UNIVERSIDAD DEL NORTE DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA …

UNIVERSIDAD DEL NORTE

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMATICA Y DE COMUNICACIONES

PROYECTO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE APOYO A LA PLANEACIÓN Y

AUTOEVALUACIÓN

MANUAL DEL USUARIO FINAL

Elaborado por:

Raúl Castro Palmett, Arquitecto BI

Omar Molinares, Arquitecto SharePoint

Ramiro Rincón, Ingeniero de desarrollo

Revisado y Aprobado por:

Héctor Martínez, Ingeniero de Pruebas y Liberación de Productos TIC

Liliana Arteta M., Ingeniero de Diseño y Desarrollo de Productos TIC

Rafael Lastra, Jefe de Desarrollo TIC

Barranquilla, Septiembre 16 de 2011

IG Web Services Universidad del Norte

Manual del usuario final Página | 2

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 4

2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA ................................................................................ 4

1.1 DIAGRAMA CONCEPTUAL DE LA ARQUITECTURA DEL SISTEMA .......................................................................... 4

2.1 CONFORMACIÓN DE COMISIONES O ÁREAS ESTRATÉGICAS............................................................................... 6

2.1.1. Descripción de Servicios habilitados en una comisión ................................................................ 7

2.1.2. Roles dentro de una comisión ..................................................................................................... 9

2.2 PORTAL DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL ...................................................................................................... 9

2.2.1 Descripción de Servicios habilitados en el Portal de Planeación ............................................... 10

3. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN .................................................................... 11

4. AUDIENCIA ............................................................................................................................... 11

5. INGRESO AL SISTEMA ............................................................................................................ 11

6. DESCRIPCIÓN DE LAS OPCIONES DEL SISTEMA .............................................................. 15

6.1 OPCIONES BÁSICAS ................................................................................................................................ 21

6.1.1 Manejo de Documentos ............................................................................................................ 21 6.1.1.1 Crear un documento nuevo.................................................................................................................. 22 6.1.1.2 Cargar un documento del equipo ......................................................................................................... 26 6.1.1.3 Flujo de aprobación de documentos .................................................................................................... 29

6.1.2 Calendario de Eventos .............................................................................................................. 36

6.1.3 Foro de Discusión ...................................................................................................................... 40

6.1.4 Enlaces ...................................................................................................................................... 43

6.1.5 Tareas ....................................................................................................................................... 45

6.1.6 Búsquedas ................................................................................................................................. 48

6.2 FORMULARIOS ...................................................................................................................................... 50

6.2.1 Plan de Desarrollo ..................................................................................................................... 50 6.2.1.1 Conceptualización Comisión................................................................................................................. 51 6.2.1.2 Subcapítulo plan de desarrollo ............................................................................................................. 58 6.2.1.3 Indicadores plan de desarrollo ............................................................................................................. 71

6.2.2 Plan de Acción ........................................................................................................................... 88 6.2.2.1 Subcapítulo Plan de Acción .................................................................................................................. 88 6.2.2.2 Ingreso Meta de Indicadores .............................................................................................................. 105

6.2.3 Autoevaluación ....................................................................................................................... 117 6.2.3.1 Autoevaluación Metas plan de Acción ............................................................................................... 117 6.2.3.2 Autoevaluación Indicadores ............................................................................................................... 124

6.3 REPORTES .......................................................................................................................................... 131

6.3.1 Generar Plan de Desarrollo ..................................................................................................... 131

6.3.2 Generar Plan de Acción ........................................................................................................... 133

6.3.3 Cumplimiento por Año del Plan de Desarrollo ........................................................................ 134

6.3.4 Cumplimiento de Objetivos por Año ....................................................................................... 136

6.3.5 Cumplimiento de Acciones por Año ........................................................................................ 137

6.3.6 Cumplimiento de Metas por Año ............................................................................................ 139



6.3.7 Cumplimiento de Acciones y Metas por Año .......................................................................... 140

6.3.8 Acciones Pendientes por Ejecutar ........................................................................................... 142

6.3.9 Consulta de Acciones por Dependencia .................................................................................. 144

6.3.10 Indicadores por Año ................................................................................................................ 146

6.3.11 Indicadores por Año no Alcanzados ........................................................................................ 147

6.3.12 Listado de Indicadores ............................................................................................................ 149

6.3.13 Características Generales de la Herramienta para generar reportes ..................................... 150

6.3.14 Exportando Información de Reportes ..................................................................................... 152

7. MANEJO DE ERRORES ......................................................................................................... 154

8. PREGUNTAS FRECUENTES ................................................................................................. 156

8.1 ¿QUÉ TIPOS DE ARCHIVOS PUEDO SUBIR A UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS? ................................................ 156

8.2 ¿CUÁL ES EL TAMAÑO MÁXIMO DE DOCUMENTOS QUE PUEDO SUBIR A UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS? .......... 156

8.3. ¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE GUARDAR BORRADOR Y GUARDAR DEFINITIVO? ............................................. 156

8.4. ¿CÓMO PUEDO CAMBIAR LA CONTRASEÑA? .............................................................................................. 156

8.5. ¿QUÉ DEBO HACER PARA QUE LOS LINK DESDE EL CORREO ABRAN CORRECTAMENTE? ........................................ 156

8.6. ¿QUÉ SIGNIFICA EL MENSAJE QUE APARECE EN UNA VENTANA CUANDO INGRESO AL SISTEMA? ............................ 157

1. Introducción

Este documento contiene la descripción general y guía práctica para la utilización del Sistema de

Apoyo a la Planeación y Autoevaluación institucional. Los usuarios del sistema podrán hacer uso

de este para contestar sus inquietudes con respecto a cómo operar el sistema de manera

adecuada. Está dividido en tres grandes franjas, primero las generalidades que el sistema

Microsoft Office SharePoint Server 2007 ofrece para el manejo colaborativo de documentos,

segundo los formularios utilizados para la elaboración de Plan de Desarrollo, Plan de Acción y las

Autoevaluación de Indicadores y Metas del Plan de Acción y una tercera parte enfocada a la

utilización y manejo de reportes.

Adicionalmente, los usuarios podrán acudir a este documento a consultar las preguntas frecuentes

acerca del uso y/o manejo del Sistema de Información y los mensajes de error que se pueden

presentar a los usuarios al momento de utilizar el sistema.

2. Descripción general del sistema

1.1 Diagrama Conceptual de la Arquitectura del Sistema

Microsoft Office SharePoint Server 2007 posee una arquitectura lógica, que se conforma por

aplicaciones web, colecciones de sitios, sitios y subsitios, en una jerarquía, como se muestra en la

siguiente imagen.



En particular, para la soportar el proceso de Planeación y Autoevaluación Institucional se ha

creado una aplicación web con una colección de sitios, en la que se incluirá el sitio de Planeación

institucional, y contendrá tantos subsitios como comisiones sea necesario crear.



En particular, a continuación se describe el proceso de conformación de las comisiones, los

servicios con los que contará la plantilla de sitio “Comisión” y el contenido del Portal de Planeación

Institucional.

2.1 Conformación de Comisiones o Áreas Estratégicas

Una comisión consiste en un grupo interdisciplinario dentro de la Universidad, conformado

generalmente por funcionarios, estudiantes, egresados y docentes que a través de un proceso

deliberativo participan en el proceso de planeación y autoevaluación correspondiente a un área

estratégica específica. Actualmente las comisiones existentes son:

Formación del estudiante

Desarrollo Profesoral

Investigación

Extensión

Dimensión Internacional

Aseguramiento de la calidad

Administración Universitaria

Para la estructuración de comisiones se ha generado un subsitio para cada área. A través de este

subsitio la comisión podrá acceder a todos los servicios colaborativos de la misma, a saber:

Biblioteca / Lista Tipo Documentos Biblioteca de Documentos Calendario de Eventos Calendario Foros de Discusión Panel de Discusiones Lista de enlaces Lista de Enlaces Tareas Pendientes Lista de Tareas Documentos colaborativos Misión Biblioteca de Documentos Formulario Conceptualización Comisión Biblioteca de Formularios Formulario Subcapítulo Plan de Desarrollo Biblioteca de Formularios Formulario Indicadores Plan de Desarrollo Biblioteca de Formularios Formulario Metas Indicadores Plan de Acción Biblioteca de Formularios Formulario Subcapítulo Plan de Acción Biblioteca de Formularios Formulario Autoevaluación Metas Biblioteca de Formularios Formulario Autoevaluación Indicadores Biblioteca de Formularios Reportes Lista de Enlaces Indicadores Lista de Enlaces

Adicionalmente se ha generado una plantilla de sitio para la administración de comisiones, de esta

manera en el futuro el usuario encargado del área de Planeación y Prospectiva podrá generar

nuevas comisiones con la misma estructura inicial. Cabe aclarar que esta plantilla de sitio no

contendrá personalizaciones adicionales que los usuarios del sistema realicen posteriores a la

implementación, esto es, agregación o eliminación de listas / bibliotecas, cambios en formularios o



cambios de diseño gráfico. Para tal efecto se hace necesario actualizar la plantilla de sitio toda vez

que sea necesario realizar un cambio.

La plantilla de colaboración de una comisión tiene la siguiente distribución de servicios:

2.1.1. Descripción de Servicios habilitados en una comisión

Documentos (Biblioteca de Documentos)

Las bibliotecas de documentos, son listas de SharePoint nativas que permiten el

almacenamiento de cualquier tipo de documento. Dentro del portal de cada comisión el equipo

integrante de la misma cuenta con bibliotecas de documentos donde se puede cargar toda la

documentación de apoyo al proceso de planeación.

Las Bibliotecas de Documentos tienen la funcionalidad de Tipos de Contenido. Los tipos de

contenido son las plantillas de los documentos que se generarán dentro de la biblioteca. De

esta manera los usuarios cuentan con ayudas para la generación de documentos en línea.



Las bibliotecas de documentos pueden almacenar cualquier tipo de documento, sin embargo

para facilidad de los integrantes de las comisiones se configurarán plantillas o tipos de

contenido, a saber:

1. Análisis de la competitividad

2. Análisis del Macro entorno

3. Análisis del Micro entorno

4. Proceso de construcción de escenarios

5. Formato de Acta

6. Mapa Estratégico

Sobre cualquier documento de la biblioteca de documentos será posible iniciar un flujo de

aprobación nativo de la plataforma

Calendario

Los calendarios son listas nativas de SharePoint que permite colocar los eventos importantes

del grupo de trabajo, tales como hitos, reuniones, eventos de todo el día. Cada cita del

calendario tiene la funcionalidad de adjuntar archivos adjuntos.

El portal de la comisión contará con un calendario donde podrán colocar eventos importantes.

Foros de Discusión

Los Foros son conocidos como paneles de discusión, estos permiten establecer debates

acerca de temas específicos, archivos (documentos o formularios) entre integrantes de un sitio

de colaboración.

El panel Discusión de grupo se crea automáticamente cuando SharePoint 2007 crea un sitio

nuevo.

Por defecto los paneles muestran la discusión más reciente primero, además del número de

respuestas de cada una, estas opciones se pueden cambiar utilizando diferentes vistas; para

esto se debe ingresar a la opción configuración/configuración de panel de discusión. Los

paneles de discusión presentan las mismas características propias de una lista de SharePoint

como versionamiento, asignación de permisos, visualización por medio de vistas, entre otros.

Enlaces

Las listas de enlaces permiten colocar los vínculos de interés que son de importancia para la

comisión. Cada comisión contara con la funcionalidad de colocar vínculos de interés dentro de

sus sitios.



Tareas

SharePoint posee el servicio de tareas pendientes. Esta funcionalidad le permite al usuario

reportar el progreso de tareas asignadas y en particular, esta funcionalidad será utilizada para

colocar en estas listas las tareas de aprobación de los usuarios en los flujos de aprobación

donde participen.

2.1.2. Roles dentro de una comisión

Dentro de cada comisión existen los roles de:

Coordinador

Es el líder del área estratégica. Tiene la responsabilidad de coordinar todas las actividades al

interior de la comisión, revisar y consolidar la documentación generada por los integrantes de

la misma, generar actas de cada una de las reuniones, etc. Es quien envía al área de

Planeación y Prospectiva todos los documentos para su aprobación. En SharePoint, el

coordinador tendrá permiso de Diseño sobre el sitio.

Asistente Por lo general es la persona que apoya al coordinador en todas las labores administrativas

dentro de la comisión. Dentro del sistema de Información contará con los mismos privilegios

que el coordinador.

Integrante Es el rol encargado de generar contenidos dentro de la comisión. En SharePoint, el integrante

tendrá permiso de Colaboración dentro del sitio, sin embargo este usuario no podrá eliminar

contenidos, esta labor solo la podrá realizar el coordinador o asistente de la comisión.

2.2 Portal de Planeación Institucional

El portal de Planeación Institucional será el punto de entrada hacia todas las áreas estratégicas o

comisiones. Será construido con la plantilla de colaboración de SharePoint, y en este sitio estarán

habilitados varios servicios que permitan la colaboración, la consolidación de documentos y los

reportes que permitan la visualización de los indicadores relevantes.

Biblioteca / Lista Tipo

Documentos Biblioteca de Documentos Calendario Calendario Foros de Discusión Panel de Discusiones



Enlaces Lista de Enlaces Tareas Lista de Tareas Reportes Lista de Enlaces Indicadores Lista de Enlaces Ranking Páginas

2.2.1 Descripción de Servicios habilitados en el Portal de Planeación

Adicional a los servicios comunes con las comisiones, expuestos en el ítem 2.1.1, el Portal de

Planeación contará con los siguientes servicios.

Centro de Noticias

Office SharePoint Server posee una plantilla especializada para la publicación y visualización de

Noticias y Artículos Informativos que incluye ejemplos de diseños de artículos de noticias y un

archivo para almacenar elementos de noticias antiguos. Esa plantilla será implementada en el

portal de planeación, para la administración de todos los anuncios de este sitio.



Una plantilla de sitio de noticias ofrece ventajas a los administradores de sitios para la difusión de

noticias, entre ellas:

Un lugar centralizado en el que mostrar información al día.

Un diseño conocido y de uso sencillo para usuarios finales y proveedores de noticias.

Dos elementos Web específicos de noticias que permiten la difusión eficaz de información:

o Visor de RSS para agregar fuentes RSS

o Esta semana en imágenes, en donde se actualizan y se muestran imágenes

actualizadas

Espacio para Video

El portal de Planeación contará con un espacio para la publicación y reproducción de videos

institucionales.

3. Objetivos del sistema de información

Apoyar el proceso de Planeación y Autoevaluación Institucional

4. Audiencia

Este documento va dirigido a:

Grupo de Proyecto que lidera el proceso de diseño del Sistema de Información de apoyo a la

Planeación y Autoevaluación Institucional.

Personal del área de la Dirección de Tecnología Informática y de Comunicaciones.

Todos los integrantes de las comisiones encargadas de realizar la Planeación Institucional.

Todos los funcionarios y docentes que utilizarán el sistema.

5. Ingreso al sistema

A continuación se describen los pasos a seguir para realizar ingresar al sistema de apoyo a la

planeación institucional:

Ingresar al portal de profesores y administrativos (funcionarios) o el portal de estudiantes

(solo para los estudiantes que hacen parte de una comisión), escribir su identificación de

servicios TIC, su clave de acceso y presionar el botón Ingresar, tal y como se muestra en

la figura No. 1.



Figura No. 1

Una vez el usuario ha ingresado al portal, debe seleccionar la pestaña Área

Administrativa (para profesores/funcionarios) o la pestaña Área estudiante (para

estudiantes) y seleccionar el enlace Ingresar ubicado debajo de Sistema Planeación

Institucional (ver figura No. 2).



Figura No. 2

Si el usuario no tiene acceso al sistema muestra un mensaje en la pantalla (ver figura

No. 3), y si tiene acceso muestra la pantalla principal del sistema (ver figura No. 4).



Figura No. 3



Figura No. 4

Para cerrar la sesión seleccione la opción Cerrar sesión presionando clic en el nombre del usuario ubicado en la parte superior derecha de la pantalla:

6. Descripción de las opciones del sistema

A nivel general los sitios del sistema de Planeación cuentan con la siguiente distribución:

Menú a la izquierda: desde el cual el usuario puede acceder a las diferentes opciones y a la

papelera de reciclaje, donde se almacenan los documentos borrados, los cuales pueden ser

recuperados durante los 30 días siguientes.



Encabezado del sistema: Donde se encuentra la opción de búsqueda al lado del Roble Amarillo,

la “Miga de Pan” que nos indica en que sitio nos encontramos dentro del sistema de planeación, el

usuario que se encuentra utilizando el sistema (al dar clic sobre este se activa la opción de cerrar

sesión). Para ir directo al sitio principal de planeación presione en la carpeta Planeación

Institucional ubicada en la parte inferior izquierda del encabezado.

Área para contenido: en esta sección se desplegarán los contenidos de los sitios, formularios,

noticias, documentos y videos que contengan los sitios.



Los formularios tienen la siguiente estructura:



Encabezado del formulario: Donde se encuentra el nombre del formulario y el botón de cerrar el

formulario.

Área de información: en esta sección se ingresa, se muestra, se actualiza o se elimina la

información de entrada y de salida del formulario.



Área de mensajes: en esta sección se muestran los mensajes de error o de advertencia del

formulario.



Área de botones: en esta sección se encuentran los botones para guardar la información

ingresada en el formulario.



6.1 Opciones Básicas

Esta sección está dedicada a mostrar las opciones básicas para el manejo de documentos,

calendario de eventos, foros de discusión, enlaces y tareas.

6.1.1 Manejo de Documentos

Para ingresar a la biblioteca de documentos tan solo debe dar clic sobre los enlaces identificado

como “Documentos”.



De inmediato aparecerá la ventana que mostramos a continuación:

Allí tendrá la opción de crear un nuevo documento sobre el sistema, cargar el documento desde el

equipo donde esté conectado al sistema de Planeación, o simplemente abrir para edición o

revisión uno que estuviera almacenado en la biblioteca.

6.1.1.1 Crear un documento nuevo



Para crear un nuevo documento debe seguir los siguientes pasos:

1. Presione clic sobre el botón “Nuevo”

2. Seleccione el tipo de documento que necesita, si selecciona “Documento” el sistema le

abrirá un archivo de Word en blanco sobre el cual puede registrar la información que

desee, adicionalmente puede escoger entre las siguientes plantillas de documentos: “Acta”,

“Análisis de Completitud”, “Análisis de Macroentorno”, “Análisis de Microentorno”,

“Construcción de Escenarios”, “Mapa Estratégico 1” o “Mapa Estratégico 2”. Cuando

seleccione alguna de las plantillas lo que el sistema le desplegará es un archivo de Word

con la estructura de la plantilla que escogió, para que sobre esa base elabore su

documento. Por ejemplo: Si se escoge “Acta”



3. Diligencie la información que desee en el documento



4. Cuando estime conveniente presione clic en la opción “Guardar” de Word



5. Colóquele el nombre que desee al archivo y de inmediato el sistema le guardara el archivo

en la biblioteca en donde se encontraba ubicado. Es importante que no modifique la ruta

que le sugiere el sistema.

6. Una vez termina este proceso el archivo se encuentra disponible en la biblioteca para que

lo puedan consultar o modificar posteriormente.

6.1.1.2 Cargar un documento del equipo

Para cargar un documento que previamente usted elaboro realice los siguientes pasos:



1. Presione clic sobre el botón “Cargar”

2. Seleccione la opción deseada, usted puede escoger entre: “Cargar documento” y “Cargar

varios documentos”

3. Si seleccionó “Cargar documento” el sistema le muestra la siguiente pantalla

Presione clic sobre “Examinar”, seleccione el archivo que desea cargar al sistema. Si

desea coloque un comentario sobre la versión y de aceptar.

Si seleccionó “Cargar varios documentos” le aparecerá la siguiente ventana



Seleccione los archivos que desea cargar y presione “Aceptar”

El sistema le mostrará un mensaje de confirmación como este, diga que “Si”



4. Los archivos estarán disponibles en la biblioteca de documentos en la que se encontraba.

6.1.1.3 Flujo de aprobación de documentos

Si usted requiere que su documento sea aprobado, realice los siguientes pasos:

1. Pase el mouse sobre el nombre del archivo y presione clic sobre el triángulo que aparece,

de inmediato se desplegará el siguiente menú.

2. Seleccione la opción Flujos de Trabajo, de inmediato se desplegará la siguiente ventana



3. Presione clic sobre la opción “Aprobación” y el sistema le desplegará la siguiente ventana

4. Presione clic sobre aprobadores y podrá buscar el o los usuarios que deberán aprobar su

documento.



5. Señale el deseado, presione clic sobre agregar y en cuanto haya incluido todos los que

necesita pulse aceptar.



6. En el recuadro digite el mensaje que el usuario reciba con la notificación de aprobación, en

el campo vencimiento indique el tiempo máximo para realizar la aprobación y finalmente

presione clic sobre el botón “Iniciar”



7. El sistema lo regresara a la biblioteca donde se encontraba y el estado de aprobación del

documento estará “En curso”

8. Los aprobadores recibirán un correo electrónico a Ofelia o Unimail, en caso que no tenga

el primero. En este correo aparece un enlace para acceder al documento o formulario, los

participantes del flujo y un enlace a ver el estado del flujo.



Al abrir el documento puede revisarlo, incluir comentarios, realizar cambios, etc. y al finalizar

seleccione la opción “Edite esta tarea” para incluir los comentarios generales del flujo y escoger

entre las opciones de Aprobar, Rechazar, Reasignar tarea (para delegarla a otra persona) o

Solicitar cambio (para solicitar modificaciones a otra persona antes de tomar una acción acerca de

la tarea).



6.1.2 Calendario de Eventos

Para crear un evento o para verificar los existentes en los diferentes sitios del portal de planeación

deberá seguir los siguientes pasos:

1. Presione clic sobre la opción “Calendario”, en el Menú



2. De inmediato el sistema desplegará el calendario de eventos, en donde se mostraran las

actividades programadas día por día.



3. Si solo desea consultar un evento, basta con dar clic sobre el deseado y de inmediato el

sistema lo despliega así.

4. Si lo que desea es crear un nuevo evento, presione clic sobre la opción nuevo



5. El sistema desplegará la siguiente ventana

6. Colóquele un “Título” al evento, la “Ubicación” y los datos correspondientes a hora inicio y

fin. En el campo “Descripción” puede colocar todos los datos que estime conveniente para

los asistentes.

7. Para finalizar presione clic en “Aceptar”, ya estará disponible su evento en el calendario.



6.1.3 Foro de Discusión

Para crear o participar en un foro de discusión siga los siguientes pasos:

1. Presione clic sobre la opción “Foro de Discusión” en el Menú del sitio.

2. El sistema desplegará la siguiente ventana, en donde tendrá la opción de crear un nuevo

foro, o participar en uno existente.



3. Si desea crear uno nuevo, basta con dar clic sobre la opción “Nuevo” y seleccionar

“Discusión”

4. El sistema mostrará la siguiente ventana, en donde deberá colocar un “Título” al foro y en

el “Cuerpo” puede exponer toda la información que estime conveniente para la discusión.



5. Para finalizar presione clic en “Aceptar” y listo.

6. Si tan solo desea participar en algún foro existente, tan solo presione clic sobre el nombre

del foro en que quiere participar y el sistema le mostrará las opiniones de los demás

participantes.

7. Presione clic sobre el enlace “Respuesta” y le aparecerá la ventana en donde deberá

colocar sus comentarios.



8. Una vez termine de “Aceptar” y el sistema publicará sus apreciaciones del tema.

6.1.4 Enlaces

Para consultar enlaces realice los siguientes pasos:

1. Presione clic sobre la opción “Enlaces” en el Menú del sitio.



2. Presione clic sobre la opción “Enlaces” en el Menú del sitio.

3. Seleccione el enlace que desee consultar y el sistema le abrirá la página solicitada en una

nueva ventana.



6.1.5 Tareas

Para visualizar las tareas que tiene asignadas y actualizar la información de la misma realice los

siguientes pasos:

1. Ingrese a la opción “Tareas” en el menú del sitio.



2. El sistema desplegará la siguiente ventana, en donde tendrá la opción de seleccionar la tarea

que desee visualizar o actualizar.



3. Seleccione la opción Editar elemento y actualice la información del estado y el % completado y presione el botón Aceptar.



6.1.6 Búsquedas

Mediante la opción de Búsqueda avanzada, puede ajustar la búsqueda para buscar documentos que tengan una propiedad específica o que contengan una palabra concreta. Puede utilizar cualquier combinación de estos criterios de búsqueda. Por ejemplo, puede buscar sólo por documentos que contengan la frase exacta "international society" y que estén escritos tanto en español como en japonés.

Importante No puede buscar por persona mediante la ficha Todos los sitios.

1. Haga clic en Búsqueda avanzada.

Buscar documentos que contengan una frase o palabra concreta

Puede buscar documentos que contengan todas las palabras, una frase exacta, cualquier palabra o ninguna palabra de las que escriba en los cuadros de búsqueda.

2. Escriba las palabras o términos que desee buscar en los cuadros de búsqueda.



Buscar documentos escritos en un idioma concreto

Puede buscar documentos escritos en uno o más idiomas.

2. En Restringir la búsqueda, seleccione el idioma o los idiomas de los documentos que desee buscar.

Buscar documentos creados en una aplicación concreta

2. Haga clic en el tipo de resultado y después en un tipo de documento de la lista.

Buscar documentos con propiedades concretas

Puede restringir la búsqueda a documentos con propiedades como autor, comentarios o fecha de creación.

2. En Agregar restricciones de propiedad, haga clic en Donde la propiedad y después en la propiedad que desee buscar.

3. Haga clic en la flecha para el cuadro siguiente y después haga clic en el operador que desee usar.

4. Haga clic en el cuadro siguiente y escriba el valor por el que desea buscar.

5. Si desea usar más de una propiedad, haga clic en la flecha del último cuadro, haga clic en Y u O y después en Agregar propiedad.

6. Repita los pasos para cada propiedad que desee agregar.

Por último Haga clic en Buscar.

Método abreviado de teclado Para iniciar una búsqueda después de escribir palabras clave en el cuadro Buscar, presione ENTRAR.



6.2 Formularios

A continuación se describirán las acciones que pueden realizarse en los formularios del sistema de

apoyo a la planeación institucional disponibles para los usuarios finales:

6.2.1 Plan de Desarrollo

Este numeral es exclusivo para los formularios que serán manejados por los miembros de las

Comisiones del Sistema de Apoyo a la Planeación y Autoevaluación Institucional, dichos

formularios son los que deberán utilizarse para la elaboración del Plan de Desarrollo, se

describirán en el orden en que deben utilizarse para garantizar que el proceso de Planeación se de

correctamente.



6.2.1.1 Conceptualización Comisión

Para ingresar al formulario presione clic sobre la opción del menú identificada como

“Conceptualización Comisión”, de inmediato el sistema le desplegará la siguiente ventana:



Allí puede crear un nuevo formulario o escoger uno existente en la biblioteca para editarlo.

Si le da clic en “Nuevo” le abrirá el formulario con todos los campos vacíos y deberá llenar cada

uno de los campos (ver figura 42), de lo contrario estará totalmente diligenciado y listo para ser

modificado (ver figura 43).



Figura No. 42



Figura No. 43

Si desea salir del formulario sin guardar cambios sobre el documento, basta con dar clic sobre el

botón “Cerrar” ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. El sistema lo regresará a la

biblioteca en donde estaba ubicado.

La información que diligenciará en este formulario corresponde a la introducción del subcapítulo

correspondiente a la comisión.

La forma en que debe diligenciar el formulario es la siguiente:

Presione clic sobre la lista desplegable de planes de desarrollo y seleccione uno, de

inmediato el sistema llena el campo comisión, ya que es un campo calculado teniendo en

cuenta las variables plan de desarrollo seleccionado y URL del sitio desde el cual se

invoque. Si al escoger un plan de desarrollo no se despliega el nombre de la comisión,

debe regresar al formulario “Creación de comisión” y crearla en el plan deseado. Si lo que

no aparecen son los planes de desarrollo deberán crearse en la opción del formulario

“Encabezado Plan de Desarrollo”

Luego sobre el campo conceptualización escriba el texto descriptivo de la comisión. Este

campo solo acepta 65535 caracteres.



Para finalizar tiene dos opciones, la primera es presionar el botón “Guardar Borrador” o el

botón “Guardar Definitivo”. La primera opción se utiliza para guardar una copia de este

documento en la biblioteca y no perder el trabajo adelantado, pero el sistema lo conserva

como un borrador y todavía no estará disponible en reportes (ver figura 44). La opción

definitiva cambia el estado del documento a publicado y de inmediato estará disponible la

información en el reporte para generar el Plan de Desarrollo (ver figura 45)



Figura No. 44



Figura No. 45

Es importante indicar que todos los campos de este formulario son obligatorios y por tanto si no

están totalmente diligenciados y se desea guardar borrador o definitivo el sistema podría arrojar

mensajes de control como los que se relacionan a continuación:



6.2.1.2 Subcapítulo plan de desarrollo



Para ingresar al formulario presione clic sobre la opción del menú identificada como “Subcapítulo”,

de inmediato el sistema le desplegará la siguiente ventana:



Figura No. 46



Figura No. 47




La información que diligenciará en este formulario corresponde a la introducción del subcapítulo

correspondiente a la comisión.









no aparecen son planes de desarrollo deberán crearse en la opción del formulario

“Encabezado Plan de Desarrollo”. Adicionalmente el campo orden cargará el índice de

capítulos de comisiones seguido del orden dentro de este plan, estos datos debieron ser

previamente diligenciados en los formularios “Personalización del Plan de Desarrollo” y

“Creación Comisión” respectivamente.

Luego escriba sobre el campo “Título Subcapítulo” el nombre con que quiera identificar el

subcapítulo que va a diligenciar. Este campo acepta hasta 255 caracteres, es conveniente

que no exceda este límite, puesto que al final el sistema no lo dejará grabar si no lo cambia

por uno de menor tamaño.

Luego continúe con el campo “Introducción Subcapítulo” escriba el texto descriptivo del

subcapítulo. Este campo solo acepta 65535 caracteres.



En el campo orden debe indicar cuál es el número del subcapítulo que está creando; esta

acción es de mucho cuidado, ya que de eso va a depender la forma que tomará el

documento plan de desarrollo al interior de la comisión. Usted puede colocar el orden que

desee, el sistema solo valida que no digite letras o lo deje en blanco.

Para insertar un nuevo subcapítulo basta con dar clic sobre el link “Insertar Subcapítulo”

Para el caso de los subcapítulos que poseen objetivos y estrategias, presione clic sobre el

link “Insertar Zona Objetivo - Estrategias”. De inmediato el sistema insertará una nueva

zona en el formulario en la cual podrá ingresar esta información.



También puede insertar varias estrategias para un mismo objetivo, tan solo dando clic

sobre el enlace “Insertar estrategia”

De igual forma se pueden ingresar varios objetivos para el mismo subcapítulo y a su vez

estos podrán tener una o varias estrategias.



Si se equivocó y desea eliminar alguna de las zonas repetitivas que había insertado

anteriormente basta con dar clic sobre el botón “Eliminar Estrategia”, “Eliminar Objetivo” o

“Eliminar Subcapítulo” según corresponda.






información en el reporte para generar el Plan de Desarrollo (ver figura 49)



Figura No. 48



Figura No. 49

Es importante indicar que todos los campos de este formulario son obligatorios y por tanto si no





6.2.1.3 Indicadores plan de desarrollo



Para ingresar al formulario presione clic sobre la opción del menú identificada como “Indicadores

Plan de Desarrollo”, de inmediato el sistema le desplegará la siguiente ventana:



Figura No. 50



Figura No. 51




La información que diligenciará en este formulario corresponde a indicadores que aplicarán para el

plan de desarrollo que se indique, con sus respectivas metas al año final del Plan de Desarrollo.








“Encabezado Plan de Desarrollo”.



Luego escriba sobre el campo “Indicador” el nombre con que quiera identificarlo. Este

campo acepta hasta 118 caracteres, es conveniente que no exceda este límite, puesto que

al final el sistema no lo dejará grabar si no lo cambia por uno de menor tamaño.

Luego debe escoger la frecuencia de medición para el indicador, esta puede ser: anual,

semestral, trimestral, bimestral o mensual.

En la lista “Tipo” deberá seleccionar entre las siguientes posibilidades: Acumulado (para

calcular la medición del indicador al último año de vigencia del Plan de Desarrollo con base

en la sumatoria de las mediciones de los años que se tengan registrados), Promediado

(para calcular la medición del indicador al último año de vigencia del Plan de Desarrollo

con base en el promedio de las mediciones de los años que se tengan registrados), Ultima

Medición (para calcular la medición del indicador al último año de vigencia del Plan de

Desarrollo con base en la medición del último año que se tenga registrado).

En la lista “Tipo Tendencia” seleccionar entre las siguientes opciones: Ascendente (cuando

entre mayor sea la medición, mejor será el resultado; por ejemplo: Aumentar el número de



profesores de planta), Descendente (cuando menor sea la medición, mejor será el

resultado; por ejemplo: Disminuir el índice de deserción estudiantil)

Existe un cuadro de selección en el cual podrá chequear en caso que desee marcar el

indicador como relevante.

Una vez diligenciada toda la información de esta primera parte del formulario presione clic

sobre el botón “Ingresar Metas”, luego de esto aparecerá una ventana donde debe ingresar

la meta para este indicador al último año del plan de desarrollo. De acuerdo a la frecuencia

seleccionada le desplegará los periodos de medición.

o Anual



o Semestral

o Trimestral



o Bimestral

o Mensual



Si se equivocó de frecuencia puede dar clic en el botón “volver” y el sistema lo regresará a

la primera parte del formulario.






información en los reportes de indicadores (ver figura 53)



Figura No. 52



Figura No. 53

Es importante resaltar que para poder cambiar la meta proyectada de un indicador, una vez ha sido aprobada, la Jefe de Planeación y Prospectiva debe crear una nueva versión del formulario con la nueva meta y colocar en el comentario de la versión la justificación del cambio.

Es importante indicar que todos los campos de este formulario son obligatorios, excepto el cuadro

de selección “¿Indicador Relevante?”, por tanto si no están totalmente diligenciados y se desea

guardar borrador o definitivo el sistema podría arrojar mensajes de control como los que se

relacionan a continuación:



6.2.2 Plan de Acción

Este numeral es exclusivo para los formularios que serán manejados por los miembros de las

Comisiones del Sistema de Apoyo a la Planeación y Autoevaluación Institucional, dichos

formularios son los que deberán utilizarse para la elaboración de los Planes de Acción, se

describirán en el orden en que deben utilizarse para garantizar que el proceso de Planeación se dé

correctamente.

6.2.2.1 Subcapítulo Plan de Acción

Para ingresar al formulario presione clic sobre la opción del menú identificada como “Subcapítulo

Plan de Acción”, de inmediato el sistema le desplegará la siguiente ventana:



Figura No. 54



Figura No. 55




La información que diligenciará en este formulario corresponde a los subcapítulos del plan de

acción del año del plan de acción que esté trabajando.











Luego en el campo “Año Plan de Acción” se desplegarán los años restantes del plan de

desarrollo seleccionados en el paso anterior, escoja uno.

Continúe al campo Subcapítulo y seleccione de la lista de subcapítulos de la comisión para

el plan de desarrollo seleccionado. Si la lista aparece vacía debe verificar que existan

subcapítulos para el plan seleccionado entre los formularios de “Subcapítulo” en la sección

de plan de desarrollo.

Una vez hecho eso podrá seleccionar el objetivo que desee trabajar para ese año del plan

de acción. Puede insertar uno o varios objetivos, basta posicionarse sobre el campo

“Objetivo” para que aparezca la opción de insertar otro objetivo.



Luego puede seleccionar una o varias estrategias a trabajar en el plan de acción. Si quiere

escoger más de una estrategia, solo tiene que hacer clic sobre el triángulo que se

encuentra al lado del campo con este nombre y seleccionar la opción “Insertar Estrategia”.



Ahora si puede describir la acción a tomar (en el campo “Acción”), indicar si es

relevante o no (en el cuadro de selección “¿Acción Relevante?”), definir la meta a

lograr (en el campo “Meta”) y el alcance de dicha meta (en el campo “Alcance”).

Los campos “Acción”, “Meta” y “Alcance” solo aceptan hasta 65535 caracteres, es

bueno que tenga en cuenta esto al momento de utilizar estos campos, dado que el final

cuando intente guardar el sistema le arrojará mensajes de control si excedió el límite.

El sistema controla que el número total de acciones registradas como relevantes para

todos los subcapítulos de la comisión no exceda el número de acciones relevantes

configuradas para la comisión.

Los campos “Acción” y “Meta” pueden insertarse uno o varios, dependiendo las

necesidades de las comisiones, tan solo presione clic sobre el triángulo que aparece al

lado de los campos, tal como lo muestra las figuras (56 y 57)



Figura No. 56



Figura No. 57

Para escoger la fecha de cumplimiento de las metas puede usar el selector de fecha,

tal como se muestra en la imagen a continuación o digitarla en formato dd/mm/aaaa:



Tenga en cuenta que la fecha de cumplimiento debe estar dentro del año del plan de

acción que seleccionó de lo contrario el sistema de enviará un mensaje de control.



El campo “Recursos Asociados” es opcional, lo puede utilizar para indicar lo que

requiere para conseguir el cumplimiento de la meta.

Luego inserte las dependencias que serán los responsables directos e involucrados del

desarrollo de esta acción. Para hacer esto, solo tiene que dar clic sobre el triángulo

que aparece al lado de los campos “Responsable Directo” y “Dependencia Involucrada”

y seleccionar la opción “Insertar Responsable Directo” o “Insertar Dependencia

Involucrada”.



Usted puede hacer varias combinaciones para definir las acciones, haciendo uso de

los link “Insertar nuevo bloque Acción - Meta” e “Insertar nuevo bloque de Estrategia-

Acción” sin necesidad de insertar un nuevo objetivo.

Adicionalmente, usted tendrá la opción de eliminar una zona repetitiva si la insertó por

error o ya no es necesario tener esta información, tan solo con chequear la opción que

está debajo de la zona que desea quitar, de inmediato el sistema no le mostrará mas

esa zona en el formulario, a menos que presione el botón “Cerrar” sin haber guardado

borrador o definitivo los cambios.

Para finalizar tiene dos opciones, la primera es presionar el botón “Guardar Borrador” o

el botón “Guardar Definitivo”. La primera opción se utiliza para guardar una copia de

este documento en la biblioteca y no perder el trabajo adelantado, pero el sistema lo

conserva como un borrador y todavía no estará disponible en reportes (ver figura 58).

La opción definitiva cambia el estado del documento a publicado y de inmediato estará

disponible la información en el reporte para generar el Plan de Acción (ver figura 59)



Figura No. 58



Figura No. 59

Es importante indicar que todos los campos de este formulario son obligatorios, excepto el cuadro

de selección “¿Acción Relevante?” y “Recursos Asociados”, por tanto si no están totalmente

diligenciados y se desea guardar borrador o definitivo el sistema podría arrojar mensajes de control

como los que se relacionan a continuación:



6.2.2.2 Ingreso Meta de Indicadores



Para ingresar al formulario presione clic sobre la opción del menú identificada como “Ingreso Meta

de Indicadores”, de inmediato el sistema le desplegará la siguiente ventana:



Figura No. 60



Figura No. 61




La información que diligenciará en este formulario corresponde a las metas de los indicadores del

Plan de Acción del año que se esté desarrollando.











Posterior a esto debe escoger el año del plan de acción que desea evaluar, el sistema solo

le despliega los años restantes del plan de desarrollo.

Ahora escoja el indicador que desea evaluar, si el listado de indicadores está vacío

verifique que estén creados los indicadores para el plan de desarrollo que desea evaluar

en el formulario “Indicadores Plan de Desarrollo”

Luego seleccione el periodo al que desea aplicar la meta, e ingrese la meta proyectada

para ese año del plan. Es importante aclarar que el campo meta solo acepta números si

intenta escribir letras el sistema le arrojará un mensaje de control.



Estas operaciones debe realizarlas hasta evaluar todos los periodos del indicador, para

realizar esto lo único que debe hacer es insertar un nuevo período de indicador, dando clic

sobre el triángulo que aparece al lado del campo “Período” y seleccionar la opción “Insertar

Periodo”.



Una vez insertado las metas de todos los períodos del primer indicador puede insertar

uno nuevo, tan solo dando clic sobre el triángulo ubicado al lado del nombre del campo

“Indicador”



En cualquier momento, si adicionó de más o se equivocó puede eliminar la zona

repetitiva, tan solo dando chequeando la opción eliminar del área deseada.

Para finalizar tiene dos opciones, la primera es presionar el botón “Guardar Borrador” o

el botón “Guardar Definitivo”. La primera opción se utiliza para guardar una copia de

este documento en la biblioteca y no perder el trabajo adelantado, pero el sistema lo

conserva como un borrador y todavía no estará disponible en reportes (ver figura 62).

La opción definitiva cambia el estado del documento a publicado y de inmediato estará

disponible la información en el reporte para generar el Plan de Acción (ver figura 63)



Figura No. 62



Figura No. 63

Es importante indicar que todos los campos de este formulario son obligatorios, por tanto si no





6.2.3 Autoevaluación

6.2.3.1 Autoevaluación Metas plan de Acción




“Autoevaluación Metas Plan de Acción”, de inmediato el sistema le desplegará la siguiente

ventana:



Figura No. 64



Figura No. 65




La información que diligenciará en este formulario corresponde a la autoevaluación de las metas

del plan de acción.











Seleccione el año de plan de acción que desea autoevaluar, el sistema solo le desplegará

los años restantes del plan de acción seleccionado.

En el campo “Semestre” debe seleccionar a que periodo corresponde la autoevaluación

que va a realizar, es decir si es la de mitad de año (I) o la de final de año (II).

Luego seleccione el subcapítulo del plan de acción a evaluar.

Escoja la acción y en cuanto realice esto el sistema le indicará si es relevante o no de

acuerdo con lo que se haya definido al momento de generar el plan de acción. Además

mostrará la información de los objetivos y las estrategias asociadas a la acción.



Ahora escoja la meta que va a evaluar.

En el campo cumplimiento indique el porcentaje de cumplimiento alcanzado de la meta;

este campo solo acepta números.



En el campo “Comentario” debe aclarar las razones por las cuales alcanzó o no los resultados

esperados. Este campo es obligatorio.

El campo de “Proyectos y Acciones de Impacto Estratégico” es opcional, dependiendo si

necesita indicar las acciones adicionales realizadas de impacto estratégico.

Finalmente presione clic sobre el botón “Guardar Definitivo” si su autoevaluación está

completa, de lo contrario el sistema le indicará que tiene acciones-metas pendientes por

evaluar. Si desea guardar el trabajo que lleva y continuar después puede presionar el botón

“Guardar Borrador”

6.2.3.2 Autoevaluación Indicadores




“Autoevaluación Indicadores”, de inmediato el sistema le desplegará la siguiente ventana:



Figura No. 66



Figura No. 67




La información que diligenciará en este formulario corresponde a los indicadores de gestión

definidos para el área estratégica de la comisión.











Seleccione el año de plan de acción que desea autoevaluar, el sistema solo le desplegará

los años restantes del plan de acción seleccionado.

En el campo “Semestre” debe seleccionar a que periodo corresponde la autoevaluación

que va a realizar, es decir si es la de mitad de año (I) o la de final de año (II).

Luego seleccione el indicador del plan de acción a evaluar.



Ahora escoja el período; automáticamente el sistema le llenará los datos de los campos

“Meta del Período” con los datos de la información alimentada en el formulario de “Ingreso

Metas de Indicador”, “Última Medición” con los datos de la medición anterior de este

período y el campo “Meta del Plan de Desarrollo” con la meta al último año del Plan de

Desarrollo, que ingreso en la creación del Indicador, la autoevaluación del indicador en el

período inmediatamente anterior respectivamente.

“Medición” es un campo numérico, en donde debe digitar el resultado de la evaluación del

periodo.

En el campo “Comentario” debe aclarar las razones por las cuales alcanzó o no los

resultados esperados. Este campo es opcional.

Si se equivoca o inserta por error una zona período o indicador adicional, puede eliminarla

en cualquier momento tan solo con dar clic sobre la opción eliminar que se encuentre

debajo de la zona.

Finalmente presione clic sobre el botón “Guardar Definitivo” si su autoevaluación está

completa. Si desea guardar el trabajo que lleva y continuar después puede presionar el

botón “Guardar Borrador”



6.3 Reportes

A continuación se detallan cada uno de los reportes incluidos en la solución entregada:

6.3.1 Generar Plan de Desarrollo

Reporte que permite generar el documento de plan de desarrollo. Se debe seleccionar los

parámetros para generar el reporte (filtros) y presionar el botón “Aplicar”.

Ruta: Reportes / Generar Plan de Desarrollo

Filtros:

Planes de desarrollo: Lista con los planes de desarrollo (selección única).

Comisión(es): Lista con las comisiones (permite seleccionar varias comisiones al tiempo).



6.3.2 Generar Plan de Acción

Reporte que permite generar el documento de plan de acción. Se debe seleccionar los parámetros

para generar el reporte (filtros) y presionar el botón “Aplicar”.

Ruta: Reportes / Generar Plan de Accion

Filtros:


Comisión(es): Lista con las comisiones (permite seleccionar varias comisiones al tiempo).

Año Plan Acción: Lista con los años disponibles en el plan de desarrollo que representa un

plan de acción.

Tipos de Relaciones: Lista con los tipos de relaciones (Responsables directos,

Dependencias involucradas); permite seleccionar todos.

Áreas: Lista con las áreas (permite seleccionar todas).

Acción Relevante: Lista que indica si se desea filtrar por acción relevante o no (permite

escoger todas).



6.3.3 Cumplimiento por Año del Plan de Desarrollo

Reporte que muestra el porcentaje de cumplimiento promedio por año del plan de desarrollo. Se

debe seleccionar los parámetros para generar el reporte (filtros) y presionar el botón “Aplicar”.

Ruta: Reportes / Cumplimiento por Año del Plan de Desarrollo

Filtros:


Comisiones: Lista con las comisiones (permite seleccionar más de una al tiempo).



6.3.4 Cumplimiento de Objetivos por Año

Reporte que muestra el cumplimiento de los objetivos en el transcurso de los años del plan de

desarrollo. Se debe seleccionar los parámetros para generar el reporte (filtros) y presionar el botón

“Aplicar”.

Ruta: Reportes / Cumplimiento de Objetivos por Año

Filtros:


Comisiones: Lista con las comisiones (permite seleccionar todas).

Año Inicial: Lista con los años disponibles en el plan de desarrollo.

Año Final: Lista con los años disponibles en el plan de desarrollo.



6.3.5 Cumplimiento de Acciones por Año

Reporte que muestra el cumplimiento de las acciones en el transcurso de los años del plan de


“Aplicar”.

Ruta: Reportes / Cumplimiento de Acciones por Año

Filtros:



Acciones: Lista con las acciones (permite seleccionar todas).





6.3.6 Cumplimiento de Metas por Año

Reporte que muestra el cumplimiento de las metas en el transcurso de los años del plan de


“Aplicar”.

Ruta: Reportes / Cumplimiento de Metas por Año

Filtros:








6.3.7 Cumplimiento de Acciones y Metas por Año

Reporte que indica el cumplimiento alcanzado por las acciones y metas en los años del plan de


“Aplicar”.

Ruta: Reportes / Cumplimiento de Acciones y Metas por Año

Filtros:




Es Relevante?: Lista que indica si la acción es o no relevante (permite seleccionar todas).

Metas: Lista con las metas (permite seleccionar todas).








6.3.8 Acciones Pendientes por Ejecutar

Reporte que lista las acciones pendientes por ejecutar por año, subcapítulo, responsable directo y

dependencia involucrada. Se debe seleccionar los parámetros para generar el reporte (filtros) y

presionar el botón “Aplicar”.

Ruta: Reportes / Acciones Pendientes por Ejecutar

Filtros:



Subcapítulos: Lista con los subcapítulos (permite seleccionar todos).








6.3.9 Consulta de Acciones por Dependencia

Reporte que lista las acciones y metas por responsable directo y dependencia involucrada. Se


Ruta: Reportes / Consulta de Acciones por Dependencia

Filtros:










6.3.10 Indicadores por Año

Reporte que lista los indicadores con los resultados obtenidos durante el plan de desarrollo. Se


Ruta: Indicadores / Indicadores por Año

Filtros:








6.3.11 Indicadores por Año no Alcanzados

Reporte que lista los indicadores no alcanzados en el transcurso de un plan de desarrollo. Se debe

seleccionar los parámetros para generar el reporte (filtros) y presionar el botón “Aplicar”.

Ruta: Indicadores / Indicadores por Año no Alcanzados

Filtros:








6.3.12 Listado de Indicadores

Reporte que lista los indicadores creados para un plan de desarrollo. Se debe seleccionar los

parámetros para generar el reporte (filtros) y presionar el botón “Aplicar”.

Ruta: Indicadores / Indicadores por Año no Alcanzados

Filtros:





6.3.13 Características Generales de la Herramienta para generar reportes

Entre las características generales de la herramienta para generar reportes tenemos:

Facilidad de generación de informes, utilizando los filtros dinámicos que permiten

personalizar la información generada. El área de filtros se puede expandir o contraer para

visualizar u ocultarla presionando clic en el triángulo que aparece en la parte izquierda de

la misma así:



Facilidad para exportar la información entre diferentes formatos, como:

o XML

o CSV

o PDF

o MHTML

o Excel

o Tiff

o Word

Facilidad de impresión directo desde la página, para lo cual seleccione la opción

“Acciones” y luego “Imprimir”.

Navegación sencilla de la información

6.3.14 Exportando Información de Reportes

A continuación se detalla el proceso para exportar la información a cualquiera de los tipos de

archivos soportados por la herramienta:

1. Acceder al reporte, para esto solo tiene que acceder a las rutas anteriormente descritas.

2. Ya en el reporte generado, presione clic sobre la opción Acciones.



3. Luego coloque el mouse sobre el menú que aparece en la opción Exportar, y seleccione el

formato deseado, para el ejemplo se seleccionará Word.

4. La aplicación preguntará si desea descargar o abrir el archivo, escoge la opción deseada y

luego ya puede utilizar el archivo exportado.



7. Manejo de Errores

A continuación encontrará una tabla que describe los mensajes de control que arroja el sistema, su

significado y la solución:

Error Significado Solución

Usuario o clave errónea

Este error puede deberse a que

se digitó el usuario incorrecto, o

la clave no es la indicada.

Ingresar nuevamente al

portal y verifique su usuario y

contraseña

Acceso denegado

El usuario no está autorizado

para ingresar al sistema de

Planeación debido a que no

tiene asignado los permisos

para acceder al sistema. Si ya

estaba dentro del sistema pero

no le deja abrir algún enlace de

una comisión específica es

porque no tiene permisos para

acceder al link o archivo

solicitado.

Comuníquese con el

administrador del sistema

para solicitar el acceso o

verificar que está sucediendo

Campos obligatorios

Este error se presenta en los

formularios del sistema

planeación cuando se intenta

“Guardar Borrador” o “Guardar

Definitivo” con campos

obligatorios vacios.

Debe diligenciar los campos

que se encuentren vacios

antes de presionar “Guardar

Borrador” o “Guardar

Definitivo”

Error excede el límite de

caracteres

El texto que escribió en el

campo que le indique el

mensaje de error, supera el

límite de caracteres que acepta

Debe redefinir lo que escribió

para que el sistema lo deje

“Guardar Borrador” o



el campo. “Guardar Definitivo”

Error solo números

Se escribió letras sobre un

campo que admite solo

números

En el campo que indique el

mensaje de error realizar la

corrección y colocar el

número correspondiente.

Error en fecha para el

cumplimiento de acciones, en

el formulario Subcapítulo

Plan de Accion

La fecha para el cumplimiento

de las acciones que está

colocando, en el Subcapítulo del

Plan de Acción, deben coincidir

con el año del plan que se está

elaborando.

Diríjase al campo fecha y

coloque una fecha que

coincida con el plan que este

elaborando.

Error al abrir documento de

Office

Es un mensaje de control que el

explorador lanza porque está

próximo a abrir un documento

en una herramienta externa a él

(Microsoft Office).

De clic sobre el botón

aceptar y el archivo se abrirá

sin problemas.

Si no quiere que esto vuelva

a ocurrir puede seguir la guía

del siguiente enlace:

http://www.gavd.net/servers/s

harepoint/sps_item.aspx?top

=tru&itm=198

Error al abrir el formulario

con InfoPath Cliente

Estos mensajes aparecen al

intentar abrir los formularios del

sistema planeación con la

opción “Editar en Microsoft

Office InfoPath”

No se debe utilizar esta

opción, si por accidente

ingresa a este enlace de clic

en cancelar.

http://www.gavd.net/servers/sharepoint/sps_item.aspx?top=tru&itm=198





8. Preguntas frecuentes

8.1 ¿Qué tipos de archivos puedo subir a una biblioteca de documentos?

Los tipos de archivos que se pueden subir a una biblioteca de documentos son:

Documentos de Office (Word, Excel, PowerPoint), Archivos de Project, Imágenes, Videos.

No se pueden subir: Archivos ejecutables, archivos dll, archivos bat.

Nota: es recomendable que no se carguen documentos a bibliotecas de formularios.

8.2 ¿Cuál es el tamaño máximo de documentos que puedo subir a una

biblioteca de documentos?

El tamaño máximo de un archivo que se puede subir a una biblioteca de documentos es de 50MB.

8.3. ¿Cuál es la diferencia entre Guardar Borrador y Guardar Definitivo?

El botón “Guardar Borrador” se utiliza para guardar una copia de este documento en la biblioteca y

no perder el trabajo adelantado, pero el sistema lo conserva como un borrador y todavía no estará

disponible en los reportes. La opción “Guardar Definitivo” cambia el estado del documento a

publicado y de inmediato estará disponible la información en los reportes

8.4. ¿Cómo puedo cambiar la contraseña?

En este sistema no aplica el cambio de contraseña, ya que como se ingresa desde el portal de

funcionarios y/o estudiantes la clave de acceso a este sistema es la misma, por tanto cada vez que

se cambia la clave del portal los cambios se ven reflejados en este sistema.

8.5. ¿Qué debo hacer para que los link desde el correo abran

correctamente?

Para tener una mejor experiencia en el uso de los formularios de esta herramienta se debe configurar como navegador predeterminado el Internet Explorer.



8.6. ¿Qué significa el mensaje que aparece en una ventana cuando

ingreso al sistema?

Al ingresar al sistema aparece en pantalla el mensaje que aparece en la siguiente figura, debido a que usted va a iniciar a trabajar bajo un ambiente seguro y debe confirmar si desea que el sistema muestre la información a continuación. Usted debe responder afirmativamente a esta pregunta para visualizar en forma completa el contenido de la pantalla; si usted responde que no es posible que algún contenido no aparezca.

UNIVERSIDAD DEL NORTE DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA …

Documents

Transcript of UNIVERSIDAD DEL NORTE DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA …