UNIVERSIDAD TECNOLÓGICO EQUINOCCIAL FACULTAD DE …
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i UNIVERSIDAD TECNOLÓGICO EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS EDUCACIÓN A DISTANCIA TEMA: “AUDITORIA DE GESTIÓN A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DEL INTERIOR DE LA CIUDAD DE QUITO PERÍODO 2013.” TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA AUTORA: MARÍA FERNANDA GARZÓN JAMETTI DIRECTORA: DRA. LILIANA MORILLO ACOSTA, MBA QUITO – ECUADOR 2015
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICO EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
EDUCACIÓN A DISTANCIA
TEMA:
“AUDITORIA DE GESTIÓN A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEL
MINISTERIO DEL INTERIOR DE LA CIUDAD DE QUITO PERÍODO 2013.”
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
AUTORA:
MARÍA FERNANDA GARZÓN JAMETTI
DIRECTORA:
DRA. LILIANA MORILLO ACOSTA, MBA
QUITO – ECUADOR
2015
ii
CERTIFICADO
Quito, Dm, 11 de mayo de 2015
Matemático
Mauricio García
Director del Sistema de Educación a Distancia.
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Presente.-
De mi consideración:
Mediante la presente, informo a usted que la señora María Fernanda Garzón Jametti, ha
cumplido con los requisitos pertinentes para la elaboración de la Tesis de Grado que lleva por
título “AUDITORIA DE GESTIÓN A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEL
MINISTERIO DEL INTERIOR DE LA CIUDAD DE QUITO PERÍODO 2013.”, por
tanto la tesis está lista para ser entregada y publicada.
Particular que pongo en conocimiento para los fines consiguientes.
Atentamente,
_______________________
Dra. Liliana Morillo Acosta, MBA
DIRECTORA DE TESIS
iii
DECLARACIÓN
“El contenido del presente trabajo se responsabiliza a la autora” María Fernanda Garzón
Jametti.
_________________________
María Fernanda Garzón Jametti
iv
DEDICATORIA
A Dios por permitirme culminar esta etapa importante de mi vida, por guiarme siempre y por
haber puesto en mi camino a personas que han sido como ángeles que me brindaron su completa
ayuda.
A mi esposo quien ha sido mi cómplice, mi apoyo incondicional en cada momento, por haber
sido mi fortaleza, motivación e inspiración.
A mi hija por ser mi motor e impulso de superación y para demostrarle que todo con sacrificio
se puede lograr.
A mis padres y hermanos por el amor, la fortaleza y la motivación que me han brindado durante
todo este tiempo.
v
AGRADECIMIENTO
A mi padre del cielo por cada momento de alegría, por cada recuerdo grato, por abrirme las
puertas en cada momento y por caminar conmigo de su mano.
A mi esposo e hija por su comprensión paciencia, amor y esfuerzo para que logre cumplir esta
meta.
A mis padres y hermanos por cada consejo, apoyo y frases de aliento.
A mi Directora por la paciencia, apoyo y guía que me ha brindado.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial por brindarme la oportunidad de enriquecerme de
conocimientos para ser mejor persona y profesional.
vi
ÍNDICE DE CONTENIDO
Caratula ....................................................................................................................................... i
Certificado.................................................................................................................................. ii
Declaración .............................................................................................................................. iii
Dedicatoria ................................................................................................................................ iv
Agradecimiento .......................................................................................................................... v
Índice de Contenido ………………………………………………………………………….vi
Índice de tablas ...................................................................................................................... viii
Introducción .............................................................................................................................. ix
CAPITULO I ............................................................................................................................ 1
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN……………………………………………….. 1
1.1 Problema de la Investigación ........................................................................................... 1
1.1.1 Planteamiento del Problema ........................................................................................ 1
1.1.2 Formulación del Problema ........................................................................................... 4
1.1.3 Sistematización: ........................................................................................................... 4
1.2 Objetivos ............................................................................................................................ 4
1.2.1 Objetivo General .......................................................................................................... 4
1.2.2 Objetivos Específicos................................................................................................... 5
1.3 Justificación y Delimitación ............................................................................................. 5
1.3.1 Justificación ................................................................................................................. 5
1.3.2 Delimitación ................................................................................................................. 7
1.4 Idea a Defender ................................................................................................................. 7
CAPÍTULO II: ......................................................................................................................... 8
MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL................................................................................... 8
2.1 Auditoría de Gestión ......................................................................................................... 8
2.1.1 Definición .................................................................................................................... 8
2.1.2 Importancia .................................................................................................................. 9
2.1.3 Objetivos de Auditoría de Gestión ............................................................................. 11
2.1.4 Diferencia entre Auditoría de Gestión, Auditoría Financiera y Auditoría Operativa 12
2.2 Control Interno ............................................................................................................... 14
2.2.1 Concepto e Importancia ............................................................................................. 14
2.2.1.1 Concepto ............................................................................................................. 14
2.2.1.2 Importancia ......................................................................................................... 15
2.2.1.3 Objetivo de Control Interno ................................................................................ 16
2.2.2 Componentes de Control Interno ............................................................................... 16
vii
2.2.3 Métodos de evaluación de Control Interno ................................................................ 17
2.2.4 Sistema de Control Interno ........................................................................................ 18
2.2.4.1 COSO I................................................................................................................ 20
2.2.4.2 COSO II .............................................................................................................. 21
2.2.5 Riesgos de Auditoría .................................................................................................. 22
2.2.5.1 Riesgo de Control ................................................................................................... 23
2.2.5.2 Riesgo Inherente ..................................................................................................... 23
2.2.5.3 Riesgo de Detección ............................................................................................... 23
2.3 Herramientas de la auditoría Administrativa y de Gestión ........................................ 23
2.3.1 Indicadores ................................................................................................................. 23
2.3.1.1 Clasificación de Indicadores ............................................................................... 25
2.3.1.2 Tipos de indicadores ........................................................................................... 25
2.3.2 Escalas de Medición .................................................................................................. 29
2.3.2.1 Características Generales .................................................................................... 30
2.3.2.2 Tipos de Escalas .................................................................................................. 31
2.4 Instrumentos normativos ............................................................................................... 31
2.4.1 Carta Convenio .......................................................................................................... 32
2.4.2 Contrato de prestación de servicios. .......................................................................... 32
2.5 Metodología de la Auditoría Administrativa ............................................................... 33
2.5.1 Planificación .............................................................................................................. 33
2.5.1.1 Conocimiento preliminar .................................................................................... 33
2.5.1.2 Planificación Específica ...................................................................................... 35
2.5.2 Ejecución de la Auditoría........................................................................................... 35
2.5.3 Comunicación de resultados ...................................................................................... 36
CAPÍTULO III ....................................................................................................................... 37
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ....................................................................... 37
3.1 Métodos Científicos ......................................................................................................... 37
3.2 Técnicas e instrumentos para recopilación de datos ................................................... 39
3.3 Técnicas e instrumentos para la recopilación de información ................................... 39
3.4 Población y muestra o encuesta ...................................................................................... 40
3.5 Tratamiento y análisis de datos ..................................................................................... 41
3.6 Variables de la investigación .......................................................................................... 41
3.6.1 Variable Independiente .............................................................................................. 41
3.6.2 Variable Dependiente ................................................................................................. 41
CAPÍTULO IV ....................................................................................................................... 42
viii
APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN ………………………………………42
4.1 Instrumentos normativos ................................................................................................ 42
4.2 Aplicación de la auditoría ............................................................................................... 60
4.2.1 Fase 1 Conocimiento Preliminar ............................................................................. 61
4.2.2 Fase 2 Planificación................................................................................................... 98
4.2.3 Fase 3 Ejecución de Auditoría ............................................................................... 109
4.2.4 Comunicación de resultados .................................................................................. 147
4.2.5 Seguimiento ............................................................................................................. 175
CAPITULO V: ..................................................................................................................... 181
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES…………………………………………… 170
5.1 CONCLUSIONES ........................................................................................................... 181
5.6 RECOMENDACIONES .................................................................................................. 182
Bibliografía ............................................................................................................................ 183
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1.1 1: Árbol de problemas ........................................................................................... 3
TABLA 2.1 : Componentes modelo coso ii ............................................................................ 22
TABLA 2.2 : Clasificación de indicadores ............................................................................. 25
TABLA 2.3 : Indicadores financieros ..................................................................................... 26
ix
INTRODUCCIÓN
El presente estudio e investigación refiere a una de las herramientas fundamentales en toda
institución, siendo necesaria para velar por el control y el manejo efectivo de cada una de las
actividades que se realizan y los recursos utilizados.
Esta investigación tiene como fin establecer la adecuada aplicación de la normativa legal a
la que debe sujetarse la Dirección Administrativa del Ministerio del Interior, institución pública
a cargo promover la condición para la seguridad ciudadana, mediante el dialogó social y
transparente.
Considerando que la Contraloría General del Estado podría ejecutar un examen de gestión
a la Dirección Administrativa y con el propósito de verificar que todas las actividades que se
realicen de acuerdo a la ley, se realiza el presente análisis aplicando todas las etapas de la
auditoría correspondiente y la normativa a la que debe acogerse la dirección en mención.
El presente inicia en el primer capítulo citando el problema, formulación y sistematización
que incentiva al desarrollo de este trabajo. En el segundo capítulo se establece el marco teórico
y referencial en el que se cimenta el estudio, indicando Definiciones, importancia, objetivos y
todo lo referente a la Auditoría y en especial a la de gestión. El tercer capítulo de detalla la
metodología considerada y aplicada en este estudio, indicando también las variables
correspondientes. En el cuarto capítulo se aplica la auditoría iniciando con los instrumentos
normativos y la ejecución de cada fase. El quinto capítulo concluye el presente trabajo
estableciendo las conclusiones y recomendaciones correspondientes al estudio realizado.
1
CAPITULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 Problema de la Investigación
1.1.1 Planteamiento del Problema
La Dirección Administrativa en cargada del control administrativo del Ministerio del
Interior con las Unidades que se encuentran a su cargo como son: la Unidad de Compras
Públicas, la Unidad de Coordinación de las Unidades de Policía Comunitaria y Unidades de
Vigilancia Comunitaria, la Unidad de Coordinación de Bienes Muebles y Bienes Inmuebles, la
Unidad de Mantenimiento, la Unidad de Seguros, la Unidad de Compra de Boletos Aéreos para
los funcionarios del Ministerio.
Esta Dirección se encarga adicionalmente de la organización y proceso de pagos de los
eventos de inauguración de las diferentes Unidades de Policía Comunitaria y Unidades de
Vigilancia Comunitaria a nivel Nacional; las misma que brindan sus servicios a las comunidad
con la finalidad de reducir la delincuencia que aqueja a población.
El Ministerio del Interior cuya matriz se encuentra ubicado en la Ciudad de Quito en el
centro Histórico de Quito, en las calles Benalcázar N4-24 entre Espejo y Chile brinda los
servicios a la ciudadanía adicionalmente con los eventos que se organizan con el fin de integrar
a la comunidad y la policía, incentivando a la cooperación y al trabajo en equipo.
2
Los problemas que se desarrollan en el sector público ecuatoriano son de conocimiento
general en la ciudadanía, tanto en el gobierno, como en las diferentes instituciones públicas las
mismas que han provocado una serie de problemas que con el pasar del tiempo y por más
intentos de mejorar que se ha realizado solo se han reducido más no eliminado, evitando
cumplir los objetivos de llegar la excelencia en la calidad de servicios brindados a la
ciudadanía.
Pese a haberse incrementado varias normativas y reglamentos no se realiza una completa
instrucción a funcionarios con la finalidad de conseguir una mejora en los procesos realizados.
Uno de los problemas presentados en la Dirección Administrativa del Ministerio del
Interior, institución pública que es la columna vertebral del Estado, responsable de velar por la
gobernabilidad de la nación, la paz y seguridad ciudadana, el mantenimiento del régimen
democrático y el irrestricto respeto a la Constitución y a los Derechos Humanos; es la
descoordinación entre las unidades que forman parte, a causa de varios factores como son:
La descentralización del personal por el espacio físico en el que se encuentra ubicado el
Ministerio del Interior no abastece para la cantidad de funcionarios y direcciones existentes.
La inestabilidad y la falta de inducción es otro de los problemas que hay, ya que los
funcionarios son contratados por el periodo establecido según la Ley y no se ha aperturado
un concurso de méritos para que los funcionarios puedan establecer por mayor tiempo en la
institución causando inestabilidad de funciones en las diferentes áreas y sin dar tiempo a la
debida inducción a los funcionarios entrantes causando inestabilidad en los procesos que se
realizan.
3
Esto ha causado que salgan a flote algunas falencias que dificultan la vida diaria de la
Dirección, entre esas las faltas de comunicación las mismas que han provocado problemas de
malos entendidos y conflictos de autoridad puesto que algunos de los servidores no conocen
quien es el jefe inmediato superior de cada Unidad, desencadenando problemas de
descoordinación y falencias en la organización de actividades.
Para lograr una perspectiva diferente con respecto a si los procesos que se están realizando
son los correctos, es recomendable la auditoria de gestión, la que será de ayuda para la
Dirección puesto que mediante esta se puede detectar los errores que se mantiene realizando y
que pueden ser corregidas a tiempo previo a la visita del ente de control del Estado como es la
Contraloría General del Estado y la Dirección del Auditoria Interna de la Cartera de Estado.
Por lo expuesto se describe el árbol de problemas, los cuales serán analizados y
desarrollados en el transcurso de la investigación:
TABLA 1.1 1: Árbol de Problemas
Elaborado por.- (Ma. Fernanda Garzón)
4
1.1.2 Formulación del Problema
¿Cómo influirá para el futuro de la Dirección Administrativa del Ministerio del Interior el
desarrollo de la Auditoría de Gestión?
1.1.3 Sistematización:
¿Cuál es la estructura y el organigrama de la Dirección Administrativa del Ministerio del
Interior?
¿Se realizan los procedimientos de las normas y reglamentos legales y se posee la
fundamentación teórica y conceptual para la aplicación práctica?
¿De qué manera se podría recopilar en el menor tiempo posible la información a analizar?
¿Cómo se determinará la situación actual y los contratiempos que existen en la Dirección
Administrativa?
¿Será oportunas las conclusiones y recomendaciones indicadas?
1.2 Objetivos
1.2.1 Objetivo General
Desarrollar una Auditoría de Gestión a la Dirección Administrativa del Ministerio del
Interior para que en base de las conclusiones y recomendaciones finales se puedan tomar las
decisiones y acciones correctivas para un mejoramiento en sus actividades y cumplimiento de
las metas y objetivos deseados.
5
1.2.2 Objetivos Específicos
- Identificar el problema de la investigación en base al análisis y estudios de la institución.
- Detallar las fuentes teóricas y fundamentos de Auditoría para adquirir mayor
conocimientos a ser aplicados.
- Aplicar la metodología de la Auditoría de Gestión para determinar el porcentaje de
cumplimiento de los procesos administrativos en función a la visión y misión institucional.
- Poner en práctica los conocimientos adquiridos para fortalecerlos, enlazando la teoría y la
práctica.
- Proporcionar las conclusiones y recomendaciones necesarias e importantes para que se
tomen las decisiones adecuadas en el desarrollo de las actividades de la Dirección
Administrativa.
1.3 Justificación y Delimitación
1.3.1 Justificación
Una Auditoría de Gestión en el sector público da lugar al control de las gestiones que se
realizan dentro de las dependencias públicas en sus diferentes niveles persiguiendo los
objetivos planteados para lograr la eficiencia, eficacia y el cumplimiento de las necesidades de
la ciudadanía.
Esta investigación tiene como fin establecer una adecuada aplicación de las normativas y
reglamentos para los beneficios de la Dirección a de más de identificar los problemas,
deficiencias y veracidad de las actividades que se realizan, para posteriormente con una
6
aplicación adecuada se pueda ejecutar las acciones correctivas y preventivas que permitan un
mejor control y desarrollo de actividades.
La Dirección Administrativa con el paso del tiempo ha cambiado de Directores y se ha
realizado varios cambios internamente tanto por los cambios de personal como por los cambios
en los procesos que se manejaba, obteniendo nuevas responsabilidades y obligaciones. La
propuesta de una Auditoría de Gestión se ejecuta con fin de la búsqueda de la excelencia de los
procesos realizados que es siempre el objetivo de todas las instituciones públicas y privadas,
para lograr todas esas metas es indispensable conocer en qué estado esta su sistema de gestión
y poder tomar todo tipo de acciones antes de la visita del órgano de control o control interno,
obteniendo también una detección de los problemas y puntos débiles con el propósito de
permitir un análisis de objetivos y mejorarlos.
La aplicación de la Auditoría de Gestión en el Ministerio del Interior se desarrolla con la
metodología de las fases de la Auditoría de Gestión, la misma que permita realizar un estudio
de la información de los procesos y actividades que se realizan en la Dirección Administrativa
en este sentido un el estudio descriptivo permitirá partir de un diagnóstico que sirva como base
para elaborar el enfoque de la misma, mediante la aplicación de procedimientos ordenados de
manera lógica, que orienten el desarrollo del examen de auditoría.
En el presente trabajo se pone en práctica la Metodología de la Contraloría General del
Estado, para constatar la necesidad de una revisión periódica de los procesos y evaluar la
eficiencia y eficacia de la Unidad.
7
1.3.2 Delimitación
Limitaciones de tiempo:
-El período del que se dispone para investigación en la Dirección Administrativa es limitada
puesto que el personal se mantiene en el cumpliendo las actividades que les han asignado o
están ocupando su tiempo en asuntos de importancia, razón por la cual la información puede
tardar tiempo en ser recopilada.
Limitaciones de Recursos:
-La disponibilidad de la documentación por parte del Ministerio puede ser otra de las
limitaciones, porque se encuentra en poder de diferentes personas en las que la accesibilidad
puede ser un poco compleja.
-Se debe poner en consideración de algunos funcionarios la necesidad de los documentos
para la investigación.
1.4 Idea a Defender
Realizar una Auditoria de Gestión a la Dirección Administrativa del Ministerio del Interior
de la ciudad de Quito permitirá detectar las falencias en los que se está incurriendo para poder
recomendar acciones correctivas a tiempo, previo a la visita del ente de control del Estado
como es la Contraloría General del Estado y la Dirección del Auditoria Interna de la Cartera
de Estado.
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CAPÍTULO II:
MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL
2.1 Auditoría de Gestión
2.1.1 Definición
La Auditoría de Gestión es una herramienta con el que se busca el correcto y fiel manejo de
información, también la Contraloría General del Estado cita que es un examen sistemático y
profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la eficacia
de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos y
metas; determinar el grado de economía y eficiencia en el uso de los recursos disponibles;
medir la calidad de servicios, obras o bienes ofrecidos; y , el impacto socio-económico derivado
de sus actividades (CGE C. G., Guía de Metodolígica para la Auditoría de Gestión, 2012). En
concordancia con este concepto general, la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
ecuatoriano (LOCGE), define a la Auditoría de Gestión como:
(…”Artículo 21.- La Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y
evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter
multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas
y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se
ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este
tipo de auditoría examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y medidos de
acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes…” (CGE, Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado, 2009)
9
Guillermo Adolfo Cuellar cita que según le Consejo Técnico de la Contaduría Pública en
su Declaración Profesional No. 7 que la auditoría de gestión es el examen que se realiza a una
entidad con el propósito de evaluar el grado de eficiencia con que se manejan los recursos
disponibles y se logran los objetivos previstos por el Ente (Cuellar Mejía G. A., Teoria General
de la Auditoría y Revisoria Fiscal, 2009).
Sin embargo con el mismo método para ejecutar un concepto de Auditoría es posible
mencionar que la auditoria de gestión es el proceso que consiste en el examen crítico,
sistemático y detallado del sistema de información de gestión de un ente, realizado con
independencia y utilizando técnicas específicas, con el propósito de emitir un informe
profesional sobre la eficacia eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos, para la
toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad del mismo (Cuellar Mejía G.
A., Teoría General de la Auditoría y Revisoria Fiscal, 2009).
Redondo R., Llopart X. & Duran D., indican que la auditoría de gestión es una técnica
relativamente nueva de asesoramiento que ayuda a analizar, diagnosticar y establecer
recomendaciones a las empresas, con el fin de conseguir con éxito una estrategia. Uno de los
motivos principales por el cual una empresa puede decidir emprender una auditoría de gestión
es el cambio que se hace indispensable para reajustar la gestión o la organización de la misma
(Redondo Durán, Llopart Perez, & Durán Juve, 1996).
2.1.2 Importancia
La Auditoría se vuelve necesaria para las organizaciones con el fin de mantener un control
de los recursos y que todos sus procesos se realicen de acuerdo a lo que se necesita para
10
conseguir el objetivo institucional, también (Madariaga, Manual Práctico de Auditoría, 2004)
afirma que “El auditor es el analista que investiga el control de las operaciones en su detalle y
en su raíz; sus análisis y sus recomendaciones deben ser una ayuda tanto para los subordinados
como para la dirección en su propósito de alcanzar un control más eficaz, mejorar la
operatividad del negocio y, en definitiva, aumentar sus beneficios.” (Madariaga, Manual
Práctica de Auditoría, 2004).
Por consiguiente el auditor debe ser capaz de verificar e investigar a profundidad todas y cada
uno de los detalles de las operaciones que se realizan en la institución para constatar la eficacia
y las falencias que se estén dando con el propósito de mejorar e incrementar la productividad
institucional.
La Contraloría General del Estado indica en la Guía Práctica que la auditoría de gestión a
las entidades y organismos del sector público, determina el grado de efectividad en el logro de
las metas y objetivos programados, los recursos utilizados para alcanzar dichos resultados y el
nivel de eficiencia; estos elementos constituyen la base para realizar una auditoría de gestión
con un enfoque integral (CGE C. G., Guía Metodológica para la Auditoría de Gestión, 2012).
Además indica que la importancia de la Auditoría de Gestión, se refleja también en las
atribuciones de la Contraloría General del Estado, establecidas en el Artículo 31, numeral 30
de la LOCGE:
(…”Pronunciarse sobre los aspectos de legalidad, economía, eficiencia, efectividad y
transparencia en el empleo de los recursos y bienes públicos, humanos, materiales,
11
financieros, tecnológicos, ambientales, de tiempo y sobre los resultados de la gestión
institucional.”…)
2.1.3 Objetivos de Auditoría de Gestión
Whittington habla de que un objetivo y necesidad de la Auditoria es lo confiable que es con
la sociedad puesto que se verifica que la asignación de los recursos se realicen de manera
eficiente, “destinando los recursos de capital de bienes y servicios que tienen gran demanda”
(Pany W. , 2004).
Otro objetivo de la auditoría surge de la necesidad de realizar auditorías a todos los procesos
que se realizaban en las actividades y si estas se seguían todos los procedimientos de acuerdo
a la ley y eran informados con honestidad.
Se considera también que la auditoría de gestión determina si la función o actividad bajo
examen podría operar de manera más eficiente, económica y efectiva. Uno de los objetivos de
la auditoria es el de determinar si la producción del departamento cumple con las
especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes y pronósticos. A demás la
auditoría de gestión determinará si se ha realizado alguna deficiencia importante
de política, procedimientos y prácticas contables defectuosas. (Gonzales Peralo, 2006).
El objetivo primordial de la auditoría de gestión consiste en descubrir deficiencias o
irregularidades en algunas de las partes de la empresa y apuntar sus probables remedios,
además la finalidad también es ayudar a la dirección a lograr la administración más eficaz. Su
intención es examinar y valorar los métodos y desempeño en todas las áreas; los factores de la
evaluación abarcan el panorama económico, la adecuada utilización de personal, equipo y los
sistemas de funcionamiento satisfactorios (Cuellar Mejía G. A., 2009).
12
La CGE considera de conformidad con lo establecido en el artículo 21 de la LOCGE (CGE
C. G., Guía de Metodología para la Auditoría de Gestión, 2012), que el fin de la auditoría de
gestión es determinar si el desempeño de una institución, ente contable o la ejecución de
programas y proyectos se ha realizado de acuerdo a principios y criterios de economía,
efectividad y eficiencia; en concordancia con lo señalado se consideran los siguientes objetivos
a alcanzar en esta actividad de control:
- (…“Establecer el grado de cumplimiento de las facultades, objetivos y metas institucionales.
- Determinar la eficiencia, eficacia, economía, impacto y legalidad en el manejo de los recursos
humanos, materiales, financieros, ambientales, tecnológicos y de tiempo.
- Determinar si se están ejecutando exclusivamente, los sistemas, proyectos, programas y/o
actividades que constan en la planificación institucional, con sujeción al Plan Nacional de
Desarrollo, a los planes regionales, provinciales cantonales y parroquiales rurales de
desarrollo y de ordenamiento territorial.
- Proporcionar una base para mejorar la asignación de recursos y la administración de estos.
- Orientar a la administración en el establecimiento de procesos, tendientes a brindar
información sobre el desarrollo de metas y objetivos específicos y mensurables.
- Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, normativas y reglamentarias aplicables,
así como las políticas, planes y programas establecidos.
- Determinar el grado en que el organismo y sus servidores controlan y evalúan la calidad tanto
de los servicios que presta, como de los bienes que adquiere.
- Medir el grado de confiabilidad y calidad de la información financiera y operativa.”…)
2.1.4 Diferencia entre Auditoría de Gestión, Auditoría Financiera y Auditoría
Operativa
13
En el documento desarrollado por (Redondo Duran, Llopart Perez, & Duran Juve, 1996) se
cita que:
Auditoría Financiera: Está concebida para dar una opinión objetiva e independiente de que
determinados estados representen fielmente una situación económico-financiera; el informe
está basado en los principios contables y presupuestarios generalmente aceptados, en base a
estos principios, las opiniones del auditor son fácilmente previsibles y muy breves, además, el
auditor no formula en general, recomendaciones sobre la gestión de la empresa, y si lo hace,
tales recomendaciones no se contienen en el cuerpo del informe o son de alcance limitado y
sólo se refieren a la gestión contable presupuestaria y de cumplimiento legal, no
considerándose como la base del informe. Por último las auditorías financieras tienen carácter
de periódicas (Redondo Duran, Llopart Perez, & Duran Juve, 1996).
Auditoría de Gestión: examina las prácticas de gestión; no existen principios de gestión
generalmente aceptados, que estén codificados, sino que se basan en la práctica normal de
gestión; los criterios de evaluación de la gestión han de diseñarse para cada caso específico,
pudiéndose extender a casos similares; las recomendaciones sobre la gestión han de ser
extensas y adaptadas al hecho fiscalizado, analizando las causas de las ineficiencias y sus
consecuencias, por último las auditorías de gestión son aperiódicas (Redondo Duran, Llopart
Perez, & Duran Juve, 1996).
Auditoría Operativa: la Auditoría Operativa identifica las áreas de reducción de costos para
mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo
a las necesidades examinadas, además determina si la función o actividad bajo examen podría
operar de manera más eficiente, económica y efectiva.
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La Auditoría Operativa determinará si se ha realizado alguna deficiencia importante de
política, procedimientos y prácticas contables defectuosas (Surez Revollar, s.f.).
Se puede concluir que la Auditoría Financiera es un examen que se realiza a los estados
financieros de determinado período en una institución y se focaliza en la situación económico-
financiera de la misma, considerando para el informe los principios contables y presupuestarios
generalmente aceptados, mientras que la Auditoría de Gestión examina las prácticas de gestión,
las mismas en las que no existen principios de generalmente aceptados, basándose para su
evaluación en cada caso de gestión específico, las recomendaciones sobre la gestión serán
extensas y modificadas a cada hecho fiscalizado para analizar las causas y consecuencias de
las falencias encontradas para brindar las recomendaciones más oportunas.
En cambio la Auditoría Operativa identifica las áreas en las que hay reducción de costos
con el fin de mejorar los métodos operativos aumentando la rentabilidad de las áreas con
necesidades, realizando además una detección de deficiencias importantes en las prácticas
contables, procedimientos y políticas con alguna deficiencia.
2.2 Control Interno
2.2.1 Concepto e Importancia
2.2.1.1 Concepto
Whittington resalta que el control interno es un proceso, realizado por el consejo de
administración los directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la
consecución de objetivos (Pany W. , 2004). El control interno constituye un proceso aplicado
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por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona
seguridad razonable de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos
institucionales (CGE C. , 2009)
El Control Interno según Benjamín Franklin es una forma complementaria y línea
estratégica de las aportaciones más significativas para la buena administración, a través del
tiempo, se debe sumar de manera especial modelos de control interno, asumiendo que este
promueve y fomenta el funcionamiento efectivo en las organizaciones al regular sus
actividades y fomentar un claro rendimiento de cuentas (Franklin, 2013).
Proceso efectuado por personas de una organización, a fin de proporcionar un grado de
seguridad "razonable" para la consecución de sus objetivos, dentro de las siguientes
categorías:
• Eficiencia y eficacia de las operaciones.
• Fiabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
2.2.1.2 Importancia
La importancia del control interno radica en la prevención que esta presta ante un posible
fraude, malversación de activos a demás contribuye a garantizar el control de manufactura u
de otros procesos.
16
Muchas empresas han dejado de existir como producto de sus falencias en el control interno
y en la falta de una auditoría interna que evalúe eficazmente la misma.
La falta de buenos controles internos (no meramente normativos, sino aplicados) no sólo
han dado lugar a estafas o fraudes (sea esta por parte de ejecutivos, empleados o clientes), sino
también a graves errores en materia de decisiones producto de graves errores en materia de
información (León Lefcovich, 2003) .
2.2.1.3 Objetivo de Control Interno
En el Manual de Auditoría de Gestión de la CGE (Andrade Puga, 2001), se indica que el
Control Interno fue diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en
cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
(…”Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.”… )
2.2.2 Componentes de Control Interno
La Contraloría General del Estado ha adoptado y adaptado cinco componentes los cuales se
encuentran interrelacionados y son:
• Ambiente de control.
17
• Valoración de riesgos.
• Actividades de control.
• Información y comunicación.
• Monitoreo o supervisión.
Adicionalmente en la LOCGE se indican como elementos del Control Interno los
siguientes: el entorno de control, la organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento
de los objetivos institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las
medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de información, el cumplimiento de las normas
jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de control (CGE, Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado, Reformas y Reglamento, 2009).
2.2.3 Métodos de evaluación de Control Interno
Pany habla que el tipo y el alcance de la documentación se ven afectado por el tamaño y
complejidad del cliente, lo mismo que por la índole de su control interno. Casi siempre se
presenta en forma de cuestionarios, relaciones escritas o diagramas de flujo (Whittington,
2005).
En el Manual de la CGE se indica que para la evaluación de control interno se utiliza
diversos métodos, entre los más conocidos los siguientes:
Cuestionarios: Consiste en diseñar cuestionarios a base de preguntas que deben ser
contestadas por los funcionarios y personal responsable, de las distintas áreas de la empresa
bajo examen, en las entrevistas que expresamente se mantienen con este propósito.
18
Encuestas: En las entrevistas, no sólo se procura obtener un Si, No o NA, sino que se trata
de obtener el mayor número de evidencias; posterior a la entrevista, necesariamente debe
validarse las respuestas y respaldarlas con documentación probatoria
Consiste en relevar y describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas relacionadas
con la auditoría, así como, los procedimientos a través de sus distintos departamentos y
actividades.
Descriptivo o narrativo: Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más
importantes y las características del sistema que se está evaluando; estas explicaciones se
refieren a funciones, procedimientos, registros, formularios, archivo, empleados y
departamentos que intervienen en el sistema. El relevamiento se los hace en entrevistas y
observaciones de actividades, documentos y registros.
Matrices: El uso de matrices conlleva el beneficio de permitir una mejor localización de
debilidades de control interno.
Combinación de métodos: Ninguno de los métodos por si solos, permiten la evaluación
eficiente de la estructura de control interno, pues se requiere la aplicación combinada de
métodos.
2.2.4 Sistema de Control Interno
El sistema de control interno es un proceso de control integrado a las actividades operativas
de los entes, diseñados para asegurar en forma razonable la fiabilidad de la información (Malica
& Abdelnur, s.f.).
El sistema de control interno de cada empresa o institución está diseñado para diseñado para
satisfacer las necesidades específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección.
En la LOCGE se dispone que:
19
(…”Artículo 5.- Sistema de control, fiscalización y auditoría del Estado.- Las instituciones del
Estado, sus dignatarios, autoridades, funcionarios y demás Servidores, actuarán dentro del
sistema de control, fiscalización y auditoría del estado, cuya aplicación procederá a que:
1. (…”Los dignatarios, autoridades, funcionarios y servidores públicos, sin excepción, se
responsabilicen y rindan cuenta pública sobre el ejercicio de sus atribuciones, la utilización
de los recursos públicos puestos a su disposición, así como de los resultados obtenidos de
su empleo;
2. Las atribuciones y objetivos de las instituciones del Estado y los respectivos deberes y
obligaciones de sus servidores, sean cumplidos a cabalidad;
3. Cada institución del Estado asuma la responsabilidad por la existencia y mantenimiento de
su propio sistema de control interno; y,
4. Se coordine y complemente con la acción que otros órganos de control externo ejerzan
sobre las operaciones y actividades del sector público y sus servidores. …”)
La LOCGE establece que el sistema de control tiene componentes que se deben considerar
para la ejecución del mencionado sistema, fiscalización y auditoría del Estado se debe realizar
por medio de:
(…”Artículo 6:… 1. El control interno, que es de responsabilidad administrativa de cada
una de las instituciones del Estado…
2. El control externo que comprende:
a. El que compete a la Contraloría General del Estado y,
b. El que ejerzan otras instituciones de control del Estado en ámbito de sus competencias.
…”)
20
Los sistema de control más utilizados son el sistema de COSO I y Coso II los mismos que
surgen como iniciativa del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway (COSO)
creado en Estados Unidos en 1992, con la finalidad de definir una metodología con el propósito
de revisar el control interno de una organización.
La auditoría interna se considerará como una parte del sistema de control en la cual se
emplea el sistema COSO como una herramienta utilizada por la Auditoria interna para realizar
el control interno de la empresa.
2.2.4.1 COSO I
En Slideshare se habla de que hace más de una década el Committe of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission, conocido como COSO, publicó el Internal
Control - Integrated Framework (COSO I) para facilitar a las empresas a evaluar y mejorar sus
sistemas de control interno. Desde entonces ésta metodología se incorporó en las políticas,
reglas y regulaciones y ha sido utilizada por muchas compañías para mejorar sus actividades
de control hacia el logro de sus objetivos (Grace, 2012).
El sistema de COSO I está integrado por los siguientes elementos:
(…”AMBIENTE DE CONTROL: Es el fundamento de todos los demás componentes de
control interno proporcionando disciplina y estructura.
EVALUACIÓN DE RIESGO: Es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para
la consecución de los objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben
administrar los riesgos.
21
ACTIVIDADES DE CONTROL: Son políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que
los directivas se lleven a cabo.
FORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Es la identificación, obtención y comunicación de
información pertinente en una forma y en un tiempo que le permita a los empleados con sus
responsabilidades
MONITOREO: Es el proceso que valora el desempeño de sistema en tiempo.”…) (Grace,
2012).
Este marco se enfoca a la gestión de los riesgos (más allá de la intención de reducir riesgos
que se plantea en COSO I) mediante técnicas como la administración de un portafolio de
riesgos (Almeida Gonzáles & Gonzáles Acosta, s.f.).
2.2.4.2 COSO II
En Slideshare además se menciona que hacia fines de Septiembre de 2004, en respuesta a
una serie de escándalos, e irregularidades que provocaron pérdidas importantes a
inversionistas, empleados y otros grupos de interés, nuevamente el Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission, publicó el Enterprise Risk Management -
Integrated Framework (COSO II) y sus Aplicaciones técnicas asociadas, el cual amplía el
concepto de control interno, proporcionando un foco más robusto y extenso sobre la
identificación, evaluación y gestión integral de riesgo (Grace, 2012). La Estructura del sistema
del COSO II está compuesto por ocho componentes los mismos que están interrelación entre
sí, estos procesos deben ser realizados por el director de la gerencia y los miembros del personal
22
de la empresa a lo largo de su organización. Los ocho componentes además están alineados
con cuatro objetivos. Los elementos o componentes del COSO II son:
TABLA 2.1 1: COMPONENTES MODELO COSO II
Fuente: (Fonseca Luna, 2011)
2.2.5 Riesgos de Auditoría
Fonseca Luna menciona que riesgo de auditoría es la posibilidad que el auditor exprese una
opinión inapropiada por una información afectada por una distorsión material. (Oswaldo
Fonseca, 2007). También Pany cita que es el riesgo que los auditores no logren modificar
convenientemente sus opiniones sobre información que contiene errores materiales.
El riesgo de auditoría tiene tres componentes: Riesgo de Control, Riego Inherente y
Riesgo de Detección.
23
2.2.5.1 Riesgo de Control
El Riesgo de Control es aquel riesgo de que ocurra un erro material en una afirmación, sin
que el control interno la detecte oportunamente (Pany W. , 2004).
2.2.5.2 Riesgo Inherente
Es el riesgo de error material en una cuenta, suponiendo que no existan los controles
pertinentes (Pany W. , 2004).
2.2.5.3 Riesgo de Detección
Es aquel Riesgo de que el procedimiento haga que los auditores concluyan que una
afirmación contiene un erro material, cuando en realidad no existe (Pany W. , 2004).
De acuerdo a lo citado se considera para el presente análisis el Riesgo de Control pues el
riesgo aplicable a una Auditoría de Gestión.
2.3 Herramientas de la auditoría Administrativa y de Gestión
2.3.1 Indicadores
Un indicador es una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de
un sistema dentro de un contexto de interpretación.
Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias
y predecir cambios. Puede medir el desempeño de un individuo, de un sistema y sus niveles,
24
de una organización, sirve como una medida aproximada de algún componente o de la relación
entre sus componentes (Benjamín, 2013).
La Contraloría General del Estado Ecuatoriano indica que los indicadores de gestión son
variables o parámetros que permiten medir de forma cuantitativa y cualitativa, el grado de
cumplimiento de un sistema, proyecto, programa, componentes, proceso, actividad o de la
ejecución de las operaciones, en términos de eficiencia, economía, efectividad e impacto (CGE
C. G., Guía de Metodolígica para la Auditoría de Gestión, 2012).
Franklin (Benjamín, 2013), cita varias características que debe reunir un indicador para que
los indicadores sean efectivos, estas son:
Ser relevante o útil para la toma de decisiones.
Factible de medir
Fácil de llevar de una parte a otra
Altamente discriminativo.
Verificable
Libre de sesgo estadístico o personal
Aceptado por la organización
Justificable con relación a su costo-beneficio
Fácil de interpretar
Utilizable con otros indicadores
Tener precisión matemática en los indicadores cuantitativos
Precisión conceptual en los indicadores cualitativos
25
La Contraloría General del Estado (CGE C. G., Guía Metodológica para la Auditoría de
Gestión, 2012) considera las siguientes características:
- Estarán ligados a la misión, visión, los objetivos estratégicos y las metas trazadas.
- Establecerán una periodicidad y un responsable de cálculo.
- Proveerán información útil y confiable para la toma de decisiones.
- El número de indicadores será el necesario para evaluar la gestión, uso de los recursos y
grado de satisfacción de los usuarios, evitando los que no son aplicables.
- Se integrarán con los procesos, áreas funcionales y sistemas de evaluación organizacional.
2.3.1.1 Clasificación de Indicadores
La CGE (Andrade Puga, 2001), clasifica a los indicadores en: Indicadores Cuantitativos y
Cualitativos, Indicadores de uso Universal e Indicadores Globales, Funcionales y Específicos.
TABLA 2.2 1: CLASIFICACIÓN DE INDICADORES
Fuente: Manual de Auditoria, CGE (Andrade Puga, 2001)
2.3.1.2 Tipos de indicadores
26
2.3.1.2.1 Indicadores Financieros
Según indica Franklin (Benjamín, 2013), los indicadores que aquí se incorporan son los que
tradicionalmente emplean las organizaciones para apoyar la evaluación cuantitativa de los
hallazgos obtenidos durante una auditoría, los cuales sirven para determinar las relaciones y
tendencias de los hechos. Está claro que su adecuada utilización se subordina al correcto
conocimiento de su significado y alcance.
Para poder ubicarlos en función de su campo de aplicación y utilidad, se clasifican en
indicadores de:
TABLA 2.3 1: INDICADORES FINANCIEROS
Fuente: Manual de Auditoría, CGE (Andrade Puga, 2001)
27
Asimismo, los indicadores se presentan en cada caso en un formato que incluye la
numeración consecutiva, el nombre u objeto del indicador y la fórmula para su aplicación. De
esta manera su consulta y uso puede efectuarse en forma accesible.
2.3.1.2.2 Indicadores de Gestión
Franklin (Benjamín, 2013) habla que el fin primordial de emplear indicadores en el proceso
administrativo es poder evaluar en términos cualitativos y cuantitativos el cumplimiento
puntual de sus etapas y su propósito estratégico, a partir de la revisión de sus funciones.
Para estar en posibilidad de obtener mayor y mejor información, a cada etapa del proceso se
le asignan indicadores cualitativos (éstos son los que otorgan su razón de ser a la organización),
así como cuantitativos (los que traducen en hechos el objetivo de ésta).
El manejo simultáneo de estos dos indicadores obedece al propósito de que el auditor tenga
una visión global y completa de la organización, asociando la esencia con las acciones y el
comportamiento con los resultados.
Esta división convencional se establece con la idea de evaluar al proceso en sí mismo y
obtener información adicional de los factores que inciden en su ejecución, toda vez que el
conjunto de etapas y elementos permite soportar la posible formulación de recomendaciones y,
sobre todo, seguir una secuencia ordenada y sistemática para emitir un juicio definitivo de la
situación de la organización.
Asimismo, es necesario tomar en cuenta que los cuestionarios preparados para cada rubro
respeten este criterio. También se debe considerar que para ampliar el alcance en la revisión de
28
cada etapa y elemento, así como determinar las condiciones en que se generaron, la
organización puede considerar los siguientes aspectos:
Vía seguida para formularlos.
Asignar al responsable de prepararlos.
Difundir su preparación.
Aceptación por parte de la organización.
Interpretación adecuada de los miembros de la organización.
Acceso a la información para su consulta.
Plazo o periodo estimado de ejecución.
Claridad en su definición.
Consistencia en sus conceptos.
Congruencia con las condiciones de la organización.
Revisar y actualizar los contenidos.
Vínculos con las instancias con las que interactúa la organización.
También la CGE (CGE C. G., Guía de Metodolígica para la Auditoría de Gestión, 2012)
menciona que los indicadores de gestión son variables o parámetros que permiten medir de
forma cuantitativa y cualitativa, el grado de cumplimiento de un sistema, proyecto, programa,
componente, proceso, actividad o de la ejecución de las operaciones, en términos de eficiencia,
economía, efectividad e impacto.
A demás se indica que se pueden utilizar datos primarios o indicadores que relacionan dos
datos; una vez elegidos los indicadores, se definen los objetivos contra los que se van a
comparar, la periodicidad en que se realizarán las mediciones y cuando los desvíos se
29
convertirán en alertas, es decir, indicarán los niveles por encima o por debajo de los cuales el
indicador es importante.
Características
Las características de los Indicadores de Gestión son:
Estarán ligados a la misión, visión, los objetivos estratégicos y las metas trazadas.
Establecerán una periodicidad y un responsable de cálculo.
Proveerán información útil y confiable para la toma de decisiones.
El número de indicadores será el necesario para evaluar la gestión, uso de los recursos y
grado de satisfacción de los usuarios, evitando los que no son aplicables.
2.3.2 Escalas de Medición
Franklin (Benjamín, 2013) establece que una escala es una caracterización de los objetos a
medir mediante una variable cuantitativa y cualitativa. La construcción de ésta implica
adjudicar un valor a un conjunto de expresiones o juicios, ya sean positivos, negativos o
neutrales y que expresan la posición individual del entrevistado ante una variable determinada.
Cualquiera que sea la escala que se decida emplear, debe cumplir dos propiedades básicas
inherentes a un instrumento de medición: confiabilidad y validez.
Además indica que las Escalas de Medición tienen la capacidad para proporcionar
resultados iguales, en condiciones iguales, dos o más veces, a un mismo conjunto de objetos
(obtener los mismos valores o la misma jerarquización de un grupo de personas). Son
30
sinónimos de confiabilidad os conceptos: estabilidad, consistencia, seguridad, precisión y
predictibilidad (Benjamín, 2013).
2.3.2.1 Características Generales
La medición, vista desde una concepción técnica, es un instrumento que permite el análisis
estructurado y altamente reflexivo de las variables que se involucran en la administración de
una organización. Por ello, implica una investigación del objeto a medir, así como el desarrollo
instrumentado para recopilar datos y el riguroso examen de la información obtenida. Esta
medición tiene características generales que deben considerarse en la auditoría administrativa
(Benjamín, 2013):
Es integral porque es aplicable a todas las variables del ámbito de una organización.
Es indirecta porque las variables administrativas sólo son mesurables en las manifestaciones
observables y en la medición de actitudes de los integrantes de la organización.
Es científica en su realización y en la metodología empleada al obtener la información, así
como en su tratamiento y análisis.
Es referencial porque su finalidad guarda relación con las metas y objetivos propuestos o
los programas establecidos.
Es continua y se integra a los procesos de todas las áreas, por tanto es formativa y de
retroalimentación.
Es descriptiva, ya que proporciona elementos de información para que la organización y sus
miembros conciban sus propias soluciones.
En esta área de la auditoría, la medición dentro del proceso de investigación en general se
realiza por medio de cuestionarios, con el propósito de describir, predecir y explicar los
fenómenos administrativos.
31
2.3.2.2 Tipos de Escalas
Las propiedades o características susceptibles de medición metodológicamente se
denominan variables, ya que esta designación apunta a la posibilidad de asignarles valores para
lograr lo que se conoce como “construcción de variables” (Benjamín, 2013). Los tipos
conocidos de escalas son:
- Escala ordinal o de liket: Es una escala unidireccional, que consiste en la prestación de una
serie de juicios al entrevistado. Los niveles se solicitan en términos de acuerdo o desacuerdo
con la pregunta o sentencia.
- Escala de intervalos iguales: En esta escala el punto inicial representará una opinión extrema,
ya sea favorable o desfavorable; los puntos intermedios, una opinión neutra y el punto final
la opinión favorable o desfavorable contraria a la inicial.
- Escala de diferencial semántico: Mide el significado que tiene una sentencia, pregunta o un
objeto para el entrevistado. La escala tiene un par de adjetivos que son bipolares, lo que
muestra al individuo que hace la elección dos alternativas de juicio. Implica una evaluación
del objeto, la percepción de la potencia o poder, así como de la actividad que demuestra.
2.4 Instrumentos normativos
Franklin menciona que para fundamentar jurídicamente las condiciones en que se aplica una
auditoría administrativa, se requiere de la firma de un convenio o contrato, en el que se plasme
el objeto, naturaleza, duración, costo, obligaciones y responsabilidades de las partes;
32
Además indica que con el objeto de cumplir con este requisito, el cliente y el auditor pueden
definir la clase y contenido del documento en la forma que estimen más viable a sus
necesidades, incluso pueden apoyarse en su departamento jurídico o en un especialista en la
materia (Benjamín, 2013).
2.4.1 Carta Convenio
En la página digital Scrib se habla que el auditor, como parte de la planeación del trabajo,
acostumbra a formalizar un convenio con el cliente con respecto a la Auditoría para la cual ha
sido contratado. Esto se realiza por medio de una carta compromiso donde se describe la
naturaleza y alcance de trabajo, la responsabilidad del auditor, la fecha en que se entregará el
informe y el costo de la Auditoría (Hernandez, 2011).
La página perucontadores se habla de la carta convenio como una carta del auditor a su
cliente en la cual se documenta y confirma la prestación del servicio, el objeto y alcance del
mismo, el grado de la responsabilidad que asume y la clase de informes que deberá
proporcionar (Perucontadores, s.f.).
Las NEA 2 mencionan que el auditor envíe una carta de compromiso, preferiblemente antes
del inicio del trabajo, para ayudar a evitar malos entendidos respecto del trabajo. La carta
convenio o compromiso es un documento que confirma la aceptación del nombramiento por
parte del auditor, el objeto del alcance de la auditoría, el grado de las responsabilidades del
auditor hacia el cliente y la forma de cualesquier informe (NEA, s.f.).
2.4.2 Contrato de prestación de servicios.
33
El presente instrumento es el documento legal con el que se compromete el auditor a realizar
la prestación de servicios de acuerdo a lo que dispone la Superintendencia de Bancos y Seguros.
La Superintendencia establece:
(…”Los auditores externos cumplirán sus funciones sometidos al sigilo bancario y la
prestación de sus servicios se realizará en las condiciones y con el alcance definido en la Ley
General del Instituciones del Sistema Financiero, las disposiciones de este capítulo y las
instrucciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros.” …) (Seguros, SBS, 2003).
2.5 Metodología de la Auditoría Administrativa
Según la Contraloría General del Estado se debe seguir la siguiente metodología para
realizar una auditoría de gestión en una institución pública:
2.5.1 Planificación
La CGE indica que en la planeación de una auditoría de gestión se deben cumplir varias
tareas: conocimiento de la entidad a través del relevamiento de información, aplicación de
indicadores, evaluación de control interno, asignación del equipo de trabajo y diseño de un
programa de auditoría. La fase de la planificación en la auditoría de gestión, comprende desde
el conocimiento preliminar hasta la formulación del programa de auditoría (CGE C. G., Guía
Metodológica para la Auditoría de Gestión, 2012).
2.5.1.1 Conocimiento preliminar
Las normas ecuatorianas de auditoría gubernamental, en lo relacionado con la Planificación,
establecen la necesidad de identificar los elementos claves de la administración, con el fin de
34
evaluar la importancia de los objetivos de auditoría, por lo que, antes de iniciar una auditoría
de gestión, es preciso un conocimiento general de la entidad, programas o proyecto a ser
examinado (CGE C. G., Guía Metodológica para la Auditoría de Gestión, 2012).
Para lar propósito, se revisará la información del archivo permanente; así como se
recopilarán datos en línea con la ayuda del internet y se realizara la visita previa a la entidad
para establecer el estado de las actividades de la entidad y determinar la oportunidad de realizar
la acción de control (CGE C. G., Guía Metodológica para la Auditoría de Gestión, 2012).
Con el fin de obtener un conocimiento preliminar de la entidad, se identificarán los
siguientes aspectos:
La naturaleza jurídica, objetivos institucionales, finalidad y objeto social, establecidos en la
base legal de la institución.
La misión, visión, metas y objetivos de largo, mediano y corto plazo, determinados en la
planificación de la entidad.
Las relaciones de dependencia, ambientales, jerárquicas, operativas, económicas,
comerciales, societarias, gubernamentales e interinstitucionales (factores externos).
La composición del talento humano, infraestructura, equipamiento, sistemas de información
administrativa, financiera y operativa, tecnología de la información (factores internos)
La diferenciación de las actividades generadoras de valor: medulares o de línea y las
actividades de apoyo o de soporte.
Las fuentes de financiamiento.
Los funcionarios principales.
35
Dentro de esta etapa de control encontramos:
1. Informe de conocimiento preliminar
2. Designación del equipo de trabajo
2.5.1.2 Planificación Específica
La CGE habla de la etapa de planificación especifica que es el proceso de recopilación de
información y de verificación de hechos, que serán la base para conocer las características
fundamentales de la entidad y para la ejecución del examen (CGE C. G., Guía de Metodología
para la Auditoría de Gestión, 2012). La verificación de hechos a través de la información
recopilada y mediante entrevistas a funcionarios, podrá revelar la existencia de áreas críticas,
lo que se dejará constancia en los papeles de trabajo, para dar mayor atención en la ejecución
del examen (CGE C. G., Guía de Metodología para la Auditoría de Gestión, 2012).
Las actividades a considerarse en esta etapa son:
Recopilación de análisis de información
Entrevistas y visitas
Evaluación del sistema de control interno
Determinación de áreas críticas
Determinación del alcance de auditoría
Programas de auditoría
Memorando de planificación
2.5.2 Ejecución de la Auditoría
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En esta etapa, se ejecuta el trabajo de auditoría, con el desarrollo de los programas y con la
obtención de la evidencia suficiente, relevante y competente, basada en criterios de auditoría y
procedimientos definidos en cada programa; evaluación de los resultados de la gestión y
determinación de los hallazgos resultantes para sustentar los comentarios, las conclusiones y
recomendaciones que serán incluidas en el informe (CGE C. G., Guía de Metodolígica para la
Auditoría de Gestión, 2012). Las actividades a realizar son:
Obtención de evidencia
Indicadores de gestión
Criterios de auditoría
Papeles de trabajo
2.5.3 Comunicación de resultados
La redacción del informe de auditoría de gestión, al igual que de otro tipo de auditoría,
observará las normas nacionales e internacionales y demás disposiciones emitidas para el
efecto y presentará una estructura en la cual se establezca los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones (CGE C. G., Guía de Metodolígica para la Auditoría de Gestión, 2012). En
la Fase de comunicación de resultados, se mantendrá informada a la administración de la
entidad permanente, sobre las observaciones encontradas durante la ejecución del examen, con
la finalidad de obtener los justificativos y comentarios pertinentes, previo a la elaboración del
informe final. (CGE C. G., Guía de Metodolígica para la Auditoría de Gestión, 2012). La
estructura y contenido de los informes de auditoría de gestión se guiará por los lineamientos
establecidos en el Manual de Auditoría de Gestión (CGE C. G., Guía de Metodolígica para la
Auditoría de Gestión, 2012).
37
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 Métodos Científicos
Método histórico:
José Celi indica que el método histórico trata de investigar los acontecimientos, ideas,
personas, movimientos en relación con de terminación al tiempo y al lugar (Celi C., pág. 46),
este método es utilizado por que se fundamenta en conocer el desarrollo o evolución de un
fenómeno en el transcurso del tiempo para investigar sucesos pasados relevantes de la dirección
esto se logró buscando información sobre los antecedentes de la dirección.
Método Analítico- Sintético:
Análisis y síntesis son procesos que permiten al investigador conocer la realidad, el
método de análisis es un proceso de conocimiento que se inicia con la identificación de cada
una de las partes que caracterizan una realidad, de esta manera se establece la relación causa-
efecto entre los elementos que componen el objeto de investigación.
Mientras que el método de síntesis es el proceso de conocimiento que procede de lo simple a
lo complejo, de la causa a los efectos, de la parte al todo, de los principios a las consecuencias.
El método analítico sintético permitirá revisar toda la literatura y fuentes de información en
el desarrollo de la tesis extrayendo las partes importantes para la elaboración de la misma
(Gutiérrez, 2005).
38
Método deductivo:
Proceso de conocimiento que inicia con la observación de fenómenos generales con el
propósito de señalar las verdades particulares contenidas explícitamente en la situación general.
Según indica Celi< en el método deductivo se presentan conceptos, principios, definiciones,
leyes, normas generales de donde se extraen conclusiones o consecuencias en las cuales se
aplican parte de verdades previamente establecidas como principio general para luego aplicarlo
a casos individuales y comprobar su validez (Celi C., pág. 45).
Método inductivo – deductivo:
El método inductivo – deductivo acepta la insistencia de una realidad externa y postula la
capacidad del hombre para percibirla a través de sus sentidos y entenderla por medio de su
inteligencia. Este método se aplica para conocer e indagar todos los elementos que intervienen
en el desarrollo de la investigación, como por ejemplo el estudio de la situación actual de la
dirección (Gutiérrez, 2005).
Método de comparación:
El método comparativo ayudará a comprender las ventajas y desventajas de la utilización
de las diferentes metodologías para realizar la evaluación, así como también a comprender cada
uno de los procesos de las mismas, en las que nos basaremos para diseñar una metodología que
contemple los puntos más importantes (Nohlen, 2007).
Método objetivo:
39
Parte de la metodología que utiliza lo real y palpable; se lo aplicará para la obtención de
fuentes primarias y secundarias poder apreciar los factores externos que afectan al control
interno de la institución, como el análisis externo, dicha información se la analizará y se dará
una crítica destacando el aporte de manera objetiva (Díaz Narváez, 2009) (Muñoz Razo &
Benassini Félix, 1998).
En conclusión el presente investigación aplicará diferentes métodos de investigación con
sus procedimientos y así lograr la consecución de los objetivos previamente determinados.
3.2 Técnicas e instrumentos para recopilación de datos
Las fuentes de información básicas a utilizar son: primarias, secundarias y terciarias:
Las fuentes primarias son aquellas que nos proveen directamente la información en relación
con el objeto de investigación, se da a través del contacto directo con los hechos y personas
como funcionarios de la dirección, directora, entre otros (Gómez, 2006).
Gómez indica que las fuentes secundarias se obtienen de manera indirecta a través de libros
relacionados con Auditoría de Gestión, tesis, monografías, fichas, etc. (Gómez, 2006).
Las fuentes terciarias son aquellas que se obtienen ocasionalmente de fuentes como material
impreso, periódicos, prensa, noticieros, internet, etc. (Gómez, 2006).
3.3 Técnicas e instrumentos para la recopilación de información
40
Durante el presente estudio se considerara dos técnicas indispensables para el logro de las
metas de la investigación:
Observación.- Gutiérrez indica que la observación es el proceso que tiene por objeto la
captación de las características que se presentan en las actividades y objetos durante la
investigación, es decir, toda la investigación comienza con la observación y comienza con ella
(Gutiérrez, 2005, pág. 136). Esta técnica será aplicada en el momento de evaluar el
desenvolvimiento de las actividades que se realizan en la dirección.
Entrevista.- Celi menciona que la entrevista es una conversación entre dos personas
utilizada cuando la muestra a investigarse se considera de gran importancia que la información
sea obtenida mediante el diálogo (Celi C., pág. 58). Por lo que la entrevista será aplicada en las
diferentes etapas de la investigación como es en la etapa de estudio preliminar para obtener
información de forma oral y personalizada con el director de la dirección.
3.4 Población y muestra o encuesta
Bernal describe a la población y muestra como un grupo de personas que se consideran el
elemento y fuente de información (Bernal Torres, 2006), en la presente investigación, las
fuentes primarias que se consideran como población y muestra son las que nos proveen
directamente la información en relación con el objeto de investigación, se da a través del
contacto directo con los hechos y personas como son los 20 funcionarios de la dirección, pero
considerando a 3 funcionarios encargados de las unidades más relevantes a los que se les hará
la entrevista y al, Director del área Administrativa.
41
3.5 Tratamiento y análisis de datos
El tratamiento y análisis de datos en la investigación científica no se realiza de una única
forma, sino que depende de gran medida del tipo de estudio que se haya diseñado y de la
metodología y línea de investigación que se elija (Martínez González, 2007), para el
tratamiento y análisis de los datos obtenidos de investigación sobre la población y muestra de
estudio para generar resultados se emplearán indicadores de gestión, papeles de trabajo de
auditoría, matrices, diagramas, organigramas, flujogramas.
3.6 Variables de la investigación
3.6.1 Variable Independiente
Auditoría de Gestión a la Dirección Administrativa del Ministerio del Interior
3.6.2 Variable Dependiente
Determinar el nivel de complemento de procesos frente a los objetivos institucionales
Procesos ágiles y efectivos
Procesos Críticos
Aplicación de indicadores útiles para la institución.
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43
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
ÍNDICE 1-Enero al 31 de
Diciembre 2013
FASE 1: INSTRUMENTOS NORMATIVOS
Carta de solicitud de servicios de auditoría
Oferta técnica de servicios de auditoría
Aceptación de servicios de auditoría
Contrato de prestación de servicios de auditoría
ELABORADO
POR: MFG FECHA: 08/12/2014
RECIBIDO
POR: RG FECHA: 08/12/2014
REF:
PT – IN
1-1
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GOBIERNO NACIONAL DE
LA REPÚBLICA DEL ECUADOR
Benalcázar N4-24 entre Espejo y Chile
PBX 593-2 295-5666 295-0470
www.ministeriodelinterior.gob.ec
Oficio Nro. MDI-MDI-CGAF-DA-2015-020-OFICIO
Quito, D.M., 1 de diciembre de 2014
Asunto: SOLICITUD DE SERVICIO DE AUDITORIA DE GESTIÓN A LA DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DEL INTERIOR
Señores
AUDITING S.A.
Presente.-
De mi consideración:
En vista de la posible visita de la Contraloría General del Estado y con el propósito de verificar que
todos los procedimientos que se están manejando en la Dirección Administrativa del Ministerio del
Interior son correctos y que los cumplimientos son desarrollados acorde a la ley, se considera necesaria
la realización de una auditoría de gestión a la Dirección en mención por lo cual se requiere los servicios
de su empresa para lograr los propósitos deseados. La Dirección Administrativa cuenta con tres
Unidades las mismas que se detallan a continuación:
1. Unidad de Servicios Institucionales
2. Unidad de Proveeduría
3. Unidad de Control de Bienes y Bodega
Las mencionadas Unidades tienen a su cargo varias áreas las mismas que mantienen a cargo diferentes
actividades y son coordinadas por distintos jefes de área.
Seguros de contar con sus servicios, quedaremos a la espera de su respuesta
Con sentimientos de distinguida consideración.
Atentamente,
Ing. Ricardo Marcelo Gómez Vega
DIRECTOR ADMINISTRATIVO, ENCARGADO
MINISTERIO DEL INTERIOR ar.
Dirección: Benalcázar N 4-24 y Espejo
Telefax: (593) 2 955-666
www.ministeriodelinterior.gob.ec
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47
AUDITIG S. A.
Quito, 2 de diciembre de 2014
Ingeniero
Ricardo Gómez Vega
Director Administrativo
MINISTERIO DEL INTERIOR
Presente,
De mis consideraciones:
En atención a la solicitud recibida de su parte me permito enviarle la oferta técnica de servicios
profesionales de Auditoría Externa de Gestión para el análisis a realizar por el período de 2013.
Se agradece informar la decisión correo electrónico [email protected] o a los
números telefónicos: telf. (02) 2915-501; cel. 099-293-9841.
Atentamente,
Ing. María Fernanda Garzón
AUDITORA EXTERNA
AV. DE LOS SHYRIS Y GASPAR DE VILLARROEL, EDIFICIO TORRE BLANCA E7-253
Teléfonos: 02-2-299-638 / 02-2-293-746
Correo electrónico: [email protected]
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AUDITIG S. A.
OFERTA DE SERVICIOS PERSONALES
En consideración a lo solicitado me permito presentarle la propuesta de servicios profesionales
de auditoría externa de gestión para la Dirección Administrativa del Ministerio del Interior para
el período de análisis del año 2013.
A.- ANTECEDENTES
La ejecución de la auditoría de gestión integrada, es un protocolo profesional basado en normas
técnicas que tienen por objeto verificar la concordancia de los procesos y procedimientos
dentro de un entorno de trabajo. La auditoría de gestión integrada de manera profesional se
sustenta en normas internacionales y leyes, reglamentos y normas del órgano de control como
es la Contraloría General del Estado, las mismas que fortalecen la productividad,
competitividad, calidad, eficiencia, eficacia de la institución u organización si se combinan con
la Dirección Estratégica basada en la medición, metodología científica y en técnica de
actuación sustentada por las experiencias del talento humano.
B. OBJETIVO DE LA PROPUESTA:
“Auditar los sistemas integrados de gestión de la calidad; fundamentados en estándares
internacionales y en la normativa legal ecuatoriana; para identificar la concordancia de los
procesos y procedimientos dentro del entorno laboral y fortalecer las acciones de mejoras”.
AV. DE LOS SHYRIS Y GASPAR DE VILLARROEL, EDIFICIO TORRE BLANCA E7-253
Teléfonos: 02-2-299-638 / 02-2-293-746
Correo electrónico: [email protected]
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C. ACTIVIDADES PARA EL PROCESO DE AUDITORÍA
Los campos a considerar para la auditoría son:
1. Gestión Administrativa
1.1. Política de calidad de gestión
1.2. Planificación
1.3. Organización
1.4. Integración e implantación
1.5. Auditoría Interna del Cumplimiento de estándares e índices de eficiencia del plan integral
de gestión.
1.6. Control de las desviaciones del plan de gestión
1.7. Mejoramiento Continuo
2. Gestión técnica
La identificación, medición, evaluación, control y vigilancia de la gestión de la calidad,
ambiente y factores de riesgo.
2.1 Identificación de procesos
2.2. Medición de procesos
2.3 Evaluación
2.4 Control Operativo Integral
2.5 Vigilancia de los sistemas integrados de calidad
3. Procedimientos y programas operativos básicos
3.1 Investigación de la conformidad
AV. DE LOS SHYRIS Y GASPAR DE VILLARROEL, EDIFICIO TORRE BLANCA E7-253
Teléfonos: 02-2-299-638 / 02-2-293-746
Correo electrónico: [email protected]
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3.2 Vigilancia de calidad y salud en el trabajo
3.3 Planes de emergencia y contingencia
3.4 Auditorías Internas
4. Procedimientos y programas operativos básicos
4.1 Inspecciones para el aseguramiento de la calidad
4.2 Mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo
D. COMPETENCIAS TECNOLÓGICAS DEL PROPONENTE
- Auditing S. A. cuenta con profesionales con alto nivel de conocimiento y experiencia en
auditorias de gestión, quienes estarán en constante atención a las actividades de control a
realizar en su Dirección y se responsabilizaran de las actividades técnicas que la auditoría
requiera.
- Nuestra sociedad cuenta con todos los instrumentos y mecanismos necesarios para llevar a
cabo con la auditoría basándose en las normativas vigentes, en el Manual de Auditoría de
Gestión de la Contraloría General del Estado, el Estatuto Orgánico de Procesos, reglamentos
aplicables.
E. CRONOGRAMA DE TRABAJO
Para ejecución del trabajo de auditoría se considerara la ubicación geográfica y dispersión de
los procesos que la Dirección realiza. El proceso de auditoría de gestión a ejecutar tendrá una
duración de 8 semanas sin considerar fines de semanas y feriados, tiempo en los que se
realizarán la recopilación de información y análisis de la misma.
AV. DE LOS SHYRIS Y GASPAR DE VILLARROEL, EDIFICIO TORRE BLANCA E7-253
Teléfonos: 02-2-299-638 / 02-2-293-746
Correo electrónico: [email protected]
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Con los análisis realizados se elaborarán las herramientas necesarias para la elaboración de
informes finales por lo que se requerirá la completa colaboración y apertura de todas las
unidades que conforman la Dirección Administrativa para lograr los resultados e informes
deseados.
F. JUSTIFICACIÓN Y ALCANCES
- La Auditoría de Gestión propuesta es una evaluación profesional de los procesos y actividades
de la Dirección Administrativa, que tiene por objeto determinar el nivel de eficiencia, eficacia
de las acciones que se desarrollan para alcanzar el cumplimiento de las metas trazadas y de
mantener una constante mejora para el bienestar institucional.
- Considerando que el las operaciones o actividades de planificación, administrativas y
operativas de la Dirección pueden ser auditadas el alcance de la Auditoría de Gestión es
ilimitado.
PLAZO
El proceso se iniciará como fecha tentativa el día lunes 8 de diciembre de 2014, fecha que se
pone a consideración del Sr. Director Administrativo.
HONORARIOS
-El valor establecido por AUDITING S.A. es de $ 3500 USD más IVA, los mismos que de ser
aceptada la presente propuesta serán recaudados de la siguiente manera:
50% a la aceptación de la propuesta
25% a la recepción del informe de borrador de informe
25% a la recepción del informe final
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Atentamente,
Ing. María Fernanda Garzón
AUDITORA EXTERNA
AV. DE LOS SHYRIS Y GASPAR DE VILLARROEL, EDIFICIO TORRE BLANCA E7-253
Teléfonos: 02-2-299-638 / 02-2-293-746
Correo electrónico: [email protected]
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GOBIERNO NACIONAL DE
LA REPÚBLICA DEL ECUADOR
Benalcázar N4-24 entre Espejo y Chile
PBX 593-2 295-5666 295-0470
www.ministeriodelinterior.gob.ec
Oficio Nro. MDI-MDI-CGAF-DA-2015-033-OFICIO
Quito, D.M., 3 de diciembre de 2014
Asunto: ACEPTACIÓN DE SERVICIO DE AUDITORIA DE GESTIÓN A LA DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DEL INTERIOR
Señores
AUDITING S.A.
Presente.-
De mi consideración:
Lugo del análisis realizado a la propuesta recibida de servicios de Auditoría de Gestión a la Dirección
Administrativa del Ministerio del Interior y posterior a la autorización de la Coordinación General
Administrativa de esta Cartera de Estado, Yo Ricardo Gómez Vega en calidad de Director
Administrativo me permito informar la aceptación de los servicios profesionales de su empresa
AUDITING S.A. para realizar el examen de auditoría por el período 2013.
Con sentimientos de distinguida consideración.
Atentamente,
Ing. Ricardo Marcelo Gómez Vega
DIRECTOR ADMINISTRATIVO, ENCARGADO
MINISTERIO DEL INTERIOR ar.
Dirección: Benalcázar N 4-24 y Espejo
Telefax: (593) 2 955-666
www.ministeriodelinterior.gob.ec
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AUDITIG S. A.
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE AUDITORIA
EXTERNA DE GESTIÓN Y RESULTADOS DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEL
MINISTERIO DEL INTERIOR
PRIMERA: CONTRATANTES.- Celebran el presente contrato, por una parte:
MISNITERIO DEL INTERIOR. Representada por la señora María Paula Christiansen D. quien
en adelante se designa como “EL CONTRATANTE” y por otra AUDITING S.A. Empresa
legalmente constituida domiciliada en el país y representada por la Ing. María Fernanda Garzón
J. en calidad de Gerente General, quien en adelante se designa como “EL CONTRATISTA”
SEGUNDA: RELACIÓN PROFESIONAL.- Las partes indican que el presente contrato es
de orden civil y no existe relación de dependencia entre “EL CONTRATANTE” y “EL
CONTRATISTA”
TERCERA: MATERIA DE CONTRATO.- “EL CONTRATANTE” suscribe el contrato
con la firma: MINISTERIO DEL INTERIOR por servicios de Auditoría de Gestión y “EL
CONTRATISTA” acepta prestar tales servicios de conformidad con las siguientes
estipulaciones:
3.1. Efectuar la auditoría de gestión a la Dirección Administrativa al 31 de diciembre de 2013.
3.2. Toda información solicitada y reportada será dirigida al Director Administrativo.
3.3. “EL CONTRATISTA” dirigirá su informe al “CONTRATANTE”. Dado el caso de que
no haya la facilidad de obtención de información o que “CONTRATISTA” no pueda cumplir
con el informe por falta de colaboración e información, “EL CONTRATISTA” puede dar
por terminado el contrato. En dichas circunstancias los hallazgos o resultados encontrados hasta
ese momento serán comunicados al Director Administrativo y al “CONTRATANTE”.
3.4. El servicio propuesto no tiene como finalidad informar sobre la estructura de control
interno a “EL CONTRATANTE” por tal razón “EL CONTRATISTA” no estará obligado a
buscar debilidades significativas de control interno. “EL CONTRATISTA” solamente
comunicará las debilidades de control interno que se llegaren a su conocimiento.
3.5. “EL CONTRATISTA” y “EL CONTRATANTE” declaran conocer las disposiciones de
las leyes y reglamentos vigentes. “EL CONTRATISTA” en alcance a la auditoría de gestión,
revisará también el cumplimiento de las obligaciones administrativas y de gestión de la
Dirección Administrativa.
AV. DE LOS SHYRIS Y GASPAR DE VILLARROEL, EDIFICIO TORRE BLANCA E7-253
Teléfonos: 02-2-299-638 / 02-2-293-746
Correo electrónico: [email protected]
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3.6 Como resultado del trabajo contratado “EL CONTRATISTA” emitirá los siguientes
informes:
-Informe corto sobre la auditoría de gestión cortado al 31 de diciembre de 2013.
-Informe sobre el cumplimiento de obligaciones operativas de gestión administrativa,
incluyendo el Plan de Gestión y resultados de “EL CONTRATANTE”.
-Carta de comentarios y recomendaciones sobre la estructura de control interno de la Dirección
Administrativa, la cual contendrá las sugerencias para el mejoramiento del control interno,
operativo de gestión y administrativa.
CUARTA: OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE.- “EL CONTRATANTE” conviene
que todos los registros, documentación e información que “EL CONTRATISTA” requiera para
la ejecución de la auditoría se pondrán a su disposición; que toda información importante le
será revelada y que habrá total colaboración de los funcionarios de la Dirección Administrativa.
“EL CONTRATANTE” facilitara todo lo que “EL CONTRATISTA” requiera para la
ejecución del examen de auditoría, es decir, el acceso al sistema y a los equipos de
procesamiento de datos, material de oficina, el espacio físico y colaboración total de los
funcionarios.
“EL CONTRATANTE” se compromete a preparar y entregar a “EL CONTRATISTA” no más
tarde del tiempo que “EL CONTRATISTA” lo requiera la información suplementaria para el
análisis respectivo.
QUINTA: PLAZO DE ENTREGA DE INFORMES.- El informe corto sobre la auditoría de
gestión será entregado hasta el 2 de febrero de 2015 o cuando “EL CONTRATANTE” lo
requiera siempre que se cuente con toda la información en al menos 20 días anteriores a la
fecha estipulada; La carta de comentarios y recomendaciones sobre la estructura de control
interno de la Dirección Administrativa será emitida en un tiempo no mayor a ocho semanas
después de la fecha del dictamen; y el Informe sobre el cumplimiento de obligaciones
operativas de gestión administrativa, incluyendo el Plan de Gestión y resultados será emitido
hasta el 30 de marzo de 2015 o en las fechas que establezca la institución.
SEXTA: HONORARIOS PROFESIONALES- Los honorarios por los servicios de auditoría
objeto del presente contrato se establecen por $ 3500 USD (tres mil quinientos dólares) a este
valor se le deberá incluir el valor del impuesto IVA y otros que se puedan establecer, los
mismos que deberán ser cancelados por “EL CONTRATANTE” de la siguiente manera:
- 50% a la firma del contrato
- 25% a la recepción del informe de borrador de informe
- 25% a la recepción del informe final
AV. DE LOS SHYRIS Y GASPAR DE VILLARROEL, EDIFICIO TORRE BLANCA E7-253
Teléfonos: 02-2-299-638 / 02-2-293-746
Correo electrónico: [email protected]
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SEPTIMA: RESPOSABILIDADES DEL CONTRATISTA.- Conforme lo requieren las
normas internacionales de auditoría “EL CONTRATISTA” realizará indagaciones específicas
a los funcionarios de la Dirección Administrativa sobre las representaciones y la efectividad de
la estructura de control interno y la administración de “EL CONTRATANTE” proporcionara
a “EL CONTRATISTA” una carta de confirmación sobre estos asuntos. Los resultados de los
procedimientos de auditoría y las respuestas a sus indicaciones y las representaciones escritas
de la administración de “EL CONTRATANTE” comprenden el material de evidencia en que
“EL CONTRATISTA” confiara para formarse su opinión sobre el plan de gestión y sus
resultados.
“EL CONTRATISTA” planificara y realizara su auditoria para obtener seguridad razonable,
pero no absoluta, de la información administrativa no contiene exposiciones erróneas o
alteradas de carácter significativo, sean causadas por erro o inseguridad. La seguridad absoluta
no es posible debido a la naturaleza de la evidencia de auditoría y a las características de fraude.
Por lo tanto, existe un riesgo de que errores materiales, fraude (incluyendo fraude que pueda
ser un acto ilegal), y otros actos ilegales puedan existir y no ser detectados en una auditoría
efectuada de acuerdo con las normas internacionales de auditoría. “EL CONTRATISTA” no
es responsable de perjuicios originados por actos fraudulentos, manifestaciones falsas o
incumplimiento intencional o no, por parte de los funcionarios de la Dirección Administrativa
ni sobre el incumplimiento intencional o no de las disposiciones legales. Una auditoría también
no está diseñada para detectar asuntos que son inmateriales a los documentos de gestión.
En la medida que ciertos asuntos indicados en el párrafo precedente lleguen a la atención de
“EL CONTRATISTA”, “EL CONTRATISTA” informará al Director acerca de cualquier error
material y cualquier instancia de fraude o acto ilegal. Además en la extensión de que estos
asuntos lleguen a la atención de “EL CONTRATISTA”, “EL CONTRATISTA” informara
inmediatamente a “EL CONTRATANTE” acerca de fraudes o actos ilegales que involucren a
altos funcionarios de la Dirección y que a juicio de “EL CONTRATISTA” causen un error
material en la gestión de la Dirección Administrativa.
En caso de que “EL CONTRATANTE” considere que ha existido incumplimiento parcial o
total por parte de “EL CONTRATISTA” de las obligaciones asumidas en el presente contrato,
“EL CONTRATISTA” deberá responder hasta por el monto de los honorarios que haya
cobrado en relación al servicio de auditoría. En ningún caso “EL CONTRATISTA” será
responsable ante “EL CONTRATANTE”, ya sea en virtud de un reclamo contractual o
extracontractual o de otra índole, por ningún daño o perjuicio indirecto, por lucro cesante o
similar, en relación con sus servicios contemplados en el presente contrato.
OCTAVA: RESPONSABILIDAD DEL CONTRATANTE: “EL CONTRATANTE”
asume entera responsabilidad por la integridad y fidelidad de la información que contendrá el
Plan de Gestión y resultados a ser auditados, incluyendo la información de respaldo.
AV. DE LOS SHYRIS Y GASPAR DE VILLARROEL, EDIFICIO TORRE BLANCA E7-253
Teléfonos: 02-2-299-638 / 02-2-293-746
Correo electrónico: [email protected]
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También es responsable de establecer y mantener un control interno efectivo para permitir la
preparación de mantener la fiabilidad al momento de emitir conclusiones y recomendaciones.
NOVENA: PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de trabajo de los servicios de auditoría,
incluyendo los documentos y archivos electrónicos, son propiedad exclusiva de la auditoría y
constituyen información confidencial. “EL CONTATANTE” conoce las disposiciones
vigentes que facultan a la Contraloría General del Estado a verificar los papeles de trabajo que
los auditores externos preparen con relación a los exámenes de auditoría que efectúen en las
entidades sometidas a su control y vigilancia.
DECIMA: COMUNICACIONES.- Durante el transcurso del trabajo, los auditores podrán
ocasionalmente comunicarse con los funcionarios de la Dirección Administrativa en forma
electrónica; sin embargo, como es de conocimiento general, no puede garantizarse que la
transmisión electrónica de información sea segura o esté libre de errores y que dicha
información pudiera ser dañada, perdida, entregada tarde, incompleta o ser afectada de otro
modo en forma adversa. Si bien la empresa podrá utilizar controles preventivos y razonables
para el envío de la información, así como para la detección de los virus comúnmente conocidos
en ese momento, no tiene ninguna responsabilidad con la Dirección Administrativa relacionada
con la transmisión electrónica de información. Por consiguiente “EL CONTRATANTE” releva
expresamente a “EL CONTRATISTA” de toda responsabilidad por eventuales daños y
perjuicios que pudiera verificarse como consecuencia de dichas comunicaciones.
DECIMA PRIMERA: PLAN DE AUDITORIA.- Se deja constancia que el anexo No. 1 Plan
de Auditoría y Enfoque Propuesto, forman parte integrante del presente contrato.
DECIMA SEGUNDA: PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO.- El presente
contrato, considerando la naturaleza de las labores a realizarse durará hasta el 30 de marzo del
2015, tiempo dentro del cual “EL CONTRATISTA” realizará y terminará las labores
contratadas.
DECIMO TERCERA: DOMICILIO, JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA.- Las partes
contratantes señalan como domicilio la ciudad de Quito y se someten de modo expreso a la
jurisdicción y competencia del Tribunal de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Quito y a
resolver cualquier divergencia sobre la interpretación, aplicación o ejecución del presente
contrato por la vía verbal sumaria.
Para constancia de todas las estipulaciones antes descritas, de la condición de que sea
reconocido judicialmente por las partes contratantes, se firman tres ejemplares de igual tenor
en la ciudad de Quito al 5 del mes de diciembre de dos mil catorce.
Sra. María Paula Christiansen D. Ing. María Fernanda Garzón
MINISTERIO DEL INTERIOR AUDITING S.A.
AV. DE LOS SHYRIS Y GASPAR DE VILLARROEL, EDIFICIO TORRE BLANCA E7-253
Teléfonos: 02-2-299-638 / 02-2-293-746
Correo electrónico: [email protected]
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62
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
ÍNDICE 1-Enero al 31 de
Diciembre 2013
FASE 1: CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Requerimiento del Auditor…………………………………………PT-CP 1 1-1
Verificación de Archivo……………………………………………PT-CP 2 1-1
Visita a instalaciones……………………………………………….PT-CP 3 1-1
Entrevista a Director Administrativo………………………………PT-CP 4 5-5
Misión Visión ……………………………………………………...PT-C/P 5 1-1
Objetivos…………………………………………………………...PT-CP 6 1-1
Ejes Estrategicos…………………………………………………...PT-CP 7 2-2
Organigrama Estructural…………………………………………...PT-CP 8 1-1
Organigrama Funcional..…………………………………………...PT-CP 9 1-1
Matriz de Direccionamiento Estrategico…………………………...PT-CP 10 1-1
Calculo de Indicadores……………………………………………..PT-CP 11 1-1
Cuestionario de Coltrol Interno ……………………………………PT-CP 12 5-5
Calculo de Nivel de Confianza y Riesgo de Control ………………PT-CP 13 1-1
Hojas de Hallazgos…………………………………………………PT-CP 14 1-1
ELABORADO
POR: MFG FECHA: 08/12/2014
RECIBIDO
POR: RG FECHA: 08/12/2014
REF:
PT – CP
1-1
63
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA
REQUERIMIENTO DEL
AUDITOR 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
FASE 1: CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Ing. Ricardo Gómez
Director Administrativo
MINISTERIO DEL INTERIOR
Con el propósito de ejecutar la presente Auditoría de Gestión, se solicita la siguiente
información:
- Antecedentes y actividades de la Dirección Administrativa
- Estatuto organico de procesos
- Direccionamiento Estratégico
- Carta convenio
- Valores, objetivo, misión y visión
- Organigramas
- Acuerdos
- Resoluciones
- Decretos
- Manuales administrativos
- Principios y pocedimientos administrativos
- Informes de Auditorías anteriores
- Leyes y regulaciones aplicables
Atentamente,
Ing. María Fernanda Garzón
AUDITING S.A.
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
08/12/2014
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
08/12/2014
REF:
PT - CP 1
1/1
64
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA VERIFICACIÓN
DE ARCHIVO
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ARCHIVO PERMANENTE
- Antecedentes y actividades de la Dirección Administrativa
- Estatuto organico de procesos
- Direccionamiento Estratégico
- Carta convenio
- Valores, objetivo, misión y visión
- Organigramas
- Acuerdos
- Resoluciones
- Decretos
- Manuales administrativos
- Principios y pocedimientos administrativos
- Informes de Auditorías anteriores
- Leyes y regulaciones aplicables
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
08/12/2014
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
08/12/2014
REF:
PT - CP 2
1/1
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65
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA VISITA A
INSTALACIONES 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
En la visita realizada a la Dirección Adminsitrativa del Ministerio del Interior y se
constato que se realizan varias actividades administrativas, tanto de dotación de
insumos a toda la Institución como la compra de los requerimientos necesarios.
Se constató que la Dirección Administrativa adicionalmente mantiene bajo su
responsabilidad la coordinación de los vehículos que hay en el Ministerio, al igual que
la coordinación y mantenimiento de infraestructura de las dependencias de la
mencionada Cartera de Estado. Adicionalmente se encarga de la dotación y seguimiento
de todos los requerimiento que tienen las Unidades de Policía Comunitaria (UPCs) como
la dotación de equipamiento, implementos de uso policíal, dotación de servicios y el
manteminiento de la infraestructura de las UPCs a nivel nacional.
Adicionalmente en esta área se realizan las compras públicas de todo lo requerido por la
Institución, esto es insumos, coordinación de todo lo necesario para eventos que se
realizan tanto del Ministerio como de las dendencias de la Policia. Dentro de la Dirección
Adminsitrativa también se encuentra el Almacen que distribulle los insumos de oficina
adquiridos para todas las dependencias del Ministerio.
Otra Unidad que se encuentra dentro de la Dirección Administrativa es la de pasajes
aereos y mantenimiento.
La Dirección Administrativa no se encuentra unificada y está distribuida en tres
edificaciones, dos se encuentran en el Centro Histórico y una en la Av. Colón.
En vista de las necesidades de la Comunidad son amplias con respecto a seguridad,
también son amplios los requerimientos que tienen las Unidades de Policía.
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
09/12/2014
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
09/12/2014
REF:
PT - CP 3
1/1
66
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA ENTREVISTA
AL DIRECTOR
ADMINISTRATIVO 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA ENTREVISTA AL DIRECTOR
ADMINISTRATIVO DEL MINSTERIO DEL INTERIOR
Ing. Ricardo Gómez
Director Administrativo
PREGUNTAS.-
ETAPA: ENTORNO DE CONTROL
1. ¿Cómo se desarrolla el control en la Dirección?
Para mantener un control de todas las Unidades de esta dirección y en base a que cada
grupo tienen funcionarios que son como la cabeza de cada unidad se solicita la
información que se requiera a los funcionarios en mención y ellos verifican que cada
proceso que se realiza sea acorde a los solicitado y al cumplimiento de los objetivos y
metas planteados.
2. ¿Se conoce los reglamentos de la Dirección Administrativa y se los lleva a cabo?
Lastimosamente los reglamentos no son conocidos teóricamente pero si se cumplen los
procedimientos por experiencias pues cuando un funcionario llega se le indica las
funciones a cumplir y nada más.
3. ¿Se impulsa el cambio y el logro de objetivos fomentando la innovación y la
satisfacción de la ciudadanía?
La perspectiva que se tiene de que el Ministerio es el órgano regulador de la seguridad
es lo que impulsa a ver las formas de complementar todos los requerimientos que la
policía necesita para cumplir con un trabajo eficiente y brindar a la ciudadanía un
servicio eficaz y eficiente.
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
10/12/2015
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
10/12/2015
REF:
PT - CP 4
1/5
67
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA ENTREVISTA
AL DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA ENTREVISTA AL DIRECTOR
ADMINISTRATIVO DEL MINSTERIO DEL INTERIOR
ETAPA: EVALUACIÓN DE RIESGO
1. ¿Existen procedimientos de control de los procesos que se manejan en la
Dirección Administrativa?
No existen, cada funcionario realiza los procedimiento asignados y solo se ven los
resultados con el cumplimiento de lo solicitado y con los procedimientos de cada
actividad.
2. ¿Existe un archivo adecuado de la documentación?
El archivo de lo que se envía de la Dirección Adminsitrativa hacia las otras direcciones
se guarda tanto en físico como en digital.
3. ¿Cuándo existe rotación de actividades, los funcionarios que son asignados a las
respectivas actividades son capacitados en el tema a ejecutar y están orientados a
alinear las actividades con el logro de los objetivos institucionales?
La orientación que se da a los funcionarios la da cada jefe de unidad, pues es quien
conoce lo que se hace en cada caso y es quien tiene mayor acercamiento al director.
4. ¿Existen instrumentos que permiten evaluar el desempeño del personal en la
Dirección?
Una vez al año se realiza la evaluación de toda la Institución llamada Eval 01 en la que
los funcionarios indican cada una de sus actividades y el cumplimiento de cada una de
las metas planteadad y posterior el el director califica al funcionario.
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
10/12/2015
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
10/12/2015
REF:
PT - CP 4
2/5
68
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA ENTREVISTA
AL DIRECTOR
ADMINISTRATIVO 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA ENTREVISTA AL DIRECTOR
ADMINISTRATIVO DEL MINSTERIO DEL INTERIOR
5. Se aplican indicadores de gestión para medir la eficiencia y eficacia de las
operaciones?
No, no hay ningún otro tipo de medidor de eficiencia y eficacia a parte de Eval 01 que
es anual.
ETAPA: ACTIVIDADES DE CONTROL
1. ¿Existen canales de comunicación adecuados al interior de la Dirección?
La comunicación dentro de la dirección Adminsitrativa es canalizada de los jefes de cada
equipo.
2. ¿De qué manera se difunden los reglamentos internos en la Dirección?
Los reglamento son investigados por cada funcionario de acuerdo a las actividades que
realiza pero no hay una difución a todos los funcionarios y por eso no hay un conociento
general dentro de la Dirección.
3. ¿Cómo se aplican las pruebas de cumpliento de actividades dispuestas?
Solo con la Evaluación EVAL se verifica anualmente y si son pagos se verifica con el
comprobande de pago o con la devolución de los documentos del pago.
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
10/12/2015
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
10/12/2015
REF:
PT - CP 4
3/5
69
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA ENTREVISTA
AL DIRECTOR
ADMINISTRATIVO 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA ENTREVISTA AL DIRECTOR
ADMINISTRATIVO DEL MINSTERIO DEL INTERIOR
ETAPA: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
1. ¿Existe una adecuada difusión interna sobre el direccionamiento estratégico de
la institución?
No hay una adecuada difución pués el área responsable que es Talento Humano no lo
realiza y en la dirección la única difución que es conocida es la visión del Ministerio del
Interior.
2. ¿Cómo se difunden en la dirección los direccionamientos estratégicos de la
dirección?
La difusión se hace más es de la visión Institucional.
3. ¿Cómo propicia el diálogo con los funcionarios y las otras Direcciones?
Cuando se requiere conocer del estado de determinados procedos se convoca a reuniones
de trabajo en la dirección y con las otras Direcciónes se mantiene diálogo cuando la
gestión que se maneja lo amerita.
4. ¿Cómo Influye la cultura organizacional en la comunicación informal de los
funcionarios con la ciudadania y la Policía Nacional?
Influye de manera positiva pues lo necesario es dar a conocer que se trabaja de la mano
con la Policía para lograr reducir la desincuencia que hace tanto mal a la ciudadania y
que todo el trabajo se lo hace por el bien de país, siempre de manera respetuosa y
responsable iniciando desde la misma institución.
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
10/12/2015
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
10/12/2015
REF:
PT - CP 4
4/5
70
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA ENTREVISTA
AL DIRECTOR
ADMINISTRATIVO 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA ENTREVISTA AL DIRECTOR
ADMINISTRATIVO DEL MINSTERIO DEL INTERIOR
ETAPA: SUPERVISIÓN
1. ¿ De qué manera se supervisa el logro de los objetivos en la Dirección?
Los objetivos son verificados con el cumplimiento de los procesos en algunas ocasiones
es semanal o mensual.
2. ¿Existe claridad de las líneas de autoridad?
Si por que se dispone de reuniones para indicar quienes son los responsables de cada
área.
3. ¿Cómo incide el nievel de supervición en la eficiencia del cumpliemto de las
actividades?
Incide en el logro de disposiciones cumplidas y retos alcanzados, pués la calidad de
servicio que brinda la policía y la satisfacción de las necesidades de las otras Direcciones
de toda la institución es el reflejo de las labores que realizan en la dirección.
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
10/12/2015
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
10/12/2015
REF:
PT - CP 4
5/5
71
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA MISION
VISIÓN 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
NARRATIVA DE MISIÓN Y VISIÓN
Ministerio del Interior del Ecuador
El Ministerio del Interior tiene como principios el mejorar los niveles de gestión de la
gobernabilidad, el ejercicio de la democracia, en especial en las materias de
gobernabilidad, políticas públicas, administración pública, análisis de coyuntura,
justicia, interculturalidad, exigibilidad de Derechos Humanos y la aplicación transversal
del enfoque de género.
Misión
Ejercer la rectoría, formular, ejecutar y evaluar la política pública para garantizar la
seguridad interna y la gobernabilidad del Estado, en el marco del respeto a los derechos
humanos, la democracia y la participación ciudadana para contribuir al buen vivir.
Visión
Ser la institución rectora y coejecutora de la política integral de seguridad ciudadana y
convivencia en el marco del respeto a los derechos, libertades fundamentales y
participación ciudadana promoviendo la convivencia y apropiación pacífica de espacios
públicos para reducir el delito y erradicar la violencia, garantizando la construcción de
una sociedad democrática.
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
11/01/2015
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
11/01/2015
REF:
PT - CP 5
1/1
72
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA DE
OBJETIVOS 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
NARRATIVA DE OBJETIVOS
Objetivos
El Ministerio del Interior tiene como objetivos:
Garantizar la gobernabilidad democrática en el territorio nacional, para asegurar
el buen vivir, en el marco del respeto a los derechos humanos, la seguridad
humana, paz social, diálogo y concertación, participación ciudadana y
transparencia, en coordinación con las demás funciones del Estado;
Fortalecer el ejercicio de los derechos consagrados en la Constitución e
instrumentos internacionales ratificados por el país; en el marco de un nuevo
modelo social de derechos, en procura de evitar la discriminación de las personas,
la impunidad y la corrupción;
Afianzar la seguridad ciudadana, y la sana convivencia, en el marco de las
garantías democráticas mediante la promoción de una cultura de paz, y la
prevención de toda forma de violencia para contribuir a la seguridad humana;
Formular, dirigir y evaluar la política nacional para garantizar la seguridad interna
y el orden público, bajo los fundamentos de la democracia y los derechos humanos
para contribuir al buen vivir.
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
11/12/2015
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
11/12/2015
REF:
PT - CP 6
1/1
73
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA DE EJES
ESTRATÉGICOS 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
EJES ESTRATÉGICOS
- Formular y ejecutar estrategias que permitan fortalecer la seguridad interna del Estado;
- Definir los mecanismos de aplicación de políticas, estrategias, planes y programas de
seguridad interna del País;
- Formular, supervisar y evaluar la aplicación del Plan Nacional de Seguridad Interna;
- Coordinar y supervisar la gestión de seguridad interna, realizada por las instituciones y
organismos correspondientes, en su ámbito de gestión;
- Normar, supervisar y evaluar la gestión de los Consejos Provinciales de Seguridad
Ciudadana;
- Diseñar, recomendar e implementar políticas para la seguridad ciudadana y el orden
público;
- Normar el funcionamiento de los organismos de registro y recolección de información
de la incidencia delincuencial y violencia;
- Integrar organismos de seguridad ciudadana;
- Emitir informes para la clasificación de información reservada, secreta y secretísima,
resultante de las investigaciones o actividades que se realicen para preservar el orden
público;
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
12/12/2015
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
12/12/2015
REF:
PT - CP 7
1/2
74
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA DE EJES
ESTRATÉGICOS 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
EJES ESTRATÉGICOS
- Formular y ejecutar políticas y estrategias, que permitan consolidar la Gobernabilidad
y el ejercicio de las garantías democráticas en el País;
- Coordinar, supervisar y evaluar la gestión política realizada por las Gobernaciones y
demás dependencias; y, sus relaciones con los diversos sectores sociales y políticos del
País;
- Asumir todas las atribuciones y responsabilidades que le competen a los Gobernadores
en territorio de la Provincia de Pichincha, en el ámbito de sus funciones.
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
12/12/2015
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
12/12/2015
REF:
PT - CP 7
2/2
75
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
ORGANIGRAMA
ESTRUCTURAL 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
En la visita realizada a las Instalaciones del Ministerio del Interior se solicitó el
organigrama estructural y el organigrama funcional de la Dirección Administrativa.
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
15/12/2015
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
15/12/2015
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Director Administrativo
UNIDAD DE SERVICIOS
INSTITUCIONALES
UNIDAD DE PROVEDURÍA
UNIDAD DE CONTROL DE
BIENES
REF:
PT - CP 8
1/1
76
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
ORGANIGRAMA
ESTRUCTURAL 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
15/12/2015
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
15/12/2015
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Director Administrativo
UNIDAD DE SERVICIOS
INSTITUCIONALES
- Transportes
-Seguros
-Pasajes aéreos
-Mantenimiento
-Servicios UPC´s
-Control y Monitoreo UPC´s
UNIDAD DE PROVEDURÍA
-Compras Públicas
Se manejan requerimientos Institucionales
-Compras Públicas requerimientos UPC´s
- Seguros
UNIDAD DE CONTROL DE
BIENES
- Control y monitoreo de Bienes Muebles
-Control y monitoreo de Bienes Inmuebles
REF:
PT - CP 9
1/1
77
MINISTERIOR DEL INTERIOR
HOJA DE TRABAJO MATRIZ DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1-Enero al 31 de Diciembre 2013
ELABORADO POR: MFG FECHA: 15/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 15/12/2015
REF:
PT - CP 10
1/1
VISIÓN: Ser la institución rectora y coejecutora de la política integral de seguridad ciudadana y convivencia en el marco del respeto a los derechos, libertades
fundamentales y participación ciudadana promoviendo la convivencia y apropiación pacífica de espacios públicos para reducir el delito y erradicar la violencia,
garantizando la construcción de una sociedad democrática.
MISIÓN: Ejercer la rectoría, formular, ejecutar y evaluar la política pública para garantizar la seguridad interna y la gobernabilidad del Estado, en el marco
del respeto a los derechos humanos, la democracia y la participación ciudadana para contribuir al buen vivir.
OBJETIVOS
Difundir la visión y misión a
los funcionarios de la
Dirección Administrativa
Obtener estabilidad laboral
de funcionarios
Garantizar servicio de
calidad de ciudadana
Cumplir oportunamente con
las gestiones solicitadas
METAS
El 100% de los funcionarios
deberán conocer la visión y
misión institucional
Reducir las renuncias de
funcionarios al 50%
Incrementar el 70% de
satisfacción de la ciudadana
Atender al menos al 70% de
los requerimientos
POLÍTICAS
Los funcionarios nuevos deberán
conocer de la misión y visión
institucional
Programa incentivos a
funcionarios
Atención ininterrumpida
Cumplimiento de requerimientos
en tiempo establecido
ESTRATEGIAS
Difundir información de visión en
cartelera y vía mail institucional
Programas de integración y
capacitación a funcionarios
Grupos de funcionarios para salida
a almorzar
Información de avances diarios de
requerimientos ejecutados
INDICADORES
Funcionarios que conocen la visión
Total funcionarios
Número de renuncias de la DA
Total Funcionarios
Ciudadanos atendidos satisfechos
Total de Ciudadanos atendidos
Requerimientos atendidos
Total de requerimientos
78
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULO DE
INDICADORES 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
CÁLCULO DE INDICADORES
Funcionarios que conocen la visión = 40 = 32% =< 70%
Total funcionarios 125
Número de renuncias de la DA = 35 = 28% =< 70%
Total Funcionarios 125
Ciudadanos atendidos satisfechos = 75 = 93,75% =< 70%
Total de Ciudadanos atendidos 80
Requerimientos atendidos = 90 = 60% =< 70%
Total de requerimientos 150
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
16/12/2015
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
16/12/2015
REF:
PT - CP 11
1/1
H.H 001
H.H 002
H.H 003
79
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO DE
ASPECTOS GENERALES 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
18/12/2015
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
18/12/2015
SI NO N/A CALF. POND.
1
Los funcionarios tiene conocimiento de los
objetivos de la institución y las metas de la
institución
√ 10 0Los funcionarios no tienen el
conocimiento de los objetivos y
metas intitucionales
2
La dirección administravia dispone de un
código de ética aplicable a todos los
fucionarios y sirve de referencia para su
evaluación
√ 10 0
Los funcionarios cumplen una vez
al año con un formato de
evaluación emitida a nivel
institucional, no se cuenta con un
código de etica establecida en la
dirección
3Los funcionarios conocen el organigrama
de la dirección?√ 10 0
La mayoria de funcionarios no
tiene un claro el organigrama de la
dirección
4Es confortable el ambiente en el que se
desarrollan las actividades de la dirección?√ 10 8
5 Se dispone de un FODA institucional? √ 10 0No se dispone, pues se estaba
estucturando pero no se concretó
AMBIENTE DE CONTROL
RESPUESTAS EVALUACIÓNN° PREGUNTAS OBSERVACIÓN
REF:
PT - CP 12
1/5
80
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO DE
ASPECTOS GENERALES 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ELABORADO POR: MFG FECHA: 18/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 18/12/2015
SI NO N/A CALF. POND.
5Existe un control adecuado con los
documentos que se reciben y emiten?√ 10 10
6Se dispone de una fuente de consulta legal
para los procesos que se realizan√ 10 0
No se dispone de ninguna fuente
de consulta legal, cada funcionario
adquiere en el área jurídica sobre
el tema asignado
7
Los funcionarios tienen conocimiento de
las bases legales aplicaples a los procesos
asignados
√ 10 8
8Hay un funcionario a cargo de cada equipo
de trabajo en la dirección √ 10 10
9
Disponen de una base de respaldos
informáticos de las actividades que se
desarrollan?
√ 10 0Solo se dispone de documentos
fisicos, no hay respaldos
informaticos consolidados
10Se instruye a los nuevos funcionarios en las
actividades que deben ejecutar√ 10 0
Solo se designa al funcionario al
equipo de trabajo para que el
encargado del mismo indique las
actividades que debe realizar
EVALUACIÓN DE RIESGO
N° PREGUNTASRESPUESTAS EVALUACIÓN
OBSERVACIÓN
REF:
PT - CP 12
2/5
81
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO DE
ASPECTOS GENERALES 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ELABORADO POR: MFG FECHA: 18/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 18/12/2015
SI NO N/A CALF. POND.
9
Las actividades a realizar son asignadas de
acuerdo al conocimiento de los
funcionarios
√ 10 0Para asignar a los equipos de
trabajo se considera el que más
necesita apoyo
10Las disposiciones emitidas son claras para
facilitar la breve ejecución de las mismas√ 10 8
11Los procesos que se realizan cumplen con
el perfil de los objetivos institucionales√ 10 9
12Todos los procesos que se realizan se
basan en las normativas correspondientes√ 10 7
13Hay procedimientos preestablecidos de las
actividades que se realizan?√ 10 0
No hay procedimientos
establecidos, la actividades se
realizan deacuerdo a disposicione
emergentes
13Existe una comunicación adecuada con los
jefes de las unidades y con el director √ 10 7
14
Hay un correcto control y registro de los
documentos que ingresan a la dirección
administrativa
√ 10 8
15Existe la comucación fluida con el resto de
direcciones e instituciones del Ministerio√ 10 8
16Se dispone de una fuente de verificación
de la documentación existente √ 10 7
17
Al cambio del Jefe inmediato hay
comunicación completa de las novedades
existentes
√ 10 0
Hay comunicación pero no se
informa en su totalidad de las
novedades existentes falencias en
la información
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
N° PREGUNTASRESPUESTAS EVALUACIÓN
OBSERVACIÓN
REF:
PT - CP 12
3/5
82
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO DE
ASPECTOS GENERALES 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
18/12/2015
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
18/12/2015
SI NO N/A CALF. POND.
5Existe un control adecuado con los
documentos que se reciben y emiten?√ 10 10
6Se dispone de una fuente de consulta legal
para los procesos que se realizan√ 10 0
No se dispone de ninguna fuente
de consulta legal, cada funcionario
adquiere en el área jurídica sobre
el tema asignado
7
Los funcionarios tienen conocimiento de
las bases legales aplicaples a los procesos
asignados
√ 10 8
8Hay un funcionario a cargo de cada equipo
de trabajo en la dirección √ 10 10
9
Disponen de una base de respaldos
informáticos de las actividades que se
desarrollan?
√ 10 0Solo se dispone de documentos
fisicos, no hay respaldos
informaticos consolidados
10Se instruye a los nuevos funcionarios en las
actividades que deben ejecutar√ 10 0
Solo se designa al funcionario al
equipo de trabajo para que el
encargado del mismo indique las
actividades que debe realizar
EVALUACIÓN DE RIESGO
N° PREGUNTASRESPUESTAS EVALUACIÓN
OBSERVACIÓN
REF:
PT - CP 12
4/5
83
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO DE
ASPECTOS GENERALES 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ELABORADO
POR: MFG
FECHA:
18/12/2015
RECIBIDO
POR: RG
FECHA:
18/12/2015
SI NO N/A CALF. POND.
17Se verifica el complimiento de los
requerimientos recibidos√ 10 7
18Existe supervición adecuada de los jefes
de cada unidad que conforman la dirección√ 10 3
Debido a la desconcentración de la
Dirección Administrativa no hay un
control fijo
19Hay comunicación frecuente con el
Ministro √ 10 9
20Se implementan correctivos oportunos en
las falencias cometidas √ 10 9
21Se informa de todos los correctivos
solicitados por el Director√ 10 0
Se informa solo si el Director lo
solicita
260 118
MONITOREO Y SEGUIMIENTO
TOTAL
N° PREGUNTASRESPUESTAS EVALUACIÓN
OBSERVACIÓN
REF:
PT - CP 12
5/5
84
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CALCULO DE NIVEL DE
CONFIANZA Y RIESGO DE
CONTROL 1-Enero al 31 de Diciembre
2013
CALCULO:
Nivel de Confianza o Riesdo Inherente
NC: Calificación Obtenida x 100 = NC
Ponderación Total
NC: 118 x 100 = 45,39 %
260
Riesgo de Control
RC: 100% - NC
RC: 100 – 45,39 = 50,61 %
CONCLUSIÓN: la Dirección Administrativa presenta un nivel de confianza del
45.39% demostrando que tiene un bajo nivel de confianza y un nivel de riesgo del
50,61% considerado como alto, por lo que si no hay correctivos a tiempo, en un futuro
se veria aficiencia y eficacia del control interno de la Dirección Administrativa.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 19/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 19/12/2015
CALIFICACIÓN
PORCENTUAL
GRADO DE
CONFIANZA
NIVEL DE
RIESGO
SINBOLOGÍ
A NIVELES
A
ANALIZAR
SIGNIFICADO
NIVELES A
ANALIZAR
18% - 50% BAJO ALTO NC Nivel de Confianza
51% - 80% MEDIANO MEDIANO P.OBT Puntaje Obtenido
81% - 100% ALTO BAJO P. OPT Puntaje Optenido
REF:
PT - CP 13
1/1
85
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGO
N° 001
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: CONOCIMIENTO DE EJES INSTITUCIONALES
CONDICIÓN: Desconocimiento por parte de los funcionarios de los objetivos y las
metas institucionales.
CRITERIO: La normativa de control interno 200-04 cita que la máxima autoridad
debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misión y apoye
efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realización de los procesos,
las labores y la aplicación de los controles pertinentes.
CAUSA: Los funcionarios que ingresan a la Dirección Administrativa no tienen la
inducción adecuada ni el impulso de indagar a profundidad sobre la misión, visión,
objetivos y metas de la Institución.
EFECTO: No se genéra compromiso institucional
CONCLUSIONES: Los funcionarios de la Dirección Administrativa desconocen la
misión, visión,objetivos y metas debido a la falta de una estructura organizativa del
Director, una inducción inicial e impulso de indagar sobre los ejes institucionales,
provocando falta de compromiso institucional
RECOMENDACIONES: Se debe definir un taller de socialización sobre el
direccionamiento estratégico a todos los funcionarios con la finalidad de que adquieran
todos el conocimiento de la misión, visión y objetivos los mismos que guían el curso
para el cumplimiento de las metas, cumpliéndose así con la normativa de control interno
200-04.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 22/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 22/12/2015
REF:
PT - CP 14
1/13
86
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGO
N° 002
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: RENUNCIAS DE FUNCIONARIOS
CONDICIÓN: Se registró el 28% de renuncias durante el año 2013
CRITERIO: De acuerdo a principios de administración de personal se debe encontrar
estrategias que garanticen la estabilidad de los funcionarios administrativos, al menos
mientras dure la vigencia de sus contratos.
CAUSA: Falta de adaptación a la cultura organizacional.
EFECTO:
- No se cumple con los planes anuales establecidos
- Existe insuficiente número de personal para ejecutar los requerimientos solicitados.
CONCLUSIONES: Se identificó que el 28% de funcionarios de la Dirección
Administrativa renunciaron por falta de adaptación a la cultura organizacional
provocando que no se cumplieran los planes anuales establecidos y baja ejecución de los
requerimientos solicitados .
RECOMENDACIONES: Establecer como jefes de unidades a un funcionario que se
encuentre con nombramiento, con el fin de mantener un control y ejecución adecuada de
los procesos y gestiones que se realizan.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 22/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 22/12/2015
REF:
PT - CP 14
2/13
87
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
N° 003
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: REQUERIMIENTOS ATENDIDOS
CONDICIÓN: En el 2013 se obtuvo el 60% de los requerimientos atendidos
CRITERIO: De acuerdo a los ejes estrategicos institucionales se debe ejecutar la
totalidad de los requerimientos establecidos en el plan anual.
CAUSA: Las autoridades adquieren más requerimientos y las ejecutan, pese a no
considerarlas en el plan anual.
EFECTO: No se cumple con todos los requerimientos adquiridos y los que constan en
el plan anual.
CONCLUSIONES: Se registro el 60% de atención a los requerimientos en el año 2013
puesto que las autoridades adquirieron mayor número de requerimientos de los que
estaban planificados para el año, causando el incumplimiento del total de los
requerimientos adquiridos y de los que se encontraban en el plan anual pues los valores
exedían de los presupuestados.
RECOMENDACIONES: Establecer un adicional del presupuesto de todos los
requerimientos que se realizan en la dirección administrativa, a fin de solventar todos los
que surjan como emergentes.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 23/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 23/12/2015
REF:
PT - CP 14
3/13
88
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGO
N°004
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: CÓDIGO DE ETICA PARA EVALUACIÓN
CONDICIÓN: Los funcionarios son evaluados una vez al año con un formato
establecido para toda la institución y no disponen de un código de ética en el que se
considere la evaluación de la ejecución de las labores y la conducta laboral.
CRITERIO: En la norma de control interno 200-01 se establece que la máxima
autoridad emitirá las normas propias del código de ética y los directivos establecerán los
principios y valores éticos como parte de la cultura organizacional.
CAUSA: Falta comportamiento y de actitudedes adecuadas
EFECTO: Inadecuado Ambiente laboral
CONCLUSIONES: Se evaluan a los funcionarios una vez a finales de año con un
formato específico en el que no es considerado un código de ética causando falta de
comportamientos y actitudes adecuadas, provocando así un inadecuado ambiente
laboral.
RECOMENDACIONES: Establecer un código de ética de la Dirección admisnitratica
en el que se establezcan todas las normas de conduta y de evaluación dentro de la
dirección, cumpliendo con la normativa de control correspondiente.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 23/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 23/12/2015
REF:
PT - CP 14
4/13
89
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGO
N° 005
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: CONOCIMIENTO DE ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
CONDICIÓN: Desconocimiento por parte de los funcionarios del organigrama
estructural actual.
CRITERIO: De acuerdo a principios administrativos los funcionarios deben conocer
del organigrama del lugar de trabajo
CAUSA: Falta de direccionamiento a las áreas con las que se ejecutan las actividades.
EFECTO: Retraso en la ejecución de labores.
CONCLUSIONES: Los funcionarios del área administrativa desconocen el
organigrama estructural, lo cual causa falta de direccionamienro a las demás áreas de la
dirección provocando retraso en la ejecución de labores
RECOMENDACIONES: Se debe difundir dentro de la dirección administrativa y
dentro de la institución el organizama estrucural con el fin de dar a conocer las áreas y
actividades que se realizan en la Dirección Administrativa .
ELABORADO POR: MFG FECHA: 24/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 24/12/2015
REF:
PT - CP 14
5/13
90
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
N°006
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: BASE LEGAL DE CONSULTA
CONDICIÓN: No se dispone de una base legal para los procesos que se realizan en la
dirección
CRITERIO: La Normativa de Control Interno 100-02 estipula que toda institución
pública debe cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para
otrogar bienes y servicios públicos de calidad.
CAUSA:
- Individualismo de conocimiento.
- Desconocimiento de la normativa
EFECTO: Incumplimiento legal.
CONCLUSIONES: La Dirección no dispone de una base legal para los procesos que
se ejecutan, acarreando individualismo de conocimiento y desconocimiento de la
normativa, realizando así las actividades con falencias por el incumpliento legal.
RECOMENDACIONES: Se debe definir una capacitación a todos los funcionarios de
las normativas legales que corresponden a cada actividad que se realiza en la dirección,
de igual manera se debe definir las bases legales que más se requieren con el proposito
de que se disponga de una fuente de consulta en la dirección.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 24/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 24/12/2015
REF:
PT - CP 14
6/13
91
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
N° 007
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: ARCHIVO DIGITAL
CONDICIÓN: No se dispone de respaldos informáticos de los procesos que se realizan.
CRITERIO: De acuerdo a la normativa 410-07 de la conservación de archivos
electrónicos, indican que todos los archivos electrónicos o mensajes firmados
electrónicamente se conservarán en su estado original en medios electronicos seguros.
CAUSA: Falta de establecimiento de políticas de archivo
EFECTO: Estravío de documentación original
CONCLUSIONES: Los procesos que se realizan en la dirección Asministrativa no
disponen de respaldos informáticos pues existe falta de establecimientos de polítics de
archivo adecuadas provocandose la perdida de documentación original
RECOMENDACIONES: Se recomienda establecer las políticas necesarias para que
la dirección disponga de respaldos informáticos de toda la documentación que se maneja.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 29/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 29/12/2015
REF:
PT - CP 14
7/13
92
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
N°008
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: ASIGNACIÓN DE FUNCIONES E INDUCCIÓN INICIAL
CONDICIÓN: Los nuevos funcionarios no son asignados a tareas de acuerdo a sus
conocimientos y se brinda una leve inducción de las actividades que se realizan
CRITERIO: Se cita en las normas de control interno 401-01 que la máxima autoridad
y los directivos de cada entidad tendrán cuidado al definir las funciones de sus servidoras
y servidores y de procurar la rotación de las tareas para que exista independencia y
reducción de errores y acciones irregulares.
CAUSA: Desconocimientos en tareas a realizar
EFECTO: Incumplimiento de gestiones y atención tardía de requerimientos
CONCLUSIONES: No hay una correcta asignación de tareas entregadas a los
funcionarios de la dirección administrativa de acuerdo a los conocimientos de cada uno
de ellos, pues hay desconocimiento de las tareas a realizar provocando así
Incumplimiento de gestiones y atención tardía de lo requerido.
RECOMENDACIONES: Asignar a funcionarios de acuerdo al perfil profesional que
tiene para optimizar tiempo y recursos
ELABORADO POR: MFG FECHA: 29/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 29/12/2015
REF:
PT - CP 14
8/13
93
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
N° 009
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: PROCEDIMIENTOS PREVIAMENTE ESTABLECIDA
CONDICIÓN: No disponen de procedimientos esblecidos, las actividades se realizan
de acuerdo a disposiciones emergentes.
CRITERIO: De acuerdo al estatuto orgánico de la institución, la dirección
administrativa no cuenta con los direccionamientos ni con un manual de procesos para
el área técnica ligada a la dirección.
CAUSA: Desconocimiento institucional de las actividades que se realizan en el área
Administrativa.
EFECTO: Confución con las demás áreas de la Institución y tiempo inutilizado por
falta de direccionamiento.
CONCLUSIONES: La Dirección no dispone de procedimientos establecidos,
realizandose las actividades de acuerdo a disposiciones emergentes y por el
desconocimiento institucional de las actividades que el Administrativo realiza hay
confución con las demás áreas de la Institución y el tiempo es inutilizado por falta de
direccionamiento.
RECOMENDACIONES: Con el proposito de disponer una fuente de consulta para el
correcto direccionamiento de las actividades que se realizan en la Dirección
Administrativa y de las misma Institución se recomienda elaborar un manual de
procedimientos institucional y la actualización del estatúto orgánico.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 30/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 30/12/2015
REF:
PT - CP 14
9/13
94
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGO
N° 010
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: COMUNICACIÓN AUTORIDADES
CONDICIÓN: La comunicación e información entre las autoridades no estan fluida
pues solo se informa lo solicitado
CRITERIO: Se cita en la norma de control interno 500 que las autoridades deben
identificar, capturar y comunicar la información pertinente con el propósito de que se
facilite a los funcionarios cumplir las responsabilidades asignadas.
CAUSA: Las autoridades no tienen establecidas reuniones frecuentes para comunicar
de las novedades que hubieren
EFECTO: Problemas de comunicación
CONCLUSIONES: La comunicación entre las autoridades no es fluida pues no tienen
establecidas reuniones frecuentes para comunicar las novedades que hubieren causando
problemas de comunicación
RECOMENDACIONES: Se debe definir reuniones semanales para verificar todas las
novedades que hubieren y tomar los correctivos de manera oportuna y con la
autorización del Ministro y la Coordinadora.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 30/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 30/12/2015
REF:
PT - CP 14
10/13
95
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGO
N° 011
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: VERIFICACIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS
CONDICIÓN: Desconocimiento del Director de cumplimiento de todos los
requerimientos recibidos
CRITERIO: De acuerdo a principios administrativos se debe informar al jefe inmediato
el estado de los requerimientos adquiridos cumplido.
CAUSA: Desconcentración de áreas de la Dirección Administrativa
EFECTO: Incrementa la de duplicidad de requerimientos y deterioro de comunicación
CONCLUSIONES: El desconocimiento del Director Administrativo de todos los
requerimientos recibidos por la desconcentración del área incrementa la duplicidad de
gestión de los requerimientos y deteriora la comunicación de la dirección
RECOMENDACIONES: Se debe definir estrategías de integración para mejorar la
calidad de comunicación departamental, adicionalmente se debe establecer una
normativa de reporte de actividades para tener amplio conocimiento de las actividades
realizadas y por realizar.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 30/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 30/12/2015
REF:
PT - CP 14
11/13
96
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGO
N° 012
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: REPORTE DE CORRECTIVOS ATENDIDOS
CONDICIÓN: No se informa en la totalidad de los correctivos realizados sugeridos
por el Director Administrativo
CRITERIO: En el númeral 500 de las normas de control interno se cita que la obtención
de información interna y externa, facilita a la alta dirección preparar los informes
necesarios en relación con los objetivos establecidos
CAUSA: Desconcentración de la Dirección administrativa y tiempos de agenta del
Director
EFECTO: Falta de conocimiento de temas relacionados a las actividades de la dirección
CONCLUSIONES: El director administrativo no tiene total conocimiento de los
correctivos solicitados debido a la desconcentración de las áreas que conforman la
dirección y al tiempo limitado que dispone por agenda, provocando falta de
conocimiento en temas de relacionados con las actividades de área a su cargo
RECOMENDACIONES: Establecer reportes de todos los correctivos realizados, con
el proposito de obtener la información necesaria para preparar informes necesarios
relacionados con los objetivos institucionales, cumpliendo así con la normativa legal.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 30/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 30/12/2015
REF:
PT - CP 14
12/13
97
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGO
N°13
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: CONTROL INTERNO
CONDICIÓN: Desconocimiento de las normas de Control
CRITERIO: Las instituciones públicas tiene estipulado en la ley que todas las
actividades que sse realizaren deben ser sustentadas y basadas en las Normas de Control
Interno y en el Manual de Control Interno de la Contraloría General del Estado .
CAUSA: Falta de capacitación de la normativa.
EFECTO: Incremento del riesgo de sanciones por el órgano de Control
CONCLUSIONES: El deconicimiento de las normas de Control Interno por la falta de
capacitación de la normativa incrementa el riesgo de sanciones por parte de la
Contraloría General del Estado
RECOMENDACIONES: Establecer una capacitación sobre la normativa de control
interno y designar como jefes de las unidades a funcionarios que tengan conocimiento
de la normativa, con el propósito de incrementar el control adecuado de la ejecución de
los procesos y getiones que se realizan el la Dirección Administrativa.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 30/12/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 30/12/2015
REF:
PT - CP 14
13/13
98
99
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
ÍNDICE 1-Enero al 31 de
Diciembre 2013
FASE 1: PLANIFICACIÓN
Plan General de Auditoría…………………………………….PT - PG 01 1/1
Plan Específico de Actividades ………………………………PT - PE 01 1/1
Memorando de planificación……………………………….....PT - MP 01 6/6
Glosario de siglas de auditoría ……………………………….PT - GSA 01 1/1
ELABORAD
O POR:
MFG
FECHA: 31/12/2014
RECIBIDO
POR: RG FECHA: 31/12/2014
REF:
PT – FP
1-1
100
ACTIVIDADES
8 9 10 11 12 15 16 17 18 19 22 23 24 29 30 31 5 6 7 8 9 12 13 14 15 16 19 20 21 22 23 26 27 28 29 30 2 3 4 5
Requerimientos del Auditor
Verificación de Archivo
Visita técnica a instalaciones
Entrevista al Director Administrativo
Elaboración de Papeles de Trabajo
Hallazgos de Auditoría
Plan General de Actividades
Plan Específico de Actividades
Memo de Planificación
Programación de Auditoría
Elaboración de Papeles de trabajo
Hallazgos de Auditoría
Redacción y lectura borrador del Informe
Revisión y Ajustes
Emisión y entrega de informe final
Cronograma de verificación de Cumplimiento
Ma. Fernanda Garzón
ENERO
FASE 1: CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Fase 2: PLANIFICACIÓN
Fase 3: EJECUCIÓN DE AUDITORÍA
Fase 4: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Fase 5: SEGUIMIENTO
Ma. Fernanda Garzón
Ma. Fernanda Garzón
Ma. Fernanda Garzón
Ma. Fernanda Garzón
Ma. Fernanda Garzón
Ma. Fernanda Garzón
Ma. Fernanda Garzón
Ma. Fernanda Garzón
Ma. Fernanda Garzón
Ma. Fernanda Garzón
Ma. Fernanda Garzón
Ma. Fernanda Garzón
Ma. Fernanda Garzón
ELABORADO POR: MFGRECIBIDO POR: RG
31/12/201431/12/2014
Ma. Fernanda Garzón
Ma. Fernanda Garzón
RESPONSABLE OBSERVACIONES
MINISTERIOR DEL INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
PLAN GENERAL DE ACTIVIDADES
1-Enero al 31 de Diciembre 2013
CLIENTE: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DEL INTERIOR
OBJETIVOS:
- Establecer fechas para el desarrollo de actividades de la Fase de Ejecución de la Auditoría
- Disponer de un mecanismo de control para la ejecución de la Auditoría
QUINTA SEXTA SÉPTIMA OCTAVA
DICIEMBRE FEBRERO
PRIMERA SEGUNDA TERCERA CUARTA
101
ACTIVIDADES
31 5 6 7 8 9 12 13 14 15 16 19 20 21 22
Elaboración de Programa específico de Auditoría Ma. Fernanda Garzón
Elaboración de Cuestionario Interno de Aspectos
EspecíficosMa. Fernanda Garzón
Calculo de índices de Gestión Ma. Fernanda Garzón
Aplicación de Cuestionario de Control Interno de
Aspectos Específicos Ma. Fernanda Garzón
Medición del Nivel de Confianza y Riesgo de
ControlMa. Fernanda Garzón
Elaboración de Papeles de Trabajo Ma. Fernanda Garzón
Elaboración de Hojas de Hallazgos Ma. Fernanda Garzón
ELABORADO POR: MFG 31/12/2014
RECIBIDO POR: RG 31/12/2014
RESPONSABLE OBSERVACIONESENERO
QUINTA SEXTACUARTA
MINISTERIOR DEL INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
PLAN ESPECÍFICO DE ACTIVIDADES
Enero al 31 de Diciembre 2013
CLIENTE: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DEL INTERIOR
OBJETIVOS:
- Establecer las actividades a desarrollar en la Auditoría
- Proveer al auditor de un mecanismo de control para la ejecución de la Auditoría
102
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
MEMORANDO DE
PLANIFICACIÓN
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
1- Enfoque de la Auditoría:
El presente trabajo de auditoría se enfoca en la evaluación de la gestión que se realiza en
la Dirección Administrativa del Ministerio del Interior en concordancia de los procesos
y procedimientos dentro del entorno de trabajo, con el propósito de determinar los
factores de riesgo en los que se incurren y que podrían afectar en el cumplimiento de los
ejes institucionales.
2. Objetivos de la Auditoría
2.1 Objetivo General:
Auditar los sistemas integrados de gestión de la calidad; fundamentados en estándares
internacionales y en la normativa legal ecuatoriana; para identificar la concordancia de
los procesos y procedimientos dentro del entorno laboral y fortalecer las acciones de
mejoras.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 31/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 31/01/2015
REF:
PT - MP 01
1/6
103
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
MEMORANDO DE
PLANIFICACIÓN
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
- Fomentar y difundir el cumplimiento de la normativa legal aplicable a las actividades
de la Dirección Administrativa.
- Evaluar que los procesos y procedimientos se realicen acorde a los objetivos y metas
institucionales.
- Verificar la existencia de planes coherentes y realistas dentro de la Dirección.
- Examinar, valorar los métodos y el desempeño de las áreas de la Dirección
Administrativa.
- Establecer el nivel en que la Dirección y sus funcionarios han cumplido adecuadamente
los deberes y atribuciones que han sido asignados.
3- ALCANCE DE LA AUDITORÍA:
- La auditoría de Gestión propuesta es una evaluación profesional de los procesos y
actividades de la Dirección Administrativa, que tiene por objeto determinar el nivel de
eficiencia, eficacia de las acciones que se desarrollan para alcanzar el cumplimiento de
las metas trazadas y de mantener una constante mejora para el bienestar institucional.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 31/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 31/01/2015
REF:
PT - MP 01
2/6
104
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
MEMORANDO DE
PLANIFICACIÓN
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
- Considerando que el las operaciones o actividades de planificación, administrativas y
operativas de la Dirección pueden ser auditadas el alcance de la Auditoría de Gestión
es ilimitado.
4- INDICADORES DE GESTIÓN:
Con el propósito de analizar el nivel en el que se encuentran las áreas de la Dirección
Administrativa, se han considerado los siguientes índices:
Área de Proveeduría
Certificaciones Ejecutadas
Solicitadas
Objetivo.- Este indicador determinará el porcentaje de cumplimiento de las compras
públicas realizadas durante el período de análisis.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 31/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 31/01/2015
REF:
PT - MP 01
3/6
105
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
MEMORANDO DE
PLANIFICACIÓN
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
Área de Mantenimiento
Adecuaciones Realizadas
Adecuaciones Solicitadas
Objetivo.- Determinará en que porcentaje se ha cumplido con los requerimientos
recibidos
Área de Bienes:
Bienes calificados y valorados
Bienes Ingresados
Objetivo.- Determinará el porcentaje de verificación se tiene de los equipos disponibles
5- FECHAS DE INTERVENCIÓN:
Inicio de trabajo en campo: 08 - 12 - 2014
Culminación de trabajo de campo: 22 - 01 - 2015
Discusión de borrador de informe: 29 - 01- 2015
Entrega de entrega de Auditoría: 04 - 02- 2015
ELABORADO POR: MFG FECHA: 31/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 31/01/2015
REF:
PT - MP 01
4/6
106
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
MEMORANDO DE
PLANIFICACIÓN
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
6- EQUIPO MULTIDICIPLINARIO:
Alexander Terán – SUPERVISOR
María Fernanda Garzón – AUDITOR
7- DÍAS PRESUPUESTADOS
Tiempo estimado para la realización de la auditoría:
Fase 1.- Conocimiento preliminar
Número de días: 10 días
Fase 2.- Planificación
Número de días: 1 día
Fase 3.- Ejecución de Auditoría
Número de días: 14 días
Fase 4.- Comunicación y Resultados
Número de días: 9 días
ELABORADO POR: MFG FECHA: 31/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 31/01/2015
REF:
PT - MP 01
5/6
107
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
MEMORANDO DE
PLANIFICACIÓN
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
8- RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES
- Computador
- Servicio de Internet
- Servicio telefónico
- Impresora
- Suministros de oficina
- Viáticos y movilización
9.- Firmas de responsabilidad de Planificación
Ricardo Gómez María Fernanda Garzòn
Director Administrativo Auditora
ELABORADO POR: MFG FECHA: 31/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 31/01/2015
REF:
PT - MP 01
6/6
108
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
GLOSARIO DE INDICES
DE AUDITORÍA
1-Enero al 31 de
Diciembre 2013
GLOSARIO DE INDICES DE AUDITORÍA
CCI: Cuestionario de control interno
CBCR: Calculo de nivel de confianza y riesgo de auditoría
CP : Conocimiento Preliminar
FE : Ejecución
H.H: Hojas de Hallazgo
IG : Indices de Gestión
MP : Memorándo de Planificación
GIA: Glosario de indices de Auditoría
FP : Planificación
PA : Programa de Auditoría
PE : Plan Específica
PG : Plan General
PT : Papeles de Trabajo
CR : Comunicación de Resultados
ELABORADO
POR: MFG FECHA: 31/12/2014
RECIBIDO
POR: RG FECHA: 31/12/2014
REF:
PT - GIA 01
1/1
109
110
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
ÍNDICE 1-Enero al 31 de
Diciembre 2013
FASE 3: EJECUCIÓN
Programa de Auditoría …………………………………….PT - PA 01 1/1
Indices de gestión ………….………………………………PT – IG 01 1/1
Cuestionario de control interno………………………….....PT – CCI 01 9/9
Calculo de nivel de confianza y riesgo de auditoría.……….PT – CNCR 01 1/1
Hallazgos de auditoría ……………………………………..PT – H.H 01 24/24
ELABORADO
POR: MFG FECHA: 08/12/2014
RECIBIDO
POR: RG FECHA: 08/12/2014
REF:
PT – FE
1-1
111
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
PROGRAMA DE
AUDITORÍA
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Objetivo: Establecer las estrategias de más idoneas a seguir durante el desarrollo de la
auditoría con el propósito de obtener evidencias certeras y establecer concluciones
precisas.
N° PROCEDIMIENTO REF. P/T ELABORADO
POR FECHA
2 Cálculo de Indicadores de Gestión
PT - IG 01 1/1 Ma. Fernanda
Garzón 06/01/2015
3 Aplicación de cuestionario de control interno
PT - CCI 01 Ma. Fernanda
Garzón 06-07 /01/2015
4 Calculo de nivel de confianza y riesgo de auditoría
PT - CNCR 01 Ma. Fernanda
Garzón 08/01/2015
5 Elaboración de hojas de hallazgos
PT - H.H 01 Ma. Fernanda
Garzón 16-22/01/2015
ELABORADO POR: MFG FECHA: 12/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 12/01/2015
REF:
PT - PA 01
1/1
112
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
INDICES DE GESTIÓN
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
- Área de Proveeduría
Certificaciones Ejecutadas = 120 = 60% =< 70%
Solicitadas 200
- Área de Servicios Institucionales
Adecuaciones Realizadas = 64 = 62% =< 70%
Adecuaciones Solicitadas 124
- Área de transportes:
Vehículos Matriculados = 57 = 93% =<70%
Vehículos existentes 61
- Área de Bienes:
Bienes calificados y valorados = 12073 = 64% =<70%
Bienes Ingresados 18970
ELABORADO POR: MFG FECHA: 06/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 06/01/2015
REF:
PT - IG 01
1/1
H.H 01
H.H 02
H.H 03
113
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO DE
ASPECTOS ESPECÍFICOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ELABORADO POR: MFG FECHA: 07/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 07/01/2015
SI NO N/A CALF. POND.
1
Todos los procesos de compra se
registraron en el Plan Anual de
Contratación (PAC)?
√ 10 0
No todas las compras fueron
ingrazadas debido a que se
adquirieron nuevas obligaciones
H.H 004
2Los funcionarios de proveeduría se
encuentran ubicados en una misma área√ 10 0 No existe ningún control H.H 005
3
Se gestionan y proporcionan de manera
oportuna los requerimientos realizados de
las otras áreas de la institución?
√ 10 7
4
Hay amplia comunicación entre
proveedores y funcionarios del área de
proveeduría?
√ 10 8
1Se dispone de toda la documentación para
la implementación de servicios?√ 10 8
2Los mantenimientos solicitados son
comunicados al Director Administrativo√ 10 8
3Se tiene establecido un programa de
atención a los requerimientos√ 10 0
No se dispone de programas
establecidos para requerimiento
H.H 006
4
El área de servicios básicos se encuentra
ubicada en un lugar cercano al resto del
área
√ 10 7
AMBIENTE DE CONTROL
N° PREGUNTASRESPUESTAS EVALUACIÓN
OBSERVACIÓN
ÁREA DE PROVEDURÍA
ÁREA DE SERVICIOS INSTITUCIONALES
REF:
PT – CCI 01
1/9
114
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO DE
ASPECTOS ESPECÍFICOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ELABORADO POR: MFG FECHA: 07/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 07/01/2015
1Se establece un compromiso de
cumplimiento con el área√ 10 8
2Los jefes de área tienen conocimiento del
lugar de ubicación de los vehículos√ 10 7
3Los conductores mantienen el cuidado de
los bienes a su cargo√ 10 0
No existe en control adecuado para
determinar el cuidado adecuado
de los vehículos H.H 007
4Se cumple con los requerimientos
realizados con anterioridad√ 10 7
1Existe la verificación adecuada de las
actividades que se realizan en el área√ 10 7
2
Se mantiene una adecuada comunicación
del área con el resto de funcionarios de la
dirección
√ 10 8
3Se ejecutan los procedimientos adecuados
para el registro de ingreso de los bienes√ 10 8
4Existen estrategias adecuadadas para el
control de bienes√ 10 7
ÁREA DE TRANSPORTE
ÁREA DE BIENES
REF:
PT – CCI 01
2/9
115
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO DE
ASPECTOS ESPECÍFICOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ELABORADO POR: MFG FECHA: 07/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 07/01/2015
SI NO N/A CALF. POND.
1Hay un control adecuado de las compras
que se realizan √ 10 8
2Las compras que se realizan se encuentran
a corde al PAC√ 10 0
Hay un alto número de compras
realizadas fuera del PAC, por
disposiciones de requerimientos
emergentes H.H 008
3Se mantiene una adecuada calificación y
verificación de los proveedores a contratar √ 10 7
5Todos los procesos de compra son
revisados por el área jurídica√ 10 7
1Hay un adecuado registro de todos los
mantenimientos realizados√ 10 8
2Existen programas de mantenimientos para
los bienes de larga duración√ 10 0
No se dispone de programs de
mantenimientos H.H 009
3La contratación de servicios de terceros es
debidamente juntamentada y justificada√ 10 7
5Se mantiene un registro de todos los
servicios que el Ministerio paga√ 10 3
No hay un registro consolidado
H.H 010
EVALUACIÓN DE RIESGO
ÁREA DE PROVEEDURÍA
ÁREA DE MANTENIMIENTO
N° PREGUNTASRESPUESTAS EVALUACIÓN
OBSERVACIÓN
REF:
PT – CCI 01
3/9
116
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO DE
ASPECTOS ESPECÍFICOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ELABORADO POR: MFG FECHA: 07/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 07/01/2015
1 Se emiten salvo conductos oportunamente √ 10 7
2Son asignados los vehículos de acuerdo a
las licencias de los conductores√ 10 0
Los vehículos son asignados a
cualquier conductor H.H 011
3Se realizan mantenimientos frecuentes y
oportunos a los vehículos del Ministerio√ 10 7
4Todos los vehículos disponen placas
oficiales y logotipo de la institución√ 10 0
algunos vehículos tienen placas
normale y no tienen logotipo H.H
012
1
Se entregan las custodia de los bienes
oportunamente a la designación del bien al
funcionario
√ 10 7
2Se han realizado constataciones fisicas de
los bienes del Ministerio√ 10 8
3Cuando un funcionario renuncia los biene
son entregados a otro funcionario√ 10 7
5Se consideran todas los reglamentos
institucionales de bienes √ 10 2
No son consideradas todas los
reglamentos estipulados H.H 013
ÁREA DE TRANSPORTES
ÁREA DE BIENES
REF:
PT – CCI 01
4/9
117
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO DE
ASPECTOS ESPECÍFICOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ELABORADO POR: MFG FECHA: 07/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 07/01/2015
SI NO N/A CALF. POND.
1
Existen los controles adecuados en los
procesos de proveeduría con el fin de que
lo que se adquiera sea acorde a lo
planificado ?
√ 10 2Se realizan las compra de los
requerimientos que ingresan a la
dirección H.H 014
2Son verifica que los procesos requeridos
consten en el PAC?√ 10 2
Se adquieren requerimientos
emergentes H.H 015
3Existe un control de los procesos de
compras de proveeduría√ 10 7
5Se verifica que todos proveedores
dispongan de la documentación necesaria√ 10 5
Se verifica que conste en el portal
de compras públicas y se requiere
el servicio o el bien H.H 016
1Existe el control adecuado de los
mantenimientos realizados√ 10 7
No se realizan inspecciones
posteriores a los mantenimientos
H.H 017
2Hay un seguimiento adecuado de los
servicios a solicitar√ 10 8
3Existe un control adecuado sobre la
emisión de telefonía celular√ 10 4
No se mantiene un detalle
actualizado de quienes disponen
de telefonía celular H.H 018
4
Se mantiene el control adecuado en la
dotación de servicios a las UPC's e
instutuciones policiales
√ 10 7
ACTIVIDADES DE CONTROL
ÁREA DE PROVEEDURÍA
ÁREA DE MANTENIMIENTO
N° PREGUNTASRESPUESTAS EVALUACIÓN
OBSERVACIÓN
REF:
PT – CCI 01
5/9
118
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO DE
ASPECTOS ESPECÍFICOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ELABORADO POR: MFG FECHA: 07/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 07/01/2015
1Existe el control adecuado de la ubicación
de los vehículos de la institución √ 10 5
Solo hay un reporte de
comunicación por radio H.H 019
3Existe un control adecuado de las
matriculas de los vehículos√ 10 7
4Existe el control adecuado de los seguros
de los vehículos√ 10 8
5Se dispone de control de asistencia de los
funcionarios conductores√ 10 7
1Existe un control adecuado de todos los
bienes que se dispone√ 10 2
No se mantiene un control total
H.H 020
2Se lleva un control adecaudo de las
constataciones físicas que se han realizado√ 10 7
4Se mantiene un control del mantenimiento
de los bienes que lo necesitaren √ 10 7
5 Existe control de la ubicación de los bienes √ 10 5No existe información actualizada
de la ubicación de todos los bienes
H.H 021
1Hay comunicación frecuente con el área
juridica√ 10 8
2
El Director administrativo tiene
conocimiento de todos los procesos de
compra se realizan
√ 10 7
3
Se informa oportunamente de los
inconvenientes que se presentaren al
Director administrativo
√ 10 7
5La comunicación en el área de proveduría
es eficiente√ 10 7
ÁREA DE PROVEEDURÍA
ÁREA DE TRANSPORTE
ÁREA DE BIENES
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
REF:
PT – CCI 01
6/9
119
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO DE
ASPECTOS ESPECÍFICOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ELABORADO POR: MFG FECHA: 07/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 07/01/2015
1Se informa oportunamente los
mantenimientos a realizar√ 10 7
2Se comunica al Director Administrativo de
todos los servicio a entregar a las UPC's√ 10 9
3
Se informa oportuinamente la salida de las
autoridades para el retiro de los equipos
celulares
√ 10 3No se informa ni se mantiene un
control respectivo H.H 022
5Se tiene comunicación adecuada con el
resto del Ministerio √ 10 7
1Los conductores mantienen comunicación
adecauda con el responsable del área√ 10 8
3Hay comunicación adecuada con el resto
de direcciones de la Institución√ 10 8
4
Se comunica oportunamente a los
conductores de los mantenimientos de los
vehículos
√ 10 3No siempre se comunica pues los
vehículos estan en labor H.H 023
5
Se informa a los conductores todas las
disposiciones emitidas por el Director
Administrativo
√ 10 7
1Se comunica al Director Administrativo las
recepciones de los bienes adquiridos√ 10 8
2Se informa al representante del área de las
novedades de perdidas de bienes√ 10 2
No se informa al menos que el caso
lo amerite H.H 024
3
Se establecen líneamientos de
comunicación con todas las áreas de la
Institución
√ 10 7
4Existe un acta de custodia de bienes
establecido√ 10 7
ÁREA DE MANTENIMIENTO
ÁREA DE TRANSPORTES
ÁREA DE BIENES
REF:
PT – CCI 01
7/9
120
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO DE
ASPECTOS ESPECÍFICOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ELABORADO POR: MFG FECHA: 07/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 07/01/2015
SI NO N/A CALF. POND.
2El jefe del área monitorea los procesos de
compra que se realizan √ 10 7
3Se da seguimiento al cumplimiento del
PAC vigente√ 10 3
No se mantiene un seguiemiento
más que el acorde al presupuesto
solicitado H.H 025
4Se monitorea de los inconvenientes que se
presentaren √ 10 7
5Se mantiene monitoreo permanente de las
contrataciones de servicios √ 10 7
1Se brinda seguimiento a los
mantenimientos realizados a las UPC´s√ 10 2
Se realiza simplemente un informe
de lo realizado más no se da
segimiento posterior H.H 026
3
Es frecuente el seguimiento al
equipamiento que se entrega a las
Unidades de Policía
√ 10 8
4Se monitorea la regularización de pagos de
servicios √ 10 7
5
Son monitorizados los servicios de internet
y enlaces de datos con el fin de mantener
operativos los servicios
√ 10 2No hay un monitoreo completo de
los servicios H.H 027
MONITOREO Y SEGUIMIENTO
ÁREA DE PROVEEDURÍA
ÁREA DE MANTENIMIENTO
N° PREGUNTASRESPUESTAS EVALUACIÓN
OBSERVACIÓN
REF:
PT – CCI 01
8/9
121
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO DE
ASPECTOS ESPECÍFICOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
ELABORADO POR: MFG FECHA: 07/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 07/01/2015
1Se realizan inspecciones frecuentes a los
parqueaderos de los vehículos√ 10 7
2Se monitorea a los conductores con
frecuencia√ 10 3
Solo se mantiene contacto por
radio dos veces al día H.H 028
4Se da seguiemiento a las polizas de seguro
de los vehículos √ 10 7
5Es frecuente el monitoreo de las licencias
de los conductores√ 10 2
No se monitorea las licencia de los
conductores H.H 029
1Se monitorea a los funcionarios de bienes
con frecuencia√ 10 4
En único control que se tiene de
los funcionarios es a trevés del
biometrico institucional H.H 030
2Es frecuente el seguimiento que se da a los
bienes que permanecen en bodega√ 10 7
3Se monitorea el estado de los bienes
inmubles con frecuencia√ 10 7
4Se da seguimiento a los mantenimientos
necesarios de los bienes√ 10 4
800 447
ÁREA DE TRANSPORTES
ÁREA DE BIENES
TOTAL
REF:
PT – CCI 01
9/9
122
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
CALCULO DE NIVEL DE
CONFIANZA Y RIESGO
DE CONTROL
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
CALCULO:
Nivel de Confianza o Riesdo Inherente
NC: Calificación Obtenida x 100 = NC
Ponderación Total
NC: 449 x 100 = 55,88 %
800
Riesgo de Control
RC: 100% - NC
RC: 100 – 55,88 = 44,12 %
CONCLUSIÓN: la Dirección Administrativa presenta un nivel de confianza del
55,88% demostrando que tiene un mediano nivel de confianza y un nivel de riesgo del
44,12% considerado como alto, el mismo que si se mantiene puede influir de manera
negativa en el cumplimiento de objetivos.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 08/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 08/01/2015
CALIFICACIÓN
PORCENTUAL
GRADO DE
CONFIANZA
NIVEL DE
RIESGO
SINBOLOGÍ
A NIVELES
A
ANALIZAR
SIGNIFICADO
NIVELES A
ANALIZAR
18% - 50% BAJO ALTO NC Nivel de Confianza
51% - 80% MEDIANO MEDIANO P.OBT Puntaje Obtenido
81% - 100% ALTO BAJO P. OPT Puntaje Optenido
REF:
PT - CNCR 01
1/1
123
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: USO DE CERTIFICACIONES PRESUPUESTARIAS PARA
PROCESOS DE COMPRA
CONDICIÓN: Las certificaciones empleadas en el presente período de analisis fueron
del 60%
CRITERIO: La norma de control interno 406-03 cita que “…La certificación de la
disponibilidad presupuestaria, así como la existencia presente o futura de recursos
suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación…”
CAUSA: Asignación de certificaciones a otras direcciones
EFECTO: Incumplimiento de los requerimientos solicitados y los compromisos de
pago adquiridos
CONCLUSIONES: En el período de análisis se empleó el 60% de ls certificaciones
solicitadas pues la asignación restante que disponia la Dirección Administrativa fue
asignada a direcciones de la institución provocando incumplimiento en los
requerimientos que tenían
RECOMENDACIONES: Es recomendable que se consideren todos los compromisos
de compra adquiridos y las oblicaciones de pagos que se mantienen con terceras personas
para así poder disponer de las partidas que quedáran disponibles.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 16/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 16/01/2015
REF:
PT – H.H 01
1/24
124
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: EJECUCIÓN DE MANTIENIMIENTOS
CONDICIÓN: Se registro el 62% de mantenimientos realizados
CRITERIO: El Reglamento General de Sustitutivo para le manejo y sustitución de
bienes establece que “…es obligación de la máxima autoridad de cada entidad u
organismo, el orientar y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que
han sido adquiridos o asignados…”
CAUSA: Atención a mantenimientos emergentes que no se encontraban dentro del
cronograma de mantenimientos a realizar
EFECTO: Incumplimiento de compromisos de mantenimientos antes adquiridos
CONCLUSIONES: El 38% de los mantenimientos pendientes no fueron atendidos,
pues se realizaron mantenimientos que se encontraban fuera del cronograma de
mantenimientos, incumpliendo así con los mantenimientos que se tenia anteriormente.
RECOMENDACIONES: Se debe organizar un detalle de mantenimientos a realizar
considerando los que podrían considerarse como mantenimientos emergentes a fin de
cumplir con lo establecido y brindar atención a lo que se pudiere presentar.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 16/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 16/01/2015
REF:
PT – H.H 01
2/24
125
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: BIENES CALIFICADOS Y VALORADOS
CONDICIÓN: Desconocimiento del estado del total bienes disponibles
CRITERIO: De acuerdo con el reglamento de bienes en el Art. 7 de Inspección y
Recepción de la institución, posterior al tramite de adquisición de bienes el encargado
de bodega realizará la inspección y recepción de los bienes adquiridos, siendo el
responsable por las acciones u omisiones que se cometiera con la actividad a su cargo
CAUSA: Falta de personal en el área de bodega y control adecuado de los bienes
EFECTO: Deterioro inobservado de los bienes
CONCLUSIONES: Hay desconocimiento del total de los bienes que dispone la
institución pues falta personal en el área de bodega está provocando deterioro
inobservado en los bienes.
RECOMENDACIONES: Se debe realizar un cronograma para la calificación y
valoración de los bienes disponibles, distribuyendo de manera equitativa a los
funcionarios del área para lograr completar la verificación de todos los bienes existentes
ELABORADO POR: MFG FECHA: 16/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 16/01/2015
REF:
PT – H.H 01
3/24
126
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: REGISTRO DE COMPRAS EN EL PLAN ANUAL DE
CONTRATACIÓN
CONDICIÓN: Hay compras que se realizan fuera del PAC (Plan Anual de
Contratación)
CRITERIO: La Normativa de Control Interno establece que “…Las entidades y
organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y necesidades
institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto
correspondiente. …”
CAUSA: Disposiciones de compra recibidas del Director Administrativo
EFECTO: Falta de presupuesto para las compras que consideradas en el PAC e
incumplimiento de solicitudes realizadas de otras áreas.
CONCLUSIONES: Compras realizadas fuera del PAC a causa de disposicione
recibidas provocan falta de presupuesto para las compras que se encontraban
establecidas y retraso en el incumplimiento de las solicitudes realizadas por otras áreas
RECOMENDACIONES: Considerar dentro del PAC un valor adicional del cual se
puedan cumplir las compras que se pudieran presentar y que no estuvieran planificadas.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 16/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 16/01/2015
REF:
PT – H.H 01
4/24
127
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: DESCONCENTRACIÓN DEL ÁREA DE BIENES DEL RESTO
DE LA DIRECCIÓN ADMISNITRATIVA
CONDICIÓN: El área de bienes se encuentra ubicado en otra edificación de la
isntitución distante de la Dirección Admisnitrativa y de la bodega.
CRITERIO: De acuerdo a principios administrativos la concetración de las áreas de
las diferentes direcciones de la institución facilitan las gestiones ha realizar de un
determinado proceso
CAUSA: Falta de espacio físico en la dirección
EFECTO: Retraso en los procesos que se realizan y bajo control de las actividades
asignadas
CONCLUSIONES: La ubicación del área de bienes es en otra edificación del
ministerio distante a dirección administrativa debido a la falta de espacio físico, lo cual
afecta con retraso en los procesos que el área realiza y bajo control del control de bienes.
RECOMENDACIONES: Designar a varios funcionarios del área a un lugar cercano a
la dirección administrativa para que exista mayor control del área sobre todo de la
bodega.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 17/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 17/01/2015
REF:
PT – H.H 01
5/24
128
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS ÁREA DE SERVICIOS
INSTITUCIONALES
CONDICIÓN: No se cuenta con un programa de atención a requerimientos de
mantenimiento
CRITERIO: En el númeral 406-13 de las normas de control interno establece que “…
El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan
implementar los programas de mantenimiento de bienes de larga duración…”
CAUSA: Falta de conocimiento de la normativa
EFECTO: Existe incumplimiento en mantenimientos por realizar
CONCLUSIONES: El área de servicios institucionales no cuenta con un programa de
atención a mantenimientos pues no tienen conocimiento de la normativa ocasionando así
incumplimiento de la normativa e incumplimiento de los mantenimientos por realizar
RECOMENDACIONES: Diseñar y ejecutar un programa de mantenimiento
preventivo y correctivo con la finalidad de no afectar la gestión operativa de la
institución.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 17/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 17/01/2015
REF:
PT – H.H 01
6/24
129
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: CUIDADO Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
CONDICIÓN: Los conductores a cargo de cada unidad no mantienen el control de
mantenimiento del vehículo
CRITERIO: De acuerdo al reglamento interno de uso de vehículos Art. 15 establece
“… a) El/la conductor/a diariamente revisará y controlará el vehículo asignado a su
custodia, observará los niveles de aceite, agua, líquido de frenos, enfriamiento, luces,
frenos, baterías, presión de neumáticos y el estado de las demás partes y piezas, además
realizará el aseo interior y exterior del vehículo. Igualmente es responsable de comunicar
oportunamente a la Unidad de Transportes…”, “… Si por el incumplimiento de esta
obligación se produjere algún daño en el vehículo, será responsable el/la conductor/a.…”
CAUSA: Los conductores no tienen conocimiento del control que deben mantener sobre
el vehículo
EFECTO: Daño de vehículo asignado
CONCLUSIONES: Los conductores no mantienen el control de los mantenimientos
del vehículo pues no tienen conocimiento del reglamento interno de uso de vehículos y
del control y cuidado que deben mantener lo cual podría causar daño del bien asignado.
RECOMENDACIONES: Establecer un compromiso con los conductores para que
tengan conocimiento del reglamento de uso de vehículos existente en la institución, con
la finalidad de que conozcan el reglamento y mantengan el control debido de los
vehículos.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 17/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 17/01/2015
REF:
PT – H.H 01
7/24
130
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: COMPRAS ACORDE AL PAC
CONDICIÓN: Hay compras que se realizan fuera del PAC
CRITERIO: En la normativa 406-02 se esetablece que: “… El Plan Anual de
Contratación, PAC, contendrá las obras, los bienes y los servicios incluidos los de
consultoría a contratarse durante el año fiscal, en concordancia con la planificación de
la Institución asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan constarán las
adquisiciones a realizarse tanto por el régimen general como por el régimen especial,
establecidos en la ley. …”
CAUSA: Disposición de compras emergentes y eventuales
EFECTO: Falta de recursos para compras planificadas
CONCLUSIONES: Hay compras que se realizan fuera del PAC pues hay disposición
de compras emergentes y eventuales por parte de las autoridades lo cual provoca la falta
de recursos para las compras planificadas.
RECOMENDACIONES: Establecer lineamientos de adquisiciones para evitar
compras inecesarias, facilitando al cumplimiento de las compras planificadas y evitando
el incumplimiento de las compras solicitadas
ELABORADO POR: MFG FECHA: 17/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 17/01/2015
REF:
PT – H.H 01
8/24
131
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: REGISTRO DE PAGOS DE SERVICIOS
CONDICIÓN: No se mantiene un registro consolidado de los valores de servicios que
se cancelan mensualmente de la institución
CRITERIO: Las normas de control interno numeral 200 establecen que la máxima
autoridad establecerá en forma clara y por escrito las líneas de conducta y medidas de
control para alcanzar los objetivos de la institución acorde a las disposiciones y
lineamientos de gobierno.
CAUSA: Falta de concretación de líneas de conducta y medidas de control
EFECTO: Falta de cancelación de servicios o la cancelación de servicios que no
correpondan a la institución.
CONCLUSIONES: La falta de un registro consolidado de los valores de servicios que
se cancelan mensualmente pues no se dispone de líneas de conducta y medidas de control
establecidas por lo que se incurre en la falta de cancelación de servicios o la cancelación
de servicios que no correspondan a la Institución.
RECOMENDACIONES: Establecer los lineamientos y medidas de control necesarias
con el fin de evitar pagos inesesarios y cumplir con la normativa de control interno.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 18/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 18/01/2015
REF:
PT – H.H 01
9/24
132
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS
CONDICIÓN: No hay conductores con un perfil asignado para la asignación de los
vehículos de la institución
CRITERIO: En el articulo 21 del Reglamento de uso de vehículos de cita que: “… Los
conductores serán choferes profesionales, con excepción de aquellos/as servidores/as a
quienes se hubiese asignado vehículos de manera directa, siendo responsables del
cuidado, mantenimiento preventivo básico y de la observancia de todas las disposiciones
del presente reglamento y más normas de tránsito vigentes.
CAUSA: Falta instrucción e inobservancia del reglamento a jefes del área
EFECTO: Incumplimiento del reglamento y riesgo de infracciones de transito
CONCLUSIONES: No se dispone de conductores con un perfíl específico para la
asignación de vehículos puesto que los jefes del área de transportes no cuentan con la
instrucción necesario e inobservan el reglamento de uso de vehículos
RECOMENDACIONES: Establecer las directrices necesarías para que los
conductores verifiquen los reglamentos a acatar y se realice un compormiso de
aplicación de los mismos.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 18/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 18/01/2015
REF:
PT – H.H 01
10/24
133
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: LOGOTIPOS Y PLACAS DE VEHÍCULOS INSTITUCIONALES
CONDICIÓN: No todos los vehículos tienen logotipos y placas oficiales
CRITERIO: Se establece en el Art. 12 del Reglamento de uso de vehículos, que los
vehículos de la institución por razones de seguridad de los funcionarios y de los bienes,
deberán portar las placas oficiales correpondientes y el adhesivo de identificación
correspodientes
CAUSA: Falta de conocimiento del reglamento
EFECTO: Incumplimiento reglamento y riesgo de sanción del órgano de control
CONCLUSIONES: No todos los vehículos del Ministerio del Interior tienen el
logotipo de la institución y placas oficiales, puesto que no se tiene conocimiento del
reglamento de uso, incumpliendo así el mismo y se tiene riesgo de sancio de la CGE
RECOMENDACIONES: Disponer una inducción del reglamento e identificar cuales
son los vehículos que no disponen del logotipo y placa oficial para implementarlas de
manera urgente.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 18/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 18/01/2015
REF:
PT – H.H 01
11/24
134
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: APLICACIÓN DE REGLAMENTO INSTITUCIONAL DE
BIENES
CONDICIÓN: No se consideran todos los artículos del reglamentos sustitutivo para el
manejo y administración de bienes
CRITERIO: En el Capítulo 1 del acuerdo ministerial de la institución se establece que
el reglamento sustitutivo para el manejo de bienes se aplicará para la gestión de los
bienes de propiedad del Ministerio del Interior así como a sus dependencias y los bienes
de terceros que se encuentren en custodia de la institución.
CAUSA: Falta de observancia del reglamento
EFECTO: Incumplimiento del articulos considerados en el reglamento y deficiente
control de bienes
CONCLUSIONES: El área de bienes no considera y aplica todos los artículos del
reglamento sustitutivo para el manejo y administración de bienes debido a la falta de
observancia del reglamento incurriendo así en incumplimiento del mismo y ejecutando
un control deficiente de los bienes
RECOMENDACIONES: Definir un código de ética en el que se establezca la
obligatoriedad de verificación de la base legal aplicable al área
ELABORADO POR: MFG FECHA: 18/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 18/01/2015
REF:
PT – H.H 01
12/24
135
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: CONTROL DE PROCESOS DE PROVEEDURÍA
CONDICIÓN: No se mantienen controles de los procesos de compra que se realizan
CRITERIO: En la normativa 406-03 establece que “… La máxima autoridad
establecerá los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo planificado,
a la vez que determinará los lineamientos que sirvan de base para una adecuada
administración de compras de bienes…”
CAUSA: No se ha emitido controles para las adquisiciones realizadas
EFECTO: Incumplimiento de la norma de control interno
CONCLUSIONES: No se mantienen controles de los procesos de compra que se
realizan pues no se han establecido los controles correspondiente para los procesos de
adquisiciones, incumpliendo con una de las normas de contro interno
RECOMENDACIONES: Establecer controles que aseguren el cumplimiento de las
adquisiciones planificadas para cumplir con la norma de control Interno 406-03.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 19/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 19/01/2015
REF:
PT – H.H 01
13/24
136
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: VERIFICACIÓN DE PROVEEDORES
CONDICIÓN: No se verifica la documentación de proveedor posterior a la
contratación por el portal
CRITERIO: La normativa de de control interno y la ley de compras públicas establece
que toda persona que desee participar en procesos de contratación pública debera estar
inscrita y habilitada en el Registro Único de Proveedores
CAUSA: Falta de consideración del riesgo de que el proveedor no disponga de la
documentación necesaria
EFECTO: No se cumplen con los requisitos para completar el proceso de compra por
lo que se finalizan los procesos y no se culmina con la compra
CONCLUSIONES: No hay una verificación de la documentación del proveedor
posterior a la contratación por el portal pues no se considera el riesgo de la falta de
documentos razón por la que no se cumplen los requisitos y no se completa y culmina el
proceso de compra.
RECOMENDACIONES: Establecer como norma interna de la validación de la
documentación subida al portal del proveedor a contratar, para lograr que los porcesos
de compra se desarrollen con normalidad evitando así perdidas de tiempo y recursos.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 19/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 19/01/2015
REF:
PT – H.H 01
14/24
137
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: CONTROL DE EMISIÓN DE TELEFONÍA CELULAR
CONDICIÓN: No se mantiene un registro actualizado de quienes disponen de
telefonos celulares
CRITERIO: De acuerdo al reglamento de telefonia celular Art. 3 los servidores y
servidoras públicas autorizados de contar con el servicio de telefonía movil celular, serán
las autoridades como directores, coordinadores, asesores, entre otras autoridades de nivel
superior pertenecientes a la institución
CAUSA: Falta de coordinación con el área de bienes quienes debe recibir los equipos
he informa quienes entregaron y quienes disponen aún de los equipos
EFECTO: Consumo innecesario del servicio por funcionarios que salieron ya de la
institución
CONCLUSIONES: No se dispone de un registro actualizado de quienes disponen de
teléfonos celulares pues no se tiene buena coordinación con el área de bienes quienes
debe recibir los equipos e informar quienes entregaron y quienes disponen aún de los
equipos causando consumo innecesario del servicio por funcionarios que ya salieron de
la institución.
RECOMENDACIONES: Mantener un registro actualizado en el que conste todos los
registro del funcionario a cargo del bien y permanecer en coordinación con el área de
bienes y talento humano para verificar al funcionario que se debe retirar el equipo en
cuanto culminen las funciones en la institución.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 19/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 19/01/2015
REF:
PT – H.H 01
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MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: CONTROL DE UBICACIÓN DE VEHÍCULOS
CONDICIÓN: No se mantiene un control adecuado y confiable de la ubicación de los
vehículos
CRITERIO: De acuerdo a lo que establece la norma de control la máxima autoridad
como responsable de control interno establecer conductas y medidas de control para
alcanzar los objetivos de la institución.
CAUSA: No se dispone de otro metodo de ubicación que las radios
EFECTO: Riesgo incurrir en una causal de reponsabilidad administrativa como se
establece en el Art 23 del reglamento de uso de vehículos en el cual se indica la
prohibicion de uso de vehículos en actividades distintas a las laborales
CONCLUSIONES: No se mantiene un control adecuado y confiable de la ubicación
de los vehículos puesto que el único medio que se dispone es el de radio lo cual
incrementa el riesgo de incurrir en una causal de responsabilidad administrativa por uso
inadecuado del vehículo
RECOMENDACIONES: Implementar un control más adecuado y confiable como se
a establecido en otras instituciones como el uso de gps que establece la ubicación de los
vehículos en cualquier momento que se requiriere.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 19/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 19/01/2015
REF:
PT – H.H 01
16/24
139
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: CONTROL DE BIENES EXISTENTES
CONDICIÓN: No se dispone de un control total de los bienes que se disponen
CRITERIO: El Art 12 del reglamento general sustitutivo para el manejo y
administración de bienes cita que “… El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus
veces, al menos una vez al año, en el último trimestre, procederá a efectuar la toma del
inventario…”
CAUSA: Falta de personal en el área de bodega y desconocimiento del reglamento
EFECTO: Desconocimiento del estado actual de bienes disponibles
CONCLUSIONES: El área de bienes no dispone de un control total de los bienes que
se disponen debido a la falta de personal en el área de bodega y al desconocimiento del
reglamento lo cuál causa del desconocimiento del estado actual de los bienes que se
dispone.
RECOMENDACIONES: Establecer una planificación de toma de inventarios con el
fin de que se consolide todo lo que se dispone y el estado en el que se encuentran los
bienes, para brindar el mantenimiento preventivo y correctivo de ser el caso.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 20/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 20/01/2015
REF:
PT – H.H 01
17/24
140
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: COMUNICACIÓN A CONDUCTORE DE MANTENIMIENTOS
A REALIZAR DE VEHÍCULOS
CONDICIÓN: No siempre se comunica oportunamente a los conductores el
mantenimiento a realizar pues los vehículos se encuentra en comisión o no hay vehículos
disponibles para el uso.
CRITERIO: El Art, 22 del Reglamento de uso de vehículos establece que el
responsable de la Unidad de Transportes de la direcicón Administrativa y los
conductores asignados solidariamento son responsables del mantenimiento y control del
parque automotor.
CAUSA: Deficiencia de control de mantenimientos a realizar
EFECTO: Incrementa el riesgo de daño de los vehículos de la institución
CONCLUSIONES: No se comunica oportunamente a los conductores el
mantenimiento a realizar pues los vehículos se encuentran en comisión de servicios o no
hay vehículos disponibles para el uso de los funcionarios, esto pues la deficiencia de
control de los manteinimientos incrementa el riesgo de daños de los vehículos de la
institución.
RECOMENDACIONES: Establecer líneamiento para el cumplimiento de los
mantenimientos, concientizando el riesgo de accidentes que implicaría la falta de
mantenimientos del parque automotor de la institución.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 20/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 20/01/2015
REF:
PT – H.H 01
18/24
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MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: COMUNICACIÓN DE PERDIDA DE BIENES AL JEFE DE
ÁREA DE BIENES
CONDICIÓN: No siempre se informa al responsable de área sobre la perdida de bienes
CRITERIO: En el reglamento interno de bienes se establece que Durante la respectiva
investigación que diere lugar por la pérdida de un bien, el Director Administrativo previo
informe de el responsable de la Unidad de Inventarios solicitará a la Coordinación
General Administrativa se disponga a la Dirección Financiera cargue el valor del bien a
la cuenta del funcionario custodio del bien extrabiado
CAUSA: Falta de coordinación en ejecución de reglamento de bienes
EFECTO: Perdida de bienes
CONCLUSIONES: No hay informa con frecuencia al responsable del área de bienes
sobre la perdida de bienes debido a la falta de coordinación en la ejecución del
reglamento causando un incremento de la perdida de bienes de la institución
RECOMENDACIONES: Determinar los procedimientos a seguir cuando se hayan
perdido bienes considerando adicionalmente el cumplimiento del reglamento de bienes.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 20/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 20/01/2015
REF:
PT – H.H 01
19/24
142
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: SEGUIMIENTO DE MANTENIMIENTOS REALIZADOS
CONDICIÓN: No se brinda seguimiento posterior a los mantenimientos de
infraestructura realizados
CRITERIO: De acuerdo a principios administrativos posterior a la realización de
mantenimientos de infraestructura se deberá realizar una inspección a fin de dar
seguimiento a estado del mantenimiento realizado y considerar si fuese el caso el uso de
la garantía correspondiente
CAUSA: Falta de control adecuado del área a cargo de mantenimientos
EFECTO: Deterioro de bienes y gasto adicional para nuevo mantenimiento
CONCLUSIONES: Debido a que no se brinda seguimiento posterior a los
mantenimientos de infraestructura que se realizan pues hay el control adecuado del área
a cargo hay deterioro de bienes y se incurre en otro gasto adicional para otro
manteniemiento
RECOMENDACIONES: Definir como lineamiento de control la verificación posterior
de los mantenimientos realizados para constatar lo ejecutado y de ser el caso aplicar la
garantía correspondiente.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 20/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 20/01/2015
REF:
PT – H.H 01
20/24
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MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: MONITOREO DE SERVICIOS DE INTERNET Y ENLACES DE
DATOS
CONDICIÓN: No se monitorea la operatividad de los servicios de internet y enlaces
de datos contratados por la institución
CRITERIO: La normativa de control interno 410-12 establece que el área de tecnología
considerara realizar revisiones periódicas para determinar si la capacidad y el desempeño
actual y futuro de los tecursos tecnológicos son suficientes para cubrir los niveles de
servicio acordados por los usuarios.
CAUSA: Falta de coordinación con la Dirección de Tecnología
EFECTO: Inutilisación de servicios y pagos de servicios que no se encuentran en uso.
CONCLUSIONES: No se realiza monitoreos de la operatividad de los servicios de
internet y enlaces de datos contratados por falta de coordinación con la Dirección de
Tecnología, lo que provoca inutilización de servicios y pago de servicios que no tiene
uso.
RECOMENDACIONES: Solicitar reportes de operatividad con frecuencia a la
Dirección de Tecnología con el fin de mantener funcionales los servicios.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 21/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 21/01/2015
REF:
PT – H.H 01
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MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: MONITOREO DE DOCUMENTACIÓN DE CONDUCTORES
CONDICIÓN: No se realizan controles frecuentes de las licencias de los conductores
CRITERIO: El Art 90 de la Ley Orgánica de Transito cita que para conducir todo tipo
de vehículos se debe contar con la respectiva licencia de conducir
CAUSA: Falta de control de documentación de condutores y carencia de compromiso
institucional
EFECTO: Incumplimiento de base legal
CONCLUSIONES: No se realizan controles frecuentes de las licencias de los
conductores puesto que hay falta de control de la documentación de los conductores y
carencia de compromiso institucional, incumpliendo con la base legal de transito
terrestre.
RECOMENDACIONES: Establecer directrices de control para que se mantenga un
registro de la vicencia y las novedades que se pudieran tener en las licencias y
documentos de los conductores.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 21/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 21/01/2015
REF:
PT – H.H 01
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MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: MONITOREO DE FUCIONARIOS DEL ÁREA DE BIENES
CONDICIÓN: No hay un control frecuente y permanente de los funcionarios del área
de bienes
CRITERIO: La normativa de control interno N° 600 cita que: “… La máxima autoridad
y los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de seguimiento contínuo,
evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para asegurar la eficacia del
sistema de control interno
CAUSA: Falta de desconcentración del área de bienes a la Dirección Admisnitrativa
EFECTO: Bajo rendimiento de las funciones asignadas
CONCLUSIONES: No hay un control frecuente y permanente de los funcionarios del
área de bienes debido a la falta de desconcentración de la Dirección Administrativa,
ocasionando bajo rendimiento de las funciones asignadas
RECOMENDACIONES: Determinar lineamientos de control de personal
conjuntamente con el área de Talento Humano con el fin de evitar incumplimiento de
funciones.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 21/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 21/01/2015
REF:
PT – H.H 01
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MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
1-Enero al 31 de Diciembre
2013
DESCRIPCIÓN: SEGUIMIENTO AL MANTENIMIENTOS A BIENES
CONDICIÓN: No existe un seguimiento a los bienes que necesitaren mantenimiento
CRITERIO: En el Art. 11 del Reglamento de Bienes institucional se establece que el
responsable de la Unidad de Mantenimiento de la Dirección Administrativa presentará
al inicio del ejercicio económico el Plan Anual de Mantenimiento, el mismo que deberá
contar con cronogramas de ejecución y el presupuesto referencial para la aprobación del
Director Administrativo y la Coordinadora General Administrativa Financiera.
CAUSA: Desconocimiento del Reglamentode Bienes de la institución
EFECTO: Deterioro o daño de bienes
CONCLUSIONES: No existe un seguimiento de los bienes que necesitaren de
mantenimiento pues el área responsable desconoce el Reglamento de Bienes de la
institución, provocando el daño o deterioro de lo disponible en la institución
RECOMENDACIONES: Establecer la obligatoriedad de conocer el Reglamento de
Bienes con el fin de precautelar el cuidado de los mismos.
ELABORADO POR: MFG FECHA: 22/01/2015
RECIBIDO POR: RG FECHA: 22/01/2015
REF:
PT – H.H 01
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148
MINISTERIOR DEL
INTERIOR
HOJA DE TRABAJO
ÍNDICE 1-Enero al 31 de
Diciembre 2013
FASE 3: EJECUCIÓN
Oficio de Comunicación
Informe de Auditoría de Gstión a la Dirección Administrativa del
Ministerio del Interior
ELABORADO
POR: MFG FECHA: 04/02/2015
RECIBIDO
POR: RG FECHA: 04/02/2015
REF:
PT – CR
1-1
149
AUDITIG S. A.
Quito, 4 de febrero de 2015
Ingeniero
Ricardo Gómez Vega
Director Administrativo
MINISTERIO DEL INTERIOR
Presente,
De mi consideración:
Una vez concluida la Auditoría de Gestión a la dirección a su cargo, me permito comunicar
que el procedimiento de control fue realizado sin novedad alguna y acorde a la normativa legal
vigente, considerando el objetivo planificado de “Auditar los sistemas integrados de gestión de
calidad; los fundamentos en estándares internacionales y la normativa legal ecuatoriana; para
identificar la concordancia de los procesos y procedimientos dentro del entorno laboral y
fortalecer las acciones de mejoras”.
Para la elaboración del presente informe de emplearon normas de auditoria con el fin de detallar
cada una de las novedades encontradas durante el análisis realizado incluyendo comentarios,
conclusiones y recomendaciones correspondientes para lograr de manera óptima la ejecución
de los procesos que se realizan en su dirección, disminuyendo así el riesgo de observaciones
de la Contraloría General del Estado.
Ratifico nuevamente mi compromiso de colaboración con la institución para contribuir con el
logro de los objetivos institucionales.
Atentamente,
Ing. María Fernanda Garzón
AUDITORA EXTERNA
AV. DE LOS SHYRIS Y GASPAR DE VILLARROEL, EDIFICIO TORRE BLANCA E7-253
Teléfonos: 02-2-299-638 / 02-2-293-746
Correo electrónico: [email protected]
150
AUDITIG S. A.
INFORME DE AUDITORIA DE GESTIÓN A LA DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DEL INTERIOR
PERIODO:
1 DE ENERO - 31 DE DICIEMBRE
2013
151
INFORME DE AUDITORIA DE GESTIÓN
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
MINISTERIO DEL INTERIOR
INDICE
CAPÍTULO 1
1. Introducción
1.1 Motivos de la Auditoría
1.2 Objetivo del Examen
1.3 Objetivos Específicos del Examen
1.4 Alcance
CAPÍTULO 2
2. Información Institucional
2.1 Antecedentes
2.2 Misión – Visión
2.3 Base Legal
2.4 Objetivos de Institucionales
2.5 Ejes estratégicos
CAPÍTULO 3
3. Resultados de Auditoría
152
CAPÍTULO 1
1. Introducción.
1. Motivos de Auditoría:
Verificar que todos los procedimientos que se manejan en la Dirección Administrativa del Ministerio
del Interior son correctos y que las actividades que se realizan en la dirección son desarrolladas acorde
a la ley considerando como referencia el período 2013.
1.2 Objetivo del Examen:
Auditar los sistemas integrados de gestión de la calidad; fundamentados en estándares
internacionales y en la normativa legal ecuatoriana; para identificar la concordancia de los
procesos y procedimientos dentro del entorno laboral y fortalecer las acciones de mejoras para
lograr el cumplimiento de objetivos institucionales.
1.3 Objetivos Específicos del Examen:
- Fomentar y difundir el cumplimiento de la normativa legal aplicable a las actividades de la
Dirección Administrativa.
- Evaluar que los procesos y procedimientos se realicen acorde a los objetivos y metas
institucionales.
- Verificar la existencia de planes coherentes y realistas dentro de la Dirección.
- Examinar, valorar los métodos y el desempeño de las áreas de la Dirección Administrativa.
- Establecer el nivel en que la Dirección y sus funcionarios han cumplido adecuadamente los
deberes y atribuciones que han sido asignados.
153
1.4 Alcance:
- La auditoría de Gestión propuesta es una evaluación profesional de los procesos y actividades
de la Dirección Administrativa, que tiene por objeto determinar el nivel de eficiencia, eficacia
de las acciones que se desarrollan para alcanzar el cumplimiento de las metas trazadas y de
mantener una constante mejora para el bienestar institucional.
Como primera instancia se consideró los aspectos generales en los que se involucran las
actividades y el cumplimiento de los objetivos institucionales a través de la aplicación de la
base legal correspondiente.
Posterior se consideraron las actividades que se realizan en las áreas de la Dirección
Administrativa con el fin de determinar si estas se cumplen de acuerdo a lo establecido en la
ley.
CAPÍTULO 2
2. Información Institucional
2.1 Antecedentes
El Estado Ecuatoriano declaró como política prioritaria el combate a la trata de personas, tráfico
ilegal de migrantes, explotación sexual y laboral y modos de explotación y corrupción de
menores, para ello, se crea una comisión Interinstitucional encargada de la elaboración de un
Plan Nacional para combatir todos estos delitos siendo así que en julio de 2010 cuando el
presidente de la República cambia el nombre de Ministerio de Gobierno a Ministerio del
Interior, encargándose del mantenimiento del régimen democrático, el apoyo de la estabilidad
154
del Gobierno y el orden constituido, eso entre las actividades coordinadas con el apoyo de los
organismos del Ejecutivo quienes aprueban, modifican los trabajos presentados por la
seguridad nacional.
Entre las áreas del Ministerio del Interior se encuentra la Dirección Administrativa que es el
área mediante la cual se gestiona la administración de los recursos materiales del Ministerio
para administrarlos con eficiencia y transparencia.
2.3 Misión – Visión
El Ministerio del Interior tiene como principios el mejorar los niveles de gestión de la
gobernabilidad, el ejercicio de la democracia, en especial en las materias de gobernabilidad,
políticas públicas, administración pública, análisis de coyuntura, justicia, interculturalidad,
exigibilidad de Derechos Humanos y la aplicación transversal del enfoque de género.
Misión
Ejercer la rectoría, formular, ejecutar y evaluar la política pública para garantizar la seguridad
interna y la gobernabilidad del Estado, en el marco del respeto a los derechos humanos, la
democracia y la participación ciudadana para contribuir al buen vivir.
Visión
Ser la institución rectora y coejecutora de la política integral de seguridad ciudadana y
convivencia en el marco del respeto a los derechos, libertades fundamentales y participación
ciudadana promoviendo la convivencia y apropiación pacífica de espacios públicos para
reducir el delito y erradicar la violencia, garantizando la construcción de una sociedad
democrática.
155
2.4 Base Legal
La normativa legal a la que se rigen los procesos y gestiones de la Dirección Administrativa es
la siguiente:
- Acuerdo 016 - CG de 2012 Reformas al Reglamento de vehículos del sector publico
- Decreto Ejecutivo 632
- Estatuto Orgánico de Procesos del Ministerio del Interior
- Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
- Ley Orgánica de Transito Reformada
- Manual de Auditoria de Gestión
- Normas de Control Interno
- Reglamento de Telefonía Celular
- Reglamento Bienes del Ministerio del Interior
- Reglamento Uso de Vehículos
- Reglamento General Sustitutivo para el manejo y Administración de Bienes del Sector
Público.
2.5 Objetivos de Institucionales
El Ministerio del Interior tiene como objetivos:
Garantizar la gobernabilidad democrática en el territorio nacional, para asegurar el buen
vivir, en el marco del respeto a los derechos humanos, la seguridad humana, paz social,
diálogo y concertación, participación ciudadana y transparencia, en coordinación con las
demás funciones del Estado;
156
Fortalecer el ejercicio de los derechos consagrados en la Constitución e instrumentos
internacionales ratificados por el país; en el marco de un nuevo modelo social de derechos,
en procura de evitar la discriminación de las personas, la impunidad y la corrupción;
Afianzar la seguridad ciudadana, y la sana convivencia, en el marco de las garantías
democráticas mediante la promoción de una cultura de paz, y la prevención de toda forma
de violencia para contribuir a la seguridad humana;
Formular, dirigir y evaluar la política nacional para garantizar la seguridad interna y el
orden público, bajo los fundamentos de la democracia y los derechos humanos para
contribuir al buen vivir.
2.6 Ejes estratégicos
El Ministerio del Interior considera como sus ejes estratégicos los siguientes:
- Formular y ejecutar estrategias que permitan fortalecer la seguridad interna del Estado;
- Definir los mecanismos de aplicación de políticas, estrategias, planes y programas de
seguridad interna del País;
- Formular, supervisar y evaluar la aplicación del Plan Nacional de Seguridad Interna;
- Coordinar y supervisar la gestión de seguridad interna, realizada por las instituciones y
organismos correspondientes, en su ámbito de gestión;
- Normar, supervisar y evaluar la gestión de los Consejos Provinciales de Seguridad Ciudadana;
- Diseñar, recomendar e implementar políticas para la seguridad ciudadana y el orden público;
- Normar el funcionamiento de los organismos de registro y recolección de información de la
157
incidencia delincuencial y violencia;
- Integrar organismos de seguridad ciudadana;
- Emitir informes para la clasificación de información reservada, secreta y secretísima,
resultante de las investigaciones o actividades que se realicen para preservar el orden público;
- Formular y ejecutar políticas y estrategias, que permitan consolidar la Gobernabilidad y el
ejercicio de las garantías democráticas en el País;
- Coordinar, supervisar y evaluar la gestión política realizada por las Gobernaciones y demás
dependencias; y, sus relaciones con los diversos sectores sociales y políticos del País;
- Asumir todas las atribuciones y responsabilidades que le competen a los Gobernadores en
territorio de la Provincia de Pichincha, en el ámbito de sus funciones.
CAPÍTULO 3
3. Resultados de Auditoría
En base a lo requerido en el presente examen de auditoria se emiten las recomendaciones
presentadas a continuación:
Resultado de aspectos Generales:
CONOCIMIENTO DE EJES INSTITUCIONALES
Observación: Desconocimiento por parte de los funcionarios de los objetivos y las metas
institucionales.
Conclusión: Los funcionarios de la Dirección Administrativa desconocen la misión,
visión,objetivos y metas debido a la falta de una estructura organizativa del Director, una
inducción inicial e impulso de indagar sobre los ejes institucionales, provocando falta de
compromiso institucional.
158
Recomendación: Se debe definir un taller de socialización sobre el direccionamiento
estratégico a todos los funcionarios con la finalidad de que adquieran todos el conocimiento de
la misión, visión y objetivos los mismos que guían el curso para el cumplimiento de las metas,
cumpliéndose así con la normativa de control interno 200-04.
RENUNCIAS DE FUNCIONARIOS
Observación: Se registró el 28% de renuncias durante el año 2013
Conclusión: Se identificó que el 28% de funcionarios de la Dirección Administrativa
renunciaron por falta de adaptación a la cultura organizacional provocando que no se
cumplieran los planes anuales establecidos y baja ejecución de los requerimientos solicitados .
Recomendación: Establecer como jefes de unidades a un funcionario que se encuentre con
nombramiento, con el fin de mantener un control y ejecución adecuada de los procesos y
gestiones que se realizan.
REQUERIMIENTOS ATENDIDOS
Observación: En el 2013 se obtuvo el 60% de los requerimientos atendidos.
Conclusión: Se registro el 60% de atención a los requerimientos en el año 2013 puesto que las
autoridades adquirieron mayor número de requerimientos de los que estaban planificados para
el año, causando el incumplimiento del total de los requerimientos adquiridos y de los que se
encontraban en el plan anual pues los valores exedían de los presupuestados.
159
Recomendación: Establecer un adicional del presupuesto de todos los requerimientos que se
realizan en la dirección administrativa, a fin de solventar todos los que surjan como emergentes.
CÓDIGO DE ETICA PARA EVALUACIÓN
Observación: Los funcionarios son evaluados una vez al año con un formato establecido para
toda la institución y no disponen de un código de ética en el que se considere la evaluación de
la ejecución de las labores y la conducta laboral.
Conclusión: Se evaluan a los funcionarios una vez a finales de año con un formato específico
en el que no es considerado un código de ética causando falta de comportamientos y actitudes
adecuadas, provocando así un inadecuado ambiente laboral.
Recomendación: Establecer un código de ética de la Dirección admisnitratica en el que se
establezcan todas las normas de conduta y de evaluación dentro de la dirección, cumpliendo
con la normativa de control correspondiente.
CONOCIMIENTO DE ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Observación: Desconocimiento por parte de los funcionarios del organigrama estructural
actual.
Conclusión: Los funcionarios del área administrativa desconocen el organigrama estructural,
lo cual causa falta de direccionamienro a las demás áreas de la dirección provocando retraso
en la ejecución de labores.
Recomendación: Se debe difundir dentro de la dirección administrativa y dentro de la
institución el organizama estrucural con el fin de dar a conocer las áreas y actividades que se
realizan en la Dirección Administrativa.
160
BASE LEGAL DE CONSULTA
Observación: No se dispone de una base legal para los procesos que se realizan en la dirección.
Conclusión: La Dirección no dispone de una base legal para los procesos que se ejecutan,
acarreando individualismo de conocimiento y desconocimiento de la normativa, realizando así
las actividades con falencias por el incumpliento legal.
Recomendación: Se debe definir una capacitación a todos los funcionarios de las normativas
legales que corresponden a cada actividad que se realiza en la dirección, de igual manera se
debe definir las bases legales que más se requieren con el proposito de que se disponga de una
fuente de consulta en la dirección.
ARCHIVO DIGITAL
Observación: No se dispone de respaldos informáticos de los procesos que se realizan.
Conclusión: Los procesos que se realizan en la dirección Asministrativa no disponen de
respaldos informáticos pues existe falta de establecimientos de polítics de archivo adecuadas
provocandose la perdida de documentación original.
Recomendación: Se recomienda establecer las políticas necesarias para que la dirección
disponga de respaldos informáticos de toda la documentación que se maneja.
ASIGNACIÓN DE FUNCIONES E INDUCCIÓN INICIAL
Observación: Los nuevos funcionarios no son asignados a tareas de acuerdo a sus
conocimientos y se brinda una leve inducción de las actividades que se realizan.
161
Conclusión: No hay una correcta asignación de tareas entregadas a los funcionarios de la
dirección administrativa de acuerdo a los conocimientos de cada uno de ellos, pues hay
desconocimiento de las tareas a realizar provocando así Incumplimiento de gestiones y
atención tardía de lo requerido.
Recomendación: Asignar a funcionarios de acuerdo al perfil profesional que tiene para
optimizar tiempo y recursos.
PROCEDIMIENTOS PREVIAMENTE ESTABLECIDA
Observación: No disponen de procedimientos esblecidos, las actividades se realizan de
acuerdo a disposiciones emergentes.
Conclusión: La Dirección no dispone de procedimientos establecidos, realizandose las
actividades de acuerdo a disposiciones emergentes y por el desconocimiento institucional de
las actividades que el Administrativo realiza hay confución con las demás áreas de la
Institución y el tiempo es inutilizado por falta de direccionamiento.
Recomendación: Con el proposito de disponer una fuente de consulta para el correcto
direccionamiento de las actividades que se realizan en la Dirección Administrativa y de las
misma Institución se recomienda elaborar un manual de procedimientos institucional y la
actualización del estatúto orgánico.
COMUNICACIÓN AUTORIDADES
Observación: La comunicación e información entre las autoridades no estan fluida pues solo
se informa lo solicitado.
162
Conclusión: La comunicación entre las autoridades no es fluida pues no tienen establecidas
reuniones frecuentes para comunicar las novedades que hubieren causando problemas de
comunicación.
Recomendación: Se debe definir reuniones semanales para verificar todas las novedades que
hubieren y tomar los correctivos de manera oportuna y con la autorización del Ministro y la
Coordinadora.
VERIFICACIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS
Observación: Desconocimiento del Director de cumplimiento de todos los requerimientos
recibidos.
Conclusión: El desconocimiento del Director Administrativo de todos los requerimientos
recibidos por la desconcentración del área incrementa la duplicidad de gestión de los
requerimientos y deteriora la comunicación de la dirección.
Recomendación: Se debe definir estrategías de integración para mejorar la calidad de
comunicación departamental, adicionalmente se debe establecer una normativa de reporte de
actividades para tener amplio conocimiento de las actividades realizadas y por realizar.
REPORTE DE CORRECTIVOS ATENDIDOS
Observación: No se informa en la totalidad de los correctivos realizados sugeridos por el
Director Administrativo.
163
Conclusión: El director administrativo no tiene total conocimiento de los correctivos
solicitados debido a la desconcentración de las áreas que conforman la dirección y al tiempo
limitado que dispone por agenda, provocando falta de conocimiento en temas de relacionados
con las actividades de área a su cargo.
Recomendación: Establecer reportes de todos los correctivos realizados, con el proposito de
obtener la información necesaria para preparar informes necesarios relacionados con los
objetivos institucionales, cumpliendo así con la normativa legal.
CONTROL INTERNO
Observación: Desconocimiento de las normas de Control
Conclusión: El deconicimiento de las normas de Control Interno por la falta de capacitación
de la normativa incrementa el riesgo de sanciones por parte de la Contraloría General del
Estado.
Recomendación: Establecer una capacitación sobre la normativa de control interno y designar
como jefes de las unidades a funcionarios que tengan conocimiento de la normativa, con el
propósito de incrementar el control adecuado de la ejecución de los procesos y getiones que se
realizan el la Dirección Administrativa.
Resultados de Aspectos Específicos:
USO DE CERTIFICACIONES PRESUPUESTARIAS PARA PROCESOS DE
COMPRA
Observación: Las certificaciones empleadas en el presente período de analisis fueron del 60%.
164
Conclusión: En el período de análisis se empleó el 60% de ls certificaciones solicitadas pues
la asignación restante que disponia la Dirección Administrativa fue asignada a direcciones de
la institución provocando incumplimiento en los requerimientos que tenían.
Recomendación: Es recomendable que se consideren todos los compromisos de compra
adquiridos y las oblicaciones de pagos que se mantienen con terceras personas para así poder
disponer de las partidas que quedáran disponibles.
EJECUCIÓN DE MANTIENIMIENTOS
Observación: Se registro el 62% de mantenimientos realizados.
Conclusión: El 38% de los mantenimientos pendientes no fueron atendidos, pues se realizaron
mantenimientos que se encontraban fuera del cronograma de mantenimientos, incumpliendo
así con los mantenimientos que se tenia anteriormente.
Recomendación: Se debe organizar un detalle de mantenimientos a realizar considerando los
que podrían considerarse como mantenimientos emergentes a fin de cumplir con lo establecido
y brindar atención a lo que se pudiere presentar.
BIENES CALIFICADOS Y VALORADOS
Observación: Desconocimiento del estado del total bienes disponibles.
Conclusión: Hay desconocimiento del total de los bienes que dispone la institución pues falta
personal en el área de bodega está provocando deterioro inobservado en los bienes.
165
Recomendación: Se debe realizar un cronograma para la calificación y valoración de los
bienes disponibles, distribuyendo de manera equitativa a los funcionarios del área para lograr
completar la verificación de todos los bienes existentes.
REGISTRO DE COMPRAS EN EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN
Observación: Hay compras que se realizan fuera del PAC (Plan Anual de Contratación).
Conclusión: Compras realizadas fuera del PAC a causa de disposicione recibidas provocan
falta de presupuesto para las compras que se encontraban establecidas y retraso en el
incumplimiento de las solicitudes realizadas por otras áreas.
Recomendación: Considerar dentro del PAC un valor adicional del cual se puedan cumplir las
compras que se pudieran presentar y que no estuvieran planificadas.
DESCONCENTRACIÓN DEL ÁREA DE BIENES DEL RESTO DE LA DIRECCIÓN
ADMISNITRATIVA
Observación: El área de bienes se encuentra ubicado en otra edificación de la isntitución
distante de la Dirección Admisnitrativa y de la bodega.
Conclusión: La ubicación del área de bienes es en otra edificación del ministerio distante a
dirección administrativa debido a la falta de espacio físico, lo cual afecta con retraso en los
procesos que el área realiza y bajo control del control de bienes.
Recomendación: Designar a varios funcionarios del área a un lugar cercano a la dirección
administrativa para que exista mayor control del área sobre todo de la bodega.
166
ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS ÁREA DE SERVICIOS INSTITUCIONALES
Observación: No se cuenta con un programa de atención a requerimientos de mantenimiento.
Conclusión: El área de servicios institucionales no cuenta con un programa de atención a
mantenimientos pues no tienen conocimiento de la normativa ocasionando así incumplimiento
de la normativa e incumplimiento de los mantenimientos por realizar.
Recomendación: Diseñar y ejecutar un programa de mantenimiento preventivo y correctivo
con la finalidad de no afectar la gestión operativa de la institución.
CUIDADO Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
Observación: Los conductores a cargo de cada unidad no mantienen el control de
mantenimiento del vehículo.
Conclusión: Los conductores no mantienen el control de los mantenimientos del vehículo pues
no tienen conocimiento del reglamento interno de uso de vehículos y del control y cuidado que
deben mantener lo cual podría causar daño del bien asignado.
Recomendación: Establecer un compromiso con los conductores para que tengan
conocimiento del reglamento de uso de vehículos existente en la institución, con la finalidad
de que conozcan el reglamento y mantengan el control debido de los vehículos.
COMPRAS ACORDE AL PAC
Observación: Hay compras que se realizan fuera del PAC.
167
Conclusión: Hay compras que se realizan fuera del PAC pues hay disposición de compras
emergentes y eventuales por parte de las autoridades lo cual provoca la falta de recursos para
las compras planificadas.
Recomendación: Establecer lineamientos de adquisiciones para evitar compras inecesarias,
facilitando al cumplimiento de las compras planificadas y evitando el incumplimiento de las
compras solicitadas.
REGISTRO DE PAGOS DE SERVICIOS
Observación: No se mantiene un registro consolidado de los valores de servicios que se
cancelan mensualmente de la institución.
Conclusión: La falta de un registro consolidado de los valores de servicios que se cancelan
mensualmente pues no se dispone de líneas de conducta y medidas de control establecidas por
lo que se incurre en la falta de cancelación de servicios o la cancelación de servicios que no
correspondan a la Institución.
Recomendación: Establecer los lineamientos y medidas de control necesarias con el fin de
evitar pagos inesesarios y cumplir con la normativa de control interno.
ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS
Observación: No hay conductores con un perfil asignado para la asignación de los vehículos
de la institución.
Conclusión: No se dispone de conductores con un perfíl específico para la asignación de
vehículos puesto que los jefes del área de transportes no cuentan con la instrucción necesario e
inobservan el reglamento de uso de vehículos.
168
Recomendación: Establecer las directrices necesarías para que los conductores verifiquen los
reglamentos a acatar y se realice un compormiso de aplicación de los mismos.
LOGOTIPOS Y PLACAS DE VEHÍCULOS INSTITUCIONALES
Observación: No todos los vehículos tienen logotipos y placas oficiales.
Conclusión: No todos los vehículos del Ministerio del Interior tienen el logotipo de la
institución y placas oficiales, puesto que no se tiene conocimiento del reglamento de uso,
incumpliendo así el mismo y se tiene riesgo de sancio de la CGE.
Recomendación: Disponer una inducción del reglamento e identificar cuales son los vehículos
que no disponen del logotipo y placa oficial para implementarlas de manera urgente.
APLICACIÓN DE REGLAMENTO INSTITUCIONAL DE BIENES
Observación: No se consideran todos los artículos del reglamentos sustitutivo para el manejo
y administración de bienes.
Conclusión: El área de bienes no considera y aplica todos los artículos del reglamento
sustitutivo para el manejo y administración de bienes debido a la falta de observancia del
reglamento incurriendo así en incumplimiento del mismo y ejecutando un control deficiente de
los bienes .
Recomendación: Definir un código de ética en el que se establezca la obligatoriedad de
verificación de la base legal aplicable al área.
169
CONTROL DE PROCESOS DE PROVEEDURÍA
Observación: No se mantienen controles de los procesos de compra que se realizan.
Conclusión: No se mantienen controles de los procesos de compra que se realizan pues no se
han establecido los controles correspondiente para los procesos de adquisiciones, incumpliendo
con una de las normas de contro interno.
Recomendación: Establecer controles que aseguren el cumplimiento de las adquisiciones
planificadas para cumplir con la norma de control Interno 406-03.
VERIFICACIÓN DE PROVEEDORES
Observación: No se verifica la documentación de proveedor posterior a la contratación por el
portal.
Conclusión: No hay una verificación de la documentación del proveedor posterior a la
contratación por el portal pues no se considera el riesgo de la falta de documentos razón por la
que no se cumplen los requisitos y no se completa y culmina el proceso de compra.
Recomendación: Establecer como norma interna de la validación de la documentación subida
al portal del proveedor a contratar, para lograr que los porcesos de compra se desarrollen con
normalidad evitando así perdidas de tiempo y recursos.
CONTROL DE EMISIÓN DE TELEFONÍA CELULAR
Observación: No se mantiene un registro actualizado de quienes disponen de telefonos
celulares.
170
Conclusión: No se dispone de un registro actualizado de quienes disponen de teléfonos
celulares pues no se tiene buena coordinación con el área de bienes quienes debe recibir los
equipos e informar quienes entregaron y quienes disponen aún de los equipos causando
consumo innecesario del servicio por funcionarios que ya salieron de la institución.
Recomendación: Mantener un registro actualizado en el que conste todos los registro del
funcionario a cargo del bien y permanecer en coordinación con el área de bienes y talento
humano para verificar al funcionario que se debe retirar el equipo en cuanto culminen las
funciones en la institución.
CONTROL DE UBICACIÓN DE VEHÍCULOS
Observación: No se mantiene un control adecuado y confiable de la ubicación de los
vehículos.
Conclusión: No se mantiene un control adecuado y confiable de la ubicación de los vehículos
puesto que el único medio que se dispone es el de radio lo cual incrementa el riesgo de incurrir
en una causal de responsabilidad administrativa por uso inadecuado del vehículo.
Recomendación: Implementar un control más adecuado y confiable como se a establecido en
otras instituciones como el uso de gps que establece la ubicación de los vehículos en cualquier
momento que se requiriere.
CONTROL DE BIENES EXISTENTES
Observación: No se dispone de un control total de los bienes que se disponen.
171
Conclusión: El área de bienes no dispone de un control total de los bienes que se disponen
debido a la falta de personal en el área de bodega y al desconocimiento del reglamento lo cuál
causa del desconocimiento del estado actual de los bienes que se dispone.
Recomendación: Establecer una planificación de toma de inventarios con el fin de que se
consolide todo lo que se dispone y el estado en el que se encuentran los bienes, para brindar el
mantenimiento preventivo y correctivo de ser el caso.
COMUNICACIÓN A CONDUCTORE DE MANTENIMIENTOS A REALIZAR DE
VEHÍCULOS
Observación: No siempre se comunica oportunamente a los conductores el mantenimiento a
realizar pues los vehículos se encuentra en comisión o no hay vehículos disponibles para el
uso.
Conclusión: No se comunica oportunamente a los conductores el mantenimiento a realizar
pues los vehículos se encuentran en comisión de servicios o no hay vehículos disponibles para
el uso de los funcionarios, esto pues la deficiencia de control de los manteinimientos
incrementa el riesgo de daños de los vehículos de la institución.
Recomendación: Establecer líneamiento para el cumplimiento de los mantenimientos,
concientizando el riesgo de accidentes que implicaría la falta de mantenimientos del parque
automotor de la institución.
COMUNICACIÓN DE PERDIDA DE BIENES AL JEFE DE ÁREA DE BIENES
Observación: No siempre se informa al responsable de área sobre la perdida de bienes.
172
Conclusión: No hay informa con frecuencia al responsable del área de bienes sobre la perdida
de bienes debido a la falta de coordinación en la ejecución del reglamento causando un
incremento de la perdida de bienes de la institución.
Recomendación: Determinar los procedimientos a seguir cuando se hayan perdido bienes
considerando adicionalmente el cumplimiento del reglamento de bienes.
SEGUIMIENTO DE MANTENIMIENTOS REALIZADOS
Observación: No se brinda seguimiento posterior a los mantenimientos de infraestructura
realizados.
Conclusión: Debido a que no se brinda seguimiento posterior a los mantenimientos de
infraestructura que se realizan pues hay el control adecuado del área a cargo hay deterioro de
bienes y se incurre en otro gasto adicional para otro manteniemiento.
Recomendación: Definir como lineamiento de control la verificación posterior de los
mantenimientos realizados para constatar lo ejecutado y de ser el caso aplicar la garantía
correspondiente.
MONITOREO DE SERVICIOS DE INTERNET Y ENLACES DE DATOS
Observación: No se monitorea la operatividad de los servicios de internet y enlaces de datos
contratados por la institución.
173
Conclusión: No se realiza monitoreos de la operatividad de los servicios de internet y enlaces
de datos contratados por falta de coordinación con la Dirección de Tecnología, lo que provoca
inutilización de servicios y pago de servicios que no tiene uso.
Recomendación: Solicitar reportes de operatividad con frecuencia a la Dirección de
Tecnología con el fin de mantener funcionales los servicios.
MONITOREO DE DOCUMENTACIÓN DE CONDUCTORES
Observación: No se realizan controles frecuentes de las licencias de los conductores.
Conclusión: No se realizan controles frecuentes de las licencias de los conductores puesto que
hay falta de control de la documentación de los conductores y carencia de compromiso
institucional, incumpliendo con la base legal de transito terrestre.
Recomendación: Establecer directrices de control para que se mantenga un registro de la
vicencia y las novedades que se pudieran tener en las licencias y documentos de los
conductores.
MONITOREO DE FUCIONARIOS DEL ÁREA DE BIENES
Observación: No hay un control frecuente y permanente de los funcionarios del área de bienes.
Conclusión: No hay un control frecuente y permanente de los funcionarios del área de bienes
debido a la falta de desconcentración de la Dirección Administrativa, ocasionando bajo
rendimiento de las funciones asignadas.
174
Recomendación: Determinar lineamientos de control de personal conjuntamente con el área
de Talento Humano con el fin de evitar incumplimiento de funciones.
SEGUIMIENTO AL MANTENIMIENTOS A BIENES
Observación: No existe un seguimiento a los bienes que necesitaren mantenimiento.
Conclusión: No existe un seguimiento de los bienes que necesitaren de mantenimiento pues el
área responsable desconoce el Reglamento de Bienes de la institución, provocando el daño o
deterioro de lo disponible en la institución.
Recomendación: Establecer la obligatoriedad de conocer el Reglamento de Bienes con el fin
de precautelar el cuidado de los mismos.
175
176
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
PLAN DE SEGUIMIENTO Y RECOMENDACIÓN
N° ÁREA DE APLICACIÓN DE
RECOMENDACIÓN RESPONSABLE PLAZO
Observaciones de Aspectos Generales
1
Se debe definir un taller de socialización sobre el
direccionamiento estratégico a todos los
funcionarios con la finalidad de que adquieran
todos los conocimientos de la misión, visión y
objetivos los mismos que guían el curso para el
cumplimiento de las metas, cumpliéndose así con
la normativa de control interno 200-04.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
3 MESES
2
Establecer como jefes de unidades a un
funcionario que se encuentre con nombramiento,
con el fin de mantener un control y ejecución
adecuada de los procesos y gestiones que se
realizan.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
2 MESES
3
Establecer un adicional del presupuesto de todos
los requerimientos que se realizan en la dirección
administrativa, a fin de solventar todos los que
surjan como emergentes.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
3 MESES
4
Establecer un código de ética de la Dirección
administrativa en el que se establezcan todas las
normas de conducta y de evaluación dentro de la
dirección, cumpliendo con la normativa de control
correspondiente.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
3 MESES
5
Se debe difundir dentro de la dirección
administrativa y dentro de la institución el
organigrama estructural con el fin de dar a conocer
las áreas y actividades que se realizan en la
Dirección Administrativa
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
3 MESES
6
Se debe definir una capacitación a todos los
funcionarios de las normativas legales que
corresponden a cada actividad que se realiza en la
dirección, de igual manera se debe definir las
bases legales que más se requieren con el
propósito de que se disponga de una fuente de
consulta en la dirección.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
3 MESES
177
7
Se recomienda establecer las políticas necesarias
para que la dirección disponga de respaldos
informáticos de toda la documentación que se
maneja.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
3 MESES
8 Asignar a funcionarios de acuerdo al perfil
profesional que tiene para optimizar tiempo y
recursos.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
3 MESES
9
Con el propósito de disponer una fuente de
consulta para el correcto direccionamiento de las
actividades que se realizan en la Dirección
Administrativa y de las misma Institución se
recomienda elaborar un manual de procedimientos
institucional y la actualización del estatuto
orgánico.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
3 MESES
10
Se debe definir reuniones semanales para verificar
todas las novedades que hubieren y tomar los
correctivos de manera oportuna y con la
autorización del Ministro y la Coordinadora.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
3 MESES
11
Se debe definir estrategias de integración para
mejorar la calidad de comunicación departamental,
adicionalmente se debe establecer una normativa
de reporte de actividades para tener amplio
conocimiento de las actividades realizadas y por
realizar.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
3 MESES
12
Establecer reportes de todos los correctivos
realizados, con el propósito de obtener la
información necesaria para preparar informes
necesarios relacionados con los objetivos
institucionales, cumpliendo así con la normativa
legal.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
3 MESES
13
Establecer una capacitación sobre la normativa de
control interno y designar como jefes de las
unidades a funcionarios que tengan conocimiento
de la normativa, con el propósito de incrementar el
control adecuado de la ejecución de los procesos y
gestiones que se realizan en la Dirección
Administrativa.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
3 MESES
Observaciones de Aspectos Específicos
1
Es recomendable que se consideren todos los
compromisos de compra adquiridos y las
obligaciones de pagos que se mantienen con
terceras personas para así poder disponer de las
partidas que quedarán disponibles.
Jefe de área y Director
Administrativo
1 MES
178
2
Se debe organizar un detalle de mantenimientos a
realizar considerando los que podrían considerarse
como mantenimientos emergentes a fin de cumplir
con lo establecido y brindar atención a lo que se
pudiere presentar.
Jefe de área y Director
Administrativo 1 MES
3
Se debe realizar un cronograma para la
calificación y valoración de los bienes disponibles,
distribuyendo de manera equitativa a los
funcionarios del área para lograr completar la
verificación de todos los bienes existentes
Jefe de área y Director
Administrativo 3 MESES
4
Considerar dentro del PAC un valor adicional del
cual se puedan cumplir las compras que se
pudieran presentar y que no estuvieran
planificadas.
Jefe de área y Director
Administrativo 1 MES
5
Designar a varios funcionarios del área a un lugar
cercano a la dirección administrativa para que
exista mayor control del área sobre todo de la
bodega.
Jefe de área y Director
Administrativo 1 MES
6 Diseñar y ejecutar un programa de mantenimiento
preventivo y correctivo con la finalidad de no
afectar la gestión operativa de la institución.
Jefe de área y Director
Administrativo 2 MESES
7
Establecer un compromiso con los conductores
para que tengan conocimiento del reglamento de
uso de vehículos existente en la institución, con la
finalidad de que conozcan el reglamento y
mantengan el control debido de los vehículos.
Jefe de área y Director
Administrativo 1 MES
8
Establecer lineamientos de adquisiciones para
evitar compras innecesarias, facilitando al
cumplimiento de las compras planificadas y
evitando el incumplimiento de las compras
solicitadas
Jefe de área y Director
Administrativo 1 MES
9 Establecer los lineamientos y medidas de control
necesarias con el fin de evitar pagos innecesarios y
cumplir con la normativa de control interno.
Jefe de área y Director
Administrativo 1 MES
179
10
Establecer las directrices necesarias para que los
conductores verifiquen los reglamentos a acatar y
se realice un compromiso de aplicación de los
mismos.
Jefe de área y Director
Administrativo 1 MES
11
Disponer una inducción del reglamento e
identificar cuáles son los vehículos que no
disponen del logotipo y placa oficial para
implementarlas de manera urgente.
Jefe de área y Director
Administrativo 1 MES
12 Definir un código de ética en el que se establezca
la obligatoriedad de verificación de la base legal
aplicable al área
Jefe de área y Director
Administrativo 3 MESES
13 Establecer controles que aseguren el cumplimiento
de las adquisiciones planificadas para cumplir con
la norma de control Interno 406-03.
Jefe de área y Director
Administrativo 3 MESES
14
Establecer como norma interna de la validación de
la documentación subida al portal del proveedor a
contratar, para lograr que los procesos de compra
se desarrollen con normalidad evitando así
pérdidas de tiempo y recursos.
Jefe de área y Director
Administrativo 1 MES
15
Mantener un registro actualizado en el que conste
todos los registro del funcionario a cargo del bien
y permanecer en coordinación con el área de
bienes y talento humano para verificar al
funcionario que se debe retirar el equipo en cuanto
culminen las funciones en la institución
Jefe de área y Director
Administrativo 6 MESES
16
Implementar un control más adecuado y confiable
como se ha establecido en otras instituciones como
el uso de GPS que establece la ubicación de los
vehículos en cualquier momento que se requiriere.
Jefe de área y Director
Administrativo 1 MES
17
Establecer una planificación de toma de
inventarios con el fin de que se consolide todo lo
que se dispone y el estado en el que se encuentran
los bienes, para brindar el mantenimiento
preventivo y correctivo de ser el caso.
Jefe de área y Director
Administrativo 1 MES
180
18
Establecer lineamiento para el cumplimiento de los
mantenimientos, concientizando el riesgo de
accidentes que implicaría la falta de
mantenimientos del parque automotor de la
institución.
Jefe de área y Director
Administrativo 1 MES
19 Determinar los procedimientos a seguir cuando se
hayan perdido bienes considerando adicionalmente
el cumplimiento del reglamento de bienes.
Jefe de área y Director
Administrativo 3 MESES
20
Definir como lineamiento de control la
verificación posterior de los mantenimientos
realizados para constatar lo ejecutado y de ser el
caso aplicar la garantía correspondiente.
Jefe de área y Director
Administrativo 2 MESES
21 Solicitar reportes de operatividad con frecuencia a
la Dirección de Tecnología con el fin de mantener
funcionales los servicios.
Jefe de área y Director
Administrativo 3 MESES
22
Establecer directrices de control para que se
mantenga un registro de la licencia y las
novedades que se pudieran tener en las licencias y
documentos de los conductores.
Jefe de área y Director
Administrativo 2 MESES
23 Determinar lineamientos de control de personal
conjuntamente con el área de Talento Humano con
el fin de evitar incumplimiento de funciones.
Jefe de área y Director
Administrativo 3 MESES
24 Establecer la obligatoriedad de conocer el
Reglamento de Bienes con el fin de precautelar el
cuidado de los mismos.
Jefe de área y Director
Administrativo 3 MESES
181
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
De acuerdo al estudio realizado a la Dirección Administrativa del Ministerio del Interior
en el período 2013, se determinó las siguientes conclusiones:
El Ministerio del Interior se encuentra en un proceso de cambio, considerando sobre
todo las actividades de control y administrativas que realiza con la Policía Nacional,
con el fin de lograr una institución que vigile la integridad y seguridad de la ciudadanía.
La Dirección Administrativa ha adquirido nuevas atribuciones las cuales no se
encuentran aún con la organización y direccionamiento determinado, siendo
inobservadas varias debilidades por las que no se está cumpliendo completamente con
los objetivos institucionales.
El control de las normativas y base legal es una de las falencias más importantes en las
que están incurriendo causando así un alto riesgo de sanciones administrativas por parte
del órgano de Control.
La Dirección Administrativa necesita establecer lineamientos y directrices a seguir en
los procesos que se ejecutan dentro del área, pues hay vacíos que requieren orientación
y dirección a los objetivos y metas del Ministerio
La Dirección no tiene un control efectivo con la administración de los recursos de la
182
institución y de la Policía Nacional.
5.6 RECOMENDACIONES
Las recomendaciones detalladas a continuación brindan iniciativa de mejora en los procesos
que se realizan en la Dirección Administrativa, en caminando así a la eficiencia de procesos y
reducción o consumo consciente de los recursos públicos:
En toda institución pública la normativa y base legal debe estar en constante aplicación
durante cada proceso que se realice, es por tal motivo que la Dirección Administrativa
debe establecer directrices de cumplimiento legal con el firme propósito de cumplir los
objetivos de la institución pero acorde a la ley.
El establecimiento de normas internas de la dirección es primordial para implantar un
entorno con mayor control.
Es necesario implantar directrices que establezcan el cuidado adecuado de los bienes y
recursos de la institución, con el fin de incrementar la vida útil de los mismos.
Es necesario crear una conciencia de correcto cumplimiento de las labores que se
realizan pues el objetivo primordial de la Dirección y del Ministerio del Interior en sí
es brindar una mejor calidad de vida a la ciudadanía.
183
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