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Consejo Nacional de la Persona Adulta MayorTel: (506)2223-8283 Fax: 2223-9281 o (506)2221-8191www.conapam.go.cr / [email protected]

CIRCULARCONAPAM-DE-001-O-2017

PARA: Presidente (a) de Junta Directiva Asociaciones y Fundaciones de Bienestar Social

DE: Carlos Molina MoraJefe, Unidad de Fiscalización OperativaConsejo Nacional de la Persona Adulta Mayor

FECHA: 09 de enero de 2017

ASUNTO: Documentación a presentar al 31 de enero de 2017

Reciba un cordial saludo de nuestra parte y los mejores éxitos para el año 2017.

Para la presentación del informe anual sobre el uso de los recursos del año 2016, de la Ley 7972, Ley de Creación de Cargas Tributarias sobre Licores, Cervezas y Cigarrillos y de la Ley 5662, Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares y sus reformas (Modalidad: Hogar y Centro Diurno, Modalidad: Atención Domiciliar y Comunitaria, Modalidad: Persona de 60 años y más agredida y/o en condición de abandono), con fundamento en lo que se establece en la cláusula quinta, sexta o sétima, según el convenio y ley, que indica:

“DEL PROCESO DE LIQUIDACION DE LOS RECURSOS. La organización destinaria deberá presentar al 31 de enero del año siguiente, un informe anual sobre el uso de los fondos. El informe se referirá a la ejecución del presupuesto del programa, así como al logro de los objetivos planteados en el respectivo plan de trabajo, con la información básica del formato que se propone en el “Procedimiento para el Otorgamiento de Subsidios, Verificación de la Inversión en los Servicios y Fiscalización y Seguimiento del Uso de los Recursos Recibidos” y de otras recomendaciones técnicas que haga el CONAPAM, los que se considerarán parte integral de este convenio”.

El Informe Anual a entregar el 31 de enero del año en curso debe contener lo que señala la Circular N°14299 de la Contraloría General de la República, específicamente los formatos que aparecen en los anexos, a saber:

Anexo 1 Plan de Trabajo 2017.Anexo 2 Presupuesto de Ingresos y Egresos 2017.Anexo 3 Informe de Ejecución y Liquidación del presupuesto del año 2016.

1



Anexo 4 Informe del cumplimiento del Plan Trabajo 2016.La presentación del Informe debe incluir:

a)Oficio de presentación Firmado por el Representante Legal de la organización.

b)Transcripción del acuerdo de la Junta Directiva en el que se conoció y se aprobó el “Informe de Liquidación 2016”.

c)Certificación del tesorero que detalle la existencia de recursos en efectivo o títulos valores (inversiones) que respalden el monto del superávit.

d)Copia de los acuerdos de la Junta Directiva de las modificaciones presupuestarias aprobadas en el año 2016.

e)Declaración jurada firmada por el representante legal, en el que haga constar que la Asociación o Fundación cuenta con los documentos originales de la(s) liquidación(es) debidamente foliados, y que se entregarán al CONAPAM en el momento en que los solicite (incluye facturas y fotocopias de cheques o comprobantes de cheques).

Los documentos solicitados deben ser enviados únicamente en formato digital al correo electrónico:

[email protected]

Adicionalmente la entidad deberá tener en sus instalaciones en formato papel a partir del 31 enero del presente año, la siguiente documentación:

1.Declaración jurada firmada por el representante legal y autenticada por un abogado, en la que haga constar que la organización cuenta con los documentos originales de la(s) liquidaciones debidamente foliados, y que se entregarán al CONAPAM en el momento en que los solicite (incluye facturas y fotocopias de cheques o comprobantes de cheques). Anexo 6.

2.Lista de todos los miembros de Junta Directiva, funcionarios administrativos y no administrativos, firmada por el representante legal y tesorero, que detalle el nombre, cédula, puesto, salario (cuando aplica), fecha de ingreso a la OBS y salida (cuando corresponda). Anexo 7.

3.En el caso de pago salarios, adjuntar las doce planillas mensuales (enero 2016 a diciembre 2016) de los trabajadores que se entrega a la Caja Costarricense de Seguro, donde se detallan la lista de los funcionarios, salarios y puesto.

4.Estado donde se detallan los ingresos y egresos del periodo establecido a liquidar, según formato dado por el CONAPAM. Anexo 8.

2



5.Conciliación Bancaria del mes Diciembre 2016 (el saldo del banco conciliado debe ser igual al remanente reportado en la liquidación. Anexo 9.

6.Estados de cuenta corriente (enero a diciembre 2016), de todas las cuentas donde se reciben los recursos de CONAPAM. No se aceptan Movimientos de cuenta.

7.Desglose de gastos según formato dado por el CONAPAM, totalizado por mes y el total del año. Anexo 10.

8.Adjuntar fotocopia del derecho de circulación de los vehículos de la institución.

9.Si la institución compró ataúdes con los recursos Ley N° 7972 y 8783, adjuntar las respectivas actas de defunción.

10.Listas de proveedores que no cuentan con facturas autorizadas por la Dirección General de Tributación Directa, adjuntando copia de la cédula de identidad del vendedor.

11.Control de activos adquiridos con recursos de la Ley 7972, Ley de Creación de Cargas Tributarias sobre Licores, Cervezas y Cigarrillos y Ley 9188, Ley de Fortalecimiento del Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM). Anexo 12.

12.Modalidad: Atención Domiciliar y Comunitaria, Lista del total de beneficiarios del año 2016, nombre completo y número de identificación.

13.Modalidad: Persona de 60 años y más agredida y/o en condición de abandono, Lista del total de beneficiarios del año 2016, nombre completo, número de identificación y grado de dependencia.

14.Según lo establecido en los convenios, se recuerda que no se permiten invertir transitoriamente los recursos.

15.Cada liquidación deberá estar firmada por el representante legal y el contador privado de la Asociación o Fundación.

16.Se deben de separar los documentos de la liquidación 2016 por tipo de ley y por modalidad.

Se suscribe muy atentamente,

Carlos Molina MoraJefe Unidad de Fiscalización Operativa

Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor

3



CC: MBA. Emiliana Rivera Meza, Directora Ejecutiva CONAPAMMBA. Edgar Muñoz, Director Área Técnica CONAPAMArchivo

ANEXO 1

Nombre del sujeto privado______________________

PLAN DE TRABAJO

Nombre del programa o proyecto a ejecutar con fondos provenientes de la Hacienda Pública:

________________________________________________________________________________

Objetivos generales del programa o proyecto:

Objetivos específicos por lograr con los recursos incluidos en el presupuesto

Metas1 Responsable

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________

______________________________________________________________________

______

____________________________________________________________________________________________________

1 Utilizar indicadores cuantitativos y cualitativos

4



ANEXO 2

Nombre del sujeto privado............................

PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOSAño:...................... 2

INGRESOS3

INGRESOS CORRIENTES PARCIALES PARCIALES TOTALDe Instituciones. y empresas públicas

(Detallar nombre de los concedentes y ley que los autoriza)

Del Gobierno Central

(Indicar la Ley de Presupuesto de la República que autoriza la partida o transferencia, así como el código correspondiente)

De Municipalidades

(Detallar nombre de las municipalidades concedentes y ley que las autoriza)

INGRESOS DE CAPITAL 4

De Instituciones. y empresas públicas

(Detallar nombre de los concedentes y ley que los autoriza)

Del Gobierno Central

(Indicar la Ley de Presupuesto de la República que autoriza la partida o transferencia, así como el código correspondiente)

De Municipalidades

(Detallar nombre de las municipalidades concedentes y ley que las autoriza)

Intereses devengados por fondos de origen público5

Superávit

TOTAL

2 Si los ingresos que se solicitan a una entidad pública (o se tienen asignados en un presupuesto público) son para financiar programas plurianuales, el presupuesto del sujeto privado debe ser por períodos anuales; pero si el ingreso que se solicita (o se tiene asignado en un presupuesto público) es ocasional, para financiar un proyecto específico, podrá presentarse un presupuesto con un título que diga “Presupuesto de ingresos y egresos del proyecto.........................”3 Provenientes de presupuestos públicos, del período vigente o del período anterior.4 Aportes para utilizar en inversión fija (v.g. terrenos, edificios, maquinaria, mobiliario, equipo)5 Estos intereses deben ser utilizados en la misma finalidad del fondo respectivo

5



EGRESOSPARTIDA: PARCIALES TOTALES %

SERVICIOS PERSONALES.( Incluye sueldos, aguinaldo, cargas sociales, etc.)

%

SERVICIOS NO PERSONALES (Incluye honorarios, seguros, alquileres, publicidad e información, etc.)6

%

MATERIALES Y SUMINISTROS %

MAQUINARIA Y EQUIPO %

DESEMBOLSOS FINANCIEROS (Adq. Terrenos y edificios existentes, inversiones en valores, préstamos, etc)

%

CONSTRUCC. ADICIONES Y MEJORAS (POR CONTRATO) %..............................(Detallar las obras)

TRANSFERENCIAS %

Aporte a Autorizado por Ley N° ........................................... ...................................................................................... ..................................................................................... ..........................................SERVICIO A LA DEUDA %

ASIGNACIONES GLOBALES7 %

TOTAL 100%

6 Los gastos en publicidad e información deben aplicarse según lo dispone la Ley N° 4325 del 7-2-69, publicada en La Gaceta N° 42 del 19-2-69.7 Esta partida se utiliza para equilibrar los egresos con los ingresos. Los fondos de esta partida solamente se pueden utilizar mediante una modificación al presupuesto

6



ANEXO 3

Nombre del sujeto privado...........................

Informe de ejecución y liquidación del presupuesto del Año............................ 8

INFORME DE EJECUCION9

INGRESOS PRESUP.ORDINARIO

PRESUP. EXTRAORD.

PRESUP.DEFINITIVO

INGRESOS REALES

DIFERENCIA

TOTALES

EGRESOS EGRESOS REALES(gastado)PRESUP

ORDINAR.MODIF. Y

PRES. EXT.PRESUP.DEFINIT. DIFERENCIA

TOTALES

Firma del representante legal del sujeto privado Sello

Fecha

8 O del programa o proyectote, según el caso9 Utilizar el mismo nivel de detalle que se indica en el Anexo 2.

7



LIQUIDACIÓN

PARCIALES TOTAL

INGRESOSIngresos presupuestados _______Menos: Ingresos reales _______

Superávit o Déficit de Ingresos ______

EGRESOSEgresos presupuestados _______Menos: Egresos reales _______

Superávit o Déficit de egresos ______

SUPERAVIT (o Déficit) Total Acumulado10 _______

DETALLE DEL SUPERÁVIT11

¢_______________________________________________________

Firma del representante legal del sujeto privadoSello

Fecha

10 Se debe adjuntar una constancia del tesorero con un detalle de los saldos de dinero efectivo e inversiones que representan el superávit, con el número de cuenta corriente bancaria y tipo de inversiones, con el nombre del banco emisor o custodio11 Detallar concedente, destino y saldo de fondos no utilizados.

8



ANEXO 4

NOMBRE DEL SUJETO PRIVADO:.......................................

INFORME DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE TRABAJO DEL PERIODO 2016

OBJETIVO ESPECÍFICOMETA

(cantidad y calidad)

GRADO DE CUMPLIMIENTO JUSTIFICACIÓN

Firma del representante legal del sujeto privado Sello

Fecha:

ANEXO No. 5

9



EJEMPLO DE UNA CARTA DE PRESENTACIÓN

San José., __ de enero del 2017

SeñoresUnidad de Fiscalización OperativaConsejo Nacional de la Persona Adulta Mayor

Presente

Estimado señores:

Reciban un atento saludo de mi parte

Adjunto encontrarán la liquidación de los recursos del periodo 2016, otorgados por la Ley No. 7972 (Necesidades Básicas, Proyecto específico, Atención Domiciliar y Comunitaria). Además, se adjunta la liquidación de los recursos de la Ley No. 8783 (Modalidad: Hogar, Centro Diurno, Atención Domiciliar y Comunitaria y persona de 60 años y más, agredida y/o en condición de abandono).

Las liquidaciones fueron aprobadas por la Junta Directiva en la sesión No. ___, celebrada l día __ de enero del 2016, acuerdo No. __.

Se suscribe, atentamente

Juan Valverde BonillaPresidente Junta Directiva

Asociación Hogar de Ancianos del Carmen

10



ANEXO No. 6

EJEMPLO DE UNA DECLARACION JURADA

El suscrito __________________________________, en mi condición de Presidente de la Junta Directiva y Apoderado Generalísimo sin límite de suma de la Asociación ________________________________________, cédula jurídica número _______________________, advertido de las penas con que la Ley castiga el falso testimonio, bajo la fe del juramento que dejo rendido en este acto, declaro: Que las facturas originales que respaldan la (s) liquidación (es) del periodo 2016 de la Ley No. 7972 Necesidades Básicas, que van del folio No. _____ al folio No. _____, Ley No. 7972 Proyecto Específico, que van del folio No. ____ al folio No. ____, Ley No. 7972 Atención Domiciliar y Comunitaria, que van del folio No. ____ al folio No. ____, Ley No. 7972 Reubicaciones, que van del folio No. ____ al folio No. ____, Ley No. 8783 Necesidades Básicas, que van del folio No. ____ al folio No. ____, Ley No. 8783 Atención Domiciliar y Comunitaria y que se ajustan en todo a la información que se detalló en el desglose de gastos presentados ante el Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM), se encuentran en poder de mi representada, la que las mantendrá bajo su custodia y estarán a disposición del CONAPAM en el momento en que las solicite para su revisión, para lo cual se entregarán a la Unidad de Fiscalización Operativa en el plazo que éste señale. Es todo. Leído lo anterior, resulta conforme, lo apruebo y firmo en _____________, a las _____ hora del día ______ de enero del 2017.

Nombre y firma del Representante Legal Autentica:de la Asociación _______________________

11



ANEXO No. 7

AsociaciónXXXXXXXXXXXCédula Jurídica XXXXXXXPeriodo a Liquidar 2016

Lista de Miembros de la Junta Directiva, Funcionarios Administrativos y no Administrativos

Junta Directiva

Nombre Cédula Puesto Firma

Administrativos

Nombre Cédula Puesto Fecha de Ingreso Fecha de Egreso

No Administrativos

Nombre Cédula Puesto Fecha de Ingreso Fecha de Egreso

12



ANEXO No. 8

EJEMPLO DE UN ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS

Asociación Hogar XXXXXXXXInforme de Ejecución y Liquidación de Recursos

Periodo 2016

Montos en colones Ingresos: Remanente al 31-12-2016 250,00 Transferencia No. XXX, Ley 7972 Necesidades Básicas 100,00 Transferencia No. XXX, Ley 7972 Necesidades Básicas 100,00 Transferencia No. XXX, Ley 7972 Necesidades Básicas 100,00 Transferencia No. XXX, Ley 7972 Necesidades Básicas 100,00 Transferencia No. XXX, Ley 7972 Necesidades Básicas 100,00 Transferencia No. XXX, Ley 7972 Necesidades Básicas 100,00 Transferencia No. XXX, Ley 7972 Necesidades Básicas 100,00 Transferencia No. XXX, Ley 7972 Necesidades Básicas 100,00 Transferencia No. XXX, Ley 7972 Necesidades Básicas 100,00 Transferencia No. XXX, Ley 7972 Necesidades Básicas 100,00 Reintegros: Asociación Hogar XXXXXXXXX No. XXXXXXXX, Asociación Hogar XXXXXX 200,00 No. XXXXXXXX, Asociación Hogar XXXXXX 200,00 No. XXXXXXXX, Asociación Hogar XXXXXX 200,00

Total disponible 1.850,00 Egresos: Alimentación 100,00 Salud 100,00 Servicios 100,00 Textiles y vestuario 100,00 Recreación y capacitación 100,00 Transportes 100,00 Servicios funerarios 100,00 Menaje de cocina 100,00 Proyecto específico 500,00 Salarios 275,00 Notas de débito por chequeras 100,00 Otros (autorizados previamente por el CONAPAM) 100,00

Total de egresos 1.775,00 Subtotal (ingresos menos egresos 75,00

Más: cheque XXXX cambiado por menos 20,00 Total de remanente al 31-12-2016 95,00

ANEXO No. 9

13



EJEMPLO DE UNA CONCILIACIÓN BANCARIA

Asociación Hogar XXXXXXConciliación Bancaria al 31 de diciembre del 2016

Bancos LibrosSaldo en Bancos al 31/12/2016 ₡200,00 Saldo en Libros al 31/12/2016 ₡95,00 Menos: Cheques pendientes de Cambio

Cheque No. 65 ₡45,00 Cheque No. 66 ₡40,00 Cheque No. 67 ₡20,00

Total de Cheques pendientes ₡105,00

Saldo conciliado ₡95,00 Saldo conciliado ₡95,00

Elaborado Por: (Nombre y firma del contador)

Revisado Por: (Nombre y firma del representante legal de la Asociación)

14

http://www.conapam.go.cr/



ANEXO No. 10

EJEMPLO DE UN DESGLOSE DE GASTOSAsociación XXXXXXXXXXXXxCédula jurídica XXXXXXPeriodo a liquidar 2016Cuenta corriente 02-043657-6 Ley 7972 Cigarrillos y Licores (necesidades básicas)Desglose de gastos

No. CK o Transferencia

Fecha CK o Transferencia Monto No. Factura Fecha Fact. Monto Proveedor/Beneficiario Alimentación Salud Vestido y calz. Salarios vivienda Otros

245 03/01/2016 40.000,00 569 01/01/2016 40.000,00 Price Smart 40.000,00 246 05/01/2016 125.789,00 65465 04/01/2016 125.789,00 Supermercado Méndez 95.789,00 30.000,00 247 07/01/2016 85.000,00 32469 05/01/2016 85.000,00 Tienda Rosabal 85.000,00

subtotales enero 250.789,00 250.789,00 135.789,00 30.000,00 85.000,00 - - - No. CK o

TransferenciaFecha CK o

Transferencia Monto No. Factura Fecha Fact. Monto Proveedor/Beneficiario Alimentación Salud Vestido y calz. Salarios vivienda Otros248 NULO 249 15/02/2016 50.000,00 32165 13/02/2016 50.000,00 A y A 50.000,00 250 16/02/2016 112.540,00 98745 12/02/2016 112.540,00 Supermercado Méndez 42.540,00 70.000,00

subtotales febrero 162.540,00 162.540,00 42.540,00 70.000,00 - - 50.000,00 -



subtotales marzo - - - - - - - -



subtotales abril - - - - - - - -

15




ANEXO No. 11

HOGAR DE ANCIANOS DE PIEDADES DE SANTA ANAEJERCICIO ECONOMICO 2016

LIQUIDACION PRESUPUESTARIAAL 31 DICIEMBRE 2016

DESCRIPCIÓN DE RECURSOSINGRESOS EGRESOS

SUPERÁVIT O DEFICITPresupuesto Definitivo Real Diferencia

Presupuesto Definitivo Real Diferencia

De la Ley Nº7972, Cigarrillos y Licores 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

De la Ley Nº5662, Fodesaf 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00De la Ley Nº7395, JPS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00De la Ley Nº1152, JPS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

De otras Leyes y/o Partidas específicas 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Del Gobierno local o Municipalidad 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Por la Renta de Factores Productivos 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Por otros ingresos recibidos (ingresos privados) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

TOTAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Este presupuesto fue aprobado por la Junta Directiva

Sesión Nº

Artículo

Del día

16




ANEXO No. 12

EJEMPLO DEL CONTROL DE ACTIVOS

Control interno de activos adquiridos con recursos de las Leyes No. 7972 y No. 5662Proyectos específicos y aprobación del Rubro de OtrosAl 31 de diciembre del 2016

No. Placa Fecha adquisición

Cantidad Adquirida

Descripción del activo

Ubicación Responsable del activo

Valor Procedencia del recurso

001 01/02/2002 1 Armario para medicamentos

Enfermería Enfermera 170.000,00 Ley 5662

002 01/03/2002 1 Refrigeradora Cocina Cocinera 270.000,00 Ley 7972003 06/03/2002 1 Ventilador Sala

multiusoCoordinador 45.000,00 Ley 5662

004 28/05/2003 1 Extractor de grasa

Cocina Cocinera 350.000,00 Ley 7972

005 15/07/2004 1 Calentador de agua

Cocina Cocinera 32.000,00 Ley 5662

006 30/03/2005 1 Lavadora industrial

Lavandería Lavandera 1.800.000,00

Ley 7972

Nombre y Firma Nombre y Firma Presidente de la Junta Directiva Tesorero de la Junta Directiva

17



ANEXO No. 13

Consejo Nacional de la Persona Adulta MayorDepartamento Evaluacion y Seguimeinto

Boleta de Informacion de la Organización de Bienestar Social

Nombre de la Asociación:

Modalidad: Hogar ( ) Algergue ( ) Centro Diurno ( ) Fundacion ( ) Municipalidad ( )

Representante legal:

Coordinador (a):

Dirección exacta de la OBS:

Numeros de telefono:

Números de fax:

Correo Electrónico Oficial de la OBS:

Firma del Representante Legal:

NOTA: Los datos aquí consignados se considerarán como oficiales, para efectos de notificaciones, según lo establecido en la cláusula segunda, inciso n)

del convenio firmado entre el CONAPAM y las OBS. Todo cambio a los datos aquí consignados, deberán ser notificados por escrito.

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