UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES...
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROYECTO INTEGRADOR DE CARRERA
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A.
TEMA:
“MANUAL DE CONTROL INTERNO A LA GESTIÓN FINANCIERA EN EL ÁREA DE
TESORERÍA DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE
PASTAZA”
AUTORES: TLGA. ACURIO ACURIO MAYRA ROCÍO
TLGA. LASSO MACIAS GRISELDA HERNESTINA
ASESOR: DR. JARRÍN LÓPEZ WALTER BOLÍVAR
PUYO – PASTAZA
2012
ii
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
Certifico que el presente trabajo previo a la obtención del Título de Ingeniera (o) en Contabilidad
Superior, Auditoria y Finanzas, ha sido desarrollado por las señoritas Acurio Acurio Mayra Rocío
y Lasso Macías Griselda Hernestina, bajo mi tutoría y dirección cumpliendo con todos los
requisitos y disposiciones legales establecidas por UNIANDES por la que autorizo su
presentación.
Puyo, 24 de enero de 2012
Dr. Walter Bolívar Jarrín López
ASESOR
iii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Tlgas. Acurio Acurio Mayra Rocío y Lasso Macías Griselda Hernestina, declaramos que el
presente proyecto Integrador de Carrera, cuyo tema es: “Manual de Control Interno a la Gestión
Financiera en el área de tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de
Pastaza”, previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoria y
Finanzas es auténtico y original y que los derechos de autoría le corresponden a la Universidad
Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
Puyo, 24 de enero del 2012
Acurio Acurio Mayra Rocío Lasso Macías Griselda Hernestina
C.I.1500792393 C.I. 1600541740
iv
AGRADECIMIENTO
Nuestro fraterno agradecimiento a la Universidad Regional Autónoma de los Andes
“UNIANDES”, a la Facultad de Sistemas Mercantiles, que nos abrió sus puertas para adquirir
conocimientos en bien de nuestra vida profesional. A nuestros maestros que con sus sabios
conocimientos compartidos a nosotros, guiándonos a un buen desempeño para nuestra vida
profesional, a nuestras queridas familias que nos dieron su apoyo incondicional durante el tiempo
que hemos dedicado a la realización de nuestra carrera. Al Gobierno Autónomo Descentralizado
Provincial de Pastaza, por habernos facilitado información para la culminación de nuestro trabajo
de grado.
Expresamos nuestro gran reconocimiento de gratitud al Dr. Bolívar Jarrín, asesor del proyecto
integrador de carrera, quien con su apoyo incondicional y de forma desinteresada nos supo guiar
para la culminación de la investigación y así poder cumplir con nuestros objetivos y propósitos
planteados; y a todos los señores catedráticos y compañeros por su apoyo moral brindado a lo
largo de nuestros estudios.
Tlga. Mayra Acurio Tlga. Griselda Lasso
v
DEDICATORIA
Dedicamos este trabajo de grado nuestra vida profesional, a quienes que de una u otra manera nos
apoyaron de forma desinteresada para poder continuar con nuestros estudios; a Dios por habernos
dado fuerzas para no desmayar y así poder avanzar con nuestros propósitos y por darnos
sabiduría, salud y fortaleza en el largo camino de nuestro estudio.
También dedicamos a quienes nos apoyaron económica y moralmente con sus conocimientos
para poder llegar a culminar con nuestro objetivo, a nuestros padres, hermanos e hijos por su
tiempo, por sus consejos, comprensión y apoyo para conseguir este tan valioso anhelo.
Mayra Acurio Griselda Lasso
vi
RESUMEN EJECUTIVO
El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza es una institución que se dedica
exclusivamente a brindar servicio social y desarrollo sustentable y sostenible de sus habitantes.
Sus actividades se basan exclusivamente en proyectos que se proponen anualmente a través de un
plan operativo anual (POA).
Observando y tomando en consideración la necesidad por la que atraviesa la institución, la
presente investigación se orienta fundamentalmente en diseñar un Manual de Control Interno
para la gestión del área de Tesorería.
El sistema de control interno constituye un proceso diseñado para proporcionar seguridad y la
salvaguarda de los recursos económicos, a través del cual todas las actividades de una
organización son coordinadas detalladamente, tomando medidas fundamentales para evaluar y
mejorar los distintos problemas que se presentan.
La propuesta de control interno la presentamos de acuerdo a las contingencias y debilidades que
hemos encontrado en la institución como es la falta de organización, el no cumplimiento de las
ordenanzas y disposiciones.
Se ha utilizado algunos métodos de evaluación de control interno para conseguir mayor
información sobre la gestión de tesorería, logrando dar soluciones a las posibles dificultades que
se presenten.
vii
Los estudios realizados en esta propuesta mediante el proyecto integrador de carrera van dirigidos
en sí, a toda el Área de Tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastazay
sus respectivas funciones, actividades y personal.
El resultado que se pretende obtener con la puesta en marcha de este manual de control Interno es
el tener información clara, concreta precisa mediante la cual la unidad y la organización sea más
eficiente, efectiva y eficaz en los procesos a seguir la toma de decisiones que contribuyan a su
superación y desarrollo sostenible y sustentable para administrar los recursos económicos y que
se cumplan con los convenios entre organizaciones públicas, privadas, capaz de que la
organización provincial esté al día con lo que estipula la ley de contratación pública y con la
Constitución Política del Estado, determinado el buen manejo de los recursos económicos,
cumpliendo y haciendo cumplir los convenios contraídos con terceros en beneficio de la
institución y salvaguardando los recursos económicos del Gobierno Autónomo Descentralizado
Provincial de Pastaza.
viii
EXECUTIVESUMMARY
The Government decentralized autonomous Provincial Pastaza is an institution that is devoted
exclusively to provide Social service and sustainable development and sustainable of its
inhabitants. Its activities are based exclusively on projects that are proposed annually through an
operating plan (POA).
Observing and taking into account the need for the facing the Institution, This research is mainly
focused on designing a Manual of Internal Control to the management of the Treasury area.
The system of Internal Control is a process designed to provide security and safeguarding the
economic Resources, Through which all activities of an organization are coordinated in detail,
Taking fundamental steps to assess and improve the various problems that are presented.
The Proposal for Internal Control the present according to the contingencies and weaknesses We
have found in the institution which is the lack of organization, The non-compliance with
ordinances and regulations.
It has been used some methods of evaluation of Internal Control to get more information on the
Treasury Management, Achieving give solutions to the potential difficulties that come up.
The studies carried out in this proposal through the project Integrating career are directed in if,
The whole area of Treasury of the Government decentralized autonomous Provincial of Pastaza
and their respective functions, activities and staff.
The intended result obtained with the launching of this Manual of Internal Control is to have
clear information, Precise concrete through which the unit and the organization more efficient,
ix
Effective and efficient in the processes to be followed in making the decisions that contribute to
its improvement and sustainable development to manage the economic resources and that they
comply with the conventions between public organizations, private, capable of the Provincial
organization this day with the law on public procurement and with the Political Constitution of
the State determined the good management of economic resources, Serving and enforcing the
agreements entered into with third parties for the benefit of the institution And while
safeguarding the economic resources of the Government decentralized autonomous Provincial
Pastaza.
x
ÍNDICE GENERAL
CONTENIDO PÁG.
Portada i
Certificación del asesor ii
Declaración de autoría iii
Agradecimiento iv
Dedicatoria v
Resumen Ejecutivo vi
Índice General x
ÍNDICE DE CONTENIDOS
CAPÍTULO I
EL OBJETO DE TRANSFORMACIÓN 1
1.1. ANTECEDENTES 1
1.2. IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO 5
1.3. OBJETIVOS 6
1.3.1. Objetivo general 6
1.3.2. Objetivos específicos 6
1.4. Beneficiarios 7
1.4.1. Beneficiarios directos 7
1.4.2. Beneficiarios indirectos 7
xi
CAPÍTULO II
DISEÑO TEÒRICO-METODOLÓGICO DE LA PROPUESTA 8
2.1. BASES TEÓRICAS DEL PROYECTO INTEGRADOR. 8
2.1.1. El control interno organizacional 8
2.1.1.1. Ambiente de Control 9
2.1.1.2. Valoración de riesgos 10
2.1.1.3. Actividades de control 11
2.1.1.4. Información y comunicación 13
2.1.1.5. Actividades de monitoreo ONGOING 14
2.1.2. El proceso de evaluación 15
2.1.2.1. ¿Qué puede hacer el control interno? 16
2.1.2.2. Control interno sobre los ingresos de efectivo 16
2.1.2.2.1. Faltantes y Sobrantes de Efectivo 16
2.1.2.3. Criterios básicos del control interno 17
2.1.3. Herramientas del control interno 19
2.1.4. Responsables del control interno 22
2.1.4.1. La Gerencia 22
2.1.4.2. Ejecutivos financieros 23
2.1.4.3. Comité de auditoría 24
2.1.4.4. Comité de finanzas 25
2.1.4.5. Área Jurídica 25
2.1.4.6. La Auditoría Interna 26
xii
2.1.4.6.1. Definición 26
2.1.4.7. En el sector público, las Contralorías 27
2.1.5. Evaluación del sistema de control interno 28
2.1.5.1. Generalidades 28
2.1.5.1.1. Riesgos de la Evaluación 29
2.1.5.1.2. Métodos para evaluar el control interno 30
2.1.5.1.2.1. Método de cuestionario 30
2.1.5.1.2.2. Método narrativo o descriptivo 31
2.1.5.1.2.3. Gráfico o diagrama de flujo 31
2.1.6. Ciclo de tesorería 32
2.1.6.1. Naturaleza y funciones 32
2.1.6.2. Ingresos y desembolsos 33
2.1.6.3. Objetivo del Control Interno 33
2.1.6.4. Autorización 33
2.1.6.5. Proceso de transacción 34
2.1.6.6. Verificación y Evaluación 34
2.1.6.7. Protección física 34
2.1.6.8. Ciclo de tesorería 35
2.1.6.9. Ciclo de adquisición y pagos 35
2.1.6.9.1. Naturaleza y funciones 35
2.1.6.9.2. Funciones especiales 36
2.1.6.9.3. Asientos contables 37
2.1.6.9.4. Documentos y formas 37
xiii
2.1.6.9.5. Base de datos 37
2.1.6.9.6. Enlace con otros ciclos 38
2.1.7. Ciclo de informe financiero 38
2.1.7.1. Naturaleza y funciones 38
2.1.7.2. Particularidades del ciclo de informe financiero 39
2.1.7.2.1. Funciones especiales 39
2.1.7.2.2. Asientos Contables 40
2.1.7.2.3. Documentos y formas 40
2.1.7.2.4. Base de datos 40
2.1.7.2.5. Informes generales u ordinarios 40
2.1.7.2.6. Enlaces con otros Ciclos 40
2.1.8. Auditoría y control de los procesos informáticos 40
2.1.8.1. Controles de la organización del proceso de datos 41
2.1.9. normas de actividades de control 43
2.1.9.1. Separación de tareas y responsabilidades 43
2.1.9.2. Coordinación entre áreas 43
2.1.9.3. Documentación 44
2.1.9.4. Niveles definidos de autorización 44
2.1.10. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos 45
2.1.10.1. Acceso restringido a los recursos, activos y registros 45
2.1.10.2. Rotación del personal en las tareas claves 46
2.1.10.3. Control del sistema de información 48
xiv
2.1.10.4. Control de la tecnología de información 48
2.1.10.5. Indicadores de desempeño 49
2.1.11. Administración financiera - TESORERÍA 50
2.1.11.1. Determinación y recaudación de los ingresos 50
2.1.11.2. Constancia documental de la recaudación 51
2.1.11.3. Especies valoradas 52
2.1.11.4. Verificación de los ingresos 53
2.1.11.5. Medidas de protección de las recaudaciones 53
2.1.11.6. Cuentas corrientes bancarias 54
2.1.11.7. Conciliaciones bancarias 55
2.1.11.8. Control previo al pago 56
2.1.11.9. Pagos a beneficiarios 57
2.1.11.10. Cumplimiento de obligaciones 59
2.1.11.11. Utilización del flujo de caja en la programación financiera 60
2.1.11.12. Control y custodia de garantías 61
2.1.11.13. Transferencia de fondos por medios electrónicos 62
2.1.11.14. Inversiones financieras, adquisición y venta 63
2.1.11.15. Inversiones financieras, control y verificación física 64
2.1.12. Elementos del control interno 65
2.2. METODOLOGÍA DE LA PROPUESTA 66
2.2.1. Descripción de la metodología del proyecto 66
2.2.2. Técnicas 67
2.2.3. La Consulta 67
xv
2.2.4. Tipos de investigación 67
2.3. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO 68
2.3.1. Población y muestra 68
2.3.2. Métodos, técnicas e instrumentos 68
2.3.3. Técnicas 69
2.3.3.1. Entrevista 69
2.3.3.2. Encuesta 70
2.3.3.3. Ficha de encuesta 70
2.3.3.4. Tabulación e interpretación 70
CAPÍTULO III
3.1. DESARROLLO DE LA PROPUESTA 8
3.1.1. ANTECEDENTES 87
3.2. JUSTIFICACIÓN 88
3.3. OBJETIVOS 89
3.3.1 Objetivo general 89
3.3.2 Objetivos específicos 89
3.4. FUNDAMENTACIÒN LEGAL, TEÓRICA Y TÈCNICA 90
3.4.1 Base legal de la gestión de tesorería 90
3.4.1.1. Normas de control interno, (2010), acuerdo 39-c.g.e 90
3.4.1.1.1. Determinación y recaudación de ingresos 90
3.4.1.1.2. Constancia documental de la recaudación 91
3.4.1.1.3. Verificación de los ingresos 91
3.4.1.1.4. Medidas de protección de las recaudaciones 92
xvi
3.4.1.1.5. Cuentas corrientes bancarias 92
3.4.1.1.6. Conciliaciones bancarias 92
3.4.1.1.7. Control previo al pago 93
3.4.1.1.8. Pagos a beneficiarios 94
3.4.1.1.9. Control y custodia de garantías 94
3.4.1.1.10. Transferencia de fondos por medios electrónicos 96
3.4.2. Importancia de un manual de Control Interno para la gestión de tesorería 95
3.4.3. Componentes de Control Interno 96
3.4.3.1 Ambiente de Control 96
3.4.3.2. Evaluación de Riesgos 97
3.4.3.3. Actividad de control 99
3.4.3.4. Información y Comunicación 99
3.4.3.5. Supervisión o monitoreo 100
3.5. HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN DE TESORERÍA 102
3.5.1. Introducción 102
3.5.2. Diagramas de flujos 103
3.5.3. Manual de referencia 112
3.5.3.1. Identificación de las actividades en el área de tesorería 112
3.5.4. Cuadro de mando integral para cada objetivo 117
3.6. DISEÑO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA
LA GESTIÓN FINANCIERA EN EL ÁREA DE TESORERÍA 121
3.6.1. Introducción al manual 121
3.6.2. Nómina del personal que labora en el área de tesorería del Gobierno
xvii
Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza 121
3.6.2.1. Políticas Generales 122
3.6.2.2. Estrategias 122
3.6.2.3 Procedimientos 122
3.6.3. Determinación de atribuciones y responsabilidades definidas 123
3.7. POLÍTICAS, ESTRATEGIAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
A LAGESTIÓN DE TESORERÍA 127
3.7.1. Definición e identificación de procesos 127
3.7.1.1. Ingresos 127
3.7.1.1.1. Políticas de Control 127
3.7.1.1.2. Estrategias de Control 128
3.7.1.1.3. Diseño de Procedimientos de Control 128
3.7.1.2. Custodia 129
3.7.1.2.1. Políticas de Control 129
3.7.1.2.2. Estrategias de Control 129
3.7.1.2.3. Diseño de Procedimientos de Control 130
3.7.1.3. Especies valoradas 130
3.7.1.3.1. Políticas de Control 131
3.7.1.3.2. Estrategias de Control 131
3.7.1.3.3. Diseño de Procedimientos de Control 131
3.7.1.4. Pagos y/o egresos 132
3.7.1.4.1. Políticas de Control 132
xviii
3.7.1.4.2. Estrategias de Control 132
3.7.1.4.3. Diseño de Procedimientos de Control 133
3.8. PLAN DE CAPACITACIÓN PROPUESTO 134
3.9. MODELO OPERATIVO 136
3.9.1 Diagnostico 136
3.9.1.1 Causas directas 136
3.9.1.2 Causas indirectas 136
3.9.1.3 Causas estructurales 137
3.9.1.4 Efectos 137
3.9.1.5 Soluciones 137
3.9.2. Ejecución del manual 138
3.9.2.1. Tiempo estimado para la ejecución 138
3.9.2.2. Equipo técnico responsable 138
3.9.3. Evaluación y Seguimiento 138
3.9.3.1. Responsables de la evaluación 138
3.9.3.2. Periodos de evaluación y seguimiento 139
3.9.3.2.1. Plan de monitoreo y evaluación de la propuesta 140
3.10. ADMINISTRACIÓN DE LA PROPUESTA 141
3.10.1. Instrucciones para el manejo. 141
CONCLUSIONES 143
RECOMENDACIONES 144
ANEXOS 145
xix
ÍNDICE DE CUADROS Y DE GRÁFICOS
CONTENIDO PÁG.
CUADROS
Cuadro Nº 1 2.1.6.8. Ciclo de tesorería 35
Cuadro Nº 2 Área de tesorería y proceso de recaudación 104
Cuadro Nº 3 Diagrama de flujo del proceso de recaudación 105
Cuadro Nº 4 Área de tesorería y proceso de custodia 106
Cuadro Nº 5 Diagrama de flujo del proceso de custodia 107
Cuadro Nº 6 Área de tesorería y proceso de Coactiva 108
Cuadro Nº 7 Diagrama de flujo del proceso de Coactiva 109
Cuadro Nº 8 Área de tesorería y proceso de pagos 110
Cuadro Nº 9 Diagrama de flujo del proceso de pagos 111
Cuadro Nº 10 Actividad de Recaudación 113
Cuadro Nº 11 Actividad de Pagos 114
Cuadro Nº 12 Actividad de Custodia 115
Cuadro Nº 13 Actividad de Especies Valoradas 116
Cuadro Nº 14 2.1.4. CUADRO DE MANDO INTEGRAL
PARA CADA OBJETIVO 117
Cuadro Nº 15 Nómina del Personal que labora en el área de Tesorería 121
Cuadro Nº 16 Ficha de la tesorera del GADPPz 124
Cuadro Nº 17 Ficha del Recaudador del GADPPz 125
Cuadro Nº 18 Plan de capacitación 135
xx
Cuadro Nº 19 3.6. PLAN DE MONITOREO Y EVALUACION
DE LA PROPUESTA 140
GRÁFICOS
Gráfico N° 1 CONTROL FORMAL Y PERIODICO SOBRE LAS ACTIVIDADES 72
Gráficos Nº 2 MANUAL DE CONTROL INTERNO 73
Gráfico Nº 3 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL FUNCIONARIO 75
Gráfico Nº 4 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE FUNCIONES 77
Gráfico Nº 5 DEPOSITOS INTACTOS Y DIARIOS DE LOS
DIFERENTES INGRESOS 79
Gráfico Nº 6 EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS EN BASE
A SUS RESPONSABILIDADES 81
Gráfico Nº 7 IMPLEMENTACION DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO 83
Gráfico Nº 8 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO HA GLOSADO
A FUNCIONARIOS 85
1
CAPÍTULO I
EL OBJETO DE TRANSFORMACIÓN
1.1. ANTECEDENTES
Al iniciarse el siglo XIX la Región de Canelos estaba integrada en el territorio del Corregimiento
de Ambato, jurisdicción establecida en 1797 dentro de la Presidencia de Quito, que en ese tiempo
formaba parte del Virreinato de Santa Fe o Nueva Granada.
En 1802 el Rey Carlos IV de España expidió la Cédula de erección del Obispado de Mainas que
debía abarcar también la Misión de Canelos. Esta Cédula, que sólo era de carácter eclesiástica,
tuvo, sin embargo, consecuencias funestas en las posteriores disputas limítrofes con el Perú.
El 23 de junio de 1824 el Senado y la Cámara de Representantes de la República de Colombia
expidieron una Ley de División Territorial que organizaba el territorio de la Gran Colombia en
doce departamentos. Cada Departamento comprendía provincias y cantones. Seguramente la zona
de Pastaza correspondía al cantón Macas de la Provincia de Chimborazo en el Departamento N°.
10 llamado Ecuador.
2
Durante estos años el Oriente Ecuatoriano estuvo abandonado por los poderes centrales; la
presencia de los misioneros disminuyó, incluso se interrumpió en varias ocasiones, más bien lo
transitaban esporádicamente comerciantes, explotadores de oro y especerías de la Región, sobre
todo, pieles, látex y la canela.
El 29 de mayo de 1861, ya en el Ecuador independiente, la Convención Nacional dictó la Primera
Ley sobre División Territorial que distribuía el País en quince provincias, una de ellas, "Oriente".
Desde entonces se identificó a los territorios amazónicos con ese nombre, sin embargo, muchas
jurisdicciones amazónicas quedaron aún adscritas a las provincias de la Sierra.
Los cantones de Costa y Sierra se componían de parroquias; los del Oriente estaban integrados,
por pueblos y territorios. La Provincia de Oriente constaba de los cantones Napo y Canelos. El
cantón Canelos comprendía los pueblos de Canelos, Sarayaku, Lliquino, Andoas y las tribus
Sapara y jíbara que integraban las misiones de Canelos.
Durante el primer Gobierno de García Moreno en 1869, se creó el Vicariato de las Misiones
Orientales que fue confiada a los Jesuitas. En 1886, durante el Gobierno de Caamaño, ese
Vicariato se dividió en cuatro Prefecturas Apostólicas, siendo confiadas las de Canelos y Macas a
los dominicos, debemos considerar que en ese tiempo el Gobierno del Ecuador investía a los
misioneros de plena autoridad política y civil, un caso lo tenemos al Rudo. Pedro Guerrero y
Sosa, quien vino a Canelos en abril de 1887, y que además de misionero tenía el cargo de Jefe
Político del cantón.
3
El 27 de marzo de 1897, por Ley de la Asamblea Nacional, sancionada por el Presidente Eloy
Alfaro el 14 de abril del mismo año, se creó la "Región de Oriente" y con este antecedente el
mismo Eloy Alfaro en 1899, dicta la "Ley Especial de Oriente", dándole a la Región, un trato
preferencial; pero como en la Ley anterior, varios territorios amazónicos continuaron
perteneciendo a provincias de la Sierra. En esta ocasión el cantón Canelos pasó a pertenecer a la
provincia de Tungurahua.
Por lo anotado en los párrafos anteriores, se deja señalado que el origen de lo que hoy es Pastaza,
nace en Canelos, pero como veremos más adelante existía también desde 1775 un pueblo llamado
de Infieles del Pastaza. Canelos más bien, con el paso del tiempo, fue perdiendo su calidad de
Provincia y Cantón en las brumas de la "Leyenda del País de la Canela"; incluso se habla de que
en Canelos, antes de la Fundación del P. Sebastián Rosero en 1624, existía un "pueblo viejo",
llamado MAUKALLAKTA. Desde aquí, se fue poco a poco, perfilándose y consolidándose el
espacio geográfico y administrativo, para dar paso luego al establecimiento del cantón Pastaza, el
13 de noviembre de 1911, y lamentablemente Canelos, desde allí, se vio reducido a simplemente
una parroquia rural del cantón Pastaza, de la cual nos ocuparemos más adelante.
En 1920 se faculta legalmente al Ejecutivo a dividir la Región Oriental en dos provincias. El
Ministro del Interior, José Julio Andrade, divide políticamente al Oriente en dos provincias:
Napo-Pastaza y Santiago-Zamora. A la Provincia de Napo-Pastaza, se le asigna las Jefaturas
Políticas de Sucumbíos, Napo y Pastaza. En lugar de cantones se habla, en esta ocasión, de
Jefaturas Políticas. La de Pastaza comprendía las parroquias Mera, Puyo que sería la Cabecera de
4
la Jefatura, Canelos, Andoas, Saraya-ku, Río Tigre, Río Corrientes y Huasaga. Este Decreto se
publicó en el Registro Oficial No. 96 del 5 de enero de 1921.
Una nueva Ley de División Territorial, expedida el 14 de Agosto de 1925, además de varios
límites provinciales, determina las jurisdicciones cantonales. Mantiene las mismas parroquias de
la Ley anterior, pero pone a Canelos como cabecera cantonal. Al cantón Pastaza corresponde el
territorio comprendido entre el divortiumaqua-rum de la Cordillera Oriental de los Andes; el
Curaray hasta la desembocadura en el Amazonas, aguas arriba hasta la desembocadura con el
Pastaza; de este lugar aguas arriba hasta la desembocadura en el río Topo.
Posteriormente, una nueva reforma a la Ley Especial de Oriente, aprobada el 22 de octubre de
1959 y publicada el 10 de Noviembre del mismo año, en el R.O. No. 963, crea las provincias de
Napo con su Capital Tena y la de Pastaza con su Capital Puyo. En la Presidencia del Dr. Camilo
Ponce Enríquez.
El 11 de febrero de 1989, fue creada mediante. Ley No. 008 y publicada el 13 de febrero del
mismo año, la Provincia de Sucumbíos con su Capital Nueva Loja, desmembrándola de la de
Napo en la Presidencia del Dr. Rodrigo Borja Cevallos.
Misión del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza
Impulsar el desarrollo físico, económico, social y ambiental de la Provincia, con especial
atención al sector rural, y colaborar con el Estado, las Municipalidades y las Juntas Parroquiales,
5
el logro de calidad de sus habitantes, en el marco de principios de equidad, justicia y solidaridad.
Visión del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza
Gobierno Provincial promotor del desarrollo físico, económico, social y ambiental de la
Provincia de Pastaza, reduciendo los índices de pobreza, reactivando la economía y logrando una
vida decente para los ciudadanos de la provincia.
Cuenta con una estructura organizacional dividida en departamentos y unidades, cada una de
ellas cumplen con diferentes funciones, a través de las cuales se realizan todas las actividades
programadas existiendo una problemática relacionada con el manejo en la gestión de tesorería,
principalmente por la falta de instrumentos, normativas de control interno en el aspecto a la
gestión financiera, además no se cuentan con materiales y equipos indispensables acorde a las
necesidades actuales, por otra parte la falta de capacitación al personal que desarrolla estas
actividades, específicamente sobre el manejo de los recursos económicos del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.
1.2. IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO
¿Cómo mejorar la confiabilidad de la Información Financiera, el cumplimiento de leyes y
reglamentos aplicables, y salvaguarda de recursos, en el área de tesorería del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de Pastaza?
6
1.3. OBJETIVOS
1.3.1. Objetivo general
Diseñar un manual de control interno para la gestión financiera en el área de tesorería para
proporcionar la confiabilidad de la información el cumplimiento de leyes y reglamentos
aplicables, y salvaguarda de recursos.
1.3.2. Objetivos específicos
1.3.2.1. Fundamentar teóricamente sistemas de control interno, información financiera,
salvaguarda de recursos, manual de control interno
1.3.2.2. Diseñar el manual de procedimientos de control interno para los procesos de la unidad de
tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.
1.3.2.3. Implementar los procedimientos a la gestión financiera en el área de tesorería, a fin de
evaluar sistemáticamente la efectividad de una función, con referencia a normas de la institución.
7
1.4. BENEFICIARIOS
1.4.1. Beneficiarios directos:
• El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza y su área de tesorería, porque
contara con el manual de control interno en el área de tesorería y de esta marera sus funciones
tendrán un control eficiente y efectivo.
• Los estudiantes de la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES, por la
experiencia y los nuevos conocimientos adquiridos.
1.4.2. Beneficiarios indirectos:
Las autoridades seccionales y la sociedad en general, ya que se benefician de los recursos
públicos.
8
CAPÍTULO II
DISEÑO TEÒRICO-METODOLÓGICO DE LA PROPUESTA
2.1. BASES TEÓRICAS DEL PROYECTO INTEGRADOR.
2.1.1. El control interno organizacional
El control interno es el plan organizacional y todas las medidas correspondientes adoptadas por
una entidad para:
1. Proteger los activos
2. Estimular el cumplimiento de las políticas de las compañías.
3. Promover la eficiencia operacional.
4. Asegurar registros contables exactos y confiables.
“El control interno se define ampliamente como un proceso realizado por el consejo de
directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad
razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:
9
• Efectividad y eficiencia de las operaciones
• Confiabilidad de la información financiera
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables”1
El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, están integrados al proceso de
administración.
Estos son:
2.1.1.1. Ambiente de Control.- influencia la conciencia de control de sus empleados. Es
fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y
estructura.
a) Estructura organizacional.
La estructura organizacional de una entidad proporciona la estructura conceptual mediante la
cual se planean, ejecutan, controlan y monitorean sus actividades para la consecución de los
objetivos globales. Las actividades pueden relacionarse con lo que a veces se denomina cadena
de valor: actividades de acceso al interior, operaciones o producción, salida al exterior,
mercadeo, ventas y servicio.
1MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá.
10
b) Asignación de autoridad y responsabilidad
Esto incluye la asignación de autoridad y responsabilidad para actividades de operación, y el
establecimiento de relaciones de información y de protocolos de autorización. Involucra el grado
en el cual los individuos y los equipos son animados a usar su iniciativa en orientación y en la
solución de problemas.
2.1.1.2. Valoración de riesgos.- Las entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes
externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a la valoración es el
establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y consistentes internamente.
a) Riesgos.
El proceso de identificación y análisis de riesgos es un proceso interactivo y componente critico
de un sistema de control interno efectivo. Los administradores se deben centrar cuidadosamente
en los riesgos en todos los niveles de la entidad y realizar las acciones necesarias para
administrarlos.
• Identificación del riesgo
El desempeño de una entidad puede estar en riesgo a causa de factores internos o externos. Esos
factores, a su turno, pueden afectar tanto los objetivos establecidos como los implícitos. Los
riesgos se incrementan en la medida en que los objetivos difieren crecientemente del desempeño
11
pasado. En un número de aéreas de desempeño, una entidad, a menudo, no define explícitamente
los objetivos globales puesto que considera aceptable su desempeño.
• Análisis de riesgo
“Luego de una entidad ha identificado los riesgos globales de la entidad y los riesgos de
actividad, necesita hacer un análisis de riesgos, la metodología para analizar riesgos puede variar
ampliamente porque muchos riesgos son difíciles de cuantificar. Sin embargo, el proceso –que
puede ser más o menos formal- usualmente incluye:
• Estimación del significado de un riesgo;
• Valoración de la probabilidad de ocurrencia del riesgo;
• Consideración de cómo puede administrarse el riesgo, esto es una valoración de que acciones
deben ser tomadas”.2
2.1.1.3. Actividades de control.- Son las políticas y procedimientos que aseguran que las
directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones
necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la institución.
2MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá.
12
• Tipos de actividades de control
a) Revisiones de alto nivel.- Se realizan sobre el desempeño actual frente a presupuestos,
pronósticos, periodos anteriores y competidores. Las iniciativas principales se rastrean tales
como, mejoramiento de procesos de producción y programas para contener o reducir costos – a
fin de medir la extensión en la cual los objetivos están siendo largos.
b) “Funciones directas o actividades administrativas.-Los administradores dirigen las funciones
o las actividades revisando informes de desempeño. Un administrador responsable por los
créditos de consumo de un banco revisa los informes por sucursal, región y tipo de préstamo,
verificando sumas e identificando tendencias, y relacionando resultados con estadísticas
económicas y objetivos.
c) Procesamiento de información.-Se implementa una variedad de controles para verificar que
estén completos y autorización de las transacciones. Los datos que ingresan están sujetos a
chequeos o a cotejarse con los archivos d control”.3
d) Controles físicos.-Equipos, inventarios, valores y otros activos se aseguran físicamente en
forma periódica son contados y comparados con las cantidades presentadas en los registros de
control.
3MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá.
13
2.1.1.4. Información y comunicación.- Se debe identificar, capturar y comunicar, información
pertinente en una forma y en un tiempo que le permita a los empleados cumplir con sus
responsabilidades. Los sistemas de información producen reportes, contiene información
operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento que hace posible operar y controlar el
negocio.
a) Información
• Sistemas estratégicos e integrados.-Los sistemas de información son parte integral de las
actividades operacionales. Ellos no solamente capturan la información necesaria en la toma de
decisiones para controlar, como se discutió antes, sino que también son crecientemente
diseñados para llevar a cabo las iniciativas estratégicas. Un estudio emitido recientemente
indica que el cambio administrativo más importante en los 1990s es integrar la planeación, el
diseño y la implementación de sistemas con la estrategia global de la organización.
• Calidad de la información.-La información generada por sistemas afecta la habilidad de la
gerencia para tomar decisiones apropiadas para la administración y el control de las
actividades de la entidad. Los sistemas modernos proporcionan a menudo habilidad para
preguntar en línea, de manera tal que está disponible información fresca para las respuestas.
14
b) Comunicación
Es crítico que los reportes contengan datos apropiados suficientes para soportar un control
efectivo. La calidad de la información incluye indagar sí:
• Contenido apropiado. ¿Se necesita la información contenida en él?
• Información oportuna. ¿Está disponible cuando es requerida?
• Información actual. ¿Está disponible la más reciente?
• Información exacta. ¿Los datos son correctos?
• Información accesible. ¿Pueden obtenerse fácilmente por las partes apropiadas?
“El monitoreo asegura que el control interno continua operando efectivamente. Este proceso
implica la valoración, por parte del personal apropiado, del diseño y de la operación de los
controles en una adecuada base de tiempo, y realizando las acciones necesarias. Se aplica para
todas las actividades en una organización, lo mismo que algunas veces para contratistas
externos”.4
2.1.1.5. Actividades de monitoreo ONGOING.-Son múltiples las actividades que sirven para
monitorear el funcionamiento del control interno en el curso ordinario de las operaciones.
Incluyen actos regulares de administración y supervisión, comparaciones y otras acciones
rutinarias.
4MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá.
15
Las siguientes son ejemplos de actividades de monitoreo ongoing:
“Las comunicaciones recibidas de partes externas corroboraban la información generada
internamente o señalan problemas. Los clientes corroboran implícitamente los datos de
facturación pagando sus facturas. Mediante el diálogo, los reclamos de los clientes respecto de la
facturación pueden indicar deficiencias sistémicas en el procesamiento de las transacciones de
ventas.
La estructura organizacional apropiada y las actividades de supervisión proporcionan una visión
amplia de las funciones de control y de la identificación de deficiencias”.5
2.1.2. El proceso de evaluación.
La evaluación es un procedimiento en el sistema de control interno. Puesto que las
aproximaciones y las técnicas varían, deberá existir una disciplina en el proceso, así como ciertas
bases inherentes a él.
El evaluador debe comprender cada una de las actividades de la entidad y cada uno de los
componentes del sistema de control interno que están siendo dirigidos. Puede ser útil centrarse
primero en cómo operan las funciones significativas del sistema, generalmente referidas como
diseño del sistema. Ello puede implicar discusiones con el personal de la entidad y revisión de la
documentación existente.
5MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá.
16
2.1.2.1. ¿Qué puede hacer el control interno?
“El control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas de desempeño y
rentabilidad, y prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a asegurar información financiera
confiable, y asegurar que la empresa cumpla con las leyes regulaciones, evitando perdida de
reputación y otras consecuencias”.6
2.1.2.2. Control interno sobre los ingresos de efectivo.
Los ingresos de efectivo aseguran que todo el efectivo se deposita en el banco del registro
contable de la compañía sea correcto.
Muchos negocios reciben efectivo sobre el mostrador y por medio del correo.
Cada fuente de ingreso de efectivo requiere medidas de seguridad.
2.1.2.2.1. Faltantes y Sobrantes de Efectivo.-Existe por lo general una diferencia entre el ingreso
real de efectivo y el registro de efectivo recibido durante el día. Normalmente, la diferencia es
pequeña y es resultado de errores involuntarios. Cuando el saldo del efectivo registrado excede el
efectivo disponible, tenemos unas situaciones de faltante de efectivo. Cuando el efectivo real
excede al saldo de la caja registradora de Marcy’s indicaron ingresos por ventas por $ 25.000,
pero que el efectivo recibido fue de $24.980. Para registrar las ventas del día, la tienda haría el
siguiente asiento:
6MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá.
17
X
Efectivo 24.980
Faltantes y sobrantes de efectivo 20
Ingresos por ventas 25.000
V/. Ventas diarias en efectivo
2.1.2.3. Criterios básicos del control interno
Para que un control interno de cualquier organización, se considere sólido y efectivo, debe
incluirse criterios que se identifiquen con un tema específico que se relacione con los siguientes
aspectos:
a. Controles de legalidad. Permiten que solo se autoricen operaciones consideradas legítimas
y que se den inicio a las mismas de una manera apropiada, con base en criterios que den un
ordenamiento sistemático, ya sea tomando en cuenta el orden de llegada, las prioridades
establecidas, las fechas de vencimiento etc.
b. Controles de oportunidad. Permiten que las transacciones legítimas y autorizadas, se
ejecuten y se registren adecuadamente como fueron autorizadas, evitando que se generen cuellos
de botella que entorpezcan el flujo normal de las operaciones.
18
Los controles deben permitir la oportunidad de identificar los riesgos y detectar sus efectos,
para tomar acciones correctivas.
c. Controles preventivos. Permiten evitar que los riesgos existentes causen problemas a la
organización, como la colusión para cometer delitos contra la organización, e inducen a los
empleados a cumplir con sus responsabilidades en la ejecución de las operaciones evitando la
corrupción y malos manejos de los recursos.
d. Controles gerenciales. “Estos controles permiten evaluar y medir la eficiencia, efectividad y
economía de la operaciones desarrolladas a través de indicadores de gestión implantados en los
distintos niveles operacionales, con lo cual se pueda apreciar el costo frente al beneficio de los
controles. Los controles gerenciales más importantes son la supervisión, la auditoría interna y
los reportes diseñados para hacer seguimiento de los sectores de riesgo que permitan tomar
decisiones oportunas”. 7
e. Controles de detección. Permiten que se detecten a tiempo los riesgos de errores e
irregularidades en la ejecución de las operaciones y sirvan como base de acciones correctivas
para minimizar el efecto de dichos riesgos. Ejemplos de estos controles son las alarmas contra
robos, las claves de acceso a redes informáticas, controles de validación de datos o valores etc.
7MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá.
19
f. Controles prácticos y funcionales. Permite que el diseño de controles internos, no obedezca
a influencias de la moda, sino que contemple las necesidades reales de la organización en su
afán de servir con calidad y oportunidad a sus clientes.
g. Controles generales. Nos permiten que se estandaricen medidas y procedimientos que
cubaran todos los departamentos, funciones y personas que se quiera controlar de acuerdo a las
necesidades de información gerencial y el seguimiento a ciertos aspectos estratégicos con base
a las necesidades de la organización.
h. Controles específicos. Permite que los controles internos, sean diseñados en el detalle
necesario, para cubrir todos los ángulos de la operación que se quiere controlar.
2.1.3. Herramientas del control interno.
a) Uso de numeración en los documentos
El uso de la numeración consecutiva, para cada uno de los formatos diseñados para el control
y registro de las operaciones sean o no generados con el propio sistema, permite el control
necesario sobre la emisión y uso de los mismos, además sirve de respaldo de la operación,
así como para el seguimiento de los resultados de lo ejecutado.
Además permite que se relacione con otros datos que pueden ayudar a descubrir malos manejos
o pagos duplicados, en otras palabras el sistema no controla el número de factura.
20
Si no el número de documento que genera el sistema para el pago, el cual nunca se va a repetir.
b) El uso de dinero en efectivo
Algunas entidades aun manejan dinero en efectivo para el uso de los fondos de caja chica, lo
cual si no existe un buen control puede convertirse en una fuente de desperdicio constante que
a la larga puede constituirse en una gran estafa.
La alta tecnología actual del mercado aplicable a los sistemas integrados, permiten que los
pagos se realicen utilizando los servicios bancarios y las redes computacionales que ayudan a
ordenar el pago a través de transferencias bancarias, directamente a las cuentas del
beneficiario, tanto para empleados y proveedores. Los únicos pagos en efectivo para aquellos
conceptos considerados de urgencia se deberán realizar a través de los fondos de caja chica,
reglamentado su uso y reposición.
c) Uso de cuentas de Control
La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, deben ser los suficientemente amplios
para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones.
21
d) Depósitos inmediatos e intactos
“Se deben crear mecanismos que permitan conocer, a la brevedad posible el monto de las
recaudaciones efectuadas, para evitar que se queden valores en poder de terceros sin que se
registren oportunamente en los sistemas respectivos.
En los casos de recaudaciones directas, estos valores deben ser depositados en forma inmediata
e intacta para evitar que se utilice el efectivo en operaciones ordinarias”.8
e) Uso mínimo de cuentas bancarias
La aplicación de una cuenta principal o cuenta única o cualquier otra denominación,
minimiza el uso de cuentas bancarias ya que utilizando la tecnología disponible en el
mercado, el pago se puede efectuar a través de transferencias bancarias, sin que se cuente con
chequeras, evitando una serie de cuentas con el fin de facilitar el control del movimiento y
disponibilidad de los fondos asignados para las operaciones.
f) Uso de dispositivos de seguridad
Los dispositivos de seguridad actualmente no solo se refieren a la seguridad física o alarmas
que se pueden colocar en los sistemas. Hoy existen verdaderas claves de acceso, servidores
que tienen la función de verificar que no ingresen información contaminada que puede dañar
la información de los sistemas.
8MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá.
22
g) Uso de indicadores de gestión
“El uso de indicadores de gestión debe formar parte de los sistemas para que permitan medir
el grado de control integral de las operaciones y su avance tanto físico como financiero, de tal
manera que se pueda hacer un análisis de la gestión en los distintos sectores y proyectar de
mejor manera a la organización ayudando a reorientar las acciones en los casos específicos.
Los auditores internos pueden ser una gran ayuda en el establecimiento de estos indicadores,
ya que ellos son los que más conocen de las operaciones de todos los sectores donde se
puedan diseñar indicadores y medir la gestión”.9
2.1.4. Responsables del control interno
El control interno abarca todo el contexto organizacional, y dentro de cada campo de acción, los
distintos procedimientos involucran a los distintos niveles responsables de la ejecución de las
funciones.
2.1.4.1. La Gerencia
La gerencia como representante legal de la organización, es la principal responsable de la
existencia y mantenimiento del control interno en todos los niveles; para esto, la gerencia tiene la
responsabilidad de:
9MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá.
23
a. Diseñar la filosofía del control interno institucional, así como definir una estrategia para su
desarrollo e implementación en el corto, mediano y largo plazo.
b. Identificar e instruir para que se apliquen las normas que serán la base del desarrollo del
control interno.
c. Autorizar el diseño de procedimientos y medidas de control interno complementarias que
permitan definir su propio ambiente y estructura de control interno de acuerdo a las
circunstancias específicas de cada unidad administrativa en el marco de las políticas y
objetivos organizacionales.
d. “Requerir periódicamente la evolución de los logros alcanzados utilizando todos los medios
disponibles de control y seguimiento, que permitan mejorar y actualizar el control interno.
e. Decidir y tomar las medidas correctivas que le permitan anular cualquier posibilidad de
riesgos de errores o irregularidades o del uso indebido de los recursos, y optimizar el control
interno”.10
2.1.4.2. Ejecutivos financieros.
Los ejecutivos financieros tiene el deber de buscar los controles para que las operaciones que se
relacionan con las recaudaciones y el uso de los recursos financieros de la organización, se
10
MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá.
24
lleven a cabo dentro de las medidas de control interno que eviten las fuentes del desperdicios,
malos manejos o robo, y alienten la eficiencia en las operaciones.
“La responsabilidad de los ejecutivos financieros, es delicada porque deben proveer de los
fondos necesarios para respaldar las operaciones, con lo cual, su sector es el que probablemente,
tiene la mayor posibilidad de que se produzcan riesgos cuyos efectos pueden ser nocivos para
la organización”.11
2.1.4.3. Comité de auditoria
Generalmente forma parte del cuerpo colegiado más alto, junta directiva, por ejemplo; se encarga
del control de las finanzas y el control interno en este campo, para lo cual utiliza como medio de
evaluación a la auditoría interna.
Por su ubicación, el comité de auditoría, tiene la facultad de cuestionar a la gerencia sobre
asuntos relacionados con el cumplimiento de sus responsabilidades, además de asegurar que se
tomen las medidas correctivas necesarias.
El funcionamiento del comité de auditoría, en cualquier organización, trae muchos beneficios,
por lo que es de importancia su implementación, para que contribuya al mejoramiento constante
del sector financiero, a más de que se provea de seguridad e independencia a la auditoría interna.
11
MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá.
25
2.1.4.4. Comité de finanzas
“Generalmente este tipo de comités, tiene la responsabilidad de asegurar que las operaciones en
la parte financiera, se lleven a cabo de acuerdo a lo previsto y se ejecuten a los lineamientos
que dicta el órgano superior, asimismo interviene en autorización de endeudamiento, autorización
de créditos, asignación de recursos a los distintos sectores, etc.
Este comité, como responsable del control interno de las operaciones a las que está vinculado,
contribuye a fortalecer el control interno institucional a través de evaluar la consistencia de los
presupuestos con los planes operativos y los resultados esperados, así como a garantizar que los
créditos se otorguen a potenciales clientes, sin antecedentes que perjudiquen a la
organización.”12
2.1.4.5. Área Jurídica
Se encarga de los aspectos legales que se producen en las operaciones y de las relaciones que
la organización tiene con el exterior en materia fiscal.
Esta área como responsable del control interno, debe contribuir con la revisión de los controles y
otros instrumentos jurídicos, con el fin de salvaguardar los recursos. Por otro lado, el área
jurídica bien organizada, permite a la organización cumplir en forma adecuada con las leyes y
regulaciones fiscales, sociales y constitucionales.
12
MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá
26
2.1.4.6. La Auditoría Interna
2.1.4.6.1. Definición
“La auditoría interna, desde cualquier ángulo que se le mida, constituye la garantía del control
interno, por lo tanto tiene la responsabilidad de evaluar permanentemente todo el ambiente y
estructura del control interno, los sistemas operacionales y los flujos de información, para evitar
que surja o se incremente el nivel de riesgo de errores e irregularidades, asegurando su solvencia
actual y aquella impuesta por la dinámica necesaria de una organización.
La auditoría interna, bien ubicada y preparada para enfrentar los riesgos y desafíos tecnológicos,
estará en condiciones de aportar con mejores recomendaciones para mantener un sólido control
interno que ayude a crecer, mantenerse en el mercado y a obtener una rentabilidad de acuerdo al
mercado que abarca”.13
La auditoría interna es la responsable de que el control interno esté funcionando como fue
diseñado, por la tecnología que utiliza para evaluar, por la independencia que le permite evaluar
cualquier segmento de la organización, por su preparación y enfoque de análisis global, mirando
las cosas desde los procesos y no desde el ángulo de una transacción.
13
MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá
27
La auditoría interna debe dar a conocer de inmediato sobre cualquier anomalía para que la
administración tome acciones correctivas en forma oportuna, con el objeto de minimizar los
riesgos existentes y mejorar permanentemente los controles.
Todo empleado, en el nivel que se desempeñé, es responsable por aplicar todas las medidas de
control interno diseñadas, sea que estén incorporadas a los sistemas o fuera de ellos; además en la
medida de las posibilidades y capacidades, su aporte debe cristalizarse buscando e informando
nuevos métodos de trabajo que aumenten la eficiencia operacional y los controles de su área, así
como denunciar irregularidades que conozcan y descubran como producto de su trabajo.
2.1.4.7. En el sector público, las Contralorías
Generalmente en el sector público, la Contraloría es el órgano rector del control gubernamental,
aparte de diseñar sus propios sistemas para realizar las auditorias de los entes públicos, es
responsable por diseñar y promulgar las normas de control interno, que son obligatorias para
todos los entes públicos, lo cual permitirá:
a) “A cada ente público, definir su propio ambiente y estructura de control interno, basado
en la complejidad, el ámbito de las operaciones y las circunstancias presupuestarias propias de
las mismas.
b)Asesorar en la implantación de las normas de control interno, así como en la aplicación de
las recomendaciones para fortalecer el control interno que emita la auditoría interna y las firmas
privadas que sean contratadas.
28
c) Evaluar periódicamente la existencia, implantación y actualización de los sistemas
operacionales y el control interno de todos los entes que conforman el sector público”.14
2.1.5. Evaluación del Sistema de Control Interno
2.1.5.1. Generalidades
El Control Interno mantiene una seguridad razonable, pero no absoluta, de que los objetivos del
sistema se cumplirán. La implantación y el mantenimiento de un sistema adecuado de control
interno es responsabilidad de la administración del ente y el diseño del mismo ha de realizarse
teniendo en cuenta los juicios de la administración en cuanto a la relación costo-beneficio de cada
procedimiento de control.
La evaluación de los controles internos contables hecha por el auditor externo para cada tipo
importante de transacciones, debe dar lugar a una conclusión respecto a sí los procedimientos
establecidos y su cumplimiento deben considerarse satisfactorios si la revisión del contador
público y sus pruebas no revelan ninguna situación que se considere como una deficiencia
importante para su objetivo. En este contexto una deficiencia importante significa que los
procedimientos establecidos, o el grado de cumplimiento de los mismos, no proporcionan una
seguridad razonable de qué errores o irregularidades por importantes significativos con respecto a
las cuentas anuales que están siendo auditadas pudieran prevenirse o detectarse por los empleados
del ente en el curso normal de la ejecución de las funciones que les fueron asignadas.
14
MANTILLA B., Samuel Alberto, (2000), Control Interno Informe COSO. Bogotá
29
2.1.5.1.1. Riesgos de la Evaluación
Los riesgos están constituidos por aquellos errores de importancia que ocurren en el proceso
contable del cual se obtienen los saldos de las cuentas. Otro riesgo es que cualquier error de
importancia que puede existir, sea o no detectado por el contador público.
La norma de auditoría sobre el estudio y evaluación del control interno establece que la extensión
de las pruebas necesarias para reunir suficiente evidencia de acuerdo con la dicha norma variará
inversamente a la confianza del contador público en el control interno. El conjunto de estas dos
normas implican que la confianza que el auditor deposite en el control interno y en sus
procedimientos de auditoría deberá proporcionar una base suficiente para su opinión en cualquier
caso, aunque la proporción de confianza obtenida de las dos fuentes respectivas varíe según los
casos.
2.1.5.1.2. Métodos para evaluar el control interno
Existen tres métodos de evaluación del sistema de control interno por medio de:
• Cuestionario
• Narrativo o descriptivo
• Gráfico o diagrama de flujo
30
2.1.5.1.2.1. Método de cuestionario
“Consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los
funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de las empresas bajo examen. Las
preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en el
sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy
confiable. Algunas preguntas probablemente no resultan aplicables; en ese caso se utilizan las
letras – NA- no aplicable”.15
La aplicación del cuestionario sirve de guía para el relevamiento y la determinación de las áreas
críticas de una manera uniforme facilitando la preparación de las cartas del control interno. No
obstante, existen algunas limitaciones que el encargo de la auditoria debe subsanar, tales como:
• Adaptación a los procedimientos y naturaleza de las operaciones de las empresas bajo examen,
que no siempre pueden preverse en una cuestión estándar.
• Limitación para preguntas de acuerdo a la experiencia del auditor que está efectuando el
relevamiento por este método.
• Las preguntas no siempre abordan todas las deficiencias del sistema de control interno que se
requieren para auditoría.
15
ESTUPIÑAN G. Rodrigo, (2006). Control Interno y Fraudes. Segunda Edición. Bogotá, DC.
31
2.1.5.1.2.2. Método narrativo o descriptivo.
“Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del
sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos,
funcionarios y empleados, mencionando los riesgos y formularios que intervienen en el
sistema”.16
Este método es aplicado en auditoría de pequeñas empresas, requiere que el auditor que realiza el
relevamiento tenga la suficiente experiencia para obtener la información que le es necesaria y
determinar el alcance del examen.
2.1.5.1.2.3. Gráfico o diagrama de flujo.
Este método nos permite describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas de auditoría,
así como los procedimientos través de sus distintos departamentos y actividades. En la
descripción de los procedimientos, el auditor utiliza símbolos convencionales y explicaciones que
den una idea completa de los procedimientos de la empresa.
“Sus principales ventajas son:
a) Identificar la existencia o ausencia de controles financieros y operativos;
16
ESTUPIÑAN G. Rodrigo, (2006). Control Interno y Fraudes. Segunda Edición. Bogotá, DC.
32
b) Permitir al auditor apreciar en forma panorámica los distintos procedimientos que se combinan
en el relevamiento;
c) Identificar las desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo; y
d) Facilitar la presentación de recomendaciones y sugerencias a la gerencia de la empresa sobre
asuntos financieros y operativos”.17
2.1.6. Ciclo de tesorería
2.1.6.1. Naturaleza y funciones
Este ciclo abarca aquellas funciones relativas a los fondos de capital; por lo tanto, se inicia
considerando las necesidades de efectivo, distribución y aplicación del disponible, culminándose
con su retorno a las funciones que lo originaron, como inversionistas, acreedores, etc.
Un ciclo regular de tesorería comprende, entre otras, el desarrollo de las siguientes actividades:
• “Administración del efectivo e inversiones de las deudas u obligaciones, de las acciones y
demás valores mobiliarios.
• Mantenimiento de relaciones con instituciones financieras y afines, con agentes de valores y
accionistas.
• Custodia del efectivo y demás valores, e incluyendo conciliaciones de saldos.
• Acumulación y pago de intereses y dividendos”.18
17
ESTUPIÑAN G. Rodrigo, (2006). Control Interno y Fraudes. Segunda Edición. Bogotá, DC.
33
2.1.6.2. Ingresos y desembolsos
En el ciclo de tesorería se recibe y se desembolsa efectivo como conclusión de las transacciones
propias de estas actividades. Debe entenderse que la entrada y salida de efectivo no solamente
proviene del ciclo de tesorería sino también de los ciclos de ingreso, adquisición y pago, que
originan entradas y salidas de efectivo. Lo anterior en razón a que en ocasiones ha llegado a
manifestarse, de sí es prudente considerar la función de ingreso como parte del ciclo de tesorería
o de egreso, o la función de desembolsos como del ciclo de tesorería o del de adquisición y pago
o de todos.
2.1.6.3. Objetivo del Control Interno
“Los objetivos del control interno del ciclo de tesorería son de: autorización, procesamiento,
clasificación, verificación, evaluación y protección física, los cuales pueden sintetizarse en la
siguiente forma:
2.1.6.4. Autorización.
Conforme a criterios de la administración o dirección, debe autorizarse:
• La obtención de fondos de efectivo
• La oportunidad y demás condiciones de las deudas
18
FRANKLIN, Enrique Benjamín. (2.007). Auditoría Administrativa. Editorial Pearson Educación. México.
34
• Los montos y oportunidad para inversión de fondos
• Los ajustes y distribución a cuentas de inversionistas, acreedores, etc.
• Creación y mantenimiento de procedimientos para el proceso del ciclo”.19
2.1.6.5. Proceso de transacción. Aprobación de solicitudes o requerimientos para retorno de
fondos de capital y compra o venta de inversiones; informar exacta y oportunamente hechos
económicos derivados de: obtención de fondos de capital, de inversionistas y acreedores;
necesidades de fondos de capital y devolución o retorno de tales sumas; compra y venta de
inversiones y demás valores y el producto o rendimiento de las inversiones.
2.1.6.6. Verificación y Evaluación. Se debe evaluar y verificar periódicamente los datos de
impuestos, los saldos de las diversas cuentas de efectivo, inversionistas, deudas de capital y
actividades de transacciones relacionadas.
2.1.6.7. Protección física. El acceso al efectivo, documentos y registros de accionistas, deudas e
inversiones y procedimientos para el proceso, deben efectuarse conforme a planes de seguridad y
control, establecidos por la dirección.
19
FRANKLIN, Enrique Benjamín. (2.007). Auditoría Administrativa. Editorial Pearson Educación. México.
35
2.1.6.8. Ciclo de tesorería
CUADRO N° 1
Fuente: FRANKLIN, Enrique Benjamín. (2.007). Auditoría Administrativa. Editorial Pearson Educación. México.
2.1.6.9. Ciclo de adquisición y pagos
2.1.6.9.1. Naturaleza y funciones
Este ciclo es de suma importancia, que cierra operaciones de compra y nómina. Por su naturaleza,
este ciclo abarca un amplio campo de relación en el contexto de una estructura contable. Para una
mejor concepción de sus funciones, en lo dable se hace una separación de compra y nómina.
Las funciones de compra usualmente abarcan operaciones de adquisición de bienes, mercancías y
servicios, clasificación, resumen e información de las compras y de los pagos.
Ciclos de Adquis. Y
pago
Inversiones
Distribución
Ciclos de Ingresos
Necesidad del efectivo
Recursos
36
“Las funciones de nómina del ciclo, ordinariamente abarca operaciones de: clasificación,
resumen, información y pago de los servicios de los empleados por estas funciones el ciclo puede
afectar los rubros de: efectivo, inventarios, propiedades, cuentas a pagar, gastos acumulados,
costos de fabricación, gastos de ventas y embarques, gastos generales y de administración.
Un aspecto de transcendental importancia en este ciclo es la debida coordinación de
transformación que se mantiene como ciclo de transformación con el objeto de que las
adquisiciones que se hagan para la producción sean las adecuadas en volumen, calidad,
especificaciones, condiciones, etc.; además, para que se mantengan los niveles de inventarios
necesarios”.20
2.1.6.9.2. Funciones especiales
Compras. Esta función comprende, selección del proveedor, solicitud de las compras, efectuar las
compras, recepción, control de calidad, cuentas a pagar y desembolsos de efectivo.
Nómina. Esta función implica la selección de personal, relaciones laborales, información y
control de asistencia, contabilidad de nómina, desembolsos de nómina, contabilidad de proyectos.
20
FRANKLIN, Enrique Benjamín. (2.007). Auditoría Administrativa. Editorial Pearson Educación. México.
37
2.1.6.9.3. Asientos contables
Compras. Contiene asientos de compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribuciones de
cuentas, pagos pre-pagados y acumulaciones.
Nómina. Implica particularidades de nóminas pagadas, beneficiarios pagados a empleados,
distribución de mano de obra (a gastos y capitalizable), ajustes de nómina, pagos pre-pagados,
acumulaciones, proyectos – adquisición y pagos – (cargos a cuentas de proyectos y obras).
2.1.6.9.4. Documentos y formas
Compras. Abarca solicitudes de compras, órdenes de compra, documentos de recepción, facturas
de proveedores, nota débito y crédito, comprobantes, solicitudes de cheques, autorizaciones para
desembolsos de proyectos.
Nómina. Registro de movimiento de personal, controles de tiempo, informes de tiempo, ajustes
de nómina, pagos especiales (incapacidades, indemnizaciones, anticipos, etc.) y cheques.
2.1.6.9.5. Base de datos
“Compras. Implica el archivo de proveedores, (estadística), que involucra datos relativos a
nombres y direcciones de proveedores y de precios; registros de obras en construcción
(dinámica); cuentas a pagar (dinámica), que incluye cuentas pendientes de historial de pago y
compromiso de compras (dinámico).
38
Nómina. Incluye, archivo maestro de empleados (estadístico), que encierra nombre de los
empleados e información conexa, tipos de retribuciones, elementos de beneficio a empleados,
registros de salarios de empleados, (dinámico)”.21
2.1.6.9.6. Enlace con otros ciclos
Compras. Erogaciones de efectivo, por el ciclo de tesorería; recepción de bienes, mercancías y
servicios con el ciclo de transformación; resúmenes de transacciones, con el ciclo de informe
financiero.
Nómina. Erogaciones de efectivo, con el ciclo de tesorería; servicios de mano de obra, con el
ciclo de transformación; resúmenes de transformaciones con el ciclo de informe financiero.
2.1.7. Ciclo de informe financiero
2.1.7.1. Naturaleza y funciones
Recolecta información contable confiable y operativa y la analiza, evalúa, resume, concilia,
ajusta y reclasifica, con el objeto de suministrarla a la dirección y a terceros. Se tiene entonces,
que su finalidad es informar a la dirección de la empresa en sus organismos esenciales como
21
FRANKLIN, Enrique Benjamín. (2.007). Auditoría Administrativa. Editorial Pearson Educación. México.
39
asambleas de accionistas, juntas directivas, consejos, comités, funcionarios y a terceros
interesados o vinculados como organismos gubernamentales, prestamistas o acreedores, etc. la
situación de la empresa y el resultado proveniente del proceso de transacciones.
Contablemente este ciclo recibe asientos primarios o de diarios provenientes de los otros cuatro
ciclos, que son los que procesan transacciones.
Las múltiples cuentas del mayor general deben evaluarse y analizarse en este sitio y conciliarse
con la información que recibe de los otros ciclos. Este paso es indispensable efectuarlo, sobre
todo cuando el proceso de análisis y evaluación no se completa en las funciones que desarrollan
los ciclos que procesan transacciones. De tal manera, se tiene que el grado de obsolescencia o de
existencia excesiva de inventarios y la posibilidad de recaudo de las cuentas por cobrar, pueden
habitualmente manejarse y establecerse en el ciclo de transformación e ingreso.
2.1.7.2. Particularidades del ciclo de informe financiero
Las características de este ciclo son las siguientes:
2.1.7.2.1. “Funciones especiales: Pases al mayor general, datos para notas e información
suplementaria, elaboración de asientos de diario (cuando no se hace en otros ciclos),
consolidaciones, conversión de datos en monedas diferentes a la de curso legal, elaboración de
informes, archivo de datos financieros.
40
2.1.7.2.2. Asientos Contables: Valuaciones (si no se hacen otros ciclos) eliminaciones y
reclasificaciones.
2.1.7.2.3. Documentos y formas: Asientos de diario, estados financieros e informes diversos.
2.1.7.2.4. Base de datos: Los datos más destacados de índole estadística o de referencia son la
clasificación de cuentas, presupuestos y en cierta forma datos de condición económica tales como
tipos de cambio, indicadores, patrones legales de medición y ajustes, etc. Como datos de carácter
dinámico o de saldos, se tienen el libro mayor general, libros auxiliares y minutas:
2.1.7.2.5. Informes generales u ordinarios: Balances de comprobación, balances generales y
estados de resultados, informes de responsabilidades, informes de resultados por dependencias o
secciones, estados de movimiento de efectivo, estado de cambios en la situación financiera y
declaraciones de renta y patrimonio.
2.1.7.2.6. Enlaces con otros Ciclos: Asientos de diario de otros ciclos e informes a la función de
planeamiento financiero y control.”22
2.1.8. Auditoría y control de los procesos informáticos
Los procedimientos informáticos han cambiado notablemente las condiciones internas de las
organizaciones, motivando de tal modo importantes consecuencias en materia de control interno.
22
ESTUPIÑAN G. Rodrigo, (2006). Control Interno y Fraudes. Segunda Edición. Bogotá, DC.
41
“Se aconseja a los efectos de evitar fraudes la separación de funciones entre quienes son
encargados de manejar el sistema, los programadores y quienes controlan los inputs, los cuales
deberían ser efectuados por tres técnicos o grupos de técnicos en informática diferentes. Sin
embargo tanto por el tamaño de la Institución, como por las nuevas características que tienen
lugar en los procesos fabriles y de servicios los controles deben adaptarse a esta nueva situación.
No menos importante resulta no sólo el control de acceso a la información, sino la posibilidad de
acceder a archivos de gran valor estratégico como son los relacionados con los clientes y sus
respectivas evoluciones comerciales. Muchos tienen interés en hacerse de dichas bases de datos a
los efectos de su venta a la competencia”.23
2.1.8.1. Controles de la organización del proceso de datos.
Podemos estudiar cuatro aspectos:
1. División de responsabilidades
2. Control sobre los operadores del ordenador
3. Biblioteca de programas
4. Sistemas de seguridad ante incendios u otros accidentes
23
ESTUPIÑAN G. Rodrigo, (2006). Control Interno y Fraudes. Segunda Edición. Bogotá, DC.
42
A los efectos de mantener la integridad del sistema cuando las funciones de autorización y
registro están comprendidas en el propio programa es necesario separar la función de operación y
manejo de las máquinas y la de mantenimiento del programa y de la memoria o biblioteca. Esta
separación de funciones es importante por cuanto, proporciona una eficaz verificación cruzada de
la exactitud y corrección de los cambios introducidos en el sistema, impide al personal de
operaciones efectuar revisiones sin plena autorización y verificación, evita que el personal ajeno
a la operación tenga acceso al equipo, y por último mejora la eficiencia, puesto que las
capacidades y el adiestramiento que se requieren para desempeñar tan diversas actividades
difieren.
Es importante la separación entre el personal encargado de las bibliotecas, y el de la sección de
adquisición y control de datos.
• Deben mantenerse en otro lugar, duplicados de todos los archivos, programas y documentación
básica.
• Protección contra excesos de humedad, variaciones de temperatura, caídas de tensión, cortes de
suministro, campos magnéticos, actos delictivos, etc.
• Protección contra incendios, inundaciones, desastres naturales, etc.
• Plan de emergencia que prevea las actuaciones básicas y medios alternativos disponibles ante
distintos niveles de sucesos catastróficos.
• Designación de un responsable de seguridad y revisión periódica de la operatividad de los
medios dispuestos.
• Seguro que cubra el riesgo de interrupción del negocio y el costo de reconstrucción de ficheros.
43
2.1.9. Normas de actividades de control
2.1.9.1. Separación de tareas y responsabilidades
Las tareas y responsabilidades esenciales relativas al tratamiento, autorización, registro y revisión
de las transacciones y hechos, deben ser asignadas a personas diferentes.
El objetivo de esta norma es procurar un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad
dentro de la estructura organizacional.
Al evitar que los aspectos fundamentales de una transacción u operación queden concentrados en
una misma persona o sector, se reduce notoriamente el riesgo de errores, despilfarros o actos
ilícitos, y aumenta la probabilidad que, de producirse, sean detectados.
2.1.9.2. Coordinación entre áreas
Cada área o sub-área del organismo debe operar coordinada e interrelacionada mente con las
restantes áreas o sub-áreas.
En una entidad, las decisiones y acciones de cada una de las áreas que lo integran, requieren
coordinación. Para que el resultado sea efectivo, no es suficiente que las unidades que lo
componen alcancen sus propios objetivos; sino que deben trabajar aunadamente para que se
alcancen, en primer lugar, los del organismo.
44
La coordinación mejora la integración, la consistencia y la responsabilidad, y limita la autonomía.
En ocasiones una unidad debe sacrificar en alguna medida su eficacia para contribuir a la del
organismo como un todo.
2.1.9.3. Documentación
“La estructura de control interno y todas las transacciones y hechos significativos, deben estar
claramente documentados, y la documentación debe estar disponible para su verificación.
La información sobre el sistema de control interno puede figurar en su formulación de políticas, y
básicamente en el respectivo manual. Incluirá datos sobre objetivos, estructura y procedimientos
de control.
La documentación sobre transacciones y hechos significativos debe ser completa y exacta y
posibilitar su seguimiento para la verificación por parte de directivos o fiscalizadores”.24
2.1.9.4. Niveles definidos de autorización
La autorización es la forma idónea de asegurar que sólo se llevan adelante actos y transacciones
que cuentan con la conformidad de la dirección. Esta conformidad supone su ajuste a la misión,
la estrategia, los planes, programas y presupuestos.
24
ESTUPIÑAN G. Rodrigo, (2006). Control Interno y Fraudes. Segunda Edición. Bogotá, DC.
45
La autorización debe documentarse y comunicarse explícitamente a las personas o sectores
autorizados. Estos deberán ejecutar las tareas que se les han asignado, de acuerdo con las
directrices, y dentro del ámbito de competencias establecido por la normativa.
2.1.10. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
Las transacciones y los hechos que afectan a una entidad, deben registrarse inmediatamente y ser
debidamente clasificados.
“Las transacciones o hechos deben registrarse en el momento de su ocurrencia, o lo más
inmediato posible, para garantizar su relevancia y utilidad. Esto es válido para todo el proceso o
ciclo de la transacción o hecho, desde su inicio hasta su conclusión”.25
Asimismo, deberán clasificarse adecuadamente para que una vez procesados, puedan ser
presentados en informes y estados financieros confiables e inteligibles, facilitando a directivos y
gerentes la adopción de decisiones.
2.1.10.1. Acceso restringido a los recursos, activos y registros.
Debe estar protegido por mecanismos de seguridad y limitado a las personas autorizadas.
25
ESTUPIÑAN G. Rodrigo, (2006). Control Interno y Fraudes. Segunda Edición. Bogotá, DC.
46
Todo activo de valor debe ser asignado a un responsable de su custodia y contar con adecuadas
protecciones, a través de seguros, almacenaje, sistemas de alarma, pases para acceso, etc.
Además, deben estar debidamente registrados y periódicamente se cotejarán la existencia física
con los registros contables para verificar su coincidencia. La frecuencia de la comparación,
depende del nivel de vulnerabilidad del activo.
Estos mecanismos de protección cuestan tiempo y dinero, por lo que en la determinación del
nivel de seguridad pretendido deberán ponderarse los riesgos emergentes entre otros del robo,
despilfarro, mal uso, destrucción, contra los costos del control a incurrir.
2.1.10.2. Rotación del personal en las tareas claves
Ningún empleado debe tener a su cargo, durante un tiempo prolongado, las tareas que presenten
una mayor probabilidad de comisión de irregularidades. Los empleados a cargo de dichas tareas
deben, periódicamente, abocarse a otras funciones.
En tal sentido, la rotación en el desempeño de tareas claves para la seguridad y el control es un
mecanismo de probada eficacia, y muchas veces no utilizado por el equivocado concepto del
"hombre imprescindible".
47
2.1.10.3. Control del sistema de información
El sistema de información debe ser controlado con el objetivo de garantizar su correcto
funcionamiento y asegurar el control del proceso de diversos tipos de transacciones.
La calidad del proceso de toma de decisiones en un organismo descansa fuertemente en sus
sistemas de información.
Un sistema de información abarca información cuantitativa, tal como los informes de desempeño
que utilizan indicadores, y cualitativa, tal como la atinente a opiniones y comentarios.
El sistema deberá contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las entradas, procesos,
almacenamiento y salidas.
“El sistema de información debe ser flexible susceptible de modificaciones rápidas que permitan
hacer frente a necesidades cambiantes de la dirección en un entorno dinámico de operaciones y
presentación de informes. El sistema ayuda a controlar todas las actividades del organismo, a
registrar y supervisar transacciones y eventos a medida que ocurren, y a mantener datos
financieros”.26
26
ESTUPIÑAN G. Rodrigo, (2006). Control Interno y Fraudes. Segunda Edición. Bogotá, DC.
48
2.1.10.4. Control de la tecnología de información
Los recursos de la tecnología de informar deben ser controlados con el objetivo de garantizar el
cumplimiento de los requisitos del sistema de información que el organismo necesita para el
logro de su misión.
La administración de estos recursos debe llevarse a cabo mediante procesos de tecnología de
información agrupados naturalmente a fin de proporcionar la información necesaria que permita a
cada funcionario cumplir con sus responsabilidades y supervisar el cumplimiento de las políticas.
A fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos del sistema de informaciones preciso de las
actividades de control apropiadas, así como implementarlas, supervisarlas y evaluarlas.
La seguridad del sistema de información es la estructura de control para proteger la integridad,
confidencialidad y disponibilidad de datos y recursos de la tecnología de información.
Las actividades de control general de la tecnología de información se aplican a todo el sistema de
información incluyendo la totalidad de sus componentes, desde la arquitectura de procesamiento -
es decir grandes computadores, minicomputadores y redes- hasta la gestión de procesamiento por
el usuario final. También abarcan las medidas y procedimientos manuales que permiten
garantizar la operación continua y correcta del sistema de información.
49
2.1.10.5. Indicadores de desempeño
Todo organismo debe contar con métodos de medición de desempeño que permitan la
preparación de indicadores para su supervisión y evaluación.
La información obtenida se utilizará para la corrección de los cursos de acción y el mejoramiento
del rendimiento.
La dirección de un organismo, programa, proyecto o actividad, debe conocer cómo marcha hacia
los objetivos fijados para mantener el dominio del rumbo, es decir, ejercer el control.
Los indicadores no deben ser tan numerosos que se tornen ininteligibles o confusos, ni tan
escasos que no permitan revelar las cuestiones claves y el perfil de la situación que se examina.
“Cada organismo debe preparar un sistema de indicadores ajustado a sus características, es decir,
tamaño, proceso productivo, bienes y servicios que entrega, nivel de competencia de sus
funcionarios y demás elementos diferenciales que lo distingan.
El sistema puede estar constituido por una combinación de indicadores cuantitativos, tales como
los montos presupuestarios, y cualitativos, como el nivel de satisfacción de los usuarios.
Los indicadores cualitativos deben ser expresados de una manera que permita su aplicación
objetiva y razonable. Por ejemplo: una medición indirecta del grado de satisfacción del usuario
50
puede obtenerse por el número de reclamos”.27
2.1.11. 403 Administración financiera - TESORERÍA
2.1.11.1. 403-01 Determinación y recaudación de los ingresos.
La máxima autoridad y el servidor encargado de la administración de los recursos
establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento del presupuesto de las
entidades y organismos del sector público, serán los responsables de la determinación y
recaudación de los ingresos, en concordancia con el ordenamiento jurídico vigente.
Los ingresos públicos según su procedencia pueden ser tributarios y no tributarios, de
autogestión, de financiamiento y donaciones. Se clasificarán por la naturaleza económica en:
corrientes, de capital y financiamiento.
Los ingresos de autogestión, son recursos que las entidades y organismos del sector público
obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos,
rentas de inversiones, multas y otros, se recaudarán a través de las cuentas rotativas de Ingresos
aperturadas en los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos públicos o en las
cuentas institucionales disponibles en el depositario oficial.
27
ESTUPIÑAN G. Rodrigo, (2006). Control Interno y Fraudes. Segunda Edición. Bogotá, DC.
51
La recaudación de los recursos públicos podrá hacerse de manera directa o por medio de la red
bancaria privada. En ambos casos se canalizará a través de las cuentas rotativas de ingresos
abiertas en los bancos corresponsales.
Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o
cheque cruzado a nombre de la entidad serán revisados, depositados en forma completa e intacta
y registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizados, durante el curso del día de
recaudación o máximo el día hábil siguiente.
2.1.11.2. 403-02 Constancia documental de la recaudación
El Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del sector público y persona jurídica de
derecho privado que disponga de recursos públicos que recaude o reciba recursos financieros, en
concepto de ingresos, consignaciones, depósitos y otros conceptos por los que el Estado sea
responsable, otorgarán un comprobante de ingreso pre-impreso y pre-numerado.
Por cada recaudación que realice una entidad u organismo del sector público, por cualquier
concepto, se entregará al usuario el original del comprobante de ingreso pre-impreso y pre-
numerado o una especie valorada; estos documentos cumplirán con los requisitos establecidos
por el organismo rector en materia tributaria y respaldarán las transacciones realizadas,
permitiendo el control sobre los recursos que ingresan al Tesoro Nacional. Diariamente se
preparará, a modo de resumen, el reporte de los valores recaudados.
52
Ninguna institución por ningún concepto, podrá cobrar tasa y/o tarifa alguna por la venta de
bienes y servicios, sin que medie la comercialización de especies valoradas, factura, nota de venta
y otros documentos autorizados por el organismo rector en materia tributaria.
Las entidades públicas mantendrán un control interno estricto y permanente del uso y destino de
los formularios para recaudación de recursos.28
En caso de especies valoradas o títulos de crédito, sus movimientos se justificarán
documentadamente mediante controles administrativos.
2.1.11.3. 403-03 Especies valoradas
Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad responsable del Tesoro
Nacional, o aquellas que por excepción son emitidas y custodiadas por los organismos del
régimen seccional autónomo, entidades de seguridad social y empresas públicas, se entregarán al
beneficiario por la recepción de un servicio prestado por parte de un órgano del sector público.
Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarán obligatoriamente en
los presupuestos institucionales y se depositarán en la cuenta rotativa de ingresos en los bancos
corresponsales.
La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administración pública que
manejen especies valoradas, llevarán registros sobre la emisión, venta y baja de estos documentos
28NORMAS DE CONTROL INTERNO,(2010), Acuerdo 39-C.G.E.R.O.Suplemento # 87
53
y su existencia será controlada mediante cuentas de orden.
El Instituto Geográfico Militar es el único organismo autorizado para elaborar las especies
valoradas para todo el sector público del Ecuador.
2.1.11.4. 403-04 Verificación de los ingresos
Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarán una verificación diaria, con la
finalidad de comprobar que los depósitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los
valores recibidos, a fin de controlar que éstos sean transferidos al depositario oficial.
La verificación la realizará una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su
registro contable.
El servidor encargado de la administración de los recursos, evaluará permanentemente la
eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depósitos y adoptará las medidas que correspondan. 29
2.1.11.5. 403-05 Medidas de protección de las recaudaciones
La máxima autoridad de cada entidad pública y el servidor encargado de la administración de los
recursos, adoptarán las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente,
mientras permanezcan en poder de la entidad y en tránsito para depósito en los bancos
corresponsales.
29NORMAS DE CONTROL INTERNO, (2010), Acuerdo 39-C.G.E.R.O.Suplemento # 87
54
El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estará respaldado por una garantía
razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.
Estas medidas de respaldo podrán incluir la exigencia de una caución suficiente al recaudador, la
contratación de pólizas de seguro, la utilización de equipos con mecanismos de control
automático de los cobros o de la secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad física de las
instalaciones, la asignación de personal de seguridad, la contratación de empresas de transporte
de valores o depósitos en bancos que ofrezcan este servicio.
2.1.11.6. 403-06 Cuentas corrientes bancarias
A la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional ingresarán todos los recursos provenientes de
cualquier fuente que alimenta el presupuesto general del Estado y de los gobiernos seccionales, a
través de cuentas auxiliares. Se exceptúan únicamente aquellas cuentas que deban mantenerse en
función de los convenios internacionales que el país mantiene con otros países y las que
correspondan a las empresas del Estado.
La apertura de cuentas para las instituciones del sector público en el depositario oficial será
autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro Nacional; ninguna institución
pública podrá aperturar cuentas fuera del depositario oficial de los fondos públicos.
Para administración de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes bancarias en el sistema
financiero nacional serán autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del informe técnico
emitido por el ente rector de las finanzas públicas; se abrirán bajo la denominación de la entidad
55
u organismo público y su número será el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un
adecuado control interno.
Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarán las firmas de las servidoras y servidores
autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y control de las cuentas
bancarias, no tendrán funciones de recaudación de recursos financieros, de recepción de recursos
materiales, de registro contable, ni de autorización de gastos. Las servidoras y servidores
responsables de su manejo serán obligatoriamente caucionados.
Para el caso del pago de la deuda, con el propósito de identificar la fuente de donde provienen
los recursos, la Cuenta Corriente Única del Tesorero Nacional se dividirá en Cuentas Auxiliares:
entre otras la denominada Cuentas para la Provisión del Pago de la Deuda Pública.
Se mantendrán cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos públicos para la
provisión de pagos de amortización e intereses de la Deuda Pública Interna y Externa, recibiendo
los recursos que se transfieren de la Cuenta Corriente Única.
2.1.11.7. 403-07 Conciliaciones bancarias
La conciliación bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que tanto el saldo según los
registros contables como el saldo según el banco sean los correctos. Se la realiza en forma regular
y periódicamente por lo menos una vez al mes.
56
Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de la
entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para
verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado.
La conciliación de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones
efectuadas por la unidad administrativa de tesorería han sido oportunas y adecuadamente
registradas en la contabilidad.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, éste será efectuado por uno o
varios servidoras o servidores no vinculados con la recepción, depósito o transferencia de fondos
y/o registro contable de las operaciones relacionadas.30
Cuando las conciliaciones se efectúen soportadas en sistemas computarizados y en tiempo real, la
entidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los controles de carga y validación de la
información, el registro manual o automático de operaciones que permitan ajustar las diferencias
y estén respaldados por los respectivos manuales de operación, instructivos y ayudas en línea.
2.1.11.8. 403-08 Control previo al pago
Las servidoras y servidores de las instituciones del sector público designados para ordenar un
pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos vía electrónica,
entre otros, previamente observarán las siguientes disposiciones:
30NORMAS DE CONTROL INTERNO, (2010), Acuerdo 39-C.G.E.R.O.Suplemento # 87
57
a) Todo pago corresponderá a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepción de
los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos;
b) Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la programación de caja autorizada;
c) Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos
respectivos;
d) Verificación de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento
total o parcial de las obligaciones a pagar.
e) Que la transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el
presupuesto.
Para estos efectos, se entenderá por documentos justificativos, los que determinan un
compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren entrega de las
obras, bienes o servicios contratados.
2.1.11.9. 403-09 Pagos a beneficiarios
El Sistema de Tesorería, prevé el pago oportuno de las obligaciones de las entidades y
organismos del sector público y utiliza los recursos de acuerdo con los planes institucionales y los
respectivos presupuestos aprobados.
El pago de las obligaciones a los beneficiarios, será ordenado por la unidad responsable del
Tesoro Nacional al depositario oficial de los fondos públicos; dichas obligaciones se registrarán
58
apropiadamente por las instituciones y se solicitarán de acuerdo al programa mensual aprobado.
Entre estos pagos se incluye el servicio de la deuda pública.
Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro Nacional debitará de la cuenta
correspondiente y acreditará en las cuentas de los beneficiarios finales los valores pertinentes,
debiendo utilizar los mecanismos establecidos por el depositario oficial de los fondos públicos,
siendo ésta la única forma de pago prevista para el mencionado sector.
En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentación en el sistema será posterior a los pagos
efectuados.31
Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, serán pagadas mediante
transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los beneficiarios, aperturadas
en el sistema financiero nacional o internacional, registradas en la base de datos del sistema
previsto para la administración de los servicios públicos.
Por excepción se manejarán los conceptos de cuenta virtual para los casos en que los
beneficiarios no pueden aperturar cuentas en el sistema financiero nacional. La cuenta virtual es
un proceso de pagos vía electrónica que define en un solo débito la salida de recursos a través de
la entidad bancaria, proceso que norma el organismo rector de las finanzas públicas.
31NORMAS DE CONTROL INTERNO, (2010), Acuerdo 39-C.G.E.R.O.Suplemento # 87
59
Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro Nacional se originarán exclusivamente
en el devengamiento y solicitud de pago realizado por las instituciones del sector público, el
cumplimiento de los requisitos necesarios para respaldar una obligación legalmente exigible, es
de exclusiva responsabilidad de la entidad solicitante. Bajo ninguna consideración se podrán
realizar pagos en efectivo, a excepción de los gastos que se realizan a través de la caja chica.
2.1.11.10. 403-10 Cumplimiento de obligaciones
Las obligaciones contraídas por una entidad serán autorizadas, de conformidad a las políticas
establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecerá
un índice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos,
intereses y multas.
Las obligaciones serán canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que será
controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su
clasificación, sean éstas a corto o largo plazo.
Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada
en el pago de las obligaciones con retraso, será de responsabilidad personal y pecuniaria de quien
o quienes los hayan ocasionado, por acción u omisión.
60
2.1.11.11. 403-11Utilización del flujo de caja en la programación financiera
Las entidades y organismos del sector público, para la correcta utilización de los recursos
financieros, elaborarán la Programación de Caja, en la que se establecerá la previsión
calendarizada de las disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilización, permitiendo
compatibilizar la ejecución presupuestaria anual en función de las disponibilidades.
La programación comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsión, gestión,
control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el
movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos
programáticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención.
La programación se podrá modificar en función de la evaluación de los ingresos efectivamente
recaudados, con el fin de garantizar el cumplimiento de las cuotas aprobadas; esta modificación
será aprobada por el Comité de las Finanzas Públicas del Ministerio de Finanzas.32
Cada entidad elaborará el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos. Este
flujo de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los planes estratégicos
institucionales.
Un instrumento de la programación financiera es el flujo de caja, que refleja las proyecciones de
ingresos y gastos de un período e identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, así
como los posibles excedentes de caja.
32NORMAS DE CONTROL INTERNO,(2010), Acuerdo 39-C.G.E.R.O.Suplemento # 87
61
El flujo de caja de la entidad tendrá un período determinado similar al ejercicio presupuestario; su
periodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o diaria, de acuerdo con las necesidades.
2.1.11.12. 403-12Control y custodia de garantías
En los contratos que celebren las entidades del sector público, para asegurar el cumplimiento de
los mismos, se exigirá a los oferentes o contratistas la presentación de las garantías en las
condiciones y montos señalados en la ley.
Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector público son de: adquisición o
arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de
consultoría, cuyas cláusulas contractuales contemplan el pago de anticipos, previo a la entrega de
una garantía, en las condiciones y montos señalados en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública.
Igualmente, algunas transacciones por prestación de servicios o compra de bienes sujetos a
entrega posterior, requieren de los proveedores la presentación de garantías de conformidad a las
estipuladas en los convenios y contratos, no pudiendo la tesorería efectuar ningún pago sin el
previo cumplimiento de este requisito.
La tesorería de cada entidad pública, ejercerá un control adecuado y permanente de las garantías
con el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos:
62
• Las garantías presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantías
contempladas en las disposiciones legales vigentes
• La recepción de los documentos se efectuará previo al pago de los anticipos y se verificará que
cumplan con los requisitos señalados en la ley.
• Custodia adecuada y organizada de las garantías.
• Control de vencimientos de las garantías recibidas.
La tesorería informará oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las garantías a
fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación o ejecución,
según sea el caso.
2.1.11.13. 403-13 Transferencia de fondos por medios electrónicos
Toda transferencia de fondos por medios electrónicos, estará sustentada en documentos que
aseguren su validez y confiabilidad.
La utilización de medios electrónicos para las transferencias de fondos entre entidades agilita la
gestión financiera gubernamental. Si bien los mecanismos electrónicos dinamizan la
administración de las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no generan
documentación inmediata que sustente la validez, propiedad y corrección de cada operación;
aspectos que limitan la aplicación de controles internos convencionales.33
33NORMAS DE CONTROL INTERNO,(2010), Acuerdo 39-C.G.E.R.O.Suplemento # 87
63
Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los
mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso será restringido y permitido solamente
a las personas autorizadas. Nadie más conocerá la serie completa de claves utilizadas en una
entidad. Las cartas de confirmación que requieren las transacciones efectuadas mediante el
sistema de transferencia electrónica de fondos serán verificadas y validadas por el signatario de
las claves respectivas.
Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes automáticos diarios,
que constituirán uno de los elementos de evidencia inmediata de la transacción, que muestre los
movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos.
El uso del correo electrónico u otras formas de comunicación tecnológica es otro medio que
permite contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las
operaciones, cuyo respaldo formal estará sujeto a la obtención de los documentos originales.
Por efectos de seguridad las entidades mantendrán archivos electrónicos y/o físicos.
2.1.11.14. 403-14 Inversiones financieras, adquisición y venta
Las entidades y organismos del sector público, podrán invertir los excedentes temporales de caja
en el mercado nacional o internacional, para lo cual se considerará la mejor opción para el Estado
y las indicadas entidades.
64
La adquisición y venta de inversiones financieras estarán condicionadas a las autorizaciones de la
unidad responsable del Tesoro Nacional en lo concerniente a las disponibilidades de caja que
mantengan las instituciones, para lo cual observarán lo establecido en las disposiciones legales y
normativa vigentes, de manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con el
mercado financiero y que garantice el menor riesgo, dentro de las condiciones, limitaciones y
autorizaciones determinadas en la respectiva ley.
De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferirá la colocación en papeles emitidos
por el Estado.
Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del sector público a
excepción de los organismos seccionales, empresas públicas e institutos de seguridad social serán
redimidas hasta el cierre del ejercicio fiscal.
Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las entidades del sector
público no requieren de partida presupuestaria para la inversión y la amortización del capital pero
sí para los gastos de comisiones y rendimientos.
2.1.11.15. 403-15 Inversiones financieras, control y verificación física
Se mantendrán registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de inversión corriente y
establecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que devenga cada una de
ellas, el sistema de registro contable proporcionará el control que asegure que han sido
65
registradas debidamente y que los rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de
manera oportuna. 34
Dirección de Investigación Técnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo Página 20
Cuando exista un número elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor auxiliar
para cada una, con lo cual se mantendrá un alto grado de confiabilidad en la información, estos
registros serán constantemente actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos
necesarios para la toma de decisiones.
Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de la
custodia y registro de las operaciones realizarán constataciones físicas de los valores fiduciarios
existentes.
Esta acción será efectuada por la unidad de auditoría interna y/o por una comisión nombrada para
el efecto, la misma que actuará bajo la responsabilidad del titular financiero de cada entidad,
pudiendo realizar dicho control en forma trimestral o semestral.35
2.1.12. Elementos del control interno
El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el
personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos
públicos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el
34NORMAS DE CONTROL INTERNO, (2010), Acuerdo 39-C.G.E.R.O.Suplemento # 87 35NORMAS DE CONTROL INTERNO, (2010), Acuerdo 39-C.G.E.R.O.Suplemento # 87
66
entorno de control, la organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos
institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas
para afrontarlos, el sistema de información, el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y,
la corrección oportuna de las deficiencias de control. El control interno será responsabilidad de
cada institución del Estado y tendrá como finalidad primordial crear las condiciones para el
ejercicio del control externo a cargo de la Contraloría General del Estado. 36
2.2. METODOLOGÍA DE LA PROPUESTA
2.2.1. Descripción de la metodología del proyecto
Para esta Investigación se utilizó entrevistas individuales a través de una encuesta, partiendo del
análisis de la entidad para llegar a establecer las necesidades del área de tesorería en lo que a
control interno se refiere.
También se empleará el método descriptivo o narrativo que consiste en la descripción detallada
de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las
distintas áreas, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema. Se utilizará
el método gráfico, que consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas en
examen y de los procedimientos utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una
idea completa de los procedimientos del área.
36Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,(2009) Reformas y Reglamento
67
2.2.2 Técnicas.- Dos o más personas: el entrevistador y los entrevistados, en este caso serán
los funcionarios de la entidad.
2.2.3 La Consulta.- Es la obtención de información en libros, reglamentos, estatutos y demás
fuentes bibliográficas que sirvan de guía para que los procedimientos del control interno se
enmarquen dentro de su base legal.
2.2.4. Tipos de investigación
a. Cualitativa.- Permite la participación vinculante de individuos y comunidad con el objeto de
solucionar problemas y necesidades que encaminen su desarrollo. Se aplica en las encuestas y
entrevistas a los funcionarios y empleados del Departamento Financiero del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.
b. Cuantitativa.- Mediante ella se recogen y analizan datos cuantitativos sobre variables. Su
aplicación se determina en la cuantificación de opiniones de las encuestas al personal, que son
tabuladas y transformadas las opiniones en datos numéricos y medibles.
c. Descriptiva.- Mediante este método nos permite recoger, organizar, resumir, presentar,
analizar y generalizar los resultados de las observaciones, implica la recolección, presentación de
datos para dar una idea clara del uso adecuado de los recursos económicos, materiales y humanos
de la institución.
d. Bibliográfica – Documental.- Se respaldará en fuentes de información secundaria como:
libros, folletos, Internet y otros. Se aplica durante toda la investigación, pero de manera especial
en el capítulo II, Marco teórico.
68
e. De Campo.- La información será recopilada a los actores del proceso, por medio de técnicas
de investigación de campo en el lugar mismo donde se presenta. En la aplicación de encuestas y
entrevistas a los funcionarios del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.
2.3. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO
2.3.1. Población y muestra
La población que utilizaremos en el presente trabajo de investigación será:
Funcionarios del Departamento Financiero del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial
de Pastaza.
Director Financiero
Tesorera General
Analistas de Contabilidad 1
Tamaño de la muestra 6
2.3.2. Métodos, técnicas e instrumentos
Los métodos utilizados serán los siguientes:
• Método Inductivo. Se parte del estudio de causas, hechos o fenómenos particulares para
llegar al descubrimiento de un principio o ley general y así establecer cuál es la causa que incide
69
en el problema. Por lo que es necesario identificar las causas que inciden el de no contar con un
manual de control interno para a la gestión en la área de tesorería del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de Pastaza.
• Método Analítico: Nos ayuda a describir brevemente las causas del porque el personal
responsable de la gestión del área de tesorería, no cuente con un manual de control interno los
mismos que ayuden a identificar y solucionar los posibles problemas, y con ello mejorar el
prestigio de la institución.
• Método Sintético: Mediante este método se tratará de realizar un trabajo investigativo, al
personal de la gestión del área de tesorería; para de esta manera saber qué es lo que sucede
cuando no se cuenta con un manual de control interno, por lo que se puede realizar
minuciosamente este tipo de trabajo en forma práctica.
En las encuestas y entrevistas, se logra identificar características de funcionarios de la entidad,
describiendo concienzudamente, para posteriormente inferir conclusiones sobre las mismas.
2.3.3. Técnicas
2.3.3.1. Entrevista
Es una técnica para obtener información, mejorar la redacción que consisten en un diálogo entre
dos personas; de tal manera que se realizará, la entrevista al director financiero del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, en materia de control interno.
70
2.3.3.2. Encuesta
Destinada a obtener datos de varias personas cuyas opiniones personales interesan al
investigador, y puede aplicar a sectores más amplios del universo, la encuesta se realizará al
personal de la dirección financiera en forma general. Será aplicada con el objeto de recolectar
información con detalles cualitativos y cuantitativos que permitirá profundizar, verificar y
consolidar la investigación.
Nuestro segmento de investigación será en el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de
Pastaza
2.3.3.3. Ficha de encuesta
2.3.3.4. Tabulación e interpretación de las encuestas aplicadas a los empleados y
funcionarios del departamento financiero en el Gobierno Autónomo Descentralizado
Provincial de Pastaza.
Las encuestas se realizó a los funcionarios y empleados de la dirección financiera del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.
71
1. ¿Existe un control formal y periódico sobre las actividades que desempeña y ejecuta la
tesorera del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza?
Variables Frecuencia Porcentaje
SI 3 50%
NO 3 50%
POCO 0 00%
TOTAL 6 100%
50%50%
0%
SINOPOCO
CONTROL FORMAL Y PERIÓDICO SOBRE LAS ACTIVIDADES
Tabla N° 1
Gráfico N° 1
Elaborado por: Autoras
Elaborado por: Autoras
72
Análisis:
Los resultados nos demuestra que el 50% de los encuestados determina que se realiza un control
formal y periódico sobre las actividades que desempeña la tesorera del gobierno Provincial; y el
otro 50% determina que las actividades o funciones de la tesorera no son cumplidas
correctamente.
Interpretación:
Evidenciando que hace falta la aplicación de normas y procedimientos de evaluación y
desempeño de actividades a los empleados del Área de Tesorería.
73
2. ¿Existe un manual de control interno para la gestión de tesorería?
Variables Frecuencia Porcentaje
SI 1 17%
NO 5 83%
POCO 0 00%
TOTAL 6 100%
17%
83%
0%
SI
NO
POCO
Tabla N° 2
Gráfico N° 2
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Elaborado por: Autoras
Elaborado por: Autoras
74
Análisis:
Determina que el 83% de los encuestados manifiestan que no existe un manual de control
interno para la gestión de tesorería; y el 17% opina que si existe dicho modelo de control pero
que no conocen su normativa.
Interpretación:
Se determina la inexistencia de un manual de control interno para la gestión de tesorería que
permita a los responsables del área la aplicación de procedimientos adecuados en la custodia
y utilización de bienes públicos.
75
50%
17%
33%SINOPOCO
3. ¿Conoce usted las atribuciones y responsabilidades del funcionario, como lo establece la
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en su Art. 3.- recursos públicos.
Variables Frecuencia Porcentaje
SI 3 50%
NO 1 17%
POCO 2 33%
TOTAL 6 100%
Tabla N° 3
Elaborado por: Autoras
Elaborado por: Autoras
Gráfico N° 3
ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL FUNCIONARIO
76
Análisis:
Determina que el 50% de los encuestados han manifestado conocer sus responsabilidades, el
17% de los encuestados han considerado que no conocen las funciones y responsabilidades que
se desempeña en el departamento financiero; y el otro 33 % desconoce en su totalidad sobre las
funciones y responsabilidades de su cargo.
Interpretación:
Analizamos que hace falta la aplicación de un manual de clasificación de puestos en la que se
determine funciones y responsabilidades en base a la LOCGE, a cada uno de los empleados
que laboran en el departamento financiero.
77
4. ¿Existen funcionarios de la institución que laboren en forma regular y sean responsables
en la evaluación del desempeño de funciones en la gestión de tesorería y en la
administración del Gobierno?
Variables Frecuencia Porcentaje
SI 3 50%
NO 3 50%
POCO 0 00%
TOTAL 6 100%
50%50%
0%
SINOPOCO
Tabla N° 4
Gráfico N° 4
Elaborado por: Autoras
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE FUNCIONES
Elaborado por: Autoras
78
Análisis:
Del personal que labora en el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, el 50%
de los encuestados manifiestan que no existen responsables directos que evalúen el desempeño
de sus funciones y responsabilidades, y el 50% del personal ha manifestado que si existen
responsables que controlan sus actividades cotidianas.
Interpretación:
Concluyendo entonces que hace falta la implementación por parte de los jefes de cada uno de
los departamentos y áreas la aplicación de evaluaciones de desempeño, con el fin de optimizar
los servicios públicos y fomentar la eficiencia y eficacia de los funcionarios y servidores en su
puesto de trabajo de manera que estimule su desarrollo profesional y contribuya al logro de los
objetivos y estrategias institucionales.
79
5. ¿Cree usted que la tesorera como funcionario recaudador del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de Pastaza realiza los depósitos intactos y diarios de los
diferentes ingresos en la cuenta de ingresos que esta institución posee en el Banco de
Fomento?
Variables Frecuencia Porcentaje
SI 4 67%
NO 2 33%
POCO 0 00%
TOTAL 6 100%
67%
33%
0%
SINOPOCO
Tabla N° 5
Elaborado por: Autoras
Gráfico N° 5
Elaborado por: Autoras
DEPÓSITOS INTACTOS Y DIARIOS DE LOS
DIFERENTES INGRESOS
80
Análisis:
De las personas encuestadas se ha determinado que el 67% considera que si se realizan los
depósitos oportunos de las recaudaciones efectuadas en el área de Tesorería; y el 33% considera
que los ingresos municipales no son depositados diariamente en cuentas oficiales, como
establecen las leyes y normas de control interno.
Interpretación:
Podemos señalar que las recaudaciones efectuadas y otros ingresos no especificados, son
depositados inmediatamente en la cuenta de ingresos que toda institución pública debe de
tenerlos.
81
6. ¿La tesorera revisa periódicamente la ejecución de los procesos en base a sus
responsabilidades, en cumplimiento a lo que dispone las normas de control para la
administración financiera gubernamental?
Variables Frecuencia Porcentaje
SI 4 67%
NO 2 33%
POCO 0 00%
TOTAL 6 100%
67%
33%
0%
SINOPOCO
Tabla N° 6
Elaborado por: Autoras
Gráfico N° 6
Elaborado por: Autoras
EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS EN BASE
A SUS RESPONSABILIDADES
82
Análisis:
El 67% de las personas encuestadas sobre si la persona responsable revisa periódicamente los
procesos en base a las responsabilidades, sobre las normas de control en el área de Tesorería han
respondido positivamente. Y el 33% considera que no se cumplen los procesos pertinentes.
Interpretación:
Podemos señalar que los controles previos y concurrentes en todos los procesos que ejecuta
la tesorera del Gobierno Provincial en la gestión de tesorería se cumplen en un porcentaje
aceptable, pero se puede mejorar mediante la implementación de un manual de control
interno.
83
67%
33%
0%
SI
NO
POCO
7. ¿Cree usted que la implementación de un manual de control interno mejorará el
desarrollo de las actividades en el área de tesorería?
Variables Frecuencia Porcentaje
SI 4 67%
NO 2 33%
POCO 0 00%
TOTAL 6 100%
Tabla N° 7
Elaborado por: Autoras
IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO
Gráfico No. 7
Elaborado por: Autoras
84
Análisis:
De las personas encuestadas se ha determinado que el 67% consideran que la existencia de un
manual de control interno sería necesaria para el desarrollo de las actividades en el área de
tesorería; y el 33% no considera importante la existencia de un manual de control interno.
Interpretación:
Podemos señalar que es de suma importancia la implementación de un manual de control
interno en el área de tesorería para que el desempeño laboral sea eficaz, eficiente y efectivo.
85
8. ¿Conoce usted si la Contraloría General del Estado ha glosado a funcionarios
responsables de la gestión de tesorería por negligencia en cumplimiento de sus actividades?
Resultados Frecuencia Porcentaje
SI 1 67%
NO 5 33%
POCO 0 00%
TOTAL 6 100%
17%
83%
0%
SINOPOCO
Tabla N° 8
Elaborado por: Autoras
Gráfico N° 8
GLOSA A FUNCIONARIOS POR CONTRALORÍA GENERAL
Elaborado por: Autoras
86
Análisis:
De las personas encuestadas sobre si la contraloría general del estado ha glosado a los
funcionarios responsables de la gestión de tesorería en el Gobierno Autónomo Descentraliza
Provincial de Pastaza el 83% han manifestado que no conocen de glosa alguna por parte de la
Contraloría general del estado; y el 17% restante han manifestado que si conocen de algunas
glosas pero que algunas de ellas han sido desvanecidas oportunamente.
Interpretación:
Podemos señalar que hay un proceso de control interno para el área financiera y en cada una de
las áreas, de modo que los controles previos y concurrentes se apliquen oportunamente con el
fin de evitar sanciones.
87
CAPÍTULO III
3.1. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1.1. ANTECEDENTES
El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastazacuenta con un área de tesorería, y
el servidor público responsable tiene la obligación de proporcionar atención eficiente, eficaz y
oportuna a cada uno de los usuarios y, sobre todo las cuentas del Gobierno Provincial de Pastaza
deben estar claras, pero lamentablemente al no existir un manual de control interno para la
gestión de tesorería, constantemente se encuentra expuesto a una serie de errores.
Al ser la provincia de Pastaza una región con grandes expectativas de crecimiento poblacional y
económico, se hace sumamente necesario planificar la gestión de tesorería y llevar a cabo las
actividades de forma ordenada y planificada.
Plantear la ejecución de un control interno en el área de tesorería para el Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de Pastaza, en los actuales momentos en los cuales las condiciones
del entorno representan una serie de amenazas latentes, deben ser evaluadas de manera práctica.
88
La principal función del manual de control interno es prever o anticiparse a futuros
acontecimientos, en este caso es necesario tener un punto de partida, en el cual la Área de
Tesorería pueda cimentar su gestión en las actividades, procesos a seguir de manera que pueda
trabajar sin ningún tipo de problemas o errores en el cumplimiento de sus funciones y
obligaciones.
3.2. JUSTIFICACIÓN
El presente trabajo investigativo está orientado a demostrar que el diseño y aplicación de un
manual de control interno para la gestión de tesorería servirá de instructivo para realizar las
actividades de una manera eficaz y eficiente, optimizando los recursos materiales y económicos
del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, facilitará el proceso de revisión
de documentos por parte de la tesorera del Gobierno Provincial de Pastaza, los funcionarios de la
área de tesorería a través de un manual de control interno para la gestión de tesorería tendrán
una visión clara de cuáles son los procesos adecuados que respaldan una transacción, y que
informes deben presentar para realizar transferencias electrónicas al momento de generar un
pago.
Es necesario e indispensable la implementación de un manual de control interno para la
gestión de tesorería, debido a la deficiencia en la aplicación de normas, políticas y
procedimientos de control interno, a fin lograr una adecuada administración de los recursos
del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, evitando riesgos en la gestión y
89
con el fin de evitar glosas y responsabilidades administrativas, civiles y penales por parte de
los órganos de control de los recursos del sector público.
3.3. OBJETIVOS
3.3.1 Objetivo general
Diseñar un manual de control interno para la gestión financiera en el área de tesorería para
proporcionar la confiabilidad de la información, el cumplimiento de leyes y reglamentos
aplicables, y salvaguarda de recursos.
3.3.2 Objetivos específicos
3.3.2.1. Establecer Políticas y procedimientos adecuados para realizar los respectivos pagos,
transacciones diarias en la gestión de tesorería
3.3.2.2. Determinar las responsabilidades definidas para los funcionarios del Área de Tesorería.
3.3.2.3. Estructurar planes de capacitaciones y evaluaciones para fomentar la eficacia y
eficiencia de los funcionarios, estimulando su desarrollo profesional, potenciando al logro de
los objetivos institucionales.
90
3.4 FUNDAMENTACIÒN LEGAL, TEÓRICA Y TÈCNICA
3.4.2 Base legal de la gestión de tesorería
3.4.1.1. Normas de control interno, (2010), acuerdo 39-c.g.e
403 Administración financiera – TESORERÍA
3.4.1.1.1. Determinación y recaudación de ingresos
Los ingresos de autogestión, son recursos que las entidades y organismos del sector publico
obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos,
rentas de inversiones, multas y otros, se recaudaran a través de las cuentas rotativas de ingresos
aperturas en los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos públicos o en las
cuentas institucionales disponibles en el depositario oficial.
Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o
cheque cruzado a nombre de la entidad serán revisados depositados en forma completa e intacta y
registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizados, durante el curso del día de
recaudación o máximo el día hábil siguiente.
91
3.4.1.1.2. Constancia documental de la recaudación
Sobre los valores que se recauden, por cualquier concepto, se entregara un recibo pre
numerado, fechado, legalizado y con la explicación del concepto y el valor cobrado en letras y
número y con el sello de cancelado, documento que respaldara la transacción realizada. El
original de este comprobante será entregado a la persona que realiza el pago. Diariamente se
preparara, a modo de resumen, el reporte de la recaudación.
Las entidades públicas mantendrán un control interno estricto y permanente del uso y destino de
los formularios para recaudación de los recursos.
En caso de especies valoradas o títulos de crédito, sus movimientos se justificaran
documentadamente mediante controles administrativos.
3.4.1.1.3. Verificación de los ingresos
La verificación la realizará una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y sus
registros contables.
El servidor encargado de la administración de los recursos, evaluará permanentemente la
eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depósitos y adoptará las medidas que correspondan.
92
3.4.1.1.4. Medidas de protección de las recaudaciones
La máxima autoridad de cada entidad pública y el servidor encargado de la administración de
los recursos, adoptaran medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente,
mientras permanezcan en poder de la entidad y en tránsito para el depósito en los bancos
corresponsables.
El personal a cargo del manejo o custodia de los fondos o valores estará respaldado por una
garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.
3.4.1.1.5. Cuentas corrientes bancarias
La apertura de cuentas para las instituciones del sector público en el depositario oficial será
autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesorero Nacional; ninguna institución
pública podrá aperturar cuentas fueras del depositario oficial de los fondos públicos.
Se mantendrá cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos públicos para la provisión
de pagos de amortización e intereses de la deuda pública interna y externa, recibiendo los
recursos que se transfieren de la Cuenta Corriente Única.
3.4.1.1.6. Conciliaciones bancarias
Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro Bancos de la
entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada para
93
verificar su conformidad y determinar sus operaciones pendientes de registro en uno u otro lado.
La conciliación de los saldos contables y bancarios, permiten verificar si las operaciones
efectuadas por la unidad administrativa de tesorería han sido oportunas y adecuadamente
registradas en la contabilidad.
3.4.1.1.7. Control previo al pago
Las servidoras y servidores de las instituciones del sector publico designados para ordenar un
pago, suscribir comprobantes de egresos o cheques, devengar y solicitar pagos vía electrónica,
entre otros, previamente observaran las siguientes disposiciones:
a) Todo pago corresponderá un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepción de
los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos;
b) Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la programación de caja autorizada.
c) Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos
respectivos;
d) Verificación de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento
total o parcial de las obligaciones a pagar.
e) Que la transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el
presupuesto.
94
3.4.1.1.8. Pagos a beneficiarios
El pago de las obligaciones a los beneficiarios, será ordenado por la unidad responsable del
Tesorero Nacional al depositario oficial de los fondos públicos; dichas obligaciones se registran
apropiadamente por las instituciones y se solicitaran de acuerdo al programa mensual aprobado.
Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, serán pagadas mediante
transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los beneficiarios, aperturadas
en el sistema financiero nacional o internacional, registradas en la base de datos del sistema
previsto para la administración de los servicios públicos.
3.4.1.1.9. Control y custodia de garantías
Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector público son de: adquisición o
arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de
consultoría, cuyas cláusulas contractuales contemplan el pago de anticipos, previo a la entrega de
una garantía, en las condiciones y montos señalados en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contraloría Pública.
La Tesorería de cada entidad pública, ejercerá un control adecuado y permanente de las garantías
con el fin de conservarlas y protegerla, en los siguientes aspectos:
95
a) Las garantías presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantías
contempladas en las disposiciones legales vigentes.
b) La recepción de los documentos se efectuará previo al pago de los anticipos y se
verificará que cumplan en los requisitos señalados en la ley.
c) Custodia adecuada y organizada de las garantías.
d) Control del vencimiento de las garantías recibidas.
3.4.1.1.10. Transferencia de fondos por medios electrónicos
La utilización de medios electrónicos para las transferencias de fondos entre entidades agita a la
gestión financiera gubernamental. Si bien los mecanismos electrónicos dinamizan la
administración de las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no generan
documentación inmediata que sustente la validez, propiedad y corrección de cada operación;
aspectos que limitan la aplicación de controles internos convencionales.37
.
3.4.2. Importancia de un manual de Control Interno para la gestión de tesorería
El manual de control interno es de gran importancia ya que nos permite la buena ejecución y
difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y funciones administrativas y
operativas dentro de la Institución, siendo uno de los manuales indispensables para el logro de los
objetivos.
37Normas de Control Interno, para Entidades y Organismos del Sector Público, acuerdo39-C.G.E
96
La finalidad del manual es ofrecer una información actualizada, concisa y clara de las actividades
que se realizan diariamente. Por ello, un manual jamás podemos considerarlo como concluido y
completo, ya que debe evolucionar con la institución.
3.4.3. Componentes de Control Interno
3.4.3.1. Ambiente de Control
En esta Institución ha venido funcionando el área de tesorería, y no dispone de un ambiente de
control Interno que disponga de manuales de procedimientos, normas, disposiciones y/ o
políticas de la institución, tanto administrativas como financieras, que regulen sus actividades y
garanticen eficiencia, efectividad y economía esto ha ocasionado dificultades en el área como:
a) Recuperación de los ingresos tributarios y no tributarios por la ausencia de una base de datos
actualizada viéndose disminuido sustancialmente los ingresos que el Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de Pastaza ha obtenido por este concepto.
b) Al momento de ejecutar las transferencias pertinentes, autorizados por el Gobierno
Provincial correspondientes a remuneraciones de los directores, funcionarios y
trabajadores, de acuerdo a la ley, ordenanzas, y reglamentos internos de la Institución,
algunos son rechazados por que las cuentas de los acreedores no están actualizados.
c) Los papeles fiduciarios, acciones, pólizas, garantías, etc., de propiedad del Gobierno
Provincial y no se efectivizan cuando existe incumplimiento de contrato por la inexperiencia
del proceso al momento de ejecutarles.
97
d) La desactualización de conocimientos han impedido el buen desempeño del área de Tesorería.
3.4.3.2. Evaluación de Riesgos
La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo mecanismos
para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en las distintas áreas.
Aunque para crecer es necesario asumir riesgos prudentes, la dirección debe identificar y analizar
riesgos, cuantificarlos, y prever la probabilidad de que ocurran así como las posibles
consecuencias.
Este componente de control interno involucra el análisis de los riesgos relevantes, para
determinar la forma de cómo deben ser manejados los riesgos, para minimizar sus efectos. La
evaluación de riesgos debe ser una responsabilidad grande para los diferentes niveles que están
involucrados en el logro de los objetivos y metas operacionales: para tal efecto es primordial
establecer los siguientes aspectos:
a) Objetivos de control
La fijación de objetivos de control interno en una actividad, representa la orientación básica de
los recursos y esfuerzos, en la que proporciona una base sólida para el diseño de un control
interno eficiente, que se encamina a los siguientes campos:
98
• Objetivos de operación.
• Objetivos de información financiera.
• Objetivos de cumplimiento de la legislación.
b) Evaluación de riesgos
Partiendo de los objetivos de control interno la identificación de los factores de riesgos, así
como los sectores donde estos se producen, revisten un acto de trascendencia para la
organización, dado de que esto se desprenderá varias acciones que llevaran al control de los
mismos.
Es necesario establecer un proceso amplio que tome en cuenta sus interacciones más
importantes entre todas las áreas al interior y exterior de la organización sin importar la
metodología, la estimación de la magnitud o significado de los riesgos.
c) Manejo de cambios
El manejo de los cambios estará controlado por un comité, que se encargue de cuidar porque
los cambios sean globales, consistentes y favorables en el tiempo y en el espacio que ocupa la
organización en el mercado, esta actividad está enfocada a la identificación de los cambios que
pueden influir en la efectividad de los controles internos, debido a que otros controles diseñados
bajo condiciones, pueden no funcionar favorablemente.
99
3.4.3.3. Actividad de control
Las actividades de control existen a través de toda la organización y se dan en la misma, a todos
los niveles y en todas las funciones, e incluyen cosas tales como; aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, análisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos, y
segregación de funciones.
Hay muchas posibilidades diferentes en lo relativo a actividades concretas de control, lo
importante es que se combinen para formar una estructura coherente de control global.
En algunos entornos, las actividades de control se clasifican en; controles preventivos, controles
de detección, controles correctivos, controles manuales o de usuario, controles informáticos o de
tecnología de información, y controles de la dirección.
Independientemente de la clasificación que se adopte, las actividades de control deben ser
adecuadas para los riesgos.
3.4.3.4. Información y Comunicación
Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan
cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen
informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las
normas que permite dirigir y controlar al Gobierno Provincial.
100
Estos componentes no sólo manejan datos generados internamente, sino también información
sobre acontecimientos internos, actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones
de gestión así como para la presentación de información a terceros. También debe haber una
comunicación eficaz en un sentido más amplio, que fluya en todas las direcciones a través de
todos los ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y a la inversa.
Debe existir una comunicación efectiva a través de toda la Institución.
El libre flujo de ideas y el intercambio de información son vitales. La comunicación en sentido
ascendente es con frecuencia la más difícil, especialmente en las organizaciones grandes. Sin
embargo, es evidente la importancia que tiene.
3.4.3.5. Supervisión o monitoreo
Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se
mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue
mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de
ambas cosas. La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto
las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el
personal en la realización de sus funciones.
El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una
evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada. Las
deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras
101
que la alta dirección y el consejo de administración deberán ser informados de los aspectos
significativos observados.
Todo el proceso debe ser supervisado, introduciéndose las modificaciones pertinentes cuando se
estime necesario. De esta forma el sistema puede reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo a las
circunstancias.
Es preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de que el proceso
funciona según lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que cambian los factores
internos y externos, controles que una vez resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser
adecuados y de dar a la dirección la razonable seguridad que ofrecían antes.
Después del análisis de cada uno de los componentes, podemos sintetizar que éstos, vinculados
entre sí:
Generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las
circunstancias cambiantes del entorno.
Son influidos e influyen en los métodos y estilos de dirección aplicables en las empresas e
inciden directamente en el sistema de gestión, teniendo como premisa que el hombre es el activo
más importante de toda organización y necesita tener una participación más activa en el proceso
de dirección y sentirse parte integrante del sistema de control interno que se aplique.
102
3.5. HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN DE TESORERÍA
3.5.1. Introducción
El sistema de control interno, es el plan de la organización que contiene todos los métodos y
procedimientos para llegar a conseguir los objetivos administrativos de asegurar en cuanto sea
posible la conducción ordenada y eficiente de la organización.
Este plan contiene las políticas, estrategias, responsables, tiempos de ejecución, metas etc., que
deben constantemente ser evaluadas a fin de garantizar su cumplimiento.
Dentro de las principales herramientas que permiten evaluar el funcionamiento del sistema de
control interno de acuerdo con el Marco integrado de control interno para Latinoamérica COSO,
tenemos:
El cuestionario de control interno y El Manual de Referencia, como herramientas de evaluación
son muy importantes el considerarlas a fin de conocer la forma como se están llevando las
diferentes actividades, en cada uno de los procesos a fin de llegar a conseguir los objetivos que
constan en el plan operativo anual.
Los cuestionarios de control interno son una de las herramientas que permiten conocer cómo se
desarrollan las actividades de los responsables en cada uno de los procesos, a fin de que se tomen
acciones correctivas.
103
El manual de referencia es otra de las herramientas de control Interno, que nos permite identificar
los objetivos, los riesgos organizacionales y las actividades de control, información con la cual
permiten que los administradores evalúen las actividades que se están desarrollando y mejorar las
misma
Fuente: Manual de Control Interno Informe COSO.
3.5.2. Diagramas de flujos
1. Recaudación
2. Pagos
3. Custodia
4. Especies valoradas
104
Cuadro Nº 2
AREA: Tesorería
PROCESO: Recaudación
RESPONSABLE ACCIÓN NO. ACTIVIDAD
(Se inicia el proceso
con la recepción de
documentación
pertinente)
Tesorería Recibe
Realiza
Refrenda
Envía
1
-El reporte de recaudación.
-El respectivo control que conste en
el documento la fecha y sumas.
-El informe general suscrito
-El informe general suscrito a
Financiero y Contabilidad.
Financiero y
Contabilidad
Recibe
Control
Registra
2
-Recibe el informe suscrito diario de
tesorería.
-Realiza la ejecución de control
previo de los totales
-Realiza el registro contable.
TERMINA
PROCEDIMIENTO
Fuente: Dirección Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza
105
2
Cuadro Nº 3
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO
PROVINCIAL DE PASTAZA
DIAGRAMA DE FLUJOS FECHA DE ELABORACIÓN:
3 de enero de 2012
ÀREA: Tesorería
PROCESO: Recaudación
TE
SOR
ER
ÍA
1
FIN
AN
CIE
RO
Y
CO
NT
AB
ILID
AD
INICIO
RECIBE EL REPORTE DE RECAUDACIÓN
D
A
CONTROL - FECHAS - SUMAS
DCTS
REFRENDA EL INFORME GENERAL SUSCRITO
SISTEMAS
C
B
D1
RECIBE EL RESPECTIVO INFORME SUSCRITO
EJECUCIÓN DE UN CONTROL DE TOTALES
REALIZA EL REGISTRO CONTABLE
FIN
D2
106
Cuadro Nº 4
AREA: Tesorería
PROCESO: Custodia
RESPONSABLE ACCIÓN NO. ACTIVIDAD (Se inicia el proceso con la recepción de documentación pertinente)
Jurídico Revisa Solicita
1
Documentos precontractuales. La partida presupuestaria a Dirección Financiera.
Financiero y Contabilidad
Recibe Envía
2
Solicitud de Partida Presupuestaria de Jurídico. La información de Partida Presupuestaria en contestación a la solicitud de Jurídico.
Jurídico
Recibe Elabora Envía
3
Recibe la información de la Partida Presupuestaria de Financiero. Realiza la elaboración del contrato. Envía tesorería el respectivo contrato elaborado.
Tesorería Recibe Control Realiza Control Envía
4
Recibe de Jurídico el respectivo contrato de comp-pago elaborado. Realiza un control previo del valor y su vigencia. El reporte con ingreso al sistema. Realiza un control previo al programa de vencimiento. Envía la documentación a Financiero para su respectivo registro contable.
Financiero y Contabilidad
Recibe y realiza 5 El respectivo registró contable.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Fuente: Dirección Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza
107
2
Cuadro Nº 5
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA
DIAGRAMA DE FLUJOS FECHA DE ELABORACIÓN: 3 de enero de 2012 ÀREA: Tesorería
PROCESO: Custodia
TESO
RER
ÍA
1
FIN
AN
CIE
RO
Y
C
ON
TAB
ILID
AD
CO
NT
AB
ILID
AD
INICIO
REVISA DOCUMENTOS PRECONSTRACTUALES Y SOLICITA PARTIDA PREST.
RECIBE SOLICITUD DE PARTIDA PRESUPUESTARIA
D1
ELABORACIÓN DEL CONTRATO
D2
RECIBE EL CONTRATO ELABORADO DE COMP-
PAGO
CONTROL (VALOR, VIGENCIA)
REALIZA AL PROG. VENCIMIE-NTO
REALIZA EL REPORTE CON INGRESO AL SISTEMA
D3 A B
REALIZA EL RESPECTIVO REGISTRO
CONTABLE
D4 D
FIN
108
Cuadro Nº 6
AREA: Tesorería
PROCESO: Coactiva.
RESPONSABLE ACCIÓN NO. ACTIVIDAD
(Se inicia el proceso
con la recepción de
documentación
pertinente)
Sistemas Ingresa – procesa
1
Ingresa información a la Base de Datos del
sistema.
Tesorería Recibe – accede
Realiza
2
A la información de la Base de Datos.
Realiza el proceso coactivo.
TERMINA
PROCEDIMIENTO
Fuente: Dirección Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza
109
2
Cuadro Nº 7
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA
DIAGRAMA DE FLUJOS FECHA DE ELABORACIÓN: 3 de enero de 2012 ÀREA: Tesorería
PROCESO: Coactiva
SIST
EMA
S
1
TESO
RER
ÍA
INICIO
INGRESO AL SISTEMA (BASE DE DATOS
D2 D1
REALIZA EL PROCESO COACTIVO
ACCEDE A LA INFORMACIÓN (BASE DE DATOS)
FIN A
D
110
Cuadro Nº 8
AREA: Tesorería
PROCESO: Pagos
RESPONSABLE ACCIÓN NO. ACTIVIDAD (Se inicia el proceso con la recepción de documentación pertinente)
Contabilidad Realiza Control Realiza - Envía
1
La certificación Presupuestaria con su debido control previo al compromiso. Previo devengado. Realiza el comprobante de pago y envía a tesorería.
Tesorería Recibe Control Realiza Genera
2
El comprobante de pago. Realiza la ejecución de control previo al pago. Las retenciones El pago en el sistema de OLIMPO.
Financiero y Contabilidad
Control 3
Realiza el control de saldos disponibles
Tesorería
Recibe Realiza Envía Envía
4
El reporte de saldos disponibles. El pago y el reporte de pagos diarios. La documentación al archivo correspondiente en Contabilidad. A Prefectura para su refrendación.
Contabilidad Recibe – archiva 5 Recibe la documentación para el archivo. Prefectura
Recibe 6
- El Prefecto la documentación para su refrendación – autorización del pago.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Fuente:Dirección Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza
111
2
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA
DIAGRAMA DE FLUJOS FECHA DE ELABORACIÓN: 3 de enero de 2012 ÀREA: Tesorería
PROCESO: Pagos
SIST
EMA
S
1 3 5
TESO
RER
ÍA
2 4
PREF
ECT
UR
A
6
FIN INICIO
CONTROL DE SALDOS
DISPONIBLES
D1 D6
ARCHIVO CORRESPONDIENTE
D3
REALIZA EL COMPROBANTE
DE PAGO
D2
CONTROL PREVIO DEVENGADO
PRESUPUESTO; CONTROL PREVIO COMPROMISO
D RECIBE EL COMPROVANTE DE
PAGO ENVÍA DOCUMENTO
PARA REFRENDAR
(PREFECTURA)
SPI.-EJECUTA EL PAGO REPORTE DE
PAGOS DIARIOS C
D5 CONTROL PREVIO AL
PAGO E A
GENERA PAGO
SISTEMA OLIMPO
REALIZA RETENCI
ONES D4
B
AUTORIZACIÓN – REFRENDACIÓN PARA EL PAGO
FIN
Cuadro Nº 9
112
3.5.3. Manual de referencia
3.5.3.1. Identificación de las actividades en el área de tesorería.
1. Recaudación
2. Pagos
3. Custodia
4. Especies valoradas
113
Cuadro Nº 10
ACTIVIDAD: Recaudación
Objetivos
O,F,C
Riesgos
Puntos a enfocar por
acciones/actividades de control
Determinar los
controles clave en
los registros de
ingresos en la
función recaudación
del GAD Provincial
de Pastaza.
O,C
Falta de Registro
diario de las
operaciones
obtenidas en
recaudaciones.
Ausencia de
Reportes de control
diario entre lo
recaudado y lo
contabilizado.
Personal no esté
entrenado.
Perdida de los
registros recibidos.
Presentar registro de ingresos
diarios.
Control diario en la recaudación y
contabilización.
Evaluar la eficiencia del personal en
actividades de control.
Pronosticar los requerimientos y
capacidades que posee el personal.
Suministrar capacitación a los
empleados.
Numerar los documentos e
investigar los que no están o hagan
falta.
114
Cuadro Nº 11
ACTIVIDAD: Pagos
Objetivos
O,F,C
Riesgos
Puntos a enfocar por
acciones/actividades de control
Cerciorarse de que los
procedimientos de
pago registrados en
tesorería se realicen
en base a las normas
de control interno
”administración
financiera-tesorería”
O,F, C
Los empleados
ignoran las
políticas, normas y
procedimientos de
control interno.
Falta de
organización y
difusión de las
normas de control
interno en el área
de Tesorería.
La falta de personal
capacitado, y
comprometido con
la organización.
Aplicar acciones inmediatas a
quienes incumplan las políticas,
normas y procedimientos de control
interno.
Implementar un ambiente de control
que fomente estructura y disciplina
en el área de Tesorería.
Tener claros los objetivos de la
institución.
Identificar y retener al personal
calificado que actualmente ejecuta
una función o trabajo diferente para
el cual se pueda necesitar
115
Cuadro Nº 12
ACTIVIDAD: Custodia
Objetivos
O,F,C
Riesgos
Puntos a enfocar por acciones/actividades de control
Cumplir con las leyes y reglamentaciones de la seguridad ocupacional y la administración de garantías y certificados.
O,F,C
Falta de conocimiento de los reglamentos a seguir en el área de tesorería. Los empleados no están familiarizados con los requerimientos o procedimientos de sus funciones. Políticas y procedimientos del manejo y del almacenamiento de los recursos inapropiados
Realizar capacitaciones según sea necesario en el área de Tesorería. Clara y precisa comunicación entre los funcionarios. Comunicación de las políticas y procedimientos del manejo en el área de Tesorería Control de los procedimientos del manejo y almacenamiento de los recursos por personal calificado
116
Cuadro Nº 13
ACTIVIDAD: Especies Valoradas
Objetivos
O,F,C
Riesgos
Puntos a enfocar por
acciones/actividades de control
Implementar controles
clave para el registro,
seguimiento, y
conciliación de saldos
en especies valoradas.
O,F,C
Los registros se
han perdido o han
sido
prematuramente
destruidos.
Perdida de
documentos e
información.
Sea creada una
documentación
ficticia
Archivar y retener los registros de
acuerdo con la ley y el reglamento
correspondiente.
Apuntes, listas de control y otras
herramientas son utilizadas para
asegurar que los registros son
recibidos.
Controlar el procedimiento de los
registros sean los correctos.
Examinar los documentos que
soportan los pagos aprobados.
117
Cuadro Nº 14
3.5.4. Cuadro de mando integral para cada objetivo
DETERMINACIÓN
OBJETIVOS
PERSPECTIVAS DE
EVALUACIÓN
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
Determinar
los controles
clave en los
registros de
ingresos en
la función
recaudación
del GAD
Provincial
de Pastaza.
Financiero: Disponer
de los recursos
necesarios y suficientes
para controlar los
registros de ingresos.
Recursos dispuestos para Tesorería.
Formula:
Mide el total de
recursos utilizados por
Tesorería para el
desarrollo de su gestión
Control Interno:
Contar con la
información necesaria
que permita controlar
los procedimientos
pertinentes.
Controles claves en la gestión de Tesorería.
Formula:
Mide el total de
procedimientos de
control (Controles
Claves) aplicados por
Tesorería.
Destrezas Personal:
Disponer de personal
competente y
capacitado, a fin de
obtener un desempeño
eficiente.
Personal capacitado en la gestión de Tesorería.
Formula:
Mide el total de
personal del
Departamento
Financiero que ha
recibido capacitación.
Clientes: Satisfacción
Calidad en el servicio
Formula:
Mide el total de
clientes satisfechos con
la atención brindada
por Tesorería en el
118
en el servicio recibido.
GAD. Provincial de
Pastaza.
Cerciorarse
de que los
procedimient
os de pago
registrados
en tesorería
se realicen
en base a las
normas de
control
interno
“administrac
ión
financiera-
tesorería”
Financiero: Disponer
de recursos suficientes
para controlar los
procedimientos de
pago.
Recursos suficientes
Formula:
Mide el total de
recursos disponibles
para el control de
procedimientos en la
gestión de tesorería
Control Interno:
Contar con estándares
que aseguren el
cumplimiento delos
procedimientos con
eficiencia.
Cumplimiento de procedimientos
Formula:
Mide el total de
procedimientos
cumplidos en la gestión
de tesorería
Destrezas Personales:
Contar con personal
eficiente y capacitado
para controlar los
procedimientos de
pagos.
Personal capacitado en la gestión de tesorería
Formula:
Mide el total de
personal capacitado
para controlar los
procedimientos de
pagos en la gestión de
tesorería
Clientes: Satisfacción
en los servicios
realizados.
Excelente atención al cliente
Formula:
Mide el total de
clientes satisfechos que
han obtenido la
atención en el área de
tesorería
119
Cumplir con
las leyes y
reglamentaci
ones de la
seguridad
ocupacional
y la
administraci
ón de
garantías y
certificados.
Financiero: Contar
con recursos para el
control y cumplimiento
de leyes y regulaciones
aplicables.
Recursos económicos utilizados en la difusión de
leyes y regulaciones aplicables.
Formula:
Mide el total de
recursos utilizados en
la difusión y
cumplimiento de las
leyes y regulaciones
dentro del GAD.
Provincial.
Control Interno:
Contar con políticas del
registro y proceso de la
administración de
garantías y certificados.
Políticas aplicadas en Tesorería
Formula:
Mide el total de
políticas aplicadas en la
gestión de Tesorería
relacionadas con
garantías y certificados.
Destrezas Personales:
Disponer de personal
eficaz, eficiente y
capacitado que
cumplan con lo
requerido.
Personal con el perfil en relación al cargo
desempeñado.
Formula:
Mide el total de
personal capacitado en
la gestión de tesorería
Clientes: Satisfacción
y Cumplimiento por el
servicio obtenido
Servicio de calidad
Formula:
Mide el total de
clientes satisfechos por
los servicios adquiridos
en el área de tesorería
120
Implementar
controles
clave para el
registro,
seguimiento,
y
conciliación
de saldos en
especies
valoradas.
Financiero: Disponer
de los recursos
económicos necesarios
para la implementación
de controles claves.
Recursos económicos dispuestos para implementar
procedimientos de control.
Formula:
Mide el total de
especies valoradas en
el área de tesorería que
cuentan con
procedimientos básicos
de control.
Control Interno:
Disponer de estrategias
para hacer cumplir las
leyes, reglamentos, y
disposiciones varias.
Estrategias diseñadas para mejorar el cumplimiento
de leyes y regulaciones aplicables.
Formula:
Mide el grado de
cumplimiento de la
Base Legal que regula
los procedimientos de
Tesorería.
Destrezas Personales:
Contar con personal
capacitado que cumpla
sus funciones según la
ley lo indica.
Personal con los conocimientos técnicos para el
desempeño del cargo.
Formula:
Mide el total de
personal con las
competencias
pertinentes a la gestión
de tesorería
Clientes: Satisfacción
de las necesidades de
las personas que han
sido atendidos en la
institución.
Servicio efectivo entregado a la comunidad.
Formula:
Mide el total de
clientes satisfechos por
los servicios adquiridos
en el área de tesorería
121
3.6. DISEÑO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA GESTIÓN
FINANCIERA EN EL AREA DE TESORERÍA
3.6.1. Introducción al manual
El presente trabajo se propone brindar políticas, estrategias y procedimientos de control
interno, con la finalidad de mejorar los procesos a la Gestión de Tesorería del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, y el servicio a la sociedad.
3.6.2. Nómina del personal que labora en el área de tesorería del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.
Cuadro Nº 15
APELLIDOS Y NOMBRES TITULO / PROFESION FUNCIONES
Nelly Soledad Chávez
Laura Solís
Bélgica Rodríguez
Licenciada en Contabilidad y
Auditoría CPA
Egresada en Contabilidad y Auditoría CPA
Licenciada en Contabilidad y
Auditoría CPA
Tesorera
Secretaria
Recaudadora
122
3.6.2.1. Políticas Generales:
Fomentar y presentar al consejo provincial proyectos de ordenanzas de acuerdo a las
materias que son de competencia del gobierno autónomo descentralizado provincial, y
presentar con facultad privativa, proyectos de ordenanzas tributarias que creen,
modifiquen, exoneren y supriman tributos, en el ámbito de las competencias
correspondientes a su nivel de gobierno.
3.6.2.2. Estrategias:
• La predisposición de la máxima autoridad para mejorar la Gestión de Tesorería y
entregar mejores servicios a la colectividad.
• Solicitar al Ministerio de Relaciones Laborales (EX SENRES), la delimitación de
actividades y desempeño de cargos según las necesidades para la creación de
nuevos puestos.
3.6.2.3 Procedimientos:
• Justificar la necesidad de nuevos cargos para la Gestión de Tesorería, a través de
la Unidad de Recursos Humanos del Gobierno Autónomo Descentralizada
Provincial de Pastaza.
123
• Solicitar al Director Financiero por intermedio de la UARHS, la creación de la
partida presupuestaria, para el ejercicio fiscal siguiente
• El tesorero provincial conjuntamente con el Director Financiero y UARHS de
prefectura, establecerá funciones específicas para cada funcionario del área de
Tesorería.
3.6.3. Determinación de atribuciones y responsabilidades definidas
A continuación presentamos un esquema de la descripción y perfil de puestos,
debidamente especificadas para cada funcionario del Área de Tesorería del Gobierno
Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, en base a nuestra propuesta.
124
Cuadro Nº 16
Tesorero Provincial
SUBORDINACIÓN:
Sus acciones son supervisadas
por el Director Financiero.
OFICINA A SU
CARGO:
Tesorería y Recaudación.
JEFE INMEDIATO
SUPERIOR:
Director Financiero.
INSTRUCCIÓN:
Tercer Nivel
EXPERIENCIA
MINIMA:
2 años
GRUPO OCUPACIONAL:
Servidor público 3
REQUISITOS MÍNIMOS:
Título profesional en administración, auditoría, economía y
en Contabilidad y Auditoría CPA.
CURSOS:
Haber aprobado los cursos
dictados por la Contraloría
General del Estado.
MISIÓN:
Administrar y custodiar los fondos de Prefectura de acuerdo con las normas establecidas y
recaudar eficiente y oportunamente los recursos. Participar activamente en el Plan de
Desarrollo Provincial.
ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES
Organizar la recaudación de dinero y documentos negociables producto de impuestos, tasas y
otros
Controlar y supervisar el movimiento económico, ingresos, egresos, transferencias,
renovaciones, cancelación de obligaciones y fondos rotativos.
125
Efectuar pagos, previo a la presentación de comprobantes debidamente legalizados.
Responsable de la custodia y conservación de fondos de la institución, así como de las
especies valoradas, títulos de crédito, y demás documentos que representen ingresos para la
institución.
Ejecutar acciones de coactivas a contribuyentes.
Transferir con la autorización del señor Prefecto, los fondos de roles, proveedores, anticipos,
notas de débito y crédito y demás documentos de su competencia.
Observar por escrito y de manera inmediata al hecho, ante el Director Financiero, las órdenes
de pago que considere ilegales o que contravinieren disposiciones.
Ejercer de conformidad con la ley, las funciones y actividades inherentes a los agentes de
retención.
Participar en la formulación de proyectos, de ordenanzas, reglamentos, instructivos con
respecto a las actividades.
126
Cuadro Nº 17
Recaudador
SUBORDINACIÓN:
Sus acciones son supervisadas
por el Director Financiero y
Tesorero Provincial.
OFICINA A SU
CARGO:
Recaudación.
JEFE INMEDIATO
SUPERIOR:
Tesorero.
INSTRUCCIÓN:
Bachiller en Contabilidad
EXPERIENCIA
MÍNIMA:
1 año
GRUPO OCUPACIONAL:
Servidor público de apoyo 3
REQUISITOS MÍNIMOS:
Tener conocimientos básicos de computación; y paquetes
informáticos.
CURSOS:
Haber aprobado curso en
temas a fines.
MISIÓN:
Realizar las labores de recaudación y responsabilidad sobre los registros y depósitos de
valores. Asegurar mediante procedimientos a ser adoptados, la participación en la
recuperación de la cartera vencida y en los trámites coactivos.
ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES
Elaborar la caja diaria.
Efectuar liquidaciones de impuestos, tasas y calcular los intereses y recargo por mora.
Revisar las liquidaciones de impuestos y el cómputo de intereses, multas y recargos por
mora.
127
Llevar el control de la recaudación diaria y depositar el dinero en el banco corresponsal
autorizado por la ley.
Formular informes diarios, semanales o mensuales de las recaudaciones efectuadas.
Enviar en forma periódica informes al Tesorero Provincial sobre valores correspondientes a
la cartera vencida y participar en procesos de ejecución coactivo.
Emisión de facturas y demás documentos.
Enviar notificaciones a los contribuyentes que se encuentren en mora.
3.7. POLÍTICAS, ESTRATEGIAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL A LA
GESTIÓN DE TESORERÍA.
3.7.1. Definición e identificación de procesos
3.7.1.1. Ingresos
Las actividades desarrolladas dentro de este proceso tienen que ver con la administración
de los recursos establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento del
presupuesto de las entidades y organismos del sector público, serán los responsables de la
determinación y recaudación de los ingresos.
3.7.1.1.1. Políticas de Control
a) Ningún funcionario puede ser responsable de una transacción completa.
128
b) Tesorería realiza la recepción, recaudación, y depósito de recursos, los que
posteriormente son registrados por contabilidad, tanto presupuestaria como
contable.
c) La contabilidad registra todas las operaciones de contabilidad y presupuesto.
3.7.1.1.2. Estrategias de Control
a) Diariamente se preparará, a modo de resumen el reporte de los valores recaudados.
b) El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estará respaldado por
una garantía razonable suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.
c) Utilización de equipos con mecanismos de control automático de cobros o de la
secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad física de las instalaciones, la
asignación de personal de seguridad.
d) Validación de los reportes de recaudación diario por parte del inmediato superior.
3.7.1.1.3. Diseño de Procedimientos de Control
a) Elaboración de arqueos del efectivo producto de la recaudación de los impuestos
del Gobierno Provincial de Pastaza y otros ingresos no tributarios, y se revisarán
los siguientes respaldos:
Dinero en efectivo o cheques certificados a nombre de la institución
Comprobantes prenumerados de ingreso a caja
Informes que sustentan la recaudación y
129
Títulos de Crédito generados.
3.7.1.2. Custodia
Las actividades desarrolladas dentro de este proceso son para asegurar el cumplimiento de
las entidades del sector público, se exigirá a los oferentes o contratistas la presentación de
garantías en las condiciones y montos señalados en la Ley.
3.7.1.2.1. Políticas de Control
a) Ejecución inmediata de las garantías a los contratistas que hayan incumplido con
las partes contractuales del contrato, en base a la Ley Orgánica del Sistema
Nacional Contratación Pública y su Reglamento.
b) Observar por escrito y dentro del plazo establecido, ante el Director Financiero, las
órdenes de pago que considere ilegales o que contravienen a disposiciones
normativas.
3.7.1.2.2. Estrategias de Control
a) Revisar periódicamente la vigencia de las garantías de todos los contratistas que
hayan adquirido compromisos con el Gobierno Autónomo Descentralizado
Provincial de Pastaza
b) El fiscalizador previa autorización del Director de Obras Públicas del Gobierno
Provincial, notificara por tres ocasiones al contratista que haya suspendido la obra
130
sin ninguna justificación, solicitando la inmediata reiniciación de la obra,
concediendo el plazo de 15 días para cumplirlo.
3.7.1.2.3. Diseño de Procedimientos de Control
a) Por disposición de la Dirección Financiera del Gobierno Provincial, la Tesorera del
Gobierno Provincial solicitara la documentación pertinente, las mismas que serán
entregadas los respectivos originales a los responsable de la emisión de garantías o
fianzas, y en las copias deberán constar las firmas y sellos de haber recibido.
b) El dinero recibido en efectivo o cheque certificado a nombre del Gobierno
Provincial por consecuencia del cobro de garantías, ingresaran a las cuentas de la
institución del Gobierno Provincial.
3.7.1.3. Especies valoradas
Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la responsable de Tesorería
Nacional, o aquellas que por excepción son emitidas y custodiadas por los organismos del
régimen seccional autónomo, entidades de seguridad social y empresas públicas, se
entregaran al beneficiario por la recepción de un servicio prestado por parte de un órgano
del sector público.
131
3.7.1.3.1. Políticas de Control
a) La venta de las especies valoradas constarán obligatoriamente en los presupuestos
institucionales y se depositaran en la cuenta rotativa de ingresos.
b) Las especies valoradas, luego de los trámites de emisión, son registradas en la
contabilidad en cuentas de orden y custodiadas por Tesorería
c) Suscribir las especies valoradas y demás documentos para el cobro de tributos que
debe percibir el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza,
juntamente con el Director Financiero.
d) Los pagos se realizaran en efectivo o cheques certificados.
3.7.1.3.2. Estrategias de Control
a) El manejo de especies valoradas, llevaran registros sobre la emisión, venta y baja de
éstos documentos y su existencia será controlada mediante cuentas de órden.
b) Los movimientos se justificaran documentadamente mediante controles
administrativos.
3.7.1.3.3. Diseño de Procedimientos de Control
a) Se mantendrá un control interno estricto y permanente del uso y destino de los
formularios para recaudación de recursos.
b) Por ningún concepto se podrá cobrar tasa y/o tarifa alguna por la venta de bienes y
servicios, sin que medie la comercialización de especies valoradas.
132
c) Por cada recaudación que se realice en la entidad, se entregará al usuario el original
del comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado o una especie valorada.
3.7.1.4. Pagos y/o egresos
Las actividades desarrolladas dentro de este proceso tiene que ver exclusivamente con
órdenes de pagos, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos
vía electrónica, para lo cual deberán observar disposiciones legales.
3.7.1.4.1. Políticas de Control
a) El desempeño de las diferentes actividades y responsabilidades en función del Código
Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización “COOTAD”, la
Ley de Régimen Tributario Interno, son necesarias dentro de la gestión de tesorería.
b) Cumplir y hacer con las Ordenanzas, reglamentos, resoluciones y demás disposiciones
legales que enmarcan el desempeño de la gestión de Tesorería.
c) Desempeñar las diferentes actividades inherentes a la función, con responsabilidad,
eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos disponibles.
3.7.1.4.2. Estrategias de Control
a) La predisposición de la máxima autoridad para mejorar la Gestión de Tesorería y
entregar mejores servicios a la colectividad.
133
b) Mediante el Ministerio de Relaciones Laborales observar, la delimitación de actividades
y desempeño de cargos según las necesidades para la creación de nuevos puestos.
3.7.1.4.3. Diseño de Procedimientos de Control
a) El director financiero y UARHS, establecerá funciones específicas para cada
funcionario del área de Tesorería.
b) Que toda transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y
conformidad con el presupuesto.
134
3.8. PLAN DE CAPACITACIÓN PROPUESTO
La capacitación es uno de los medios para aumentar la eficacia y debe proporcionar
resultados como:
a. Aumento de la eficacia y eficiencia organizacional.
b. Mejoramiento de la imagen de la institución.
c. Mejoramiento del clima organizacional
d. Mejores relaciones entre empresa y empleado
e. Facilidad en los cambios y en la innovación.
Una manera de lograr la gestión del desempeño gubernamental es que el área responsable
de la planeación convenga fecha, contenidos y recursos necesarios con quienes tengan la
autoridad sobre los capacitados, de manera que se consiga el involucramiento para la
programación orientada al crecimiento personal e institucional.
135
Cuadro Nº 18 Plan de Capacitación
Fuente: Dirección Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza
CRONOGRAMA ACTIVIDADES
I TRIMESTRE
II TRIMESTRE
III TRIMESTRE
IV TRIMESTRE
RESPONSA BLES
FINANCIAMIENTO
EVALUACIÓN
E F M A M J J A S O N D Riesgo Indicador Acción de Control Selección de temas de capacitación
Recursos humanos y dirección financiera
$ 100,00
Actitud negativa del personal a capacitarse
Cantidad de Temas Previstos/ Cantidad de temas seleccionados.
Difundir la necesidad de la capacitación como herramienta de mejora continua.
Contratación de personal especializado
GADP de Pastaza y dirección financiera
$ 2000,00
No Responder al entrenamiento y mejora contínua.
Cantidad de propuestas presentadas/total de propuestas contratadas.
La Eficiencia con la que se usan los métodos, procedimientos y materiales instructivos en el proceso de la capacitación.
Ejecución de la capacitación
Personal contratado
$ 300,00
Ausencia de participación del personal.
Total de asistentes/total de convocados a capacitarse.
Verificar la asistencia de los servidores a capacitarse.
Evaluación
Director financiero
$ 100,00
Obtener resultados negativos.
Cantidad de servidores evaluados/Cantidad de Servidores capacitados
Aplicar la evaluación luego del curso, análisis del número de quejas de los usuarios
TOTAL $ 2500,00
136
3.9. MODELO OPERATIVO
3.9.1 Diagnóstico
Mediante el análisis realizado en base a métodos y técnicas de investigación empleadas
por los estudiantes de la UNIANDES a la gestión de tesorería del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de Pastaza, se ha determinado el deficiente Control Interno
aplicado a los distintos procesos hasta la fecha por las siguientes causas.
3.9.1.1 Causas directas:
1. No existe un manual de control interno a la gestión de tesorería.
2. Improcedentes mecanismos del control interno en los procesos.
3. Inexistencia de políticas y estrategias claras para la recaudación de impuestos.
4. Deficiencia en cumplimiento de funciones y responsabilidades en el área de tesorería.
3.9.1.2 Causas indirectas:
1. Capacitaciones al personal en forma irregular.
2. No existe una cultura tributaria de los contribuyentes.
3. Mala atención a los clientes o contribuyentes.
4. Trámites burocráticos.
137
3.9.1.3 Causas estructurales:
1. Dependencia del gobierno central.
2. Cambio de autoridades provinciales.
3. Baja gestión de las autoridades del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de
Pastaza.
3.9.1.4 Efectos:
1. Sanciones administrativas, civiles y penales por la Contraloría General del Estado.
2. Incumplimiento de obras y obligaciones del Gobierno Autónomo Descentralizado
Provincial de Pastaza
3. Liquidez parcial para el cumplimiento de obligaciones con terceros.
4. Mala atención al contribuyente.
3.9.1.5 Soluciones:
1. Aplicación del manual de control interno a la gestión de tesorería.
2. Cumplir con las leyes y normas de control interno y demás leyes conexas
3. Cumplir y hacer cumplir, las observaciones y recomendaciones efectuadas por la
Contraloría General del Estado, de las auditorias efectuadas en el Gobierno
Provincial.
4. Capacitación continúa al personal de la gestión de tesorería, en temas afines dictados
por la Contraloría General del Estado.
138
3.9.2. Ejecución del manual
En esta fase presentamos un cronograma de actividades, para la ejecución del Manual de
Control Interno a la Gestión de Tesorería, mucho dependerá su correcta aplicación, de las
autoridades de turno y sus funcionarios.
3.9.2.1. Tiempo estimado para la ejecución
Inicio: 02-01-2012 Fin: 31-12-2012
3.9.2.2. Equipo técnico responsable.
Máxima Autoridad, Director Financiero, Unidad de Tesorería y Recursos Humanos.
3.9.3. Evaluación y Seguimiento
La evaluación y seguimiento a la ejecución y cumplimiento de procedimientos del
control interno presentados en este manual a la Gestión de Tesorería se efectuara de la
siguiente forma:
3.9.3.1. Responsables de la evaluación:
Director Financiero y la UARHS
139
3.9.3.2. Periodos de evaluación y seguimiento:
Se efectuara dos veces al año y cada periodo de evaluación tendrá una duración de
cinco meses y después de cada periodo de evaluación se tendrá hasta un mes para
calificar los resultados.
140
3.9.3.2.1. Plan de monitoreo y evaluación de la propuesta.
Cuadro Nº 19
ACTIVIDADES RESPONSABLES PLAZOS INDICADOR OBJETIVO Implementación del manual en el área de Tesorería.
Director Financiero 60 días Total de procedimientos aceptados/total de procedimientos.
Aplicar procedimientos adecuados de Tesorería a fin de garantizar en forma razonable la eficiencia administrativa.
Seguimiento al cumplimiento del Manual.
-Máxima Autoridad -Director Financiero -Tesorero
continuo Estrategias aplicadas en tesorería/total de estrategias propuestas.
Promover la cultura de control interno en Tesorería.
Que exista un control formal y periódico sobre las actividades que desempeña y ejecuta la Tesorera.
-Director Financiero -Recursos humanos, -Personal de Tesorería
continuo Estrategias aplicadas en tesorería/total de estrategias propuestas
Mantener los controles necesarios que ayuden a utilizar los recursos de la forma más eficiente posible, dentro de los parámetros y leyes establecidos para alcanzar los objetivos y metas programadas.
141
3.10. ADMINISTRACIÓN DE LA PROPUESTA
3.10.1. Instrucciones para el manejo.
Se ha elaborado un manual de Control Interno a la Gestión de Tesorería en forma ordenada
y sistemática, es decir que se detalla áreas de aplicación, Leyes, normas, políticas,
estrategias y procedimientos de control interno en donde se ha determinado como
responsables para su administración:
PREFECTO: Máxima autoridad del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de
Pastaza, encargado de cumplir y hacer cumplir la constitución, leyes de la República,
ordenanzas, reglamentos, acuerdos y resoluciones del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de Pastaza.
DIRECTOR FINANCIERO: Responsable en hacer cumplir las funciones que en
materia del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza se señala en el
código orgánico de organización territorial, autonomía y descentralización y con la
estructura contemplada, y otras disposiciones legales pertinentes de Control Interno.
TESOREROPROVINCIAL
El tesorero es el funcionario recaudador y pagador del Gobierno Autónomo
Descentralizado Provincial de Pastaza. Responsable de cumplir con las leyes, reglamentos
142
y normas de control interno del sector público y responsable del cumplimiento o no del
manual de control interno para la gestión de tesorería.
Leyes y Normas:
Existen algunas leyes y normas que prescriben la existencia de un sistema de control
interno las mismas que serán aplicadas a la gestión financiera del área de tesorería:
• Ley organizada de la Contraloría General del Estado.
• Ley orgánica de la Administración Financiera y Control.
• Normas de control interno para sector público, Reglamentos y Resoluciones.
• Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
Área de Aplicación
Gestión de tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.
143
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
1. Los directivos y la máxima autoridad del GAD Provincial de Pastaza no se han
preocupado por la implementación del sistema de control interno en los procesos de
tesorería que coadyuva a la efectiva construcción administrativa.
2. La situación actual en cuanto al control interno de tesorería se ha observado que carece
de un manual de control interno para la gestión de tesorería.
3. La ausencia de controles internos delineados para el área administrativa de tesorería del
Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, limitan la administración
eficiente y el control eficaz por parte de los involucrados en los procesos operativos
y funcionales, entorpeciendo muchas veces y oportunidad en la atención a la
ciudadanía.
4. El mal manejo de recursos por parte del personal que trabaja en el área de tesorería
evitando así inconvenientes en la atención al público y evitar al máximo problemas
con los exámenes de auditoría Interna y auditoría externa realizados por la Contraloría
General del Estado.
144
RECOMENDACIONES
AL PREFECTO:
1. Dispondrá a la dirección financiera analizar la gestión a fin de implementar
políticas y estrategias de control con la finalidad de mejorar los procesos de tesorería.
2. Por lo cual es necesario tomar acciones correctivas inmediatas a fin de tener mayores
incidencias en el mejoramiento de las actividades tanto administrativas y financieras y
de tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.
3. Se recomienda una inmediata capacitación a los funcionarios del área de Tesorería en
temas a fines a su desempeño con el fin de actualizar sus conocimientos en temas de
responsabilidad administrativa, financiera y operativa.
4. Las recomendaciones efectuadas por la Contraloría General de Estado en los exámenes
realizados a periodos anteriores, deben ser cumplidas de forma inmediata con fin de
evitar riesgos de carácter administrativo y financiero en los procesos de control en la
gestión de tesorería.
145
146
AGENDA DE CAPACITACIÓN
TIEMPO ACTIVIDADES
I TRIMEST
RE
II TRIMEST
RE
III TRIMEST
RE
IV TRIMEST
RE
ENTIDAD A CAPACITAR
OBSERVACIÓN
E F M A M J J A S O N D
Técnicas de la calidad en la atención al cliente.
xx GAD Provincial de Pastaza
Se dictara para transferir Conocimientos y de esa manera obtener una eficiente gestión en el área financiera.
El control interno organizacional
xx GAD Provincial de Pastaza
Se dictaran para transferir Conocimientos y de esa manera obtener una eficiente gestión en el área financiera.
Responsabilidad de procesos administrativos.
xx GAD Provincial de Pastaza
Se dictaran para transferir Conocimientos y de esa manera obtener una eficiente gestión en el área financiera.
Control de gestión de la administración pública
xxx
GAD Provincial de Pastaza
Se dictaran para transferir Conocimientos y de esa manera obtener una eficiente gestión en el área financiera.