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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN DE PASANTÍA PROYECTO DE CARRERA: CONTADURIA PÚBLICA Análisis del Registro Contable Automatizado del Sistema Sparrow De las Cuentas por Cobrar Relacionadas con Finiquitos No Aplicados en el Centro Clínico San Andrés ELABORADO POR: Tecnólogo: María Rivas CI: 17.288.776 Ciudad Guayana, octubre de 2011.
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN DE PASANTÍA
PROYECTO DE CARRERA: CONTADURIA PÚBLICA
Análisis del Registro Contable Automatizado del Sistema Sparrow
De las Cuentas por Cobrar Relacionadas con Finiquitos
No Aplicados en el Centro Clínico San Andrés
ELABORADO POR:
Tecnólogo: María Rivas
CI: 17.288.776
Ciudad Guayana, octubre de 2011.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN DE PASANTÍA
PROYECTO DE CARRERA: CONTADURIA PÚBLICA
Análisis del Registro Contable Automatizado del Sistema Sparrow
De las Cuentas por Cobrar Relacionadas con Finiquitos
No Aplicados en el Centro Clínico San Andrés
_________________ ___________________
Lcdo. Luis Moreno Lcda. Elisa Facenda
Tutor Académico Tutor Industrial
Ciudad Guayana, Octubre de 2011.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN DE PASANTÍA
PROYECTO DE CARRERA: Contaduría Pública
ACTA DE APROBACIÓN
Quienes suscriben, los tutores Académico e Industrial, del informe de la Práctica
Profesional presentado por el Tecnólogo. María Isabel Rivas portador de la cédula
de identidad Nº 17.288.776 titulado “Análisis del Registro Contable Automatizado
del Sistema Sparrow de las Cuentas por Cobrar Relacionadas con Finiquitos no
Aplicados en el Centro Clínico San Andrés” como requisito para la aprobación de
la Práctica Profesional para optar al título de CONTADURIA PUBLICA,
consideramos que dicho trabajo cumple con los requisitos exigidos para tal efecto y
por tanto lo declaramos: APROBADO.
_________________ ___________________
Lcdo. Luis Moreno Lcda. Elisa Facenda
Tutor Académico Tutor Industrial
______________________
Prof.
Jurado
INDICE
Portada …………………………………………………………………………..……1
Contra Portada …………………………………………………………………..……2
Acta de Aprobación………………………………………………………………...…3
Introducción……………………………………………………………………..…….5
Descripción de la Empresa, Reseña Histórica………………………….………..……7
Filosofía Institucional, Estructura Organizativa, Misión……………………………...9
Visión, Valores, Principios Corporativos…………………………..………………..10
Organización Funcional, Ubicación Geográfica……………………………………..11
Objetivos de la Institución…………………………………………………………..11
Descripción del área donde se realizo la pasantía……………………………………12
Problemas observados en la empresa………………………………………………...17
Objetivos de las Pasantias..…………………………………………………………..18
Explicación de las Actividades del Plan de Trabajo…..…………………….……… 19
Logros del Plan de Trabajo…………………………………...……………………...28
Facilidades y Dificultades.……………………………………………………….......31
Logros Alcanzados…………………………………………………………………..32
Conocimientos Adquiridos Durante la Pasantía……………………………………..32
Conclusión…………………………………………………………………………...34
Recomendaciones……………………………………………………………………35
Glosario de Términos………………………………………………………………..36
Referencias Bibliograficas…………………………………………………………..38
Anexos:
Nº 1. Estructura Organizativa……………………………………………………. 40
Nº 2 .Plan de Trabajo………………………………………………...…………...…41
Nº 3. Esquema del Proceso de Revisión de Saldos del Sistema Sparrow…………...42
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Nº 4. Comprobante Errado del Modulo de Cuentas Por Cobrar …………………….43
Nº 5. Comprobante Correcto del Modulo de Cuentas Por Cobrar…………………...44
Nº 6. Modulo Administrativo del Sistema Siaclid Sparrow… .....………………...45
Nº 6. Modulo del Sistema de Contabilidad Sparrow……………………………...…45
Nº 7. Modulo Administrativo de Cuentas Por Cobrar………………………………46
Nº 8. Modulo Para Procesar Comprobantes…………………………………………47
Nº 9. Modulo Para Verificar el Mayor Analítico de las Cuentas……………………48
Nº10. Estado de Cuenta de los Seguros y/o Aseguradoras ……………………….....50
Nº 11. Aseguradoras Reflejadas en el Balance General……………………………..52
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INTRODUCCIÓN
En tiempos actuales y desde siempre la contabilidad en toda empresa ha surgido
como base fundamental para llevar un control en cuanto a las operaciones
económicas que se realizan a diario y lo cual es necesaria para la toma de decisiones
de una organización. Un buen servicio de contabilidad requiere la jerarquización
necesarias para que se realicen las diferentes tareas en el departamento respectivo, es
por ello que el contador de la empresa debe responsabilizarse de la ejecución integral
del trabajo de contabilidad revisar y registrar diariamente cada uno de los
comprobantes de las cantidades de las diversas cuentas en los auxiliares de
contabilidad que se establezcan, la elaboración de los estados financieros y balances
parciales o periódicos que se requieren, conciliación de saldos de las diferentes
cuentas como lo son: Banco, Caja General, Inventarios de Material Medico -
Quirúrgico y de Medicinas, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Nomina entre
otras, estas conciliaciones deberían ser semanales o mensualmente para tener una
buena planificación fiscal. Se debe mantener interrelación con la administración de la
organización, plan de cuentas estructurado de acuerdo a las necesidades de la misma.
El departamento de Cuentas por Cobrar del Centro Clínico San Andrés, es el
encargado de velar por que se cumpla el cobro de todas las facturas emitidas por
cualquier servicio medico – hospitalario relacionadas con seguro o empresas
administradoras de salud. por ende cualquier operación o registro contable hecho en
el sistema debe llegar a contabilidad, sabiendo que parte del ingreso obtenido a la
empresa es por medio de la gestión de cobranza y todo el proceso contable que
ejecute dicho departamento.
En el departamento de Cuentas por Cobrar de dicha institución, se detecto ciertas
fallas en cuanto al registro que se maneja en relación al control sobre las cuentas de
los seguros, porque al momento en que el seguro paga a la clínica, no especifica que
factura esta cancelando y cual fue el monto que se reconoció en ese momento.
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Realizando un registro de la transferencia o depósito, bancario errado Banco contra
Caja General. Presentándose que al momento de efectuar el asiento o darle de baja a
la cuenta por cobrar de un seguro dicho departamento lo haga de forma inadecuada,
afectando a la cuenta caja general en la cual se refleja un saldo irreal, siendo la
cuenta fisquitos no aplicados la indicada para dicho proceso contable.
Por tal motivo las pasantías realizadas en el Centro Clínico San Andrés, tendrá como
objetivo Analizar el Registro Contable Automatizado en el Sistema Sparrow de las
Cuentas por Cobrar relacionadas con Finiquitos no Aplicados en el Centro Clínico
San Andrés, para el cumplimiento de este objetivo se deberá, verificar la
confiabilidad de la información que se producen en cada uno de los comprobantes
realizados por parte de los Departamentos de Cuentas por Cobrar y Administración,
verificación de los saldos de las cuentas que conforman Finiquitos no Aplicados y
actualización o regularización de los registros contables que la afectan.
El desarrollo de este informe estará estructurado de la siguiente manera:
Breve descripción de la empresa, identificando su misión, visión y objetivos.
Breve explicación de los problemas observados en la empresa.
Objetivos de la pasantía y las actividades del plan de trabajo acordado.
Logros del plan de trabajo.
Facilidades y dificultades encontradas durante el proceso de pasantía.
Apreciación de la pasante sobre los conocimientos adquiridos durante el
desarrollo de la pasantía.
Dentro de ellas también se presentaran las conclusiones y recomendaciones a las que
se llegaron luego del análisis del registro contable automatizado de las Cuentas por
Cobrar que lleva la empresa.
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DESARROLLO
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA.
Cabe destacar algunos aspectos importantes de la empresa tales como: la reseña
histórica, filosofía institucional, misión, visión, valores, entre otros. Esto tiene como
finalidad manejar y comprender la importancia de la información respecto a las
gestiones realizadas para brindar a los usuarios servicios de calidad
Es importante acatar que desde la instalación del Fondo de Jubilados UNEG, en el
Centro Clínico San Andrés en el mes de septiembre del 2010, como nuevos
accionistas, pasando por un proceso de cambios organizacionales, en tal sentido estos
serian: misión , visión, objetivos, estructura organizativa, filosofía de gestión entre
otras, es por ello que en el presente trabajo de grado, se manejara información
concerniente a la antigua dirección y administración, ya quedaría de parte de La
nueva gerencia (Fondo de Jubilados UNEG), de actualizar dichos cambios
organizacionales y aprobarlos para su posterior ejecución.
Reseña Histórica
El centro clínico san Andrés fue fundado el 10 de julio del 2000, por el Sr.
Gilberto Noguera Báez y la Sra. Moraima Noguera Sánchez. A partir de entonces
inicia sus operaciones con la finalidad de prestar servicios de asistencia médico
hospitalario de carácter privado y público con profesionales médicos, contando con
las instalaciones, equipos y materiales adecuados.
Por otra parte, la clínica desde el comienzo brinda servicios de hospitalización o
ambulatorio (emergencia), maternidad y tratamiento médico preventivo, actividades
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de diagnostico por vía radioactiva o de laboratorio para lograr la rehabilitación de la
salud física del paciente.
El 2 de septiembre del año 2010, el Centro Clínico San Andrés es adquirido por el
Fondo de Jubilados y Pensiones del Personal Académico de la Universidad Nacional
Experimental de Guayana (UNEG), representando el 70 % del capital de la empresa y
el 30 % al mencionado Sr. Gilberto Noguera Báez. De tal manera que los jubilados y
pensionados de la UNEG podrán gozar de atención medica para su calidad de vida, a
su vez los cambios ocurridos de socios y junta directiva impulsan cambios
organizacionales con la finalidad de incrementar la eficiencia y calidad de la clínica.
Y así se ha mantenido hasta los momentos actuales, con su objetivo de ofrecer un
servicio de atención medica de calidad a toda la población demandante.
Filosofía Institucional
Esta, su institución, ha sido creada para delimitar claramente y así hacer sentir a
nuestros usuarios, la diferencia entre solicitar servicios y sentirse servido. Es así,
como abanderándonos con esta premisa no hemos negado ningún tipo de recursos
necesarios, oportunos y cónsonos para hacer de su vida y/o estadía en su institución
una experiencia de obligatorio comentario y patrón de comparación cuando requiera
servicios médicos especializados.
El personal a su servicio ha sido rigurosamente seleccionado y adoctrinado para
hacer de nuestro pensamiento filosófico una realidad tangible, que impregne todos los
ámbitos de servicio de esta su institución.
Estructura Organizativa (ver anexo Nº 1)
Misión
Satisfacer las necesidades de atención medico quirúrgica de nuestros clientes, a
través de la prestación de servicios de calidad, con personal altamente especializado,
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equipo de avanzada tecnología y excelentes instalaciones.
Visión
Ser reconocidos por nuestros clientes como una empresa líder en prestación de
servicios médicos por nuestros empleados, como una empresa con la cual se sientan
identificados por la colectividad guayanesa, como ciudadanos socialmente
responsables, que contribuyen a mejorar y restablecer la salud por los accionistas,
como centro de oportunidades de crecimiento y rentabilidad.
Valores:
Respeto: “Tomar en cuenta opiniones, comportamientos y puntos de vista diferentes a
los nuestros”
Credibilidad: “Proyectar confianza a nuestros clientes que nos coloque como
principal opción en materia de servicios médicos”
Ética: “Establecer los más altos estándares de integridad y honestidad, no solo hacia
nuestros clientes, sino también con nuestros colegas y con nosotros mismos”
Motivación: “Mantener al personal altamente motivado por el logro de la excelencia”
Compromiso: “Personas que actúan convencidos de los beneficios de su acción
Principios Corporativos
El desempeño de nuestro centro clínico san Andrés, se regirá por los siguientes
principios corporativos:
Respeto a la Dignidad Humana: garantizamos los derechos universales de la
persona y la comunidad.
Universalidad: atendemos a todas las personas que soliciten nuestros servicios
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sin ningún tipo de descrimacion
Integridad: brindamos atención continua a la comunidad con óptica calidad
humana, científica y técnica dentro de todos los servicios que contribuye
nuestro portafolio.
Eficiencia: buscamos una óptima aplicación de los recursos con criterio de
beneficio social.
Calidad: mejoramos permanentemente los patrones de atención a nuestros
usuarios para lograr la excelencia en localidad de los servicios.
Equidad: atendemos a todas las personas con los mismos principios de calidad
y oportunidad en los servicios de salud.
Organización Funcional
Esta, su institución, está diseñada organizacionalmente para funcionar por área de
gestión, esto es, una dirección técnica y una dirección financiera con descripción de
actuación analíticamente definida, lo cual nos permite ser altamente eficiente en la
toma de decisiones, suministro de información y formalización de acuerdo a
servicios.
De la misma manera están estructurados los cuadros de servicios operativos, con
la variante de contar con un equipo de ejecutivo de servicios suministrar una atención
integral personalizada a cada usuario ingresado.
UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE LA EMPRESA
EL CENTRO CLINICO SAN ANDRES, C.A; está ubicado en la (UD) 323 AV.
Principal 4–A Transversal 21, Centro Comercial 323.Puerto Ordaz, Estado Bolívar.
OBJETIVO DE LA INSTITUCION
El objeto de la sociedad es brindar un Servicio de Hospitalización, Médico-
Quirúrgico, y Obstétrico, Servicios de Radiología, Laboratorio, Odontológico,
Servicios de Emergencia, así como todo aquello que esté relacionado directamente o
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en forma indirecta con el objeto señalado.
DESCRIPCION DEL AREA DONDE SE REALIZO LAS PASANTIAS
Las pasantías fueron realizadas en el departamento de contabilidad del centro
clínico san Andrés.
El departamento de contabilidad se encarga de verificar y operar las políticas,
normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad
en la captación y registro de las operaciones financieras, presupuestadas y de
consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar información que conlleve
a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, a la
evaluación de las actividades que facilite la fiscalización de sus operaciones,
cuidando que dicha contabilización se realice con documentos comprobatorios y
justificativos originales, y vigilando las debidas observancias de las leyes, normas y
procedimientos aplicables.
Este departamento tiene por objeto; el estudio del patrimonio de una unidad
económica, registrando los hechos económicos del pasado, del presente y futuros
mediante instrumentos que son las cuentas y los balances, que permiten interpretar,
medir y representar el patrimonio
Funciones del Departamento de Contabilidad:
Establece, coordina y dirige los métodos de control y recolección de datos
para el registro contable de las operaciones, económicas – financieras de la
clínica,
Emitir por escrito las principales políticas contables necesarias para asegurar
que las cuentas se operen bajo bases eficientes y consistentes
Mantener actualizado el catalogo de cuentas de manera que estos satisfagan
las necesidades institucionales y fiscalizadoras de información relativa a los
activos, pasivos, ingresos, costos, gastos.
Conciliar mensualmente los saldos reportados en los estados de cuentas
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bancarios, y con los distintos departamentos como lo son: administración,
suministro, cuentas por cobrar, para garantizar la exactitud de la información
en dicho departamento
Revisar permanentemente los comprobantes de diario para el registro en los
libros de contabilidad, de las operaciones de la clínica
Cumple con los deberes formales de los contribuyentes, establecidos en el
código orgánico tributario y demás leyes impositivas. Tanto nacionales como
regionales
Asesora y coopera con las otras unidades que manejan procesos
administrativos
Mantiene actualizada la contabilidad
Determina las relaciones costo beneficios en las nuevas inversiones a
realizarse
Produce cierre mensuales y anuales de las operaciones de la clínica y emite
los estados financieros correspondientes en el trascurso de los primeros diez
(10) días posteriores a la fecha del cierre.
Siendo este el que maneja, controla y modifica la información contable, es por ello
que se pudo observar ciertas fallas incurridas en el departamento de cuentas por
cobrar, en cuento al proceso del registro de los comprobantes efectuados al momento
de que el seguro o la empresa administradora de salud hace la transferencia o envían
el cheque a la institución referente al pago de ciertas facturas cargadas de acuerdo a la
prestación de los servicios clínicos, causando en la contabilidad información poca
confiable, específicamente en la cuenta caja general lo cual esta sobreestimada por el
mal uso a la hora de realizar los comprobantes, debe utilizarse la cuenta finiquitos no
aplicados.
El departamento cuentas por cobrar tiene suma importancia para la institución,
dependiendo de la gestión y control eficaz de cobranza que realiza a las diferentes
empresas de seguros se garantiza el ingreso a la institución, es por ello que tiene
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relevancia el manejo de las cuentas antes mencionadas ya que al momento de analizar
e interpretar los resultados obtenidos en los estados financieros sean reales, los cuales
son suministrados a la dirección general de la institución para la toma de decisiones
correctas.
En vista de la situación presentada en el departamento cuentas por cobrar se
realiza el informe de pasantía tomando como titulo: Análisis del Registro Contable
Automatizado del Sistema Sparrow de las Cuentas por Cobrar relacionadas con
finiquitos no aplicados en el Centro Clínico san Andrés.
CUENTAS POR COBRAR
Están constituidas por créditos a favor de las empresas, correspondientes a las
ventas, prestación de servicios y demás operaciones normales, incluyendo cuentas de
clientes no garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y
montos acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturadas
con posterioridad.
EL OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Es estimular las ventas y ganar clientes, se tiende a considerarlas como un medio
para vender productos y superar la competencia mediante el ofrecimiento de
facilidades de créditos como parte de los servicios de la empresa para favorecer a sus
clientes.
Esta relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia, cuando no
existe competencia generalmente la inversión en Cuentas por Cobrar dentro del
capital de trabajo no es significativa.
Es utilizado como herramienta de mercadotecnia para promover las ventas y las
utilidades, para proteger su posición en el mercado.
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ADMINISTRACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Cuentas por Cobrar tiene como objetivo coordinar los elementos de una empresa
para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas,
mediante el manejo óptimo de variables tales como: Políticas de créditos comerciales
concedidos a clientes y estrategias de cobro.
Generalmente en la empresa la inversión en cuentas por cobrar representa un
inversión muy importante, ya que representan aplicaciones de recursos que se
transformarán en efectivo para terminar ciclo financiero a corto plazo.
Funciones del departamento de Cuentas por Cobrar
revisar las facturas antes de ser enviadas al seguro; que tengan todos sus
soportes, el numero de cedula correcto, numero de patente, clave, montos,
código del seguro, numero de placas, firma del doctor, informe medico, entre
otros.
Revisar que las facturas lleguen a la institución sellada por los diferentes
seguros.
Bajar finiquitos ya sea mediante cheques o transferencias.
Todos los finiquitos deben tener en el momento de ser bajados del sistema,
una copia del cheque, una copia del deposito, las facturas correspondientes a
ese pago; y si son transferencias escribir en el finiquito el nombre del banco,
fecha y numero de trasferencia.
Archivar las ordenes medicas que se generan por la administración nueva
Verificar que las facturas de los médicos no se le este reteniendo impuesto
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Aplicar manualmente a las facturas de proforca la retención a terceros
correspondiente a los médicos para que ellos no le retengan.
Revisar facturas mensualmente, las que se encuentren en admisión,
determinando porque no se han ido a los seguros, verificar porque se les hace
nota de crédito, con copia para admisión y administración
Registrar en Excel, nombre del documento: “Cierre mensual CC San Andrés
enero 2011” la cobranza.
Relación de todos los ingresos diarios en el cuaderno; fecha, seguros, monto,
Nº cheque, recibo y verificar en el sistema si pertenece a la administración
vieja o nueva.
Archivar en la carpeta “Estado de Cuenta” todas las transferencias, depósitos
y colocarle el nombre del seguro a quien pertenece.
Verificar los finiquitos que aun no se han bajado
Enviar correo a los seguros por alguna eventualidad.
Elabora cartas de cobranzas a los deudores de la clínica cuando así sea
requerido.
Buscar finiquitos en Internet según el correo correspondiente para cada
seguro; Humanitas de Venezuela, Mapfre la Seguridad, Ministerio de Poder
Popular, entre otros.
Elabora y distribuye diariamente estados de cuentas con indicación de abonos
realizados, consumos a la fecha y saldo resultante, a los responsables de las
cuentas de los pacientes. Verificando que sean recibidos.
Mantiene en cajas de seguridad los efectos y cuentas por cobrar originados en
la institución.
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Responde porque todo documento que ingrese o egrese del departamento de
cuentas por cobrar sea mediante relación escrita quedando en evidencia fecha
remitente y receptor.
Ejerce control en los estados de cuentas, mediante listados elaborado al efecto,
donde se registre, numero de documento, fecha de emisión y vencimiento,
valor original, valor adecuado y nombre del deudor.
PROBLEMA OBSERVADOS EN LA EMPRESA
El Centro Clínico San Andrés C.A; ubicado en la UD 323 Centro Comercial 323,
Piso 1 y 2, Puerto Ordaz, Edo-Bolívar; es una institución de carácter privado que
ofrece a toda la comunidad Guayanesa la prestación de servicio de salud, a través,
de un grupo calificado de médicos y de igual manera personal administrativo que es
el encargado de manejar eficazmente la productividad financiera de la Institución, la
Clínica presta servicios a particulares y a pacientes amparados por empresas
aseguradoras.
Dentro de la estructura organizativa de la empresa se encuentra la Gerencia de
Administración encargada de controlar todos los procedimientos administrativos
ejecutados por los diferentes departamentos que se encuentran bajo su dirección,
incorporando en sus actuaciones los principios administrativos que garanticen el
manejo sustentable de los recursos. La Gerencia de Administración cuenta con
diferentes departamentos dentro de los cuales se encuentra el Departamento de
Contabilidad, y Cuentas por Cobrar entre otros.
Todo servicio medico hospitalario que se presente en el Centro Clínico San
Andrés, debe generar una factura, la cual debe ser cobrada en el plazo acordado y
siguiendo las condiciones de pago establecidas, dichas facturas relacionadas con
seguros o empresas administradoras de salud estarán bajo el control y supervisión
constante por parte del Departamento de Cuentas por Cobrar, este tiene estrecha
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relación con el Departamento de Administración y Contabilidad de acuerdo al sistema
que se maneja dentro de la empresa, es por ello que a través del Departamento de
Contabilidad, en uso de sus revisiones constantes se pudo detectar en los
comprobantes realizados por parte del el Departamento de Cuentas por Cobrar el mal
uso de las cuentas utilizadas al momento de realizar el registro de la transferencia o
depósito bancario que se efectúa referente al pago de los finiquitos de las empresa
aseguradora, el cual lo vienen registrando de esta forma el cual es errado, Banco
contra Caja General. Dentro de ellas se encuentran las cuentas Finiquitos no
Aplicados, Caja General el cual esta sobre girada y la respectiva cuenta de seguro.
Este procedimiento viene ocurriendo por no darle una inducción y capacitación al
personal referente al uso del Sistema Sparrow cuando ingresa a dicha empresa. Por
esta razón el analista del Departamento Cuentas por Cobrar viene efectuando el
procedimiento de manera errónea al registrar el pago de las aseguradoras, utilizando
la cuenta caja general contra la empresa de seguro, siendo la cuenta correcta
finiquitos no aplicados. Esta circunstancia afecta la contabilidad específicamente en
el Estado de Situación Financiera del Centro Clínico San Andrés. Arrojando
resultados inciertos a la empresa. Por tanto se hace necesario corregir las fallas
encontradas en cada uno de los comprobantes contables que se originan al momento
de darle de baja a un finiquito entre otras.
OBJETIVOS DE LA PASANTIA
El objetivo general de la pasantía es, analizar el Registro Contable Automatizado
en el Sistema Sparrow de las Cuentas por Cobrar relacionadas con Finiquitos no
Aplicados en el Centro Clínico San Andrés.
Describir el proceso de los Registros Contables.
Analizar los saldos de las Cuentas que conforman los Finiquitos no Aplicados.
Verificar el grado de confiabilidad de la información que se producen en cada
uno de los comprobantes realizados por parte de los Departamentos de
Cuentas por Cobrar y Administración.
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Ajustar cada uno de los comprobantes que tienen relación con la cuenta
finiquitos no aplicados
Proponer la actualización o la regularización de los registros contables que
afectan la cuenta finiquitos no aplicados.
EXPLICACION DE LAS ACTIVIDADES DEL PLAN DE TRABAJO (VER
ANEXO Nº 2)
El plan de trabajo elaborado y acordado por ambos tutores, es llevado a acabo por
el pasante y conforman un grupo de actividades de carácter contable , relacionadas
con el tema de estudio como lo es ; Analizar El Registro Contable Automatizado del
Sistema Sparrow de las Cuentas Por Cobrar Relacionadas Con Finiquitos no
Aplicados en el Centro Clínico San Andrés, lo cual proporciona información
necesaria y de suma importancia para la elaboración del presente informe, es por ello
que se explicara de forma detallada cada una de las actividades desarrolladas en el
transcurso de la pasantía , el cual comprende un periodo de 16 semanas.
SEMANA Nº 1.
Inducción al Sistema Sparrow a las distintas áreas que conforman el Centro
Clínico San Andrés
Se inicia las pasantías el 02/06/2011, asignada a realizarlas en el Departamento de
Contabilidad, después de haber recorrido cada uno de los departamentos e
instalaciones de la institución, como el conocer al respectivo personal que labora en
la misma. Luego la asignación del tutor industrial quien especifica las actividades a
realizar.
Los sistemas que utilizan las empresas deben ser conocidos y manejables por el
personal, dado que dichos sistemas son los soportes que permiten realizar las
operaciones y actividades diarias de la empresa de manera más fácil, rápida, precisa y
sistematizada. En este sentido los sistemas administrativos - contables facilitan el
registro y procesamiento de datos para suministrar información relevante de la
20
organización lo cual permite conocer, controlar y mejorar todas las actividades que se
realizan y tener información oportuna para tomar adecuadas decisiones.
Por lo cual, una vez realizada la inducción y teniendo conocimientos de las
responsabilidades y trabajo a realizar, se efectuó una inducción sobre el manejo del
sistema administrativo - contable que utiliza la clínica, conocimiento que es
importante y necesario para el cumplimiento de las actividades.
En el caso del Centro Clínico San Andrés, el sistema administrativo- contable
utilizado es SPARROW; sistema que por sus características se adapta mejor al
manejo operativo y administrativo- contable de las clínicas. En esta inducción se
proporcionó explicación generalizada sobre su utilización y funcionamiento para las
actividades que fueron asignadas para todo el periodo de pasantía; es decir, saber
como ingresar al sistema, sus funciones principales, verificar y editar los
Comprobantes, conciliación de cuentas por cobrar (seguros), listado de facturación y
pacientes por ambulatorio y hospitalización. Generar reportes de los libros, diario,
mayor y balance de comprobación, crear códigos contables a los proveedores y
empleados.
SEMANA Nº 2 - 16.
Clasificación y registros de las facturas entregadas al Departamento Cuentas por
Cobrar
La Unidad de Contabilidad es la encargada de verificar, toda la información
realizada por los distintos departamentos que conforman al Centro Clínico San
Andrés. En este departamento se reciben las facturas tanto de pacientes particulares
como de pacientes que son beneficiarios de seguros de los cuales estos, tienen
convenio con la clínica y se dejan a crédito dichas facturas emitidas por los servicios
clínicos prestados. Luego de recibidas las facturas se revisan las de crédito, cada uno
21
de los datos cargados; como lo son la cedula del paciente y titular de seguro, Clave
del seguro, montos, firma del doctor en los informes médicos, exámenes realizados y
medicamentos aplicados, una vez efectuada la revisión se procede a darle cobertura
en el sistema SIADCLI de SPARROW y son enviadas al departamento de cuentas por
cobrar mediante una relación de facturas.
En Cuentas por Cobrar se realiza el proceso de envíos de facturas a las
aseguradoras correspondientes de la siguiente manera:
• Se procede al desglose de las facturas, las cuales son fotocopiadas y enviadas a
los diferentes seguros la original y copia, regresando a la institución las copias
de las facturas firmadas y selladas por los mismos.
• Posteriormente se archivan las facturas en sus respectivas carpetas hasta el
momento de su cancelación.
• Luego de ser canceladas las facturas bien sea por transferencia o cheques, se le
da de baja con la cuenta caja general en el sistema de cuentas por cobrar.
SEMANA Nº 4 - 16.
Revisar los comprobantes realizados por el Departamento de Cuentas por Cobrar,
analizando los saldos de las cuentas que conforman los finiquitos no aplicados,
detectando el incremento de la Caja General.
Esquema (Ver anexo Nº 3)
SISTEMA SPARROW CONTABLE:
Como consecuencia de la integración, todas las operaciones que se ejecuten en el
sistema contabilidad Sparrow son registradas inmediatamente por el usuario; vale
decir, todas las facturas, notas de créditos, cheques, entre otras, convirtiendo a cada
usuario en un empleado de contabilidad.
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Una de las características del sistema son las ventajas competitivas que hacen de
este producto un indiscutible preferido de contadores y administradores ya que reduce
significativamente el trabajo rutinario de contabilidad, aumentando la eficiencia en
registros, análisis y actualizaciones contables con resultados apreciables de forma
inmediata.
El contenido del sistema contabilidad del sparrow es de la siguiente manera:
Configuración de Archivos:
Plan de cuentas
Detalles de comprobantes
Centros de costos
Activos
Departamentos
Tipos de activos
Configuración de comprobantes de activos
Presupuestos
Partidas presupuestarias
Distribución de presupuestos por cuentas
Transacciones:
Procesar comprobantes
Procesar activos
Consolidaciones administrativas
Informes:
Estados financieros
Configuración: Balance General y Ganancias y Perdidas
Balance General
Balance de Comprobación
Ganancias y Perdidas
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Libros: Diario general, diario legal, libro mayor, mayor analítico
Comprobantes Contables
Libro de Compra
Libro de Venta
Reporte Activos Valorados
Partidas presupuestarias
LIBRO MAYOR ANALITICO
Es aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el libro de Comprobantes General o Diario. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los Estados Financieros mediante el cual se encuentran descritos, ordenadas y organizadas todas las cuentas contables con sus respectivas operaciones. Se debe señalar que el Reporte del Mayor Analítico emitido por el sistema CONTABILIDAD SPARROW presenta las siguientes características: 1.- Identificación del libro, Reporte y periodo al cual corresponde (DESDE: HASTA:) emitido por el Sistema. 2.- Fecha de Elaboración del Reporte. 3.- El Reporte efectuado por el sistema, contiene una serie de columnas en lo que se detalla a continuación lo siguiente: Procedencia del Comprobante: Señala el número de comprobante afectado durante la operación o proceso contable. En este caso especifica las cuentas por cobrar de cada aseguradora Concepto: En este campo el sistema señala la operación registrada. En otras palabras se indica la operación u hecho económico que origino el asiento contable. Es decir, la cancelación de facturas hechas a aseguradoras o empresas administradoras de salud
Beneficiario: Indica la persona natural o jurídica .ejemplo aseguradoras como Ministerio, Mapfre, Venalum, Bauxilum entre otras.
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Documento: Indica el número de Comprobante afectado durante el proceso contable y sirve como referencia de control. Fecha: Indica la fecha: dd/mm/aa en el cual se realizo el asiento. Debe: Señala todos los cargos, débitos correspondientes a las operaciones efectuadas por la Institución. Haber: Señala todos los abonos y créditos; correspondientes a las operaciones efectuadas por la Institución. Saldo: Es la diferencia entre las cantidades anotadas al Debe y las anotadas al Haber de una cuenta. Si el total del Debe es mayor que el total del Haber es saldo deudor, si no, es saldo acreedor. Cabe destacar que los saldos que se manejan en la institución de los diferentes seguros o empresas administradoras de salud tienen disparidad en el sistema contable y administrativo, trayendo como consecuencia la necesidad de conciliar ambos módulos. COMPROBANTES Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registros, información y control (facturas, recibos, notas de crédito, entre otras). Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos, cabe mencionar que las cuentas por cobrar podrían darse de dos formas:
A Cargo de Pacientes: Se deben prestar los documentos y cuentas a cargos de clientes de la institución, derivadas de la prestación de servicios clínicos, los derechos devengados deberán presentarse como cuentas por cobrar.
A Cargo de Deudores: Deberán mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándolos por conceptos y de acuerdo con su
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importancia. Estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales fue constituida la entidad tales como; préstamos a accionistas, funcionarios y empleados, impuestos pagados en exceso, entre otras. Si los montos involucrados no son de importancia pueden mostrarse con otras cuentas por cobrar.
Un elemento importante es el control de las cuentas por cobrar, este se realiza mediante uno de los principios contables el cual parte de un sistema como lo es el principio de registro, este establece que los hechos económicos deben registrarse cuando nazcan los derechos u obligaciones que dicho hechos se originen, debido a ese registro el control de las cuentas por cobrar es el encargado de cerciorarse que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos ya que, es la fase del registro contable que mide y evalúa el desempeño de dichas cuentas junto con la organización y dirección de los objetivos de la institución se cumplan económica y eficazmente.
El registro de las cuentas por cobrar de cada comprobante, están de alguna forma controladas por cuentas de mayor, en donde podemos detallar también los saldos de dichas cuentas de acuerdo a cada aseguradora, lo cual tienen asignadas un código contable para identificarlas al momento del registro de las operaciones, producto de la facturación por los conceptos de servios clínicos y las cuales están incluidas en el plan de cuentas que maneja el centro clínico san Andrés, (ver Anexos Nº 4 y 5)
Toda transacción registrada en los comprobantes del sistema Sparrow de cuentas por cobrar puede ser ajustada a través del departamento de contabilidad, dependiendo de la situación presentada, es decir cuando el monto registrado de ciertas facturas no sean los correctos porque al momento de haberle dado cobertura no se hizo de forma adecuada, es por ello la discrepancia de ciertos comprobantes, o por el mal uso de las cuentas a utilizar a la hora de registrar el pago de ciertas facturas de las aseguradoras o empresas administradoras de salud.
Es por ello que los saldos presentados en los balances, tanto de comprobación como general de las cuentas por cobrar aseguradoras no son reales, este también dependen de la forma en que el departamento de cuentas por cobrar lo maneje, al momento de bajar ciertos pagos de diferentes aseguradoras haciéndolo contra la cuenta caja general incrementándose de forma recargada en los balances antes mencionados, ya que no es la mas adecuada para el registro de las operaciones contables, debido a que el ingreso percibido por la cancelación de ciertas facturas de las aseguradoras no deberían entrar a caja sino a banco contra los finiquitos no aplicados.
Aun conciliando y ajustando cada comprobante realizado por el departamento de cuentas por cobrar quedaría sobre estimada la cuenta caja general debido a que la misma viene trayendo un saldo pendiente de la vieja administración, es decir cabe
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recalcar que el Centro Clínico San Andrés antes era propiedad del Sr. Gilberto Noguera, quien vende al Fondo de Pensionados y Jubilados de la UNEG el 70% de sus acciones quedando así cuentas pendientes del Sr. Noguera, como cuentas por cobrar a las aseguradoras hasta el 31 de agosto, tomando posesión de la misma el Fondo de la UNEG el día 2 de septiembre del 2010. Registrándose con la misma razón social, causando dificultades en la contabilidad, es por ello que se estudio la manera de fusionar dicha empresa, trayendo como consecuencia una disparidad en los saldos de muchas cuentas afectando así la información suministrada en los estados financieros de la misma. Donde se destaca el incremento de la cuenta caja general. Conciliando los estados de cuentas de cada empresa aseguradora, con el mayor analítico, se pudo observar la diferencia de los saldos. GUARDAR CAMBIOS Una vez revisados los comprobantes y modificados en el sistema, se deben guardar los cambios efectuados de manera que al momento de analizar las cuentas Caja General o Finiquitos No Aplicados en el Balance General se puede observar las disminuciones y/o aumento de dichas cuentas a través de cada comprobante.
SEMANA Nº 12 – 16
Corregir las Posibles Fallas en Cuanto al Asiento Contable que se Origina
Cuando se Baja un Finiquito
El departamento de cuentas por cobrar cuando recibe el pago por la compañía
aseguradora ya sea por trasferencia o cheque, notifica a la administración o
administradora que se hizo efectivo un pago, esta inmediatamente revisa la cuenta
banco o realiza el deposito respectivo, debe realizar el registro al sistema
administrativo Sparrow registro de transacciones, ya sea el deposito o transferencia
generando un comprobante contable.
La administradora registra lo siguiente: Banco provincial por el debe contra
finiquitos no aplicado por el haber ya que en este momento no se sabe aun que
facturas están pagando la aseguradora y de esta manera contabiliza el ingreso a
banco. Posteriormente es política de algunas aseguradoras que luego de realizar las
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trasferencia o deposito envían el detalle de las facturas canceladas, aproximadamente
en un lapso de dos (2) días.
Al recibir el detalle de las facturas pagadas, cuentas por cobrar realiza el abono a
cada una de las facturas generando un comprobante contable evidenciándose que
dicho comprobante cae en contabilidad errado ya que toman la cuentas caja general
contra la seguradora siendo el correcto finiquitos no aplicados por el debe contra la
aseguradora que corresponda realizándose de esta manera el cruce adecuado.
Se propone que se realice un procedimiento y de esta manera la analista realice el
cruce correcto sin afectar contablemente las cuentas caja general, se sugiere
reclasificar cada una de los comprobantes que ya han sido realizados corrigiendo la
falla detectada
SEMANA Nº 14 – 16
Proponer la actualización o la regularización diaria de registros contables que
afecten la cuenta finiquitos no aplicado:
Es importante que el departamento de administración y cuentas por cobrar trabajen
en conjunto, manejando diariamente la misma información porque si, bien es cierto
quien recibe la notificación de que se pagaran o se pagaron algunas cuentas por
cobrar seguros, es el departamento de cuentas por cobrar este a su vez notifica al
departamento de administración, por tal motivo. Se hace necesario proponer la
actualización o la regulación de los registros contables que estos sean correctos y
exactos, de esta manera la contabilidad estaría conciliada diariamente, ya que quien
alimenta el sistema contable sparrow, es cada una de las unidades que intervienen en
la empresa cada uno de los procesos que se realicen errados o erróneos afectara
gravemente cada uno de los comprobantes contables dando como resultados estados
financieros con montos inexactos, y la información que se presentaría en las
reuniones de junta directiva no va hacer fidedigna.
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Se pudo observar que el monto de la cuenta caja general presenta un sobre giro,
cuando se realiza la conciliación se evidencia que el monto que nos refleja los estados
financieros no son reales, por el problema antes mencionado es necesario reclasificar,
revisar diariamente cada una de las operaciones que se realicen para cada uno de los
procedimientos. Al realizar la propuesta antes mencionada se podría tener una
contabilidad conciliada casi en su totalidad, corrigiendo cada uno de los errores que
se presenten oportunamente.
Asiento correcto para registrar cobranza de seguros:
Debe Haber
Banco Provincial 2000
Finiquitos no aplicados 2000
El asiento errado para registrar el abono de la facturación con los finiquitos
correspondiente:
Debe Haber
Caja General 2000
Compañía aseguradora correspondientes 2000
Asiento correcto para registrar el abono de la facturación con los finiquitos
correspondiente:
Debe Haber
Finiquitos no aplicados 2000
Compañía aseguradora correspondiente 2000
LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO
El presente informe se realizo de acuerdo al plan acordado por ambos tutores, el
cual se cumplió en su totalidad, con responsabilidad, y eficacia, permitiendo recopilar
información necesaria para la elaboración del informe, además que dichas
actividades contribuyo a la practica de conocimientos académicos adquiridos.
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En todo trabajo de investigación se hace necesario aplicar métodos para poder
llegar a resolver los diferentes problemas que pueda tener una organización por muy
pequeña que sea, y de este modo obtener un conocimiento real de la situación que allí
se plantea y darle soluciones inmediatas, por esto se hace necesario la aplicación de
las siguientes metodologías aplicadas.
El método de la investigación, consistió en función del objetivo planteado, el cual
se define como: Análisis del Registro Contable Automatizado del Sistema Sparrow de
las Cuentas Por Cobrar Relacionadas con Finiquitos no Aplicados en el centro
Clínico San Andrés, el cual se logro gracias a la observación directa y manejo del
sistema utilizado en la institución y asimismo se utilizan otros métodos como:
entrevistas no formales a las personas que laboran en el departamento de cuentas por
cobrar, a fin de poder analizar la situación presentada , conocer sus posibles fallas y
aclarar las dudas existentes.
A continuación se detallaran los métodos aplicados para el logro de los objetivos
planteados:
Descriptiva:
Se considera descriptiva porque se especifica detalladamente las actividades que
se desarrollan en el departamento de cuentas por cobrar con la finalidad de mejorar el
procedimiento ya existente en cuanto a la temática del estudio, lo que contribuye al
desarrollo del mismo. Al respecto Hernández Roberto y otros (1994), Pág. (60)
definen el diseño descriptivo como: “los estudios descriptivos buscan especificar las
propiedades importantes de las personas, grupos, comunidades o cualquier otro
fenómeno sometido a análisis”.
Diseño de Investigación.
De Campo: Esta se desarrollo en el área de estudio de manera práctica,
obteniendo información con la aplicación de las técnicas de recolección de
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datos en forma directa a través del personal que allí labora y la observación de
todos los pasos a seguir en el departamento de contabilidad y cuentas por
cobrar. Al respecto Sabino (2007), Pág. (67). Dice: “se basan en
informaciones de datos primarios obtenidos directamente de la realidad su
innegable valor reside en que a través de ellas el investigador puede
cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han conseguido los datos,
haciendo posible su revisión o modificación en el caso que surgen dudas
respecto a su calidad”.
Técnicas e Instrumentos de Recopilación de Datos:
a. Observación Directa: Esta permitió el contacto directo con la
realidad, sin ninguna clase de intermediario en cuanto a las
actividades que se realizan en el departamento de contabilidad y
cuentas por cobrar, como son la facturación, cobranza y registro de los
pagos de las aseguradoras por medio de la prestación de servicios.
Para enfatizar esto la Universidad Nacional Abierta, texto.tecnicas de
investigación (1999). Pag, 335. Define: “es aquella que se produce
cuando el observador presencia el proceso de una manera personal y
permanente en cada una de sus etapas o fases”.
b. Revisión Documental: El mismo permito realizar el análisis de los
datos obtenidos de diferentes fuentes, como facturas, comprobantes,
manual, libros e informes y archivos entre otos que tienen relación con
el tema planteado, además se reviso bibliografías para la elaboración
de un marco teórico de referencia y permitió obtener un conocimiento
amplio y seguro del tema. Al respecto “la investigación documental
depende fundamentalmente de la información que se recoge o consulta
en documentos, entendiéndose este termino, en sentido amplio, como
todo aquel material de índole permanente, es decir, el que se puede
acudir como fuente o referencia en cualquier momento o lugar sin que
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se altere su naturaleza o sentido, para que aporte información o rinda
cuentas de una realidad o acontecimiento”. Pág. (100).
c. Entrevistas no estructurada: El uso de esta técnica ayudo a
profundizar sobre las actividades que se realizan en la empresa,
igualmente se hizo preguntas espontaneas caracterizadas por no tener
un modelo definido, a través de diálogos, opiniones emitidas por los
encargados del área forma un mejor entendimiento acerca de la
problemática. En virtud de lo expresado sabino (1992).Pág. (98)
afirma: “la entrevista no estructurada se realiza sin prever las
preguntas, es decir que ni las preguntas ni las respuestas estén
predeterminadas completamente”.
FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS DURANTE EL
PROCESO DEL DESARROLLO DE LAS PASANTIAS
Facilidades:
Las pasantías realizadas en esta institución me ha permitido emprenderlas con
responsabilidad y entusiasmo, aplicando conocimientos teóricos del área contable,
obtenidos en el transcurso académico, una gran ventaja es el apoyo que tuve por
parte del personal en los diferentes departamentos que conforman el área
administrativa -contable, lo cual ayudo mucho .
Dificultades:
Al iniciar las pasantías, se encontraron ciertas dificultades en cuanto al manejo del
sistema sparrow utilizado en la institución y al no tener definidas las actividades a
realizar, debido a que en el área de contabilidad para ese momento carecía de
contador, estando al frente del departamento el auditor quien a su vez presta apoyo
contable a los procedimientos que se realizan en el instituto clínico.
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Logros Alcanzados:
De acuerdo a los estudios realizados en el departamento de contabilidad se detecto
las fallas encontradas en los comprobantes contable, relacionados con las cuentas por
cobrar sugiriendo al mismo sustituir caja general por la cuenta finiquitos no aplicados
al momento de hacer el registro, logrando que los procesos anteriores fuesen
modificados de manera tal que cuando carguen la cuenta no ocurran los errores que
se venían presentando.
CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE LA PASANTIA
Durante el proceso de pasantía se pudo notar la diferencia en cuanto al
conocimiento teórico como el practico, pero que sin duda van fusionados para
alcanzar el objetivo presupuestado como lo es; optar por el titulo de licenciatura de
contaduría publica, las pasantias mas que u requisito es una experiencia inolvidable,
porque es donde se pone en practica todo lo aprendido académicamente a lo largo de
la carrera, además que se tuvo la oportunidad de ejercerlas en el área correspondiente
y de analizar cada una de las operaciones que se registran, siendo esta una institución
dedicada a la prestación de la salud.
Por tal motivo es una empresa donde la contabilidad es especial, y del sector privado,
la cual se sujeta a ciertas leyes como lo son:
Ley de seguros y reaseguros
Ley del ejercicio de la medicina.
Ley del ejercicio de la bioanalistas
Ley orgánica del sistema de seguridad social integral
Ley orgánica del trabajo
Código del comercio
Ley de ISLR
Ley del IVA, entre otras.
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Es importante resaltar que el plan único contable se determina de acuerdo a los
parámetros fijados por la superintendencia del sistema de salud, lo cual es de uso
obligatorio conforme a los requerimientos propios de cada categoría institucional
para el fondo solidario de salud, las instituciones prestadoras de servicio de salud,
entre otros. El plan único contable que se dicta en cada caso se establecerá bajo un
mismo criterio de la contabilidad de la actividad económica, en este caso las
instituciones prestadoras de servicio de salud, mediante un catalogo de cuentas que
contengan relación ordenada y clasificada de las clases de grupo, cuentas, subcuentas,
del activo, pasivo, patrimonio, ingreso, egreso y costo de venta entre otros. Entre el
grupo de los activos se encuentran las cuentas por cobrar, lo cual son activos
exigibles a terceros y en donde se tuvo énfasis para determinar ciertas desviaciones en
cuanto al registro contable de la misma.
En este estudio se pudo conocer como es llevada la contabilidad de una institución
de asistencia médica reconociendo las operaciones que pueden significar variaciones
en el capital del trabajo que podrían afectar la situación financiera de la empresa
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CONCLUSION
Las empresas que tienen por objeto prestar servicios, su función principal es
satisfacer las necesidades de los clientes en general, esto incluye las negociaciones en
efectivo y a crédito. El fundamento de una empresa son sus ingresos y los derechos
exigibles son por excelencia un instrumento de ingreso que tienen que ser manejado
muy cuidadosamente dentro de ellos las cuentas por cobrar.
Una vez finalizado el objeto de estudio a través de ciertos métodos de
investigación, como las técnicas e instrumentos de recolección de datos, lo cual
ayudaron mucho, se puede decir que el Centro Clínico San Andrés, actualmente no
utiliza un registro contable adecuado de las cuentas por cobrar en donde se describe
de la siguiente manera:
No se llevan manuales de procedimientos, lo cual obstaculiza el buen
desempeño de las funciones de cada uno de los departamentos que tienen
relación con las cuentas por cobrar.
Se pudo observar que el analista de las cuentas por cobrar, realizaba el
procedimiento de manera errónea al momento de darle de baja al activo
exigible, cuando la empresa aseguradora cancela la deuda pendiente, bien sea
con cheque o por medio de una trasferencia bancaria.
Falta de inducción al personal en cuanto al procedimiento de los registros
contables en el sistema sparrow.
Se observa que no se realiza ninguna conciliación de saldos de cuentas por
cobrar y la cuenta del mayor analítico, para determinar la confiabilidad de los
saldos presentados en los estados financieros, así como los exigibles que
posee la empresa.
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RECOMENDACIONES
Después de haber realizado el análisis del registro contable de las cuentas por
cobrar en relación a los finiquitos no aplicados es conveniente realizar las siguientes
recomendaciones:
Aplicación de controles internos que contribuyan al registro de procesos
contables confiables, es decir utilizar la cuenta correcta al momento de bajar
del sistema los finiquitos de las aseguradoras.
Hacer un manual de normas y procesos contables en forma escrita donde se
refleje el manejo, tareas y descripción de cómo se deben realizar los diferentes
procesos.
Analizar y conciliar los saldos de las cuentas por cobrar por clientes
(Aseguradoras o Empresas Administradoras de Salud).
Proponer la actualización o la regularización diaria de los registros contables
que afectan la cuenta finiquitos no aplicados.
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GLOSARIO DE TERMINOS
Aseguradora: es la persona jurídica que asume la obligación del pago de la
indemnización cuando se pueda producir el evento asegurado.
Asiento: Anotación, inscripción en un libro, registro, cuentas, entre otros.
Abonar: Asentar en las cuentas corrientes las partidas que correspondan al haber.
Pagar lo que se debe.
Acreedor: la parte de una operación de crédito que vende en servicio y obtiene una
partida por cobrar.
Balance de Comprobación: es una relación de todas las cuentas del mayor con sus
saldos. Cuadro de columnas donde aparecen los nombres y los saldos debito y
créditos de todas las cuentas de mayor.
Conciliación: la conciliación periódica de cuentas es una de las pruebas principales
de la eficiencia administrativa y exactitud en el manejo de las operaciones de
contabilidad.
Catálogo de cuentas (Plan, Nomenclador o Clasificador de Cuentas): una lista de
todas las cuentas y sus números en el mayor.
Capital de Trabajo: activos corrientes menos pasivos corrientes. Una medida de la
capacidad de pago de las deudas en el corto plazo.
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Cheque: un cheque es una letra de cambio girada contra un banco, pagadera a la
vista.
Clientes: se le denomina en una entidad dada a una persona, establecimiento
comercial o entidad, que utiliza sus servicios, son los consumidores finales.
Estados Financieros: documentos del negocio que se presentan información
financiera sobre una entidad a personas y organizaciones fuera del negocio. Bajo este
termino se agrupan, el estado de situación o balance general, estado de resultados,
entre otros. Son informes que resumen la situación financiera y los resultados de la
operación de una empresa.
Factura: comprobante de venta; cuenta detallada que el vendedor entrega al
comprador y que muestra todos los detalles de la venta.
Finiquitos No Aplicados: se le denomina así, al documento que firma el asegurado o
contratante o el perjudicado a consecuencia de un accidente, una vez que la compañía
de seguros le ha satisfecho la indemnización correspondiente a un siniestro.
Proceso Contable: conjunto de fases a través de las cuales la contaduría obtiene y
comprueba información financiera.
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REFERENCI A BIBLIOGRAFICA
Arrechedere, Mario (1997). Contabilidad General y Aspectos Básicos, Caracas.
García, Pelayo y Gross (1998). Diccionario LAUROSSE Básico, México.
Catacora, Fernando (1998). Contabilidad la Base para las Decisiones Gerenciales,
Caracas, MC. GRAW HILL.
Carballo, María (2009). “Análisis del Procedimiento de Cuentas Por Cobrar en
Hospital de Clínicas Caroni”.
Coa, Fabio (2006). “Análisis del Proceso de las Cuentas Por Cobrar”.
Méndez, Carlos (1995). Metodología, Colombia. MC. GRAW HILL.
Sabino, Carlos (2002). El Proceso de la Investigación 5tº edición, Caracas.
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ANEXOS
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ANEXO Nº 1.
Estructura Organizativa
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ANEXO Nº 2.
Plan de Trabajo
Nº Actividades SEMANAS
1 Inducción al programa Sparrow y a las
distintas áreas que conforman el Centro
Clínico San Andrés
2 Clasificación y registro de las facturas
entregadas al departamento de cuentas por
cobrar
3 Revisar los comprobantes realizados por el
departamento de cuentas por cobrar,
analizando los saldos de las cuentas que
conforman los finiquitos no aplicados.
Detectando el incremento en la caja
general
4 Corregir las posibles fallas en cuanto al
sistema contable que se origina cuando se
baja un finiquito.
5 Proponer la actualización o regularización
diaria de los registros contables, que
afectan la cuenta finiquitos no aplicados
6 Preparación del Informe de Pasantias
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ANEXO Nº 3
Esquema del Proceso de Revisión de Saldos del Sistema Contabilidad Sparrow.
Contabilidad Sparrow
Mayor Analítico
Editar Comprobantes
Guardar Cambios
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ANEXO Nº 4
COMPROBANTE ERRADO DEL MODULO DE CUENTAS POR COBRAR
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ANEXO Nº 5
COMPROBANTE CORRECTO DEL MODULO DE CUENTAS POR COBRAR
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ANEXO Nº 6 MODULO ADMINISTRATIVO DEL SISTEMA SIACLID SPARROW
MODULO DEL SISTEMA CONTABILIDAD SPARROW
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ANEXO Nº 7
MODULO ADMINISTRATIVO DE CUENTAS POR COBRAR
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ANEXO Nº 8
MODULO PARA PROCESAR COMPROBANTES
48
ANEXO Nº 9
MODULO PARA VERIFICAR EL MAYOR ANALITICO DE LAS CUENTAS
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50
ANEXO Nº 10
ESTADO DE CUENTA DE LOS SEGUROS Y/O ASEGURADORAS
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ANEXO Nº 11
ASEGURADORAS REFLEJADAS EN EL BALANCE GENARAL.
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