VISITA TÉCNICA A SONIEM - OCTUBRE 2013

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VISITA TÉCNICA DE FILAIE OCTUBRE DE 2013 FILAIE 2013 Pág. 1/12 VISITA TÉCNICA A SONIEM - OCTUBRE 2013 1. Introducción: Por encargo de FILAIE, y en conformidad a lo acordado en la reunión del Consejo Directivo realizada en Rio De Janeiro en octubre de 2012, las sociedades SCI y AIE realizarán Visitas Técnicas a las sociedades de FILAIE con el objetivo de tener una visión de primera mano de la forma en que cada sociedad realiza sus Operaciones, con el objeto de prestarles apoyo y ayudarlas a mejorar sus procesos, a través de planes de Formación y Desarrollo de la Federación. En la reunión de Bogotá en junio de 2013, el presidente de SONIEM Arturo Prieto solicitó que una de estas visitas fuera realizada a su sociedad, por lo que la segunda de estas visitas corresponde a la sociedad peruana SONIEM, que nos recibe los días 3 y 4 de Octubre en sus oficinas de Lima. 2.- Recepción y agenda. SONIEM nos recibe a través de su presidente, Pocho Prieto, y su director general, Victor Cateriano, así como por miembros de su consejo y empleados de la Sociedad. El recibimiento se produce en sus oficinas de la ciudad de Lima. Las reuniones se celebran el día 3 entre las 10 y las 17 horas, y el día 4 entre las 11 y las 14 horas. A estas reuniones asisten Tatiana Urrutia y Carlos Pastor por parte de FILAIE, así como un nutrido grupo de consejeros de la Sociedad, y técnicos de diferentes áreas, que realizan presentaciones detalladas de cada área de actividad, de acuerdo a la agenda establecida, que se recoge como “Anexo 1” a este documento. También, el día 4, entre 9 y 10.30 de la mañana, se celebra una reunión en las oficinas de INDECOPI, con la asistencia de Martín Moscoso (INDECOPI), Pocho Prieto, los consejeros de SONIEM Julie Freundt y Walter Humala, el director Victor Cateriano, la letrada Maritza Rojas y los representantes de FILAIE. 3. Contenido de la visita: La visita cubre los siguientes aspectos de la gestión de SONIEM: - La Recaudación - La Gestión Financiera - La Gestión del Repertorio y las Declaraciones de los Asociados - La Gestión de Conflictos de Declaraciones - La realización del Reparto

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Por encargo de FILAIE, y en conformidad a lo acordado en la reunión del Consejo Directivo realizada en Rio De Janeiro en octubre de 2012, las sociedades SCI y AIE realizarán Visitas Técnicas a las sociedades de FILAIE con el objetivo de tener una visión de primera mano de la forma en que cada sociedad realiza sus Operaciones, con el objeto de prestarles apoyo y ayudarlas a mejorar sus procesos, a través de planes de Formación y Desarrollo de la Federación.

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1. Introducción: Por encargo de FILAIE, y en conformidad a lo acordado en la reunión del Consejo Directivo realizada en Rio De Janeiro en octubre de 2012, las sociedades SCI y AIE realizarán Visitas Técnicas a las sociedades de FILAIE con el objetivo de tener una visión de primera mano de la forma en que cada sociedad realiza sus Operaciones, con el objeto de prestarles apoyo y ayudarlas a mejorar sus procesos, a través de planes de Formación y Desarrollo de la Federación. En la reunión de Bogotá en junio de 2013, el presidente de SONIEM Arturo Prieto solicitó que una de estas visitas fuera realizada a su sociedad, por lo que la segunda de estas visitas corresponde a la sociedad peruana SONIEM, que nos recibe los días 3 y 4 de Octubre en sus oficinas de Lima. 2.- Recepción y agenda. SONIEM nos recibe a través de su presidente, Pocho Prieto, y su director general, Victor Cateriano, así como por miembros de su consejo y empleados de la Sociedad. El recibimiento se produce en sus oficinas de la ciudad de Lima. Las reuniones se celebran el día 3 entre las 10 y las 17 horas, y el día 4 entre las 11 y las 14 horas. A estas reuniones asisten Tatiana Urrutia y Carlos Pastor por parte de FILAIE, así como un nutrido grupo de consejeros de la Sociedad, y técnicos de diferentes áreas, que realizan presentaciones detalladas de cada área de actividad, de acuerdo a la agenda establecida, que se recoge como “Anexo 1” a este documento. También, el día 4, entre 9 y 10.30 de la mañana, se celebra una reunión en las oficinas de INDECOPI, con la asistencia de Martín Moscoso (INDECOPI), Pocho Prieto, los consejeros de SONIEM Julie Freundt y Walter Humala, el director Victor Cateriano, la letrada Maritza Rojas y los representantes de FILAIE. 3. Contenido de la visita: La visita cubre los siguientes aspectos de la gestión de SONIEM:

- La Recaudación - La Gestión Financiera - La Gestión del Repertorio y las Declaraciones de los Asociados - La Gestión de Conflictos de Declaraciones - La realización del Reparto

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- Las Altas de los Asociados - Las Bajas de los Asociados - La Atención a los Asociados - La Gestión de las Reclamaciones - La Gestión de los Anticipos - El uso de los Sistemas de Información para la Gestión Financiera - El uso de los Sistemas de Información para la Gestión de Asociados y Reparto - Los proveedores de Monitoreo - La Gestión Internacional - Las Actividades Asistenciales

Todas estas áreas son desarrolladas y explicadas en las sucesivas presentaciones realizadas por los miembros de SONIEM a lo largo de los dos días de reuniones. El resultado de la Visita Técnica se refleja en este informe. Como documentación adicional a este informe se incluyen las presentaciones realizadas por el equipo de SONIEM durante las dos jornadas. Estas presentaciones aparecen referidas en este documento como “Anexos”, y en cada caso amplían los contenidos referenciados en diferentes capítulos. Sugerimos la revisión de estas presentaciones para poder tener una visión completa de los procesos implementados por esta Sociedad. El informe se presentará preliminarmente a la sociedad, y más tarde a la FILAIE. 4. Introducción a la reunión: Perú cuenta a día de hoy con una población ligeramente por debajo de 30 millones de habitantes (29,9 de acuerdo al censo de 2012), de los que 9,4 millones viven en el área metropolitana de Lima. Perú es a día de hoy una “economía emergente”, con índices de crecimiento sostenidos en los últimos años, y que se prevén del 6,2% para el 2014, siendo en este momento el país que más crece de toda América Latina. En este contexto nace SONIEM en 2011, como la nueva sociedad de gestión de intérpretes que procede de la separación de los colectivos (músicos y actores) de la extinta ANAIE. Inicia sus operaciones el 1 de enero de 2012, con lo que cuenta, en el momento de la realización de este informe, con 21 meses de andadura. 5.- Sobre la Sociedad SONIEM SONIEM cuenta con un equipo técnico de 14 empleados, y con un Consejo compuesto por 8 miembros, más tres personas que componen su Comité de Vigilancia, nombrado por la Asamblea. Pocho Prieto preside el Consejo como presidente de la entidad, Juan Fernández Bejarano preside el Comité de Vigilancia y Victor Cateriano es el director general de la misma, al cargo del equipo técnico, y reportando al Consejo.

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La sociedad prepara un curso de formación de directivos, denominado “política de formación para directivos”, para el que solicita la colaboración de FILAIE. Considera que esta formación es necesaria para el mejor desempeño de estos cargos, que a priori no tienen por qué contar con el suficiente conocimiento cuando se unen a la sociedad. SONIEM tiene su sede en una oficina en alquiler en la zona norte de la ciudad de Lima, con unas dimensiones acordes a su equipo actual, que transmite la sensación de orden y limpieza. La planta baja se destina a la atención de los asociados y a las operaciones de la sociedad, y en la planta primera se ubican la presidencia, la dirección general, asesoría jurídica, y es donde tienen lugar las actividades del Consejo. En la planta segunda se ubica el Comité de Vigilancia. Esta división “espacial” de las tareas va alineada con el concepto que SONIEM maneja de la separación de roles diferenciados para el equipo técnico y el Consejo. SONIEM ha contado con gran participación en las asambleas celebradas, que ha sido muy numerosa. Los asuntos llevados a la asamblea de SONIEM han sido aprobados hasta la fecha por unanimidad. SONIEM ha incrementado el número de sus asociados de manera importante desde el inicio de sus actividades, pasando de 600 a 1200 asociados aproximadamente en ese plazo. Actualmente, la tendencia de incorporación de asociados en la sociedad va en aumento. SONIEM tiene interés en velar por los intereses de la música a nivel de todo el territorio nacional, y no solamente en el territorio metropolitano de Lima, que es una zona más “internacional” en lo que al uso de la música se refiere. 6.- La recaudación. La recaudación realizada en Perú corresponde al derecho de Comunicación Pública de Fonogramas solamente. La ley Peruana también contempla la gestión de la Copia Privada desde 2004, pero desde el año 2009 no se está recaudando este derecho. La recaudación de SONIEM en 2012 fue de 2,1 millones de USD. La sociedad UNIMPRO, que representa a los productores peruanos, realiza a día de hoy la recaudación de las regalías en nombre propio y en el de SONIEM, en virtud a la decisión 351 de la CAN (Comunidad Andina de Naciones). SONIEM se manifiesta en desacuerdo con este sistema de recaudación por diversas razones, y que a día de hoy suponen la existencia de un conflicto entre ambas sociedades. UNIMPRO reparte los derechos que recauda entre SONIEM y UNIMPRO. UNIMPRO aplica descuentos por gestión administrativa a la recaudación bruta. La aplicación de estos

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descuentos y la naturaleza de los mismos es uno de los motivos de discrepancia entre ambas sociedades actualmente. SONIEM explica en esta visita técnica que en relación a esta situación, persigue los siguientes objetivos:

- Buscar la participación en la política y gastos asociados a la recaudación, que actualmente ejerce UNIMPRO de forma individual.

- Participar en la elaboración y aprobación del tarifario. - Extender la gestión de la recaudación a todo el territorio de Perú.

Ante la existencia del conflicto previamente descrito, en el transcurso de esta Visita Técnica el consejo de SONIEM ha solicitado a los representantes de FILAIE, que FILAIE colabore para propiciar el acuerdo entre SONIEM y UNIMPRO. SONIEM ha propuesto en INDECOPI un proyecto conjunto de ventanilla única. El nombre del proyecto es USOPERU. La vocación de USOPERU es impulsar la cohesión de la gestión colectiva. El nombre de USOPERU viene de Unión de Sociedades Peruanas. 7.- Gestión de la Documentación: Desde el comienzo de sus operaciones, la sociedad está inmersa en un proceso largo de depuración de la Documentación, denominada por ellos “revisión y depuración de data”. Para SONIEM, el término “data” se refiere a la información de repertorio de todos los músicos en sus diferentes modalidades (Intérpretes, Ejecutantes o Directores de Grabación) que han intervenido en cada una de las grabaciones que la sociedad gestiona. Este proceso de “revisión y depuración de data” tiene dos actividades diferenciadas:

- Revisar y completar la información heredada de ANAIE, que se ha demostrado incompleta y/o imprecisa.

- Incorporar la información de las nuevas declaraciones de los asociados. Para ambas actividades, SONIEM ha creado un formulario físico (en papel), que los asociados deben cumplimentar y firmar como único modo válido de declaración de su repertorio. Este formulario se acompaña como “Anexo 11” a este informe. En el acto de la declaración, los asociados deben acompañar el formulario anterior con una copia de los Créditos de la Grabación de demuestren su participación en la misma. Una vez que la sociedad recibe una declaración de un asociado mediante el proceso descrito previamente, esta es revisada inicialmente por el equipo de atención al asociado, y enviada después a la Comisión de Admisión, que es la que en último término la acepta. Una vez aceptada por la Comisión, la información es incorporada en los sistemas de

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información de SONIEM. Después la declaración se imprime de nuevo en papel para que el asociado la firme, considerándose de este modo que el proceso ha sido completado y la información es veraz. De manera excepcional, cuando los créditos solicitados no existen, o no mencionan al asociado que realiza la declaración, SONIEM acepta como válida la declaración jurada del intérprete, o del Director de Grabación, o de los otros músicos participantes en esa grabación. También se trata de forma excepcional la declaración de músicos representativos que no disponen y/o no pueden conseguir este tipo de Créditos. El equipo de Atención al Asociado ha mostrado en la visita ejemplos de las declaraciones realizadas por los asociados, donde se conservan juntos tanto el documento de declaración como los créditos, estando toda esta información “indexada” por número de asociado, siendo muy sencilla su localización inmediata para cualquier revisión que se necesite. Toda esta información se conserva físicamente en la planta baja de SONIEM, en la zona de Atención al Asociado. A ese archivo de información por asociado se le denomina “file”. La data que la sociedad pretende completar, y que corresponde al repertorio local peruano existente, contiene aproximadamente 120.000 registros: 1200 músicos por 100 registros por músico. SONIEM a día de hoy tiene unas 60.000 canciones registradas “en verde”, es decir, que han sido validadas. Por tanto, queda un trabajo pendiente aproximadamente igual al ya realizado. Es posible encontrar información más extensa sobre el proceso de gestión de repertorio y las declaraciones de los asociados en el “Anexo 3”. 7.- El Reparto: El reparto es realizado por el área de Operaciones de la sociedad. Las normas de reparto están disponibles en la web de SONIEM. Adicionalmente, el “Anexo 5” provee información detallada sobre el proceso de reparto. El reparto, que ya ha sido implementado por SONIEM, y puesto en práctica en una ocasión, se realiza basado la información de la “data” y en el uso efectivo de la música en radios, mediante el monitoreo realizado por la empresa peruana Dial. SONIEM a día de hoy no dispone de información de uso en locales permanentes (discotecas, bares, karaokes, etc.) por lo que esta información no está siendo usada para la realización del reparto. SONIEM destina el 75% de su cantidad total puesta a reparto a la “Comunicación Publica” y el 25% al reparto por “Compensación”.

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El reparto por Comunicación Pública se realiza en base al uso efectivo de la música monitoreada en radios, ponderada por “tocadas”, que es provista por la empresa Dial. En primera instancia, el reparto se realiza por grabación, en proporción directa al número de tocadas. Después, las cantidades de cada grabación se dividen en las proporciones 60%-40% para intérpretes y ejecutantes. Si la grabación tiene declarada la figura del Director de Grabación, éste recibe una proporción del 8 a 16%, que se detrae del 60% del interprete, y que depende del número de ejecutantes declarados. Nunca el 40% de la parte de ejecutantes se ve afectado. El 40% correspondiente a ejecutantes se reparte en partes iguales entre las “ejecuciones”. SONIEM diferencia ejecutantes de ejecuciones, siendo la segunda en función del número de instrumentos que un ejecutante usa en una grabación. El resultado final del reparto se plasma en una liquidación en papel, que SONIEM facilita a sus asociados. El Reparto por Compensación se realiza basado en “índices” calculados para cada asociado: Son el índice de productividad (número de canciones grabadas por el asociado), el índice de éxito o popularidad, índice de casos especiales, e índice de permanencia artística (más de 10 años en activo). Se prevé que este tipo de reparto tenga caducidad en el tiempo, cuando el nivel de penetración de la recaudación en el país aumente, y la información del monitoreo sea más completa y perfecta. SONIEM está obligada a retener impuestos en el momento de la liquidación de los repartos (5% por ley). Como herramienta de gestión, SONIEM utiliza la denominada “partida de nacimiento de la canción”, que es un informe donde se reflejan de forma conjunta los datos de la canción y de los músicos que la han declarado, siendo ellos asociados o no, y habiendo declarado o no la canción. Esta partida de nacimiento cuenta con un código de colores que hace más sencilla la interpretación de la misma. Del informe anterior deriva la actividad desarrollada por la sociedad para la “captación de asociados”, que consiste en la búsqueda de aquellos músicos que no son asociados, o si lo son, que no han declarado la canción, con la intención de que se asocien a SONIEM y procedan a declarar las canciones pendientes, en aras a conseguir repartos más equitativos y completos. La sociedad realiza reservas económicas tras los repartos para las canciones no identificadas, y también para los músicos que no son asociados, o no han declarado la canción.

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Como nota adicional, SONIEM explica que en el primer reparto realizado, que fue liquidado por ANAIE, se llevó a cabo un simulacro de la gestión del reparto tras el mismo, para asegurarse de solventar los posibles errores a priori, y para prever los cuellos de botella que se pudiese originar en la recepción del edificio, en la atención a los asociados, el tiempo de impresión, etc., como consecuencia de la afluencia de público a la sede. Este simulacro sirvió a SONIEM para corregir a priori la forma de proceder, y mejorar determinados procesos. 8.- La Atención a los Asociados Se presta desde la planta baja de la sede de la sociedad, mediante el equipo propio de SONIEM. Las actividades de atención a los asociados incluyen desde la admisión hasta la realización de las declaraciones de repertorio, el pago de los derechos, y cualquier otra actividad relacionada con el asociado. Las obligaciones de los asociados se reflejan en los estatutos y en el contrato de gestión que el asociado firma en su alta. La declaración de repertorio exige copia de los créditos de la obra inicial. Se recibe y se trata la información de declaración y su tratamiento. Además, el equipo de atención a los asociados se encarga de derivar a otras áreas para la gestión del asociado, dependiendo de cada necesidad. El “Anexo 7” versa sobre la atención a los asociados. 9.- Las Altas de los Asociados La sociedad SONIEM recibe las solicitudes de alta de los posibles asociados a través de una solicitud que éstos cumplimentan. Para que un músico pueda solicitar el alta, debe cumplir previamente unos requisitos que la sociedad establece en sus normas. Algunos de ellos se mencionan más adelante. La Comisión de Admisión supervisa todas las solicitudes de alta antes de producirse, y finalmente es el Consejo Directivo quien aprueba dichas altas. SONIEM cobra a los nuevos asociados un derecho de adhesión único, por valor de 50 soles. El asociado firma en el libro padrón cuando el alta se produce. El proceso de alta supone también que el nuevo asociado debe firmar del contrato de gestión de la sociedad. Los contratos que vinculan a asociado y sociedad son por tres años, y con renovación automática.

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Es importante mencionar que los asociados que ya estaban afiliados a la anterior sociedad ANAIE han tenido que afiliarse a SONIEM, tras la extinción de la primera. Por tanto, todos ellos han pasado por el trámite de renuncia a ANAIE, y posterior adhesión a SONIEM. Una de las condiciones que SONIEM pone para aceptar la adhesión de músicos a la sociedad es que tengan al menos 5 años de residencia en el país, para ser “asociado”. Puede ser “administrado” sin haber residido 5 años, pero en cualquier caso debe tener residencia en Perú. 10.- Las Bajas de los Asociados Están previstas las bajas en la sociedad en los supuestos siguientes: Cuando hay renuncia irrevocable por parte del asociado: En este caso, la solicitud de renuncia pasa por el consejo de la sociedad. La vinculación del asociado a la sociedad permanece hasta la terminación del contrato. No se ha producido ningún caso de este tipo hasta el momento. Cuando hay una cesión de sus derechos: En ese caso, la titularidad del asociado pasa del asociado al cesionario. Cuando hay muerte: Los derechohabientes adquieren la calidad de asociados, y el derecho de cobro futuro. La información de éstos es verificada por el área legal y la sociedad establece normas específicas que deben cumplir para acreditar tal condición. Los derechohabientes entran en la sociedad como asociados administrados. Por expulsión: Para ello, debe haber una sentencia por delito doloso en agravio de la sociedad.

11.- La Gestión de las Reclamaciones Las reclamaciones que SONIEM gestiona, recogidas en el “Anexo 4”, tienen que ver con la realización de los repartos. No se gestionan en este momento ningún otro tipo de reclamaciones. Estas reclamaciones son presentadas por los asociados por carta. Tras su recepción, la sociedad revisa el repertorio y las acreditaciones, revisa el monitoreo, y el resultado del reparto. Si no es procedente, se les informa. Si procedente se recalcula y se le abona la diferencia correspondiente al asociado inmediatamente. Se han producido unas 20 reclamaciones en el reparto anterior del año 2012; aproximadamente 8 han sido procedentes.

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En ocasiones la reclamación se debe a que los asociados no habían declarado todo su repertorio en la sociedad, o consideraban que el reparto implicaba el cobro de todo lo declarado (independientemente de que fuese usado). En ocasiones los asociados habían entendido que cobrarían por lo interpretado en directo. Por el reglamento se establece un tiempo máximo de 5 días para responder. 12.- La Gestión de los Anticipos La sociedad gestiona la concesión de anticipos, y utiliza para este concepto el término “adelanto de regalías”. El “Anexo 10” recoge la gestión de los anticipos. SONIEM gestionó 92 anticipos en el año 2012. En 2013 se han gestionado un total de 175.000 soles a fecha de septiembre. Para el cálculo de la cantidad que corresponde en este concepto, se utiliza información de los repartos previos, y el cálculo de la cantidad que corresponderá en el siguiente reparto. Como regla, la sociedad asigna hasta un 50% de la cantidad que corresponderá al asociado en el siguiente reparto, pero hay excepciones a esta regla. Los anticipos se cargan y se descuentan contra la recaudación disponible en el periodo de reparto. Existe un “informe técnico”, que se elabora por el equipo de SONIEM, y que sirve a la toma de decisión sobre la concesión de cada anticipo. 13.- El uso de los Sistemas de Información para la Gestión Financiera Tenemos ocasión de ver el sistema de información que utiliza SONIEM para la gestión financiera, a través de la presentación que se adjunta a este documento como “Anexo 8”. Vemos las fuentes de información, nos muestran la integración del resultado de la liquidación de derechos (reparto) con el sistema contable. Nos muestran la solución que se ha dado al concepto de “cuenta corriente del asociado”. El sistema informático contable se llama “CONCAR”. La integración entre el sistema de reparto de derechos y el sistema contable se ha realizado internamente en la casa. La información de la cuenta corriente del asociado, que actualmente está disponible en CONCAR, estará disponible en la interfase web para asociados en el futuro. En la reunión tenemos la oportunidad de ver el soporte estatutario a la gestión financiera que realiza la sociedad, su periodo anual, presupuesto, y los procesos de presentación de balance y su plazo, las auditorías que se ven afectadas, el reporte a INDECOPI y la publicación en un diario oficial.

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SONIEM ejecutó un 17,52% de gastos administrativos (descuento de administración) en 2012, siendo el tope aceptado por ley y estatutos del 30%. El descuento de administración previsto para el 2013 es del 23%. Este incremento respecto a 2012 se debe al crecimiento de la plantilla, y la caída prevista de recaudación para 2013 por parte de UNIMPRO. Vemos la cascada de gastos aplicados:

El aplicado sobre la recaudación por parte de UNIMPRO. El descuento de administración, que se prevé del 23% en 2013. Las actividades socioculturales, del 10% sobre la recaudación neta. Hasta el 10% de la recaudación bruta, previsto para adquisición de activos.

14.- El uso de los Sistemas de Información para la Gestión de Asociados y Reparto: Se dispone actualmente de la versión 1 de esta aplicación, y por tanto no es definitiva. Su desarrollo se ha realizado de forma interna en la casa. El desarrollo ha sido realizado en un plazo de 6 meses. Tenemos ocasión de ver el proceso de verificación y validación del repertorio. Vemos las diferentes excepciones y cómo se controlan y se resuelven, utilizando para ello como ayuda el sistema de información. 15.- La Gestión Internacional SONIEM ha suscrito un acuerdo de reciprocidad con AIE, y está en negociaciones de acuerdos del mismo tipo con ABAIEM, SCI, AIE Costa Rica, y en proyecto con AADI y con ANDI. SONIEM ha suscrito un Convenio con AIE para la representación de sus asociados en otros territorios. Están en la disposición de liquidar las cantidades que quedaron pendientes de ANAIE para liquidar con las sociedades con las que ANAIE tenía acuerdos del tipo A y está pendiente de implementar la reciprocidad regular, empezando en breve. 16.- Las Actividades Asistenciales SONIEM presenta el contenido de sus actividades asistenciales en una presentación, que se adjunta como “Anexo 9”. Las actividades asistenciales de la sociedad se nutren de un 10% de la recaudación neta, e incluyen:

- Ayudas ordinarias.

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- Ayudas extraordinarias (médicas, sociales y culturales). - Programas institucionales.

La actividad asistencial es gestionada por la directiva Rossy Guerra. Esta gestión está muy orientada a las ayudas asistenciales. La vigilancia de que las ayudas realmente están justificadas y bien empleadas corresponde al Comité de Vigilancia. Toda la actividad asistencial de la sociedad es además auditada de forma externa. La sociedad comunica a la autoridad nacional (INDECOPI) que la auditoría ha sido realizada y el resultado de la misma. 17.- Otros La sociedad tiene en proyecto la implementación de encuestas a asociados y la emisión del carnet de la sociedad, en tarjeta magnética, y que facilitará la tarea la transferencia bancaria tras los repartos. 18.- Comentarios y Recomendaciones finales por parte de FILAIE Comentarios: En primer lugar debemos reconocer y agradecer el trato excelente y la perfecta preparación de la reunión realizada por SONIEM, basada en presentaciones detalladas, y en la participación de un buen número de personas del Consejo y del equipo administrativo en las mismas. Contamos además con una agenda bien elaborada y completa, aunque apretada por el volumen de información revisado en ella. Sorprende ver el volumen de trabajo realizado en el plazo de tan solo 21 meses, que ha “estructurado” las operaciones de la sociedad oportunamente, de forma que todas las tareas “esenciales” que una sociedad de gestión debe realizar ya tienen cabida en los procesos definidos y ya puestos en práctica. En cuanto al registro de repertorio y declaraciones, SONIEM está realizando una buena tarea para conseguir registrar, en un plazo temporal no cuantificable aún, todo su repertorio histórico y actual, junto con las declaraciones y las justificaciones de las mismas, que permita realizar los repartos con buenos grados de precisión. Creemos que el procedimiento puesto en práctica, que concluye con la grabación del repertorio de los socios en sus sistemas de información, es simple, pero a la vez robusto y de calidad, y supondrá en el futuro, si se sigue realizando de esta manera, una base importante para las operaciones y los repartos que la sociedad lleve a cabo en años sucesivos. Vemos que en un plazo corto se ha hecho un gran trabajo para la estructuración de la información contable, y para su integración con el sistema de gestión de repartos.

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Independientemente de las cuestiones a completar, en el futuro, creemos que la “cadena de producción” informática está ya implementada desde el reparto hasta su reflejo contable. Recomendaciones: Habiéndose implementado un buen sistema de declaración de “data” en papel, sugerimos que SONIEM prevea la necesidad de evolucionar a un sistema de declaración basado en internet, que será imprescindible cuando el número de asociados, y sus declaraciones, aumenten en el futuro. No vemos que sea necesario hoy, pero sin duda lo será en un plazo más o menos corto, dependiendo del índice de crecimiento que la sociedad tenga. Entendemos que disponer del archivo físico de declaraciones en las mismas oficinas de SONIEM da una gran flexibilidad en la gestión de esta información para comprobaciones y correcciones, pero por otro lado supone poner en riesgo este “activo” tan importante como son los documentos cumplimentados y firmados por los asociados. Existen experiencias en otras sociedades donde la documentación física se almacena en ubicaciones remotas protegidas, y es digitalizada para que esté inmediatamente disponible. No creemos que sea una tarea urgente ahora, pero sí debe ser prevista para futuro para evitar este riesgo latente. Creemos que es importante disponer de monitoreos de salas para completar la precisión de los repartos, ya que es demostrado que la música emitida en radios comerciales no tiene por qué coincidir con la música usada en salas. A día de hoy existen métodos y tecnologías de sondeos de este tipo de información que funcionan con éxito en diferentes países. La sociedad, en la medida que se incorpore a las tareas de reciprocidad, deberá dotarse de medios para poder intercambiar información con otras sociedades. En nuestra visita no hemos tenido ocasión de revisar la forma de proceder en este sentido por parte de SONIEM, ya que la reciprocidad se limita en este momento a AIE. Sugerimos que, al igual que ya lo ha hecho en otros procesos, SONIEM prepare sus procesos y sistemas de información para este fin. Tatiana Urrutia y Carlos Pastor SCI y AIE respectivamente