Vint idees per donar impuls a les reunions de junta
-
Upload
observatori-del-tercer-sector -
Category
Presentations & Public Speaking
-
view
86 -
download
1
Transcript of Vint idees per donar impuls a les reunions de junta
Vint idees per donar impuls a les reunions de la junta
ww
w.o
bse
rvato
rite
rcers
ect
or.
org
Abans
Durant
Després
Contínuament
ww
w.o
bse
rvato
rite
rcers
ect
or.
org
3
• Assegurar-se que tots concordin en com treballar en grup
establint regles bàsiques: Ús del mòbil, establir pauses, centrar el
debat.
• Subratllar la importància del respecte dins i fora de la taula de
juntes: No existeixen preguntes estúpides; Confidencialitat.
• Acordar en com desacordar: crear una cultura de comoditat en el
debat i el desacord; els membres han de recolzar les decisions de
la junta.
1. Establir regles de conducta
2. Utilitzar esborranys
3
• Per a temes de rutina, encarregar a un membre o comitè la preparació d'un esborrany.
• Fer circular l'esborrany abans de la junta.
• Estalvia temps per assolir acords.
5
3. Prioritzar la formació
5
• Fer de la formació contínua una prioritat en cada junta.
• Proveir de materials apropiats.
• Els membres han de conèixer molt bé la seva pròpia organització.
• Proveir de material addicional en cada reunió.
• Breu i bo: limitar la quantitat d'informació.
Abans
Durant
Després
Contínuament
ww
w.o
bse
rvato
rite
rcers
ect
or.
org
7
4. Estada en tema
7
• Definir clarament els resultats esperats per prevenir discussions
llargues i desenfocades.
• Tasques clares abans de la junta: quins temes d'agenda es poden
discutir, sobre quins s'ha de decidir, quins oberts a
brainstorming.
8
5. Utilitzar agendes consensuades
8
• Combinar assumptes de rutina per a una ràpida aprovació.
• La junta directiva ha de determinar l'agenda consensuada i
explicar-la a la junta.
• Introduir-la gradualment.
• Exemple de temes que es poden incloure: canvis menors en
procediments, actualització de documents, contractes estàndards,
confirmació d'accions convencionals.
9
6. Focus en presa de decisions
9
• Reduir el temps dedicat a presentació d'informes, etc, i prioritzar
el moment de discutir recomanacions i decisions
• Reduir l'agenda a les prioritats.
• Donar als membres de la junta tasques importants:
horitzontalitzar responsabilitats i presa de decisions
• Assegurar almenys un item per reunió que motivi el debat en la
junta i/o la presa de decisions.
• Estipular clarament la normativa de presa de decisions
10
7. Involucrar tots els membres
10
• Assegurar que tots tinguin l'oportunitat de parlar i contribuir.
• No deixar que uns quants dominin la discussió.
• Si és necessari, dividir la junta en grups petits per discutir i fer
brainstorming.
11
8. Mantenir un moderador neutral
11
• No témer cedir el control a d'altres.
• Cedir el lloc de moderador pot ajudar a mantenir la neutralitat.
12
9. Un lloc adequat
12
• Reunions en la mateixa organització: millora el contacte amb la
missió i permet a les membres de la Junta observar la feina diari.
• Variar el lloc de reunió al llarg de l'any: per a juntes amb
membres pertanyents a diferents ciutats/regions.
• Buscar un lloc tranquil: evitar elements externs que distreguin.
13
10. Distribució dels seients
13
• Elegir un esquema de seients adequat: Diferenciar situacions de
planificació, de discussió en grups, etc.
• Assignar seientspot ser útil per a determinades circumstàncies.
14
11. Finances fàcils d'entendre
14
• Saber quant és massa informació: utilitzar llenguatge simple,
transformar gràfics i taules en frases fàcils d’entendre, no
sobrecarregar la junta amb informació innecessària.
• Assegurar que els informes són actuals i correctes.
• Ensenyar la junta a identificar despeses o ingressos rellevants per
al pressupost.
15
12. Focus a la missió
15
• Recordar constantment a la junta la missió de l'organització:
evitar el focus gairebé exclusiu en temes financers o polítics, per
exemple.
• Bones pràctiques: començar i acabar la reunió anomenant la
missió; imprimir la missió en documents importants i a l'agenda
de les reunions; etc.
16
13. Treure profit de les actes
16
• Incloure el bàsic: nom de l'organització, data i hora de la reunió,
registre d'assistència, mocions presentades, breu descripció dels
debats, resultat de votacions, nom de qui s'abstenen i dissidents,
documents i informes presentats, pròxims passos a seguir, hora
de final|finalitat de la reunió, i firma del secretari i la junta
directiva.
• No entrar en detall, però tampoc no sobresimplificar.
• Distribuir les actes els dies següents a les reunions.
• Tenir en compte que les actes constitueixen documents legals.
17
14. Aprenentatges mutus
17
• Els membres de la junta poden aprendre els uns dels altres: tant
els antics com els nous.
• Noves cares = noves perspectives.
• Convidar treballadors o clients.
18
15. Crear un ambient positiu
18
• No subestimar el poder de l'humor: pot facilitar el treballar
críticament i distendre situacions conflictives.
• Un ambient de treball positiu facilita el treball en grup.
Abans
Durant
Després
Contínuament
ww
w.o
bse
rvato
rite
rcers
ect
or.
org
20
16. Fomentar la reflexió
20
• Avaluació de les reunions: són productives? són correctament
moderades? estan ben preparades/documentades?
• Fixar una autoavaluació de la junta cada 3 anys: quina és la
missió? existeix un pla estratègic? quina és l'estratègia de
finançament?
• Realitzar autoavaluacions dels membres.
Abans
Durant
Després
Contínuament
ww
w.o
bse
rvato
rite
rcers
ect
or.
org
22
17. Fomentar l'assistència
22
• Desenvolupar reunions estructurades: més efectives, propicien
l'assistència.
• Puntualitat.
• Informar de data i hora amb antelació.
• Fer seguiment dels absents sense avís.
• Establir una normativa d'assistència.
• Consultar els membres sobre la idoneïtat de dates i hores de
reunió.
23
18. Fomentar xarxes
23
• Establir pauses: oportunitat de socialitzar, enfortir llaços,
incrementar productivitat.
• Pauses: cada dos hores per a reunions llargues; tenir espai per a
poder beure i menjar; planificar dinars/sopars en grup.
24
19. Saber demanar ajut
24
• Recórrer a un consultor o mediador quan és necessari.
• Els conflictes s'han de gestionar amb eficàcia.
25
20. Fomentar una comunicació oberta
25
• Discutir els problemes que preocupen el president: fluïdesa de
comunicació amb els membres de la junta.
• Realitzar "sessions executives" freqüentment - sessions dels
membres de la junta sense el president: ajuden a construir
sentiment d'equip, propicien discussions obertes i sinceres,
s'aprèn a treballar en absència del president.
Vint idees per donar impuls a les reunions de la junta
ww
w.o
bse
rvato
rite
rcers
ect
or.
org
Font bibliogràfica: The Board Meeting Rescue Kit: 20 Ideas for Jumpstarting Your Board Meetings,
National Center for Nonprofit Boards, 2001