San José, 11 de setiembre de 2014INF-DGAI-022-2014

LicenciadaJeannette Solano GarcíaSub Contadora Nacional

Asunto: Servicios de AuditoríaInforme de control interno

Estimada señora:

Nos permitimos presentarle el informe Nº INF-DGAI-022-2014 sobre la evaluación de procedimientos en la Unidad Registro Presupuestario de la Contabilidad Nacional.

En el estudio se determinaron algunos aspectos de control que se presentan en el apartado de resultados de este informe que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones emitidas, como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado, o si discrepa de estas debe elevar el informe a señor Ministro de Hacienda con las objeciones y soluciones alternas según se establece en el citado artículo, con copia a esta Auditoría Interna.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto, así como, en un plazo razonable, el plan de acción que se defina para el efectivo cumplimiento de lo recomendado.

Atentamente,

Clairé Chacón RodríguezDirectora General a.i.

CCR/SGL/rgfce. Sr. Helio Fallas Venegas, Ministro de HaciendaEstudio 014-2013

Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era.50mtssur del Teatro Nacional.San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr

EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS EN LA UNIDAD DE REGISTRO PRESUPUESTARIO DE LA

CONTABILIDAD NACIONAL

INF-DGAI-022-2014

EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS EN LA UNIDAD REGISTRO PRESUPUESTARIO DE LA CONTABILIDAD NACIONAL

INF-DGAI-022-2014

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO...........................................................................................................................i

Dirección General de Auditoría InternaSetiembre, 2014

1. INTRODUCCIÓN..............................................................................................................................1

1.1 Origen...................................................................................................................................................1

1.2 Objetivo................................................................................................................................................1

1.3 Alcance.................................................................................................................................................1

1.4 Comunicación oral de resultados......................................................................................................1

1.5 Comunicación de servicio preventivo al Ministro............................................................................1

1.6 Normativa relacionada con control interno y atención de informes..............................................1

1.7 Aspectos generales.............................................................................................................................2

2. RESULTADOS.................................................................................................................................3

2.1 Sobre el Registro y conciliación del impuesto de la Ley de Migración y Extranjería...................3

2.1.1 Registro pospuesto de los ingresos........................................................................................32.1.2 Registro contable basado en supuestos.................................................................................32.1.3 Registro del pasivo correspondiente a los fondos creados por Ley N°8764......................3

2.2 Sobre el Centro Gestor de Pagos.......................................................................................................4

2.2.1 Necesidad de un reporte de la TN sobre los ingresos percibidos en los sistemas............42.2.2 Necesidad de mejorar la revisión del cierre de ingresos diarios..........................................5

2.3 Registro de ingresos y transferencias depositadas en el Fondo General por el 1% del ONT.....5

2.4 Sobre la Conciliación de las Interfaces de Tica y Tributación Digital............................................6

2.5 Otros aspectos de control sobre los procedimientos contables....................................................7

2.5.1 Necesidad de mejorar los procedimientos según lineamientos emitidos por la CN..........72.5.2 Necesidad de incluir rutinas de control adicionales en los procedimientos.......................72.5.3 Necesidad de fortalecer la recepción y traslado de la documentación bancaria................8

3. CONCLUSIONES.........................................................................................................................................84. RECOMENDACIONES.................................................................................................................................9

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EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS EN LA UNIDAD DE REGISTRO PRESUPUESTARIO DE LA CONTABILIDAD NACIONAL

RESUMEN EJECUTIVO

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del 2013 reprogramado en el 2014, y comprende la revisión de los procedimientos establecidos por la Unidad de Registro Presupuestario denominados Registro y conciliación del impuesto de la Ley de Migración y Extranjería y documentos migratorios, Centro Gestor de Pagos, Registro de ingresos y transferencias depositadas en el Fondo General por el 1% de ONT y Conciliación de las interfaces de TICA y Tributación Digital; a fin de determinar si se dispone de los mecanismos de control para garantizar en forma razonable la salvaguarda de los recursos, la eficiencia y eficacia en las operaciones, el cumplimiento normativo, así como la confiabilidad y oportunidad de la información para la toma de decisiones.

Como resultado del estudio se determinaron algunos aspectos de control interno que requieren ser revisados y fortalecidos, relacionados con:

La oportunidad y respaldo del registro contable de los impuestos migratorios establecidos en la Ley de Migración y Extranjería, Ley N° 8764, así como la necesidad de registrar el pasivo que corresponde al Fondo Especial y al Fondo Social.

Necesidad de mejorar la revisión del cierre diario de caja del Centro Gestor de Pagos, correspondiente a los ingresos de efectivo que se perciben en los diferentes sistemas transaccionales y los ingresos recaudados a través del Fondo General.

Necesidad de revisar y establecer los mecanismos de control necesarios respecto al tratamiento contable que se le debe dar a los ingresos depositados en el Fondo General por las municipalidades correspondientes al 1% del Impuesto sobre Bienes Inmuebles, cuyos recursos deben ser utilizados únicamente para el cumplimiento de los objetivos del Órgano de Normalización Técnica, según lo dispuesto en la Ley del Impuesto sobre Bienes Inmuebles, N° 7509.

Necesidad de mejorar el procedimiento establecido para la Conciliación de las Interfaces de Tica y Tributación Digital. Necesidad de mejorar los procedimientos elaborados por la Unidad de Registro Presupuestario y observancia de los

lineamientos emitidos por la Contabilidad Nacional. Fortalecer el control sobre la recepción y traslado interno de la documentación bancaria recibida en la Contabilidad

Nacional.

Este informe está sujeto al artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles posterior al recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado, o si discrepa de estas deberá elevar las objeciones y soluciones alternas al señor Ministro con copia a la Auditoría Interna.

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EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS EN LA UNIDAD REGISTRO PRESUPUESTARIO DE LA CONTABILIDAD NACIONAL

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del 2013, reprogramado en el Plan del 2014.

1.2 Objetivo

Evaluar algunos procedimientos establecidos por la Unidad de Registro Presupuestario para el registro de las partidas presupuestarias correspondientes, a fin de determinar si se dispone de los mecanismos de control para garantizar en forma razonable la salvaguarda de los recursos, la eficiencia y eficacia en las operaciones, el cumplimiento normativo, así como la confiabilidad y oportunidad de la información para la toma de decisiones.

1.3 Alcance

Comprende la revisión de los procedimientos establecidos por la Unidad de Registro Presupuestario (en adelante URP) de la Contabilidad Nacional denominados: Registro y conciliación del impuesto de la Ley de Migración y Extranjería y documentos migratorios; Centro Gestor de Pagos; Registro de ingresos y transferencias depositadas en el Fondo General por el 1% del ONT; y Conciliación de las Interfaces de Tica y Tributación Digital.

El periodo en estudio comprende del 01 de julio al 31 de diciembre del 2013, ampliándose cuando se consideró necesario.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público.

1.4 Comunicación oral de resultados

Los resultados y las recomendaciones fueron comunicados oralmente el 12 de agosto de 2014, a la Licda. Jeannette Solano García, Sub Contadora Nacional y al Lic. Bernal Cordero Carvajal, Coordinador de la Unidad de Registro Presupuestario. Sus comentarios y observaciones en lo procedente, fueron considerados en este informe.

1.5 Comunicación de servicio preventivo al Ministro

Como parte de los resultados de esta evaluación con informe INF-DGAI-021-2014 del 04 de setiembre del año en curso, suministramos al señor Ministro de Hacienda un servicio preventivo sobre algunos elementos de riesgo relacionados con la asignación y utilización de los recursos recibidos de las municipalidades correspondientes al 1% de la Ley Nº 7509, Ley de Impuesto sobre Bienes Inmuebles y sus reformas, que en los últimos tres periodos (2011 al 2013) ascendió a un monto acumulado de ¢1.116.036.418.63 (mil ciento dieciséis millones treinta y seis mil cuatrocientos dieciocho colones 63/100).

Esos recursos, de conformidad con el artículo 13 de la citada Ley podrán ser utilizados únicamente para el cumplimiento de los objetivos del Órgano de Normalización Técnica.

1.6 Normativa relacionada con control interno y atención de informes

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292, que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en cuanto al Sistema de Control Interno y la atención de informes.

“Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

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“Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.7 Aspectos generales

El Decreto N° 35535-H Reglamento de Organización de la Contabilidad Nacional1, define la estructura orgánica de esa Dirección y las funciones de cada una de sus unidades. Por lo tanto, en el artículo 12 establece el objetivo y las funciones de la Unidad de Registro Presupuestario; que en lo que interesa textualmente señala:

Artículo 12.—Objetivo y funciones de la Unidad de Registro Presupuestario. La Unidad de Registro Presupuestario tiene como objetivo, mantener al día el registro de los movimientos que afecte la situación contable presupuestaria de la Administración Central, en los sistemas informáticos de apoyo a la gestión financiera que se utilicen, garantizando la suficiencia y oportunidad de la información que se genere. // Para ello, desarrollará las siguientes funciones y deberes: // a) Registrar en las plataformas informáticas de apoyo a la gestión financiera, los ingresos presupuestarios y no presupuestarios. … // c) Registrar en las plataformas informáticas de apoyo a la gestión financiera, el saldo diario del Fondo General. …// e) Garantizar la calidad de la información incluida en las plataformas informáticas de apoyo a la gestión financiera. // f) Velar de forma permanente, porque la información que se genere en los registros efectuados dentro de los Sistemas Integrados de Información que se utilizan para los registros presupuestarios, cumplan con los parámetros requeridos. // g) Elaborar y proponer las actualizaciones que requieran los manuales de procedimientos de cada uno de los procesos que se ejecutan en esta Unidad, y hacerlos de conocimiento de la Dirección para su aprobación respectiva. /… h) Remitir a la Unidad de Asesoría y Estudios Especiales de la Contabilidad Nacional los reportes de la ejecución presupuestarias necesarios, en el plazo que se estime conveniente, para ser incluidos dentro de los documentos que conforman la liquidación anual del presupuesto…“

2. RESULTADOS

2.1 Sobre el Registro y conciliación del impuesto de la Ley de Migración y Extranjería

1 Publicado en La Gaceta N° 201 del 16 de octubre del 2009

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2.1.1 Registro pospuesto de los ingresos

Respecto al procedimiento “Registro y conciliación del impuesto de la Ley de Migración y Extranjería y documentos migratorios”, se determinó que la CN registra los ingresos migratorios2, utilizando como soporte el oficio que le remite la Dirección de Gestión de Recursos Financieros de la Dirección General de Migración y Extranjería (DGME) con la clasificación correspondiente, en la segunda quincena posterior al cierre del mes de realizadas las transacciones.

Situación no concordante con el principio contable del devengo para el registro de las transacciones relacionadas con dichos ingresos, ya que no es posible establecer el monto total de los ingresos devengados en el mes correspondiente, además de que afecta la comparabilidad de la información de los Estados Financieros y de los auxiliares.

La norma de control interno para el Sector Público 4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional establece: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente …”

2.1.2 Registro contable basado en supuestos

Para el registro contable de los ingresos por impuestos migratorios, la CN no dispone de información suficiente que le permita clasificar adecuadamente los montos reportados por la Dirección General de Migración y Extranjería, según los tipos de impuestos migratorios establecidos en la Ley 8764; por cuanto el mismo oficio soporte del registro contable que le remite esa Dirección General indica en una nota final lo siguiente: “Toda la distribución de los ingresos se realizó con base en la Ley 8764 por medio de supuestos, debido a que los vouchers y la información que emite el Banco de Costa Rica, no indica el tipo de trámite realizado, ni el desglose del monto depositado.”

Al respecto, la CN requeriría gestionar ante Tesorería Nacional para que interponga ante los cajeros auxiliares el requerimiento sobre el detalle del concepto del dinero recibido, de conformidad con las potestades conferidas en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley 8131, que en su Artículo 10.- Medios de pago establece: “Los entes y órganos del sector público definirán los medios de pago que podrán utilizarse en procura de la mayor conveniencia para las finanzas públicas. Atendiendo los principios de eficiencia y seguridad, podrán establecer que para determinados pagos se utilice un medio único e implementar los mecanismos y las condiciones para captar y recibir los recursos. // A la vez, los obligados tendrán el derecho de que el cajero general o el cajero auxiliar reciba el pago con la sola condición de que, en el comprobante utilizado, quede constancia de la información requerida para identificar tanto la causa de la obligación como al obligado. El subrayado no es del original.

2.1.3 Registro del pasivo correspondiente a los fondos creados por Ley N°8764

En los asientos de registro contable de los ingresos por impuestos migratorios que la Contabilidad Nacional elabora mensualmente, se omite el registro de las cuentas de pasivo que corresponden al Fondo Especial para Migración y al Fondo Social Migratorio, según lo dispuesto en la Ley 8764 citada. Situación señalada en los oficios remitidos por la Dirección General de Migración y Extranjería3 a la Tesorería Nacional con copia a la Contabilidad Nacional, el cual indica que se efectúa de acuerdo con lo requerido por la CN en su oficio DCN-0942-2011 de fecha 04 de agosto de 2011, el cual no establece los criterios por los que se efectúa ese requerimiento.

Los documentos emitidos mensualmente por la Dirección de Gestión de Recursos Financieros de la DGME, soporte del registro contable, crean confusión pues dejan entrever inconformidad por parte de esa Dirección con el registro solicitado y efectuado por la CN. Indican que hacen la clasificación de los ingresos migratorios en el Cuadro 1, según lo solicitado por la CN, pero que basados en la Ley 8764 efectúan otro detalle al que denominan Cuadro 2, en el que se detallan el Fondo Especial, el Fondo Social y lo correspondiente a CONAGEBIO y MINAET. Ejemplo, el oficio GRF 1866-2013 del 9 de diciembre del 2013.

La CN registra estos conceptos migratorios como ingresos tributarios registrados en la cuenta 4111-001-001.

2 Los ingresos migratorios corresponden a ingresos por emisión de pasaporte, salvoconducto o documento de identidad u otros que acrediten la permanencia legal de una persona extranjera en nuestro país.3GRF 11470-2013 del 11/10/13, GRF-1697-2013 del 14/11/13, GRF-1866-2013 del 9/12/13

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La ley supracitada en el Título XIII, artículo 231 Constitución y administración del Fondo Especial de Migración, establece lo siguiente: “Los impuestos, los tributos, las multas, los cobros, las tasas, los intereses y las especies fiscales que, según leyes especiales, deban pagarse por trámites migratorios, así como cualquier otro ingreso derivado de esta Ley, deberán cancelarse mediante entero bancario u otro medio idóneo y serán parte integral del Fondo Especial de Migración. Se exceptúan de la integración de este Fondo, los ingresos destinados expresamente por esta Ley a otros fondos.”

Asimismo el artículo 235 señala que los recursos del Fondo Especial de Migración serán destinados a cubrir los gastos corrientes y de capital de la Dirección de Migración y Extranjería, en forma adicional al presupuesto ordinario y extraordinario otorgado por el Ministerio de Hacienda.

Continúa indicando la Ley sobre el cuándo se deben trasladar esos dineros, conforme se establece en el artículo 258 que los dineros recaudados por el Estado, por medio de la presente Ley, serán depositados al año siguiente en los fondos correspondientes, lo cual corresponde a un pasivo a corto plazo, por estar dentro del periodo de un año.

La normativa de la Ley de Migración citada, establece las condiciones para que el Ministerio de Hacienda registre y distribuya a través de Caja Única los dineros recibidos por esta ley.

2.2 Sobre el Centro Gestor de Pagos

2.2.1 Necesidad de un reporte de la TN sobre los ingresos percibidos en los sistemas

Como se mencionó anteriormente, le corresponde a la Unidad de Registro Presupuestario registrar en las plataformas informáticas de apoyo a la gestión financiera el saldo diario del Fondo General; para tales efectos prepara diariamente un detalle en archivo de Excel que contiene los movimientos del Centro Gestor de Pagos y los del Fondo General. Este archivo es el respaldo del registro de las transacciones relacionadas con las operaciones del Fondo General que se realiza en esta Unidad y en la Unidad de Registro Patrimonial; por lo que se imprime y se les suministra una fotocopia a los encargados de su registro o vía correo electrónico.

Esta ha sido una rutina de la Contabilidad Nacional, sin considerar que la Tesorería Nacional como fuente primaria de la recepción de ingresos debería suministrarle el reporte oficial de los ingresos de efectivo que se perciben por medio de cada sistema informático que van al Fondo General, ante el requerimiento de la CN para su revisión y registro oportuno de las transacciones correspondientes; en el uso de las facultades que le confiere la Ley N°8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.

Referente a la Calidad de la comunicación la norma 5.7 de las Normas de Control Interno para el Sector Público, indica lo siguiente: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer los procesos necesarios para asegurar razonablemente que la comunicación de la información se da a las instancias pertinentes y en el tiempo propicio, de acuerdo con las necesidades de los usuarios, según los asuntos que se encuentran y son necesarios en su esfera de acción. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y mejoramiento continuo.’’

2.2.2 Necesidad de mejorar la revisión del cierre de ingresos diarios

Se verificó que no siempre el encargado de realizar la revisión del cierre de ingresos diarios, que labora en la URP, la efectúa con la oportunidad requerida, lo que eventualmente genera el riesgo de que no se detecten en tiempo, posibles desviaciones o malversaciones que se podrían dar en el manejo de efectivo, dada la volatilidad y materialidad que representa este rubro. Por ejemplo, el “cierre de caja” del 01 de agosto 2013, se estaba conciliando hasta el 09 de agosto de 2013, y la del 28 de febrero 2014 el 5 de marzo 2014; en los que transcurrió un periodo de 3 ó 4 días hábiles entre la fecha del cierre y la fecha de su revisión.

Tampoco queda evidencia del nombre y firma de los funcionarios que participan en el proceso de revisión del “cierre de caja” y visto bueno del Coordinador de URP, así como la fecha en que se efectuó, aspectos que no están considerados en el procedimiento de CGP establecido en la CN.

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La norma 5.1 de las Normas de Control Interno para el Sector Público señala el deber de disponer de los elementos y condiciones necesarias para que de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecuten las actividades de obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés para la consecución de los objetivos institucionales.

2.3 Registro de ingresos y transferencias depositadas en el Fondo General por el 1% del ONT

El Ministerio de Hacienda recibe el 1% del Impuesto sobre Bienes Inmuebles (ISBI) de lo que las municipalidades recaudan por ese concepto, que en los últimos tres periodos (2011 al 2013) ascendió a un monto acumulado de ¢1.116.036.418.63 (mil ciento dieciséis millones treinta y seis mil cuatrocientos dieciocho colones 63/100), los cuales deben ser utilizados únicamente para los fines específicos establecidos en la Ley N° 7509, Ley de Impuesto sobre Bienes Inmuebles (ISBI) y sus reformas; que conforme lo señala su artículo 13 serán para el cumplimiento de los objetivos del Órgano de Normalización Técnica (ONT), creado con desconcentración mínima y adscrito al Ministerio de Hacienda, como un órgano técnico especializado y asesor obligado de las municipalidades para la valoración de bienes inmuebles.

Al respecto, se determinó que el único registro realizado por la Contabilidad Nacional es un cargo al Fondo General y un crédito a la cuenta 4113-001 “Transferencias”, con base en los enteros de las diferentes municipalidades que pagaron el 1% del ISBI y el monto reportado por la Tesorería Nacional por ese concepto, en el mes siguiente en que fue percibido, tomado de la cuenta Varios N° 001-0242476-2 Banco de Costa Rica Colones. Sin que se hayan establecido las condiciones y mecanismos de control necesarios para identificar y separar del monto global acumulado en la cuenta de “transferencias”, lo correspondiente al 1% del ISBI para ser utilizados por la ONT.

Sobre el particular el Ministerio de Hacienda no ha preparado las condiciones necesarias para instrumentalizar y cumplir lo dispuesto en la Ley Nº 7509 y sus reformas citada, lo que genera el riesgo de que no se tenga control y una seguridad razonable de que los recursos del 1% del ISBI se han utilizado únicamente para los fines específicos del ONT.

Por otra parte, se tiene conocimiento que de las 81 municipalidades del país, solamente 49 han depositado lo correspondiente al 1% del ISBI, según el registro auxiliar que se lleva en Excel por parte de la Unidad de Registro Presupuestario, sin que a la fecha se tenga como una sana práctica revelar esta situación mediante nota a los estados financieros que prepara la Contabilidad Nacional, de acuerdo con el principio de revelación suficiente.

La norma 4.4.3 Registros contables y presupuestarios, de la Normas de Control Interno para el Sector Público dispone lo siguiente: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados.”

2.4 Sobre la Conciliación de las Interfaces de Tica y Tributación Digital

El procedimiento N°15 de la URP denominado Conciliación de las Interfaces de Tica y Tributación Digital, es omiso en los siguientes aspectos:

a) Detalle de las actividades de coordinación en caso de que falle el proceso automático de registro que efectúan los sistemas de información.

b) No indica la periodicidad con la que se debe revisar el registro automático.

Como efecto de lo anterior, el 20/08/2013 la interfase del Sistema TICA, no generó el asiento correspondiente al registro de los ingresos de Aduanas. El funcionario encargado de revisar el proceso determinó la omisión y procedió a solicitar los archivos para el registro a la Dirección General de Aduanas. Esta situación se había presentado también en julio 2013, según se nos indicó. En estos casos el Sistema SIGAF da la oportunidad al funcionario de CN de registrar un asiento por contingencia, actividades que el procedimiento no prevé.

c) Control de asientos mínimos

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El procedimiento no indica como parte de los controles, si el cierre diario y la generación del asiento por parte de estos dos sistemas Tica y Tributación Digital, incluye solo días hábiles o si se pueden generar registros los fines de semana. Aspectos que se deben incluir, para poder generar un control de asientos mínimos, como parte de las cifras de control que se deben manejar en esa Unidad.

d) Controles asociados a las cuentas transitorias de los procesos automáticos

Como parte de este procedimiento no se establecen los controles implícitos en las cuentas transitorias de este proceso automático, en el cual por su naturaleza se debe comprobar mensualmente que queden en cero, para garantizar el traslado por parte de la TN de la cuenta bancaria utilizada como tránsito del efectivo, al Fondo General. Por cuanto como los registros de los ingresos del TICA se efectúan con cargo a la cuenta bancaria 100000739001002901 TN Servicio de la Deuda Externa, implica un paso de comprobación más, de que la TN haya efectuado el traslado diario al Fondo General, uno alrededor de las 10 a.m. y el otro a las 2 pm. Estas actividades no están en el procedimiento, ni están establecidas como parte de los controles del mismo, lo que implica el riesgo de que este último paso se omita y que los dineros se dejen de trasladar al Fondo General como está previsto. Tampoco se establece la coordinación que existe en la práctica con la Unidad de Registro Patrimonial para que sean trasladados o debitados al Fondo General, y su crédito a la cuenta bancaria, conforme con la labor que efectúa.

e) Control de conciliación

Sobre la cuenta bancaria Banco Central denominada 100000739001002901 TN Servicio de la Deuda Externa a la que se hace referencia en el punto anterior, no se efectúa la conciliación bancaria, en aras de determinar cargos o créditos no correspondidos por el Banco o por la CN, por consiguiente se hace necesaria la implantación de estas rutinas, como parte de las actividades de control, para garantizar que todos los movimientos bancarios sean debidamente registrados.

El control interno en Caja y Bancos establece la necesidad de que la conciliación bancaria se realice por una unidad independiente a la Tesorería y que los estados de cuenta base lleguen directamente a la CN, para este propósito.

Esta condición genera una exposición al riesgo de pérdida de control sobre los movimientos de entrada y salida de dineros que se dan en las cuentas bancarias y la cuenta en referencia, que permita en caso necesario rastrear esas operaciones y detectar posibles situaciones que atenten contra la salvaguarda de los recursos públicos.

f) Acciones a seguir cuando se generen asientos desbalanceados

En el registro de la interfase del Sistema TICA se presentó una partida que estaba provocando diferencias o desbalance en la partida doble en los registros de agosto 2013, situación originada en un nuevo impuesto sobre exportaciones vía terrestre4, sobre el cual no se había previsto la apertura de la cuenta por parte de la Dirección General de Presupuesto Nacional.

Al respecto la norma de control interno 4.4.3 Registros contables y presupuestarios indica que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados los registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados.

2.5 Otros aspectos de control sobre los procedimientos contables

2.5.1 Necesidad de mejorar los procedimientos según lineamientos emitidos por la CN

Al respecto, se observó que los procedimientos establecidos por la Unidad de Registro Presupuestario, como una guía para cumplir con las principales funciones y tareas que le competen, consisten en instrucciones de cómo acceder información en los sistemas o describen los documentos que se preparan para el registro de una transacción, pero no son claras y precisas respecto al proceso que se requiere desarrollar, además son omisos en aspectos relevantes en cuanto a la normativa en

4 $25 por cada declaración aduanera de exportación, el cual entró a regir a partir del 1° de agosto del 2013, según RESDGA-235-2013 del 1/08/2013 emitida por la Dirección General de Aduanas, publicada en el Alcance Digital N°120, Gaceta N°133 del 11/7/2013.

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que se fundamenta, proceso al que se refiere, si se trata del registro de un gasto o de un ingreso, la periodicidad con que debe realizarse, así como otro tipo de controles, tales como conciliaciones y liquidaciones, cifras de control, las características de los documentos soporte, quienes deben presentar la información y en qué fechas.

Por otra parte, se constató la falta de uniformidad en la codificación utilizada; la carencia de formalidad de esos documentos mediante las firmas de quienes participaron en su elaboración, revisión y aprobación; no se indica el número de versión como parte del control de cambios de las veces en que el procedimiento es actualizado.

La Circular N° 011-2009 del 5 de agosto de 2009 emitida por la Contabilidad Nacional, señala como parte de los requisitos de la documentación de los procedimientos lo siguiente:

Estandarizar los conceptos de procesos y procedimientos. Identificación de procesos estratégicos, sustantivos y de apoyo. Identificar claramente las entradas y salidas de los procesos. Definición de las etapas involucradas en el proceso. Definir los responsables y participantes de cada etapa. Detallar las etapas en actividades generales. Definir el producto y subproducto de cada etapa. Indicar el historial de las fechas de las modificaciones. Custodia de los procedimientos en la Unidad de Asesoría y Estudios Especiales

2.5.2 Necesidad de incluir rutinas de control adicionales en los procedimientos

No se observa en los procedimientos de la URP la definición de rutinas de control relacionadas con la revisión del procesamiento de algunos tipos de asientos no autorizados, anulados, mínimos o realizados fuera de horario laboral, ajustes contables, ajustes a utilidades retenidas, o de aquellos por reiteración de errores por parte de un funcionario. Al respecto, el Lic. Bernal Cordero C. indicó que solo con la autorización del Coordinador de la URP se pueden anular asientos y que los asientos de cierre se realizan con fecha del último día del mes aunque se efectúan en los siguientes días; no obstante estos riesgos existen, por lo que es prudente considerar acciones para mitigarlas, cuando se estabilice el proceso de cierre.

La forma de efectuarlo sería extraer una lista de asientos procesados y clasificarla por el elemento de control que se desea revisar. A la fecha para la realización de los asientos se recibe una autorización por parte del Coordinador, previo a efectuar asientos.

2.5.3 Necesidad de fortalecer la recepción y traslado de la documentación bancaria

El traslado de la documentación bancaria (enteros) de la recepcionista al funcionario de la URP, se efectúa sin que medie un recibido conforme con nombre, firma y fecha en el libro de control de correspondencia, en el momento de la entrega.

Tampoco en dicho libro se identifica la documentación entrante con un número de referencia para que se pueda dar seguimiento con lo recibido, el registro presenta líneas vacías entre días, que permitiría adicionar anotaciones. Asimismo en ausencia de la recepcionista se recibe la información directamente del mensajero de la entidad bancaria al funcionario de la URP y se deja pendiente anotar en el libro lo correspondiente.

Esta condición no está de conformidad con las sanas prácticas aplicables para el manejo y control adecuado de la documentación bancaria, que por su naturaleza ameritan controles específicos. Existe el riesgo de que no se puedan efectuar registros, ni establecer responsabilidades en caso de extravío o pérdida de los enteros.

3. CONCLUSIONES

Registro y conciliación del impuesto de la Ley de Migración y Extranjería y documentos migratorios

3.1 Los ingresos percibidos por impuestos migratorios se registran con base en “supuestos” y en forma tardía, conforme los reportes mensuales suministrados por la Dirección General de Migración y Extranjería, aspectos que no brindan una seguridad razonable sobre el registro íntegro de dichas operaciones Ver punto 2.1.1 y 2.1.2 de este informe

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3.2 Sobre los dineros que se perciben por impuestos migratorios, no se está realizando la separación de efectivo, a fin de registrar los pasivos correspondientes al Fondo Especial para Migración y el Fondo Social, conforme lo dispuesto en la Ley 8764. Ver punto 2.1.3 de este informe.

Centro Gestor de Pagos

3.3 Se determinó la conveniencia de que la Contabilidad Nacional cuente para la revisión diaria del “Cierre de caja” con un reporte oficial diario del efectivo ingresado según el Sistema transaccional a través del cual se realizó la operación, suministrado por la Tesorería Nacional como fuente primaria y ser utilizado como referencia para la conciliación oportuna del Fondo General y su posterior registro contable, así como, evidenciar las personas que participaron en la revisión y aprobación de este proceso y la fecha en que se efectuó, aspecto último que no está considerado en el procedimiento de CGP. Lo anterior, a fin de cumplir con la función establecida en el Reglamento de Organización, de garantizar la calidad de la información incluida en las plataformas informáticas de apoyo a la gestión financiera . Ver punto 2.2 de este informe.

Registro de ingresos y transferencias depositadas en el Fondo General por el 1% del ONT

3.4 Se requiere revisar el tratamiento contable que la Contabilidad Nacional le da al registro de las transferencias depositadas en el Fondo General por concepto del 1% del Impuesto sobre Bienes Inmuebles, recibido de las Municipalidades para ser utilizados por el Órgano de Normalización Técnica; así como, la necesidad de que se revele mediante nota a los estados financieros las municipalidades del país y su porcentaje que están cumpliendo con el depósito del 1% del ISBI. Ver punto 2.3 de este informe.

Conciliación de las Interfaces de Tica y Tributación Digital

3.5 En el procedimiento establecido por la URP para la conciliación de las Interfaces de Tica y Tributación Digital, no se contemplan otras actividades y elementos de control importantes que en forma complementaria vendrían a contribuir en la confiabilidad, oportunidad y utilidad de la información que se genera para la toma de decisiones, relativas a la coordinación con las unidades primarias en caso de que falle el proceso automático de registro que efectúan los sistemas de información; la periodicidad con la que se debe revisar el registro automático; el uso de cifras de control de asientos mínimos; controles asociados a las cuentas transitorias de los procesos automáticos; conciliaciones bancarias; acciones a seguir cuando se generen asientos desbalanceados; entre otros. Ver punto 2.4 de este informe.

3.6 Otros aspectos de control que requieren ser revisados y fortalecidos son los siguientes:

3.6.1 La necesidad de revisar y mejorar los manuales de procedimientos de la Unidad de Registro Presupuestario, como guía para cumplir con las principales funciones y tareas que le competen a esta Unidad, tomando en consideración que el contenido de algunos procedimientos en estudio, no tienen el nivel de detalle suficiente que les permita entender en forma clara y precisa el proceso que se requiere desarrollar, los controles mínimos y la forma en que deben ser documentados y con qué periodicidad, de manera que respondan a las necesidades actuales, de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Contabilidad Nacional. Ver punto 2.5.1 de este informe.

3.6.2 La necesidad de definir en los procedimientos de la URP rutinas de control relacionadas con la revisión del procesamiento de algunos tipos de asientos no autorizados, anulados, mínimos o realizados fuera de horario laboral, ajustes contables, ajustes a utilidades retenidas, entre otros. Ver punto 2.5.2 de este informe.

3.6.3 Fortalecer el control relacionado con la recepción y traslado interno de la documentación bancaria que ingresa en la Contabilidad Nacional. Ver punto 2.5.3 de este informe.

4. RECOMENDACIONES

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A la Contadora Nacional

Girar las instrucciones correspondientes para que se realicen las siguientes acciones:

4.1 Gestionar ante la Tesorería Nacional para que interponga ante los cajeros auxiliares el requerimiento sobre el detalle del concepto del dinero recibido según los tipos de impuestos migratorios establecidos en la Ley 8764, de conformidad con las potestades conferidas a esa Tesorería en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley 8131; a fin de asegurar el registro íntegro de las operaciones. Ver 3.1 de este informe.

4.2 Gestionar ante la Dirección General de Migración y Extranjería el plazo límite para la presentación de la información, que le permita el registro oportuno de los impuestos migratorios en el mes correspondiente. Ver punto 3.1 de este informe.

4.3 Revisar y actualizar la información requerida a la Dirección General de Migración y Extranjería con oficio DCN-0942-2011, a fin de que detalle los montos que deben destinarse al Fondo Especial para Migración y el Fondo Social Migratorio para efectos del registro contable correspondiente, según lo dispuesto en la Ley 8764. Ver punto 3.2. de este informe.

4.4 Realizar las gestiones correspondientes ante la Tesorería Nacional, a fin de que esa dependencia le suministre el reporte de los ingresos diarios percibidos en el Fondo General por medio del Centro Gestor de Pagos, para su revisión y registro contable respectivo, a más tardar el día hábil siguiente a la fecha en que se generaron dichos ingresos. Ver punto 3.3 de este informe.

4.5 Girar las instrucciones correspondientes para que el encargado de realizar la revisión de cierre de los ingresos diarios, lo efectúe a más tardar el día hábil siguiente a la fecha en que éstos fueron percibidos, así como, dejar evidencia de su revisión y aprobación, consignando el nombre, firma y fecha respectiva. Ver punto 3.3 de este informe.

4.6 Tomar las medidas pertinentes para que el tratamiento contable de los dineros recibidos de las municipalidades correspondientes al 1% del Impuesto sobre Bienes Inmuebles, se ajuste a los términos establecidos en la Ley N° 7509 y sus reformas. Ver punto 3.4 de este informe.

4.7 Revelar mediante nota a los estados financieros que prepara la Contabilidad Nacional, las municipalidades del país y su porcentaje que están cumpliendo con el depósito del 1% del Impuesto sobre Bienes Inmuebles. Ver punto 3.4 de este informe.

4.8 Considerar como parte del procedimiento de Conciliación de las Interfaces de Tica y Tributación Digital, otras actividades y controles según lo señalado en el apartado 2.4 de este informe, referentes a la coordinación con las unidades primarias en caso de que falle el proceso automático de registro que efectúan los sistemas de información; la periodicidad con la que se debe revisar el registro automático; el uso de cifras de control de asientos mínimos; controles asociados a las cuentas transitorias de los procesos automáticos; conciliaciones bancarias; acciones a seguir cuando se generen asientos desbalanceados; entre otros. Ver punto 3.5 de este informe.

4.9 Revisar y actualizar los manuales de procedimientos de la Unidad de Registro Presupuestario tomando en consideración los aspectos señalados en el apartado 2.5.1 de este informe y los lineamientos emitidos por la Contabilidad nacional para tales efectos. Ver punto 3.6.1 de este informe.

4.10 Definir rutinas de control adicionales en los procedimientos, para lo cual es importante se evalúe la calidad de la información incluida en las plataformas informáticas de apoyo a la gestión financiera, tales como procesamiento de asientos no autorizados; la identificación y evaluación de los asientos anulados; cifras de control de asientos mínimos; control de los asientos efectuados fuera de horario laboral; ajustes contables; ajustes a utilidades retenidas; entre otros. Ver punto 3.6.2 de este informe.

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4.11 Realizar las gestiones que correspondan a fin de fortalecer el control sobre la recepción y traslado a lo interno de la documentación bancaria, que diariamente se recibe en la Contabilidad Nacional, que le permita a esa Dirección dar seguimiento e identificar el funcionario que tiene la documentación bajo su custodia. Ver punto 3.6.3 de este informe.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido con copia a la Auditoría Interna.

Rosibel Garro Fallas Sonia Gin LunProfesional de Auditoría Interna 3 Coordinadora Auditoría Área de Egresos

CCR/SGL/rgfEstudio 014-2013

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