles en la institución, mediante
políticas y procedimientos de control interno
Políticas y
Procedimientos
Determinar las
políticas y
procedimientos
Presidente y
Director
Aplicación de
manual de políticas y
procesos
administrativos y
contables
Direccionar el desarrollo de los procesos del área contable y administrativa a través de
una manual de control interno que contribuya a producir información contable y
administrativa confiable y razonable
Manual de
funciones
Diseño de
manual de
funciones del
área contable y
administrativas
Presidente y
Director
Diseño y aprobación
de Manual de
funciones
104
Párrafo conclusivo
La implementación y adaptación de nuevos procesos tanto administrativos como
financieros dentro de la Fundación Vida Nueva ayudara a que los funcionarios y
colaboradores dentro de la institución puedan conocer el horizonte organizacional de la
institución y puedan aplicar diariamente. El que cada funcionario sepa sus funciones
fundamentales y las responsabilidades de las mismas, ayuda a un manejo eficiente y
eficaz por parte de cada colaborador.
El área financiera-contable debe ser remodelada inmediatamente y por eso se da una
recomendación de políticas bajo la normativa actual, además, de un plan de cuentas
básico con el que se pueda empezar y lograr tener información oportuna y sobre todo
real que permita saber las necesidades financieras de la institución y que puedan tomar
decisiones a tiempo.
Es importante que se logre manejar un buen sistema administrativo- financiero que
permita facilitar el trabajo de los funcionarios. El seguir procesos y saber a quién
recurrir en caso de problemas ayuda a que la confianza pueda ser alta dentro de la
institución permitiendo que las responsabilidades de cada funcionario tengan resultados
favorables y que contribuyan con el crecimiento del establecimiento.
105
CONCLUSIONES
En conclusión, la Fundación Vida Nueva es una institución de educación secundaria
que quiere abarcar a estudiantes de bajos recursos y poder ayudarlos a terminar sus
estudios secundarios, se conforma de un amplio grupo de profesionales que día a día
tratan de ayudar a que la institución pueda salir adelantes, pero para esto es
necesarios saber a dónde se quiere llegar, es decir, trazarse metas y objetivos claros.
La institución educativa carece de una estructura organizacional ya que no tiene
marcados y definidos los procesos tanto administrativos como contables debido al
desinterés que se ha mostrado en los últimos años. La falta de lineamientos dentro
de la institución ha hecho que no se tenga una secuencia de procesos y que la
institución no pueda tomar decisiones a tiempo.
Existen conflictos dentro la institución ya que no se respetan los mandos ni se tiene
una jerarquía confundiendo así a los colaboradores de la institución, es por eso tan
importante replantear el organigrama para queda colaborador de la institución pueda
tener claro su función y así respetar las decisiones de mandos superiores.
La carencia de un sistema contable que se ajuste a las necesidades de la empresa no
permite que se refleje realmente lo que está sucediendo con la institución en el área
contable y mucho menos permite tomar decisiones oportunas y que ayuden al
crecimiento.
La institución cuenta con nuevos funcionarios que tienen como objetivos modificar
su estructura organizacional y pretenden redefinir su estructura y ayudar a la
institución crezca y sea una institución educativa de calidad y que siga brindando
ayuda hacia los estudiantes de bajos recursos, para esto es importante saber a dónde
quieren llegar y así poder redefinir sus objetivos y metas.
106
RECOMENDACIONES
Es importante que la Fundación Vida Nueva reestructure su organigrama para que
las autoridades y sus colaboradores puedan tener facilidad al momento de tomar
decisiones y ser aplicadas las mismas sin crear confusiones dentro de la institución,
además es importante que la institución defina los directivos y sus superiores para
que se sigan los procesos respectivos para cada posición dentro del colegio.
Definir procesos de forma inmediata ayudaría a la institución a satisfacer las
necesidades de los clientes directos que son los estudiantes ya que las personas
encargadas ya tienen trazados sus funciones y podrían dar una solución de forma
inmediata.
Los procesos contables son sumamente delicados e importantes por lo que se
recomienda como primer punto realizar una auditoria interna para comprobar que se
estén llevando a cabo las políticas contables correctas y que toda la información que
se encuentra en el sistema sea información real ya que el simple hecho de trabajar
con un sistema obsoleto no ayuda a que la fundación pueda tener seguridad de su
información.
Se debe trazar procesos para cada puesto independientemente del colaborador a
cargo ya que ayudaría a futuro a la institución con posibles cambios de cargos o de
personal.
Se recomienda que es necesario cambiar de sistema contable lo más pronto posible,
por un sistema educativo que ayude a la institución a facilitar información contable
y que sobre todo permita resolver problemas contables de manera inmediata.
107
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112
ANEXOS
113
ANEXO A
ANEXO A Registro Único de Contribuyentes Fundación Vida Nueva
114
115
ANEXO B
ANEXO B Nombramiento Fundación Vida Nueva
116
117
118
119
ANEXO C
ANEXO C Plan de Convivencia Institucional
120
ANEXO D
ANEXO D Acta de realización del Plan de Convivencia del año lectivo
121
