SECRETARIA DE PLANEACION MUNICIPAL- GRUPO ADMINISTRACION DEL SISBEN.

INFORME DE GESTION GRUPO ADMISTRACION DEL SISBEN

LEIDY JOHANNA RODRIGUEZ VERA

DIRECTORA

PERIODO: 2012 A 30 DE SEPTIEMBRE DE 2015

ALCALDIA DE IBAGUE, CAMINO A LA SEGURIDAD HUMANA

1. BASE CERTIFICADA POR EL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN: 2012 a 18 DE SEPTIEMBRE DE 2015

Corresponden a la base de datos que reporta el Departamento Nacional de Planeación (DPN) validada de la demanda del municipio de Ibagué incluida en la base de datos correspondiente a Sisben III, en los años 2012, 2013,2014 a 18 de Septiembre del 2015

A continuación se exponen las siguientes cifras:

TABLA 1

1.1 CALIFICACION POR EL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION

Calificación reportada por el Departamento Nacional de Planeación, año 2013 y 2014 y puesto municipio.

CALIFICACION PARA EL MUNICIPIO

RESULTADOS MUNICIPIO DE IBAGUE

N. PUESTO

Año 2013 96.8% 22Año 2014 98.1% 23

TABLA: 2

La anterior tabla muestra el aumento en el cumplimiento de Oportunidad en el envío de la información, Fichas sisben glosadas por calidad en la última base certificada, Documentos números de identificación de baja calidad, Documentos y números de identificación repetidos al interior del municipio, Actualización de las fichas durante los seis meses anteriores al último corte.

AÑOS

POBLACION BENEFICIADA

AÑO2012

POBLACION BENEFICIADA

AÑO2013

POBLACION BENEFICIADA

AÑO2014

POBLACION BENEFICIADA

AÑO2015

PERSONAS 352.171 357.206 368.258 359.678HOGARES 99.525 101.820 105.146 101.120

2. INFORME ATENCION EN VENTANILLAS AÑOS 2012,2013, 2014, 2015 (PRIMER TRIMESTRE)SOLICITUD

ES DE RADICADA

S AÑO 2012

SOLICITUDES

REALIZADAS

AÑO 2012

SOLICITUDES DE

RADICADAS AÑO

2013

SOLICITUDES

REALIZADAS

AÑO 2013

SOLICITUDES DE

RADICADAS AÑO 2014

SOLICITUDES

REALIZADAS

AÑO 2014

SOLICITUDES DE

RADICADAS AÑO

2015

SOLICITUDES

REALIZADAS

AÑO 201530.536 30.375 41.212 38.740 36.378 35.286 26.166 25.668

EFECTIVIDAD99%

EFECTIVIDAD94%

EFECTIVIDAD97%

EFECTIVIDAD98%

TABLA: 3

ANALISIS DE LA INFORMACION:Se observa en la tabla 2: la información de las solicitudes radicadas en ventanilla vs las solicitudes realizadas con una efectividad en el año 2012 del 99%, en el año 2013 94%, en el año 2014 97% y en el año 2015 a 30 septiembre una efectividad del

3. SISBEN EN SU COMUNASISBEN EN SU

COMUNA

PROGRAMADAS

AÑO 2012

SISBEN EN SU

COMUNA REALIZA

DAS AÑO 2012

SISBEN EN SU

COMUNA PROGRAMADAS AÑO

2013

SISBEN EN SU

COMUNA REALIZADAS AÑO

2013

SISBEN EN SU

COMUNA PROGRAM

ADAS AÑO 2014

SISBEN EN SU

COMUNA REALIZADAS AÑO 2014

SISBEN EN SU

COMUNA PROGRAMADAS AÑO

2015

SISBEN EN SU

COMUNA REALIZADAS AÑO 2015

13 11 13 16 13 15 13 36 Tabla: 4

Se evidencia según la tabla 3 el cumplimiento de la programación de Sisben en su comuna en los años 2012, 2013, 2014 y primer trimestre de 2015. Con una población beneficiada 1.772 del año 2012 a primer trimestre de 2015

3.1 POBLACION BENEFICIADA SISBEN EN SU COMUNA

AÑO 2012 AÑO 2013 AÑO 2014 ENERO A 30 DE SEPTIEMBRE 2015

POBLACION BENEFICIADA POBLACION BENEFICIADA

POBLACION BENEFICIADA

POBLACION BENEFICIADA

714 405 568 1.118TABLA:5Fuente de información: oficina grupo sisben

3.2 SISBEN EN SU CORREGIMIENTOSISBEN EN SU

CORREGIMIENTO PROGRAMADAS

AÑO 2012

SISBEN EN SU

CORREGIMIENTOS

REALIZADAS AÑO 2012

SISBEN EN SU

CORREGIMIENTO

PROGRAMAD

AS AÑO 2013

SISBEN EN SU

CORREGIMIENTOS REALIZADAS AÑO

2013

SISBEN EN SU

CORREGIMIENTO

PROGRAMADAS AÑO

2014

SISBEN EN SU

CORREGIMIENTOS

REALIZADAS AÑO 2014

SISBEN EN SU CORREGIMIEN

TO PROGRAMADA

S AÑO 2015

SISBEN EN SU

CORREGIMIENTO

S REALIZA

DAS ENERO A 30 DE SEPTIEMBRE 2015

8 5 8 6 6 6 8 8Tabla: 6

Se evidencia según la tabla 4 el cumplimiento de la programación de Sisben en su corregimiento en los años 2012, 2013, 2014 y primer trimestre de 2015. Con una población beneficiada 542 personas del año 2012 a 30 de septiembre de 2015.

3.3 POBLACION BENEFICIADA SISBEN EN SU CORREGIMIENTO

AÑO 2012 AÑO 2013 AÑO 2014 ENERO A 30 DE SEPTIEMBRE

2015POBLACION BENEFICIADA POBLACION

BENEFICIADAPOBLACION

BENEFICIADAPOBLACION

BENEFICIADA165 206 115 156

TABLA: 7 Fuente de información: oficina grupo sisben

3.4 JORNADAS DE SENSIBILIZACIONJORNADA

S DE SENSIBILIZACION PROGRAMADAS 2012

JORNADAS DE

SENSIBILIZACION

REALIZADAS 2012

JORNADAS DE

SENSIBILIZACION

PROGRAMADAS 2013

JORNADAS DE

SENSIBILIZACION

REALIZADAS 2013

JORNADAS DE

SENSIBILIZACION

PROGRAMADAS 2014

JORNADAS DE

SENSIBILIZACION

REALIZADAS 2014

JORNADAS DE

SENSIBILIZACION

PROGRAMADAS 2015

JORNADAS DE SENSIBILIZACI

ON REALIZADAS ENERO A 30

DE SEPTIEMBRE

2015

26 60 26 27 26 28 28 46

Tabla: 8 Fuente de información: oficina grupo sisben

Se evidencia según la tabla 5 que se realizaron del año 2012 a 31 de marzo de 2015, 121 jornadas de sensibilización, con una población beneficiada 4.412 del año 2012 a primer trimestre de 2015.

3.5 POBLACION BENEFICIADA JORNADAS DE SENSIBILIZACION

AÑO 2012 AÑO 2013 AÑO 2014 ENERO A 30 DE SEPTIEMBRE

2015POBLACION BENEFICIADA POBLACION

BENEFICIADAPOBLACION

BENEFICIADAPOBLACION

BENEFICIADA2.179 1.086 994 1.333

TABLA: 9 Fuente de información: oficina grupo sisben

4. TIEMPOS DE RESPUESTA A PROCESOS RADICADOS EN LA OFICINA DEL SISBEN AÑOS 2012, 2013,2014, 30 DE SEPTIEMBRE 2015

SOLICITUDAÑO 2012 AÑO 2013 AÑO 2014 AÑO 2015

ACTUALIZACION DE DATOS Y CORRECCION DE INFORMACION

3 DIAS 3 DIAS 3 DIAS 3 DIA

RETIROS (HOGAR, FICHA, PERSONA)

5 DIAS 5 DIAS 3 DIAS 3 DIA

INCLUSIONES 3 DIAS 3 DIAS 3 DIAS 3 DIA

ENCUESTAS 20 DIAS 20 DIAS 20 DIAS 15 DIAS

Tabla 10: Fuente de información: oficina grupo sisben

Se evidencia según la tabla 7 la disminución en tiempos de respuesta a las RETIROS (HOGAR, FICHA, PERSONA) de 5 días a 3 días, E INCLUSIONES solicitudes de ACTUALIZACION DE DATOS Y CORRECCION DE INFORMACION se sostiene el tiempo de respuesta en 3 días y las solicitudes de encuestas disminuyo el tiempo de respuesta de 20 días a 15 días hábiles.

Se evidencia según la tabla 7 la disminución en tiempos de respuesta a las RETIROS (HOGAR, FICHA, PERSONA) de 5 días a 3 días, E INCLUSIONES solicitudes de ACTUALIZACION DE DATOS Y CORRECCION DE

INFORMACION se sostiene el tiempo de respuesta en 3 días y las solicitudes de encuestas disminuyo el tiempo de respuesta de 20 días a 15 días hábiles.

5. Avance Plan Indicativo a 30 de Septiembre de 2015

5.1 Creación de 5 Centros de Atención del Sisben en puntos estratégicos de la ciudad.

Meta Indicador 1

META PARA EL AÑO 2014 5

META ALCANZADA 4

Hospital Del Sur: Comuna 12 Secretaria De Salud: Comuna 9 Centro Integral Comunitario del Barrió La Cima Comuna 8 Punto Móvil.

POBLACION BENEFICIADA PUNTOS DE DESCONCENTRACION

5.2. Realizar 28 campañas de sensibilización.

Se cumplió y superó la meta, pero se continúan programando y realizando todas las jornadas de sensibilización que la comunidad solicite, por toda la ciudad en las diferentes comunas y corregimientos del municipio.

5.3. Incluir al 100% de la población en la base de datos del sisben que lo solicite.

Fuente: Grupo SISBEN

6. Avance Plan de Acción a 31 de Agosto de 2015

PRINCIPALES ACTIVIDADES CANT.31 AGOSTO de 2015

1) Censo Realizados por demanda, solicitudes vigencia 2015:

Encuesta por primera vez

Encuesta por Cambio de Domicilio

Encuesta por Inconformidad de

Encuesta por traslado de Municipio

95%

98.95%

2) Jornadas de Sensibilización con la comunidad (28 jornadas)

28

41

3) Jornadas Sisben en su Comuna (13 jornadas)13

32

4) Jornadas Sisben en su Corregimiento (8 Jornadas)

8

7

5) Actualización Base de datos Sisben III100%

100%

6) Jornadas de Depuración Base de datos (4 jornadas)

4

4

7) Gestion Inventario fichas archivo Sisben III100%

100%

8) Gestion Inventario fichas archivo Sisben II50%

39,93%

9) Reuniones comité técnico (3 Reuniones)3

2

10) Verificaciones de campo encuesta nueva 480

FEN213

11) Auditorias tiempos de respuesta de las solicitudes

360

245

12) Auditorias comparación ficha física con ficha virtual

360

240

13) Atención al Usuario Puntos de desconcentración

5

4

14) Orientación usuarios SISBEN800

2001

Información reportada a 31 de Agosto 2015

Actividad 1:

Actividad 2:

Actividad 3:

Actividad 4:

Actividad 5:

Actividad: 6

Actividad: 7

Actividad: 8

Actividad 9:

Actividad 10:

Actividad 11:

Actividad 12:

Actividad 13:

Actividad 14:

7. INDICADORES ATENCIÓN AL PÚBLICO:

Este es el nuevo formato que se está aplicando en todas las dependencias que realizan atención al público, en este momento se encuentran realizando una prueba piloto, con este nuevo formato que fue pre aprobado por el comité de gestión documental, para el cual ya se le realizaron algunos cambios y sugerencias.

Resultados de la prueba piloto Junio y Julio de 2015 con los siguientes datos:

Fuente: Grupo SISBEN – Junio 2015.

Fuente: Grupo SISBEN – Julio 2015.

8. INFORME DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS RECLAMOS ENERO A 30 DE SEPTIEMBRE DE 2015

Todos los procesos de radicación interna y externa de correspondencia se encuentran al día en el Grupo Administración del Sisben, cumpliendo con los términos de respuesta y con el escaneo de la documentación.

9. ARCHIVO SISBEN III (Archivo de Gestión)

El archivo de gestión con documentación activa es donde reposan las fichas de

clasificación socioeconómicas desde el barrido realizado el año 2009 por mandato

del Departamento Nacional de Planeación hasta las encuestas realizadas a la

fecha, conforma a la Tabla de Retención Documental aprobada en la Alcaldía de

Ibagué para el Grupo de Administración del Sisben en el año 2013.

Reporta los siguientes Baches: Es decir que las fichas registradas a

continuación no fueron utilizadas en el Barrido Sisben III año 2009.

Igualmente se está cruzando la información física de la ficha de clasificación

socioeconómica con la información en el formato de inventario documental

levantado entre 2013 y 2014.

INVENTARIO FICHAS SOCIECONOMICAS SISBEN III 2012 A 31 DE MARZO DE 2015 inventario realizado por Germán Fandiño CortesRango inicial Rango final Cantidad Observación

85468 86541 1074 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III86543 86794 252 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III97373 97374 2 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III97390 97866 477 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III97929 98198 270 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III

150018 150046 29 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III150077 150102 26 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III150111 150227 117 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III150251 150361 111 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III150374 150464 91 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III150505 150975 471 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III150992 151019 28 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III151021 151086 66 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III151132 151140 9 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III151455 151590 136 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III

151781 152008 228 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III152020 152301 282 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III152339 152371 33 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III152464 152523 60 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III154273 154333 61 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III154335 154366 32 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III154370 154487 118 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III154498 154536 39 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III154539 154541 3 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III154546 154797 252 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III155643 155763 121 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III155765 155903 139 NO FUERON UTILIZADOS X BARRIDO SISBEN III

Total 4.527 Reporte Generado por: Germán Fandiño, contratista

9.1 ARCHIVO SISBEN II

A partir del 2003 el Departamento Nacional de Planeación DNP inicia la implementación de la segunda versión del Sisbén (SISBÉN II), para aplicación en los entes territoriales del orden municipal, generándose la producción de Fichas de Clasificación Socioeconómica con sus soportes, como archivo de gestión para el periodo 2004-2009.

Se inicia una intervención física a la documentación en el año 2012 y posteriormente se ajusta el proceso de organización documental en septiembre de 2014 al asumir el cargo de Directora del Grupo Administración del Sisben.

Atendiendo los lineamientos del Profesional Universitario de la Alcaldía de Ibagué para la Gestión Documental, Luzmila Carvajal, a fin de preparar esta documentación para la transferencia documental primaria al Archivo Central, se procede a verificar el orden consecutivo de las Fichas y a su ubicación exacta en la caja de archivo como unidad de almacenamiento definitivo, desde la ficha 1 a la ficha número 229.111 con sus respectivos soportes.

Paralelamente se inicia el proceso de levantamiento del inventario documental y su inclusión en el formato único de inventario documental implementado por el Archivo General de la Nación y adoptado por la Alcaldía de Ibagué en su Manual de Archivo, una vez se iba reportando la finalización del trabajo físico de identificación, organización y descripción documental de cada caja con sus sobres.

Para la presente actividad de la gestión de Inventario de las fichas socioeconómicas del archivo Sisben II, se tiene una meta de cumplimiento del 50% para el año 2015, a 30 de septiembre se cumplió con el 42,865%.

La metodología de trabajo establecida para lograr la meta de cumplimiento consiste en ubicar en cajas de archivo inactivo X-200 un promedio de 200 sobres conforme al consecutivo ascendente de ficha, foliar, restaurar documentación rasgada, expurgar los documentos para eliminar elementos con ganchos de cosedora, ganchos clip etc., marcar sobres con la siguiente información de descripción archivística: sección, subsección, serie, subserie, código, nombre del expediente, fecha inicial, fecha final, numero de folios, numero de sobre, numero de caja.

Registro Fotográfico Estado Inicial

Intervención Equipo de Trabajo

9.2 ARCHIVO DE GESTIÓN

El archivo de gestión del Grupo Administración del Sisben se encuentra organizado de acuerdo a las series documentales establecidas en la Tabla de Retención Documental aprobada para la dependencia en el año 2013.

Se conserva la documentación de los años 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 y 2015 debidamente inventariada y atendiendo los tiempos de retención establecidos en la TRD, quedan listos los archivos de gestión para gestionar el proceso de Transferencia Documental Primaria al Archivo Central.

9.3 MANEJO DE RADICACIONES PLATAFORMA PISAMI – CORRESPONDENCIA INTERNA EXTERNA PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS ENERO – 30 DE SEPTIEMBRE DE 2015.

Todos los procesos de radicación interna y externa de correspondencia se encuentran al día en el Grupo Administración del Sisben, cumpliendo con los términos de respuesta y con el escaneo de la documentación.

10. CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS AÑO 2014

DESCRIPCION CANTIDADCONTRATOS POR PRESTACION DE SERVICIOS 48CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DEL LOCAL COMERCIAL UBICADO EN EL SEGUNDO PISO DEL PARQUE COMERCIAL ANDRÉS LÓPEZ DE GALARZA, INMUEBLE DE PROPIEDAD DE LA GESTORA URBANA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS OFICINAS DEL SISBEN, ENTIDAD ADSCRITA A LA SECRETARIA DE PLANEACION MUNICIPAL DE IBAGUE. FECHA DEL CONTRATO

1

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DEL LOCAL COMERCIAL UBICADO EN EL SEGUNDO PISO DEL PARQUE COMERCIAL ANDRÉS LÓPEZ DE GALARZA, INMUEBLE DE PROPIEDAD DE LA GESTORA URBANA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS OFICINAS DEL SISBEN, ENTIDAD ADSCRITA A LA SECRETARIA DE PLANEACION MUNICIPAL DE IBAGUE. FECHA DEL CONTRATO

1

TOTAL CONTRATOS 50

VENTANILLA PREFERENCIAL

10.1 CONTRATOS A 30 DE SEPTIEMBRE DE 2015

DESCRIPCION CANTIDADCONTRATOS POR PRESTACION DE SERVICIOS 45 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DEL LOCAL COMERCIAL UBICADO EN EL SEGUNDO PISO DEL PARQUE COMERCIAL ANDRÉS LÓPEZ DE GALARZA, INMUEBLE DE PROPIEDAD DE LA GESTORA URBANA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS OFICINAS DEL SISBEN, ENTIDAD ADSCRITA A LA SECRETARIA DE PLANEACION MUNICIPAL DE IBAGUE. FECHA DEL CONTRATO 19/02/2015

1

TOTAL CONTRATOS 46

11. GESTIÓN ADMINISTRATIVA 2012 -2015

AMPLIACIÓN DE VENTANILLAS PUNTO PRINCIPAL Y FUNCIONAMIENTO DE LA VENTANILLA PREFERENCIAL AÑOS 2014- 2015

Están en funcionamiento (5) ventanillas para atención al usuario en el punto principal ubicado en la cra 3 con calle 19, (1) ventanilla exclusiva para la atención prioritaria (embarazadas, discapacitados, tercera edad).

VENTANILLAS OFICINA PRINCIPAL - VENTANILLA PREFERENCIAL

PUNTO DE INFORMACIÓN SEDE PRINCIPAL

RICAURTE HOSPITAL DEL SUR

CENTRO INTEGRAL COMUNITARIO BARRIO LA CIMA

SECRETARIA DE SALUD CALLE 60

PUNTO DE INFORMACION

11. INFORME SITUACION ACTUAL ZONAS COMUNES CENTRO COMERCIAL ANDRES LOPEZ DE GALARZA CARRERA 3ª. CALLE 19 ESQUINA, COLINDANTES A LA SEDE DEL GRUPO ADMINISTRACION DEL SISBEN

OBJETO:

Detallar los aspectos legales, de infraestructura, mantenimiento, aseo, seguridad y salud ocupacional relevantes en la edificación denominada Centro Comercial Andrés López de Galarza que afectan directamente el desempeño de las funciones del personal de planta y contratistas adscritos y de los usuarios del programa.

1. ASPECTOS GENERALES

El Grupo de Administración del Sisben adscrito a la Secretaria de Planeación Municipal, desde el año 2009 tiene su sede en un local del Centro Comercial Andrés López de Galarza de la Carrera 3ª. Con Calle 19 Esquina.

2. ASPECTOS PARTICULARES

2.1 De tipo legal y contractual:

Está vigente el contrato de arrendamiento No.0666 del 19 de febrero de 2015 por valor de Sesenta y Tres Millones Trescientos Treinta y Seis Mil pesos ($63.336.000.oo), con diez (10) pagos parciales de Seis Millones treinta y dos mil pesos ($6.032.000.oo) y un pago (01) de Tres millones dieciséis mil pesos ($3.016.000.oo), suscrito entre la Alcaldía de Ibagué y la Gestora Urbana de

Ibagué, cuyo objeto es “Contrato de Arrendamiento de Local Comercial ubicado en el segundo piso del Parque Comercial Andrés López de Galarza, inmueble de propiedad de la Gestora Urbana para el funcionamiento de las oficinas del Sisben, entidad adscrita a la Secretaria de Planeación de Ibagué.” (Sic), con un plazo de trescientos quince (315) días contados a partir de la suscripción del acta de iniciación de actividades.

El acta de inicio de contrato se suscribió el 19 de febrero de 2015 entre los partes, Leidy Johanna Rodríguez Vera Directora Grupo Sisben en su calidad de Supervisora del Contrato y Piedad Lorena Velásquez Sandoval, Contratista y Gerente de la Gestora Urbana de Ibagué.

2.2. De tipo legal en Infraestructura

De acuerdo a la cláusula séptima, obligaciones del arrendador estipuladas en el contrato enunciado, numeral 1, la Gestora Urbana de Ibagué entrega para uso del Grupo de Administración del Sisben un área de “243.75 metros” (Sic), alinderado de acuerdo al plano arquitectónico: al norte con 6.42 metros con zona verde y anden por la Calle 19, al sur 6.10 metros de zona común de circulación peatonal, por el occidente con 10.75 metros con zona común de circulación peatonal y locales 1 y 2 con un área total de 106.13 metros cuadrados del Parque Comercial Andrés López de Galarza.

2.3 De tipo legal en Mantenimiento y Aseo

De conformidad a la cláusula obligaciones del arrendador estipuladas en el contrato enunciado, , numeral 2, la Gestora Urbana de Ibagué se compromete a “mantener el inmueble arrendado en estado de servir para fines del presente contrato” (Sic)….; en el numeral 3 “librar al arrendatario de toda perturbación e impedimento en el goce del bien arrendado”; numeral 6, “suministrar el respectivo servicio de vigilancia diario de las instalaciones a arrendar y a sus alrededores; numeral 7, “realizar el correspondiente mantenimiento y aseo dentro y fuera de las instalaciones”

2.4 De tipo legal en Seguridad

En el numeral 6 de la cláusula obligaciones del arrendador estipuladas en el contrato enunciado, la Gestora Urbana de Ibagué se obliga a “suministrar el respectivo servicio de vigilancia diario de las instalaciones a arrendar y sus alrededores”.

3. SITUACION ACTUAL

3.1 En infraestructura

El Grupo de Administración del Sisben ocupa en el Centro Comercial Andrés López de Galarza unas instalaciones con dos áreas definidas, la primera para la atención de la población usuario del programa Sisben, con un espacio reducido y un acceso limitado mediante una puerta pequeña, contando con silletería (50 puestos totales con cuatro puestos dañados), para su permanencia en zona de espera de atención en ventanilla, y una oficina utilizada por dos contratistas donde está ubicado el (punto de información).

Y la segunda para la ubicación del personal de planta (4 funcionarios) y contratista (20 funcionarios), contando con la siguiente distribución física:

Una oficina para el Despacho del Director. Un módulo para el área Secretarial y actualmente con dos puestos de

trabajo asignados a la funcionaria contratista que desempeña las labores secretariales y al funcionario de planta que desempeña las labores de Profesional Universitario.

Una oficina para el área de Base de Datos asignada a la funcionaria de planta que desempeña el cargo de Técnico Operativo.

Una Oficina para el área de Archivo de Fichas Socioeconómicas Barrido III con un Sistema Rodante Incluido de 12 estantes, asignado a dos funcionarios contratistas.

Un área para un Sistema Rodante de seis módulos para el Barrido II. Un área de trabajo para la funcionaria contratista que desempeña las

labores de Coordinadora. Un área de trabajo con dos módulos para ocho funcionarios contratistas

que desempeñan las labores de verificación de Fichas Socioeconómicas del Barrido II.

Un área de trabajo con dos módulos y punto de fotocopiadora para tres funcionarios contratistas que desempeñan las labores de Base de Datos y Verificación de Fichas.

Un área de trabajo con dos módulos para dos funcionarios contratistas que desempeñan las labores de Digitación Archivo Fichas Barrido II y III respectivamente.

Un área de trabajo con cuatro ventanillas de atención al público para dos funcionarios de planta y dos funcionarios contratistas.

3.2 En Mantenimiento y Aseo

Para las instalaciones que hoy se ocupan por el Sisben, el Grupo de Recursos Físicos de la Secretaría Administrativa, tiene asignado una aseadora durante seis horas repartidas en mañana y tarde, el resto de tiempo (3 horas) lo debe desempeñar en la Casa del Consumidor.

Para las zonas comunes del Centro Comercial que son de acceso al Sisben (pasillos, escaleras, entradas a la edificación), no se realiza aseo en ningún horario por parte de personal contratado por la Gestora Urbana de Ibagué, como está establecido en el contrato, produciéndose permanentemente malos olores producto de escombros, basura, excrementos humanos y de animales, a pesar de contar el Centro Comercial con un área destinada a baños públicos para uso de los usuarios del centro comercial y de los arrendatarios de los locales.

3.3 En seguridad

Para las instalaciones que hoy se ocupan por el Sisben, el Grupo de Recursos Físicos de la Secretaría Administrativa, tiene asignado dos (2) vigilantes fijos 24 horas continuas más un relevante con la misma jornada, que tienen a cargo un recorrido perimetral para las instalaciones del Sisben y Casa del Consumidor, incluyendo el cerramiento de las puertas principales del Centro Comercial para restringir el acceso sobre las 6 p.m, efectuando apertura a las 7:30 a.m. para el inicio de labores del personal en la zona de atención a los usuarios del programa Sisben, siendo su labor diaria el control de acceso de público al área de ventanillas de atención al público.

El equipo humano de guarda de seguridad no cuenta con un Botón de pánico y/o alarma, solo tienen radio de comunicaciones y las dotaciones propias como guarda de seguridad establecidas por la empresa contratante del servicio con la Alcaldía de Ibagué.

3.4 En salud ocupacional

El personal de planta asignado al Grupo de Administración del Sisben tiene determinado los derechos en materia de Salud Ocupacional, conforme al Programa diseñado para tal fin por la administración municipal, además de lo establecido en el Acuerdo Sindical vigente por la Asociación de Empleados del Municipio con la Alcaldía de Ibagué, a la cual pertenecen los cuatro funcionarios de planta adscritos al Grupo de Administración del Sisben.

El personal contratista está amparado en riesgos profesionales con el pago de aportes en seguridad social integral (riesgos profesionales).

La Secretaria de Salud Municipal efectuó visita de inspección ocular el 29 de abril de 2015, para la verificación de la queja de molestias sanitarias que el Despacho de la Dirección del Grupo de Administración del Sisben tuvo que plantear, ante el agravamiento de la situación de insalubridad alrededor de las instalaciones del Sisben dentro del Centro Comercial Andrés López de Galarza, que afecta diariamente el desempeño tanto del personal adscrito a la dependencia como de la permanencia de público (adultos con niños, adultos mayores, discapacitados, etc.) en las áreas de atención del programa, levantando un acta de identificación del establecimiento, documento que hace parte integral de este informe.

3.5. En recursos logísticos

El Grupo de Administración del Sisben cuenta con solo 14 computadores para 37 personas que laboran en la dependencia, siendo insuficiente este numero de equipos, teniendose que alternar para su utilización costante.

12.CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

12.1. En infraestructura

El Grupo de Administración del Sisben requiere una área mayor a la actual disponible, es decir más de 243.75 metros, para optimizar el servicio del programa, garantizar los derechos de los funcionarios para el optimo desempeño de sus funciones y mejorar las condiciones de atención del publico usuario en condiciones de amplitud, comodidad y aseo, que generen un cambio de actitud y una imagen positiva de la administración municipal hacia los clientes externos, teniendo en cuenta ademas la necesidad de contar con mayor infraestestructura para atender el siguiente Barrido que programe como politica gubernamental el Departamento Nacional de Planeación.

Las instalaciones requeridas deben de contar con espacios fisicos que no impliquen un gran inversión en adecuación y en las cuales se puedan optimizar las areas, adecuando el mobiliario existente.

Adicionalmente se requiere contar con un area especifica para Deposito Documental, que en cumplimiento de lo establecido en la normatividad vigente por el Archivo General de la Nación, cumpla con las condiciones técnicas tanto para el almacenamiento de las Fichas Socioeconomicas de los Barridos II y III, sino para las resultantes del Barrido IV que programe el Gobierno Nacional; tomando como referencia que se tienen preinventariadas un promedio de 180.000 sobres con documentación (Ficha y documentos soportes) para cada Barrido ejecutado.

Las actuales instalaciones son de propiedad de la Gestora Urbana de Ibagué y mediante Contrato 666 de 2015 suscrito entre el Municipio de Ibagué y la Gestora Urbana de Ibagué, cuyo objeto es “arrendamiento del local comercial ubicado en el segundo piso del Parque Comercial Andrés López de Galarza, inmueble de propiedad de la Gestora Urbana para el funcionamiento de las oficinas del Sisben”, se tiene garantizado el uso del actual espacio que ocupa hasta el 31 de diciembre de 2015.

12.2 En Mantenimiento y Aseo

El Grupo Administración del Sisben requiere el mantenimiento y aseo continuo de las instalaciones que ocupe, tanto para las áreas internas como para la zona de atención al usuario, con la provisión del personal calificado para el desempeño de estas labores por parte de la administración municipal.

12.3 En seguridad

El Grupo Administración del Sisben debe contar con seguridad tanto para sus instalaciones como para el personal a su cargo y los clientes externos o usuarios del programa, contando con todas las herramientas que garanticen la prestación optima del servicio, ya sea alarma, botón de pánico, cámaras de seguridad internas y demás que sean establecidas en los procesos contractuales de vigilancia que asuma la administración municipal.

12.4 En salud ocupacional

El personal adscrito al Grupo Administración del Sisben debe contar con las garantias por la administración municipal para salud ocupacional durante el desempeño de las labores asignadas en las instalaciones que ocupe.

12.5 En recursos logísticos

Para el óptimo desempeño de las funciones, el personal del Grupo Administración del Sisben debe contar con el equipamento necesario para atender no solo la atención de usuario en ventanilla sino los desplazamientos a los puntos de desconcentración y sector rural.

12.6 Continuidad de personal:

Gestionar para garantizar por lo menos en 26 personas de planta para brindar eficiencia y eficacia en cada unos de los servicios que ofrece la oficina del grupo sisben secretaria de planeación municipal. A continuación se relaciona el perfil y la cantidad de personas que se necesitan para optimizar las labores.

Cantidad Perfil Función10 Bachilleres Atención al usuario – ventanillas,

elaboración de encuestas, manejo de archivo, mensajería, función de secretaria, digitación.

13 Técnicos

3 profesionales

Depuración base de datos, verificador de la información de la ficha socioeconómica, coordinación de campo, verificación de fichas en terreno.

Total: 26

El Grupo Administración del Sisben adscrito a la Secretaria de Planeación Municipal cuenta con cuatro funcionarias de planta asignadas, dos de ellas tienen funciones concertadas por evaluación del desempeño en la función pública (un profesional universitario y un técnico), la tercera funcionaria Auxiliar Administrativo se encuentra en provisionalidad y desempeña funciones de atención al usuario en ventanilla para radicación de procesos del Programa Sisben, además del cargo de Director de libre nombramiento y remoción.

A continuación se relaciona la cantidad de procesos pendientes de encuesta, detallado por comunas y corregimientos a corte 29 de octubre de 2015:

COMUNA CANTIDAD1 232 103 174 385 146 377 658 329 1410 1011 4412 5713 36

TOTAL 397

CORREGIMIENTO CANTIDADDANTAS 1LAURELES 2COELLO 3GAMBOA 3TAPIAS 0TOCHE 1JUNTAS 1VILLARESTREPO 16CAY 7CALAMBEO 10SAN JUAN DE LA CHINA 3SAN BERNARDO 6EL SALADO 14BUENOS AIRES 6CARMEN DE BULIRA 2EL TOTUMO 13LA FLORIDA 12SIN CORREGIMIENTO 1

TOTAL 101Total de procesos de encuesta pendientes por realizar 498. Y en campo se encuentran 257 procesos.

Es de aclarar que los procesos de encuesta nueva son aproximadamente entre 30 y 40 procesos diarios.

Además, aproximadamente desde mediados del mes de agosto, solo se encuentran laborando dos encuestadores para cubrir toda la demanda de la población.

12.7 Herramientas de trabajo

Garantizar las herramientas de trabajo para el periodo en ejecución como papelería común, especializada (impresos), útiles de escritorio equipos de cómputo.

12.8 Medio de transporte

Gestionar para la compra o asignación de un vehículo para uso exclusivo de la oficina Sisben, teniendo en cuenta las diferentes jornadas de sensibilización, sisben en su comuna y sisben en su corregimiento que realiza constantemente la oficina petición de la comunidad entidades públicas como policía nacional, secretaria de salud, secretaria de Bienestar Social entre otras.

Cordial saludo,

LEIDY JOHANNA RODRIGUEZ VERADIRECTORA GRUPO ADMINISTACION SISBEN

Redactor/Transcribió Ing. Tania AriasReviso: Prof. Univ. María Fernanda López