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- 1 - UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÌVAR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÙBLICA Y AUDITORÌA VENTAJAS DE FORTALECER Y CREAR UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA (UDAI) EN LA MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL DUEÑAS, DEL DEPARTAMENTO DE SACATEPÈQUEZ. TESIS Presentada al Consejo de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales Por: MARÍA CRISTINA MAZARIEGOS GARCÍA Previo a conferírsele el Título de: CONTADOR PÙBLICO Y AUDITOR En el Grado Académico de: LICENCIADA Guatemala, Septiembre de 2004
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UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÌVAR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÙBLICA Y AUDITORÌA
VENTAJAS DE FORTALECER Y CREAR UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA (UDAI) EN LA MUNICIPALIDAD DE
SAN MIGUEL DUEÑAS, DEL DEPARTAMENTO DE SACATEPÈQUEZ.
TESIS
Presentada al Consejo de la
Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales
Por:
MARÍA CRISTINA MAZARIEGOS GARCÍA
Previo a conferírsele el Título de:
CONTADOR PÙBLICO Y AUDITOR
En el Grado Académico de:
LICENCIADA
Guatemala, Septiembre de 2004
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AUTORIDADES DE LA UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÌVAR
CONSEJO DIRECTIVO DE LA URL
RECTORA Licda. Guillermina Herrera Peña
VICE RECTOR GENERAL Ing. Jaime Arturo Carrera
VICE RECTOR ACADEMICO Padre Rolando Alvarado López
VICE RECTOR ADMINISTRATIVO Arq. Carlos Haussler Cordón
SECRETARIO GENERAL Lic. Luis Estuardo Quan Mack
CONSEJO DE LA FACULTAD
DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES
DECANO Lic. José Alejandro Arévalo Alburez
VICE DECANA Mae. Ligia Mercedes García Alburez
SECRETARIO Ing. Gerson Anneo Tobar Piril
DIRECTORES DE CARRERAS
DIRECTOR ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Mae. Luis Rolando Josué Arandi
DIRECTOR ECONOMÍA Y COMERCIO INTERNACIONAL Lic. Abraham Samuel Pérez de León
DIRECTORA DE CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA Licda. Claudia E. Castro de Martínez
DIRECTORA DE MERCADOTECNIA Y PUBLICIDAD Mae. Ana María Micheo Ayuso
DIRECTORA HOTELERÍA Y TURISMO Licda. Lilia de la Sierra
DIRECTORA DE SEDES REGIONALES Mae. Rosemary Méndez de Herrera
DIRECTOR MAESTRÍAS Mae. Luis Rolando Josué Arandi
REPRESENTANTES DE CATEDRÁTICOS
ANTE CONSEJO Mae. Edwin Abel Arcano Berganza
Lic. Hugo Alfredo García Barrios
REPRESENTANTES DE ESTUDIANTES
ANTE CONSEJOS Colin Kent Banning Rosal
Ana Haydee Montenegro González
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DEDICATORIA Y AGRADECIMIENTO
A Dios Por ser mi guía y concederme su luz, fuerza y esperanza.
Gracias señor por todas tus bendiciones, en cada momento
de mi vida.
A la Virgen Por iluminarme durante el transcurso de elaboración de
este documento y por permitirme cumplir esta meta tan
importante para mi carrera profesional y para mi vida.
A mis padres Celso Felipe Mazariegos Morales (Q.E.P.D)
Flores sobre su tumba
Margarita García Juárez, por darme la vida y su amor, por
ser mi apoyo en los momentos difíciles, que Dios le bendiga.
A mis hermanos Amado, Artemio, Nicolás y Ana, gracias por estar a mi lado,
por apoyarme en alcanzar esta meta y por compartir
conmigo este momento.
A mis sobrinos Con mucho cariño y como un estímulo para enfrentar los
nuevos retos de sus vidas.
A mi asesor Por trasmitirme sus conocimientos que me guiaron en la
elaboración de este documento y por el tiempo que invirtió
en ello.
A toda mi familia Por su cariño y apoyo sincero
A mis amigos Por su afecto y acompañarme en esta nueva etapa de mi
vida. Gracias por su amistad.
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INDICE
Tema Página Resumen 1 I Introducción 3 II Marco de Referencia 2.1 Marco Contextual 4
2.1.1 Municipalidad de San Miguel Dueñas, Sacatepéquez 7 2.2 Marco Teórico 11 2.2.1 El Municipio y el Gobierno Municipal 11 A. El Municipio 11 B. Gobierno Municipal 12 C. Organización Municipal 13 D. Concejo Municipal 14 E. Alcalde Municipal 17 F. Tesorero Municipal 18 2.2.2 Unidad de Auditoria Interna 19 A. Funciones Principales 20 B. Requisitos Básicos 23 C. Organización de la Unidad 23 D, Naturaleza de la contratación del Auditor 25 2.2.3 Creación de una Unidad de Auditoria Interna 26 A. Bases para la creación de una UDAI 27 B. Ventajas de crear una UDAI 27 2.2.4 Fortalecimiento de una Unidad de Auditoria Interna 28 A. Importancia de fortalecer una UDAI 28 B. Ventajas de fortalecer una UDAI 29
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Tema Página 2.2.5 Control Interno Gubernamental 30 A. Principios de Control Interno 33 B. Elementos de Control Interno 35 2.2.6 Funciones administrativas y financieras 37 2.2.7 Planes y Políticas administrativas y financieras 39
III Planteamiento del Problema 42 3.1 Objetivos 44 3.2 Variables 45 3.3 Alcances y Limites 47 3.4 Aporte 48 IV Método 49 4.1 Sujetos 49 4.2 Instrumentos 50 4.3 Procedimiento 52 4.4 Diseño y Metodología 53 V Presentación e interpretación de resultados 54 VI Discusión de Resultados 94 VII Conclusiones y Recomendaciones 102 VIII Bibliografía 106 Anexos 109 Instrumentos 109 Glosario 136
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RESUMEN
Según estudios preliminares en una municipalidad existen deficiencias de control
interno e incumplimiento de normas y requerimientos legales por parte de funcionarios
municipales; en la Municipalidad de San Miguel Dueñas, Sacatepéquez, actualmente
también existen deficiencias de control interno.
Estos problemas afectan en la toma de decisiones fuera de la realidad financiera de las
Municipalidades, así como el incumplimiento de los objetivos y políticas implementados
por las mismas. Lo anterior es posible solucionar con el fortalecimiento de una Unidad
de Auditoria y con la creación de una Unidad de Auditoria Interna en la Municipalidad de
San Miguel Dueñas.
El objetivo general planteado en el presente trabajo de investigación es el
establecimiento de las ventajas que genera el fortalecer una Unidad de Auditoria Interna
para hacer más efectivos los controles internos en una municipalidad y determinar las
ventajas de crear una Unidad de Auditoria Interna en la Municipalidad de San Miguel
Dueñas, para poder orientar su administración financiera e implementar controles
internos.
El tipo de de investigación fue descriptiva ya que incluyó material bibliográfico, el cual
fue descrito a través del análisis de documentación y por medio de la observación e
indagación de los problemas que se investigaron preliminarmente en las
Municipalidades.
Se elaboró trabajo de campo para la presentación de resultados, siendo los sujetos de
estudio el personal administrativo y financiero de las Municipalidades. La forma de
obtención de la información fue mediante encuestas utilizando cuestionarios diseñados
de acuerdo a los indicadores y objetivos del estudio.
En el presente trabajo se concluyó que las ventajas de fortalecer el área de Auditoria
Interna en una Municipalidad son: una mejor y oportuna revisión; asesoría en el manejo
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de los registros de cuentas; controles en el manejo de los fondos; implementación de
controles internos administrativos y financieros; mayor confiabilidad e integridad en la
información financiera; apoyo a las autoridades ediles para la toma de decisiones y
transparencia en la utilización de los recursos.
En la Municipalidad de San Miguel Dueñas, Sacatepéquez, se observa una inadecuada
segregación de funciones con respecto a los departamentos de Contabilidad, Compras
y Almacén; debido a que estos departamentos no se encuentran integrados en la
estructura Municipal y sus respectivas funciones las realiza el Departamento de
Tesorería.
La Municipalidad de San Miguel Dueñas, Sacatepéquez, debe considerar y evaluar las
ventajas administrativas y financieras que conlleva crear una Unidad de Auditoria
Interna o contratar un Titular para esta unidad, presupuestado en el renglón 029 –
Servicios Profesionales por Contrato, para orientar su administración financiera y
obtener una asesoría interna.
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I. INTRODUCCION
La Auditoría Interna constituye una herramienta útil para toda entidad que necesita
informar contable y financieramente, debido a que su actuar va encaminado al
mejoramiento e implementación de controles internos que deben ser consecuentes con
los planes y políticas establecidos por la administración de sus respectivas
organizaciones.
Toda la información de una entidad ha llegado a considerarse como uno de los activos
más importantes de la misma; específicamente si la información llega a ser susceptible
de ser utilizada como insumo por las técnicas y Normas Internacionales de Contabilidad
(Nic’s) para la preparación de los Estados Financieros. La Auditoría Interna juega un
papel de considerable importancia en la organización, debido a que examinará,
evaluará, observará y detectará la existencia de errores e irregularidades que afecten el
registro, clasificación, claridad, comprensión, oportunidad y certeza de la información.
Cuando los errores e irregularidades no son detectados a tiempo, pueden llegar a
afectar de una forma muy seria a la organización en particular; al tomar decisiones
equivocadas basándose en estados financieros alejados de la verdadera realidad.
El fortalecimiento y creación de los controles internos permiten que toda la información
susceptible de ser cuantificada y registrada como un evento económico reúna todas las
cualidades y atributos necesarios, así como la evaluación del desempeño en los
procesos para el uso de la información en mención que puedan disminuir al máximo el
riesgo de que se incurra en errores e irregularidades.
El Código Municipal (Decreto 12-2002), establece que cada Municipalidad debe contar
con una Unidad de Auditoría Interna debidamente organizada de acuerdo a sus
necesidades. El presente trabajo de investigación se fundamenta en que no existe en
la Municipalidad de San Miguel Dueñas, Sacatepéquez persona alguna que lleve a
cabo esta función.
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II. MARCO DE REFERENCIA
2.1 MARCO CONTEXTUAL
Antecedentes
Según Fonseca (1989) algunas de las bases para considerar una auditoría interna son:
CONSIDERANDO: JUSTIFICACIÓN :
El monto de ingresos
recibidos y los recursos
que son administrados por
las Municipalidades.
- Los ingresos que se manejan son
sustancialmente mayores a los ingresos que
manejan otras entidades gubernamentales, por
lo que deben de administrarse eficientemente.
- Existe una mayor necesidad de control en las
operaciones que se realizan.
- La población tiene interés en conocer en que se
invirtieron los recursos.
La complejidad de las
operaciones que realizan
las Municipalidades
- Mientras más procedimientos y pasos existan
para llevar a cabo una transacción más
necesidad de control existe en cada uno de ellos.
La ejecución del gasto
presupuestado en el
programa de inversión no
se realice eficientemente.
- Que los bienes y servicios en los que se
inviertan, se conviertan en satisfacciones para la
comunidad.
Entre los estudios realizados sobre las Unidades de Auditoría Interna en entidades
gubernamentales se encuentra el Plan de Modernización del Estado, que contempla el
fortalecimiento de la administración financiera y el control gubernamental en las
funciones que desarrolla el Gobierno de la República de Guatemala. Con el fin de
lograr dicho objetivo se desarrolló el Proyecto: “Sistema Integrado de Administración
Financiera y Control (SIAF-SAG)”, impulsado por el Banco Mundial e implementado por
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el Ministerio de Finanzas Públicas y la Contraloría General de Cuentas como entidades
rectoras del proyecto.
El proyecto tuvo como objetivo fortalecer el sistema democrático al reconocer la
confiabilidad en las instituciones públicas y sus funcionarios; fortalecer el control social,
aportando los insumos necesarios que permitan conocer y evaluar la gestión pública;
fortaleciendo la capacidad administrativa para identificar, comprobar e impedir, el
manejo incorrecto de los recursos del Estado; realizando la gestión de los recursos
públicos con mayor transparencia. Al proyecto se le dió vida legal mediante el Acuerdo
Gubernativo No. 217-95 de fecha 24 de mayo de 1995, en el cual se establecieron las
generalidades del mismo, así como se nombraron a las entidades rectoras que tuvieron
a su cargo la implantación e implementación en el Gobierno. Como parte del desarrollo
del Sistema de Auditoría Gubernamental – SAG, se contempló la creación de las
Unidades de Auditoría Interna (UDAIS) en los siguientes Ministerios:
1. Ministerio de Finanzas Públicas
2. Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.
3. Ministerio de Educación Pública
4. Ministerio de Comunicaciones, Transporte y Vivienda
5. Ministerio de Relaciones Exteriores.
Duarte (2000) en su investigación Auditoría Administrativa de la Función Financiera de
la Municipalidad de Zacapa, “plantea determinar los factores administrativos y
financieros que impiden el adecuado funcionamiento de la Municipalidad de Zacapa,
proponiendo una serie de acciones tendientes a corregir la problemática detectada.
Entre estos factores se pueden mencionar:
- El reclutamiento y desarrollo de sus empleados no conlleva ningún proceso técnico.
- Inexistencia de manuales administrativos.
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- No existen planes de actualización de registros para contribuyentes, cuentas
morosas y cuentas por cobrar.
- El plan de arbitrios es obsoleto.
- No existen programas de concientización a los vecinos.
La solución se centra en implantar una serie de controles eficientes y eficaces,
enfocados a administrar adecuadamente las cuentas por cobrar, por pagar, materiales,
suministros y en general las entradas y salidas de fondos; incrementando su
recaudación.
Franco (2000) en su estudio Diagnóstico Administrativo Aplicado a la Municipalidad de
Teculutan, presenta que “las Municipalidades del país deben orientar sus esfuerzos
hacia la modernización, puesto que de su mejoramiento y desarrollo dependerán en
gran medida, que estén a la vanguardia de las corrientes administrativas y tecnológicas
que les permitan estar al igual que las empresas privadas en un ambiente actualizado
que les facilite la administración. Definiendo el Diagnóstico Administrativo como una
evaluación sistemática de los problemas de la empresa, que permite definir las áreas
críticas que afectan el desarrollo y crecimiento de la organización y que afectan la
consecución de los objetivos de la misma. A través de su aplicación permite establecer
la dirección del cambio de modelos administrativos y operacionales y plantear nuevas
estrategias de desarrollo, adoptar tecnología moderna, ajustar la estructura
organizacional y lograr la posibilidad de mejoramiento y expansión”.
Según Dávila (2000), en su investigación Funciones del Auditor Independiente y
Gubernamental en el Sistema de Auditoría Gubernamental, indica que “lo que se busca
con la implantación del Sistema de Auditoría Gubernamental, es la capacitación
adecuada del Auditor Gubernamental, el establecimiento de normas, manuales y una
legislación actualizada que permita que tanto el Auditor Gubernamental y el Auditor
Independiente realicen la auditoría de una forma eficaz y eficiente para que su trabajo
sea representativo, mejorando y actualizando los sistemas de Control Interno de las
Entidades Públicas”.
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Blanco (2000) en su investigación del Modelo de Auditoria de Presupuesto del Sector
Público, indica que “el sector público lo comprenden todas aquellas oficinas e
instituciones con que cuenta una nación para desarrollar todas aquellas actividades que
por diversas causas no pueden realizarse por medio de la iniciativa privada, entre ellas
se encuentran las entidades autónomas, entidades centralizadas y entidades
descentralizadas”.
2.1.1 MUNICIPIO DE SAN MIGUEL DUEÑAS, DEL DEPARTAME NTO DE
SACATEPEQUEZ
Antecedentes Históricos Este municipio fue fundado en tiempos de Don Pedro de
Alvarado para que las sementeras que hicieran los indios sirvieran para sustentar a las
viudas pobres de los conquistadores muertos en batallas. De “Don” le vino el nombre
de Dueñas, debido a que en aquella época a las viudas se les daba la denominación de
“Dueñas” y así dicho pueblo recibió el nombre de “Milpas Dueñas” que es con el que
figura en el índice alfabético de las ciudades, villas y pueblos del Reino de Guatemala
como cabeza de Curato en el partido de Chimaltenango, y debe de haber sido de
importancia al principio pues consta que tenia 6 iglesias, 10 cofradías y 1,831
feligreses. Sin embargo afirma (Don Víctor Miguel Díaz) que San Miguel Dueñas debe
su nombre a “Don Miguel Dueñas” hermano de don Diego, lo fundó aproximadamente
en el año de 1,530.
El crecimiento de la población comenzó a mediados del siglo XVII (1638-1684) en los
pueblos de QUINIZILAPA (San Miguel Dueñas, Santa Catarina Barahona y San Antonio
Aguas Calientes, las aldeas San Andrés Ceballos y Santiago Zamora; y la comunidad
de San Lorenzo El Cubo), continuó durante el período 1684-1755, la única excepción
de éste modelo, fue el pueblo de San Miguel Dueñas, el cual desde principios del siglo
XVI tuvo un desarrollo diferente al de los pueblos vecinos del valle.
La historia divergente de San Miguel Dueñas está relacionada con la introducción del
cultivo de azúcar y el asentamiento en tierras de propiedad de españoles de un número
reducido de esclavos africanos. En tiempos de la Colonia, cuando se explotó en
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Guatemala la “Gran Cochinilla” (1,810-1,863), Dueñas fue uno de los lugares que
constituyó a la explotación de este producto, cuya base principal era la extracción de
su colorante; este producto tenía una gran demanda en los países Europeos ya que lo
utilizaban para darle color a las telas que en ese entonces se fabricaban; para San
Miguel Dueñas fue muy importante su cultivo ya que su actividad productiva se vio
favorecida con fuentes de trabajo y nuevos ingresos para la comunidad, además
contribuyó con las primeras exportaciones que realizó nuestro país.
Ubicación, Extensión Territorial y Límites El municipio de San Miguel Dueñas esta
ubicado al Sur-oeste del departamento de Sacatepéquez, su extensión territorial es de
35 Kilómetros cuadrados, cuenta con una altitud máxima de 1,550 metros sobre el nivel
del mar.
Integración Territorial y Distancias Su jurisdicción municipal comprende: La
cabecera municipal, Aldea El Rosario, el Pajal así como varias fincas, destacándose por
su importancia: Concepción, San Sebastián, San Rafael Urías, San Miguel Urías,
Valhalla; su territorio es de topografía irregular con extensas planicies y considerables
alturas, pues se extiende en las faldas del volcán de Acatenango, encontrándose
también el cerro “El Tigre” cultivable en su mayor parte. Riegan su suelo los ríos
Guacalate, Blanco, Choy, Ramusyat y algunos manantiales.
Integración Económica El factor principal en la economía es la agricultura, los cultivos
con mayor producción son: café, maíz, fríjol, camote, legumbres, hortalizas,
macadamía, frutas en gran variedad, entre la flora se cuenta con Rosas, Pascuas y
Orquídeas, estas últimas se atienden a nivel Internacional.
Industria y Aspectos Sociales Una de las principales artesanías es la elaboración de
macetas de barro, fabricación de muebles de madera y de canastas de alambre. La
Población esta dividida en 90% de personas ladinas y un 10% de indígenas cuya
lengua es cakchiquel, pero el idioma que predomina es el español.
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Educación y Religión En la educación la población esta atendida con una escuela a
nivel Pre-primario, dos escuelas mixtas a nivel primario, una jornada vespertina de
primaria, un Instituto de Estudios Básicos por Cooperativa, una escuela nocturna y dos
academias de mecanografía. La religión católica la profesa la mayoría de sus
habitantes.
Aspectos Socioculturales Las fechas que se conmemoran son: la cuaresma, mes
del Corazón de Jesús, celebración del Corpus Cristi, mes de la Feria Titular y de la
Independencia en septiembre, el día 29 de este se celebra San Miguel Arcángel, día de
los Santos y Difuntos, celebración de la Virgen de Concepción. Dentro de las
tradiciones y costumbres están: bailes folklóricos, baile de gigantes, conciertos y quema
de pólvora o juegos pirotécnicos.
Las proyecciones de población ambos sexos por área total, para el municipio de San
Miguel Dueñas son:
Año
2002 2003 2004 2005
San Miguel Dueñas 9,533 9,764 10,001 10.243
Fuente: Instituto Nacional de Estadística © 2002
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Organigrama deMunicipalidad San Miguel Dueñas 2003
Auxiliar IAldea
El Rosario
Auxiliar IIAldea
El Rosario
Auxiliar IFinca San
Miguel Urlas
Auxiliar IIFinca San
Miguel Urlas
Auxiliar IFinca
Concepción
Auxiliar IIFinca
Concepción
Auxiliar IFinca SanSebastian
Auxiliar IIFinca SanSebastian
OficialI
OficialII
SecretarioRegistrador
Civil
OficialI
OficialII
OficialIII
AyudanteFontanero
Fontanero
Tesorero UnidadTecnica
Municipal
Supervisorde
Obras
PoliciaMunicipal
ChoferMunicipal
Concerje
BomberosI, II y III
AlcaldeMunicipal
CorporaciónMunicipal
Situación actual del objeto de estudio
El Manual de Organización Municipal, menciona que: “es indudable que la falta de una
adecuada estructura organizacional crea problemas y dificultades tales como: conflicto
de autoridad, duplicidad de mando, falta de orden, improductividad del trabajo,
conflictos de jerarquía, duplicidad de funciones, superposición de autoridad y
responsabilidad, entre otras; que no permiten que la dirección se desenvuelva de
manera apropiada, concentrando en el Alcalde Municipal la atención de problemas
rutinarios relacionados con la prestación de los servicios municipales, los que bien
podrían ser resueltos por otros niveles de la organización municipal, aplicando
principios de delegación y desconcentración administrativa”.
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Considerando los estudios previos y el panorama actual de las Municipalidades, el
objetivo del presente estudio de tesis se basó principalmente en señalar las ventajas de
Fortalecer y Crear una Unidad de Auditoría Interna (UDAI) en la Municipalidad de San
Miguel Dueñas, del Departamento de Sacatepéquez.
2.2 MARCO TEORICO
2.2.1 EL MUNICIPIO Y EL GOBIERNO MUNICIPAL.
A. EL MUNICIPIO
El Código Municipal (Decreto 12-2002) en sus artículos 2 y 3 indica que el municipio es
la unidad básica de la organización territorial del Estado y espacio inmediato de
participación ciudadana en los asuntos públicos.
Se caracteriza principalmente por sus relaciones permanentes de vecindad,
multietnicidad, pluriculturalidad y mulintilingüismo, organizado para realizar el bien
común de todos los habitantes del distrito. Este elige a sus autoridades y ejerce por
medio de ellas, el gobierno y la administración de sus intereses; obtiene y dispone de
sus recursos patrimoniales, atiende los servicios locales, el ordenamiento territorial de
su jurisdicción, su fortalecimiento económico y la emisión de sus ordenanzas y
reglamentos.
El Código Municipal (Decreto 12-2002) en su Art. 7 describe el municipio como una
institución autónoma de derecho público, con personalidad jurídica y capacidad para
adquirir derechos y contraer obligaciones, y en general para el cumplimiento de sus
fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características
multiétnicas, pluriculturales y multilingües.
La Red Nacional de Instituciones Para el Fortalecimiento Municipal (RENICAM)
establece que los elementos que integran un municipio son:
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POBLACIÓN: La población del municipio esta constituida por los habitantes de su
circunscripción territorial.
TERRITORIO: Se refiere al espacio geográfico que ocupa el municipio. Se define como
un elemento continuo que está integrado por todos los asentamientos de la población
ubicados en el área: Caseríos, Aldeas, Parajes, Fincas, Cantones, Barrios, Zonas,
Colonias, Parcelamientos y demás formas de ordenamiento territorial definidas
localmente.
AUTORIDAD: Ejercida en representación de los habitantes, tanto por el Concejo
Municipal como por las autoridades tradicionales propias de las comunidades de su
circunscripción.
ORGANIZACIÓN COMUNITARIA: El establecimiento de diversas formas de
organización de los habitantes del municipio, siendo importante para el proceso de
discusión de los problemas y tomas de decisiones.
CAPACIDAD ECONÓMICA: Este aspecto engloba los recursos del municipio para
cumplir con sus fines y desarrollar las actividades que se definan en los Planes de
Desarrollo. Constituidos principalmente por los recursos que la Municipalidad logre
captar.
B. GOBIERNO MUNICIPAL
El Código Municipal (Decreto 12-2002) en sus Art. 9 y 33 describe que el gobierno
municipal corresponde al Concejo Municipal el cual es responsable de ejercer la
autonomía del municipio, velar por la integridad de su patrimonio, garantizar sus
intereses con base en los valores, cultura y necesidades planteadas por los vecinos,
conforme a la disponibilidad de los recursos.
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C. ORGANIZACIÓN MUNICIPAL
El Manual de Organización Municipal, “indica que el personal municipal debe estar
consciente que forma parte de un cuerpo: La Organización Municipal; en la que cada
órgano, dependencia o unidad tiene una función; cada uno hace su parte para alcanzar
los objetivos y metas trazadas, por medio de la coordinación, integración y
comunicación entre las partes de la organización municipal”.
Dándose a conocer 2 propuestas de organigramas, las cuales son modelos o tipos que
pudieran ser utilizados en las Municipalidades, en función de su tamaño y
características; esta propuesta de organización municipal esta en función del papel del
municipio y gobierno municipal como agentes del desarrollo; que impulsa procesos de
planificación participativa, promueve la transparencia y moderniza tecnológicamente la
prestación de servicios administrativos.
Organigrama Municipal, Tipo 1
AuditoriaInterna
Comisionesconcejo Mpal.
JuzgadoAsuntos
Municipales
PoliciaMunicipal
ServiciosPublicos
Municipales
CatastroMunicipal
OficinaMunicipal dePlanificación
Tesorería
Presupuesto
Contabilidad
RegistroContribuyentes
Recaudación
Compras
Almacen
OficinaIUSI
AFIM
RegistroVecindad
SecretaríaMunicipal
RegistroCivil
ComunicaciónSocial
AlcaldiasAuxiliares o
Comunitarias
AlcandiaMunicipalDespacho
ConcejoMunicipal
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“La estructura organizacional de la Municipalidad debe ser el soporte para que la misma
esté en capacidad de ejecutar con eficiencia y eficacia las competencias que
actualmente le corresponden, así como aquellas que en un futuro asuma”.
D. CONCEJO MUNICIPAL
Es el órgano colegiado superior de la deliberación y decisión de los asuntos
municipales cuyos miembros son solidarios y mancomunadamente responsables por la
toma de decisiones y tiene su sede en la cabecera de la circunscripción municipal.
Está integrado por el alcalde, los síndicos y los concejales, todos electos directa y
popularmente en cada municipio.
En los Art. 34, 35 y 36 del Código Municipal (Decreto 12-2002) se establece que el
Concejo Municipal emitirá su propio reglamento interno de organización y
funcionamiento, así como el reglamento de personal y demás disposiciones que
garanticen la buena marcha de la administración municipal.
Organigrama Municipal, Tipo 2
AuditoriaInterna
Comisionesconcejo Mpal.
SecretariaMunicipal
ComunicaciónSocial
PoliciaMunicipal
JuzgadoAsuntos
Municipales
ServiciosPublicos
Municipales
CatastroMunicipal
OficinaMunicipal dePlanificación
Tesorería
PresupuestoContabilidad
RegistroContribuyentes
Compras
Almacén
OficinaIUSI
AFIM Registro deVecindad
RegistroCivil
AlcaldíasAuxiliares o
Comunitarias
AlcaldiaMunicipalDespacho
ConcejoMunicipal
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Le compete al Concejo Municipal:
- La convocatoria a los distintos sectores de la sociedad del municipio para la
formulación e institucionalización de las políticas públicas municipales y de los
planes de desarrollo urbano y rural del municipio; identificando y priorizando las
necesidades comunitarias y propuestas de solución a los problemas locales.
- El control y fiscalización de los distintos actos del gobierno municipal y de su
administración.
- El establecimiento, planificación, reglamentación, programación, control y
evaluación de los servicios públicos municipales, así como las decisiones sobre
las modalidades institucionales para su prestación, teniendo siempre en cuenta la
preeminencia de los intereses públicos.
- La aprobación, control de ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto de
ingresos y egresos del municipio, en concordancia con las políticas públicas
municipales.
- La emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales.
- La creación, supresión o modificación de sus dependencias, empresas y unidades
de servicios administrativos.
- La organización de cuerpos técnicos, asesores y consultivos que sean necesarios
al municipio, así como el apoyo que estime necesario a los Concejos, asesores
indígenas de la alcaldía comunitaria, órganos de coordinación de los Concejos
Comunitarios de Desarrollo y de los Concejos Municipales de Desarrollo.
- La fijación de sueldos y gastos de representación del alcalde, las dietas por
asistencia a sesiones del Concejo Municipal; y cuando corresponda, las
remuneraciones a los alcaldes comunitarios o auxiliares.
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- Adjudicar la contratación de obras, bienes, suministros y servicios que requiera la
Municipalidad, sus dependencias, empresas y demás unidades administrativas de
conformidad con la ley en materia, exceptuando aquellas que corresponden
adjudicar al alcalde.
El Concejo Municipal organizará las comisiones necesarias para el estudio y dictamen
de los asuntos que conocerá durante todo el año, teniendo carácter obligatorio las
comisiones de:
1) Educación, educación bilingüe intercultural, cultura y deporte;
2) Salud y asistencia social;
3) Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda;
4) Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales;
5) Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana;
6) De finanzas;
7) De probidad;
8) De los derechos humanos y de la paz;
9) De la familia, la mujer y la niñez.
El Código Municipal (2002) en los Art. 81 al 90 indica que el Concejo Municipal es el
encargado del nombramiento de los siguientes funcionarios que le competen, con base
en las ternas que para cada cargo proponga el alcalde:
- Secretario Municipal
- Tesorero
- Registrador civil
- Auditor. Las Municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá
velar por la correcta ejecución presupuestaria, implantar un sistema
eficiente y ágil, de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo
responsable de sus actuaciones ante el Concejo Municipal.
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- Y demás funcionarios que demande la modernización de la administración
municipal.
Cuando las necesidades de modernización y volumen de trabajo lo exijan, a propuesta
del alcalde y con base al Art. 90 del Código Municipal el Concejo Municipal podrá
autorizar la contratación del Gerente Municipal, Director Financiero, Juez de Asuntos
Municipales y otros funcionarios que coadyuven al eficiente desempeño de las
funciones técnicas y administrativas de las Municipalidades, cuyas atribuciones serán
reguladas por los reglamentos respectivos.
E. ALCALDE MUNICIPAL
El Alcalde representa a la Municipalidad y al municipio; es el personero legal y jefe del
órgano ejecutivo del gobierno municipal; miembro del Concejo Departamental de
Desarrollo respectivo y presidente del Concejo Municipal. Es atribución y obligación del
alcalde hacer cumplir las ordenanzas, reglamentos, acuerdos, resoluciones y demás
disposiciones del Concejo Municipal. De las atribuciones que se le confieren al alcalde
municipal se mencionan las siguientes:
- Dirigir la administración municipal, representar a la Municipalidad y al municipio.
- Velar por el estricto cumplimiento de las políticas públicas municipales y de los
planes, programas y proyectos de desarrollo del municipio.
- Disponer gastos, dentro de los límites de su competencia; autorizar pagos y rendir
cuentas con arreglo al procedimiento legalmente establecido.
- Sancionar las faltas por desobediencia a su autoridad o por infracción de las
ordenanzas municipales, salvo en los casos en que tal facultad esté atribuida a
otros órganos.
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- Promover y apoyar la participación y trabajo de las asociaciones civiles y comités de
vecinos que operen en su municipio, debiendo informar al Concejo Municipal,
cuando éste lo requiera.
- Tramitar los asuntos administrativos cuya resolución corresponda al Concejo
Municipal y, una vez substanciados, darle cuenta al pleno del Concejo.
- Autorizar, conjuntamente con el secretario municipal, todos los libros que deben
usarse en la Municipalidad, las asociaciones civiles y comités de vecinos que
operen en el municipio.
- Presentar el presupuesto anual de la Municipalidad, al Concejo Municipal para su
conocimiento y aprobación.
F. TESORERO MUNICIPAL
El Código Municipal (Decreto 12-2002) en su Art. 87 indica las siguientes atribuciones al
tesorero:
- Registrar en los libros o sistemas computarizados la contabilidad de los ingresos y
egresos municipales.
- Rendir cuenta al Concejo Municipal, para que resuelva sobre los pagos que haga
por orden del Alcalde y que, a su juicio, no estén basados en la ley, lo que lo eximirá
de toda responsabilidad con relación a esos pagos.
- Efectuar los pagos que estén fundados en las asignaciones del presupuesto,
verificando previamente su legalidad.
- Hacer cortes de caja, examen de libros y registros, así como del inventario general
de bienes de la Municipalidad.
- Remitir a la Contraloría General de Cuentas, certificación del acta levantada al
documentar el corte de caja y arqueo de valores de la Tesorería.
- 24 -
2.2.2 UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA La Contraloría General de Cuentas (CGC) ha emitido el Marco Conceptual referente a
la Auditoría Interna, para que sirva de base para que las Unidades de Auditoría Interna
(UDAIS) se desarrollen y se mantengan dentro de un campo más profesional y
eficiente. Se determina que la función de Auditoría Interna es uno de los componentes
del Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG), cuyo órgano rector es la Contraloría
General de Cuentas (CGC), de quien emana la normatividad respectiva, para todos los
entes del sector público de la República de Guatemala; con el fin de uniformar criterios
de actuación y coordinación de actividades, así como la aplicación de técnicas y
procedimientos de trabajo.
Según postulados y objetivos del Proyecto SIAF-SAG, y en particular el Sistema de
Auditoría Gubernamental (SAG); una Unidad de Auditoría Interna (UDAI), es el
elemento de apoyo gerencial en todo ente público, en materia de control interno y
funcionalidad de sistemas diseñados para la ejecución y control de las operaciones en
forma permanente.
La Unidad de Auditoría Interna (UDAI) actúa como asesor gerencial en todos los
campos de la institución a la que pertenece, basado en los exámenes que realiza para
determinar la eficiencia, efectividad y economía con que los entes públicos realizan la
ejecución, control e información de las actividades, proporciona recomendaciones para
la actualización y mejoramiento de la organización institucional y los sistemas en
funcionamiento.
Una UDAI garantiza la funcionalidad y permanencia de un ambiente y estructura de
control interno sólidos, en todos los niveles, para ayudar a la protección y uso adecuado
de los recursos disponibles; requiriendo de apoyo irrestricto del ejecutivo de cada
institución, de tal manera que se garantice una organización adecuada a las
necesidades institucionales, la contratación del personal técnico necesario, la provisión
de las herramientas de trabajo suficientes y modernas; todo esto con el respaldo de la
- 25 -
capacitación permanente, de tal manera que los auditores internos, actúen con
independencia y profesionalismo en beneficio de la institución y del Estado.
Según Art. 253 de la Constitución Política de la República de Guatemala, las
Municipalidades de la República de Guatemala son instituciones autónomas. Por tal
motivo se considera aplicable las Normas de Auditoría Interna Gubernamental y
Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas (CGC).
La Auditoría Interna Gubernamental es una actividad de evaluación permanente e
imparcial de todas las operaciones y estructura de control interno de un ente público,
como un servicio a su administración. La Unidad de Auditoría Interna (UDAI) debe
interesarse en todas las fases de las actividades de la Municipalidad donde sean
requeridos sus servicios, ya sea en función de evaluador o en función de asesor. Este
interés requiere que el alcance del trabajo de una Unidad de Auditoría Interna supere la
función del registro contable con aspectos financieros en sí, para obtener un
entendimiento completo de las operaciones bajo revisión.
A. FUNCIONES PRINCIPALES DE AUDITORIA INTERNA
Corresponde a la auditoría interna la ejecución de funciones tales como:
a) Evaluar en forma permanente el funcionamiento de los controles internos
establecidos por la Administración y recomendar las medidas que signifiquen
mejorar su efectividad. Lo anterior, puede derivar en una evaluación general del
sistema de control interno y/o de áreas específicas, e incluso de aspectos
constitutivos del control, como la organización de los procedimientos, los métodos y
los sistemas de información del personal.
b) Examinar el grado de cumplimiento de los objetivos y políticas, así como, las metas
de corto, mediano y largo plazo, establecidos por la entidad y que emanen del
proceso de planificación pertinente. Para cumplir este propósito, es fundamental que
las directrices se encuentren claramente establecidas, con la existencia de un
- 26 -
sistema de información confiable, que permita conocer oportunamente los avances y
ejecuciones.
c) Evaluar, cualitativa y cuantitativamente, los medios y formas de generación de
información para el proceso de toma de decisiones.
d) Determinar el grado de economía, la eficiencia con que se utilizan los recursos de la
entidad, considerando aspectos teóricos, criterios económicos, sociales y culturales
existentes.
e) Promover la adopción de instrumentos de autocontrol (metas, indicadores, etc.) en
las unidades operativas de la entidad.
f) Establecer el grado de implementación de las medidas preventivas y correctivas
provenientes de las evaluaciones realizadas (auditorías recurrentes).
g) Desarrollar las funciones de supervisión de auditorías prescritas en la programación
anual, elaborar y hacer llegar los informes respectivos a la Dirección Superior de la
institución auditada.
h) Analizar la percepción externa (población, público, clientes, etc.) mediante un
estudio y seguimiento de quejas o denuncias que incidan en el funcionamiento de la
entidad, sobre aspectos que se espera que la entidad deba otorgar.
La Normas de Auditoría Interna Gubernamental establecen que la UDAI, tendrá las
siguientes funciones administrativas y operativas:
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS:
- Organizar, planificar, dirigir y controlar las funciones a su cargo, en forma técnica,
independiente y profesional.
- 27 -
- Establecer los respectivos niveles de supervisión para garantizar un alto grado de
calidad en los trabajos.
- Crear y mantener un archivo permanente que facilite la planificación de los trabajos.
- Mantener una imagen de credibilidad y alto nivel profesional en todas las acciones
de la Unidad de Auditoría Interna y sus miembros.
FUNCIONES OPERATIVAS
- Mantener comunicación y coordinación permanente con la Contraloría General de
Cuentas, como órgano rector del control gubernamental, en todo lo que requiera la
aplicación del Plan Anual de Auditoría, para asegurar la calidad de los trabajos y el
seguimiento de las recomendaciones resultantes de los trabajos ejecutados.
- Otorgar la calidad profesional del personal de auditores internos en todos los
trabajos, dentro del marco legal y normativo vigente, a través de una acción de
supervisión adecuada y oportuna.
- Asegurar que los miembros de la Unidad de Auditoría Interna cumplan con sus
obligaciones a través de la planeación y ejecución del trabajo de auditoría, conforme
a las normas y procedimientos aplicables al ámbito gubernamental.
Entre otras funciones también se pueden mencionar:
- Evaluación de la ejecución de las funciones de acuerdo con las responsabilidades
asignadas, asegurándose que las tareas individuales se cumplan con eficiencia,
prontitud y honestidad.
- Intervención en la aplicación de un plan, política o procedimiento que sea necesario
para mejorar el funcionamiento general de la Municipalidad.
- Vigilancia del cumplimiento adecuado de las políticas y procedimientos relacionados
- 28 -
con contratación, retención y despido de personal, así como del control interno
sobre pago de sueldos y prestaciones, cumplimiento con las leyes laborales, registro
de personal y aspectos similares.
La Unidad de Auditoría Interna (UDAI) será independiente de todas las operaciones y
actividades administrativas y financieras del ente público, a fin de garantizar objetividad
en los exámenes que realice, e imparcialidad en sus operaciones.
B. REQUISITOS BASICOS DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA I NTERNA
Independencia funcional La Auditoría Interna debe depender del máximo nivel
jerárquico de la entidad, para los efectos de contar con las atribuciones suficientes que
le permitan incursionar en cualquier nivel de la entidad.
Cobertura El ámbito de acción de la Unidad de Auditoría Interna es la totalidad de la
organización.
Planificación del Trabajo de Auditoría Se debe consignar un Plan Anual de
Auditoria- PAA. La planificación de todos los trabajos de Auditoría Interna, incorpora los
objetivos del trabajo, la elaboración de programas de auditoría, la selección del medio
de evaluación del control interno y el respectivo cronograma de trabajo.
En el programa anual de auditorias, se debe señalar los objetivos que se pretende
lograr, el alcance de las evaluaciones y la normativa teórica y jurídica pertinente. El
cumplimiento de los programas debe ser controlado en términos de calidad y cantidad,
horas hombre planificadas contra utilizadas, etc.
C. ORGANIZACION DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
Según las Normas de Auditoría Gubernamental, la creación de una Unidad de Auditoría
Interna comprende lo que es:
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a. ORGANIZACION. Las Unidades de Auditoría Interna (UDAIS) tendrán la estructura
organizacional que corresponda a la naturaleza, complejidad y magnitud de las
operaciones de cada Municipalidad, en todo caso, estarán constituidas por:
• El Titular de la Unidad
• Colaboradores Directos
• y Auditores Encargados de la ejecución de los planes y
programas de trabajo.
Aunque la organización depende de la complejidad de la institución dentro de la cual se
va a crear o fortalecer una UDAI.
UBICACION. Por ser una unidad técnica de apoyo a la administración de las
Municipalidades, la Unidad de Auditoría Interna debe estar ubicada, orgánicamente en
el nivel en que se considere una unidad de asesoría del Concejo Municipal, de tal
manera que le permita disponer de la independencia suficiente y cumplir
adecuadamente con sus funciones, y su campo de acción se extienda a toda la
Municipalidad. Las Normas de Auditoría Interna Gubernamental establecen que para
que desempeñe mejor su misión implícita de asesor y de elemento promotor de los
ambientes de eficacia y de control interno, así como de ayuda a los directivos en el
logro de los objetivos y metas, el titular de la Unidad de Auditoría Interna (UDAI)
trabajará directamente con el funcionario superior.
b. COORDINACIÓN DE FUNCIONES. La Unidad de Auditoría Interna coordinará sus
funciones con la Contraloría General de Cuentas, para que esta integre los recursos
disponibles de auditoría, y dirija sus esfuerzos a los sectores no atendidos, o a entes
públicos sin una Unidad de Auditoría Interna o con estructuras de control interno
débiles.
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D. NATURALEZA DE LA CONTRATACION DEL AUDITOR
Las Normas de Auditoría establecen las características que toda unidad de auditoría
debe considerar:
- Personal capacitado. Proporciona seguridad de que la pericia técnica y el trasfondo
educacional de los auditores internos son apropiados para las auditorias que van a
desarrollar.
- Conocimientos, habilidades y disciplinas. La UDAI obtiene los conocimientos,
capacidad y disciplina, necesarios para llevar a cabo sus responsabilidades de
Auditoría.
- Supervisión. Proporciona la certeza de que las auditorías internas se supervisan de
manera correcta.
PERFIL DEL AUDITOR INTERNO:
- Conocimientos, capacidad y disciplinas. Debe poseer los conocimientos, capacidad
y disciplina necesarios para el desempeño de las Auditorías.
- Relaciones humanas y comunicaciones. Deben ser diestros al tratar con personas y
comunicarse de manera efectiva.
- Educación continúa. Mantienen su competencia técnica por medio de ella.
- Cuidado profesional debido. Los auditores internos ejercen un cuidado profesional
apropiado al desempeñar las Auditorías Internas.
- Cumplimiento con las normas de ética profesional y de conducta. Los conceptos de
ética profesional recalcan la responsabilidad del profesional para con el público,
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señalando que “la marca distintiva de un profesional es la aceptación de su
responsabilidad ante el público”. Los conceptos de ética profesional destacan la
responsabilidad de los contadores públicos hacia los clientes y los colegas.
Los conceptos generales, llamados también “Principios de ética”, que debe poseer un
contador público y auditor son:
INDEPENDENCIA, INTEGRIDAD Y OBJETIVIDAD.
Conservar su integridad, objetividad y cuando ejerce la contaduría pública, ser
independiente de aquellos a quienes sirve.
NORMAS GENERALES Y TÉCNICAS.
Observar las normas generales y técnicas de la profesión, mejorando constantemente
su competencia y calidad de sus servicios.
RESPONSABILIDAD CON LOS CLIENTES.
Ser imparcial y franco con sus clientes y servirles lo mejor que pueda, con interés
profesional por los intereses de ellos.
RESPONSABILIDAD CON LOS COLEGAS.
Conducirse de manera que fomente la cooperación y las buenas relaciones entre los
miembros de la profesión.
La contratación del titular de la Unidad de Auditoria Interna y de todo el personal de
auditores, estará a cargo del Departamento de Personal, y se realizará con base a las
leyes, normas y procedimientos que rigen este campo en el ente Municipal.
2.2.3 CREACION DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
El Código Municipal (Decreto 12-2002) establece en sus artículos 88 y 90, que las
Municipalidades deben contratar un Auditor Interno, y cuando las necesidades de
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modernización y de trabajo lo requieran, podrán contratar otros funcionarios que
coadyuven al eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas.
La creación de una Unidad de Auditoría Interna en la Municipalidad, orientará su
esfuerzo hacia la evaluación y mejoramiento del proceso administrativo y financiero,
para promover un ambiente y estructura de control interno sólidos, que garanticen el
cumplimiento de los objetivos y el uso adecuado de los recursos, así como la
generación de información oportuna y confiable en los procesos de toma de decisiones
y de rendición de cuentas a la ciudadanía.
A. BASES PARA LA CREACION DE UNA UNIDAD DE AUDITO RIA INTERNA
La Auditoria Interna es una herramienta de gestión que apoya a la función directiva,
calificando y evaluando el grado de eficiencia, eficacia y economía con que se manejan
los recursos institucionales y mediante los cuales se alcanzan los propósitos
fundamentales de la Municipalidad. La necesidad de mantener un nivel claro de
objetividad e imparcialidad en los juicios y recomendaciones contenidas en los informes
de auditoria, es la razón para configurar a las Unidades de Auditoria Interna como de
"staff' o apoyo, ajenas a las actividades de la entidad.
B. VENTAJAS DE CREAR UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTER NA
Según el Sistema Integrado de Gestión Financiera, Administrativa y Auditoria – SIGFA
– las ventajas de la creación de Auditoria Interna son:
a) La Unidad De Auditoría Interna será de apoyo a la función directiva en sus esfuerzos
para promover el mejoramiento de la gestión en la eficiencia operacional y la
adhesión de las políticas y controles internos que se necesitan.
b) La Unidad de Auditoria Interna (UDAI) propiciará que la ejecución de sus
programaciones se ajuste al ordenamiento jurídico que regula el funcionamiento de
la entidad.
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c) Comprobará que el manejo de los recursos humanos, materiales y los financieros,
se ejecuten en términos eficientes, eficaces y económicos, así como que los
objetivos de la organización se cumplan con efectividad.
d) Será la encargada de promover la existencia y funcionamiento de controles internos
contables y administrativos que permitan la protección de los recursos y bienes
institucionales y contar con información confiable, suficiente, pertinente y oportuna.
e) Podrá propiciar el autocontrol y promover la probidad administrativa.
2.2.4 FORTALECIMIENTO DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA I NTERNA
Con el fin de promover la probidad, eficiencia y eficacia de las operaciones municipales,
mediante los servicios de la Auditoría Interna Gubernamental, los respectivos titulares
que han recibido la responsabilidad de dirigirlas - alcaldes municipales – y con lo que
disponga la Contraloría General de Cuentas (CGC), pueden fortalecer una Unidad de
Auditoría Interna (UDAI) acorde a las necesidades y magnitud del municipio.
Las Normas de Auditoría Interna Gubernamental establecen que la Unidad de Auditoría
Interna Gubernamental debe reunir las características que le permitan cumplir con las
funciones respectivas de: Independencia, confidencialidad, objetividad, oportunidad,
cooperación, prevención, profesionalismo y ámbito de acción. Los lineamientos del
alcance de la Unidad de Auditoría Interna comprenden el examen y la evaluación de la
efectividad del ambiente y estructura del control interno y su eficacia para alcanzar los
objetivos y metas; se refiere generalmente al trabajo de auditoría a realizar.
A. IMPORTANCIA DE FORTALECER UNA UNIDAD DE AUDITOR IA INTERNA
Los Ejecutivos Superiores son responsables respecto a los resultados de la
organización que dirigen; las unidades de Auditoría Interna representan la herramienta
que provee a los Ejecutivos Superiores la capacidad de observación independiente y
objetiva de la gestión. Por lo tanto, la responsabilidad de las Unidades de Auditoría
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Interna esta relacionada con la calidad del trabajo de control que realizan y con la
calidad de las recomendaciones que entregan, pero, la puesta en práctica de sus
recomendaciones es de exclusiva responsabilidad de la administración de la entidad.
Al fortalecer una Unidad de Auditoría Interna promueve la conjugación de esfuerzos,
recursos y necesidades de la entidad conforme su complejidad y necesidades.
B. VENTAJAS DE FORTALECER UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
a) Fortalecer las Unidades de Auditoría Interna asegurará una mayor eficacia en su
gestión y la consecución de sus principales objetivos.
b) Fortalecer la capacidad directiva de las Unidades de Auditoría Interna, es una tarea
clave para que las mismas puedan enfrentar con éxito los retos que tienen por
delante.
c) Sustentará de una mejor forma las acciones del gobierno municipal en la legalidad,
democracia y participación ciudadana a fin de mejorar las condiciones económicas,
sociales y culturales de la población.
d) Se podrá brindar un servicio más moderno, transparente y eficaz con base en
criterios de calidad, velando por la correcta ejecución de los fondos municipales.
e) Mediante el logro de controles internos más sólidos, se conseguirá un uso más
óptimo de los recursos de cada dependencia e información financiera más
transparente y oportuna para la toma de decisiones.
f) El examen sobre la solidez y efectividad del ambiente y estructura del control
interno, al ser realizado por más personal, proporcionará una mayor garantía
razonable de que los objetivos y metas institucionales se cumplirán bajo los criterios
de eficacia, eficiencia y economía.
g) Se incrementan las medidas para erradicar la corrupción y asegurar la
transparencia, eficiencia y participación comunitaria en el manejo de los recursos
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2.2.5 CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
Las Normas Generales de Control Interno, indican que el control interno gubernamental
“es un proceso efectuado por el cuerpo colegiado mas alto (Consejo de Administración
Directorio, etcétera), la gerencia y por el personal de una entidad, diseñado para dar
una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos institucionales,
comprendidos en uno o más de los siguientes grupos: efectividad y eficiencia de las
operaciones, contabilidad de la información financiera y administrativa, observancia de
las leyes y reglamentos aplicables”.
El control interno incluye el plan de organización, el conjunto de métodos y medidas que
se adoptan para asegurar que se logren los objetivos, funciones y tareas relacionadas
con la previsión, seguimiento y control de las actividades económicas y administrativas,
la protección y conservación de los recursos naturales así como del medio ambiente en
un ente publico, medible tanto en lo relativo a los hechos y a los acontecimientos
propiamente dichos, como en los actos de los funcionarios que intervienen en ellos.
Los objetivos del control interno se encaminan a controlar y mejorar las operaciones en
las distintas etapas de su proceso que se relacionan con:
a. La eficiencia de las operaciones en la captación y uso de los recursos públicos.
b. La utilidad y conveniencia de los sistemas integrados de administración y finanzas.
c. La utilidad, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de la información que se
genera sobre el manejo, uso y control de los bienes y recursos del Estado.
d. Los procedimientos para que toda autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan cuenta
oportuna de los resultados de su gestión.
e. La capacidad administrativa para impedir, identificar y comprobar el manejo
inadecuado de los recursos del Estado.
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El control interno es de mucha importancia porque permite:
a. El uso eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros, asegurado su
integridad, custodia y registro oportuno, con base en sistemas integrados de
administración y finanzas.
b. Contar con la información administrativa y financiera oportuna, correcta y confiable
para la toma de decisiones y la rendición de cuentas en la gestión de los
funcionarios públicos.
c. Detectar los riesgos de errores e irregularidades, como base para identificar sus
causas y promover acciones para eliminar las debilidades de control existentes.
d. Promover un grado razonable de efectividad, eficiencia y economía, en la
administración y uso de los recursos.
e. Verificar el cumplimiento de las políticas dictadas por la máxima autoridad, así como
las leyes y reglamentos aplicables, para alcanzar las metas y objetivos
programados.
El control interno es institucional y diseñado en forma especifica para cada ámbito de
especialización funcional, abarcando toda la estructura organizacional, los sistemas
integrados generales y específicos, y todas las operaciones de los entes que conforman
el sector publico, independientemente de dónde éstas se realicen y de quienes
intervengan.
Para que el control interno funcione adecuadamente, es necesario que:
a. Se establezca en forma sistemática en función de la práctica institucional.
b. Se le dote de la tecnología y de elementos humanos, materiales y financieros
necesarios.
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c. Se oriente a objetivos definidos, de manera que los resultados como efecto de las
acciones, puedan ser evaluados.
Un ambiente y estructura de control interno sólido y efectivo, debe incluir criterios
específicos que se relacionen con:
a. Controles de la legalidad, a través de los cuales sólo se autoricen e inicien
operaciones legítimas y apropiadas.
b. Controles de la oportunidad, a través de los cuales las transacciones autorizadas
se ejecuten y se registren oportunamente como fueron autorizadas.
c. Controles preventivos, por medio de los cuales, se evite la colusión para cometer
delitos contra la administración pública.
d. Controles gerenciales, por medio de los cuales se evalué y mida la eficiencia,
efectividad y economía de los indicadores de gestión en los distintos niveles
operacionales, así como el costo frente al benéfico de los controles.
e. Controles detectivos, por medio de los cuales se detectan a tiempo los riesgos de
errores e irregularidades en la ejecución y registro de las operaciones, sirviendo
como base para la puesta en marcha de acciones correctivas que logren minimizar
el efecto de esos riesgos.
f. Controles prácticos, que solo se diseñen e implanten medidas de control que
obedezcan a un análisis de costo frente al beneficio institucional, evitando la
abundancia de controles pero sin disminuir la calidad de los mismos.
g. Controles funcionales, que las medidas que se tomen no debiliten o compliquen los
procesos ya existentes, más bien sean complementarios y ágiles.
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h. Controles generales, por medio de los cuales se estandaricen controles que cubran
todos los departamentos, funciones y personas que se quieren controlar, de
acuerdo a las necesidades.
i. Controles específicos, son aquellos diseñados en el detalle necesario, para cubrir
todos los ángulos de la operación que se quiera controlar.
A. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO
Los principios de control interno son indicadores fundamentales que sirven de base
para el desarrollo de la estructura y procedimiento de control interno en cada área de
funcionamiento institucional, divididos por su aplicación en tres grandes grupos:
1. APLICABLES A LA ESTRUCTURA ORGANICA, ésta necesita ser definida con
bases firmes relacionadas a la separación de funciones y asignación de
responsabilidad y autoridad, para lo cual se aplicaran los siguientes principios de
control interno:
a. Responsabilidad delimitada: Permite fijar con claridad el campo de acción de
cada funcionario y la autoridad específica para que pueda actuar dentro del
ámbito de su competencia.
b. Separación de funciones de carácter incompatible: Asegura que un mismo
servidor no realice todas las etapas de una operación, dentro de un mismo
proceso, por lo que se debe separar la autorización, el registro y la custodia
dentro de las operaciones administrativas y financieras, según sea el caso.
c. Instrucciones por escrito: Garantizan que sean entendidas y cumplidas por los
servidores gubernamentales, las órdenes, las políticas generales y especificas
dictadas por los distintos niveles jerárquicos, así como los procedimientos para
ponerlos en funcionamiento, conforme fueron diseñados.
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2. APLICABLES A LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS, todos los sistemas
integrados o no, deben ser diseñados tomando en cuenta que el control es para
salvaguardar los recursos del ente público; por tanto, son aplicables los siguientes
principios de control interno:
a. Aplicación de pruebas continúas de exactitud. Permiten que los errores
cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente, tomando
medidas para corregirlos y evitarlos.
b. Uso de numeración en los documentos. El uso de numeración consecutiva,
para cada uno de los distintos formatos diseñados para el control y registro de
las operaciones, permite el control suficiente sobre la emisión y uso de los
mismos.
c. Uso de dinero en efectivo. La alta tecnología actual del mercado aplicable a los
sistemas integrados, permite que los pagos se realicen sin el uso de dinero en
efectivo ni chequeras, utilizando los servicios bancarios y las redes
computacionales que ayudan a ordenar el pago a través de transferencias
bancarias, directamente a las cuentas de los beneficiarios, según las
necesidades y facilidades del ente público.
d. Uso de cuentas de control. La apertura de los sistemas integrados de
contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control de los
distintos momentos de las operaciones, así como de aquellos datos que, por
sus características, no forman parte del sistema en si; por ejemplo control de
existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento y otras
operaciones; se deben diseñar los registros auxiliares que sean necesarios para
controlar e informar a nivel de detalle lo que la operación requiera.
e. Depósitos inmediatos e intactos. Según la tecnología utilizada, las
recaudaciones pueden ser captadas por entes ajenos al ente beneficiario,
quienes informan de la gestión y de las transferencias hacia la Cuenta Única.
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f. Uso mínimo de cuentas bancarias. La aplicación del concepto de Cuenta Única
dentro de los sistemas integrados de administración financiera, minimiza el uso
de cuentas bancarias, utilizando la tecnología disponible en el mercado, el pago
se puede efectuar a través de transferencias bancarias.
g. Uso de dispositivos de seguridad. En los entes públicos que dispongan de
equipos informáticos, mecánicos o electrónicos, deben crearse las medidas de
seguridad que garanticen un control adecuado del uso de esos equipos en el
proceso de las operaciones, así como para que permitan la posibilidad de
comprobación de las operaciones ejecutadas.
h. El uso de indicadores de gestión. Que permitan medir el grado de control
integral de las operaciones y su avance tanto físico como financiero, de tal
manera que se pueda hacer un análisis de las gestiones que ayuden a
reorientar las acciones en los casos específicos.
3. APLICABLES A LA ADMINISTRACION DE PERSONAL. Requiere de criterios
básicos para fijar técnicamente sus responsabilidades, para lo cual se aplican los
siguientes Principios de Control Interno.
a. Selección de personal capacitado.
b. Capacitación continúa.
c. Cauciones (pólizas de seguros).
B. ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO
1. AMBIENTE DE CONTROL. El ambiente institucional es uno de los elementos del
control interno que tiene que ver con la imagen institucional y abarca la estructura
del ente público, sus políticas, su planificación estratégica, el conjunto de
operaciones, el personal, sus recursos y obligaciones. Dentro del ambiente de
control se encuentra:
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a. Filosofía administrativa y estilo de operación. Se refiere a los criterios técnicos y
científicos que regulan el proceso de las operaciones, así como el estilo
gerencial que debe imprimir el ejecutivo para cumplir con el proceso
administrativo, en el marco de una planificación y control operacional, que
incluya planes de desarrollo y mecanismos de control y seguimiento, dentro del
concepto de empresa en marcha.
b. Estructura organizacional.
c. Funcionamiento de la alta dirección.
d. Métodos de control gerencial. Debe definirse la responsabilidad y la autoridad de
las distintas herramientas gerenciales para que realicen la supervisión de la
ejecución de las operaciones, para la evaluación del control interno, las
operaciones y sus resultados.
e. Políticas y prácticas de administración de personal.
2. EVALUACIÓN DE RIESGOS. Involucra la identificación y análisis de riesgos
relevantes, como base para determinar la forma de cómo tales riesgos deben ser
manejados. La evaluación de riesgos debe ser una responsabilidad ineludible para
todos los niveles que están involucrados en el logro de objetivos y metas
operacionales; estableciendo aspectos como los objetivos de control, evaluación de
riesgos y manejo de cambios que pueden influir en la efectividad de los controles
internos.
3. LOS SISTEMAS INTEGRADOS CONTABLES Y DE INFORMACIÓN. La integración
de los sistemas contables como de información es de importancia en el control
interno, debido a que integran información de otros subsistemas, y a través de éstos,
se pueden integrar, procesar, resumir, consolidar e informar las operaciones tanto
financieras como patrimoniales, así como para realizar evaluaciones especificas.
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Los sistemas pueden estar integrados a la estructura organizacional así como a las
operaciones; sus componentes son los siguientes:
a. Políticas Contables.
b. Aplicación de Principios Contables.
c. Adecuación a las Leyes.
d. Registros Contables.
e. Información periódica.
f. Canales de comunicación.
g. Procedimiento de registro. El Diseño del Sistema Integrado de Administración
Financiera incluye los procedimientos de registro de las operaciones en forma
centralizada en la Base de Datos Central (SIAF-CENTRAL), ubicada en el
Ministerio de Finanzas Publicas, y en forma descentralizada, en cada
institución pública (SIAF-LOCAL), denominadas Unidades de Administración
Financiera (UDAF’s).
2.2.6 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS De acuerdo con Koontz (1999) las funciones que deben llevar a cabo los
administradores para alcanzar las metas de la empresa son: planeación, organización,
integración del personal, dirección y control.
1. Planeación: “Incluye seleccionar misiones, objetivos y las acciones para alcanzarlos;
requiere tomar decisiones, seleccionar entre diversos cursos de acción futuros”.
Esta función determina qué debe hacerse, cuándo, cómo y por quién.
2. Organización: “Implica establecer una estructura intencional de los papeles que
deben desempeñar las personas en una organización. Es intencional en el sentido
que asegura, se asignen todas las tareas necesarias para cumplir las metas y de
que se encargue a las personas lo que puedan realizar mejor”.
3. Integración de personal: “Implica llenar y mantener ocupados los puestos en la
estructura organizacional”. Esto se realiza con el fin de asegurar que los roles de la
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organización sean desarrollados con personal calificado, capaz de desempeñarlos y
deseoso de hacerlo. De esta manera se tendrá una alta calidad gerencial.
4. Dirección: “Consiste en hacer que los miembros de la organización actúen de modo
que contribuyan al logro de los objetivos. Es una actividad muy concreta que
requiere trabajar directamente con la gente”
5. Control: “Es la tarea que asegura que los planes tengan éxito al detectar
desviaciones de los mismos y proporcionar una base para llevar a cabo la acción
necesaria para corregir las desviaciones indeseables, reales o potenciales”
El Manual de Funciones, Atribuciones y Buenas Prácticas en la gestión Municipal,
establece que las funciones y competencias administrativas y financieras de la
Corporación Municipal son:
Administrativas
- La aprobación del Plan de Trabajo Municipal, Programas y Proyectos.
- Creación de dependencias, empresas y unidades administrativas.
- Organización de Cuerpos Técnicos, Asesores y Consultivos.
- Designar Mandatarios Judiciales y Extra-Judiciales que representaran a la
Municipalidad ante los tribunales de justicia o en la solución de conflictos por la vía
extra-judicial.
- La organización del Registro Civil, del Registro de Vecindad y cualquier otro registro
que le corresponda de conformidad con la ley.
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Financieras
- La fijación de las rentas de los bienes municipales sean estos de uso común o no.
- La fijación de las tasas por servicios públicos locales.
- La fijación de contribuciones por mejoras o aportes compensatorios.
- Proponer la creación, modificación o supresión de arbitrios.
- Exoneración del pago de arbitrios, tasas y multas.
- Disponer de los recursos del municipio para el cumplimiento de sus fines.
- La aprobación, control de ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto de
ingresos y egresos del municipio.
- Aprobación de préstamos.
- Adjudicación de contratos.
2.2.7 PLANES Y POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS Y FINANCI ERAS PLAN Koontz H. (1986) en su libro Administración se refiere a que “un plan es una actividad
que deberá ser ejecutado en un plazo de tiempo acordado, de acuerdo a las
necesidades y a las decisiones tomadas por el nivel directivo y gerencial de la empresa.
Los tipos de planes más comunes son:
1. Los objetivos: Son los propósitos que se quieren lograr de determinada actividad,
con el esfuerzo conjunto de los miembros que la integran.
- 45 -
2. Las estrategias: Se refiere a tomar determinadas conductas ante cambios que
pueden suscitarse dentro del medio interno como en el medio externo.
3. Las políticas: Constituyen un plan de acción que tiene por objeto establecer una
guía, lineamiento, o norma de carácter general.
4. Los procedimientos: establecen la secuencia en que deberán realizarse las
actividades, para lograr el objetivo predeterminado.
5. Los programas: Compuestos de otros planes como lo son, las políticas, los métodos,
los procedimientos y además incluyen los recursos necesarios para efectuar el
trabajo.
6. Los presupuestos: Dan a conocer en forma numérica los resultados que se esperan
obtener dentro de una actividad.” Los planes, por el objeto que persiguen se dividen en:
1. De operación: Planes que se utilizan normalmente, para desarrollarlos en la forma
prevista.
2. De corrección: Su objeto es mejorar una parte del plan que no resulto como fue
planeado y son el resultado del control.
3. De uso único: Utilizados una sola vez, entre los que se pueden mencionar los
programas, presupuestos y de uso correctivo.
4. De uso constante: Planes que se utilizan con mayor frecuencia: los objetivos, las
políticas, los procedimientos y métodos.
Por su duración se dividen en:
1. Corto Plazo (períodos no mayores de 1 año)
2. Mediano Plazo (entre 1 y 5 años)
3. Largo Plazo (periodos mayores a 5 años)
- 46 -
POLITICAS La política es un plan de acción que tiene por objeto establecer una guía, lineamiento o
norma de carácter general que permita la toma de decisiones de los administradores y
subordinados. La política difiere de una regla en el sentido que una política es una
norma general, mientras que una regla es precisa y regula una situación en particular.
Proporciona a los gerentes un medio para orientar sus actividades hacia la obtención de
los resultados deseados. Fomenta la utilización y el ejercicio de la autoridad y unifica
las maneras de pensar del elemento humano con respecto a las tareas que se
desarrollan.
Las políticas pueden dividirse en:
1. Formuladas: Se trata de las políticas que proporcionan los gerentes y buscan dirigir
a los subalternos para alcanzar los objetivos previstos.
2. Consultadas: Son aquellas que se realizan con la aportación de sugerencias que los
niveles inferiores hacen a los superiores.
3. Implícitas: Su práctica es usual por lo que constituye una costumbre.
4. Impuestas Externamente: Son impuestas por fuerzas externas como el gobierno,
etc.
- 47 -
III PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Las necesidades actuales de las Municipalidades se enfocan a fortalecer sus sistemas,
procesos, organización, capacidades técnicas y de servicio tales como: la generación y
administración de recursos financieros, promoción de condiciones para el desarrollo
económico local, diseño y uso de sistemas gerenciales de administración de procesos;
esto con el fin de mejorar su capacidad de servicio público y responder de forma
eficiente, transparente y responsable las crecientes necesidades de la población. Todo
lo anterior no se podría lograr sin la puesta en marcha de sistemas e indicadores de
monitoreo y evaluación de sistemas en la supervisión que ofrecen las Unidades de
Auditoría Interna.
Entre los problemas municipales que se han podido detectar a través de los diferentes
medios de comunicación y en la investigación preliminar que se realizó, se encuentran
la falta de transparencia así como una inadecuada información contable para la
utilización, manejo y control de los recursos que son administrados por las entidades
ediles.
Se observó que en una municipalidad se presentan algunas deficiencias en el sistema
de control interno tales como: operaciones duplicadas u omitidas; libros auxiliares con
registros atrasados; registros operados con un valor diferente al documento que lo
respalda y falta de conciliaciones bancarias actualizadas.
Adicionalmente a lo anterior, el sistema de control interno aplicado para el registro,
custodia y manejo de los fondos municipales, adolece de las siguientes deficiencias:
bienes adquiridos no registrados en libros auxiliares; falta de las respectivas
autorizaciones para la ejecución de gastos, nóminas, planillas y otras operaciones;
incumplimiento de normas y requerimientos legales, por parte de algunos funcionarios
municipales.
Con relación a la sintomatología observada en la Municipalidad de San Miguel Dueñas,
se menciona que los libros de bancos no se llevan separados por cuenta; inexistencia
- 48 -
de un libro para el control de los boletos de ornato, un libro autorizado para el control de
fondos asignados por el Concejo de Desarrollo Urbano y Rural, renglones
presupuestarios de trabajo no ejecutados o mal ejecutados; falta de control estricto en
los materiales y mano de obra a utilizar en diferentes proyectos.
Las causas de las deficiencias anteriormente mencionadas se debe a falta de controles
específicos para los recursos financieros, la carencia de inspecciones al destino de los
renglones presupuestarios desembolsados para la ejecución de obras; así como la
inexistencia de informes periódicos sobre el avance de las obras de infraestructura y
proyectos en ejecución por parte de los ingenieros civiles o personal técnico
especializado, particularmente en la Municipalidad de San Miguel Dueñas,
Sacatepéquez.
La inobservancia y falta de interés de las autoridades Municipales por la detección,
evaluación y corrección de las debilidades de control interno existentes, pueden
repercutir en obras sobre valoradas, incumplimiento de contratos, apropiación indebida
de fondos y planificación financiera no acoplada a las actividades municipales; que al
final afectarán en la toma de decisiones fuera de la realidad financiera de cada
Municipalidad, así como el incumplimiento de los objetivos y políticas implantados en
las mismas.
Una de las alternativas de cómo poder solucionar esta problemática, es la de fortalecer
y crear una Unidad de Auditoría Interna (UDAI) en la Municipalidad de San Miguel
Dueñas, Sacatepéquez.
Esta Unidad será la encargada de examinar la efectividad de los controles internos
establecidos en la Municipalidad, verificando que estos sean adecuados a las funciones
administrativas y financieras, asegurando en una mejor forma que las anteriores
funciones se puedan cumplir en una forma mas adecuada a sus necesidades,
lográndose una retroalimentación más sólida en los diferentes departamentos que
integran la entidad edil. A su vez en la Municipalidad de San Miguel Dueñas,
- 49 -
Sacatepéquez, con la creación de la Unidad de Auditoría Interna se logrará implementar
aquellos controles que sean necesarios de acuerdo con la sintomatología observada.
Por lo anteriormente expuesto, se plantean las preguntas siguientes:
1. ¿Cuáles son las ventajas de crear una Unidad de Auditoría Interna (UDAI) en la
Municipalidad de San Miguel Dueñas, Sacatepéquez, para orientar su administración
financiera e implementar controles internos?
2. ¿Cuáles son las ventajas de fortalecer la Unidad de Auditoría Interna (UDAI) en una
Municipalidad para hacer más efectivos sus controles internos?
3.1 OBJETIVOS
3.1.1 GENERALES
1. Establecer las ventajas de crear una Unidad de Auditoría Interna (UDAI) en la
Municipalidad de San Miguel Dueñas, Sacatepéquez, para orientar su administración
financiera e implementar controles internos.
2. Establecer las ventajas que genera el fortalecimiento de la Unidad de Auditoría
Interna (UDAI), en una municipalidad para hacer más efectivos sus controles
internos.
3.1.2 ESPECIFICOS
1. Detectar las ventajas en las operaciones financieras de la Municipalidad de San
Miguel Dueñas, Sacatepéquez, que se originan con la creación de una Unidad de
Auditoría Interna.
- 50 -
2. Conocer las ventajas administrativas que conlleva el crear una Unidad de Auditoria
Interna, en la Municipalidad de San Miguel Dueñas, Sacatepéquez.
3. Describir las ventajas en las operaciones financieras, que surgen con el
fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna (UDAI) en una Municipalidad.
4. Conocer las ventajas administrativas que conlleva el fortalecimiento de la Unidad de
Auditoria Interna en una Municipalidad.
3.2 VARIABLES
A. FORTALECIMIENTO DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTE RNA
DEFINICIÓN CONCEPTUAL
Fortalecimiento. Hacer más eficaz un sistema, cosa, persona o dependencia. Hacer
que los esfuerzos sean más significativos. (Diccionario Enciclopédico Ilustrado Sopena).
Unidad de Auditoría Interna. Es aquella que realiza una actividad de evaluación;
establecida dentro de una entidad como un servicio a la misma. Sus funciones incluyen
entre otras cosas: examinar, evaluar y monitorear la adecuación y efectividad de los
sistemas de contabilidad; así como los controles internos y sus políticas. (Normas
Internacionales de Auditoría)
DEFINICIÓN OPERACIONAL
El Fortalecimiento de la Unidad de Auditoría Interna, promueve la conjugación de
esfuerzos, recursos y necesidades de la entidad conforme su magnitud. Lo cual
incluye un estudio y análisis de la estructura de la Unidad de Auditoria Interna existente,
implementación o nueva formulación de Planes de Auditoria y Programas de Auditoria.
Mediante el logro de controles internos más sólidos se logrará un uso más óptimo de
- 51 -
los recursos de cada dependencia, e información financiera mas transparente y
oportuna para la toma de decisiones.
Esta variable se mide con los siguientes indicadores:
• Estructura de Auditoria Interna
• Plan y Programas de Auditoría
• Fortalecimiento de Controles Internos Existentes
B. CREACION DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
DEFINICIÓN CONCEPTUAL
Creación. Acción de instituir nuevos cargos o dignidades. Crear o sacar algo de la
nada. Hacer a una persona o cosa lo que antes no era. (Diccionario Enciclopédico Ilustrado
Sopena)
Unidad de Auditoría Interna. Es aquella que realiza una actividad de evaluación;
establecida dentro de una entidad como un servicio a la misma. Sus funciones incluyen
entre otras cosas: examinar, evaluar y monitorear la adecuación y efectividad de los
sistemas de contabilidad; así como los controles internos y sus políticas. (Normas
Internacionales de Auditoría)
DEFINICIÓN OPERACIONAL
La creación es innovar, producir e implementar una Unidad de Auditoría Interna
encargada de evaluar y determinar si los objetivos, planes, políticas y controles internos
establecidos en una Municipalidad, se cumplen adecuadamente, asesorando aquellas
áreas de la estructura municipal en donde se detecten deficiencias de control interno,
errores e irregularidades. Analizando la conformación de la estructura de la Unidad de
- 52 -
Auditoria Interna, conforme las funciones administrativas y financieras establecidas en
la entidad.
Esta variable se mide con los siguientes indicadores:
• Estructura Municipal
• Funciones Administrativas y Financieras
• Controles Internos Mínimos
• Estructura de Auditoria Interna
• Planes y políticas Administrativas y Financieras
3.3 ALCANCES Y LIMITES
ALCANCES
En la Municipalidad de San Miguel Dueñas, Sacatepéquez, se investigó de acuerdo con
la estructura Municipal, funciones, planes y políticas administrativas y financieras; cuál
es la estructura de Auditoría Interna a crearse si es que le aplica, así como los controles
internos mínimos que necesita dicha entidad para orientar su administración financiera.
En la presente investigación, se determinó cuál es la estructura y forma de trabajar de
la persona encargada del área de Auditoría Interna en una municipalidad; así como
qué controles internos existentes en esta entidad necesitan ser mejorados para lograr
su fortalecimiento.
- 53 -
LIMITACIONES
Durante el proceso de recolección de la información en una Municipalidad; se realizó la
encuesta en primer término al alcalde municipal, quien al finalizar la encuesta concretó
que es el único que toma las decisiones finales en la Municipalidad, por falta de la
colaboración deseada, se limitó el acceso a encuestar a los demás miembros del
Concejo Municipal.
3.4 APORTE
Del estudio realizado se dieron a conocer las ventajas del Fortalecimiento de una
Unidad de Auditoría Interna en una Municipalidad, para mantener controles internos
más efectivos y las ventajas de la Creación de una Unidad de Auditoría Interna en la
Municipalidad de San Miguel Dueñas, para poder orientar su administración financiera y
poder implementar controles internos mínimos.
La Universidad Rafael Landívar podrá contar con un documento más de referencia para
poder ilustrar a la población sobre estudios de las ventajas de fortalecer y crear
Unidades de Auditoría Interna en los gobiernos locales, para dar cumplimiento al
Acuerdo Gubernativo No. 217-95 y al Código Municipal (Decreto 12-2002).
Para las demás Municipalidades del país servirá como guía para poder mejorar su
sistema administrativo y financiero.
- 54 -
IV. M E T O D O
4.1 SUJETOS
Población y Muestra
Para efecto de la presente investigación la población y muestra es:
Municipalidad Población Muestra
San Miguel Dueñas, Sacatepéquez 13 sujetos 13 sujetos
(Fuente: Municipalidad)
No se determinó el tamaño de la muestra debido al número reducido de sujetos de
estudio en las municipalidades. Se concluye que la muestra es la misma a la población.
Las características de las Municipalidades de estudio lo comprenden:
1. Tener su sede en el distrito municipal.
2. Es el Concejo Municipal el órgano superior deliberante y de decisión de los asuntos
municipales.
3. Ser entidades autónomas que están integradas por el Alcalde, Síndicos, Concejales,
Personal Administrativo y Financiero.
4. Las funciones del personal que laboran en estas entidades, están determinadas
principalmente por lo establecido en el Código Municipal (Decreto 12-2002), El
Manual de Funciones, Atribuciones y Buenas Practicas en la Gestión Municipal y
otras leyes aplicables a las Municipalidades.
- 55 -
La información se recopiló y analizó por lo obtenido en los cuestionarios realizados a
personal de las siguientes Municipalidades:
Cargo San Miguel Dueñas Una Municipalidad
Alcalde Municipal 1 1
Concejales 4 0
Síndicos 3 0
Encargado de Auditoría 0 1
Jefe de contabilidad 0 1
Oficial de contabilidad 0 1
Contador mercado Municipal 0 1
Contador Finca Florencia 0 1
Contador externo 1 0
Tesorero general 1 1
Oficial de tesorería I 1 1
Oficial de tesorería II 1 1
Oficial de tesorería III 1 1
Oficial de tesorería IV 0 1
Oficial de tesorería V 0 1
Encargado de compras 0 1
Encargado de Almacén 0 1
Auxiliar de encargado almacén 0 1
Administrador mercado Municipal 0 1
Administrador Finca Florencia 0 1
Totales 13 17
4.2 INSTRUMENTOS
Para llevar a cabo la recopilación de la información, se utilizaron como instrumentos
cuestionarios que se aplicaron a los sujetos de la Municipalidad de San Miguel Dueñas,
Sacatepéquez y una Municipalidad, identificadas de la siguiente manera en los anexos
del presente estudio:
- 56 -
Cargo San Miguel Dueñas Una Municipalidad
Alcalde Municipal Concejales Síndicos Administrador Mercado Municipal Administrador de Finca
Anexo 1 Anexo 4
Encargado de Auditoría N / A Anexo 5
Jefe de Contabilidad Oficial de Contabilidad Contador Mercado Municipal Contador de Finca
N / A
Anexo 6
Contador externo Anexo 2 N / A
Tesorero General Oficial de Tesorería I Oficial de Tesorería II Oficial de Tesorería III Oficial de Tesorería IV Oficial de Tesorería V
Anexo 3 (Tesorero General y
Oficiales I al III)
Anexo 7 (Tesorero General y
Oficiales I al V)
Encargado de Compras Encargado de Almacén Auxiliar de encargado Almacén
N / A
Anexo 8
La estructura de los formatos para los anteriores instrumentos, contienen preguntas
dicotómicas y preguntas de opción múltiple. Estos cuestionarios se llenaron en
presencia del investigador y de cada sujeto de las Municipalidades.
Los instrumentos fueron diseñados y elaborados oportunamente, supervisados por el
asesor de tesis, estos instrumentos proporcionaron resultados que sirvieron para medir
los indicadores de las siguientes variables:
• Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna
• Creación de una Unidad de Auditoría Interna
- 57 -
4.3 PROCEDIMIENTO
El programa de trabajo para elaborar la investigación incluyó lo siguiente:
Obtención del material bibliográfico del tema a investigar, el cual proporcionó los
conocimientos y el marco de referencia para la investigación. Se elaboró el
planteamiento del problema en torno a los problemas que se investigaron
preliminarmente en las Municipalidades y en la Municipalidad de San Miguel Dueñas,
del Departamento de Sacatepéquez.
Los medios a través de los cuales se obtuvieron los datos fueron: análisis de
documentación, observación directa; donde surgieron las preguntas de investigación
para las cuales se establecieron los objetivos generales y específicos. Luego se
plantearon las variables de estudio, definiéndose en forma conceptual y operacional.
Se presentaron los alcances, límites y los aportes de la investigación.
Se estableció la metodología de la investigación a través de la definición de los sujetos
o unidades de análisis que formaron parte del estudio, indicándose el tipo de
instrumentos que se utilizaron para medir los sujetos de estudio.
Se elaboró la introducción, resumiendo mediante una explicación en que consiste una
Auditoría Interna, la importancia que da a la administración cada una de sus funciones
para la elaboración de estados financieros y toma de decisiones, así como la
realización del marco contextual y marco teórico que incluyen información de las
variables de estudio.
Para la presentación de los resultados se realizó dos trabajos de campo, los cuales
consisten en la aplicación de los instrumentos con cada uno de los diferentes sujetos en
las Municipalidades.
- 58 -
Posteriormente se tabularon los datos obtenidos. Para las preguntas de opción múltiple
se realizaron gráficas y para los datos obtenidos con las preguntas abiertas se
presentaron cédulas donde se indica en forma resumida las respuestas obtenidas.
Con los datos tabulados y graficados, se realizó la interpretación de los resultados
obtenidos.
Por último se desarrolló la discusión, en donde se confrontaron los resultados obtenidos
con los objetivos, las variables e indicadores de la investigación y marco teórico para
medir su efecto planteándose así las conclusiones y recomendaciones de la
investigación.
Al final, se presentaron las referencias bibliográficas que se citaron y que apoyaron el
desarrollo de la investigación.
4.4 DISEÑO Y METODOLOGÍA
Para cumplir con los objetivos de la presente investigación, se realizó el método de
investigación descriptiva.
No se seleccionó una muestra estadística, debido a que en cada Municipalidad se llevó
a cabo un censo de acuerdo al número de sujetos que tienen relación directa con el
tema de investigación.
En cada uno de los resultados obtenidos de las investigaciones de campo, se
analizaron las variables y sus respectivos indicadores para una mejor comprensión de
los mismos. Las preguntas dicotómicas y de opción múltiple se presentaron en
gráficas que incluyen su interpretación respectiva de cada una. Mientras que para las
preguntas abiertas se elaboraron cuadros para la interpretación correspondiente.
- 59 -
V PRESENTACIÓN E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
A continuación se muestran los resultados obtenidos en la investigación conforme a los cuestionarios realizados a personal de las Municipalidades. Las preguntas dicotómicas y de opción múltiple se presentan en gráficas con su respectiva interpretación y para las preguntas abiertas se utilizaron cuadros indicando en cada uno de ellos una síntesis de las respuestas obtenidas. MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL DUEÑAS, SACATEPEQUEZ
Pregunta No. 1: ¿Existe actualmente en la Municipalidad, un área de Auditoría Interna? Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Estructura Municipal
Respuestas Frecuencia
a. Si 0 b. No 13 c. No sabe 0
Total 13
Fuente: Cuestionario
Interpretación: Todos los sujetos mencionan que en la Municipalidad no existe actualmente un área de
Auditoria Interna.
0 0
13
0
2
4
6
8
10
12
14
a. b. c.
- 60 -
12 1213
1110
13
9
0
2
4
6
8
10
12
14
a. c. f. h. k. l. Otros
Pregunta No.2: ¿Cuáles son los principales departamentos que integran la estructura Municipal? Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Estructura Municipal
Fuente: Cuestionario
Interpretación: La mayoría considera como los principales departamentos dentro de la Estructura
Municipal al departamento de Registro Civil, Supervisión de Obras, Unidad Técnica
Municipal, Tesorería, Catastro y Participación Comunitaria, excepto el Departamento de
Compras, Contabilidad y Almacén; ya que sus funciones las realiza Tesorería. El
Departamento de Recursos Humanos, Relaciones Públicas e Informática no existen
actualmente. Los otros Departamentos que existen en la Municipalidad son los de Tren
de limpieza, Bomberos Municipales, Impuesto Único Sobre Inmuebles (IUSI) y
Fontanería.
Respuestas Frecuencia
a. Participación Comunitaria 9 b. Recursos Humanos 0 c. Registro Civil 13 d. Relaciones Públicas 0 e. Informática 1 f. Catastro 10 g. Contabilidad 4 h. Tesorería 11 i. Compras 0 j. Almacén 5 k. Supervisión de Obras 13 l. Unidad Técnica Municipal 12
m. Otros (especifique) 2
Total 80
- 61 -
8 8 8
911
1
999
0
2
4
6
8
10
12
a. b. c. d. e. f. g. h.
Pregunta No. 3: ¿Cuáles de los siguientes departamentos considera crear o reestructurar en la Municipalidad? Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Estructura Municipal
Fuente: Cuestionario
Interpretación:
Nueve de trece sujetos consideran importante crear una Unidad de Auditoria Interna en la Municipalidad para una asesoría interna. Los sujetos que indican que es necesario crear el Departamento de Compras y reestructurar Contabilidad y Almacén; es debido a que las operaciones de estos departamentos las realiza el Departamento de Tesorería, observándose una inadecuada segregación de funciones dentro la Estructura Municipal. Otros departamentos que se consideran reestructurar son la Unidad Técnica Municipal, Catastro y Registro Civil.
Departamento Crear Reestructurar
a. Unidad de Auditoría Interna 9 b. Contabilidad 9 c. Compras 11 1 d. Almacén 9 e. Tesorería 8 f. Unidad Técnica Municipal 8 g. Catastro 9 h. Registro Civil 8 i. Otros (especifique) 0 j. No Sabe 0
Total 20 52
- 62 -
Pregunta No. 4: ¿Qué ventajas administrativas conllevarían la creación o reestructuración de estos departamentos?
Sujeto: Alcalde, síndicos y concejales
Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna
Indicador:
Estructura Municipal
Método: Cuestionario
Respuesta:
Los sujetos consideran que las ventajas administrativas serían:
- Una documentación de soporte más adecuada, que
proporcionaría un mayor respaldo a las operaciones que se
registran en la Municipalidad, otorgando de esta forma
información más confiable para que el Concejo Municipal tome
mejores decisiones.
- Asesoría en el cumplimiento de normativas legales antes,
durante y después de realizados los registros o ejecuciones
presupuestarias que evitaran multas a la Municipalidad con la
Contraloría General de Cuentas (CGC).
- Mejor segregación de funciones y control de las operaciones
del personal de la Municipalidad.
- Mejoramiento en la prestación de servicios a la comunidad.
- 63 -
Pregunta No. 5: ¿Qué ventajas financieras conllevarían la creación o reestructuración
de estos departamentos?
Sujeto: Alcalde, síndicos y concejales
Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna
Indicador:
Estructura Municipal
Método: Cuestionario
Respuesta:
Los sujetos manifiestan que las ventajas financieras podrían ser:
- Mayor seguridad en el control de las cuentas.
- Mejor y adecuado control en el manejo de los fondos.
- Con la Auditoría Interna se tendría un asesor más sobre aspectos
financieros.
- 64 -
Pregunta No.6: Dentro de la base presupuestaria, para la renumeración del personal de los departamentos de Auditoria Interna y Compras, ¿Cuál es el renglón y nombre presupuestario que se afectaría? Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Estructura Municipal
Fuente: Cuestionario
Interpretación:
El 64% del personal encuestado indica que al momento de crear alguno de los
Departamentos de la estructura Municipal, el personal a cargo de estos se asignaría
afectando principalmente el renglón presupuestario 029 Servicios Profesionales por
contrato.
Respuestas Frecuencia
a. 011 Personal Permanente 3 b. 021 Personal Supernumerario 1 c. 022 Personal por Contrato 1
d. 029 Servicios Profesionales por contrato 9
e. 189 Otros estudios y/o servicios 5 f. No sabe 1
Total 20
3
1
9
5
11
0123456789
10
a. b. c. d. e. f.
- 65 -
Pregunta No. 7: ¿Qué funciones administrativas ejerce cada departamento de la estructura Municipal?
Sujeto: Alcalde, síndicos y concejales
Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna
Indicador: Funciones Administrativas y Financieras
Método: Cuestionario
Respuesta:
Los sujetos consideran que las funciones administrativas que se
ejercen en cada Departamento son las establecidas en el Código
Municipal (Decreto 12-2002).
Pregunta No. 8: ¿Qué funciones financieras ejerce cada departamento de la estructura Municipal?
Sujeto: Alcalde, síndicos y concejales
Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna
Indicador:
Funciones Administrativas y Financieras
Método: Cuestionario
Respuesta:
Los sujetos consideran que las funciones financieras que se ejercen en
cada Departamento son las establecidas en:
- El Código Municipal (Decreto 12-2002)
- Ley de Contrataciones del Estado (Decreto 57-92)
- Ley del Presupuesto General de la Nación (Decreto 101-97)
- Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y su reglamento
(Decreto 31-2002)
- 66 -
Pregunta No. 9: ¿Qué funciones administrativas ejerce usted en la Municipalidad?
Sujeto: Contadora Externa
Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna
Indicador: Funciones Administrativas y Financieras
Método: Cuestionario
Respuesta:
La función administrativa que ejerce la contadora externa es la de
asesorar a la Municipalidad en aspectos de coordinación de las
funciones a cargo del personal edil.
Pregunta No. 10: ¿Qué funciones financieras ejerce usted en la Municipalidad?
Sujeto: Contadora Externa
Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna
Indicador: Funciones Administrativas y Financieras
Método: Cuestionario
Respuesta:
La función financiera que ejerce la contadora externa es la de asesorar
a la Municipalidad principalmente en las funciones de Tesorería.
- 67 -
Pregunta No.11: ¿Con qué periodicidad de tiempo realiza las funciones administrativas y financieras?
Sujeto: Contadora Externa
Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna
Indicador: Funciones Administrativas y Financieras
Método: Cuestionario
Respuesta:
La contadora externa realiza sus funciones administrativas y
financieras en forma mensual y semestralmente.
- 68 -
1 1 1
3
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
a. b. c. d.
Pregunta No.12: ¿Qué funciones administrativas ejerce usted en la Municipalidad? Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Funciones Administrativas y Financieras
Fuente: Cuestionario Sujetos: Tesorero General y 3 Oficiales de Tesorería
Interpretación: Las otras funciones administrativas que indican el Tesorero y los Oficiales de Tesorería
son:
- Llevar todos los registros de ingresos y egresos, obras o infraestructura física,
servicios públicos, gastos propios y gastos de funcionamiento.
- Cobros, control de servicio de agua potable, fontanería, arbitrios municipales e
Impuesto Único sobre Inmuebles.
Respuesta Frecuencia
a. Rendir cuenta al Concejo Municipal, para que resuelva sobre los pagos que haga por orden del alcalde y que, a su juicio, no estén basados en la ley
1
b. Remitir a la Contraloría General de Cuentas, certificación del acta levantada en el corte de cajay arqueo de valores de la tesorería
1
c. Presentar al Concejo Municipal la cuenta general de su administración durante el año anterior
1
d. Otras (especifique) 3
Total 6
- 69 -
2
3
2
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
a. d. otros
Pregunta No.13: ¿Qué funciones financieras ejerce usted en la Municipalidad? Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Funciones Administrativas y Financieras
Respuesta Frecuencia
a. Operar las cuentas de los libros autorizados para las operaciones de la Municipalidad
2
b. Registrar en libros o sistemas computarizados la contabilidad de los ingresos y egresos municipales
1
c. Efectuar los pagos que estén fundados en las asignaciones del presupuesto, verificando su legalidad
1
d. Realización de cortes de caja, exámenes de libros y registros, así como del inventario general de bienes de la Municipalidad
3
e. Elaboración de los estados financieros de la Municipalidad 0
f. Otras (especifique) 0
Total 7 Fuente: Cuestionario Sujetos: Tesorero General y 3 Oficiales de Tesorería
Interpretación: Las funciones financieras que más ejerce el tesorero y los tres oficiales de tesorería en
la Municipalidad son:
- Operar las cuentas de los libros autorizados para las operaciones de la
Municipalidad. - Realizar cortes de caja, exámenes de libros y registros, así como del inventario
general de bienes de la Municipalidad.
- 70 -
0
12
1
0
2
4
6
8
10
12
14
a. b. c.
Pregunta No 14: ¿Ha tenido algún problema para ejercer sus funciones administrativas y financieras? Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Funciones Administrativas y Financieras
Respuestas Frecuencia
a. Si 0 b. No 12 c. No sabe 1 Total 13
Fuente: Cuestionario
Interpretación:
Ningún sujeto de estudio de la Municipalidad indicó haber tenido algún problema para
ejercer sus funciones administrativas y financieras.
- 71 -
6
8 8 8
7 7 7
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
a. b. c. d. e. f. g.
Pregunta No. 15: ¿De acuerdo con su conocimiento y experiencia, que controles internos administrativos mínimos existen en la Municipalidad? Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Controles Internos Mínimos
Respuesta Frecuencia
a. Control de políticas y procedimientos de contratación, retención y despido de personal
6
b. Control de las decisiones tomadas sobre la base del flujo de efectivo
8
c. Control de políticas y procedimientos de recuperabilidad de cuentas por cobrar
8
d. Controles en los servicios públicos municipales 8 e. Control de políticas públicas, planes, programas y proyectos de
desarrollo del municipio 7
f. Controles en la adjudicación de la contratación de obras, bienes y servicios
7
g. Controles en la aprobación, ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto de ingresos y egresos
7
h. Otros (especifique) 0
Total 51 Fuente: Cuestionario
Interpretación:
Las respuestas obtenidas determinan que los controles internos administrativos
mínimos que existen en la Municipalidad de San Miguel Dueñas son: Control de las
decisiones tomadas sobre la base del flujo de efectivo, Control de políticas y
procedimientos de recuperabilidad de cuentas por cobrar y Controles en los servicios
públicos municipales. Determinándose que estos son los controles administrativos más
representativos de la Municipalidad.
- 72 -
2 2
3
2
3
2
3
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
a. b. c. d. e. h. Otros
Pregunta No.16: ¿De acuerdo con el trabajo que realiza, qué controles internos mínimos existen en el área de tesorería? Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Controles Internos Mínimos
Respuestas Frecuencia
a. Controles en la recaudación de ingresos 2 b. Control en la programación y ejecución del pago de las obligaciones 2 c. Controles en el registro y uso de formularios 3 d. Controles de los depósitos correspondientes a los ingresos 2 e. Control en las autorizaciones de desembolsos 3 f. Control en la creación y manejo de fondos fijos de caja chica 1 g. Control en los fondos rotativos 0 h. Control de cuentas bancarias 2 i. Control en el flujo de caja 1 j. Control de custodia y manejo de inversiones 1 k. Otras (especifique) 0
Total 17 Fuente: Cuestionario
Interpretación: Las respuestas obtenidas determinan que los controles internos mínimos que existen en el área de tesorería son: Controles en la recaudación de ingresos, control en la programación y ejecución del pago de las obligaciones, controles en el registro y uso de formularios, controles de los depósitos correspondientes a los ingresos, control en las autorizaciones de desembolsos y control de cuentas bancarias. Se determinó que estos son los controles más representativos del departamento de Tesorería.
- 73 -
8 8 8 8 8 8 8
7
8
6 6
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k.
Pregunta No. 17: ¿De acuerdo con su conocimiento y experiencia, qué controles internos financieros mínimos existen en la Municipalidad? Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Controles Internos Mínimos
Respuestas Frecuencia
a. Controles en el área de Ingresos 8 b. Controles en el área de Egresos 8 c. Control en registro y uso de formularios de
recaudación y pago
8 d. Control en la autorización de desembolsos 8 e. Controles en el área de caja y bancos 8 f. Controles en el área de inversiones 8 g. Controles en el área de cuentas por cobrar 8 h. Controles en el área de activos fijos 7 i. Controles en el área de cuentas por pagar 8 j. Control en el área de Compras 6 k. Control en el área de Almacén 6 l. Otros (especifique) 0
Total 83 Fuente: Cuestionario
Interpretación: Las respuestas obtenidas determinan que los controles internos financieros mínimos que existen en la Municipalidad de San Miguel Dueñas son: Controles en el área de Ingresos, controles en el área de Egresos, control en registro y uso de formularios de recaudación y pago, control en la autorización de desembolsos, controles en el área de inversiones, controles en el área de cuentas por cobrar y controles en el área de cuentas por pagar. Determinándose que estos son los controles financieros más representativos de la Municipalidad. Los controles en el área de compras no son realizados por este departamento ya que no se encuentra integrado en la estructura municipal, son realizados por el departamento de tesorería.
- 74 -
12
1
0
2
4
6
8
10
12
14
b. c.
Pregunta No. 18: ¿A detectado deficiencias por falta de controles internos? Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Controles Internos Mínimos
Fuente: Cuestionario
Interpretación:
El personal encuestado indica que no ha detectado deficiencias por falta de controles
internos en la Municipalidad.
Respuestas Frecuencia
a. Si 0 b. No 12 c. No sabe 1 Total 13
- 75 -
9
2 2
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
a. b. c.
Pregunta No.19: ¿La creación de una unidad de auditoría interna es necesaria para orientar la administración financiera de la Municipalidad? Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Estructura de Auditoría Interna
Respuestas Frecuencia
a. Si 9 b. No 2 c. No sabe 2 Total 13
Fuente: Cuestionario
Interpretación:
Nueve de trece personas consideran importante la creación de una unidad de auditoría
interna para orientar la administración financiera que se lleva en la Municipalidad. Las
personas que no están de acuerdo con la creación de una Unidad de Auditoría Interna,
son dos oficiales de tesorería que consideran que no es necesario por la magnitud
geográfica de San Miguel Dueñas.
- 76 -
6
3
4
0
1
2
3
4
5
6
7
c. f. otros
Pregunta No. 20: ¿Qué estructura de Auditoria Interna, cree que es la más adecuada para la Municipalidad? Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Estructura de Auditoría Interna
Fuente: Cuestionario
Interpretación:
El 46% de los sujetos encuestados considera que la Unidad de Auditoría Interna estaría
conformada por un Titular de la Unidad. Un 15% considera que la UDAI debe crearse
con titular de la unidad, colaboradores directos y auditores encargados de la ejecución
de planes y programas de trabajo. 23 % de los encuestados no contesto.
Respuesta Frecuencia
a. Titular de la Unidad, colaboradores directos y auditores encargados de la ejecución de planes y programas de trabajo
2
b. Titular de la Unidad y colaboradores directos
1
c. Titular de la Unidad 6 d. Ninguno de los anteriores 1 e. Otra estructura, especifique 0 f. No contesto 3 Total 13
- 77 -
Pregunta No. 21: ¿Qué cargo estaría dispuesta a asumir en la estructura de Auditoria
Interna a crearse?
Sujeto: Contadora Externa
Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna
Indicador: Estructura de Auditoría Interna
Método: Cuestionario
Respuesta:
La contadora externa se considera optar por la asignación del puesto
de Titular de Unidad de Auditoría Interna.
Pregunta No. 22: ¿Cuáles son los planes y políticas administrativas existentes de la Municipalidad?
Sujeto: Todos
Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna
Indicador:
Planes y Políticas Administrativas y Financieras
Método: Cuestionario
Respuesta:
Entre los planes y políticas administrativas establecidas en la Municipalidad, se mencionaron: - Existe la planificación de obras en beneficio de la comunidad para
un desarrollo integral - Brindar el mejor servicio y satisfacer la necesidades en un alto
porcentaje de los habitantes de la población, mejorar así su infraestructura, ornato, medio ambiente y ayudar al desarrollo del municipio
- Los señalados en el presupuesto municipal anual
- 78 -
Pregunta No. 23 : ¿Cuáles son los planes y políticas financieras existentes de la Municipalidad?
Sujeto: Todos
Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna
Indicador: Planes y Políticas Administrativas y Financieras
Método: Cuestionario
Respuesta:
Entre los planes y políticas financieras establecidas en la
Municipalidad, se mencionaron:
- Llevar lo mejor posible con eficiencia, eficacia y transparencia los
fondos que se asignan a la Municipalidad
- Mejorar la utilización e inversión de los recursos a percibir
- Utilización de los recursos de manera optima y adecuada
- 79 -
8
0
5
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
a. b. c.
Pregunta No. 24: ¿Los planes y políticas administrativas y financieras, se cumplen en la Municipalidad? Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Planes y Políticas Administrativas y Financieras
Respuestas Frecuencia
a. Si 8 b. No 0 c. No sabe 5 Total 13
Fuente: Cuestionario
Interpretación:
Ocho de trece personas encuestadas consideran que los planes y políticas se cumplen
en la Municipalidad debido a que se planifica de acuerdo al presupuesto. Cinco
personas desconocen del cumplimiento de esta información en la Municipalidad.
- 80 -
6
2
5
0 1 2 3 4 5 6 7
a.
b.
c.
Pregunta No. 25: ¿En la Municipalidad existen manuales de políticas y procedimientos administrativos? Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Planes y Políticas Administrativas y Financieras
Respuestas Frecuencia
a. Si 6 b. No 2 c. No sabe 5 Total 13
Fuente: Cuestionario
Interpretación:
El 46% de los sujetos encuestados indican que si hay establecidos dentro de la
Municipalidad políticas y procedimientos administrativos. Las personas que contestaron
que no existen manuales administrativos, es debido a que las actividades se realizan en
base a lo establecido en el Código Municipal, Ley de Concejo de Desarrollo, Ley de
Descentralización y otras leyes que les rigen.
- 81 -
5
2
6
0
1
2
3
4
5
6
7
a. b. c.
Pregunta No. 26: ¿En la Municipalidad existen manuales de políticas y procedimientos financieros?
Variable: Creación de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Planes y Políticas Administrativas y Financieras
Respuestas Frecuencia
a. Si 5 b. No 2 c. No sabe 6
Total 13
Fuente: Cuestionario
Interpretación:
Cinco de trece sujetos indican que si existen manuales de políticas y procedimientos
financieros establecidos en la Municipalidad. Seis sujetos establecen que la
Municipalidad realiza sus políticas y procedimientos financieros con base a los
lineamientos de leyes que le son aplicables en este aspecto, así como siguiendo los
lineamientos generales como las compras, contrataciones y ejecución del presupuesto.
- 82 -
13
1
3
000
2
4
6
8
10
12
14
a. b. c. d. e.
RESULTADOS PARA EL FORTALECIMIENTO DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA (UDAI) EN UNA MUNICIPALIDAD Pregunta No. 1 : ¿Actualmente cómo se encuentra estructurada la Auditoría Interna en la Municipalidad? Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Estructura de Auditoría Interna
Fuente: Cuestionario
Interpretación: Trece de los diecisiete sujetos manifestaron que la Auditoría Interna de la Municipalidad
se encuentra estructurada por un Titular de Unidad; cuatro personas indicaron que se
encuentra estructurada por un Titular, colaboradores directos y/o encargados lo cual se
refiere a que la Persona Titular en algunas ocasiones ejecuta su trabajo conjuntamente
con personal del departamento de Tesorería y de Contabilidad.
Respuestas Frecuencia
a. Titular de Unidad, colaboradores directos y encargados 1 b. Titular de la Unidad y colaboradores directos 3 c. Titular de la Unidad 13 d. Ninguno de los anteriores 0 e. Otra estructura, especifique 0 Total 17
- 83 -
Pregunta No. 2: ¿Considera necesario fortalecer el área de auditoría en la Municipalidad? Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Estructura de Auditoría Interna
Fuente: Cuestionario
Interpretación: El 82% de los sujetos considera necesario fortalecer el área de auditoria en la
Municipalidad, puesto que esta acción genera valor agregado a las actividades
administrativas y financieras.
Respuestas Frecuencia
a. Si 14 b. No 2 c. No sabe 1 Total 17
14
12
0
2
4
6
8
10
12
14
16
a. b. c.
- 84 -
10
0
7
0
2
4
6
8
10
12
d. f. Otros
Pregunta No. 3: Dentro de la base presupuestaria, para la renumeración del personal de auditoría interna, ¿Cuál es el renglón y nombre presupuestario que se afecta? Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Estructura de Auditoría Interna
Fuente: Cuestionario
Interpretación:
Diez de los diecisiete sujetos indican que el renglón presupuestario que se afecta para
la renumeración del cargo de titular de auditoría es el 029 - Servicios Profesionales por
contrato; siete sujetos indicaron no saber el renglón presupuestario que se afecta.
Respuestas Frecuencia
a. 011 Personal Permanente 0 b. 021 Personal Supernumerario 0 c. 022 Personal por Contrato 0
d. 029 Servicios Profesionales por contrato
10
e. 189 Otros estudios y/o servicios 0
f. No sabe 7 Total 17
- 85 -
Pregunta No. 4: ¿Derivado del fortalecimiento del área de auditoría interna, el salario de las personas debería ser contemplando en renglón presupuestario 011-Personal permanente? Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Estructura de Auditoría Interna
Respuestas Frecuencia
a. Si 5 b. No 2 c. Otra 1 d. No sabe 9 Total 17
Fuente: Cuestionario
Interpretación:
Cinco de los diecisiete sujetos respondieron que Si indicando que los auxiliares de la
unidad se contemplarían en el renglón 011 – Personal permanente, obteniendo
estabilidad y beneficios laborales. Los dos sujetos que contestaron que No indicaron
que el titular de la unidad se remunere por contrato 029 por ser mayor remuneración al
renglón 011. El sujeto que contestó a la opción de “Otra” se refiriere a que depende de
la situación financiera de la Municipalidad. Los nueve sujetos que No contestaron no
saben con certeza el renglón presupuestario a afectar.
21
9
5
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
a. b. c. d.
- 86 -
Pregunta No. 5: ¿Auditoría Interna le envía algún informe o memorando de los resultados de supervisiones que realiza en las áreas administrativas y financieras de la Municipalidad? Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Plan y Programas de Auditoría
Respuestas Frecuencia
a. Si 7 b. No 7 c. No sabe 3 Total 17
Fuente: Cuestionario
Interpretación:
Siete sujetos indican que sí han recibido informes por parte de la auditoría interna de
las áreas revisadas en su departamento, informando hallazgos y recomendaciones
correspondientes. Los siete sujetos que no han recibido informes de auditoría, indican
que la Unidad de Auditoria no ha realizado revisión en el área.
3
77
0
1
2
3
4
5
6
7
8
a. b. c.
- 87 -
Pregunta No.6: ¿La auditora participa en operaciones administrativas? Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Plan y Programas de Auditoría
Respuestas Frecuencia
a. Si 7 b. No 6 c. No sabe 4 Total 17
Fuente: Cuestionario
Interpretación:
Las siete personas que contestaron afirmativamente, lo hicieron fundadas en que la
Municipalidad para el año 2,003 rediseñó su organigrama, donde actualmente la
Auditoria Interna es la unidad encargada de los departamentos de Contabilidad,
Tesorería, Compras y Almacén de la Municipalidad. Las personas que contestaron
negativamente se debe a que desconocen de esta reestructuración que se realizó en la
Municipalidad.
7
6
4
0
1
2
3
4
5
6
7
a. b. c.
- 88 -
Pregunta No.7: ¿La auditora participa en operaciones financieras? Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Plan y Programas de Auditoría
Respuestas Frecuencia
a. Si 11 b. No 1 c. No sabe 5 Total 17
Fuente: Cuestionario Interpretación:
Las personas que contestaron afirmativamente, fue debido a que la auditora al estar a
cargo de Contabilidad, Compras y Almacén, realiza sus funciones conjuntamente con
estos departamentos. Las cinco personas que no saben la respuesta, corresponden a
personal del departamento de almacén y cobradores del área de tesorería.
11
5
1
0
2
4
6
8
10
12
a. b. c.
- 89 -
4
3
4
6
0
1
2
3
4
5
6
7
a. h. i. Otros
Pregunta No. 8: ¿Con qué periodicidad Auditoria Interna supervisa las operaciones realizadas en el área a su cargo? Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Plan y Programas de Auditoría
Fuente: Cuestionario Interpretación:
Auditoría supervisa las operaciones con diversidad de tiempo. Las personas que
indican otro periodo, manifiestan que la auditora no ha llegado a realizar supervisiones
más de una vez al año e incluso no ha llegado.
Respuesta Frecuencia
a. Diario 4 b. Semanal 1 c. Mensual 2 d. Bimestral 0 e. Trimestral 0 f. Semestral 1 g. Anual 2 h. Otros (especifique) 3 i. No contesto 4 Total 17
- 90 -
Pregunta No.9: ¿Se elabora un plan anual de trabajo de auditoría para ejecutarse en la Municipalidad?
Sujeto: Auditora
Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna.
Indicador: Plan y Programas de Auditoría.
Método: Cuestionario
Respuesta:
Auditoría Interna elabora un plan anual de trabajo para ejecutarlo en
la Municipalidad, así como el plan de ejecución presupuestario de
ingresos y egresos.
Pregunta No.10 : ¿Se trabaja con programas de auditoría?
Sujeto: Auditora
Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna.
Indicador:
Plan y Programas de Auditoría.
Método: Cuestionario
Respuesta:
La auditora no trabaja con programas de auditoría establecidos para
cada área o cuenta especifica, ya que ejecuta más énfasis en la
revisión de la ejecución presupuestaria.
- 91 -
Pregunta No.11: ¿Es necesario implementar programas, conforme las exigencias cambiantes de la Municipalidad?
Sujeto: Auditora
Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna.
Indicador: Plan y Programas de Auditoría.
Método: Cuestionario
Respuesta:
Debido a que no existen programas de auditoria; la auditora
indicó que sí es importante la implementación de programas,
conforme las exigencias cambiantes de la Municipalidad.
- 92 -
Pregunta No. 12: ¿Qué controles internos administrativos existen actualmente en la Municipalidad? Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Fortalecimiento de Controles Internos Existentes
No. Respuestas Frecuencia
a. Control de políticas y procedimientos de contratación, retención y despido de Personal
7
b. Control de las decisiones tomadas sobre la base del flujo de efectivo 8
c. Control de política y procedimientos de recuperabilidad de cuentas por cobrar 10 d. Controles en los servicios públicos municipales 6
e. Control de políticas públicas, planes, programas y proyectos de desarrollo del municipio
7
f. Controles en la adjudicación de la contratación de obras, bienes y servicios 8
g. Controles en la aprobación, ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto de ingresos y egresos 13
h. Otros (especifique) 1
Total 60 Fuente: Cuestionario
Interpretación: Las respuestas obtenidas se concentraron en: g) Controles en la aprobación, ejecución, evaluación y liquidación del
presupuesto de ingresos y egresos con trece respuestas, c) Control de políticas y procedimientos de recuperabilidad de cuentas por cobrar con
diez respuestas. Se indicó que estos son los controles más representativos de la Municipalidad.
78
10
67
8
13
1
0
2
4
6
8
10
12
14
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
- 93 -
10
65
1
5
8
4
13
10
15
1213
0
2
4
6
8
10
12
14
16
a. b. c .
d. e. f .
g. h. i.
j.
k.
l.
Pregunta No. 13: ¿Qué controles internos financieros existen actualmente en la Municipalidad? Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Fortalecimiento de Controles Internos Existentes
Respuestas Frecuencia
a. Controles en el área de Ingresos 13 b. Controles en el área de Egresos 12 c. Control en registro y uso de formularios de recaudación y pago 15 d. Control en la autorización de desembolsos 10 e. Controles en el área de caja y bancos 13 f. Controles en el área de inversiones 4 g. Controles en el área de cuentas por cobrar 8 h. Controles en el área de activos fijos 5 i. Controles en el área de cuentas por pagar 10 j. Control en el área de Compras 6 k. Control en el área de Almacén 5 l. Otros (especifique) 1
Total 102 Fuente: Cuestionario
Interpretación: En virtud de que la pregunta esta planteada para respuestas de opción múltiple, las respuestas se concentraron en: a) Controles en el área de Ingresos, b) Controles en el área de Egresos, c) Control en registro y uso de formularios de recaudación y pago, e) Controles en el área de caja y bancos. Se indicó que estos son los controles más representativos de la Municipalidad.
- 94 -
Pregunta No. 14: ¿Estos controles se adecuan para el cumplimiento de los planes, programas, políticas y requerimientos legales establecidos en la Municipalidad? Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Fortalecimiento de Controles Internos Existentes
Respuestas Frecuencia
a. Si 9 b. No 5 c. No sabe 3 Total 17
Fuente: Cuestionario.
Interpretación:
Los nueve sujetos que indican que los controles se adecuan a los requisitos de la
Municipalidad, indican que estos se han ido actualizando cada cierto tiempo para que
exista un mayor control en cada una de las operaciones que se manejan y se
supervisan, además porque se establece un proceso formal, profesional y ético del
manejo de los fondos Los cinco sujetos que respondieron que no, es porque
consideran que existe deficiencia en algunos controles que no permiten la realización
plena de los requerimientos de la Municipalidad.
5
3
9
01
23
45
67
89
10
a. b. c.
- 95 -
Pregunta No.15: ¿Es necesario adecuar los controles internos existentes, conforme la complejidad de operaciones administrativas y financieras de la Municipalidad? Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Fortalecimiento de Controles Internos Existentes
Respuestas Frecuencia
a. Si 12 b. No 4 c. No sabe 1 Total 17
Fuente: Cuestionario
Interpretación:
Doce sujetos indican que es necesario adecuar los controles que faciliten la ejecución
de operaciones administrativas y financieras. Las respuestas negativas corresponden
al criterio de que los controles existentes son los correctos.
12
4
1
0 5 10 15
a.
b.
c.
- 96 -
Pregunta No.16: ¿La información financiera proporcionada por la Municipalidad, será de mayor confiabilidad e integridad si se fortalece el área de Auditoría Interna? Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna Indicador: Fortalecimiento de Controles Internos Existentes
Respuestas Frecuencia
a. Si 15 b. No 0 c. No sabe 2 Total 17
Fuente: Cuestionario
Interpretación:
El 88% de los sujetos indicó que la información financiera proporcionada por la
Municipalidad será de mayor confiabilidad e integridad si se fortalece el área de
Auditoria Interna, debido a que con ello la fuente de información que se otorga para los
asientos contables estará más confiable, teniéndose mayor control desde el momento
de su ejecución.
15
2
00
2
4
6
8
10
12
14
16
a. b. c.
- 97 -
Pregunta No. 17: ¿Cómo resultado de la revisión periódica por parte de Auditoría Interna, que deficiencias de control interno, le han reportado hacia su área de trabajo?
Sujeto: Tesorero, Oficial de tesorería, Encargado de compras, Encargado de Almacén
Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna.
Indicador: Fortalecimiento de Controles Internos Existentes
Método: Cuestionario
Respuesta:
Las deficiencias de control interno que le han reportado al personal que trabaja en cada uno de los departamentos de la Municipalidad son las siguientes: Departamento de Tesorería - Desorden en el manejo de formularios. - De parte del personal de Finca Florencia y Mercado Municipal
deben de estar en mucha comunicación con Tesorería para tener orientación en cuanto al manejo del presupuesto.
- Errores en la ubicación de partidas para un gasto. Jefe de Compras - Falta de recursos económicos para ejecutar las compras, ya que se
solicita que se agilicen los pagos a proveedores. - No sé esta cumpliendo con los presupuestos, solo se presenta la
aprobación, pero no con la disponibilidad de fondos suficientes. Departamento de Almacén - La encargada del área de almacén no es contadora. - No se lleva una tarjeta de responsabilidad por la herramienta que
usa cada uno de los obreros. - Se tira chatarra o material inservible, sin dar el aviso para dar de
baja estos inventarios en los registros de la Municipalidad. - Atraso en obras por falta de fondos para la compra de materiales. - Pago de planillas ociosas por deficiencia indicada anteriormente.
- 98 -
Pregunta No. 18: ¿Cada cuánto tiempo supervisa y evalúa que se este cumpliendo con los controles que se realizan en la Municipalidad?
Sujeto: Auditora
Variable: Fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna.
Indicador: Fortalecimiento de Controles Internos Existentes
Método: Cuestionario
Respuesta:
La auditora supervisa que se este cumpliendo con los controles
internos y administrativos diariamente en el departamento de tesorería;
en forma mensual y trimestral.
- 99 -
VI. DISCUSION DE RESULTADOS
MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL DUEÑAS, SACATEPEQUEZ
Las Municipalidades pueden contratar otros funcionarios que coadyuven al eficiente
desempeño de las funciones técnicas y administrativas cuando las necesidades de
modernización y de trabajo lo requieran, conforme al Art. 88 del Código Municipal
(Decreto 12-2002).
Según las Normas de Auditoría Gubernamental, las Unidades de Auditoría Interna
tendrán su respectiva estructura organizacional; estando en todo caso constituidas por:
El Titular de la Unidad, colaboradores directos y auditores encargados de la ejecución
de los planes y programas de trabajo. Su ubicación en la Municipalidad, deberá estar
en la jerarquía que le permita disponer de la independencia suficiente, logrando así que
su campo de acción se extienda a toda la Municipalidad.
En la Municipalidad de San Miguel Dueñas, Sacatepéquez el 100 % de la población de
estudio indica que no existe una Unidad de Auditoria Interna, Departamento de
Recursos Humanos, Departamento de Relaciones Públicas y Departamento de
Informática.
El Código Municipal (Decreto 12-2002) en su Art. 88, indica que las Municipalidades
deben contratar un Auditor Interno, y cuando se requiera, contratar otros funcionarios
que coadyuven al eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas; el
69% de los sujetos de estudio en la Municipalidad de San Miguel Dueñas,
Sacatepéquez, indican que es importante crear una Unidad de Auditoria Interna para
obtener una asesoría interna, así mismo, consideran necesario crear el Departamento
de Compras y reestructurar Contabilidad y Almacén; debido a que las operaciones de
estos departamentos que actualmente no están creados, las realiza el Departamento de
Tesorería, observándose con esto, una inadecuada segregación de funciones dentro la
Estructura Municipal.
- 100 -
Conforme lo indicado por el Sistema Integrado de Gestión Financiera – SIGFA - , las
ventajas de crear una Unidad de Auditoria Interna, son principalmente: Servir de apoyo
a la función directiva en sus esfuerzos por promover el mejoramiento de la gestión en la
eficiencia operacional; propiciar la ejecución de sus programaciones ajustadas al
ordenamiento jurídico; comprobar el manejo de los recursos humanos, materiales y los
financieros; promover la existencia y funcionamiento de controles internos contables y
administrativos que permitan la protección de los recursos municipales.
Conforme al conocimiento de los sujetos de estudio de la Municipalidad de San Miguel
Dueñas, las ventajas con respecto a la creación de una Unidad de Auditoria Interna y
Departamento de Compras, y la reestructuración de Contabilidad y Almacén son:
Obtención de documentación de soporte adecuada que proporcionaría información más
confiable para la toma de decisiones; asesoría en el cumplimiento de normativas
legales; mayor segregación de funciones y control de las operaciones del personal de la
Municipalidad; mayor seguridad en el control de cuentas y un adecuado control en el
manejo de fondos.
Un 69% indica que al momento de crear alguno de los Departamentos el personal a
cargo se asignaría afectando el renglón presupuestario 029 Servicios Profesionales por
contrato.
De acuerdo con Koontz (1999) las funciones que se deben llevar a cabo para alcanzar
las metas de la empresa son: planeación, organización, integración del personal,
dirección y control. Conforme el Manual de Funciones, Atribuciones y Buenas Practicas
en la Gestión Municipal, establece que las funciones y competencias administrativas y
financieras de la Corporación Municipal son:
Administrativas: Aprobación del Plan de Trabajo, Programas y Proyectos; creación de
dependencias y unidades administrativas; organización de cuerpos técnicos, asesores y
consultivos; designar mandatarios judiciales y extra-judiciales; y la organización del
cualquier otro registro que le corresponda de conformidad con la ley.
- 101 -
Financieras: Fijación de rentas de los bienes municipales, de tasas por servicios
públicos, de contribuciones por mejoras o aportes compensatorios; proponer la
creación, modificación o supresión de arbitrios; exoneración del pago de arbitrios, tasas
y multas; disponer de los recursos del municipio para el cumplimiento de sus fines;
aprobación, control de ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto de ingresos y
egresos del municipio y adjudicación de contratos.
Los entrevistados consideran que las funciones administrativas y financieras que se
ejercen en la Municipalidad de San Miguel Dueñas, son las establecidas en el Código
Municipal (Decreto 12-2002), en la Ley de Contrataciones del Estado (Decreto 57-92),
Ley del Presupuesto General de la Nación (Decreto 101-97), Ley Orgánica de la
Contraloría General de Cuentas y su reglamento (Decreto 31-2002). Ningún sujeto
encuestado en la Municipalidad indicó haber tenido algún problema para ejercer sus
funciones administrativas y financieras.
La función administrativa que ejerce la contadora externa es la de asesorar a la
Municipalidad de San Miguel Dueñas, en aspectos de coordinación de las funciones a
cargo del personal edil. Financieramente, asesora a la Municipalidad principalmente en
las operaciones de Tesorería; realizando ambas actividades en forma mensual y
semestral.
Las Normas Generales de Control Interno (1999), establecen que el control interno
gubernamental, da seguridad del cumplimiento de los objetivos municipales, abarcando
efectividad y eficiencia en las operaciones, en la contabilidad de la información
financiera y administrativa, como la observancia del marco legal correspondiente a la
Municipalidad.
Los controles más representativos que se determinan en la Municipalidad de San
Miguel Dueñas son: control de las decisiones sobre la base del flujo de efectivo, control
de política y procedimientos de recuperabilidad de cuentas por cobrar, controles en los
servicios públicos municipales, controles en la recaudación de ingresos, control de la
programación y ejecución del pago de las obligaciones, controles en el registro y uso de
- 102 -
formularios de recaudación y pago, control en las autorizaciones de desembolsos,
control de cuentas bancarias, control en el área de inversiones, entre otros. El personal
encuestado indica que no ha detectado deficiencias por falta de controles internos en la
Municipalidad.
Según las Normas de Auditoria Interna Gubernamental (1999), un plan es una actividad
que debe ser ejecutado en un plazo de tiempo acordado, de acuerdo a las necesidades
y a las decisiones tomadas por el Concejo Municipal; siendo los tipos de planes más
comunes los objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, programas y
presupuestos. El 46% de los sujetos de estudio indican que sí hay establecidas
políticas y procedimientos; ocho de trece personas, considera que los planes y políticas
que se cumplen en la Municipalidad de San Miguel Dueñas son: planificación de obras
en beneficio de la comunidad para un desarrollo integral; brindar el mejor servicio y
satisfacer la necesidades de la población; mejorar la infraestructura, ornato, medio
ambiente y ayudar al desarrollo del municipio; llevar con eficiencia, eficacia y
transparencia los fondos que se asignan; mejorar la utilización e inversión de los
recursos a percibir y utilización de los recursos de manera optima y adecuada; así como
lo establecido en el marco legal que la regula.
Nueve de trece personas consideran importante la creación de una unidad de auditoria
interna para orientar la administración financiera que se lleva en la Municipalidad de
San Miguel Dueñas, Sacatepéquez. Las cuatro personas que no están de acuerdo con
la creación de una Unidad de Auditoria Interna, es debido a que no hay espacio físico,
no se ha presupuestado, además de que el pueblo no es grande y el movimiento de
operaciones es mínimo con relación a otras Municipalidades. El 46% de los sujetos
encuestados en San Miguel Dueñas considera que si se crea la Unidad de Auditoria
Interna estaría conformada por un Titular de la Unidad. Un 15% considera que la UDAI
debe crearse con titular de la unidad, colaboradores directos y auditores encargados
de la ejecución de planes y programas de trabajo.
- 103 -
FORTALECIMIENTO DE UNA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA (UDAI) EN UNA
MUNICIPALIDAD
En la municipalidad donde se estudio el fortalecimiento de una UDAI, un setenta y seis
por ciento de los sujetos (76%) manifestaron que la Auditoría Interna se encuentra
estructurada únicamente por un Titular, en tanto el porcentaje restante indica que la
Auditoría en algunas ocasiones ejecuta su trabajo conjuntamente con personal del
departamento de Tesorería y Contabilidad. Mediante información requerida y
observada adicionalmente, proporcionada por la jefe de personal; se determinó que se
rediseñó el organigrama de dicha Municipalidad quedando la Auditoría dentro de la
estructura organizacional a cargo de las funciones llevadas anteriormente por la
Gerencia Financiera, como lo son: la dirección y coordinación de los departamentos de
Contabilidad, Tesorería, Compras y Almacén.
Dentro de las razones por las cuales un ochenta y dos por ciento (82%) de los sujetos
manifestó que considera necesario fortalecer el área de Auditoría Interna en una
Municipalidad se encuentran: Una mejor y oportuna asesoría en el manejo de los
registros de todas la cuentas, controles estrictos en el manejo de los fondos tanto para
los ingresos como sus egresos, se aseguraría una mayor credibilidad en las
instituciones de gobierno local que brindan servicios públicos. Se mencionan también
controles y resultados más rápidos y efectivos; es importante agregar que cuatro de los
diecisiete sujetos manifestaron que una de las grandes problemáticas del área de
auditoría en la Municipalidad, es la falta de personal, puesto que una persona no es
suficiente para ejercer controles financieros en la Municipalidad; que abarquen todas las
áreas y departamentos que la conforman.
Actualmente el renglón y nombre presupuestario que se afecta para la remuneración de
la auditoría es el 029 Servicios Profesionales por contrato. Derivado del fortalecimiento
que se llevaría a cabo en el área de auditoría interna, cinco personas indicaron que la
remuneración de los auxiliares de la unidad se podría contemplar en el renglón 011-
Personal permanente, obteniendo estabilidad y beneficios laborales; de los restantes
- 104 -
sujetos nueve desconocieron la respuesta que más conviene y tres se refirieron a que si
la situación financiera de la Municipalidad, no es la mas adecuada, se contemple a los
auxiliares de la auditora en el renglón 029- Servicios profesionales por contrato.
Según las Normas de Auditoria Interna Gubernamental (1999), corresponde a la
auditoría interna dentro de sus funciones financieras, la evaluación del
funcionamiento de los controles internos establecidos por la administración y
recomendar las medidas que signifiquen mejorar su efectividad permanente; dentro de
sus funciones administrativas están el organizar, planificar, dirigir y controlar las
funciones a su cargo, en forma técnica, independiente y profesional; así como
establecer los respectivos niveles de supervisión para garantizar un alto grado de
calidad en los trabajos.
Las Normas de Auditoria Interna Gubernamental (1999), indican que la Unidad de
Auditoría Interna debe realizar un Plan Anual de Auditoría (PAA). Incorporando los
objetivos del trabajo, la elaboración de los programas de auditoría, la selección del
medio de evaluación del control interno y el respectivo cronograma de trabajo. En los
programas anuales de auditoría, se deben señalar los objetivos que se pretenden
lograr, el alcance de las evaluaciones y la normativa teórica y jurídica pertinente, el
cumplimiento de los mismos debe ser controlado en términos de calidad y cantidad.
De los dieciséis sujetos, solamente siete han recibido informes producto de la revisión
por parte de la auditora, los cuales indican hallazgos encontrados en las áreas
revisadas, enumerando recomendaciones a seguir para el mejor desempeño de la
ejecución presupuestaria municipal, actividad llevada a cabo por el departamento de
Tesorería y reforzamiento de controles en el registro contable para el caso del
departamento de Contabilidad. La auditoría si participa en operaciones administrativas
según las funciones que tiene con los departamentos de Contabilidad, Tesorería,
Compras y Almacén, pero no así con el área de auditoría a su cargo, debido a que ella
es la única persona Titular de la Unidad. Las funciones financieras que realiza la
auditora son más conocidas por el departamento de Tesorería, debido a que en el
mismo fiscaliza entre otras funciones principales la ejecución del presupuesto de
- 105 -
ingresos y egresos; el departamento de almacén desconoce de las funciones
administrativas y financieras que realiza ella.
Se indica que la auditoría fiscaliza las operaciones de la Municipalidad con diversidad
de tiempo en cada departamento; las cuatro personas que contestaron que de forma
diaria lo conformaron únicamente del departamento de Tesorería, encontrándose los
otros departamentos con una revisión y asesoría mensual, semestral, anual y que no a
llegado. La auditorIa si elabora un plan anual de trabajo de auditoría para ejecutarlo en
la Municipalidad, pero no elabora programas de auditoría que podría establecer y
ejecutar para cada una de las áreas y cuentas especificas. Debido a que no existen
programas de Auditoría, la auditora considera que si es importante la implementación
de programas conforme las exigencias cambiantes que esta teniendo la Municipalidad.
Las Normas Generales de Control Interno (1999), indican que el control interno
gubernamental es de mayor importancia porque permite el uso eficiente de los recursos
humanos, materiales y financieros, asegurando su integridad, custodia y registro
oportuno, con base en los sistemas integrados de administración y finanzas. Incluye el
plan de organización y el conjunto de métodos y medidas que se adoptan para asegurar
que se logren los objetivos, funciones y tareas relacionadas con la previsión,
seguimiento y control de las actividades económicas y administrativas.
Solo cinco sujetos manifestaron que los controles internos no se adecuan al
cumplimiento de los planes, programas, políticas y requerimientos legales establecidos
en una Municipalidad; debido a que consideran que existe deficiencia en algunos que
no permiten la realización plena de los requerimientos de la Municipalidad. Doce
sujetos indican que es necesaria la implementación de controles que faciliten la
ejecución de operaciones administrativas y financieras. Un ejemplo de los controles
que se pueden tomar en cuenta, son los programas sistematizados que agilizan
trámites y evitan la duplicidad de tareas, permitiendo que la información pueda
obtenerse en el tiempo oportuno, con el debido respaldo. Las cuatro respuestas
negativas corresponden al criterio de que los controles que se deben mantener sean los
- 106 -
existentes, realizándolos adecuadamente. Quince de los diecisiete sujetos indicaron
que la información financiera proporcionada por la Municipalidad será de mayor
confiabilidad e integridad si se fortalece el área de Auditoría Interna, debido a que con
ello la fuente de información que se provea para los asientos contables estará más
confiable desde el momento de su ejecución.
Entre las deficiencias encontradas por parte de la auditoría en algunos de los
departamentos de una Municipalidad se encuentran las siguientes:
Departamento de Tesorería: Desorden en el uso de formularios, desorientación en
cuanto al manejo del presupuesto por falta de una adecuada comunicación y asesoría
con el personal, errores en la ubicación de partidas para un gasto.
Jefe de Compras: Falta de recursos económicos para ejecutar las compras, poca
agilización de procedimientos en el pago a proveedores. No se esta cumpliendo con
los presupuestos.
Departamento de Almacén: No se lleva una tarjeta de responsabilidad por la
herramienta que usa cada uno de los obreros. Se tira chatarra o material inservible sin
dar el previo aviso para que le den de baja a estos inventarios en la Municipalidad.
Atraso en obras por falta de fondos para la compra de materiales, originando pago de
planillas ociosas.
La Auditoría de una Municipalidad supervisa que se este cumpliendo con los controles
internos y administrativos diariamente en el departamento de tesorería, mensual y
trimestral en otras áreas.
- 107 -
VII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A. CONCLUSIONES
• MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL DUEÑAS, SACATEPÉQUEZ
1. Actualmente, en la Municipalidad de San Miguel Dueñas, Sacatepéquez no existe
una Unidad de Auditoria Interna, Departamento de Recursos Humanos,
Departamento de Relaciones Públicas y Departamento de Informática.
2. En la Municipalidad de San Miguel Dueñas, Sacatepéquez, los sujetos no han
observado ningún problema para ejercer sus respectivas funciones y operaciones,
indicando que los controles que existen actualmente son los más adecuados, por lo
que no se han detectado deficiencias de control interno. No obstante a lo anterior,
se observa una inadecuada segregación de funciones con respecto a los
departamentos de Contabilidad, Compras y Almacén; debido a que estos
departamentos no se encuentran integrados en la Estructura Municipal y sus
respectivas funciones las realiza el Departamento de Tesorería, el cual se encuentra
conformado únicamente por un Tesorero General y tres Oficiales de Tesorería.
3. Los sujetos de la Municipalidad de San Miguel Dueñas, Sacatepéquez consideran
importante la creación de una Unidad de Auditoria Interna, para orientar su
administración financiera y obtener una asesoría interna; manifiestan que
actualmente no se ha creado esta unidad, debido a la falta de espacio físico para
establecerla, no ha sido presupuestada y se observa que las operaciones realizadas
por esta entidad son mínimas en contraste a las operaciones ejecutadas en otras
Municipalidades.
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• CONCLUSIONES PARA EL FORTALECIMIENTO DE UNA UNIDAD DE
AUDITORIA INTERNA EN UNA MUNICIPALIDAD
La información financiera proporcionada por una Municipalidad será de mayor
confiabilidad e integridad si se fortalece el área de Auditoría Interna. Las ventajas de
índole financiero y administrativo que conlleva fortalecer el área de Auditoría Interna en
una Municipalidad son: Una mejor y oportuna revisión y asesoría en el manejo de los
registros de cuentas; controles y resultados más rápidos y efectivos; implementación de
controles internos administrativos y financieros; mayor confiabilidad e integridad en la
información financiera y el incremento en el apoyo a las autoridades ediles para la toma
de decisiones, entre otras.
B. RECOMENDACIONES
• MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL DUEÑAS, SACATEPÉQUEZ
1. Integrar los Departamentos de Auditoria Interna, Departamento de Recursos
Humanos, Departamento de Relaciones Públicas y Departamento de Informática en
la Estructura Municipal, conforme las propuestas del Manual de Organización
Municipal.
2. Reestructurar el Departamento de Tesorería para evitar conflicto de autoridad,
duplicidad de mando, falta de orden, improductividad del trabajo, conflictos de
jerarquía, duplicidad de funciones; que no permiten que la dirección se desenvuelva
de manera apropiada, aplicando principios de delegación y desconcentración
administrativa y financiera con respecto a las actividades que este departamento
realiza correspondientes a Contabilidad, Compras y Almacén.
3. En la Municipalidad de San Miguel Dueñas, Sacatepéquez, en la medida que su
presupuesto le permita, debe tener presente lo indicado en el articulo 88 del Código
Municipal (Decreto 12-2002) que establece que las Municipalidades deben contratar
un auditor interno, así también, con lo estipulado en el Plan de Modernización del
- 109 -
Estado (Acuerdo Gubernativo No. 217-95) que establece la creación de las Unidades
de Auditoria Interna para las entidades del gobierno.
4. Con relación a las normativas legales descritas en la recomendación anterior, la
Municipalidad de San Miguel Dueñas, Sacatepéquez, debe considerar y evaluar las
ventajas administrativas y financieras que conlleva crear una Unidad de Auditoria
Interna o contratar un Titular para esta unidad, presupuestado en el renglón 029 –
Servicios Profesionales por Contrato, las cuales se resumen de la siguiente manera:
Administrativas:
a. Obtención de información confiable, documentada adecuadamente para una
mejor toma de decisiones.
b. Asesoría con respecto a las interpretaciones y cumplimiento de normativas
legales que le son aplicables a la Municipalidad de San Miguel Dueñas,
Sacatepéquez, tales como:
- El Código Municipal (Decreto 12-2002)
- Ley de Contrataciones del Estado (Decreto 57-92)
- Ley del Presupuesto General de la Nación (Decreto 101-97)
- Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas (Decreto 31-2002)
- Otras
c. Mayor eficiencia en la prestación de servicios a la comunidad.
d. Una adecuada segregación de funciones y control de las operaciones del
personal de la Municipalidad.
Financieras:
e. Fortalecimiento del control y registro de las cuentas contables de la
Municipalidad de San Miguel Dueñas, Sacatepéquez.
- 110 -
f. Mejor y adecuado manejo de los fondos monetarios municipales.
g. Con la integración a la Estructura Municipal de la Auditoría Interna, se tendría
una asesoría más sobre aspectos financieros, generando con esto:
- Controles específicos para los recursos financieros de la Municipalidad.
- Inspección de la asignación y ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos
de la Municipalidad.
- Control del destino de los renglones presupuestarios desembolsados para la
ejecución de obras.
- Informes periódicos sobre el avance de las obras de infraestructura y proyectos
en ejecución, entre otros.
- 111 -
VIII. BIBLIOGRAFIA
1. Achaerandio, L. (1995) Iniciación a la Practica de la Investigación.
Guatemala. Universidad Rafael Landívar.
2. Auditoría Montgomery. (1,992) Instituto Americano de Contadores
Públicos. Volumen 1. Editorial Limusa S.A. Grupo Noriega Editores.
México, D.F. Segunda Edición.
3. Blanco L., E. G. (2000) Modelo de Auditoria de Presupuesto del Sector
Público. Tesis Universidad de San Carlos de Guatemala. Guatemala.
4. Código Municipal. (2002) Decreto Número 12-2002 del Congreso de la
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6. Contraloría General de Cuentas de la República de Guatemala. (1999)
Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Normas G enerales de
Control Interno . Guatemala. 7. Contraloría General de Cuentas de la República de Guatemala. (1999)
Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Normas d e Auditoria
Interna Gubernamental . Guatemala.
8. "Creación De Auditoria Interna”. SIGFA – Sistema Integrado de
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Gubernamental en el Sistema de Auditoria Gubernamen tal.
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- 112 -
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de la Municipalidad de Zacapa. Tesis Universidad Rafael Landívar.
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13. Franco. (2000) Diagnostico Administrativo Aplicado a la Municipalidad de
Teculutan. Tesis Universidad Rafael Landívar. Guatemala.
14. Guía general para realizar trabajos de investigació n. (2003)
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15. Koontz, Harold y Weihrichm Heinz (1999) Administración. Una perspectiva
global. (11ª. edición) México, McGraw Hill.
16. Koontz & O´Donell (1986) Administración. 3ª. Edición. México. McGraw-
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17. Manual de Organización Municipal. Programa de Gobiernos Locales de
USAID – implementado por Research Triangle Institute.
18. Manual de Funciones, Atribuciones y Buenas Practica s en la Gestión
Municipal - Una guía para la Corporación Municipal . Programa de
Gobiernos Locales de USAID – implementado por Research Triangle
Institute.
19. Normas Internacionales de Auditoria (2000) – Comité Internacional de
Practica de Auditoria. IFAC. 5ª. Edición. México.
- 113 -
20. Plan de Modernización del Estado. Acuerdo Gubernativo No. 217-95.
Guatemala 24 de mayo de 1995
21. Red Nacional de Instituciones para el fortalecimiento municipal (RENICAM).
Taller: Escenario legal en el Ámbito Municipal. Guatemala.
- 114 -
ANEXO 1 Universidad Rafael Landívar Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales Lic. Contaduría Pública y Auditoría Cuestionario Sujeto: Alcalde Municipal Concejales Municipales Síndicos Municipales Contador Externo Tesorero General Oficiales de Tesorería Municipalidad: San Miguel Dueñas, Sacatepéquez El presente cuestionario es realizado con objetivos únicamente académicos no así de fiscalización. Las respuestas de las preguntas que a continuación se detallan servirán para el trabajo de tesis titulado “VENTAJAS DE CREAR UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA (UDAI) EN LA MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL DUEÑAS, SACATEPÉQUEZ”. Sírvase responder con una “X” donde corresponda o en la forma en que más adelante se le solicita. • CREACION DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Estructura Municipal 1. ¿Existe actualmente en la Municipalidad, un área de Auditoría Interna?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?______________________________________________________________________
2. ¿Cuáles son los principales departamentos que integran la estructura Municipal?
a. Participación Comunitaria � b. Recursos Humanos � c. Registro Civil � d. Relaciones Publicas � e. Informatica � f. Catastro � g. Contabilidad � h. Tesorería � i. Compras � j. Almacén � k. Supervisión de Obras � l. Unidad Técnica Municipal � m. Otros (especifique) �
________________________________________________________________________________
3. ¿Cuáles de los siguientes departamentos considera crear o reestructurar en la Municipalidad?
Departamento Crear Reestructurar
a. Unidad de Auditoría Interna � �
b. Contabilidad � �
c. Compras � �
- 115 -
d. Almacén � �
e. Tesorería � �
f. Unidad Técnica Municipal � �
g. Catastro � �
h. Registro Civil � �
i. Otros (especifique) � �
j No sabe � � ______________________________________________________________________________
4. ¿Qué ventajas administrativas conllevarían la creación o reestructuración de estos departamentos?
______________________________________________________________________________ 5. ¿Qué ventajas financieras conllevarían la creación o reestructuración de estos departamentos?
______________________________________________________________________________ 6. Dentro de la base presupuestaria, para la renumeración del personal de los departamentos de
auditoria interna y compras, ¿Cuál es el renglón y nombre presupuestario que se afectaría? 011 Personal Permanente � 021 Personal Supernumerario � 022 Personal por Contrato � 029 Servicios Profesionales por contrato � 189 Otros estudios y/o servicios � No sabe �
Funciones Administrativas y Financieras
7. ¿Qué funciones administrativas ejerce cada departamento de la estructura Municipal?
_________________________________________________________________________________ 8. ¿Qué funciones financieras ejerce cada departamento de la estructura Municipal?
_________________________________________________________________________________ 9. ¿Ha tenido algún problema para ejercer sus funciones administrativas y financieras?
Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? _________________________________________________________________________________
Controles Internos Mínimos
10. ¿De acuerdo con su conocimiento y experiencia, qué controles internos administrativos mínimos existen en la Municipalidad?
a. Control de políticas y procedimientos de contratación, retención y despido de personal �
b. Control de las decisiones tomadas sobre la base del flujo de efectivo �
c. Control de política y procedimientos de recuperabilidad de cuentas por cobrar �
- 116 -
d. Controles en los servicios públicos municipales � e. Control de políticas públicas, planes, programas y proyectos de desarrollo del municipio �
f. Controles en la adjudicación de la contratación de obras, bienes y servicios �
g. Controles en la aprobación, ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto de ingresos y egresos
�
h. Otros (especifique) �
______________________________________________________________________________ 11. ¿De acuerdo con su conocimiento y experiencia, qué controles internos financieros mínimos existen
en la Municipalidad?
a. Controles en el área de Ingresos � b. Controles en el área de Egresos �
c. Control en registro y uso de formularios de recaudación y pago �
d. Control en la autorización de desembolsos �
Controles contables e. Controles en el área de caja y bancos � f. Controles en el área de inversiones � g. Controles en el área de cuentas por cobrar � h. Controles en el área de activos fijos � i. Controles en el área de cuentas por pagar � J Control en el área de Compras � k Control en el área de Almacén � l Otros (especifique) �
______________________________________________________________________________ 12. ¿A detectado deficiencias por falta de controles internos?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?_________________________________________________________________________ Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? _________________________________________________________________________________
Estructura de Auditoria Interna
13. ¿La creación de una unidad de auditoría interna es necesaria para orientar la administración financiera de la Municipalidad? Si � No � No sabe � ¿Porqué?______________________________________________________________________
- 117 -
14. ¿Qué estructura de Auditoria Interna, cree que es la más adecuada para la Municipalidad?
a. Titular de la Unidad, colaboradores directos y auditores encargados de la ejecución de planes y programas de trabajo
�
b. Titular de la Unidad y colaboradores directos �
c. Titular de la Unidad �
d. Ninguno de los anteriores �
e. Otra estructura, especifique �
No sabe � _________________________________________________________________
Planes y políticas administrativas y financieras 15. ¿Cuáles son los planes y políticas administrativas existentes de la Municipalidad?
______________________________________________________________________________ 16. ¿Cuáles son los planes y políticas financieras existentes de la Municipalidad?
______________________________________________________________________________ 17. ¿Los planes y políticas administrativas y financieras, se cumplen en la Municipalidad?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?______________________________________________________________________
18. ¿En la Municipalidad existen manuales de políticas y procedimientos administrativos? Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ______________________________________________________________________________
19. ¿En la Municipalidad existen manuales de políticas y procedimientos financieros?
Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles?
______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________
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ANEXO 2 Universidad Rafael Landívar Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales Lic. Contaduría Pública y Auditoría Cuestionario
Sujeto: Contador Externo Municipalidad: San Miguel Dueñas, Sacatepéquez El presente cuestionario es realizado con objetivos únicamente académicos no así de fiscalización. Las respuestas de las preguntas que a continuación se detallan servirán para el trabajo de tesis titulado “VENTAJAS DE CREAR UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA (UDAI) EN LA MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL DUEÑAS, SACATEPÉQUEZ”. Sírvase responder con una “X” donde corresponda o en la forma en que más adelante se le solicita. • CREACION DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
Estructura Municipal 1. ¿Existe actualmente en la Municipalidad, un área de Auditoría Interna?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?______________________________________________________________________
2. ¿Cuáles son los principales departamentos que integran la estructura Municipal?
a. Participación Comunitaria � b. Recursos Humanos � c. Registro Civil � d. Relaciones Publicas � e. Informatica � f. Catastro � g. Contabilidad � h. Tesorería � i. Compras � j. Almacén � k. Supervisión de Obras � l. Unidad Técnica Municipal � m. Otros (especifique) �
3. ¿Cuáles de los siguientes departamentos considera crear o reestructurar en la Municipalidad?
Departamento Crear Reestructurar
a. Unidad de Auditoría Interna � � b. Contabilidad � �
c. Compras � �
d. Almacén � �
- 119 -
e. Tesorería � �
f. Unidad Técnica Municipal � � g. Catastro � � h. Registro Civil � � i. Otros (especifique) � � j No sabe � �
4. ¿Dentro de la base presupuestaria, para la renumeración del personal de estos los departamentos de
auditoria interna y compras, ¿Cuál es el renglón y nombre presupuestario que se afectaría? 011 Personal Permanente � 021 Personal Supernumerario � 022 Personal por Contrato � 029 Servicios Profesionales por contrato � 189 Otros estudios y/o servicios � No sabe �
Funciones Administrativas y Financieras 5. ¿Qué funciones administrativas ejerce usted en la Municipalidad?
_______________________________________________________________________________________ 6. ¿Qué funciones financieras ejerce usted en la Municipalidad?
_______________________________________________________________________________________
7. ¿Con qué periodicidad de tiempo realiza las funciones administrativas y financieras?
a. Diario � b. Semanal � c. Mensual � d. Bimestral � e. Trimestral � f. Semestral � g. Anual � h. Otros (especifique) �
8. ¿Ha tenido algún problema para ejercer sus funciones administrativas y financieras?
Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? _______________________________________________________________________________________
Controles Internos Mínimos
9. ¿De acuerdo con su conocimiento y experiencia, qué controles internos administrativos mínimos
existen en la Municipalidad?
a. Control de políticas y procedimientos de contratación, retención y despido de personal �
b. Control de las decisiones tomadas sobre la base del flujo de efectivo �
c. Control de política y procedimientos de recuperabilidad de cuentas por cobrar �
- 120 -
d. Controles en los servicios públicos municipales �
e. Control de políticas públicas, planes, programas y proyectos de desarrollo del municipio �
f. Controles en la adjudicación de la contratación de obras, bienes y servicios �
g. Controles en la aprobación, ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto de ingresos y egresos
�
h. Otros (especifique) � 10. ¿De acuerdo con su conocimiento y experiencia, qué controles internos financieros mínimos existen
en la Municipalidad?
a. Controles en el área de Ingresos � b. Controles en el área de Egresos � c. Control en registro y uso de formularios de recaudación y pago � d. Control en la autorización de desembolsos � Controles contables e. Controles en el área de caja y bancos � f. Controles en el área de inversiones � g. Controles en el área de cuentas por cobrar � h. Controles en el área de activos fijos � i. Controles en el área de cuentas por pagar � J Control en el área de Compras � k. Control en el área de Almacén � l. Otros (especifique) �
11. ¿Ha detectado deficiencias por falta de controles internos?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?______________________________________________________________________ Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ______________________________________________________________________________________
Estructura de Auditoria Interna
12. ¿La creación de una Unidad de Auditoría Interna es necesaria para orientar la administración financiera de la Municipalidad?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?________________________________________________________________
13. ¿Qué estructura de Auditoria Interna, cree que es la más adecuada para la Municipalidad?
a. Titular de la Unidad, colaboradores directos y auditores encargados de la ejecución de planes y programas de trabajo
�
b. Titular de la Unidad y colaboradores directos � c. Titular de la Unidad � d. Ninguno de los anteriores � e. Otra estructura, especifique � No sabe �
- 121 -
14. ¿Qué cargo estaría dispuesta a asumir en la estructura de Auditoria Interna a crearse?
a. Titular de la Unidad de Auditoría Interna � b. Colaborador directo de la Unidad de Auditoría Interna � c. Auditor encargado de la ejecución de planes y programas de trabajo � d. Ninguno de los anteriores �
¿Porqué?_______________________________________________________________________
Planes y políticas administrativas y financieras 15. ¿Conoce usted los planes y políticas administrativas existentes en la Municipalidad?
Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? _______________________________________________________________________________________
16. ¿Conoce usted los planes y políticas financieras existentes en la Municipalidad? Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? _______________________________________________________________________________________
17. ¿Estos planes y políticas se cumplen en la Municipalidad? Si � No � No sabe � ¿Porqué?_______________________________________________________________________
18. ¿En la Municipalidad existen manuales de políticas y procedimientos administrativos?
Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? _______________________________________________________________________________________
19. ¿En la Municipalidad existen manuales de políticas y procedimientos financieros?
Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? _______________________________________________________________________________________
- 122 -
ANEXO 3 Universidad Rafael Landívar Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales Lic. Contaduría Pública y Auditoría Cuestionario
Sujeto: Tesorero Municipal Oficial de Tesorería I, II, III, IV y V Municipalidad: San Miguel Dueñas, Sacatepéquez El presente cuestionario es realizado con objetivos únicamente académicos no así de fiscalización. Las respuestas de las preguntas que a continuación se detallan servirán para el trabajo de tesis titulado “VENTAJAS DE CREAR UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA (UDAI) EN LA MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL DUEÑAS, SACATEPÉQUEZ”. Sírvase responder con una “X” donde corresponda o en la forma en que más adelante se le solicita. • CREACION DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Estructura Municipal 1. ¿Existe actualmente en la Municipalidad, un área de Auditoría Interna?
Si � No � No sabe �
¿Porqué?_______________________________________________________________________ 2. ¿Cuáles son los principales departamentos que integran la estructura Municipal?
a. Participación Comunitaria � b. Recursos Humanos � c. Registro Civil � d. Relaciones Publicas � e. Informatica � f. Catastro � g. Contabilidad � h. Tesorería � i. Compras � j. Almacén � k. Supervisión de Obras � l. Unidad Técnica Municipal � m. Otros (especifique) �
3. ¿Cuáles de los siguientes departamentos considera crear o reestructurar en la Municipalidad?
Departamento Crear Reestructurar
a. Unidad de Auditoría Interna � �
b. Contabilidad � �
c. Compras � �
d. Almacén � �
- 123 -
e. Tesorería � �
f. Unidad Técnica Municipal � �
g. Catastro � �
h. Registro Civil � �
i. Otros (especifique) � �
j No sabe � � 4. ¿Dentro de la base presupuestaria, para la renumeración del personal de los departamentos de
auditoria y compras ¿Cuál es el renglón y nombre presupuestario que se afectaría? 011 Personal Permanente � 021 Personal Supernumerario � 022 Personal por Contrato � 029 Servicios Profesionales por contrato � 189 Otros estudios y/o servicios � No sabe �
Funciones Administrativas y Financieras
5. ¿Qué funciones administrativas ejerce usted en la Municipalidad?
a. Rendir cuenta al Concejo Municipal, para que resuelva sobre los pagos que
haga por orden del alcalde y que, a su juicio, no estén basados en la ley �
b. Remitir a la Contraloría General de Cuentas, certificación del acta levantada
en el corte de caja y arqueo de valores de la tesorería �
c. Presentar al Concejo Municipal la cuenta general de su administración
durante el año anterior �
d. Otras (especifique) � ______________________________________________________________________________
6. ¿Qué funciones financieras ejerce usted en la Municipalidad? a. Operar las cuentas de los libros autorizados para las operaciones de la Municipalidad � b. Registrar en libros o sistemas computarizados la contabilidad de los ingresos y egresos
municipales �
c. Efectuar los pagos que estén fundados en las asignaciones del presupuesto,
verificando su legalidad �
d. Realización de cortes de caja, exámenes de libros y registros, así como del inventario general de bienes de la Municipalidad
�
e. Elaboración de los estados financieros de la Municipalidad � f. Otras (especifique) �
______________________________________________________________________________
- 124 -
7. ¿Ha tenido algún problema para ejercer sus funciones administrativas y financieras? Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? _______________________________________________________________________________________
Controles Internos Mínimos
8. ¿De acuerdo con el trabajo que realiza, qué controles internos mínimos existen en el área de tesorería? a. Controles en la recaudación de ingresos � b. Control en la programación y ejecución del pago de las obligaciones � c. Controles en el registro y uso de formularios �
d. Controles de los depósitos correspondientes a los ingresos �
e. Control en las autorizaciones de desembolsos � f. Control en la creación y manejo de fondos fijos de caja chica �
g. Control en los fondos rotativos �
h. Control de cuentas bancarias �
i. Control en el flujo de caja �
j. Control de custodia y manejo de inversiones
k. Otras (especifique) � 9. ¿A detectado deficiencias por falta de controles internos en el departamento de tesorería?
Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ______________________________________________________________________________
Estructura de Auditoria Interna
10. ¿La creación de una unidad de auditoría interna es necesaria para orientar la administración
financiera de la Municipalidad? Si � No � No sabe �
¿Porqué?______________________________________________________________________
- 125 -
11. ¿Qué estructura de auditoria interna, cree que es la más adecuada para la Municipalidad?
a. Titular de la Unidad, colaboradores directos y auditores encargados de la ejecución de planes y programas de trabajo
�
b. Titular de la Unidad y colaboradores directos �
c. Titular de la Unidad �
d. Ninguno de los anteriores �
e. Otra estructura, especifique �
f. No sabe �
Planes y políticas administrativas y financieras 12. ¿Cuáles son los planes y políticas administrativas existentes de la Municipalidad?
______________________________________________________________________________ 13. ¿Cuáles son los planes y políticas financieras existentes de la Municipalidad?
Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ______________________________________________________________________________
14. ¿Los planes y políticas administrativas y financieras, se cumplen en la Municipalidad?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?________________________________________________________________________
15. ¿En la Municipalidad existen manuales de políticas y procedimientos administrativos?
Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? _________________________________________________________________________________
16. ¿En la Municipalidad existen manuales de políticas y procedimientos financieros?
Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
- 126 -
ANEXO 4 Universidad Rafael Landívar Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales Lic. Contaduría Pública y Auditoría Cuestionario Sujetos: Alcalde Municipal Concejales Municipales Síndicos Municipales Administrador de Mercado Municipal Administrador de Finca Florencia Una Municipalidad El presente cuestionario es realizado con objetivos únicamente académicos no así de fiscalización. Las respuestas de las preguntas que a continuación se detallan servirán para el trabajo de tesis titulado “VENTAJAS DE FORTALECER UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA (UDAI) EN UNA MUNICIPALIDAD”. Sírvase responder con una “X” donde corresponda o en la forma en que más adelante se le solicita. • FORTALECIMIENTO DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Estructura de Auditoría Interna 1. ¿Actualmente cómo se encuentra estructurada la Auditoría Interna en la Municipalidad?
a. Titular de la Unidad, colaboradores directos y auditores encargados de la ejecución de planes y programas de trabajo
�
b. Titular de la Unidad y colaboradores directos �
c. Titular de la Unidad �
d. Ninguno de los anteriores �
e. Otra estructura, especifique �
______________________________________________________________________________
2. Dentro de la base presupuestaria, para la renumeración del personal de auditoría interna, ¿Cuál es el renglón y nombre presupuestario que se afecta? 011 Personal Permanente �
021 Personal Supernumerario �
022 Personal por Contrato �
029 Servicios Profesionales por contrato �
189 Otros estudios y/o servicios �
No sabe �
3. ¿Considera necesario fortalecer el área de auditoría en la Municipalidad?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?_________________________________________________________________________
4. ¿Derivado del fortalecimiento del área de auditoría interna, el salario de las personas debería ser
contemplando en renglón presupuestario 011-Personal permanente? Si � No � Otra � No sabe �
- 127 -
¿Porqué?_________________________________________________________________________ Plan y Programas de Auditoría 5. ¿Auditoría Interna le envía algún informe o memorando de los resultados de supervisiones que
realiza en las áreas administrativas y financieras de la Municipalidad? Si � No � No sabe �
¿Porqué?_________________________________________________________________________ Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ______________________________________________________________________________
6. ¿La auditora participa en operaciones administrativas? Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ________________________________________________________________________________
7. ¿La auditora participa en operaciones financieras? Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ______________________________________________________________________________
Fortalecimiento de Controles Internos existentes 8. ¿Qué controles internos administrativos existen actualmente en la Municipalidad?
a. Control de políticas y procedimientos de contratación, retención y despido de personal �
b. Control de las decisiones tomadas sobre la base del flujo de efectivo �
c. Control de política y procedimientos de recuperabilidad de cuentas por cobrar �
d. Controles en los servicios públicos municipales �
e. Control de políticas públicas, planes, programas y proyectos de desarrollo del municipio �
f. Controles en la adjudicación de la contratación de obras, bienes y servicios �
g. Controles en la aprobación, ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto de ingresos y egresos
�
h. Otros (especifique) � 9. ¿Qué controles internos financieros existen actualmente en la Municipalidad?
a. Controles en el área de Ingresos �
b. Controles en el área de Egresos �
c. Control en registro y uso de formularios de recaudación y pago �
d. Control en la autorización de desembolsos �
- 128 -
Controles contables
e. Controles en el área de caja y bancos � f. Controles en el área de inversiones � g. Controles en el área de cuentas por cobrar � h. Controles en el área de activos fijos � i. Controles en el área de cuentas por pagar �
j. Control en el área de Compras �
k. Control en el área de Almacén �
l. Otros (especifique) � ______________________________________________________________________________
10. ¿Estos controles se adecuan para el cumplimiento de los planes, programas, políticas y
requerimientos legales establecidos en la Municipalidad? Si � No � No sabe � ¿Porqué?_________________________________________________________________________
11. ¿Es necesario adecuar los controles internos existentes, conforme la complejidad de operaciones
administrativas y financieras de la Municipalidad?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?_________________________________________________________________________ Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ________________________________________________________________________________
12. ¿La información financiera proporcionada por la Municipalidad, será de mayor confiabilidad e integridad si se fortalece el área de Auditoría Interna?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?_________________________________________________________________________
- 129 -
ANEXO 5 Universidad Rafael Landívar Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales Lic. Contaduría Pública y Auditoría
Cuestionario Sujeto: Encargada del área de Auditoría Una Municipalidad El presente cuestionario es realizado con objetivos únicamente académicos no así de fiscalización. Las respuestas de las preguntas que a continuación se detallan servirán para el trabajo de tesis titulado “VENTAJAS DE FORTALECER UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA (UDAI) EN UNA MUNICIPALIDAD”. Sírvase responder con una “X” donde corresponda o en la forma en que más adelante se le solicita. • FORTALECIMIENTO DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
Estructura de Auditoría Interna 1. ¿Actualmente cómo se encuentra estructurada la Auditoría Interna en la Municipalidad?
a. Titular de la Unidad, colaboradores directos y auditores encargados de la ejecución de planes y programas de trabajo
�
b. Titular de la Unidad y colaboradores directos � c. Titular de la Unidad � d. Ninguno de los anteriores � e. Otra estructura, especifique �
______________________________________________________________________________
2. Dentro de la base presupuestaria, para la renumeración del personal de auditoría interna, ¿Cuál es el renglón y nombre presupuestario que se afecta? 011 Personal Permanente � 021 Personal Supernumerario � 022 Personal por Contrato � 029 Servicios Profesionales por contrato � 189 Otros estudios y/o servicios � No sabe �
3. ¿Considera necesario fortalecer el área de auditoría en la Municipalidad? Si � No � No sabe � ¿Porqué?_______________________________________________________________________
4. ¿Derivado del fortalecimiento del área de auditoría interna, el salario de las personas debería ser
contemplando en renglón presupuestario 011-Personal permanente? Si � No � Otra � No sabe � ¿Porqué?_______________________________________________________________________
- 130 -
Plan y Programas de Auditoría 5. ¿Se elabora un plan anual de trabajo de auditoría para ejecutarse en la Municipalidad?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?_______________________________________________________________________
6. ¿Se trabaja con programas de auditoría?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?_______________________________________________________________________
7. ¿Es necesario implementar programas, conforme las exigencias cambiantes de la Municipalidad?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?_______________________________________________________________________
Fortalecimiento de Controles Internos existentes
8. ¿Qué controles internos administrativos existen actualmente en la Municipalidad?
a. Control de políticas y procedimientos de contratación, retención y despido de personal �
b. Control de las decisiones tomadas sobre la base del flujo de efectivo �
c. Control de política y procedimientos de recuperabilidad de cuentas por cobrar �
d. Controles en los servicios públicos municipales �
e. Control de políticas públicas, planes, programas y proyectos de desarrollo del municipio �
f. Controles en la adjudicación de la contratación de obras, bienes y servicios �
g. Controles en la aprobación, ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto de ingresos y egresos
�
h. Otros (especifique) � ______________________________________________________________________________
9. ¿Qué controles internos financieros existen actualmente en la Municipalidad?
a. Controles en el área de Ingresos �
b. Controles en el área de Egresos �
c. Control en registro y uso de formularios de recaudación y pago �
d. Control en la autorización de desembolsos �
Controles contables e. Controles en el área de caja y bancos � f. Controles en el área de inversiones � g. Controles en el área de cuentas por cobrar � h. Controles en el área de activos fijos �
- 131 -
i. Controles en el área de cuentas por pagar �
j. Control en el área de Compras �
k. Control en el área de Almacén �
l. Otros (especifique) � ____________________________________________________________________________
10. ¿Cada cuánto tiempo supervisa y evalúa que se este cumpliendo con estos controles?
a. Diario � b. Semanal � c. Mensual � d. Bimestral � e. Trimestral � f. Semestral � g. Anual � h. Otros (especifique) �
______________________________________________________________________________
11. ¿Estos controles se adecuan para el cumplimiento de los objetivos, planes, programas, políticas y requerimientos legales establecidos en la Municipalidad?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?_________________________________________________________________________
12. ¿Es necesario adecuar los controles internos existentes, conforme la complejidad de operaciones
administrativas y financieras de la Municipalidad?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?_________________________________________________________________________ Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ________________________________________________________________________________
13. ¿La información financiera proporcionada por la Municipalidad, será de mayor confiabilidad e integridad si se fortalece el área de Auditoría Interna?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?_________________________________________________________________________
- 132 -
ANEXO 6
Universidad Rafael Landívar Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales Lic. Contaduría Pública y Auditoría Cuestionario Sujeto: Jefe de Contabilidad Oficial de Contabilidad Contador Mercado Municipal Contador Finca Florencia Una Municipalidad El presente cuestionario es realizado con objetivos únicamente académicos no así de fiscalización. Las respuestas de las preguntas que a continuación se detallan servirán para el trabajo de tesis titulado “VENTAJAS DE FORTALECER UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA (UDAI) EN UNA MUNICIPALIDAD”. Sírvase responder con una “X” donde corresponda o en la forma en que más adelante se le solicita. • FORTALECIMIENTO DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
Estructura de Auditoría Interna 1. ¿Actualmente cómo se encuentra estructurada la Auditoría Interna en la Municipalidad?
a. Titular de la Unidad, colaboradores directos y auditores encargados de la ejecución de planes y programas de trabajo
�
b. Titular de la Unidad y colaboradores directos � c. Titular de la Unidad � d. Ninguno de los anteriores � e. Otra estructura, especifique �
_____________________________________________________________________________
2. Dentro de la base presupuestaria, para la renumeración del personal de auditoría interna, ¿Cuál es el renglón y nombre presupuestario que se afecta? 011 Personal Permanente � 021 Personal Supernumerario � 022 Personal por Contrato � 029 Servicios Profesionales por contrato � 189 Otros estudios y/o servicios � No sabe �
3. ¿Considera necesario fortalecer el área de auditoría en la Municipalidad? Si � No � No sabe � ¿Porqué?_______________________________________________________________________
4. ¿Derivado del fortalecimiento del área de auditoría interna, el salario de las personas debería ser
contemplando en renglón presupuestario 011-Personal permanente? Si � No � Otra � No sabe �
- 133 -
¿Porqué?____________________________________________________________________ Plan y Programas de Auditoría
5. ¿Con qué periodicidad Auditoria Interna supervisa las operaciones realizadas en el área a su cargo?
a. Diario � b. Semanal � c. Mensual � d. Bimestral � e. Trimestral � f. Semestral � g. Anual � h. Otros (especifique) �
6. ¿Auditoría Interna le envía algún informe o memorando de los resultados de supervisiones que
realiza en las áreas administrativas y financieras de la Municipalidad? Si � No � No sabe �
¿Porqué?_______________________________________________________________________
7. ¿La auditora participa en operaciones administrativas?
Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ______________________________________________________________________________
8. ¿La auditora participa en operaciones financieras? Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ______________________________________________________________________________
Fortalecimiento de Controles Internos Existentes
9. ¿Qué controles internos administrativos existen actualmente en la Municipalidad?
a. Control de políticas y procedimientos de contratación, retención y despido de personal � b. Control de las decisiones tomadas sobre la base del flujo de efectivo � c. Control de política y procedimientos de recuperabilidad de cuentas por cobrar � d. Controles en los servicios públicos municipales � e. Control de políticas públicas, planes, programas y proyectos de desarrollo del municipio � f. Controles en la adjudicación de la contratación de obras, bienes y servicios � g. Controles en la aprobación, ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto de
ingresos y egresos �
h. Otros (especifique) �
- 134 -
10. ¿Qué controles internos financieros existen actualmente en la Municipalidad?
a. Controles en el área de Ingresos � b. Controles en el área de Egresos � c. Control en registro y uso de formularios de recaudación y pago � d. Control en la autorización de desembolsos � Controles contables � e. Controles en el área de caja y bancos � f. Controles en el área de inversiones � g. Controles en el área de cuentas por cobrar � h. Controles en el área de activos fijos � i. Controles en el área de cuentas por pagar � j. Control en el área de Compras � k. Control en el área de Almacén � l. Otros (especifique) �
11. ¿Estos controles se adecuan para el cumplimiento de los planes, programas, políticas y
requerimientos legales establecidos en la Municipalidad? Si � No � No sabe � ¿Porqué?______________________________________________________________________
12. ¿Es necesario adecuar los controles internos existentes, conforme la complejidad de operaciones administrativas y financieras de la Municipalidad?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?________________________________________________________________________ Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ______________________________________________________________________________
13. ¿Cómo resultado de la revisión periódica por parte de Auditoria Interna, que deficiencias de control interno, le han reportado hacia su área de trabajo? ______________________________________________________________________________
14. ¿La información financiera proporcionada por la Municipalidad, será de mayor confiabilidad e integridad si se fortalece el área de Auditoria Interna? Si � No � No sabe � ¿Porqué?_________________________________________________________________________
- 135 -
ANEXO 7
Universidad Rafael Landívar Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales Lic. Contaduría Pública y Auditoría
Cuestionario Sujeto: Tesorero General Oficiales de Tesorería I, II, III, I V y V Una Municipalidad El presente cuestionario es realizado con objetivos únicamente académicos no así de fiscalización. Las respuestas de las preguntas que a continuación se detallan servirán para el trabajo de tesis titulado “VENTAJAS DE FORTALECER UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA (UDAI) EN UNA MUNICIPALIDAD”. Sírvase responder con una “X” donde corresponda o en la forma en que más adelante se le solicita. • FORTALECIMIENTO DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
Estructura de Auditoría Interna
1. ¿Actualmente como se encuentra estructurada la Auditoría Interna en la Municipalidad?
a. Titular de la Unidad, colaboradores directos y auditores encargados de la ejecución de planes y programas de trabajo
�
b. Titular de la Unidad y colaboradores directos �
c. Titular de la Unidad �
d. Ninguno de los anteriores �
e. Otra estructura, especifique � 2. Dentro de la base presupuestaria, para la renumeración del personal de auditoría interna, ¿Cuál es el
renglón y nombre presupuestario que se afecta? 011 Personal Permanente � 021 Personal Supernumerario � 022 Personal por Contrato � 029 Servicios Profesionales por contrato � 189 Otros estudios y/o servicios � No sabe �
3. ¿Considera necesario fortalecer el área de auditoría en la Municipalidad?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?_______________________________________________________________________
4. ¿Derivado del fortalecimiento del área de auditoría interna, el salario de las personas debería ser
contemplando en renglón presupuestario 011-Personal permanente? Si � No � Otra � No sabe � ¿Porqué?_______________________________________________________________________
- 136 -
Plan y Programas de Auditoría
5. ¿Con qué periodicidad Auditoria Interna supervisa las operaciones realizadas en el área a su cargo?
a. Diario �
b. Semanal �
c. Mensual �
d. Bimestral �
e. Trimestral �
f. Semestral �
g. Anual �
h. Otros (especifique) � ______________________________________________________________________________
6. ¿Auditoría Interna le envía algún informe o memorando de los resultados de supervisiones que
realiza en las áreas administrativas y financieras de la Municipalidad? Si � No � No sabe �
¿Porqué?_______________________________________________________________________
7. ¿La auditora participa en operaciones administrativas?
Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ______________________________________________________________________________
8. ¿La auditora participa en operaciones financieras? Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ______________________________________________________________________________
Fortalecimiento de Controles Internos Existentes 9. ¿Qué controles internos administrativos existen actualmente en la Municipalidad?
a. Control de políticas y procedimientos de contratación, retención y despido de personal �
b. Control de las decisiones tomadas sobre la base del flujo de efectivo �
c. Control de política y procedimientos de recuperabilidad de cuentas por cobrar �
d. Controles en los servicios públicos municipales �
e. Control de políticas públicas, planes, programas y proyectos de desarrollo del municipio �
f. Controles en la adjudicación de la contratación de obras, bienes y servicios �
- 137 -
g. Controles en la aprobación, ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto de ingresos y egresos
�
h. Otros (especifique) � ______________________________________________________________________________
10. ¿Qué controles internos financieros existen actualmente en la Municipalidad?
a. Controles en el área de Ingresos �
b. Controles en el área de Egresos �
c. Control en registro y uso de formularios de recaudación y pago �
d. Control en la autorización de desembolsos �
Controles contables e. Controles en el área de caja y bancos � f. Controles en el área de inversiones � g. Controles en el área de cuentas por cobrar � h. Controles en el área de activos fijos � i. Controles en el área de cuentas por pagar �
J Control en el área de Compras �
k. Control en el área de Almacén �
l. Otros (especifique) � 11. ¿Estos controles se adecuan para el cumplimiento de los planes, programas, políticas y
requerimientos legales establecidos en la Municipalidad? Si � No � No sabe � ¿Porqué?______________________________________________________________________
12. ¿Es necesario adecuar los controles internos existentes, conforme la complejidad de operaciones
administrativas y financieras de la Municipalidad?
Si � No � No sabe � ¿Porqué?_______________________________________________________________________ Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ______________________________________________________________________________
13. ¿Cómo resultado de la revisión periódica por parte de Auditoria Interna, que deficiencias de control interno, le han reportado hacia su área de trabajo? ______________________________________________________________________________
14. ¿La información financiera proporcionada por la Municipalidad, será de mayor confiabilidad e integridad si se fortalece el área de Auditoría Interna? Si � No � No sabe � ¿Porqué?_______________________________________________________________________
- 138 -
ANEXO 8 Universidad Rafael Landívar Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales Lic. Contaduría Pública y Auditoría Cuestionario
Sujetos: Jefe de Compras Jefe de Almacén y Auxiliar
Una Municipalidad El presente cuestionario es realizado con objetivos únicamente académicos no así de fiscalización. Las respuestas de las preguntas que a continuación se detallan servirán para el trabajo de tesis titulado “VENTAJAS DE FORTALECER UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA (UDAI) EN UNA MUNICIPALIDAD”. Sírvase responder con una “X” donde corresponda o en la forma en que más adelante se le solicita. • FORTALECIMIENTO DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
Estructura de Auditoría Interna
1. ¿Actualmente como se encuentra estructurada la Auditoría Interna en la Municipalidad?
a. Titular de la Unidad, colaboradores directos y auditores encargados de la ejecución de planes y programas de trabajo
�
b. Titular de la Unidad y colaboradores directos � c. Titular de la Unidad � d. Ninguno de los anteriores � e. Otra estructura, especifique �
______________________________________________________________________________
2. ¿Considera necesario fortalecer el área de Auditoría Interna en la Municipalidad? Si � No � No sabe � ¿Porqué?_________________________________________________________________________
Plan y Programas de Auditoría
3. ¿Con qué periodicidad Auditoría Interna supervisa las operaciones realizadas en el área a su cargo?
a. Diario �
b. Semanal �
c. Mensual �
d. Bimestral �
e. Trimestral �
- 139 -
f. Semestral �
g. Anual �
h. Otros (especifique) � ______________________________________________________________________________
4. ¿Auditoría Interna envía al Departamento, algún informe o memorando de los resultados de la supervisiones que realiza en las áreas administrativas y financieras de la Municipalidad? Si � No � No sabe �
¿Porqué?_______________________________________________________________________
5. ¿La auditora participa en operaciones administrativas?
Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ______________________________________________________________________________
6. ¿La auditora participa en operaciones financieras? Si � No � No sabe � Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ______________________________________________________________________________
Fortalecimiento de Controles Internos Existentes
7. ¿Qué controles internos administrativos existen actualmente en la Municipalidad?
a. Control de políticas y procedimientos de contratación, retención y despido de personal �
b. Control de las decisiones tomadas sobre la base del flujo de efectivo �
c. Control de política y procedimientos de recuperabilidad de cuentas por cobrar �
d. Controles en los servicios públicos municipales �
e. Control de políticas públicas, planes, programas y proyectos de desarrollo del municipio �
f. Controles en la adjudicación de la contratación de obras, bienes y servicios �
g. Controles en la aprobación, ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto de ingresos y egresos
�
h. Otros (especifique) � ______________________________________________________________________________
8. ¿Qué controles internos financieros existen actualmente en la Municipalidad?
a. Controles en el área de Ingresos �
b. Controles en el área de Egresos �
- 140 -
c. Control en registro y uso de formularios de recaudación y pago �
d. Control en la autorización de desembolsos �
Controles contables e. Controles en el área de caja y bancos � f. Controles en el área de inversiones � g. Controles en el área de cuentas por cobrar � h. Controles en el área de activos fijos � i. Controles en el área de cuentas por pagar �
j. Control en el área de Compras �
k. Control en el área de Almacén �
l. Otros (especifique) � ______________________________________________________________________________
9. ¿Estos controles se adecuan para el cumplimiento de los planes, programas, políticas y requerimientos legales establecidos en la Municipalidad? Si � No � No sabe � ¿Porqué?_________________________________________________________________________
10. ¿Es necesario adecuar los controles internos existentes, conforme la complejidad de operaciones
administrativas y financieras de la Municipalidad? Si � No � No sabe � ¿Porqué?_________________________________________________________________________ Si su respuesta es sí, ¿Cuáles? ________________________________________________________________________________
11. ¿Cómo resultado de la revisión periódica por parte de Auditoria Interna, que deficiencias de control interno, le han reportado hacia su área de trabajo? _________________________________________________________________________________
12. ¿La información financiera proporcionada por la Municipalidad, será de mayor confiabilidad e
integridad si se fortalece el área de Auditoria Interna? Si � No � No sabe � ¿Porqué?_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________
- 141 -
ANEXO 9 - GLOSARIO
Asociación Nacional de Municipalidades - ANAM
Es la entidad que agrupa a todos los Alcaldes y Municipalidades del Pais y los
representa legalmente ante cualquier instancia nacional o internacional
Atribuciones
Facultad que los cargos confieren a los funcionarios o empleados públicos. Cada una
de las facultades o poderes que corresponden a cada parte de una organización publica
o privada según las normas que las ordenen.
Auditoria Interna Gubernamental
Es una actividad de evaluación permanente e imparcial de todas las operaciones y
estructura de control interno de un Ente Publico, como un servicio a su administración.
Autonomía
Debe entenderse la capacidad o potestad que, dentro del Estado, tienen algunas
instituciones, para dirigir los asuntos de su vida interior, por medio de gobierno y
normas propias.
Autonomía Municipal
Que tiene la capacidad para gobernarse a sí mismo, de conformidad con lo establecido
en la Constitución y las Leyes, especialmente el Código Municipal.
Cargo o puesto
Un puesto es una unidad de trabajo específica e impersonal constituida por un conjunto
de operaciones que deben realizar, aptitudes que debe poseer y responsabilidades que
debe asumir su titular, en determinadas condiciones de trabajo.
- 142 -
Catastro
Censo y padrón estadístico de las fincas rústicas y urbanas de los pueblos.
Competencia
Poder o cantidad de poder de los funcionarios o empleados públicos para conocer
determinados asuntos, negocios, casos o problemas. Pericia, aptitud, idoneidad para
hacer algo o intervenir en un asunto determinado.
Estructura Orgánica
Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se especifica
la división de funciones, la interrelación y coordinación que debe existir entre las
diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los
objetivos,
Instituto de Fomento Municipal - INFOM
Es una Institución Estatal que maneja fondos que le pertenecen a su municipio.
Además, le brinda capacitación, asesoría técnica y consultaría. También provee
financiamiento para las Municipalidades.
Municipio
Es la Unidad básica de la organización territorial del Estado y espacio inmediato de
participación ciudadana en los asuntos públicos. Institución autónoma de derecho
público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer
obligaciones, y en general para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente
establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y
multilingües.
- 143 -
Nivel Jerárquico
Comprende todos los órganos que tienen autoridad y responsabilidad similares,
independientemente de la clase de función que tengan encomendada.
Organización
Esa el arreglo de las distintas unidades de que se compone un organismo
administrativo y la relación que guardan esas unidades entre sí, así como la forma en
que están repartidas las actividades de ese organismo entres sus unidades. Por eso se
dice que el organigrama es el retrato o la presentación grafica de la organización. La
organización supone: Una estructura y un conjunto de actividades o funciones
asignadas a los órganos.
Probidad
Bondad, rectitud de ánimo, hombría de bien, integridad y honradez.
Tesis Descriptiva
Estas tesis generalmente consisten en relacionar 2 o 3 variables dentro de determinado
sector empresarial o institucional. Son puntuales y permiten establecer relaciones de
diverso tipo.
Unidad Administrativa
Es un órgano impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones, o
parte de ellas, en determinado nivel Jerárquico.
Unidad De Auditoria Interna (UDAI)
Es el elemento de apoyo gerencial en todo ente público, en materia de control interno y
funcionalidad de sistemas diseñados para la ejecución y control de las operaciones, en
forma permanente.
![[LTB-150] Teologia de Lucas - Fernando Mazariegos](https://static.fdocumento.com/doc/165x107/557210b8497959fc0b8d9d89/ltb-150-teologia-de-lucas-fernando-mazariegos.jpg)
