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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

DIRECCION GENERAL FINANCIERA

“ACTUALIZACIÓN”

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Guatemala, Mayo de 2018

DIRECTORIO

Ingeniero Murphy Olimpo Paiz Recinos

Rector

Arquitecto Carlos Enrique Valladares Cerezo

Secretario General

Dr. Olmedo Abihail España Calderón

Director General de Docencia

Ing. Erwin Humberto Calgua Guerra

Director General de Investigación

Licda. Verónica de Jesús Paz Castillo de Brenes

Director General de Extensión Universitaria

Lic. Juan Carlos Palencia Molina

Director General Financiero

Inga. Wendy López Dubón

Directora General de Administración

Licda Norma Lily Fuentes de Macal

Jefe del Departamento de Contabilidad

M.A. Shirley Mireya Samayoa de Conde Jefa, División de Desarrollo Organizacional

Licda.

Elaboración

Msc. Luis Felipe Herrera Juárez

SubJefe del Departamento de Contabilidad

Msc. Gemma Gabriela González García

Profesional del Departamento de Contabilidad

Apoyo y Asesoría

Licda. Odilia Elizabeth Dávila Solares

Profesional de Desarrollo Organizacional

División de Desarrollo Organizacional

Departamento de Contabilidad / Dirección General Financiera

Edificio de Rectoría, Sótano, Ciudad Universitaria Zona 12, Guatemala

Tel. 24439513/9649, 24187850/9649, 24188000 Ext. 1219 y 1222

ÍNDICE

Contenido Página

I Autorización 1

II Presentación 2

III. Definición 3

IV. Misión 3

V. Visión 3

VI. Base Legal 3

VII. Antecedentes 3

VIII. Objetivos 4

IX. Funciones 4

X. Estructura Organizativa 5

1

I. AUTORIZACIÓN

2

II. PRESENTACIÓN

El Departamento de Contabilidad de la Dirección General Financiera de la Universidad de San

Carlos de Guatemala, consciente de la necesidad de un instrumento administrativo que cuente

con las funciones y responsabilidades asignadas a cada puesto, actualizó el manual de

organización.

El presente provee las pautas administrativas fundamentales para la organización de las funciones

del Departamento de Contabilidad, el cual se espera sirva de fuente de referencia e información

para consulta de las autoridades y empleados que conforman el Departamento.

Establece la estructura organizacional, los niveles jerárquicos, la identificación, naturaleza de los

puestos, relaciones de trabajo, responsabilidades y especificación con que cuenta dicho

Departamento para el desempeño de las tareas asignadas.

Por lo que se considera indispensable la elaboración de dicho instrumento como una estrategia

técnica que de una manera u otra facilita los canales de comunicación y coordinación referente a

los niveles jerárquicos, grados de autoridad, responsabilidad y organigramas en forma grafica de

la estructura del Departamento.

3

III. DEFINICIÓN

El Departamento de Contabilidad es el encargado registrar, clasificar y resumir las

operaciones contables de la Universidad de San Carlos de Guatemala con el fin de

interpretar los resultados, para que las autoridades universitarias puedan orientarse sobre

el curso que siguen los recursos de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

IV. MISIÓN

Registrar contablemente el presupuesto anual de la Universidad, rendir informes, orientar

y asesorar a las Unidades Ejecutoras para el óptimo registro de los recursos financieros,

para materializarse en la elaboración de los Estados Financieros de la Universidad de San

Carlos.

V. VISIÓN

Administrar la información contable de la Universidad a través de sistemas que garanticen

la eficiencia, calidad y oportunidad de los registros reflejados en los Estados Financieros.

VI. BASE LEGAL

El Departamento de Contabilidad fue creado en Acta del Consejo Superior Universitario

No. 17 del 22 de Julio de 1928.

VII. ANTECEDENTES

El Departamento de Contabilidad de la Dirección General Financiera fue creado de

conformidad al Acuerdo de Rectoría No. 17 del 22 de julio de 1928, siendo su función

principal la de contabilizar los egresos e ingresos de la Universidad de San Carlos de

Guatemala.

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VIII. OBJETIVOS

a. Proporcionar información financiera de manera oportuna y confiable de acuerdo a

técnicas razonables de contabilidad, y que sirva de base en la toma de decisiones de

políticas ya trazadas por las autoridades superiores.

b. Implantar procedimientos y/o programas que faciliten las labores que además de registrar

las operaciones diarias, proporcionen las herramientas para depurar cuentas del Balance

General con el fin de reflejarlo en los Estados Financieros.

IX. FUNCIONES

a. Analizar, evaluar y registrar toda la documentación revisada y autorizada por la Auditoría

Interna, la cual es originada de las transacciones u operaciones económicas y financieras

de las Unidades Ejecutoras de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

b. Prestar asesoría e información sobre aspectos contables y financieros requeridos por las

Unidades Ejecutoras de la Universidad.

c. Elaborar reportes de egresos e ingresos a la Contraloría General de Cuentas.

d. Elaborar certificaciones contables de egresos e ingresos a las Unidades Ejecutoras y

personal de la Universidad.

5

X. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

El Departamento de Contabilidad cuenta con una estructura administrativa conformada de la

siguiente forma: Dirección General Financiera, Jefatura, Subjefatura, Área de apoyo, Áreas de

Ingresos, de Egresos, de Activos Fijos y de Archivo.

Representación gráfica se presenta a continuación:

ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

Fuente: Manual de Organización Depto. Contabilidad

Dirección

General

Financiera

Jefatura

Subjefatura

Área de

Egresos

Área de

Ingresos

Área de

Activos Fijos

Área de

Archivo

Área de Apoyo

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10.1 Descripción Técnica por puesto:

El Departamento de Contabilidad para el cumplimiento de sus fines y desarrollo de sus

actividades correspondientes, está organizado de la manera siguiente:

NOMBRE DEL PUESTO CODIGO DE LA PLAZA

1. CONTADOR GENERAL 04.05.28

2. SUBJEFE DE CONTABILIDAD 04.05.21

3. PROFESIONAL DE CONTABILIDAD 04.05.29

4. SUPERVISOR DE ACTIVOS FIJOS 99.99.90

5. ANALISTA DE INGRESOS CONTABLES 99.99.90

6. CONTADOR II 04.05.18

7. AUXILIAR DE TESORERO I 04.15.15

8. OPERADOR DE INFORMÁTICA I 09.10.21

9. SECRETARIA III 12.05.18

10. OFICINISTA II 12.05.57

11. OFICINISTA I 12.05.56

12. ENCARGADO DE ARCHIVO 12.10.16

7

a) Contador General

I. IDENTIFICACIÓN

UBICACION ADMINISTRATIVA: Departamento de Contabilidad

PUESTO NOMINAL : Contador General CÓDIGO: 04.05.28

PUESTO FUNCIONAL: Contador General

INMEDIATO SUPERIOR: Director General Financiero

SUBALTERNOS: 1 Subjefe de Contabilidad 1 Analista de Ingresos Contables

8 Profesionales de Contabilidad 1 Auxiliar de Tesorería I

6 Contadores II 1 Secretaria III

2 Oficinista I 1 Encargado de Archivo

2 Oficinista II 1 Operador de Informática I

1 Supervisor de Activos Fijos

II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

1. NATURALEZA

Trabajo de Dirección, que consiste en planificar, dirigir, coordinar, asignar y supervisar labores

técnicas relacionadas con el registro y control de las operaciones contables de la Universidad de

San Carlos de Guatemala.

2. ATRIBUCIONES

2.1. ORDINARIAS

a. Elaborar pólizas de diario

b. Revisar pólizas de diario

c. Distribuir y responder correspondencia

d. Revisar integraciones

e. Elaborar Estados Financieros

f. Revisar Conciliaciones Bancarias

g. Atender al Personal de la Contraloría General de Cuentas

h. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.

2.2. PERIÓDICAS a. Llevar estadísticas individuales de trabajo y rendimiento del personal para la distribución

equitativa de las tareas del departamento.

b. Realizar auditorías administrativas individuales del personal para establecer rendimiento y

capacidad con el fin de llevar una evaluación constante del mismo.

c. Realizar sesiones de trabajo periódicas para solucionar problemas y/o darle seguimiento a las

medidas correctivas impartidas.

d. Asistir a Dependencias Públicas (SAT, MinFin, Contraloría, IGSS, etc.) a atender

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actividades inherentes a la USAC.

e. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.

2.3 EVENTUALES

a. Integrar comisiones específicas.

b. Asistir a los cursos de capacitación que organice el Departamento de Contabilidad.

c. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.

3. RELACIONES DE TRABAJO

Por la naturaleza de sus funciones, deberá mantener relación estrecha con el personal de todas

las dependencias de la USAC, así como con la Contraloría General de Cuentas.

4. RESPONSABILIDAD

a. El buen funcionamiento en general del Departamento de Contabilidad.

b. Adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado, así como del personal

bajo su cargo.

c. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.

III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

REQUISITOS Y CARACTERÍSTICAS

a. Personal Externo.

Contador Público y Auditor con Maestría en Administración Financiera y cinco

años en el ejercicio de la profesión, que incluya supervisión de recurso humano.

b. Personal Interno.

Contador Público y Auditor y seis años en el ejercicio de la profesión, que incluya

supervisión de recurso humano.

En ambos casos ser colegiado activo.

Otros requisitos:

Ser electo por el Consejo Superior Universitario, en terna propuesta por el Rector.

Puesto del servicio exento.

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b) Subjefe de Contabilidad

I. IDENTIFICACIÓN


PUESTO NOMINAL : Sub-Jefe de Contabilidad CÓDIGO: 04.05.21

PUESTO FUNCIONAL: Sub-Jefe de Contabilidad

INMEDIATO SUPERIOR: Contador General

SUBALTERNOS: 8 Profesionales de Contabilidad 1 Auxiliar de Tesorería I

6 Contadores II 1 Secretaria III

2 Oficinista I 1 Encargado de Archivo

2 Oficinista II 1 Operador de Informática I

1 Supervisor de Activos Fijos 1 Analista de Ingresos Contables


1. NATURALEZA

Trabajo de dirección que consiste en brindar apoyo a la Jefatura en revisar, controlar y

supervisar diversas actividades propias de la contabilidad universitaria a nivel central.

2. ATRIBUCIONES

2.1. ORDINARIAS

a. Revisar los oficios enviados a Departamento de Caja para emisión de cheques ó

transferencias.

b. Revisar, controlar las operaciones efectuadas y que se integran al diario mayor general

c. Revisar, supervisar y controlar el funcionamiento del sistema de contabilidad.

d. Atender y resolver consultas de personal subalterno y externo al Departamento.

e. Elaborar y revisar pólizas de diario.

f. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.

2.2. PERIÓDICAS

a. Revisar y controlar los cheques, transferencias bancarias, pólizas, órdenes de compra,

ayudas becarias y ampliaciones al presupuesto general de la USAC.

b. Elaborar Estados Financieros.

c. Supervisar y controlar planes, programas y procesos de trabajo aplicando medidas

correctivas para el cumplimiento de objetivos ya trazados.

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d. Controlar la calidad en el proceso de elaboración del diario mayor general.

e. Depurar e integrar cuentas de balance general.

f. Atender las tareas de jefatura.

g. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto que le asigne el jefe inmediato

superior.

2.3 EVENTUALES

a. Apoyar a la Jefatura del Departamento en la elaboración de reportes financieros.

b. Atender a las delegaciones de la contraloría general de cuentas.

c. Integrar comisiones específicas que le asigne el Contador General.

d. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto que le asigne el jefe inmediato

superior.



las dependencias de la Universidad de San Carlos, así como con la Contraloría General de

Cuentas.

4. RESPONSABILIDAD

a. El buen funcionamiento del Departamento de Contabilidad.


bajo su cargo.




a. Personal Externo

Contador Público y Auditor y diez años en el ejercicio de la profesión, que incluya

supervisión de recurso humano.

b. Personal Interno

Contador Público y Auditor y 5 años como Profesional de Contabilidad.

En ambos casos ser colegiado activo.

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10.2 Área de Apoyo

10.2.1 Definición: Área que sirve de apoyo para jefatura, subjefatura y de las diferentes áreas del

Departamento, tanto en la recepción como en las respuestas de la documentación que se

recibe, así como el manejo del sistema contable del mismo.

10.2.2 Objetivo: Identificar al Departamento de Contabilidad hacía los usuarios internos y

externos de la Universidad de San Carlos de Guatemala, así como a través del

mantenimiento óptimo del Sistema de Contabilidad.

10.2.3 Función: Apoyar al Departamento de Contabilidad para que la documentación sea

ingresada y enviada de manera oportuna, asi también mantener en optimas condiciones el

Sistema de Contabilidad.

10.2.4 Descripción Técnica por puesto: Para el cumplimiento de sus fines y desarrollo de sus

actividades correspondientes a: Operador de Informática I, Secretaria III y Oficinista II.

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a) Operador de Informática I

I. IDENTIFICACIÓN


PUESTO NOMINAL : Operador de Informática I CODIGO: 09.10.21

PUESTO FUNCIONAL: Operador de Informática I


SUBALTERNOS: Ninguno.


1. NATURALEZA

Trabajo técnico que consiste en digitar información utilizando terminales y/o computadoras

personales, verificando la cantidad de la misma.

2. ATRIBUCIONES

2.1. ORDINARIAS

a. Soporte técnico en el Sistema de Contabilidad utilizado por los usuarios del Departamento

de Contabilidad en cotejar datos e información capturada entre los documentos fuente.

b. Apoyo técnico al personal de Contabilidad en la operatoria de documentos contables a

través del sistema contable, generación de reportes, integraciones necesarias y formatos a

utilizar.

c. Apoyo técnico en la generación de los oficios para la emisión de cheques y transferencias

bancarias.

d. Apoyo en el ingreso de datos ó información al Sistema de Contabilidad de algunas

operaciones contables del personal de Contabilidad.

e. Apoyo técnico al personal de Contabilidad en el uso del equipo de cómputo, aplicaciones a

la medida y uso de la red computarizada.


2.2. PERIÓDICAS

a. Soporte técnico en el Sistema de Contabilidad para la generación del cierre contable

mensual, estados financieros, pólizas de diario y otros reportes.

b. Generación e impresión mensual de la prueba del Balance General de Saldos, Diario Mayor

General, Pólizas de Diario, Reportes de Depósitos en las cuentas bancarias de la USAC,

Estados Financieros, otros documentos requeridos y velar por la correcta impresión de los

mismos.

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c. Control y pago a través del Sistema Computarizado BANCASAT del impuesto al Valor

Agregado –IVA- régimen general a que esta afecta la USAC y Declaración definitiva anual

del Impuesto Sobre la Renta –ISR- que le corresponde realizar al Departamento de

Contabilidad.

d. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.

2.3 EVENTUALES

a. Asistir a cursos de capacitación que organice el Departamento de Contabilidad.

b. Impartir presentaciones al personal sobre el funcionamiento del Sistema de Contabilidad.

c. Emisión de Dictámenes Técnicos en el Departamento de Contabilidad para la compra de

equipo de cómputo, aplicaciones a la medida y uso de la red computarizada.

d. Otras atribuciones inherentes al puesto que le asigne el Jefe Inmediato Superior.


Por la naturaleza de sus funciones, deberá mantener relación estrecha con el personal del

Departamento de Contabilidad, con personal de otras dependencias que tenga alguna relación

con los sistemas computarizados utilizados, así como con otras externas que tengan relación

con sus labores.

4. RESPONSABILIDAD

a. Buen funcionamiento del Departamento de Contabilidad.


que apoya técnicamente.




a. Personal Externo

Título de nivel medio con especialidad en computación y un año en el manejo de

equipo de cómputo y digitación de datos.

b. Personal Interno

Título de nivel medio y dos años en el manejo de equipo de cómputo y digitación de

datos.

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b) Secretaria III

I. IDENTIFICACIÓN


PUESTO NOMINAL : Secretaria III CODIGO: 12.05.18

PUESTO FUNCIONAL: Secretaria III




1. NATURALEZA

Trabajo de oficina que consiste en realizar tareas secretariales de variedad y dificultad en apoyo

a un jefe de departamento, dirección de escuela facultativa, secretaría adjunta, dirección de

centro regional u otra dependencia de similar jerarquía. Labora con alguna independencia,

sigue instrucciones generales, aplica su criterio para resolver problemas de trabajo de acuerdo

con las normas generales y prácticas establecidas en la dependencia, guarda discreción sobre

asuntos que le confíen, mantiene buenas relaciones con el público y observa buena

presentación.

2. ATRIBUCIONES

2.1. ORDINARIAS

a) Elaborar providencias, referencias, memorándum, notas de devolución y Actas, enviadas

por Jefatura, Subjefatura, Profesionales de Contabilidad, Supervisor de Activos Fijos,

Contadores II y demás personal.

b) Elaboración de Certificaciones Contables y llevar su respectivo archivo.

c) Marginar la correspondencia que ingresa a la Jefatura del Departamento, de las diferentes

Unidades Ejecutoras de la Universidad.

d) Controlar el ingreso de correspondencia y distribuirla al personal del Departamento, según

su naturaleza.

e) Elaborar el archivo anual del Departamento por Unidad Ejecutora.

f) Elaborar mensualmente la lista de útiles de oficina y suministros con Vo.Bo. de la Jefatura y

entregarla al Tesorero para que realice la solicitud de almacén en el sistema.

g) Archivar la correspondencia recibida, que no necesite continuar trámite.

h) Archivar la correspondencia enviada.

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i) Elaboración de Constancias de Ingresos del personal del Departamento.

j) Apoyo en elaboración de Informe Financiero Anual.

k) Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.

2.2. PERIÓDICAS

a. Apoyo en preparar documentación para dar respuesta a las diferentes solicitudes de la

Contraloría General de Cuentas, dependencias de la Universidad y dependencias externas.

b. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.

2.3 EVENTUALES

a. Elaborar formatos (solicitudes de certificación, solicitud de permiso, justificación de

llegadas tarde, control de pólizas, otros).

a. Colaborar con recepción cuando sea necesario.

b. Otras atribuciones inherentes al puesto que le asigne el Jefe Inmediato Superior.



las dependencias de la USAC, así como con otras externas que tengan relación con sus labores.

4. RESPONSABILIDAD


b. Adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado.




a. Personal Externo

Secretaria Bilingüe, Secretaria Comercial y Oficinista u otra carrera afín al campo

secretarial, conocimientos de computación y tres años en la ejecución de trabajos

secretariales.

b. Personal Interno

Secretaria Bilingüe, Secretaria Comercial y Oficinista u otra carrera afín al campo

secretarial, conocimientos de computación y dos años en la ejecución de trabajos

secretariales o como Secretaria II.

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c) Oficinista II

I. IDENTIFICACIÓN


PUESTO NOMINAL : Oficinista II CÓDIGO: 12.05.57

PUESTO FUNCIONAL: Recepcionista y Encargado de Nóminas


SUBALTERNOS: Ninguno


1. NATURALEZA DEL PUESTO:

Trabajo de oficina que consiste en realizar tareas auxiliares variadas y de alguna dificultad, en

apoyo a la administración, docencia, investigación y extensión.

2. ATRIBUCIONES

2.1. ORDINARIAS

a. Recibir documentos contables, nóminas de sueldos y correspondencia de todas las

dependencias de la Universidad de San Carlos.

b. Entregar documentos a los Profesionales de Contabilidad, Contadores y Secretaria III.

c. Atender al público en general.


2.2. PERIÓDICAS

a. Recibir estados de cuenta bancarios y entrega a contadores.

b. Recibir y archivar liquidaciones de nóminas de sueldos normales, complementos, becados e

Impuesto Sobre la Renta de las diferentes Unidades Ejecutoras de la Universidad.

c. Entregar materiales de oficina al personal del Departamento.

d. Reportar sobre ingreso de liquidación de nóminas de sueldos de las diferentes dependencias

de la USAC al archivo del Contabilidad.


2.3 EVENTUALES

a. Solicitar materiales de almacén.

b. Colaborar con secretaria de jefatura y archivo del Departamento.

c. Otras atribuciones inherentes al puesto que le asigne el Jefe Inmediato Superior.

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las dependencias de la Universidad de San Carlos.

4. RESPONSABILIDAD






a. Personal Externo

Título de nivel medio, conocimientos de computación y dos años como Oficinista

o Secretaria.

b. Personal Interno

Título de nivel medio, conocimientos de computación y un año como Oficinista I

o Secretaria I.

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10.3 Área de Ingresos

10.3.1 Definición: Área donde se registran contablemente los ingresos por concepto de: los

aportes del Estado, plan de funcionamiento y plan privativo de la Universidad.

10.3.2 Objetivo: Contribuir al registro oportuno y mensual de los ingresos de la Universidad.

10.3.3 Función: Registrar los ingresos de la Universidad de manera oportuna y mensualmente.


actividades correspondientes del Analista de Ingresos Contables.

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Analista de Ingresos Contables

I. IDENTIFICACIÓN


PUESTO NOMINAL : Analista de Ingresos Contables CÓDIGO: 99.99.90

PUESTO FUNCIONAL: Analista de Ingresos Contables




1. NATURALEZA

Trabajo técnico que consiste en realizar tares contables con exactitud y puntualidad para

mantener cuantificadas las operaciones de contabilidad de la Universidad, que constituye base

objetiva en la toma de decisiones de carácter financiero.

2. ATRIBUCIONES

2.1. ORDINARIAS

a. Recibir, revisar, analizar y grabar pólizas de ingresos (reportes diarios de ingresos de cada

unidad).

b. Elaborar certificaciones de ingresos.

c. Controlar el fondo común cuentas bancarias de depósitos.

2.2. PERIÓDICAS

a. Cuadrar mensualmente saldos de caja (D.M.G.).

b. Informar de saldos de caja para la Contraloría de Cuentas.

c. Revisar y corregir operaciones de diario mayor general relacionadas con ingresos.

d. Distribuir contablemente la matrícula estudiantil y servicios bibliotecarios.

e. Elaborar informes específicos de ingresos é intereses de las cuentas bancarias.

f. Informar mensualmente de los depósitos bancarios operados.

2.3 EVENTUALES

a. Integrar cuentas de ingresos (certificaciones).

b. Operar cierres contables.

c. Investigar ingresos específicos.

d. Integrar comisiones específicas inherentes al puesto.

e. Otras inherentes al puesto que le asigne el Jefe Inmediato Superior.

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4. RESPONSABILIDAD






a. Personal Externo

Tres años de estudios universitarios en Auditoría y tres años en la ejecución de

trabajos contables que incluya el uso de computadoras.

b. Personal Interno

Dos años de estudios universitarios en Auditoría y cuatro años en la ejecución de

trabajos contables que incluya el uso de computadoras.

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10.4 Área de Egresos

10.4.1 Definición: Área que se encarga de registrar contablemente los egresos por: plan de

funcionamiento, plan de transferencias, plan de inversión, gastos extraordinarios,

presupuesto extraordinario, fondo de investigación y fondo de desarrollo de las Unidades

Ejecutoras de la Universidad.

10.4.2 Objetivo: Contribuir al registro oportuno y mensual de los egresos de la Universidad.

10.4.3 Función: Registrar de manera oportuna y mensual los egresos de la Universidad.


actividades correspondientes del: Profesional de Contabilidad y Contador II.

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a) Profesional de Contabilidad

I. IDENTIFICACIÓN


PUESTO NOMINAL : Profesional de Contabilidad CÓDIGO: 04.05.29

PUESTO FUNCIONAL: Profesional de Contabilidad




1. NATURALEZA

Trabajo de especialización que consiste en asesorar, revisar y registrar operaciones contables,

con el fin de interpretar sus resultados y ejecutar el presupuesto de ingresos y egresos de la

universidad, conforme aplicación de leyes de orden general, normas y reglamentos

universitarios.

2. ATRIBUCIONES

2.1. ORDINARIAS

a. Emitir oficios para emisión de cheques o transferencias bancarias.

b. Registrar planillas para reintegro de fondo fijo, documentos por liquidar, órdenes de

compra, viáticos, ayudas económicas, ayudas becarias, pólizas de diario, cargos a deudores,

cheques anulados y otras para su revisión, análisis, elaboración y proceso de ingreso al

sistema de contabilidad de las Unidades Ejecutoras bajo su responsabilidad.

c. Asesorar a tesorerías demás empleados de la Universidad de San Carlos.


2.2. PERIÓDICAS

a. Elaborar certificaciones de solvencia en el servicio y egresos de las dependencias de la

Universidad de San Carlos.

b. Elaborar integraciones de Cuentas de Activo y Pasivo.

c. Trasladar al archivo pólizas de diario por registro de egresos de funcionamiento y

privativos, órdenes de compra y ayudas becarias provisionadas.


2.3 EVENTUALES

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a. Integrar comisiones específicas inherentes al puesto.

b. Asistir a cursos de capacitación que organice el Departamento de Contabilidad.

c. Asesorar a autoridades universitarias y Contraloría General de Cuentas.




las dependencias de la USAC.

4. RESPONSABILIDAD






1. FACTOR DE HABILIDAD

1.1 Subfactor de Formación

d) Personal Externo

Contador Público y Auditor, con 3 años en el ejercicio del área contable.

e) Personal Interno

Contador Público y Auditor, con experiencia en el área contable o tesorería.

En ambos casos ser colegiado activo

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b) Contador II

I. IDENTIFICACIÓN


PUESTO NOMINAL : Contador II CÓDIGO: 04.05.18

PUESTO FUNCIONAL: Inventarios y Conciliaciones Bancarias

INMEDIATO SUPERIOR: Contador General y Subjefe de Contabilidad o

Supervisor de Activos Fijos



1. NATURALEZA

Trabajo técnico que consiste en mantener actualizados los registros de documentos contables y

controles varios, relativos a la actividad de asignación y movimiento de fondos y/o archivos

varios.

2. ATRIBUCIONES

2.1. ORDINARIAS

a. Elaborar pólizas de diario.

b. Emitir oficios para emisión de cheques.

c. Integrar cuentas de activos, pasivos y patrimonio.

d. Integrar el Impuesto Sobre la Renta generado en la Universidad.

e. Elaborar conciliaciones bancarias.

f. Depurar los anexos reflejados en las Conciliaciones Bancarias.

g. Elaborar conciliaciones de Activos Fijos.

h. Depurar los anexos reflejados en las conciliaciones de Activos Fijos.

i. Controlar inventarios de unidades centralizadas.

j. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.

2.2. PERIÓDICAS

a. Integrar bienes de la USAC, activos fijos.

b. Analizar inventario enviado por las unidades académicas.

c. Elaborar póliza de diario de baja, donaciones, traslado de activos fijos.

d. Informar de la elaboración de conciliaciones bancarias.

e. Informes de la elaboración de conciliaciones de Activos Fijos.


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2.3 EVENTUALES

a. Recopilar documentos contables para realizar y depurar las conciliaciones bancarias.

b. Recopilar documentos contables para realizar y depurar las conciliaciones de Activos

c. Fijos.





4. RESPONSABILIDAD






a. Personal Externo

Perito Contador, cuatro años de estudios universitarios en la carrera de Contador

Público y Auditor y tres años en labores de manejo y control de documentos

contables.

b. Personal Interno

Perito Contador, dos años de estudios universitarios en una de las carreras de

Ciencias Económicas ó cuatro años como Contador I.

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10.5 Área de Activos Fijos

10.5.1 Definición: Área se encarga de registrar contablemente las capitalizaciones, bajas y

traslados de los Activos Fijos de las Unidades Ejecutoras de la Universidad, así como de

conciliar y llevar el control de los saldos de éstas respecto al saldo contable.

10.5.2 Objetivo: Contribuir al registro oportuno y mensual de los activos fijos de la Universidad.

10.5.3 Función: Registrar de manera oportuna y mensual los activos fijos de la Universidad.


actividades correspondientes del: Supervisor de Activos Fijos, Contador II, Auxiliar de

Tesorero I y Oficinista I.

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a) Supervisor de Activos Fijos

I. IDENTIFICACIÓN


PUESTO NOMINAL : Supervisor de Activos Fijos

CODIGO: 99.99.90

PUESTO FUNCIONAL: Supervisor de Activos Fijos


SUBALTERNOS: Contador II, Auxiliar de Tesorero I y

Oficinista I


1. NATURALEZA

Trabajo de especialización que consiste en verificar y coordinar con los encargados de

inventario de las Unidades Ejecutoras, el control y procedimiento del registro de los Activos

Fijos.

2. ATRIBUCIONES

2.1. ORDINARIAS

a. Supervisar y coordinar con los encargados de inventarios de las Unidades Ejecutoras de la

Universidad de San Carlos la conciliación del saldo de sus activos fijos con el saldo

contable del Departamento de Contabilidad.

b. Elaboración de pólizas de diario relacionadas con la capitalización, bajas y traslados de

Activos Fijos inventariables.

c. Supervisión y control de los inventarios de Unidades Ejecutoras bajo la responsabilidad del

Departamento de Contabilidad.

d. Asesoría y supervisión en la elaboración de Tarjetas de Responsabilidad para el control de

activos inventariables y bienes fungibles.

e. Asesoría y supervisión en el ingreso al Libro de Inventarios de las compras, bajas y

traslados de bienes inventariables.


2.2. PERIÓDICAS

a. Elaboración de Certificaciones Contables.

b. Atender a empleados de las diversas Unidades Ejecutoras en lo concerniente a Activos

Fijos.

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c. Realizar inventarios físicos de Unidades Ejecutoras bajo la responsabilidad del


d. Rendir informes sobre los activos fijos de Unidades Ejecutoras de la Universidad de San

Carlos.

e. Atender a la Contraloría General de Cuentas en lo concerniente a los Activos Fijos de la

Universidad.


2.3 EVENTUALES


b. Elaboración de Certificaciones para vehículos.

c. Integrar cuentas del Balance General relacionadas con Activos Fijos.

d. Atender a personal externo en lo concerniente a los Activos Fijos de la Universidad.

e. Otras atribuciones inherentes al puesto que le asigne el Jefe Inmediato Superior.



las dependencias de la Universidad de San Carlos, así como con otras personas externas que

tengan relación con sus labores.

4. RESPONSABILIDAD



subalterno.




a. Personal Externo

Contador Público y Auditor, con cinco años de experiencia que incluya supervisión

del recurso humano y conocimientos de computación.

b. Personal Interno

Contador Público y Auditor, con dos años de experiencia en el área contable o de

tesorería y conocimientos de computación..

29

b) Contador II

I. IDENTIFICACIÓN


PUESTO NOMINAL : Contador II CÓDIGO: 04.05.18

PUESTO FUNCIONAL: Inventarios y Conciliaciones Bancarias




1. NATURALEZA

Trabajo técnico que consiste en mantener actualizados los registros de documentos contables y

controles varios, relativos a la actividad de asignación y movimiento de fondos y/o archivos

varios.

2. ATRIBUCIONES

2.1. ORDINARIAS

a. Elaborar pólizas de diario.

b. Emitir oficios para emisión de cheques.

c. Integrar cuentas de activos, pasivos y patrimonio.

d. Integrar el Impuesto Sobre la Renta generado en la Universidad.

e. Elaborar conciliaciones bancarias.

f. Depurar los anexos reflejados en las Conciliaciones Bancarias.

g. Elaborar conciliaciones de Activos Fijos.

h. Depurar los anexos reflejados en las conciliaciones de Activos Fijos.

i. Controlar inventarios de unidades centralizadas.

j. Otras atribuciones inherentes a la naturaleza del puesto.

2.2. PERIÓDICAS

a. Integrar bienes de la USAC, activos fijos.

b. Analizar inventario enviado por las unidades académicas.

c. Elaborar póliza de diario de baja, donaciones, traslado de activos fijos.

d. Informar de la elaboración de conciliaciones bancarias.

e. Informes de la elaboración de conciliaciones de Activos Fijos.


30

2.3 EVENTUALES

a. Recopilar documentos contables para realizar y depurar las conciliaciones bancarias.

b. Recopilar documentos contables para realizar y depurar las conciliaciones de Activos

Fijos.





4. RESPONSABILIDAD






a. Personal Externo

Perito Contador, cuatro años de estudios universitarios en la carrera de Contador

Público y Auditor y tres años en labores de manejo y control de documentos

contables.

b. Personal Interno

Perito Contador, cuatro años de estudios universitarios en una de las carreras de

Ciencias Económicas ó cuatro años como Contador I.

31

c) Auxiliar de Tesorero I

I. IDENTIFICACIÓN


PUESTO NOMINAL : Auxiliar de Tesorero I CODIGO: 04.15.15

PUESTO FUNCIONAL: Auxiliar de Activos Fijos




1. NATURALEZA

Trabajo técnico que consiste en ejecutar diversas tareas auxiliares de tesorería o bien ser

responsable de las actividades de tesorería en una pequeña magnitud.

2. ATRIBUCIONES

2.1. ORDINARIAS

a. Control de inventarios de Unidades Ejecutoras bajo la responsabilidad del Departamento de

Contabilidad.

b. Elaboración de Tarjetas de Responsabilidad para el control de Activos Inventariables y

Bienes Fungibles.

c. Elaboración de stickers para asignación de números de inventario.

d. Auxiliar de diversas actividades relacionadas con el área de tesorería.

e. Ingresar al Libro de Inventarios las compras, bajas y traslados de bienes inventariables.


2.2. PERIÓDICAS

a. Elaboración de Certificaciones Contables.

b. Realizar inventarios físicos de Unidades Ejecutoras bajo la responsabilidad del



2.3 EVENTUALES


b. Elaboración de certificaciones para vehículos.

c. Integrar cuentas del Balance General relacionadas con Activos Fijos.


32



las dependencias de la Universidad de San Carlos, así como con otras personas externas que

tengan relación con sus labores.

4. RESPONSABILIDAD






a. Personal Externo

Perito Contador con conocimientos de Computación y Legislación Fiscal y un año en

labores inherentes al área contable.

b. Personal Interno

Título a nivel medio con conocimientos de computación y Legislación Fiscal y dos años

en labores relacionadas con el área contable.

33

d) Oficinista I:

I. IDENTIFICACIÓN


PUESTO NOMINAL : Oficinista I CÓDIGO: 12.05.56

PUESTO FUNCIONAL: Auxiliar de Archivo y Auxiliar de Activos Fijos




1. NATURALEZA

Trabajo de oficina, que consiste en realizar diversas tareas mecanográficas rutinarias y

repetitivas, así como de ejecutar otras labores auxiliares de apoyo en el proceso de trámites

administrativos y/o académicos.

2. ATRIBUCIONES

2.1. ORDINARIAS

a. Recibir, tabular, ordenar documentación contable para su archivo.

b. Apoyar las atribuciones y actividades encomendadas al encargado de archivo ó Supervisor

de Activos Fijos.

c. Trasladar documentación contable a la Contraloría General de Cuentas.

d. Recibir, archivar y operar expedientes de Activos Fijos.

e. Elaborar integraciones de Activos Fijos.

f. Otras atribuciones inherentes al puesto que le asigne el Jefe Inmediato Superior.

2.2. PERIÓDICAS

a. Trasladar documentación contable (cheques voucher de gastos de funcionamiento USAC y

póliza de ingreso) a la Auditoría Interna.

b. Atender y entregar certificaciones a estudiantes universitarios de recibos de exámenes de

retrasadas y escuelas de vacaciones extraviados.


2.3 EVENTUALES

a. Asistir a cursos que organice el Departamento de Contabilidad.

b. Cubrir algún puesto cuando sea necesario.

c. Otras inherentes al puesto que le asigne el Jefe Inmediato Superior.

34




4. RESPONSABILIDAD






a. Personal Externo

Título de nivel medio, conocimientos de computación y un año en ejecución de labores

de oficina afines al puesto.

b. Personal Interno

Título de nivel medio, conocimientos de computación y seis meses en ejecución de

labores de oficina.

35

10.6 Área de Archivo

10.6.1 Definición: Área que se encarga de la custodia, clasificación y resguardo de la

documentación inherente a los registros contables realizados por las áreas de Ingresos,

Egresos y de Activos Fijos del Departamento de Contabilidad.

10.6.2 Objetivo: Organizar de manera adecuada la documentación generada por las diferentes

áreas del Departamento.

10.6.3 Función: Custodiar la documentación generada por las diferentes áreas del Departamento.


actividades correspondientes del: Encargado de Archivo, Oficinista II y Oficinista I.

36

a) Encargado de Archivo

I. IDENTIFICACIÓN


PUESTO NOMINAL : Encargado de Archivo CÓDIGO: 12.10.16

PUESTO FUNCIONAL: Encargado de Archivo


SUBALTERNOS: Oficinista I (Auxiliar de Archivo) y Oficinista II

(Encargado de Nóminas)


1. NATURALEZA

Trabajo de oficina que consiste en resguardar la documentación inherente a la dependencia o

facultad, así como proporcionar los documentos que se soliciten.

2. ATRIBUCIONES

2.1. ORDINARIAS

a. Custodiar, clasificar y resguardar documentos contables en el archivo del Departamento de

Contabilidad.

b. Atender consultas de documentos contables bajo su cargo.


2.2. PERIÓDICAS

a. Elaborar informe de documentos pendientes de ingresar al departamento.

b. Revisar envíos de libros empastados.

c. Funcionar de enlace con la Contraloría General de Cuentas.

d. Trasladar documentos al personal de Contabilidad.

e. Supervisar y controlar la custodia y préstamo de los documentos contables del archivo del

Departamento.


2.3 EVENTUALES

a. Asistir a los cursos de capacitación que organice el Departamento de Contabilidad.

b. Otras atribuciones inherentes al puesto que le asigne el Jefe Inmediato Superior.

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4. RESPONSABILIDAD


b. Buen funcionamiento del Archivo del Departamento de Contabilidad.

c. Adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado, así como del personal

bajo su cargo.

d. Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo.


1. Requisitos de Formación y Experiencia

a. Personal Externo

Título de nivel medio, conocimientos de técnicas de archivo y computación y tres

años en labores de oficina, que incluya control y manejo de archivos.

b. Personal Interno

Título de nivel medio, conocimientos de técnicas de archivo y computación y dos

años en labores de archivo.

38

b) Oficinista II:

I. IDENTIFICACIÓN


PUESTO NOMINAL : Oficinista II CÓDIGO: 12.05.57

PUESTO FUNCIONAL: Recepcionista y Encargado de Nóminas




1. NATURALEZA DEL PUESTO:

Trabajo de oficina que consiste en realizar tareas auxiliares variadas y de alguna dificultad, en

apoyo a la administración, docencia, investigación y extensión.

2. ATRIBUCIONES

2.1. ORDINARIAS

a. Recibir documentos contables, nóminas de sueldos y correspondencia de todas las

dependencias de la Universidad de San Carlos.

b. Entregar documentos a los Profesionales de Contabilidad, Contadores y Secretaria III.

c. Atender al público en general.


2.2. PERIÓDICAS

a. Recibir estados de cuenta bancarios y entrega a contadores.

b. Recibir y archivar liquidaciones de nóminas de sueldos normales, complementos, becados e

Impuesto Sobre la Renta de las diferentes Unidades Ejecutoras de la Universidad.

c. Entregar materiales de oficina al personal del Departamento.

d. Reportar sobre ingreso de liquidación de nóminas de sueldos de las diferentes dependencias

de la USAC al archivo del Contabilidad.


2.3 EVENTUALES

a. Solicitar materiales de almacén.

b. Colaborar con secretaria de jefatura y archivo del Departamento.


39




4. RESPONSABILIDAD






a. Personal Externo

Título de nivel medio, conocimientos de computación y dos años como Oficinista

o Secretaria.

b. Personal Interno

Título de nivel medio, conocimientos de computación y un año como Oficinista I

o Secretaria I.

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c) Oficinista I:

I. IDENTIFICACIÓN


PUESTO NOMINAL : Oficinista I CÓDIGO: 12.05.56

PUESTO FUNCIONAL: Auxiliar de Archivo y Auxiliar de Activos Fijos




1. NATURALEZA

Trabajo de oficina, que consiste en realizar diversas tareas mecanográficas rutinarias y

repetitivas, así como de ejecutar otras labores auxiliares de apoyo en el proceso de trámites

administrativos y/o académicos.

2. ATRIBUCIONES

2.1. ORDINARIAS

a. Recibir, tabular, ordenar documentación contable para su archivo.

b. Apoyar las atribuciones y actividades encomendadas al encargado de archivo ó Supervisor

de Activos Fijos.

c. Trasladar documentación contable a la Contraloría General de Cuentas.

d. Recibir, archivar y operar expedientes de Activos Fijos.

e. Elaborar integraciones de Activos Fijos.

f. Otras atribuciones inherentes al puesto que le asigne el Jefe Inmediato Superior.

2.2. PERIÓDICAS

a. Trasladar documentación contable (cheques voucher de gastos de funcionamiento USAC y

póliza de ingreso) a la Auditoría Interna.

b. Atender y entregar certificaciones a estudiantes universitarios de recibos de exámenes de

retrasadas y escuelas de vacaciones extraviados.


2.3 EVENTUALES

a. Asistir a cursos que organice el Departamento de Contabilidad.

b. Cubrir algún puesto cuando sea necesario.

c. Otras inherentes al puesto que le asigne el Jefe Inmediato Superior.

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4. RESPONSABILIDAD






a. Personal Externo

Título de nivel medio, conocimientos de computación y un año en ejecución de labores

de oficina afines al puesto.

b. Personal Interno

Título de nivel medio, conocimientos de computación y seis meses en ejecución de labores de

oficina.

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