UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL … · correspondientes o en una hoja de gráfico. Conociendo...

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL Licenciatura en Organizacin Industrial Facultad Regional Rafaela Ctedra: INFORMATICA I

Pg,: 1 | UNIDAD 2 Captulo II Planilla Electrnica | Autores: Ing. Eduardo Duelli Lic. Marcelo Snchez |

DOCENTES DE LA CATEDRA

TITULAR:

ING. EDUARDO DUELLI

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JEFE DE TRABAJOS PRCTICOS:

LIC. MARCELO SNCHEZ

[email protected]

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AYUDANTE de PRIMERA:

LIC. YANINA PAIROLA

[email protected]

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www.twitter.com/pairolayanina

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CONCEPTO BASICOS DE UNA P.E.

Excel es un programa que permite la manipulacin de libros y hojas de calculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de informacin relacionada en un nico archivo.

Utilice hojas de clculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos simultneamente en varias hojas de clculo y pueden ejecutarse los clculos basndose en los datos de varias hojas de clculo. Si se crea un grfico, ste puede colocarse en la hoja de clculo con sus datos correspondientes o en una hoja de grfico.

Conociendo Excel 2010

Excel es el ms popular de los programas que manejan libros y hojas de calculo, se estima que esta presente en casi todas las PC del mundo. Por ello la compaa que lo desarrolla (Microsoft) ha venido mejorando las caractersticas y el desempeo de este conocido programa. Pero veamos como es la pantalla inicial de Excel.

Para qu sirve una planilla de clculos?

Su principal funcin es realizar operaciones matemticas de la misma manera que trabaja la ms potente calculadora-, pero tambin la de computar complejas interrelaciones y ordenar y presentar en forma de grfico los resultados obtenidos. Adems, Excel 2000 como todas las versiones avanzadas de planillas de clculos, permiten colocar, ordenar y buscar datos, as como insertar bloques de texto e imgenes. Los principales elementos de trabajo son:

Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. (1.048.576)

Ttulo de fila: Est siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante nmeros.

Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. (16.368)



Ttulo de columna: Est siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que en el caso de Excel 2000 van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y as sucesivamente hasta la XFD.

Celda: Es la interseccin de una fila y una columna y en ella se introducen los grficos, ya se trate de texto, nmeros, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la interseccin de la fila 29 con la columna F, se denomina F29.

Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de clculos. Se definen mediante letras y nmeros. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura 2 vemos la representacin del rango de ejemplo.

Los libros de cuentas de excel

Los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, los archivos de Microsoft Access se denominan bases de datos, los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que stos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros.

Cada uno de estos libros se componen de una serie de planillas donde se encuentra albergada la informacin; de esta forma es posible relacionar las planillas y compartir la informacin que se guarda en ellas. Cada una de estas planillas se denominan hojas.

Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacer simplemente un click sobre la lengeta de la misma; sta se encuentra en el sector inferior de la pantalla.

Mucho ms que una planilla de clculos

Excel adems de funcionar como una tpica planilla de clculos nos deja insertar otros objetos, como grficos, mapas, comentarios, imgenes, sonidos, documentos, presentaciones, pginas Web y todo tipo de informacin. Al poder insertar todos estos tipos de objetos la planilla de clculos se hace mucho ms vistosa y elegante.

Excel es muy relacionable con Access , o sea, con las bases de datos creadas con ste programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las planillas de clculos existen dos conceptos importantes: campo y registro. En un campo se guardan todos los valores de un tipo de informacin por ejemplo, los nombres de todas las ciudades americanas-, y en un registro se guarda un valor concreto de cada campo.

Cmo enviar un libro por correo electrnico y otras opciones: Para hacer esto vamos al men Archivo, y desplegamos el submen Enviar a.

Cmo ver las propiedades del libro actual: Simplemente vamos a la opcin Propiedades que se encuentra en el men Archivo. Esta caja de dilogo que se abre se divide en 5 fichas: General, Resumen, Estadsticas, Contenido y Personalizar.

De las Barras de Men a las CINTAS DE OPCIONES

La primera vez que inicie algunos de los programas de 2007 Microsoft Office system, quiz le sorprenda lo que vea. Los mens y las barras de herramientas de algunos programas se han sustituido por la cinta de opciones



Son tres los componentes bsicos de la cinta de opciones:

1.- Fichas: Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas bsicas que

se hacen en Excel.

2.- Grupos: Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre s.

3.- Comandos: Un comando es un botn, un cuadro en el que se escribe informacin o un men.

Por dnde se empieza? Se empieza por el principio, por la primera ficha.

Los comandos ms importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la ficha Inicio. Estos

comandos son los que se han identificado en Microsoft como los ms empleados para llevar a cabo

tareas bsicas en hojas de clculo.

Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen en primer lugar en la ficha Inicio, dentro del

grupo Portapapeles. Los comandos para el formato de fuentes aparecen despus, dentro del grupo

Fuente. Los comandos que centran o alinean texto a la derecha o a la izquierda estn en el grupo

Alineacin y los comandos que insertan y borran celdas, filas, columnas y hojas de clculo se encuentran

en el grupo Celdas.

Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y se

mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de permanecer

escondidos en los mens. Estos comandos esenciales estn a la vista en la parte superior del rea de

trabajo.

He aqu un ejemplo de las ventajas que presenta: si desea mostrar texto en varias lneas de un celda, no

es necesario hacer clic en un comando de un men, en una ficha de un cuadro de dilogo y, por ltimo,

en una opcin. Sencillamente se hace clic en el botn Ajustar texto del grupo Alineacin, de la ficha

Inicio. Lo ver en el ejercicio prctico.



Ms comandos pero slo cuando se necesitan Cree un grfico haciendo clic en un botn de la ficha Insertar del grupo Grficos. A continuacin,

aparecern las fichas de las Herramientas de grficos: Diseo, Presentacin y Formato

Los comandos de la cinta de opciones son los que ms se utilizan. En lugar de mostrar todos los comandos todo el tiempo, Excel 2007 muestra algunos comandos en respuesta a las acciones que se realizan.

Por ejemplo, si no hay un grfico en una hoja de clculo, los comandos que se usan para trabajar con grficos no son necesarios.

Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de grficos con tres fichas: Diseo, Presentacin y Formato. En dichas fichas estn los comandos que se precisan para trabajar con un grfico. La cinta de opciones responde a la accin del usuario.

Use la ficha Diseo para cambiar el tipo de grfico o moverlo a otra ubicacin; la ficha Presentacin para cambiar los ttulos y otros elementos del grfico y la ficha Formato para agregar relleno de color y cambiar el estilo de las lneas. Cuando termine el grfico, haga clic fuera del rea del grfico. Desaparecern las Herramientas de grficos. Para volver a verlas, haga clic dentro del grfico y se mostrarn.

As que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. D los primeros pasos y los comandos necesarios estarn a mano.

Ms opciones si las necesita.

Haga clic en la flecha en la parte inferior de un grupo para obtener ms opciones si las necesita.

Cuando vea esta flecha (denominada iniciador de cuadros de dilogo) en la esquina inferior derecha de un grupo, significa que hay ms opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha y se mostrar un cuadro de dilogo o panel de tareas.

Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, se encuentran todos los comandos que ms se utilizan para efectuar cambios en las fuentes: cambio de fuente, cambio del tamao de fuente y formato de negrita, cursiva o subrayado.



Si desea ms opciones, por ejemplo, superndice, haga clic en la flecha de la derecha de Fuente y aparecer el cuadro de dilogo Formato de celdas, con sta y otras opciones relativas a las fuentes.

Comandos en la barra de herramientas

Si utiliza con frecuencia comandos que no estn tan a mano como le gustara, es muy sencillo agregarlos a la barra de herramientas de acceso rpido, que se encuentra sobre la cinta de opciones cuando se inicia Excel 2007. En dicha barra, los comandos estn siempre visibles y cercanos. Por ejemplo, si utiliza todos los das el Autofiltro y prefiere evitar hacer clic en la ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas de acceso rpido. Para ello, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en Filtro de la ficha Datos y despus haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Para quitar un botn de esa barra, haga clic en ella con el botn secundario del mousey despus haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido. Dnde estn los mtodos abreviados de teclado?



Puede usar las sugerencias de teclas para, por ejemplo, centrar el texto en Excel.

1.- Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas de mtodo abreviado.

2.- Despus presione H para seleccionar la ficha Inicio.

3.- Presione A y despus C en el grupo Alineacin para centrar el texto seleccionado.

Si trabaja con el teclado ms que con el mouse (ratn), le gustar conocer los mtodos abreviados de Excel 2007.

El diseo de la cinta de opciones trae consigo nuevos mtodos abreviados. Por qu? Porque supone dos grandes ventajas con respecto a versiones anteriores:

Mtodos abreviados para cada botn de la cinta de opciones.

Mtodos abreviados que requieren menor combinacin de teclas.

Uso de nuevos mtodos abreviados

Los nuevos mtodos abreviados tambin tienen nombre: Sugerencias de teclas, que aparecen al presionar ALT.

Todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de las fichas, la barra de herramientas de acceso rpido y el botn de Microsoft Office tienen sugerencias de teclas.

Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecern todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. Utilice la tecla correspondiente al botn que desea.

Dnde estn los antiguos mtodos abreviados? Los antiguos mtodos de teclado que comienzan con CTRL se mantienen intactos y los puede seguir utilizando como antes. Por ejemplo, la combinacin CTRL+C an copia algo en el portapapeles y la combinacin CTRL+V pega algo del portapapeles.

Si le molestan las CINTAS DE OPCIONES las puede hacer desaparecer pulsando Ctrl. + F1.

INTRODUCCION DE DATOS EN UNA P.E.

Introduccin de datos

Una hoja de calculo es el documento principal que se utiliza para el almacenamiento y manipulacin de datos. Cada una es una cuadricula rectangular conformada por filas y columnas. La interseccin entre cada columna y cada fila es una celda, que es la unidad bsica de la hoja de calculo en la cual se almacenan los datos. Si desea crear una hoja de calculo nueva haga clic en la opcin Nuevo del men Archivo o presione el botn Nuevo en la barra de herramientas estndar. Para grabar los cambios haga clic en la opcin Guardar del men Archivo o presione el botn Guardar en la barra de herramientas estndar

Para introducir datos en una celda, haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. Escriba los datos y presione INTRO o TAB. Utilice una barra o un guin para separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo 9/5/96 o Jun-96. Para introducir una hora segn el horario de 12 horas, escriba un espacio y, a continuacin, a o p detrs de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducir la hora como a.m.



Para introducir formulas, haga clic en la celda en que desee introducir la frmula. Escriba un signo igual (=). Si hace clic en Modificar frmula o Pegar funcin, Microsoft Excel insertar un signo igual. Introduzca la frmula. Presione ENTRAR.

Sintaxis

La sintaxis de una frmula es la estructura o el orden de los elementos de una frmula. Las frmulas en Excel siguen una sintaxis especfica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores del clculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rtulo, un nombre o una funcin de la hoja de clculo.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una frmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutar el clculo cambiando la sintaxis de la frmula. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuacin, suma 5.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.

=(5+2)*3

Orden de Ejecucin

Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuacin. Si una frmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin) Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar.

Operador Descripcin

: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia

Negacin (como en 1)

% Porcentaje

^ Exponente

* y / Multiplicacin y divisin

+ y Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)

= = Comparacin

Referencias de celda

Una frmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la frmula, cambiar tambin la celda que contiene la frmula. La



siguiente frmula multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volver a calcular la frmula.

=B15*5

Las frmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos de celdas, o a nombres o rtulos que representan a las celdas o rangos.

ESCRIBIR FORMULAS CON EXCEL

Para escribir una frmula sencilla, en la ficha Inicio, del grupo Modificar, haga clic en el botn Suma.

1.- Botn Suma de la ficha Inicio.

2.-Resultado de la frmula.

Antes de entregar el informe, desea sumar los nmeros de la columna Cantidad. Esto se consigue

fcilmente usando el botn Suma .

Se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio. Coloque el cursor en la ltima celda de la columna Cantidad y haga clic en el botn Suma. A continuacin, presione ENTRAR y Excel calcular la suma de los nmeros mediante la funcin SUMA.

Si desea realizar algo ms que sumar, haga clic en la flecha del botn.Suma . Despus haga clic en alguna de las funciones de la lista que se muestra: Promedio, Contar, Mx o Mn. Si hace clic en Ms funciones, se abrir el cuadro de dilogo Insertar funcin, en el que puede elegir entre todas las funciones de Excel. O bien, haga clic en la ficha Frmulas y eche un vistazo a los grupos Biblioteca de funciones y Clculo.

Funciones

Excel contiene muchas frmulas predefinidas o integradas, denominadas funciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La funcin ms comn en las hojas de clculo es la funcin SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Aunque puede crearse una frmula para calcular el valor total de unas pocas celdas que contengan valores, la funcin de la hoja de clculo SUMA calcula varios rangos de celdas.



Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. La sintaxis de una funcin comienza por el nombre de la funcin, seguido de un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por comas y un parntesis de cierre. Si la funcin inicia una frmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la funcin. A medida que se cree una frmula que contenga una funcin, la paleta de frmulas facilitar ayuda.

Para introducir una frmula que contenga una funcin, haga clic en la celda en que desee introducir la frmula. Para iniciar la frmula con la funcin, haga clic en Modificar frmula en la barra de frmulas. Haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto al cuadro Funciones. Haga clic en la funcin que desee agregar a la frmula. Si la funcin no aparece en la lista, haga clic en Ms funciones para obtener una lista de las funciones adicionales. Introduzca los argumentos. Una vez completa la frmula, presione ENTRAR.

Insertar celdas, filas, columnas

Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacas e introducir datos en las mismas. Si se mueven y se copian celdas, pueden insertarse entre las celdas actuales para evitar que se peguen encima de los datos.

Para insertar celdas vacas seleccione el rango de las celdas existentes en el que desea insertar las nuevas celdas vacas. Seleccione el mismo nmero de celdas que desea insertar. En la Cinta de Opciones INICIO, busque la opcin Insertar, haga clic en Celdas. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.

Para insertar una nica fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posicin en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posicin en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo nmero de filas que desea insertar. En el men Insertar, haga clic en Filas

Para insertar una nica columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la posicin en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B.

Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posicin en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo nmero de columnas que desea insertar. En el men Insertar, haga clic en Columnas.

Combinar Celdas

Texto extendido y centrado por varias celdas

Advertencia Microsoft Excel coloca nicamente los datos ubicados en el extremo superior izquierdo del en la celda combinada resultante. Si hay datos en otras celdas, se eliminan.

1. Copie los datos que desea en la celda superior izquierda del rango. 2. Seleccione las celdas que desee combinar. 3. Para combinar las celdas de una fila o columna y centrar su contenido, haga clic en Combinar y

centrar en la Cinta de Opciones INICIO dentro del Grupo ALINIACION.

javascript:AppendPopup(this,'IDH_xldefMergedCell_2')



FORMATOS DE DATOS DE UNA P.E.

Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay que seleccionarlo y luego ir a la Cinta de Opciones INICIO, ver los GRUPOS: Portapapeles Fuente Alineacin Nmeros Estilos - Celdas

Nmero: La vemos en la figura. Se utiliza generalmente para especificar el tipo de dato que se va a ingresar. Estos tipos de datos pueden ser: General, Nmero, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fraccin, Cientfica, Texto, Especial o Perzonalizada.

Alineacin: Obviamente posee opciones referentes a la alineacin de los datos ingresados en la celda o rango, medida generalmente en grados.

Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente en que se van a visualizar los datos seleccionados, ya sea el estilo, la fuente propiamente dicha, el tamao, el tipo de subrayado, el color y varios efectos ms. Tambin podemos ver como en todas las dems fichas la muestra de lo que estamos haciendo.. Casi todos los comandos que estn en esta ficha, los podemos encontrar en la barra de herramientas Formato.

Bordes: Se utiliza para definir el tipo de lnea y el color de todos los bordes (internos y externos) que posee el rango seleccionado.

Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado (generalmente un color).

Proteger:Posee unas opciones con respecto a la proteccin del rango o celda seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar datos.

Uno de los grandes cambios de excel 2007 son las CUADROS DE ESTILOS, como el que se ve en la figura de abajo, en donde de acuerdo a la opcin seleccionada se despliega una ventana con las

apariencias ya conformadas con las correspondientes combinaciones de colores. Con slo pasar el cursor por el estilo se puede observar en la planilla la forma que adopta la tabla de los datos.



PGINAS, MRGENES Y ENCABEZADOS, IMPRESIN Otras Opciones Acerca Del Libro Actual

Cmo especificar opciones acerca de la pgina: Para hacerlo, vamos a la Cinta De Opciones DISEO DE PAGINA, en el GRUPO Configurar pgina e hacemos clic en la flecha de iniciador de cuadros de dilogo y aparecer un cuadro de dilogo con cuatro fichas: Pgina, Mrgenes, Encabezado y pie de pgina, y Hoja.

Pagina

Puede controlar la apariencia, o diseo, de las hojas de clculo impresas si cambia opciones del cuadro de dilogo Configurar pgina. Las hojas de clculo pueden imprimirse en orientacin vertical u horizontal; tambin pueden usarse diferentes tamaos de papel. Los datos de la hoja pueden centrarse entre los mrgenes izquierdo y derecho o superior e inferior. Adems, puede cambiar el orden de las pginas impresas, as como el nmero de pgina inicial.

Mrgenes

Para establecer los mrgenes de un documento, haga clic en el men Archivo, posteriormente haga clic en el comando Configurar Pgina y haga clic en la Ficha Mrgenes. Establezca los valores los mrgenes Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo.

Encabezados y Pies de Pgina.

Para basar un encabezado o un pie de pgina personalizados en otro existente integrado, haga clic en el encabezado o el pie de pgina en las casillas Encabezado o Pie de pgina, respectivamente. Haga clic



en Personalizar encabezado o Personalizar pie de pgina. Haga clic en las casillas Seccin izquierda, Seccin central o Seccin derecha y en los botones para insertar la informacin de encabezado o pie de pgina, como el nmero de pgina, que desea incluir en la seccin. Para introducir texto adicional en e l encabezado o el pie de pgina, escrbalo en las casillas Seccin izquierda, Seccin central o Seccin derecha. Para iniciar una lnea en una de las casillas de seccin, presione ENTRAR. Para eliminar una seccin en un encabezado o pie de pgina, seleccinela en la casilla de seccin y presione RETROCESO.

Hoja

Para seleccionar el rango de la hoja de clculo que desee imprimir, haga clic en el cuadro rea de impresin y arrastre hacia las reas de las hojas de clculo que desee imprimir. El botn Contraer dilogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de dilogo, desplazar de forma temporal el cuadro de dilogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de clculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botn otra vez para presentar todo el cuadro de dilogo.

Seleccione una opcin en Imprimir ttulos para imprimir las mismas columnas o filas como ttulos en cada pgina de una hoja de clculo impresa. Si desea especificar alguna fila como el ttulo horizontal de cada pgina, seleccione Repetir filas en extremo superior. Si desea ttulos verticales en cada pgina, seleccione Repetir columnas a la izquierda. A continuacin, en la hoja de clculo, seleccione una celda o celdas en las columnas de ttulo que desee. El botn Contraer dilogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de dilogo, desplazar de forma temporal el cuadro de dilogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de clculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botn otra vez para presentar todo el cuadro de dilogo.

Imprimir

Para imprimir un documento es necesario tener conectada y configurada una impresora. Haga clic en el Cinta ARCHIVO y seleccione el comando Imprimir, seleccione la impresora en el campo Nombre y establezca la configuracin en el botn Propiedades. En este botn puede especificar el tamao de las

Pagina y su orientacin, adems de la resolucin de la impresora y calidad de Impresin. Proporcione el intervalo de las paginas que desee imprimir, si selecciona Todo, ser impreso todo el documento, si solamente desea imprimir la pagina actual, haga clic en el botn Pgina actual, o si ha seleccionado un

rea del documento haga clic en Seleccin. Si desea tambin puede especificar un intervalo de paginas especifico en la opcin Pginas. Puede colocar la cantidad de copias que quiera imprimir de un documento. Puede especificar imprimir solo una parte del documento.



MEJORANDO LA VISUALIZACIN DE LOS DATOS DE P.E.

Ver dos partes de una hoja dividiendo o inmovilizando paneles

Dividir paneles

1. En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la barra horizontal, site el puntero sobre el cuadro de divisin.

2. Cuando el puntero adopte la forma de puntero de divisin , arrastre el cuadro de divisin hacia abajo o hacia la izquierda, hasta la posicin elegida.

Inmovilizar paneles

La inmovilizacin de paneles (panel: parte de la ventana de documento unida y a la vez separada de otras partes por barras verticales u horizontales.) permite seleccionar los datos que permanecen visibles al desplazarse en una hoja. Por ejemplo, permite mantener visibles los rtulos de las filas y las columnas mientras se desplaza.

1. Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos:

Panel horizontal superior Seleccione la fila situada debajo de donde desee que aparezca la divisin.

Panel vertical izquierdo Seleccione la columna situada a la derecha de donde desee que aparezca la divisin.

Paneles superior e izquierdo Haga clic en la celda situada debajo y a la derecha de donde desee que aparezca la divisin.

2. En la cinta de opciones VISTA, haga clic en Inmovilizar paneles.

javascript:AppendPopup(this,'ofdefPane_1')javascript:AppendPopup(this,'ofdefPane_1')



MODO GRUPO - SELECCIONAR HOJAS

Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas.

Para seleccionar Haga esto

Una sola hoja

Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones para desplazar etiquetas para verla y, a continuacin, haga clic en la etiqueta.

Dos o ms hojas

adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin,

mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic en la etiqueta de la

ltima hoja.

Dos o ms hojas

NO adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin,

mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las etiquetas de las

dems hojas.

Todas las hojas de

un libro.

Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) y, a continuacin,

elija Seleccionar todas las hojas en el men contextual (men

contextual: men que muestra una lista de comandos relacionados

con un elemento determinado. Para mostrar un men contextual,

haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el elemento, o

presione MAYS+F10.).

Nota Si las etiquetas de las hojas estn codificadas por color, el nombre de la etiqueta de hoja quedar subrayado en un color especificado por el usuario al seleccionarlo. Si la etiqueta de hoja se muestra con un color de fondo, esto significa que no se ha seleccionado la hoja.

Cancelar una seleccin de varias hojas

Para cancelar una seleccin de varias hojas en un libro, haga clic en cualquier hoja no seleccionada.

Si no est visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botn secundario del mouse en la etiqueta de una hoja seleccionada. A continuacin, haga clic en Desagrupar hojas en el men contextual.



OPERACIONES BASICAS CON LA P.E.

Para empezar

Imagine que Excel est abierto y que aparece en pantalla la seccin "Ocio" del presupuesto de gastos domsticos. La clula C6 de la hoja de clculo est vaca; el importe gastado en CD (discos compactos) en febrero todava no se ha especificado

Un presupuesto de una hoja de clculo necesita una cantidad en la celda C6

Empezar con un signo igual

Escriba la frmula en la celda C6.

Presione ENTRAR para que se muestre el resultado de la frmula.

Cada vez que selecciona la celda C6, aparece la frmula en la barra de frmulas.

Los dos CD comprados en febrero costaron $12,99 y $16,99 . El total de esos dos valores es el gasto de CD del mes.

En Excel puede realizar clculos matemticos especificando frmulas sencillas en las celdas. Las frmulas de Excel siempre empiezan con un sigo igual (=). A continuacin, se muestra la frmula especificada en la celda C6 para sumar 12,99 y 16,99:

=12,99+16,99

El signo ms (+) es un operador matemtico que le indica a Excel que sume los valores.

Si ms tarde desea saber cmo obtuvo este resultado, la frmula est visible en la barra

de frmulas cerca de la parte superior de la hoja de clculo cada vez que selecciona la celda C6.



Utilizar otros operadores matemticos

Operadores matemticos

Sumar (+) =10+5

Restar (-) =10-5

Multiplicar (*) =10*5

Dividir (/) =10/5

Excel utiliza signos familiares para construir frmulas.

Adems de sumar, puede utilizar otros operadores matemticos y escribir frmulas en las celdas de las hojas de clculo.

Las frmulas empiezan con un signo igual y puede utilizar el signo menos (-) para restar, un asterisco (*) para multiplicar y una barra oblicua (/) para dividir.

Nota Dentro de cada frmula puede utilizar ms de un operador matemtico, pero debe saber que si tienen ms de un operador, las frmulas no se calculan sencillamente de izquierda a derecha. En las pginas 9 y 10 de la clase 1 se muestran las prioridades que utiliza Excel para realizar los clculos.

Utilizar referencias de celdas

Referencias

de celdas

Hacen referencia a los

valores de

A10 la celda de la columna A y la

fila 10

A10;A20 la celda A10 y la celda A20

A10:A20 el rango de celdas de la

columna A desde la fila 10 a la

20

B15:E15 el rango de celdas de la fila 15

desde la columna B a la E

A10:E20 el rango de celdas desde la

columna A ala E y desde la

fila 10 a la 20

De forma predeterminada, Excel utiliza un estilo de referencia del tipo A1, que hace referencia a las columnas mediante letras y a la filas mediante nmeros. Las letras y los nmeros se denominan encabezados de fila y de columna. En la tabla se muestra cmo hacer referencia a celdas mediante la letra de la columna seguida del nmero de la fila.

Las referencias de celdas pueden indicar celdas independientes o rangos de celdas en columnas y filas.

Actualizar los resultados de las frmulas

Suponga que obtiene 11,97 en la celda C4 como resultado del alquiler de videos de febrero y que ese resultado no es correcto. No se ha incluido un alquiler de 3,99. Para sumar 3,99 a 11,97, debe seleccionar la celda C4 y especificar esta frmula en la celda:=11,97+3,99

Como se muestra en la imagen, de la pagina siguiente, cuando cambia el valor de la celda C4, Excel actualiza automticamente el total de febrero en la celda C7; pasa de 126,93 a 130,92. Excel puede hacer esto porque la frmula original =SUMA(C3:C6) de la celda C7 contiene referencias de celdas.



Si hubiera especificado 11,97 y otros valores especficos en la frmula de la celda C7, Excel no hubiera podido actualizar el total. Habra tenido que cambiar manualmente 11,97 por 15,96 no slo en la celda C4, sino tambin en la frmula de la celda C7.

Nota Puede revisar la frmula de una celda seleccionada especificando los cambios en la barra de

frmulas o directamente en la celda .

Excel puede actualizar automticamente los totales para que incluyan los valores que han cambiado.

Diferencia entre referencias relativas y absolutas

Referencias relativas Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automticamente de =A1 a =A2.

Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.

Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.



Simplificar frmulas mediante funciones

Nombre de funcin Accin

SUMA Suma un rango de datos

CONTAR Cuenta una lista de datos

PROMEDIO Calcula el promedio de un rango de datos

MAX Localiza el nmero ms grande

MIN Localiza el nmero ms pequeo

PRODUCTO Multiplica los valores del rango especificado

Los nombres de funciones expresan frmulas largas de forma rpida.

REALIZAR LOS SIGUIENTES LABORATORIOS:

LABORATORIO 1 - LAB01.XLS - Ver Pg: 85






FUNCION SUMA

Seleccione la celda B7 y, a continuacin, haga clic en el botn Autosuma.

Una marquesina de color rodea las celdas de la frmula; la frmula aparece en la celda B7.

Presione ENTRAR para que el resultado se muestre en la celda B7.

Seleccione la celda B7 para que la frmula se muestre en la barra de frmulas.

Para sumar el total de gastos de enero, no es necesario que escriba todos los valores de nuevo. En lugar de eso puede utilizar una frmula ya escrita, denominada funcin.

Puede obtener el total de enero seleccionado la celda B7 y haciendo clic, a

continuacin, en Autosuma en la Cinta de Opciones INICIO, dentro del Grupo MODIFICAR. De este modo se especifica la funcin SUMA, que suma todos los valores de un rango de celdas. Para ahorrar tiempo, utilice la funcin cada vez que tenga que sumar varios valores; de este modo no tiene que escribir la frmula.

Al presionar ENTRAR se muestra el resultado de la funcin SUMA (95,94) en la celda B7. La frmula =SUMA (B3:B6) aparece en la barra de frmulas cada vez que selecciona la celda B7.

B3:B6 es la informacin, denominada argumento, que indica a la funcin SUMA los valores deber sumar. Al utilizar una referencia de celdas (B3:B6) en lugar de los valores de esas celdas, Excel puede actualizar automticamente los resultados si los valores cambian posteriormente. Los dos puntos (:) en B3:B6 indican un rango de celdas en la columna B desde la fila 3 a la 6. Los parntesis son necesarios para separar el argumento de la funcin.

FUNCION CONTAR

1. Seleccione una celda situada debajo o a la derecha de los nmeros que desee contar.

2. Haga clic en la flecha situada junto

a Autosuma en la barra de herramientas Estndar, haga clic en Contar y presione ENTRAR.

javascript:AppendPopup(this,'IDH_oftipToolbar_1')javascript:AppendPopup(this,'IDH_oftipToolbar_1')



FUNCION PROMEDIO

Seleccione la celda D7, haga clic en la flecha situada junto al botn Autosuma y, a continuacin, seleccione Promedio en la lista.

Presione ENTRAR para que el resultado se muestre en la celda D7.

Puede utilizar la funcin PROMEDIO para calcular el costo medio de ocio correspondiente a enero y febrero.

Excel especifica la frmula directamente si hace clic en la celda D7, luego en la flecha situada junto al botn Autosuma y selecciona, a continuacin, Promedio en la lista. La frmula =PROMEDIO(B7:C7)

aparece en la barra de frmulas cerca de la parte superior de la hoja de clculo.

Tambin puede escribir esta frmula directamente en la celda.

FUNCION MAXIMO Y MINIMO

Haga clic en la celda F7, haga clic en la flecha junto al botn Autosuma y, a continuacin, seleccione Mx en la lista.

Presione ENTRAR para que el resultado se muestre en la celda F7.

La funcin MAX busca el nmero mayor de un rango de nmeros, y la funcin MIN el nmero menor.

En este ejemplo se utiliza un conjunto de valores que no ha visto hasta ahora.

Aqu tiene una frmula para buscar el valor mayor de un conjunto. Seleccione la celda F7, haga clic en la flecha situada junto al botn Autosuma, luego seleccione Mx en la lista y presione ENTRAR. La frmula =MAX(F3:F6) aparece en la barra de frmulas cerca de la parte superior de la hoja de clculo.

El valor mayor es 131,95.

Para buscar el valor menor de un rango, seleccione Mn en la lista y presione ENTRAR. La frmula =MIN(F3:F6) aparece en la barra de frmulas.

El valor menor de la serie es 131,75.

Tambin puede escribir cada frmula directamente en una celda.



SIMBOLOS RAROS E IMPRESIN DE LAS FORMULAS

Qu son esos signos raros que aparecen la hoja de clculo?

A veces Excel no puede calcular una frmula porque la frmula contiene un error. Si eso ocurre, aparecer en la celda un valor de error en lugar de un resultado. A continuacin se muestran tres valores de error comunes:

##### La columna no es suficientemente ancha para mostrar el contenido de esta celda. Aumente el ancho de columna, reduzca el contenido para que se ajuste a la columna o aplique un formato de nmero diferente.

#REF! Una referencia de celda no es vlida. Es posible que las celdas se hayan eliminado o que se hayan pegado mal.

#NOMBRE? Es posible que no haya escrito correctamente el nombre de una funcin o que haya utilizado un nombre que Excel no reconoce. Debera saber que las celdas con valores de error como #NOMBRE? podran mostrar un tringulo de color. Si hace clic en la celda, aparece un botn de error

que muestra algunas opciones de correccin de errores.

Imprimir frmulas

Puede imprimir frmulas para ponerlas en su tabln de anuncios y recordar as cmo se crean.

Para imprimir frmulas, necesitar mostrar las frmulas en la hoja de clculo. En la sesin prctica ver cmo se hace seleccionando Auditora de frmulas en el men Herramientas y haciendo clic, a continuacin, en Modo de auditora de frmulas.

Sugerencias

Tambin puede presionar ALT+ (junto a la tecla 1) para

mostrar y ocultar frmulas.

A

aAl mostrar las frmulas es ms fcil detectar los errores.

REALIZAR LOS SIGUIENTES LABORATORIOS:






FORMATO CONDICIONAL El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato

especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada

condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc...

Cmo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.

- Selecciono la ficha INICIO, busco el grupo ESTILOS y hago clic en Formato Condicional...

A diferencia de versiones anteriores, Excel muestra una varia gama de alternativas que pueden ser

utilizadas para dar formato de acuerdo a una condicin establecida.

La siguiente pantalla muestra estas alternativas:

Al seleccionar la opcin RESALTAR REGLAS DE CELDAS Excel

mostrar:

Aqu podremos seleccionar la condicin que

estamos necesitando que cumplan el rango

de celdas que hayamos seleccionado.

Luego Excel mostrara este cuadro en donde

le indicaremos el valor y el formato que

debern tener el rango seleccionado.



Otra de las grandes diferencias que presenta EXCEL 2007 con los formatos condiciones son las

diferentes reglas que se pueden establecer como as tambin la cantidad, ya que en las versiones

anteriores est limitada a, solamente, 3 condiciones.

ADMINISTRADOR DE REGLAS

Esta es una nueva herramienta que brinda EXCEL 2007, para llegar a ella deberemos selecciono la cinta

de opciones INICIO, busco el GRUPO ESTILO, luego hago clic en Formato Condicional, Administrar

Reglas; veremos la siguiente pantalla

Al hacer clic en el Botn NUEVA REGLA veremos

las diferentes alternativas que ya tiene establecida o

podremos seleccionar la opcin que se encuentra

resaltada en el siguiente grfico:

Ahora usted podr introducir cualquier formula para que el rango seleccionado cambie el formato.

Cmo localizar celdas con formatos

condicionales?

Para averiguar cuales son las celdas que tienen un

formato condicional podemos utilizar el cuadro de

dilogo Ir a que lo abrimos pulsando F5.

En el cuadro de dilogo Ir a... debemos hacer clic

sobre el botn Especial... y en esta pantalla

seleccionar Celdas con formatos condicionales.

Al pulsar sobre Aceptar se nos remarcarn aquellas

celdas que contengan formato condicional.



NUEVAS FUNCIONALIDADES CON EL FORMATO CONDICIONAL

Excel 2007 incorpora tres nuevas variantes del formato condicional que estn relacionados directamente

con el CONCEPTO DE TABLERO DE CONTROL. En la siguiente ilustracin podr observar las

opciones de: BARRA DE DATOS, ESCALAS DE COLORES y CONJUNTO DE ICONOS.

Cualquiera de las tres opciones que pueda seleccionar se

emplea de la misma manera.

Para la utilizacin de estas primero deber seleccionar el rango

de datos al que se le quiere aplicar el formato.

Para que esta opcin funcione de forma adecuada deberemos

tener presente que la tabla debe estar confeccionada sin

columnas ni filas en blanco. Luego al hacer clic en, por ejemplo,

Conjunto de Iconos podremos observar que se despliega un

sub-menu con diferentes alternativas, observe que a medida que

va pasando el puntero del mouse por las diferentes variantes la

planilla ya nos va mostrando el resultado.

En el siguiente grfico podr observar un ejemplo:

REALIZAR EL SIGUIENTE LABORATORIO:




ORDENAR DATOS Partiendo de la base de datos abajo

representada, vamos a ordenar respecto de los

campos: Categora, precio y cantidad.

Para hacer este tipo de ordenamiento, tenemos que tener presente que los campos tienen que estar en

la hoja de clculo de izquierda a derecha, sino no lo va a reconocer bien.

Ventajas: Con este comando tenemos la posibilidad de realizar ordenar simultneamente cuando los

campos de la izquierda se repiten en un solo paso y sin modificar la estructura de la base de datos a la

que corresponden.

Para realizar la dicha operacin procederemos de la siguiente manera vamos al Ficha Datos y

Ordenar.

Existen dos maneras de ordenar los datos:

a.- Si tenemos una planilla confeccionada sin lneas ni columnas vacas, slo tenemos que

posicionarnos al principio de la misma y en la columna por la cual quiero que se ordene. Ahora slo

debemos pulsar el icono para ordenar en forma ascendente, o para hacerlo en forma

descendente.

b.- La otra alternativa es utilizar el icono el que al ser pulsado mostrar la siguiente pantalla:

Como podemos observar este cuadro de dialogo esta dividido en tres grupos de opciones: COLUMNA -

ORDEN SEGN - CRITERIO DE ORDENACION



COLUMNA: Permite seleccionar cual es la columna a tener en cuenta para ordenar.

ORDEN SEGN: aqu podremos seleccionar, VALORES y luego hay tres opciones que las versiones

anteriores a Excel NO TENIA. (las veremos ms adelante)

CRITERIO DE ORDENACION: ah podemos elegir de MAYOR A MENOR O VICEVERSA.

ORDENAR SEGN:

Excel 2007 incorpora FORMATO CONDICIONAL por colores, smbolos o barras de colores, por lo tanto

ahora se podr ordenar tambin por estos FORMATOS.

En el apartado anterior podemos observar que el cuadro de dialogo que Excel abre al momento que le

pedimos ORDENAR, tenemos disponible la variante de ORDENAR SEGN, ah le podremos indicar la

opcin deseada. Pero la manera ms simple de realizar un ordenamiento por colores ES

POSICIONARNOS en el color por el cual queremos ordenar la planilla y con slo pulsar el icono o

, la planilla quedar ordenada. En la grafica siguiente podr observar un ejemplo de una planilla que

se le aplico formato condicional en la COLUMNA Monto de Alquiler y luego se posiciono en una de las

celdas que contiene un icono que es un circulo y se pulso que est en la ficha DATOS.

REALIZAR LOS SIGUIENTES LABORATORIOS: LABORATORIO 9 - LAB09.XLS - Ver Pg: 98 LABORATORIO 10 - LAB10.XLS - Ver Pg: 100



FILTROS

Los pormenores de Autofiltro

Listo para aplicar un filtro? Determine primero qu es lo que desea ver. Suponga que tiene una hoja de

clculo de registros de ventas que contiene el vendedor, el producto y la regin de cada venta. Desea

centrarse en las ventas de un vendedor, las ventas en una regin o las ventas de un producto? Usted

elige.

Puede utilizar filtros para muchos propsitos diferentes: ver los productos mejor o peor vendidos,

identificar a los empleados que se han tomado ms o menos das de vacaciones o buscar a los alumnos

con las notas ms altas o ms bajas. Tambin puede crear sus propios filtros. Desea buscar dos

elementos a la vez, los nmeros incluidos dentro de un intervalo especificado o los nmeros superiores o

inferiores a una determinada cantidad? Excel puede hacer todo eso por usted.

La claridad es importante

Las hojas de clculo claras y ordenadas son fciles de filtrar.

Ttulos de columna que describen el contenido de las columnas.

Una columna de slo nmeros.

Una columna de slo texto.

Ser muy fcil filtrar los datos de esta hoja de clculo: son claros y ordenados. Si los datos de la hoja de clculo no estn ordenados, es conveniente organizarlos antes de filtrarlos. Tenga en cuenta estas directrices cuando prepare los datos de una hoja de clculo para filtrarlos:

Utilice ttulos La fila superior de cada columna debe contener un ttulo que describa el contenido de la columna, como "Nombre de producto" o "Nombre de empleado".

No mezcle datos Los datos de cada columna deben ser todos del mismo tipo. No mezcle texto con nmeros o nmeros de una columna con fechas.

No interrumpa los datos Los datos no deben interrumpirse con filas o columnas en blanco, aunque puede dejar celdas en blanco.

Mantenga los datos separados Los datos que desee filtrar deben estar en su propia hoja de clculo. Si eso no es posible, debe separarlos de otros datos mediante una fila o una columna en blanco.

Primero, preprese para filtrar

Haga clic en una celda con los datos que desea filtrar. En la FICHA Datos, elija el icono Filtro.

Aparecern flechas de Autofiltro a la derecha de cada ttulo de columna.



En la imagen de la izquierda se encuentra el icono a utilizar para filtrar los datos, luego se puede observar en la imagen de la derecha el resultado obtenido al activar dicha herramienta.

Ahora aplique un filtro

Haga clic en la flecha de Autofiltro de la columna Proveedor para ver una lista de nombres por orden alfabtico en esa columna. En la lista, haga clic en Specialty Biscuits, Ltd. para ocultar todos los datos salvo los de Specialty Biscuits.

Despus de filtrar la columna Proveedor, ver en la columna Nombre de producto slo los productos distribuidos por Specialty Biscuits.

Suponga que una hoja de datos contiene muchos productos alimentarios distintos, distribuidos por 28 proveedores diferentes. Imagine que slo desea ver los productos suministrados por Specialty Biscuits, Ltd. Ha activado Autofiltro y han aparecido las flechas de Autofiltro. Excel est preparado para que seleccione los datos que desea ver.

Para ver slo los productos de este proveedor, debe filtrar por proveedor, por lo que hace clic en la flecha de Autofiltro de la columna Proveedor.

Al hacer clic en una flecha de Autofiltro, aparece una lista. La lista contiene todos los elementos de la columna, en orden alfabtico o numrico, por lo que puede buscar rpidamente el elemento que desea. En este caso, puede desplazarse a Specialty Biscuits, Ltd. y hacer clic en l.

Al hacer clic en Specialty Biscuits, Ltd., Excel oculta todas las filas de la hoja de clculo salvo las que contienen ese texto en esta columna. Puede ver los productos suministrados por Specialty Biscuits en la columna Nombre de producto. Como las filas de los dems proveedores estn ocultas, los productos de los dems proveedores tambin estn ocultos. En la imagen puede ver los cuatro productos suministrados por Specialty Biscuits



Aplicar varios filtros

Haga clic en Pastas de t de chocolate para aplicar otro filtro y ver los datos de ese nico producto.

Cree otro filtro haciendo clic en la flecha de Autofiltro en la columna Ciudad y haciendo clic despus en Boston.

En la columna Cantidad ver todos los pedidos de venta de ese producto en Boston a lo largo del tiempo.

Despus de filtrar una columna, si desea centrarse en informacin an ms especfica, puede filtrar otra columna y luego otra, y as sucesivamente. Puede hacer clic en la flecha situada junto al ttulo de una columna para aplicar un filtro. Despus de filtrar por proveedor, por ejemplo, puede hacer clic en la flecha de Autofiltro de la columna Nombre de producto y filtrar esa columna para ver slo uno de los cuatro productos suministrados por Specialty Biscuits. En la imagen, puede ver la columna Nombre de producto con su lista Autofiltro. Despus de filtrar por producto, puede filtrar por ubicacin si lo desea, haciendo clic en la flecha de Autofiltro de la columna Ciudad y haciendo clic luego en Boston. A continuacin, ver en la columna Cantidad todos los pedidos de venta de pastas en Boston durante este trimestre. Nota Puede filtrar las columnas en el orden que elija. Los filtros se aplican progresivamente, por orden de aplicacin. Cada filtro restringe los datos para los que se aplica el filtro siguiente

Cree sus propios filtros personalizados

Haga clic en la flecha de Autofiltro situada junto a la columna y, despus, haga clic en Filtro de Numero y luego en FiltroPersonalizado

Cuando aplica un filtro seleccionando una opcin de la lista situada junto a una flecha de Autofiltro, oculta todos los datos salvo los que ha elegido. Si desea ver varios datos seleccionados en una columna, puede crear filtros personalizados. Puede utilizar tambin un Autofiltro personalizado para buscar elementos no disponibles en la lista situada junto a la flecha de Autofiltro, como: Valores incluidos en un intervalo, como

todos los nmeros incluidos entre dos

nmeros especficos.

Valores no incluidos en un intervalo, como

todas las fechas anteriores o posteriores a

un par de fechas especficas.

Valores iguales o distintos a otro valor.

Texto especfico que forma parte de otro



Cree un filtro personalizado mediante el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado.

texto.

Para crear un filtro personalizado, haga clic en una flecha de Autofiltro y despus, DE ACUERDO AL TIPO DE DATO AL QUE LA APLICARA AUTOFILTRO deber seleccionar Filtros de Numero, Filtros de Texto o Filtros de Fecha. Vera entonces una pantalla como la que se muestra a la izquierda. Es importante aclarar que en esta nueva versin de Excel 2007 la ventana de Filtro esta compuesta de UNA VARIEDAD MUY IMPORTANTE de funciones que en las versiones anteriores NO ESTAN PRESENTES. De acuerdo en lo visto en los puntos 1 y 2 de este captulo ahora podremos filtrar por colores, iconos e incluso podremos ordenar desde esta misma herramienta de Filtro.

Saber si los datos estn filtrados

Los filtros ocultan los datos. Eso es para lo que sirven. Pero si no sabe que se han filtrado los datos, tal

vez se pregunte por qu no aparecen. (Puede que haya abierto una hoja de clculo filtrada de otra

persona, o incluso puede haber olvidado que usted mismo filtr los datos.) Por ese motivo, Excel le

indica, de varias formas, cundo una hoja de clculo contiene filtros.

Barra de estado Inmediatamente despus de filtrar los datos, ver los resultados del filtro en la

esquina inferior izquierda de la barra de estado: "Se encontraron 126 de 2155 registros" o algo similar. Al

cabo de un rato, desaparecern los nmeros y en su lugar se mostrar Modo Filtrar en la barra de

estado.

Nmeros de filas Puede saber que algunas filas estn ocultas por los nmeros de fila discontinuos y

porque los nmeros de las filas visibles cambian de color para indicar que las filas estn filtradas.

Los resultados del filtro aparecen en la barra de estado.

Modo Filtrar aparece en la barra de estado.

Los nmeros de filas muestran que algunas de ellas estn ocultas y los nmeros de las filas visibles cambian de color.

La flecha de Autofiltro de la columna filtrada

cambia ahora tiene el Icono de Filtro.



Quitar filtros

El modo de quitar un filtro depende de cuntos filtros haya aplicado y de cuntos desee quitar.

Para quitar un filtro de una columna, haga clic en la flecha de Autofiltro situada junto a la columna y, a

continuacin, haga clic en (Todas). Se mostrarn los datos que quedaron ocultos por ese filtro.

Para quitar todos los filtros a la vez, elija Filtro en la FICHADatos, dentro del GRUPO Ordenar y Filtrar y,

despus, haga clic en el icono . Se mostrarn todos los datos ocultos, pero el Autofiltro

permanecer activado.

Para desactivar el Autofiltro, elija Filtro en la FICHA Datos y, a continuacin, haga clic en el Icono

FILTRO que esta dentro del Grupo Ordenar y Filtrar.

Recuerde que los filtros no cambian los datos de ninguna forma. En cuanto quite el filtro, volvern a

aparecer todos los datos exactamente como estaban antes.




FILTROS AVANZADOS

Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista.

Una lista filtrada muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas:

Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples.

Filtro avanzado, para criterios ms complejos.

A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que

no desee mostrar.

Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el

subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo.

PASO A PASO

Insertar filas

Inserte al menos tres filas vacas sobre la lista que

pueden utilizarse como rango de criterios. El rango

de criterios debe tener rtulos de columna.

Compruebe que existe al menos una fila vaca entre

los valores de criterios y la lista. Aspecto que podra

tener:

Escribir criterios I

En las filas situadas bajo los rtulos de columna, escriba los criterios que desea buscar. Por ejemplo

para una condicin en dos o ms columnas introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de

criterios.



Escribir criterios II

Haga clic en una celda de la lista.

Escribir criterios III

En la ficha Datos haga clic , seleccione el icono Filtro Avanzado., del grupo Ordenar y

Filtrar

Escribir criterios IV

Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla.

Escribir criterios V

Haga clic en el botn Contraer cuadro de

dilogo y seleccione el rango de su

referencia, incluidos los rtulos de

criterios.



Escribir criterios VI

Haga clic en el botn Contraer cuadro de dilogo y clic en Aceptar. Ahora la lista aparecer filtrada.

MS INFORMACIN

El comando Filtro avanzado permite filtrar una lista como el comando Autofiltro, pero no muestra listas

desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios segn los cuales desea

filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre la lista. Un rango de criterios permite

filtrar criterios ms complejos.

Al copiar filas filtradas a otra ubicacin, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la

copia. Antes de filtrar, copie los rtulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del rea

donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rtulos de columna

copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirn slo las columnas cuyos

rtulos se hayan copiado




FUNCION SI

La funcin SI adopta los siguientes argumentos.

prueba_lgica: condicin que se desea comprobar

valor_si_verdadero: valor que se debe devolver si se cumple la condicin

valor_si_falso: valor que se debe devolver si no se cumple la condicin

Mostrar un mensaje si se cumple una condicin

Es posible mostrar un mensaje basndose en un valor o en el resultado de una operacin. Por ejemplo,

se puede mostrar "Vencido" para facturas sin pagar que tengan ms de 30 das.

1. En la celda D7, escriba =SI(A1-B8)>30; "Vencido"; "En curso") y, a continuacin, presione

ENTRAR.

2. Seleccione la celda D7 y, a continuacin, arrastre el controlador de relleno sobre el

intervalo de celdas que desee que muestren el mensaje.

Si la fecha en curso es superior a 30 das a partir de la fecha de la factura, el valor de la celda es

"Vencido". Si no, el valor ser "En curso".

Escriba la frmula en esta celda.

Arrastre el controlador de relleno sobre este intervalo de celdas.

Escribir un valor basado en una condicin

Excel puede calcular un valor, por ejemplo el descuento en una factura, basndose en los resultados de

otra celda u operacin. En este ejemplo, se calcula y aplica un descuento del 3% si la factura se paga en

30 das.

1. En la celda E7, escriba =SI((C7-B7)



2. Seleccione la celda E7 y, a continuacin, arrastre el controlador de relleno sobre el

intervalo de celdas que desee que contengan esta frmula.

Si la fecha de recepcin es inferior a 31 das despus de la fecha de la factura, el valor del descuento

ser el importe de la factura multiplicado por el 3%. Si no, el valor ser 0 (cero).

Escriba la frmula en esta celda.

Arrastre el controlador de relleno sobre este intervalo de celdas.

Mostrar un mensaje de error

Los mensajes de error pueden ayudarle a controlar la exactitud de las frmulas de las hojas de clculo.

Por ejemplo, se puede crear un mensaje de error que aparezca si los totales de las filas y de las

columnas no coinciden.

1. En la celda que desee que contenga el mensaje de error (celda E6 en este ejemplo), escriba

=SI(SUMA(D2:D5)=D6; "";"Error") y, a continuacin, presione ENTRAR.

Si el valor de la suma de la celdas D2 a D5 es igual al valor de la celda D6, la frmula no

devolver nada. Si no, devolver "Error".

2. Para hacer el mensaje de error ms visible, se puede cambiar el formato. Seleccione la celda

del mensaje de error y, a continuacin, haga clic en un botn de la barra de herramientas

Formato.





FUNCION CONTAR.SI

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

=CONTAR.SI(rango;criterio)

Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia a celda o texto, que determina las

celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32",

"manzanas" o B4.

Ejemplo

Veamos un ejemplo sencillo de contar con una condicin. Tenemos una lista de nombres, sexo y edades, y queremos saber cuntas personas hay en la lista mayores de 30 aos. Como pueden ver, la formula en la celda C13 es bien sencilla: =CONTAR.SI(C2:C11,">30")

FUNCION CONTARA

Cuenta el nmero de celdas NO VACIAS del rango especificado.

3. Seleccione una celda situada debajo o a la derecha de lascolumnas que desee contar.

4. Haga clic en la FICHA FORMULAS, luego haga clic en icono del GRUPO Biblioteca de Funciones seleccione la opcin Ms Funciones, vera la siguiente pantalla:

Verifique que en este seleccionada la categora

ESTADISTICA y haga clic en CONTARA, dentro del

cuadro grande de seleccin de funciones

Solo le quedar seleccionar el RANGO de datos que quiere contar y pulsar la tecla Enter.

javascript:AlterAllDivs('none');



FUNCION CONTAR.BLANCO Cuenta el nmero de celdas EN BLANCO dentro del rango especificado. Para utilizarla proceda de la misma manera que lo explicado en el punto anterior con la diferencia que deber seleccionar la funcin CONTAR.BLANCO.

FUNCION PROMEDIO.SI Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados.

PROMEDIO.SI(rango;criterio;rango_promedio)

Rango es la celda o las celdas cuyo promedio se desea obtener; deben contener nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.

Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto, que determina las celdas cuyo promedio se va a obtener. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.

Rango_promedio es el conjunto real de celdas de las que se va a obtener el promedio. Si se omite, se utiliza el rango.

En este ejemplo podemos observar que en la

celda D13 se calcula el promedio de la

cantidad de inscriptos que hay en la localidad de Rafaela, independientemente de la Zona.

FUNCION SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Rango es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a

sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "peras".

Rango_suma son las celdas que se van a sumar.



En este ejemplo podemos observar que en la celda F7 se sumarn los importes siempre que el valor que

se encuentra en la columna D sea igual A

FUNCION REDONDEAR

=REDONDEAR(nmero;nm_decimales)

Nmero es el nmero que desea redondear.

Nm_decimales especifica el nmero de dgitos al que desea redondear el argumento nmero.

Observaciones

Si el argumento nm_decimales es mayor que 0 (cero), nmero se redondear al nmero de lugares decimales especificado.

Si el argumento nm_decimales es 0, nmero se redondear al entero ms prximo. Si el argumento nm_decimales es menor que 0, nmero se redondear hacia la izquierda del

separador decimal.

Ejemplo

El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

A B

1 Frmula Descripcin (Resultado)

2 =REDONDEAR(2,15; 1) Redondea 2,15 a una posicin decimal (2,2)

3 =REDONDEAR(2,149; 1) Redondea 2,149 a una posicin decimal (2,1)

4 =REDONDEAR(-1,475; 2) Redondea -1,475 a dos posiciones decimales (-1,48)

5 =REDONDEAR(21,5; -1)

Redondea 21,5 a una posicin decimal a la izquierda

del separador decimal (20)



FUNCION TRUNCAR

=TRUNCAR(nmero; nm_decimales)

Nmero es el nmero que desea truncar.

Nm_decimales es un nmero que especifica la precisin al truncar. El valor predeterminado del argumento nm_decimales es 0.

Observacin

TRUNCAR y ENTERO son similares, ya que ambos devuelven enteros. TRUNCAR suprime la parte fraccionaria del nmero. ENTERO redondea los nmeros al entero menor ms prximo, segn el valor de la porcin fraccionaria del nmero. ENTERO y TRUNCAR son diferentes solamente cuando se usan nmeros negativos: TRUNCAR(-4,3) devuelve -4, pero ENTERO(-4,3) devuelve -5, ya que -5 es el nmero entero menor ms cercano.

Ejemplo



A B

1 Frmula Descripcin (Resultado)

2 =TRUNCAR(8,9) Parte entera de 8,9 (8)

3 =TRUNCAR(-8,9) Parte entera de -8,9 (-8)

4 =TRUNCAR(PI()) Parte entera de pi (3)



ENLAZAR CELDAS. Crear un vnculo entre celdas de la misma hoja de clculo o del mismo libro

Haga clic en la celda que contiene los datos a los que desee vincular y, continuacin, haga clic en Copiar en la barra de herramientas Estndar. Haga clic en la celda desde la que desee vincular y, a continuacin, haga clic en Pegar . Haga clic en Opciones de pegado y despus en Vincular celdas.

Frmula de ejemplo Accin

=C2 Utiliza el valor de la celda C2

ENLAZAR CELDAS DE OTRA HOJA

Las siguientes frmulas contienen referencias relativas y nombres de otras celdas. La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo, la celda B2 es una celda dependiente si contiene la frmula =C2.

Frmula de ejemplo Accin

=C2 Utiliza el valor de la celda C2

=Hoja2!B2 Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2

1. Haga clic en la celda en que desee introducir la frmula. 2. Escriba = (signo igual). 3. Haga clic en la HOJA en donde esta el dato a vincular 4. Haga clic en la celda en donde est el dato. 5. Presione la tecla ENTER

ENLAZAR CELDAS DE OTRO LIBRO

1. Abra el libro que vaya a contener el vnculo (denominado el libro de destino) y el libro que contenga los datos con los que desee establecer el vnculo (denominado el libro de origen). En el libro de destino, haga clic en Guardar.

2. Seleccione la celda o las celdas desde las cuales desee establecer el vnculo. 3. Si crea una nueva frmula, escriba un signo igual (=). 4. En la FichaVista, dentro del Grupo VENTANA haga clic en el Icono CAMBIAR VENTANAS y

seleccione el nombre del libro de origen y, a continuacin, en la hoja de clculo que contenga las celdas con las que desee establecer el vnculo.

5. Seleccione las celdas que desee vincular y pulse ENTER.

mk:@MSITStore:C:/Archivos%20de%20programa/Microsoft%20Office/OFFICE11/3082/xlmain11.chm::/html/xlhowEnteranexternalreferenceinaformula1.htm##mk:@MSITStore:C:/Archivos%20de%20programa/Microsoft%20Office/OFFICE11/3082/xlmain11.chm::/html/xlhowEnteranexternalreferenceinaformula1.htm##



CREAR HIPERVINCULOS

Podemos crear un hipervnculo a las siguientes partes:

a. Un Archivo o pagina Web b. Una Hoja de dentro del libro del archivo que estamos utilizando c. Una Direccin de correo electrnico

Para realizar dicha funcin debemos proceder de la siguiente manera:

1. Posicionarse en la celda en donde quedara el hipervnculo

2. Seleccionar la ficha Insertar y luego el icono HIPERVINCULO, se ver la siguiente pantalla.

3. En funcin a nuestra necesidad se deber seleccionar cualquiera de las alternativas que se muestran a la izquierda de la pantalla que se observa arriba.

4. Solo resta pulsar el botn Aceptar y veremos que la celda quedara subrayada y de color azul (aspecto que puede ser modificado)

Nota: es importante aclarar que puede utilizarse una AUTOFORMA o una IMAGEN para insertar un

HIPERVNCULO.

PROTECCION DE CELDA, HOJAS Y LIBROS

Podemos proteger una celda, un rango una hoja o un libro completo. Para eso debemos realizar el

siguiente procedimiento:

PROTECCION DE CELDAS:

a. Seleccione la hoja de clculo que desee proteger.

b. Desbloquee las celdas que desee que puedan modificar los usuarios: seleccione cada celda o rango, haga clic en la Ficha INICIO, luego en el Grupo CELDAS haga clic en Formato, busque la opcin formato de Celdas haga clic en la ficha Proteger y desactive la casilla de verificacin Bloqueada. (deber aparecer una pantalla como la imagen que se muestra a la derecha)

c. Oculte todas las frmulas que no desee que estn visibles: seleccione las celdas con las frmulas, haga clic en la Ficha INICIO, luego en el Grupo CELDAS haga clic en Formato, busque la opcin Formato de Celdas haga clic en la ficha Proteger y active la casilla de verificacin Oculta.



Nota: las opciones Bloqueada :Evita que se modifiquen, muevan o eliminen las celdas, o que se cambie

su tamao. El bloqueo de celdas no surte efecto a menos que la hoja est protegida. Para proteger una

hoja, elija la Ficha REVISION, Grupo CAMBIOS, Icono Proteger Hoja y, a continuacin, active la casilla

de verificacin Contenido; y Ocultar

PROTECCION DE HOJAS

Posicinese en la HOJA que desea proteger.

a.- Seleccione la Ficha Revisar y en el grupo CAMBIOS selecciones el Icono Proteger Hoja, ver la

siguiente pantalla

Nota La contrasea es opcional; sin embargo, si no

proporciona una contrasea cualquier usuario podr

desproteger la hoja y cambiar los elementos protegidos.

Asegrese de elegir una contrasea que pueda recordar,

ya que si pierde la contrasea no podr tener acceso a los

elementos protegidos de la hoja de clculo.

En la lista Permitir a todos los usuarios de esta hoja de

clculo, seleccione los elementos que desee que los

usuarios puedan cambiar.

b.-Haga clic en Aceptar y, si se lo solicita, vuelva a

escribir la contrasea.

PROTECCION DEL LIBRO

Para hacerlo nos vamos al men Herramientas -- Proteger -

- Proteger libro.

Si queremos proteger la estructura del libro para que las

hojas no puedan moverse, eliminarse, ocultarse, cambiarse

de nombre o incluso crear nuevas hojas, activaremos la

opcin Estructura.

La otra casilla que aparece, Ventanas, evitar que estas

cambien de tamao o posicin cada vez que se abra el libro.



Si introducimos una contrasea impediremos adems que otros usuarios puedan quitar la proteccin del

libro.

A la hora de escribir una contrasea recuerda que el programa distingue entre maysculas y minsculas

y que si olvidas la contrasea no podrs quitar la proteccin del libro.

RELLENAR SERIES

Si necesitamos escribir una serie de nmeros o una serie de trminos como Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita la creacin de modo muy rpido de la serie.

Vamos a generar la serie con los meses del ao.

Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie.

Nos situamos en la esquina de la celda.

Cuando aparece una crucecita negra manteniendo pulsado el botn del ratn nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la serie.

Y el resultado cuando soltamos el botn ser una serie con tantos trminos como casillas marcamos. En nuestro ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero igual podemos escribir todos los meses del ao de forma automtica.

CREAR SERIES NUMERICAS

Con Excel es fcil crear series numricas.

Vamos a generar la serie numrica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la hoja de clculo solo el 2 y el 4.

Escribimos 2 en la casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la siguiente.

Marcamos las dos casillas y nos situamos en la esquina de las celdas marcadas y aparece una crucecita negra.

manteniendo pulsado el botn del ratn nos desplazamos a las celdas donde deseamos que se escriba la serie.


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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL … · correspondientes o en una hoja de gráfico. Conociendo...

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