UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL ESCUELA DE...
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA PROYECTO EDUCATIVO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: LICENCIADO (A) EN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA La Organización Archivística y su incidencia en la Clasificación y registro de documento para los usuarios del departamento de Talento Humano de la Comisión de Tránsito del Ecuador. Zona 8 distrito 3 periodo 2016 Propuesta Diseño de un catálogo metodológico con procedimiento en la aplicación del sistema alfanumérico AUTORES: TORRES RIVERA WALTER SAMUEL MORENO CASTILLO ANDREA.A TUTORA: MSc: Carmen P Mosquera Gutiérrez Guayaquil. Agosto 2017
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
PROYECTO EDUCATIVO
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: LICENCIADO (A) EN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
La Organización Archivística y su incidencia en la Clasificación
y registro de documento para los usuarios del
departamento de Talento Humano de la
Comisión de Tránsito del Ecuador.
Zona 8 distrito 3 periodo 2016
Propuesta
Diseño de un catálogo metodológico
con procedimiento en la
aplicación del sistema
alfanumérico
AUTORES: TORRES RIVERA WALTER SAMUEL
MORENO CASTILLO ANDREA.A
TUTORA: MSc: Carmen P Mosquera Gutiérrez
Guayaquil. Agosto 2017
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
DIRECTIVOS
MSc. Silvia Moy-Sang Castro MSc. Wilson Romero Dávila
DECANA SUBDECANO
MSc. Mercy Hernández Ponce Ab. Sebastián Cadena A.
DIRECTORA DE CARRERA SECRETARIO GENERAL
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iv
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
PROYECTO EDUCATIVO
LA ORGANIZACIÓN ARCHIVÏSTICA Y SU INCIDENCIA EN LA
CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE DOCUMENTOS PARA LOS
USUARIOS DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO DE LA C.T.E.
ZONA 8, DISTRITO 3, PROVINCIA DEL GUAYAS, CANTÓN GUAYAQUIL,
PARROQUIA LETAMENDI PERÍODO 2016. PROPUESTA: DISEÑO DE
UN CATALOGO METODOLÓGICO CON PROCEDIMIENTO EN LA
APLICACIÓN DEL SISTEMA DE ALFANUMÉRICO.
APROBADO
…………………………………
Tribunal No. 1
……………… .......................
Tribunal No. 2 Tribunal No. 3
……………………………..
Secretaria
...................................... ...................................
Walter Torres Rivera Andrea Moreno C.
C.C.0906351465 C.C.0925828527
vii
EL TRIBUNAL EXAMINADOR OTORGA
AL PRESENTE TRABAJO
LA CALIFICACIÓN DE: ___________________
EQUIVALENTE A: ______________________
TRIBUNAL
…………………………….. …..…………………...
Tribunal No. 1 Tribunal No 2
…………………………………
Tribunal No. 3
viii
DEDICATORIA
La concepción de este proyecto está dedicada en
primer lugar a mi Dios, porque gracias a su amor
y su bondad me ha permitido sonreír en todo mi
logro que son el resultado de su ayuda y cuando
caigo me pones a prueba, aprendo de mis errores
y me doy cuenta que pones enfrente mío para que
mejore como ser humano, a mi familia pilares
fundamentales en mi vida. Este trabajo de tesis
ha sido de gran bendición en mi vida y te lo
agradezco padre eterno. Y no cesa la gana de
decir que gracias a ti esta meta ya está cumplida.
Walter Torres Rivera
ix
AGRADECIMIENTO
En primer lugar, a Dios por haberme guiado por el
camino de la felicidad hasta ahora; en segundo
lugar, a cada uno de los que son parte de mi
familia a mi esposa y cada una de mis hijas
haberme dado su fuerza y apoyo incondicional
que me han ayudado y llevado hasta donde estoy
ahora. Gracias por estar presente no solo en esta
etapa de mi vida sino en todo momento,
ofreciéndome lo mejor y buscando lo mejor para
mi persona. Por último, a mi directora de tesis
quién nos ayudó en todo momento, MSc. Carmen
Mosquera G.
Walter Torres Rivera.
x
DEDICATORIA
Este proyecto de grado, en primer lugar, a Dios, por
los padres maravillosos que han sabido apoyarme y
siempre pendiente de mi preparación profesional.
Al compañero Walter Samuel Torres Rivera por su
constante apoyo, motivación y esfuerzo para culminar
el presente proyecto.
A mi amada familia, por ser parte fundamental de
mi desarrollo profesional
Andrea Moreno Castillo
xi
AGRADECIMIENTO
Gracias a Dios por permitirme vivir y disfrutar de
cada día y por mi familia
Gracias a mi familia por creer en mí y permitirme
cumplir en el desarrollo de esta tesis. Por apoyarme en
cada paso, cada decisión y demostrarme lo hermosa y
justa que es la vida.
A todos y cada uno de los maestros de la Escuela
de Bibliotecología por su constante formación al
alumnado
No ha sido sencillo, el caminar hacia mi meta, pero
su aporte, su bondad y el apoyo constante han hecho
menos duro el camino.
Les agradezco y presento mi enorme afecto a
ustedes, mi hermosa familia
Andrea Moreno Castillo
xii
INDICE GENERAL
Pág.
CARÁTULA. i
DIRECTIVOS ii
INFORME DE TUTORA iii
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR REVISOR iv
LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE. v
DENUNCIA DEL PROYECTO EDUCATIVO vi
CALIFICACIÓN DEL PROYECTO. vii
Dedicatoria y Agradecimiento viii
Dedicatoria y Agradecimiento xi
Índice General xii
Índice de Gráficos xvi
Índice de Cuadros xix
Resumen xxi
Abstract xxii
Introducción 1
xiii
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
El Problema. 3
Contexto de la Investigación 3
Problema de Investigación 5
Situación Conflicto 6
Hecho Científico 6
Formulación del problema 7
Objetivos de Investigación 7
Objetivo general 7
Objetivos específicos 7
Interrogantes de la Investigación 8
Justificación 8
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes del Estudio 11
Bases Teóricas 12
Fundamentación Filosófica 28
Fundamentación Sociológica 29
Fundamentación Ontológica 29
Fundamentación Psicológica 30
Fundamentación Legal 31
xiv
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA, PROCESO, ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE LOS
RESULTADOS
Diseño Metodológico 38
Método Cualitativo 39
Método Inductivo 40
Tipos de Investigación 41
Investigación de Campo 41
Investigación Bibliográfica 42
Investigación Descriptiva 42
Población y Muestra 43
Métodos de Investigación 48
Técnicas e Instrumentos de Investigación 48
La observación 48
Encuesta 49
Entrevista 49
Análisis e Interpretación de Datos 50
Conclusiones 72
Recomendaciones 72
xv
CAPÍTULO IV
LA PROPUESTA
Titulo 74
Justificación 74
Objetivos 75
Objetivo general 75
Objetivos específicos 75
Aspectos Teóricos 76
Factibilidad de su Aplicación 77
Financiera 77
Técnica 78
Humana 78
Descripción de la Propuesta 79
Conclusiones. 80
Índice 81
Introducción 82
Fase I 84
¿Qué se entiende por sistema de clasificación alfanumérica? 84
Fase 2 87
Los indicios del Proyecto 87
xvi
Fase 3 83
Pasos para la aplicación de un sistema alfanumérico 83
Medidas de Prevención 99
Bibliografía
Anexos
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1- Clasificación de Documentos 23
Gráfico 2- Ordenación de Documento 23
Gráfico 3- Ordenación Numérica 23
Gráfico 4- Ordenación Alfabética 23
Gráfico 5- Área de desempeño 52
Gráfico 6- Clasificación correcta de los documentos 53
Gráfico 7- El servicio que brinda el área de talento humano 54
Gráfico 8- El tiempo de repuesta al solicitar la repuesta 55
Gráfico 9- La falta de un sistema de clasificación documental 56
Gráfico 10- La reorganización de los documentos del área de
archivo
57
Gráfico 11- La organización correcta de los archivos beneficiara a
los Servicios
58
Gráfico 12- El o la responsable de los documentos tenga
conocimiento del área de archivo
59
Gráfico 13- La elaboración de un catálogo metodológico para la
correcta aplicación del sistema alfanumérico
60
xvii
Gráfico 14- Considera usted relevante esta encuesta cuyo fin es
mejorar los servicios del departamento de talento humano
61
Gráfico 15- visitas del usuario al área de talento humano 62
Gráfico 16- el departamento le brinda servicio eficiente 63
Gráfico 17- El área de archivo cumple con información eficiente 64
Gráfico 18- Inconveniente al requerir información 65
Grafico19-El tiempo de repuesta
Gráfico 20- Al recibir la información me siento satisfecho
66
67
Gráfico 21- Debe mejorar el servicio de atención 68
Gráfico 22- Servicios que deben mejorar 69
Gráfico 23- Elaboración de un catálogo metodológico 70
Gráfico 24- La encuesta es favorable 71
Gráfico 25- Cronológico 85
Gráfico 26- Documentación por archivo 86
Gráfico 27- Documentos codificados en gran volumen 86
Gráfico 28- Pasos para la clasificación 88
Gráfico 29- Clasificación de documentos: ubicación 88
Gráfico 30- Clasificación de documentos: actividad 89
Gráfico 31- Segundo Paso - Proceso de clasificación 89
Gráfico 32- Producto Documental clasificación 90
Gráfico 33- Formato de tabla de retención documental 91
Gráfico 34- Clasificación de folios de carpetas 92
xviii
Gráfico 35- Depuración documental 93
Gráfico 36- Desorganización de la documentación 93
Gráfico 37- Foliación 94
Gráfico 38- Ejemplo de rotulo 94
Gráfico 39- Rotulo de instituciones 95
Gráfico 40- Numérico 95
Gráfico 41- Cronológico 95
Gráfico 42-. Alfanumérico 96
Gráfico 43- Sistema de clasificación alfanumérica 96
Gráfico 44- Estanterías ordenadas por expedientes 97
Gráfico 45- Expedientes 98
Gráfico 46- Estanterías Metálicas
Gráfico 47- Atención al Publico
98
99
Gráfico 48- Equipo de Protección 100
xix
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1 - Causas 7
Cuadro 2 - Tipos de documentos 17
Cuadro 3 - Registro de documentos 18
Cuadro 4 - Principio Generales de organización archivística 21
Cuadro 5 - Proceso de la organización archivística 22
Cuadro 6 - Distributivo de Muestra 45
Cuadro 7 - Cuadro de Operacionalización 47
Cuadro 8 - Cuadro de financiación 78
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 - Área de desempeño 52
Tabla 2 - Clasificación correcta de los documentos 53
Tabla 3 - Servicio que brinda el área de talento humano 54
Tabla 4 - El tiempo de repuesta al solicitar un documento 55
Tabla 5 - La falta de un sistema de clasificación documental 56
Tabla 6 - Reorganización de los documentos del área de archivo 57
Tabla 7 - La organización correcta de los documentos beneficiara
a los usuarios.
58
xx
Tabla 8 - Conocimientos de organización de archivos 59
Tabla 9 - La elaboración de un catálogo metodológico para la
correcta aplicación del sistema alfanumérico
60
Tabla 10 - Considera usted relevante esta encuesta cuyo fin es
mejorar los servicios del área de talento humano
61
Tabla 11 - Visita del usuario al área de talento humano 63
Tabla 12 - El Departamento le brinda un servicio eficiente 63
Tabla 13 - El área de archivo cumple con la información que
requiere
64
Tabla 14 - Inconvenientes al requerir información 65
Tabla 15 - El tiempo de repuesta 66
Tabla 16 - Al recibir información me siento 67
Tabla 17 - Debe mejorar el servicio de atención 68
Tabla 18 - Servicios que deben mejorar 69
Tabla 19 - Elaboración de un catálogo metodológico 70
Tabla 20 - La encuesta es favorable 71
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FACULTAD DE FILOSOFIA, LETRAS Y CIENCIA DE LA EDUCACION
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVOLOGIA
AUTORES: WALTER TORRES RIVERA
ANDREA MORENO CASTILLO.
ASESORA: MSc. Carmen Mosquera G.
RESUMEN
En el presente trabajo se hace énfasis en mantener la información
organizada lo cual constituye un recurso indispensable para toda institución
pública o privada. Llevar a efecto la organización de los archivos mediante
la utilización de los sistemas de clasificación es fundamental para la
organización de los documentos. Frente a la dificultad que se presenta en
el manejo de la información se propone la aplicación de los sistemas de
clasificación en la organización de los archivos del departamento de talento
humano de la comisión de tránsito del Ecuador. La aplicación de normas y
procedimientos de clasificación permitirá localizar el documento de manera
inmediata, agilizar el trámite correspondiente, acceder a la información
pública según lo estipula la ley vigente pues ésta nos obliga a que la
información sea transparente por lo tanto ésta tiene que estar al servicio de
los ciudadanos en el momento que la requieran y en un soporte informático
(página web). Establecer la organización de los documentos de manera
adecuada permitirá brindar servicio eficaz a los ciudadanos pues este se
convierte en servicio y comunicación a la sociedad, en general el acceso a
la información pública es un mandato constitucional establecido
constitucionalmente. El archivo con ello adquiere una misión social e
investigativo para los trabajadores que quieren despejar sus inquietudes y
de igual manera para el personal administrativo que realiza las
contestaciones a oficios y por lo tanto facilita la rendición de cuentas.
Palabras clave: <ORGANIZACIÓN> <ARCHIVO> <CLASIFICACIÓN
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
xxii
FACULTY OF PHILOSOPHY, LETTERS AND SCIENCE OF EDUCATION
SCHOOL OF BIBLIOTECHOLOGY AND ARCHIVOLOGY
AUTORES: WALTER TORRES RIVERA
ANDREA MORENO CASTILLO.
ASESORA: MSc. Carmen Mosquera G.
SUMMARY
In the present work, emphasis is placed on keeping organized information,
which is an indispensable resource for any public or private institution,
favoring the development and growth of the same. To carry out the
organization of archives through the use of classification systems is
fundamental for the organization of documents, if we know that this element
well used is the basis for the formation of true Information Centers. Faced
with the difficulty presented in the management of information, it is proposed
to apply the classification systems in the organization of the archives of the
Human Talent Department of the Transit Commission of Ecuador, these
allow an adequate management in the control, Circulation and dispatch of
information requested by users. The file of this institution is indispensable
because it rests documents that will serve the working class to witness acts
laborales. La application of rules and procedures of classification will allow
to locate the document immediately, expedite the corresponding procedure,
access to public information As stipulated by the law in force since it forces
us to make the information transparent so it has to be at the service of the
citizens when they require it and in a computer medium (web
page).Establishing the organization of documents in an appropriate manner
will allow effective service to citizens as it becomes a service and
communication to society, in general access to public information is a
constitutional mandate established constitutionally. The archive thus
acquires a social and investigative mission for the workers who want to clear
their concerns and also for the administrative staff that makes the answers
to trades and therefore facilitates accountability.
UNIVERSITY OF GUAYAQUIL
Keywords: <ORGANIZATION> <FILE> <CLASSIFICATION>
INTRODUCCIÓN
El objetivo principal del presente proyecto de investigación tiene como
tema: “La organización del archivo que incide en la gestión administrativa
del departamento de talento humano de la C.T.E, de las cuales el manejo
de documentos significaba almacenamiento, recuperación y la protección
de papeles conociéndose básicamente como el archivo que significaba
custodiar y guardar; actualmente es considerado como un proceso técnico
archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones
orientadas a clasificar, y ordenar los documentos de cada entidad mediante
un sistema de ordenamiento que incluye el control, la utilización, la creación
y la responsabilidad en el manejo de documentos.
La aplicación de la clasificación de los documentos es una de las
técnicas archivísticas que son fundamentales en la formación, organización
y conservación del fondo documental de las instituciones públicas o
privadas para ello es necesario que las actividades archivísticas se apoyen
en una verdadera sistema de clasificación es decir basados en una
adecuada planificación y creación de sistemas archivísticos respetando el
principio de origen y procedencia, contando con infraestructura, recursos
humanos y técnicos adecuados.
Para que el trabajo de investigación y nuestra propuesta que es la
organización de archivos en la clasificación y registro de documentos pueda
cumplir con sus objetivos debe poseer un adecuado diseño en su estructura
de acuerdo a las necesidades y políticas de cada institución. Los archivos
deben contar con personal especializado y suficiente ya que ellos se
encargan de la custodia de la información y la fe pública en ella inherente.
El proyecto de investigación está estructurado en capítulos; cada uno
respalda todo el trabajo de investigación dando facilidad para la elaboración
de una propuesta coherente y efectiva
En el primer capítulo, el Problema, trata sobre la contextualización
desde un enfoque macro, meso y micro de la investigación, el análisis
crítico en base a estudios de las causas y efectos, estableciéndose la
prognosis, la formulación del problema con sus respectivas interrogantes;
las de limitaciones del problema en contenido, espacio y tiempo; unidades
de observación, finalmente se concluirá con la justificación y objetivos de la
investigación.
En el segundo capítulo, en el Marco Teórico, se realiza un estudio
minucioso sobre las investigaciones previas, las bases teóricas y las
fundamentaciones: Filosófica, Epistemológica, Sociológica, Psicológica,
Legal;
En el tercer capítulo, en la Metodología, se determina el enfoque,
modalidad básica, nivel o tipo de investigación, definiéndose la población y
muestra, especificándose la operacionalización de variables de la hipótesis,
plan de recolección de información, y, el plan de procesamiento y análisis
de información. Conclusiones y recomendaciones.
En el cuarto capítulo; se plantea la propuesta que ayudara a mejorar la
calidad en la organización de los archivos en el departamento de talento
humano de la C.T.E de las cuales contiene; la caratula, titulo, justificación
aspectos teóricos factibilidad de su aplicación, descripción, conclusiones,
biografías y anexos especificando el fundamento documental a utilizarse
en el desarrollo del trabajo, haciéndose referencia a sitios webs, blogs o
portales de Internet, en los anexos se presentará documentos referentes al
trabajo realizado.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
CONTEXTO DE INVESTIGACION
El presente trabajo de investigación versa su estudio sobre la
organización de archivos la clasificación y registro de documentos.
Podríamos decir que su origen es tan antiguo como la misma organización
social. Los primeros archivos aparecen con los Imperios pues eran una
herramienta de control de la población y de la riqueza.
Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo
Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene
constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados. En el siglo
V Antes de Cristo, ya aparece el archivo escrito. Se emplea el papiro,
tablillas de madera, para documentos de uso frecuente.
En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan
documentos que ya no tienen valor administrativo pero que todavía no se
sabe si se van a conservar o no, la evolución teórica y metodológica de la
archivística obedece a la masiva producción de documentos que desde
mediados del siglo XX propone métodos y sistemas de trabajo disponibles
para la organización, control, supervisión, modernización y conservación de
archivos con la finalidad de mantener ordenada la documentación. Así
también hay la trayectoria de los acervos históricos existentes en América
Latina, con la intención de proponer una lectura regional –latinoamericana
- sobre sus procesos de creación y sus características principales. En este
sentido, en conjunto la función política e histórica de la preservación
4
documental, la naturaleza de los acervos, los procesos y las finalidades
principales que son consultados, así como su estado y tendencias actuales.
La visión regional sobre los archivos latinoamericanos puede justificarse en
la experimentación de un proceso histórico compartido respecto a la
generación y el aprovechamiento de la información.
En nuestro país también existen archivos coloniales que han
permanecido abandonados en húmedos sótanos sin el debido cuidado, el
problema se establece porque en muchos casos, los archivos carecen de
espacio físico debido a que se encuentran ubicados en lugares
inadecuados, expuestos a condiciones ambientales no favorables que
aceleran su deterioro, los mismos que permanecen desorganizados.
Con este antecedente, el presente trabajo de investigación se
desarrolla en el departamento de talento humano de la C T E ubicado en el
sur de la ciudad, en el edificio que ocupa la manzana de las calles Chile,
Brasil, cuenca y Chimborazo (actual matriz). que anteriormente se llamaba
C.T.G según los archivos el Directorio estaban integrados por delegados
del Consejo Provincial del Guayas, del presidente de la República,
Municipio de Guayaquil. Y fue hasta el 17 de marzo del 2011, en que la
Asamblea Nacional acogió las objeciones del Ejecutivo a la Ley de
Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial, con las cuales desapareció,
luego de 63 años de historia.
La Comisión de Tránsito del Guayas (CTG). En su reemplazo creó la
Comisión de Tránsito del Ecuador (CTE), con ámbito nacional, desde
entonces la entidad es presidida por el delegado del Ministerio de
Transporte y dirigida por el delegado del Presidente de la República. El
directorio lo completan los delegados del Ministerio del Interior y dos
5
representantes de la Asociación de Municipalidades del Ecuador.
Actualmente la CTE, con un cuerpo uniformado de 4 000 agentes, tiene
presencia en 1 863 kilómetros de control de carreteras de Guayas, Los
Ríos, El Oro, Santa Elena y Azuay y en agosto entrará a Santo Domingo de
los Tsáchilas
El archivo del departamento de Talento Humano que está
completamente desorganizado, pues no cuenta con una clasificación
acorde a la tendencia actual, ya que toda documentación de una
institución debe ser almacenada de forma correcta, quizás esto ocurra
por el desconocimiento de los sistemas de clasificación de los
documentos, o por falta de personal especializado, lo que ha provocado
que los documentos se traspapelen, el usuario pierde el tiempo al no contar
con los recursos de un buen proceso, metas y objetivos que le permitan
a la entidad apostar a una notable organización.
SITUACION CONFLICTO:
Las condiciones en las que se encuentra el archivo de Talento
Humano de la Comisión de Transito del Ecuador es que no está organizado
adecuadamente como lo indican las reglas archivísticas, tampoco está
manejado de forma correcta; lo que ha generado que la institución tenga
problemas con los diferentes usuarios y se produzcan pérdidas de
documentos y demoras en la entrega de la información; esta situación se
debe a el desconocimiento de cómo administrar y organizar un archivo
que junto con la carencia personal profesional del área archivística son
las causa principales que originan estos problemas.
6
Por eso, es necesario que esta investigación se acoja a las
normativas actualizadas decretadas y establecidas por los entes
reguladores en cuanto al manejo correcto de la documentación de las
instituciones pública respetando cada uno de los artículos descritos, al igual
que las leyes para el acceso a la información, la cual nos ayudará a diseñar
un catálogo metodológico, aplicando técnicas de archivo para una correcta
investigación, el fin de este análisis es aportar al desarrollo con mejoras en
los procesos, técnicas y normas en cuanto a la organización de la
documentación que se está analizando.
Para ello se visualiza en establecer un sistema de archivo que
contemple los procedimientos archivísticos desde su organización física
hasta el uso de la tecnología que optimice la conservación, y el acceso y la
clasificación cumpliendo con el manejo documental y la disciplina
archivística, muy importante es la clasificación de los expedientes del
Departamento de Talento Humano del personal de tropa para un correcto
sistema de gestión documental.
Hecho Científico:
Baja Calidad en la Clasificación y Registro de documentos en los
usuarios del Departamento de Talento Humano de la Comisión de Tránsito
del Ecuador Zona 8 Distrito 3 Periodo 2016
7
Causas:
Cuadro: 1 Causas
1 Desconocimiento de la clasificación de archivo
2 Técnicas activas en la conservación de documento
3 Necesidad de aplicar estrategias para la conservación de documentos
4 Inexistencia de la nueva tecnología de archivos
5 Nueva organización archivística
6 Desconocimiento del registro de documentos
Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Formulación del Problema:
De qué manera la Organización Archivística Incide en la Clasificación y
Registro de documentos en los usuarios del Departamento de Talento
Humano de la Comisión de Transito del Ecuador Zona 8 Distrito 3 Periodo
2016
Objetivos de Investigación:
Objetivo General
Determinar la incidencia en la organización archivística en la clasificación y
registro de documentos mediante un estudio bibliográfico, estadístico y de
campo para diseñar un catálogo metodológico con procedimientos en la
aplicación del sistema alfa numérico, mejorando la organización
documental y facilitando el servicio a los usuarios.
8
Objetivos Específicos
Analizar la organización archivística a través de encuesta y
entrevistas
Diagnosticar la clasificación archivística mediante un estudio
bibliográfico de investigación estadístico y de campo.
Seleccionar los aspectos más relevantes para diseñar un catálogo
metodológico con procedimientos en la aplicación sistema alfa
numérico y mejorar los servicios a los usuarios.
Interrogantes de la investigación:
¿Qué entiende por Organización archivística?
¿Cuál es la importancia del archivo?
¿Cuántas clases de archivo hay?
¿Para qué sirve la organización documental?
¿El archivo central para que sirve y cuál es su función?
¿Para qué sirve los procesos técnicos?
¿Qué entiende por clasificación archivística?
¿Para qué sirve la clasificación y registro de documentos?
¿Qué son los documentos?
¿Qué se entiende por gestión documental?
¿Cuáles son los procesos técnicos?
¿Cómo ayuda la conservación documental?
¿Para qué sirve el sistema de clasificación?
¿Cuáles son los sistemas de clasificación?
9
Justificación:
El presente trabajo de investigación es en el departamento de talento
humano de la C.T.E. tiene como finalidad mejorar la calidad de la
organización documental lo que ayudará a la organización y el buen
funcionamiento del archivo de la institución. La organización de los
archivos es un elemento clave para los empleados de las instituciones
públicas en este caso de la C.T.E. que Mediante las investigaciones y los
procesos de clasificación archivística que permitan al departamento de
talento humano conservar de mejor manera los documentos y un correcto
manejo del fondo documental.
Aplicando una adecuada organización archivística SE mejorará
espacialmente el tiempo a los diferentes usuarios que requieren consultar
los archivos del departamento de talento humano de la C.T.E. Se
beneficiará tanto la institución, al presentar otra imagen de ordenamiento y
clasificación archivística y los usuarios se favorecerán con un servicio ágil
oportuno y rápido. Actualmente en los archivos de la institución, se puede
apreciar una inadecuada organización, se vuelven inmanejables los
documentos que muchas veces dan testimonio de su pasado, carecen de
estándares de conservación y facilidad en su acceso y difusión a su
contenido volviéndose inaccesible esta información muy valiosa para los
usuarios.
De los elementos surgen diversas propuestas que de una o de otra
forma permitirá organizar los archivos de las instituciones y poder fortalecer
el proceso de búsqueda. Nuestro proyecto seria de una gran ayuda ya que
se aplicará un sistema de clasificación alfanumérico, se garantiza un buen
desarrollo de la actividad archivística y mejora los servicios públicos,
10
aplicando una serie de procedimiento como el control, registro, despacho,
organización, y conservación de los documentos.
Los problemas que hemos descritos pueden ocurrir por la falta de un
profesional en archivística que establezca políticas desde que se inicia el
documento y que guie su organización durante todo el ciclo de vida, de
manera que pueda normalizar los procesos de una buena clasificación
documental en la institución.
El Buen Vivir es una alternativa para la idea del desarrollo. Es un
concepto de bienestar colectivo que surge por un lado del discurso
postcolonial, critico al desarrollo, y por otro lado de las cosmovisiones de
los pueblos originarios andinos. El Buen Vivir (o Vivir Bien) es una visión
ética de una vida digna, siempre vinculada al contexto, cuyo valor
fundamental es el respeto por la vida y la naturaleza.
En conclusión, la necesidad de crear este catálogo es imprescindible
para el buen funcionamiento del archivo, porque ayudará al personal del
área con conocimientos y respaldos para el desarrollo de los procesos de
organización y clasificación correcta de los documentos, cuya finalidad es
poder brindar servicios de calidad y calidez que promuevan los principios
del buen vivir dado que los usuarios quienes visitan el departamento de
talento humano son parte esencial del desarrollo de su institución y del
estado en general.
11
CAPÍTULO II
MARCO TEORICO
ANTECEDENTES DEL ESTUDIO
De acuerdo a trabajos de investigación consultados y revisados, se
ha podido encontrar que existen temas con muchas relaciones con nuestro
tema que es la organización archivística así hallamos varios enfoques que
tratan la problemática de la baja calidad de la clasificación de los archivos
entre los que tenemos:
En nuestro país en la Universidad de Guayaquil en la Facultad de
Filosofía Letras y Ciencia de la Educación también encontramos que
Marcela Marilú Mendieta Zambrano y Silvia Castillo Cedeño. (2011) tema
la archivística como proceso en el fondo documental en las instituciones
públicas, en Galápagos Ecuador.
La tesis de Paula Rodríguez Cabo (2013) de la Universidad
Politécnica, de la ciudad de Valencia. España con el Tema: Organización
de un Sistema de Archivo. Otro trabajo de investigación fue el que se
encontró en la pontificia Universidad Javeriana de Colombia, de Audrey
Milena Parra Triana (2009) con el tema: Diseño de cuadro de clasificación
de documentos de archivo. De acuerdo al trabajo de Paula Rodríguez y
Milena Parra, en el que indica: la organización de los archivos es la base
fundamental de una empresa o institución pública porque se facilita la
búsqueda inmediata de los documentos. Los archivos constituyen el eje
principal de toda la información correspondiente a la vida de una institución,
nación o estado cuya función primordial es organizar, conservar y difundir
actuaciones del pasado y el presente.
12
También se asevera que la clasificación del archivo es la columna
vertebral de cualquier institución ya sea pública privada y que el proyecto
ayudará al personal en la clasificación y organización de los documentos
y así controlar la entrada y salida de los expedientes y mejorar de manera
eficaz y certificada, la información requerida por los usuarios.
En su justificación (Rodríguez Cabo Paula 2013) “se busca
implementar pautas para que el archivo este correcto, de todos los
documentos se debe analizar constantemente al archivo para que este
vaya de acuerdo a lo se requieren y a todas la necesidad de los diferentes
usuarios.”(p.15).
BASE TEÓRICA
CONCEPTO DE CLASIFICACIÓN:
Según: Doña María Moliner en su Diccionario del Uso del español de
1998 (2017), define el concepto ‘Clasificación’ como: “Acción de dividir un
conjunto de cosas en clases, entendiendo como clases aquellos grupos o
divisiones que resultan de repartir o suponer repartidos los elementos de
un conjunto, uniendo los que tienen el mismo valor o ciertas características
comunes”. (p.643)
Según esta cita la clasificación es la acción de dividir el conjunto de todas
las cosas en las diferentes clases o grupos, que se puedan dividir los
documentos de las entidades publicas
También se explica que la clasificación es una actividad esencial y
central para muchas disciplinas y tareas que lleva el ser humano. El acto
de clasificar es aquel que permite distinguir elementos y agruparlos según
13
sus características y puede servir para cosas de la rutina diaria de cualquier
persona como para ámbito académico y profesionales.
Clasificar, como se indica, consiste en agrupar los documentos bajo
preceptos, que reflejan las funciones generales y las actividades concretas
de cada institución, dentro de una estructura jerárquica y lógica. De esta
manera, se agrupan por separado los documentos académicos, los
documentos de personal, los documentos económicos,
CLASES DE ARCHIVO SEGÚN SU USO:
Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la
información en las empresas, del uso y organización que se le dé a la
misma, depende la clasificación del archivo.
Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la
función y el uso. En activo, semiactivo e inactivo, permanente, horizontal,
vertical, lateral
Archivo Activo.
Se caracteriza porque la información que conserva es consultada
permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estar
hablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia anterior,
cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina
también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se
conserva el 100% de la información, la cual deberá ser evaluada
anualmente para los traslados al archivo. Los documentos activos son de
constante vigilancia para los procedimientos de la información ya que la
14
fecha de emisión del registro no es superior a cinco años. Es importante la
consulta para cualquier investigador es por ello que son manipulados
continuamente.
Archivo Semiactivo
Se denomina también intermedio. Es el constituido por documentos
que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o
administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor
frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos
un60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se
deben realizar evaluaciones periódicas de esta información para decidir su
conservación permanente o eliminación.
Archivo Permanente.
Contiene la información vital para la compañía y la que va conformando
su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo
inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva, además,
información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un
país. Representa generalmente el 10% de la documentación de
la empresa. Recibe información del archivo semiactivo o directamente de
activo.
La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos
archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen.
Documento
El documento es el objeto más importante en un archivo, es la vida de
toda entidad porque contiene toda la información del inicio y fin. Rufeil,
(2009) afirma que: “Es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un
15
soporte perdurable que contiene información. Es un objeto que conserva la
huella la actividad humana, que sirve para dar noticia de un hecho.
Elementos: soporte, medio e información” (p. 88). Mediante los documentos
podemos sustentar la vida del pasado, historia de cada cosa, persona,
entidad.
Administración de documentos:
La "Administración de Documentos" es regular la producción,
circulación, uso y control de los documentos y archivos institucionales y
tiene como objetivo la creación, mantenimiento, utilización y disposición de
los documentos de una organización a lo largo de su ciclo vital de forma
eficiente.
En ese sentido, uno de los mayores problemas que se presentan en
el manejo de archivos es el desconocimiento de principios y técnicas para
su organización y control; así por ejemplo, no existe claridad sobre lo que
es un documento de archivo, por lo que cualquier documentación que se
incorpora a una carpeta se considera como tal aunque no sea así.
Por otra parte, los documentos que se integran a un expediente no
necesariamente se organizan en forma correcta, lo cual trae como
consecuencia problemas en el acceso a los documentos y, por tanto, en la
rendición de cuentas y en la transparencia de la gestión.
Información de documentos
El conjunto del conocimiento humano, de los mensajes colectivos,
materializados en un soporte físico y conservado a través del tiempo,
16
constituye el patrimonio documental. Un patrimonio integrado
por documentos que los profesionales de la Documentación tratan con el
objeto de garantizar su conservación y su difusión.
El documentalista actúa sobre los documentos pues estos son el
vehículo de la información. Aunque podríamos discutir los cambios que se
están produciendo en relación con los conceptos clásicos de documento,
provocados por la introducción masiva de tecnologías informáticas y de
telecomunicación, lo cierto es que de una forma o de otra hay que trabajar
con documentos y, como documentalistas, generar nuevos documentos.
Los documentos fijan el conocimiento y el saber y garantizan su
conservación.
“Un documento es información registrada producida o recibida en la
iniciación, desarrollo o finalización de una actividad institucional o individual
y que consta de contenido, contexto y estructura suficiente para
proporcionar prueba de la actividad”. De todo esto podemos concluir
definiendo al documento como entidad de información de carácter único.
Los componentes de un documento son: contenido (el mensaje),
estructura (el uso de encabezamientos y otros dispositivos para identificar
y etiquetar partes del documento), contexto (el entorno y la red de
relaciones en los que el documento ha sido creado y útil a su estructura
17
Tipos de documentos
Cuadro: 2. Tipos de documentos
Elaborado por: Walter Torres R. y Andrea Moreno C.
De acuerdo al Manual de Archivología Hispanoamericana. Teorías y
Principios de Tanodi A. y Tanodi B. (2009) Indica los principales tipos de los
documentos:
Manuscritos: escritos en papel (en algunos casos en pergaminos, vitela u
otro medio hasta el S. XIX) que utilizan por lo general para grabar tinta o
lápiz.
Impresos: en papel, mediante máquina de escribir u otro medio mecánico,
ahora también por computadora.
Cartográficos: muchos de ellos también son manuscritos. Se basan
fundamentalmente en presentaciones gráficas, además de texto escrito;
desde luego, un gran número de documentos cartográficos y
arquitectónicos se imprimen o reproducen de otras muchas maneras.
18
Materiales audiovisuales: negativos y copias de fotografías fijas y de
películas; cintas de vídeo; grabaciones sonoras en cilindros, discos y cintas
magnéticas; micro películas, micro tarjetas, microfichas de terminal de
computadoras.
Legibles por máquina: información de carácter documental que se
elabora, almacena, maneja, reproduce o presenta mediante la utilización
de computadoras o por cualquier otro dispositivo electrónico de
procesamiento de datos.
Existen varios tipos de documentos y acatan a las actividades que
tiene un organismo, cada uno tiene su importancia sirven para resolver las
decisiones de la administración, juicios, para la comunicación entre otros y
un mismo organismo, los documentos permiten dejar constancia de sus
actividades.
Cuadro: 3 Registro de documentos
Elaborado por: Walter torres R. y Andrea Moreno C.
REGISTRO DE DOCUMENTOS. Encontramos para este término dos
acepciones: Lugar donde se centraliza la entrada y la salida de documentos
19
Libros u otros medios. - Donde será anotada y referida toda la
documentación de entrada y/o salida que tiene lugar. La finalidad básica del
registro en términos generales es el control de todos los documentos que
entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad.
CLASES DE REGISTRO.
Registro general: Es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar
toda comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con
el exterior, puede ser de dos tipos:
Registro general de entrada. Se hará el correspondiente asiento de todo
escrito que se reciba, y se pueden utilizar dos procedimientos:
De registro único. Un libro para los diferentes departamentos de un
mismo órgano.
De registro múltiple. Un libro por cada departamento de la misma entidad
que reciba correspondencia.
Registro general de salida. Se anotará la salida de los escritos y
comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares. Pueden
utilizarse procedimiento de registro único o múltiple.
Registro auxiliar. Los órganos administrativos podrán crear en las
unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros
registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones.
Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán
toda anotación que efectúen.
20
Registro de archivo. Para inscribir todos aquellos documentos que han
sido archivados.
Variable Dependiente
Organización Archivística
Definición
La organización de la documentación del sistema de gestión de la
calidad normalmente sigue los procesos y lineamientos de la organización
o a la estructura de la norma de calidad que aplica, o a una combinación
de ambas. Pero puede utilizarse cualquier otra forma que satisfaga las
necesidades de la organización. “La estructura de la documentación
utilizada en el sistema de gestión de la calidad puede desarrollarse en
forma jerárquica. Esta estructura facilita la distribución, conservación y
comprensión de la documentación.” (Artiles Visbal, 2012)
Es un proceso técnico de la archivística, considerando que es la más
importante, es el primer paso para mantener una correcta localización de
la información, siempre y cuando se respete el orden original de
procedencia para no confundir el funcionamiento de sus actividades. Así
todo archivo que organiza bien sus documentos tendrá un buen desarrollo
y sus servicios serán de calidad cuando lo requieran.
Principios generales de la organización archivística
De acuerdo con Gavilán (2009) en su artículo principios generales de
organización de fondos archivísticos clasificación y ordenación de
documentos cuadros de clasificación define que “los principios generales
de la organización archivística de los fondos documentales son el respeto
21
al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por
la oficina productora de los mismos”. (s. p).
El autor determina dos principios los cuales observaremos en el siguiente
cuadro:
Cuadro 4 - Principios Generales de la Organización Archivística
Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Fuente: Gavilán (2009) en su artículo Principios generales
de organización de fondos archivísticos clasificación y ordenación.
Debido a que el respeto del origen o natural en el orden de los
documentos, es la base primordial de cada organización. Es el respeto de
inicio de cada documentación que ha sido creada lo cual se debe tomar en
cuenta en toda entidad productora.
¿QUÉ SON ARCHIVOS?
Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección
de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada
como una unidad en alguna parte de la computadora.
Principio de procedencia
-Documento situado en el fondo documetal del que
procede , tomando en cuenta que debe
mantenerse independiente de cada fondo
- Válido para los arhivos histórico y administrativos
Principio de orden natural
-Orden original que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o
expediente consecutivamente van
llegando
- Actuaciones administrativas que dieron
origen a su producción
22
Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo,
que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de
estas informaciones.
Procesos de la organización archivísticos
Organización de Documentos
es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un
conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signarlos
documentos de cada entidad. En esta etapa se debe alcanzar a identificar
las respectivas series y sub-series documentales
Cuadro 5 - Procesos de la Organización Archivística
Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Fuente: Archivo general de la Nación (2009)
Clasificar. - Separar o dividir en clases o grupos que sean susceptibles
de subdivisiones, teniendo en cuenta la estructura orgánica y/o las
funciones institucionales.
Ordenar. - es la unión de los elementos que se relacionan en cada grupo,
mediante los sistemas más convenientes que pueden ser: numérico,
alfabético, cronológico alfanumérico.
Clasificar Ordenar signarorganizació
n
archivística
23
Gráfico 1 - Clasificación de Documentos
Fuente:(«fondos_archivo.jpg (Imagen
JPEG, 2272 × 1704 píxeles)», s. f.)
Gráfico 2 - Ordenación de Documento
Fuente:(«fondos_archivo.jpg (Imagen JPEG,
2272 × 1704 píxeles)», s. f.)
Gráfico 3 - Ordenación Numérica
Fuente:(can-stock-photo_csp5792605.jpg (Imagen
JPEG, 450 × 320 píxeles) - Escalado (0 %), s. f.)
Gráfico 4 - Ordenación alfabética
Fuente;(archivos-documentos-becas-ordenar-
JPEG, × 225 píxeles) - Escalado (0 %),
24
SIGNAR
Asignación de símbolos de codificación para su identificación ya (por
unidades orgánicas, por series documentales, etc.). Pueden ser letras o
números o la combinación de ambas.
Son los procesos del desarrollo de la organización, cuyo fin es brindar
una localización eficiente de la información. Son los que benefician al
profesional en la búsqueda del documento, lo cual favorece a que su trabajo
se esté cumpliendo con las actividades correspondientes.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Consiste en el proceso físico y técnico de cualquier material sin
importar su soporte, esto en base de normas utilizadas a nivel mundo que
permitan dar lugar físico y temático a cada material. Su objetivo es la
organización y descripción archivística y hacer entendible su información y
ubicación.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar,
analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos
con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos
(guías, inventarios, catálogos), que permitan conocer, localizar y controlar
los fondos documentales de cada entidad. Esto nos permitirá brindar
además un eficiente y eficaz servicio de información.
25
SELECCIÓN DOCUMENTAL
Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar,
analizar y evaluar las series documentales generales en una institución,
esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo
utilizado para fines administrativos y cuales otras deben conservarse
permanentemente para la consulta ciudadana o confines culturales.
Este proceso permite programar las transferencias de documentos,
además de la eliminación periódica de los documentos innecesarios, de
acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle.
a) Transferencia de Documentos: a través de este proceso
archivístico evitamos que los documentos que se producen a
diario se acumules en los primeros niveles de archivo en forma
indefinida. esto permite además de disponer de un mayor
espacio físico, equipo y materiales, garantizando la integridad y
la conservación del patrimonio documental. Se recomienda
verificar que los documentos a transferirse hayan sido
debidamente foliados.
b) Eliminación de Documentos: Este proceso archivístico consiste
en la destrucción de los documentos considerados innecesarios,
previa autorización del Archivo General de la Nación o los
Archivos Regionales en el ámbito de su competencia. Para ello
es necesario conformar un Comité Evaluador de Documentos
(CED), que se constituye en la máxima autoridad archivística en
cada institución.
26
TIPOS DE SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS
Para la clasificación de archivos, existen diversas maneras de
ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la actividad que
tenga la empresa o institución.
Archivo General: Está destinado para aquella documentación que
no está inmersa en las funciones de la empresa y que no guardan
relación directa, pero que sí deben ser archivadas.
Archivo Alfabético: Como su nombre lo indica, se ordena de
acuerdo a la letra inicial o al nombre del documento, que coincida
con la letra del alfabeto.
Archivo Numérico: Usa números en vez del alfabeto.
Generalmente se usa para clasificar por años, meses y días. Son
muy útiles para cualquier tipo de archivo, especialmente financiero.
Los números consecutivos pueden asignarse de acuerdo a la
llegada de documentos o de importancia.
Archivo Alfanumérico: Es una combinación del alfabético con el
numérico: A-1, A-2, A-100, 1-A, etc.
Cualquiera que sea el tipo de archivo, debe tenerse una hoja de control
o guía y un libro de registro de préstamos de documentos, dónde
puedan firmar las personas que lo usan y quede la constancia de la
entrega o devolución.
27
Profesionales Archivistas
Definición
Es una opinión casi unánime de los archiveros de todos los países, que
el problema del personal es fundamental y que exige solución urgente. La
escasez de archiveros con instrucción adecuada, a pesar de que existen
carreras profesionales, obstaculiza el normal desenvolvimiento de múltiples
tareas; a esto se agrega la falta de personal auxiliar capacitado.
Un profesional de archivo tiene la enorme responsabilidad de
administrar y custodiar los documentos con las técnicas y procesos
adecuados ya que son un valioso tesoro de vida para el futuro de todos.
Tanodi A. & Tanodi. B, (2009) expresa:
Desde el punto vista SUBJETIVO, en primer lugar está la
vocación. Pero, por sí sola no basta, debe ser completada
con un proceso formativo (que se logra en los centros de
estudios especializados) y que no termina nunca.
(Continuamente se debe estar perfeccionando). (p. 227).
Los profesionales de archivo deben tener una formación correcta y
continua, ya que es una profesión ejemplar, de ellos depende la custodia,
preservación y conservación de la información, ser archivista es ser
guardianes de historias importantes.
Perfil
Todo profesional de archivo debe estar capacitado y actualizado
para el uso correcto del documento para cumplir con su trabajo con
eficiencia y sobre todo brindar un buen servicio de información al usuario.
28
Asociación de Archiveros de Navarra, (2012) en su artículo El perfil
profesional de los archiveros determinan:
El perfil de los archiveros tiene por objetivo establecer la
relación de actividades que se efectúan en el seno de un
servicio de archivos. Los profesionales que dirigen o
desempeñan estas actividades disponen para ello de
conocimientos especializados. El conocimiento teórico
constituye la base de las competencias profesionales con
las que ejercen su actividad. (p. 3)
Dentro de los perfiles, hace referencia el mantenerse como un
excelente administrador de archivo, ya que, deber ir de la mano con la
nueva era de la información para la correcta aplicación de los métodos y
por ende, ser responsables para la debida conservación de la información.
Deben enfrentar los retos, estar actualizados y tener capacidades como
son:
Las tomas de decisiones para mantener bien organizado los
documentos según las normas de cada institución.
Debe crear un sistema de archivo que favorezca a los usuarios a tener
una información de calidad.
Cumplir como profesional custodio de la información para hacerla
accesible brindando respuestas eficientes en el momento indicado.
Fundamentación filosófica
La investigación se encuentra en el paradigma crítico pro positivo,
con enfoque cualitativo y cuantitativo, considerando a la secretaria
responsable de su aprendizaje; en la investigación mediante el análisis y
entre las causas y consecuencias se establecerán alternativas que
contribuyan en la solución del problema la inadecuada organización del
archivo y la gestión de la secretaria buscando respuestas a las
29
interrogantes, a través de un conjunto de indicadores como: clientes,
usuarios, procesos internos, procesos externos, etc.
Es crítico porque se cuestiona los esquemas tradicionales con los
modernos, considerándose que la creación del archivo fue resultado de la
visión y el empeño del personal en identificar, ordenar y digitalizar de mejor
manera el fondo documental, creándose diferentes sistemas para su
clasificación.
Es pro positivo por qué se plantea una alternativa de solución
destacándose que los archivos de documentos sirven para recuperar con
agilidad y en tiempo oportuno toda la información almacenada por una
oficina en el desarrollo de su actividad, estableciendo mecanismos a fin de
eliminar la duplicidad de la información innecesaria.
Fundamentación Sociológica
La sociología es la que determina el origen etimológico de dicho
termino sus antecedentes se encuentra en latín y más exactamente en la
unión de las palabras socios que vendría a traducirse como “socio o
individuo”, y logia que significa “estudio” partiendo de ellos se puede decir
que la sociología es el estudio del socio o el individuo.
Esta ciencia analiza las formas internas de organización, las
relaciones que los sujetos mantienen entre sí y con el sistema, y el grado
de cohesión existente en el marco de estructura social. Lo que hace es
enfrentarse a la acción social para así poder acometer la explicación
30
causalmente, desde un enfoque de conocimiento llamado interpretativo,
tanto su desarrollo como sus efectos.
Fundamentación Ontológica
BUITRAGO, Stefany. (2010). El término ontología en los diferentes
archivos hace referencia al cuidado y conservación de documentos y con
la finalidad de facilitar la comunicación y el intercambio de información entre
diferentes sistemas y entidades; hace referencia al estudio del ser y su
existencia en general. (p. 51)
Según esta cita que menciona dice que los archivos son la referencia
al cuidado y a la conservación de los documentos y que el archivista tiene
la finalidad de intercambiar toda información de los diferentes sistemas.
El archivista procederá de acuerdo con los principios archivísticos
generales aceptados y practicados debiendo salvaguardar la
documentación como soporte tradicional, basándose en el conocimiento de
los requerimientos que presenten las instituciones administrativas y en las
políticas de adquisición.
Fundamentación Psicológica
ECHEGOYEN OLLETA, Javier. (2010). La sociedad de la
información facilita la creación, distribución y manipulación de la
información, donde su conservación juega un papel importante en las
actividades sociales, culturales y económicas distinguiendo momentos
importantes en la vida del hombre desde su origen, hasta la actualidad.
31
Las distintas innovaciones de la información se realizan siguiendo
reglas o procedimientos; que permiten conocer, comprender, organizar y
usar los documentos de acuerdo a la necesidad del ser humano,
fortaleciendo la práctica de los valores éticos sobre la base de la
comprensión y el respeto mutuo.
Fundamentación Legal
LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS (PUBLICADO EN EL
REGISTRO OFICIAL N° 265 DEL 16 DE JUNIO DE 1982)
CAPÍTULO I
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO
Art. 1.- Constituye Patrimonio del Estado la documentación básica
que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de
todas las Instituciones de los sectores públicos, y privado, así como la de
personas particulares, que sean calificadas como tal Patrimonio por el
Comité Ejecutivo previsto en el Art. 9 de esta Ley, y que sirva de fuente para
estudios históricos, económicos, sociales, jurídicos y de cualquier índole.
Dicha documentación básica estará constituida por los siguientes
instrumentos:
a) Escritos manuscritos, dactilográficos o impresos, ya sean originales o
copias;
b) Mapas, planos, croquis y dibujos;
c) Reproducciones fotográficas y cinematográficas, sean negativos, placas,
películas y clisés;
d) Material sonoro, contenido en cualquier forma;
e) Material cibernético; y,
32
f) Otros materiales no especificados.
Art. 2.- El material del Patrimonio Documental que sea de propiedad
del Estado es inalienable.
Si perteneciere a persona particular o jurídica del sector privado, tal material
podrá enajenarse, previa autorización de la Inspectoría General de
Archivos.
El material del Patrimonio Documental del Estado no podrá salir del
país sino en forma temporal, y con la autorización previa del Comité
Ejecutivo de Archivos.
PARÁGRAFO QUINTO
De los Archivos Públicos y Privados
Art. 13.- Los archivos del país se clasifican en: activos, intermedio o
temporal y permanente.
Art. 14.- Son archivos activos, aquellos cuya documentación se considera
de utilización frecuente y con 15 años o menos de existencia
a) Recibir y administrar la documentación indicada en el Art.15;
b) Procesar y evaluar dicha documentación, de conformidad con las
disposiciones de esta Ley y de sus Reglamentos;
c) Someter a conocimiento del Comité Ejecutivo la documentación
evaluada para que éste determine su destino;
33
d) Remitir al archivo nacional la documentación calificada como
permanente;
e) Atender las consultas que se hagan sobre los fondos documentales que
posee, y conferir copias de los mismos, de acuerdo con el reglamento;
f) Restaurar los documentos que lo requieran;
g) Controlar el préstamo y la devolución de los documentos de este archivo,
préstamo que se efectuará solamente a los archivos de origen de
Art. 23.- El Consejo Nacional de Archivos podrá proporcionar ayuda técnica
y económica a los particulares que posean documentos que formaren o
pudieran formar parte del Patrimonio Documental del Estado, y que la
requieran para su conservación y organización adecuada, igual ayuda se
proporcionará al propietario de tales documentos, cuando éste facilite su
consulta para estudio o investigación.
No.CNA-001-2005
El Concejo Nacional de Archivos
Considerando: Art. 17.- Archivos permanentes son aquellos cuya
documentación, por sus características específicas e importancia
constituye fuente de estudio e investigación en cualquier rama, y que
deberá mantenerse en sus dependencias de origen o pasar al Archivo
Nacional cuando se trate de documentos pertenecientes a instituciones o
dependencias del sector público, salvo las excepciones señaladas en la
Ley.
En cuanto a los documentos del Archivo-Biblioteca de la Función
Legislativa, y de los Ministerios de Relaciones Exteriores, y de Defensa
34
Nacional, se requerirá, además, el consentimiento y la autorización de la
Cámara Nacional de Representantes para el primero y de los respectivos
Ministros para los segundos.
Art. 19.- Salvo lo dispuesto en el artículo precedente, los documentos de
fechas anteriores al año 1900, que se mantengan en archivos del sector
público, pasarán al Archivo Nacional o a sus secciónales.
Art. 20.- El Archivo Nacional, funcionará en Quito, adscrito al Consejo
Nacional de Archivos, y tendrá autonomía económica y administrativa. Su
director será designado por el Consejo Nacional de Archivos. El director
nombrará al personal de su dependencia.
Art. 21.- El Archivo Nacional, el Archivo- Biblioteca de la Función
Legislativa, el Sistema Nacional de Archivos y el Archivo Intermedio,
estarán a cargo de sus respectivos directores. Estos para ser designados,
deberán reunir los siguientes requisitos:
Ser egresados de una escuela universitaria, haber realizado cursos de
organización y administración de archivos, tener experiencia de por lo
menos dos años en el ramo archivístico.
Art. 22.- Las entidades del sector público y privado, así como las personas
particulares que posean o custodien material que pueda ser considerado
parte del Patrimonio Documental del Estado para efectos del Registro de
que habla esta Ley, informarán obligatoria-mente de su tenencia a la
Inspectoría General de Archivos.
35
Que el reglamento a la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública, en la disposición general ordena que el Sistema
Nacional de Archivos prepare y expida un instructivo para que las
instituciones sometidas a dicha ley orgánica, cumplan con sus obligaciones
relativas a archivos y custodia de información, a fin de poner a disposición
de quienes legal y justificadamente la necesiten; Que en el marco de este
instructivo es necesario establecer procedimientos técnicos que permitan
estandarizar la aplicación de los procesos archivísticos, desde el ingreso
del documentos hasta la custodia, de todos los documentos considerados
de propiedad de las instituciones públicas y privadas con participación del
Estado, cuya aplicación será responsabilidad de casa una de estas
entidades y los encargados de los archivos institucionales.
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a La Información Pública
No. 24, publicado en el Registro Oficial Suplemento 337 del 18 de mayo del
2004.
Considerando:
Que el artículo 81 de la Constitución Política de la República,
garantiza el derecho a acceder a las fuentes de información, como
mecanismo para ejercer la participación democrática respecto del manejo
de la cosa pública y la rendición de cuentas a la que están sujetos todos
los funcionarios del Estado, y demás entidades obligadas por esta Ley:
Que es necesario hacer efectivo el principio de publicidad de los
actos, contratos y gestiones de las instituciones del Estado y de aquellas
financiadas con recursos públicos o que por su naturaleza sean de interés
público;
36
Que la misma norma constitucional establece que no existirá reserva
respecto de informaciones que reposen en archivos públicos, excepto de
aquellas que por seguridad nacional no deben ser dadas a conocer;
Que la libertad de información está reconocida tanto en el artículo 19
del Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos, como en el artículo
13 de la Convención Interamericana de Derechos Humanos
Art. 5.- Información Pública.
Se considera información pública, todo documento en cualquier
formato, que se encuentre en poder de las instituciones públicas y de las
personas jurídicas a las que se refiere esta Ley, contenidos, creados u
obtenidos por ellas, que se encuentren bajo su responsabilidad o se hayan
producido con recursos del Estado.
Art. 10.- Custodia de la Información.
Es responsabilidad de las instituciones públicas, personas jurídicas
de derecho público y demás entes señalados en el artículo 1 de la presente
Ley, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para que
el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en
ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y
archivo de la información y documentación para impedir u obstaculizar el
ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su destrucción.
Quienes administren, manejen, archiven o conserven información
pública, serán personalmente responsables, solidariamente con la
autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha información y/o
documentación, por las consecuencias civiles, administrativas o penales a
37
que pudiera haber lugar, por sus acciones u omisiones, en la ocultación,
alteración, pérdida y/o desmembración de documentación e información
pública. Los documentos originales deberán permanecer en las
dependencias a las que pertenezcan, hasta que sean transferidas a los
archivos generales o Archivo Nacional.
El tiempo de conservación de los documentos públicos, lo
determinará la Ley del Sistema de Archivo Nacional y las disposiciones que
regulen la conservación de la información pública confidencial.
Los documentos de una institución que desapareciere, pasarán bajo
inventario al Archivo Nacional y en caso de fusión interinstitucional, será
responsable de aquello la nueva entidad
38
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA, PROCESO, ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE
RESULTADOS
Diseño Metodológico
Según: Dewey, John. 2010: “la investigación del conocimiento se ubica
en el proceso de los lineamientos del paradigma critico pro positivo en el
cual la vida se sostiene y se desenvuelve’ (p. 40).
Como afirma en la cita, la parte operativa de todo proyecto es la
investigación, la que se utilizará y proporcionará el verdadero conocimiento
que permite aplicar los métodos.
La metodología de la investigación:
Es una disciplina de conocimiento encargada de elaborar, definir y
sistematizar el conjunto de técnicas, métodos y procedimientos que se
deben seguir durante el desarrollo de un proceso de investigación para la
producción de conocimiento.
Orienta la manera en que vamos a enfocar una investigación y la
forma en que vamos a recolectar, analizar y clasificar los datos, con el
objetivo de que nuestros resultados tengan validez y pertinencia, y cumplan
con los estándares de exigencia científica.
La metodología de la investigación, en este sentido, es también la
parte de un proyecto de investigación donde se expone y describe
39
razonadamente los criterios adoptados en la elección de la metodología,
sea esta cuantitativa o cualitativa.
Método cualitativo
Según el resumen (Hernández Sampierre.R 2011). “Se fundamenta
en el método hipotético deductivo. Establece teorías y preguntas iniciales
de investigación, de las cuales se derivan hipótesis. Estas se someten a
prueba utilizando diseños de investigación apropiados. Mide las variables
en un contexto determinado, analiza las mediciones, y establece
conclusiones”.
Por medio de esta cita el método que se analiza el conteo, y
estadística, encuestas, experimentación, patrones, recolección de datos.
No desecha la realidad subjetiva. Esta consiste en el conjunto de creencias,
pre suposiciones, experiencias subjetivas de las personas (y del
investigador). Sin embargo, sus estudios profundizan en la realidad
objetiva, siendo esta objetiva e independiente de creencias, y más
susceptible de conocerse. Y es necesario conocerla a través de
información. La recolección y el análisis de datos que se siguen son
confiables. Se asocia con experimentos. Tiene como objetivo lograr que las
creencias del investigador se acerquen a la realidad del ambiente
Método cuantitativo
Según Sampiere 2013). “Usa la recolección de datos para probar
hipótesis, con base en la medición numérica y el análisis estadístico, para
establecer patrones de comportamiento y probar teorías” (p. 4).
40
Estos datos se verifican y analizan con las hipótesis necesarias
y poder comprobar mediante los análisis estadísticos.
Por medio de este método se analiza, lo que va a permitir
estructurar los datos de las encuestas para que se puedan ser tabuladas y
representadas mediante los gráficos, mostrando los resultados de las
investigaciones de campo.
Método Inductivo
M
- El método inductivo es aquel método científico que alcanza
conclusiones generales partiendo de hipótesis o antecedentes en
particular. El método inductivo suele basarse en la observación y la
experimentación de hechos y acciones concretas para así llegar a una
resolución o conclusión general sobre estos; es decir en este proceso se
comienza por los datos y finaliza llegan a una teoría, por lo tanto, se puede
decir que asciende de lo particular a lo general.
Por medio de este método inductivo se exponen leyes generales acerca del
comportamiento y el conocimiento o la conducta del objeto partiendo
específicamente de la observación para alcanzar la calidad en la
clasificación de los documentos
La metodología utilizada para la realización de este proceso puede
resumirse en cuatro pasos, los cuales comprenden la observación de los
hechos o acciones y registro de ellos, la indagación científica da inicio
siempre partiendo de un fenómeno en particular, que no posee una
41
explicación propia dentro de los posibles conocimientos científicos
existentes
Método Deductivo
El método deductivo es una estrategia de razonamiento empleada para
deducir conclusiones lógicas a partir de una serie de premisas o principios.
Según el método deductivo, la conclusión se halla dentro de las propias
premisas referidas o, dicho de otro modo, la conclusión es consecuencia
de estas.
Existen dos formas de método deductivo:
Método deductivo directo: Es aquel en que el juicio se produce a partir
de una única premisa, sin que esta sea contrastada con otras.
Método deductivo indirecto: Es aquel que la primera premisa contiene la
proposición universal, y la segunda una de carácter particular. La
conclusión, en consecuencia, será el resultado de la comparación entre
ambas.
Por medio de la aplicación de este método nos conduce al objeto de estudio
y buscamos la calidad de los servicios que debemos tener hacia los
usuarios de las entidades públicas.
Tipos de Investigación
La investigación es un procedimiento sistemático, crítico, reflexivo y
controlado que le da al investigador la posibilidad de descubrir nuevos
42
datos, hechos, leyes o relaciones en cualquier campo del conocimiento.
Exploratorias: estas investigaciones son las que se realizan sobre
fenómenos de los que se tiene poco o ningún conocimiento. Esto hace que
sus objetivos sean enunciar una visión general del objeto a estudiar, en la
que se señalan sus aspectos fundamentales. Generalmente, a partir de
este tipo de investigación se determinan lineamientos para investigaciones
futuras.
Este tipo de investigaciones presenta una visión general del tema de
estudio, sin llegar a desarrollar más que conceptos básicos o caracterizar
una situación o problemática determinada. Dos son las características
generales de este tipo de investigaciones.
1) El poco estudio del tema elegido, la cual limita la formulación de
hipótesis precisas o elaborar una descripción detallada; y
2) La escasa contribución de la teoría existente a la comprensión
del fenómeno o conjunto de fenómenos estudiados.
Explicativa: Estas investigaciones buscan determinar los porqués de los
fenómenos por medio de la determinación de relaciones de causa-efecto.
Estas investigaciones se concentran en estudiar las causas o los efectos
de un determinado hecho por medio de la prueba de hipótesis. Lo que
busca es explicar el significado de un aspecto de la realidad a partir de
teorías que se toman como referencia. Este tipo investigaciones exige
mayor concentración y capacidad de análisis y síntesis por parte del
investigador, ya que las variables que se manifiestan ante los sentidos
deben ser meticulosamente estudiadas.
43
Descriptivas: Esta investigación se limita a señalar las características
particulares y diferenciadoras de algún fenómeno o situación en particular.
Tienen como objetivo predecir acontecimientos, así como también
establecer relaciones entre variables y son orientadas por una hipótesis.
Una serie de estudios descriptivos permiten ir acumulando una
considerable cantidad de conocimiento sobre el mismo tema.
Investigación de campo
El trabajo de campo implica la relación directa del investigador con las
fuentes de información no documentales. Ezequiel Ander-Egg (1977: 37-
40) identifica dos tipos de contacto que caracterizan la investigación de
campo:
1) Global, que implica una aproximación integral al fenómeno a
estudiar, identificando las características naturales, económicas,
residenciales y humanas del objeto de estudio; y,
2) Individual que implica la aproximación y relacionamiento con las
personalidades más importantes del grupo (identifica los líderes de
los distintos niveles como los más importantes proveedores de la
información.
44
Población y Muestra
Población
R. Hernández et al., (2010) indican que “las poblaciones deben situarse
claramente en torno a sus características de contenido, de lugar y en el
tiempo” (p. 174).
Según esta cita la población es el conjunto de entidades de las
cuales se formula la pregunta de la investigación, o lo que es lo mismo el
conjunto de entidades a los cuales se refiere las conclusiones de la
investigación.
La población está conformada por un 1 jefe del departamento, 39 usuarios
y 31 trabajadores administrativos de la institución que da un total de 91.
Cuadro 6- Distributivo de población
N° Detalle Personas
1 Directivo 1
2 Administrativo ( personal que labora en el departamento de talento humano
31
3 Usuarios 39
4 Total 71
Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea Fuente: datos de la investigación
Muestra
Es subconjunto fielmente representado por la población. Hay diferentes
tipos de muestreo, el tipo de muestra que se seleccione dependerá de la
calidad y cuán representativo se quiera que sea el estudio de la población.
45
Es la parte de la población que se selecciona, de la cual realmente se
obtiene la información para el desarrollo del estudio y sobre la cual se
efectuarán la medición y la observación de las variables objeto de estudio.
R. Hernández et al. (2010) define que “es un subgrupo de la
población de interés sobre el cual se recolectarán datos, y que tiene que
definirse o delimitarse de antemano con precisión, éste deberá ser
representativo de dicha población” (p. 173).
En lo que respecta a esta investigación se utilizará la población total,
considerándola como la muestra con propósito. Los datos se toman de los
usuarios que utilizan del servicio de los archivos del área de talento
humano.
Cuadro 7 - Distributivo de Muestra
N° Detalle Personas
1 Directivo 1
2 Administrativo ( personal que labora en el departamento de talento humano
31
3 Usuarios 39
4 Total 71
Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Fuente: datos de la investigación
Escala de Likert
Cada instrumento se lo elabora a través de cuestionarios de
preguntas de tipo cerrada, con escala de Likert. Para el proceso de
tabulación de los datos, se utilizó el programa de Microsoft Excel, mediante
el cual se ingresaron y procesaron los datos obtenidos en las encuestas
46
que justifiquen la investigación, los mismos que presentan estadísticas,
gráficos y análisis de contenido.
Cuadro 8. Interpretación de la Escala de Likert
5 Muy de acuerdo
4 De acuerdo
3 indiferente
2 En desacuerdo
1 Muy desacuerdo
Elaborado por: Walter Torres y Andrea Moreno
El análisis e interpretación de los resultados ayudará a tener una
óptica general de lo ya indicado, además de observar la necesidad y darle
factibilidad de aplicación a la propuesta que está relacionada al tema de
estudio, beneficiando a los usuarios en general que acude diariamente al
departamento de talento humano.
47
Cuadro de Operacionalización de Variables
Cuadro 9 - Cuadro de variables
variables Dimensiones indicadores
Clasificación
Clases de archivos
Concepto Archivo
activo,inactivo,semiactivo,permanente
Variable independiente
Clasificación y Registro de documentos.
Desde el punto de vista administrativo el
documento seria toda información o hecho
figado. Registro de documentos se registra en cualquier tipo de soporte material
que sirvan para acreditar o comprobar algo.
documentos
Administración de documentos
Información del documento
Tipos de documentos
concepto
concepto
concepto
Definición
Registro de documentos
Concepto: clase de registro, registro de entrada, registro
único, registro múltiple, registro de salida, auxiliar, registro de archivo, de contenido, registro
de derecho de acceso
Variable Dependiente Organización archivística
Definición Principio generales de
organización de archivo
Que es un archivo
concepto
Organización archivística
Esta consiste en dar un orden lógico, una estructura a los
documentos que se generan en las
transacciones diarias de las empresas
Proceso de
organización de documentos
Definición
Organización documental
Tipo ( sistema de
clasificación
Concepto Alfabético,numérico,alfanuméri
co,cronológico,
Elaborado por: Torres Walter y Andrea Moreno
Fuente: Propia de la investigación
48
Métodos de Investigación
En este proyecto se aplica los siguientes métodos que
mencionaremos a continuación:
Empíricos: Observación, encuestas, entrevista.
Teóricos: deductivo, analítico.
Estadísticos/ Matemático: descriptivo.
Profesional: Excel, encuestas estructuradas, entrevistas.
Técnicas e Instrumentos de Investigación
Son los conjuntos de mecanismos que recolectan, conservan,
transmiten y analizan los datos con los cuales se extrae la información
requerida e importante que ayudará a la investigación.
Observación
Bernal (2010), en su obra Metodología de la Investigación define a La
observación como “técnica de investigación científica, es un proceso
riguroso que permite conocer, de forma directa, el objeto de estudio para
luego describir y analizar situaciones sobre la realidad estudiada” (p. 257).
En el momento que toda persona plantea diseñar un proyecto, utiliza
varias técnicas de recolección de la información, entre ellas la observación.
Debido a que es la primera en ser aplicada, porque sirve como fuente donde
se obtiene los aspectos que permitan encontrar una problemática e iniciar
un proyecto. A la vez, deben cumplir con los procesos que hagan posible
conocer de manera objetiva lo que se está estudiando.
49
Existen 2 clases de observación
Directa. - Es cuando se relaciona personalmente el hecho del que se trata
para investigar.
Indirecta. - Es cuando el investigado obtuvo el conocimiento a través de
las observaciones realizadas anteriormente por cualquier otra persona.
Encuesta
Es una técnica de investigación en donde se elaboran cuestionario de
interrogantes para ser realizada a las personas en donde se realiza un
análisis estadístico cuya finalidad es buscar resultados de viabilidad para
el proyecto. Considerado como un instrumento de medición y se puede
aplicar de varias maneras como:
Encuesta por medio escrito.
Aplicación directa-personal.
Encuesta por correo.
Encuesta por teléfono.
Centro de Investigaciones Sociológicas CIS (s. f.) Define lo siguiente
“La encuesta es una técnica de recogida de datos mediante la aplicación
de un cuestionario a una muestra de individuos. A través de las encuestas
se pueden recoger conocer las opiniones, las actitudes y los
comportamientos de los ciudadanos” (párr. 1).
Realizar una encuesta, genera los datos necesarios que ayudarán a
alcanzar el propósito y el objetivo del trabajo a investigar.
50
La encuesta de este proyecto es por medio escrito consta de 10
preguntas, que se toma a los usuarios que acuden al área de talento
humano y al personal que labora en dicha institución.
Entrevista
Según Buendía, Colas y Hernández en el libro de Metodología de la
investigación de Vernal (2010) “la entrevista es una técnica que consiste en
recoger información mediante un proceso directo de comunicación entre
entrevistador(es) y entrevistado(s), en el cual el entrevistado responde a
cuestiones, previamente diseñadas en función de las dimensiones que se
pretenden estudiar, planteadas por el entrevistador” (p. 256).
La información que se toma en la entrevista es para obtener la
información que será de gran utilidad del cual ayudara a resolver la
problemática y constate lo que está en estudio.
La entrevista que se realizó fue a la directora del departamento de
talento humano de la C.T.E de las cuales, se les aplicó 5 interrogantes que
trataban de dar información de la problemática.
Análisis e Interpretación de Datos
Este proyecto de pregrado, está fundamentada en la investigación que
se realizó para conocer y plantear una alternativa de solución a los
problemas antes mencionados “INCIDENCIA EN LA ORGANIZACIÓN
ARCHIVÍSTICA EN LA CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE
DOCUMENTOS DE LOS USUARIOS DE LA C.T.E. ZONA 8, DISTRITO 3,
PROVINCIA DEL GUAYAS, CANTÓN GUAYAQUIL, PERÍODO 2016
DISEÑO DE UN CATALOGO METODOLÓGICO CON PROCEDIMIENTO
51
EN LA APLICACIÓN EN EL SISTEMA DE ALFA NÚMERICO” que se
sustenta en la aplicación de dos encuestas para la recolección de datos,
una dirigida al personal administrativo y otra a los usuarios que asisten al
área de archivo.
52
ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL QUE LABORA EN EL
DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO DE LA C.T.E. ZONA 8,
1.- En su área de desempeño, requieren la guía de clasificación
archivística
Tabla 1 – área de desempeño
Código
Categorías Frecuencias Porcentajes
1
Muy de acuerdo 29 93
De acuerdo
Indiferente 2 7
En desacuerdo
Muy en Desacuerdo
Total 31 100%
Fuente: Usuarios y colaboradores de Talento humano´ Elaborado por: Torres Walter Moreno Andrea
Gráfico 5 – Área de desempeño
Fuente: personal labora en el departamento de talento humano de la C.T.E. Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: De los 31 encuestados, colaboradores de la Unidad, 29
que representan al 93%, están totalmente de acuerdo en que se requiere
la guía, mientras que al 7% le es indiferente.
7%
93%
profesionales
empleadas (o)
53
2.- ¿Considera usted que la clasificación correcta de las documentos
fortalecerá los demás servicios que brinda el área de talento humano?
Tabla 2 - clasificación correcta de los documentos
Código
Categorías Frecuencias Porcentajes
2
Muy de acuerdo 31 100%
De acuerdo 0%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
Total 31 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 6 - clasificación correcta de los documentos
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: Los 31 encuestados que laboran en el departamento de
talento humano están Totalmente de acuerdo que la clasificación correcta
de los documentos fortalecerá los demás servicios que brinda la institución.
100%
0%0%0% Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Indiferente
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
54
3.- ¿El servicio que brinda el área de talento humano debe ser eficiente
y de calidad?
Tabla 3 - El servicio que brinda el área de talento humano
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
3
Muy de acuerdo 25 83%
De acuerdo 6 17%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
Total 31 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 7 - El servicio que brinda el área de talento humano
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: 25 encuestados, que representa el 83% están totalmente de
acuerdo que debe ser más eficiente el servicio en el área de talento
humano y 6, que son el 17% están de acuerdo
83%
17%0%0%0%
Servicio eficiente y de calidad
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Indiferente
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
55
4.- ¿El tiempo de respuesta al solicitar un documento el usuario es?
Tabla 4 - El tiempo de respuesta al solicitar un documento
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
4
Rápida 5 25%
Pausadamente 26 75%
Lenta 0 0%
Total 31 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 8 - El tiempo de respuesta al solicitar un documento
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: 31 encuestados, de los cuales 26, que corresponde al 75%
afirman que el tiempo de respuesta al solicitar un documento es
pausadamente y 5, que están dentro del 25 opinan que es rápido.
Rápida25%
Pausadamente75%
Lenta0%
Tiempo de respuesta
Rápida
Pausadamente
Lenta
56
5.- ¿Considera usted que la falta de un sistema de clasificación
documental impide el buen manejo de los archivos?
Tabla 5 - La falta de un sistema de clasificación documental
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
5
Muy de acuerdo 26 83%
De acuerdo 5 17%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
Total 31 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 9 - La falta de un sistema de clasificación documental
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: Los 31 encuestados, 75% están totalmente de acuerdo en
que la falta de clasificación documental impide el buen manejo de los
archivos y los 5, 25%, restantes están de acuerdo, en que todo está bien.
89%
11% Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Indiferente
En desacuerdo
Totalmente de acuerdo
57
6.- ¿Usted está de acuerdo con la reorganización de los archivos del
departamento de talento humano de la C.T.E.?
Tabla 6 - Reorganización de los documentos del área de archivo
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
6
Muy de acuerdo 31 84%
De acuerdo 7 16%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
Total 31 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 10 - Reorganización de los documentos del área de archivo
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: 26 encuestados, de los 31, que son el 75% afirman que están
totalmente de acuerdo con la reorganización de los documentos y 5
respondieron que están de acuerdo, que todo funciona bien.
84%
16%
organización de documentos
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Indiferente
En desacuerdo
Totalmente de acuerdo
58
7.- ¿Considera usted que la organización correcta de los archivos
beneficiará a los servicios que brinda la institución?
Tabla 7 - La organización correcta de los archivos beneficiará a los
servicios
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
7
Muy de acuerdo 31 100%
De acuerdo 0 0%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en descuerdo 0 0%
Total 31 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 11 - La organización correcta de los archivos beneficiará a los servicios
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: Los 31 encuestados, que corresponde al 100% están
totalmente de acuerdo con la organización correcta de los archivos
beneficiará a los servicios que brinda a los usuarios.
100%
0%0%0%0%
Organización correcta beneficiará los servicios
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Indiferente
En desacuerdo
Totalmente de acuerdo
59
8.- ¿Está usted de acuerdo que él o la responsable de los documentos
tenga conocimientos de organización archivística?
Tabla 8 – Conocimientos de organización de archivo
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
8
Muy de acuerdo 27 89%
De acuerdo 4 11%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
Total 31 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano
Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 12 - conocimientos del área de archivo
Fuente: personal que labora en el área de talento humano
Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: 31 personas encuestadas que laboran en esa entidad, de las
cuales 89%, que representa 27 personas están totalmente de acuerdo que
la o el responsable tenga conocimientos de archivo y 4 personas están de
acuerdo, en que todo está bien.
89%
11%
conocimiento del area de archivo
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Indiferente
En desacuerdo
Totalmente de acuerdo
60
9.- ¿Está usted de acuerdo con la elaboración de un catálogo
metodológico con procedimiento en la aplicación del sistema
alfanumérico para los usuarios?
Tabla 9 - La elaboración de un catalogo metodológicoo para la correcta aplicación del sistema alfanumérico a los usuarios.
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
9
Si 31 100%
No 0 0%
Total 31 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 13 - La elaboración de un catálogo metodológico para la correcta
aplicación del sistema alfanumérico a los usuarios
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: Las 31 personas encuestadas, que corresponde al 100%
respondieron que si están de acuerdo con la elaboración de un catálogo
metodológico para el correcto sistema alfa numérico a los usuarios.
100%
0%
Elaboración de un catalogo metodológico
Si
No
61
10.- ¿Considera usted relevante esta encuesta cuyo fin es mejorar los
servicios del departamento de talento humano de la C.T.E.?
Tabla 10 - Considera usted relevante esta encuesta cuyo fin es mejorar los servicios del departamento de talento humano
Código Categorías Frecuencias Porcentaje
s
10
Muy de acuerdo 31 100%
De acuerdo 0 0%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
Total 31 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano
Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 14 - Considera usted relevante esta encuesta cuyo fin es mejorar los servicios del departamento de talento humano
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: Los 31 encuestados, que es el 100% están totalmente de
acuerdo que esta encuesta es relevante cuyo fin es mejorar los servicios
de la C.T.E.
100%
0%
Encuesta es relevante a mejorar los servicios
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Indiferente
En desacuerdo
Totalmente de acuerdo
62
ENCUESTA DIRIGIDA A LOS USUARIOS QUE VISITA EL
DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO DE LA C.T.E ZONA 8,
DISTRITO 6, PROVINCIA DEL GUAYAS, CANTÓN GUAYAQUIL.
1.- ¿Con qué frecuencia visita el área de talento humano?
Tabla 11 - Visita del usuario al área de talento humano
Código Categorías Frecuencia
s Porcentajes
1
Siempre 8 32%
Nunca 5 20%
A veces 5 20%
Casi Siempre 5 20%
Muy raramente 2 8%
Total 25 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 15 - Visita del usuario al área de talento
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: 10 usuarios responden que su frecuencia de visita al centro
de salud es siempre, 5 a veces, 5 casi siempre,5 muy raramente y 0
responde casi nunca.
32%
20%20%
20%
8% Siempre
Casi Nunca
A veces
Casi Siempre
Muy raramente
63
2.- ¿El departamento de talento humano le brinda servicio eficiente?
Tabla 12 - El departamento le brinda servicio eficiente
Código Categorías Frecuencia
s Porcentajes
2
Muy de acuerdo 8 32%
De acuerdo 10 40%
Indiferente 4 16%
En desacuerdo 2 8%
Muy en desacuerdo 1 4%
Total 25 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 16 - Le brinda servicio eficiente
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: 8 de los usuarios responde que está Totalmente de acuerdo
que el servicio de talento humano es eficiente, 10 totalmente de acuerdo, 4
Indiferentes, 2 en desacuerdo y 1 responden que en total en desacuerdo.
32%
40%
16%
8%4%
servicio eficiente
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Indiferente
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
64
3.- ¿El área de archivo de talento humano cumple requerimiento de
información eficiente y de calidad?
Tabla 13 - El área de archivo cumple con información eficiente
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
3
Muy de acuerdo 6 24%
De acuerdo 12 48%
Indiferente 3 12%
En desacuerdo 2 8%
Muy en desacuerdo 2 8%
Total 25 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 17 - El área de archivo cumple con información eficiente
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: 6 usuarios que asisten al área de talento humano
respondieron están de acuerdo que el área cumple con servicios de
eficientes y de calidad, 12 en totalmente de acuerdo, 3 usuarios
responden indiferente, 2 en desacuerdo y 2 totalmente en desacuerdo.
24%
48%
12%
8%8%
el archivo si cumple con la información
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Indiferente
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
65
4.- ¿Ha tenido inconvenientes al momento de solicitar alguna
documentación en el área de archivo de talento humano?
Tabla 14 - Inconvenientes al requerir información
Código Categorías Frecuencia
s Porcentajes
4
Siempre 10 40%
Frecuentemente 8 32%
Ocasionalmente 4 15%
Alguna vez 2 2%
Nunca 1 1%
Total 25 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 18 - Inconvenientes al requerir información
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: 10 usuarios responden que siempre han tenido incoveniente,
8 usuarios responden que frecuentemente han tenido inconvenientes al
momento de solicitar una documentación, 4 responden ocasionalmente, 2
alguna vez, 1 que nunca.
4% 8%
16%
32%
40%
Siempre
Frecuentemente
Ocasionalmente
Algunas vez
Nunca
66
5.- ¿El tiempo de respuesta de información solicitada en el área de
archivo de talento humano es?
Tabla 15 - El tiempo de respuesta
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
5
Rápida 5 20%
Pausadamente 15 60%
Lenta 5 20%
Total 25 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 19 - El tiempo de respuesta
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: 15 de los encuestados afirman que el tiempo de respuesta al
solicitar alguna es pausadamente, 5 también responden que es lenta y 5
encuestados más responden que es rápida
20%
60%
20%
Tiempo de repuesta
Rápida
Pausadamente
Lenta
67
6.- ¿Al momento de recibir información del área de archivo de talento
humano me siento?
Tabla 16 - Al recibir la información me siento
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
6
Satisfecho 10 40%
Bueno 6 24%
Regular 6 24%
Totalmente Insatisfecho 3 12%
Total 25 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 20 - Al recibir la información me siento
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: 6 usuarios respondieron que al momento de recibir
información en el área de archivo se sienten regularmente atendidos, 10
totalmente insatisfechos, 6 respondieron que bueno y 3 que se sienten
satisfechos.
40%
24%
24%
12%
Información buena
Satisfecho
Bueno
Regular
Totalmente Insatisfecho
68
7.- ¿Considera usted que debe mejorar el servicio de atención al
usuario en el área de talento humano?
Tabla 17 - Debe mejorar el servicio de atención
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
7
Muy de acuerdo 12 48%
De acuerdo 8 32%
Indiferente 2 8%
En desacuerdo 2 8%
Muy en desacuerdo 1 4%
Total 25 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 21 - Debe mejorar el servicio de atención
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: 12 usuarios contestaron que están totalmente de acuerdo que
el área debe mejorar el servicio, 8 que están de acuerdo, 2 entre indiferente,
2 en desacuerdo y 1 totalmente en desacuerdo.
48%
32%
8%
8%4%
Mejorar servicio de atención
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Indiferente
En desacuerdo
Totalmente endesacuerdo
69
8.- De los siguientes servicios que presta el departamento de talento
humano ¿cuáles considera además que debe mejorar?
Tabla 18 - Servicios que deben mejorar
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
8
Servicios liquidación 2 8%
Servicios de selección 6 24%
Otros 7 28%
Todos 10 40%
Total 25 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Grafico 22- servicio que deben mejorar
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: 10 encuestados afirman que todos los servicios deben
mejorar, 7 contestan entre otros y 6 servicios de selección y 2 usuarios que
deben mejorar los servicios liquidación.
8%
24%
28%
40%
Servicio mejor
Servicios liquidación
Servicios de selección
Otros
Todos
70
9.- ¿Está usted de acuerdo con la elaboración de un catálogo
metodológico con procedimiento en la aplicación de un sistema
alfanumérico para los usuarios?
Tabla 19 - Elaboración de un catalogo metodológicoo
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
9
Si 25 100%
No 0 0%
Total 25 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 23 - Elaboración de un catalogo metodológicoo
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: Los 25 usuarios que visitan el departamento de talento
humano contestaron que si están de acuerdo con la elaboración de
catálogo metodológico con la aplicación al sistema alfanumérico para los
usuarios
100%
0%
Si
No
71
10.- ¿Considera usted favorable la encuesta que se está realizando?
Tabla 20 - La encuesta es favorable
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
10
Muy de acuerdo 15 60%
De acuerdo 10 40%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
Total 25 100%
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Gráfico 24 - La encuesta es favorable
Fuente: personal que labora en el área de talento humano Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea
Comentario: 15 usuarios que visitan el departamento de talento humano
afirman que están totalmente de acuerdo que esta encuesta es favorable y
10 usuarios que están de acuerdo.
60%
40%
0%0%0%
La encuesta favorable
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Indiferente
En desacuerdo
72
Conclusiones y Recomendaciones
Conclusiones:
Se observa que no existe manejo adecuado en el procesamiento de
la información.
La entrega de información no ha sido rápida, por cuanto esta no se
encuentra bien organizada.
No se han llevado a cabo los procesos ni las técnicas correctas para
la clasificación de la documentación.
No hay control adecuado de los expedientes de los usuarios.
El encargado del área de archivo no lleva control técnico de la
organización de los documentos.
Documentación de los expedientes en mal estado, por su manejo
incorrecto.
Personal de talento humano no posee conocimiento de técnicas
archivísticas.
Recomendaciones:
Tomar en cuenta los procesos, normas y técnicas que requiere el área
de archivo.
73
Capacitación constante al personal que labora en el área de talento
humano.
La atención al usuario es primordial, por lo tanto, hay que brindarle
servicio ágil, eficaz y eficiente.
La clasificación del archivo dará como resultado una búsqueda correcta
e inmediata de la información.
Hay que prestarle atención y cuidado al área donde se encuentra el
archivo.
El conocimiento y aplicación de los procesos técnicos y normas
archivísticas, deben ser considerada una herramienta básica en el control
de los documentos.
Organización y control de los registros e inventarios correcto de la
documentación existente.
Dar mantenimiento y depurar los documentos en mal estado,
desechando lo que ocasione maltrato y daño irremediable a la
documentación.
74
CAPÍTULO IV
LA PROPUESTA
Titulo:
Diseño de un catálogo metodológico con procedimiento en la
aplicación del sistema alfanumérico
Justificación:
Es muy importante que toda información debe estar bien organizada
para que pueda llegar rápido al usuario que la necesite y así se podrá
fortalecer una buena clasificación de los documentos.
Este catálogo mejorará la organización de la documentación en el
departamento de Talento Humano conforme lo establecen las técnicas
archivísticas. El diseño de este catálogo metodológico en la aplicación del
sistema alfa numérico, ayudará a que los documentos tengan una
localización rápida en el momento que sea solicitada por el usuario.
La constante documentación de los usuarios que llegan a este
departamento hace que los documentos vayan en crecimiento, siendo este
archivo el más importante en la institución. Por lo cual, debe mantener un
correcto orden y a la vez se debe tener sumo cuidado para que la
documentación sea preservada, conservada y localizada en el momento
oportuno.
75
Finalmente el orden correcto de la clasificación logrará un servicio
de información de calidad y calidez en el departamento de Talento Humano
de la C.T.E. con lo expuesto en este catálogo se dará un correcto
tratamiento a la documentación a fin de que el personal relacionado con los
archivos obtenga información sobre los procedimientos y que el sistema de
la aplicación alfa numérica pueda ser de gran utilidad y al mismo tiempo
tenga un orden correcto en la documentación para así localizarla de
manera ágil, oportuna cuando esta sea requerida. Todos los usuarios en
general tendrán un acceso eficiente a la información.
Los beneficiarios directos son las personas que laboran en el área de
archivo, porque contarán con procesos que el catalogo metodológico ofrece
para obtener conocimientos y poder cumplir con una organización eficaz
mediante el sistema alfa numérico Con el objetivo principal de brindar a los
usuarios una atención veraz y oportuna cuando estos lo requieran.
Objetivos:
Objetivo General
Diseñar un catálogo metodológico con los procesos, normas y técnicas
archivísticas para aplicar un sistema alfa numérico en los documentos de
los usuarios elevando así el nivel de organización.
Objetivos Específicos
* Orientar al personal responsable de los procesos que debe tener el
área de archivo.
76
* Organizar los documentos de los diferentes usuarios.
* Seleccionar los pasos para la aplicación alfanumérico.
Aspectos Teóricos
Sistema de Clasificación Alfa numérico
Definición
El sistema de archivo alfanumérico es una de las opciones para
organizar archivos, y como otros métodos, dan al usuario una forma
sistemática de guardar y acceder a información crucial, según la Biblioteca
del Estado de Texas.
Combinación
Un sistema de archivo alfanumérico es una combinación de registro
alfabético (ordenado de la A a la Z) y registro numérico (ordenado desde el
número menor hasta el mayor).
¿Cómo funciona?
El sistema de archivo alfanumérico utiliza una combinación de nombres
(comúnmente un sujeto) y dígitos. Por lo general, los grandes sistemas
alfanuméricos emplean acceso indirecto, lo que quiere decir que un índice
o código deberá ser consultado para obtener un archivo. Esos grandes
sistemas, normalmente están automatizados.
77
Ventajas:
Búsqueda sencilla
Crecimiento ilimitado
Garantiza reserva
Ofrece precisión y exactitud
Desventajas:
No se pueden intercalar
Necesita de índice alfabético
Clasificación
Este sistema se clasifica en:
*SISTEMA NUMERICO EN SERIE
*SISTEMA CRONOLOGICO
*SISTEMA DECIMAL
*SISTEMA TEMÁTICO
* SISTEMA GEOGRÁFICO
Factibilidad de su Aplicación:
Financiera
78
La descripción de cuánto costaría el funcionamiento de una
reorganización del archivo del departamento de talento humano de la C.T.E
Cuadro 10 - Cuadro de financiación
Cantidad Detalle de necesidad Valor Unitario
Valor total
2 Profesionales archivístico $ 900 * $1.800
200 Separadores de hojas $ 0.10 $20.00
400 Carpetas y vinchas plásticas $ 1.10 $220.00
50 Cajas porta documentos $ 5.00 $250.00
2 Estanterías $ 350 $700.00
30 Esferográfico $ 0.50 $15.00
25 Lápiz $ 0.40 $10.00
20 Marcadores $ 0.90 $18.00
2 Mandiles $ 10.00 $20.00
Total de inversión US $ 3053.
Elaborado por: Torres Walter y Moreno Andrea Fuente: Datos de la investigación
Técnica
Las técnicas archivísticas que conforman y se prestarán durante el
proceso de aplicación de la propuesta son:
Clasificación, ordenación, y signación
Que se acogen a procedimientos y normas archivísticas adecuadas
para una correcta organización de los documentos.
Humana
Son todas las personas que están involucradas en la realización de esta
propuesta y este proyecto es factible porque cuenta con el apoyo de los
79
directivos, personal que labora en la institución, tutor del proyecto y los
investigadores
Descripción
Este instructivo administrativo se encuentra enfocado en la
organización de la documentación en el área de talento humano del cual se
puede direccionar a dar paso a paso de cómo aplicar un sistema de
clasificación.
El catalogo metodológico está dirigido a reformar la clasificación de los
documentos del área de archivo para que su manejo, organización y
localización sea eficaz; y sobre todo que tenga como finalidad la prioridad
de brindar y mejorar la atención al usuario de este departamento.
La presente investigación se ha realizado en vista de la necesidad de
los usuarios para acceder a la información requerida de manera inmediata.
Es por esto, que la propuesta se realizará en fases, de los cuales se
explicará el modo de aplicación y la importancia de la correcta clasificación
que debe tener la documentación.
El diseño del catálogo metodológico enfocada en el sistema alfa numérico,
detalla los procedimientos de cómo organizar los documentos,
específicamente se habla de los archivos del Departamento de Talento
Humano de la C.T.E
80
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
CATÁLOGO METODOLÓGICO CON APLICACIÓN
EN EL SISTEMA ALFANUMÉRICO
Autores: Walter Torres Rivera
Andrea Moreno Castillo
Consultora Académica: MSc. Carmen Mosquera G.
81
ÍNDICE
Pág.
Introducción…………………………………………………………… 74
Misión………………………………………………………………….… 75
Visión………………………………………………………………..…… 75
Objetivos de la propuesta…………………………………………… 76
Importancia de la propuesta …………………………………..…… 76
Fase i…………………………………………………………………… 77
¿Qué se entiende por sistemas de ordenación numérica?...... 78
Ventajas………………………………………………………………… 78
Desventajas………………………………………………………… 78
Usos…………………………………………………………………… 78
Clasificación del sistema ordenación numérico……………… 79
Fase ii………………………………………………………………… 79
Los indicios del proyecto………………………………………….… 80
Fase iii…………………………………………………………………… 80
Pasos para la aplicación de un sistema de alfa numérico........ 81
Medidas de prevención……………………………………………… 92
82
Introducción
Este catálogo pretende ser el instrumento que facilite la localización de
los documentos proporcionándole la ubicación al encargado del área de
archivo de talento humano. Es por esto, que para una correcta aplicación
de las normas se ha escogido cuáles serán los procesos y técnicas que se
implementarán en este sistema de clasificación; basándose en los términos
y reglas archivísticas para que el encargado pueda brindar un óptimo
servicio al usuario.
Los principales motivos que conlleva a la aplicación de un sistema
alfanumérico son:
- La liberación de espacio, ya que cuenta con poco espacio
físico.
- La importancia del manejo de la información
- Localización ágil, eficaz y eficiente de la documentación.
- La calidad de atención en el área de talento humano.
- Coordinación del sistema alfanumérico.
- Brindar procesos de manejo idóneos de un archivo.
El documento contiene aspectos que orientan fundamentalmente a la
correcta organización de los archivos enfocándose en mejorar el sistema
alfa numérico.
El catalogo está dirigido a todo el público en general y se encuentra
dividida en 3 fases. En la tercera fase, se describen los pasos de cómo
aplicar un sistema de clasificación alfa numérica para contribuir y brindar
un servicio de calidad a los usuarios en general.
83
Misión
Mejorar la administración del Departamento de Talento Humano
referente al área de archivo, determinando las reglas y pasos que se
aplicarán al sistema de clasificación esencial de los documentos,
generando bienestar al usuario y entregando de manera eficiente la
información solicitada al momento de la entrega.
Visión
Lograr ser líderes en brindar los procesos de instrucción y capacitación
en el área de archivo de talento humano referente a la organización de los
documentos para las respectivas gestiones archivísticas, logrando
contribuir al desarrollo del buen vivir de los usuarios en general.
Importancia de la Propuesta
El catalogo pretende brindar las pautas necesarias para que el
personal inmerso en esta área pueda mantener el sistema de clasificación
alfa numérica para que dichos documentos sean localizados de manera
eficaz.
Objetivos
Objetivo General
Diseñar un catálogo metodológico con los procesos, normas y técnicas
archivísticas, para aplicar un sistema de clasificación alfa numérica en los
archivos elevando su nivel de organización.
84
Objetivos Específicos
Orientar al personal responsable de los procesos que debe tener el
área de archivo.
Organizar los archivos del área de talento humano.
Describir los pasos para la aplicación del sistema alfanumérico.
Fase I
¿Qué se entiende por sistemas alfa numérico?
Un sistema de archivo alfanumérico es una combinación de registro
alfabético (ordenado de la A a la Z) y registro numérico (ordenado desde el
número menor hasta el mayor).
Ventajas: sencillez y rapidez y no es de carácter cerrado por lo que
permite la ampliación de inclusión de nuevos documentos como así
también que no se requiere de la utilización de índice ni fichas auxiliares.
Desventajas: obliga al conocimiento de la fecha del documento.
Usos
En compañías, empresas, entidades, para la organización de los
documentos de ventas de electrodomésticos, vehículos, etc.
En los archivos públicos y privados también sirve para registrar
documentos varios como la cédula, partidas de nacimiento, etc.,
En todos y en cada uno de los establecimientos que requieran la
clasificación alfa numérica de los archivos.
85
Clasificación del sistema alfa numérico
Este sistema se clasifica en:
* SISTEMA NUMERICO EN SERIE?
* SISTEMA CRONOLÓGICO
* SISTEMA DECIMAL
* SISTEMA TEMATICO
* SISTEMA GEOGRAFICO
Cronológico. - Es el que tiene como fin dar una referencia rápida, es
donde se crea la historia clínica. Por fechas: Día, Mes, Año.
Ejemplo
25-05-2010
26-05-2010
Gráfico 25- Cronológico
Fuente:(«270_calendario 7.jpg (Imagen JPEG, 406 × 224 píxeles)», s. f.)
Elaborado: Walter Torres R. y Andrea Moreno C.
Pendiente. - Es donde se guardan los documentos aplazados para
resolver.
86
Gráfico 26 - Documentación por archivo
Fuente:(«img_comofunciona_002.jpg (Imagen JPEG, 350 × 252 píxeles)», s. f.)
Elaborado: Walter Torres R. y Andrea Moreno C.
Terminal. - Se utilizan para el gran volumen de documentos que ya vienen
numerados, pueden ser números naturales o codificados.
Ejemplo:
Pólizas de seguros, cuentas corrientes.
Gráfico 27 - Documentos codificados en gran volumen
Fuente:(«contabilidad.jpg (Imagen JPEG, 400 × 270 píxeles)», s. f.)
Elaborado: Walter Torres R. y Andrea Moreno C.
87
Fase 2
Los Indicios del Proyecto
A la hora de plantear un propósito se debe de tener en claro las bases de
partida. El departamento de talento humano cuenta con los siguientes
servicios como:
Servicio de atención en el área de liquidación
Servicio de selección
Servicio de capacitación
Servicio de psicología
Cuyo objetivo es brindar servicios de calidad a los usuarios en
general, la C.T.E. se rige bajo las normativas del Ministerio del Interior
Públicas. La organización alfa numérica se aplicará a su documentación
según su conveniencia para ser localizada en el momento que el usuario la
solicite.
Mediante la observación de búsqueda de un problema, se puede
afirmar que existen inconvenientes en el área de archivo de Talento
Humano debido a que no cumplen con los procesos, técnicas y normas
archivísticas establecidas generando los siguientes aspectos:
Duplicidad del expediente
Pérdida de documentos
Demora en la entrega
Teniendo en cuenta lo antes mencionado, se podría decir que la
aplicación de un sistema de clasificación alfa numérico permite una mayor
accesibilidad de la información al encargado del área, brindando una
atención eficiente y de calidad al usuario.
88
Fase 3
Pasos para la aplicación de un sistema de alfa numérico
Primer paso
La clasificación de los documentos deberá ser una actividad conjunta
con la ordenación y con los conocimientos previos del encargado del área
Gráfico 28 -
Pasos para la clasificación
Fuente: propia de la investigación
Elaborado: Walter Torres R. y Andrea Moreno C.
89
Se debe organizar reuniones de trabajo para la asignación de las
responsabilidades a las personas que se encontrarán inmersas en el
proyecto de cambio, teniendo en cuenta que los involucrados tengan los
conocimientos necesarios, aplicándolos en la participación para poder
conseguir el bienestar de la institución.
Segundo paso: La clasificación
Gráfico 30 y 31 - clasificación de documento:
Elaborado: Walter Torres R. y Andrea Moreno C.
Todo proceso de organización empieza con la clasificación que es la
etapa previa a la valoración y ordenación de la documentación relacionada
con el principio de procedencia.
90
La finalidad de este proceso es el de establecer el producto
documental y su procedencia. Es aquí en donde se va separar la
documentación que es útil dentro de la entidad.
Gráfico 32 - Producto Documental: clasificación
Elaborado: por Walter Torres R. y Andrea Moreno C.
Esto quiere decir que se lo va a agrupar por conceptos, asuntos,
actividades concretas dentro de una estructura jerárquica y lógica.
Tercer paso
La tabla de retención documental es necesaria ya que es aquí en
donde se actualizan los datos documentales, de acuerdo a sus funciones
se empieza a seleccionar y agrupar por temas la documentación que posee
cada una de las áreas (por ejemplo, las liquidaciones, procesos,
selecciones, entre otros.
91
Gráfico 33 - Formato de Tabla de Retención Documental Fuente:(«slide-1-728.jpg (Imagen JPEG, 728 × 563 píxeles) - Escalado (35 %)», s. f.)
Elaborado por: Walter y Andrea
La Tabla de Retención Documental sirve para la realización del listado
de los documentos que tendrá que manejar la entidad y también habla del
ciclo de vida documental que posee cualquier tipo de documento.
Cuarto paso
Relacionar las unidades, las series, subseries y tipos documentales
que existan conforme la apertura de los expedientes, determinando el
sistema de clasificación, respetando los pasos metodológicos. Se debe
organizar los folios por carpeta de más antiguo al más reciente.
92
Gráfico 34 - clasificación de los folios a las carpetas Fuente: propia de la investigación
Elaborado por: Walter y Andrea
Antes de que la documentación se ubique en la carpeta
correspondiente, debe estar preparada físicamente, es decir, que se
proceda a la limpieza o cambio de las capetas que se encuentren en mal
estado, sacar los clips, legajadores y vinchas metálicas y así poder
reemplazarlos por el material de plástico.
Es importante saber que las carpetas que poseen algún material
metálico con el tiempo causan daños a las hojas y por ende destruyen la
información.
Quinto paso
Depuración Documental
Esto consiste en retirar todo aquello que no debe estar en el archivo,
como son los documentos en blancos, fotocopias, duplicados, entre otros.
93
La documentación deberá estar libre de materiales metálicos como ya se
lo ha mencionado con anterioridad.
Gráfico 35 y 36 depuración documental Fuente:(5547824-altura de pila documentación
Elaborado por: Walter Torres R. y Andrea Moreno C,
Sexto paso
Foliación
Proceso en que la documentación es enumerada, esto debe ser
continuo y se debe aplicar en cada hoja de cada carpeta. La numeración
debe ir en el margen superior derecho escrita con lápiz negro como se
observa.
94
Gráfico 37 - Foliación
Fuente: propia de la investigación
Elaborado por: Walter Torres R. y Andrea Moreno C.
La carpeta deberá tener un identificador, que es llamado rótulo. El rótulo
puede estar impreso o puede ser un adhesivo el cual debe tener:
- Nombre de la dependencia (nombre de la institución)
- Código (es donde se va ubicar la numeración que le van a dar al
documento en el momento de su creación.)
- Título de la carpeta (nombre del usuario)
- Año retrospectivo (fecha cuando se crea documentación)
Gráfico 38 - Ejemplo de rótulo
Fuente: propia de la investigación
Elaborado por: Walter Torres R. y Andrea Moreno C.
95
Gráfico 39 - Rótulo de la institución Fuente: propia de la investigación
Elaborado por: Walter Torres R. y Andrea Moreno C.
Esta es la manera de cómo serán procedidas las carpetas conforme la
información correcta de cada usuario.
Séptimo paso
Cuando la documentación ha pasado por el proceso de clasificación,
se seguirá al siguiente paso que es la ordenación, este paso es el
complemento del proceso anterior. Se da el orden adecuado al documento,
es aquí donde se toma la decisión de que sistema de clasificación se va a
utilizar, esto puede ser (cronológico, alfabético, alfa numérica).
Gráfico 40.- Numérico Gráfico 41.- cronológico
96
Gráfico 42.- alfanumérico señalética
Fuente: propia de la investigación Elaborado por: Walter Torres R. y Andrea Moreno C.
Cada institución tiene su norma estipulada en relación al sistema de
clasificación que se vaya a utilizar.
Octavo paso
El sistema de clasificación alfa numérico consiste en disponer los
documentos en forma consecutiva y progresivamente, dicho esto se puede
determinar que los (expedientes) tendrán organización alfa numérica
secuencial
.
Gráfico 43 - Sistema de clasificación alfanumérica Fuente: propia de la investigación
Elaborado por: Walter Torres R. y Andrea Moreno C.
97
La secuencia en que se debe de ordenar la documentación para que
su localización sea eficaz en el momento de la búsqueda. A continuación,
se presentará un ejemplo:
Noveno paso
Cuando se tiene toda la documentación lista para colocarla en la
estantería, antes de ponerla en el lugar asignado, se debe crear un índice.
Este procedimiento sirve como instrumento indispensable del sistema alfa
numérico, del cual se logrará la utilización oportuna de las referencias.
Gráfico 44 - Estanterías ordenadas por expedientes
Fuente:(«Perchas Metálico Completo Para expedientes s. f.) Elaborado por: Walter y Andrea
Décimo paso
Una vez concluido el proceso anterior se procede a ubicar los
documentos en la estantería, se debe colocarlos en secuencia ascendente
empezando desde la parte superior izquierda y continuando con este
procedimiento de (izquierda a derecha) de arriba hacia abajo en todas las
bandejas de la estantería.
98
Gráfico 45 - Expedientes Fuente:(«documentos de usuarios.jpg (Imagen JPEG, 550 × 300 píxeles)», s. f.)
Elaborado por: Walter y Andrea
Gráfico 46 - Estanterías metálicas
Fuente: («estanterías metálicas ESME», s. f.) Elaborado por: Walter y Andrea
Esta es la manera adecuada de clasificar los documentos, lo cual
dará una localización eficaz a la información requerida por el usuario. Se
debe mantener la organización de los documentos y sobre todo, darle un
manejo adecuado a la documentación, logrando brindar la información
requerida por el usuario con el fin de fortalecer los servicios de la institución.
99
Gráfico 47 - Atención a los usuarios
Elaborado por Walter y Andrea
Medidas de prevención y para salud ocupacional
Las medidas de prevención en estas áreas son muy importantes para
todas las personas porque se puede encontrar polvo, microorganismo que,
si no se los toman en cuenta, con el tiempo perjudicará a nuestra salud.
Tips de prevención
Para esto se debe tener en cuenta lo siguiente:
Respetar las Normas estipuladas por la institución
Higiene
Seguridad
Higiene y seguridad
Se debe cumplir los procedimientos que protejan la integridad
personal, preservando los riegos de salud inherentes a las tareas
designadas y el ambiente del trabajo donde es ejecutado el proceso.
100
Además, toda acción que se realice dentro de un archivo se debe tener en
cuenta en utilizar lo siguiente materiales.
Mandil o bata,
Gorros,
Guantes,
Mascaras desechables,
Gafas,
Gráfico 48 - Equipo de protección personal Fuente:(«bioseguridad-introduccin-al-trabajo-seguro-en-el-laboratorio-29-638.jpg
(Imagen JPEG, 638 × 479 píxeles) - Escalado (42 %)», s. f.)
Se debe tener en cuenta que deben lavarse bien las manos con
desinfectantes cada cierto tiempo, no consumir alimentos dentro de esta
área para proteger la salud personal y la integridad de la documentación.
Cabe recalcar que estos implementos deben ser suministrados por la
institución a los funcionarios.
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Carta de Aceptación de la Institución
Anexo 1
Evidencias fotográficas
Departamento de talento humano
La Documentación en cajas
Ordenadas en Vitrinas
Organigrama del área de talento humano
Realizando la encuesta a un usuario de la institución
Realizando encuesta a usuarios
Encuesta al Personal del área de talento humano
Personal del área de liquidaciones
Encuestas en el área de selección
Revisando documentos y como los archivan
Entrevista con la directora
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
CARRERA: BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
ENCUESTA Dirigida a el: personal que visita el Departamento de talento humano de la C.T.E, Zona 8, Distrito 6,
Provincia del Guayas, Cantón Guayaquil.
Objetivo: Determinar la incidencia en la organización archivística en la clasificación y registro de documentos
Instrucciones para contestar de manera correcta las preguntas:
seleccione con una (x) la respuesta correcta según su opinión.
Núm. Encuesta: Fecha de la Encuesta :
CARACTERÍSTICAS DE IDENTIFICACIÓN
1.-Edad: 2. Género Femenino Masculino 3.- ¿Con qué frecuencia visita el departamento de talento humano, Siempre Casi nunca A veces Casi siempre Muy raramente 4.-El departamento de talento humano le brinda servicio eficiente
Totalmente de acuerdo De acuerdo Indiferente En desacuerdo Totalmente en desacuerdo 5.- ¿El área de archivo cumple requerimiento de información eficiente?
Totalmente de acuerdo De acuerdo Indiferente En desacuerdo Totalmente en desacuerdo 6.- ¿Ha tenido inconvenientes al momento de solicitar alguna documentación en el área del archivo del departamento de talento humano?
Siempre Frecuentemente Ocasionalmente Alguna vez Nunca 7.- El tiempo de respuesta de información solicitada en el área de archivo de talento humano es:
Rápida Pausadamente Lenta 8.- Al momento de recibir la información del área de archivo de talento humano me siento
Satisfecho
Anexo 2
Bueno Regular Totalmente insatisfecho 9.- ¿Considera usted que debe mejorar el servicio de atención al usuario en el área de archivo de talento humano? Totalmente de acuerdo De acuerdo Indiferente En desacuerdo Totalmente en desacuerdo 10.- ¿De los siguientes servicios que presta el departamento de talento humano? ¿cuáles considera además que debe mejorar?
Servicios Servicios Otros Todos 11.- ¿Está usted de acuerdo con la elaboración de un catálogo metodológico con procedimiento en la aplicación del sistema alfanumérico para los usuarios? Si No 12.- ¿Considera usted favorable la encuesta que se está realizando? Totalmente de acuerdo De acuerdo Indiferente En desacuerdo Totalmente en desacuerdo
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
CARRERA: BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA ENCUESTA
Dirigida a: el personal que labora en el departamento de talento humano de la C.T.E, Zona 8, Distrito 6 Provincia del Guayas, Cantón Guayaquil.
Objetivo: Determinar la incidencia en la organización archivística en la clasificación y registro de documentos
Instrucciones para contestar de manera correcta las preguntas: seleccione con una (x) la respuesta correcta según su opinión.
CONTROL DEL CUESTIONARIO
Núm. Encuesta: Fecha de la Encuesta:
CARACTERISTICAS DE IDENTIFICACIÓN
1.-Edad: 2.-Género Femenino 3.-Area de desempeño Masculino
Profesionales
empleadas (o)
Otros
4.-¿Considera usted que la clasificación correcta de los documentos fortalecerá los demás servicios que brinda el departamento de talento humano? Totalmente de acuerdo De acuerdo Indiferente En desacuerdo Totalmente en desacuerdo
5.- El servicio que brinda el área de archivo del to humano de debe ser eficiente y de calidad
Totalmente de acuerdo De acuerdo Indiferente En desacuerdo Totalmente en desacuerdo 6.- El tiempo de respuesta a solicitar un documento de los usuarios es Rápida Pausadamente Lenta 7.- ¿Considera usted que la falta de un sistema de clasificación documental impide el buen manejo de los archivos? Totalmente de acuerdo De acuerdo Indiferente En desacuerdo Totalmente en desacuerdo
8.- ¿Usted está de acuerdo con la reorganización de los archivos del departamento de talento humano de la C? T.E?
Totalmente de acuerdo De acuerdo Indiferente En desacuerdo Totalmente en desacuerdo 9.- ¿Considera usted que la organización correcta de los archivos beneficiará a los servicios que brinda la institución? Totalmente de acuerdo De acuerdo Indiferente En desacuerdo Totalmente en desacuerdo 10.- ¿Está usted de acuerdo que él o la responsable de los documentos tenga conocimientos de organización archivística? Totalmente de acuerdo De acuerdo Indiferente En desacuerdo Totalmente en desacuerdo 11.- ¿Está usted de acuerdo con la elaboración de un catálogo metodológico con procedimiento en la aplicación del sistema alfanumérico para los usuarios? Si No 12.- ¿Considera usted relevante esta encuesta cuyo fin es mejorar los servicios de la institución? Totalmente de acuerdo De acuerdo Indiferente En desacuerdo Totalmente en desacuerdo
Anexo 3
ENTREVISTA A LA DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO
HUMANO DE LA COMISION DE TRANSITO DEL ECUADOR.
Buenos días Psi. Jenny Pazmiño queremos agradecerle infinitamente por
el tiempo que nos ha brindado para poder realizar esta entrevista. También
queremos mencionarle que los comentarios e información que nos
proporcione serán muy valiosos para nuestro proyecto a realizar.
1.- ¿Hace cuánto tiempo labora en el departamento de talento humano
de la Comisión de Transito del Ecuador?
2.- ¿Cuéntenos una breve historia de su trayecto en la institución?
3.- ¿Cree usted que la clasificación del archivo es importante para la
institución?
4.- Como Directora del departamento Talento Humano de la C.T.E.
¿Considera usted que la clasificación adecuada de los documentos
mejoraría los servicios de la institución?
5.- ¿Usted está de acuerdo con la propuesta del diseño de un catálogo
metodológico con procedimiento en la aplicación del sistema
alfanumérico
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN
TÍTULO Y SUBTÍTULO: La Organización Archivística y su incidencia en la Clasificación y
Registro de documento para los usuarios del departamento de
Talento Humano de la Comisión de Tránsito del Ecuador. Zona 8
distrito 3 periodo 2016. Propuesta: Diseño de un catálogo
Metodológico con procedimiento en la aplicación del Sistema
Alfanumérico
AUTOR(ES) (apellidos/nombres): TORRES RIVERA WALTER SAMUEL, MORENO CASTILLO ANDREA ANGÉLICA
REVISOR(ES)/TUTOR(ES)
(apellidos/nombres):
MSc. Carmen Mosquera Gutiérrez
INSTITUCIÓN:
UNIDAD/FACULTAD: Fac. de Filosofía, Letras y Ciencias de la Educación. Escuela de
Bibliotecología y Archivología
MAESTRÍA/ESPECIALIDAD:
GRADO OBTENIDO: Licenciado
FECHA DE PUBLICACIÓN: 2017, julio No. DE PÁGINAS: 148
ÁREAS TEMÁTICAS: ARCHIVOLOGÍA
PALABRAS CLAVES/ KEYWORDS: Organización Archivo Clasificación
RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): Establecer la organización de los documentos de manera
adecuada permitirá brindar servicio eficaz a los ciudadanos pues este se convierte en servicio y
comunicación a la sociedad, en general el acceso a la información pública es un mandato constitucional
establecido constitucionalmente. El archivo con ello adquiere una misión social e investigativo para los
trabajadores que quieren despejar sus inquietudes y de igual manera para el personal administrativo que
realiza las contestaciones a oficios y por lo tanto facilita la rendición de cuentas.
ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO CON AUTOR/ES: Teléfono: Walter Torres
0959860175 y Andrea Moreno
0988765415
E-mail: [email protected]
CONTACTO CON LA INSTITUCIÓN: Nombre: Universidad de Guayaquil, Facultad de Filosofia,Letras y Ciencia
de la Educación
Teléfono: 2294091 telefax: 2393015
E-mail: [email protected]
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