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San José, 21 de diciembre de 2018AI-INF-043-2018

LicenciadoFabián Quirós Álvarez Director Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

Asunto: Informe de control interno sobre la evaluación del Departamento de Fiscalización.

Estimado señor:

Le remitimos informe de control interno con los resultados de la evaluación del Departamento de Fiscalización (DF) de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), en atención al Plan de Trabajo Anual de la Auditoría Interna del 2018.

El objetivo del estudio consistió en evaluar los controles internos establecidos por el Departamento de Fiscalización, a fin de determinar su contribución al cumplimiento de los objetivos y competencias conferidas a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa en la Ley 8131, en lo referente al mejoramiento de la gestión de los procesos de contratación y administración de bienes de las instituciones bajo su rectoría, así como la confiabilidad y oportunidad de la información que se genera para la toma de decisiones.

La Revisión comprendió la verificación de algunas funciones según lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo Nº 38890-H “Reglamento de Organización de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa1”, los procedimientos utilizados en el Departamento de Fiscalización (DF) para la ejecución de sus actividades sustantivas, la revisión de procesos de contratación administrativa y los servicios brindados a los usuarios internos y externos relacionados con el control y registro de bienes del Gobierno Central. El periodo de revisión abarco del 1 de enero de 2017 al 31 de mayo de 2018, ampliándose cuando se consideró necesario.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, el cual estuvo a cargo del Lic. Juan Carlos Ramírez Cortés, Profesional de Auditoría Interna 3, con la supervisión de la Licda. Sonia Gin Lun, Coordinadora Auditoría Área de Egresos.

Los resultados y recomendaciones de este informe fueron dados a conocer el 17 de diciembre de 2018, al Lic. Fabián Quirós Álvarez Director de la DGABCA, Licda. Jeannette Leveridge Earle, Directora de la Dirección de Fiscalización de Adquisiciones y Registro de Bienes (DFARB), Cesar Viquez Víquez, Coordinador del DF, cuyas observaciones se contemplan en el anexo 1.

1. RESULTADOS

La Dirección de Fiscalización de Adquisiciones y Registro de Bienes, está conformada por la Unidad de Monitoreo (UM) y el Departamento de Fiscalización (DF), realiza una serie de actividades de control, supervisión, fiscalización y prestación de servicios tendentes asegurar que los procesos de contratación y administración de bienes, realizados por las instituciones bajo su rectoría, son realizados de conformidad con la normativa vigente2.Se analizó si están alineadas a las competencias rectoras de la DGABCA, consignadas en el inciso e) del artículo 99 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos públicos del Sistema de Administración Bienes y Contratación Administrativa3.

1 Publicado en La Gaceta Nº 70 del 9 de abril de 2014.2 Artículo 13 del Decreto Ejecutivo Nº 38890-H3 Artículos 97 al 105 del Título IX de la Ley 8131 “Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos”.

Edificio Fischel, Avenidas 3 y 5, Calle 2, 50 mts norte Edificio Correos de Costa Rica. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: (506)2222-4486 - www.hacienda.go.cr

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En la verificación de algunas actividades realizadas en el Departamento de Fiscalización se determinaron los siguientes aspectos susceptibles de mejora:

1.1. Aplicación del Decreto Ejecutivo Nº D.E. 38890-H.

a.Respecto a la estructura Organizacional del DFARB.

En el Decreto Ejecutivo Nº 38890-H, se establece que la DFARB, es la encargada de velar por el correcto cumplimiento de las operaciones relacionadas con los procedimientos de contratación administrativa, almacenamiento y distribución o tráfico de bienes, de las Proveedurías Institucionales y las Unidades encargadas de la Administración de Bienes, para asegurarse que los procedimientos de contratación administrativa, mantenimiento, registro, valoración, desecho, control de inventarios, almacenamiento y distribución o tráfico de los bienes, se efectúen en cumplimiento de las leyes y normas que regulan la actividad del Sistema, asignándole a cada instancia funciones específicas a fin de lograr su cometido.

En la verificación realizada se tiene que el personal de la DFARB está asignado a una u otra instancia de la DFARB, no obstante, esta separación no se mantiene en la forma en que viene operando en la práctica, en donde los funcionarios, incluyendo a los coordinadores, deben realizar actividades sustantivas de fiscalización propias del DF, como de control y supervisión asociadas a la UM, de las actividades que realizan las proveedurías institucionales y Unidades Administrativas de los procesos de contratación administrativa y su inclusión en los sistemas de información de las instituciones que tienen asignadas. Por ejemplo. El levantamiento de Inventarios Selectivos4

Al respecto, el coordinador del Departamento indica que esto obedece al poco personal con que se dispone, la cantidad de instituciones de la Administración Central asignadas a cada funcionario, la atención de consultas, como también la ejecución de actividades especiales que le designe la Dirección de la DFARB o el Director de la DGABCA como sería lo relacionado con la conciliación mensual de bienes que se realiza con la Dirección de Contabilidad Nacional (DCN), la participación de comisiones y proyectos, inspección de bienes para donación, ajustes en el SIBINET, entre otros). Estas situaciones, señalan que se han visto agravadas con la salida de dos funcionarios de la DFARB entre junio a setiembre 2018,

Al respecto, el Manual de normas de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República, disponen lo siguiente:

“2.5 Estructura organizativa El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias y de conformidad con el ordenamiento jurídico y las regulaciones emitidas por los órganos competentes, deben procurar una estructura que defina la organización formal, sus relaciones jerárquicas, líneas de dependencia y coordinación, así como la relación con otros elementos que conforman la institución, y que apoye el logro de los objetivos. Dicha estructura debe ajustarse según lo requieran la dinámica institucional y del entorno y los riesgos relevantes.”

Lo antes expuesto, expone al riesgo que la DFARB, no esté logrando la consecución de todas sus funciones, tanto a nivel operacional como estratégico, la generación de información para la toma de decisiones tendentes promover la mejora continua de los procesos a su cargo.

b.Necesidad de disponer de procedimientos completos y actualizados.

El Departamento de Fiscalización dispone de una serie de procedimientos para realizar las funciones que tiene asignadas, con los cuales busca estandarizar la ejecución de sus procesos, maximizar el uso de los recursos disponibles y promover su mejora continua. Entre estos se tiene los siguientes:

4 Correo electrónico remitido por la jefatura del Departamento de Fiscalización el 13 de junio, 2018.

Edificio Fischel, Avenidas 3 y 5, Calle 2, 50 mts norte Edificio Correos de Costa Rica. San José, Costa Rica. Tel:(506) 2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-4486 - www.hacienda.go.cr



1). Código Nº DGABCA.FR-P.04 “Procedimiento para generar y remitir reportes mensuales de movimientos de bienes del sistema SIBINET a la Dirección de Contabilidad Nacional”, del 20 de noviembre de 2017.

2). Código Nº DGABCA.CS-I.09 “Procedimiento para realizar reversiones por tipo y desglose de movimiento en el sistema SIBINET versión 3.0.” De marzo 2015,

3). El instructivo, sin número. “Instructivo para el levantamiento de inventarios selectivos” de mayo 2016.

4). “Programación para la elaboración del informe anual de bienes 2017”5

De la verificación de los procedimientos facilitados se determinaron algunos aspectos susceptibles de mejora, según se indica a continuación:

No están de acuerdo a lo dispuesto en la Política para la documentación de procesos del Ministerio de Hacienda” oficializada el 24/10/2018.

No se tiene documentado el proceso seguido por los funcionarios de la DFARB para asesorar y suministrarle información relacionada con sus competencias a las instituciones nuevas, a fin de promover que el proceso a seguir por la institución para registrar sus bienes en SIBINET se realice de la forma ágil y apegada a la normativa vigente. Situación que se dio en el caso del “Consejo Nacional de Clubes 4S”

No siempre es claro cuál es el funcionario responsable de realizar cada actividad comprendida en el procedimiento. Por ejemplo, se tiene el caso de los procedimientos código DGABCA.CS-I.09. DGABCA.FR-P.04 y en el Instructivo para el levantamiento de inventarios selectivos.

Falta del flujograma del procedimiento. Situación que se presenta en los mismos procedimientos indicados en el punto anterior.

No contemplan un apartado en que si indique el marco normativo que lo sustenta.

No siempre se indican todas las actividades; como por ejemplo en el “Instructivo para el levantamiento de inventarios selectivos”, en las primeras cinco actividades contempladas no se evidencia ninguna actividad de control o verificación a realizar por el coordinador del DF o por la Directora de la DFARB.

No siempre se tiene una adecuada transición entre una actividad y la que sigue en el procedimiento.

No siempre está clara la actividad que sigue de acuerdo al resultado de una actividad compuesta (Actividad precedente a que debe devolverse o seguir con la siguiente actividad)

Al respecto, la Directora de la Dirección de Fiscalización de Adquisiciones y Registro de Bienes, es consciente de que los procedimientos utilizados en el Departamento de fiscalización no han sido actualizados en los últimos tres años6, en parte por no tener personal con las competencias necesarias para hacerlo. Se indica que la situación se viene solventando con la emisión de indicaciones precisas en el momento de ejecutar un trabajo específico.

Al respecto la norma 4.1 “actividades de control” de las Normas de Control Interno para el Sector Público, de la Contraloría General de la República, indica:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que

5 Correo Electrónico remitido por El Coordinador del Departamento de fiscalización, el 2 de julio, 2018.6 Pregunta Nº17 de la Minuta CI Nº 001 del 4 de junio. 2018




contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales…”

Lo antes expuesto, expone al riesgo de pérdida del bagaje institucional, no se puedan estandarizar las actividades realizadas en la DF ni se disponga de un instrumento metodológico que potencialice la curva de aprendizaje del nuevo personal.

c. Sobre la Fiscalización de los procesos de contratación administrativa terminados por año.

De acuerdo al Reglamento de Organización de la DGABCA, el objetivo del DF es fiscalizar la actividad que realizan las Proveedurías Institucionales y las Unidades de Administración de Bienes de la Administración Central, de los procesos de contratación terminados por año y su inclusión en los sistemas de información 7, estando contemplado éste en las funciones asignadas al DF en el inciso d) del artículo 18 que indica lo siguiente:

“d. Fiscalizar la actividad que realizan las Proveedurías Institucionales y las Unidades de Administración de Bienes de la Administración Central, de los procesos de contratación terminados por año…”

De la verificación realizada se desprende que, del 2015, cuanto la DF fiscalizo algunos de los procesos de contratación administrativa realizados en el periodo 2014, esta actividad no se ha vuelto a realizar. Asimismo, a febrero del 2018, no se tenía evidencia de que la metodología seguida para la fiscalización de los procesos de contratación administrativa se hubiera actualizado, según la recomendación contenida en el Informe número DGAI-INF-002-2016 del 2 de enero de 2016.

Por otra parte, se tiene que las reuniones semestralmente con las instituciones no reemplazan las actividades fiscalizadoras, por cuanto el objetivo que se busca es de otra naturaleza, dar a conocer y atender las dudas que se tengan sobre la normativa emitida por la DGABCA en el último semestre. Como tampoco lo es por los estudios especiales, contemplados en el Plan estratégico del 2018, por la especificidad de su alcance, como es el caso del estudio realizado en el primer semestre sobre el cumplimiento de la circular DGABCA-NP-0099-2015 “Aspecto mínimos por considerar en contrataciones de servicios de Telecomunicaciones e Infocomunicaciones” de junio de 2018.

En cuanto a la Directriz Nº DGABCA-0007-2016 del 9 de setiembre. 2016, con la que se busca darle seguimiento y verificar el cumplimiento de la normativa vigente, comparar, establecer patrones o tendencias, generar acciones de mitigación y prevención tendentes a la mejora continua de los procesos de contratación administrativa a partir de los informes elaborados por las instancias fiscalizadoras internas (Proveeduría Institucional), como externas (Auditoría Interna) de las instituciones bajo su rectoría, los cuales se le deben hacer llegar a más tardar el 31 de diciembre de cada año.

Se determinó que la información remitida por las instituciones de la Administración Central variaba, en forma como en contenido, de una institución a otra. Ni se pudo evidenciar que para el análisis de esta información la DFARB contara con un Instrumento Metodológico, debidamente formalizado, para lograr los objetivos procurados con esta Directriz8.

Al respecto la disposición 4.5 de las Normas de Control Interno del Sector público indica:

“4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2.”

7 Artículo 17 del Decreto Ejecutivo 38890-H8 Pregunta Nº4.1, 4.3, 4.4 y 4.5 de la Minuta CI Nº 004 del 30 de agosto, 2018.




Lo anterior genera el riesgo de que la DFARB no esté proponiendo lineamientos y procedimientos en materia de su competencia, conforme a las condiciones actuales del Sistema de Administración de bienes y contratación Administrativa.

d.Sobre la adquisición de bienes duraderos en SICOP.

En el artículo 8 del Reglamento9, sobre la decisión inicial, establece, entre otras cosas, que esta se adoptará una vez que la Unidad usuaria, en coordinación con las respectivas Unidades técnicas, legal y financiera, hayan acreditado en la justificación el presupuesto de la contratación y el Programa de Adquisición Institucional según corresponda.

Al respecto, se verificaron 502 líneas que estaban en firme, en el Sistema de Compras Públicas, SICOP, contratadas entre el 1 de enero y el 30 de junio de 2018, por parte del Ministerio de Hacienda (62), Ministerio de Cultura y Juventud (166), Ministerio de Seguridad Pública (145), el Ministerio de Educación Pública (74) y el Ministerio de Comercio Exterior de Costa Rica (55), se determinaron bienes contratados por la partida presupuestaria 2 (Materiales y suministros) que por su naturaleza y uso, concordancia entre la contabilidad presupuestaria y patrimonial debieron ser adquiridos por la partida presupuestaria 5 (bienes duraderos), siendo los tramites de contrataciones administrativa asociados a estos bienes los siguientes:

Ministerio de Hacienda: Contratación Administrativa Nº 2018-CD-000015-0009100001. Líneas 2, 3, 4 y 6 con la que se adquirieron dos Picnómetros de 10 ml, de vidrio con termómetro incorporado, dos micrómetros digitales de exteriores y dos micro-pipetas graduables mono-canal de 100 a 100 ml y dos de 100 a 1000 ml respectivamente, adquiridas por medio de la partida objeto del gasto 2.04.01, a ser utilizados para fines investigativos en el Laboratorio Aduanero Nacional. No obstante, al consultar dichos bienes en el Clasificador Presupuestario de Objeto del Gasto, se tiene que estos también pudieron haber sido adquiridos por las partidas 2.99.02 (Útiles y materiales médico, hospitalario y de investigación) y 5.01.06 (Equipo sanitario, de laboratorio e investigación).

En consulta realizada a la Directora del Laboratorio Aduanero10, indica que en el caso de los bienes de las dos primeras líneas dependiendo del cuidado que se le den estos tienen una vida útil mayor a un periodo, mientras las otras dos definitivamente tiene una vida útil mayor de un período.

Ministerio de Cultura y Juventud: Contratación Administrativa Nº 2018-CD-000107-0008000001. Línea 1 con la que se adquirieron dos medidores de distancia láser, adquiridos por la partida objeto del gasto 2.04.01, los cuales estarían siendo utilizados por el Programa 751 “Centro de Investigación y Conservación del Patrimonio Cultural”. No obstante, al consultar dichos bienes en el Clasificador Presupuestario de Objeto del Gasto, se tiene que estos pudieron adquirirse por las partida 5.01.06.

Al respecto la disposición 4.4.3 sobre los registros contables y presupuestarios, de las Normas de Auditoría Interna para el Sector Público indica

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados.”

Lo anterior materializa el riesgo que se estén incumpliendo con la normativa vigente en materia de Contratación Administrativa y administración de bienes, Presupuestaria y contables vigentes.

9 Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. La Gaceta Nº 210, del 2 de noviembre, 2006.10 Correo electrónico del 26 de setiembre, 2018, remitido por la Jefatura del Laboratorio Aduanero Nacional. Asunto Consulta sobre bienes del laboratorio.




e.Sobre la Conciliación de bienes.

Entre los objetivos de la rectoría del Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, está el propiciar la integración de los registros de los bienes del Gobierno al Sistema de Contabilidad11. En atención a este objetivo el DF de la DFARB cuenta con el procedimiento código Nº DGABCA.FR-P.04 denominado “Procedimiento para generar y remitir reportes mensuales de movimientos de bienes del sistema SIBINET a la Dirección de Contabilidad Nacional”. En el cual en su apartado 6.3.3 en relación a las inconsistencias determinadas y comunicadas por la DCN a la DFARB indica “Procede con el análisis para identificar el origen de las diferencias establecidas y preparar el oficio respectivo para firmas de la Dirección, con la justificación correspondiente, que deberá ser remitido a la Dirección de Contabilidad Nacional, para los fines que considere pertinentes.”

Sin embargo, en la verificación realizada se tiene que la DFARB no siembre viene aclarado dichas inconsistencias, como es el caso de las diferencias determinadas en Junio del 2018, en donde en relación a la cuenta de Equipo y mobiliario de Oficina, del Ministerio de Salud por ¢20.355,92.12, las cual tampoco ha sido aclarada por dicho Ministerio.

Por otra parte, tampoco se pudo evidenciar que la DFARB venga realizando actividades fiscalizadoras tendentes asegurar el registro oportuno. Al respecto la Coordinadora de la Unidad de Monitoreo indica que la DGABCA no ha emitido una disposición sobre este particular. Sin embargo, se esperaba que se esté realizando al siguiente mes de recibidos.

Empero a lo anterior, en la verificación realizada de los auxiliares de compras entre marzo y junio del 2018, se registraron bienes adquiridos en otros periodos comprendidos, entre el 2011 y 2018, por un monto de ¢8.898.098.074,57 (ocho mil ochocientos noventa y ocho millones noventa y ocho mil setenta y cuatro colones con 57/100). Situación que también podría explicar porque en el remate de siete vehículos realizado por el BANVI solo se pudieran registrar la venta de cinco de los siete carros13.

Al respecto el funcionario encargado de remitirle la información a la DGCN, indica que esto obedece a varios factores como: Propios del Sistema 1.) No restringe casi al funcionario el poder hacer modificaciones a los datos de los bienes registrados en SIBINET. 2.) No disponer de una herramienta de control que permita ver las modificaciones que se les hicieron a los datos de un bien durante el mes, 3.) Las revisiones a realizar de darse una diferencia en la conciliación de los sistemas no siempre permiten identificar su causa. 4.) Los datos obtenidos del SIBINET, no siempre cuadran. Ej. Los Reportes extraídos de SIBINET, no siempre coinciden con los datos contenidos en los archivos de Access que les remite la DTIC.

Por otra parte, otros aspectos que podrían estar incidiendo es que se estén adquiriendo bienes por una partida arancelaria que no corresponde, o se estén registrando bienes como inventario inicial cuando en realidad corresponden a compras del periodo, en donde en este último caso se registrarían en el SIGAF.

Al respecto la disposición 5.6 de las Normas de Control Interno para el Sector Público indica lo siguiente:

“5.6 Calidad de la información. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo…”

Lo anterior genera el riesgo que se estén vulnerando los controles cruzados entre el sistema de administración de bienes y el de registro contable, repercutiendo en la veracidad de la calidad de la información reportada en los estados financieros del periodo de la cuenta “Propiedad, planta y equipo”.

11 Inciso e) de la Ley Nº 8131 Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.”12 Correo electrónico remitido el 3 de julio, 2018 por la Unidad de Registro Patrimonial de la DGCN al funcionario de la DFARB.13 Cadena de correos electrónicos entre una funcionaria del BANVI y otra de la DGCN.




1.2. Respecto al levantamiento de los inventarios selectivos.

La DGABCA, como rectora del Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, tiene la potestad de velar porque los responsables ejerzan el control adecuado de los inventarios de bienes muebles, inmuebles y semovientes14, lo cual es realizado por la DFARB, por medio del levantamiento selectivo de inventarios.

Para lo anterior, disponiendo del “Instructivo para el levantamiento de inventarios selectivos, del 20 de mayo 2016, en el que se establecen criterios a seguir respecto a la selección de la institución y la muestra. Entre estos el considerar aquellas instituciones con tienen registrados una gran cantidad de bienes, aquellas que en periodos anteriores presentaron muchas inconsistencias, que la muestra contenga al menos 250 bienes muebles, 5 bienes muebles especiales (Alto valor o susceptible a altos riesgos) y 6 bienes inmuebles (contempla tanto terrenos como edificios). No obstante, se determinaron lo siguiente aspectos de mejora:

Aunque anualmente se vienen valorando la eficacia de los criterios utilizados como predictores15, existen otros usados por los funcionarios de la DF, que eventualmente no están siendo valorados, incluso algunos generados por la Directora de la DFARB, como: considerar todos los bienes que dispone la institución sin importar su fecha de adquisición; revisar todos los bienes asignados al funcionario; seleccionar preferiblemente los bienes de las oficinas centrales de las instituciones ubicadas en la Gran Área Metropolitana, incorporar el mayor número de funcionarios y unidades funcionales de la dependencia, entre otros.

No se estén usando la información consignada en las certificaciones de inventarios de bienes e informes de movimientos de inventario, a fin de evidenciar aquellos casos en donde lo certificado no corresponde con los resultados encontrados. Al respecto, se nos indica que no se le viene dando uso ya que los informes de inventario se basan en los resultados obtenidos en el trabajo de campo realizado16.

No se están dirigiendo al Jerarca institucional los oficios en que se comunican las diferencias encontradas inicialmente como de las re-inspecciones realizadas a posteriori. Esto obedece, según se nos indica , a que el proceso, desde que inicia hasta el final, se realiza de forma coordinada con el Encargado de bienes institucionales, además que es la persona que revisa las inconsistencias encontradas.17

Si bien en el instructivo se contempla qué de no localizarse los bienes, deberán tomarse otras medidas, en coordinación con la DGABCA, pudiendo ser entre ellas remitir un oficio al jerarca de la respectiva institución, solicitando realizar la investigación correspondiente y sentar las responsabilidades del caso. En la práctica, podría no estarse haciendo ya que según se nos indica, la solicitud se le hace al encargado de bienes, quién estaría gestionando ante las instancias institucionales correspondientes, a fin de que realice la investigación correspondiente para determinar si se debe o no sentar responsabilidades.18

No se tenga un plazo máximo, a nivel de Rectoría, para que las instituciones aclaren las inconsistencias determinadas. Situación que podría explicar porque en los Informes anuales de bienes del 2016 y 2017 se tenga un apartado para evidenciar las diferencias no aclaradas, incluso de periodos anteriores, como es el caso del informe del 2016 en donde se deja en evidencia diferencias no aclaradas desde el 2012, 2013 y 2015 de diferentes instituciones fiscalizadas.19 Atrasos, según se nos indica obedecen a las limitaciones

14 Inciso l) de la Ley Nº 8131 Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.”15 Pregunta 2, de la Minuta FE Nº 002 del 18 de julio, 2018, respecto a los bienes a inventariar, una vez seleccionados los bienes muebles especiales16 Pregunta 6, de la Minuta FE Nº 002 del 18 de julio, 2018, respecto a los bienes a inventariar, una vez seleccionados los bienes muebles especiales17 Pregunta 3, de la Minuta FE Nº 002 del 18 de julio, 2018, respecto al subsane de las inconsistencias encontradas durante la toma de inventario selectivo.18 Pregunta 4, de la Minuta FE Nº 002 del 18 de julio, 2018, respecto al subsane de las inconsistencias encontradas durante la toma de inventario selectivo.19 Correos electrónicos remitidos el 25 de junio, 2018 por la Directora de la DFARB.




de recurso humano o por la gran cantidad de bienes ubicados en diferentes lugares lo que les dificulta su hallazgo inmediato20.

En la verificación realizada de los oficios remitidos con los resultados de la toma de inventarios a las instituciones, no se pudo evidenciar que en estos constara un apartado para la generación de recomendaciones dirigidas a fortalecer su administración de bienes. Como por ejemplo es el caso de los oficios número DFARB-0063-2016 del 6 de setiembre, 2016 y DFARB-103-2017 del 2 de noviembre, 2017, ambos elaborados de acuerdo al formato estipulado en el anexo 3 del Instructivo.

No se pudo evidenciar que los resultados obtenidos en la toma de inventarios, se estén utilizando para generar propuestas de nuevos lineamientos por parte de la DFARB tendentes a promover la mejora continua de los procesos de administración de bienes seguidos por las instituciones de la Administración Central.

Expediente electrónico desactualizado. En cuanto al expediente que se lleva en la intranet de cada toma de inventarios, de determinó que tres de los cinco expedientes verificados no estaban actualizados en la intranet, siendo uno de estos actualizado en ese momento. Mientras los otros dos el funcionario indicó tener otras prioridades de acuerdo a las actividades asignadas.

Al respecto, el inciso a) de la disposición 4.2 sobre la integración a la gestión de las Normas de Control Internos para el Sector Público, dispone:

“a. Integración a la gestión. Las actividades de control diseñadas deben ser parte inherente de la gestión institucional, e incorporarse en ella en forma natural y sin provocar menoscabo a la observancia de los principios constitucionales de eficacia, eficiencia, simplicidad y celeridad, y evitando restricciones, requisitos y trámites que dificulten el disfrute pleno de los derechos fundamentales de los ciudadanos.”

Lo indicado genera el riesgo de no estar utilizando estas actividades fiscalizadoras para promover mejoras a los sistemas de administración de bienes con que disponen las Instituciones de la administración Central por medio de recomendaciones y la generación de propuestas de nuevos lineamientos a la DGABCA en este tema.

1.3. En relación a la reversión de los movimientos en SIBINET.

Esta función, aunque es llevada a cabo por la DF, es de la Unidad de Monitorio, de acuerdo a lo dispuesto en el inciso f del artículo 16 del Reglamento de Organización de la DGABCA, que indica “Ejecutar el control de calidad de la información que brindan los sistemas de información que se utilizan tanto para la realización de los procesos contractuales como el registro de bienes.

Para ello cuenta con el procedimiento código Nº DGABCA.CS-I.09 denominado “Procedimiento para realizar reversiones por tipo y desglose de movimiento en el sistema SIBINET”, con el cual busca corregir los errores u omisiones de los usuarios, al momento de registrar tipos y desgloses de movimientos (como inclusiones, exclusiones, modificaciones, traslados, entre otros). Esto para que reflejen lo más veraz posible la condición de los bienes de la Administración Central.

Al Respecto se determinó que las solicitudes presentadas por las instituciones no se están atendiendo oportunamente. Esto por cuanto al 19 de junio de 2018, se tenían pendientes de tramitar ocho solicitudes presentadas en el 2017 y dos presentadas en el 2018. De las cuales cuatro estaban en revisión, una pendiente de ser subsanada, y las cinco restantes estaban pendientes de revisión21. No obstante, al 30 de agosto, 2018 solo estaban pendientes tres, la por subsanar por la institución, la que por problemas en el

20 Respuesta a la pregunta 2.2 de la Minuta FE Nº 005 del 26 de setiembre. 2018, respecto al inventario selectivo de bienes.21 Correo electrónico remitido el 19 de junio, 2018 a las 15:21 por Laura Calderón Fallas, Funcionario enlace.




sistema no se pudo atender22, y otra que por cuanto en la fecha en que fue recibida, 2 de julio 2018, el funcionario estaba en los preparativos para realizar el levantamiento de los inventarios selectivos de las instituciones que se le asignaron.

Situación que, según se nos indica, obedece a que algunas de las solicitudes les llegan incompletas, por lo cual deben ser subsanadas antes de poder ser tramitadas, otras por problemas técnicos con el sistema, quedando la solicitud condicionada a la atención del incidente por parte de la DTIC, otra porque la cantidad de movimientos implicados es alto, aunado a la ejecución de otras tareas bajo su cargo23.

Al respecto las Normas de Control Interno para el Sector Público, indica:

“5.6.2 Oportunidad Las actividades de recopilar, procesar y generar información, deben realizarse y darse en tiempo a propósito y en el momento adecuado, de acuerdo con los fines institucionales.”

Lo citado genera el riesgo de que los servicios brindados por la DGABCA no estén contribuyendo a asegurar la calidad de la información consignada en el SIBINET, ni a mejorar la percepción del servicio brindado por parte de los usuarios externos.

1.4. Respecto a la Directriz DGABCA-0005-2017/DCN 003-2017.

Con el objetivo de mantener actualizado y depurado el inventario de las instituciones de la Administración Central registrados en el sistema SIBINET, la DGABCA y la DGCN emitieron el 31 de agosto del 2017 la Directriz DGABCA-0005-2017/DCN 003-2017, con miras a la migración de datos al Sistema de Administración de Bienes e Inventarios, SIABI que estaría entrando en producción en el 2019.

Con la que se instruye, con carácter de obligatoriedad a las instituciones bajo su rectoría, realizar en un plazo de ocho días posteriores a la recepción de la presente directriz, la valoración de los activos fijos en uso registrados en el sistema SIBINET, con un valor en libros de quinientos colones (¢500,00), para lo cual la DGABCA le remitiría en un archivo en formato Excel la información del inventario y la presentación, antes del 31 de octubre del 2017, el plan de acción con que se estarían atendiendo dichas disposiciones.

Respecto a la elaboración de esta Directriz no se pudo evidenciar que esta esté soportada por un estudio técnico que analice su viabilidad práctica e implicaciones operacionales y financieras que tiene aparejadas24.Tampoco se evidencio que la DFARB hubiera elaborado un plan para atender las consultas, y realizar el seguimiento a los planes de acción que le estarían remitiendo las instituciones bajo su rectoría. Situación que podría explicar porque a la fecha se tenga pendiente la respuesta de algunas consultas realizadas sobre la aplicación de esta Directriz por las instituciones bajo su rectoría. Como por ejemplo el oficio Nº PI-AB-083-2017 del 3 de noviembre, 2017 del Ministerio de Hacienda 25 y el recordatorio realizado por el Ministerio de Comercio Exterior por medio del oficio Nº PI-COR-CAE-008-2018 del 26 de enero de 2018.

Al respecto se indica que debido a que la DFARB no cuenta con los recursos suficientes para poder darle seguimiento a su ejecución. Por lo que este iba a estar contemplado en uno de los puntos tratados en las

22 Correo electrónico remitido el 30 de agosto, 2018 a las 11:23 por Laura Calderón Fallas, Solicitud cambio movimiento alta por medio bien número de placa 129567 MCJ.23 Preguntas 4.1, 4.2 y4.3 de la Minuta CI Nº 005 del 26 de setiembre, 201824 Pregunta 6.1 de la Minuta FE Nº 005 del 26 de setiembre, 2018.25 Correo Electrónico remitido por la Unidad de Administración de Bienes, el 20 de julio del 2018 a las 13:24 horas.




visitas semestrales y en la información contenida en los informes periódicos remitidos por las Instituciones de la Administración Central sobre este tema26.

No obstante, 10 meses después, el plazo establecido para su cumplimiento quedo indefinido, de acuerdo a lo dispuesto en el párrafo quinto de la directriz con la Directriz DGABCA-0007-2018/DCN-439-2018 del 12 de julio de 2018, al indicar que queda a criterio de cada institución si lo ejecuta en las fechas programadas o lo ejecute cuando nuevamente se programe la migración de datos al SIABI, hecho que no se espera que sea antes del 2022.

Al respecto la disposición 5.6.1 de las Normas de Control Interno para el Sector Público indica

“5.6.1 Confiabilidad La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente.”

Lo anterior, genera el riesgo de que se dé una pérdida de confianza y credibilidad de las disposiciones emitidas por la Rectoría de Bienes, impactando así su implementación.

2. CONCLUSIONES

Como resultado de la evaluación de la gestión del Departamento de Fiscalización de la Dirección de Fiscalización Adquisición y Registro de Bienes, se concluye:

2.1 Se tiene una serie de aspectos susceptibles de mejora relacionados con el cumplimiento de las disposiciones contempladas en el Decreto Ejecutivo Nº 38890-H, asociadas a su funcionamiento de acuerdo a los lineamientos contenidos en este, el levantamiento de inventarios selectivos, la reversión de los movimientos en SIBINET y sobre las propuestas que estaría realizando en relación con la emisión de nuevos lineamientos en materia de su competencia.

2.2 Se requiere implementar acciones, para mejorar fortalecer los controles asociados a la fiscalización de las actividades realizadas por las Proveedurías Institucionales y Unidades Administrativas relacionados con los procesos de contratación y administración de bienes y promover el uso de los resultados obtenidos en las actividades de fiscalización para la generación de propuestas de nuevos lineamientos que vengan a mejorar los sistemas de administración de bienes que tienen implementadas las instituciones bajo la rectoría de la DGABCA.

3 RECOMENDACIONES

Para colaborar con la Administración al fortalecimiento del control interno, se recomienda girar las siguientes instrucciones a las instancias responsables de su implementación:

A la Dirección de Fiscalización Adquisición y Registro de Bienes (DFARB)

Tomar las acciones pertinentes para que en un periodo perentorio se proceda a:

a) Realizar los ajustes que resulten pertinentes, para operar de acuerdo a la estructura organizacional vigente, aprobada por medio del Decreto Ejecutivo 38890-H, hasta que esta sea modificada por una nueva disposición que la deje sin vigencia.

b) Actualizar y ajustar los procedimientos tomando en consideración los aspectos señalados por esta auditoría, y lo establecido en Política para la documentación de procesos del Ministerio de Hacienda” oficializada el 24 de octubre de 2018.

26 Pregunta Nº 2.3 y 2.4 de la Minuta CI Nº 004 del 30 de agosto, 2018.




c) Elaborar un plan de acción a fin de que se programen fiscalizaciones de las acciones realizadas por las proveedurías y Unidades Administrativas en los procesos concluidos de contratación; administración y registro oportuno de los bienes adquiridos en el SIBINET.

d) Establecer los mecanismos de control necesarios a fin de que las diferencias reportadas por la DGCN, producto de las conciliaciones mensuales, sean aclaradas oportunamente por la DFARB tal como lo estable el marco normativo vigente, hasta que no se cuente con un lineamiento nuevo, emitido de forma coordinada por las instancias rectoras involucradas en el proceso que indique lo contrario.

3.1. Tomar las medidas correspondientes para identificar las causas que originan las diferencias determinadas en el inventario selectivo, a fin de:

a) Generar las recomendaciones que vengan a fortalecer el control de inventarios, almacenamiento y distribución de bienes llevado a cabo, de acuerdo a los aspectos determinados en la institución.

b) Valorar de forma integran los resultados obtenidos en las actuaciones realizadas, a fin de determinar si la información recopilada le permite generar una propuesta de un nuevo lineamiento o una directriz para reforzar el cumplimiento de las disposiciones normativas vigentes.

3.2. Disponer de un estándar temporal para que las solicitudes de reversión de los movimientos en SIBINET, remitidos por las instituciones bajo la rectoría de la DGABCA, sean atendidas lo antes posible de contar estas con toda la información requerida para su atención.

3.3. Analizar la pertinencia de la emisión de directrices o lineamientos, sobre aspectos relacionados con sus competencias, un plan de acción que le permita atender oportunamente las consultas presentadas por las instituciones de la Administración Central, así como darle seguimiento a su implementación.

A la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa

3.4. Realizar las acciones pertinentes, como Rectoría del Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en coordinación con las demás instancias rectoras involucradas con los procesos de contratación y administración de bienes a fin de mitigar el riesgo de que se estén adquiriendo bienes duraderos en una la partida presupuestaria que no corresponde.

3.5. Emitir las instrucciones pertinentes para que los futuros lineamientos que emita la DGABCA, asociados a las competencias de la DFABCA, dispongan de un estudio técnico que asegure su aplicación práctica por parte de las instituciones bajo su rectoría.

Esta recomendación está sujeta a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno, que establece un plazo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, elevar la objeción y soluciones alternas al Despacho de la señora Ministra en el transcurso de dicho plazo, con copia a la Auditoría Interna, para su respectiva valoración.

Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente proceder en lo que corresponda, con la aplicación de esta normativa y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Auditoría Interna, y comunicar a esta Dirección la aceptación de lo recomendado dentro del plazo de diez días hábiles señalado, además que se nos remita el Plan de Acción con el cronograma con los plazos de implementación de las acciones que se recomiendan, para efectos de nuestro programa de seguimiento.

Dejándolo informado, para la toma de decisiones, se suscribe

Atentamente,




Juan de Dios Araya NavarroDirector

Juan Carlos Ramírez Cortés Sonia Gin LunProfesional de Auditoría Interna 3 Coordinadora Auditoría Área de EgresosJDAN/sgl/jcrcC: Lic. Rodolfo I. Cordero Vargas, Viceministro de Egresos

Doctor. Leonardo Salas Quirós, Oficial MayorEstudio 14-2018Criterio de auditoría Nº_41-Departamento de Fiscalización de la DGABCA.




ANEXO N° 1COMENTARIOS REALIZADOS POR LOS PARTICIPANTES EN LA

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

COMENTARIO VALORACIÓN1. Respecto al punto 1.a, Al respecto el Director

General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, indica que están por gestionar una modificación del Reglamento de Organización de la DGABCA vigente, por cuanto las condiciones actuales de esta Dirección, variaron con respecto a las imperantes cuando este se propuso..

Se toma consideración lo indicado por el Director de la DGABCA en el apartado de recomendaciones. No obstante, se mantiene el riesgo de que algunos objetivos funcionales, pretendidos con la creación de la DFARB, no se logren alcanzar, hasta tanto dicha modificación no este oficializada.

2. Respecto al punto 1.c, el Director de la DGABCA, indica que como rectoría en bienes coordinar con DGPN las acciones pertinentes para que se valore la necesidad de modificar el clasificador presupuestario a fin de mitigar el riesgo de que se estén pasando por gasto bienes que por sus característica y naturaleza debieron ser capitalizados.

Se toma en consideración lo indicado, por cuanto las acciones a tomarse para mitigación el riesgo determinado no depende únicamente de esta dirección, sino de una participación concomitante con otras Direcciones rectoras de acuerdo a sus competencias

3. Respecto al punto 1.d; solicita se valore la posibilidad de orientar la recomendación en relación a su rol rector, ya que la instancia competente para aclarar dichas diferencias es la Unidad de administración de Bienes de cada Institución.Adicionalmente indica que hay una propuesta de Ley para modificar la Ley 8131, la cual está contenida en el expediente Nº 20488.

Se toma en consideración parcialmente lo indicado por la Dirección por cuanto en el procedimiento vigente, establece que es el personal de la DFARB es el responsable de aclarar todas las diferencias encontradas por la DCN.



· Web viewAl respecto, se verificaron 502 líneas que estaban en firme, en el Sistema de Compras...

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