UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE...
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TEMA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES EN LA EMPRESA PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CIA. LTDA. PERIODO 2014 AUTORA: DANIELA ELIZABETH MOSQUERA VELEPUCHA DIRECTOR: Msc. MARIO GANCHALA QUITO - ECUADOR DICIEMBRE 2014
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES EN LA EMPRESA PJL AUDITORES Y CONSULTORES
INTERNACIONALES CIA. LTDA. PERIODO 2014
AUTORA: DANIELA ELIZABETH MOSQUERA VELEPUCHA
DIRECTOR: Msc. MARIO GANCHALA
QUITO - ECUADOR
DICIEMBRE 2014
II
APROBACIÓN DEL TUTOR
Yo, Msc. Mario Ganchala, en calidad de Director de Tesis del tema, “MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES
EN LA EMPRESA PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CIA.
LTDA. PERÍODO 2014”, realizado por la Sra. Daniela Elizabeth Mosquera
Velepucha, para optar por el título de LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y
AUDITORÍA, doy fe que el presente trabajo de investigación ha sido dirigido y
revisado en cada una de sus partes, por lo cual autorizo su respectiva presentación.
Atentamente,
Msc. Mario Ganchala
DIRECTOR DE TESIS
III
AUTORÍA DE TESIS
El desarrollo del presente trabajo es de exclusiva responsabilidad de mi autoría y me
responsabilizo por su edición y reproducción.
Atentamente,
_______________________________
Daniela Elizabeth Mosquera Velepucha
C.C. 070323186-0
IV
DEDICATORIA
Dedicado a mi Dios, por permitirme llegar a cumplir una meta más en
mi vida, por ser él quien guía mis pasos, mi mente y mi corazón.
A mi esposo, ya que con su impulso, su esfuerzo y su ayuda incondicional mantuvo la llama viva que no me permitió decaer.
A mis hijos MATEO, EMILY Y DANIEL ya que con su paciencia, su
comprensión y su inocencia, me han regalado un momento de sus vidas y son mi motivación diaria para culminar esta etapa
profesional.
A cada una de las personas que contribuyeron con una palabra de
aliento.
Daniela
V
AGRADECIMIENTO
Agradezco con infinita misericordia a mi DIOS y a mi querida Virgen Dolorosa, quienes son el eje fundamental de mi vida, y me llenaron de
fortaleza y de Fe para culminar este trabajo.
A mi esposo Juan Fernando, a mis hijos Mateo, Emily y Daniel, quienes supieron compartir su tiempo para lograr con este objetivo,
que en momentos se tornaba imposible.
A mis padres quienes me han apoyado en esta etapa de mi vida.
A mis hermanos, quienes en uno u otro momento estuvieron apoyándome.
A la empresa PJL AUDITORES Y CONSULTORES
INTERNACIONALES CIA. LTDA., por permitirme desarrollar este trabajo, facilitándome la información necesaria.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial “UTE” sobre todo a quienes
conforman el sistema de educación a distancia, por compartir sus conocimientos, orientaciones y motivaciones.
De manera muy especial a mi Director de Tesis Master Mario Ganchala, por su ayuda, paciencia, consejos y conocimientos
brindados para la ejecución de este trabajo.
VI
INTRODUCCIÓN
Proponer la implementación de un manual de procedimientos de control interno para
el área administrativa y contable juega un papel importante por el entorno
empresarial que se ha vuelto altamente competitivo y en los últimos años se han
generado varios avances que permiten a las empresas sobresalir y con la aplicación
de manuales de control interno cuyo objetivo principal es el reducir errores y
optimizar tiempo, se han alcanzado grandes logros, es por eso que la presente
investigación tuvo como objetivo general crear un “Manual de Procedimientos de
Control Interno Administrativos y Contables en la empresa PJL Auditores y
Consultores Internacionales Cía. Ltda.”,
Se obtuvo un conocimiento global y desagregado de la problemática del área de
estudio de manera de lograr un diagnóstico adecuado que permitió realizar una
propuesta, que pueda ser utilizada como herramienta que facilite el trabajo de los
funcionarios y logre resultados que permita la toma de decisiones adecuadas por
parte de la Gerencia.
De ahí, que en el Capítulo I, EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACION, describe la
situación en la que se encuentra la empresa, sus antecedentes, la metodología, y
técnicas utilizadas, el diseño de la investigación, y el tratamiento de la información.
En el Capítulo II, MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL, en el que está comprendido
el presente trabajo de tesis, recoge el pensamiento de expertos del área y estudios
previos realizados, contiene además el marco conceptual en el cual se sustenta el
desarrollo de la investigación, las leyes tributarias y reglamentos.
VII
En nuestro Capitulo III nos referimos a METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN, el
proceso investigativo se llevó a cabo mediante el instrumento de recolección de
datos como: La encuesta.
En el Capítulo IV ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS, la con
los resultados de la encuesta se procedió a tabularlas, graficarlas e interpretarlas.
El Capítulo V, DIAGNOSTICO, cuenta la historia y estado actual de la empresa.
Capítulo VI, LA PROPUESTA, se presenta todo el “Manual de Procedimientos de
Control Interno Administrativos y Contables en la empresa PJL Auditores y
Consultores Internacionales Cía. Ltda.” En donde se plantea una propuesta de
estructura organizacional, manual de funciones en el cual se definen funciones para
cada uno del personal de la empresa, se plantea un plan de cuentas, y flujogramas y
procedimientos propuestos para cada uno de los departamentos y empleados.
Y por último en el Capítulo VII tenemos CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES,
el trabajo de tesis termina con las Conclusiones basadas en el análisis del resultado
de la investigación, y las recomendaciones que se considera deben realizarse para
lograr un buen control interno administrativo y contable de la empresa PJL Auditores
y Consultores Internacionales Cia.Ltda.
VIII
ÍNDICE DE CONTENIDOS
APROBACIÓN DEL TUTOR ................................................................................................ II
AUTORÍA DE TESIS .............................................................................................................. III
DEDICATORIA ....................................................................................................................... IV
AGRADECIMIENTO ............................................................................................................... V
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... VI
1 EL PROBLEMA ..................................................................................................................................... 1
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................................................... 1
1.2 CONTEXTUALIZACIÓN ........................................................................................................ 2
1.3 ANÁLISIS CRÍTICO .............................................................................................................. 2
1.4 PROGNOSIS ......................................................................................................................... 3
1.5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .......................................................................................... 4
1.6 INTERROGANTES DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................................ 4
1.7 DELIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................................ 5
1.8 JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................... 5
1.9 OBJETIVOS ..................................................................................................................... 6
1.9.1 Objetivo General ........................................................................................................ 6
1.9.2 Objetivos específicos.................................................................................................. 7
1.10 LIMITACIONES ................................................................................................................. 7
2 MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL .............................................................................. 8
2.1 EMPRESA ........................................................................................................................ 8
2.2 IMPORTANCIA .................................................................................................................... 8
2.3 CLASIFICACIÓN .................................................................................................................. 9
2.3.1 Por su naturaleza se clasifican en: Industriales, Comerciales y de Servicios ............ 9
2.3.1.1 Empresas Industriales .............................................................................................. 9
2.3.2 Por el Sector al que pertenecen se clasifican en Públicas Privadas y Mixtas .......... 9
2.3.3 Por integración del Capital son unipersonales y pluripersonales ............................. 10
2.4 LA CONTABILIDAD .................................................................................................... 11
2.5 FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD ................................................................................... 11
2.6 CARACTERÍSTICAS DE LA CONTABILIDAD ........................................................................ 12
2.7 IMPORTANCIA .................................................................................................................. 12
2.8 PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD .................................................................................... 13
2.9 CLASIFICACIÓN ................................................................................................................ 14
2.10 DEPENDIENDO DE LA NATURALEZA ................................................................................ 14
2.10.1 Contabilidad General o Comercial ......................................................................... 14
2.10.2 Contabilidad Bancaria ............................................................................................ 14
2.10.3 Contabilidad Agropecuaria .................................................................................... 14
2.10.4 Contabilidad de Seguros ........................................................................................ 14
IX
2.10.5 Contabilidad de Costos .......................................................................................... 14
2.10.6 Contabilidad Gubernamental.................................................................................. 15
2.11 DEPENDIENDO DE SUS USUARIOS ................................................................................... 15
2.11.1 Contabilidad Financiera ......................................................................................... 15
2.11.2 Contabilidad Administrativa .................................................................................. 15
2.11.3 Contabilidad Fiscal ................................................................................................. 15
2.12 PROCESO CONTABLE ...................................................................................................... 16
2.12.1 Comprobantes – Documentos Mercantiles ............................................................ 16
2.12.2 Importancia............................................................................................................. 17
2.13 CLASIFICACIÓN .............................................................................................................. 17
2.13.1 Documentos Negociables ....................................................................................... 17
2.13.2 Documentos no Negociables .................................................................................. 17
2.13.3 Comprobantes de Ingresos ..................................................................................... 17
2.13.4 Comprobantes de Egresos ...................................................................................... 18
2.13.5 Cheques .................................................................................................................. 18
2.13.6 Facturas .................................................................................................................. 18
2.13.7 Letras de Cambio ................................................................................................... 18
2.13.8 Notas de Crédito ..................................................................................................... 18
2.13.9 Notas de Débito ...................................................................................................... 19
2.13.10 Pagaré ................................................................................................................... 19
2.14 SISTEMA CONTABLE ...................................................................................................... 19
2.14.1 Importancia del Sistema Contable.......................................................................... 20
2.15 ASIENTO CONTABLE ............................................................................................... 22
2.16 LA CUENTA ................................................................................................................ 22
2.16.1 PARTES DE LA CUENTA ................................................................................... 22
2.16.2 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS ............................................................... 23
2.17 LA ECUACION CONTABLE ...................................................................................... 24
2.17.1 ACTIVO ................................................................................................................. 24
2.17.2 PASIVO ................................................................................................................. 24
2.17.3 PATRIMONIO ....................................................................................................... 24
2.17.4 INGRESOS ............................................................................................................ 24
2.17.5 GASTOS ................................................................................................................ 25
2.17.6 ESTADOS FINANCIEROS .................................................................................. 25
2.17.7 Objetivo de los Estados Financieros ...................................................................... 25
2.17.8 Clasificación de los Estados Financieros ............................................................... 26
2.17.9 BALANCE GENERAL ......................................................................................... 26
2.17.10 ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS ....................................................... 26
2.17.11ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO ................................... 26
2.17.12ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO ............................................................... 26
2.18 CONTROL INTERNO ................................................................................................. 28
2.18.1 IMPORTANCIA .................................................................................................... 28
2.18.2 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO .............................................................. 30
X
2.18.3 PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO ............................................................. 31
2.19 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ......................................................... 34
2.20 LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO ........................................................... 34
2.20.1 Fracaso ................................................................................................................... 35
2.20.2 Elusión de los controles por la dirección ............................................................... 35
2.20.3 Confabulación ........................................................................................................ 35
2.20.4 Relación costes / beneficio .................................................................................... 35
2.21 TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO ....................................................................... 36
2.22 QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO ................ 36
2.23 RESPONSABILIDADES: ............................................................................................ 36
2.24 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO ......................................................... 37
2.24.1 CONTROL CONTABLE ....................................................................................... 37
2.24.2 CONTROL ADMINISTRATIVO ......................................................................... 38
2.25 MANUAL DE CONTROL INTERNO ......................................................................... 39
2.26 POSIBILIDADES Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES .................................. 40
2.26.1 POSIBILIDADES .................................................................................................. 40
2.26.2 LIMITACIONES ................................................................................................... 41
2.27 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES .................................................................. 41
2.27.1 POR SU CONTENIDO ......................................................................................... 41
2.27.2 POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA ....................................................................... 41
2.28 MARCO LEGAL .......................................................................................................... 42
2.28.1 LEY DE REGIMEN TRIBUTARIO INTERNO .................................................. 42
2.29 INGRESOS DE FUENTE ECUATORIANA ............................................................... 42
2.30 NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD .......................................... 44
2.30.1 NIC1: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS ................................. 44
2.31 NIC 7 ESTADOS DE FLUJOS DE EFECTIVO ...................................................................... 45
2.31.1 Objetivo ................................................................................................................. 45
2.31.2 Alcance .................................................................................................................. 46
2.32 DEFINICIONES ................................................................................................................ 47
2.32.1 Efectivo y equivalentes al efectivo ........................................................................ 47
2.32.2 Actividades de operación ....................................................................................... 48
2.32.3 Actividades de inversión........................................................................................ 49
2.32.4 Actividades de financiación ................................................................................... 51
2.33 NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA NIIF .......... 52
2.33.1 OBJETIVO ............................................................................................................ 52
2.34 NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA NO.1 .......... 53
2.34.1 ADOPCION POR PRIMERA VEZ DE LAS NORMAS INTERNACIONALES
DE INFORMACION FINANCIERA ............................................................................... 53
2.35 NORMA INTERNACIONAL DE INFORMACIÓN FINANCIERA NO.9 ................. 55
2.35.1 NIIF PARA PEQUEÑAS Y MEDIANAS ENTIDADES (PYMES).................... 55
2.36 VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN .................................................................... 56
2.36.1 Variable Independiente .......................................................................................... 56
XI
2.36.2 Variables dependientes .......................................................................................... 56
3 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................... 57
3.1 TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN .............................................................. 57
3.2 MÉTODO DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................................... 57
3.2.1 Método principal .................................................................................................... 57
3.2.2 Método auxiliar ...................................................................................................... 57
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA ........................................................................................ 58
3.4 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA RECOLECTAR LA INFORMACIÓN . 58
3.4.1 FUENTES PRIMARIAS ....................................................................................... 59
3.4.2 FUENTES SECUNDARIAS ................................................................................. 59
3.5 TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS ............................................................... 60
3.5.1 Técnicas de análisis de datos ................................................................................. 60
3.5.2 Técnicas de procesamiento de datos ...................................................................... 60
3.6 PLAN DE PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ............................................................ 60
3.6.1 Encuesta ................................................................................................................. 61
4 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS ........................................... 64
5 DIAGNÓSTICO .................................................................................................................. 72
5.1 HISTORIA .................................................................................................................... 72
5.2 ESTADO ACTUAL ...................................................................................................... 72
6 PROPUESTA ....................................................................................................................... 73
6.1 TEMA ............................................................................................................................. 73
6.2 DATOS INFORMATIVOS .................................................................................................. 73
6.3 MISIÓN ........................................................................................................................ 74
6.4 VISIÓN ......................................................................................................................... 74
6.5 JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................... 74
6.6 OBJETIVOS ................................................................................................................. 75
6.6.1 Objetivo General .................................................................................................... 75
6.6.2 Objetivos Específicos ............................................................................................ 75
6.7 ACTIVIDAD QUE REALIZA............................................................................................... 75
6.7.1 Servicio de Rentas Internas ................................................................................... 76
6.7.2 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ............................................................. 76
6.7.3 Ministerio de Relaciones Laborales....................................................................... 77
6.7.4 Superintendencia de Compañías ............................................................................ 77
6.7.5 Contabilidad ........................................................................................................... 77
6.7.6 Auditorías de Estados Financieros......................................................................... 77
6.8 ANÁLISIS FODA ........................................................................................................ 77
6.8.1 FORTALEZAS ...................................................................................................... 78
6.8.2 OPORTUNIDADES .............................................................................................. 78
6.8.3 DEBILIDADES ..................................................................................................... 78
6.8.4 AMENAZAS ......................................................................................................... 79
6.9 DESARROLLO DE LA PROPUESTA ........................................................................ 82
6.10 OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................................ 83
XII
6.11 MARCO JURÍDICO ..................................................................................................... 83
6.12 ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA EMPRESA PJL AUDITORES Y
CONSULTORES INTERNACIONALES CÍA. LTDA........................................................ 83
6.13 ORGANIGRAMA PROPUESTO DE LA EMPRESA PJL AUDITORES Y
CONSULTORES INTERNACIONALES CÍA. LTDA........................................................ 84
6.14 OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES ........................................................... 84
6.14.1 Gerencia General ................................................................................................... 84
6.14.2 Gerencia Operativa ................................................................................................ 85
6.14.3 Gerencia Administrativa - Financiera .................................................................... 86
6.14.4 Contador General ................................................................................................... 87
6.14.5 Asistente Contable ................................................................................................. 89
6.14.6 Secretaria ............................................................................................................... 90
6.14.7 Mensajería.............................................................................................................. 92
6.14.8 Jefe de Recursos Humanos .................................................................................... 93
6.14.9 Asistente de Recursos Humanos ............................................................................ 94
6.15 PROCEDIMIENTOS ................................................................................................... 95
6.15.1 PROCEDIMIENTO DE CONTABILIDAD ......................................................... 95
6.16 PROPUESTA CONTABLE................................................................................................ 110
6.16.1 Introducción ......................................................................................................... 110
6.17 REGISTROS BÁSICOS PARA UNA ORGANIZACIÓN CONTABLE ....................................... 117
6.17.1 Cuenta Bancos ..................................................................................................... 117
6.17.2 Estado de cuenta .................................................................................................. 118
6.17.3 Conciliación Bancaria .......................................................................................... 119
6.17.4 Rol de Pagos ........................................................................................................ 120
6.17.5 Provisiones de Beneficios Sociales ..................................................................... 120
7 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................ 121
7.1 CONCLUSIONES: ..................................................................................................... 121
7.2 RECOMENDACIONES ............................................................................................. 122
XIII
INDICE DE GRAFICOS
GRAFICO NO. 1 MANUAL DE CONTROL INTERNO ...................................................... 64
GRAFICO NO. 2 POLITICAS CONTABLES ........................................................................ 65
GRAFICO NO. 3 MANUAL DE FUNCIONES .................................................................... 66
GRAFICO NO. 4 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ........................................................... 67
GRAFICO # 5 CONTROLES CONTABLES ........................................................................ 68
GRAFICO # 6 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL ........................................................... 69
GRAFICO NO. 7 CAPACITACION DE PERSONAL EN NIIF’S ....................................... 70
GRAFICO NO. 8 APLICACIÓN DE NIIF’S ......................................................................... 71
INDICE DE IMÁGENES
ILUSTRACIÓN 1: CHEQUE ................................................................................................ 118
ILUSTRACIÓN 2: ESTADO DE CUENTA ......................................................................... 118
ILUSTRACIÓN 3: CONCILIACIÓN BANCARIA .............................................................. 119
INDICE DE TABLAS
TABLA 1: ROL DE PAGOS ................................................................................................. 120
TABLA 2: PROVISIONES LABORALES ........................................................................... 120
XIV
INDICE DE CUADROS
CUADRO NO. 1 MANUAL DE CONTROL INTERNO ....................................................... 64
CUADRO NO. 2 POLITICAS CONTABLES ........................................................................ 65
CUADRO NO. 3 MANUAL DE FUNCIONES ...................................................................... 66
CUADRO NO. 4 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ........................................................... 67
CUADRO NO. 5 CONTROLES CONTABLES .................................................................... 68
CUADRO NO. 6 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL ...................................................... 69
CUADRO NO. 7 CAPACITACION DE PERSONAL EN NIIF´S ........................................ 70
CUADRO NO. 8 APLICACIÓN DE NIIF´S .......................................................................... 71
1
CAPÍTULO I
1 EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema
PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CIA.LTDA., ofrece
servicios especializados en asesoramiento contable, informes de auditoría,
capacitación y toda la información relacionada con lo tributario y laboral. La
empresa en el último año ha experimentado un crecimiento tanto en su recurso
humano, como en lo financiero y administrativo. Según el informe de gerencia se
puede manifestar que las pocas políticas establecidas por la Gerencia General no
han permitido mejorar la calidad del servicio a los clientes internos y externos, por la
falta de procesos administrativos y contables, las relaciones interdepartamentales, y
la falta de coordinación en las disposiciones jerárquicas.
Se ha visto la necesidad de elaborar un manual de control interno para la empresa
PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CIA.LTDA., esto
mejorará los servicios que presta, poniendo énfasis en el área operativo - contable, a
fin de establecer las bases que permitan un oportuno, y eficiente desarrollo de las
actividades, contribuyendo de manera óptima al alcance de objetivos y metas
planteadas, con el propósito de ofertar a los clientes servicios de calidad acorde con
las exigencias del mercado, y los entes de control (Servicio de Rentas Internas SRI,
IESS, Superintendencia de Compañías, entre otros)
2
1.2 Contextualización
PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda. “, es una empresa que fue
creada el 16 de Junio del año 2011, teniendo como objeto social principal prestación
de toda clase de servicios de asesoría contable, financiera administrativa, tributaria,
laboral auditoria interna y externa.
El control contable y administrativo en la empresa no es el más adecuado, ya que no
existe distribución de actividades, y esto ha provocado que se pierda mucho tiempo
en todas las actividades asignadas al personal.
Por lo antes expuesto, y ante la necesidad se puede determinar que la creación de
un manual procedimientos de control interno permitirá que PJL Auditores y
Consultores Internacionales Cía. Ltda., administre de mejor manera sus tiempos, su
asignación de tareas y por consecutivo su presentación de informes y balances.
1.3 Análisis Crítico
La situación actual y el mal manejo de los recursos en la empresa PJL Auditores y
Consultores Internacionales Cía. Ltda. ha originado en varias ocasiones un mal
funcionamiento de los procesos dentro de la organización, como la demora en el
procesamiento de la información mensual, la falta de entrega y desmotivación del
personal por el desconocimiento de los objetivos o a donde está encaminado su
trabajo, la doble línea de mando es decir la doble autoridad, la mala distribución del
trabajo a cada uno de los empleados, y la constante rotación del personal, etc.; por
tales circunstancias, la empresa está obligada a dar solución a esos problemas,
3
tratando de implantar nuevas políticas, procedimientos, estrategias que servirán para
el mejor funcionamiento y la optimización de recursos en todas las áreas,
procurando así; que el empleado, que es actor principal en los procesos operativos
de la empresa, se sienta parte de la misma.
En pocas palabras se debe definir las líneas de comunicación de la organización y
de separar en unidades organizativas diferentes actividades de gestión,
financiamiento, administración y operativas.
Por tal razón la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda.,
necesita un mejor control principalmente de sus actividades operativas diarias
contables y procedimientos administrativos para evitar la pérdida de tiempo, errores,
y malinterpretaciones por parte de empleados, administradores de la empresa.
Si la empresa no toma en consideración lo antes expuesto e implementa un manual
de procedimientos de control interno, con el cual funcione organizadamente, y de
manera oportuna para la emisión de balances y reportes administrativos, los
resultados repercuten en lo económico y financiero, puesto que las ventas decaen
con el mal funcionamiento interno de la empresa haciendo que esto afecte
directamente a los clientes.
1.4 Prognosis
Si no se implementa un manual de procedimientos de control interno eficiente,
oportuno y eficaz en la empresa los resultados se verán reflejados en los balances
financieros ya que existen varios costos ocultos, como el costo tiempo, que implica
una pérdida de clientes.
4
1.5 Formulación del Problema
La Empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda., posee falencias
en las operaciones diarias en lo que se refiere a sus procesos contables, por todos
estos inconvenientes se planteó las siguientes interrogantes:
¿Cómo la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda., ha
venido desarrollando sus actividades cotidianas en relación a los servicios contables,
así como la presentación de reportes y cuál ha sido su tiempo de respuesta?
¿De qué forma la ausencia de un Manual de Procedimientos de Control Interno
afecta a la realización de los objetivos de la empresa PJL Auditores y Consultores
Internacionales Cía. Ltda.?
1.6 Interrogantes de la Investigación
¿Qué políticas de control interno deberían incrementarse para un buen
manejo de los procesos contables, y la correcta aplicación de las leyes
contables y tributarias vigentes, las mismas que permitirán disminuir los
errores en los registros contables de la Compañía PJL Auditores y
Consultores Internacionales Cía. Ltda.?
¿Con el mejoramiento del control interno en el área de recursos humanos se
optimizará los recursos y el manejo del personal?
¿Se debería evaluar los procedimientos y políticas actuales y realizar una
reestructuración total en las funciones y una revisión de la carga de trabajo de
los empleados para que estos hagan su trabajo con la mayor eficiencia
posible?
5
¿Será posible que al elaborar un Manual de Control Interno, que mejore
procesos contables y administrativos en la empresa PJL Auditores y
Consultores Internacionales Cía. Ltda., se consiga un mejor desempeño en el
desarrollo de sus actividades cotidianas, y que conlleven a cumplir los
objetivos de la institución?
¿Qué estrategias se debería utilizar para captar la atención de futuros clientes
y de mantener a los que ya tenemos en los actuales momentos?
1.7 Delimitaciones de la Investigación
Este trabajo de investigación se realizó con datos correspondientes al periodo 2014
de la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda., ubicada en la
ciudad de Quito, Provincia de Pichincha en el departamento contable–administrativo,
en donde con el diseño de un sistema administrativo se pretende darle forma a la
empresa tomando en cuenta que está bien constituida y con el diseño del sistema
contable organizar y clasificar todas las actividades para los empleados e inclusive
para los socios.
1.8 Justificación
El tema de investigación propuesto es de gran interés para todas las personas que
necesitan conocer los fundamentos acerca de un manual de procedimientos de
control interno. En la actualidad existen muchas empresas dedicadas a la prestación
de servicios contables y que necesitan conocer los procedimientos que se deben
aplicar para un buen control interno, constituyéndose este trabajo en un aporte para
un manejo adecuado de los mismos.
6
PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda. Constituida como una
sociedad de derecho, y cuya finalidad es la de ofrecer servicios contables y de
auditoria, ha venido trabajando sin un manual de procedimientos de control interno,
si bien existen pequeños registros de algunas funciones los mismos no cuentan con
las respectivas firmas de responsabilidad, ni tampoco son manuales completos ni
para todos los cargos contables y administrativos, en tales circunstancias el manual
de procedimientos de control interno propuesto aportará para obtener información
confiable y veraz.
A través de la investigación se pretende contribuir a la empresa con un
instrumento útil y práctico, beneficiando directamente a PJL Auditores y
Consultores Internacionales Cía. Ltda. Y al personal involucrado en el
proceso contable y administrativo.
Los directivos de la empresa están dispuestos a colaborar a fin de que se
lleve a cabo la investigación y cuyo resultado sea factible de ejecutarlo por lo
que se espera ponerlo en práctica inmediatamente.
1.9 OBJETIVOS
1.9.1 Objetivo General
Elaborar un Manual de Procedimientos de Control Interno que permita a la empresa
PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CIA.LTDA., regular y
mejorar el cumplimiento en los procesos administrativos, y contables, desarrollando
procesos administrativos, que permitan cumplir con los objetivos de la organización
en cada una de sus áreas.
7
1.9.2 Objetivos específicos
Realizar un diagnóstico de la situación de la empresa para conocer el estado
real de la misma.
Creación de un manual de control interno para mejorar el cumplimiento de los
procesos administrativos y contables de la organización.
Identificar los procesos administrativos necesarios para una correcta
ejecución de la contabilidad.
Establecer los controles adecuados con el propósito de definir las funciones
por cada uno de los puestos de trabajo, y evitar la constante rotación de
personal en el área contable, proponiendo un sistema de evaluación y
motivación del trabajo realizado por el empleado en un tiempo determinado.
Planificar nuevas estrategias con el propósito de dar mayor atención a los
clientes potenciales, brindándoles un excelente y oportuno servicio contable-
tributario.
Establecer los beneficios y garantías que proporciona una buena estructura
de control interno para salvaguardar sus actividades administrativas y
contables.
1.10 Limitaciones
Uno de los limitantes que se presentan en la investigación es cuadrar y organizar el
tiempo de las personas que laboran en la empresa ya que muchas veces realizan su
trabajo fuera de la oficina, más aún los socios que no tienen un horario fijo para
asistir a la oficina.
8
CAPÍTULO II
2 MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
2.1 EMPRESA
Bravo (2013) “La empresa es una entidad compuesta por capital y trabajo que se
dedica a actividades de producción, comercialización y prestación de bienes y
servicios a la colectividad” 1 Pag.3
Empresa es una entidad compuesta por recursos humanos, financieros y
tecnológicos que se dedica a actividades de producción, comercialización y/o
prestación de bienes y servicios para satisfacer las necesidades de la colectividad, y
que nos producirán un ingreso económico.
2.2 Importancia
La estructura de las empresas les permite, cada una dentro de su especialidad,
planificar, desarrollar y controlar todos los procesos productivos, comerciales y de
distribución de manera que por este medio se ofrece a la comunidad casi la totalidad
de bienes y servicios que existen en la economía mundial.
Las empresas tienen la posibilidad de obtener y manejar grandes cantidades de
recursos necesarios para la operación de sus negocios, con el objeto de maximizar
el beneficio proveniente del ejercicio de sus diversas actividades.
1 BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General; 11.a. Edición 2013; Pág. 3
9
2.3 Clasificación
2.3.1 Por su naturaleza se clasifican en: Industriales, Comerciales y de
Servicios
2.3.1.1 Empresas Industriales
Son las que transforman materias primas en nuevos productos como por ejemplo las
manufactureras, textiles, etc.
2.3.1.2 Empresas Comerciales
Son las que compran y venden productos sin transformarlos, convirtiéndose en
intermediarias entre las empresas productoras y los consumidores.
2.3.1.3 Empresas de Servicios
Se dedican a la generación y venta de servicios o sea productos intangibles que
satisfacen las necesidades de los clientes como las de seguridad, capacitación,
asesorías, etc.
2.3.2 Por el Sector al que pertenecen se clasifican en Públicas Privadas y
Mixtas
2.3.2.1 Empresas Públicas
Son las que su capital es propiedad del Sector Público o Estatal (Estado)
2.3.2.2 Empresas Privadas
Son las que su capital pertenece al Sector Privado (personas naturales o jurídicas)
10
2.3.2.3 Empresas Mixtas
Son las empresas cuyo capital pertenece a los sectores público y privado (personas
jurídicas)
2.3.3 Por integración del Capital son unipersonales y pluripersonales
2.3.3.1 Empresas Unipersonales
Cuyo capital está conformado por el aporte de una sola persona
2.3.3.2 Pluripersonales
El capital es propiedad de dos o más personas conformados en Sociedades o
compañías y se subdividen en:
Según el Código Civil personas son todos los individuos de la especie humana
cualquiera sea su edad, sexo o condición. 2
Persona Jurídica, Se forma cuando dos o más personas se constituyen legalmente
como una Persona Jurídica con el fin de contraer obligaciones y ejercitar derechos
funcionando bajo una Razón Social
Comerciantes, Las personas que teniendo capacidad para contratar hacen del
comercio una profesión habitual 3
La Ley de Compañías determina cinco clases de Compañías de Comercio que
pueden emprender en operaciones mercantiles y participar de sus utilidades
2 Código Civil. Art. 41.
3 Código de Comercio. Art. 2.
11
Compañía en nombre colectivo
Compañía en comandita simple y dividida por acciones
Compañía de Responsabilidad Limitada
Compañía Anónima
Compañía de Economía mixta
2.4 LA CONTABILIDAD
Bravo (2013) “Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el análisis,
clasificación, registro, control e interpretación de las transacciones que se
realizan en una empresa con el objetivo de conocer su situación económica y
financiera al término de un ejercicio económico o periodo contable” 4 Pág.1
El concepto de es muy claro y conciso indicando que la contabilidad nos permite
registrar las operaciones y poder identificar la situación económica de una empresa
a través de sus estados financieros.
2.5 Funciones de la Contabilidad
Registro Cronológico de las operaciones durante toda la vida de la empresa,
como una función histórica
Reflejar todos los acontecimientos económicos como una función estadística.
Estudiar el proceso que se necesita para la obtención o compra de los
productos como una función económica
Examina los recursos monetarios con los que cuenta o contará la empresa
como una función financiera
Afectación de los impuestos fiscales a la empresa como función fiscal
Como una función legal el conocer las leyes y reglamentos que se aplican a la
empresa. 4 BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General; 11.a. Edición 2013; Pág. 1
12
2.6 Características de la Contabilidad
Entendible, Los registros y reportes informativos deben redactarse en un
lenguaje sencillo que facilite la comprensión del mensaje que se pretende
entregar.
Relevante, Mostrar los aspectos más significativos, prima el concepto de
materialidad y no de precisión
Confiable, Los datos serán verificables y comprobables
Comprable, Preparar la información bajo normativa estándar y universal, a
través de prácticas, métodos y procedimientos uniformes.
2.7 Importancia
Tal y como se desprende de los conceptos que definen la Contabilidad, su
importancia radica en la información que facilita sobre las actividades económicas
desarrolladas por la entidad contable, presentada a través de informes fáciles de
comprender y a través de los cuales se da a conocer el resultado de las operaciones
económico financieras desarrolladas en un negocio o empresa, a fin de que se
constituya en un instrumento que permita a los usuarios internos y externos,
planificar, controlar y tomar decisiones adecuadas que redunden en beneficio de la
empresa.
Considerando que la Contabilidad es una herramienta para la toma de decisiones
económicas apropiadas, sus informes oportunos y confiables permiten desarrollar
reportes de rentabilidad obtenida y potencial de los productos, informes de
productividad de los empleados y cotejarlos con los sueldos y más costos que éstos
13
generan. Permite comparaciones entre años o entre compañías, ayuda en la
elaboración de presupuestos; facilita los datos para examinar el desempeño
histórico y las proyecciones del negocio. Permite predecir efectos futuros de las
decisiones que se deseen adoptar, e identificar los puntos neurálgicos de la
empresa, ineficacia o ineficiencias, así como fortalezas para mejorar el
funcionamiento y resultados empresariales.
2.8 Principios de la Contabilidad
“Los principios de contabilidad generalmente aceptados, son conceptos básicos que
establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de
cuantificación de las operaciones y la presentación de la información económica y
financiera de la empresa a través de los Estados financiero….El Principio
Fundamental de la Partida Doble, dice que no hay deudor sin acreedor, ni
viceversa”. (Bravo Valdivieso Mercedes, 2013. p. 8). 5
El criterio para las investigadoras sobre el principio fundamental de la contabilidad es
el de la Partida Doble, aunque sin dejar de mencionar que los otros principios son
muy importantes para el óptimo funcionamiento del ejercicio contable.
5 BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General; 11.a. Edición 2013; Pág. 8
14
2.9 Clasificación
2.10 Dependiendo de la naturaleza
2.10.1 Contabilidad General o Comercial
La misma que se aplica a empresas que se dedican a comprar y vender bienes o
servicios no financieros.
2.10.2 Contabilidad Bancaria
Aplicada a empresas del sector bancario y financiero y su plan de cuentas lo
proporciona la Superintendencia de Bancos. Se aplica a bancos, mutualistas y otras
del sistema financiero.
2.10.3 Contabilidad Agropecuaria
Aplicada a las empresas que se dedican a la producción y cultivos del agro.
2.10.4 Contabilidad de Seguros
Para las empresas aseguradoras y todos los seguros de que tienen un tratamiento
especial.
2.10.5 Contabilidad de Costos
Las empresas industriales requieren un sistema contable de dos partes, la primera
es la contabilidad general y la segunda la de Costos a fin de determinar el costo
individual de los productos que fabrica o servicios específicos que produce.
15
2.10.6 Contabilidad Gubernamental
Se aplica al Sector Público de acuerdo a disposiciones legales y normas dispuestas
por la Contraloría General del Estado. Se aplica a empresas u organismos del
estado
2.11 Dependiendo de sus usuarios
Aun cuando los informes o reportes contables parten de la misma base de datos, la
contabilidad permite las siguientes especializaciones:
2.11.1 Contabilidad Financiera
La utilizan principalmente usuarios externos como son accionistas, bancos,
organismos gubernamentales, y más personas relacionadas con la empresa a fin de
facilitar su toma de decisiones. La información que genera sobre hechos globales es
histórica y obligatoria.
2.11.2 Contabilidad Administrativa
Herramienta de utilidad para la planificación, control y toma de decisiones de los
ejecutivos dentro de la empresa y por los directivos de instituciones varias u
organismos estatales o de las personas encargadas de administrar la empresa. Su
finalidad es el futuro de la organización, se hace por segmentos y es opcional.
2.11.3 Contabilidad Fiscal
Diseñado para cumplir con las obligaciones tributarias de las empresas.
16
2.12 Proceso Contable
Denominado también Ciclo Contable constituye la serie de pasos o la secuencia que
sigue la información contable desde el origen de la transacción hasta la presentación
de los Estados Financieros 6
El Ciclo Contable contiene:
Comprobantes o documentos fuente
Estado de Situación Patrimonial Inicial
Libro Diario
Libro Mayor
Libros Auxiliares
Balance de Comprobación
Hoja de Trabajo
Ajuste y Resultados
Cierre de Libros
Estados Financieros
2.12.1 Comprobantes – Documentos Mercantiles
Los comprobantes son la fuente u origen de los registros contables, respaldan todas
y cada una de las transacciones que se realizan en la empresa, entre los
comprobantes más utilizados tenemos, comprobantes de ingresos, comprobantes de
egresos, contratos, cheques, facturas, letras de cambio, notas de débito, notas de
6 BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General; 11.a. Edición 2013; Pág. 16
17
crédito, pagarés, papeletas de depósitos, planillas de aportes, recibos, roles de
pago, etc.
2.12.2 Importancia
Los documentos mercantiles son de gran importancia por cuanto proporcionan un
mayor grado de confiabilidad y validez a los registros contables, los documentos
comerciales son utilizados como referencia y como comprobantes en caso de
desacuerdo legal.
2.13 Clasificación
Se clasifican en:
2.13.1 Documentos Negociables
Son aquellos que completan la actividad comercial, se utilizan por lo general para
cancelar una deuda, para garantizar una obligación, para financiación.
2.13.2 Documentos no Negociables
Son aquellos que se requieren para la buena marcha de la empresa, son de uso
diario, constante y corriente, están ligados a la vida misma del comercio, son
indispensables para el control de la empresa.
2.13.3 Comprobantes de Ingresos
Son aquellos que se utilizan en el negocio para registrar las transacciones
comerciales que originan ingresos de dinero en efectivo o en cheques ya sean por
ventas de mercaderías, comisiones, o cobros recibidos de clientes, etc.
18
2.13.4 Comprobantes de Egresos
Son documentos en los que se registran los desembolsos de dinero, ya sea por
compra de activos, pagos de impuestos, pagos de deudas, pagos de sueldos,
compras de bienes y servicios, etc.
2.13.5 Cheques
El cheque es un documento comercial que debe contener el mandato puro y simple
de pagar una suma de dinero, es pagadero a la vista, a su presentación el Banco
está obligado a pagarlo o protestarlo, aunque tenga fecha futura.
2.13.6 Facturas
Es el documento que el vendedor entrega al comprador con el detalle de las
mercadería o servicios, indicando cantidad, detalle del producto o servicio, precio,
condiciones de pago, impuestos fiscales, RUC. La factura es de carácter obligatorio
por todas las transacciones que superan los 4,00 dólares.
2.13.7 Letras de Cambio
Es una orden de pago que da el acreedor a su deudor para que pague en
determinado tiempo y lugar el valor que se indica en el documento, el mismo
garantiza el pago de cierta cantidad de dinero por parte del cliente.
2.13.8 Notas de Crédito
Las notas de crédito son documentos que se emiten por la modificación en las
condiciones de la transacción originalmente pactadas, es decir, para anular
19
operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones
(Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios).
2.13.9 Notas de Débito
Las notas de débito se emiten para el cobro de intereses de mora y para recuperar
costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión del
comprobante de venta.
2.13.10 Pagaré
Un pagaré es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona
denominada suscriptora, de que pagará a una segunda persona llamada
beneficiaria o tenedora, una suma determinada de dinero en un determinado plazo
de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la declaración de
obligaciones: "debo y pagaré".
2.14 Sistema Contable
El sistema contable suministra información cuantitativa y cualitativa con tres grandes
propósitos.
Información interna para la gerencia que la utilizará en la planeación de la estrategia,
toma de decisiones y formulación de políticas generales y planes de largo alcance.
Información interna a los gerentes para uso de la planeación de la estrategia, toma
de decisiones y la implementación de políticas generales y planes de largo alcance.
Información externa para los accionistas, el gobierno y terceras personas.
20
“El sistema de información contable es la perfecta combinación del personal, los
registros y los procedimientos para que un negocio pueda cumplir con las
necesidades de información financiera”7
2.14.1 Importancia del Sistema Contable
Tener un buen sistema de contabilidad en nuestra empresa que sea eficiente y
funcional además de ser un activo intangible, indiscutiblemente lo convierte en una
fuente de información importante para conocer de la situación económica y
financiera para nuestras empresas.
La información financiera, Contable y Administrativa tiene los siguientes objetivos:
Generar los Balances que son como una fotografía de la empresa en cada
instante.
Generar los Estados de Resultados (P y G) para evaluar la utilidad en un periodo
de tiempo.
Generar flujos de Efectivo.
Determinar y controlar la carga tributaria.
Argumentar la toma de decisiones en nuestra organización.
Evaluar la función de la Administración.
Controlar las operaciones de la entidad económica.
Tomar decisiones en materia de inversión y crédito.
Suministrar información sobre la situación financiera y económica de la entidad.
Contribuir a la información estadística de la empresa y la del DANE.
7 HORNGREN Y HARRISON, Contabilidad Quinta Edición Pag.225
21
Determinar precios y tarifas de nuestros productos y servicios.
Proporcionar información de carácter legal.
Estimar los costos y beneficios sociales atribuibles a la empresa.
Informar sobre los efectos que las operaciones practicadas han producido a las
finanzas de la empresa en cada período.
Facilitar y agilizar la toma de decisiones económicas.
Ahora bien, los principios de la contabilidad deben ser implacables en el sistema
contable, la Contabilidad contenida en nuestro software de contabilidad debe de
tener ciertas características o cualidades, como las siguientes:
Debe ser clara y fácil de comprender.
Que sea confiable.
Que se presente de forma oportuna.
Que sea verificable, en la medida que presente fielmente los hechos económicos.
Debe de tener relevancia, que permitan al usuario captar el mensaje y operar
sobre ella para lograr sus fines particulares.
Debe de ser fácilmente comparable.
Para concluir, La importancia de la información que genera el sistema contable es
vital para la buena toma de decisiones dentro de cualquier organización y esta debe
tener las características que arriba hemos mencionado para poder corregir cualquier
desviación que tengamos con respecto a lo presupuestado o respecto a los
resultados que los accionistas han previsto ganar.
22
2.15 ASIENTO CONTABLE
Zapata (2008) “Es la formula técnica de anotación de las transacciones bajo el
principio de partida doble” p.49 8
No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor, todo asiente contiene:
Fecha, cuenta o cuentas deudoras y el valor afectado; cuenta o cuentas acreedoras
y el valor afectado, explicación del asiento y el comprobante que originó la
jornalización.
2.16 LA CUENTA
Es el nombre específico que se le da a un artículo u operación con el fin de clasificar
todas las transacciones de acuerdo a la cuenta a la que pertenecen.
2.16.1 PARTES DE LA CUENTA
Toda cuenta contiene tres partes: Debe, Haber y Saldo.
Debe: Se registran todos los valores que reciben, ingresan o entran a cada una de
las cuentas (lado izquierdo).
Haber: Se registran todos los valores que entregan, egresan o salen de cada una de
las cuentas (lado derecho).
Saldo: El saldo es la diferencia entre él debe y el haber de una misma cuenta.
8 ZAPATA, P. (2008). Contabilidad General. Bogotá: McGraw-Hill Interamericana. P.49
23
2.16.2 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS
2.16.2.1 POR SU NATURALEZA
Personales
Interpersonales
2.16.2.2 POR EL GRUPO AL QUE PERTENECEN
Activo
Pasivo
De Capital
De Gastos
De Rentas
2.16.2.3 POR EL ESTADO FINANCIERO
Estado de Situación Financiera o Balance General
Estado de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultados
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
Estado de Flujo de efectivo
Notas a los Estados Financieros
2.16.2.4 POR EL SALDO
Deudoras
Acreedoras
24
2.17 LA ECUACION CONTABLE
Activo = Pasivo + Patrimonio
Pasivo = Activo – Patrimonio
Patrimonio = Activo – Pasivo
2.17.1 ACTIVO
Son recursos económicos que se espera que beneficien al negocio en el futuro. Son
algo que la empresa posee y que tiene valor. El efectivo, el inventario de
mercaderías, el mobiliario, y los terrenos son activos. Estos aparecen al lado
izquierdo de una ecuación contable.
2.17.2 PASIVO
Son deudas por pagar a entidades externas, que se conocen como acreedores, son
algo que la empresa debe. Estos aparecen al lado derecho de una ecuación
contable.
2.17.3 PATRIMONIO
Son los derechos de los propietarios sobre los activos de la empresa, al igual que el
pasivo, estos aparecen al lado derecho de una ecuación contable.
2.17.4 INGRESOS
La empresa en el ejercicio de su actividad presta servicios y vende bienes. A cambio
de ellos, percibe dinero o nacen derechos de cobro a su favor, que hará efectivos en
25
las fechas estipuladas, es decir se produce un ingreso cuando se vende un bien o se
presta el servicio según la actividad a la que se dedica la empresa.
2.17.5 GASTOS
Denominados también Egresos, cuando surge un gasto se produce una doble
circulación económica, de un lado sale dinero, y, como contrapartida, se recibe en su
momento algo real, una contraprestación en bienes y servicios, que colaboraran en
el proceso productivo.
Los gastos se identifican con la corriente real de las operaciones de consumo de
bienes y servicios, en las que incurre una empresa para poder llevar a cabo su
actividad.
2.17.6 ESTADOS FINANCIEROS
Son documentos empresariales que informan acerca de la situación económica de
una empresa, siempre al término de un periodo contable o ejercicio económico. Esta
información permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial futuro
de la Compañía.
2.17.7 Objetivo de los Estados Financieros
El objetivo básico de la presentación de los informes o estados financieros es
proporcionar información que sea útil para tomar decisiones de inversión y de
préstamos.
26
2.17.8 Clasificación de los Estados Financieros
2.17.9 BALANCE GENERAL
El Balance General presenta los activos, los pasivos y el capital contable de la
entidad en una fecha específica, generalmente al final de un mes, un trimestre o un
año.
2.17.10 ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
Denominado también Estado de resultados integrales, se elabora al finalizar el
periodo contable con el objetivo de determinar la situación económica de la
empresa, las cuentas que lo conforman son las de Ingresos, Costos, Gastos
Operacionales y Gastos no Operacionales, Gastos de ventas, Gastos Financieros,
Resultado Final, Utilidad o Pérdida.
2.17.11 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO
Se denomina también Estado de Evolución del Patrimonio, informe contable que nos
permite conocer y analizar los cambios en políticas contables sobre las cuentas
patrimoniales dentro de un periodo a otro, es un informe de uso interno y externo,
nos permite conocer la variación que ha tenido el patrimonio.
2.17.12 ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
Este estado financiero se elabora al término de un ejercicio económico o periodo
contable para evaluar con mayor objetividad la liquidez o solvencia de la empresa,
su objetivo es proporcionar a los usuarios de estados financieros una base para
27
evaluar la habilidad de la empresa para generar efectivo y sus equivalentes, y las
necesidades de la empresa en las que fueron utilizados dichos flujos de efectivos.
2.17.12.1 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
Las notas a los Estados Financieros incluyen descripciones narrativas o análisis más
detallados de los montos presentados en el balance general, estado de resultados,
estado de flujos de efectivo y estado de cambios en el patrimonio, así como
información adicional tales como pasivos contingentes y compromisos
Las notas de los estados financieros deben ser presentadas de una manera
sistemática. Cada partida en el balance general, estado de resultados y estado de
flujos de efectivo debe tener referencia cruzada a cualquier información relacionada
en las notas.
2.17.12.2 SALDO DEUDOR
Se obtiene cuando la sumatoria del Debe es mayor que la sumatoria del Haber de la
misma cuenta.
2.17.12.3 SALDO ACREEDOR
Se obtiene cuando la sumatoria del Haber es mayor que la sumatoria del Debe de la
misma cuenta.
28
2.18 CONTROL INTERNO
Mantilla Samuel Alberto (Auditoria del Control Interno 2009) “Control Interno es
un proceso que está ejecutado por la junta de directores, la administración
principal y otro personal de la entidad, diseñado para proveer seguridad
razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización, tale
objetivos son eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la
información financiera, cumplimiento de normas y obligaciones y salvaguarda
de activos.” 9
El autor nos realiza énfasis en el control interno por parte de los directivos de la
empresa, sin embargo el control interno es un proceso para todo el personal de la
empresa en todas las áreas y departamentos, esto nos dará seguridad del
cumplimiento de las responsabilidades y obligaciones de cada personal que labora
en la entidad.
2.18.1 IMPORTANCIA
El sistema de control interno de una compañía tiene un rol clave en la administración
de los riesgos que son significantes para el cumplimiento de sus objetivos de
negocio, un sistema sólido de control interno contribuye a salvaguardar la inversión
de los accionistas y los activos de la compañía,
Un sistema de control interno eficaz, es de vital importancia para la entidad, dado
que proporciona una seguridad razonable, tanto en la eficacia y eficiencia en las
operaciones; a través de procedimientos que permiten realizarlas en forma
9 Mantilla Samuel Alberto, Auditoria del Control Interno, Edición 2009
29
adecuada y garantizan la optimización de recursos, la fiabilidad de la información
financiera; en lo que se refiere a la elaboración y presentación de estados
financieros íntegros, que aportan seguridad a la gestión empresarial para una
adecuada toma de decisiones y prevención de errores y fraudes, y el cumplimiento
de leyes y normas vigentes a las que se encuentra sujeta la entidad.
Facilita la efectividad y la eficiencia de las operaciones, ayuda a asegurar la
confiabilidad del proceso de presentación de reportes internos y externos y ayuda al
cumplimiento de las leyes y regulaciones.
El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la
empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y
financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las
irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los
niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas
contables para que el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y
manejos empresariales.
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y
procedimientos que aseguren que los activos estén debidamente protegidos, que los
registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla
eficazmente, según las directrices marcadas por la administración.
Constituye una herramienta para los administradores de las entidades, en su afán de
implantar procedimientos coordinados, que permitan alcanzar las metas y objetivos
previstos, dentro de un enfoque de excelencia; puesto que la empresa que no
apliquen controles adecuados, corre el riesgo de tener desviaciones en sus
30
actividades, que podrían llevar a una crisis operativa con una serie de
consecuencias que perjudican los resultados empresariales.
2.18.2 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO
Los objetivos primordiales de la implantación de un sistema de control interno son:
Salvaguardia de los activos de la empresa
Confiabilidad e integridad de la información financiera
Cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones.
Optimización en el empleo de los recursos
Los objetivos de control interno abarcan aspectos como la protección de los bienes
de la entidad ya que la inexistencia de controles adecuados puede ocasionar
pérdidas, mal uso de recursos que afectan las operaciones de las empresas.
Cuando se habla de confiabilidad e integridad de la información financiera se hace
referencia a la preparación de los estados financieros en forma fiable de tal manera
que exista seguridad, transparencia y veracidad en la información presentada en
ellos, ya que estos reflejan los resultados económicos obtenidos en cada período.
Para la entidad el desarrollo de sus actividades tanto administrativas como
operativas están sujetas a normativas y procedimientos que deben ser cumplidos,
puesto que la violación a las mismas son perjudiciales para el ente económico
Al referirse a la optimización en el empleo de los recursos quiere decir que, ya sean
estos económicos, humanos, materiales y tiempo se utilicen con la debida eficacia y
31
eficiencia ya que con el adecuado manejo de estos se garantiza mejores resultados
económicos.
2.18.3 PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO
Los principios de control interno constituyen bases técnicas para desarrollar criterios
en el diseño e implementación de un sistema de control interno eficaz, igualmente
proveen el marco de referencia para evaluar el grado de cumplimiento del mismo,
los principios del control interno se detallan a continuación.
2.18.3.1 Responsabilidad delimitada
Es necesario fijar las responsabilidades de cada una de las direcciones,
departamentos y cargos por escrito, con nitidez e informarlas claramente.
2.18.3.2 Separación de funciones de carácter incompatible
Los errores intencionales o no intencionales pueden prevenirse con una adecuada
separación de funciones, considerando las 4 directrices generales que son:
2.18.3.2.1 Custodia de los activos de contabilidad
Los cargos que involucren custodia temporal o permanente sobre un activo no
pueden relacionarse con los referentes a su contabilización.
2.18.3.2.2 Autorización de operaciones de la custodia de activos
relacionados
Las personas que autorizan las operaciones no deben tener el control sobre el activo
relacionado por que se aumenta la posibilidad de desfalco de la empresa.
32
2.18.3.2.3 Separación de la responsabilidad operativa de la responsabilidad
de registro contable
Las responsabilidades operativas y de registro no pueden fusionarse, puesto que los
resultados podrían ser tergiversados para mejorar el desempeño de la unidad o
departamento en cuestión.
2.18.3.2.4 Separación de responsabilidades dentro del departamento del
Procesamiento Electrónico de Datos (PED)
Las actividades principales del departamento de procesamiento electrónico de datos
como son: análisis de sistemas, programación, operación y control, deben ser
separadas adecuadamente caso contrario los datos podrían ser manipulados para
ocultar irregularidades.
En este caso al ser un programa contable adquirido a un proveedor externo, se tiene
la seguridad de que toda la programación del mismo en ningún momento sea
manipulada, sería importante que se realice un monitoreo de usuarios, ya que esto
permitiere ver cada uno de los movimientos que ha realizado una persona dentro del
sistema contable.
2.18.3.3 Selección de servidores hábiles y capacitados
El proceso de selección debe permitir la contratación de personal idóneo para el
desempeño de funciones asignadas.
2.18.3.4 Aplicación de pruebas periódicas de exactitud a las operaciones
Las operaciones deben de verificarse mientras se procesan o en forma periódica y
de esta manera asegurar su correcta y oportuna autorización y registro.
33
2.18.3.5 Rotación de deberes
Cuando las personas llevan mucho tiempo en un mismo cargo tienden a sentirse
imprescindibles y su trabajo se vuelve rutinario, por lo que es aconsejable la rotación
de personal que les permite capacitarse en otras labores y además aportan con
nuevas ideas a la eficacia de las operaciones.
2.18.3.6 Fianzas de servidores que manejan recursos financieros y
materiales
La empresa debe exigir cauciones a todos los empleados que manejan activos,
como por ejemplo los encargados de emitir cheques, manejo de efectivo, etc., o en
su defecto puede optar por la contratación de pólizas de fidelidad.
2.18.3.7 Instrucciones por escrito
Las tareas de los diferentes puestos deben figurar siempre por escrito en los
manuales de procedimientos, puesto que éstos fortalecen el sistema de control
interno al promover la eficiencia y delimitación clara de funciones.
2.18.3.8 Formularios pre numerados
Todos los formularios con los que dispone la empresa deben ser pre-enumerados e
impresos y contar con procedimientos de control interno para su emisión, manejo y
custodia, de esta manera se garantiza la integridad de las operaciones.
2.18.3.9 Uso limitado de efectivo
Los desembolsos de efectivo deben utilizarse sólo para desembolsos menores y
urgentes a través de fondos de caja menor administrados en forma adecuada.
34
2.18.3.10 Depósitos inmediatos e intactos
Los valores recaudados deben ser depositados en forma intacta y dentro de 24
horas posteriores, bajo ningún concepto el dinero recaudado puede utilizarse para
pagos en efectivo, cambios de cheques o cualquier otro tipo de operación no
autorizada.
2.18.3.11 Uso del mínimo de cuentas bancarias
El mantener un mínimo de cuentas bancarias para el desarrollo de las operaciones
reduce el riesgo de errores y fraudes.
2.18.3.12 Utilización de cuentas de control
Es aconsejable la utilización de cuentas de control debido a que éstas prueban la
exactitud de los saldos de las cuentas.
2.19 Elementos del Sistema de Control Interno
Los elementos del sistema de control interno son; Ambiente de control, proceso de
evaluación del riesgo, sistema de información aplicable a los informes financieros y
a la comunicación, actividades de control y monitoreo de los controles.
2.20 LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO
El sistema de control interno por muy bueno que sea en su diseño y funcionamiento
es capaz de proporcionar sólo una seguridad razonable de que los objetivos
institucionales serán alcanzados debido a las limitaciones inherentes a todo sistema
de control interno y que incluyen:
35
2.20.1 Fracaso
Los controles internos a pesar de estar bien diseñados pueden fallar las
circunstancias relativas al recurso humano como: malentendido en las
instrucciones, dejadez, fatiga, despistes, personal eventual que carece de
conocimientos, cambios en el sistema antes de capacitar al personal, es decir,
factores de error humano.
2.20.2 Elusión de los controles por la dirección
Se refiere a la omisión de políticas o procedimientos establecidos por parte de los
responsables del control con fines ilegítimos, con ánimo de lucro personal o para
mejorar la presentación de la situación financiera o para disimular el
incumplimiento de obligaciones legales.
2.20.3 Confabulación
Las personas pueden confabularse en forma colectiva para burlar los controles y
de esta manera cometer y encubrir actos, datos financieros y otras informaciones
a fin que los resultados presentados cumplan con los objetivos base para los
incentivos u otro tipo de beneficio personal.
2.20.4 Relación costes / beneficio
En vista que los recursos son escasos, las entidades deben considerar los
costes/beneficio relativos a la implantación de controles en forma equilibrada,
para lo cual se tomará en cuenta tanto el riesgo de fracaso como el posible
efecto en la entidad, junto a los costes correspondientes a la implantación de un
36
nuevo sistema de control. Es importante recalcar que el costo no puede superar
el valor de lo que se quiere controlar.
2.21 TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO
Son un conjunto de procedimientos que se emplean para prevenir, detectar y
corregir errores e irregularidades que pueden ocurrir al procesar y registrar
transacciones; además permiten:
Obtener un conocimiento del sistema contable y de control del cliente.
Evaluar el sistema con el fin de determinar su grado de confianza.
Llevar a cabo un programa de pruebas sobre el funcionamiento del sistema y
los controles establecidos.
2.22 QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO
Todos los empleados del Departamento Operativo Contable y Financiero de
la Empresa PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES
CIA.LTDA. deberán consultar permanentemente este manual para conocer
las medidas de control interno, evaluando su resultado, ejerciendo
apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes
a mejorar.
Los jefes de las diferentes áreas porque podrán evaluar objetivamente el
desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de
controles modernos que conlleven a cambios en el ambiente de la Institución.
2.23 RESPONSABILIDADES:
El sistema de control interno deberá:
37
Estar inmerso en las operaciones de la compañía y hacer parte de su cultura,
Ser capaz de responder rápidamente a los riesgos de negocio que evolucionan y
que surgen de factores dentro de la compañía así como a los cambios en el
ambiente de negocios.
Incluir procedimientos y/o manuales que sirvan para reportar inmediatamente a los
niveles apropiados de la administración cualquier falla de administración o con trol
que sean significantes y que sean identificadas junto con los detalles de la acción
correctiva que se esté emprendiendo.
2.24 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
El control interno asigna la siguiente clasificación:
2.24.1 CONTROL CONTABLE
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos
de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente
incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con
registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y
auditoría interna.
Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de
dinero no deba manejar también los registros contables. Otro caso, el requisito de
que los cheques, órdenes de compra y demás documentos estén pre numerados.
38
El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y
registros que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de
los registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad
razonable de que:
a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o
específica de la administración
b) Se registren las operaciones como sean necesarias para
a) permitir la preparación de estados financieros de conformidad con
los principios de contabilidad generalmente aceptados o con
cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y
b) mantener la contabilidad de los activos.
c) el acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la
autorización de la administración.
c) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos
razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada
respecto a cualquier diferencia. 10
2.24.2 CONTROL ADMINISTRATIVO
Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en
operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente
tienen relación indirecta con los registros financieros. Incluyen controles tales como
10
http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse86.html
39
análisis estadísticos, estudios de noción y tiempo, reportes de operaciones,
programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.
En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los
procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la
autorización de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas
medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas
establecidas en todas las áreas de la organización.
Ejemplo: Que los trabajadores de la fábrica lleven siempre su placa de
identificación. Otro control administrativo sería la obligatoriedad de un examen
médico anual para todos los trabajadores. Estos controles administrativos interesan
en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada les prohíbe realizar una
evaluación de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una
mejor opinión.
El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización,
procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión que
conducen a la autorización de operaciones por la administración. Esta autorización
es una función de la administración asociada directamente con la responsabilidad de
lograr los objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el
control contable de las operaciones. 11
2.25 MANUAL DE CONTROL INTERNO
Es una parte fundamental dentro de un sistema. Su elaboración debe ser una de las
actividades primordiales en el departamento de control interno o auditoría y debe
11
http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse86.html
40
estar claramente contemplado dentro del plan de desarrollo de la función de control
interno.
Permite describir como los empleados deben realizar su trabajo, de una forma
eficiente y clara sin que existan posibilidades de fraudes y con el fin de minimizar
errores.
Es recomendable para este manual, adoptar el sistema de hojas intercambiables,
esto sirve para que cuando se evalué, y se llegue a la conclusión de que el proceso
o procedimiento se deba modificar.
El manual de control interno constituye elemento primordial del proceso de
capacitación de los empleados responsables.
Definiendo al control interno seria como un libro, o una carpeta, en los que de una
manera sencilla de manejar se indican en forma sistemática y ordenada, los
elementos administrativos con el fin de orientar la conducta de entre cada grupo
humano dentro de las diferentes empresas.
2.26 POSIBILIDADES Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES
2.26.1 POSIBILIDADES
Permiten delegar en forma efectiva ya que al existir instrucciones escritas, el
seguimiento del supervisor se puede circunscribir el control por excepción.
Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar
Ayudan a establecer objetivos, políticas y procedimientos, funciones y
normas.
41
Incrementan la coordinación en la realización de un trabajo.
2.26.2 LIMITACIONES
Si no son actualizadas periódicamente pierden su efectividad.
Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
El costo de reproducirlos y actualizarlos puede ser alto.
2.27 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES
2.27.1 POR SU CONTENIDO
De historia del organismo
De organización
De políticas
De procedimientos
De contenido múltiple
De adiestramiento o instructivo
Técnicos
2.27.2 POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA
Producción
Administración
Compras
42
Ventas
Finanzas
Contabilidad
Cobranzas
De personal
Generales
2.28 MARCO LEGAL
2.28.1 LEY DE REGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
Art.19.- Obligación de llevar contabilidad.- Están obligados a llevar contabilidad y
declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las
sociedades.
También lo estarán las personas naturales ya sean nacionales o extranjeras que
realicen actividades empresariales en el Ecuador y que; tengan un ingreso mayor a
cien mil dólares (100.000 USD) o que inicien con un capital propio mayor a sesenta
mil dólares (60.000 USD) o sus costos o gastos han sido mayores a ochenta mil
dólares (80.000 USD).
2.29 INGRESOS DE FUENTE ECUATORIANA
Art. 8.- Ingresos de fuente ecuatoriana.- Se considerarán de fuente ecuatoriana los
siguientes ingresos: 12
12
Ley de Régimen Tributario Interno
43
1. Los que perciban los ecuatorianos y extranjeros por actividades laborales,
profesionales, comerciales, industriales, agropecuarias, mineras, de servicios y otras
de carácter económico realizadas en territorio ecuatoriano, salvo los percibidos por
personas naturales no residentes en el país por servicios ocasionales prestados en
el Ecuador, cuando su remuneración u honorarios son pagados por sociedades
extranjeras y forman parte de los ingresos percibidos por ésta, sujetos a retención en
la fuente o exentos; o cuando han sido pagados en el exterior por dichas sociedades
extranjeras sin cargo al gasto de sociedades constituidas, domiciliadas o con
establecimiento permanente en el Ecuador. Se entenderá por servicios ocasionales
cuando la permanencia en el país sea inferior a seis meses consecutivos o no en un
mismo año calendario;
2. Los que perciban los ecuatorianos y extranjeros por actividades desarrolladas en
el exterior, provenientes de personas naturales, de sociedades nacionales o
extranjeras, con domicilio en el Ecuador, o de entidades y organismos del sector
público ecuatoriano;
3. Las utilidades provenientes de la enajenación de bienes muebles o inmuebles
ubicados en el país;
4. Los beneficios o regalías de cualquier naturaleza, provenientes de los derechos
de autor, así como de la propiedad industrial, tales como patentes, marcas, modelos
industriales, nombres comerciales y la transferencia de tecnología;
5. Las utilidades que distribuyan, paguen o acrediten sociedades constituidas o
establecidas en el país;
44
6. Los provenientes de las exportaciones realizadas por personas naturales o
sociedades, nacionales o extranjeras, con domicilio o establecimiento permanente
en el Ecuador, sea que se efectúen directamente o mediante agentes especiales,
comisionistas, sucursales, filiales o representantes de cualquier naturaleza;
7. Los intereses y demás rendimientos financieros pagados o acreditados por
personas naturales, nacionales o extranjeras, residentes en el Ecuador; o por
sociedades, nacionales o extranjeras, con domicilio en el Ecuador, o por entidades u
organismos del Sector Público;
8. Los provenientes de loterías, rifas, apuestas y similares, promovidas en el
Ecuador; y,
9. Los provenientes de herencias, legados y donaciones de bienes situados en el
Ecuador.
Para los efectos de esta Ley, se entiende como establecimiento permanente de una
empresa extranjera todo lugar o centro fijo ubicado dentro del territorio nacional, en
el que una sociedad extranjera efectúe todas sus actividades o parte de ellas. En el
Reglamento se determinarán los casos específicos incluidos o excluidos en la
expresión establecimiento permanente.
2.30 NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD
2.30.1 NIC1: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
2.30.1.1 Objetivo
El objetivo de esta Norma es prescribir las bases de presentación de los estados
financieros de propósito general, para asegurar la comparabilidad con los estados
45
financieros de periodos anteriores de la misma empresa y con los estados
financieros de otras empresas. Para lograr este objetivo, esta norma establece
consideraciones generales para la presentación de los estados financieros,
orientación para su estructura y requerimientos mínimos para el contenido de los
estados financieros. El reconocimiento, medición y revelación de transacciones y
eventos específicos son tratados en otras Normas Ecuatorianas de Contabilidad.
2.30.1.2 Alcance
Una entidad aplicará esta Norma al preparar y presentar Estados Financieros con
propósitos de información general conforme a las Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIF).
Esta Norma no será de aplicación a la estructura y contenido de los Estados
Financieros intermedios condensados que se elaboren de acuerdo a la NIC 34 de
información financiera intermedia. Esta norma se aplicará de la misma forma en
todas las entidades, incluyendo aquellas que presentan estados financieros
consolidados y aquellas que presentan estados financieros separados, tal como se
definen en la NIC 27 Estados Financieros consolidados y separados.
2.31 NIC 7 Estados de Flujos de Efectivo
2.31.1 Objetivo
El estado de flujos de efectivo permite evaluar la capacidad que tiene la empresa
para generar efectivo y determinar necesidades de liquidez. El objetivo de esta NIC
es exigir a las empresas la información acerca de los movimientos históricos de
efectivo a través de la presentación de un estado de flujos de efectivo.
46
2.31.2 Alcance
La NIC 7 exige a todas las empresas presentar un estado de flujos de efectivo,
independientemente de la naturaleza de sus actividades.
Todas las empresas necesitan efectivo por las mismas razones, es decir para llevar
a cabo sus operaciones, pagar sus obligaciones y suministrar rendimientos a sus
inversores.
Entre los beneficios de la Información sobre flujos de efectivo están el que nos
permite evaluar los cambios en los activos netos de la empresa, su estructura
financiera (incluyendo su liquidez y solvencia) y su capacidad para modificar tanto
los importes como las fechas de cobros y pagos, teniendo en cuenta la evolución de
los sucesos que se den en torno a la empresa y a las oportunidades que se puedan
presentar.
La información contenida en los flujos de efectivo es útil para evaluar la capacidad
que tiene la empresa para generar efectivo y equivalentes al efectivo, de igual forma
permite comparar la información sobre el rendimiento de la explotación de diferentes
empresas, ya que elimina los efectos de utilizar distintos tratamientos contables para
las mismas transacciones y sucesos económicos.
Uno de los beneficios más importantes de la información histórica sobre los flujos de
efectivo es que se usa como indicador del importe, momento de la aparición y
certidumbre de flujos de efectivo futuros, también es útil para comprobar la exactitud
de evaluaciones pasadas respecto de los flujos futuros, así como para examinar la
47
relación entre rendimiento, flujos de efectivo netos y el impacto de los cambios en
los precios.
2.32 Definiciones
A continuación se presentan los términos más utilizados dentro de esta NIC, con su
respectivo significado:
El efectivo comprende tanto la caja como los depósitos bancarios a la vista
Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez,
que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo,
estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor
Flujos de efectivo son las entradas y salidas de efectivo y equivalentes al
efectivo
Actividades de explotación son las actividades que constituyen la principal
fuente de ingresos ordinarios de la empresa, así como otras actividades que
no puedan ser calificadas como de inversión o financiación
Actividades de inversión son las de adquisición, enajenación o abandono de
activos a largo plazo, así como de otras inversiones no incluidas en el efectivo
y los equivalentes al efectivo
Actividades de financiación son las actividades que producen cambios en el
tamaño y composición de los capitales propios y de los préstamos tomados
por parte de la empresa.
2.32.1 Efectivo y equivalentes al efectivo
Los equivalentes al efectivo se tienen para cumplir los compromisos de pago a corto
plazo, no son vistos como inversiones. La característica más importante de una
48
inversión financiera calificada como equivalente al efectivo, es que es fácilmente
convertible en una cantidad determinada de efectivo y está sujeta a un riesgo poco
significativo de cambios en su valor.
Los préstamos bancarios se consideran como actividades de financiación, pero en
algunos países hacen parte integrante de la gestión del efectivo de la empresa. En
esas circunstancias, tales sobregiros se incluyen como componentes del efectivo y
equivalentes al efectivo.
Los flujos de efectivo no incluirán ningún movimiento entre las partidas que
constituyen el efectivo y equivalentes al efectivo, puesto que estos componentes son
parte de la gestión del efectivo de la empresa más que de sus actividades de
explotación, inversión o financiación.
2.32.2 Actividades de operación
Las actividades de operación deben ser la fuente principal de los flujos de efectivo
con el objetivo de generar los fondos líquidos necesarios para reembolsar los
préstamos, mantener la capacidad de explotación de la empresa, pagar dividendos y
realizar nuevas inversiones sin recurrir a fuentes externas de financiación.
De igual forma, la información de los componentes específicos de los flujos de
efectivo de las actividades de explotación es útil, junto con otra información, para
pronosticar los flujos de efectivo futuros de dichas actividades.
Los flujos de efectivo procedentes de las actividades de explotación determinan las
pérdidas o ganancias netas. Algunos ejemplos de flujos de efectivo por actividades
de explotación son los siguientes:
49
Cobros procedentes de las ventas de bienes y prestación de servicios
Cobros procedentes de regalías, cuotas, comisiones y otros ingresos
ordinarios
Pagos a proveedores por el suministro de bienes y servicios
Pagos a empleados y por cuenta de los mismos
Cobros y pagos de las empresas de seguros por primas y prestaciones,
anualidades y otras obligaciones derivadas de las pólizas suscritas
Pagos o devoluciones de impuestos sobre las ganancias, a menos que éstos
puedan clasificarse específicamente dentro de las actividades de inversión o
financiación
Cobros y pagos derivados de contratos que se tienen para intermediación o
para negociar con ellos
La empresa que posea títulos o conceda préstamos manejará estas operaciones
como procedentes de actividades de operación. De forma similar, los anticipos de
efectivo y préstamos realizados por entidades financieras se clasificarán
habitualmente entre las actividades de explotación, puesto que están relacionados
con las actividades que constituyen la principal fuente de ingresos ordinarios de la
empresa.
2.32.3 Actividades de inversión
La presentación separada de los flujos de efectivo procedentes de las actividades de
inversión es importante, porque tales flujos de efectivo representan la medida en la
cual se han hecho desembolsos por causa de los recursos económicos que van a
50
producir ingresos y flujos de efectivo en el futuro. Ejemplos de flujos de efectivo por
actividades de inversión son los siguientes:
Pagos por la adquisición de inmovilizado material, inmaterial y otros activos a
largo plazo, incluyendo los pagos relativos a los costes de desarrollo
capitalizados y a trabajos realizados por la empresa para su inmovilizado
material
Cobros por ventas de inmovilizado material, inmaterial y otros activos a largo
plazo
Pagos por la adquisición de instrumentos de pasivo o de capital, emitidos por
otras empresas, así como participaciones en negocios conjuntos
Cobros por venta y reembolso de instrumentos de pasivo o de capital emitidos
por otras empresas, así como inversiones en negocios conjuntos
Anticipos de efectivo y préstamos a terceros
Cobros derivados del reembolso de anticipos y préstamos a terceros
Pagos derivados de contratos a plazo, a futuro, de opciones y de permuta
financiera, excepto cuando dichos contratos se mantengan por motivos de
intermediación u otros acuerdos comerciales habituales, o bien cuando los
anteriores pagos se clasifican como actividades de financiación
Cobros procedentes de contratos a plazo, de futuros, de opciones y de
permuta financiera, excepto cuando dichos contratos se mantienen por
motivos de intermediación u otros acuerdos comerciales habituales, o bien
cuando los anteriores cobros se clasifican como actividades de financiación.
51
Cuando un contrato se trata contablemente como cobertura de una posición
comercial o financiera determinada, los flujos de efectivo del mismo se clasifican de
la misma forma que los procedentes de la posición que se está cubriendo.
2.32.4 Actividades de financiación
Es importante la presentación separada de los flujos de efectivo procedentes de
actividades de financiación, puesto que resulta útil al realizar la predicción de
necesidades de efectivo para cubrir compromisos con los que suministran capital a
la empresa. Ejemplos de flujos de efectivo por actividades de financiación son los
siguientes:
Cobros procedentes de la emisión de acciones u otros instrumentos de capital
Pagos a los propietarios por adquirir o rescatar las acciones de la empresa
Cobros procedentes de la emisión de obligaciones, préstamos, bonos,
cédulas hipotecarias y otros fondos tomados en préstamo, ya sea a largo o a
corto plazo
Reembolsos de los fondos tomados en préstamo
Pagos realizados por el arrendatario para reducir la deuda pendiente
procedente de un arrendamiento financiero.
52
2.33 NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA NIIF
Bravo (2013); El proceso de globalización de la economía ha impuesto a las
empresas, entre otras necesidades, la de lograr un alto grado de
comparabilidad de la información financiera en el ámbito internacional 13
La armonización en esta materia, junto con mayores niveles de transparencia,
constituye un instrumento imprescindible para lograr una mayor calidad en la
información financiera disponible para los distintos usuarios y grupos interesados, y
para una toma de decisiones más fundamentada por parte de los inversores, en
beneficio de un funcionamiento más eficiente de los mercados.
El mundo, sus Estados, sus empresas y sus organizaciones no lucrativas, están en
proceso de globalizar o ya han globalizado sus economías, con el ánimo de que las
personas y los recursos materiales sean más productivos. La contabilidad, como
técnica de registro de hechos económicos, debe adaptarse a las nuevas
necesidades y circunstancias para ello ha creado mecanismos que estandaricen la
normativa contable de observancia obligatoria en el mundo.
2.33.1 OBJETIVO
El objetivo de la IASB es “desarrollar estándares contables de calidad, compresibles
y de cumplimiento forzoso, que requieran información de alta calidad, transparente y
comparable dentro de los estados financieros para poder tomar decisiones en
función de estos”.
13
BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General; 11.a. Edición 2013; Pág. 463
53
Trabajar en la consecución de un único conjunto de normas globales de alta calidad
para la preparación de la información financiera, desarrolladas de acuerdo a los
principios de transferencia claridad y globalidad, además las NIIFS no tienen la
intención de eliminar las normas ya existentes en algunas jurisdicciones contables,
sino que, por el contrario, pretenden construir una serie de normas para la
preparación de información financiera que se conviertan en el marco de referencia.
2.34 NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA No.1
2.34.1 ADOPCION POR PRIMERA VEZ DE LAS NORMAS INTERNACIONALES
DE INFORMACION FINANCIERA
El objetivo de esta NIIF es asegurar que los primeros estados financieros conforme a
las NIIF de una entidad, así como sus informes financieros intermedios, relativos a
una parte del periodo cubierto por tales estados financieros, contienen información
de alta calidad que:
Sea transparente para los usuarios y comparable para todos los periodos en
que se presenten;
Suministre un punto de partida adecuado para la contabilización según las
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF); y
Pueda ser obtenida a un costo que no exceda a sus beneficios.
54
2.34.1.1 ALCANCE
Se aplicará NIIF en:
Sus primeros Estados Finacieros conforme a la NIIF
En cada Informe Financiero intermedio que, en su caso, presente de acuerdo
con la NIC 34 Información Finaciera Intermedia, relativos a una parte del
periodo cubierto por sus primeros estados financieros conforme a las NIIF.
Son los primeros Estados Finacieros anuales los que adoptan en los cuales la
entidad adopta las NIIF mediante una declaración explicita y sin reservas
contenida en tales estados financieros del cumplimiento del las NIIF
2.34.1.2 RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN
Una entidad elaborará y presentará un estado de situación financiera de conforme a
las NIIF en la fecha de transición de las NIIF, siendo este el punto de partida para su
contabilización.
2.34.1.3 POLITICAS CONTABLES
Se utilizaran las mismas políticas contables en su estado de situación financiera de
apertura conforme a las NIIFy a lo largo de todos los periodos que se presenten en
sus primeros estados financieros.
55
2.35 NORMA INTERNACIONAL DE INFORMACIÓN FINANCIERA No.9
2.35.1 NIIF PARA PEQUEÑAS Y MEDIANAS ENTIDADES (PYMES)
La aplicabilidad de las NIIF en las empresas a nivel mundial, si bien busca su
universalización y que la información financiera se efectué bajo un mismo lenguaje
que asegure la posterior comparabilidad y confiabilidad tuvo un traspié el cual
constituye su costo de implantación de ciertas normas sea por el giro del negocio o
por su escaso impacto en los estados financieros, su elevado costo en relación de
con los beneficios que se esperan, es aquí donde surge la necesidad de generar un
conjunto de normas de información que sin ser demasiado rígidas cumplan con el
objetivo inicial de las NIIF planteadas, es ahí donde nacen la NIIF para PYMES
aplicada a pequeñas y medianas empresas, que de manera especial se aplica a
dichas entidades, sin embargo esto no quiere decir que no se puedan aplicar las
NIIF completas a PYMES, ya que sus objetivos serán el de:
Comprensibilidad, la información debe presentarse de manera comprensible
para los usuarios
Relevancia, la información presentada en los estados financieros debe ser
relevante para la toma de decisiones
Materialidad, La información es material por ello es relevante si su omisión o
su presentación errónea puede influir en las decisiones económicas que los
usuarios tomen a partir de los estados financieros.
Fiabilidad, Esta información debe ser fiable, y es fiable cuando está libre de
error significativo.
56
Esencia, Las transacciones y demás sucesos deben contabilizarse y
presentarse de acuerdo a su esencia y no solamente en consideración a su
forma legal.
Prudencia, la prudencia no permite el sesgo, el ejercicio de la prudencia en la
preparación de los estados financieros.
Integridad para ser fiable, La información en los estados financieros debe
ser completa dentro de los límites de la importación relativa y el costo.
Comparabilidad, La información financiera debe permitir a los usuarios el
comprar los estados a lo largo del tiempo para identificar las tendencias de su
situación financiera.
Equilibrio entre costo y beneficio, Los beneficios derivados de la
información debe exceder a los costos de suministrarla
Los conceptos básicos para la preparación de los estados financieros, determinados
en el marco conceptual para las NIIF completas, son aplicables en NIIF para
PYMES, ello permite que exista uniformidad en los criterios de aplicación, ya sean
entidades grandes pequeñas o medianas.
2.36 VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
2.36.1 Variable Independiente
Diseñar un manual de procedimientos de control interno administrativos y contables.
2.36.2 Variables dependientes
Mejor control, Mejor Organización, Eficiencia, Efectividad, Servicio.
57
CAPÍTULO III
3 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
Para el estudio, investigación y análisis de este tema, la metodología a desarrollar se
basará en las relaciones que existen entre el método, el objeto y la forma como se
utilizan las técnicas, en otra palabras, la metodología se sustentará en la forma en
que se efectuará la investigación porque se trata de un proceso en el que se
combinan los inseparables elementos constitutivos de la ciencia como son la teoría,
método, técnica, objeto y sujeto de investigación.
3.2 MÉTODO DE LA INVESTIGACIÓN
3.2.1 Método principal
Se utilizará el método inductivo que permitirá realizar un adecuado análisis de los
diferente tópicos a tratar, orientando la investigación de una manera confiable que
dará validez al estudio, pues se tendrá una correcta y estructurada organización de
la información, procedimientos adecuados que optimizarán los recursos disponibles
para alcanzar los objetivos propuestos.
3.2.2 Método auxiliar
Para dar un soporte adecuado a la investigación, se utilizará como método auxiliar el
método analítico, que se fundamentará sobre la base de examen minucioso de cada
caso estudiado en particular.
58
La utilización de este método necesariamente se realizará en forma sistemática y
progresiva, a través de varias etapas como son la observación de los hechos, la
descripción, el examen crítico, la descomposición de los casos a fin de conocerlos
en sus partes, la enumeración y ordenación de las partes, para facilitar la
comprensión del estudio y la clasificación que nos conducirá a establecer los casos
particulares como un todo, explicar, hacer comparaciones y establecer relaciones
fundamentando en los objetivos propuestos y las experiencias sobre servicios
profesionales a través de las empresas.
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA
El muestreo se utiliza con frecuencia cuando existe una población extensa, por
ejemplo en una investigación de mercados, ya que ofrece algunos beneficios
importantes en comparación con la realización de un censo.
En la presente investigación se realizará encuestas a las áreas de contabilidad, y
administración, por tal motivo no es necesario aplicar el muestreo para obtener la
población objeto de estudio, ya que la encuesta se aplica a la totalidad de personas
que laboran en cada área.
3.4 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA RECOLECTAR LA INFORMACIÓN
Para la consecución de los objetivos planteados, será necesario acudir a las
siguientes técnicas de recopilación de la información:
59
3.4.1 FUENTES PRIMARIAS
3.4.1.1 La Observación.-
La observación será una técnica muy utilizada en la presente investigación. Con su
ayuda y aplicando un instrumento tal vez muy básico como un cuaderno de notas se
podrá recolectar datos y analizar los procesos relacionado con la empresa.
3.4.1.2 La encuesta.-
Mediante un interrogatorio efectuado al personal relacionadas con el manejo de los
procesos administrativos, contables, para obtener opiniones y datos claros que
contribuyan al éxito de la investigación. Específicamente utilizaremos la encuesta
con preguntas cerradas, que consiste en preguntas directas entre el entrevistador y
entrevistado.
3.4.2 FUENTES SECUNDARIAS
Los datos estadísticos y análisis sobre el tema realizados por otros autores serán
recabados de instituciones como: Cámara de Comercio de Quito, Colegio de
Contadores de Pichincha, Universidad Tecnológica Equinoccial, Universidad Central
del Ecuador.
Además se utilizará información que proporcionen:
Observación de campo.
Encuestas al personal.
Evaluación del Control Interno a través de cuestionarios.
Manuales y documentos explicativos.
Referencias Bibliográficas.
60
Revistas, artículos referentes al tema.
Internet.
3.5 TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS
3.5.1 Técnicas de análisis de datos
Se han aplicado las siguientes técnicas:
a. Análisis documental
b. Comprensión de gráficos
c. Conciliación de datos
d. Interpretación
3.5.2 Técnicas de procesamiento de datos
El trabajo de investigación ha procesado los datos conseguido de las diferentes
fuentes, por intermedio de las siguientes técnicas:
a. Ordenamiento y clasificación
b. Registro manual
c. Proceso computarizado con Excel
3.6 Plan de procesamiento de la información
Para ejecutar este manual de forma efectiva y con el fin de obtener resultados
veraces cuyo análisis genere cambios significativos y positivos se requiere la
utilización de recursos.
61
Los manuales de procedimientos son documentos que se registran y transmiten, sin
distorsiones, la información básica referente al funcionamiento de las unidades
contables administrativas, además facilitan la actuación de los elementos humanos
que colaboran en la obtención de los objetivos y desarrollo de las funciones.
Los manuales de procedimientos permiten: uniformar y controlar el cumplimiento de
las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria, simplificar la responsabilidad
por fallas o errores, facilitar las labores de auditoria, la evaluación y el control interno
y su vigilancia; la conciencia en sus empleados y en sus jefes acerca de que el
trabajo se está o no realizando correctamente
Al realizar encuestas directamente no hay un plan de procesamiento de información
ya que realizaremos un análisis objetivo a las encuestas tomadas a los empleados
de la empresa.
3.6.1 Encuesta
La encuesta consta de 8 preguntas las cuales se les realizaron a los empleados de
la empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda., con el fin de
conocer su opinión sobre la realidad actual de la empresa y la vialidad de este
proyecto investigativo.
62
Encuesta # 1
DIRIGIDA A: Personal Contable-Administrativo
INSTRUCCIONES: Marque con una (X) según corresponda
OBJETIVO: Conocer el nivel de información de los empleados acerca de los
controles internos que aplica la empresa PJL Auditores y Consultores
Internacionales Cía. Ltda.
1. ¿La Empresa posee un manual de control de Interno?
SI NO
2. ¿Se aplican políticas contables en la Empresa?
SI NO
3. ¿La empresa cuenta con un manual de funciones para cada área?
SI NO
4. ¿La estructura organizativa facilita el flujo de información de las actividades?
SI NO
5. ¿Se realizan controles contables periódicamente?
SI NO
63
6. ¿La empresa tiene un manual de procesos para contratar al personal?
SI NO
7. ¿Existe capacitación para el personal en NIIF’S?
SI NO
8. ¿Cree que la aplicación de las NIIF´S para el área contable y administrativa
sean las correctas?
SI NO
¡Gracias por su tiempo y colaboración¡
64
CAPITULO IV
4 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
1.- ¿La Empresa posee un manual de control de Interno?
Cuadro No. 1 MANUAL DE CONTROL INTERNO
Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera
Grafico No. 1 MANUAL DE CONTROL INTERNO
Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo
Elaborado por: Daniela Mosquera
Interpretación: En referencia a la pregunta planteada, se puede notar claramente
que el 100% de los empleados de la empresa PJL Auditores y Consultores
Internacionales Cía. Ltda. Opinan que NO se dispone de un manual de
procedimientos de Control Interno.
Análisis: Revisando los resultados, cabe mencionar que la opinión de la mayoría es
real, en torno a la inexistencia de un manual de control interno, los reglamentos de
este tipo, tienen un origen técnico – científico, en el cual se establecen indicadores
de logros, es decir se trata de un documento de medida de la eficiencia, tanto
productiva como administrativa, en el cumplimiento de la normativa particular de la
institución. El porcentaje menor corresponde a un empleado que no tenía
conocimiento ya que su ingreso a la institución es reciente.
100%
0%
DISPONIBILIDAD DE UN MANUAL
NO
Alternativa Población Porcentajes
NO 7 100%
SI 0 0%
TOTAL 7 100%
65
2.- ¿Se aplican políticas contables en la Empresa? Cuadro No. 2 POLITICAS CONTABLES
Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera
Grafico No. 2 POLITICAS CONTABLES
Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera
Interpretación: Absolutamente todos los encuestados (100%) manifestaron que NO
se aplican políticas contables en la empresa.
Análisis: Según la respuesta dominante manifestada en la encuesta, se puede
verificar que dentro de nuestro planteamiento las políticas contables deben ser
establecidas claramente y con mucha responsabilidad para que puedan ser
aplicadas en el día a día y el desempeño de sus empleados sea el más óptimo, la
creación de políticas contables en una empresa es el inicio de buenos y sin duda
claros resultados en Estados Financieros.
100%
POLITICAS CONTABLES
NO
Alternativa Población Porcentajes
NO 7 100%
SI 0 0%
TOTAL 7 100.00%
66
3.- ¿La Empresa cuenta con un manual de funciones para cada área?
Cuadro No. 3 MANUAL DE FUNCIONES
Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera
Grafico No. 3 MANUAL DE FUNCIONES
Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera
Interpretación: Según los resultados interpretados en esta pregunta el 85.72% de
los empleados contesta que NO existe un manual de funciones para cada área.
Análisis: En realidad el porcentaje de respuestas negativas se ve reflejado debido a
que la empresa actualmente a designado las funciones en cada área de manera
verbal y se podría decir casi que artesanalmente, puesto que no existen documentos
por escrito, el 14.28% de respuestas positivas indica al personal que tenían en su
poder memos en donde se especificaba las funciones pero por iniciativas propias
mas no son manuales aprobados por gerencia.
14,28%
85,72%
MANUAL DE FUNCIONES
SI
NO
Alternativa Población Porcentajes
NO 6 85.72%
SI 1 14.28%
TOTAL 7 100.00%
67
4.- ¿La estructura organizativa actual facilita el flujo de información de las actividades?
Cuadro No. 4 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera
Grafico No. 4 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera
Interpretación: Esta pregunta aplicada al personal de PJL Auditores y Consultores
Internacionales Cía. Ltda. Nos indica un porcentaje 71.45% que NO facilita el flujo de
información la actual estructura organizativa y el 28.55% que SI facilita el flujo.
Análisis: El análisis de los datos del 28.55% en respuestas positivas se da debido a
que las personas que laboran en la empresa PJL Auditores y Consultores
Internacionales Cía. Ltda., de alguna manera se acoplaron o acostumbraron al flujo
de la información recibida según la actual estructura organizativa, información que
no es clara pero que ha servido según el criterio de algunos empleados, sin embargo
el 71.45% que contesta que NO facilita el flujo de información de las actividades
indica que necesitan una nueva estructura organizativa que sea informada a todo el
personal.
28,55%
71,45%
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
SI
NO
Alternativa Población Porcentajes
NO 5 71.45%
SI 2 28.55%
TOTAL 7 100.00%
68
5.- ¿Se realizan controles contables periódicamente?
Cuadro No. 5 CONTROLES CONTABLES
Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera
Grafico # 5 CONTROLES CONTABLES
Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera
Interpretación: La interpretación de los datos indica un porcentaje del 100% que
responden que NO se realizan controles contables periódicamente.
Análisis: Es un grave error que no se realicen controles contables periódicamente
ya que solamente el control es la herramienta de medida de eficacia infaltable como
constatación de los procesos, sin control contable no se puede esperar una gestión
óptima de servicios.
0%
100%
CONTROLES CONTABLES
NO
Alternativa Población Porcentajes
NO 7 100.00%
SI 0 0.00%
TOTAL 7 100.00%
69
6.- ¿La empresa tiene un manual de procesos para contratar al personal?
Cuadro No. 6 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera
Grafico # 6 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera
Interpretación: Esta pregunta fue contundente en su respuesta del 100% como un
NO, pues la realidad es que la empresa no cuenta con un manual de procesos para
el reclutamiento del personal.
Análisis: La opinión de todos los encuestados apunta a que es urgente la
implementación de un manual de procesos tanto contable como administrativo en
donde además se incluyan un proceso para la contratación del personal.
100%
MANUAL RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
NO
Alternativa Población Porcentajes
NO 7 100.00%
SI 0 0.00%
TOTAL 7 100.00%
70
7.- ¿Existe capacitación para el personal en NIIF’S?
Cuadro No. 7 CAPACITACION DE PERSONAL EN NIIF´S
Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera
Grafico No. 7 CAPACITACION DE PERSONAL EN NIIF’S
Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera
Interpretación: El cumplimiento de la capacitación del personal en NIIF´S se ve
reflejada en los resultados que se interpretan en esta pregunta con un 71.45% con
un SI en que si se capacitaron en NIIF´S y un 28.55% en un NO que no se han
capacitado.
Análisis: La opinión de todos los encuestados apunta a que en realidad las
personas que laboran en la empresa han recibido buena capacitación en NIIF, pues
son profesionales y la empresa se ha preocupado por la capacitación, sin embargo
existe un pequeño porcentaje a quienes deberán capacitarse, porcentaje que
corresponde a personal relativamente nuevo tomando en cuenta que los últimos
cursos de capacitación se dieron hace seis meses atrás.
71,45% 28,55%
CAPACITACION EN NIIF´S
SI
NO
Alternativa Población Porcentajes
NO 2 28.55%
SI 5 71.45%
TOTAL 7 100.00%
71
8.- ¿Cree que la aplicación de las NIIF´S para el área contable y administrativa
sean las correctas?
Cuadro No. 8 APLICACIÓN DE NIIF´S
Fuente: Encuesta a personal contable – administrativo Elaborado por: Daniela Mosquera
Grafico No. 8 APLICACIÓN DE NIIF’S
Interpretación: La opinión de las personas entrevistadas refleja porcentaje del
85.72% que opinan que SI se aplican correctamente las NIIF y el 14.28% opina que
NO se están aplicando correctamente.
Análisis: La apreciación en cuanto a la aplicación correcta de las NIIF en la
empresa nos presenta un resultado muy convincente debido a que las personas han
recibido una correcta aplicación por profesionales y la empresa ha invertido valores
razonables en capacitación y la aplicación de NIIF en la empresa está siendo la
correcta, sin embargo lo que no está siendo aplicado correctamente es el proceso
contable – administrativo, para lo cual se aplicara el manual de procedimientos.
85,72%
14,28%
APLICACIÓN DE NIIF´S
SI
NO
Alternativa Población Porcentajes
NO 1 14.28%
SI 6 85.72%
TOTAL 7 100.00%
72
CAPÍTULO V
5 DIAGNÓSTICO
5.1 HISTORIA
La empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales Cía. Ltda. Está ubicada en
la Provincia de Pichincha en la Ciudad de Quito en la Av. 6 de Diciembre N33-32 y e
Ignacio Bosano. Es una empresa que se dedica a la prestación de toda clase de
servicios de asesoría contable, financiera administrativa, tributaria, laboral auditoria
interna y externa, administrativa, financiera, de control, tributaria, llevar
contabilidades en general, costos, auditorías, peritajes, organización de empresas,
orientación tributaria y legal en el ramo de la contabilidad, dirección y orientación
para suministrar la información correcta, balances, resultados, declaraciones de
impuestos y todo lo concerniente al desenvolvimiento económico de cualquier
empresa.
5.2 ESTADO ACTUAL
La empresa actualmente cuenta con siete empleados, entre ellos están los tres
socios que realizan la función de auditores y a la vez están como gerente general,
de operaciones y financiero, un trabajador que tiene el cargo de contador general,
una asistente contable una empleada que tiene el cargo de secretaria contable, una
persona que les ayuda en mensajería, no cuentan con una persona que se encargue
de roles de pagos, IESS, Ministerio de Relaciones Laborales, es decir todo lo que se
requiere en el departamento de Recursos Humanos, además todos los socios
supervisan al personal, las labores operativas, contables, administrativas también
hay que considerar que ninguna de las personas que actualmente laboran no tiene
claras sus funciones y esto está retrasando el proceso contable y administrativo.
73
CAPITULO VI
6 PROPUESTA
6.1 Tema
Diseñar un manual de procedimientos de control interno administrativos y contables
en la empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda.
6.2 Datos Informativos
La Empresa PJL Auditores y Consultores Internacionales ubicada en la ciudad de
Quito, Provincia de Pichincha viene funcionando desde el año 2011, según escritura
pública de fecha 16 de Junio del 2011, esta empresa nació a raíz de la unión de sus
tres socios que en sus inicios laboraban de manera independiente en todo lo
relacionado a la contabilidad, con el paso del tiempo el trabajo fue incrementándose
hasta que tomaron la decisión de conformar una empresa con una oficina estable en
donde se pueda recibir a los clientes de la misma, es cuando sus socios deciden
unirse y crear la empresa, desde el año 2011 a la fecha la empresa ha incrementado
sus clientes potencialmente, y por ende ha requerido más empleados, necesitando
ya de un control interno por las varias funciones y labores que todos desempeñan
para con el sistema de control interno tener un funcionamiento organizado, un mejor
control de todos sus recursos y una visión a futuro de desarrollo.
74
6.3 MISIÓN
Mantener altos estándares de calidad para generar la confianza de las personas
naturales y jurídicas que buscan la mejor alternativa para cubrir sus expectativas
fiscales, tributarias económicas y administrativas.
6.4 VISIÓN
Convertirse en una empresa líder a nivel nacional, brindando los servicios contables
y generando más plazas de trabajo.
6.5 JUSTIFICACIÓN
Mediante la creación e implementación de este manual se pretende crear normativas
de control que mejoren la eficiencia en las operaciones y evitar problemas en la
institución, es conveniente llevar a cabo estas sugerencias, para que la empresa se
vaya consolidando en el mercado.
Entre los beneficios de contar con un manual de control interno, podríamos citar los
siguientes, proteger los recursos de la organización, garantizar la eficiencia, eficacia
y economía en todas las operaciones de la organización; garantizar la correcta y
oportuna evaluación y seguimiento de la gestión; asegurar la oportunidad, claridad y
confiabilidad de la información y de los registros que respaldan la gestión, y, aplicar
medidas para corregir y prevenir los riesgos.
El aplicar este propuesta sin duda será de gran ayuda para todos sus directivos y a
todo su personal quienes podrán realizar con mayor eficiencia todas sus actividades
tanto contables como administrativas.
75
6.6 OBJETIVOS
6.6.1 Objetivo General
Elaborar un manual de procedimientos de control interno administrativos y contables
en la empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda., ordenar y
organizar sus operaciones administrativas y contables.
6.6.2 Objetivos Específicos
Realizar un diagnóstico de la situación de la empresa, para conocer el estado
real de la misma.
Crear un sistema administrativo para que guie el rumbo de la empresa.
Establecer un manual de funciones, para que los empleados tengan bien
definidas sus funciones.
Proponer un plan de cuentas ideal para la realidad de la empresa.
Buscar alternativas para el control del sistema contable para mejorar sus
recursos.
Propuestas de capacitación para todo su personal.
6.7 Actividad que realiza
PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda., es una institución innovadora
que asesora apegándose a las leyes tributarias y contables, en donde los
resúmenes financieros permiten a los clientes tomar oportunas decisiones, así como,
tanto las sociedades y las personas naturales deban cumplir con todas las
exigencias que requieran los entes reguladores, mencionando algunos como son:
Servicio de Rentas Internas (SRI), Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS),
76
Ministerio de Relaciones Laborales, Superintendencia de Compañías, Instituto
Nacional de Compras Públicas (INCOP), entre otros.
Pese a que es una empresa relativamente joven la empresa PJL Auditores y
Consultores Internacionales Cía. Ltda., ha logrado posesionarse en la ciudad de
Quito, dando a conocer su nombre, profesionalismo y calidad en el servicio contable,
tiene clientes de diferente actividad económica como florícolas, constructoras,
servicios petroleros, comerciales, industriales y de servicios en general.
Los servicios que presta, están orientados al desenvolviendo y actividades de cada
empresa, así como lo que las entidades reguladoras requieren, entre ellas:
6.7.1 Servicio de Rentas Internas
Asesoría y direccionamiento de apertura, Actualización y cierre de RUC.
Declaraciones de Impuestos (IVA, RETENCIONES EN LA FUENTE, IMPUESTO A
LA RENTA, DECLARACION PATRIMONIAL…)
Anexos ATS, RDEP, ICE, Gastos Personales, Precios de Transferencia…
Reclamos de Impuestos
Informe de Obligaciones Tributarias.
6.7.2 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Todo lo concerniente a Personal: Avisos de Entrada, Aviso de Salida, Horas extras,
Planillas de Aportes.
77
6.7.3 Ministerio de Relaciones Laborales
Contratos de Trabajo, Legalización de Contratos, Actas de Finiquito, legalización de
Formularios de Beneficios Sociales (Décimo tercero, décimo cuarto sueldo,
utilidades)
6.7.4 Superintendencia de Compañías
Constitución de Personería Jurídica
Entrega de Estados Financieros en base a NIIF, informes de auditoría, informes de
Comisario.
Aumento o disminución de capital
Estado Societario, legalización de nombramientos de Gerente, Presidente…
Realizan actividades de:
6.7.5 Contabilidad
Todo lo concerniente al proceso contable hasta la obtención de Estados Financieros,
y Elaboración de nómina.
6.7.6 Auditorías de Estados Financieros
Auditorias administrativas, y en casos específicos.
6.8 ANÁLISIS FODA
Antes de realizar el FODA, es conveniente saber exactamente de lo que se trata y
como se lo aplica a una empresa. El análisis FODA es una herramienta analítica
que permite conformar un cuadro de situación actual de la organización, permitiendo
78
de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar
decisiones acordes con los objetivos y políticas formuladas.
El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (en inglés SWOT: Strenghts,
Weaknesses, Oportunities, Theats). De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas
como debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar
directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son
externas, por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas.
6.8.1 FORTALEZAS
Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta
con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan,
capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan
positivamente, etc.
6.8.2 OPORTUNIDADES
Factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en
el entorno en el que actúa la empresa y que permiten obtener ventajas competitivas.
6.8.3 DEBILIDADES
Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la
competencia, recursos de los que carece, habilidades que no se poseen, actividades
que no se desarrollan, etc.
79
6.8.4 AMENAZAS
Son situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso
contra la permanencia de la organización.
Con estos breves conceptos se ha procedido a realizar el siguiente análisis FODA.
ASPECTOS INTERNOS ASPECTOS EXTERNOS
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Profesionales con muchos años de
experiencia.
Cumplimiento de trabajos en
fechas establecidas.
Clientes satisfechos
Planificación de actividades diarias
y semanales.
Prioridades de trabajo
Equipos actualizados
Atención oportuna al cliente y
solvencia de inquietudes.
Personal capacitado
continuamente en normas
contables y tributarias.
Trabajo en equipo.
Incentivos al personal
Los clientes son considerados
amigos de la empresa.
Más clientes entre Personas
Naturales y Sociedades
Oportunidad de abrir nuevos
mercados ya sea nacional e
internacional.
Buena publicidad de los clientes.
Dar fuentes de trabajo.
Incremento de servicios.
Aumento de requerimientos
contables y tributarios a clientes.
80
DEBILIDADES AMENAZAS
Mala utilización de equipos y
programas.
Desperdicio de tecnología.
Utilización inadecuada de archivos
Información dispersa en diferentes
equipos.
Falta de estandarización y
unificación de archivos
Inexistencia de respaldo general
de información electrónica.
Falta del perfil profesional de los
gerentes de la empresa
Falta de control en tiempos de
trabajo
No existe control de calidad
Cambios continuos en órdenes y
directivos que confunden a los
empleados.
Existe rotación continua de los
empleados
No se determinan funciones y
tareas específicas.
Falta de cronogramas
calendarizados para entrega de
balances al cliente.
Desintegración de la empresa.
Problemas políticos del Estado.
Pérdida de clientes.
Pérdidas económicas.
Mal manejo de políticas
económicas Estatales
Cambios de leyes tributarias.
Competencia importante con
empresas extranjeras.
81
ASPECTOS INTERNOS ASPECTOS EXTERNOS
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Trabajos repetitivos
Mal manejo de presión laboral, por
el personal.
Falta de comunicación entre
gerente y empleados
Mezcla de funciones y actividades.
Documentación de clientes recibida
a destiempo.
No control interno en los procesos.
La empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda., ha venido
desarrollando su trabajo a través de una mezcla de procesos y actividades, sin
definir los verdaderos procesos por servicios de la empresa, sin determinar las
funciones, tareas y responsabilidades a los empleados, así como tampoco se han
realizado evaluaciones permanentes a los trabajadores.
82
6.9 DESARROLLO DE LA PROPUESTA
PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CÍA. LTDA.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PERIODO 2014
83
6.10 OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer los lineamientos a seguir para asegurar la eficiente y la oportuna
información financiera para nuestros clientes, para una efectiva toma de decisiones.
6.11 MARCO JURÍDICO
Ley Orgánica de régimen tributario interno y su reglamento
Reglamento de comprobantes de venta y retención
NIC, NIIF
Ley de Compañías
Código de Trabajo
6.12 ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA EMPRESA PJL AUDITORES Y
CONSULTORES INTERNACIONALES CÍA. LTDA.
DIR
ECTI
VA
SO
CIO
S
CONTADOR
ASISTENTE CONTABLE
SECRETARIA CONTABLE
MENSAJERO
84
6.13 ORGANIGRAMA PROPUESTO DE LA EMPRESA PJL AUDITORES Y
CONSULTORES INTERNACIONALES CÍA. LTDA.
Junta de Socios
Gerente General
Secretaria
Área Administrativa y Financiera
Área de Recursos Humanos
Área de Operaciones
Contador General
Gerente Financiero
Jefe de Recursos Humanos
Jefe de Operaciones
Asistente Contable Asistente de Recursos Humanos Mensajería
6.14 OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES
6.14.1 Gerencia General
La Gerencia General dirigirá la empresa por un período de cinco años, a partir del 2
de Junio del 2011, por nombramiento de la Junta General de Socios, la cual
representará legalmente a la Compañía y tendrá a su cargo la administración de
esta.
85
Sus obligaciones, atribuciones y responsabilidades principales son:
Nombrar al personal de la Compañía y señalar sus remuneraciones;
Analizar y actualizar las funciones de los diferentes miembros de la
Compañía.
Revisar en forma periódica que las actividades y políticas internas se estén
cumpliendo de acuerdo a los objetivos planeados.
Revisar mensualmente el flujo de caja que presente Contabilidad para
programar los pagos y verificar la fluidez correcta del efectivo.
Negociar con el cliente conjuntamente con el Gerente Financiero y/o socios.
Representar a la empresa para la firma de contratos de servicios.
Dirigir de la mejor manera el recurso humano evitando al máximo la existencia
de roces entre el personal que integra la empresa.
Mejorar continuamente la comunicación dentro del personal de la empresa.
Presentar un informe anual del desarrollo y evolución de la Compañía;
Aprobar el presupuesto de compras de insumo y suministros.
Controla los desembolsos de efectivo por medio de la firma de cheques.
Intervenir en la celebración y en toda clase de actos, contratos y obligaciones.
6.14.2 Gerencia Operativa
Sus obligaciones y funciones principales, son:
Responsable del desenvolvimiento de la operación diaria del trabajo de todo
el personal contadores y asistentes contables.
La capacitación permanente del personal
Coordinar las acciones de su desempeño permanente con el Gerente General
86
Mantener el liderazgo y rápida y eficiente solución de problemas diarios.
Reuniones con empleados para fijar políticas y soluciones de problemas.
Manejo de presupuestos de operaciones de la compañía.
Evaluación a los empleados en su desempeño laboral.
Establecer horarios laborales para todo el personal.
6.14.3 Gerencia Administrativa - Financiera
Sus obligaciones y funciones principales, son:
Responsable de presentar a Gerencia General los análisis financieros y
presupuestos de la Compañía.
Planificar, organizar, dirigir, y controlar los procesos, proyectos, programas y
acciones financieras encaminadas a la obtención de resultados positivos para
la empresa.
Tomar decisiones financieras y efectuar el análisis, planeación, toma de
decisiones sobre inversiones y financiamiento a corto y largo plazo, realizará
el análisis de los pronósticos financieros y preparará los planes y
presupuestos financieros de la empresa.
Realizar evaluaciones de rendimiento financiero.
Conjuntamente con la Gerencia General negociar con los clientes.
Firmar cheques en el caso que el cliente solicitare el servicio.
Firmar los formularios de Declaraciones de Impuestos, conjuntamente con los
mayores de las cuentas que intervienen en los Impuestos.
Revisa Estados Financieros y sugiere a cliente las decisiones a tomar.
87
6.14.4 Contador General
Informará y reportará en forma directa al Gerente General y Gerente Financiero.
Sus funciones principales son:
Responsable directo de la contabilidad de los clientes, para lo cual
supervisará las siguientes acciones:
Revisar diariamente toda la documentación empresarial que emita o reciba la
compañía, con el fin de controlar la actividad comercial, servicios, económica
y financiera.
Cumplir y hacer cumplir fielmente todos los procedimientos (instructivos,
normas y políticas) administrativos, contables y de Control Interno emitidos
por la Compañía para alcanzar sus objetivos.
Administrar, cuidar y responsabilizarse de los activos de la Compañía
entregados en custodia para ejercer su cargo.
Responsable directo de la debida utilización del software contable, SAFI,
instalado en la empresa.
Presentar a consideración de la Gerencia General y Financiera los
mejoramientos en:
Planes y programas para mejorar los procesos contables y de Control Interno.
Controles respectivos para mejorar el análisis de cuentas contables y realizar
los Balances mensuales, Estados de Ingresos y Gastos.
Informes sobre el análisis y evaluación metódica de las operaciones
contables.
88
Supervisar que el sistema de control interno proteja los activos de la
Compañía, informando de manera oportuna y ágil el estado en que se
encuentran cada uno de ellos en cualquier momento.
Diseñar un adecuado control sobre las diligencias contables, velando que el
registro de las transacciones se cumplan de acuerdo a los procedimientos
establecidos en los principios de contabilidad generalmente aceptados y que
cumplan con las normas y leyes tributarias.
Elaborar y/o revisar de acuerdo al calendario las obligaciones tributarias que
tiene cada cliente: Declaraciones de Impuesto al Valor Agregado,
Retenciones en la Fuente, Impuesto a la Renta, anexos ATS, REOC, RDEP,
AGP, etc.
Supervisar de que los registros contables, financieros y económicos de las
compañías a su cargo y de PJL Auditores y consultores Internacionales Cía.
Ltda., se realicen oportunamente, deberá coordinar las actividades con cada
uno de los asistentes quienes serán los encargados de las labores operativas
y el cumplimiento de la actividad contable.
Mantenerse al día en los cambios que se operen en las leyes tributarias.
Entregar la información solicitada en el caso que tuviese de Auditoría Externa.
Revisar oportunamente las actividades de los asistentes y solventar cualquier
duda.
Mantener extrema vigilancia hacia los libros sociales de la empresa.
Capacitar a los nuevos asistentes que ingresen a la firma consultora.
Capacitar y dirigir en las funciones al personal del cliente, quienes realicen los
reportes de información, así como la documentación fuente.
89
6.14.5 Asistente Contable
Se reporta: Al Contador
Sus obligaciones y funciones principales son:
Conjuntamente con el Contador, es también responsable directo de la
actividad contable de la Compañía, por lo tanto deberá asistir para que se
cumplan, entre otras, las siguientes labores:
Contabilizar facturas de venta y de compras, (deben estar aprobadas por un
miembro de la compañía, la documentación debe cumplir con los lineamientos
y obligaciones que rige el Reglamento de comprobantes de venta y retención)
notas de crédito, realizar asientos de diarios, ajustes correspondientes,
provisiones, etc.; y mantener o sugerir que se tenga un archivo ordenado y
cronológico de todos los documentos contables que lleguen a la Empresa,
para a su vez concluido el balance mensual, retornar la documentación al
cliente, y si es necesario mantenerla en las perchas de PJL.
Elaborar Cheques para pagos.
Elaborar las retenciones, apegándose a los porcentajes vigentes, o revisar
que las retenciones se hayan elaborado correctamente.
Realizar las conciliaciones bancarias mensualmente para cierre mensual de
balance, conciliaciones de tarjeta de crédito.
Cuadrar las cuentas mensualmente para elaborar impuestos.
Mantener un adecuado criterio en la aplicación de las normas contables, es
decir, debe cuidar que el registro de las transacciones realizadas por su
persona estén de acuerdo a los procedimientos vigentes de los principios de
90
contabilidad generalmente aceptados, sobre una base uniforme y cumpliendo
con las normas y leyes tributarias.
Administrar, cuidar y responsabilizarse de los activos de la Compañía
entregados en custodia para ejercer su cargo.
Conjuntamente con el Contador, será responsable de la impresión, respaldo,
archivo y custodia mensual de la información Contable ingresada en el
sistema, requerida para las instituciones de Control Tributario.
Informar correcta y oportunamente a su Jefe o compañeros de trabajo, los
plazos de vencimiento de impuestos, información tributaria, actualizaciones
salariales, etc.
Elaborar o revisar los roles de pagos de las empresas, para ingresar al
sistema contable, así también las provisiones sociales.
Procesar las planillas de IESS, efectuar ajustes y novedades.
Dirigir el correcto procedimiento para liquidación de haberes.
Revisar el correcto funcionamiento de la caja chica de los clientes, sugiriendo
un arqueo de caja sorpresivo.
Asesorar a los clientes sobre otros pagos que tiene como empresa: como al
Municipio, Patentes, Tasas, y otros.
6.14.6 Secretaria
Se reportará a Gerencia General y a Contador
Sus obligaciones y funciones principales, son:
Recibir, clasificar y distribuir correspondencia.
Organizar y archivar la correspondencia cuando le sea devuelta.
91
Administrar, cuidar y responsabilizarse de los activos de la Compañía,
entregados en custodia para ejercer su cargo;
Atender a clientes, personal y telefónicamente, personas en general que
visiten la empresa.
Supervisar que los archivos de la documentación de: empleados, escrituras
de constitución, cuenten con la máxima seguridad;
Supervisar diariamente que la distribución de la documentación llegue a sus
destinatarios.
Elaborar correspondencia de carácter general o confidencial.
Gestionar la adquisición de pasajes aéreos, viáticos, reservación de hoteles,
etc., de acuerdo a los procedimientos vigentes.
Guardar total discreción y confidencialidad de los trámites que se encuentre
gestionando la empresa y únicamente pueden ser divulgados para
información y debate por las autoridades de la misma.
Certificar vía telefónica los pagos de los proveedores.
Entrega de pagos a proveedores;
Colaborar con actividades urgentes que le sean encomendadas por el
supervisor contable o la gerencia.
Concertar citas de la Gerencia.
Contar con una agenda telefónica actualizada.
Realizar las papeletas de depósitos.
Organizar ruta de mensajero
Recibir y organizar papelería, útiles de limpieza.
92
6.14.7 Mensajería
Se reporta a la Secretaria y Gerente Operativo.
Sus obligaciones y funciones principales, son:
Trámites bancarios:
Depósitos
Cobro de Cheques
Retiros de Cortes de Cuenta
Retiro de Notas de Débito y Crédito
Retirar comprobantes de retención
Certificación de cheques
Cambio de cheque de caja chica.
Trámites en Instituciones Públicas:
I.E.S.S
Certificados de cumplimiento de obligaciones
Servicio de Rentas Internas – SRI
Municipio Metropolitano: Pago impuestos prediales e Impuestos Municipales.
Pago planillas de consumo de agua, luz, teléfono, internet.
Franqueo y despacho de correspondencia
Retiro de correspondencia y encomiendas
Cobranza en general de la empresa.
Al terminar el día de labores, bajo ningún concepto, mantendrá valores en su
poder. Cualquier valor debe entregarlo a la Secretaria para su custodia.
93
Cuando no esté laborando fuera y se encuentre en las oficinas, colaborará
con la Secretaria en las actividades internas y propias de la Compañía.
Es responsable directo del aseo y limpieza diario de las oficinas, escritorios y
equipos electrónicos que se encuentran al servicio de los ejecutivos y
empleados de la empresa.
Realizar cuando sea el caso, el despacho de información por vía aérea.
6.14.8 Jefe de Recursos Humanos
Sus obligaciones y funciones principales, son:
Estará encargado de elaborar y controlar el proceso de reclutamiento,
selección, ingreso e inducción del personal, a fin de asegurar la elección de
los candidatos más idóneo para los puestos de la organización.
Garantizar una buena comunicación entre todos los niveles de la
organización, lo cual permita mantener un ambiente organizacional adecuado
donde sea más armónica la comunicación y las jornadas laborales,
proporcionando mayor productividad del Recurso Humano y por ende de la
empresa.
Proyectar y coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los
empleados de PJL así como de los clientes que soliciten de este servicio.
Supervisar y revisar los procesos de nómina a fin de garantizar el pago
oportuno a los empleados de la empresa.
Coordinar y controlar el proceso de salida de empleados dependiendo del
caso que se presente.
94
Supervisar y controlar los cálculos y pagos de beneficios sociales a los
empleados, así como anticipos, préstamos, programación de vacaciones.
6.14.9 Asistente de Recursos Humanos
Se reportara al Jefe de Recursos Humanos y sus obligaciones y funciones
principales, son:
Mantener actualizado los archivos del personal
Controlar horario de ingresos y salidas de personal, así como las asistencias.
Control y cálculo de horas extras
Verificar referencias y datos de empleados y de nuevos aspirantes.
Cálculos de beneficios sociales.
Realiza los contratos y liquidaciones de los empleados a través de la página
del ministerio de Relaciones Laborales.
Coordinar la emisión del cheque y el respectivo pago de liquidación de
haberes con el área de Contabilidad.
Recibe y coordinar solicitudes de préstamos, anticipos, permisos, atrasos del
personal.
Realizar roles de pagos con sus correctos cálculos para que el mismo sea
revisado y aprobado por Jefatura de Recursos Humanos.
Dentro de la Organización se ha establecido procedimientos para diferentes
actividades que la empresa dentro de su desenvolvimiento diario las realiza y ofrece
a sus clientes.
95
6.15 PROCEDIMIENTOS
Para comenzar: damos a conocer el procedimiento de cómo se lleva la contabilidad
de la empresa contratada en sus formas de negociación.
6.15.1 PROCEDIMIENTO DE CONTABILIDAD
6.15.1.1 (Primer caso) Procesamiento de la contabilidad en la empresa del cliente.
(Contratante)
En este caso la empresa contratante (Cliente) necesitará tener dentro de su nómina
un auxiliar de contabilidad, el mismo que se encargará entre otras actividades de:
Realizar las retenciones en la fuente a cada una de las facturas según el
caso.
Realizar comprobantes de ingreso y egreso.
Realizar declaraciones de impuestos
Conciliaciones bancarias.
No. TAREA RESPONSABLE
1 Determina tipo de empresa, realizar análisis de la información, controles
y registros existentes. Contador
2
Enseña al auxiliar de la empresa contratante los registros internos de Ventas, Compras, Gastos, enseñar controles de clientes, Proveedores
Empleados.
Contador
3 Crear plan de cuentas y parámetros
necesarios. Contador
4
Indica la manera de elaborar documentos, procesamiento contable, ordenar elaborar cronograma actividades.
Contador
5
Auxiliar Contable de la empresa, realiza Comprobantes de ingresos y egresos adjuntando los respectivos
documentos de soportes y retenciones.
Auxiliar Contable de la Empresa
96
6
Auxiliar Contable de empresa, elabora Anexos, Roles de pago, asientos contables, Planillas de
IESS, Ministerio RRLL
Auxiliar Contable de la Empresa
7 Verificar los documentos, realizar
registros y Procesar la documentación.
Auxiliar Contable de la Empresa
8
Conciliar bancos, inversiones, Cuadrar cuentas de clientes, otra cuentas por cobras, inventarios, activos fijos, Cuadrar cuentas de
pasivos como proveedores, préstamos bancarios, obligaciones
largo plazo.
Auxiliar Contable de la Empresa
9 Realizar formularios SRI borrador con saldos de mayor verificados.
Auxiliar de la Empresa
10
Verifica formulario vs, mayor, si no está correcto regresa a Auxiliar
Contable para que haga los cambios.
Asistente contable
11 Verifica formulario vs, mayor, si esta
correcto se envía los impuestos Asistente contable
12
Comprueba saldos de cuentas con registros y anexos.
Asistente contable
13
Revisa, cada una de las cuentas, anexos y formularios, realizar
análisis de balance, indica correctivos necesarios.
Contador
14 Última revisión de balance, análisis
comparativo de balances Gerente
Financiero
15 Revisa con cliente los estados
Financieros se toman decisiones y se aprueba el balance.
Gerente Financiero
97
FLUJOGRAMA DE PROCESAMIENTO DE LA CONTABILIDAD (Primer caso)
CONTADOR AUXILIAR EMPRESA ASISTENTE CONTABLE GERENTE FINANCIERO
INICIO
Determinar tipo de empresa, analiza
información
Enseñar registros y controles contables
Crear plan de cuentas
Indica manera de elaborar documentos y da cronograma de
actividades
Revisa cada una de las cuentas anexos y formularios indica
correctivos
Realiza comprobantes de ingreso, egreso
adjuntando documento de soportes
Elabora anexos, Roles de pago, Asientos contables,
IESS
Realiza registros y procesa la documentacion
Conciliar y cuadrar cuentas
Realizar formulario Impuestos borrador
Realiza Balance de Comprobación
Verificar Formulario de Impuestos vs mayores
¿Esta de acuerdo?
Envía impuestos
Comprobar saldos de cuentas con registros y
anexos entregar balance cuadrado
Ultima revisión de balance análisis comparativo
Revisar con el cliente los estados Financieros se toman decisiones y se
aprueba el balance
FIN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
11
10
12
13
14
15
SINO
98
6.15.1.2 (Segundo caso) Procesamiento de la contabilidad en la empresa PJL Auditores
y consultores Internacionales Cía. Ltda., (contratada).
No. TAREA RESPONSABLE
1 Determina tipo de empresa, realizar análisis de la información, controles y registros existentes.
Contador
2 Enseña a auxiliar o secretaria de la empresa contratante a realizar registros internos de Ventas, Compras, Gastos, Información requerida por el SRI,
Contador
3 Crear plan de cuentas y parámetros necesarios. Asistente Contable
4 Registros de ventas compras y gastos, que tengan su respectivo soporte y estén sujetos a los requerimiento de ley
Asistente Contable
5 Realiza comprobantes de ingreso, egreso y otros documentos de ley.
Asistente Contable
6 Crear empresa en sistema SAFI, procesar información. Asistente Contable
7 Conciliar bancos, inversiones, Cuadrar cuentas de clientes, otra cuentas por cobras, inventarios, activos fijos.
Asistente Contable
8 Realiza formularios al SRI verificando las cuentas involucradas
Asistente Contable
9 Comprobar saldos de cuentas con registros y anexos. Asistente Contable
10
Revisa, cada una de las cuentas, anexos y formularios, realizar análisis de balance, indica correctivos necesarios. Si existen errores regresa a Asistente Contable para aplicar correctivos necesarios.
Contador
11 Última revisión de balance, análisis comparativo de balances Gerente Financiero
12 Revisa con cliente los estados Financieros se toman
decisiones y se aprueba el balance. Gerente Financiero
99
FLUJOGRAMA DE PROCESAMIENTO DE LA CONTABILIDAD (Segundo caso
CONTADOR ASISTENTE CONTABLE GERENTE FINANCIERO
INICIO
Determinar tipo de empresa, analiza
información
Enseñar a auxiliar o secretaria de la empresa
registros internos de Ventas, Compras ,Gastos Información Requerida
por el SRI
Registros de venta compras y gastos que tengan su
respectivo soporte y estén sujetos a los requerimientos
de ley
Abrir campos en el sistema Safi procesar
Conciliar bancos y cuadrar Cuentas
Ultima revisión de balance análisis
comparativo
FIN
1
2
10
3
4
6
7
9
5
8
11
12
Revisa cada una de las cuentas anexos y formularios indica
correctivos
Crear plan de Cuentas
Realiza comprobantes de ingreso, egreso, y otros
documentos de ley
Realizar formulario del SRI
Comprobar saldos de cuentas con registros y anexos
,entregar balance cuadrado
Revisar con el cliente los estados Financieros se toman decisiones y se
aprueba el balance
NO
SI
A continuación se da a conocer los procesos de las actividades que realiza la
empresa.
100
PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR
CUENTAS POR PAGAR
No TAREA RESPONSABLE
1
Recibe de la empresa los pagos que va a realizar,
tomando en cuenta sus flujos de fondos. Asistente Contable
2
Si está completa la información se comienza a realizar
el proceso de emisión de cheques, si faltare algún
documento soporte se solicita a la persona encargada
de la empresa, para que sea enviado, o dar
seguimiento.
Asistente Contable
3 Procesa la emisión de cheques
Asistente Contable
4 Contabiliza la documentación.
Asistente Contable
5
Revisa que efectivamente se haya realizado
correctamente los cheques, verifican valores. Contador
6
Si están correctos los valores se envía para la firma,
caso contrario se regresa al Asistente para las
correcciones.
Contador
7 Firma los cheques, verificando valores. Gerente
Financiero
8
Se realiza un detalle de los cheques realizados y se
envía al cliente para pagos. Asistente Contable
101
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR
ASISTENTE CONTADOR GERENTE FINANCIERO CLIENTE
INICIO
Revisa los pagos a realizar
Revisa que se haya realizado correctamente
Firma cheques
Se envía al cliente el pago
FIN
1
2
3
5
6
4
8
¿Esta completa la información
SI
NO
Procesa los comprobantes de Retención y Cheques
Contabiliza
¿Están bien los valores?NO
SI
7
102
PROCEDIMIENTO DE ROL DE PAGOS
ROLES DE PAGO
No TAREA RESPONSABLE
1 Se recibe ya sea físicamente o vía email la información
de pagos a los empleados, como horas extras,
bonificaciones, descuentos, anticipos (en algunos
casos el cliente envía el un rol preliminar)
Asistente
2 Procesa el rol General
Asistente
3
Realiza los roles individuales con nombre, cargo,
Ingresos, egresos, líquido a pagar y firma del
beneficiario.
Asistente
4
Con la información anterior registra los cambios en el
IESS, como horas extras o pagos adicionales, saca
planillas de fondos de reserva, y si hubiere préstamos
quirografarios e Hipotecarios.
Asistente
5
Verifica la información que esté de acuerdo con el Rol,
y se corrige si fuera el caso. Asistente
6
Revisa el rol vs. Planilla de IESS, planillas de Fondos
de Reserva y préstamos. Jefe de RRHH
7 Revisa y aprueba
Jefe de RRHH
8 Se genera la planilla.
Asistente
9 Genera Roles individuales definitivos
Asistente
10
Se envía la documentación al cliente para pago de
sueldos y en el seguro social. Cliente
103
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE ROLES DE PAGO
ASISTENTE JEFE DE RECURSOS HUMANOS CLIENTE
INICIO
Recibe información de HE, Bonos descuentos en formatos entregados
Revisa Rol de pagos Planillas IESS
Se envía al cliente el pago
FIN
1
2
3
4
5
6
9
7
¿Están bien los valores?NO
SI
Procesa Rol General
Procesa IESS
Si esta cuadrado
SI
Genera planillas
Genera Rol individual
No Aprueba planillas
8
10
104
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
CONCILIACIONES BANCARIAS
No TAREA RESPONSABLE
1 Recibe los estados de cuenta bancarios, se
verifica los números de cuenta. Asistente Contable
2 Obtener los auxiliares bancarios para proceder
con la conciliación Asistente Contable
3
Realiza cruces de partidas correspondientes a
cheques, depósitos, notas de débito y notas de
crédito
Asistente Contable
4
Realiza reportes de conciliación , cruza los
saldos que quedaron pendientes del mes
anterior, y obtener reporte de conciliación
Asistente Contable
5 Revisa que esté correcta
Contador
6 Si encuentra algún error, se envía al Asistente
para que realice las correcciones. Contador
7 Firma o sumilla de responsabilidad en la
conciliación Contador
8 Archiva la conciliación
Asistente Contable
9 Envía al cliente con la documentación de
respaldo. Cliente
105
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
ASISTENTE JEFE DE RECURSOS HUMANOS CLIENTE
INICIO
Recibe Estado de Cuenta Bancario
Revisa Se entrega a cliente
FIN
1
2
3
4
5
6
8
¿Están bien los valores?NO
SI
Saca del Sistema de Cuenta bancario
Concilia DepósitosCheques N/D, N/C
Realiza reportes de conciliacion Firma
archivar
7
9
106
PROCEDIMIENTO DE DECLARACIÓN DE IMPUESTOS
PROCEDIMIENTO DE DECLARACION DE IMPUESTOS
No TAREA RESPONSABLE
1
Recibe documentación de clientes, libro de
compras, ventas y documentos soporte.
Asistente
Contable
2 Registra en programa SAFI de contabilidad
Asistente
Contable
3
Saca mayores de cuentas involucradas en
Impuestos: IVA Compras, IVA Ventas,
Retenciones de IVA, Retenciones FUENTE
Asistente
Contable
4
Ingresa la Información consolidada en Software
DIM FORMULARIOS, Realiza los formularios
103 y 104 para sociedades ( 104A para
Personas Naturales)
Asistente
Contable
5 Revisa los formularios VS. Mayores Contador
6
Si están correctos regresa al Asistente para
enviar las declaraciones vía internet, caso
contrario envía a realizar correcciones
Contador
7
Generar el archivo XML y abre la página del
SRI en internet y cargar archivo ( debe tener la
clave electrónica)
Asistente
Contable
8
Una vez cargado el archivo se imprime el CEP
(comprobante electrónico de pago)
Asistente
Contable
9
Si tiene que pagar notifica a cliente para que
realice el respectivo pago.
Asistente
Contable
10
Se envía al cliente información de valores para
pago. Cliente
11
Si no tiene que pagar se imprime el CEP y se
archiva en la carpeta del cliente.
Asistente
Contable
107
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE DECLARACIONES DE IMPUESTOS
ASISTENTE JEFE DE RECURSOS HUMANOS CLIENTE
INICIO
Recibe documentos
Revisa formularios vs mayores
Notifica valor y envía a Cliente CEP
FIN
1
2
3
4
5
6
9
¿Están bien los valores?NO
SI
Registra en programa de Contabilidad
Revisa mayores de cuentas
Procesar DIM Formularios
Formulario 103-104
Envía declaraciones
Imprimir formularios y CEP
Archiva y entrega al cliente con soportes
FIN
Tiene que pagar
7
8
10
11
Conjuntamente con los Impuestos, las personas naturales obligadas a llevar
contabilidad y las Sociedades tienen la obligatoriedad de enviar los anexos de todas
las compras, ventas, retenciones en la fuente y retenciones de IVA recibidas así
como las realizadas por nosotros es decir el ATS (Anexo Transaccional
Simplificado).
108
PROCEDIMIENTO ANEXO TRANSACCIONAL SIMPLIFICADO
No TAREA RESPONSABLE
1 Ingresar Información en el sistema
DIM ANEXOS del SRI Asistente Contable
2 Revisar lo ingresado conforme las
declaraciones realizadas Asistente Contable
3
Si esta correcto pasa imprimir
documento, caso contrario regresa
a revisar lo ingresado
Asistente Contable
4 Aprueba el anexo, y se imprimen
documentos Contador
5 Generar Archivo XML y guardar
en equipo. Asistente Contable
6 Imprimir formularios y CEP
Asistente Contable
7
Abrir la página del SRI en internet
y cargar archivo ( debe tener la
clave electrónica)
Asistente Contable
8 Archivar en la carpeta del cliente,
para posteriormente devolver. Asistente Contable
109
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO ANEXO TRANSACCIONAL SIMPLIFICADO
ASISTENTE CONTABLE CONTADOR
INICIO
Ingresar información en el sistema DIM ANEXOS
1
2
3
4
5
¿Están bien los valores?
NOSI
Revisar lo ingresado
Imprimir documento
Genera archivo XML
Imprimir formularios y CEP
Archiva y entrega al cliente con soportes
FIN
Tiene que pagar
6
7
8
110
6.16 Propuesta Contable
6.16.1 Introducción
El modelo contable tiene por objeto el organizar de manera secuencial, cronológica y
ordenada todas y cada una de las transacciones, o eventos comerciales que se
produzcan en las actividades de la empresa, y con ello revelar información muy útil
para saber la salud económica de la empresa, y tomar decisiones a tiempo a nivel
de la empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda., así como
también para nuestros clientes y sus diferentes tipos de empresas, es por esto que
presentamos a continuación nuestro plan de cuentas establecido por la
Superintendencia de Compañías y que dependiendo de las necesidades y/o
actividades de las diferentes empresas deberá ser aplicado.
Plan General de Cuentas
Código Nombre de la Cuenta
1 ACTIVO
101 ACTIVO CORRIENTE
10101 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO
1010101 CAJA
1010102 BANCOS
10102 ACTIVOS FINANCIEROS
1010201 ACTIVOS FINANCIEROS A VALOR RAZONABLE CON CAMBIOS EN RESULTADOS
1010202 ACTIVOS FINANCIEROS DISPONIBLES PARA LA VENTA
1010205
DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR CLIENTES NO RELACIONADOS
1010206
DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR CLIENTES RELACIONADOS
1010207 OTRAS CUENTAS POR COBRAR RELACIONADAS
1010208 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1010209 (-) PROVISIÓN CUENTAS INCOBRABLES Y DETERIORO
10103 INVENTARIOS
1010301 INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA
1010302 INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN PROCESO
111
1010303
INVENTARIOS DE SUMINISTROS Y MATERIALES PARA EL PROCESO DE PRODUCCIÓN
1010304
INVENTARIOS DE SUMINISTROS O MATERIALES A SER CONSUMIDOS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
1010305
INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS Y MERCADERIA EN ALMACEN
1010307 MERCADERIAS EN TRÁNSITO
1010308 OBRAS EN CONSTRUCCIÓN
1010309 OBRAS TERMINADAS
1010310 MATERIALES O BIENES PARA LA CONTRUCCIÓN
1010311 INVENTARIOS REPUESTOS, HERRAMIENTAS, Y ACCESORIOS
1010312 OTROS INVENTARIOS
1010313
(-) PROVISIÓN POR VALOR NETO DE REALIZACION Y OTRAS PERDIDAS EN EL INVENTARIO
10104 SERVICIOS Y OTROS PAGOS ANTICIPADOS
1010401 SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADOS
1010402 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO
1010403 ANTICIPOS A PROVEEDORES
1010404 OTROS ANTICIPOS ENTREGADOS
10105 ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES
1010501 CREDITO TRIBUTARIO A FAVOR DE LA EMPRESA (IVA)
1010502 CREDITO TRIBUTARIO A FAVOR DE LA EMPRESA (IR)
1010503 ANTICIPO DE IMPUESTO A LA RENTA
10106
ACTIVOS NO CORRIENTES MANTENIDOS PARA LA VENTA Y OPERACIONES DISCONTINUADAS
10107 CONSTRUCCIONES EN PROCESOS
10108 OTROS ACTIVOS CORRIENTES
102 ACTIVO NO CORRIENTE
10201 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO
1020101 TERRENOS
1020102 EDIFICIOS
1020103 CONSTRUCCIONES EN CURSO
1020104 INSTALACIONES
1020105 MUEBLES Y ENSERES
1020106 MAQUINARIA Y EQUIPO
1020107 NAVES,AERONAVES
1020108 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN
1020109 VEHÍCULOS, EQUIPOS DE TRANSPORTE
1020110 OTROS PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO
1020111 REPUESTOS Y HERRAMIENTAS
1020112
(-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO
112
1020113
(-) DETERIORO ACUMULADO DE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO
1020114 ACTIVOS DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN
102011401 ACTIVOS DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN
102011402
(-) AMORTIZACIÓN ACUMULADAD DE ACTIVOS DE EXPLORACION Y EXPLOTACIÓN
102011403
(-) DETERIORO ACUMULADAD DE ACTIVOS DE EXPLORACION Y EXPLOTACION
10202 PROPIEDADES DE INVERSION
1020201 TERRENOS
1020202 EDIFICIOS
1020203
(-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE PROPIEDADES DE INVERSION
1020204
(+) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE PROPIEDADES DE INVERSION
10204 ACTIVO INTANGIBLE
1020401 PLUSVALIA
1020402
MARCAS, PATENTES, DERECHOS DE LLAVE, CUOTAS PATRIMONIALES Y OTROS SIMILARES
1020403 ACTIVOS DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN
1020404 (-) AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE ACTIVO INTANGIBLE
1020405 (-) DETERIORO ACUMULADO DE ACTIVO INTANGIBLE
1020406 OTROS INTANGIBLES
10205 ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES
10206 ACTIVOS FINANCIEROS NO CORRIENTES
1020601 ACTIVOS FINANCIEROS MANTENIDOS HASTA EL VENCIMIENTO
1020602
(-) PROVISIÓN POR DETERIORO DE ACTIVOS FINANCIEROS MANTENIDOS HASTA EL VENCIMIENTO
1020603 DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR
1020604
(-) PROVISIÓN CUENTAS INCOBRABLES DE ACTIVOS FINANCIEROS NO CORRIENTES
10207 OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES
1020701 INVERSIONES SUBSIDIARIAS
1020702 INVERSIONES ASOCIADAS
1020703 INVERSIONES NEGOCIOS CONJUNTOS
1020704 OTRAS INVERSIONES
1020705 (-) PROVISIÓN VALUACION DE INVERSIONES
1020706 OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES
2 PASIVO
201 PASIVO CORRIENTE
20101
PASIVOS FINANCIEROS A VALOR RAZONABLE CON CAMBIOS EN PATRIMONIO
20102 PASIVOS POR CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO FINANCIEROS
113
20103 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
2010301 LOCALES
2010302 DEL EXTERIOR
20104 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS
2010401 LOCALES
2010402 DEL EXTERIOR
20105 PROVISIONES
2010501 LOCALES
2010502 DEL EXTERIOR
20107 OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES
2010701 CON LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
2010702 IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR DEL EJERCICIO
2010703 CON EL IESS
2010704 POR BENEFICIOS DE LEY A EMPLEADOS
2010705 PARTICIPACIÓN TRABAJADORES POR PAGAR DEL EJERCICIO
2010706 DIVIDENDOS POR PAGAR
20108 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS-RELACIONADAS
20109 OTROS PASIVOS FINANCIEROS
20110 ANTICIPOS DE CLIENTES
20112
PORCIÓN CORRIENTE DE PROVISIONES POR BENEFICIOS EMPLEADOS
2011201 JUBILACION PATRONAL
2011202 OTROS BENEFICIOS A LARZO PLAZO PARA LOS EMPLEADOS
20113 OTROS PASIVOS CORRIENTES
202 PASIVO NO CORRIENTE
20201 PASIVOS POR CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO FINANCIEROS
20202 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
2020201 LOCALES
2020202 DEL EXTERIOR
20203 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS
2020301 LOCALES
2020302 DEL EXTERIOR
20204 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS-RELACIONADAS
2020401 LOCALES
2020402 DEL EXTERIOR
20205 OBLIGACIONES EMITIDAS
20206 ANTICIPOS DE CLIENTES
20207 PROVISIONES POR BENEFICIOS EMPLEADOS
2020701 JUBILACIÓN PATRONAL
2020702 OTROS BENEFICIOS NO CORRIENTES PARA LOS EMPLEADOS
20208 OTRAS PROVISIONES
20209 PASIVO DIFERIDO
2020901 INGRESOS DIFERIDOS
114
2020902 PASIVOS POR IMPUESTOS DIFERIDOS
20210 OTROS PASIVOS NO CORRIENTES
3 PATRIMONIO NETO
301 CAPITAL
30101 CAPITAL SUSCRITO O ASIGNADO
30102 (-) CAPITAL SUSCRITO NO PAGADO, ACCIONES EN TESORERIA
302
APORTES DE SOCIOS O ACCIONISTAS PARA FUTURA CAPITALIZACION
304 RESERVAS
30401 RESERVA LEGAL
30402 RESERVA FACULTATIVA Y ESTATUTARIA
305 OTROS RESULTADOS INTEGRALES
30501 SUPERHAVIT DE ESTADOS FINANCIEROS DISP PARA LA VENTA
30502
SUPERHAVIT POR REVALUACION DE PROPIEDAD,PLANTA Y EQUIPO
30503 SUPERHAVIT POR REVALUACION DE ACTIVOS INTANGIBLES
30504 OTROS SUPERHABIT POR REVALUACIÓN
306 RESULTADOS ACUMULADOS
30601 GANANCIAS ACUMULADAS
30602 (-) PERDIDAS ACUMULADAS
30603
RESULTADOS ACUMULADOS PROVENIENTES DE LA ADOPCIÓN POR PRIMERA VEZ DE LAS NIIF
30604 RESERVA DE CAPITAL
30605 RESERVA POR DONACION
30606 RESERVA POR VALUACION
30607 SUPERHAVIT POR REVALUACION DE INVERSIONES
307 RESULTADOS DEL EJERCICIO
30701 GANANCIA NETA DEL PERIODO
30702 (-) PERDIDA NETA DEL PERIODO
4 INGRESOS
41 INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS
4101 VENTA DE BIENES
4102 PRESTACIÓN DE SERVICIOS
4105 REGALIAS
4106 INTERESES
410601 INTERESES GENERADOS POR VENTAS A CREDITO
410602 OTROS INTERESES GENERADOS
4107 DIVIDENDOS
4109 OTROS INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS
4110 (-) DESCUENTOS EN VENTAS
4111 (-) DEVOLUCION EN VENTAS
4112 (-) BONIFICACION EN PRODUCTO
115
4113 (-) OTRAS REBAJAS COMERCIALES
43 OTROS INGRESOS
4301 DIVIDENDOS
4302 INTERESES FINANCIEROS
4303 GANANCIA EN INVERSIONES EN ASOCIADAS / SUBSIDIARIAS
4304
VALUACION DE INTRUMENTOS FINANCIEROS A VALOR RAZONABLE
4305 OTRAS RENTAS
5 COSTO DE VENTAS
51 COSTO DE VENTAS Y PRODUCCION
5101 COSTOS DE VENTAS
510101 COSTOS DE VENTAS EN PRODUCCION
5102 MANO DE OBRA DIRECTA
510201 SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES
510202 GASTO PLANES DE BENEFICIOS A EMPLEADOS
5103 MANO DE OBRA INDIRECTA
510301 SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES
510302 GASTO PLANES DE BENEFICIOS A EMPLEADOS
5104 OTROS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION
510401 DEPRECIACIÓN PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO
510403 DETERIORO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
510404 EFECTO VALOR NETO DE REALIZACION DE INVENTARIOS
510406 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
510407 SUMINISTROS MATERIALES Y REPUESTOS
510408 OTROS COSTOS DE PRODUCCION
52 GASTOS
5201 GASTOS DE VENTAS
520101 SUELDOS, SALARIOS Y DEMAS REMUNERACIONES
520102 APORTES SEGURIDAD SOCIAL
520103 BENEFICIOS SOCIALES
520104 GASTO PLANES DE BENEFICIOS A EMPLEADOS
520105 HONORARIOS COMISIONES Y DIETAS A PERSONAS NATURALES
520106 REMUNERACION A OTROS EMPLEADOS AUTONOMOS
520107 HONORARIOS A EXTRANJEROS
520108 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
520109 ARRENDAMIENTO OPERATIVO
520110 COMISIONES
520111 PROMOCION Y PUBLICIDAD
520112 COMBUSTIBLE
520113 LUBRICANTES
520114 SEGUROS Y REASEGUROS
520115 TRANSPORTE
520116 GASTOS DE GESTION
116
520117 GASTOS DE VIAJE
520118 AGUA, ENERGIA, LUZ Y TELECOMUNICACIONES
520119 NOTARIOS
520121 DEPRECIACIONES
52012101 PROPIEDAD , PLANTA Y EQUIPO
52012102 PROPIEDAD DE INVERSION
520122 AMORTIZACIONES
52012201 INTANGIBLES
52012202 OTROS ACTIVOS
520123 GASTOS DETERIORO
52012301 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
52012306 OTROS ACTIVOS
520128 OTROS GASTOS
5202 GASTOS ADMINISTRATIVOS
520201 SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES
520202 APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL
520203 BENEFICIOS SOCIALES
520204 GASTO PLANES DE BENEFICIOS A EMPLEADOS
520205 HONORARIOS COMISIONES Y DIETAS A PERSONAS NATURALES
520206 REMUNERACION A OTROS EMPLEADOS AUTONOMOS
520207 HONORARIOS A EXTRANJEROS
520208 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
520209 ARRENDAMIENTO OPERATIVO
520210 COMISIONES
520212 COMBUSTIBLE
520213 LUBRICANTES
520214 SEGUROS Y REASEGUROS
520215 TRANSPORTE
520216 GASTOS DE GESTION
520217 GASTOS DE VIAJE
520218 AGUA, ENERGIA, LUZ Y TELECOMUNICACIONES
520219 NOTARIOS
520220 IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y OTROS
520221 DEPRECIACIONES
52022101 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
52022102 PROPIEDADES DE INVERSION
520222 AMORTIZACIONES
52022201 INTANGIBLES
52022202 OTROS ACTIVOS
520223 GASTO DETERIORO
52022301 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
52022302 INVENTARIOS
52022306 OTROS ACTIVOS
117
520227 GASTO IMPUESTO A LA RENTA
520228 OTROS GASTOS
5203 GASTOS FINANCIEROS
520301 INTERESES
520302 COMISIONES
520303 GASTOS DE FINANCIAMIENTO DE ACTIVOS
520304 DIFERENCIA EN CAMBIO
520305 OTROS GASTOS FINANCIEROS
5204 OTROS GASTOS
520401 PERDIDA EN INVERSIONES ASOCIADAS
520402 OTROS
6.17 Registros Básicos para una Organización Contable
Debido a que la base fundamental de una buena contabilidad es disponer de
información veraz.
Además de llevar en forma técnica todos y cada uno de los siguientes registros, a
continuación detallaremos varios formatos de los diferentes registros que se van a
utilizar en la empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda.
6.17.1 Cuenta Bancos
En la actualidad la empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda.,
se maneja con una sola chequera del Banco Pichincha, cuenta que únicamente
firmada por el Gerente General, la propuesta está planteada que sea firmada con
firmas conjuntas, y además sea manejada por una sola persona en este caso la
asistente contable quedara responsable del buen manejo de la misma, ya que
actualmente la maneja cualquier persona que necesite.
118
Ilustración 1: Cheque
Fuente: Empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda.
6.17.2 Estado de cuenta
Al realizar todas sus transacciones con la cuenta bancos, la empresa necesita
solicitar su estado de cuenta mensual, para realizar todas sus conciliaciones
bancarias, considerando que en la actualidad las instituciones bancarias envían sus
estados de cuenta mediante correos electrónicos, esto facilitara el control.
ESTADO DE CUENTA
BANCO PICHINCHA
Cuenta Corriente
2100040315
Mes de
ago-14
SALDO ANTERIOR
1.557,63
(+) DEPOSITOS
8.867,92
(-) CHEQUES/DEBITOS
(5.027,27)
(+) INTERES
0,05
DETALLE DE MOVIMIENTOS
FECHA No.DOC DESCRIPCION DEBITO CREDITO SALDO
02/08/2014 85 Pago Cheque Cámara 70,00
1.487,63
09/08/2014 10027674 Deposito
8.642,92 10.355,55
12/08/2014 84 Cheque 4.957,00
5.398,55
15/08/2014 8386 Costo Bancario 0,27
5.398,28
31/08/2014 1012
0,05 5.398,33
Ilustración 2: Estado de Cuenta
Fuente: Autor
119
6.17.3 Conciliación Bancaria
La empresa PJL Auditores y consultores Internacionales Cía. Ltda., debe realizar
sus conciliaciones bancarias mensualmente para detectar cualquier anomalía a
tiempo y tomar acciones correctivas, pues actualmente no se está conciliando cada
mes. El formato para la conciliación deberá ser el siguiente:
CONCILIACION BANCARIA
Empresa : PJL Auditores y Consultores
Banco : Banco Pichincha
Correspondiente al Mes de: Agosto xxx Cuenta Corriente
Nº 2100040315
Expresado en: Dólares
Descripción Bancos Libros
Saldos al 31/08/2014 5.500,00
4.731,70
(-) Cheques Girados y no cobrados
Ch/100 (-) (100,00)
Ch/105 (-) (25,20)
Ch/108 (-) (220,10)
(-) Cheques No Contabilizados
Ch/101 (-) (100,00)
(+) Depósitos No contabilizados
Deposito No. 102253 (+) 500,00
Deposito No. 285242 (+) 15,00
(-) Notas de Débito no Contabilizadas
N/D 256886 (-) (12,00)
(+) Notas de Crédito no Contabilizadas
N/C 256 (+) 20,00
Conciliación al 31/Agosto/2014 5.154,70
5.154,70
Ilustración 3: Conciliación Bancaria
Fuente: Autor
120
6.17.4 Rol de Pagos
Los empleados deberán contar con todos sus roles mensuales, un ejemplar deberá
reposar en los archivos ya sean de nuestros clientes o en la empresa misma, pero
correctamente firmados y ordenados.
Tabla 1: Rol de Pagos
Fuente: Autor
6.17.5 Provisiones de Beneficios Sociales
Cumpliendo con la Ley, las normas, valores, políticas de la empresa se aplicara el
siguiente formato para las provisiones mensuales de nuestra empresa así como para
nuestros diferente clientes.
Tabla 2: Provisiones Laborales
Fuente: Autor
MES: agosto 2014
NOMBRES CARGO SUELDO BONIFICACIONTOTAL
INGRESOS
APORTE
PERSONALANTICIPOS
TOTAL
EGRESOS
VALOR A
PAGAR
Carrera Jorge Gerente General 500,00 700,00 1.200,00 113,40 113,40 1.086,60
Velepucha Lucy Financiera 500,00 300,00 800,00 75,60 75,60 724,40
Cueva Patricia Operaciones 500,00 200,00 700,00 66,15 66,15 633,85
Villamarin Andres Contador 500,00 500,00 1.000,00 94,50 94,50 905,50
Maldonado Mayra Asistente Contable 400,00 20,00 420,00 39,69 39,69 380,31
Lucero Kathy Secretaria 340,00 340,00 32,13 32,13 307,87
Cadena Carlos Mensajeria 340,00 340,00 32,13 32,13 307,87
TOTAL 3.080,00 1.720,00 4.800,00 453,60 - 453,60 4.346,40
ROL DE PAGOS
EMPRESA PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CIA.LTDA.
MES: agosto 2014
NOMBRES CARGOTOTAL
INGRESOS
APORTE
PATRONAL
DECIMO
TERCERO
DECIMO
CUARTOVACACIONES
TOTAL
PROVISIONES
Carrera Jorge Gerente General 1.200,00 145,80 100,00 28,33 50,00 324,13
Velepucha Lucy Financiera 800,00 97,20 66,67 28,33 33,33 225,53
Cueva Patricia Operaciones 700,00 85,05 58,33 28,33 29,17 200,88
Villamarin Andres Contador 1.000,00 121,50 83,33 28,33 41,67 274,83
Maldonado Mayra Asistente Contable 420,00 51,03 35,00 28,33 17,50 131,86
Lucero Kathy Secretaria 340,00 41,31 28,33 28,33 14,17 112,14
Cadena Carlos Mensajeria 340,00 41,31 28,33 28,33 14,17 112,14
TOTAL 4.800,00 583,20 400,00 198,33 200,00 1.381,53
EMPRESA PJL AUDITORES Y CONSULTORES INTERNACIONALES CIA.LTDA.PROVISIONES LABORALES
121
CAPITULO VII
7 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
7.1 CONCLUSIONES:
El presente Manual de Procedimientos de Control Interno Administrativo y
Contable permitirá la identificación oportuna de riesgo y la prevención de los
mismos, el correcto detalle de funciones, responsabilidades de cada uno de
los empleados que laboran en la empresa.
La empresa no cuenta con un sistema administrativo, viene funcionando de
manera desorganizada, descontrolada y sin objetivos claros, en este Manual
encontraran ayuda en su organigrama estructural, en donde se observan
claramente los mandos jerárquicos.
En vista de que el plan de cuentas con el que se manejan no se acopla a las
necesidades que la empresa va requiriendo por su rápido crecimiento y que
debe estar también al alcance de las compañías de nuestros clientes, en el
presente Manual se propone un plan de cuentas universal aprobado por la
Superintendencia de Compañías, y que puede ser aplicado a todo tipo de
compañías, dependiente de su necesidad.
El complimiento de los objetivos operacionales financieros y de las normas
institucionales si estaría fundamentada en la implementación y aplicación de
un Manual de procedimientos de Control Interno ya que este instrumento
asegurara el cambio y la competitividad.
122
7.2 RECOMENDACIONES
Se recomienda a la administración la revisión, actualización y evaluación
periódica de la aplicación del presente Manual de Procedimientos propuesto
en donde se detallan funciones, responsabilidades, para de esta manera
satisfacer tanto los requerimientos de la compañía como los requerimientos
sociales y personales de los empleados.
Poner en marcha el sistema administrativo que propongo en este proyecto
investigativo, que permitirá organizarse desde la parte estructural de la
empresa y así sobre la marcha ir tomando los correctivos necesarios para que
la empresa funcione organizadamente y tener una visión a futuro de
desarrollo.
Consideramos que se trata de una compañía joven la cual motiva de distintas
maneras a su personal, sin embargo; el uso de técnicas de evaluación
ayudaría significativamente en la administración del desempeño de cada
puesto.
Aplicar el plan de cuentas propuesto y aceptado por la Superintendencia de
Compañías, el mismo que podrá ser utilizado en las diferentes empresas que
manejamos y en todas sus diferentes áreas y sectores a las que pertenecen.
La compañía muestra un crecimiento por cuya razón para el futuro
encomendamos que se debe crear una Área de Recursos Humanos en el
cuál se administre los recursos humanos en forma óptima y acogiendo las
disposiciones legales del código de trabajo.
123
BIBLIOGRAFÍA
1. BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General; 11.a. Edición 2013.
2. CABRERA. E (S/A). Funciones Administrativas 2013.
3. CEGARRA J. (2011). Metodología de la investigación Científica y tecnológica.
Madrid: Díaz de Santos S.A.
4. HORNGREN, Charles; HARRISON, Walter; OLIVER Suzanne; Contabilidad;
Octava Edición; 2010.
5. LRTI Ley de Régimen Tributario Interno.
6. MANTILLA Samuel Alberto, Auditoria Financiera de PYMES, Eco Ediciones
Edición 2008.
7. MORENO Fernández Joaquín (2010).Contabilidad Superior, segunda edición
Pp.67
8. PICKLE, Hal B. ABRAHAMSON, Royce L. Administración de empresas
pequeñas y medianas Edición 1991
9. RAMIREZ Padilla David Noel (2009). Contabilidad Administrativa, séptima
edición. Pp.35
10. VILLASAMIL, J. (S/A). Objetivos de la Contabilidad
11. ZAPATA, Pedro, Contabilidad General, con base en las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF) Séptima Edición 2011
McGraw-Hill, Colombia.
Link-grafía (PÁGINAS WEB):
1. http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse86.html
2. http://www.contabilidad.tk/concepto-de-gastos-e-ingresos-13.htm
3. http://www.faccsystem.com/index.php
4. http://www.icontable.com/node/1363
5. http://www.sri.gob.ec
6. https://app.ute.edu.ec/sict/biblioteca/catalogobln
7. INFRAGA, N. (2011). Importancia y clasificación de la contabilidad,
http://tecnoingraganeftali.blogspot.com/2011/09/importancia-y-clasificacion-
de-la.html
8. www.plangeneralcontable.com
124
ANEXOS
ANEXO # 1
Encuesta
DIRIGIDA A: Personal Contable-Administrativo
INSTRUCCIONES: Marque con una (X) según corresponda
OBJETIVO: Conocer el nivel de información de los empleados acerca de los
controles internos que aplica la empresa PJL Auditores y Consultores
Internacionales Cía. Ltda.
12. ¿La Empresa posee un manual de control de Interno?
SI NO
13. ¡Se aplican políticas contables en la Empresa?
SI NO
14. La empresa cuenta con un manual de funciones para cada área?
SI NO
15. La estructura organizativa facilita el flujo de información de las actividades?
SI NO
125
16. Se realizan controles contables periódicamente?
SI NO
17. La empresa tiene un manual de procesos para contratar al personal?
SI NO
18. ¿Existe capacitación para el personal en NIIF’S?
SI NO
19. ¿Cree que la aplicación de las NIIF´S para el área contable y administrativa
sean las correctas?
SI NO
Gracias por su colaboración.
126
ANEXO # 2
ORGANIGRAMA PROPUESTO DE LA EMPRESA PJL AUDITORES Y
CONSULTORES INTERNACIONALES CÍA. LTDA.
Gerente General
Gerente
Financiero
Caja-Tesoreria
Secretaria
Área Administrativa y FinancieraÁrea de Recursos
Humanos
Área de
Operaciones
Asistente de
Recursos HumanosMensajeria
Contador GeneralJefe de Recursos
Humanos
Jefe de
Operaciones
Asistente
Contable
