Versión: 8.0 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA CARACTERIZACIÓN DE ... · caracterizaciÓn de proceso...

Analizar informe, tomar decisiones de los resultados de indicadores de

gestión e informes, análisis, verificación y aprobación de asociados,

análisis y revisión de políticas del sector Hortifrutícola, realización de

eventos y difusión de la información del subsector.

Directrices de mejora para atención al cliente, Soluciones a

requisitos o necesidades especiales de clientes - informe de

aprobación de vinculación de nuevos asociados,

lineamientos de política del subsector Hortifrutícola, revisión

cumplimiento directrices en realización de eventos y difusión de la

información del subsector, así como los canales de difusión.

Determinación de mejoras y recursos para los procesos y SG HSEQ -

Verificación y control del alcance del sistema HSEQ.

Asignación de recursos -Alcance sistema de gestión HSEQ

determinado.

Determinación del representante por la dirección OHSAS 18001 - fijación

de políticas o directrices de comunicación interna.

Representante por la Dirección OHSAS 18001.

Determinación de medios de comunicación interna para el SG

HSEQ - matriz de comunicación.

Planeación Estratégica - Todos los procesos del SG HSEQ

Gestión HSEQ

Informe de auditorías - Registros de auditoría - Informes de estado

del SG HSEQ - Grado de conformidad Indicador de Conformidad

HSEQ - Determinación del alcance del sistemas HSEQ.

Planeación Estratégica - Gestión HSEQ

Realización de la revisión por la dirección, análisis del desempeño del

sistema HSEQ, análisis de los entornos de la organización.

Planeación Estratégica (Norma ISO 9001-OHSAS

18001 - ISO 14001)

Requerimiento de análisis del entono interno y externo de la

organización.

Determinación del modelo de análisis interno y externo de la organización,

divulgación y análisis de los modelos de contexto interno y externo.

Matriz DOFA para análisis interno y externo de la organización -

Solicitud de realización, de matrices DOFA de la organización.Planeación Estratégica - Todos los procesos del SGC

SALIDAS DEL PROCESO

PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO) ENTRADA SALIDAS CLIENTE (ENTIDAD/PROCESO)

ENTRADAS DEL PROCESO

Planeación Estratégica - Gestión HSEQ


18001 - ISO 14001)Requerimiento de Revisión por la Dirección.

Desarrollo Gremial

Solicitud de aprobación de

vinculación de nuevos asociados - Solicitud de revisión política

sector Hortifrutícola - Solicitud de aprobación realización de

eventos, directrices e información divulgación del subsector.

Planificación del modelo de riesgos en la organización, determinación y

aplicación del modelo de riesgos, verificación y mejora del modelo de

riesgos en la organización - Aplicación del modelo de riesgos en los

procesos del sistema de gestión HSEQ.

Modelo de riesgos - matrices de riesgos - Solicitud de manejo y

actualización cuando sea necesario de riesgos en los procesos.Planeación Estratégica - Todos los procesos del SGC


18001 - ISO 14001)

Requerimiento de pensamiento basado en riesgos de la

organización.

Revisiones por la dirección - Acta revisión por la dirección -

Requerimientos de revisión por la dirección.Planeación Estratégica - Gestión HSEQ

SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos.

FRECUENCIAMETA

Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas

representativo de Colombia.Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.

Planeación Estratégica - Desarrollo Gremial-Planes,

Programas y Proyectos


18001 - ISO 14001)

Requerimiento de Representante por la dirección en OHSAS

18001.2007, comunicación interna.

Determinación de Política HSEQ por medio de los objetivos HSEQ,

misión, visión y alcance del SIG y su correspondiente divulgación.

Política HSEQ - Requerimientos de revisión de política y objetivos

cuando sea aplicable. Divulgación de política - objetivos HSEQ a

procesos.

Trimestral

Medir la gestión de la gerencia general con base en las actividades solicitadas por la Junta Directiva Nacional y /o

la Asamblea Nacional de Asohofrucol

RENTABILIDAD SOSTENIBILIDAD CRECIMIENTO

ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.

OBJETIVO DEL

PROCESO: Proporcionar los lineamientos para el direccionamiento estratégico de la organización, revisar la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión integral HSEQ para garantizar el cumplimiento de los requisitos del cliente, de la organización, legales y reglamentarios

Versión: 8.0

Código: PE-CA-001

Fecha: 12/02/2018

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Optimizar los recursos y procesos

de la Organización.Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para el año 2018.

Revisión de los informes de gestión por procesos y de resultados de

auditorías internas.

Informes revisados - Requerimientos de informes del estado del SG

HSEQ.

Identificación de resultados de indicadores de gestión para determinación,

actualización o cambio de objetivos HSEQ.Indicadores revisados y medidos del SG HSEQ.

AMBIENTAL Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado. Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades administrativas.

OBJETIVO DE GESTIÓN INDICADOR

Planeación Estratégica (Norma ISO 9001)Requerimientos de Revisión, fijación, y control de Política de y

Objetivos HSEQ, planeación estratégica.Planeación Estratégica - Todos los procesos del SG HSEQ

Identificación y generación de presupuestos, control de contabilidad -

finanzas, Elaboración y emisión de presupuestos - Control y verificación de

presupuestos.

Presupuestos elaborados, contabilidad y finanzas controladas. Planeación Estratégioca - Presupuesto - ContabilidadPresupuesto Requerimiento de presupuestos para la organización.

100%

Planificación de objetivos HSEQ, emisión de objetivos, divulgación,

medición y control.Objetivos - Medición de Objetivos de HSEQ.

DESAROLLO DEL PROCESO

Gestión de planeación estratégica

Versión: 8.0

Código: PE-CA-001

Fecha: 12/02/2018



PresupuestoSolicitud de apropiación trimestral de recursos.

Establecer lineamientos para el control de la documentación del proceso.

Socialización de los lineamientos normativos para el control de la

documentación.

Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización de

informes u obtención de la información.

Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y formación

de los trabajadores de manera que adquieran el conocimiento requerido

para el desarrollo de su labor.

Medición del desempeño del personal del proceso.

Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas tecnológicas

utilizadas por la Organización.

Entrega de Unidades Documentales. Gestión Documental

Requerimientos de personal.

Evaluaciones de desempeño personal de planta y prestación de

servicios.

Talento Humano

Talento Humano

Talento HumanoNecesidades de capacitación.

Legalizaciones. ContabilidadInformación del valor comprometido del presupuesto asignado para la

Organización.

Elaboración del flujo de información para establecimiento de presupuesto

y seguimiento del mismo.Presupuesto

Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo.

Manual General de Archivo.

Transferencia de unidades documentales.

Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.

Solicitudes de evaluación de personal.

Solicitudes de capacitación.

Comprometido.

workflows de cuenta por pagar con visto bueno y con registro

presupuestal (comprometido u obligación).

Gestión Documental

Gestión Documental

Gestión Documental

Talento Humano

Talento Humano

Todos los procesos

Presupuesto

MAPA DE PROCESOS MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PARTES INTERESADAS

DESPLIEGUE ESTRATÉGICO MATRIZ DE COMUNICACIONES

Gestión HSEQ

DOCUMENTOS DEL PROCESO

CARACTERIZACIÓN. PROCEDIMIENTO DE REALIZACIÓN DE JUNTAS DIRECTIVAS.

INSTRUCTIVO IDENTIFICACIÓN PARTES INTERESADAS. ORGANIGRAMA.

PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN , ACTUALIZACIÓN Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

Gestión HSEQ

Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos

ambientales, identificación de peligros, evaluación de riesgos y

determinación de controles).

Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y

cuidado de la salud y la seguridad.

Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del

proceso.

Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y

enfermedades profesionales.

Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas

activas, reporte de actos y condiciones inseguras y soportes que

apliquen a cada uno de los controles operacionales bajo programas

de gestión ambientales y en SST.

Tecnologías de la InformaciónAseguramiento de la Información y mantenimiento y préstamo de

equipos.Tecnología de la Información

Proceso de Contratación y Compras contratos y ordenes de compra o de servicio. registro y elaboración de comprometidos presupuestales. Comprometido.Proceso de Contabilidad, procesos de Contratación y

Compras

Gestión HSEQ Indicadores, actas de Asistencia y Capacitación. Gestión HSEQ

Talento Humano Actas de capacitación. Talento Humano y Gestión HSEQ

Caracterización partes interesadas - Solicitud de verificación y

control de necesidades y expectativas de partes interesadas a

procesos correspondientes (Según parte interesada).

Desarrollo Gremial

Talento Humano

Contratación y Compras

Planeación Estratégica

Planeación Estratégica (Norma ISO 9001 - ISO

14001)

Requerimiento de planeación, preparación y realización de Juntas

Directivas de Asohofrucol y FNFH.

Solicitud de recursos económicos, causaciones contables, revisión de

información requerida.Presupuesto aprobado, pagos realizados, información requerida.

Desarrollo Gremial

Presupuesto

Contabilidad

Tesorería


Identificación de las partes interesadas, determinación de las necesidades

y expectativas pertinentes de las partes interesadas hacia Asohofrucol,

generación de modelo de verificación y control necesidades y expectativas

de las partes interesadas.

Gestión Documental workflows de cuentas por pagar.dar concepto sobre la disponibilidad presupuestal, visto bueno y elaborar

registro presupuestal (obligación).

Workflows de cuenta por pagar con visto bueno y con registro

presupuestal (comprometido u obligación).

Planeación Estratégica (Norma ISO 9001 - ISO

14001)

Requerimiento de comprensión de las expectativas y necesidades

de las partes interesadas en la organización.

MATRIZ DOFA PLAN ESTRATÉGICO

MATRIZ CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN MATRIZ REQUISITOS LEGALES

Proceso de Contabilidad

Planes, Programas, Documentos, y Directrices HSEQ.


Seguridad de la Información y Recursos Tecnológicos.

Cumplimiento de actividades y requisitos del Sistema de Gestión.

Asistencia a procesos de Formación y capacitación.

Cumplimiento de política y procedimientos para el tratamiento de la

información y los recursos.

Versión: 8.0

Código: PE-CA-001

Fecha: 12/02/2018



REGISTROS ASOCIADOS

LA GERENCIA DETERMINA A PARTIR DEL DESPLIEGUE ESTRATÉGICO, LA GENERACIÓN DE LA POLÍTICA HSEQ Y ASEGURA QUE SEA

DIVULGADA, REALIZA REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ACTUALIZACIONES O CAMBIOS

LA GERENCIA REVISA EL RESULTADO DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE CADA PROCESO Y DETERMINA LOS OBJETIVOS HSEQ. LA GERENCIA REVISA LOS PRESUPUESTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y REALIZA SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS MISMOS.

LA GERENCIA REALIZA LAS REVISIONES POR LA DIRECCIÓN UNA VEZ AL AÑO JUNTO CON LOS DUEÑOS DE PROCESOS QUE SE

CONSIDEREN NECESARIOS.

LA GERENCIA REVISA EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS DE LOS PROCESOS, CUMPLIMIENTO A NECESIDADES DE PARTES INTERESADAS, GESTIÓN DEL

RIESGO EN LA ORGANIZACIÓN.

FORMATO REVISION POR LA DIRECCIÓN.

INFORME REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.

ACTAS DE JUNTAS DIRECTIVAS.

ACTIVIDADES BÁSICAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO

Nombre: Maria Paula Beltrán Tejada

Cargo: Coordinadora HSEQ

Nombre: Álvaro Ernesto Palacio Peláez

Cargo: Gerente General

OHSAS 18001:2007ISO 14001:2015ISO 9001:2015RESPONSABLE DEL PROCESO RECURSOS DEL PROCESO

REVISADO POR: APROBADO POR:

"ORIGINAL FIRMADO" "ORIGINAL FIRMADO"

3.0, 4.1, 4.2, 4.4, 4.4.2, 5.1, 5.2, 5.2.1,

5.2.2, 5.3, 6.1, 6.1.1, 6.1.2, 6.2, 6.2.1,

6.2.2, 6.3, 7.1.1, 7.1.2, 7.1.6, 7.2, 7.3, 7.4,

7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1,

9.1.1, 9.1.3, 9.3, 10.1, 10.2, 10.3

3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.3, 6.1.4,

6.2.1, 6.2.2, 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8.1,

8.2, 9.1.1, 9.1.2, 9.3, 10.1, 10.2, 10.3

3.0, 4.1, 4.2, 4.4.1, 4.3.2,

4.3.3, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2,

4.4.3, 4.4.5, 4.4.7, 4.6

Equipos de oficina

Papelería

Recursos Humanos

Gerente General, Profesional de Gerencia, Director administrativo y financiero

Fecha: 12/02/2018



ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.Optimizar los recursos y procesos

de la Organización.

Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para el

año 2018.

PRESUPUESTO

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PRESUPUESTO

Versión: 4.0

Código: PT-CA-001

OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar el manejo adecuado del presupuesto tanto de ingreso como de gastos, efectuando el control y seguimiento y realizando los ajustes o modificaciones necesarias de acuerdo al comportamiento presentado durante la vigencia.

Cumplimiento de Políticas, Misión, Visión, Alcance, Valores y Objetivos de la Organización. Cumplimiento de actividades, informes e indicadores. Planeación Estratégica y Gestión HSEQ

Gestión HSEQ Cumplimiento de actividades y requisitos del Sistema de Gestión. Indicadores, actas de Asistencia y Capacitación. Gestión HSEQ

Talento Humano Asistencia a procesos de Formación y capacitación. Actas de capacitación. Talento Humano y Gestión HSEQ

Junta Directiva, Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

informe presupuestal.

Ejecutores de proyecto

Organismos de vigilancia y control

todos los procesos

Entidades de control



FRECUENCIAMETA

90%

INDICADOR

Ejecución presupuesto de gastos generales de funcionamiento de inversión

Ejecución presupuesto de gastos de personal de funcionamiento de inversión

90%

SALIDAS DEL PROCESO


Determinar la variación del ingreso de un periodo con respecto al anterior variación del ingreso de ASOHOFRUCOL 5% Mensual y anual

SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos. Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo de Colombia. Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.

AMBIENTAL Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado.

Trimestral

Trimestral

OBJETIVO DE GESTIÓN

Determinar la ejecución presupuestal de los gastos generales de funcionamiento de inversión

Determinar la ejecución presupuestal de los gastos de personal de funcionamiento de inversión

Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades

administrativas.

Todos los procesosNecesidades de recursos económicos (información para elaboración del PAI

y acuerdo presupuestal).

Todos los procesos Solicitudes de modificación presupuestal.

Todos los procesos Solicitud de apropiación trimestral de recursos.

Ejecutores de proyectos, organismos de vigilancia y

control

Todos los procesos

Solicitud de informe presupuestal.

Funcionarios del área,

otros procesos, organismos de vigilancia y control Necesidades de establecer acciones correctivas, preventivas y de mejora.

proceso de contratación y compras Contratos y ordenes de compra o de servicio.

Gestión Documental Workflows de cuentas por pagar.

Todos los procesos Requisición de contratación y compras, requerimiento de personal.

Tecnologías de la Información

Visto bueno de presupuesto.

Cumplimiento de política y procedimientos para el tratamiento de la información y los recursos.

Consolidación del presupuesto y elaboración del acuerdo presupuestal anual

Visto bueno para ejecución de Proyectos, Control de gastos.

Dar concepto sobre la disponibilidad presupuestal, visto bueno y elaborar registro presupuestal (obligación).

Elaboración de informe.

Diligenciar formato plan de mejoramiento o formato Acciones correctivas, preventivas y de mejora.





requisición de contratación y compras, requerimiento de personal con visto bueno de

presupuesto.

presupuesto anual.

acuerdo presupuestal.

Auditoria interna, Junta Directiva, Ministerio de Agricultura y Desarrollo

Rural

Despliegue estratégico de la Organización.

Contratación y compras

proceso de Talento Humano

documento de traslado o acuerdo presupuestal.Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

Auditoria Interna , Junta Directiva

workflows de cuenta por pagar con visto bueno y con registro presupuestal (comprometido u

obligación).Proceso de contabilidad

Aseguramiento de la Información y mantenimiento y préstamo de equipos. Tecnologías de la Información

Gestión Documental

Gestión Documental



Acciones.

Gestión HSEQ

Funcionarios del área

Otros procesos relacionados con las acciones implementadas

Registro y elaboración de comprometidos presupuestales. comprometido. proceso de contabilidad, procesos de compras y contratación

Consolidación de presupuesto trimestral y elaboración del acuerdo presupuestal trimestral. acuerdo presupuestal.

Concepto y elaboración del documento de modificación ( documento de traslado interno o acuerdo

presupuestal).


Socialización de los lineamientos normativos para el control de la documentación.

Contabilidad

Contabilidad

obligación.

Legalizaciones.

Fecha: 12/02/2018

PRESUPUESTO

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PRESUPUESTO

Versión: 4.0

Código: PT-CA-001

ELABORACIÓN DEL ACUERDO DE EJECUCIÓN Y CIERRE PRESUPUESTAL EXIGIDO POR LA RESOLUCIÓN 09554 DE 2000. ELABORACIÓN DEL ACUERDO PRESUPUESTAL DEFINITIVO.

SEGUIMIENTO PERMANENTE A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL. CONCILIACIÓN ENTRE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD.

VERIFICACIÓN DE COMPROMETIDOS VS CONTRATOS. RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE TRASLADOS PRESUPUESTALES PARA ANÁLISIS Y APROBACIÓN.

VALIDACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS PARA LA APROBACIÓN DEL PROYECTO. PRESENTACIÓN DE PORCENTAJE DE GASTO DEL PRESUPUESTO ESTABLECIDO.

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS Y DEL ACUERDO PRESUPUESTAL. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS Y DEL ACUERDO PRESUPUESTAL.

CONCILIACIÓN DE ACTIVOS ASOHOFRUCOL – FNFH. HOJA DE RUTA.

ACTA DE ENTREGA, PRESTAMO, DEVOLUCIÓN Y CALIFICACIÓN DE ESTADO DEL ACTIVO. ACTA DE DEVOLUCIÓN Y CAFILIACIÓN DE ESTADO DEL ACTIVO.

LEVANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FNFH-ASOHOFRUCOL. ACTA DE BAJA DE ACTIVOS DE INVENTARIO DEL FNFH.

ACTA DE BAJA DE ACTIVOS INVENTARIO DE ASOHOFRUCOL. CONCEPTO TÉCNICO DE BAJA DE ACTIVOS.



CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO ASOHOFRUCOL.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ACTIVOS PARA PROYECTOS. PROCEDIMIENTO CONTROL DE ACTIVOS ADMINISTRATIVOS.

REGISTROS ASOCIADOS

Talento Humano

Todos los procesos

Cruces de cuentas entre procesos.

Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos para los procesos.

Gestión HSEQ

Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales,

identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de

controles).

Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y cuidado de la salud y la seguridad.

Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del proceso.

Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y enfermedades profesionales.

Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas activas, reporte de actos y

condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada uno de los controles operacionales bajo

programas de gestión ambientales y en SST.

Gestión HSEQ



Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización de informes u obtención de la

información.

Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y formación de los trabajadores de manera

que adquieran el conocimiento requerido para el desarrollo de su labor.

Controlar los procesos de contratación y compras de manera que se ajusten a los presupuestos

establecidos.

Realizar el control del presupuesto de acuerdo a los lineamientos establecidos.



Nombre: Giovanni Velásquez Sarmiento

Cargo: Director Administrativo y Financiero



3.0, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2,

9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3

3.0, 5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.5.1, 7.5.2,

7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1, 10.2, 10.33.0, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5

Físicos (infraestructura de oficina, equipos de comunicaciones)

humano ( profesionales en carreras administrativas)

tecnológicos (equipos de computo, Software Panda y Sevenet)

Coordinadora de presupuesto


Gestión Documental

Talento Humano


Tesorería y contabilidad

Talento Humano



Necesidades de contratación.

Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos adecuados y suficientes para la realización de

su labor.


Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas tecnológicas utilizadas por la Organización. Necesidades de capacitación.

Contabilidad

Gestión Documental

Presupuesto

Presupuesto

Talento Humano

Talento Humano

Talento Humano

Informe de activos fijos.

Entrega de Unidades Documentales.

contratos y ordenes de compra o de servicio.

workflows de cuentas por pagar.


Evaluaciones de desempeño personal de planta y prestación de servicios.

CLIENTE (ENTIDAD/PROCESO)



Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado.Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras

actividades administrativas.

Fecha: 19/02/2018




Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de

pesos para el año 2018.

SOCIALAumento de los comités que generan consecución de

recursos.

Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo de

Colombia.

Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de

asociados.

OBJETIVO DEL

PROCESO:

Desarrollar el programa de gestión documental dentro de la entidad, creando directrices que permitan aplicar eficiente, eficaz y efectivamente los procesos archivísticos de organización, alistamiento, consulta, conservación y disposición final de los documentos, teniendo en

cuenta los principios de procedencia, orden original, el ciclo vital del documento, Tablas de Retención Documental y la normatividad archivística.


AMBIENTAL

FRECUENCIA

Definir las políticas y procedimientos necesarios para el manejo de la

gestión de los archivos dentro de la entidad alineado con el sistema

integrado de Gestión. Cumplimiento de Políticas, Misión, Visión, Alcance,

Valores y Objetivos de la Organización.

Actas de capacitación.


Realizar seguimiento periódico a las labores físicas y operativas del

manejo de la documentación.Informe Trimestral de Producción.

Garantizar el cumplimiento de las Tablas de Retención Documental,

garantizar el cumplimiento de la normatividad archivística aplicable,

creando las directrices para la buena custodia, conservación y manejo de

la información física y digital.

Tablas de Retención Documental Manual General de

Archivo e Instructivo General de Alistamiento.Todos los procesos.

GESTIÓN DOCUMENTAL

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL


Versión: 4.0

Código: GA-CA-001


Velar por la integridad física de la documentación generada por los procesos de la Asociación y el FNFH, por

memoria de la organización.

Optimizar tiempos de consulta y mejorar la trazabilidad de la información que reposa en el archivo central y de

gestión que se encuentra bajo su custodia.

INDICADOR

Integridad física

SALIDAS DEL PROCESO

PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO) ENTRADA SALIDAS

Semestral

META

Procesamiento de la documentación 100% Trimestral

Prestar soporte a las demás áreas en cuanto al manejo de la documentación que producen.

Radicación de documentos con imputación contable 10% Trimestral

Prestamos documentales

100%

95% Trimestral

Asesorar a la entidad en cuanto a la aplicación de la

Normatividad Archivística, Aprobar las TRD realizando su

respectivo seguimiento estableciendo los mecanismos de control

para garantizar la buena custodia, conservación y manejo de la

información física y digital.

Talento Humano y Gestión HSEQ.

Gestión HSEQ

Transferencia Documental.

Proceso de gestión documental

Proceso de gestión documental Cuantificación de actividades ejecutadas por el proceso. Dirección Administrativa y Financiera.

Todos los procesos.

Atender los requerimientos de consulta y préstamo de Documentos. Formato de Préstamo de Unidades Documentales. Todos los procesos y usuarios.



Gestión HSEQ.

Talento Humano

Indicadores, actas de Asistencia y Capacitación.

Archivo General de la Nación AGNNormativa aplicable a entidades privadas con funciones

publicas.

Gerencia General y/o Dirección Administrativa y

FinancieraDespliegue estratégico de la Organización.

Comité Interno de Archivos

Dar cumplimiento con la normatividad vigente en pro de la preservación

documental dentro de la organización.

Tablas de Retención Documental y Manual General de

Archivo.

Comité Interno de Archivo y Todos los procesos de la

Organización.

Préstamo de Unidades Documentales.

Documentos Radicados Planillas de control de

correspondencia.Todos los procesos.

Necesidades de los Procesos.Realizar capacitaciones periódicas en todos los procesos para incentivar la

cultura de organización y preservación documental.Acta de Capacitación.Todos los procesos

Todos los procesos Documentos.

Todos los procesos.

Recibir y Radicar los Documentos de Ingreso en la entidad. Clasificar y

Distribuir la documentación recibida en su respectivo proceso.

Manual General de Archivo. Todos los procesos.

Organizar y transferir los archivos de gestión al Archivo Central y los

archivos históricos al Archivo General de la Nación cuando allá lugar. Transferencia de unidades documentales.Todos los procesos

Fecha: 19/02/2018

GESTIÓN DOCUMENTAL


Versión: 4.0

Código: GA-CA-001

PLANILLA REGISTRO REEMPLAZO DE RECEPCIÓN.

Legalizaciones.







Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos adecuados y

suficientes para la realización de su labor.




Información del valor comprometido del presupuesto asignado para la

Organización.




Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos para los

procesos.



Comprometido.

Gestión HSEQ

Tesorería.

Gestión Documental.

Talento Humano.

Talento Humano.

Talento Humano.

Talento Humano.

Contabilidad.

Documentos Físicos que generen pago.




Evaluaciones de desempeño personal de planta y

prestación de servicios.

Necesidades de capacitación.

Tecnologías de la Información.

Implementación de los controles del Plan de Gestión Integral de residuos. Plan de Gestión de Residuos implementado. Gestión HSEQ.

Todos

Gestión Documental

Talento Humano

Talento Humano

Talento Humano

Todos los procesos

Presupuesto

Plan de Gestión de Residuos.

Tecnologías de la Información Seguridad de la Información y Recursos Tecnológicos.Cumplimiento de política y procedimientos para el tratamiento de la

información y los recursos.

Aseguramiento de la Información y mantenimiento y

préstamo de equipos.

Gestión HSEQ


ambientales, dotación y elementos de protección personal EPP,

identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación

de controles).




proceso.



Registros de reunión, correos informativos, registro de

pausas activas, Entrega y seguimiento de EPP, reporte de

actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen a

cada uno de los controles operacionales bajo programas de

gestión ambientales y en SST.

Gestión HSEQ.


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. MANUAL GENERAL DE ARCHIVO.

INSTRUCTIVO GENERAL DE ALISTAMIENTO DOCUMENTAL. MANUAL DE CORRESPONDENCIA.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

REALIZAR EL ALISTAMIENTO DOCUMENTAL CONFORME A LO ESTIPULADO EN LOS MANUALES E INSTRUCTIVOS, TOMANDO

COMO BASE LAS TRD.

VELAR POR LA INTEGRIDAD DE LA DOCUMENTACION QUE REPOSA EN EL ARCHIVO CENTRAL EN MIRAS DE CONSERVACION Y

PRESERVACION POR MEMORIA DE LA ORGANIZACIÓN.REVISAR LOS FORMATOS DEL PROCESO EN PRO DE OPTIMIZAR LAS LABORES.


EL PROCESO DE GESTION DE ARCHIVO REVISA Y EVALUA EL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE APLICACION DE LAS TRD COMO

HERRAMIENTA ARCHIVISTICA DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE QUE LE APLICA A LA ORGANIZACIÓN.

REVISAR Y CONVOCAR AL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS Y ACTUALIZACIONES A LAS TRD SEGÚN LO DETERMINE LA

NORMATIVIDAD VIGENTE Y LOS CAMBIOS EXISTENTES EN LA ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD.

DETERMINAR PERIODICAMENTE LA NECESIDAD DE ACTUALIZACION DE SERIES Y SUBSERIES DE LAS TRD, A MEDIDA QUE SE

VAYA GENERANDO DOCUMENTACION NUEVA EN LOS PROCESOS.INCENTIVAR LAS POLITICAS Y SENCIBILIZACIONES SOBRE EL MANEJO DE LA DOCUMENTACION EN LA ENTIDAD.

TESTIGO DOCUMENTAL. RELACIÓN DE DOCUMENTOS PARA PROCESAR EN ARCHIVO.

ACTA DE ELIMINACIÓN. REGISTRO PRESTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS.

RELACIÓN DE CUENTAS PARA RADICAR. RÓTULO PARA UNIDADES DOCUMENTALES.

REGISTROS ASOCIADOS

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL. BASE DE DATOS PARA UNIDADES DOCUMENTALES.

PLANILLA DE ENTREGA CORRESPONDENCIA SELLADA O SIN IDENTIFICAR. HOJA DE CONTROL.

Fecha: 19/02/2018

GESTIÓN DOCUMENTAL


Versión: 4.0

Código: GA-CA-001

Norma Ohsas 18001 - 2007Norma ISO 14001 - 2015







3.0, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3,

7.4, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2,

9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3

3.0, 5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2,

7.2, 7.3, 7.5.1, 7.5.2,

7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1, 10.2,

10.3

3.0, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5

Software

Computadores, Scanner, Datamax

Papelería e Insumos de Alistamiento Documental

Acceso a redes de Internet e Intranet

Recurso Humano

Norma ISO 9001 - 2015RESPONSABLE DEL PROCESO RECURSOS DEL PROCESO

Gestor de Gestión Documental

Mobiliario de Oficina

Versión: 3.0

Código: TE-CA-001


Mantener diversificación en las inversiones del FNFH

Disminuir el número de transferencias devueltas durante el mes

INDICADOR

Porcentaje de recursos invertidos por entidad financiera

Porcentaje de transferencias con estado exitoso

Fecha: 12/02/2018

Controles de seguridad implementados.

Revisión - Foliación - Rotulación - Impresión de testigos Documentales. Entrega de Unidades Documentales.

Registro en el sistema Contable.

SALIDAS DEL PROCESO

TESORERÍA

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TESORERÍA

Mensual

100%

SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos.Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo

de Colombia.

Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número

de asociados.



OBJETIVO DEL PROCESO: Lograr que el manejo de los dineros y títulos valores de la Institución, cumplan con los principios de eficiencia, eficacia y equidad consagrados en la Constitución, la Ley, y procedimientos internos; brindar siempre el mejor servicio y atención al cliente interno y

externo, disponiendo de información rápida, confiable y actualizada, que se ajuste a los planes, programas y proyectos que la Institución se ha propuesto.

FRECUENCIAMETA

Ruta de Mensajería.

Recibo de Caja. Contabilidad

Elaboración y/o autorización de caja menor.

Análisis de liquides - Flujos de caja respectivo - presupuesto establecido. Constitución de CDTs. Entidad Bancaria

Gestión Documental

Tesorería

Custodia de documentos Físicos para pagos o dispersiones. Consolidación con transferencia. Gestión Documental

Verificación del sistema Vs arqueos respectivos. Conciliación entre áreas. Contabilidad - presupuesto

Entrega de sobres y/o documentos para radicación. Entrega de acuse de recibido al responsable.Entidades que se requieran MADR - Bancos - EPS

otras

Todos los procesos Facturas Cuentas de Cobro o documento equivalente.

Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de

nuestras actividades administrativas.




Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil

millones de pesos para el año 2018.

100%

Dispersión de pago al contratista o proveedor

( entidad bancaria ).Proveedor - Contratista




Proceso de Inversión Comité de Inversión ( Gerente - Director - Tesorería ).

TesoreríaTransferencias- cheque de Gerencia Egresos - Transferencias

entre cuentas.

MADR y/o Entidades públicas Ingresos de dinero en Deposito.

Todos los procesos Facturas o recibos de caja menor cuantía.

Gestión Documental Documentos Físicos que generen pago.


Gestión HSEQ

Elaboración de Comprobantes para la preparación y dispersión del pago.

Mensual

Contabilidad

Contabilidad

Gestión Documental

Gestión Documental

Desembolsos.

Contabilización Nómina.



Controlar los gastos de la Organización.

Controlar los ingresos y los egresos de las diferentes cuentas de la

organización.

Establecer lineamientos para el control de la documentación del

proceso.


documentación.

Contabilidad

Contabilidad

Gestión Documental

Entidad Bancaria Certificados de DECEVAL (CDTs).

Todos los procesos

Gestión HSEQ Controles de seguridad.

Gestión Documental

Legalizaciones.

Extractos bancarios.


Implementación de los controles de seguridad con el riesgo publico y

químico.

Elaboración cheque.



Versión: 3.0

Código: TE-CA-001

Fecha: 12/02/2018

TESORERÍA

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TESORERÍA

FLUJOS DE CAJA. PRESUPUESTO ESTABLECIDO.


REVISION CONSTANTE DE WORKFLOW - DOCUMENTOS FISICOS. RADICACIÓN LOS PRIMEROS DÍAS DE CADA MES.

SEGUIMIENTO SEGÚN RUTA DIARIA DE MENSAJERÍA. REEMBOLSO CONSTANTE.

ACTA DE COMITÉ DE INVERSIONES. RUTA DE MENSAJERÍA.

CONCILIACIÓN ENTRE PROCESOS. CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE FFCM.

REEMBOLSO FFCM. ARQUEO FFCM.

INSTRUCTIVO DE PAGOS.

REGISTROS ASOCIADOS

ANÁLISIS DE LIQUIDEZ. ANÁLISIS CONCENTRACIÓN DE RECURSOS.

ANÁLISIS DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS. ANÁLISIS BENEFICIOS ADICIONALES.

Gestión HSEQ


ambientales, dotación y elementos de protección personal EPP,

identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación

de controles).




proceso.



Registros de reunión, correos informativos, registro de

pausas activas, Entrega y seguimiento de EPP, reporte

de actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen

a cada uno de los controles operacionales bajo


Gestión HSEQ


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE PAGOS.

PROCEDIMIENTO DE INVERSIONES. INSTRUCTIVO CAJA MENOR.







3, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4,

7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1.1,

9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3

3.0, 5.2, 5.3, 6.2.1,

6.2.2, 7.2, 7.3, 7.5.1,

7.5.2, 7.5.3, 8.1, 8.2,

10.1, 10.2, 10.3

3, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5

Talento Humano

Talento Humano

Todos los procesos

Presupuesto




Comprometido.

Tecnológicos ( Físicos - Programas panda Sevenet Portales Bancarios )

FISICOS infraestructura - Materiales - Equipos de comunicaciones

Recursos Humanos


Coordinador de Tesorería

Requerimiento de personal.

Evaluaciones de desempeño personal de planta y

prestación de servicios.


Legalizaciones.

Talento Humano

Talento Humano

Talento Humano

Contabilidad

Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y

formación de los trabajadores de manera que adquieran el conocimiento

requerido para el desarrollo de su labor.


Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas

tecnológicas utilizadas por la Organización.


Organización.

Tesorería.

Elaboración del flujo de información para establecimiento de

presupuesto y seguimiento del mismo.solicitud de apropiación trimestral de recursos. presupuesto.

El profesional de prepuesto registra en panda la obligación,

con base a la factura o la cuenta de cobro o anticipo anexo.Tesorería.

Información de convenios y cortes.


RENTABILIDAD

Conciliaciones Bancarias.

AMBIENTAL

Mantenernos como el gremio

hortifrutícola mas representativo

de Colombia.

Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de

asociados.SOCIAL

Coordinador de proyectos

SALIDAS DEL PROCESO


presupuesto

workflows de cuenta por pagar con visto bueno

y con registro presupuestal (comprometido u

obligación).

Versión: 3.0

Código: CO-CA-001

Aumento de los comités que generan consecución

de recursos.

Presupuesto Obligación.

Recursos humanos Novedades Nómina.

Todos los procesos Legalizaciones.

Tesorería Extractos bancarios.

Todos los procesos toda la información con imputación contable.

Coordinador de proyectos Informe financiero.

Profesional de Presupuesto Informe de Activos fijos.

OBJETIVO DEL

PROCESO:

Proporcionar información de hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa u organización; de forma continua, ordenada y sistemática, sobre la marcha y/o desenvolvimiento de la misma, con relación a sus

metas y objetivos trazados, con el objeto de llevar cuenta y razón del movimiento de las riquezas públicas y privadas con el fin de conocer sus resultados, para una acertada toma de decisiones.



FRECUENCIAMETA

Disminuir los consumos innecesarios en la

Organización.

Mantener un sistema integrado

de gestión certificado.

Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras

actividades administrativas.

SOSTENIBILIDAD CRECIMIENTO

ECONÓMICOCumplir la meta de recaudo proyectada para el

periodo.

Optimizar los recursos y

procesos


Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de

pesos para el año 2018.

El coordinador de recursos humanos ingresa las novedad de

la nómina al panda.Contabilización Nómina. Tesorería.

Trimestral

El encargado de la radicación de las legalizaciones, las

suma y las radica con hoja de ruta a contabilidad.Registro contable. Contabilidad.

Con el extracto bancario y el libro auxiliar se realizan las

conciliaciones bancarias de las entidades.Contabilidad.

Con los registros contables se liquidan los impuestos

respectivos a presentar.Borradores de impuestos. Revisoría Fiscal / Tesorería.

Conciliación de proyectos, contable, presupuestal y

financieramente.Conciliación Proyectos. Unidad técnica.

Conciliación mensual de activos fijos, de las organizaciones. Conciliación de Activos fijos. Auditoría interna.

Los coordinadores de proyectos de acuerdo al avance del

proyecto solicita por correo electrónico la elaboración de la

factura respectiva de cada convenio.

Fecha: 12/02/2018

CONTABILIDAD

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO CONTABILIDAD


Medir la oportunidad en la entrega de los informes como por ejemplo Estados Financieros,

Obligaciones tributarias, informes a entes externos, entre otros.

INDICADOR

Oportunidad en la presentación de informes. 90%

Factura.

Desembolso.

Versión: 3.0

Código: CO-CA-001

Fecha: 12/02/2018

CONTABILIDAD


Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación

y formación de los trabajadores de manera que adquieran el

conocimiento requerido para el desarrollo de su labor.

Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos

para los procesos.

Establecer lineamientos para el control de la documentación

del proceso.

Socialización de los lineamientos normativos para el control

de la documentación.

Entrega de las unidades documentales necesarias para la

realización de informes u obtención de la información.

Realizar el mantenimiento, soporte y preservación de la

información de los diferentes procesos de la Organización.

Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos

adecuados y suficientes para la realización de su labor.


Requerimientos de soporte y mantenimiento de

hardware y software.


Evaluaciones de desempeño personal de planta

y prestación de servicios.


Gestión documental.

Tecnologías de la Información.

Talento Humano.

Talento Humano.

Talento Humano.


Gestión documental

Gestión documental

Gestión documental

Tecnología de la Información

Talento Humano

Tablas de Retención Documental y Manual

General de Archivo.



Mantenimientos correctivos y preventivos de las

plataformas utilizadas para el control de la

información contable.

Participación en las actividades que generan conciencia

ambiental y cuidado de la salud y la seguridad.

Información de los cambios que ocurran dentro de las

actividades del proceso.

Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales

y enfermedades profesionales.

Gestión HSEQ

Matrices (identificación de aspectos y valoración

de impactos ambientales, identificación de

peligros, evaluación de riesgos y determinación

de controles).

Talento Humano

Talento Humano



REGISTROS ASOCIADOS

CONCILIACIÓN CONTABILIDAD VS PRESUPUESTO - ASOHOFRUCOL. CONCILIACIÓN CONTABILIDAD VS PRESUPUESTO - FNFH.

CONCILIACIÓN BANCARIA ASOHOFRUCOL - FNFH. SOLICITUD DE TIQUETES AÉREOS.

ANTICIPO. LEGALIZACIÓN.

LEGALIZACIÓN DE GASTOS POR MENOR CUANTÍA PARA CONTRATISTAS.


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS.

PROCEDIMIENTO DE AJUSTES CONTABLES. PROCEDIMIENTO DE MEDIOS MAGNÉTICOS.

PROCEDIMIENTO DE SUPERAVIT.

Registros de reunión, correos informativos,

registro de pausas activas, reporte de actos y

condiciones inseguras y soportes que apliquen

a cada uno de los controles operacionales bajo


Gestión HSEQ.

Versión: 3.0

Código: CO-CA-001

Fecha: 12/02/2018

CONTABILIDAD









3.0, 4.1, 4.2, 4.4.2, 5.2.2, 5.3,

6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5,

7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1,

7.5.3.2, 9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2,

10.3

3.0, 5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2,

7.2, 7.3, 7.5.1, 7.5.2,

7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1, 10.2,

10.3

3.0, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5 Físicos - Infraestructura - Materiales - Equipos de

comunicación.

Tecnológicos (Físicos - Programas panda Sevenet Portales

Bancarios).

Coordinador de contabilidad


ANÁLISIS DE INFORMACIÓN, CONCILIACIÓN DE PARTIDAS CONCILIATORIAS CON RECAUDO Y TESORERÍA.ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ENTRE MÓDULO DE ACTIVOS Y CONTABLE, AJUSTES NECESARIOS POR

CUANTÍAS.

ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE INFORMACIÓN PRESUPUESTAL, CONTABLE Y FINANCIERA DE CADA PROYECTO, PARA

VERIFICAR DIFERENCIAS Y DETERMINAR A QUE CORRESPONDEN.

contabilidad

Talento Humano Informe de gestión.Realizar informe que contenga todas las actividades realizadas y el

cumplimiento de la contratación requerida por los diferentes procesos.Solicitud informe de gestión. Talento humano

Versión: 3.0

Código: CC-CA-001


Determinar el cumplimiento de las requisiciones de compras recibidas vs las evacuadas con orden de compra.

Evaluar el desempeño de los proveedores.

INDICADOR

Eficacia de las requisiciones de compras.

Evaluación de proveedores.

Controles de SST

Plan de Gestión de Residuos implementados.

Talento Humano

Fecha: 12/02/2018

Documentos para contratación, contrato de trabajo.

Talento Humano Requerimiento de personal con verificación de documentos.Realizar la verificación de la documentación obligatoria para la

contratación de personal.

Talento HumanoSolicitud de contratación de personal de prestación de servicios con

verificación de documentos.

Elección del proveedor, elaboración del contrato u orden. Contratos firmados y vistos buenos. Todos los procesos


Gestión HSEQ

Gestión HSEQ


despliegue estratégico de la Organización.



Cumplimiento de Políticas, Misión, Visión, Alcance, Valores y Objetivos




Gestión HSEQControles de SST


Construcción de base de datos real de asociaciones activas y

número de asociados.

AMBIENTAL Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado.Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de


Talento Humano Solicitud de contracción de personal.

SALIDAS DEL PROCESO


OBJETIVO DEL

PROCESO: Adquisición de bienes y servicios con la oportunidad y calidad requeridos.



FRECUENCIA

Semestral

META

CONTRATACIÓN Y COMPRAS

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS

100%

100%


ECONÓMICO

Todos los procesos Solicitud de tramites contractuales.

Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.Optimizar los recursos y procesos





Colombia.

solicitud de aprobación de garantías.


Elaboración del contrato u orden. Contratos firmados y vistos buenos. Talento Humano

Todos los procesosSolicitud de liquidación de proveedores y validación de certificados de

cumplimiento.

Elaboración del acta de liquidación y reevaluación del proveedor revisión

y validación de certificados de cumplimientos.

Acta de liquidación firmada y carpeta y Firma y sello del

proceso de contracción y compras.Gestión documental

Todos los procesos Requerimientos de suministros.

Todos los procesos Solicitud de terminación anticipada.

Mensual

Implementación de los controles de seguridad aplicables según tipo de

actividad

Implementación de los controles del Plan de Gestión de Residuos.

Cumplimiento de actividades, informes e indicadores. Planeación Estratégica y Gestión HSEQ

Minuta con firma de gerente y vistos buenos. todos los procesos

Firma y sello del proceso de contracción y compras. todos los procesos

acta de aprobación de garantías.acta de aprobación de garantías con firma y sellos del proceso

de contratación y compras.todos los procesos

Elaboración de la minuta.

Gestión HSEQ Indicadores, actas de Asistencia y Capacitación.

Elaboración de la minuta. Minuta con firma de gerente y vistos buenos. todos los procesos


revisión y validación de certificados de cumplimientos.Todos los procesos Solicitud de validación de certificados de cumplimientos.

Todos los procesos

Realizar la verificación de la documentación obligatoria para la

contratación de contratistas.

presupuesto comprometido.Información del valor comprometido del presupuesto asignado para la

Organización.Legalizaciones.

Versión: 3.0

Código: CC-CA-001

Fecha: 12/02/2018

CONTRATACIÓN Y COMPRAS

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS

Coordinador de Operaciones administrativas y financieras - Contratación y Compras

Solicitudes de contratación.




Todos los procesos

Talento Humano

Talento Humano

Todos los procesos

presupuesto

Talento Humano

Talento Humano

Talento Humano

Solicitudes de modificación presupuestal.



servicios.


Realizar las modificaciones presupuestales requeridas para contratación

de personal.







Gestión documentalEntrega de Unidades Documentales.Establecer lineamientos para el control de la documentación del proceso.




Gestión documental

Gestión documental

Gestión documental



3.0, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5,

7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 8.1, 8.4, 9.1.1,

9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3

3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 5.2,

5.3, 6.1.2, 6.1.3,

6.1.4, 6.2.1, 6.2.2,

7.2, 7.3, 7.5.1, 7.5.2,

7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1,

10.2, 10.3

3.0, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5

REQUISICIÓN. CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO PROVEEDORES.

CERTIFICADO DE EXPERIENCIA DE PROVEEDORES. REVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE PROVEEDORES.

ACTA DE INICIO, CONTRATO O CONVENIO. SOLICITUD DE COTIZACIÓN.

ACTA DE COMITÉ DE COMPRAS.





REGISTROS ASOCIADOS

CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO CONTRATISTAS. ACTA DE APROBACIÓN DE GARANTÍAS.

SOLICITUD DE TRÁMITES CONTRACTUALES. LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES. COMPARATIVO DE COTIZACIONES.

VALIDACIÓN DE CERTIFICADOS DE CUMPLIMIENTO. SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DEL PROVEEDOR.

INFORMES DE GESTIÓN. COMITÉS DE COMPRAS.


ELABORACIÓN DE CONTRATOS U ÓRDENES. ELABORACIÓN DE ACTAS DE LIQUIDACIÓN.

APROBACIÓN DE GARANTÍAS.


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO.

Gestión HSEQ







proceso.



Gestión HSEQ

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN.

Tecnológicos ( Hardware y Software )

Físicos infraestructura - Materiales - Equipos de Comunicaciones

Recursos Humanos



activas, reporte de actos y condiciones inseguras y soportes

que apliquen a cada uno de los controles operacionales bajo


ELABORACIÓN DE TRÁMITES CONTRACTUALES.

MANUAL DE CONTRATACIÓN. MANUAL DE COMPRAS.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS.

Monitorear el desempeño de todo el sistema integrado de gestión de manera que se puedan detectar fácilmente procesos

con bajo desempeño para implementar los planes de acción con la oportunidad requerida.80% Mensual

Semestral

Generar conciencia ambiental en todos los procesos de la organización en cada periodo evaluadoGeneración de conciencia ambiental

(No. Programas eficaces / No. Programas implementados) * 100100% Semestral

Intervenir todos los niveles de riesgo de nivel alto y muy alto en la matriz de peligros y riesgos para reducir la valoración de

mínimo el 60% de ellos a nivel medio y bajo en el año 2017

Disminución del nivel de riesgo

(No. Riesgos reducidos a nivel inferior 3 / No. Riesgos en nivel 1 y 2) * 10060% Anual

Desempeño del SIG

Promedio del resultado de desempeño del SIG

(indicadores de todos los procesos)

Cumplimiento del SIG

(No. Actividades ejecutadas del plan de trabajo / No.

Actividades programadas del plan de trabajo) * 100

Mejoramiento contínuo

(No. Acciones eficaces / No. Acciones

implementadas) 100

Desempeño gestión HSEQ

Desarrollo Gremial resultado de encuestas de satisfacción de clientes.

PLANEAR

* Documentar y mantener el Sistema de Gestión

Integrado

* Planear el programa de Auditorías

* Presupuestar costos de implementación y

mantenimiento del Sistema

* Programar actividades a ejecutar para el Sistema

HACER

* Controlar documentos y Registros

* Hacer seguimiento a indicadores de gestión de los

diferentes procesos y consolidar resultados

* Coordinar y realizar auditorías internas

* Administrar las No Conformidades y las acciones

correctivas y preventivas

* Elaborar el informe del Estado del SGI para revisión

por la Dirección

* Documentar acciones (correctivas y preventivas)

producto de auditorías externas

* Socializar y realizar capacitaciones de despliegue de

los diferentes elementos ambientales, SST y Ambiental

* Elaborar matrices legales, peligros y riesgos, aspectos

e impactos y los diferentes programas para el Sistema

VERIFICAR

* Verificar la eficacia de las acciones (correctivas y

preventivas) implementadas

* Verificar el cierre de auditorias internas

* Verificar cumplimiento de requisitos en cada proceso

* Verificar cumplimiento de indicadores

* Realizar inspecciones

ACTUAR

* Implementar acciones de correctivas, preventivas y de

mejora

* Implementar correctivos para la mejora del Sistema

* Requisitos a cumplir

* Documentos y Registros

* Lineamientos del Sistema

* Planes y Programas

* Matriz de requisitos Legales

* Matriz de Peligros Y Riesgos

* Matriz de Aspectos e Impactos

Ambientales

* Informes de Auditorías

* Plan de Emergencias

* Sensibilizaciones y capacitaciones del SGI

* Informes de inspecciones

* Indicadores de desempeño SGI

* Informe de gestión del SGI a la dirección

* Certificado de afiliaciones de ARL de prestaciones de servicio.

Todos los procesos de la Organización

Clientes

Proveedores

Demás partes interesadas

Listado maestro de Proveedores, evaluación y reevaluación de

proveedores.

Todos los procesos

Indicadores, Reportes de No Conformidad, requerimientos de

documentación, acciones de mejora, informes de

retroalimentación de clientes y proveedores, acciones y

decisiones para la mejora.

Documentos para afiliación a ARL.

Planeación EstratégicaDespliegue estratégico, lineamientos para el Sistema, recursos

físicos, humanos y económicos.

Clientes

Personal competente, plan de capacitación y entrenamiento.




FRECUENCIAMETA



Cumplimiento del 100% de los requisitos legales y normativos aplicables en Colombia y a la organización en cada periodo

de medición

Cumplimiento legal

(No. Requisitos legales cumplidos / Requisitos legales aplicables) * 100100%

SALIDAS DEL PROCESO


año 2018.

SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos. Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo de Colombia. Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.

RENTABILIDAD SOSTENIBILIDAD




Fecha: 12/02/2018

OBJETIVO DEL

PROCESO: Brindar las herramientas de seguimiento, control y mejoramiento continuo para cumplir con los requisitos ambientales, de seguridad y salud en el trabajo y de calidad establecidos para la Organización, Clientes y demás partes interesadas

Versión: 11.0

Código: GH-CA-001

OBJETIVO DE GESTIÓN INDICADOR

Requisitos ambientales, de Seguridad y Salud en el Trabajo y

Calidad.

Talento Humano

GESTIÓN HSEQ

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN HSEQ

Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades

administrativas.

CRECIMIENTO

Asignación de Hardware y Software cronograma de

mantenimiento.

Asesores jurídicos Conceptos jurídicos y/o contratos.

Gestión Documental

PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO) ENTRADA SALIDAS


Gestión Documental

Gestión Documental

Gestión Documental





Socialización de los lineamientos normativos para el control de la documentación.

Formalización de las unidades documentales necesarias para la realización de informes u obtención

de la información.

Tablas de retención documental.

Contratación y Compras

Fecha: 12/02/2018

Versión: 11.0

Código: GH-CA-001GESTIÓN HSEQ


FICHA TÉCNICA DE INDICADORES. PLANTILLA DE INDICADORES.

CUADRO CONTROL OPERACIONAL. FORMATO BASE PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS.

PROGRAMA VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA DEL RIESGO BIOMECÁNICO. PROGRAMA RIESGO PÚBLICO.

PROGRAMA VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA RIESGO BIOLÓGICO. POLÍTICA PREVENCIÓN DEL CONSUMO DE ALCOHOL, TABAQUISMO Y SUSTANCIAS PSICOACTIVAS.

PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DE SIG. REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE CAMBIO.

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA.

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE PELIGROS. PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO.

PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES. PROCEDIMIENTO INVESTIGACIÓN ACCIDENTES E INCIDENTES LABORALES.

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTERNAS, EXTERNAS, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA. PROCEDIMIENTO CONTROL DE SALIDAS NO CONFORMES.

LISTADO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS. RECURSOS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

REGISTRO GENERACIÓN DE RESIDUOS PELIGROSOS. DIAGNÓSTICO AMBIENTAL POR SEDE.

LISTADO DE ASISTENCIA PAUSAS ACTIVAS

MATRIZ RIESGOS Y OPORTUNIDADES AMBIENTALES.

CONTROL DE REPORTE DE QUEJAS Y RECLAMOS. ENTREGA RESIDUOS SÓLIDOS.

LISTA DE CHEQUEO ORDEN Y ASEO. CONSENTIMIENTO INFORMADO.

OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

DIAGNÓSTICO AMBIENTAL POR PROCESO. VERIFICACIÓN PARA TRANSPORTE DE RESIDUOS PELIGROSOS.

HOJA DE VIDA EXTINTORES. INSPECCIÓN BOTIQUÍN.

INSPECCIÓN EXTINTORES. INSPECCIÓN SERVICIOS GENERALES.

INSPECCIÓN DE OFICINAS. INSPECCIÓN ÁREAS COMUNES Y PARQUEADERO.

CONTROL DE SIMULACROS. PRESUPUESTO HSEQ.

CONTROL DE BOTIQUIN Y PRIMEROS AUXILIOS. FORMATO ENTREGA EPP.

REPORTE DE NO CONFORMIDAD. PROGRAMA DE AUDITORÍA.

EVALUACION DE AUDITORES. PLAN DE AUDITORÍA.

LISTA DE VERIFICACIÓN. ACTA DE REUNIÓN.

CONTROL DE REPORTES DE NO CONFORMIDAD. INFORME DE AUDITORIA.

LISTADO DE ASISTENCIA. LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS.

PROGRAMA GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS. PROGRAMA ORDEN Y ASEO.

ANEXO 5 LISTA IPS PARTE 2 (PLAN DE EMERGENCIAS).


ANEXO 2 PAUSAS ACTIVAS (PROGRAMA DE RIESGO BIOMECÁNICO).

CARTILA RIESGO PÚBLICO (FACTOR DELICUENCIAL) [PROGRAMA DE RIESGO PÚBLICO].

ANEXO 6 MEDIOS DE TRANSPORTE (PLAN DE EMERGENCIAS).

ANEXO 7 MOVILIZACIÓN MANUAL DE PACIENTES (PLAN DE EMERGENCIAS).ANEXO 8 PISTAS AÉREAS (PLAN DE EMERGENCIAS).

ANEXO 1 PLEGABLE ORDEN Y ASEO (PROGRAMA ORDEN Y ASEO).ANEXO 9 TRASLADO DE PACIENTES EN CAMILLA (PLAN DE EMERGENCIAS).

ANEXO 1 CÁLCULO DE SALIDA (PLAN DE EMERGENCIAS).

FOLLETO ESTANDARES DE SEGURIDAD VIAL [PROGRAMA DE RIESGO PÚBLICO].


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. MATRIZ ANÁLISIS DE CICLO DE VIDA.

MATRIZ IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES.

MATRIZ DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL "EPP". PLAN DE PREVENCIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS.

PROGRAMA DE INSPECCIONES HSEQ. PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DEL AGUA.

PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DE LA ENERGÍA. PROGRAMA DE PRÁCTICAS SOSTENIBLES.

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES.

REGISTROS ASOCIADOS

INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES O INCIDENTES LABORALES. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

REPORTE ACTOS Y CONDICIONES INSEGURAS. CONTROL DE ACCIONES DE MEJORA.

ANEXO 1 CUESTIONARIO NORDICO KUORINKA (PROGRAMA DE RIESGO BIOMECÁNICO).

ANEXO 2 INSTRUCTIVO PARA EMERGENCIAS – CONMUTADOR TELÉFONO Y VIGILANTE (PLAN DE EMERGENCIAS).

ANEXO 3 DIRECTORIO TELEFÓNICO Y CENTRO DE ATENCIÓN MÉDICA (PLAN DE EMERGENCIAS).ANEXO 4 MEDEVAC (PLAN DE EMERGENCIAS).


Fecha: 12/02/2018

Versión: 11.0

Código: GH-CA-001GESTIÓN HSEQ



INSPECCIONES PLANEADAS Y NO PLANEADAS. REALIZACIÓN DE SIMULACROS DE EMERGENCIA Y MEDIR RESULTADOS.

Coordinador HSEQ

REALIZAR INFORMES DE ESTADO DE SALUD. MEDIR RESULTADOS DE PROGRAMAS.

REALIZACIÓN DE ENCUESTAS DE MORBILIDAD SENTIDA. REALIZAR ENCUESTAS DE PERFIL SOCIODEMOGRÁFICA.

VERIFICACIÓN DE EFICACIA DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA. REALIZAR INFORMES PARA LA ALTA DIRECCIÓN.

AUDITORÍAS INTERNAS. SEGUIMIENTO A RESULTADO DE INDICADORES.

RECURSOS DEL PROCESO

Tecnológicos ( Hardware y Software )

Físicos infraestructura - Materiales - Equipos de Comunicaciones

Recursos Humanos

OHSAS 18001:2007ISO 14001:2015ISO 9001:2015RESPONSABLE DEL PROCESO







3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.4.1, 4.4.2, 5.1, 5.2, 5.2.2, 5.3, 6.1, 6.1.1,

6.1.2, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 7.1.4, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3,

7.5.3.1, 7.5.3.2, 8.2, 8.7, 9.1.1, 9.1.3, 9.2, 9.3, 10.1, 10.2, 10.3

3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1.1,

6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2.1, 6.2.2, 7.1, 7.2, 7.3,

7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8.1,

8.2, 9.1.1, 9.1.2, 9.2, 9.3, 10.1, 10.2, 10.3

3.0, 4.1, 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1,

4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7,

4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4, 4.5.5, 4.6

Versión: 9.0

Código: TI-CA-001

Fecha: 12/02/2018

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

TODOS

Gestión Documental

Gestión Documental

Gestión Documental

Aseguramiento de la Información y mantenimiento y préstamo de equipos.





Todos los procesos

Todos los procesos



Realizar las actividades de mantenimiento, soporte y preservación de la

información de todos los procesos de la información.

Establecer lineamientos para el control de la documentación del

proceso.


documentación.

Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización

de informes u obtención de la información.

Mantenimiento y ejecución de planes de apoyo al sistema HSEQ.

Mantener al máximo la conectividad (Internet - fluido eléctrico).

Ejecución del plan de mantenimiento locativo así como la

implementación de medidas que contribuyan con el proceso ambiental.

Mantener al máximo grado de disponibilidad el sistema de gestión documental

SEVENET.

Mantener disponible a través de la intranet e internet el servicio de

gestión documental SEVENET a todos los procesos.

Gestión HSEQ

Controles de SST

Plan de Gestión de Residuos implementados.Gestión HSEQ

Talento Humano

Gestión Documental

Indicadores, actas de Asistencia y Capacitación. Gestión HSEQ


Despliegue estratégico de la Organización.



Cumplimiento de Políticas, Misión, Visión, Alcance, Valores y Objetivos





Implementación de los controles de seguridad aplicables según tipo de

actividad

Implementación de los controles del Plan de Gestión de Residuos.

Contabilidad Mantenimiento , desarrollo y disponibilidad del sistema de contabilidad PANDA.

Gestión HSEQControles de SST


Proceso de SG

SALIDAS DEL PROCESO


OBJETIVO DEL PROCESO: Mantener en disponibilidad los recursos tecnológicos como son los sistemas de información, los equipos, servidores, las aplicaciones, las telecomunicaciones que permiten a las diferentes áreas de la empresa, cumplir con su misión. Así mismo, generar la gestión y control del mantenimiento de instalaciones físicas de la

entidad



FRECUENCIAMETA

Mensual

<=50%


Medir tiempo dedicado a la solución de fallas en los equipos

Determinar el porcentaje de fallas originadas por el inadecuado manejo de los usuarios

INDICADOR

Tiempo Help desk

Fallas de los equipos por inadecuado manejo de los usuarios

<=20%


Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades administrativas.

Disponibilidad operativa del hardware y software de la empresa. Todos los procesos

Mantener la conectividad de internet y fluido el fluido eléctrico de la

empresa por medio de planes de conectividad principales y de

contingencia.

Disponibilidad de conectividad digital.

Mensual

Soporte a estos requerimientos desde el soporte correctivo y el plan

mantenimiento preventivo.

Todos los procesos



de la Organización.Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para el año 2018.

SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos.Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas

representativo de Colombia.Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.

Recaudo - Contabilidad y Unidad Técnica

Realizar el seguimiento, evaluación a los nuevos requerimientos del

aplicativo de contabilidad, mantener disponible el aplicativos para su

operación y consulta a través de un tercero.

Disponibilidad para el manejo de la contabilidad de la coordinación. Contabilidad

Cumplimiento de actividades, informes e indicadores. Planeación Estratégica y Gestión HSEQ

Todos los procesos Requerimientos de soporte y mantenimiento de hardware y software.

Administrativa - Plan Nacional - Proyectos Solicitudes de desarrollo del SIGECA.

Recaudo - tesorería -UTMantenimiento de la operatividad y solicitud de requerimientos de mejora de la

plataforma RECAUDONET.

Disponibilidad para ingreso, modificación y consulta de toda información

de los procesos de la empresa.Todos los procesos

Mantenimientos locativos correctivos y preventivos así como la

implementación de medidas de apoyo al proceso ambiental.SG y HSEQ

Desarrollo y puesta en funcionamiento de los diferentes módulos que

permitan el ingreso, modificación y consulta de proyectos y todos los

objetivos incluidos en el marco lógico del plan nacional.

Desarrollo y puesta en funcionamiento de la Plataforma SIGECA, que

permite la administración de los planes proyectos adelantados por la

empresa.

Plan Nacional, Administrativa y Proyectos

Mantenimiento de los módulos del software RECAUDONET, así como

el desarrollo de nuevos módulos que permitan el cumplimiento de su

misión a través de un tercero.

Manejo de la información para la gestión del proceso de recaudo,

información contable para el proceso de tesorería e información

estadística para la Unidad Técnica.

Versión: 9.0

Código: TI-CA-001

Fecha: 12/02/2018

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Presupuesto

Todos los procesos

Talento Humano

Talento Humano

Talento Humano


Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos para los procesos.



Comprometido. Contabilidad



servicios.


formación de los trabajadores de manera que adquieran el conocimiento

requerido para el desarrollo de su labor.

Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos

adecuados y suficientes para la realización de su labor.


Talento Humano

Talento Humano

Talento HumanoNecesidades de capacitación.

Legalizaciones.




Organización.

Nombre: Maria Paula Beltrán tejada



Cargo: Director Administrativo y financiero



3, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.1.3, 7.1.4,

7.1.5, 7.1.5.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.5.1, 7.5.2,

7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 8.3, 9.1.1, 9.1.3, 10.1,

10.2, 10.3

3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 5.2, 5.3, 6.1.1,

6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2.1, 6.2.2, 7.2,

7.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1,

10.2, 10.3

3, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5

Tecnológicos ( Sistemas de información )

FISICOS infraestructura - Equipos - servidores

Recursos Humanos

Coordinador de Tecnología

RESPONSABLE DEL PROCESO RECURSOS DEL PROCESO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. INSTRUCTIVO PARA LA CONSULTA EXTERNA DEL CORREO Y DEL SIG.

INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE CARNÉ. MANUAL PARA EL MANTENIMIENTO DE EQUIPOS.

MANUAL DE HABEAS DATA. POLÍTICA DE USO DE LAS TICS.

PROGRAMA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO. PLAN DE CONTINGENCIA.

ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y DESARROLLO DE LOS REQUERIMIENTOS.

OHSAS 18001:2007ISO 14001:2015ISO 9001:2015

Gestión HSEQMatrices (identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales,

identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles).




proceso.



Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas activas,

reporte de actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada

uno de los controles operacionales bajo programas de gestión

ambientales y en SST.


SEGUIMIENTO A LOS MANTENIMIENTOS REALIZADOS EN CADA EQUIPO ASÍ COMO LAS PERSONAS A LAS QUE HA SIDO ASIGNADO PARA CONTROL FISCAL. APLICACIÓN DEL PLAN DE CONTINGENCIA DE LA CONECTIVIDAD DE LA EMPRESA TANTO DEL FLUIDO ELÉCTRICO COMO DEL INTERNET

AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS. REGISTRO, LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN.

ESCENARIO DE PRUEBAS

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN SEGURIDAD. PROCEDIMIENTO BACKUPS DE INFORMACIÓN.

PROCEDIMIENTO PARA REQUISICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE DESARROLLOS INFORMÁTICOS. PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE EQUIPOS.

REGISTROS ASOCIADOS

HOJA DE VIDA EQUIPOS. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES.

REQUERIMIENTO TÉCNICO. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.


Gestión HSEQ


Todos los procesos Reporte de novedades de nómina. Realizar el pago quincenal a los trabajadores de la organización.

Gestión Documental Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo. Establecer lineamientos para el control de la documentación del proceso.




Gestión Documental Manual General de Archivo.Socialización de los lineamientos normativos para el control de la

documentación.

Gestión Documental

Fecha: 12/02/2018


Elaboración de certificaciones laborales, de prestación de servicios y certificados

de ingresos y retenciones.Certificados.

Verificación de cumplimiento del perfil del cargo y de los documentos para

contratación.

Talento Humano

Elaboración informe de talento humano. Informe de gestión. Contratación y compras


Establecer el porcentaje de inasistencia de los empleados al trabajo por motivos de incapacidades, permisos, problemas familiares, etc.

Establecer el porcentaje de cumplimiento del Programa de Capacitación

Verificar la gestión del proceso. Resultados indicadores de gestión. Talento humanoIndicadores de gestión.


Establecer la fluctuación del recurso humano en la entidad

Solicitud de contratación de personal de prestación de servicios con

verificación de documentos.

Todos los procesos

Código: TH-CA-001

Nómina, Liquidaciones (Prima, Cesantías, Intereses/Cesantías, Vacaciones),

Pila (planilla integral de liquidación de aportes).

INDICADOR

Mensual

Vincular persona, realización de las actividades de afiliaciones, exámenes

médicos y realización de Inducción al empleado.

Verificación de cumplimiento del perfil del cargo y de los documentos para

contratación.Requerimiento de personal con verificación de documentos. Contratación y compras

Cumplimiento del programa de capacitación

Todos los procesos Solicitud de certificación laboral.

gestión documental - Talento Humano

Tabulación evaluaciones de desempeño, registro de las necesidades de

capacitación, informe.Necesidades de capacitación, programa de capacitación y entrenamiento.

Talento humanoIncapacidades, licencias, facturas de libranza, Contratos de trabajo,

carta de terminación de contrato y de renuncia.

Realización y control del programa de Capacitación al personal, verificación de

cumplimiento del programa y mejoras.

Todos los procesos


Documentos para contratación, contrato de trabajo. Examen médico de ingreso, formularios de afiliación, programa de inducción.

Liquidación de: nómina, prestaciones sociales, contrato de trabajo, aportes a la

seguridad social y parafiscales.

Talento humano

Mensual

META

Ausentismo

Rotación de personal


Empleado, contratista, Talento Humano

Personal capacitado.

SALIDAS

TALENTO HUMANO

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TALENTO HUMANO

De 0 a 3% Mensual

Versión: 9.0

RENTABILIDAD CRECIMIENTO

Aumento de los comités que generan consecución de recursos.

FRECUENCIA


Colombia.

Asistencia a procesos de Formación y capacitación. Actas de capacitación.


PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO)

OBJETIVO DEL PROCESO: Establecer los lineamientos para asegurar la competencia del personal, soportar oportunamente los procesos en cuanto a suministro de personal, capacitación, y entrenamiento, para así mejorar el bienestar laboral.



Tecnologías de la Información

Solicitud de contratación de personal de prestación de servicios.


100%

De 0 a 3.5%

Todos los procesos Necesidades de capacitación.

SALIDAS DEL PROCESO

Cumplimiento de política y procedimientos para el tratamiento de la información

y los recursos.


servicios.

Talento Humano

ENTRADA

Todos los procesos

Talento Humano y Gestión HSEQ

Aseguramiento de la Información y mantenimiento y préstamo de equipos. Tecnologías de la Información

Novedades de nómina. Contabilidad

Talento Humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.

Solicitud informe de gestión.

Talento humano

Gestión HSEQ Planes, Programas, Documentos, y Directrices HSEQ.



Indicadores, actas de Asistencia y Capacitación.


Gestión HSEQ

Planeación Estratégica Despliegue estratégico de la Organización.Cumplimiento de Políticas, Misión, Visión, Alcance, Valores y Objetivos de la

Organización.Cumplimiento de actividades, informes e indicadores. Planeación Estratégica y Gestión HSEQ


Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.SOCIAL

SOSTENIBILIDAD

Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado.Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades

administrativas.

ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para el año

2018.

AMBIENTAL

Determinar las fortalezas y debilidades individuales, de los procesos y de la organización de tal manera que se puedan generar los planes

de acción para fortalecer las debilidades y potencializar las fortalezas detectadas.Competencia del personal 90% Anual

Fecha: 12/02/2018

Código: TH-CA-001

TALENTO HUMANO

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TALENTO HUMANO

Versión: 9.0

Todos los procesos

PROCEDIMIENTO RETIRO DE UN EMPLEADO Y LIQUIDACIÓN DE CONTRATO LABORAL. PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES.

REGISTROS ASOCIADOS

FORMATO MATRIZ DE DEFINICIÓN DE CARGOS CRITICOS. ENTREVISTA DE SELECCIÓN DE PERSONAL.

Talento humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.

Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y formación de los

trabajadores de manera que adquieran el conocimiento requerido para el

desarrollo de su labor.

Actas de capacitación.

APROBADO POR:

"ORIGINAL FIRMADO"

Presupuesto Comprometido.Información del valor comprometido del presupuesto asignado para la

Organización.





"ORIGINAL FIRMADO"

Legalizaciones. Contabilidad

REVISADO POR:

Económico

Tecnológico

RECURSOS DEL PROCESO ISO 9001:2015RESPONSABLE DEL PROCESO OHSAS 18001:2007ISO 14001:2015

Humano


3.0, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.1.1, 6.2.1, 6.2.2, 7.1.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5,

7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3

3.0, 5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.5.1,

7.5.2, 7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1, 10.2, 10.3

3.0, 4.2, 4.3.1, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2,

4.4.3, 4.4.5, 4.5.2, 4.5.3

Gestión HSEQ

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL DE PLANTA Y DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS.

PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES. PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA.




Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y cuidado de

la salud y la seguridad.


Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y enfermedades

profesionales.

Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas activas, reporte

de actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada uno de los

controles operacionales bajo programas de gestión ambientales y en SST.

PAZ Y SALVO.

REGISTRO DE LA IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN. EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DE LA CAPACITACIÓN.

REQUERIMIENTO DE PERSONAL. RESULTADOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL.

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA. PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO.

PROCEDIMIENTO CONTROL DE VISITANTES. MANUAL DE FUNCIONES.

PROGRAMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA RIESGO PSICOSOCIAL.

VERIFICAR QUE EL MANUAL DE FUNCIONES SE ENCUENTRE ACTUALIZADO. VERIFICAR QUE SE CUMPLA CON LO ESTABLECIDO EN EL REGLAMENTO INTERNO DE LA ASOCIACIÓN.


VERFICAR QUE TODAS LAS NOVEDADES (INGRESO, RETIRO, VACACIONES, TRASLADOS DE EPS Y AFP, VARIACIONES DE SALARIO, INCAPACIDADES Y LICENCIAS) SE

REPORTEN EN LA LIQUIDACIÓN DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL.

VERIFICAR QUE TODAS LAS NOVEDADES (INGRESO, RETIRO, VACACIONES, TRASLADOS DE EPS Y AFP, VARIACIONES DE SALARIO, LIBRANZAS, INCAPACIDADES Y

LICENCIAS) SE TENGAN EN CUENTA EN LA LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA.

VERIFICACIÓN DE REFERENCIAS LABORALES Y ACADÉMCIAS.

TERMINOS DE REFERENCIA CONVOCATORIA CONTRATACIÓN DE PERSONAL.

COMPROBAR QUE LOS VALORES EN LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO SEAN LOS CORRECTOS, QUE SE INCLUYAN TODAS LAS PRESTACIONES SOCIALES A

QUE TIENE DERECHO EL EMPLEADO Y EN GENERAL QUE SE CUMPLA CON TODAS LAS ACTIVIDADES ESTABLECIDAS EN EL PROCEDIMIENTO.

VERIFICAR QUE LOS VALORES EN LA LIQUIDACIÓN DE LAS PRESTACIONES SOCIALES (PRIMA, VACACIONES, CESANTÍAS E INTERESES DE CESANTÍAS) SEAN LOS

CORRECTOS.

Gestión HSEQ

PROGRAMA DE CAPACITACIONES Y/O ENTRENAMIENTOS. VALORACIÓN DE DESEMPEÑO PARA EL DESARROLLO NIVEL 2

VALORACIÓN DE DESEMPEÑO PARA EL DESARROLLO NIVEL 1 VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PARA CONTRATACIÓN DE PERSONAL.

INGRESO DE PERSONAL.

Coordinador de talento humano.

PLAN DE BIENESTAR SOCIAL LABORAL. REGISTRO DE VISITANTES.

SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. PLAN DE INDUCCIÓN.

REGISTRO DE VACACIONES.

VISITA DOMICILIARIA.

VERIFICAR QUE SE CUMPLA CON TODAS LAS ACTIVIDADES ESTABLECIDAS EN EL PROCEDIMIENTO.VERIFICAR QUE SE CUMPLA CON TODAS LAS ACTIVIDADES ESTABLECIDAS EN EL PROCEDIMIENTO Y QUE SE ALCANCE EL OBJETIVO PROPUESTO DE LAS

CAPACITACIONES.

REGISTRO DE FORMACIÓN O CAPACITACIÓN.

Disminuir los consumos innecesarios en la Organización.


Satisfacción del cliente asociado

Satisfacción del cliente eventos Acorde con la programación anual de los eventos

SALIDAS DEL PROCESO


OBJETIVO DEL PROCESO: Brindar las pautas para realizar la vinculación de asociados, promoción de eventos, apoyo gremial, representatividad en el subsector y difusión de información para el subsector



FRECUENCIA

Anual

META

90%

2

Versión: 10.0

Código: DG-CA-001DESARROLLO GREMIAL

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DESARROLLO GREMIAL

AMBIENTAL


Equipos de cómputo, mantenimiento de instalaciones físicas, software,

software y programas en funcionamiento, página web , Seguridad de la

Información y Recursos Tecnológicos.

80%

SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos.Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo de

Colombia.Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.

Fecha: 12/02/2018


SOSTENIBILIDAD CRECIMIENTO

ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.

Anual

INDICADOR

RENTABILIDAD

Mantener un sistema integrado de gestión certificado.Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades

administrativas.



Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para

el año 2018.

Satisfacer las necesidades del cliente

Satisfacción del cliente revista frutas y hortalizas 90%

Solicitud de conceptos jurídicos. Asesores Jurídicos

Tesorería


Tablas de retención documental. Legalización de cuentas.

Documentar y mantener estrategias para desarrollo gremial.

Planear los congresos y otros eventos para difusión y

divulgación de información.

Crear estrategias o ejecutar proyectos de difusión y

comunicación dentro del subsector.

Planear estrategias para la vinculación de asociados.

Realizar congresos.

Publicar revista de Frutas y Hortalizas.

Vinculación de asociados.

Participar en la creación de lineamientos sectoriales.

Representar el gremio en diferentes escenarios de interés para

el subsector.

Evaluación de satisfacción del subsector.

Comité de edición y publicación de la revista.

Informes finales de eventos.

Actas de juntas directivas de Asohofrucol.

Implementación de acciones para la mejora.

Recaudo

Administrativo y financiero

Requerimientos de personal, necesidades de formación, capacitación y

entrenamiento.

Revista frutas y hortalizas para recaudadores, solicitud de información de

productores y comercializadores de frutas y hortalizas.

Conceptos jurídicos.

Contratación y Compras contratos y ordenes de compra o de servicio. Información de nuevos asociados y posibles nuevos recaudadores. Recaudo

Gestión HSEQ

Solicitud de información de productores beneficiarios de proyectos, solicitud de

artículos de resultados de proyectos para revista de frutas y hortalizas.

Planes, Programas y ProyectosInformación de productores beneficiarios de proyectos, artículos de

resultados de proyectos para revista frutas y hortalizas y página web.Talento Humano


Administrativo y financiero presupuesto general aprobado, recursos físicos.

Talento Humano Personal competente, programa de capacitación y entrenamiento.

Asesores Jurídicos

Gestión Documental

Indicadores, acciones para la mejora, procedimientos, instructivos y formatos,

Reportes de No Conformidad, necesidades de capacitación, actas de formación.Gestión HSEQ

Incremento en el número de eventos realizados

Promover la asociatividad en el sector Hortifrutícola

RecaudoSolicitud de revista frutas y hortalizas para recaudadores, información

de productores y comercializadores de frutas y hortalizas.

Informes de gestión, información para revisión por la Dirección, resultado de

indicadores de gestión, solicitud de aprobación de nuevos asociados.

Incremento en el número de asociados por departamento 10% Anual

semestral

Planeación estratégicaPlaneación estratégica

Lineamientos para los procesos, lineamientos de política del subsector

Hortifrutícola, acciones y decisiones para la mejora, aprobación de

vinculación de nuevos asociados, despliegue estratégico.

Necesidad de recursos administrativos y financieros.

Solicitud de información para artículos cargados a la página web, solicitud de

diseños para material publicitario, necesidad de hardware y software en

funcionamiento.

Planes, Programas y Proyectos

Planeación estratégica

Junta Directiva y Planeación Estratégica

PPP

Recaudo

Necesidad de la Organización de ejecutar planes, programas y

proyectos de acuerdo a los lineamientos y requisitos legales


Establecer las directrices para la Organización.

Estatutos de la organización y actas de reunión de las juntas directivas.

Aprobación de planes, programas y proyectos.

1.1. Lineamientos de la política del sub sector Hortifrutícola 1.2.Lineamientos de la

política de recaudo de la contribución parafiscal 1.3. Lineamientos generales para

los procesos, acciones y decisiones del Área de Recaudo. Al igual que las

políticas de mejora, seguimiento e indicadores del proceso. 1.4 Lineamientos y

conceptos jurídicos 1.5 Acto administrativo de certificación de las contribuciones

parafiscales, que presta merito ejecutivo 1.6 Despliegue Estratégico para la

Organización.

Solicitudes de aprobación de planes , Programas y Proyectos.

Requisitos Legales y estatutos.

Versión: 10.0

Código: DG-CA-001DESARROLLO GREMIAL

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DESARROLLO GREMIAL Fecha: 12/02/2018

5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3,

8.1, 10.1, 10.2, 10.34.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5

Equipos de oficina

Papelería

Recursos Humanos

Gerente General - Profesional en Gerencia



Nombre: Álvaro Ernesto Palacio Peláez

Cargo: Gerente General




3, 4.1, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5,

7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 8.2, 8.2.1, 9.1.1, 9.1.2,

9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3

REGISTROS ASOCIADOS

ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN AFILIADOS A ASOHOFRUCOL. FORMATO DE AFILIACIÓN DE ASOCIADOS.

REGISTRO DE ENVÍO REVISTA FRUTAS Y HORTALIZAS. REGISTRO DE ENVÍO DE REVISTA FRUTAS Y HORTALIZAS.


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN ASOCIADOS.

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE LA REVISTA DE FRUTAS Y HORTALIZAS. PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVENTOS.

PROCEDIMIENTO PREPARACIÓN Y REALIZACIÓN DE ASAMBLEAS. INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE LAS COMUNICACIONES, IMAGEN CORPORATIVA Y USO DE DISTINTIVOS DE ASOHOFRUCOL - FNFH.

INSTRUCTIVO PARA PUBLICACIÓN DE ARTÍCULOS EN LA REVISTA FRUTAS Y HORTALIZAS

Gestión HSEQ




Participación en las actividades que generan conciencia

ambiental y cuidado de la salud y la seguridad.

Información de los cambios que ocurran dentro de las

actividades del proceso.



Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas activas, reporte de

actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada uno de los controles

operacionales bajo programas de gestión ambientales y en SST.

Gestión HSEQ

Gestión Documental

BASE DE DATOS DE ASOCIADOS.


COMITÉ DE EDICIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA REVISTA. REUNIONES JUNTA DE ASOHOFRUCOL.

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN EVENTOS. ENCUESTA DE SATISFACCIÓN REVISTA FRUTAS Y HORTALIZAS.

ACTA JUNTA DIRECTIVA DEPARTAMENTAL. ACTA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL.

ACTA ASAMBLEA NACIONAL DE DELEGADOS. PLANEACIÓN DE EVENTOS.

FORMATO DE PRESENTACIÓN.

LISTADO DE ASISTENCIA A EVENTOS FORMATO MEMBRETE.

Gestión Documental

Gestión Documental

Talento Humano

Talento Humano

Todos los procesos

Presupuesto

Gestión Documental

Talento Humano

Talento Humano

Talento Humano

Contabilidad

Establecer lineamientos para el control de la documentación

del proceso.

Socialización de los lineamientos normativos para el control de

la documentación.

Entrega de las unidades documentales necesarias para la

realización de informes u obtención de la información.


formación de los trabajadores de manera que adquieran el

conocimiento requerido para el desarrollo de su labor.




Información del valor comprometido del presupuesto asignado

para la Organización.





Legalizaciones.







comprometido.

SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos.Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo

de Colombia.Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.

AMBIENTAL Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado.Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades

administrativas.

PPP-Unidad Técnica de Proyectos (formulación).

Contratación y Compras.

Tercera entidad.

Gestionar, elaborar, ejecutar y controlar planes, programas y proyectos para el sector hortofrutícola Legalización de recursos 80% Trimestral

Medir la eficiencia en el tiempo de entrega de los informes técnicos finales de resultados de proyectos por parte de los

profesionales de seguimiento y controlInformes técnicos finales de resultados de proyectos 70% Mensual

Medir la satisfacción para seguimiento y control de proyectos

100%

70%

80%

Versión: 11.0

Código: PP-CA-001


Medir el nivel de ejecución del presupuesto asignado a los proyectos de Asohofrucol en ejecución

Conocer el grado en el que el cliente de las capacitaciones que realiza Asohofrucol considera que éstos satisfacen sus

necesidades e intereses

Medir el impacto anual de los proyectos por medio de los productores atendidos

Medir el flujo de recursos recaudados que se están invirtiendo en el subsector hortofrutícola

INDICADOR

Ejecución de recursos a proyectos de Asohofrucol

Satisfacción del cliente - Capacitaciones

Porcentaje de productores atendidos en el año

Porcentaje de recursos invertidos en el subsector hortofrutícola

70%

Satisfacción para seguimiento y control de proyectos

PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

Trimestral

Ejecución planes, programas y proyectos cofinanciados por el FNFH y

ejecutados por terceras entidades.

Solicitud de creación de circuito del proyecto.

Radicación de documentos legales (proyecto, contrato + póliza, acta de

inicio entre otros) y factura del primer desembolso de la tercera entidad

que ejecuta.

Presupuesto.

Tecnología de la información,

Contabilidad.

Unidad de Seguimiento y Control Proyectos.

Tercera entidad.

SALIDAS DEL PROCESO


OBJETIVO DEL PROCESO: Gestionar, elaborar, ejecutar y controlar planes, programas y proyectos.



FRECUENCIA

Anual

META

Fecha: 12/02/2018






año 2018.

Medir el incremento en el número de convenios suscritos Incremento en el número de convenios suscritos 3 Anual

90% Semestral

Medir el cumplimiento de las actividades de seguimiento a proyectos Eficacia Seguimiento a Proyectos 100% Trimestral

Productores, agroindustria y exportadores.

Desarrollo Gremial

Junta Directiva Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola

(FNFH) y de Asohofrucol.

PPP-Unidad Técnica de Proyectos (Ejecución).

Entidades o actores públicos o privados (cofinanciadoras).

Asesores Jurídicos.

Planeación Estratégica , Recaudo, Contabilidad,

Presupuesto, Tesorería, Tecnología de la información,

Talento humano, Contratación y Compras, Gestión

documental y Gestión HSEQ.

Iniciativa (situación deseada), oportunidad o necesidad del

subsector.

Información primaria y secundaria del sector.

Estatutos de la organización y actas de reunión de las

juntas directivas.


Lecciones Aprendidas.

Lineamientos de inversión.


Documentos legales de Asohofrucol.

Cartas de compromiso, pólizas, apertura de cuentas entre

otros.

Acta de junta FNFH de aprobación del proyecto.

Ficha presentación proyecto

Ficha de aprobación de proyecto

Documentos Legales.

Anual

Mensual

Identificación y formulación de Planes, Programas o Proyectos para el

sector. (identificación de oportunidades y necesidades del sector,

formulación, verificación, control, radicación y aprobación).

Evaluación: Análisis de viabilidad de propuestas.

Captación de información inicial

( sistematización y análisis).

Identificación y registro de beneficiarios.

Análisis financieros, económicos, sociales y ambientales entre otros.

Perfil y/o documentos del plan, programa o proyecto.

Bases de datos y documentos con información de acuerdo a las

necesidades de cada proyecto.

Ficha de análisis de viabilidad.

Documento de Proyecto formulado y radicado.

Convenios o contratos suscritos.

Ficha técnica de proyectos aprobados por el FNFH.

Actas Junta Directiva Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola (FNFH).

Productores y organizaciones de productores, entidades

públicas y privadas cofinanciadoras, Junta Directiva Fondo

Nacional de Fomento Hortifrutícola (FNFH), Junta Directiva

Asohofrucol, otros.

PPP-Unidad Técnica de Proyectos (Ejecución) y Unidad de

Seguimiento y Control.

Planeación Estratégica, Desarrollo Gremial, Recaudo,

Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Tecnología de la

información, Talento humano, Contratación y Compras, gestión

documental y Gestión HSEQ.

Versión: 11.0

Código: PP-CA-001PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS Fecha: 12/02/2018

Proyecto Aprobado, Convenio revisado y aceptado. Seguimiento Técnico y Financiero a la ejecución del Proyecto.

Cliente interno, externo y partes interesadas.

PPP (SyC). Plan de Seguimiento y Control a Proyectos. Entidad Ejecutora.

Desarrollo Gremial.

Productores y otros actores públicos o privados.

Recaudo.

PPP-Unidad Técnica de Proyectos (formulación/ejecución) y

Unidad Técnica de seguimiento y control de proyectos.

Tecnología de la Información, Contratación y Compras.

Cliente interno, externo y partes interesadas. Requerimiento de consultas. Tramites y direccionamiento de consultas técnicas.

PPP (Ejecución).

Proyecto aprobado

(contrato + póliza y demás documentos legales + proyecto y

factura del primer desembolso) de la tercera entidad que

ejecuta.

Seguimiento Legal/Contractual.

Proyecto Aprobado, Convenio revisado y aceptado. PPP (SyC).

Factura Primer desembolso (Terceros). Gestión Documental (Radicación Procedimiento de Pagos).

Tramite de consultas técnicas.

Información del sector.

Resultados del proyecto.

Noticias.

Informes de avances

técnicos y financieros.

Informes finales.

Difusión y socialización de resultados de Planes, Programas y Proyectos.

Redacción y edición de artículos y boletines.

Elaboración y diseño de cartillas, pendones y otro material divulgativo.

Realizar entrevistas.

Logística de eventos (Congresos, seminarios, talleres, ferias entre otros).

Gestionar la imagen corporativa y manual de marca.

Análisis de información y datos estadísticos.

Artículos, videos, revista Frutas y Hortalizas, boletines, pendones entre

otros.

Manual de marca.

Eventos (Congresos, seminarios, talleres, ferias entre otros).

Comportamiento y tendencias del sector.

Publicaciones, boletines, presentaciones, eventos y manejo de redes

sociales.

Productores, Recaudadores,

Entidades del sector público y privado nacionales e

internacionales, Junta Directiva del FNFH y de Asohofrucol.

Planeación Estratégica , Contabilidad, Presupuesto, Tesorería,

Tecnología de la información, Talento humano, Contratación y

Compras, gestión documental y Gestión HSEQ.

Ejecución planes programas y proyectos cofinanciados por el FNFH y

ejecutados por Asohofrucol.

Ejecución de proyectos marco ejecutados por Asohofrucol y derivados

ejecutados por terceros, financiados por el FNFH.

Ejecución planes programas y proyectos financiados por fuentes

diferentes al FNFH y ejecutados por Asohofrucol.

Acta de Liquidación/ Acta de Terminación/ acta de Cierre. gestión documental (Radicación Procedimiento de Pagos).

Entidad Ejecutora. Informe Final de Ejecución Técnica y Financiero. Revisión Final de ejecución técnica y financiera.

Informe de Resultados Técnico Final.Entidad Ejecutora

PPP SyC (Liquidación).Informe de Seguimiento y Control Financiero a Proyectos Final.

Entidades Ejecutoras.Acta de Liquidación/ Acta de Terminación/ Acta de Cierre

Suscritas.Cierre de Seguimiento y control, Administrativo y Contable del Proyecto.

Visitas de seguimiento y Control. Entidad Ejecutora.

Proyección Acta Liquidación/ Acta de Terminación/ Acta de Cierre.

Entidad Ejecutora.

Informes de Avance técnico.

Revisión Avance ejecución técnica y financiera.

Informe de Visita de Seguimiento y control técnico.

Entidad Ejecutora.

Informe de Avance Financiero.

Matriz Contractual

Informe de Seguimiento y Control Financiero a Proyectos.

Para Terceros:

Cuadro de Legalizaciones

Ficha Aprobación Desembolso

Factura Desembolso

Procedimiento de pagos.

Acta de Liquidación/ Acta de Terminación/ Acta de Cierre. Entidades Ejecutoras.PPP (SyC).

Informe de Resultados Técnico Final.

Informe de Seguimiento y Control Financiero a Proyectos

Final.

PPP (SyC). Plan de Seguimiento y Control a Proyectos. Seguimiento Técnico y Financiero a la ejecución del Proyecto.

Plan operativo de proyecto-POP.

Informes de avance y finales Técnicos y Financieros.

Certificados de cumplimiento de contratistas y proveedores.

De acuerdo a las necesidades del proyecto se utilizan los formatos

correspondientes como Acta entrega de bienes y servicios, listados de

asistencia, fichas de inscripción, fichas de diagnóstico, fichas de

asistencia técnica entre otros.

Transferencia documental.

Solicitud de cierre de proyecto.

Modificaciones (Prorrogas/Adiciones/Reducciones).

Lecciones aprendidas.

PPP-Unidad de Seguimiento y Control Proyectos.

PPP-Unidad Técnica de proyectos(Comunicaciones).

Auditorias Externas.

Productores.

Productores beneficiarios de proyectos.

Actores relacionados con el sector.

Junta directiva de Asohofrucol y FNFH

Entidades cofinanciadoras.

Planeación Estratégica , Contabilidad, Presupuesto, Tesorería,

Tecnología de la Información, Talento Humano, Contratación y

Compras, Gestión Documental y Gestión HSEQ.

PPP-Unidad Técnica de proyectos (Formulación).

PPP-Unidad Técnica de proyectos (formulación).

PPP- Unidad de Seguimiento y Control de Proyectos.

Productores.

Planeación Estratégica , Contabilidad, Presupuesto,

Tesorería, Tecnología de la información, Talento humano,

Contratación y Compras, Gestión Documental y Gestión

HSEQ.

PPP-Unidad Técnica de proyectos (Comunicaciones).

Entidad Cofinanciadora.

Junta del FNFH.

Acta de junta de aprobación del proyecto.

Ficha presentación proyecto.

Ficha de aprobación de proyecto.

Anexo 2. Presupuesto y acuerdos trimestrales.

Convenio, Propuesta, Contratos y liquidaciones de

proveedores y equipo técnico.

Información de avance técnico y financiero, contabilidad del

proyecto y pagos.

Instructivo de archivo.

Acompañamiento en la difusión y divulgación.

Versión: 11.0



Talento Humano.




Información de los proyectos financiados con recursos provenientes del

recaudo de la cuota de fomento Hortifrutícola.

Legalizaciones.

Información de convenios y cortes.

Entrega de Unidades Documentales




Recaudo.

Contabilidad.

Contabilidad.


Talento Humano.

Talento Humano.

Verificación del presupuesto establecido versus los gastos generados

para el proyecto.


Organización.

Controlar el avance de los proyectos ejecutados por Asohofrucol.



documentación.



Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos adecuados

y suficientes para la realización de su labor.

Todos los procesos.

conciliación de proyectos.

Comprometido.

Informes de coordinadores de proyectos.

Tablas de Retención Documental y Manual General de

Archivo.



Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos para los

procesos.



Talento Humano.

Contabilidad.

Presupuesto.

Unidad Técnica.




Talento Humano.

Gestión HSEQ.

Matrices (identificación de aspectos y valoración de

impactos ambientales, identificación de peligros, evaluación

de riesgos y determinación de controles).




proceso.



Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas activas,

reporte de actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada

uno de los controles operacionales bajo programas de gestión

ambientales y en SST.

Gestión HSEQ.


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE CONVOCATORIAS EN EL MARCO DE LOS PLANES PROGRAMAS O PROYECTOS.

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y FORMULACIÓN DE PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS. PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y REALIZACIÓN DE CONVENIOS INTERISTITUCIONALES.

FICHA DE DIAGNÓSTICO DE BENEFICIARIOS FINAL.

INFORME DE SEGUIMIENTO FINANCIERO. INFORME DE AVANCE FINANCIERO (EJECUTOR ASOHOFRUCOL).

INFORME DE RESULTADOS TÉCNICOS FINAL.

PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS. PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES.

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA DE DIAGNÓSTICO DE BENEFICIARIOS. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA DE ASISTENCIA TÉCNICA.

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA DE INSCRIPCIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES. MANUAL DE LA UNIDAD DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS.

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA DE INSCRIPCIÓN DE BENEFICIARIOS INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL REGISTRO DE VISITA DE IMPLEMENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS AGRÍCOLAS – BPA

REGISTROS ASOCIADOS

INFORME DE AVANCE FINANCIERO.

LISTADO DE ASISTENCIA CONVENIOS MATRIZ REVISIÓN DE CONTRATACIÓN

INSTRUCTIVO PARA ADQUISICIÓN Y USO DE MATERIAL VEGETAL PARA PROYECTOS DE ESTABLECIMIENTO O SOSTENIMIENTO DE CULTIVOS DE

FRUTAS.MANUAL DE IMÁGEN CORPORATIVA.

TRÁMITE DE CONSULTAS TÉCNICAS. FICHA ANÁLISIS DE VIABILIDAD DE PROYECTOS DE INVERSIÓN FNFH - ASOHOFRUCOL.

ACTA DE INICIO PROYECTOS EJECUTADOS ASOHOFRUCOL - FNFH. ACTA DE ENTREGA, RECIBO Y COMPROMISO DE USO ADECUADOD E MATERIALES Y/O INSUMOS POR PARTE DE LOS BENEFICIARIOS.

ACTA DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE MATERIALES E INSUMOS (PROVEEDOR - ASOHOFRUCOL). ACTA DE RECEPCIÓN DE MATERIALES E INSUMOS.

ACTA DE DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN INTERNA DE PROYECTOS. INFORME DE ACTIVIDADES.

FICHA DE INSCRIPCIÓN DE BENEFICIARIOS. FICHA DIAGNÓSTICO DE BENEFICIARIOS INCIAL.

FICHA DE ASISTENCIA TÉCNICA. FICHA DE INSCRIPCIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE ORGANIZACIONES.

FICHA DE PRESENTACIÓN DE PROYECTO. PLAN OPERATIVO DE PROYECTOS POP.

INFORME EJECUTIVO DEL PROYECTO. FICHA TÉCNICA PROYECTOS APROBADOS.

REGISTRO DE ASISTENCIA TÉCNICA, AMBIENTAL Y O SOCIAL. EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DE LA CAPACITACIÓN.

FICHA DE SOLICITUDES DE APOYO DE PROYECTOS DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN.

Versión: 11.0



ISO 9001:2015RESPONSABLE DEL PROCESO RECURSOS DEL PROCESO

3.0, 4.1, 4.2, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.1.2, 6.2.1, 6.2.2,

7.1.5.2, 7.1.6, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3,

7.5.3.1, 7.5.3.2, 7.5.3.2, 8.1, 8.2.2, 8.2.3.1, 8.2.3.2,

8.5, 8.6, 9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3

3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 5.2, 5.3, 6.1.2, 6.1.3,

6.1.4, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.5.1, 7.5.2,

7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1, 10.2, 10.3

3.0, 4.2, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5

Humanos

Económicos

Tecnológicos y Técnicos

Humanos

Económicos


Humanos

Económicos


Directora de Gestión Económica y de Ejecución - Director Técnico y de Formulación - Director de Seguimiento y Control

de Proyectos



Nombre: Martha Orozco - Jesús Rivera - Jordan Alegría

Cargo: Directora de Gestión Económica y de Ejecución - Director Técnico y de Formulación - Director de Seguimiento y Control de Proyectos



OHSAS 18001:2007ISO 14001:2015

DOCUMENTO FINAL DEL SEGUIMIENTO TÉCNICO REALIZADO AL PROYECTO EN TODA SU EJECUCIÓN, DONDE SE DA EL PORCENTAJE FINAL

TÉCNICO PARA SU POSTERIOR LIQUIDACIÓN.

DOCUMENTO DE LIQUIDACIÓN O TERMINACIÓN QUE AGRUPA LOS CONCEPTOS LEGALES, TÉCNICOS Y FINANCIEROS GLOBALES DE LA FINALIZACIÓN

DEL PROYECTO.

DOCUMENTO DE TERMINACIÓN QUE AGRUPA LOS CONCEPTOS LEGALES, TÉCNICOS Y FINANCIEROS GLOBALES DE LA FINALIZACIÓN DEL

PROYECTO (ASOHOFRUCOL).


INFORME DE VISITA SEGUIMIENTO A PROYECTOS. PLAN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL A PROYECTOS.

INFORME DE EJECUCIÓN TÉCNICA. MATRIZ CONSOLIDADA PNFH.

ACTA DE LIQUIDACIÓN DE PROYECTOS. INFORME DE SEGUIMIENTO Y CONTROL FINANCIERO A PROYECTOS.

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS ACTA DE TERMINACIÓN DE PROYECTOS.

MATRIZ CONSOLIDADA DE PROYECTO FNFH – ASOHOFRUCOL. ACTA DE VISITA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL A PROYECTOS.

REGISTRO DE VISITA DE IMPLEMENTACIÓN DE BPA

PPP-UNIDAD TÉCNICA DE PROYECTOS (COMUNICACIONES) LE HACE SEGUIMIENTO Y CONTROL POR MEDIO DEL CRONOGRAMA DE PUBLICACIONES

DE LA REVISTA Y FORMATO DE CUMPLIMIENTO DE LA LABORES DE COMUNICACIONES.

DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS COFINANCIADOS CON LOS RECURSOS DEL FONDO NACIONAL DE

FOMENTO HORTIFRUTÍCOLA; ASÍ COMO LA ESTRUCTURA OPERATIVA DE LA UNIDAD, LAS FUNCIONES, PROCEDIMIENTOS, FORMATOS, INSTRUCTIVOS

Y DEMÁS RESPONSABILIDADES DE LA UNIDAD DE SEGUIMIENTO Y CONTROL.

PROGRAMACIÓN DE LAS VISITAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO Y FECHAS DE ENTREGA DE INFORMES

TÉCNICOS Y FINANCIEROS POR PARTE DEL EJECUTOR.

DOCUMENTO QUE RECOPILA EL AVANCE DE EJECUCIÓN TÉCNICA DE LOS PROYECTOS, VERIFICADO EN LA VISITA DE SEGUIMIENTO CON SUS

RESPECTIVAS OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES.

DOCUMENTO DONDE SE REPORTA EL AVANCE DE EJECUCIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS, VERIFICADO EN LOS INFORMES FINANCIEROS

ENTREGADOS POR EL EJECUTOR Y/O LA VISITA RESPECTIVA.

FORMATO DONDE SE REPORTA AL PROCESO DE CONTABILIDAD, EL MONTO Y PORCENTAJE LEGALIZADO DE UN DETERMINADO DESEMBOLSO DADO

A UN EJECUTOR TERCERO EN CALIDAD DE ANTICIPO.

FORMATO DONDE SE DA LA APROBACIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA DE UN DETERMINADO DESEMBOLSO A LOS EJECUTORES TERCEROS, EN ÉL SE

DAN LOS PORCENTAJES DE AVANCE TÉCNICO Y FINANCIERO REQUERIDOS CONTRACTUALMENTE, CON SUS RESPECTIVAS RECOMENDACIONES,

OBSERVACIONES Y ALERTAS.

DOCUMENTO FINAL DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL FINANCIERO AL PROYECTO, DONDE SE DAN LOS RESULTADOS FINALES, (VALOR TOTAL

EJECUTADO, SALDO SI LO HAY Y PORCENTAJE FINAL FINANCIERO), PARA SU POSTERIOR LIQUIDACIÓN.

ELABORACIÓN DE METAS E INDICADORES NACIONALES, ANUALES Y PLURIANUALES.SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA Y OPERATIVA, DIRECCIÓN DE GESTIÓN ECONÓMICA Y EMPRESARIAL, DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Y GERENCIA GENERAL.

PPP-UNIDAD TÉCNICA DE PROYECTOS (FORMULACIÓN) REALIZA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL AL CUMPLIMIENTO DE LOS DOCUMENTOS DEL

PROCESO POR MEDIO DE UNA BASE DE DATOS DE FORMULACIÓN DE PROYECTOS.

PPP-LA UNIDAD TÉCNICA DE PROYECTOS (EJECUCIÓN) UTILIZA LA HERRAMIENTA DEL PLAN OPERATIVO DEL PROYECTO PARA HACER LA

PLANIFICACIÓN Y EL SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES, CONTROL TÉCNICO Y FINANCIERO, PROGRAMACIÓN DE INFORMES, CONTROL DE

DESEMBOLSOS, CONTROL DE EQUIPO TÉCNICO, CONTROL DE PROVEEDORES, MATRIZ DE RIESGOS Y LECCIONES APRENDIDAS. ADEMÁS SE LLEVA

EL CONTROL DE TODOS LOS PROYECTOS POR MEDIO DE LA BASE DE DATOS DE PROYECTOS ASOHOFRUCOL POR AÑO.

Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo

de Colombia.

Construcción de base de datos real de asociaciones activas y

número de asociados.

Medir el grado de satisfacción de los recaudadores frente a los servicios prestados por ASOHOFRUCOL.

INDICADOR

Cumplimiento de recaudo

Satisfacción de la gestión de Recaudo

La información de los proyectos ejecutados con los recursos parafiscales,

permite estructurar los respectivos informes de gestión del área. Al igual, que

dota de herramientas a los gestores al momento manifestarse sobre la

inversión de los recursos y el fomento del sub sector.

Se entrega la información correspondiente para dar

cumplimiento al TITULO VII de la Ley 118 de 1994.Planes, Programas y Proyectos

Mensual

100%

100% Recaudo programado

Solicitudes de carácter administrativo y consultivo. Entes externos de legislación y regulación

Constituyen la principal fuente de generación de recursos del FNFH. Al igual,

que del debido reporte de la información de los recursos recaudados depende el

correcto funcionamiento del esquema de inversión.

Desarrollo Gremial y Planeación Estratégica

1.1. Lineamientos de la política del sub sector Hortifrutícola

1.2.Lineamientos de la política de recaudo de la contribución parafiscal

1.3. Lineamientos generales para los procesos, acciones y decisiones del

Área de Recaudo. Al igual que las políticas de mejora, seguimiento e

indicadores del proceso. 1.4 Lineamientos y conceptos jurídicos 1.5 Acto

administrativo de certificación de las contribuciones parafiscales, que

presta merito ejecutivo 1.6 Despliegue Estratégico para la Organización.

1. Traslados de los recursos parafiscales recaudados, o pago por

conceptos de sanción 2.Envio de información registro de los recaudados

según Decreto Reglamentario 3748 de 2004 articulo 5° y 7° parágrafo 3.

Solitudes administrativas y consultivas.

Entidades BancariasReporte de ingresos de las consignaciones provenientes de los sujetos

obligados al recaudo.


Fecha: 05/03/2018

Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de


RENTABILIDAD SOSTENIBILIDAD


CRECIMIENTO






Medir la eficacia de los ingresos de la cuota de fomento Hortifrutícola y del ingreso de nuevos recaudadores, frente a lo

programado.


Planes, Programas y Proyectos

Constituyen el canal mediante el cual se hace posible el traslado de los recursos

recaudados, al igual que brindan certeza sobre las fechas y montos

consignados.

SALIDAS DEL PROCESO

RECAUDO

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO RECAUDO


OBJETIVO DEL PROCESO: Administrar de manera efectiva el recaudo de la Contribución Parafiscal Cuota de Fomento Hortifrutícola, a través de la implementación de estrategias conforme a la normatividad vigente.



FRECUENCIA

Trimestral

META

Versión: 9.0

Código: RE-CA-001

Información de los proyectos financiados con recursos provenientes del


Entes externos de legislación y regulación

1.Congreso de la Republica: Legislación sobre la contribución parafiscal 2.

Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural: Reglamentación 3. Dirección

de Aduanas e Impuestos Nacionales: Resoluciones.

Recaudadores de la cuota de fomento

Gestión HSEQ Indicadores, actas de Asistencia y Capacitación. Gestión HSEQPlanes, Programas, Documentos, y Directrices HSEQ. Cumplimiento de actividades y requisitos del Sistema de Gestión.

Entidades Externas De carácter tanto publico como privado, que reporten base de datos de

posibles sujetos en el esquema parafiscal.

Los lineamientos dictados por la administración de Asohofrucol, constituirán los

parámetros y guías generales de acción del área de recaudo. Suma, que el

Gerente General de la entidad es el competente para expedir la certificación

que trata el artículo 4° del Decreto 2025 de 1996, la cual tiene naturaleza de

acto administrativo. y presta merito ejecutivo.

1.1 Presupuesto de recaudo, 1.2 Informes de Gestión 1.3

Resultados de indicadores 1.4 Documentos que requieren

decisión de gerencia, así como la expedición de actos

administrativos. 1.5 Asuntos consultivos.

Desarrollo Gremial y Planeación Estratégica

1. Requerimientos consultivos y administrativos 2. Información

Normativa 2. Cobros Pre Jurídicos 3. Cobros jurídicos.Recaudadores de la cuota de fomento

1. Solicitud de información que permita identificar los sujetos

que realizan el traslado. 2. Solicitud de reporte de ingresos en lo

que respecta a montos y fechas.

Entidades Bancarias

Corresponden a una de las fuentes de identificación de posibles sujetos

obligados al recaudo, y a través de esfuerzos mancomunados es posible lograr

una mayor difusión de la normativa parafiscal Hortifrutícola.

1. Solicitud de Bases de Datos dada la competencia que

otorga a Asohofrucol la Ley 118 de 1994. 2. Capacitaciones

entorno a la Contribución Parafiscal Cuota de Fomento

Hortifrutícola.

Entidades Externas

Establecen el marco normativo a seguir, en lo que refiere al recaudo de los

recursos provenientes de la contribución parafiscal.

Planeación estratégica y Desarrollo Gremial

1.1. Lineamientos de la política del sub sector Hortifrutícola

1.2.Lineamientos de la política de recaudo de la contribución parafiscal

1.3. Lineamientos generales para los procesos, acciones y decisiones del

Área de Recaudo. Al igual que las políticas de mejora, seguimiento e

indicadores del proceso. 1.4 Lineamientos y conceptos jurídicos 1.5 Acto

administrativo de certificación de las contribuciones parafiscales, que

presta merito ejecutivo 1.6 Despliegue Estratégico para la Organización.

Los lineamientos dictados por la administración de Asohofrucol, constituirán los

parámetros y guías generales de acción del área de recaudo. Suma, que el

Gerente General de la entidad es el competente para expedir la certificación

que trata el artículo 4° del Decreto 2025 de 1996, la cual tiene naturaleza de

acto administrativo. y presta merito ejecutivo.

1.1 Presupuesto de recaudo, 1.2 Informes de Gestión 1.3

Resultados de indicadores 1.4 Documentos que requieren

decisión de gerencia, así como la expedición de actos

administrativos. 1.5 Asuntos consultivos.

Desarrollo Gremial

Fecha: 05/03/2018

RECAUDO


Versión: 9.0

Código: RE-CA-001

PROCEDIMIENTO DETERMINACIÓN Y PAGO DE LAS OBLIGACIONES POR CONCEPTO DE LA CUOTA DE FOMENTO HORTIFRUTÍCOLA.

PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN, VINCULACIÓN, ACOMPAÑAMIENTO Y VISITA A RECAUDADORES. INSTRUCTIVO PARA CONSIGNACIÓN CUOTA DE RECAUDO.

INSTRUCTIVO PARA ENVÍO INFORMACIÓN REGISTRO DE LOS RECAUDOS.


Organización.





Talento Humano Solicitudes de evaluación de personal. Medición del desempeño del personal del proceso.

Todos los procesos Solicitudes de capacitación.Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas tecnológicas


Contabilidad Solicitud de legalización. Realizar el control de los gastos de la Organización. Legalizaciones. Contabilidad

Gestión Documental Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo.


activas, Entrega y seguimiento de EPP, reporte de actos y

condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada uno de los

controles operacionales bajo programas de gestión ambientales

y en SST.

Legalizaciones.

solicitud de apropiación trimestral de recursos.

Gestión HSEQ



servicios.Talento Humano

Necesidades de capacitación. Talento Humano

Contabilidad

Presupuesto

PROCEDIMIENTO ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL AL RECAUDO DE LA CUOTA DE FOMENTO HORTIFRUTÍCOLA.


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. INSTRUCTIVO PARA PROGRAMACIÓN DE VISITAS DE RECAUDO.

INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME MENSUAL DE RECAUDO.

REGISTROS ASOCIADOS

ACTAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL. ACTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DIGITAL.

RELACIÓN DE TRANSPORTES INTERMUNICIPALES POR VISITAS A RECAUDADORES Y NOTIFICADOS.

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE LA GESTIÓN DE RECAUDO RELACIÓN DE TRANSPORTES URBANOS POR VISITAS A RECAUDADORES Y NOTIFICADOS.

Planes, Programas y Proyectos Información de los proyectos financiados con recursos provenientes del


La información de los proyectos ejecutados con los recursos parafiscales,

permite estructurar los respectivos informes de gestión del área. Al igual, que

dota de herramientas a los gestores al momento manifestarse sobre la

inversión de los recursos y el fomento del sub sector.

Se entrega la información correspondiente para dar

cumplimiento al TITULO VII de la Ley 118 de 1994.Planes, Programas y Proyectos

Gestión DocumentalEntrega de Unidades Documentales.





Talento Humano Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos para los procesos.Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos adecuados y

suficientes para la realización de su labor.

Requerimientos de personal. Talento Humano

Gestión Documental Transferencia de unidades documentales.Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización de


Presupuestoworkflows de cuenta por pagar con visto bueno y con registro presupuestal

(comprometido u obligación).

Elaboración del flujo de información para establecimiento de presupuesto y

seguimiento del mismo.

Presupuesto comprometido.

Gestión HSEQ

Gestión Documental Manual General de Archivo.Socialización de los lineamientos normativos para el control de la

documentación.

Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales,

dotación y elementos de protección personal EPP, identificación de

peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles).

Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y cuidado de

la salud y la seguridad.


Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y enfermedades

profesionales.

Fecha: 05/03/2018

RECAUDO


Versión: 9.0

Código: RE-CA-001

Nombre: Maria Paula Beltrán

Cargo: Coordinadora de HSEQNombre: Jorge Mario Salas

Cargo: Director de Recaudo



3, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5,

7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 8.5, 8.6, 9.1.1,

9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3,

5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2,

7.2, 7.3, 8.1, 10.1,

10.2, 10.3,

4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5Recursos Humanos

Recursos Económicos

Recursos Tecnológicos y Técnicos

Director de Recaudo


PROGRAMACIÓN DE VISITAS: ES EL CRONOGRAMA QUE DESARROLLA EL GESTOR DE RECAUDO DURANTE EL MES, Y EN EL QUE SE REGISTRAN LAS

VISITAS A REALIZAR TANTO A LOS RECAUDADORES ACTIVOS COMO A LOS POTENCIALES.

ACTA DE VISITA: DOCUMENTO EN EL CUAL SE REGISTRAN LA INFORMACIÓN, LOS RESULTADOS Y LAS CONCLUSIONES DE TODAS

LAS VISITAS REALIZADAS POR LOS ASESORES REGIONALES, TANTO A LOS RECAUDADORES ACTIVOS COMO A LOS POTENCIALES.

INFORME DE GESTIÓN: DOCUMENTO EN EL CUAL EL GESTOR DE RECAUDO REGISTRA EN FORMA RESUMIDA LOS RESULTADOS DE LAS VISITAS Y

ACTIVIDADES REALIZADAS MENSUALMENTE.


Versión: 8.0 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA CARACTERIZACIÓN DE ... · caracterizaciÓn de proceso...

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