UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS… · ática 2 optimizacion de procesos administrativos en...
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UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN
MARCOS (Universidad del Perú, DECANA DE AMERICA)
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS
EAP Investigación Operativa
“Año de la Promoción de la Industria Responsable y Compromiso Climático”
Trabajo de Investigación
Curso:
Análisis y Diseño de Sistemas de
Información
Profesor:
Hugo Vega
Integrantes:
Toribio Toribio Diana
2014
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OPTIMIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN
LOS MINISTERIOS MEDIANTE LA IMPLEMENTACIÓN
DE LA METODOLOGÍA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - MAAP
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Tabla de contenido I. Problemática ................................................................................................................................ 4
1.1. Sujeto. .................................................................................................................................. 4
1.2. Base Legal. .......................................................................................................................... 4
1.3. Estadísticas. ......................................................................................................................... 5
1.4. Identificando el problema. ................................................................................................... 6
1.5. Formulando el Problema. .................................................................................................... 6
1.6. Formulando el Objetivo. ..................................................................................................... 7
1.7. Objetivos Generales. ........................................................................................................... 8
1.8. Objetivos Específicos. ......................................................................................................... 8
1.9. Formulando el Titulo del Proyecto. ..................................................................................... 8
II. Marco Teórico ............................................................................................................................. 9
2.1. Guía de Referencia y Modelado BPMN.............................................................................. 9
2.2. Guía para el Levantamiento de Procesos. ......................................................................... 10
2.3. Guía para Identificación y Análisis de Procesos. .............................................................. 10
III. Estado del Arte ...................................................................................................................... 12
3.1. Propuesta de un Sistema para los Procesos Administrativos y Contables basado en la
Reingeniería como Herramienta de calidad en los Procesos de la Empresa Distribuidora Filca,
C.A. Maturín Edo. Monagas. ........................................................................................................ 12
Bibliografía ....................................................................................................................................... 13
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I. Problemática
1.1.Sujeto.
Atención de trámites administrativos.
1.2.Base Legal.
Los trámites documentarios con los que cuenta cualquier ministerio están
regulados por un Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA, dicho
Documento de gestión contiene los procedimientos administrativos que por exigencia
legal, deben iniciar los administrados ante las entidades para satisfacer o ejercer sus
intereses o derechos. Este documento de gestión establece los requerimientos que se
deben de presentar para iniciar dicho procedimiento, así mismo, establece el tiempo
con el que cuenta un ministerio para poder resolver a la solicitud que inicio dicho
procedimiento. Si el Administrado o la entidad no cumpliesen con los requerimientos o
el plazo para resolver la solicitud respectivamente, conllevaría a iniciar un trámite legal
que podría terminar en la negación del derecho para el administrado o en una sanción
al ministerio por no resolver la solicitud en el tiempo especificado.
Así mismo los trámites administrativos de un ministerio están regulados por
diversas Normas y Reglamentos que se establecieron para el buen funcionamiento de
ciertos procedimientos administrativos que son de vital importancia para la sociedad en
general.
En la actualidad viene rigiendo la Ley de Simplificación Administrativa N°
25035, la cual establece la eliminación de las exigencias y formalidades costosas,
desconcentración de los procesos decisorios, participación de los ciudadanía en la
simplificación administrativa, participación de la administración publica en la
simplificación administrativa; el Gobierno Peruano en sí, viene promoviendo esta
iniciativa en cualquier entidad pública, incluyendo a los ministerios.
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1.3.Estadísticas.
Contamos con estadísticas de los tiempos que conlleva poder resolver algunos
procedimientos dentro de los ministerios.
Número
TUPA
Denominación del Procedimiento Plazo para
Resolver (Días Hábiles)
Plazo que se toma en
promedio para
Resolver (Días Hábiles)
Porcentaje del
tiempo excedido
Pesquería
38
OTORGAMIENTO DE CONCESIÓN PARA EL
DESARROLLO DE LA ACUICULTURA DE MAYOR
ESCALA 30 60 100%
Pesquería
43
OTORGAMIENTO DE AUTORIZACIÓN PARA EL
DESARROLLO DE LA ACUICULTURA DE MAYOR
ESCALA
30 60 100%
Pesquería
55
CERTIFICACIÓN DE LOS ESTUDIOS AMBIENTALES 90 180 100%
Industria
96
EVALUACIÓN DE ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL
(EIA) 90 175 94%
Industria
69
CALIFICACIÓN PARA OPERAR COMO CENTRO DE
INNOVACIÓN TECNOLÓGICA - CITE 24 45 87%
Industria
70
RENOVACIÓN DE LA CALIFICACIÓN PARA OPERAR LA
ACREDITACIÓN COMO CENTRO DE INNOVACIÓN
TECNOLÓGICA-CITE
19 32 68%
Tabla 1: Tiempos de los TUPA
Ilustración 1: Tiempos Excedidos
Podemos observar que los tiempos que se demoran en ser resueltos estos
procedimientos en promedio se exceden en un 92% los tiempos estipulados.
100% 100% 100% 94%
87%
68%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Pesqueria
38
Pesqueria
43
Pesqueria
55
Pesqueria
96
Pesqueria
69
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70
Tiempos Excedidos
Tiempos Excedidos
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1.4.Identificando el problema.
Partiendo de la idea basada en una atención de calidad, todas las solicitudes
deberían de resolverse dentro de los tiempos que especifica las normas y los TUPA’s,
para no generar incomodidad en los administrados, así mismo, un retraso de la
economía debido a los tiempos administrativos que se debe de seguir para poder
impulsar un negocio. Actualmente se viene excediendo estos tiempos en un 92% en
promedio, lo que nos indica que existe un problema significativo en la manera como se
desarrollan estos procedimientos.
1.5.Formulando el Problema.
La deficiente estructura que tienen sus procedimientos administrativos pueden
ser causados por: la falta de una metodología apropiada para poder optimizar sus
posesos, así como, el exceso de tiempos muertos con los que cuentan sus
procedimientos; el deficiente cálculo del tiempo estimado para un procedimiento puede
ser generado por la falta de un equipo diversificado de profesionales que puedan dar un
estimado de los tiempos que se necesita para poder resolver una solicitud; el desinterés
por parte del administrador para resolver las solicitudes puede ser generado por una
ausencia de compromiso hacia la institución, así como, falta de incentivos; la poca
automatización con la que cuentan puede estar generada por la falta de conocimiento
de los procedimientos que pueden automatizar; así mismo la excesiva burocracia que
se experimenta en una entidad estatal son algunas de las variables que están generando
el elevado índice de sobretiempo en la atención de un procedimiento
administrativo (Sobretiempo en la atención: 92%), los cuales nos traen como
consecuencia el desaprovechamiento de los recursos humanos con los que cuanta la
entidad, así como la insatisfacción del administrado al recibir estos servicio, ya que con
la demoras que existen les estaría quitando el interés de poder presentar nuevos
trámites administrativos, también incrementa los costos directos e indirectos que
genera un procedimiento administrativo tanto para el administrado como para la
entidad, todo esto estaría aportando a la desaceleración económica del país.
Ilustración 2: Árbol de Problemas
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1.6.Formulando el Objetivo.
Si se realiza una nueva estimación del tiempo para un procedimiento
administrativo con un grupo diversificado de profesionales; se realiza un rediseño de
los procedimientos administrativos, mediante una metodología que sea especialmente
para la automatización de procedimientos administrativos y la optimización de estos
tiempos; se motiva de manera adecuada al personal administrativo, incrementando la
identificación con la entidad en la que laboran, ofreciendo incentivos al mejor
trabajador, es decir a los que resuelven una solicitud de manera más eficaz y conforme
a las normas establecidas; se automatiza parcial o total los procedimientos
administrativos, y se reduce los eslabones jerárquicos en la burocracia se podrá
Eliminar los sobretiempos para el pronunciamiento de los procedimientos
Administrativos; lo cual conllevara a una optimización de los recursos humanos con
los que cuenta la entidad, generara satisfacción en el administrado al momento de
realizar sus trámites documentarios, reducirá los costos directos e indirectos tanto para
el administrado como para la entidad, promoviendo la aceleración del crecimiento de la
economía peruana y un gobierno electrónico.
Ilustración 3: Árbol de Objetivos
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1.7. Objetivos Generales.
Los objetivos generales del proyecto de tesis son los siguientes:
- Implementar la Metodología para la Automatización de
Procedimientos Administrativos.
1.8.Objetivos Específicos.
Los objetivos específicos del proyecto de Tesis son los siguientes:
- Optimizar los tiempos de respuesta a un trámite administrativo en un
50%.
- Rediseño de los tiempos de respuesta para un procedimiento
administrativo.
- Rediseño de los procedimientos Administrativos.
1.9.Formulando el Titulo del Proyecto.
Para cumplir con nuestros objetivos deberemos realizar la Implementación de:
Methodology for Business Process Automation.
“OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LOS
MINISTERIOS MEDIANTE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
METODOLOGÍA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS - MAAP”.
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II. Marco Teórico
2.1. Guía de Referencia y Modelado BPMN.
Es un conjunto de herramientas tecnológicas que junto a una nueva filosofía de
negocio permite diseñar la arquitectura empresarial modelando los procesos de negocio
mediante work flows, automatizando su funcionamiento de principio a fin y
permitiendo su monitorización y control. En BPM se aborda el amplio mundo de la
empresa a través de sus tres (3) dimensiones básicas: NEGOCIO PROCESO
GESTIÓN Eficaces, Transparentes y Ágiles
La Tecnología de BPM puede ser definido como un conjunto de software que
cumplen con un grupo de características técnicas necesarias para aplicar el concepto de
BPM. Un sistema BPMS está en capacidad de realizar las siguientes operaciones:
- Modelamiento de procesos de negocio.
- Integración de información proveniente de otros sistemas de
negocio.
- Convierte modelos en acciones reales.
- Despliegue de aplicaciones que soportan el proceso en condiciones
tales que no se requiere mayor conocimiento y experiencia de un
usuario final.
- Monitoreo de las actividades del negocio.
- Respuesta rápida a eventos de procesos.
Cuatro son los conductores del negocio que motivan a la adopción de BPM.
- Mejora de un proceso o sub-proceso: BPM ofrece un tiempo más
rápido a una solución.
- BPM (S) para la Mejora Continua de Procesos (CPI): Empresas
implementan un BPMS como apoyo a su programa CPI.
- BPM para Aplicaciones Orientadas a Servicios (SOA): BPM
aprovecha directamente a SOA y combinado junto con BPMS
(suite) es un sistema de mayor valor.
- Transformación del Negocio: La combinación de las tecnologías de
BPM y los métodos de CPI incita a la transformación del negocio.
Son muchas las ventajas de los Sistemas de BPM tanto desde el punto de vista
tecnológico como estratégico:
- Automatización: Incremento de la productividad y reducción de
errores.
- Agilidad: Rápidos tiempos de respuesta a problemas, desarrollar
soluciones y para el cambio total.
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- Flexibilidad: Combinando el alcance y la capacidad los sistemas de
información con la tecnología moderna, y la mejora de los procesos
aplicando técnicas para tal fin.
- Visibilidad: Obteniendo información en tiempo real relacionada con
la ejecución de los procesos (duración, costos, etc.).
- Colaboración: Estrecha la relación entre TI y el negocio.
- Gerencia: Fortaleciendo el control de la gestión y el cambio.
2.2. Guía para el Levantamiento de Procesos.
La Dirección de Modernización del Estado de MIDEPLAN pone a disposición
de las Unidades de Planificación Institucional y de los funcionarios públicos en
general, esta Guía para el Levantamiento de Procesos, como un documento de
referencia para que las instituciones públicas costarricenses determinen sus
actividades, funciones, estructuras y requerimientos de recurso humano de forma
sistémica, estandarizada y normalizada. Contribuyendo de esta manera en la mejora en
su gestión y en la resultante mejora en la calidad de bienes y servicios que ofrecen a
sus usuarios.
El presente documento contiene información básica necesaria para orientar a
las Instituciones Públicas (Instituciones Centralizadas, Descentralizadas, Autónomas y
Gobiernos Locales) en la elaboración, diseño y actualización de los procesos
institucionales. En una primera parte del documento, se muestra la relación que existe
en todo proceso –entrada o insumo, proceso de transformación, salida o bien/servicio
recibido por el usuario-. La segunda parte contiene información sobre la gestión por
procesos -concepto, utilidad, objetivo-. Mientras que la tercera sección indica los pasos
básicos que deben seguirse para realizar un levantamiento de procesos de manera
simple y concreta.
2.3. Guía para Identificación y Análisis de Procesos.
La Guía tiene como objetivo facilitar a las Unidades y Servicios de la UCA la
identificación de los procesos, su análisis y mejora, optimizando su funcionamiento e
incrementando la eficacia y eficiencia de los mismos. Todo ello con una cierta
uniformidad en la elaboración de los mapas y en la documentación de los procesos por
todas las Unidades o Servicios de la UCA.
La guía se ha construido en apartados que intentan orientar y dirigir a los
grupos de trabajo en las tareas que deben abordar para realizar el mapa de procesos y
documentar cada uno de los procesos identificados.
Es aconsejable que las dudas o dificultades que pudieran encontrarse en la
Guía o en el desarrollo del trabajo de las comisiones, sean consultadas con la Unidad
de Evaluación y Calidad de la UCA.
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Los mapas de procesos y la documentación correspondiente deberán obtener el
visto bueno de la Gerencia previo informe de la Unidad de Evaluación y Calidad de la
UCA.
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III. Estado del Arte
3.1.Propuesta de un Sistema para los Procesos Administrativos y Contables basado
en la Reingeniería como Herramienta de calidad en los Procesos de la Empresa
Distribuidora Filca, C.A. Maturín Edo. Monagas.
Distribuidora Filca, C.A es una empresa dedicada a la compra y venta de los
productos exclusivo Bp, la cual amerita la aplicación de un sistema en sus procesos
administrativo y contable basados en la reingeniería como herramienta eficaz en el
desarrollo de la funcionalidad de las relaciones comerciales de la empresa, para ello se
describe la situación de los procesos, se identifican sus fortalezas, debilidades y se
determina la propuesta del nuevo sistema. Se utilizó como metodología la
investigación de campo y documental que tiene como característica principal colocar al
investigador en contacto directo con el objeto estudiado y tomar los datos de interés
directamente de la realidad.
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Bibliografía
1. Propuesta de un Sistema para los Procesos Administrativos y Contables basado en
la Reingeniería como Herramienta de calidad en los Procesos de la Empresa
Distribuidora Filca, C.A. Maturín Edo. Monagas
(Lcdo. Jorge Astudillo Br. Bermúdez, Luba - Lcdo. Luís Orsini La Paz C.I: 12.537.465 - Lcdo.
Ángel Parada Br. Marcano, Niurka- C.I: 12.152.909)
2. Guía para Identificación y Análisis de Procesos
(Ministerio de ministerio de planificación nacional y política económica - área de modernización del
estado)
3. Guía de Referencia y Modelado BPMN
( Stephen A. White, PHD Derek Miers – ISBN13: 978 0 9819870 3 3)