Documentación: como crear una macro en visual basic

Diego Alejandro Palacio Valencia

Wilder Alexander Pérez

Cristian David Morales

Alejandro Ruiz Arroyave

Juliana Correa

Edgar

Politécnico Jaime Isaza Cadavid

Facultad de ingeniería

Técnica profesional en programación de sistemas informáticos

Medellín

2016

Desarrollo

Introducción

En el presente documento daremos las bases teóricas y prácticas para desarrollar una macro en Excel, con la intención de ampliar los conocimientos en programación y conocer mucho más a fondo Microsoft Excel, como una herramienta para la creación y utilización de macros.

En este trabajo evidenciaremos paso a paso la guía para crear una macro, desde el conocimiento teórico, hasta la aplicación práctica, de las principales intenciones del trabajo esta conocer principalmente a fondo el cómo crear una macro, y en base a esta, darle la utilidad que amerite según el caso, de igual forma, se pretender conocer muy bien toda la teoría, que en este caso será de vital importancia para la generación del producto final. Esperamos sea de su entendimiento.

Objetivos

Objetivo general

- Aprender a programar macros en Visual Basic con toda su respectiva teoría

Objetivos específicos

- Crear una macro que permita el registro de inasistencia de cada docente, se su respectiva institución.

- Aplicar los conocimientos sobre macros adquiridos en el semestre.- Debemos implementar una solución prsctica y eficaz para llevar un registro de cada

anormalidad presentada en todas las instituciones previamente registradas en el sistema, con respecto a la inasistencia de cada docente.

¿Qué es una macro?

Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.

Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.

Aplicaciones de las macros

- Automatizar tareas- Aplicar formatos- Aplicar la programación - Desarrollar aplicaciones- Creación de juegos- Desarrollar nuevas funciones para Excel- Comunicar aplicaciones

¿Qué es Excel?

Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft y forma parte de Office que es un paquete ofimática el cual incluye otros programas como Word y PowerPoint. Excel se distingue de los demás programas porque nos permite trabajar con datos numéricos, es decir, podemos realizar cálculos, crear tablas o gráficos y también podemos analizar los datos con herramientas tan avanzadas como las tablas dinámicas.

Aplicaciones de Excel

- Llevar registro multidocumental de datos.- Graficar- Análisis estadístico.- Transición de datos de aplicaciones externas.- Transformación de archivos planos a formato de celdas.- Crear aplicaciones básicas con macros- Calculadora provisional

Introducción a VBA

¿Visual Basic for Applications?

Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.

Microsoft Excel es una herramienta muy eficaz que se puede usar para manipular, analizar y presentar datos. A veces, no obstante, a pesar del amplio conjunto de características que ofrece la interfaz de usuario (UI) estándar de Excel, es posible que se desee encontrar una manera más fácil de realizar una tarea repetitiva y común, o de realizar alguna tarea no incluida en la interfaz de usuario. Afortunadamente, las aplicaciones de Office, como Excel, tienen Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación que brinda la posibilidad de ampliar dichas aplicaciones.

¿Cómo funciona?

VBA funciona mediante la ejecución de macros, procedimientos paso a paso escritos en Visual Basic. Aprender a programar podría parecer intimidante, pero con algo de paciencia muchos usuarios encuentran que conocer aunque sea una pequeña parte del código y las aplicaciones de VBA facilita su trabajo y les brinda la posibilidad de ejecutar tareas en Office que antes creían imposibles de realizar para su bien. Si se adquieren algunos conocimientos sobre VBA, resultará mucho más sencillo seguir aprendiendo, por lo que aquí las posibilidades son ilimitadas.

Sin duda, la razón más frecuente por la cual se usa VBA en Excel es para automatizar tareas repetitivas.

Por ejemplo: Suponga que tiene docenas de libros con docenas de hojas de cálculo y necesita realizar cambios en cada uno de ellos. Los cambios podrían ser tan simples como aplicar formato nuevo a algún rango fijo de celdas, o bien tan complejos como buscar algunas características estadísticas de los datos en cada hoja, elegir el mejor tipo de gráfico para mostrar datos con esas características y, a continuación, crear y dar formato al gráfico en consecuencia.

En ambos casos, es probable que prefiera no realizar estas tareas de forma manual, al menos no más de unas pocas veces. En su lugar, las tareas pueden automatizarse usando VBA para escribir las instrucciones explícitas que Excel debe seguir.

Pero, VBA no es útil solo para tareas repetitivas. También puede usar VBA para crear nuevas funcionalidades en Excel y realizar tareas que integren Excel con otras aplicaciones de Office, como Microsoft Access.

Creación de la macro

Antes de entrar en detalle de cómo crear nuestra calculadora, principalmente debemos aprender como configurar el entorno de nuestro Excel, para poder programar, para esto haremos los siguientes pasos:

Teniendo ya activada nuestra pestaña de desarrollador podremos empezar ahora si con la macro como tal. Para empezar debemos abrir nuestro entorno de Visual Basic for Applications (VBA) que esta se ubica en nuestra barra de tareas de Excel.

Estando en la opción de DESARROLLADOR, observamos a mano izquierda la opción de “Visual Basic” con la cual podremos ingresar al entorno de desarrollo.

Después de seleccionar Visual Basic, nos aparece el entorno de VBA donde podremos crear nuestra calculadora.

Ya dentro del entorno encontramos muchas opciones para empezar a crear macros, en este caso, la que nos importa es la opción de insertar, donde seleccionaremos insertar un formulario, de la siguiente forma.

Luego nos aparecen nuestro formulario con las opciones que este presenta:

Para empezar a crear nuestra macro, debemos contar con tres formularios, una para el registro del docente, otro para el registro de la institución, y otro para el registro de la falta.

-El primer formulario (registro del docente) los campos son: cédula, institución, nombre, tipo de docente, -El segundo (registro de la institución) contamos con: Nombre de la institución.-El tercero ( registro de la inasistencia) : universidad, tipo de docente, nombre de docente, tipo de falta, días de las faltas.

1. Procedemos entonces a crear los campos y botones respectivos de cada formulario.

2. Ahora procederemos a darle función a los checkbox, logra do que carguen la información solicitada de las hojas de cálculo.

2. Ahora seguiremos con darle funcionalidad al botón de guardado universidad, que para lo eso debemos seguir los siguientes pasos.

4. Luego de esto seguiremos los pasos anteriores par así darle funcionalidad, a el botón de guardar inasistencia y crear docente.

Conclusiones

En este trabajo evidencia mos un poco de teoría sobre Excel, Macros, Visual Basic for Applications y demás temas, al igual que aprendimos a realizar una macro de una calculadora, y a esta le dimos las funciones básicas; pero como desde la teoría se evidenciaba todas las aplicaciones que podemos generar con VBA y las macros, es decir, no solo sirve para crear calculadores, sino que las aplicaciones pueden ir mucho más allá de lo que imaginamos y creemos.

A pesar de todas las buenas razones para usar VBA en Excel, es importante recordar que la mejor solución de un problema posiblemente no se relacione con VBA en absoluto. Excel tiene una gran variedad de características sin VBA y es posible que hasta un usuario avanzado con Excel no esté familiarizado con todas ellas. Antes de acudir a una solución de VBA, realice una búsqueda exhaustiva para asegurarse de que no existe una manera más simple dentro de las funciones básicas de Excel.