UNIVERSIDAD Tecnológica...

UNIVERSIDAD Tecnológica EQUINOCCIAL

SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TESIS de grado previa la obtención del titulo de licenciado en contabilidad y auditoria

Tema:

Diseño DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES CON EL

PROPÓSITO DE EFECTIVIZAR EL CONTROL INTERNO EN LAS UNIDADES

PRODUCTIVAS DE LAS ORGANIZACIONES FRATERNAS A LA

ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES DE MÁRMOL ZULA DE LA

PARROQUIA ACHUPALLAS CANTÓN ALAUSÍ PROVINCIA DE

CHIMBORAZO.

Autor: JOSE BOLÍVAR QUISHPI CHAFLA

Director:

MSc. PABLO CUESTA C.

2010

ÍNDICE DE CONTENIDO

CONTENIDO PÁGINA

CERTIFICACIÓN DEL TUTOR DE TESIS

DEDICATORIA

i

ii

AGRADECIMIENTO iii

INTRODUCCIÓN

CAPÍTULO I

1. PROBLEMA INVESTIGATIVO 1

1.1. Generalidades del Problema Investigativo 1

1.1.1 Tema de la Investigación 1

1.1.2 Planteamiento del Problema Investigativo 1

1.1.3 Prognosis del Problema Investigativo 3

1.1.4 Formulación del Problema 4

1.1.5 Sistematización del Problema 4

1.1.6 Formulación de Objetivos 4

1.1.6.1 Objetivo General 4

1.1.6.2 Objetivos Específicos 5

1.1.7 Justificación de la Investigación 5

1.1.8 Delimitación del Universo de la Investigación 7

1.1.9 Hipótesis de la Investigación 8

1.1.10. Variables de Estudio de la Investigación 8

1.1.10.1 Variables Independientes 8

1.1.10.2 Variables Dependientes 9

CAPÍTULO II

2. MARCO TEÓRICO REFERENCIAL 11

2.1. Antecedentes Investigativos 11

2.1.1 Conformación y Estructuración de organizaciones

Campesinas e Indígenas

11

2.1.2 Situación Legal De La Organizaciones de Primero y

Segundo Grado

13

2.1.3. Gestión Administrativa y Organizacional 15

2.1.3.1 Posición de Función Administrativa en la Organización 16

2.1.3.2 Principios de Estructuración Organizacional 17

2.1.4. Fundamentos Contables 18

2.1.4.1 Nociones Contables y Tributación 18

2.1.4.2 Manual de Procedimientos Contables 28

2.1.4.3 Procedimientos y Principios Contables 30

2.1.4.4 Proceso Contable 35

2.2. Marco Teórico 36

CAPÍTULO III

3. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 43

3.1. Métodos y Técnicas de Investigación 43

3.1.1 Métodos de Investigación 43

3.1.2 Fuentes y Técnicas de Investigación 44

3.2. Diagnostico de la Situación Actual de las Unidades

Productivas de las Organizaciones Fraternas a la

Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula

44

3.2.1. Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula 45

3.2.1.1 Gestión Gerencial y Estructura Organizacional 47

3.2.2. Características de las Asociaciones y sus Unidades

Productivas

49

3.2.2.1 Gestión Gerencial y Estructura Organizacional 51

3.2.2.2 Sistema Contable 53

3.2.2.3 Sistema de Producción 56

3.2.2.4 Sistema de Ventas 57

3.2.2.5 Sistema de Comercialización 58

CAPÍTULO IV

4. DISEÑO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

CONTABLES CON EL PROPÓSITO DE EFECTIVIZAR EL

CONTROL INTERNO EN LAS UNIDADES

PRODUCTIVAS DE LAS ORGANIZACIONES

FRATERNAS A LA ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS

PRODUCTORES DE MÁRMOL ZULA DE LA

PARROQUIA ACHUPALLAS CANTÓN ALAUSÍ

PROVINCIA DE CHIMBORAZO

4.1. Estructura Organizacional o Administrativa a Implementar

en las Unidades Productivas

60

4.1.1 Descripción Funcional 63

4.1.2 Niveles de Dirección, Ejecución, Asesor y Operativa 64

4.1.3 Marco Legal 71

4.1.3.1 Reglamento Financiero Base 71

4.2. Procedimientos Contables a Implementar en las Unidades

Productivas

77

4.2.1 Plan o catalogo de Cuentas 78

4.2.2 Procedimientos Contables para la Unidades Productiva,

Descripción del Funcionamiento de las Cuentas Contables.

83

4.2.3 Técnicas de Documentación e información en las Unidades

Productivas

95

4.2.4 Información Contable 110

4.2.5 Graficas y Flujogramas de los Procedimientos 112

4.2.6 Estados Financieros 116

4.3. Sistemas Contables a Implementar en Las Unidades

Productivas

122

4.3.1 Importancia y Funcionamiento de los Sistemas en las

Unidades Productivas

122

4.3.2 Codificación y Diseño de Código de Cuentas 128

4.3.3 Sistemas Contables por Áreas de Responsabilidad 130

4.3.4 Registro de Operaciones en las Unidades Productivas 133

4.4. Control Interno a Implementar en las Unidades Productivas 135

4.4.1 Métodos de Documentación y Evaluación 138

4.4.2 Proceso Administrativo de Compras, Cuentas por Pagar y

Producción

139

4.4.3 Proceso de Facturación y de Cuentas por Cobrar. 142

4.4.4 Proceso de Control del Recurso Humano 145

CAPÍTULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES 147

5.2 RECOMENDACIONES 148

BIBLIOGRAFÍA

ANEXOS

Anexo Nº 1 Carta de Auspicio “Asociación de Pequeños

Productores de Mármol Zula

Anexo Nº 2 Registro Único de Contribuyentes “Asociación

de Pequeños Productores de Mármol Zula

ÍNDICE DE GRÁFICOS, FLUJOGRAMAS, FORMATOS Y

ANEXOS

CONTENIDO PÁGINA

GRÁFICO Nº 1 Organigrama Estructural de la Asociación de

Pequeños Productores de Mármol Zula

48

GRÁFICO Nº 2 Organigrama Estructural Elemental de las

Asociaciones Fraternas a la Asociación de


53

GRÁFICO Nº 3 Organigrama Estructural Propuesto Para las

Asociaciones Fraternas a la Asociación de


62

FLUJOGRAMA Nº 1 Esquema del Proceso Contable 36

FLUJOGRAMA Nº 2 Ventas al Contado 113

FLUJOGRAMA Nº 3 Ventas a Crédito 114

FLUJOGRAMA Nº 4 Requisición y Compra de Materiales e Insumos 115

FLUJOGRAMA Nº 5 Esquema del Proceso Contable 116

FORMATO Nº 1 Factura 98

FORMATO Nº 2 Nota de Venta 99

FORMATO Nº 3 Liquidación de Compras o Servicios 100

FORMATO Nº 4 Comprobante de Retención 101

FORMATO Nº 5 Guía de Remisión 102

FORMATO Nº 6 Comprobante de Ingresos 104

FORMATO Nº 7 Orden de Compra o Nota de Pedido 105

FORMATO Nº 8 Comprobante de Egresos 106

FORMATO Nº 9 Libro Auxiliar de Caja 107

FORMATO Nº 10 Libro Auxiliar de Bancos 108

FORMATO Nº 11 Requisición de Materiales e Insumos 109

FORMATO Nº 12 Kárdex de Mercaderías e Insumos 110

FORMATO Nº 13 Balance de Comprobación 117

FORMATO Nº 14 Estado de Costos De Productos Vendidos 118

FORMATO Nº 15 Estado de Pérdidas y Ganancias 119

FORMATO Nº 16 Estado de Superávit de Ganancias Retenidas 120

FORMATO Nº 17 Estado de Situación Financiera o Balance

General

121

Anexo Nº 1 CARTA AUSPICIO

Anexo Nº 2 REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES

i

CERTIFICACIÓN

Certifico que este trabajo ha sido elaborado en su totalidad por el

alumno José Bolívar Quishpi Chafla, con cédula de ciudadanía Nº

060216049-1, previa obtención del título de Licenciado en

Contabilidad y Auditoria.

Msc. Pablo Cuesta Calahorrano

DIRECTOR DE TESIS

ii

DEDICATORIA

A mi familia, en especial a mi madre “Paula Teresa” y a mi padre

“Segundo Camilo” (que en paz descanse); por haber contado

siempre con su apoyo moral y su sonrisa, igual o más valioso que

cualquier sustento material, que Dios y la Virgen María los

bendiga y mantengan siempre ese amor en su corazón.

iii

AGRADECIMIENTO

Deseo agradecer a todas las personas que colaboraron para ser

posible la elaboración de esta tesis, con sus comentarios y criticas,

muchas de las cuales modificaron mi punto de vista. Mención

especial merece mi director y maestros; quienes, sin mencionar sus

nombres, sabrán por estas líneas que siempre los tengo presentes y

que les retribuyo su asistencia. También agradezco a mi familia y en

manera particular a “Mayra Fernanda” el haber sido un estimulo y

puntal de apoyo en la materialización de esta propuesta.

INTRODUCCIÓN

La carencia de políticas gubernamentales definidas establece una conflictiva

situación que conlleva a la desesperación social, evidenciando lo multifacético

de la pobreza en el sector indígena y campesinado. Situación que exige

procedimientos y actitudes sociales de organización que permitan alcanzar

progreso y crecimiento mutuo en función al fortalecimiento organizacional y

productivo, basándose en la ayuda recíproca o el esfuerzo común de los

individuos, convirtiéndoles en sujetos de su propio desarrollo, aplicando y

ejecutando proyectos viables, productivos y rentables con apoyo y asistencia de

organismos nacionales y no gubernamentales que en la práctica han alcanzado

resultados positivos, constituyéndose en generadores de nuevas alternativas de

ingresos independientemente de la agricultura y la ganadería.

Las organizaciones ubicadas en el sector Totoras parroquia Achupallas cantón

Alausí, que aplican esta modalidad de desarrollo y crecimiento mediante

convenios bilaterales son: Asociación Nueva Vida, Asociación Inti Ñan,

Asociación Luz del Día y Asociación Inga Ñan. Entidades que por su débil

organización administrativa, financiera y contables no alcancen estabilidad y

madurez empresarial en sus Unidades Productivas. La Asociación de Pequeños

Productores de Mármol Zula con el propósito de que sus organizaciones

fraternas cumplan con los objetivos sociales propuestos busca mecanismos

idóneos para que estas unidades productivas como parte de una asociación,

alcancen estabilidad administrativa, financiera y sus dirigentes sentido

empresarial, proporcionando asistencia técnica y capacitación en las áreas de

organización, administración y contabilidad, para lo cual ha considerado esta

propuesta de tesis a ser aplicada en las unidades productivas de los

organismos fraternos y sirva como pauta para la planificación estratégica y toma

de decisiones y puedan alcanzar productividad y competitividad en su ámbito

empresarial.

1

CAPÍTULO I

1. PROBLEMA INVESTIGATIVO

1.1. GENERALIDADES DEL PROBLEMA INVESTIGATIVO

1.1.1 TEMA DE LA INVESTIGACIÓN

Diseño de sistemas y procedimientos contables con el propósito de efectivizar

el control interno en las unidades productivas de las organizaciones fraternas a

la Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula de la parroquia

Achupallas cantón Alausí provincia de Chimborazo.

1.1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA INVESTIGATIVO

Como consecuencia de la inestabilidad socio económica del país y los escasos

recursos existentes en la zona, los indígenas del sector Totoras de la parroquia

Achupallas cantón Alausí, se ven en necesidad de formar o agruparse en

organismos de primer grado (asociaciones, centros y comités) y de segundo

grado (corporaciones o federaciones); estructuras organizativas que permiten

alcanzar gestión comunitaria, incremento de las condiciones de vida y

consolidación de la cooperación mutua, mediante la elaboración y ejecución de

proyectos productivos económicamente rentables, con la participación,

asesoramiento y asistencia técnica de organismos no gubernamentales “ONGs”

por intermedios de convenios bilaterales y de entidades representativas del

sector, previo y acuerdos establecidos con directivos de la comunidad o de las

organizaciones del sector.

Estas organizaciones legalmente constituidas por normativas y decretos que

determina el Código Civil y sus Leyes Especiales y las Leyes Orgánicas

instituidas por Organismos del Estado como es el caso de los Ministerios,

mantienen una débil organización administrativa, financiera y contable por su

2

hermetismo ancestral, idioma, costumbres, dependencia comunitaria/dirigencial,

y el bajo nivel de instrucción de sus dirigentes, lo que impide que los

organismos externos solucionen problemas de forma y fondo. Estas

dificultades, tanto individual como en conjunto, no permite que las actuales

políticas administrativas, financieras y contables converjan en la optimización y

control de los recursos para el logro de los objetos sociales, productivos y de

desarrollo.

El deficiente y ambiguo sistema de control interno actual se basa en controlar

que los activos o valores, en especial el circulante, la materia prima e insumos

no sean sustraídos por los socios o terceras personas; e incluso existen

disposiciones establecidas para que los bienes movibles puedan ser utilizados

fuera de la institución (maquinaria y equipo pesado) en beneficio de los

asociados, familiares y terceras personas, ocasionando desgaste u

obsolescencia y en mucho de los casos los herramientas manuales no son

devueltas; impidiendo establecer un registro y control interno eficiente en las

operaciones diarias, proyectar costos reales y estados financieros confiables,

limitando instituir una verdadera planificación contable y financiera estratégica.

Los representantes legales de las diferentes organizaciones, a los resultados

contables y financieros no los utilizan como herramienta de información para la

toma de decisiones financieras, gerenciales o tributarias; lo consideran como

datos acumulados de lo que sucedió con los ingresos y egresos de la

institución, para determinar montos y saldos de caja, deudas por cobrar y pagar;

que se proyectan con miras a presentar en Asamblea General; para que los

asambleísta determinen si los dirigentes utilizaron indebidamente los recursos

existentes en el organismo o lo que le denominan comúnmente “mal gasto” y

poder sancionarlos.

La Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula Acuerdo Ministerial N°

100 de la Dirección Provincial del Ministerio de Inclusión Económica y Social

como máximo organismo representativo del sector, busca los medios y recursos

necesarios para solucionar la problemática existente en su estructura

3

administrativa, financiera y contable mediante el diseño de sistemas y

procedimientos contables en las unidades productivas de las organizaciones

fraternas a la asociación, con el propósito de establecer un control interno

óptimo, una verdadera planificación financiera estratégica de toma de

decisiones, para alcanzar estabilidad, productividad y competitividad;

reestructurando su organización (deberes y responsabilidades funcionales),

promoviendo la eficiencia operacional en los procesos contables y estimulando

el cumplimiento de políticas preestablecidas.

1.1.3 PROGNOSIS DEL PROBLEMA INVESTIGATIVO

Las unidades productivas de las organizaciones fraternas a la Asociación de

Pequeños Productores de Mármol Zula de no aplicar los sistemas y

procedimientos contables (entendiéndose esta como el proceso analizar,

procesar, validar y emitir información) diseños en esta investigación en el

futuro:

Los estados financieros no tendrán consistencia e información relevante

y oportuna para la toma de decisiones, lo que evitará establecer una

eficiente planificación financiera.

Existirá deficiente manejo y mal uso de los recursos organizacionales

impidiendo que las unidades productivas como parte de una asociación

progresen, se desarrollen y alcancen estabilidad empresarial en beneficio

de los socios y socias de la organización.

La carencia de un control interno definido como base del sistema

contable, permitirá que no exista seguridad razonable ni absoluta sobre

los activos, en especial del circulante; y sobre los estados financieros,

incrementando errores e irregularidades; lo que limitará evaluar el nivel

de eficiencia operacional en los procesos contable y administrativos.

4

1.1.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Qué incidencias y efectos ocasionan en el control interno y en la estructura

contable la ausencia de Sistemas y Procedimientos Contables en las Unidades

Productivas de las Organizaciones Fraternas a la Asociación de Pequeños

Productores de Mármol Zula?

1.1.5 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cuáles son las particularidades de los sistemas de información

(ingresos y egresos) y de control interno en la toma de decisiones en las

unidades productivas de las organizaciones fraternas?

¿Qué efectos ocasiona en el sistema contable financiero y tributario la

deficiente aplicación de procedimientos contables y de control interno?

¿Cuáles son las consecuencias que se originan en el activo la falta de

control interno eficiente y efectivo?

¿De qué modo afecta al desarrollo y crecimiento de las unidades

productivas la falta de sistemas y políticas contables?

1.1.6 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS

1.1.6.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar e implementar sistemas y procedimientos contables en las unidades

productivas existentes en las organizaciones fraternas de la Asociación de

Pequeños Productores de Mármol Zula, con el propósito de mejorar el control

interno y adoptar métodos de gestión con proyección financiera; que

contribuyan al fortalecimiento, eficiencia y desarrollo de las asociaciones

mediante el proceso de toma de decisiones.

5

1.1.6.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Desarrollar instrumentos y métodos de investigación, que permitan

identificar factores nocivos que han influido en las unidades productivas

el alcanzar desarrollo, crecimiento, productividad y competitividad.

Estructurar técnicas de control interno orientadas a prevenir o detectar

errores e irregularidades y dotar a los directivos, a la gerencia y otro

personal de una seguridad razonable.

Proponer la factibilidad de normas y políticas contables base, que

orienten la acción de los dirigentes e inversionistas a reducir las

deficiencias existentes en relación beneficio costo, sistemas de

producción, ventas, administración y finanzas.

Implementar sistemas y procedimientos contables financieros por áreas

de responsabilidad (compras, producción, ventas, comercialización) que

consolide el control interno, alcance eficiencia y efectividad en las

operaciones, facilite la elaboración de presupuestos, estados financieros

y definan la toma de decisiones óptimas.

1.1.7 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

La Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula, es una agrupación

jurídica de base, que por su naturaleza es de derecho privado, con Acuerdo

Ministerial N° 100 otorgado por el Ministerio de Inclusión Económica y Social el

10 de julio del 2007, que adquiere su precepto de representatividad local en la

medida que busca concretar las demandas provenientes de sus bases; por

acuerdos comunitarios establecidos, contribuye al desarrollo y fortalecimiento

organizativo de las comunidades de Totoras, Chiniguayco, Puca Totoras,

Dolorosa y Pomacocha de la parroquia Achupallas del cantón Alausí de la

provincia de Chimborazo.

6

La Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula, anteriormente

denominada “Asociación de Trabajadores Autónomos de Minas de Mármol Zula

Indígenas de Chimborazo” (ATAMZICH) adquiere esta representatividad en el

sector, en el año 1992, a raíz de la reivindicación social en beneficio de once

comunidades del sector, mediante la adjudicación de la Mina de Mármol, a

“ATAMZICH” que se encontraban ilegalmente a favor de la Cooperativa

Marmolera Zula, hace aproximadamente 12 años atrás, cuyos representante

legales eran los señores Alcides Coronel Merisalde y Luis Jaya.

Organismos Jurídico que aporta en medida de sus recursos con capacitación y

asistencia técnica en las áreas de administración, contabilidad y finanzas a las

unidades productivas de la Asociación Nueva Vida, Asociación Inti Ñay,

Asociación Luz del Día y Asociación Inga Ñan. Estructuras jurídicas de primer

grado, consolidadas con intención de realizar gestión comunitaria mediante la

elaboración y ejecución de proyectos productivos, con el propósito de

establecer alternativas de producción, mejorar el nivel socio económico de sus

asociados y apuntalar la reivindicación del sector, independientemente de la

ganadería y agricultura.

Una organización para alcanzar estabilidad, productividad y competitividad es

indispensable mejorar o implementar una estructura contable financiera

definida, flexible y adaptable a cualquier cambio del entorno político, social,

monetario y tributario; que permita evaluar, planificar y canalizar oportunamente

la toma de decisiones en función de la información contable. Información que se

constituye en el soporte y pilar fundamental en las que se sustenta las

actividades de un negocio o empresa, como complemento de una estructura

organizativa definida.

Es necesario delinear sistemas, procedimientos y políticas contables con

influencia financiera y tributaria que coadyuven al fortalecimiento, desarrollo y

crecimiento de los entes productivos que conforman las Asociaciones fraternas,

mediante la ampliación de la teoría y conceptos básicos de organización,

administración, control interno, contabilidad, tributación y finanzas.

7

La importancia del diseño e implantación de los sistemas y procedimientos

contable radica y se constituye en la columna vertebral alrededor de la cual se

mueve los sistemas de producción, ventas, administración y finanzas; en tanto

que el control interno se constituye en la base en la que descansa la

confiabilidad de la información contable, a la vez que evalúa el nivel de

eficiencia y efectividad de las operacional en el proceso contable -

administrativo; detectan y disminuyen errores o irregularidades.

Por lo expuesto justifica la elaboración de esta investigación, que permita

establecer relaciones entre coste-beneficio-volumen de producción, grado de

eficiencia, productividad y competitividad en las unidades productivas de las

organizaciones fraternas a la asociación, estableciendo estabilidad empresarial

sustentadas en la presente investigación.

Se acudirá al empleo de métodos y técnicas de investigación, como instrumento

para medir la problemática organizativa, contable, financiera y su aplicación en

las unidades productivas. Procedimientos que permitirán llegar a la verdad y

tienen como base de investigación la ciencia y el conocimiento.

Los beneficios que se logren luego de concluir la investigación son a favor de la

estabilidad organizativa y empresarial de unidades productivas de la

organizaciones fraternas a la Asociación de pequeños Productores de Mármol

Zula como parte inmersa de una asociación, de sus socios y socios y

especialmente de la zona de influencia como alternativa de desarrollo y

progreso.

1.1.8 DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE LA INVESTIGACIÓN

CAMPO: Contable, Financiero, Administrativo.

ÁREA: Contable.

ASPECTO: Sistemas y procedimientos contables

8

TEMA: Diseño de sistemas y procedimientos contables con el propósito

de efectivizar el control interno en las unidades productivas de las

organizaciones fraternas a la Asociación de Pequeños

Productores de Mármol Zula de la parroquia Achupallas cantón

Alausí.

ESPACIAL: La Investigación se realizará en las unidades productivas ubicadas

en la comunidad de Totoras y en la comunidad la Dolorosa de la

parroquia Achupallas del cantón Alausí provincia de Chimborazo.

1.1.9 HIPÓTESIS DE LA INVESTIGACIÓN

La implementación de sistemas y procedimientos cantables permitirá a las

pequeñas unidades productivas existentes en las organizaciones fraternas a la

Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula efectivizar el control

interno, adoptar un sistema de gestión, con proyección financiera y tributaria

que contribuya al fortalecimiento, eficiencia y desarrollo de las asociaciones

mediante el proceso de toma de decisiones.

1.1.10 VARIABLES DE ESTUDIO DE LA INVESTIGACIÓN

1. 1.10.1 VARIABLES INDEPENDIENTES

Sistemas y procedimientos contables en las unidades productivas de las

organizaciones fraternas a la Asociación de Pequeños Productores de Mármol

Zula “APPROMARZULA”.

SISTEMA.- En el mundo de los negocios la palabra sistema generalmente se

refiere a todos aquellos elementos y sus relaciones, los cuales soportan y

ayudan a la toma de decisiones óptimas en las empresas 1

1 CATACORA CARPIO Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Ed. Mc. Granw – Hill

Interamericana, Venezuela, S.A. 1997, Pág. 25

9

PROCEDIMIENTOS CONTABLES.- Procesos e instrumentos que se utilizan

para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables. En

tanto que los procedimientos no contables son los que no afectan las cifras de

los estados financieros2

CONTROL INTERNO.- Proceso realizado por el consejo de administración, por

los ejecutivos y otros empleados, que ofrece una seguridad razonable sobre la

consecución de los objetivos en las siguientes categorías: confiabilidad de los

informes financieros, eficiencia y efectividad de las operaciones y cumplimiento

de las leyes y regulaciones aplicables.3

MANUALES DE CONTABILIDAD.- Es un instructivo que permite guiar el

trabajo que debe llevar a cabo el personal del departamento de contabilidad.

Específicamente los manuales aplicables en el área contable son: de políticas

contables, del código de cuentas contables, de normas y procedimientos

contables.4

1.1.10.2 VARIABLES DEPENDIENTES

Sistemas y procedimientos contables financieros a implementar en las áreas de

responsabilidad de compras, producción, ventas y comercialización que

consolide el control interno.

CONTABILIDAD.- Es el arte de registrar y resumir en forma significativa y en

términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos en

parte, de carácter financiero, así como de interpretar sus resultados.5


Interamericana, Venezuela, S.A. 1997, Pág. 71 3 CATACORA CARPIO Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Ed. Mc. Granw – Hill


Interamericana, Venezuela, S.A. 1997, Pág. 103

5 VASCONEZ ARROYO José Vicente, Introducción a la contabilidad Ediciones Mc. Granw – Hill,

México D. F. 1990, 4ta. Edición. Pág. 21

10

CODIFICACIÓN DE DATOS.- Los sistemas de codificación identifican mediante

el uso de símbolos como letras y/o números, elementos de un conjunto o

subconjunto y los relacionan a otros elementos del mismo conjunto o

subconjunto. Las características básicas que se debe tomar en cuenta en un

sistema de codificación son: precisión de código, flexibilidad, concisa,

significativa y operabilidad.6

POLÍTICAS CONTABLES.- Regula toda actividad contable referente a los

registros, tratamiento y presentación resumida de las transacciones

financieras.7

ORGANIZACIÓN.- Desde el punto de vista empresarial, puede definirse como

la aplicación de un conjunto de técnicas conducentes a obtener una empresa

estructural en forma tal, que con la correspondiente división de actividades y la

debida coordinación de las mismas obtenga la máxima rentabilidad.8



Interamericana, Venezuela, S.A. 1997, Pág. 59 8 PALON IZQUIERDO Francisco Javier, Técnicas Actualizadas de Organización Administrativa,

Ed. Distresa, S. A., Zaragoza España 1982. Pág. 41

11

CAPÍTULO I I

2. MARCO TEÓRICO REFERENCIAL

2.1. ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS

2.1.1 CONFORMACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DE ORGANIZACIONES

CAMPESINAS E INDÍGENAS

El modelo de organización de la población campesina e indígena evolucionó de

tal forma que dejó atrás la estructura organizativa tradicional que se denomina

comuna o comunidad por su compleja y tediosa figura jurídica; creando nuevas

formas de agrupación vinculadas a procesos productivos y desarrollo social

tales como: cooperativas, asociaciones o comités, con el propósito de disminuir

la pobreza e inequidad social, identificando sus causas y consecuencias.

El sector campesino e indígena instituye organizaciones comunitarias o

populares de primer, segundo y tercer grado legalmente constituidas;

estructuras comunitarias que permiten alcanzar crecimiento y desarrollo

humano sustentable, democrático, con equidad social y de género, en función

de la ayuda mancomunada de sus habitantes con objetivos eminentemente

sociales y sectoriales, convirtiéndoles en sujetos de su propio desarrollo y

crecimiento; tienen la facultad de administrar su propia justicia, amparados en

el Artículo 57 numeral 1, 9 y 15 y Artículo 171 de la Constitución Política de la

República. Internamente aplican procedimientos, normas y resoluciones propias

para solucionar problemas y conflictos.

En éste contexto es indispensable conocer conceptos y normativas básicas en

que se sustentan y definen la formación de organismos comunitarios o

populares y sectoriales, con un mismo fin o propósito y en general aspectos que

dan origen a su estructura organizacional; que pueden adquirir personería

jurídica en cualquier ministerio, amparado en la Ley Orgánica que define su

12

estructura, determina sus finalidades, su control y señala su administración y

gobierno.

PERSONAS NATURALES.- El Código Civil, define, “Son personas todos los

individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo o condición;

dividida en Ecuatorianos y Extranjeros”.

PERSONAS JURÍDICAS.- El Código Civil, define a las personas jurídicas,

como organizaciones creadas por el hombre y cuya existencia es reconocida

por la Ley. Las personas jurídicas se clasifican en públicas y privadas.

Públicas.- Tienen como finalidad específica la consecución de objetivos que

corresponden a las funciones primordiales del Estado. Están reguladas por

Leyes Orgánicas que las crean y determinan sus funciones y responsabilidades

tales como: el Estado, los Organismos o Ministerios, las Universidades, los

Consejos Provinciales, los Consejos Cantonales y las Juntas Parroquiales.

Privadas.- Se constituyen, principalmente, por personas naturales que

ordinariamente se financian con recursos de origen privado; se subdividen en:

Lucrativas.- Son personas ficticias, capaces de ejercer derechos y

contraer obligaciones y ser representada judicial y extra judicialmente;

pertenecen a esta clase las sociedades o compañías, que a su vez

pueden ser civiles o comerciales. Las sociedades comerciales, son las

que se forman para realizar los negocios que la Ley califica como actos

de comercio la rige la Ley de Compañías. Las sociedades civiles las rige

Código Civil.

No Lucrativas.- Se constituyen en virtud de una Ley Orgánica que

define su estructura, determina sus finalidades y señala su

administración y gobierno. Pueden ser Asociaciones, Comités,

Corporaciones. Confederaciones y Fundaciones.

13

2.1.2 SITUACIÓN LEGAL DE LAS ORGANIZACIONES DE PRIMERO Y

SEGUNDO GRADO

Las organizaciones populares o comunitarias se constituyen en virtud de una

Ley Orgánica (Ministerios) que define su estructura, determina sus finalidades y

señala su administración y gobierno; que adquieren su personería jurídica en

cualquier ministerio existente o por intermedio de una subsecretaria.

Según Registro Oficial N° 982 determina las siguientes reformas al reglamento

para la aprobación de estatutos, reformas y codificaciones, liquidaciones y

disolución, y registro de socios y directivas de las organizaciones previstas en el

Código Civil y en las Leyes Especiales:

Art. 5 En el artículo 7 añádase el siguiente inciso: “Una vez otorgada la

personería jurídica, todas las organizaciones deberán obtener el

Registro Único de para las Organizaciones de la Sociedad Civil.”

Art. 8 En el artículo 16 añádase el siguiente inciso: “Toda resolución de

disolución será inscrita en el Ministerio que otorgó la personería jurídica

y en el Registro Único de para las Organizaciones de la Sociedad Civil.”

Art.29 Sin perjuicio de los registros que lleve cada Ministerio, la Secretaría de

Pueblos, Movimientos Sociales y Participación Ciudadana organizará,

mantendrá y difundirá el Registro Único de Organizaciones de la

Sociedad Civil.

Las organizaciones de primer y segundo grado para efecto del presente estudio

se consideran las adscritas en el Ministerio de Inclusión Económica y Social

“MIES”. El objetivo de este Ministerio es normar, controlar y poner en vigencia la

gestión y administración, en el manejo de la organización popular, creando

espacios de originalidad e identidad en el proceso de otorgar personalidad

jurídica.

14

a.- TIPOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓN POPULAR O COMUNITARIA

Territoriales.- Tiene una cobertura geográfica y social con linderos y espacio

vivido y organizado; son de representación del asentamiento humano existente.

Funcionales o Sectoriales.- Son homogéneas en membresía cumplen una

actividad generalmente para sí mismo dentro de un sector económico social.

b.- NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN POPULAR

De Primer Grado.- Integrado solo por personas naturales y con cobertura que

parte y no rebasa lo local; se conforma con un mínimo de cinco miembros, que

deberán acreditar un patrimonio mínimo de USD 400,00 dólares de los Estados

Unidos de América un una cuenta de integración de capital.

De Integración de segundo y tercer grado.- Las de segundo grado se

conforman solo por organizaciones populares de primer grado, con

personalidad jurídica de igual nivel y cobertura, como parroquiales, cantonales,

provinciales y regionales. Las organizaciones de tercer grado son aquellas que

agrupan a las de segundo grado y tienen una cobertura geográfica nacional.

Dentro de este nivel se encuentra las fundaciones; que son constituidas por la

voluntad de uno o más fundadores, debiendo en el último caso, considerarse en

el estatuto la existencia de un organismo directivo de al menos tres personas.

Estas organizaciones buscan, promueven e incentivan el bien común de la

sociedad en aspectos sociales, culturales educacionales, así como actividades

relacionadas con la filantropía y beneficencia pública

Las organizaciones de integración deben acreditar un patrimonio mínimo de

USD 4.000,00 dólares de los Estados Unidos de América un una cuenta de

integración de capital.

15

c.- CLASIFICACIÓN Y GENÉRICO DE ORGANIZACIONES

De Primer Grado.- Las organizaciones territoriales de primer grado

responderán solo al calificador de “comités o centros” (étnico ancestral). Las

organizaciones sectoriales responden al clasificador “asociación” tales como:

gremiales (profesión u ocupación), de origen y procedencia (residentes en otro

sitio o lugar), por grupo de edad (jóvenes, tercera edad), por género, por

discapacidad, por generación de empleo, de defensa del consumidor y de

seguridad social.

De Integración.- Integrado por personas jurídicas de primer o de segundo

grado como: Comités Centrales (cuatro comités), federaciones (cuatro

organizaciones de primer grado de una misma cobertura geográfica) y

confederaciones (cuatro organizaciones de segundo grado).

2.1.3. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y ORGANIZACIONAL.

La gestión administración y organizacional ha sido esencial para garantizar la

coordinación de esfuerzos individuales y transfórmalo en grupales, organizados,

técnicos y coordinados; con la intención de ayudar a los dirigentes a tomar

decisiones acertada y eficientes.

Según Palom F. J., en su libro titulado Técnicas Actualizadas de Organización

Administrativa; define a la Gestión Administrativa “como el conjunto de técnicas

que permiten prever, organizar y controlar los circuitos de información de la

empresa, y el tratamiento de los datos que se derivan de dichos circuitos, sin

los cuales la empresa sería incapaz de ejecutar sus acciones del presente y

tomar decisiones para el futuro”.

La aplicación de la gestión administrativa en una estructura organizacional

permite tomar decisiones, sin las cuales la empresa sería incapaz de ejecutar

acciones. En tanto que la dirección administrativa es una función de los

administradores o dirigentes, que implica el proceso de influir sobre las

16

personas para que contribuyan a cumplir con las metas u objetivos de la

organización. Tienen una relación económica, financiera, organizacional y de

control indispensable para el desarrollo y crecimiento económico futuro de la

organización o empresa.

Según Harold Koontz en su libro Administración Global, los principios

fundamentales de la dirección administrativa se sintetizan en los siguientes:

Armonía de Objetivos.- Es indispensable armonizar las metas personales de

los individuos con las metas de la empresa, para alcanzar eficiencia y eficacia.

Motivación.- Es necesario considerarle desde el punto de vista situacional y de

contingencias la integren en el sistema total de la administración.

Liderazgo.- Mientras mejor comprendan los administradores o directivos que

motiva a sus subordinados y como operan estos motivadores en sus

actividades laborales, es probable que sean más eficaces como líderes.

Claridad de la Comunicación.- La comunicación verbal o escrita tiende a ser

clara cuando se la expresa en un lenguaje comprensivo y se le trasmite de tal

manera que pueda ser percibida por el receptor.

Integridad de la Comunicación.- Cuanto mayor sea la integridad y

consistencia de los mensajes escritos, orales y no verbales, así como de la

conducta moral del emisor, tanto mayor será la aceptación del mensaje por el

receptor.

2.1.3.1 POSICIÓN DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA EN LA

ORGANIZACIÓN

La función administrativa en la organización es contribuir a la creación de un

hábitat favorable para el desempeño laboral de uno o grupo de individuos; en la

que debe definirse las tareas o funciones a realizar tomando en cuenta

17

capacidades, actitudes y motivaciones del personal disponible y concienciando

que es solo una parte de este engranaje denominado empresa. Para que la

función administrativa en una organización pueda existir y poseer significado

debe reflejar:

Objetivos verificables que forme parte de la planificación.

Una idea clara de los principales deberes o actividades a realizar.

La agrupación de actividades necesarias para el cumplimiento de

objetivos.

Un área de autoridad y subordinación para que la persona que ejerza

una función determinada sepa que hace para cumplir las metas.

Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará

tales o cuales tareas y quién será responsable de los resultados; para eliminar

los obstáculos al desempeño que resulta de la confusión de la asignación de

actividades, se debe tender redes de toma de decisiones y comunicación que

respondan y sirvan de apoyo a los objetivos propuestos.

2.1.3.2 PRINCIPIOS DE ESTRUCTURACIÓN ORGANIZACIONAL

La organización, desde el punto de vista empresarial, puede definirse como la

aplicación de un conjunto de técnicas conducentes a obtener una empresa

estructurada en forma tal, que con la correspondiente división de actividades y

la debida coordinación de las mismas obtengan la máxima rentabilidad.9 La

organización de la empresa tiende a estructurarse creando órganos con

funciones distintas, pero coordinadas entre sí. Para estructurar una empresa es

indispensable tener en cuenta los siguientes principios básicos:

Funcionalidad.- Este principio aconseja que se debe efectuar un análisis de

todas las actividades de la empresa, dividiéndolas y combinándolas en grupos

9 PALON IZQUIERDO Francisco Javier, Técnicas Actualizadas de Organización Administrativa,

Ed. Distresa, S. A., Zaragoza España 1982. Pág. 41

18

homogéneos y lógicos, que permitan una especialización lo que denominamos

división del trabajo.

Coordinación.- Coordinar es armonizar las actividades y operaciones, los

circuitos y documentos; y, en general las relaciones y comunicaciones entre los

diferentes órganos funcionales de la empresa, por tanto, plantear un sistema de

organización que oriente a todas las personas de todos los departamentos no

sólo hacia un objetivo común departamental, sino que los objetivos de cada uno

de los departamento deben converger hacia el objetivo general de la empresa.

Simplificación.- Establece que todo sistema de organización será tanto más

eficaz cuanto mayor sea su simplicidad y sencillez. Consecuentemente el

objetivo del principio es obtener el mayor rendimiento con el mínimo esfuerzo,

es decir, la máxima rentabilidad del trabajo empleando la mínima cantidad de

recursos (beneficio - costo).

Continuidad y Movilidad.- Permite a la empresa u organización una reacción

rápida “flexibilidad” frente a los cambios que impone el entorno.

2.1.4. FUNDAMENTOS CONTABLES

2.1.4.1 NOCIONES CONTABLES Y DE TRIBUTACIÓN

CONTABILIDAD.- Es el arte de registrar y resumir en forma significativa y en

términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos en

parte, de carácter financiero, así como de interpretar sus resultados.10

David Noel Ramírez Padilla en su libro titulado “Contabilidad Administrativa”,

Séptima Edición; define a la contabilidad como una técnica que se utiliza para

producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa, expresada en

unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y

10

VASCONEZ ARROYO José Vicente, Introducción a la Contabilidad, Ediciones Mc. Granw – Hill,


19

de ciertos eventos económicos identificables que la afectan, con el objetivo de

facilitar a los interesados la toma de decisiones en relación con dicha entidad

económica.

La definición establece que la contabilidad es una herramienta exclusivamente

informativa, que se utiliza para facilitar el proceso administrativo y la toma de

decisiones internas y externas por parte de los usuarios. Si no cumple con ese

propósito, la contabilidad pierde su razón de ser. Definición que se aplica a la

presente investigación.

Independientemente de las diferentes ramas contables existentes; para la

investigación se considerarán a la contabilidad financiera, contabilidad fiscal y a

la contabilidad administrativa.

Contabilidad Financiera.- Es un sistema de información orientado a

proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa

como accionistas, inversionistas, acreedores, proveedores, y otros, a fin de

facilitar sus decisiones.

Contabilidad Tributaria - Fiscal.- En gran medida, la declaración de impuestos

está en base a la información contable financiera; sin embargo con frecuencia la

misma es reorganizada conforme a los requerimientos de presentación de

informes de gravámenes sobre renta. El propósito de la contabilidad tributaria

es planificar los impuestos, es decir, anticipar los efectos tributarios de las

transacciones de los negocios y estructurarlas de tal forma que minimicen la

carga impositiva sobre la renta.

Contabilidad Administrativa.- Sistema de información que proporciona a los

usuarios internos información relevante, útil, oportuna y a tiempo real, con

orientación legal, normativa y reglamentaria destinada a facilitar las funciones

de planeación control y toma de decisiones, que permita a la empresa alcanzar

competitividad, productividad y desarrollo.

20

En la planeación; prever los cambios del entorno, integrar y alcanzar los

objetivos propuestos y decisiones tomadas, lograr mayor eficiencia y

efectividad en las operaciones de las organizaciones mediante el uso de

presupuestos, beneficio-costo, y costo – volumen – utilidad.

En el control; asegura que los recursos son obtenidos y usados eficiente

y efectivamente, en función de los objetivos planeados por la

organización.

En la toma de decisiones; está en función de la calidad de la

información previo un análisis se toma una decisión y se la pone en

práctica.

REGISTROS CONTABLES.- Para cumplir con su finalidad básica, la

contabilidad necesita registrar todas las transacciones realizadas en forma

ordenada y sistemática, cumpliendo con todos los principios y normas de

contabilidad aceptadas. Una vez que han cumplido su finalidad, se constituye

en herramienta indispensable para que la contabilidad pueda entregar los

resultados esperados como son los Estados Financieros. Los registros

contables se clasifican en:

Registro de Entrada Original.- Los comprobantes una vez analizados y

verificados y que constituyen el resultado de una transacción realizada

por la empresa, se dispone al registro respectivo.

Registro del Mayor General.- Una vez contabilizadas las transacciones

comerciales en los registros de entrada original, es necesario clasificar

cada uno de los movimientos en las diferentes cuentas, al traslado de los

valores registrados originalmente en los diarios o jornales hacia el mayor

general.

Registro Auxiliares.- Las cuentas en contabilidad comprende; Cuentas

principales, subcuentas y auxiliares. Las cuentas principales controlan

21

los valores de las subcuentas y de los auxiliares, las subcuentas los

valores de los auxiliares y estos a su vez de todos los elementos que

requieran de control especifico.

ESTADOS FINANCIEROS.- Son aquellos que presentan la situación de la

empresa; que de la relación entre los rubros del activo que representan

recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos

plazos de liquidación del activo. Los Estados Financieros deben prepararse con

todos los elementos requeridos para ser utilizados como instrumento de

orientación financiera y de información para los medios interesados; entre estos

tenemos:

Balance General o Estado de Situación Financiera presenta la

situación de una empresa en un momento determinado; es decir sus

recursos de operación así como sus deudas a corto o largo plazo. Se

representa en forma clasificada sus Activos, Pasivos y Patrimonio

Estado de Resultado o Estado de Rentas y Gastos nos demuestra el

resultado (utilidad o pérdida) económico obtenido durante un período

determinado.

Estado de Superávit Ganancias Retenidas demuestra la confirmación

del nuevo resultado obtenido que será trasladado al Balance General

Estado de Flujo del Efectivo demuestra el movimiento de las fuentes y

usos del capital neto de trabajo durante un período determinado

Su elaboración y presentación se sustenta en los Principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados, relacionados con la presentación de Estados

Financieros, así como las obligaciones legales establecidas en la Ley de

Compañías, en el reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta que determina

la Administración Tributaria-

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml



http://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtml


http://www.monografias.com/trabajos5/estafinan/estafinan.shtml


http://www.monografias.com/trabajos12/elorigest/elorigest.shtml

22

CUENTA CONTABLE.- Es el título genérico que se da a un grupo homogéneo

de bienes, valores o servicios, el mismo que se mantendrá invariable durante un

período contable por lo menos.11 Una cuenta contable está compuesta de las

siguientes partes:

Débito o Debe.- Registra todos los ingresos de bienes, valores o

servicios recibidos por la empresa.

Crédito o Haber.- Registra todos los egresos de bienes, valores o

servicios entregados por la empresa.

Saldo o Balance.- Es la diferencia entre el débito y el crédito. Cuando la

suma del débito es mayor que la del crédito, es saldo deudor; cuando la

suma del crédito es mayor que la del débito, el saldo es acreedor.

CLASES DE CUENTAS.- Un plan de cuentas está integrado en función de los

diferentes grupos contables como: Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Gastos.

Entre las principales clases de cuentas tenemos:

Patrimoniales (Reales o permanentes): Activo, Pasivo y Patrimonio.

Operacionales (transitorias): Rentas, Gastos – Costos.

Resultados o nominales: Perdidas y/o Ganancias

Transitorias o puente: Rentas, Gastos son auxiliares de mercaderías.

Valuación relacionada con otras compensaciones totales o parciales:

Depreciación acumulada, amortización acumulada y provisiones.

Orden (valores de terceros): Deudoras, Acreedoras.

PARTIDA DOBLE.- La parte real y la parte financiera de una transacción, dan

origen a la partida doble; se recibe algún bien o servicio y se entrega dinero, al

recibir dinero se entrega un bien o servicio; la parte que recibe esta balanceada

con la parte que entrega. Siempre por partida doble existirá un ingreso y un

11

VASCONEZ ARROYO José Vicente, Introducción a la Contabilidad Ediciones Mc. Granw – Hill,


23

egreso, con igual función monetaria.12 Por lo tanto, la contabilidad mantendrá la

siguiente igualdad básica.

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

CICLO DE OPERACIÓN.- Constituye el periodo en el que se utiliza el efectivo

para comprar bienes y servicios que a su vez se venden a los clientes, los

cuales pagan sus compras en efectivo.

PERÍODO CONTABLE.- Debido a dificultad de medir resultados de una

organización y poder evaluar su desempeño; estas deben ser medidas a lo

largo de periodos determinados. En el Ecuador la Ley establece que el período

contable es de 1 de enero al 31 de diciembre de un año calendario.

COSTOS.- Son la suma de erogaciones para la adquisición o trasformación de

un bien/servicio con la intención de que a futuro genere ingresos, son valores

recuperables como los de producción (materia prima, mano de obra y carga

fabril).

GASTOS.- Son aquellos valores que están directamente relacionados con la

generación del ingreso y no son recuperables tales como los gastos

operacionales (gastos administrativos, gastos de ventas y gastos financieros).

MATERIA PRIMA Y MATERIALES.- Son los bienes en estado natural, semi

procesado o terminado en una fase que constituyen componentes de otros

bienes de mayor manufactura. Se los puede considerar el costo de adquisición

de los diferentes artículos, más todos los gastos adicionales incurridos hasta

colocarlos en el sitio para ser usados en el proceso de fabricación

COSTO DE PRODUCCIÓN.- Se genera en el proceso de transformar la materia

prima en productos terminados. Cada empresa o unidad productiva de acuerdo

12 VASCONEZ ARROYO José Vicente, Introducción a la Contabilidad Ediciones Mc. Granw – Hill,


24

con su estructura y características elige los sistemas necesarios para

determinar su costo de producción, no siendo factible establecer las reglas

uniformes que se deben seguir para calcular el costo de producción.

PRODUCTOS EN PROCESO.- Son los artículos a los mismos que se valúan

terminado de a cuerdo a los diferentes grados de avance que tengan en cada

uno de los elementos que forman el costo

PRODUCTOS TERMINADOS.- Son los bienes que están aptos para satisfacer

las necesidades individuales de las personas y de las empresas. Estos bienes

se valúan al costo de producción si son bienes de la industria o del comercio.

Los productos terminados entregados en consignación, deben formar parte del

inventario al costo que les corresponda, igual procedimiento se aplicará a las

mercaderías en demostración.

NOCIONES TRIBUTARIAS

El Código Tributario regula las relaciones jurídicas provenientes de los tributos,

se entiende por tributos a los impuestos, tasas y contribuciones para mejoras;

se fundamentan en seis principios fundamentales establecidos en la

Constitución Política del Estado, que son: igualdad, legalidad, generalidad,

proporcionalidad, no confiscación e irretroactividad.

Los siguientes conceptos de tributación detallados a continuación son tomados

del Código Tributario y la Ley de Régimen Tributario Interno del 2009

Servicio de Rentas Internas (SRI).- Es una entidad técnica, autónoma, con

personería jurídica de derecho público, patrimonio y fondos propios, jurisdicción

nacional y sede en la ciudad de Quito. Creado mediante Ley 41, publicada en

el Registro Oficial 206 del 2 de Diciembre de 1997.

Ingresos Tributarios.- Son los impuestos que administra el Servicio de Rentas

Internas (SRI): Impuesto a la Renta Global, Impuesto al Valor Agregado (IVA),

25

Impuesto a los Consumos Especiales (ICE), Impuesto a los vehículos

motorizados de Transporte Terrestre y los que administra la CAE.

Obligación Tributaria.- Es la relación jurídica existente entre el Estado y los

contribuyentes o responsables del pago de los tributos, en virtud de la cual se

debe satisfacer el pago de un tributo, ya sea en efectivo, especies o servicios.

Los sujetos del los tributos son el sujeto activo, que es el ente acreedor y

puede estar representado por el estado, municipalidades, consejos provinciales

o cualquier otra entidad facultada por la Ley; el sujeto pasivo, es la persona

natural o jurídica obligada a cumplir con las prestaciones tributarias, sean estas

de personas naturales o jurídicas o cualquier otra entidad aunque carente de

personería jurídica constituya un patrimonio independiente de los de sus

miembros.

Registro Único de Contribuyentes (RUC).- Es un sistema que tiene por objeto

registrar e identificar a los contribuyentes o sujetos pasivos (personas naturales

o jurídicas) y proporcionar información a la Administración Tributaría. Están

obligadas a obtener el Registro Único de Contribuyentes las siguientes

personas:

Las personas naturales nacionales o extranjeras que ejerzan alguna

actividad económica de exclusiva propiedad y quienes ejecuten cualquier

arte u oficio en forma autónoma. No están obligados a obtener el RUC

quien trabaje en relación de dependencia, jubilados, quienes solo

estudien o realice quehaceres domésticos.

Las sociedades nacionales o extranjeras que se encuentren bajo control

de la Superintendencia de Compañías y de Bancos, las sociedades en

Comandita Simple o por Acciones, Cooperativas, las Sociedades Civiles,

Sociedades de Hecho y cualquier otro patrimonio que, aunque carente

de personalidad jurídica, sea independiente del de sus miembros.

26

Las sociedades sin Fines de Lucro, las Organizaciones no

Gubernamentales, la Organizaciones Clasistas, Gremios, Asociaciones y

los partidos políticos.

Las instituciones del Estado y demás entidades y organismos del sector

público.

Comprobante de Venta.- Es todo documento autorizado que acredita la

transferencia de bienes o la prestación de servicios y es el respaldo de la

propiedad de un bien. Sustentan la transferencia del bien o la prestación del

servicio, crédito tributario del Impuesto al Valor Agregado, origen lícito de los

bienes y costos y gastos del Impuesto a la Renta.

Están obligados a emitir comprobantes de venta, las sociedades y las personas

naturales obligadas a llevar contabilidad sin importar su monto. Las personas

naturales no obligadas a llevar contabilidad en transacciones superiores a $4,00

o cuando el usuario o consumidor lo solicite. No están obligadas a emitir

comprobantes de venta las Instituciones del Estado que presten servicios

administrativos ni los trabajadores en relación de dependencia. Estos son:

Factura; sustenta crédito tributario del IVA, los costos y gastos de

impuesto a la renta y la transferencia de bienes o prestación de servicios

Notas o boletas de venta, notas de venta simplificadas; operaciones con

consumidores finales, destinados para uso personal y si se identifica al

comprador sustenta costos y gastos del impuesto a la renta.

Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicio; extranjeros

no residentes, sociedades extranjeras, sin domicilio permanente, y

personas naturales por su nivel cultural o rustico no pueden emitir

comprobantes.

Tiquetes emitidos por máquinas registradoras; operaciones con

consumidores finales, destinados para uso personal.

27

Boletos de entradas a espectáculos públicos

Otros documentos autorizados como los emitidos por instituciones

financieras, documentos de importación y exportación, tiquetes aéreos

entre otros (Art. 13 del Reglamento de Comprobantes de Venta).

Los documentos complementarios de los comprobantes de venta y se utilizan

para reversar transacciones, cobro de intereses, entre otros usos son los

siguientes:

Notas de Crédito; se emite para anular operaciones, aceptar

devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones.

Notas de Débito; se emite para el cobro de intereses de mora y recuperar

costos y gastos de una transacción realizada previamente.

Guías de Remisión; se emite como sustento de traslado de mercadería

dentro del territorio nacional.

Impuesto al Valor Agregado (IVA).- Grava el valor de la transferencia de

dominio o la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas

sus etapas de comercialización y al valor de los servicios prestados. Los sujetos

pasivos del IVA presentarán mensualmente una declaración por las

operaciones gravadas con el impuesto, realizadas dentro del mes calendario

inmediato anterior. Los sujetos pasivos que exclusivamente transfieran bienes o

presten servicios gravados con tarifa cero o no gravados, presentarán una

declaración semestral.

Impuesto a la Renta.- La Ley de Régimen Tributario Interno, establece que los

ingresos que obtengan las personas naturales, sucesiones indivisas y las

sociedades nacionales y extranjeras, se encuentran gravadas con impuesto a la

renta global. Se entiende por renta los ingresos de fuente ecuatoriana obtenidos

a título gratuito u oneroso, provenientes de trabajo, capital o ambas a la vez,

consistentes de dinero, especies o servicios; así como también los ingresos

28

obtenidos en el exterior por personas naturales ecuatorianas domiciliadas en el

país o por sociedades nacionales.

El ejercicio impositivo es anual y comprende el lapso que va del 1º. de enero al

31 de diciembre. Cuando la actividad generadora de la renta se inicia en fecha

posterior al 1º de enero, el ejercicio impositivo se cerrará obligatoriamente el 31

de diciembre de cada año

Retenciones en la Fuente.- Contablemente toda persona natural o jurídica de

hecho o derecho obligadas a llevar contabilidad deben efectuar retenciones en

la fuente por impuesto a la renta indistintamente que sean o no contribuyentes

especiales. Contablemente es necesaria la creación de cuentas contables:

Impuesto a la renta pagado por anticipado; registra las retenciones

que le efectúan a la empresa, las mismas que constituyen crédito

tributario para la liquidación del impuesto a la renta del ejercicio

económico.

Retención en la fuente por impuesto a la renta; registra los valores

que la empresa retiene por las compras que efectué, la base imponible

para el cálculo es el valor de la compra de bienes o servicios gravados

con impuesto a la renta. Valores que deben ser pagados mensualmente.

Retención en la fuente del IVA; registra los valores que la empresa

retiene por concepto de IVA en las compras que efectúa, la base

imponible es el valor del IVA pagado. Valores que deben ser pagados

mensualmente.

2.1.4.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

El manual de procedimientos es la expresión analítica de los procedimientos

administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del

organismo. Es un instructivo o guía de trabajo de cómo hacer las cosas, su

29

implementación sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los

sistemas y procedimientos prescritos al realizar su labor y establece las pautas

necesarias para tomar las decisiones acertadas. Representa un medio de

comunicación de las decisiones tomadas y permiten cumplir con los siguientes

objetivos elementales:

Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos,

funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, y otros.

Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para

deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal,

y propiciar la uniformidad en el trabajo.

Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo

ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones

operacionales.

El manual de procedimientos contables es una guía que explica la labor que

debe realizar el personal del departamento de contabilidad; y, estos pueden ser:

De políticas contables; detalla todas y cada una de las políticas contables que

se siguen respecto a los registros contables. Las políticas deben ser

organizadas, enunciadas y detalladas en función de los principios de

contabilidad generalmente aceptados y el orden de presentación de las partidas

en los estados financieros.

Del código contable o de cuentas contables; detalla todas y cada una de las

cuentas, su naturaleza y la forma en que se debita o acredita, ayudan a explicar

los movimientos, debito, crédito y saldo, que se manejan por cada una de la

cuentas.

30

De normas y procedimientos contables; detalla bajo el esquema de

responsabilidad/acción todos los procedimientos y normas contables a seguir

previamente definidos; especifica los asientos de tipo contable que se puede

utilizar para un determinado procedimiento.

El manual es una herramienta gerencial utilizada para comunicar y documentar

los procedimientos contables y no contables. La importancia y necesidad radica

en obtener el mayor grado de información para evaluar si los procesos

contables o no contables se realizan conforme lo establecen las políticas y

normas de la empresa.

Dentro de los manuales, los procedimientos pueden ser descritos a través de

narrativos denominados responsable / acción; que se constituye en una técnica

para describir procedimientos en un manual que consiste en separar las

personas que efectúan la acción de la acción propiamente dicha.

2.1.4.3 PROCEDIMIENTOS Y PRINCIPIOS CONTABLES

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Los procedimientos contables son todas las actividades que realizan los

empleados del departamento de contabilidad y que están en función de

diferentes conocimientos y teorías de la profesión contables. Los

procedimientos se normalizan básicamente por las siguientes razones:

Consistencia en la actuación ante situaciones similares

Reglamentación de la actuación de los empleados

Seguridad de la eficiencia de todos los procesos

Catacora. F. En su libro titulado Sistemas y Procedimientos Contables

determina que, en la organización administrativa en una empresa existen

básicamente dos tipos de procedimientos contables que se detallan:

31

Procedimientos Contables.- Son todos aquellos procesos, secuencia de

pasos e instrumentos que se utiliza para el registro de las transacciones u

operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el

punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables para

el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados

financieros.

Procedimientos no Contables.- No afectan las cifras de los estados; algunos

ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:

Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corriente.

Procedimiento para contratación de empleados.

Procedimiento para el cambio de horario laborable.

Procedimiento para tramitar reclamos de clientes.

POSTULADOS O PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD

Se puede definir los principios de contabilidad como aquellas normas de

carácter general o especifico, que son aplicables al registro de las operaciones

y a la presentación de los estados financieros y que son emitidos por los

cuerpos colegiados de la profesión contable.13

Los principios de contabilidad son conceptos básicos que establecen la

delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de

las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por

medio de los estados financieros. Los objetivos básicos de los principios

contables son:

Uniformar los criterios contables.

Establecer tratamientos especiales a operaciones especificas-

Orientar a los usuarios de los estados financieros

13

CARTACORA CARPIO Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Ediciones MC. Granw –

Hill, Interamericana de Venezuela, S.A. 1999

32

Sistematizar el conocimiento contable.

Los principios de contabilidad vigentes en Ecuador están divididos en tres

grupos.

Principios básicos.- Son aquellos que se consideran fundamentales por

cuanto orientan la acción de la profesión contable.

Principios esenciales.- Tienen relación con la contabilidad financiera en

general y proporcionan las bases para la formulación de otros principios.

Especifican el tratamiento general que debe aplicarse al reconocimiento

y medición de hechos criterios que afecten la posición financiera y los

resultados de las operaciones de las empresas.

Principios generales de operación.- Determinan el registro, medición y

presentación de la información financiera; guían la selección y medición

de los acontecimientos en la contabilidad, así como también la

presentación de la información a través de los estados financieros.

Los grupos de principios contables explicados en los párrafos anteriores, no

incluyen los procedimientos que se puede aplicar de acuerdo a los Principios de

Contabilidad Generalmente Aceptados.

Para la presente investigación, como punto de apoyo, se describen los

principios básicos por ser de mayor uso y práctica y estos son:

Ente contable; lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la

actividad económica. El campo de acción de la contabilidad financiera, es la

actividad económica de la empresa.

Equidad; la contabilidad y su información debe basarse en el principio de

equidad, de tal manera que el registro de los hechos económicos y su

33

información se basen en la igualdad para todos los sectores, sin preferencia

para ninguno en particular.

Medición de recursos; la contabilidad y la información financiera se

fundamentan en los bienes materiales e inmateriales que poseen valor

económico y por lo tanto susceptible de ser valuados en términos monetarios.

La contabilidad financiera se ocupa por tanto, en forma especial, de la medición

de recursos y obligaciones económicas y los cambios operados en ellos.

Período de Tiempo; la contabilidad financiera provee información acerca de las

actividades económicas de una empresa u organización por períodos

específicos, los que en comparación con la vida misma de la empresa son

cortos. Normalmente los ciclos de tiempo de un ejercicio y otros son iguales,

con la finalidad de poder establecer comparaciones y realizar análisis que

permitan una adecuada toma de decisiones.

Esencia sobre la forma; la contabilidad y la información financiera se basan en

la realidad económica de las transacciones. La contabilidad financiera enfatiza

la sustancia económica y sugiera diferentes tratamientos. Generalmente de la

sustancia de los eventos a ser contabilizados está de acuerdo con la norma

legal. No obstante, en ocasiones la esencia y la forma pueden diferir y lo

profesionales cantables hacen énfasis más en la esencia que en la forma, con

la finalidad de que la información proporcionada refleje de mejor manera la

actividad económica expuesta.

Continuidad del ente contable; los principios contables parten del suspenso

de la continuidad de las operaciones del ente contable, empresa en marcha, a

menos que se indique los contrario, en cuyo caso se aplicarán técnicas

contables de reconocido valor, en atención a las particulares circunstancias del

momento. Obviamente, si la liquidación de una empresa es inminente, no puede

ser considerada como empresa en marcha.

34

Medición en términos monetarios; la contabilidad financiera cuantifica en

términos monetarios los recursos, las obligaciones y los cambios que se

producen.

Estimaciones; debido a que la contabilidad financiera involucra asignaciones o

distribuciones de ciertas partidas, entre períodos de tiempo relativamente cortos

de actividades y conjuntas, es necesario utilizar estimaciones. La continuidad,

complejidad, incertidumbre y naturaleza común de los resultados inherentes a la

actividad económica imposibilitan, en algunos casos, el poder cuantificar con

exactitud ciertos rubros, razón por la cual es necesario el uso de estimaciones.

Acumulación; la determinación de los ingresos y de la posición financiera

depende de la medición de recursos y obligaciones económicas y sus cambios

a medida que éstos ocurren, en lugar de simplemente limitarse al registro de

ingresos y pagos de efectivo. Para la determinación de la utilidad neta periódica

y de la situación financiera, es imprescindible el registro de estos cambios. Esta

es la esencia de la contabilidad en base al método de acumulación.

Precio de intercambio; las mediciones de la contabilidad financiera están

principalmente basadas en precios a los cuales los recursos y obligaciones

económicas son intercambiados. La medición en términos monetarios está

basada primordialmente en los precios de intercambio. Los cambios de

recursos procedentes de actividades diferentes al intercambio, por ejemplo la

producción, son medidas a través de la asignación de precios anteriores de

intercambio, o mediante referencias a precios correspondientes para similares

recursos.

Juicio o criterio; las estimaciones, imprescindiblemente usadas en la

contabilidad, involucran una importante participación del juicio o criterio del

profesional contable.

Uniformidad; los principios de contabilidad deben ser aplicados uniformemente

de un período a otro. Cuando por circunstancias especiales se presenten

35

cambios en los principios técnicos y en sus métodos de aplicación deberá

dejarse constancia expresa de tal situación, a la vez que informar sobre los

efectos que causen en la información contable.

Clasificación y contabilización; las fuentes de registro de los recursos, de las

obligaciones y de los resultados son hechos económicos cuantificables que

deben ser convenientemente clasificados y contabilizados en forma regular y

ordenada, esto facilita l que pueda ser computable o verificable.

Significatividad; los informes financieros se interesan únicamente en la

información suficientemente significativa que pueda afectar las evaluaciones o

decisiones sobre los datos presentados.

Existe una estrecha relación entre los principios de contabilidad generalmente

aceptados y los procedimientos contables aplicables; los primeros establecen

las pautas acerca de cómo deben tratarse ciertas operaciones en los estados

financieros y los procedimientos contables establecen cuáles serán las pautas

que deben seguirse para el registro de las transacciones y cumplir con un

determinado principio.

2.1.4.4 PROCESO CONTABLE

El proceso contable cubre todas las operaciones y transacciones que registra la

contabilidad en un período determinado, desde la apertura de los libros hasta la

preparación y elaboración de los estados financieros.

El siguiente esquema sintetiza lo expuesto:

36

FLUJOGRAMA N° 1

ESQUEMA DEL PROCESO CONTABLE

2.2. MARCO TEÓRICO

GESTIÓN ADMINISTRATIVA.- El cambio constante del entorno empresarial

(social, político y económico) trae consigo mayor complejidad administrativa,

por lo que acarrea dificultades en la toma de decisiones que deben ser

estudiadas y planificadas cuidadosamente, tratando de cerrar el ángulo de

indeterminación ante el cual el directivo o administrador se encuentra a la hora

de tomar una decisión.

AJUSTES

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

ANEXOS

MAYOR AUXILIAR

ESTADO DE SITUACIÓN FIANCIERA

ESTADO DE RENTAS Y GASTOS


DOCUMENTO FUENTE

BALANCE AJUSTADO

ESTADO DE SUPERÁVIT GANACIAS RETENIDAS

BALANCE COMPROBACIÓN

TRANSACCIÓN

JORNALIZACIÓN

MAYORIZACIÓN

FUENTE: Notas de Aula

ELABORADO POR: Autor

CRUCE DE SALDOS

ANEXOS

DOCUMENTO FUENTE

DOCUMENTO FUENTE

ANEXOS

37

La gestión administrativa es un conjunto de técnicas que permite prever,

organizar y controlar los circuitos de información de la empresa, y el tratamiento

de datos que se derivan de dichos circuitos, sin los cuales la empresa sería

incapaz de ejecutar sus acciones del presente y tomar decisiones para el futuro.

SISTEMAS CONTABLES.- Los sistemas contables ayudan al procesamiento

de todas las operaciones mercantiles, centraliza y agrupa todos los

movimientos generados por los subsistemas de compras, producción,

facturación, comercialización, finanzas y recursos humanos. Un sistema

contable consta del personal, los procedimientos, los mecanismos y los

registros utilizados por la organización; debe ser efectivo en términos de costos,

es decir el valor de la información producida debe exceder al costo de

producirla.

La importancia de un sistema contable radica en que es la columna vertebral

alrededor del cual se mueven todos los demás subsistemas. El objetivo de un

sistema es generar información financiera relevante y oportuna, sobre la

posición financiera de una organización o empresa y los resultados de sus

operaciones. Cada sistema contable realiza las siguientes funciones básicas:

Interpreta y registra los efectos de las transacciones del negocio.

Clasifica los efectos de transacciones similares de tal forma que permita

la determinación de los diversos totales y subtotales de utilidad para la

gerencia y utilizados en los informes de contabilidad

Resume y transmite la información contenida en el sistema a quienes

toman decisiones, sean estos internos o externos, inversionistas o

acreedores.

INFORMACIÓN CONTABLE.- Comprende los métodos, procedimientos y

recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades

financieras y resumirlas; para proporcionar información útil, actual, confiable,

38

oportuna y a tiempo real en los procesos de administración, planeación y

producción; para el control administrativo y toma de decisiones financieras,

gerenciales o tributarias; previa la recopilación, análisis y procesamiento de

datos y su presentación sea adaptada a las necesidades del usuario.

El producto final de la información contable es la toma de decisiones, ampliada

en un término por el uso de la información contable. Se puede clasificar en

contabilidad financiera y la contabilidad de costos.

La contabilidad financiera o contabilidad externa, muestra la

información que se facilita al público en general con son accionistas,

acreedores, clientes, proveedores, y otros; sobre la situación económica

- financiera de la empresa, y no participa en la administración de la

empresa, aunque esta información también es de interés para los

administradores y directivos.

La contabilidad de costos o contabilidad interna, estudia las

relaciones costos - beneficios - volumen de producción, el grado de

eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la

producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la

política del capital. Esta información no es difundida al público y tiene

como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos,

a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus

funciones.

La contabilidad no es un fin si no es un medio para lograr un fin; la información

contable es simplemente el medio por el cual se mide y se dan a conocer los

eventos económicos.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL.- Se lo determina como un

sistema formal para la recopilación, integración, comparación, análisis y

dispersión de información interna y externa de la empresa de manera oportuna,

eficaz y eficiente.

39

El sistema de información gerencial tiene que ser adaptado a necesidades

especificas y puede incluir información de rutina, como la representada por

informes mensuales; información que señala excepciones, sobre todo en puntos

críticos, e información necesaria para prever el futuro.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES.- Detalla bajo el

esquema de responsabilidad/acción todos los procedimientos contables a

seguir; puede especificar los asientos de tipo contable que se realizan para un

determinado procedimiento. Este tipo de manuales establece las normas que se

aplicará a cada uno de los procedimientos previamente definidos por la

organización en función de sus metas y objetivos; razón por la cual, dentro de

una organización tiene importancia como herramienta para manejo y

planificación de los recursos sean estos humanos o materiales o tecnológicos.

Los manuales tienen como objeto sistematizar las relaciones entre los

integrantes de una organización, instruir a los empleados en distintas áreas de

la organización, servir de guía para los empleados en la ejecución de sus

trabajos y por último guiar en la evaluación de la eficiencia operacional.

CONTROL INTERNO.- El control interno de una organización consta de las

políticas internas y los procedimientos establecidos para asegurarse

razonablemente que los objetivos y metas se alcancen, en especial el de los

estados financieros que deben ser confiables para la toma de decisiones

oportunas.

El control interno brinda una seguridad razonable sobre la consecución de los

objetivos para lo cual debe cumplir las siguientes características:

Confiabilidad en los informes financieros; cuánto más sólido sea el

control interno más confiable son los saldos de los estados financieros.

Eficiencia y eficacia de las operaciones desde su inicio hasta la inclusión

en los estados financieros; si los procedimientos operacionales están

40

diseñados de modo que una operación inicia una persona y deba ser

revisado por otra.

Cumplimiento de normas, políticas y regulaciones aplicables

institucionales y nacionales, manteniendo el grado de autoridad y

responsabilidad relativa.

El control interno es un plan de organización de todos los métodos coordinados

con la finalidad de: proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de

la información financiera y promover la eficiencia de las operaciones

Al ser un proceso realizado por las personas, el grado de eficiencia y eficacia,

dependerá cómo las personas, pongan en funcionamiento los procedimientos

de control establecidos para el sistema. La ética de cada uno de los individuos

en el ejercicio de sus responsabilidades permitirá el nivel de desempeño de los

controles específicos, en el mismo nivel en que se aplique los principios de la

ética. Esto nos permite concluir que los niveles de riesgos de control en la

organización estarán relacionados más a la conducta ética de las personas en

los procesos, que a un adecuado diseño de los controles del sistema.

Los objetivos del control interno es proveer a gerencia de una seguridad

razonable, pero no absoluta de que los activos, especialmente los valiosos y

móviles estén protegidos contra pérdidas por el uso o disposición no autorizado,

y que las operaciones son realizadas con autorización y registradas

adecuadamente para permitir la elaboración de estados financieros de

conformidad con normas contables y de auditoría.

Entre los principales principios de control interno tenemos:

Selección personal idóneo.

Responsabilidad delimitada.

Segregación de funciones de carácter incompatible.

División de procesamiento de cada transacción.

http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml

41

Aplicación de pruebas.

Rotación de deberes.

Utilización de cuentas de control.

Instrucciones por escrito.

Uso de equipos mecánicos y automáticos.

Control y uso de formularios.

Manejo restringido del efectivo.

Desembolsos de cheques.

Depósitos inmediatos e intactos.

Registros específicos y únicos de contabilidad.

Fianzas para el desempeño del cargo.

El control interno se clasifica en administrativo y contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos

que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las

operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas de una

organización, impuestas por la gerencia para alcanzar los objetivos

establecidos

Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que

tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la

confiabilidad de los datos de contabilidad.

CONTROL INTERNO E INTEGRACIÓN A LOS SISTEMAS CONTABLES

El control interno se integra a los sistemas contables a través de:

Una estructura organizacional que provea una segregación definida y

apropiada de deberes y responsabilidades funcionales en todos los

niveles, líneas de autoridad, y otros.

http://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtml


http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml

http://www.monografias.com/trabajos3/gerenylider/gerenylider.shtml


http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/contabm/contabm.shtml

42

Una clasificación de cuentas contables formales debidamente

codificadas (grupos, subgrupos, cuentas y subcuentas) y acompañadas

de la correspondiente descripción de las cuentas.

Un plan de asientos contables que garantice uniformidad y consistencia

en el registro de las operaciones en función de los principios, normas y

procedimientos vigentes.

Un conjunto de libros, formularios o manuales que proporcione control en

todas las fases de las operaciones contables, financieras y

administrativas de la empresa.

Un método de contabilización que garantice la exactitud y confiabilidad

en la información contable.

Para que un Sistema de Control Interno funcione y brinde una seguridad

razonable es indispensable diseñar políticas, métodos y procedimientos

administrativos - contables que garanticen su efectividad y eficiencia en la toma

de decisiones oportunas.

43

CAPÍTULO III

3. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

3.1. MÉTODOS Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN

El método se refiere a los procedimientos a seguir con el propósito de llegar a

demostrar la hipótesis, cumplir con los objetivos o dar una respuesta concreta al

problema planteado.

3.1.1 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN

La compilación de datos está documentada, para permitir alguna replica y

verificación de resultados a futuro. Para el desarrollo y análisis de la

investigación se utilizara los siguientes métodos.

MÉTODO CIENTIFICO. - Sirvió para organizar el procedimiento lógico

general a seguir, como la recopilación, procesamiento y análisis de la

información.

MÉTODO ANALÍTICO. - Permitió identificar y relacionar las causas y

efectos entre los elementos que componen la implementación de

sistemas y procedimientos contables en las unidades productivas de las

organizaciones filiales a la Asociación de Pequeños Productores de

Mármol Zula, con el propósito de mejorar su control interno.

MÉTODO EXPLORATORIO.- Por ser una metodología flexible y de

mayor amplitud, permitió determinar el problema investigativo en su

contexto particular, teniendo una visión más clara de las dificultad

existentes; de tal manera que se indagó a los dirigentes actuales y

anteriores, el porqué las unidades productivas no han alcanzado

crecimiento y desarrollo empresarial, como consecuencia de la toma de

decisiones.

44

INVESTIGACIÓN DESCRIPTIVA.- Se recurrió a este tipo de

investigación por que permitió conocer cuáles son las causas que

impiden la utilización de sistemas y procedimientos contables en las

unidades productivas y la dependencia existente con el entorno externo

3.1.2 FUENTES Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN

Fuentes son los hechos o documentos en que se sustentó la información. Las

técnicas son los medios empleados para recolectar la información y estos son:

FUENTES SECUNDARIAS.- Información escrita utilizada en el proceso de la

investigación, como: Textos, revistas, documentos, prensa entre otros que

ayudaran a elaborar los procedimientos contables.

FUENTES PRIMARIAS.- Consiste básicamente en la investigación de campo,

lugar donde ocurre los hechos lo que permitió establecer una realidad concreta

y encontrar los mecanismos exactos para solucionar el problema. Las técnicas

de investigación empleadas son:

OBSERVACIÓN.- Esta técnica permitió conocer las acciones

organizativas, administrativas y financieras de las unidades productivas y

su relación con el ambiente interno externo; y determinar las diferentes

reacciones de las personas involucradas en el sitio de la investigación

ENCUESTA.- Es el instrumento en el que se registró la información de

los potenciales usuarios, de sus motivaciones, aspiraciones, actitudes y

opiniones al implementar los sistemas y procedimientos y sobre todo

permitió identificar la falencias existentes en el control interno.

3.2. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LAS UNIDADES

PRODUCTIVAS DE LAS ORGANIZACIONES FRATERNAS A LA

ASOCIACIÓN PEQUEÑOS PRODUCTORES DE MÁRMOL ZULA.

45

3.2.1 ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES DE MÁRMOL ZULA

La Asociación de Trabajadores Autónomos de Minas de Mármol Zula

“Indígenas de Chimborazo” “ATAMZICH” se constituye jurídicamente mediante

Acuerdo Ministerial N° 003394 del 17 de julio de 1992 y posteriormente

modificada, mediante Acuerdo N° 0112 el 20 de enero de 1995, actual

“Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula”, organización rural

de primer grado cuya zona de influencia, en medida de los recursos existentes,

son las diez comunidades; Totoras, Cobshe Alto, Ozogoche, Chinihuayco,

Gualachuayco, Santa Lucia, Santa Cecilia, Silveria, Cocán y Aña. Comunidades

que participaron en el proceso de adjudicación y concesión del yacimiento

minero a “ATAMZICH”. El Ministerio de Energía y Minas con fecha 6 de febrero

de 1993 otorga el Titulo de Concesión Minera para la explotación de la Mina

Zula1.

El Director Provincial de Chimborazo del Ministerio de Bienestar Social, actual

Ministerio de Inclusión Económica Social, con fecha 7 de julio de 2007, autoriza

al Departamento Legal atender lo solicitado por La Asociación de Trabajadores

Autónomos de Minas de Mármol Zula “Indígenas de Chimborazo” para que se

apruebe la Reforma del Estatuto vigente y el cambio de la Razón Social.

El Director Provincial en uso de sus atribuciones que le confiere la Ley acuerda

aprobar la Reforma del Estatuto de la Asociación y cambiar su Razón Social a:

Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula con domicilio en la

parroquia Achupallas, Cantón Alausí, Provincia de Chimborazo, incluyendo en

su Título la palabra Estatuto Reformado. El presente Acuerdo Ministerial N° 100

con fecha 10 de julio de 2007, modifica a la anterior estipulación oficial N° 63

del 21 de julio de 2005 y reconoce a la Asamblea General de Socios como la

máxima autoridad y único organismo competente para resolver los problemas

internos de la asociación.

La Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula, por su naturaleza es

una Institución de Derecho Privado que se rige por las disposiciones contenidas

46

en el Titulo XXIXX del Libro I del Código Civil, su Estatuto y su Reglamento.

Localizada en la provincia de Chimborazo, cantón Alausí, parroquia Achupallas,

comunidad Totoras; dentro de las Sub cuenca hidrográfica Rio Zula (cuenca Río

Guayas) y sub cuenca Río Ozogoche (cuenca del Río Santiago); a una altura

de 3.850 mts. snm, el clima predomínate es el sub templado correspondiente a

región de sub páramo, a 150 Km. y sur oeste de la ciudad de Riobamba.

Durante el tiempo de vida jurídica, hasta la presente fecha, ha dado muestras

de capacidad organizativa, administrativa, gerencial y sobre todo cumplimiento

en la ejecución de proyectos productivos y sociales, como ente ejecutor, que

han beneficiado en gran medida a los habitantes del sector. Entre los

principales proyectos que se pueden establecer son los que se detallan a

continuación:

Proyecto Productivo 5277 FISE-FUNEPSA-ATAMZICH

(noviembre/1994), permitiendo mejorar la capacidad productiva y

comercialización del mármol de la mina Zula-1.

Fondo de Contravalor Ecuatoriano Suizo (diciembre/1995), mejorando la

calidad de vida del sector con proyectos productivos en la comunidad

Totoras, Ponacocha, Dolorosa y Cocha Loma.

Fondo Ecuatoriano Canadiense de Desarrollo (enero/1996), iniciando

actividades productivas y de manejo ambiental de la mina Zula-1

Acción de Desarrollo, Fondo de Contravalor Suizo (junio/2003), creación

de unidades productivas en la comunidad de Totoras y Cobshe Alto.

Proyecto Productivo: Industrialización del Agua Mineral de la Vertiente

“Agua Clara de la Comunidad Zula”, dentro del área de concesión

minera. Consejo Nacional de Recursos Hídricos Riobamba, Proceso N°

5844-2006 del 17 de Septiembre 2007.

47

Ente jurídico que por acuerdos comunitarios establecidos, por su capacidad

organizativa, administrativa, de gestión y liderazgo aporta en medida de sus

recursos al desarrollo y fortalecimiento comunitario; con el propósito de

solucionar problemas estructurales de forma y fondo en las áreas de

administración, contabilidad y finanzas a las unidades productivas de la

Asociación Inti Ñay, Asociación Luz del Día, Asociación Nueva Vida y

Asociación Inga Ñan, organismos que mantienen su autonomía administrativa y

financiera.

3.2.1.1 GESTIÓN GERENCIAL Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La gestión gerencial se manifiesta por las decisiones y acciones dinámicas que

realizan los directivos para alcanzar los objetivos establecidos; se constituyen

en una guiar y forma de trabajo coordinado, eficiente y efectivo de cada uno de

sus integrantes y su interrelación con la estructura organizacional o

administrativa en la que determina los niveles jerárquicos, el grado de autoridad

y responsabilidad.

La interconexión entre cada operación producen resultados que determinan el

nivel de decisión organizacional a tomar, constituye un proceso que guarda

relación con la gestión gerencial y otras dimensiones fundamentales como la

estructura organizacional, procesos productivos, interacción personal,

comunicación, liderazgo, cultura y el entorno que rodea a la organización; todos

estos dirigidos al mercado y al cambio racional y paulatino en todos sus

ámbitos.

La forma con que están determinados los niveles jerárquicos y ordenadas las

unidades que compone la Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula

y la relación que guardan entre sí, incluido las asociaciones fraternas, para su

planificación, organización, integración del personal, dirección y control, es la

que se determina en el siguiente gráfico.

48

GRÁFICO Nº 1

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES MÁRMOL ZULA

ASAMBLEA GENERAL

DE SOCIOS (AS)

CONTADOR

ASESORES

PRESIDENTE

VICEPRESIDENTE

COMUNIDADES FRATERNAS

SECRETARIO

TESORERO

UNIDADES

PRODUCTIVAS

GUARDIÁN

ADMINISTRADOR TRABAJADORES PLANTA

RIOBAMBA

COMISIONES

MINA / ZULA

OPERADOR MAQUINA

TRITURADORA

EDUCACIÓN

OPERADOR BOMBA

CORTADORA

FISCALIZACIÓN

BODEGUERO

BODEGUERO DESPACHADOR

MINEROS CHALADORAS

VENTAS Y

COMERCIALIZACIÓN

FUENTE: Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula.


49

3.2.2. CARACTERÍSTICAS DE LAS ASOCIACIONES Y SUS UNIDADES

PRODUCTIVAS

Asociación Nueva Vida; ubicada en la comunidad Totoras, el presidente de la

organización es el Sr. Manuel Paltán Lluilema; anteriormente Sr. José Manuel

Lluilema. La unidad productiva existente es “Molino de Grano Seco”. La

Asociación Nueva Vida cuenta al momento con 33 socios y socias

La producción de cebada alcanza mayores extensiones de cultivo, llegando a

las 800 ha. aproximadamente en la zona, debido a la calidad del suelo. La

cosecha promedio por hectárea, llega a los 50 qq., con una producción

aproximada de de 40.000 qq. Adicionalmente se calcula que existe alrededor de

300 ha. de cultivo de grano seco de diferente edad, los volúmenes de

producción fluctúan entre los 35 y 40 qq. por ha.

Dada las formas y costumbres de alimentación de la población el 40% de la

cosecha, almacenan empíricamente en sus casas para alimentarse durante el

año, el 30% venden a la Asociación Nueva Vida y el 30% restante lo muele y

vende directamente en las ferias con el propósito de disponer de circulante.

Asociación Inti Ñay; ubicada en la comunidad de Totoras; el presidente de la

organización es el Sr. Pedro Ortega Cajilema. La unidad productiva existente es

Artesanías “Tejidos y Bordados”

La materia prima que abastece a la Unidad Productiva de la Asociación Inti Ñay

es preponderante de la zona, gracias a la existencia de 6.000 ha. de páramo,

donde se alimentan rebaños de ovejas que pertenecen a distintas familias de

varias comunidades evitando que el costo se incremente; la población ovina se

calcula en ochenta mil animales, que sirve de sustento económico (circulante

inmediato) en un 65% como venta directa en pie, la diferencia como medio de

alimentación y de comercio de lana.

50

Asociación Inga Ñan; ubicada en la comunidad de La Dolorosa a veinte

minutos de Totoras; el presidente de la organización es el Sr. Eduardo Ortega

Cajilema. La unidad productiva es la “Elaboración de Productos Lácteos

Quesos”.

Es una organización de hecho que opera desde el año 1.997 al momento la

integran 24 socios y socias que se dedica a la agricultura de subsistencia y

ganadería en mediana escala, que se agrupan con el objetivo de fomentar el

desarrollo ganadero de la zona con el apoyo y capacitación de la Fundación

Marco en lo referente al manejo del campo y ganado.

Los socios disponen al momento de 18 cabezas de ganado (vacas/engorde)

exclusivamente lechero y 28 vaconas de vientre, fisiológicamente aptas para la

procreación y producción de leche con un promedio ponderado de 8 litros

vaca/vacona/día. El 60% de la producción lechera es para consumo local y el

40% para la elaboración de quesos.

Asociación Luz del Día; ubicada en la comunidad de Totoras; el presidente de

la organización es la Sra. Uvaldina Paltan. La pequeña microempresa es

“Cajas de Crédito Comunales”.

La educación tradicionalista del sector, enraizada en costumbres, determina

que la mujer tiene actitudes, actividades y comportamientos considerados

normales propios de su género con capacidades y oportunidades limitadas para

desarrollarse y crecer como persona o individuo productivo que pueda aportar

con ingresos propios a su hogar en beneficio de su familia. La familia

sociológicamente está conformada por individuos que tienen jerarquía y

funciones diferentes, por lo tanto, cada miembro cumple un rol definido, en lo

que respecta al proceso productivo al interior de la familia y de la comunidad.

Las mujeres de las comunidades de Achupallas en la última década han

ganado espacios que por igualdad de género, capacidad y derecho, les

corresponde en la actualidad participan activamente en el proceso de desarrollo

51

productivo, económico y social. Al interior de sus familias y comunidades es un

ente prioritario para el proceso de autogestión y ayuda externa, es por ello que

se crean áreas donde puedan identificar, proponer soluciones y alcanzar

posiciones de decisión dentro de su ámbito social. Es destacable, cuando el jefe

del hogar “esposo” está fuera de la casa y la comunidad, la madre “esposa”

asume las responsabilidades inherentes a él.

Esta micro empresa es independiente de las tres, restantes tiene su propio

sistema de asesoramiento y asistencia técnica, con organismos internacionales

como el Centro Andino de Acción Popular “CAAP”; Ayuda en Acción y Fondo de

Integración, Cooperación y Desarrollo. Ente que tiene un futuro halagüeño por

la gestión administrativa financiera que realiza; organización dirigida por

mujeres que han logrado despojarse de todo perjuicio social (genero) y

demostrado que si son capaces de liderar y administrar.

3.2.2.1 GESTIÓN GERENCIAL Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Las organizaciones comunitarias en estudio se constituyeron en virtud de una

Ley Orgánica Ministerio de Bienestar Social actual “Ministerio de Inclusión

Económica y Social” que definió su estructura, su finalidad, su administración y

gobierno; mantienen una cobertura geográfica y social definida y delimitada,

que no rebasa lo local por su asentamiento humano existente, integrado por

personas naturales que le dan la característica de estructuras de primer grado.

Estas organizaciones indígenas legalmente constituidas e influenciadas por la

comunidad, mantienen una frágil estructura administrativa, financiera, contable

y de toma de decisiones a consecuencia de su hermetismo ancestral,

costumbres e influencia de las resoluciones tomadas en asamblea general de

la comuna; que limita e impide desarrollar su efectiva gestión gerencial y

establecer una estructura organizacional sólida y flexible a cualquier cambio en

el entorno.

52

La gestión gerencial, entendiéndose genéricamente como proceso entre

elección de varias alternativas para garantizar la coordinación de esfuerzos

individuales que forman parte del funcionamiento o labor cotidiana de los

dirigentes de las organizaciones indígenas. Más que una actividad puntual

(funciones y responsabilidades) es limitada a ciertas personas en la

organización “presidente y tesorero” en lo que se refiere a gastos minúsculos.

La toma de decisiones acertadas y eficientes como entes independientes que

buscan beneficios mancomunados y sectoriales, es una diligencia que atraviesa

los diferentes niveles jerárquicos u organizacionales dentro de la comuna o

sector, perdiendo autonomía, asumiendo responsabilidades ajenas y sobre todo

sin considerar las fortalezas y debilidades del entorno empresarial en el que se

desenvuelven cada asociación.

Las comúnmente denominadas corporaciones, directivas comunales y

asambleas generales de comuneros en función de las costumbre y tradiciones

actúan como organismo regulador o mediador e incluso impositivo, sin

considerar que cada ente productivo es independiente y autónomo y realizan

sus actividades enmarcadas en sus objetivos, metas, estatutos y reglamentos

internos, práctica que limita el desarrollo y crecimiento de la unidad productiva o

de la asociación en sí.

La administración organizacional exitosa o deficiente de las pequeñas unidades

productivas, se debe exclusivamente a la iniciativa y entendimiento de los

dirigentes elegido por asamblea general; quien en la mayoría de los casos han

realizado labores sociales dentro de la comuna o asociación, no tiene

conocimiento elementales de dirección de empresas, gestión gerencial,

gerencia financiera o contable por su nivel de educación, en la mayoría de

casos es la primaria.

La actividad empresarial o productiva es una acción complementaria a la

agricultura o ganadería y no principal dentro de las labores que realiza los

dirigentes, a sabiendas que tienen una bonificación por el “trabajo realizado”.

53

La estructura organizacional de las asociaciones fraternas a la Asociación de

Pequeños Productores de Mármol Zula es la elemental y se rige a lo que

establece el formato de requisitos del Ministerio de Inclusión Económica y

Social y la conforman los siguientes niveles jerárquicos:

GRÁFICO Nº 2

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ELEMENTAL DE LAS ASOCIACIÓNES FRATERNAS A LA ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES MÁRMOL ZULA

ASAMBLEA GENERAL

DE SOCIOS (AS)

PRESIDENTE

VICEPRESIDENTE

SECRETARIO

TESORERO

COORDINADOR

COMISIÓN DE COMISIÓN DE FISCALIZACIÓN

OTRAS COMISIONES

EDUCACIÓN

FUENTE: Asociaciones Fraternas


3.2.2.2 SISTEMA CONTABLE

El sistema contable de las asociaciones fraternas en estudio y sus unidades

productivas es endeble, fragmentada y eminentemente manual, evitando que se

tome decisiones financieras acertadas; la información que generan y procesan

actualmente no es oportuna, confiable y efectiva desde el ingreso de datos

(asientos de diario), validación (comprobantes de diario), actualización (diario y

mayor general) y emisión de reportes (balance general, estado de pérdidas y

ganancias) a los usuarios.

Los dirigentes en conjunto revisan ingresos de efectivo y comparan gastos y

saldos, ajustándolos con valores de meses anterior para ser entregados y

54

registrados en libro diario. En la validación de los comprobantes previo registro

se determinan que existen documentos que no cumplen con la normativa

establecida por el Código Tributario y la Ley Orgánica de Régimen Tributario

Interno, de igual forma ocurre con la cronología lógica de comprobantes y

registros, determinando la no aplicación de principios y procedimientos

contables, factores que impiden continuar normalmente con el proceso contable

e incrementando los valores fiscales a pagar.

La emisión de reportes e información se la mire como datos acumulados de

algo que sucedió (ingresos menos egresos), se proyecta con perspectivas a

entregar informes en Asamblea General y determinar su saldo en caja, en

muchos de los casos si existió fraude o lo que comúnmente lo denominan “mal

gasto”, por parte de la dirigencia o la persona que administra el dinero

“tesorero” y no en función de una información procesada, validada y

actualizada, sobre la cual puedan proyectarse costos reales de los recursos

utilizados, y poder establecer una verdadera planificación financiera estratégica

a futuro para alcanzar estabilidad, productividad, competitividad, rentabilidad y

generar beneficios.

El control interno de los recursos en especial los ingresos por ventas al contado

y cuentas por cobrar y de gastos efectuados es mínimo e incorrecto en las

unidades productivas en general, la única persona responsable del efectivo de

principio a fin es el tesorero; quien vende, factura, cobra y entrega mercadería

emitiendo un solo comprobantes de venta que sirve como documento fuente

para el registro contable de la institución, que en la mayoría de los casos no

están actualizadas o autorizadas por SRI, carecen de numeración y firmas de

responsabilidad de quien recibe o entrega, contienen errores de precio y

cantidad o pueden perderse o confundirse para que no se produzca el registro

del efectivo; el dinero recaudado es depositado en el escritorio de la oficina de

la asociación o en la casa del depositario del dinero.

Los desembolsos del efectivo en especial por compra de insumos y materia

prima tienen igual tratamiento, se centraliza el pago, verificación, registro y

55

recepción de los bienes adquiridos; es decisión y criterio de tesorero establecer

a quien, cuando y cuanto debe comprar, dependiendo del monto consulta con el

presidente para su autorización. La investigación de campo determinó que en

varias ocasiones ha existido pagos sin sustento de documentos o repetitivos y

excesivos por adulteraciones de “facturas” o comprobantes de compra.

El tesorero realiza una conciliación mensual de ingresos y gastos previos al

informe y verificación conjunta con los directivos restantes; quienes a su vez

comparan los ingresos y gastos para establecer el saldo mensual. Valor que

debe coincidir con el saldo contable.

Esta problemática, tanto individual como en conjunto, no permite que la actual

política administrativa y de procedimientos financieros contables de cómo,

cuánto y para qué se va a gastar, optimicen recursos humano, material y

técnicos (maquinaria que disponen) para el logro de los objetos sociales

establecidos en sus estatutos y económicos que deben alcanzar por intermedio

de la unidades productivas limitando la inversión de organismos no

gubernamentales.

Complemento a lo expuesto se debe agregar que los acuerdos y resoluciones

establecidas en Asamblea General de miembros de comunidad y de la

Corporación de Zula, las organizaciones fraternas deben pedir ayuda y

asistencia técnico contables a la Asociación de Pequeños Productores de

Mármol Zula para evitar cualquier inconveniente inmediato o a futuro en

espacial con la Administración Tributaria y con organismos que aportaron

recursos para la implementación y funcionamiento de las unidades productivas.

Institución que en varias ocasiones ha proporcionado asistencia técnica y

capacitación estableciendo parámetros de uso y manejo del efectivo, de su

contabilización y registro y sobre todo la aplicación de un control interno

práctico y sencillo en base a la división de funciones y responsabilidades entre

los diferentes niveles jerárquicos y las personas que están a cargo de las

unidades de producción.

56

3.2.2.3 SISTEMA DE PRODUCCIÓN.

El sistema de producción que al momento aplican las unidades productivas no

permite manejar, utilizar y controlar las operaciones que se generan en el

proceso productivo en forma eficiente y efectiva en términos de cantidad, costos

y recursos a utilizar en función del presupuesto de operación.

De las unidades de producción en análisis se determina que no se utiliza el

100% la capacidad instalada, aproximadamente un 60% es capacidad ociosa

en lo que se refiere a las unidades productoras “Molino de Grano Seco” y

“Tejidos y Bordados”, la unidad productiva de Lácteos “Quesos” es permanente

a pesar que la producción es mínima por utilizar el 40% de la materia prima que

destinan los socios.

Los directivos o representantes legales expresan que la situación económica y

social del sector es crítica, los productores de la materia prima (agricultura y

ganadería) carecen de dinero para ampliar sus actividades, los ingresos totales

que reciben de la venta de productos terminados se destina a cubrir costos y

gastos y necesidades básicas de los socios y socias, la recuperación de costos

de producción no son reinvertidos en la fabricación de nuevos productos a

consecuencia de la falta de conocimientos contables y de asistencia técnica

permanente.

No existe materia prima de calidad suficiente dentro de la asociación ni en el

sector, por lo que se ven obligados a buscar en comunidades aledañas lo que

incrementa el costo de producción y el precio de venta. Los insumos que

utilizan en la producción son nacionales y lo compran en Riobamba o Alausí; sin

considerar las unidades a producir lo realizan por criterio o experiencia

personal. Otra de los factores que limita el sistema y proceso productivo es la

falta mano de obra calificada por el costo aparente que debe asumir las

unidades productivas, según criterio de los dirigentes, y no se le carga al

productor determinado.

57

La investigación de campo permitió establecer la poca importancia que dan los

dirigentes a determinados problemas, que en cada caso aquejan a la pequeña

unidad de producción tales como: exceso de desperdicio de la materia prima en

el proceso productivo y almacenamiento, falta de supervisión técnica, uso de

recursos en beneficio personal, escasa seguridad industrial lo que disminuye la

rentabilidad y no permite obtener un costo real de producción.

La carencia de control interno en el proceso productivo e inventarios de materia

prima, productos en proceso y terminados; y los destinados para la venta

distorsiona la realidad, exactitud e integridad de los inventarios a consecuencia

de la falta de documentación, registros prenumerados, secuenciales de todas

las transacciones y cantidades entregadas o recibidas.

Para apalear estos errores de forma y fondo se ven en la necesidad de buscar

ayuda externa en organizaciones no gubernamentales que aporten con

asistencia técnica y recursos no reembolsables, en determinados casos la

ayuda es en infraestructura y maquinaria que a la larga son abandonadas por

que no existe la capacidad de administrar y buscar fuentes de abastecimiento

de materia prima e insumos y optimizar recursos en el proceso productivo y

sobre todo no le consideran a la unidad productiva como generadora de

ingresos permanentes.

3.2.2.4 SISTEMA DE VENTAS

El sistema de ventas está integrado por la facturación y cobranzas y el control

de los canales de distribución y comercialización. En este numeral se explica el

sistema de ventas en lo que se refiere a facturación y cobranzas debido a su

relación directa con el sistema contable y por ser la base generadora de

ingresos de las unidades productivas.

En general las unidades productivas instituyen procedimientos de acuerdo al

estatuto vigente, reglamentos internos y resoluciones establecidas por los

socios y socias en las que se determina que el “tesorero” es el responsable de

58

la facturación, entendiéndose esta como el registro y control de las operaciones

de venta de los productos terminados e incluso de materia prima; así como el

seguimiento, registro y cobro de las cuentas por cobrar.

Como se anotó en los párrafos anteriores, la única persona responsable es el

tesorero; quien vende, factura, cobra. Tanto en facturación como cobranzas

establece policitas y normativas a seguir como: fijación de precios, condiciones

de pago, pedidos, emisión de comprobantes de venta, intereses, condiciones de

cobro y actualización de saldos en las cuentas como en inventarios. Función

que permite un amplio margen de error e insuficiencia en el control interno en

ingresos de efectivo, saldos e inventarios debido a la incompatibilidad de

funciones.

3.2.2.5 SISTEMA DE COMERCIALIZACIÓN

Las unidades de producción de las organizaciones fraternas no disponen de

recursos ni medios adecuados para llegar con sus productos elaborados al

consumidor en forma eficiente, a tiempo y en el lugar adecuado; recorren

grandes distancias y asumen riesgos de transportación, acercando el mercado

al consumidor.

El canal más utilizado es la venta directa del productor al consumidor, en

especial los quesos que lo realizan directamente en la fábrica, en el sector y en

la feria de la comunidad de Totoras, los días miércoles. En segundo lugar están

los intermediarios, quienes viajan a los sectores o comunas a comprar su

producción a precios irrisorios, lo transforman (presentación del producto) para

luego venderlos en lugares donde exista mayor demanda con un incremento al

precio de compra del 25% a 30% como ganancia; son personas con

conocimiento del mercado que utilizan técnicas y políticas de venta y promoción

y sobre todo su comercialización es mayores y estable.

Mayor oportunidad de estabilidad y desarrollo empresarial tienen la

microempresa de productos lácteos “quesos” por la característica del producto

59

terminado, que por su presentación en sí, es comercializado en por los

intermediarios en Guayaquil y Milagro, quienes mejoran su presentación

enfundándoles y proporcionándoles su característica propia (logotipo).

Independiente de lo expuesto anteriormente, existe el ámbito formal e informal

en donde se comercializa la materia prima y productos procesados por tres vías

diferentes: comerciantes con puesto fijo en los mercados de Guamote, Alausí,

Achupallas y actualmente en la feria de Totoras y los vendedores ambulantes y

los que comercializan los productos en bodegas de granos en Riobamba, que

cancelan cánones municipales y de arrendamiento entre otros gastos.

Los dos primeros posiblemente no constituyen un conjunto de canales

importantes de entrega de la producción al mercado, pero los últimos en

mención si, por cuanto requieren un volumen de ventas permanente y estable

para mantener su stock y cubrir costos y gastos, lo que les obliga a los

intermediarios a buscar materia prima o productos terminados en todo el sector

de la parroquia Achupallas, limitando el uso de la maquinaria e infraestructura

existente en las unidades productivas, su desarrollo y crecimiento empresarial.

60

CAPÍTULO IV

4. DISEÑO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES CON EL

PROPÓSITO DE EFECTIVIZAR EL CONTROL INTERNO EN LAS

UNIDADES PRODUCTIVAS DE LAS ORGANIZACIONES

FRATERNAS A LA ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES

DE MÁRMOL ZULA DE LA PARROQUIA ACHUPALLAS CANTÓN

ALAUSÍ PROVINCIA DE CHIMBORAZO.

4.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVA A

IMPLEMENTAR EN LAS UNIDADES PRODUCTIVAS

La estructura administrativa por lo general es la forma en que están ordenadas

las unidades (órganos, cargos y puestos) que conforman un organismo y la

relación que guardan estas entre sí, considerando la designación de funciones

o responsabilidades y la delegación de autoridad.

“La organización desde un punto de vista empresarial, puede definirse como la

aplicación de un conjunto de técnicas conducentes a obtener una empresa

estructurada en forma tal, que con la correspondiente división de actividades y

la debida coordinación de las mismas obtengan la máxima rentabilidad”14.

La estructura administrativa de las unidades productivas (gráfico N° 3), es el

resultado de la investigación de campo realizada en cada unidad como parte

integral de una asociación en donde el recurso humano utilizado en la

planificación, organización, dirección, ejecución y control de las operaciones,

con una variedad y sinnúmero de tareas que no pueden ser realizadas por una

sola persona, en el presente caso el presidente, por mucha que sea su

competencia y entrega.

14

PALOM F.J. Técnicas actualizadas de Organización Administrativa. Editorial Distresa S.A. España 1982. Pág 41.

61

Las fortalezas y oportunidades que se presentan en cada ente productivo

obligan a establecer una estructura administrativa flexible, homogénea,

eficiente y efectiva que alcance los objetivos propuestos y sobre todo que sea

autónoma y en sus decisiones. Para la elaboración de la estructura

administrativa se consideró los siguientes parámetros:

Una estructura sencilla y útil que permite crear, definir y controlar

adecuadamente las funciones asignadas y que facilite la rapidez de

acción a cualquier cambio de su entorno interno o exógeno a menor

costo posible.

Ser un instrumento técnico e informativo, el mismo que regule las

relaciones internas entre los niveles de autoridad y responsabilidad de la

unidad productiva como parte integral de la asociación

Especificar las relaciones de autoridad y responsabilidad a nivel interno y

externo, para evitar conflictos.

Determinar las funciones principales, objetivos y estrategias de ejecución

para el desarrollo de planes, programas, y otros, encaminadas a la

consecución de los objetivos.

Jerarquizar y delimitar responsabilidades en cada unidad, sección

considerando que es parte de un organismo.

La formación de unidades es un proceso que consiste en subdividir al

organismo en partes y asignarles tareas o funciones con un determinado nivel

jerárquico grado de autoridad y responsabilidad y estableciendo la relación

entre los demás componentes; por ser microempresas es necesario solo crear

unidades y secciones. La presente estructura orgánica está diseñada

considerando el tamaño de las unidades productivas existentes, con proyección

a futuro, delineada a ser flexible de acuerdo al criterio operativo de cada unidad

productiva.

62

GRÁFICO N° 3

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA LAS ASOCIACIÓNES

FRATERNAS A LA ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES MÁRMOL ZULA

(1) ASAMBLE GENERAL

DE SOCIOS

(3) ASESORÍA PRESIDENCIA

DIRECTORIO

(1) VICEPRESIDENCIA

(2)

GERENCIA

(ADMINISTRADOR) TESORERÍA

(4) SECRETARÍA UNIDADES DE PRODUCCIÓN

CONTABILIDAD

(JEFE DE PRODUCCIÓN)

(4) UNIDAD PRODUCTIVA UNIDAD PRODUCTIVA UNIDAD PRODUCTIVA

" A " " B " " C "

(4) SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN

MATERIA PRIMA MATERIA PRIMA MATERIA PRIMA

(4) SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN

PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN

(4)

SECCIÓN VENTAS

(VENDEDOR)

CUADRO DE REFERENCIA NIVELES

JERÁRQUICOS

LINEA RESPONSABILIDAD/ASESORIA

01 DIRECTIVO

LINEA COORDINACIÓN 02 EJECUTIVO

03 ASESOR

LINEA AUTORIDAD 04 OPERATIVO

FUENTE: Asociaciones Fraternas


63

4.1.1. DESCRIPCIÓN FUNCIONAL

Las asociaciones en análisis y sus unidades productivas son un sistema social,

por su constitución y funcionalidad, compuesta de personas que adopta una

estructura determinada interrelacionada y dinámica con el medio interno;

asamblea general de socios, directivos, gerente y socios/trabajadores y su

entorno externo; comuneros, representantes comunales, clientes, proveedores,

competidores, y otros que se encaminan bajo objetivos comunes y se coordinan

entre sí para proceder oportunamente y en la medida justa en relación a la

información que genere.

El grado de eficiencia, efectividad y rendimiento del recurso humano que se

interrelaciona, actúa y opera en la estructura organizacional bajo objetivos y

metas establecidas y definidas dependerá de las funciones y responsabilidades

que le asignen en la organización y el medio ambiente desarrollado a su

alrededor. Las funciones se las puede considerar como las actividades afines,

definidas y coordinadas, cuyo cumplimiento es de responsabilidad de una

unidad administrativa.

En las unidades productivas, es necesario establecer una adecuada división del

trabajo administrativo; para lo que deben tomar en cuenta lo que en cada

puesto, sección, unidad o nivel jerárquico debe realizar y la relación entre unos

y otros con los demás de la organización. Las Unidades Productivas de las

diferentes Asociaciones fraternas, para su organización, administración,

dirección, control y producción, asumirá la siguiente estructura orgánica:

NIVEL DIRECTIVO: Asamblea General, Directorio.

NIVEL EJECUTIVO: Gerencia (administrador designado).

NIVEL ASESOR

NIVEL OPERATIVO: Secretaria(o), Contador(a), Unidad de Producción

(Jefe de Producción), Sección Materia Prima, Sección Producción.

64

4.1.2. NIVELES DE DIRECCIÓN, EJECUCIÓN, ASESOR Y OPERATIVA

Los procedimientos y funciones que se presenta a continuación determinan la

relación de dependencia y describe las actividades y tareas básicas del

personal involucrado en las unidades productivas en los diferentes niveles

jerárquicos en base del Estatuto y del Reglamento Interno vigente de cada

Asociación.

1. NIVEL DIRECTIVO

1.1 ASAMBLEA GENERAL

La Asamblea General es el máximo organismo de autoridad de la Asociación y

unidades productiva, sus resoluciones obligan a todos los presentes y

ausentes.

FUNCIONES:

Elige a los miembros de la directiva, unidad productiva y asesores;

incluidos al Administrador o Gerente de acuerdo con las normas que se

establecen en el Estatuto y el Reglamento Interno; así como de su

remoción o expulsión por causa justificada debidamente comprobada.

Resuelve en última instancia sobre las reclamaciones y conflictos entre

socios o de éstos con cualquier miembro de los niveles jerárquicos,

dejando constancia de las deliberaciones y resoluciones tomadas.

Conoce y aprobar el presupuesto anual de la organización, el plan y

políticas de acción a seguir e informe presentado por la Directiva para el

desarrollo y crecimiento de las unidades productivas y balances del

administrador o gerente; y,

Autoriza al directorio gastos que superen cinco SBU.

65

1.2. DIRECTORIO

RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Asamblea General.

El Directorio es el organismo encargado de programar, planificar y coordinar

todas las actividades en beneficio, crecimiento y desarrollo de las unidades en

nombre y representación de la Asamblea General al que se le incluirá un

representante de la Organización no gubernamental (si existiera) y el gerente

como representante de la unidad productiva. Cuando la Directiva comprobare

anomalías o faltas graves en el desempeño de sus funciones, a cualquiera de

sus miembros, incluido el gerente o administrador, puede suspenderle de sus

funciones inmediatamente.

FUNCIONES:

Diseña y aplica sistemas de seguimiento, control e información para

verificar el cumplimiento de las disposiciones y objetivos propuestos; a

base de lo cual se tomará las acciones correctivas que exija las

circunstancias

Fiscaliza el movimiento económico y presenta informes semestrales de la

gestión administrativa y financiera en coordinación con el gerente.

Gestiona o contrata Asesores de acuerdo al grado de actitud,

experiencia, profesionalismo en base de las necesidades de la unidad.

Decide sobre la admisión, retiro voluntario y expulsión de integrantes de

las unidades productiva; previo informe y resolución de la Asamblea

General.

Realiza erogaciones económicas hasta cinco SBU; y,

Ejecuta las resoluciones que fueran acordadas, así como las demás

atribuciones que la Asamblea General designe.

66

2. NIVEL EJECUTIVO

2.1 GERENTE (A) / Administrador (Designado en Asamblea General).

RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Asamblea General y Directorio.

FUNCIONES:

Ejerce la representación legal, judicial y extrajudicial de la unidad

productiva, así como suscribe contratos, documentos y demás

obligaciones que de acuerdo a su cuantía requieran autorizar.

Implementa normas, políticas de control e información y procedimientos

financieros, contables y de administración (control e información) interna

en sujeción al Estatuto, Reglamento Interno y Leyes vigentes para su

cumplimiento y toma de decisiones.

Autoriza mediante su firma y rubrica el movimiento económico y es

responsable conjunta y solidariamente con el contador por la custodia y

el debido manejo de los bienes y activos existentes.

Rinde informes semestrales ante la Asamblea General de la marcha

económica, administrativa y de todas las actividades desarrolladas; y,

Las demás que determine la Asamblea General y el Directorio

3. NIVEL ASESOR

3.1. ASESORÍA

RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Asamblea General y Directorio.

FUNCIONES:

67

Asesora y sugiere mejoras de eficiencia a los diferentes niveles

jerárquicos sobre aspectos legales, judiciales, administrativos,

contables, financieros y emite criterios que sean necesarios aplicarlos en

las unidades, enmarcados dentro de las políticas de ejecución y

asistencia técnica.

Formula y/o revisa convenios interinstitucionales e informar la incidencia

económica social que éstas representen; así como el cumplimiento de

las actividades planificadas.

4. NIVEL OPERATIVO

4.1 SECRETARIA (O) (Designado por Asamblea General).

RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Directivos - Gerente.

FUNCIONES:

Lleva debidamente foliado y numerados los libros que contengan las

actas de sesiones de los organismos en los cuales tiene que actuar en

tal calidad y prepara las comunicaciones del Directorio, suscribiéndolas

con el Gerente.

Elabora y lleva dos libros de actas; uno de Asamblea General y otro de

sesión de directorio. No permite que ningún expediente, informe, libro o

documento salga de su custodia sin consentimiento y autoridad.

Por ningún concepto, bajo responsabilidad penal podrá alterar la

numeración de los folios, o destruir parcial o totalmente, uno o más de

ellos. Cuando hubiere de realizar alguna enmienda, en el contenido, el

particular se detallará expresamente al final del acta última suscrita; y,

Confiere copias certificadas previa autorización del Gerente sobre

asuntos relacionados con la unidad productiva.

68

4.2 CONTADOR(A)

RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Gerente/administrador.

FUNCIONES:

Planifica, organiza y controla la gestión económica financiera y contable

de acuerdo a los Principios Generalmente Aceptados, de conformidad

con el sistema uniforme de cuentas implantado para la unidad y los

procedimientos contables establecidos.

Registra todos los hechos económicos que representen derechos a

percibir recursos o que se constituyan en obligaciones a entregar

recursos y producir información financiera confiable, oportuna y

razonable para la toma de decisiones en base a los estados financieros y

el flujo de caja.

Procura la obtención de los recursos financieros y materiales requeridos

para la ejecución de los programas operativos; así como velar su

correcta, eficiente y oportuna inversión.

Asesora a la Directiva y Gerencia sobre aspectos económicos,

financieros, contables y establece parámetros de salvaguarda y control

interno para el manejo del efectivo, valores, bienes o materiales de las

unidades.

Elabora documentos e informes económico, financiero y presupuestario

dos veces al año, o cuando sea solicitado para el conocimiento de la

Asamblea General, Directorio o responsable financiero y/o

vicepresidente.

Mantiene las salvaguardias físicas para precautelar la seguridad y

conservación de los bienes bajo su responsabilidad, incluidos libros y

documentos contables.

69

4.3 UNIDAD DE PRODUCCIÓN.

4.3.1 JEFE DE PRODUCCIÓN

RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Gerente(a)/administrador(a).

FUNCIONES:

Elabora el plan operativo de producción; organizando, coordinando y

controlando los recursos a utilizar en el proceso productivo, sujetándose

a la normativa establecida por la unidad productiva, respetando la

jerarquía organizativa o administrativa de la asociación.

Guarda escrupulosamente los secretos administrativos, productivos o

comerciales de los que tengan conocimiento en razón del trabajo que

realiza.

Mantiene actualizado el kárdex para control de existencias de materia

prima, insumos, productos en proceso y productos terminados en

cantidades como medio de planificación de la producción y

comercialización;

Es el responsable directo del control de calidad tanto de la materia prima,

proceso de producción y producto terminado.

La Unidad Productiva está conformada por dos secciones: Materia Prima y

Producción. Las mismas que pueden ser acoplados en cada unidad

independiente del producto que elaboren.

4.3.2 SECCIÓN MATERIA PRIMA

RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Jefe de Producción.

70

FUNCIONES:

Organiza, coordina, controla y ejecuta las actividades relacionadas con la

compra, ingreso y egreso de la materia prima; así como mantiene

actualizado el kárdex para control de existencias en cantidades;

Guarda escrupulosamente los secretos administrativos, productivos o

comerciales que tengan conocimiento en razón del trabajo que realiza.

Procura que la materia prima disponible seleccionada, se aproveche al

máximo evitando el desperdicio y registrar el ingreso del material no

utilizado en el proceso productivo; y,

Las demás que le asigne el Jefe de Producción o Gerente.

4.3.3 SECCIÓN PRODUCCIÓN

RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Jefe de Producción.

FUNCIONES:

Ejecuta las actividades productivas en base de lo planificado por el Jefe

de Producción e informa los requerimientos necesarios para el proceso.

Aprovecha al máximo la materia prima, insumos y demás recursos

existentes, evitando el desperdicio y restituye a la unidad los materiales

no utilizados en el proceso productivo.

Guarda escrupulosamente los secretos productivos o comerciales de los

que tengan conocimiento en razón del trabajo que realiza; y,

Las demás que le asigne el Jefe de Producción o Gerente(a).

71

4.1.3. MARCO LEGAL

Las unidades productiva establecen claramente las responsabilidades en torno

a la administración de recursos y toma de decisiones, que garantice el eficiente

y efectivo manejo, distribución y control de la inversión realizada por

instituciones públicas o el aporte de organizamos no gubernamentales

legalmente aceptados. Este marco legal tiene como finalidad normar las

operaciones administrativas, financieras y contables en función de las

siguientes normas:

Normas de Contabilidad Financiera.

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Normas de Auditoria de General Aceptación.

Normas Internacionales de Contabilidad.

Normas Ecuatorianas de Contabilidad “NEC”.

Normas Ecuatorianas de Auditoria “NEA”.

Código Tributario.

Ley de Régimen Tributario Interno.

Estatutos y Reglamentos Internos de las Asociaciones.

4.1.3.1 REGLAMENTO FINANCIERO BASE

Artículo 01. Estructura del Área Financiera.- Estará integrado por:

Dirección Financiera (Vicepresidente de la Asociación)

Tesorería

Contabilidad

Dependiendo del tamaño, del volumen de transacciones y la capacidad

económica de las unidades productivas se disminuyen o se aumentan la

estructura financiera, pero básicamente siempre se mantendrá la unidad o

departamento de Contabilidad. Departamento que se constituye la columna

vertebral de la organización para la toma de decisiones.

72

Artículo 02. Vicepresidente.- Es el responsable financiero y sus funciones

son:

Realiza evaluaciones periódicas sobre la marcha de la unidad productiva

conjuntamente con el Administrador o Gerente.

Ejecuta las gestiones y trámites correspondientes de carácter financiero

ante las instituciones públicas y privadas, nacionales e internacionales en

coordinación con el presidente de la Asociación y los asesores que sean

eminentemente relacionadas con la unidad productiva

Interviene directamente en la adquisición, entrega, recepción y donación

de maquinaria, bienes muebles e inmuebles que sean en beneficio de la

unidad productiva para mejorar su productividad y eficiencia.

Elabora el plan operativo anual de adquisiciones de materiales,

suministros y demás recursos en coordinación con el Jefe de Producción

y Gerencia.

Es responsable directamente de la custodia de los archivos financieros

contables bajo acción penal.

Define los procedimientos de control financiero que se considere

necesarios para administrar y optimizar recursos.

Solicita a la unidad de contabilidad en forma semestral y anual los

balances y estados financieros para presentar a Asamblea General con

presupuestos estimativos para un año.

Prepara y presenta los informes financieros en coordinación con

Tesorería y Contabilidad a Asamblea General, Directorio o instituciones

nacionales e internacionales.

Artículo 03. Unidad de Tesorería.- Sus funciones son las siguientes:

73

Tiene bajo su cargo y responsabilidad personal la custodia, control y

registro de los valores en efectivo (dinero) que diariamente recibiere por

concepto de venta de productos terminados u otros importes que lo

faculte estatutariamente.

Es el único responsable de recibir y salvaguardar todo ingreso

económico financiero previo un análisis y registro correspondiente.

Recepta solicitudes de pago debidamente autorizadas, emite el

comprobante de egreso. Gastos que no deben exceder de cinco SBU,

caso contrario deberá solicitar la aprobación de la Asamblea General de

Socios.

Mantiene en el Banco los fondos que se encuentran bajo su

responsabilidad y retirarlos de acuerdo a las normas legales establecidas

en la asociación y unidad productiva.

Actúa como agente de retención de impuesto al valor agregado e

impuesto a la renta, de conformidad con tales disposiciones legales

correspondientes y realizar el pago respectivo.

Realiza los egresos correspondientes previa revisión mediante cheque,

depósito en efectivo o giro bancario.

Realiza arqueo diario de caja y un informe mensual consolidado de

ingresos y egresos.

Artículo 04. Unidad de Contabilidad.- Son funciones de la unidad de

Contabilidad las que se determinó anteriormente.

DE LOS INGRESOS, CUENTAS BANCARIAS Y EGRESOS:

Artículo 05. De los Ingresos

74

Todo ingreso debe ser revisado, analizado, registrado y depositado

intacto dentro de un plazo máximo de 24 horas posteriores a su

recaudación, en el Banco donde la Asociación mantenga su cuenta.

Todo ingreso de dinero (efectivo o cheques) se realizará mediante

comprobantes de ingreso legalmente autorizado como documento

soporte.

La suma del ingreso de caja (dinero, cheques) será depositado en el

Banco y para su validez deberá ser el comprobante del Banco (papeleta

de depósito).

Articulo 06. De las Cuentas Bancarias

Para el funcionamiento de la cuenta bancaria (cheques) de la Asociación

y/o de la Unidad Productiva registrarán las firmas del Vicepresidente(a) y

Tesorero(a).

Mensualmente se elaborará conciliaciones bancarias, conjuntamente el

tesorero con el contador.

Artículo 07. De la Autorización del Gasto o Egreso

Para todo egreso de dinero, debe existir obligatoriamente la autorización

por escrito (firma) del vicepresidente o quien legalmente lo reemplace de

acuerdo a las disposiciones estatutarias y normas establecidas para el

efecto, previa consulta con tesorería, para determinar si existe los fondos

disponibles necesarios.

Esta autorización del gasto estará respaldada en base al financiamiento

respectivo y enmarcado dentro del plan de actividades aprobado por el

Directorio de los rubros o cuentas preestablecidas en los proyectos y

convenios bilaterales vigentes.

75

Todo egreso o entrega de dinero que supere los doscientos dólares será

mediante cheque, transferencia bancaria. En caso de la compra de la

materia prima e insumos se destinara un monto en efectivo previo la

orden de pedido del jefe de producción.

Para el pago a terceros por cantidades mayores a doscientos dólares;

se realizará mediante cheque a nombre del beneficiario, institucional o

persona natural, pero nunca se girará un cheque al portador o en blanco.

Bajo ninguna circunstancia se hará préstamos a personas u

organizaciones particulares que no sean parte activa de la Asociación.

Artículo 08. De las Cuentas por Liquidar o Fondos a Rendir Cuentas

De los fondos recibidos para talleres, eventos de capacitación, refrigerio

y alimentación para dichos talleres o apoyo a las organizaciones

fraternas son cuentas por liquidar mientras no sean justificadas.

La liquidación de fondos serán aceptados previa la revisión y análisis del

contador y vicepresidente. La memoria del taller o cursos de capacitación

y el registro de asistencia servirán de sustento para el pago y como

justificativo deben ser los comprobantes de venta o cualquier documento

que reúna los requisitos determinados por la Ley Orgánica de Régimen

Tributario.

Articulo 09. De las Cuentas Contables

Todas las cuentas se registrarán de conformidad a los Principios de

Contabilidad Generalmente Aceptados, a las Normas Ecuatorianas de

Contabilidad (NEC), Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), Ley

Orgánica de Régimen Tributario y demás Normas y disposiciones

dispuestas por la Asociación y las determinadas por los Convenios.

76

El Código de Cuentas debe estar diseñado de manera consistente con el

mismo número de niveles para todas las cuentas y grupos de cuentas.

Los Informes Económicos; si no requieren una presentación especial

solicitada por las instituciones nacionales o internacionales, deberán

entregarse según las Normas y principios de Contabilidad con los

reportes y estados financieros reglamentados en Contabilidad,

conjuntamente con las Notas a los Estados Financieros.

DE LOS BIENES

Artículo 10. De las Adquisiciones o Donaciones.-

Todos los bienes muebles e inmuebles, equipos y enseres de oficina,

adquiridos por donación o compra a nombre de la Asociación, pasan a ser

propiedad de la Asociación y para su constancia se llevará un inventario y se

efectuará una toma física por lo menos una vez al año.

Artículo 11. De su Utilización.-

Para el uso de bienes muebles, equipos y enseres, siempre se entregará y se

recibirá por inventario mediante la elaboración de un acta de entrega-recepción.

Los bienes estarán bajo la responsabilidad de cada usuario, quienes velarán

por el buen mantenimiento, utilización apropiada y custodia de los bienes.

Artículo 12. De la Pérdida.-

Son responsables de la pérdida; pago y/o reposición del bien (es) que se han

perdido los que trabajen en la oficina o el departamento a quienes correspondía

la responsabilidad del cuidado. En el caso de robo deberá denunciarse a las

autoridades y se mantendrá en cuentas por cobrar a cargo del custodio hasta

que exista el informe policial pertinente, luego de lo cual se cargará a pérdidas

si el informe deslinda de responsabilidad al custodio.

77

Articulo 13. De la Depreciación.-

Se registrará anualmente los gastos por depreciación de los bienes, equipos y

enseres de conformidad a los porcentajes permitidos en la Ley Orgánica de

Régimen Tributario, a fin de establecer una reserva para su reposición cuando

estos estuvieren obsoletos.

4.2. PROCEDIMIENTOS CONTABLES A IMPLEMENTAR EN LAS

UNIDADES PRODUCTIVAS

Para alcanzar productividad y competitividad es indispensable, además de una

estructura organizativa una distribución contable definida, flexible y adaptable a

cualquier cambio del entorno, que permita evaluar y canalizar oportunamente la

toma de decisiones.

Es inevitable delinear procedimientos contables que coadyuven al

fortalecimiento, desarrollo y crecimiento de los entes productivos de las

Asociaciones; su radica en que se constituye en la columna vertebral alrededor

de la cual se mueve los sistemas de producción, ventas, administración y

finanzas.

Los principales objetivos de los procedimientos contables a implementarse son

los que se describen a continuación:

Uniformar los procedimientos contables de las Unidades Productivas

mediante la adopción de metodología de registro y control, que permitan

la obtención de información financiera oportuna, confiable y consolidada.

Posibilitar la correcta elaboración de la información financiera para la

toma de decisiones internas y el conocimiento de otras entidades

nacionales e internacionales correlacionadas o financieras, que por

convenios y acuerdos corresponda.

78

Integrar las operaciones patrimoniales y presupuestarias de cada uno de

las unidades, mediante el uso de cuentas (plan de cuentas) y registros

comunes, que posibiliten su presentación unificada.

Controlar los recursos financieros y materiales, en procura de su correcta

utilización.

4.2.1 PLAN O CATALOGO DE CUENTAS

Al momento las unidades productivas de la diferentes asociaciones fraternas no

manejan ningún tipo de registro contable, a más de la suma de los ingresos y

egresos para determinar su saldo final; por lo que es indispensable implementar

un Plan de Cuentas flexible para incorporar cuentas a futuro, fácil, manejable y

sobre todos genere información oportuna y confiables para la toma de

decisiones.

Entre los objetivos principales se anotan los siguientes:

Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes

con la implementación de un catalogo de cuenta similar.

Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar

cifras financieras.

Facilitar y satisfacer la necesidad de registro cronológico de las

operaciones de la unidad productiva.

Su código contable está diseñado de manera consistente con el mismo número

de niveles para todas las cuentas y grupos; de igual forma se incorporaran las

que sean indispensables en función de la necesidad del departamento de

contabilidad de cada unidad productiva, y se encuentra estructurado de la

siguiente manera:

http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/fintrabajo/fintrabajo.shtml


http://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtml

79

Una columna de códigos, los que permitirán en caso de automatizar,

registrar u ubicar fácilmente a las cuentas

Una columna de clasificación, que contendrá el sector, grupo, cuenta y

subcuenta; y,

Una columna se especificará los conceptos.

ASOCIACIÓN “NNN”

UNIDAD PRODUCTIVA “NNN”

PLAN DE CUENTAS

CÓDIGOS CLASIFICACIÓN CONCEPTO

1.

FINANCIERO

ACTIVOS 1.01. GRUPO ACTIVOS CORRIENTE 1.01.01. SUBGRUPO DISPONIBLE 1.01.01.01. CUENTA CAJA 1.01.01.02. CUENTA CAJA CHICA 1.01.01.03. CUENTA BANCOS 1.01.01.03.01 Subcuenta Bancos Cta. Cte. o de Ahorros 1.01.02. SUBGRUPO EXIGIBLE 1.01.02.01. CUENTA CUENTAS POR COBRAR “CLIENTES” 1.01.02.01.01 Subcuenta Cliente Sr........ 1.01.02.02. CUENTA DOCUMENTOS POR COBRAR 1.01.02.02.01 Subcuenta Cliente Sr...... 1.01.02.03. CUENTA ANTICIPOS POR COBRAR 1.01.02.03.01 Subcuenta Sr........ 1.01.02.04. CUENTA IVA EN COMPRAS “IVA PAGADO” 1.01.02.04.01 Subcuenta IVA Tarifa 12% 1.01.02.04.02 Subcuenta IVA Tarifa 0% 1.01.02.05. CUENTA CRÉDITO TRIBUTARIO 1.01.02.06. CUENTA IMPUESTO RETENIDO POR IVA 1.01.02.06.01 Subcuenta Impuesto Retenido por IVA 30% 1.01.02.06.02 Subcuenta Impuesto Retenido por IVA 70% 1.01.02.06.03 Subcuenta Impuesto Retenido por IVA 100% 1.01.02.07. CUENTA IMPUESTO RETENIDO POR RENTA 1.01.02.07.01 Subcuenta Impuesto Retenido por Renta 1% 1.01.02.07.02 Subcuenta Impuesto Retenido por Renta 2% 1.01.02.07.03 Subcuenta Impuesto Retenido por Renta 8% 1.01.02.09. CUENTA (-)PROVISIÓN PARA INCOBRABLES 1.01.03. SUBGRUPO INVENTARIOS 1.01.03.01. CUENTA INVENTARIO PRODUCTOS TERMINADOS

1.01.03.01.01 Subcuenta Inventario Producto “A” 1.01.03.01.02 Subcuenta Inventario Producto “B” 1.01.03.02. CUENTA INVENTARIO PRODUCTOS EN PROCESO 1.01.03.02.01 Subcuenta Inventario Producto “A” 1.01.03.02.02 Subcuenta Inventario Producto “B”

80

1.01.03.03. CUENTA INVENTARIO MATERIA PRIMA 1.01.03.03.1 Subcuenta Materia Prima “A” 1.01.03.03.1 Subcuenta Materia Prima “B” 1.01.03.04. CUENTA INVENTARIO MATERIALES INDIRECTOS 1.01.03.04.01 Subcuenta Inventario Fundas y etiquetas 1.01.03.04.02 Subcuenta Inventario Combustible 1.01.03.05. CUENTA INVENTARIO IMPLEMENTOS SEGURIDAD 1.01.03.05.01 Subcuenta Inventario Guantes, mandiles, etc. 1.01.03.06. CUENTA INVENTARIO UTILES DE ASEO 1.01.03.06.01 Subcuenta Inventario. Escobas, jabón, trapeador, etc. 1.01.03.07. CUENTA INVENTARIO UTILES DE OFICINA 1.01.03.07.01 Subcuenta Inventario, carpetas, fólder, lápiz, hojas, etc. 1.01.03.08. CUENTA INVENTARIO MATERIALES VARIOS 1.01.03.08.01 Subcuenta Inventarios de Material “NN” 1.01.03.09. CUENTA (-) PROVISIONES BAJA DE INVENTARIOS 1.02. GRUPO ACTIVO FIJO 1.02.01. SUBGRUPO ACTIVO FIJO DEPRECIABLE 1.02.01.01. CUENTA EDIFICIOS 1.02.01.02. CUENTA EQUIPOS Y HERRAMIENTAS 1.02.01.02.01 Subcuenta Equipos “XYZ” 1.02.01.02.02 Subcuenta Herramientas “XYZ” 1.02.01.03. CUENTA MUEBLES Y ENSERES 1.02.01.03.01 Subcuenta Escritorio, Archivadores, Sillas, 1.02.01.04. CUENTA EQUIPO DE COMPUTO 1.02.01.04.01 Subcuenta Computadora IBM, Impresora 1.02.01.05. CUENTA EQUIPO DE OFICINA 1.02.01.05.01 Subcuenta Máquina de Escribir Eléctrica, Sumadora 1.02.01.06. CUENTA VEHÍCULOS 1.02.01.07. CUENTA OTROS ACTIVOS FIJOS DEPRECIABLES 1.02.02. SUBGRUPO ACTIVO FIJO NO DEPRECIABLE 1.02.02.01. CUENTA TERRENO 1.02.02.02. CUENTA CONSTRUCCIONES EN CURSO 1.02.02.03. CUENTA PROYECTOS EN CURSO 1.02.03. SUBGRUPO DEPRECIACIÓN ACUMULADA 1.02.03.01. CUENTA (-)DEP. ACUM. CONSTRUCCIONES 1.02.03.02. CUENTA (-)DEP. ACUM. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS 1.02.03.03. CUENTA (-)DEP. ACUM. MUEBLES Y ENSERES 1.02.03.04. CUENTA (-)DEP. ACUM. EQUIPO DE COMPUTO 1.02.03.05. CUENTA (-)DEP. ACUM. EQUIPO DE OFICINA 1.02.03.06. CUENTA (-)DEP. ACUM. VEHÍCULOS 1.02.03.07. CUENTA (-)DEP. ACUM. OTROS ACTIVO. FIJOS DEPC. 1.03. GRUPO OTROS ACTIVOS 1.03.01. SUBGRUPO PAGOS ANTICIPADOS 1.03.01.01. CUENTA SEGUROS PREPAGADOS 1.03.01.02. CUENTA INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO 1.03.01.03. CUENTA IMPUESTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.03.02. SUBGRUPO GASTOS DIFERIDOS 1.03.02.01. CUENTA GASTOS DE CONSTITUCIÓN 1.03.02.02. CUENTA GASTOS DE INSTALACIÓN 1.03.02.03. CUENTA GASTOS DE ORGANIZACIÓN 1.03.03. SUBGRUPO AMORTIZACIÓN DIFERIDOS 1.03.03.01. CUENTA GASTOS DE CONSTITUCIÓN

2. FINANCIERO

PASIVOS

81

2.01. GRUPO PASIVO CORRIENTE 2.01.01. SUBGRUPO PASIVO CORTO PLAZO 2.01.01.01 CUENTA CUENTAS POR PAGAR “PROVEEDORES” 2.01.01 01.01 Subcuenta Sr...... 2.01.01 01.02 Subcuenta Proveedor..... 2.01.01.02 CUENTA DOCUMENTOS POR PAGAR 2.01.01.02 01 Subcuenta Sr...... 2.01.01.02 02 Subcuenta Proveedor..... 2.01.01.03. CUENTA SUELDOS ACUMULADOS POR PAGAR 2.01.01.04. CUENTA IESS POR PAGAR 2.01.01.05. CUENTA IMPUESTOS POR PAGAR 2.01.01.06. CUENTA BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR 2.01.01.07. CUENTA 15% UTILIDAD TRABAJADORES 2.01.01.08. CUENTA INTERESES POR PAGAR 2.01.01.09. CUENTA IVA EN VENTAS “IVA COBRADO” 2.01.01.09.01 Subcuenta IVA Tarifa 12% 2.01.01.09.02 Subcuenta IVA Tarifa 0% 2.01.01.10. CUENTA RETENCIÓN FUENTE IVA POR PAGAR 2.01.01.10.01 Subcuenta Retención Fuente por IVA 30% 2.01.01.10.02 Subcuenta Retención Fuente por IVA 70% 2.01.01.10.03 Subcuenta Retención Fuente por IVA 100% 2.01.01.11. CUENTA RETENC FUENTE IMP. RENTA POR PAGAR 2.01.01.11.01 Subcuenta Retenc. Fuente Impuesto Rente por Pagar 1% 2.01.01.11.02 Subcuenta Retenc. Fuente Impuesto Rente por Pagar 2% 2.01.01.11.03 Subcuenta Retenc. Fuente Impuesto Rente por Pagar 8% 2.02. GRUPO PASIVO NO CORRIENTES 2.02.01. SUBGRUPO PASIVO LARGO PLAZO 2.02.01.01. CUENTA DOCUMENTOS POR PAGAR 2.02.01.01.01 Subcuenta Proveedores con documento 2.02.01.02. CUENTA PRESTAMOS BANCARIOS 2.02.02. SUBGRUPO OTROS PASIVOS

3.

FINANCIERO

PATRIMONIO 3.01. GRUPO CAPITAL 3.01.01. SUBGRUPO CAPITAL SOCIAL 3.01.01.01. CUENTA CAPITAL SOCIAL SUSCRITO 3.01.01.02. CUENTA DONACIONES 3.02. GRUPO RESERVAS 3.02.01.01. CUENTA RESERVA LEGAL 3.02.01.02. CUENTA RESERVA ESTATUTARIA 3.02.01.03. CUENTA RESERVA FACULTATIVA 3.03 GRUPO RESULTADOS 3.03.01.01. CUENTA UTILIDAD DEL EJERCICIO 3.03.01.02. CUENTA UTILIDAD DE EJERCICIO ANTERIOR 3.03.01.03. CUENTA (-) PÉRDIDA PRESENTE EJERCICIO 3.03.01.04. CUENTA (-) PÉRDIDA EJERCICIOS ANTERIORES

4.

FINANCIERO

INGRESOS 4.01. GRUPO INGRESOS OPERATIVOS 4.01.01.01. CUENTA VENTAS 4.01.01.01.01 Subcuenta Venta Producto “XYZ” 4.01.01.01.02 Subcuenta Venta Producto “ABC” 4.01.01.02. CUENTA (-) DEVOLUCIONES EN VENTAS 4.01.01.03. CUENTA (-) DESCUENTOS EN VENTAS

82

4.01.01.04. CUENTA RECARGOS EN VENTAS 4.01.01.05. CUENTA TRANSPORTE EN VENTAS 4.02. GRUPO INGRESOS NO OPERATIVOS 4.02.01.01 CUENTA INGRESOS EXTRAORDINARIOS 4.02.01.01.01 Subcuenta Venta de Activos Fijos 4.02.01.01.02 Subcuenta Venta de Desechos 4.02.01.02. CUENTA INTERESES EN VENTAS 4.02.01.03. CUENTA MULTAS 4.02.01.04. CUENTA OTROS INGRESOS EXTRAORDINARIOS

5.

FINANCIERO

EGRESOS 5.01. GRUPO COSTOS 5.01.01. SUBGRUPO COSTOS DE PRODUCCIÓN 5.01.01.01. CUENTA COSTOS DE MATERIA PRIMA 5.01.01.02. CUENTA COSTOS DE MANO DE OBRA 5.01.01.03. CUENTA COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION 5.02. GRUPO GASTOS 5.02.01. SUBGRUPO GASTOS OPERACIONALES 5.02.01.01 CUENTA GASTOS ADMINISTRATIVOS 5.02.01.02 CUENTA GASTOS DE VENTA 5.02.01.02 CUENTA GASTOS FINANCIEROS 5.02.02. GRUPO EGRESOS NO OPERACIONALES

4.2.2 PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA UNIDAD PRODUCTIVA,

DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS

CONTABLES QUE SE UTILIZAN EN EL REGISTRO DE LAS

TRANSACCIONES

Los procedimientos contables se constituyen en todas las actividades a realizar

por los empleados del área contable en función a sus conocimientos,

experiencia y profesionalismo enmarcados a las normas y principios contables,

Código Tributario, Ley de Régimen Tributario Interno, Estatutos y Reglamentos

Internos de las Asociaciones, entre otras. Se muestran a continuación los

procedimientos a seguir de varias cuentas que se utilizaran a menudo en las

operaciones comerciales de las unidades productivas en el registro de sus

transacciones.

83

CUENTA: CAJA CÓDIGO: 1.01.01.01

DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo Activo Corriente,

subgrupo Disponible, su saldo es deudor. Registra el dinero o cheques recibidos

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

Ingresos provenientes de ventas al contado realizadas en un período.

Ingresos no operacionales. Préstamos bancarios. Recuperación de cuentas por cobrar y

clientes. Intereses ganados en ventas a crédito.

Recaudaciones de multas a trabajadores y empleados por inasistencia.

Aumento de capital y venta de activos.

Compra de mercaderías. Pago de costos por materiales e

insumos, mano de obra y costos generales de fabricación.

Disminución de capital. Pago de gastos operacionales:

administrativos, financieros y ventas. Depósitos en cuentas bancarias.

Compra de activos e inversiones. Pago de impuestos y tasas.

EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)

----- XXX -----

Caja

Anticipo IMP RENT 1%

Ventas

IVA en Ventas 12% V/r Venta al contado a JOMAY S. A. Factura Nº….

555,00

5,00

500,00

60,00

----- XXX -----

Bancos

Caja

V/r Depósito en Cuenta Corriente B. Pichincha. Nº 1100034562

555,00

555,00

PROCEDIMIENTO DE CONTROL: El documento fuente internos o externos tendrá un

original y una copia, el primero lo maneja el responsable de contabilidad para su registro y

procesamiento contable, la copia el directivo/administrador como sustento, control e informe.

Toda transferencia o egreso se realizara previa autorización de los responsables directos.

CUENTA: CAJA CHICA CÓDIGO: 1.01.01.02


subgrupo Disponible, su saldo es deudor. Se utiliza para gastos pequeños y eventuales no

mayores a $20,00 previa autorización de los responsables del gasto.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

Creación del fondo.

Reposición o incremento del fondo.

Disminución por egresos.

Eliminación del fondo


----- XXX -----

Caja Chica

Bancos

V/r Creación del fondo a favor del Sra. Mayra Vélez

200,00

200,00

----- XXX -----

Gasto Servicios

Caja Chica

V/r Pago de transporte y fotocopias.

15,00

15,00

PROCEDIMIENTO DE CONTROL: El documento fuente poseerá original y copia, el primero

lo maneja contabilidad para su registro contable; la copia el directivo/administrador como

sustento, control e informe. El directivo coordinadamente con el contador/a efectuará cada fin

de mes o cuando sea necesario el arqueo a la cuenta caja chica.

84

CUENTA: BANCOS CÓDIGO: 1.01.01.03


subgrupo Disponible, su saldo es deudor. Es dinero depositado en una institución bancaria.

o

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

Depósitos realizados.

Intereses en la cuenta.

Notas de crédito emitidas por el banco.

por consignación de préstamos.

Pago de clientes o cuentas por cobrar.

Cheques girados (nominales o cruzados).

Notas de Debito.

Pago de servicios directos en cuenta.

Pago sobregiros.

Intereses, comisiones y otros servicios.


----- XXX -----

Bancos

Préstamos Bancarios

V/r Nota de crédito Nº…. por préstamo bancario

900,00

900,00

----- XXX -----

Gasto Servicios Básicos

Bancos

V/r Pago del consumo de luz con cheque Nº …

120,00

120,00

PROCEDIMIENTO DE CONTROL: El documento de control de Bancos tendrá original y

copia; la original reposa en contabilidad, la copia para información del directivo. Los cheques

girados para cubrir gastos se realizar por medio de firmas conjuntas, nominales y cruzados.

Archivar las notas de depósito, estados de cuenta, cheques girados previa conciliación.

CUENTA: CUENTAS POR COBRAR/CLIENTES CÓDIGO: 1.01.02.01

DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo de Activo Corriente,

subgrupo Exigible, su saldo es deudor. Derecho de cobro a terceros hasta un año plazo.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

Créditos concedidos a terceros.

Recuperación de cuentas dadas de baja.

El cobro de los derechos adquiridos.

Dada de baja de los derechos de cobro.


----- XXX -----

Caja

Cuentas por Cobrar


Ventas

IVA en Ventas 12%

V/r Venta JOSMAY SA 40% efectivo y 60% crédito a 30/p

204,00

240,00

4,00

400,00

48,00

----- XXX -----

Caja

Cuentas por Cobrar

V/r Abono del 50% de la deuda de JOSMAY SA a la organización en efectivo.

120,00

120,00

PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Separación de funciones, quien registra no debe cobrar.

Confirmar saldos con clientes que acrediten derecho de cobro; se archiva el comprobante de

la deuda certificada con la firma del directivo/administrador y la persona que recibió el cobro.

85

CUENTA: DOCUMENTOS POR COBRAR CÓDIGO: 1.01.02.02


subgrupo Exigible, su saldo es deudor. Derecho de cobro a terceros que tienen garantía un

documento (letras/pagaré) firmado que generan interés a favor de la empresa.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

Créditos concedidos a terceros.

Recuperación de cuentas dadas de baja.

El cobro de los derechos adquiridos.

Dada de baja de los derechos de cobro.


----- XXX -----

Caja

Documentos por Cobrar


Ventas

IVA en Ventas 12%

V/r JOSMAY SA Fact. Nº... 40% efectivo, 60% con letra a 30/p.

204,00

240,00

4,00

400,00

48,00

----- XXX -----

Caja

Documentos por Cobrar

V/r Pago del 50% de la deuda a JOSMAY SA de la Factura Nº… en efectivo antes de la fecha de vencimiento.

120,00

120,00

PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Separación de funciones, quien registra no debe cobrar.

Confirmar saldos con clientes que acrediten derecho de cobro; se archiva el comprobante de

la deuda certificada con la firma del directivo/administrador y la persona que recibió el cobro.

CUENTA: INVENTARIOS CÓDIGO: 1.01.03.


subgrupo Inventarios, su saldo es deudor. Productos terminados, productos en proceso,

materias primas e insumos, implementos de seguridad, suministros.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

El inventario inicial.

Adquisición o compra.

Venta de productos al costo.

Consumo o utilización o devoluciones.


----- XXX -----

Inventario Materia Prima

IVA en Compras 12%

Bancos

Ret. F. Imp. Rent. 1%

V/r Compra MP Factura Nº… a PROGRAN SA con cheque Nº...

800,00

96,00

888,00

8,00

----- XXX -----

Inv. Prod. en Proceso MPD

Costos Ind. Fab. Control

Invent. Materia Prima

V/r Consuno de Materiales

directos e in directos según

solicitud Nº … de MAYJO SA

102,72

12,00

114,72

PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Se llevara tarjetas de control de inventarios “Kárdex” por

cada producto terminado, materia prima, insumos y suministros. Los responsables directos

son: jefe de producción, contador/a y directivo designado previa separación de funciones en

la adquisición, uso y manejo del activo, quien efectuará semestralmente una toma física.

86

CUENTA: EDIFICIOS CÓDIGO: 1.02.01.01

DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo Activo Fijo, subgrupo

Depreciable, su saldo es deudor. Corresponde a construcciones, mejoras y adecuaciones.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

Adquisición o compra y por donación.

Mejoras y adecuaciones.

Venta.

Traspaso o donación.


----- XXX -----

Edificios

Bancos

V/r Compra de un edificio con cheque Nº … a la Sra. Chafla persona natural no obligada a llevar contabilidad.

800,00

800,00

----- XXX -----

Caja


Deprec. Acum. Edificios

Edificios

IVA en Ventas 12%

Utilidad Venta Activo

V/r Venta Activo a Vélez S.A. después de 15 años de uso

555,00

5,00

641.25

950,00

60,00

191,25

PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos “Escritura Pública” que sustenten

el traspaso del bien se registraran a nombre y como patrimonio de la Asociación con la firma

de responsabilidad del representante legal; salvo disposiciones impuestas por convenios

bilaterales por donaciones, pase a la unidad productiva. Luego de su registro contable, se

archivara en gerencia bajo la responsabilidad directa del vicepresidente y gerente.

CUENTA: EQUIPO Y HERRAMIENTAS CÓDIGO: 1.02.01.02


Depreciable, su saldo es deudor. Es activo si su costo es mayor a $100,00 y permanente.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:


Donación.

Venta, donación.

Obsolescencia, pérdida.


----- XXX -----

Equipos Herramientas

IVA en Compras 12%

Bancos


V/r Compra a VERA SA con Chq. Nº … según Factura Nº…

200,00

24,00

222,00

2,00

----- XXX -----

Pérdidas y Ganancias

Deprec. Ac. Eq. Herram.

Equipo Herramientas

V/r La pérdida de Equipo y Herramientas, al costo del valor residual de un año.

182,00

18,00

200,00

PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente, proformas y otros que

tengan que ver en el proceso de adquisición o donación, luego de su registro contable, se

archivaran en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente;

quienes realizarán una verificación física en forma semestral.

87

CUENTA: MUEBLES Y ENSERES CÓDIGO: 1.02.01.03



SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:


Donación.

Venta, donación.



----- XXX -----

Muebles y Enseres

IVA en Compras 12%

Bancos


V/r Compra a VERA SA con Cheque Nº… según Factura Nº…

200,00

24,00

222,00

2,00

----- XXX -----

Caja

Deprec. Ac. Muebl. y Ense.

Muebles y Enseres

IVA en Ventas 12%


V/r Venta activo al Sr. Vélez nos paga en efectivo

212,80

18,00

200,00

22,80

8,00



archivaran en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente.

CUENTA: EQUIPO DE OFICINA CÓDIGO: 1.02.01.04



SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:


Donación.

Venta, donación.



----- XXX -----

Equipo de Oficina

IVA en Compras 12%

Bancos


V/r Compra a VERA SA con Chq. Nº…según Factura Nº…

200,00

24,00

222,00

2,00

----- XXX -----


Deprec. Ac. Eq. Oficina

Equipo de Oficina

V/r La pérdida de Equipo de Oficina, al costo del valor residual de un año.

182,00

18,00

200,00



archivaran en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente;

quienes realizarán una verificación física en forma semestral.

88

CUENTA: EQUIPO DE COMPUTO CÓDIGO: 1.02.01.05



SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:


Donación.

Venta, donación.



----- XXX -----

Equipo de Computo

IVA en Compras 12%

Bancos


V/r Compra a VERA SA con Chq. Nº… según Factura Nº…

200,00

24,00

222,00

2,00

----- XXX -----


Deprec. Ac. Eq. Comput

Equipo de Computo

V/r La pérdida de Equipo y Herramientas, al costo del valor residual de un año.

182,00

18,00

200,00


tengan que ver en el proceso de adquisición, luego de su registro contable, se archivaran en

la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente; quienes

realizarán una verificación física en forma semestral.

CUENTA: TERRENOS CÓDIGO: 1.02.02.01

DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo Activo Fijo, subgrupo No

Depreciable, su saldo es deudor. Se registrará como parte del patrimonio de la asociación y

no de los bienes de la unidad productiva; salvo el caso de convenios bilaterales se procesa a

registrar en como bienes de la unidad.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

Inventario inicial, adquisición o compra.

Donación y plusvalía

Venta.

Donación.


----- XXX -----

Terrenos

Capital

V/r Inventario inicial de terrenos

200,00

200,00

----- XXX -----

Caja

Terrenos


V/r Venta, incluido plusvalía

218,00

200,00

18,00




Los procedimientos a emplearse son similares en todos los activos fijos.

89

CUENTA: PAGOS ANTICIPADOS CÓDIGO: 1.03.01.

DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo Otros Activo, su saldo es

deudor; se registra los pagos anticipados como de publicidad, seguros, arriendos.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

Cuando se compra el bien o servicio a

realizarse después.

Cuando se recibe el bien o servicio.

Transcurso del tiempo.


----- XXX -----

Seguros Prepagados

Bancos

Ret. F Imp. Rent. 0,1%

V/r Póliza de seguro a Sudamérica por un año.

800,00

799,20

0,80

----- XXX -----

Gasto Seguro

Seguro Prepagados

V/r El ajuste de la utilización de un mes de uso del seguro.

66,67

66,67

PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente y otros que tengan que ver

en el proceso de contratación, vencimiento, renovación y ajuste del gasto devengado.

Proceso que se lo realizara por separación de funciones.

CUENTA: CUENTAS POR PAGAR

PROVEEDORES CÓDIGO: 2.01.01.01

DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Pasivo, del grupo Pasivo Corriente,

subgrupo Corto Plazo (menor de un año) su saldo es acreedor sin documento.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

Cuando la obligación ha sido cancelada

Pagos parciales

Cuando se contrae la obligación.


----- XXX -----

Equipo de Oficina

IVA en Compras 12%

Cuentas por Pagar


V/r Compra a VERA S.A. a crédito según Factura N°…

200,00

24,00

222,00

2,00

----- XXX -----

Cuentas por Pagar

Bancos

V/r Abono de la primera cuota de cuatro de la Fact. N°… a comercial Vera SA. en efectivo.

55,50

55,50


en el proceso de adquisición y abono de la deuda, luego de su registro contable, se


90

CUENTA: DOCUMENTOS POR PAGAR CÓDIGO: 2.01.01.02


subgrupo Corto Plazo (menor de un año) su saldo es acreedor, con documento sobre firmas.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:


Pagos parciales



----- XXX -----

Equipo de Oficina

IVA en Compras 12%

Documentos por Pagar


V/r Compra a VERA S.A. a crédito según Factura N°… se firma un documento

200,00

24,00

222,00

2,00

----- XXX -----


Bancos

V/r Abono de la primera cuota de cuatro de la Fact. N°… a comercial Vera SA.

55,50

55,50




CUENTA: SUELDOS ACUMULADOS POR

PAGAR CÓDIGO: 2.01.01.03


subgrupo Corto Plazo (menor de un año) su saldo es acreedor, por pagos atrasados.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:


Pagos parciales



----- XXX -----

Gasto Sueldo

Suel. Acum. por Pagar

V/r Sueldos de la Sra. Vélez de junio y julio de 2010.

200,00

200,00

----- XXX -----

Suel. Acum. Por Pagar

Bancos

V/r Cancelación de sueldos atrasados Sra. Vélez

200,00

200,00




91

CUENTA: DOCUMENTOS POR PAGAR CÓDIGO: 2.01.02.01

DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Pasivo, del grupo Pasivo No Corriente,

subgrupo Largo Plazo (Mayor de un año) su saldo es acreedor, con documento sobre firmas.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:


Pagos parciales

Cuando se contrae la obligación


----- XXX -----


Bancos

V/r Pago al Sr. Calderón, antes

de la fecha de vencimiento, por

compra de Materia Prima

Factura N° …

537,00

537,00

----- XXX -----


IVA en Compras 12%



Ret. F. IVA 30%

V/r MPD según Factura N°… al Sr. Calderón no obligado a llevar contabilidad se firma un documento a 30 días plazo.

500,00

60,00

537,00

5,00

18,00




CUENTA: PRESTAMOS BANCARIOS CÓDIGO: 2.01.02.02

DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Pasivo, del grupo Pasivo No Corriente,

subgrupo Largo Plazo (mayor de un año), como quirografarios, prendarios e hipotecarios.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:


Pagos parciales



----- XXX -----

Bancos


V/r Préstamo Banco Pichincha a 18 meses plazo interés del 12% anual

200,00

200,00

----- XXX -----


Interese Bancarios

Caja

V/r Abono de la primera cuota mensual préstamo.

11,11

1,48

12,29

12

PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente y la tabla de amortización

otorgada por el banco en el proceso de adquisición y abono de la deuda bancaria, luego de

su registro contable, se archivaran en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del

contador/a y gerente. El Presidente de la Asociación es quien autorice la deuda.

92

CUENTA: CAPITAL SOCIAL CÓDIGO: 3.01.01.01

DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Patrimonio, del grupo Capital, subgrupo

Capital Social, su saldo es acreedor

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

Liquidación de aportaciones de socios.

Donaciones de bienes

Aportes socios en efectivo o especies

Capitalización de resultados


----- XXX -----

Bancos

Edificios

Capital Social

V/r Inventario Inicial de la Asociación al 01 de agosto de 2010

200,00

700,00

900,00

----- XXX -----

Capital Social

Donaciones

V/r Donación de terreno a favor de la comunidad según acta de asamblea.

30,00

30,00

12

PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente tales como: acta de

constitución, acta de entrega y recepción y otros, luego de su registro contable, se archivaran

en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente. El Presidente

de la Asociación es quien autorice las donaciones previa resolución de asamblea general.

CUENTA: DONACIONES CÓDIGO: 3.01.01.02

DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Patrimonio, del grupo Capital, subgrupo

Capital Social, su saldo es acreedor

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

Donaciones internas realizadas.

Donaciones externas realizadas.

Donaciones internas recibidas

Donaciones externas recibidas


----- XXX -----

Terrenos

Donaciones

V/r Donación entregada por la Municipalidad para construir unidad productiva.

200,00

200,00

----- XXX -----

Capital Social

Donaciones

V/r La donación al capital social de la unidad productiva o asociación.

200,00

200,00

12

PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente tales como: acta de

constitución, acta de entrega y recepción y otros, luego de su registro contable, se archivaran

en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente. El Presidente

de la Asociación es quien autorice las donaciones previa resolución de asamblea general.

93

CUENTA: RESULTADOS CÓDIGO: 3.03.

DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Patrimonio, del grupo Capital. Las

cuentas como: Utilidad o Pérdida tienen saldo acreedor. Las organizaciones son sin fines de

lucro, en tanto que las unidades productivas se enfocan a obtener rentabilidad y estabilidad.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

Pérdida neta del ejercicio económico

Cuando hay ganancia neta en el ejercicio


----- XXX -----

Ingresos Totales

Gastos Totales

Utilidad del Ejercicio

V/r La determinación de la utilidad del ejercicio, relación a los ingresos totales

200,00

150,00

50,00

----- XXX -----

Utilidad del Ejercicio

Reserva Legal

Reserva Estatutaria

V/r Distribución de la utilidad neta según lo que determinada la normativa.

50,00

20,00

30,00

PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente sustentaran los ingresos y

los gastos. En caso de existir ganancia se capitalizará el porcentaje de acuerdo al

establecido en el Estatuto y Leyes vigentes. El Presidente de la Asociación es quien autorice

la distribución de utilidad previa resolución de asamblea general de socios.

CUENTA: VENTAS CÓDIGO: 4.01.01.01

DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Ingresos, del grupo Ingresos Operativos,

su saldo es acreedor por ventas a crédito o al contado.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

Devolución en ventas.

Determinación de ventas netas.

Ventas de productos terminados, productos

en proceso o materia prima.


----- XXX -----

Caja

Imp. Reten. por Renta 1%

Ventas

IVA en Ventas 12%

V/r Venta a JOSMAY SA en efectivo según Factura N° …

222,00

2,00

200,00

24,00

----- XXX -----

Ventas

Devolución en Ventas

Descuento en Ventas

V/r Determinar las ventas netas efectuadas del ejercicio económico.

55,00

20,00

35,00

12

PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente tales como: comprobantes

de venta, documentos de ingreso y egreso, luego de su registro contable, se archivaran en la

sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente. La original se

entregara al cliente y la copia al despachador para la entrega y al final del día al contador/a.

94

CUENTA: INGRESOS

EXTRAORDINARIOS CÓDIGO: 4.02.01.01

DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Ingresos, del grupo Ingresos No

Operativos como: Venta Activos Fijos, Desechos, Multas su saldo es acreedor.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

Devolución en ventas.

Calculo de resultados o utilidad del

ejercicio económico.

Venta de productos que son giro normal del

negocio en la unidad productiva.


----- XXX -----

Caja

Imp. Reten. por Renta 1%

Ventas de Desechos

IVA en Ventas 12%

V/r Venta a JOSMAY SA en efectivo según Factura N° …

111,00

1,00

100,00

12,00

----- XXX -----

Ventas de Desechos

Devolución en Ventas

Descuento en Ventas

V/r Determinar las ventas netas extraordinarias efectuadas en el ejercicio económico.

35,00

20,00

15,00

12


de venta, documentos de ingreso y egreso, luego de su registro contable, se archivaran en la

sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente. La original se

entregara al cliente y la copia al despachador para la entrega y al final del día al contador/a.

CUENTA: COSTOS DE PRODUCCIÓN CÓDIGO: 5.01.01

DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Egresos, del grupo Costos, subgrupo

Costos de Producción con sus cuentas de Materia Prima, Mano de Obra y Costos Indirectos

de Fabricación su saldo es deudor.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

Adquirir o comprar materia prima e insumos

para uso en el proceso productivo

Utilización en el proceso productivo.

Cuando existe devoluciones.


----- XXX -----


Inv. Prod. en Proc. MPD

Cost. Ind. Fab. Control

V/r Devolución de materiales e insumos sobrantes del proceso productivo al inventario

80,00

58,00

22,00

----- XXX -----

Inv. Prod. en Proceso MPD

Inv. Materia Prima

V/r Requisición de material al proceso productivo para cumplir con el pedido N° 00765

55,00

55,00

12


de venta, de requisición y egreso de material y kárdex, luego de su registro contable, se


95

CUENTA: GASTOS OPERACIONALES CÓDIGO: 5.02.01.

DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Egresos, del grupo Gastos, subgrupo

Gastos Operacionales, sus cuentas son: Gastos Administrativos (sueldos, viáticos, etc.),

Gastos de Ventas (Publicidad y Propaganda) y Gastos Financieros; su saldo es deudor.

SE DEBITA POR:

SE ACREDITA POR:

Adquisición del bien

Adquisición de servicio.

Utilización del bien o servicio.

Cuando existe devoluciones.


----- XXX -----

Suministro de Oficina

IVA en Compras 12%

Caja


V/r Compra Suministros de

oficina a Librería Éxito.

200,00

24,00

222,00

2,00

----- XXX -----

Gasto Suminist. Oficina

Suministro de Oficina

V/r Requisición u consumo

de suministros de oficina

del departamento de

ventas.

50,00

50,00

12


de venta, documentos de requisición y egreso del bien o servicio y los kárdex, luego de su

registro contable, se archivaran en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del

contador/a y gerente como constancia del gasto.

4.2.3. TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN EN LAS


Las técnicas de documentación se constituyen en todas las formas impresas

legalmente reconocidas y aprobadas en forma interna y externa que nos

permitirán comunicar (memorándums, circulares, manuales, instructivos) y

documentar decisiones y procedimientos en relación a las actividades y tareas

contables que se llevan a cabo cronológicamente; es una herramienta de tipo

gerencial, de control e información para evitar fraudes o disposiciones no

autorizadas.

Los comprobantes son formularios que cumplen una misión en el mecanismo

funcional del régimen contable, como elemento de registro, información y

control, como los autorizados por el Servicio de Rentas Internas, comprobantes

de venta, comprobantes de retenciones y los documentos complementarios

(utilizados para reversar transacciones, cobrar intereses, entre otros usos) y los

http://www.monografias.com/trabajos10/disfo/disfo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/gepla/gepla.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml

96

que internamente la unidad productiva requiera como: comprobantes de

ingreso, requisición de material, orden de compra o pedido, comprobantes de

egreso, kárdex, y otros.

Toda operación y transacciones que acredite la transferencia de bienes y

servicios en un período determinado, desde la apertura de libros hasta la

preparación y elaboración de los estados financieros, debe ser respaldada por

un comprobante que permita su apropiada contabilización y sustente los

diferentes datos e informes. Los requisitos mínimos que debe cumplir todo

comprobante de venta son las firmas de responsabilidad, numeración y los

datos que establece el SRI; documentos que deben ser redactados en forma

clara, sin errores ni enmiendas lo que facilitará el control interno y la generación

de información.

Las unidades productivas por ser parte de un ente jurídico denominada

“Asociación” están obligadas a llevar contabilidad y emitir comprobantes de

venta que sustentan la transferencia del bien lícito, que tenga derecho a crédito

tributario del Impuesto al Valor Agregado y costos y gastos del Impuesto a la

Renta. Entre los comprobantes que determina la Administración Tributaria y que

se usarán en el proceso contables en las unidades productivas tenemos:

Factura; se emitirá con copia para su control. Original al cliente

(sustenta, crédito tributa costos y gastos) y la copia se utilizan para

contabilizar la venta en los registros pertinentes y hacer uso del crédito

tributario del IVA y trasferencia del bien o servicio en forma licita.

Notas de venta; consumidores finales o consumidores que hacer uso

directo del bien. Original al cliente (sustento de costos y gastos) la copia

para contabilizar la venta, si el monto supera $200,00 se debe identificar

al comprador

Notas de Crédito; para anular operaciones, aceptar devoluciones y

conceder descuentos o bonificaciones. El duplicado se emplea para sus

http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/curclin/curclin.shtml


97

registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada

original.

Notas de Débito; para el cobro de intereses de mora y recuperar costos

y gastos de una transacción realizada. El duplicado se emplea para sus

registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada

original.

Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicio, con copia.

Guías de Remisión; se emite como sustento de traslado de mercadería

dentro del territorio nacional.

Retenciones en la Fuente; por impuesto a la renta e impuesto al valor

agregado. Contablemente es necesaria la creación de cuentas contables.

Para efectos de estudio y didáctica de la presente investigación se considera

los documentos utilizados por la Asociación de Pequeños Productores de

Mármol Zula, los cambios que se realizarán al elaborar los documentos en cada

Asociación “Unidad Productiva” son la identificación del emisor. Entre estos

tenemos los siguientes documentos:

Diseño de Factura: Es el documento fuente que permite el registro e inicio del

proceso contable, en las operaciones y transacciones que acredite la

transferencia de bienes en forma licita.



http://www.monografias.com/trabajos16/contabilidad-mercantil/contabilidad-mercantil.shtml#libros

98

FORMATO N° 1

FACTURA

ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES

DE MARMOL ZULA

Direc: Av. Lizarzaburu s/n y Amand Montrod Telefax: 032603150 R.U.C: 0690074125001 Autorización SRI 1106507966

Riobamba - Ecuador FACTURA 001 - 001 N° 000805

LUGAR Y FECHA: ……………..……………… CLIENTE: ………………….………..…………. TELF: ….…….…………… N° CI/RUC: ……………....…………………… GUÍA REMISIÓN: ………… DIRECCIÓN: …………………………………………………………………………

CANT. DESCRIPCIÓN P.UNIT. V. TOTAL

VALENCIA CASTELO EDUARDO "GRAFICAS CHIMBORAZO" RUC: 0600781314001 AUTORIZACIÓN 1772 EXPIRA DICIEMBRE 2010 DE 0801 A 0900

SUB TOTAL

DESCUENTO

IVA …… %

IVA 0 %

IMPORTE IVA

…………………………. ……………..………… TOTAL $

f. RECIBÍ CONFORME f. ENTREGUÉ CONFORME ORIGINAL ADQUIRIENTE / COPIA EMISOR

FUENTE: Asociaciones de Pequeños Productores de Mármol Zula


Diseño de Nota de Venta: Operaciones con consumidores finales. Es el

documento fuente para el registro contable.

99

FORMATO N° 2

NOTA DE VENTA


DE MARMOL ZULA

Av. Lizarzaburu s/n y Amand Montrod Telefax: 032603150

R.U.C: 0690074125001 Autorización SRI 1106507966

Riobamba - Ecuador NOTA DE VENTA 001-001 N° 000699

LUGAR Y FECHA: ……………..……………..

CLIENTE: ………………….………..………… RUC/CI. …………………..

DIRECCIÓN: ……………....………………….. TELF: ….…….……………

CANT. DESCRIPCIÓN P.UNIT. V. TOTAL

VALENCIA CASTELO MARCO EDUARDO "GRAFICAS CHIMBORAZO"

RUC: 0600781314001 AUTORIZACIÓN 1772 TOTAL $

EXPIRA DICIEMBRE 2010

…………………….. ……………..……… DE 00601 A 00700

f. RECIBÍ CONFORME f. ENTREGUÉ CONFORME ORIGINAL ADQUIRIENTE / COPIA EMISOR



Diseño Liquidaciones de Compra de Bienes y Prestación de Servicio: Las

asociaciones por su entorno en el que realizan las sus actividades financieras

utilizará este tipo de comprobante cuando se adquiera bienes o servicios a

extranjeros no residentes en el país, sociedades extranjeras, sin domicilio

permanente, y personas naturales por su nivel cultural o rustico no pueden

emitir comprobantes de venta. Original adquiriente, copia al emisor y si existe

una copia adicional, esta es sin derecho a crédito tributario.

100

FORMATO N° 3

LIQUIDACIÓN DE COMPRAS O SERVICIOS


DE MARMOL ZULA

Direc: Av. Lizarzaburu s/n y Amand Montrod Telefax: 032603150


Riobamba - Ecuador

LIQUIDACIÓN DE COMPRAS O SERVICIOS 001-001 N°

000201

VENDEDOR LUGAR Y FECHA: ……………..………………

SR.(ES) .…………….………..……………….. CI/RUC: ….…….………

DIRECCIÓN: ………………………………………………………………………

CANTIDAD DESCRIPCIÓN P. UNITARIO V. TOTAL

VALENCIA CASTELO EDUARDO "GRAFICAS CHIMBORAZO"

RUC: 0600781314001 AUTORIZACIÓN 1772 EXPIRA DICIEMBRE 2010 DE 0201 A 0300

SUB TOTAL

DESCUENTO

IVA ……. %

IVA 0 %

IMPORTE IVA

…………………………. ………..…..………… TOTAL $

f. RECIBÍ CONFORME f. ENTREGUÉ CONFORME ORIGINAL ADQUIRIENTE / COPIA

EMISOR



Diseño Comprobante de Retención: Acredita las retenciones de IVA e

Impuesto a la Renta realizadas como agente de retención. Las asociaciones

deberán emitir el comprobante al proveedor dentro de los 5 días hábiles

siguientes, contados desde la fecha de presentación del respectivo

comprobante de venta. Es un documento fuente para el registro contable en

relación de las retenciones.

101

FORMATO N° 4

COMPROBANTE DE RETENCIÓN

ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS COMPROBANTE DE RETENCIÓN

PRODUCTORES DE MARMOL ZULA 001 - 001 N° 000115

Av. Lizarzaburu s/n y Amand Montrol RUC: 0690074125001

Telefax: 032603150 AUTORIZACIÓN: 1106507966

RIOBAMBA - ECUADOR Ciudad Retención: …………………………………

Retenido a: ……………,…………………. Fecha de emisión: …………………………………

RUC: ……………………………………….. Comprob. Venta: ……………………………...…..

Dirección: …………………………………. N° Comprob Venta: ………………………………

EJERCICIO BASE IMPONIBLE IMPUESTO CÓDIGO

% DE VALOR

FISCAL PARA RETENCIÓN RETENCIÓN RETENIDO

TOTAL RETENIDO

Válido para su emisión hasta diciembre 2010

Original: Sujeto pasivo retenido Copia: Agente de retención

DE 0101 A 200

f. AGENTE RETENCIÓN f. CONTRIBUYENTE

Valencia Castelo Marco Eduardo "Gráficas Chimborazo"

RUC. 0600781314001 Autorización 1772



Guías de Remisión: Por su ubicación geográfica de las asociaciones en

estudio, es indispensable que emitan como sustento de traslado de mercadería

dentro del territorio nacional las Guías de Remisión; el número de copias es de

tres; original para el usuario o destinatario, la primera copia es la el Servicio de

Rentas Internas cuando sea requerida y la segunda copia para el emisor; es

decir, la asociación como figura jurídica en representación de la unidad

productiva. Los datos de una guía de remisión pueden constar en una factura

ampliada, cuando la transferencia de bienes es directa (comprador - vendedor),

o emitirse la guía de remisión de manera separada.

102

FORMATO N° 5

GUÍAS DE REMISIÓN


DE MARMOL ZULA

Direc: Av. Lizarzaburu s/n y Amand Montrod Telefax: 032603150


RIOBAMBA - ECUADOR

GUÍA DE REMISIÓN 001 - 001 N° 000201

Fecha Inicio Traslado…………………………… Comprobante N°. ………………….

Fecha Terminación Traslado………………….. Fecha Emisión……………………..

MOTIVO DEL TRASLADO: Venta…………. Compra………….

Consignación………. Traslado……… Devolución……… Otros…………

Fecha de Emisión ………………………………. Punto de Partida……………………

DESTINATARIO

Nombre/Razón Social…………………………... RUC/CI………………………………

Punto de Llegada ………………………….

IDENTIFICACIÓN DE LA PERSONA ENCARGADA DEL TRANSPORTE:

Nombre/Razón Social…………………….. RUC/CI………………………………

BIENES TRANSPORTADOS:

CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN

VALENCIA CASTELO EDUARDO "GRAFICAS CHIMBORAZO" RUC: 0600781314001 AUTORIZACIÓN 1772 EXPIRA DICIEMBRE 2010 DE 0201 A 0300

ORIGINAL ADQUIRIENTE COPIAVERDE SRI COPIA AMARILLA EMISOR



Los comprobantes expuestos deben contener un número de serie y una cifra

secuencial, autorización de impresión otorgada por el Servicio de Rentas

Internas y la denominación del documento. Se incluirán los datos de

identificación del emisor como el RUC, la razón social, dirección y teléfono.

103

El Servicio de Rentas Internas norma las características de los comprobantes

de venta, su emisión, numeración, registro y archivo; normativa que es de

carácter general y obligatorio para todos los contribuyentes; su impresión

únicamente se lo realizará en los establecimientos gráficos autorizados. Por ser

documentos de carácter general y obligatorio, las asociaciones deberán

inevitablemente emitir comprobantes de venta.

El diseño de formularios y documentos que utilizarán internamente las unidades

productivas deberán proporcionar información completa y relevante que permita

eficiencia, economía, control y transparencia en las operaciones. Su

elaboración es responsabilidad directa del contador y gerente previa la

autorización del directorio de la asociación por intermedio del vicepresidente.

Serán impresos en imprenta, se limitará el número de ejemplares (original y

copia) al estrictamente necesario y se restringirán las firmas de aprobación en

base al reglamento financiero base y a los procedimientos contables. Su diseño

reduce la posibilidad de errores e incrementa el costo beneficio por que permite

mayor control en las operaciones, deberán ser archivados de manera que

resulte fácil su localización y se adopten medidas de salvaguardia contra robos,

incendios y otros riesgos. Los bosquejos que se presenta a continuación son

simples, útiles, prácticos y están sujetos a cambios en función de las

necesidades de cada unidad productiva.

Comprobante de Ingreso.- Sustenta el ingreso de dinero en efectivo o cheque

por la venta de productos terminados, materia prima u otro ingreso no

operacional como multas, venta de bienes, donaciones u otros. Documento que

será elaborado por el contador, aprobado por el tesorero en su ausencia por el

gerente.

104

FORMATO N° 6

COMPROBANTE DE INGRESO

ASOCIACIÓN " NNN" COMPROBANTE DE INGRESO

UNIDAD PRODUCTIVA "NNN" N° 000……..

DIRECCIÓN: …………………………… TELEFAX: 032 …..

RUC: 069……………. RIOBAMBA - ECUADOR

FECHA: …………………………………………… RECIBO DE:

LA CANTIDAD DE:

POR CONCEPTO:

CÓDIGO NOMBRE CUENTAS DEBE HABER SALDO

BANCO N° CHEQUE VALOR EFECTIVO VALOR

AUTORIZADO POR ELABORADO POR ENTREGA CONFORME RECIBÍ CONFORME

CI. CI. CI. CI.


Orden de Compra o Nota de Pedido.- Documento en el que se solicita al

proveedor el abastecimiento de un bien para la unidad productiva; se

establecerá, todas las condiciones necesarias para evitar problemas

relacionados con costos, cantidad, calidad.

La autorización la determina el vicepresidente previa consulta de la existencia

de fondos, el tesorero es la persona encargada de realizarla siempre y cuando

no supere los cinco salarios mínimos unificados, funcionario encargado de

verificar y recibir el bien conjuntamente con el solicitante de la compra en base

a la orden de compra emitida y a la factura entregada por el proveedor; la

factura y la copia de la orden de compra se remite a la unidad de contabilidad

para registro y constancia de la operación.

105

FORMATO N° 7

ORDEN DE COMPRA O NOTA DE PEDIDO

ASOCIACIÓN "NNN"

UNIDAD PRODUCTIVA "NNN"

DIRECCIÓN: …………………... TELEFAX: 032……………..

R.U.C: 069……………………. RIOBAMBA - ECUADOR

ORDEN DE COMPRA O PEDIDO N° 000…….….

Lugar y Fecha: ………….....…………………

Proveedor: ……………….………….……….

CANTIDAD DESCRIPCIÓN CANT.UNIT. TOTAL

Observaciones: ……………………………….……………………

f. SOLICITANTE f. APROBADO DIRECTIVO


Comprobante de Egreso.- Documento que sustenta la salida de dinero en

efectivo o cheque, por la compra de bienes o servicios, anticipos a trabajadores

o pagos anticipados u otro tipo de erogaciones. Comprobante que será

elaborado por el contador; valores que entregará el tesorero o en su ausencia

por el gerente y bajo el visto bueno del vicepresidente siempre que el monto no

supere los cinco salarios mínimos unificados como lo determina el reglamento

financiero base expuesto anteriormente.

106

FORMATO N° 8

COMPROBANTE DE EGRESO

ASOCIACIÓN " NNN" COMPROBANTE DE EGRESO

UNIDAD PRODUCTIVA "NNN" N° 000……..

DIRECCIÓN: ……………… TELEFAX: 032 ……... RIOBAMBA - ECUADOR

RUC: 069……………………

FECHA: PAGADO A:

LA CANTIDAD DE:

POR CONCEPTO:

CODIGO NOMBRE CUENTAS DEBE HABER SALDO

BANCO N° CHEQUE VALOR EFECTIVO VALOR

AUTORIZADO POR ELABORADO POR ENTREGA CONFORME RECIBÍ CONFORME

CI. CI. CI. CI.


Libro Auxiliar de Caja.- Registra las entradas (ingresos operacionales y no

operacionales y cobro a clientes) y salidas (egresos) de dinero en efectivo,

permite conocer el saldo con el que dispone la unidad productiva luego de

haber efectuado cada transacción. Debe ser cerrado conjuntamente el tesorero

y contador(a) cada semana o mes dependiendo de la necesidad de la

institución, unidad productiva o el giro del negocio, comparando los registro con

los documentos fuentes que justifique el ingreso o egreso de dinero y flujo de

caja o notas de los directivos para determinar su saldo real

El libro auxiliar de caja por lo general mantendrá el siguiente esquema:

107

FORMATO N° 9

LIBRO AUXILIAR DE CAJA

ASOCIACIÓN "NNN"



R.U.C: 069……………………… RIOBAMBA - ECUADOR

LIBRO AUXILIAR DE CAJA

DEL............. AL............. DE................. DE 200.........

FECHA DETALLE REFERENCIA DÉBITO CRÉDITO SALDO

ELABORADO APROBADO DIRECTIVO


Libro Auxiliar de Bancos.- Registra los “depósitos” por medio de papeletas de

depósito de dinero en efectivo o cheque girados a nuestro favor por ventas

operacionales o no operacionales, por cobro de cuentas pendientes a clientes e

intereses ganados. Registra los retiros “egresos” (cheques – papeleta de retiro)

por pago a proveedores por compra de bienes y servicios; este libro deberá ser

utilizado por la unidad productiva que tenga libreta de ahorros o cuenta

corriente en cualquier institución financiera local que reúna los requerimientos

indispensables de beneficio costo. La cuenta bancaria deberá ser avalizada

(firmas) por el vicepresidente y tesorero. El libro auxiliar de bancos se utilizará

para la elaboración de las conciliaciones bancarias mensuales conjuntamente el

tesorero y el contador; por lo regular mantiene el siguiente esquema:

108

FORMATO N° 10

LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

ASOCIACIÓN "NNN"



R.U.C: 069………………………………. RIOBAMBA - ECUADOR

LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

DEL............. AL............. DE................. DE 200.........

BANCO: ................................ CUENTA No: ...................................

FECHA DETALLE CHEQ N° DEPÓSITOS RETIROS SALDO

ELABORADO APROBADO DIRECTIVO


Requisición de Materiales e Insumos.- Para iniciar una compra de materia

prima, insumos u otros, la unidad productiva emite a tesorería este documento

en base a una necesidad; funcionario que conjuntamente con el solicitante

verificar si el requerimiento es indispensable, determinar la existencia de fondos

y la aprobación del señor vicepresidente, quien solicitará al contador elabore la

orden de compra. Este documento también utilizara el departamento de

producción para solicitar materiales e insumos a emplearse en la elaboración

de las unidades a producir dependiendo de la orden de pedido solicitada por el

cliente. El formato es el siguiente:

109

FORMATO N° 11

REQUISICIÓN DE MATERIALES E INSUMOS

ASOCIACIÓN "NNN"


DIRECCIÓN: ……………… TELEFAX: 032……………..

R.U.C: 069……………………. RIOBAMBA - ECUADOR

REQUISICIÓN MATERIALES E INSUMO N° 000…….….

FECHA: …………….……….....……………..

SOLICITANTE:…………….………….……….

DESCRIPCIÓN CANTIDAD U. MEDIDA

Observaciones: ……………………………….……………………

f. SOLICITANTE f. APROBADO DIRECTIVO


Kárdex de Mercadería e Insumos.- Formulario que permite realizar un control

o inventario físico productos terminados, productos en proceso, materia prima e

insumos. Los comprobantes de compra o de venta y la requisición de materiales

e insumos sirven para registro en las tarjetas los ingresos o egresos de las

existencias. La tarjeta elaborar el jefe de producción en lo que se refiere a

insumos, materia prima y productos en proceso, el vendedor en relación a los

productos terminados y el contador en lo que corresponde a los insumos y la

verificación de todas las existencias. Su esquema es el siguiente:

110

FORMATO N° 12

KÁRDEX DE MERCADERIAS E INSUMOS

ASOCIACIÓN " NNN" KÁRDEX

UNIDAD PRODUCTIVA "NNN" MERCADERIAS - INSUMOS

DIRECCIÓN: …….………. TELEFAX: 032 …... RIOBAMBA - ECUADOR

RUC: 069…………………...

ARTICULO............................................. EXISTENCIA MÁXIMA.......................

UNIDAD MEDIDA.................................... EXISTENCIA MINIMA........................

PRECIO UNITARIO.................................

FECHA DESCRIPCIÓN

INGRESOS EGRESOS EXISTENCIAS

CANTID P.UNIT VALOR CANTID P.UNIT VALOR CANTID P.UNIT VALOR

f. ELABORADO f. REVISADO (CONTADOR/GERENTE)


4.2.4 INFORMACIÓN CONTABLE

La creación de procedimientos, reglamento financieros base y documentos a

utilizar permitirán la formación de un sistema de información que permita un

eficiente control interno sobre las autorizaciones de las operaciones, protección

de sus activos y sobre todos asegurar la exactitud de sus registros contables y

que estos operen sin problemas con la estructura, el personal, y las

características especiales de la unidad productiva.

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema

contable (computarizado o manual) que utilicé, se ejecutarán tres pasos básicos

para generar información, registrar, clasificar y resumir los datos de las

actividades financieras; sin embargo el proceso contable involucra la

111

comunicación e interpretación de la información contable para ayudar en la

toma de decisiones financieras internas y externas.

Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe

llevar un registro sistemático en los libros contables de la actividad

financiera diaria en términos económico.

Clasificación de la información: los datos para que pueda ser útil para

las personas encargadas de tomar decisiones se clasificar en grupos o

categorías a través de las cuales se recibe o paga dinero.

Resumen de la información: para que la información contable pueda

ser utilizada eficientemente, esta debe ser resumida por subgrupos o

secciones o áreas de responsabilidad.

El objetivo de la información al registrar, procesar y consolidar los datos es

apoyar a los dirigentes y administrador en la planeación, organización y

dirección del componente productivo existente dentro de la asociación, para que

estos funcionarios tomen decisiones acertadas y a tiempo. Para satisfacer este

fin la información contable debe ser confiable, oportuna, comprensible, útil y en

ciertos casos comparables; esto se puede lograr con la aplicación correcta de

los procedimientos y los formularios esquematizados dentro del proceso

contable.

La información contable debe servir fundamentalmente para conocer y

demostrar los recursos controlados por las unidades productivas y los cambios

que hubieren experimentado, así como evaluar la gestión administrativa y

financiera de sus directivos en la unidad productiva como parte de una

Asociación y el impacto social que la actividad económica representa para la

comunidad o sector en función del beneficio costo.

112

4.2.5 GRÁFICAS Y FLUJOGRAMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Es una herramienta que permite representar los procedimientos contables a

seguir en las unidades productivas en forma gráfica; en especial los procesos

habituales que involucran el ingreso y egreso de dinero. Dada las

características de los usuarios para su identificación se utiliza una simbología

básica, sencilla y practica:

Flujo de Información.

Proceso a Realizar

Archivo Temporal o Permanente

Conector interno en la misma página

Decisión, cursos alternativos de acción

Documento generado o transferido en el proceso

Inicio o fin del proceso

Con la finalidad de proveer al directorio y gerencia de una seguridad razonable,

pero no absoluta del efectivo y que las operaciones financieras se realicen con

la debida autorización, control y registro; con el propósito de generar los

estados financieros de conformidad a las normas y principios contables e

información financiera de manera oportuna, eficaz y eficiente en las unidades

productivas. Se procede a graficar los siguientes procedimientos a seguir:

Ventas al contado.

Ventas a crédito.

Requisición de materiales e insumos.

113

FLUJOGRAMA N° 2

VENTAS AL CONTADO



CLIENTE

VENDEDOR CONSULTA EXISTENCIA

DECISIÓN FIN

NO

FACTURA CONTADOR

ORIGINAL Y COPIA

CLIENTE FACTURA

VENDEDOR FACTURA

TESORERO CLIENTE PAGO

ENTREGA PRODUCTO

S

VENDEDOR

REGISTRÓ EN KÁRDEX BODEGA

ARCHIVO TESORERO APROBACIÓN

ANALIZA Y CLASIFICA

INFORMACIÓN

COMPROBANTE INGRESO GUÍA DE REMISIÓN

CONTADOR ORIGINAL Y COPIA

GUÍA REMISIÓN COMPROBANTE

INGRESO COPIA

GUÍA DE REMISIÓN ORIGINAL

CONTADOR

GENERA COMPROBANTES

CONTABLES INGRESO

PROCESO CONTABLE

DOCUMENTOS FUENTE

SI ES NECESARIO

FUENTE: Unidades Productivas


114

FLUJOGRAMA N° 3 VENTAS A CRÉDITO

ASOCIACIÓN “NNN” UNIDAD PRODUCTIVA “NNN”

CLIENTE

VENDEDOR CONSULTA

EXISTENCIA PRECIO

CRÉDITO

SI

POLÍTICAS DE CRÉDITO INTERESES/PLAZO

CLIENTE SOLICITA CRÉDITO

TESORERO CONCEDE

SI

CLIENTE FIRMA

FACTURA/ CRÉDITO


VENDEDOR FACTURA

ENTREGA PRODUCTO

S

VENDEDOR REGISTRÓ EN

KÁRDEX BODEGA

ARCHIVO

COMPROBANTE CRÉDITO GUÍA DE REMISIÓN

GUÍA DE REMISIÓN ORIGINAL


GUÍA REMISIÓN COMPROBANTE CRÉDITO COPIA

CONTADOR

ANALIZA Y CLASIFICA

INFORMACIÓN

GENERA COMPROBANTES

CONTABLES INGRESO

PROCESO CONTABLE

DOCUMENTOS FUENTE



115

FLUJOGRAMA N° 4

REQUISICIÓN Y COMPRA DE MATERIALES E INSUMOS



UNIDAD SOLICITANTE

REQUERIMIENTO DE MATERIALES E

INSUMOS

TESORERO CONSULTA

EXISTENCIA/FONDOS

TESORERO

APRUEBA FIN

NO

COTIZA PRECIOS Y

ELIGE OFERTA

CONTADOR ORDEN DE COMPRA

VICEPRESIDENTE

APRUEBA

PROVEEDOR ORDEN COMPRA Y

FACTURA

FACTURA (ORIG) ORDEN DE

COMPRA (COP)

PROVEEDOR DESPACHA

REQUERIMIENTO

CINCO SALARIO MÍNIMOS VITALES

TESORERO Y SOLICITANTE

VERIFICA PEDIDO

CONTABILIDAD

CONTADOR

ANALIZA Y CLASIFICA

INFORMACIÓN

GENERA COMPROBANTES

CONTABLES INGRESO

PROCESO CONTABLE

DOCUMENTOS FUENTE

SOLICITANTE REGISTRÓ EN

KÁRDEX BODEGA

CINCO SALARIO MÍNIMOS VITALES



116

FLUJOGRAMA N° 5 ESQUEMA DEL PROCESO CONTABLE


4.2.6 ESTADOS FINANCIEROS

Los Estados Financieros es el resultado final de los procesos, principios y

procedimientos contable a ser aplicados, que reflejan razonablemente las cifras

de la situación financiera y resultados de las unidades productivas. Se

denominan Estados Financieros, a los balances que se elaboraran a la

finalización de cada ejercicio contable, en base a los saldos de las cuentas que

TRANSACCIÓN

DOCUMENTO FUENTE

JORNALIZACIÓN

MAYORIZACIÓN

BALANCE COMPROBACIÓN

ESTADO DE SUPERÁVIT GANACIAS RETENIDAS


ESTADO DE RENTAS Y GASTOS

BALANCE AJUSTADO


MAYOR AUXILIAR

ANEXOS

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

AJUSTES

FUENTE: Capitulo I


CRUCE DE SALDOS

ANEXOS

DOCUMENTO FUENTE

DOCUMENTO FUENTE

ANEXOS

117

resumen las transacciones realizadas. Su estructuración parte desde la base

del registro o jornalización de los documentos fuente, que posibilitan su análisis

y verificación de manera previa, coherente o posterior y resumida en el balance

de comprobación de sumas y saldos.

Balance de Comprobación.- Los estados financieros parten de este balance;

permite comprobar la correcta aplicación del principio contable “partida doble”,

la suma de los débitos y créditos de cada unas de la cuentas de mayor sea

exactamente igual, así como la suma de sus saldos. La igualdad del débito y

crédito determina que los registros del diario y mayor están correctos.

FORMATO N° 13


BALANCE DE COMPROBACIÓN

AL ............................... DE 2 ..........

N° CUENTAS SUMAS SALDOS

DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR

SUMAN IGUALES


Los Estados Financieros es el pilar fundamental de la actividad financiera de la

unidad productiva, deben prepararse con los elementos requeridos para ser

utilizados como instrumento de planificación, control, orientación y evaluación

financiera administrativa y de información contable interna y externa para la

118

toma de decisiones oportunas. Su elaboración y presentación se sustenta en

los Principios Contables, relacionados con la presentación de Estados

Financieros, así como las obligaciones legales establecidas en la Ley de

Compañías, en el reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta. Entre los

estados financieros básicos tenemos:

Estado de Costos de Productos Vendidos.- Determina los valores de costos

totales utilizados en el proceso de producción para la elaboración o fabricación

de un producto terminado; y su presentación se la define de la siguiente forma:

FORMATO N° 14


ESTADO DE COSTOS DE PRODUCTOS VENDIDOS AL ............................... DE 2 ..........

Materiales Directos X X X X X

Mano de Obra Directa X X X X X

Costos Generales de Fabricación X X X X X

(=) COSTO DE PRODUCCIÓN X X X X X

(+) Inventario de Productos en Proceso 1/1 X X X X X

(=) COSTO DE PRODUCTOS EN PROCESO X X X X X

(-) Inventario de Productos en Proceso 12/31 X X X X X

(=) COSTO DE PRODUCTOS TERMINADOS X X X X X

(+) Inventario de Productos en Terminados 1/1 X X X X X

(=) COSTO PRODUCTOS DISPONIBLES PARA LA VENTA X X X X X

(-) Inventario de Productos en Terminados 12/31 X X X X X

(=) COSTO DE PRODUCTOS VENDIDOS X X X X X

f. CONTADOR f. REVISADO f. APROBADO GERENTE DIRECTIVA


Estado de Pérdidas y Ganancias.- Denominado también “Estado de

Resultados”; se refiere a los ingresos, costos y gastos del ejercicio económico,

normalmente del año económico, la diferencia determina el resultado

económico (utilidad o pérdida) que la unidad productiva ha generado en el

período, valores que se presenta para fines de tributación fiscal. Cuando los

119

Ingresos totales son mayores a los costos y gastos totales existe ganancia;

cuando los ingresos totales son menores a los costos y gastos totales existe

pérdida. Para cumplir con los objetivos estatutarios (carácter social) y

resoluciones de asamblea general se determinara un margen de utilidad

razonable que permita incrementar su capital, pagar sus deudas contraídas,

etcétera. Su estructura es la siguiente:

FORMATO N° 15

ASOCIACIÓN “NN” UNIDAD PRODUCTIVA “NNN”

ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS AL ................................ DE 2 .........

INGRESOS POR VENTAS NETAS X X X X X

(-) COSTO DE PRODUCCIÓN X X X X X

Materiales Directos X X X X X

Mano de Obra Directa X X X X X

Costos Generales de Fabricación X X X X X

(=) UTILIDAD BRUTA EN VENTAS X X X X X

(-) GASTOS OPERACIONALES X X X X X

Gastos Administrativos X X X X X

Gastos Ventas y Comercialización X X X X X

Gastos Financieros X X X X X

(=) UTILIDAD OPERACIONAL X X X X X

(+) INGRESOS NO OPERACIONALES X X X X X

(-) EGRESOS NO OPERACIONALES X X X X X

(=) UTILIDAD ANTES IMPUESTO, REPARTICIÓN, RESERVAS X X X X X

(-) 15% TRABAJADORES X X X X X

(-) RESERVAS LEGAL, ESTATUTARIA, FACULTATIVA X X X X X

(=) UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS X X X X X

(-) 25% IMPUESTO A LA RENTA X X X X X

(=) UTILIDAD O PÉRDIDA DEL EJERCICIO X X X X X

f. CONTADOR f. REVISADO f. APROBADO

GERENTE DIRECTIVA


Estado de Superávit Ganancias Retenidas.- Demuestra la confirmación del

nuevo resultado obtenido que será trasladado al Balance General

120

FORMATO N° 16


ESTADO DE SUPERÁVIT GANANCIAS RETENIDAS AL ............................... DE 2 ..........

SUPERÁVIT INICIAL (ANTERIOR) X X X X X

(+) UTILIDAD O GANANCIA LIQUIDA X X X X X

(-) PÉRDIDA NETA X X X X X

(-) DIVIDENDOS X X X X X

(=) SUPERÁVIT FINAL (NUEVO) X X X X X



Balance General o Estado de Situación Financiera.- Presenta la situación

financiera y los resultados obtenidos de la unidad productiva en un momento

determinado; es decir sus recursos de operación así como sus deudas a corto o

largo plazo. Se personifica en forma clasificada sus Activos, Pasivos y

Patrimonio

En los activos se registra las cuentas con los valores actualizados a la fecha del

balance, de bienes y valores que dispone la asociación en ese momento; en los

pasivos y capital; las deudas que ha contraído la asociación a corto y largo

plazo y la aportación del capital. En los activos se ordenan las cuentas en

función de liquidez, pasivos se presentan en orden de vencimiento, en el capital

se registra primeramente la aportación del capital y a continuación la ganancia

liquida que sumará al capital o la pérdida liquida que restará al capital aportado

por la asociación.

Su estructura básica es la que se presenta a continuación:


121

FORMATO N° 17


ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA O BALANCE GENERAL AL ............................... DE 2 .........

ACTIVO

ACTIVO CORRIENTE X X X X X

Disponible X X X X X

Caja X X X X X

Bancos X X X X X

EXIGIBLE X X X X X

Clientes X X X X X

Documentos por Cobrar X X X X X

INVENTARIOS X X X X X

Inventario de Productos Terminados X X X X X

Inventario de Materia Prima X X X X X

ACTIVOS FIJOS X X X X X

NO DEPRECIABLES X X X X X

Terrenos X X X X X

DEPRECIABLES X X X X X

Edificios X X X X X

Maquinaria y Equipo X X X X X

Herramientas y Accesorios X X X X X

Muebles y Enseres X X X X X

Equipo de Oficina X X X X X

Equipo de Computación X X X X X

ACTIVOS DIFERIDOS X X X X X X X X X X

Gastos de Instalación X X X X X

TOTAL ACTIVOS X X X X X

PASIVOS

PASIVO CORRIENTE X X X X X

Documentos por Pagar X X X X X

Cuentas por Pagar X X X X X

TOTAL PASIVO X X X X X

PATRIMONIO X X X X X

CAPITAL SOCIAL – APORTE X X X X X

RESERVAS X X X X X

PÉRDIDA O GANANCIA X X X X X

TOTAL PATRIMONIO X X X X X

TOTAL PASIVO MÁS PATRIMONIO X X X X X



122

4.3. SISTEMAS CONTABLES A IMPLEMENTAR EN LAS UNIDADES

PRODUCTIVAS

El sistema de contabilidad diseñado permite procesar todas las operaciones

financieras que efectué las unidades productivas en forma eficiente y

sustentada en función de las, normas (administrativas - organizativas),

procedimientos contables y políticas de control interno (administrativas -

contables) puntualizadas anteriormente, con el propósito de controlar

eficazmente las operaciones o actividades económicas realizadas en todo el

proceso contable.

Es indispensable que su estructura sea flexible y adaptable al medio interno y

externo de la unidad productiva y de la Asociaciones; sobre todo esté

íntimamente ligado al desarrollo organizativo y productivo del sector, de tal

forma que elimine paulatinamente al actual registro y control de “ingresos y

gastos”; esquema ancestral generalizado e impuesto por costumbres,

tradiciones, acuerdos, resoluciones, contrapuesto con el nivel de educación de

sus dirigentes o administradores y la dependencia directa de la Asociación de

Pequeños Productores del Mármol Zula

4.3.1 IMPORTANCIA Y FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS EN LAS


La importancia del diseño de un sistema contable en las unidades productivas

de las asociaciones en estudio radica en:

Asegurar la integridad de los datos en función del documento fuente,

previo el registro y procesamiento de las operaciones financiera.

Suministrar información contable interna (costos) y externa (financiera)

relevante, útil, oportuna y a tiempo real para la toma de decisiones

administrativas y contables en las diferentes áreas, con el propósito de

realizar una eficaz planificación y control, que permita a la unidad

http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Contabilidad/

http://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtml

123

productiva alcanzar competitividad, productividad, desarrollo y estabilidad

empresarial.

Estructurar técnicas de control interno que fortalezca los siguientes

sistemas: contable, producción, ventas y comercialización; orientadas a

salvaguardar recursos existentes, prevenir o detectar errores e

irregularidades y dotar a los directivos, gerencia e inversionistas de una

seguridad razonable.

Alentar y medir al recurso humano al cumplimiento de las normas,

políticas y procedimientos organizativos, administrativos y contables

establecidos, con el fin de promover la eficiencia en el proceso contable.

Cada unidad productiva inmersa y dependiente de una asociación es

responsable de establecer y mantener su sistema contable dentro de los

parámetros señalados por las disposiciones legales pertinentes, principios y

normas contables legalmente reconocidas en Ecuador y a los procedimientos y

normar descritas anteriormente.

Como alternativa en la presente investigación; por su flexibilidad,

compatibilidad y estructura organizacional, la normativa y los procedimientos

contables establecidos le permite la posibilidad de acoplarse a un sistema

contable computarizado (software contable) o un sistema contable manual.

Como punto de partida en el proceso contable de las unidades productivas se

puede utilizar “Excel Contable” o cualquier “software contable” de uso frecuente

existentes en el mercado, que pueden ser adaptados a cualquier hardware

previa compra de su licencia. Entre estos tenemos:

Tmax 2.000.- Sus principales características son:

Ideal para empresas comerciales y pequeñas empresas manufactureras.

Altamente seguro para archivos de información.

Fácil de manejar

124

Safi (sistema de administración financiera).- Sus características principales

son:

Seguro y útil para ser utilizado en empresas comerciales, pequeñas y

medianas empresas.

Módulos interrelacionados altamente confiables.

Configuración sencilla para usuarios no especialistas.

Mónica versión 8.5.- Sus principales características son:

Es un asistente de negocios que permite resolver múltiples tareas

relacionada a la situación contable de la empresa pequeña o mediana.

Diseñado para servirle de una manera fácil y rápida, pero a la vez

dándole la información lo más detalladamente posible.

Permite llevar la contabilidad de 99 empresa diferentes en forma

simultánea e independiente una de otras.

Trabaja con puntos de venta.

Ofrece gran versatilidad y control en el manejo de la información, en

especial en inventarios que es altamente eficiente.

Es un programa de ordenador protegido por Convenios Internacionales y

por la legislación local. “ Technotel, INC” le concede el derecho del uso

del software “MONICA”.

El sistema contable a implementarse dependerá de la decisión que tome cada

Asociación o en conjunto, dependiendo de factor económico que dispongan, la

inversión que desean realizar, el flujo de información que procesan, el tamaño

de la unidad productiva, el recurso humano a emplear, su misión y visión

empresarial. Factores que son limitantes para implementar un sistema contable

computarizado con software patentado propio si es el caso.

El sistema contable se constituirá en el eje alrededor del cual se toman

decisiones financieras, en su esquena de funcionamiento debe realizar las

siguientes tareas:

125

Ingreso de datos.- El ingreso de datos en el sistema contable, manual o

computarizado, por parte del contado de la unidad productiva, se realizará

cronológicamente a través de un comprobante de venta u otro documente

fuente que sustente la transacción financiera u operación contable; estos

deben contener dos o más registros, a los cuales se les denominarán asientos

del diario.

Validación de datos.- Consistirá en verificar que los datos ingresos tengan

consistencia e integridad; en esta instancia se deben detectar errores de forma

y fondo que generen inconsistencia de la información en especial si se aplica un

sistema manual; en este caso se realizará un control, conjuntamente tesorero/a

y contador/a, de la secuencia y/o correlatividad numérica por fecha de

comprobante y período procesando e incluso si existe comprobantes o

documentos que se han anulado. Esto permitirá la identificación de la

transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis.

Actualización de registros.- Consiste en el traspaso de los movimientos

contables del libro diario general a cada una de las cuentas del libro mayor

general. El/la contador/a actualizará la información asiento por asiento, todos

los débitos y créditos se acumularán y se resumen en las cuentas codificadas

establecidas en el plan de cuentas.

Emisión de reportes La emisión de reportes es la función principal del sistema

contable; que consiste en el procesamiento de la información que se ha

registrado, validado y actualizado, y es responsabilidad directa del contador y

avalada por el vicepresidente y tesorero. Estos informativos que se diseñarán

en relación a las necesidades de la unidad productiva, criterio de la directiva y,

gerencia que deben estar enmarcadas en los principios y normas contables

generalmente aceptadas, los más comunes podemos mencionar: ventas,

compras, bancos y nómina.

El programa computarizado contable recomendado a utilizar en las unidades

productivas es “Mónica Versión 8.5”, software existente en el mercado, de

bajo costo, el usuario no necesita tener sólidos conocimientos de contabilidad;

126

su sistema está diseñado en ambiente de Windows y es de fácil manejo

mediante el uso del teclado y del mouse, la mayor parte de opciones son auto-

explicativas además puede realizar una factura, como documento de soporte y

control. Mónica versión 8.5 dispone de ocho módulos disponibles a utilizar y su

integración:

SE INTEGRAN ENTRE SI

NO SE INTEGRAN

Facturas Cuentas por pagar Estimado o pro forma Cuentas por cobrar Inventario Clientes – Proveedores

Contabilidad Cuentas Corrientes

Facturación.- Este módulo le permite realizar las facturas en cualquier formato

que se requiera con impuesto, a un producto o a varios; obtiene totales de

ventas por cliente, por fechas, por productos; averigua fácilmente el precio,

realiza devoluciones y descuentos; automáticamente actualiza el inventario y

cuentas por cobrar. El movimiento de los productos se registra en el kárdex

actualizando las cantidades disponibles en almacén o bodega; además tienen la

posibilidad emitir el respectivo asiento contable. Dentro de este módulo

tenemos los siguientes sub módulos: Factura, Notas de crédito – devoluciones,

Factura en lotes y Reportes/totales.

Cuentas por Pagar.- Permite manejar las compras que se realiza a

proveedores, como los pagos parciales ó totales y su saldo y fechas de

vencimiento; realiza cotizaciones para luego realizar la orden de compra y

formaliza la misma. Este modulo está integrado por Compras/débitos/créditos,

Cierre del período y Reportes varios.

Estimado y Proformas.- El módulo de estimados y proformas es usado para

cotizar precios a un cliente, no es un documento contable se utiliza para uso

interno como medida de control; es útil para enviarle al potencial cliente el costo

de una venta. El módulo esta subdivido por lista de estimado y reportes.

127

Cuentas por Cobrar (Cartera).- Este módulo le permite llevar un control de las

ventas a crédito, pagos, débitos y créditos que tiene con sus clientes al igual

que su saldo, fecha de vencimiento y los cargos financieros realizados; al cierre

del período determina cuanto debe cada uno de sus clientes. El módulo esta

subdividido en: Ventas/débitos/créditos, Cierre del período, Reportes.

Inventarios.- Este módulo le permiten manejar todo lo referente a los productos

del inventario, permite asignando códigos, conociendo en cualquier momento el

precio, el costo, y la cantidad disponible de un determinado producto, así como

la capacidad de determinar el movimiento de ítems para un período

determinado (Cuánto se vendió, montos, y otros). Crea cotizaciones, órdenes

de compra, manejar kárdex. El módulo está subdividido en: Compras,

Cotizaciones, Inventarios, Kárdex, Reportes varios y Guías de remisión con su

respectivo reporte.

Clientes/ Proveedores.- Permite obtener una lista de sus clientes ó

proveedores, consultar sus balances, saldos, pagos totales o parciales, que

producto y cantidad se ha comprado o vendido. Este módulo está subdividido

en: Clientes y Proveedores.

Cuentas Corrientes.- Le permite realizar e imprimir los cheques de la cuenta

corriente de la empresa, llevar hasta 100 diferentes cuentas corrientes, el

programa admite consultar saldos. Este módulo esta subdividido en: Chequera,

Depósitos/retiros, Consulta chequera, Cheques cobrados, Varios.

Contabilidad.- Registrar las transacciones comerciales o financieras que

realiza la empresa, se debe usar el método de 'doble entrada', ó partida doble,

es decir, se registra hacia dónde va el dinero (débitos) y de donde viene el

dinero (créditos). Para registrar las transacciones por medio del asientos

contables se utiliza el libro diario en función de las cuentas contables “Sistema

Contable”, “Plan de Cuentas” luego son transferidos automáticamente al libro

mayor, al final del período se cierran los libros, con el fin de preparar los

128

reportes financieros, y preparar las cuentas para el siguiente período contable ó

año fiscal.

Este módulo es independiente de los otros módulos, es decir, cualquier

transacción que se realiza debe ser ingresada manualmente en la parte

contable. Este módulo esta subdividido en: Plan de cuentas, Asientos

contables, Libro diario, Libro mayor, Reportes contables, Cierre del período,

Cuentas de enlace y Anexos transaccionales para el SRI.

4.3.2 CODIFICACIÓN Y DISEÑO DE CÓDIGO DE CUENTAS

El código contable es la estructura de un sistema contable que permite generar

y fluir información óptima, relevante, a tiempo real en forma sencilla y útil;

ajustándose a las necesidades de la organización y que se constituye en una

etapa en el proceso de registro de las operaciones financieras.

Independientemente de la actual normativa de la codificación contable es

indispensable que se utilice los subgrupos como mecanismo del análisis

financiero de las organizaciones como lo demuestra la clasificación siguiente:

CODIFICACIÓN CUENTAS

CUENTAS DEL BALANCE CUENTAS DE RESULTADOS

1. ACTIVO

1.01. ACTIVO CORRIENTE

1.01.01. Disponibles

1.01.02. Exigibles

1.01.03. Realizable

1.02. ACTIVO FIJO

1.02.01. DEPRECIABLE

1.02.02. NO DEPRECIABLE

1.03. OTROS ACTIVOS

1.03.01. PAGOS ANTICIPADOS

1.03.02. GASTOS DIFERIDOS

4. INGRESOS

4.01. INGRESO OPERATIVO

4.02. INGRESO NO OPERATIVO

5. EGRESOS/COSTOS

5.01. COSTOS

5.01.01. COSTOS DE PRODUCCIÓN

5.02. GASTOS

5.02.01. GASTOS OPERACIONALES

5.02.01.01 Gastos Administrativos

5.02.01.02 Gastos de Ventas

129

2. PASIVOS

2.01. PASIVO CORRIENTE

2.01.01. Corto Plazo

2.02. PASIVO NO CORRIENTE

2.02.01. Largo Plazo

3. PATRIMONIO

3.01. CAPITAL

3.02. RESERVAS

3.03. RESULTADOS

5.02.01.03 Gastos Financieros

5.02.02. GASTOS NO OPERACIONALES

Las características que se considero al realizar la codificación designada a cada

cuenta u subcuenta al diseñar el Plan de Cuentas descrito en las páginas 78 -

79 de la presente investigación son las siguientes:

Flexibilidad; el código contable esta designado de manera que permite

posteriormente agregar nuevas clasificaciones a las existentes en

relación al software que se utilice en caso de ser computarizado y a la

definición de los parámetros de cada cuenta y subcuenta que se

encuentran en el rango de 00 al 99 subdivisiones.

Clasificación; el sector financiero, grupos, subgrupos, cuentas y

subcuentas están numeradas en base al sistema métrico decimal y se

clasifico de acuerdo a normas y principios contables generalmente

aceptados. Se designo un número índice a cada grupo del Balance

General, Activo (1.), Pasivo (2.) y Patrimonio (3.) y Estado de Resultados

Ingresos (4.), Costos y Gastos (5.). En las cuentas fundamentalmente se

anotan las partidas del débito y crédito para obtener el balance general o

de resultados y generar información contable y financiera efectiva.

Jerarquización; a los grupos y cuentas se estableció subdivisiones en

subgrupos y subcuentas respectivamente, con el fin de presentar

información hasta el nivel requerido por el usuario.

130

Descripción; la denominación o titulo de las cuentas y subcuenta

contables se asocia y se establece una relación directa con la

descripción y su naturaleza; con el objetivo de facilitar el registro diario

de las operaciones y la consolidación de las cifras financieras en las

unidades productivas.

4.3.3 SISTEMAS CONTABLES POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD

Los antecedentes que influyen al normal y lógico desarrollo empresarial

contable de cada organización productiva como parte de una asociación,

determina que es indispensable establecer un sistema de contabilidad por áreas

de responsabilidad donde se evalué el desempeño del recurso humano en

función de las metas y objetivos de la institución y la gestión administrativa de

los directivos específicamente en el área de contabilidad, como columna

vertebral de la gestión financiera de las unidades productivas.

La evaluación del recurso humano por parte del nivel jerárquico inmediato en

relación al nivel de autoridad y responsabilidad, está orientada a valorar la

capacidad profesional, experiencia, honestidad, esfuerzo, carácter, habilidad y

cumplimiento de las funciones asignadas, metas y objetivos alcanzados por

áreas de responsabilidad como parte de un todo denominada “unidad

productiva”.

El objetivo especifico establecido en la presente investigación es: “Implementar

sistemas y procedimientos contables financieros por áreas de responsabilidad

(compras, producción, ventas, comercialización) que consolide el control

interno, alcance eficiencia y efectividad en las operaciones, facilite la

elaboración de presupuestos, estados financieros y definan la toma de

decisiones óptimas”. Este objetivo conjuntamente con lo descrito y normalizado

anteriormente en la estructura organizacional propuesta en la página 62;

principios, procedimientos y sistemas contables se complementan entre sí para

generar resultados en el área de producción, financiera y comercial, que

internamente tienen actividades propias pero vinculadas entre sí.

131

ÁREA DE PRODUCCIÓN.- Las organizaciones en estudio transforman materia

prima o complementan productos semielaborados en forma total o parcial para

obtener productos terminados; en esta área se debe considerar:

El personal designado por la organización es responsable directo del

uso, control, destrucción o pérdida de las existencias, insumos,

materiales y productos terminados y solidariamente el jefe de producción

y tesorero quienes deben hacer cumplir las disposiciones,

procedimientos y políticas organizacionales parar alcanzar los resultados

o metas establecidas en base al pronóstico de ventas u órdenes de

pedido.

La calidad, garantía y plazos de entrega de productos terminados en

relación al costo beneficio alcanzado por ordenes de producción

comparados con los resultados arrojados antes de implementar este

sistema contable, permitirán establecer parámetros medibles para el

personal que labora en esta área.

Las órdenes de requisición diseñadas para materiales e insumos en

compras y para el proceso productivo y el registro en kárdex

incrementará el uso correcto y debido de estos.

ÁREA FINANCIERA.- La aplicación del sistema contable en esta área tiene

como propósito controlar los recursos económicos financieros y la aplicación de

los procedimientos y principios contables de las unidades productivas como

puntal principal en la toma de decisiones con el objetivo de alcanzar

productividad, rentabilidad y estabilidad empresarial. Dentro de esta área se

deben considerar las siguientes actividades que realizan el recurso humano

designado por la asociación en asamblea general o contratada en el caso del

contador:

132

Administración y control del efectivo realizado por el vicepresidente y

tesorero, este último como persona responsable directa de este recurso

con relación a lo presupuestado, al ingreso y egreso realizado en la

actividad normal de la organización o unidad operativa.

Cumplimiento estricto de políticas, procedimiento, normas y principios

contable por el contador y tesorero en base a lo establecido en la

presente investigación y aprobadas por el gerente conjuntamente con la

directiva; tales como: utilización de cuentas de control, registros

específicos y únicos de contabilidad, uso de formularios, división de

procesamiento de cada transacción, depósitos inmediatos e intactos, y

otros.

Selección del personal idóneo por medio de la aplicación de pruebas;

vicepresidente, tesorero y vendedores, elegido por la Asamblea General;

designándoles funciones específicas, estableciendo responsabilidades

delimitadas y segregándoles las de carácter incompatible.

ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN.- Esta área tiene como propósito fijar políticas

de comercialización, distribución y ventas de productos terminados o

semielaborados en función de la información proporcionada por las áreas de

producción y finanzas, las que le permitirán tomar decisiones acertadas en esta

área; debemos considerar:

Fijación y depuración de políticas de precios, ventas y crediticias como:

intereses, plazos, monto, descuentos, transporte, para los actuales y

potenciales clientes, establecidas por la gerencia y aprobadas por

directorio; reguladas por el tesorero y contador(a) en especial a monto de

crédito y pagos, con el propósito de generar circulante.

El Presidente de la Asociación conjuntamente con el gerente deberá

realizar un estudio de mercado e identificar nichos de mercado de

potenciales demandantes y establecer un verdadero pronóstico de ventar

133

y permitir incrementar la demanda, como principal variable de

evaluación. El vendedor es el responsable de la entrega del producto

terminado, previo la facturación por parte del contador y pago en

tesorería.

Para que no exista desvió de fondos y se cumpla con el control de

recurso es imprescindible que el personal designado en esta área

cumpla con las funciones establecidas en el orgánico funcional descrito

anteriormente y decisiones que la asamblea general de socios, directiva,

gerencia aprueben.

4.3.4 REGISTRO DE OPERACIONES EN LAS UNIDADES PRODUCTIVAS

El registro de las operaciones en las unidades productivas, se fundamenta en

los Principios y Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas de

Contabilidad Financiera, Normas Internacionales de Contabilidad, Código

Tributario, Ley Orgánica de Régimen Tributario y se sujetan en lo que es

aplicable en los Instructivos/ Manuales promulgados por cada uno de los

Proyectos Financiados/Ayudas por los Cooperantes Nacionales o

Internacionales.

F. CATACORA en su libro titulado “Sistemas y Procedimientos Contables”

establece que los registros se constituyen en la memoria permanente de toda

empresa, muestra todo lo que sucedió en un período y refleja los cambios en

los activos, pasivos y patrimonio; afirma que todas las decisiones empresariales

giran alrededor de la información financiera que se desprende de los registros

contables y son importantes por las siguientes razones:

Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupos de las operaciones o

alguna operación especifica.

Son la fase para la elaboración de los estados financieros.

Ayuda a tomar decisiones en las diferentes áreas de la empresa.

134

Las cuentas a registrarse dentro del sistema contable se ordenarán y

clasificarán de acuerdo a las operaciones financieras realizadas en:

1. Cuentas Reales; son aquellas que se utilizan para el registro de todas

las transacciones que afectan directamente a un balance general;

activo, pasivo y patrimonio y representan los bienes u obligaciones

establecidas por las unidades productivas.

2. Cuentas nominales; registrarán las modificaciones al patrimonio de la

empresa por concepto de aumentos o disminuciones durante un

período y están sujetas a un proceso de cierre periódico, entre estas

están las cuentas de ingresos, cuentas de costos y cuentas de gastos o

egresos.

3. Cuentas de orden; son cuentas que no afectan al activo, pasivo y

patrimonio o las operaciones del periodo, pero significan alguna

responsabilidad para la empresa y es necesario establecer cierto

control sobre ellas; se las representarán al pie del balance general, las

deudoras en el activo y las acreedoras debajo del pasivo y patrimonio.

Las más comunes en el sector de estudio son las mercaderías en

consignación, valores recibidos y entregados en garantía.

La cuenta es el medio de registro en los libros contables de las operaciones o

transacciones financieras que generaran las unidades productivas contables por

el método modificado que establece que los ingresos se registran al momento

de recibirse y los gastos en el momento en el que se incurre en la obligación de

pago. Los principales libros contables son los siguientes:

Libro Diario General.- Se registrará en forma cronológica, todas las

operaciones contables de la unidad productiva que se sustenten por un

documento legal, comprobantes de venta o documentos complementarios

determinados por el S.R.I. que revelen o evidencien la operación susceptible de

jornalización, este registro se denomina asiento contable.

135

Libro Mayor General.- Una vez contabilizadas las transacciones comerciales

son transferidos todas las cuentas y movimientos que son registrados en el libro

diario. Habrá tantas cuentas en el libro mayor como número de cuentas utilice la

empresa. El número de éstas, dependerá de la codificación prevista en el Plan

de Cuentas, y las que vayan incorporando según las necesidades de la Unidad

Productiva.

Registro Auxiliares.- Se constituyen en elementos indispensables en el control

de las operaciones contables entre estos tenemos:

Libro Auxiliar de Caja.- Registra las entradas y salidas de dinero en

efectivo y permite conocer el saldo con el que dispone la Unidad

Productiva luego de haber efectuado cada transacción.

Libro Auxiliar de Bancos.- Registra los depósitos o retiro de dinero que

se realiza en el banco

Libro Auxiliar de Inventarios de Mercaderías.- Registra y controla los

ingresos (compras o productos terminados o en proceso) y egresos

(venta de productos terminados, materiales e insumos) separadamente

para cada tipo de producto que comercializa. Para el control y registro se

utiliza las tarjetas kárdex por medio de los comprobantes de compra o de

venta, luego de cada jornalización en el diario general. El control y

registro de los productos terminados se utilizará el método promedio

ponderado; que consiste en obtener un precio unitario promedio en cada

movimiento que se registra en la tarjeta de control, dividiendo el valor

para la cantidad. Este egreso se valora con el último precio unitario

promedio establecido.

4.4. CONTROL INTERNO A IMPLEMENTAR EN LAS UNIDADES

PRODUCTIVAS

136

En la presente investigación se pretende determinar y aplicar procesos y

procedimientos administrativos y financieros que permitan reducir el grado de

errores y posibles fraudes y su impacto que básicamente se da en la

autorización, ejecución, registro y control de cada tipo de operaciones

financieras y la custodia de fondos, valores y bienes que están asignadas a

personas distintas, cuya designación es definida en forma general dentro de la

estructura orgánica y se detalla específicamente cada uno de los formas que se

seguirán para su ejecución con la finalidad de evitar actos irregulares, logrando

una verificación oportuna, continua y posterior de éstas operaciones.

En todo proceso de jornalizar, validar, procesar y emitir información contable,

está inherente la necesidad de establecer controles internos de tal forma, que

los estados financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que

refleja las cifras; representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de

un sistema contable y permite certificar la información para la toma de

decisiones en forma eficiente y efectiva con objetivos a futuro que se determina

por:

Integridad.- Asegurará que se registren todas las transacciones en el período

al cual corresponden.

Existencia.- Permite certificar que solo se registren operaciones que afecten la

entidad, por ejemplo: Cuentas por cobrar, depreciaciones, costo de ventas,

ingresos no operacionales, y otros.

Exactitud.- Las operaciones se registran por el valor que realmente

representan, avalúan o estiman; es indispensable que sea establecida en el

momento en que se captura la información fuente o se genere la transacción.

Autorización.- Debe establecer límites al inicio, continuación o finalización de

una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos.

Custodia.- Se trata de controlar el uso o disposición no autorizada de los

137

activos de la empresa. La responsabilidad directa corresponde a las personas

de la unidad designada previa acta de entrega y recepción.

El control interno a implementarse no se limitará únicamente a la confiabilidad

de las cifras que arroja el sistema contable y que son reflejadas en los estados

financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos

contables y administrativos para la toma de decisiones a futuro.

Controles Internos Administrativos.- Generalmente no tiene relación directa

con las cifras de los estados financieros, pero tienen como objetivo básico

establecer metas y objetivos organizacionales, métodos y procedimientos

relacionados con la eficiencia de las operaciones y políticas gerenciales. Para

establecer un control interno administrativo los directivos y el gerente deben

considerar y establecer:

Normas de rendimiento del personal por niveles de responsabilidad.

Separación de funciones incompatibles por unidades y tareas.

Cumplimiento de metas presupuestarias en especial de ventas y

producción.

Generación de información útil, confiable y oportuna en cada nivel.

Evaluación de objetivos administrativos a nivel de dirección y áreas.

Políticas de reorganización interna y conexa por áreas de

responsabilidad.

En el control administrativo se deberán considerar a los activos fijos que se

constituyen como los bienes que tienen una vida útil superior a un año, un

costo individual de adquisición, fabricación, estimación o avalúo superior a

$100,00 a la fecha de su registro o ingreso. Los bienes no considerados activos

fijos, sujetos a control administrativo, son los suministros e insumos, proyectos,

libros, planos y revistas, las adquisiciones de este tipo de bienes se cargarán

directamente al gasto.

138

La responsabilidad directa por el uso y conservación de esta clase de bienes,

corresponde a las personas de la unidad designada que le entregaron en

custodia uso o para el desempeño de sus funciones, quedando por lo tanto

prohibido su utilización para fines particulares quiénes en coordinación con el

vicepresidente y contador(a) mantendrá actualizados y codificados en cada

toma física; personas que mediante un informe por escrito dejarán constancia

de los actuado. Para realizar el control de estos bienes se utilizará el inventario

de activos fijos y kárdex.

Controles Internos Contables.- Tiene relación directa sobre las cifras de los

estados financieros e incluye los siguientes: Autorización de las operaciones,

métodos y procedimientos relacionados con la protección de activos y asegurar

la exactitud de los registros financieros mediante la aplicación de:

Aplicación de procedimientos, principios y normas contables.

División de procedimientos de cada transacción.

Responsabilidad delimitada en el proceso contable.

Utilización de cuentas de control conciliación de auxiliares con mayores.

Niveles de aprobación comprobantes contables.

Perfiles de seguridad del sistema contable.

Políticas contables emitidas.

Manejo restringido del efectivo o circulante.

4.4.1 MÉTODOS DE DOCUMENTACIÓN Y EVALUACIÓN

La unidad productiva como parte de la asociación deberá necesariamente

disponer de evidencia documental suficiente, pertinente y legal que sustente las

operaciones administrativas y financieras; que facilite su verificación,

comprobación y análisis antes, durante y después de su realización

Corresponde al vicepresidente, gerente y contador(a) de la asociación

establecer la existencia de un archivo adecuado y seguro para la conservación

y custodia de la documentación sustentatoria, tales como actas, ingresos de

139

caja, comprobantes de pago, facturas, roles, contratos, entre otros, los que

deben ser archivados en forma cronológica y secuencial, lo que se mantendrán

durante el tiempo que fije las disposiciones legales y vigentes, en este caso de

siete años.

La documentación de uso permanente y eventual generalmente de un trimestre

atrás se archivará en un solo lugar; el calificado como histórico que ha perdido

su valor por dejar de tener incidencia legal, financiera, estadística o de otra

índole se conservará debidamente empastada y foliada cuya responsabilidad

recae directamente en el presidente, secretario y tesorero. La evaluación,

destrucción o incineración de los expedientes que no se utiliza se efectuará

mediante la intervención de una comisión integrada por el representante de la

comunidad, de la corporación (organización de segundo grado) y el directorio

previo su análisis, períodos de conservación, registro en actas del número de

carpetas o de hojas y su contenido a incinerar.

La evaluación del control interno por parte de los niveles de autoridad y

responsabilidad se lo realizará por medio de cuestionarios, que consiste en

formular preguntas agrupadas por áreas, cuentas, unidades, procesos,

funciones, tareas designadas y responsabilidades; complementario a esto se

deberá examinar sus documentos, registros, observar sus actividades

operacionales realizadas y sus metas alcanzadas.

4.4.2 PROCESO ADMINISTRATIVO DE COMPRAS, CUENTAS POR

PAGAR Y PRODUCCIÓN

Estos procesos o actividades forman parte del ciclo del negocio o de la unidad

productiva; que no es otra cosa el tiempo en el cual el efectivo invertido por un

empresa completa todos los procesos del negocio hasta convertirse

nuevamente en efectivo; las unidades productivas como parte de una

organización denominada asociación invierte su circulante en materiales e

insumos que los incorpora en el proceso productivo para obtener productos

terminados para venderlos en efectivo o a crédito; cuentas por cobrar, que se

convierte posteriormente en efectivo.

140

Las compras y cuentas por pagar corresponden a las actividades realizadas por

la unidad productiva para adquirir servicios, materia prima e insumos para sus

operaciones de transformación a menor costo, entrega y financiamiento y de

calidad.

PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compra en la unidad productiva se inicia con la necesidad de

adquirir un bien o servicio y culmina con la adquisición y pago; obligatoriamente

debe seguir las siguientes etapas:

Recepción de la solicitud de requisición flujograma N° 4 (página 115);

emitida a tesorería base a una necesidad; funcionario que verificar su

requerimiento, determinar la existencia de fondos y la aprobación del

señor vicepresidente, quien solicitará al contador elaborar la orden de

compra.

Emisión de la orden de compra; se solicita al proveedor el

abastecimiento de un bien o servicio considerando costo, cantidad,

calidad, entrega y financiamiento.

Aprobación de la orden de compra; la determina el vicepresidente previa

verificación de fondos a tesorería.

Envió de orden de compra; el tesorero es el encargado de realizarla si no

supere los cinco salarios mínimos vitales,

Recepción de los bienes y servicios, el tesorero es el encargado de

verificar y recibir el bien o servicio conjuntamente con el solicitante de la

compra en base a la orden de compra emitida y a la factura entregada

por el proveedor.

Registro de la entrada del bien recepción del servicio; el registro lo

realizará el solicitante en sus kárdex e inventarios en base a la factura y

orden de compra

141

Pago del bien o servicio recibido; el tesorero es el funcionario encargado

del pago en efectivo si existe los fondos disponibles o a crédito previo

acuerdo de financiamiento.

Registro del pago; la factura y la copia de la orden de compra se remite a

la unidad de contabilidad para registro y constancia de la operación y las

condiciones establecidas de mutuo acuerdo y a la orden de compra.

PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR

Las cuentas por pagar comúnmente conocidas como “proveedores” cuando se

trata del giro del negocio, que se constituyen en obligaciones adquiridas por las

unidades productivas que deben ser registradas por el monto exacto de la

obligación y respetar las condiciones de pago establecidas y firmada por el

tesorero, funcionario que deberá cubrir la cuota o cuotas de pagos previa

notificación al vicepresidente y enviar los documentos de soporte como

constancia del pago efectuado a la sección contabilidad para su registro

contable y determinar su saldo a la fecha por medio de la conciliaciones

mensuales de las cuentas por pagar individuales de cada proveedor con la

cuenta del libro mayor general. Esta conciliación debe conservarse como

evidencia de que el procedimiento se realizó y como medio para localizar

errores y poder enmendar a tiempo.

PROCESO DE PRODUCCIÓN

La actividad de producción es la razón de la existencia y estabilidad de la

unidad productiva como parte principal generadora de ingresos de la

asociación, es la encargada de transformar la materia prima e insumos en

productos terminados para su comercialización y venta. El proceso de

producción es la base en que se fundamenta el sistema de costos de la unidad

productiva para determinar costo de producción, costo total de inversión y

precio de venta de productos terminados; este proceso o ciclo incluye las

siguientes etapas:

142

Planificación de la materias primas e insumos en función de las ordenes

de pedido existente y ventas planificadas, con el propósito de que no

exista desabastecimiento y realizar el proceso productivo normalmente.

El funcionario directamente responsable es el jefe de producción quien

enviará los requerimientos necesarios a tesorería para su análisis y

aprobación.

Planificación de la producción en relación a las órdenes de pedido

solicitadas y al pronóstico de ventas, los responsables directos es el

presidente y gerente con un estudio de mercado.

Control de inventarios es el seguimiento escrupuloso de la cantidad de

ingresos y egresos de insumos y materia prima que se utiliza y maneja

en el proceso productivo y de productos terminados mediante el uso de

kárdex; el responsable es el jefe de producción de la verificación y

registro de la información generada en relación a la cantidad entregada

de productos terminados a la sección venta previo el cálculo del precio

de venta y es el vicepresidente y contador(a).

Los productos terminados se entregarán a la sección ventas mediante un

registro pre numerado de inventarios verificada y firmada por el jefe de

producción y avalizada por el gerente. El vendedor procederá a registrar

en kárdex y archivarlos como medida de custodia y responsabilidad.

4.4.3 PROCESOS DE FACTURACIÓN Y DE CUENTAS POR COBRAR

Este proceso de facturación y cuentas por cobrar “clientes” es conocido como

ingresos y cobros por ventas realizadas; es el origen principal de ingresos o

circulante que disponen las unidades. Para realizar la comercialización de los

productos terminados el gerente y directivos, en especial el vicepresidente y

tesorero, deben considerar si las ventas se van a efectuar:

Al por menor; directamente al consumidor en las ferias de Totoras,

Guamote, Riobamba o Alausí, el precio de venta referencial estará en

143

relación a la oferta y demanda existente en el mercado, que no será

inferior al consto de inversión total.

Al por mayor; productos vendidos a distribuidores en grandes cantidades

que por su volumen y constancia de compra recibirán descuento del 3%

del precio de venta. El transporte es por cuenta y riesgo del demandante,

la asociación es responsable de emitir una factura y guía de remisión que

sustente la transferencia y traslado del bien en forma licita.

De contado; considerando el volumen de ventas se efectuará descuentos

que no superen al 2% al precio de venta, siempre y cuando el cliente sea

habitual.

A crédito; si el pago total no supera los 30 días calendario no existirá

pago de interés, caso contrario se cobrará el 2% sobre el monto del

crédito. Si los pagos son parciales en cuotas pero no mayor a 90 días el

interés deberá ser del 3%. En los dos casos, el demandante está en la

obligación de cubrir en efectivo el 12% del Impuesto al Valor Agregado

“IVA”. La garantía por el crédito concedido será los pagarés y garantía

personal, personas que se constituyen en deudores solidarios del

adeudado.

La facturación de ventas y las cuentas por cobrar, flujograma N° 2 y 3, páginas

113 y 114 respectivamente, están relacionadas entre sí por generar ingresos

que es el recurso que debe ser rigurosamente controlado y obligatoriamente se

debe realizar lo siguiente:

Preparar la orden de venta; previa verificación en kárdex de la existencia

de productos terminados o confirmación física por parte del vendedor.

Pago al contado; si es el caso el contador prepara la factura, el original

es para el comprador para que cancele su compra al tesorero,

funcionario que emite su comprobante de ingreso y la copia de este

envía a la sección de contabilidad.

144

Aprobación del crédito; en el caso de que la venta sea a crédito el

tesorero es el responsable directo de la aprobación del crédito su

aplicación de las políticas crediticias. El contador elabora la factura y el

documento crediticio, el comprador firma y procede al retiro de la

mercadería.

Entrega de la mercadería; el vendedor verifica que en la factura original

entregada por el comprador conste la firma del tesorero y la autorización

de entrega de los productos y compara con la copia de la factura, si no

existe problema alguno procede a la entrega. Con la copia de la factura

realizará los registros correspondientes en kárdex y enviará la copia a

contabilidad.

El contador con el comprobante de ingreso o el de crédito y la copia de la

factura enviada por el vendedor analiza y clasifica la información,

generando comprobantes contables y procede a su registro en los libros

correspondientes incluido el auxiliar de clientes si la venta es a crédito.

La recaudación de cuentas por cobrar; el tesorero es el único responsable del

cobro de la ventas a crédito quien emitirá un comprobante de ingreso del

efectivo; la copia enviará a la sección contabilidad para su análisis, clasificación

y registro en libros generales y auxiliares el contador procederá a notificar su

saldo al cliente. En caso de existir ampliación del crédito por parte del cliente la

única persona autorizada para hacerlo por escrito es el vicepresidente.

Para que el control interno de los documentos por cobrar sea eficiente y efectivo

se debe exigir a los directivos que se divida las funciones y que ningún

empleado debe realizar una actividad o transacción de principio a fin, el

custodio de los documentos “gerente” no tenga acceso al efectivo ni a los

registros generales de contabilidad, el contador emitirá un informe mensual a

tesorería de los saldos conciliados de los deudores y la cancelación de los

documentos no cobrados deberán aprobarse por escrito por los funcionarios

responsables, vicepresidente y gerente, quienes deben darles seguimiento.

145

La aplicación de pruebas se constituye en una medida de control en este tipo de

operaciones o transacciones específicas de custodia, administración y

recaudación de fondos, cuentas bancarias, aprobación de créditos o de

naturaleza similar.

La prueba puede ser de distintas naturaleza y aplicadas de diferentes maneras

dependiendo de la cada operación que necesita ser evaluada, las que se puede

aplicar en las unidades productivas bajo la responsabilidad del contador y

vicepresidente están:

Arqueos sorpresivos de caja

Constancia documental de recaudaciones

Depósitos de los ingresos

Conciliaciones Bancarias

Control previo al pago

Constatación física de existencias

Confirmación de saldos por deudores y acreedores

Confirmación de saldos por prestatarios

Análisis de cuentas

4.4.4 PROCESOS DE CONTROL DEL RECURSO HUMANO

El recurso humano básicamente es designado por asamblea general de socios

y socias mediante el análisis por parte del directorio y gerente, de su perfil

personal (socias y socios) y profesional (personal a contrato) del aspirante en

relación al cargo a desempeñar. El control interno del recurso humano

básicamente se debe enfocar en dos áreas:

1. Fomentar la eficiencia operacional, y,

2. Salvaguardar los activos.

En la presente investigación se determina funciones, en base de estás; los

directivos de cada organización establecerán parámetros de, selección e

146

ingreso de personal mediante procedimientos de selección idónea que están

orientados a evaluar la capacidad profesional, experiencia, honestidad,

carácter, responsabilidad, habilidad y sobre todo que cumplan estrictamente

con el perfil designado para el cargo a desempeñar.

Los responsables directos serán los directivos y el gerente, quienes

comunicarán a la asamblea general de socios y socias del proceso aplicado y

su selección del personal a contrato en la unidad productiva como es el caso

del, gerente, jefe de producción y contador(a) para su aprobación. Profesionales

que deben demostrar capacidad, profesionalismo, carisma y don de gentes con

relación a las persona del medio en el que va a laborar.

El personal asignado socio/a de la asociación debe estar en condiciones de

cumplir a cabalidad sus funciones y responsabilidades asignadas en especial

en la sección de producción y ventas, en muchos de los casos tienen

experiencia en labores similares. El tesorero electo de las asociaciones y

designado a la unidad productiva tiene experiencia y capacitación en manejo de

fondos provenientes de proyectos comunitarios; aptitud relevante para

desempeñar su función.

El personal asignado y a contrato debe enmarcarse en los objetivos y metas

previstas por los directivos de las unidades productiva y cumplir estrictamente

con las funciones y responsabilidades asignadas y delimitadas y aplicar

normas, procedimientos y políticas establecidas en la presente investigación y

las dispuestas por directorio y asamblea general con el propósito de alcanzar

productividad, desarrollo y estabilidad empresarial.

El responsable directo del control de asistencia del personal es el secretario de

la asociación, de hacerles cumplir sus funciones y responsabilidades es el

vicepresidente y de establecer sanciones es el presidente previa notificación y

aprobación de asamblea general de socios/as

147

CAPÍTULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES

La Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula

“APPROMARZULA” proporciona asistencia técnica y capacitación en las

áreas de organización, administración, finanzas y contabilidad a sus

organizaciones fraternas con el propósito de que adquieran estabilidad

administrativa financiera y desarrollo productivo

Los indígenas del sector Totoras de la parroquia Achupallas, se agrupan

en organismos de primer grado y segundo grado para realizar

autogestión comunitaria mediante la elaboración y ejecución de

proyectos productivos y rentables mediante convenios con instituciones y

organismos nacionales e internacionales.

Las organizaciones del sector Totoras parroquia Achupallas cantón

Alausí mediante convenios bilaterales busca recursos internacionales por

intermedio de Organismos no Gubernamental; recursos que son

empleados en beneficio social, mejorando las condiciones de vida e

intelectuales de sus asociados y del sector.

Las Asociación Nueva Vida, Asociación Inti Ñan, y Asociación Inga Ñan.

mantienen una débil organización administrativa, financiera y contables

en sus unidades productivas lo que dificulta alcanzar estabilidad

financiera y madurez empresarial.

En las unidades productivas, a la contabilidad no se utiliza como medio

eficiente y efectivo para la toma de decisiones; se la mira como datos

acumulados de ingresos y egresos que se justifiquen mediante un

informe en Asamblea General, de lo que la directiva o tesorero ha

148

invertido o realizado con el dinero y establecer un saldo positivo; caso

contrario, si es negativo es procede a realizar auditoria con los recursos

por parte de la comisión asignada conjuntamente con los directivos de

las corporaciones.

El análisis de campo determinó que en las asociaciones no existe una

estructura contable definida lo que impide proyectar costos reales de los

recursos utilizados; la actividad de ingresos y egresos, se debe

exclusivamente a la iniciativa y entendimiento del dirigente nominado por

asamblea general cuyo nivel de educación es primarias.

La actividad productiva es una acción complementaria a la agricultura y

ganadería, lo que se determina que existe infraestructura y maquinaria

instalada ociosa y subutilizada.

La débil estructura organizacional, contable y financiera, no es autónoma

e independiente; por cuanto las decisiones giran alrededor de las

directivas de la comunidad o de las corporaciones u organismos de

segundo grado que se constituyen en la máxima autoridad del sector.

5.2 RECOMENDACIONES

La Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula dando

cumpliendo con las resoluciones de asamblea general de las

corporaciones y al pedido de sus organizaciones fraterna, la presente

investigación deberá ser socializada y sugerir su aplicación inmediata

para que las unidades productivas alcancen desarrollo, crecimiento,

productividad y competitividad.

Es indispensable reorganizar la estructura de las asociaciones y reactivar

las unidades productivas como medio permanente de ingresos y

alternativa de trabajo; con el propósito es alcanzar autonomía

administrativa y financiera.

149

Es imprescindible que el sistema y los procedimientos contables y

financieros se implanten y utilice en el menor tiempo posible en las

unidades productivas; considerando que el sistema contable es la

columna vertebral alrededor del cual se nueve los sistemas de

producción, ventas, administración y finanzas.

El uso correcto y permanente de la presente investigación permitirá

orientar la acción de los dirigentes indígenas a reducir las deficiencias

existentes en relación beneficio costo, sistemas de producción, ventas,

administración, finanzas y tributación.

Los procedimientos organizativos contables por áreas de responsabilidad

(compras, producción, ventas, comercialización) consolidará el control

interno y facilitará la elaboración de presupuestos y definan la toma de

decisiones óptimas

El uso eficiente y efectivo permitirá la correcta elaboración de informes

financieros con miras tributarias; y, para el conocimiento de otras

entidades nacionales e internacionales correlacionadas o financiadoras,

que por convenios y acuerdos corresponda.

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S.A., España, 1985

15. SERVICIO DE RENTAS INTERNAS, Educación y Capacitación

Tributaria, año 2010; y, Guía Tributaría 2010

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