ToR PROYECTO INTEGRAL DE TECNOLOGÍA

Plataforma Digital de campo para el recojo y actualización de información de patrocinio

Plan Internacional – Perú

ContenidoDISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE PLATAFORMA INFORMÁTICA DE CAMPO PARA EL RECOJO Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE NIÑEZ AFILIADA.............................3

I. INFORMACION INSTITUCIONAL..................................................................................3

II. ANTECEDENTES MÁS RELEVANTES AL PROYECTO..........................................3

El sistema informático de Plan Internacional actual:.................................................4

Cuidado y protección de la información.......................................................................4

Procesos de actualización de información de niños y niñas...................................4

III. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO...........................................................................5

a. Sobre el levantamiento de información en cuestionarios actual........................6

b. Sobre el proceso de toma de fotos actual................................................................6

c. Sobre el uso actual de la información........................................................................7

d. La solución tecnológica requerida..............................................................................7

IV. OBJETIVOS DEL PROYECTO...................................................................................7

Objetivos específicos...............................................................................................................8

V. ESPECIFICACIONES GENERALES DEL PROYECTO.............................................8

a. Procesos del negocio a programar en sistemas.................................................8

b. Esquema propuesto del sistema...........................................................................10

c. Principios básicos que debe cumplir la plataforma tecnológica...................11

APLICACIÓN MOVIL...............................................................................................................11

APLICACIONES WEB...........................................................................................................11

VI. MODALIDAD DE EJECUCIÓN Y ENTREGABLES DEL PROYECTO..............11

a. Análisis de requerimiento..............................................................................................11

b. Diseño y desarrollo.........................................................................................................12

c. Pruebas e implementación.............................................................................................12

VII. PERFIL DEL PROVEEDOR......................................................................................12

VIII. Criterios de Ética.......................................................................................................13

IX. Términos de Pago y tiempo....................................................................................13

X. Entrega de propuestas.................................................................................................13

DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE PLATAFORMA INFORMÁTICA DE CAMPO PARA EL RECOJO Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE NIÑEZ AFILIADA

I. INFORMACION INSTITUCIONAL

Plan Internacional (Plan) es una organización internacional humanitaria de desarrollo centrada en la niñez, sin afiliación política, religiosa o gubernamental. Fundada desde 1937, Plan viene trabajando en 69 países con niños, niñas y sus comunidades; así como con contribuyentes individuales y socios de todo el mundo para abordar las causas estructurales de la exclusión y vulnerabilidad así como la promoción de los derechos de la niñez y adolescencia. La visión de Plan es un mundo donde todas las niñas, niños y adolescentes puedan desarrollar su pleno potencial en sociedades que respeten los derechos y la dignidad de las personas.La Misión de la organización apunta al logro de mejoras duraderas en la calidad de vida de las niñas, niños y adolescentes en países en vías de desarrollo a través de un proceso que une a las personas de distintas culturas y agrega valor y significado a sus vidas. La labor de Plan se realiza en asocio con gobiernos nacionales y locales y con organizaciones de la sociedad civil, de tal forma que se sumen esfuerzos para mejorar la vida de la niñez.En el Perú, Plan inició sus operaciones en 1994 contribuyendo a mejorar la vida de más de medio millón de personas en Cusco, Piura, Lima y Cajamarca. Plan colabora con cerca de 180 comunidades promoviendo el desarrollo de habilidades y el acceso a los recursos necesarios para implementar proyectos que conduzcan a cambios positivos y duraderos en la vida de los niños, niñas y adolescentes.Siendo el patrocinio uno de los pilares por el cual Plan financia sus proyectos y que además se constituye un sistema dinámico de rendición de cuentas a través del fortalecimiento de estrechas relaciones de solidaridad y diálogo intercultural entre niños, niñas, adolescentes y los/las patrocinadoras contribuyendo a la formación de una comunidad global comprometida en el desarrollo de las niñas y los niños, principalmente quienes viven en situación de exclusión y extrema pobreza.

II. ANTECEDENTES MÁS RELEVANTES AL PROYECTO

El sistema informático de Plan Internacional actual:

Plan Internacional cuenta con un sistema informático internacional llamado Childdata, el mismo que administra la información de los niños y niñas beneficiarios de la intervención institucional y sus comunidades. Este sistema mantiene la información básica de los niños y niñas, su composición familiar, además de ser el mecanismo por el cual se procesan y administran las comunicaciones entre los patrocinadores y los niños y niñas.

Childdata es un sistema web de propiedad de Plan internacional, y es administrado internacionalmente. Desde las oficinas como la nuestra en el Perú, no tenemos acceso a tablas y/o códigos de programación de este software. Únicamente tenemos acceso a lo que la interfaz de usuario nos permite realizar y reportes.Este sistema es manejado a través de navegadores web en estaciones de oficina, y su interfaz de usuario requiere de capacitación relativamente compleja para su uso adecuado.

Cuidado y protección de la información

Uno de los principales ejes del trabajo de Plan internacional es la protección a la niñez, esto incluye los procesos, sistemas e información que manejamos. Nuestros procesos demandan una alta confidencialidad y la toma de medidas a nivel de IT para proteger la información que guardamos de los niños y niñas. Incluso con terceros, Plan exige que se acepten los términos de su política de protección a la niñez y código de conducta, además de que asegure la confiabilidad y confidencialidad de la información bajo contrato. Existen estándares de protección descritos en documentos que deben ser cumplidos bajo toda circunstancia. La documentación será presentada a quien finalmente sea seleccionado para la elaboración de la plataforma informática objeto del proyecto.

Procesos de actualización de información de niños y niñas

Uno de los procesos más importantes para Plan internacional es la actualización de información de los niños y niñas afiliados. Una actualización consta de un cuestionario y dos fotografías, una del niño/a afiliado y otra con su familia. Esta actualización se realiza en base a cuestionarios físicos con preguntas ya predeterminadas por Plan Internacional y toma de fotos. Esta información se recoge a modo de censo, con visitas domiciliarias a cada familia, es procesada y luego ingresada al sistema Childdata por digitadores. Plan Perú realiza esta actualización cada año para aproximadamente 25000 niños y niñas a nivel nacional, en 3 departamentos y 184 comunidades.La actualización del niño o niña patrocinada SCU tiene el propósito de brindar al patrocinador información acerca de los cambios ocurridos en la familia durante el último año; junto con fotografías actualizadas del niño o niña patrocinada y de su familia. También menciona de tres a cinco proyectos ejecutados durante el último año en la comunidad en que vive el niño o niña patrocinada y su familia. El SCU es un documento de una página que se envía anualmente junto con la actualización anual de Programa, PAU (Program Anual Update). El paquete de ambos documentos y las fotografías se denomina “paquete de actualización”.Para la entrevista familiar de la Actualización de datos (SCU) se utiliza el mismo cuestionario de patrocinio que se emplea para preparar la presentación del niño o niña patrocinada (SCI). El cuestionario incluye listas abreviadas de los códigos que se usan con frecuencia, Los códigos que se usan para generar las SCU y la información del cuestionario son representados de manera idéntica en ChildData, con el fin de garantizar que se transmita la información correcta. La entrevista es una parte esencial del proceso de generación de los SCU. Se trata de una valiosa oportunidad para analizar la participación y el desarrollo comunitario centrado en la niñez (CCCD) con los niños y niñas patrocinadas y sus familias. La visita debería fortalecer el proceso participativo medular y trascender a la mera extracción de información para un cuestionario.

Plan emplea respuestas codificadas en las evaluaciones de desarrollo. Cualquier cambio no autorizado a estos códigos restaría confiabilidad o veracidad a los datos recopilados desde la perspectiva de los propósitos del programa. Las descripciones de los proyectos de los SCU se basan en textos tipo preparados a nivel global en referencia a resultados comunes en los proyectos. Los datos de los SCU se pueden analizar en forma colectiva e histórica mediante Business Intelligence (BI) , para captar la situación o las tendencias generales en las vidas de las familias, así como para efectuar comparaciones entre países o regiones con respecto a la matrículas escolares, acceso a agua y saneamiento, etc. Las oficinas de paìs pueden acceder a esta información para revisar y planificar las actividades de programa y compartirlas con las comunidades.La actualización y el registro de un niño nuevo (afiliación) comparten el mismo cuestionario, con la diferencia de que en la afiliación aun no se cuenta con un código de niño, que lo genera Childdata al registrarlo, y la verificación de información básica como nombres, fechas de nacimiento, sexo, padres, etc, son más exigentes, con verificación del DNI de cada niño nueva a afiliar.

III. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Plan realiza la actualización de información para aproximadamente 25 000 niños y niñas cada año y afilia a unos 1500 nuevos cada año. El proceso de levantamiento de información del cuestionario se hace con documentos en físico llenados a mano por el personal de Plan y por voluntarios de las comunidades donde trabajamos. La planificación para llegar a esta cantidad de niños y niñas es impresionante y demanda de mucha coordinación y esfuerzo. No obstante, este trabajo se ve ralentizado y complejizado por el manejo logístico que implica tener los cuestionarios preparados antes de la salida a campo, su manejo en campo, y su manejo posterior. Sumado a ello está el manejo de fotografías que se toma a cada niño en campo, lo que implica el manejo de cámaras fotográficas, la descarga de las fotos y una posterior identificación de cada foto con el niño o niña a las que pertenecen.

a. Sobre el levantamiento de información en cuestionarios actual

De por sí, el proceso de actualizar información toma tiempo y esfuerzo para el personal de Plan a todo nivel. Para llevar un orden, para el completado del proceso, se manejan listados de niños y niñas a quienes se les debe actualizar la información. El manejo de los cuestionarios suma un manejo logístico complejo y manual, que genera un alto consumo de tiempos para su revisión, organización y comparación con los listados de niños y niñas a quienes se les debe actualizar la información.Además, hay que mencionar que el manejo logístico de estos formatos también consume tiempo a nivel de oficina, donde se deben preparar, organizar y entregar al personal de campo para que procedan a la actualización de información. Adicionalmente a ello se incurren los costos y tiempos de transporte desde nuestras oficinas hasta campo, lo que implica también disponibilidad de tiempos de personal para la entrega de este material.Además de ese manejo logístico, hay un punto crítico que resulta difícil de asegurar en el recojo de información manual, que es el aseguramiento de calidad de información. Para el aseguramiento de información se depende mayormente del criterio del personal que levanta y revisa la información, que en muchos casos no

son personal de Plan. Se hace evidente la necesidad de cerrar la brecha ayudando a gestionar la calidad de información, sobre todo sabiendo los grandes volúmenes de actualizaciones y afiliaciones que se manejan.

b. Sobre el proceso de toma de fotos actual

La toma de fotos se hace durante la afiliación y actualización de información con cámaras compactas regulares. Se requiere únicamente una foto del afiliado y otra familiar, y en la inscripción de nuevos niños, fotos del anverso y reverso del DNI. Generalmente, y por asegurar calidad, se están tomando más fotos de las requeridas con la finalidad de evitar retornos a campo. Las memorias de las cámaras son descargadas en computadores de oficina, donde se hace una depuración y cambio de nombres de archivos para hacerlas identificables. Esta identificación de fotografías con afiliados se hace de manera variada, haciendo uso de fotografías impresas engrapadas a los formularios por el personal que levantó la información y/o por descripciones de la foto que corresponde a cada cuestionario.Las fotos familiares son impresas anualmente para ser entregadas a las familias, lo que implica nuevamente un trabajo logístico para identificar a que niño o niña pertenecen, identificarlas y luego entregarlas.Estos trabajos son manuales y repetitivos, que por esas características se lleva a generar potenciales problemas de calidad por errores. Este aspecto también se contempla en esta solución tecnológica.

c. Sobre el uso actual de la información.

Hasta el momento no se han establecido mecanismos de análisis de datos levantados en campo. Childdata actualmente es limitado en la generación de reportes que puedan incluir indicadores amigables, adecuados para ser entregados a las comunidades, y otros socios con quienes se trabajan a nivel de campo.En adición a ello, debido al largo tiempo que implica el post procesamiento de la información y fotografías y su organización (que puede tomar de 2 a 3 meses después del levantamiento en campo), y el típico reinicio de nuevos procesos que presiona al staff a una rutina de urgencia, hace que en la coyuntura actual el uso de información sea muy lento y difícil.Esta rutina de trabajo, hace que las familias sean un proveedor pasivo de datos que desde ya refleja cansancio en ellos también, además del staff y voluntarios. Para involucrarlos la plataforma propuesta proveería de reportes casi inmediatos después del levantamiento de información.

d. La solución tecnológica requerida

Por todo lo mencionado, se requiere contar con una solución tecnológica digital que facilite la gestión de producción de las comunicaciones de afiliación y actualización de los niños y niñas a través del proceso de recolección digital de datos con dispositivos móviles (de preferencia tablets y smartphones), permita hacer seguimiento del levantamiento de información, el control trabajo pendiente manejando los formularios de afiliación y actualización activos, con funcionalidades de verificación de la calidad de los datos, según cronograma de producción, además de facilitar toma de fotografías y su codificación como parte del paquete de información requerida por cada niño/a. La solución tecnológica deberá contar con una interface de administración y gestión vía Web y aplicación móvil que pueda operarse offline en los dispositivos móviles sin necesidad de contar con planes de

datos y sólo requerir conexión a Internet para la actualización de la data requerida y/o envío de la información levantada.

IV. OBJETIVOS DEL PROYECTO

1. Diseño, desarrollo e implementación de una solución tecnológica digital que permita agilizar procesos de recolección, procesamiento y análisis de la información levantada en campo para la actualización anual y de nuevas afiliaciones de niños y niñas.

Objetivos específicos

1. Contar con una aplicación para dispositivos móviles (Tablet y celulares), con funcionalidad para operar offline, que sea segura, confiable, amigable o súper fácil de usar y sirva para: el levantamiento de información en la actualización anual y afiliación de niños y niñas, el control de avance en actualizaciones, facilite el envío y consolidado de la información a una base de datos del país además de permitir realizar seguimiento a un listado de comunicaciones por hacer.

2. Contar con una plataforma vía Web con módulos para la gestión y procesamiento de información por oficina, que permita realizar controles de calidad de la información levantada, generación e impresión de los formularios y fotografías, administración y configuración de la plataforma parametrizable.

3. Contar con un generador de reportes web, que ayude a la exportación y análisis de la información levantada en campo.

V. ESPECIFICACIONES GENERALES DEL PROYECTO

a. Procesos del negocio a programar en sistemasPlan Internacional en el Perú cuenta con 25 000 niños y niñas registradas en la modalidad de Patrocinio de niños. Anualmente se realiza el proceso de actualización de información y fotografías de cada uno de esos niños y niñas, además de afiliar a nuevos niños cada año. Como el software actual con que Plan cuenta, no contempla herramientas de levantamiento de información en campo y otras complementarias que faciliten el análisis y uso de la misma, es que se plantea que la plataforma tecnológica sistematice los procesos que actualmente se hacen manualmente y que se listan de manera gruesa a continuación.

PROCESO DE NEGOCIO

Módulos/funcionalidad general de sistema a desarrollar Móvil (App)

Desktop (web)

1 Control de avance y cumplimiento de las actualizaciones anuales de información

Manejado en la aplicación con acceso específico a usuarios. La fuente de información de tareas pendientes provienen de otro sistema (childdata) y se debe mostrar como listados de tareas por hacer y completas.

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2 Actualización de información y fotos

Módulo de aplicación en plataforma Android de característica ágil, amigable y segura, con funcionalidad offline que sincroniza cuando hay conexión a internet.El formulario de actualización es accesible desde el listado de tareas pendientes de la aplicación. Este formulario se debe mostrar pre llenado con la información y foto (thumbnail) del año anterior en los casos de las actualizaciones. Las características de validación y funcionamiento del formulario específico serán definidas con los programadores. La aplicación

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considera la toma de fotos (2 por cada SC), la misma que debe cumplir con criterios de nomenclatura y especificaciones técnicas requeridas.La aplicación debe ser capaz de remitir de manera confiable fotos e información a los servidores.

3 Afiliaciones Opción que muestra el formulario en blanco, para completar el registro de un nuevo niño o niña. Como el sistema corporativo childdata es el que asigna el código al niño afiliado, esta afiliación deberá ser registrada con un código temporal, hasta que se le asigne el código definitivo. Una nueva afiliación debe cruzar datos con la base existente para identificar duplicados. La foto de DNI (recomendada pero opcional) está incluida en las afiliaciones.

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3 Controles de calidad y aprobación de las actualizaciones de información y fotos

Módulo de control de calidad, con funcionalidad de aprobación y rechazo. Proceso se realiza desde una plataforma que acceda a base centralizada, con acceso restringido a usuarios. Aprobaciones y/o rechazos deben reflejarse en los terminales Android de los usuarios, en sus distintos status.

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4 Impresión de formularios y fotografías

Módulo de generación/impresión de formularios de cada niño, que incluye las fotos y firma tomadas y la información levantada en formularios. Este módulo es de acceso en oficina y no es parte de la aplicación Android. Los archivos deben poder ser exportados con una organización y nomenclatura que permita su fácil acceso.

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5 Generación de reportes

Módulo web, con acceso restringido a usuarios según nivel de acceso, que genere reportes, predeterminados y flexibles de los datos recogidos en campo

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b. Esquema propuesto del sistema

c. Principios básicos que debe cumplir la plataforma tecnológica

APLICACIÓN MOVILFuncionalidad Control de avance y cumplimiento de las actualizaciones anuales de

informaciónFuncionalidad Formulario para la actualización de información y fotos y registro de

nuevas afiliaciones (mismo formulario con pequeñas variaciones)Funcionalidad Registro de nuevos niños y niñas con formularios y fotos.

Funcionalidad Reportes básicos de cumplimiento

- Debe ser segura. Cualquier tabla o datos no deben ser legibles al usuario si es extraída (cifradas). El acceso deberá estar protegido por contraseñas. Debe respetar las políticas de IT y protección de Plan International.

- Debe ser amigable, intuitiva no debe requerir mucho entrenamiento. Además, debe respetar el lenguaje de diseño material Android, que sea portable a diferentes dispositivos móviles. Debe ser como un juego.

- Debe ser ágil. No debe tener demoras. El lanzamiento de la aplicación, búsqueda en listados y formulario deben ser ágiles y no deben representar demoras para el usuario.

- Debe ser ligera, tanto como sea posible en procesamiento y almacenamiento, no debe requerir de los equipos de última tecnología per operarse y funcionar correctamente.

- Debe tener funcionalidad offline para el registro y procesamiento de los datos levantados, con posibilidad de sincronización y actualización de la información e imágenes cuando se tenga disponibilidad de internet con el menor consumo de datos posible.

- Debe ser altamente confiable. No debe haber pérdida de datos en la transferencia. Se deben establecer los mecanismos y funcionalidades necesarios dentro de la aplicación para asegurar el envío y recepción de los datos a la BD centralizada desde los dispositivos móviles.

- Debe ajustarse a distintos tamaños de pantalla de dispositivos móviles.

APLICACIONES WEBMódulo Controles de calidad y aprobación de las actualizaciones de

información y fotosModulo Controles de calidad y aprobación de nuevas afiliaciones Módulo Impresión de formularios y fotografíasMódulo Generación de reportesMódulo Administración y configuración parametrizable

- Debe ser Segura, debe ser un “sitio web seguro” cumpliendo con los protocolos de seguridad necesarios para el cifrado de la información. El alojamiento en la nube deberá cumplir con los requerimientos de seguridad necesarios para garantizar el respaldo, almacenamiento, transferencia y cifrado de la información.

- Debe ser fácil de usar. Módulos de gestión, aprobación, administración, configuración, impresión y reportes deben contar con una interfaz de fácil utilización.

- Debe ser amigable. No debe requerir mucha capacitación para su uso. Debe ser muy visual- Administración mínima. Además de las configuraciones iniciales se pueda reducir a la

importación de datos extraídos desde ChildData y facil administración de accesos.- Opciones de fácil de exportación/extracción de datos. A tablas de Ms Excel, archivos de

texto y otros.

VI. MODALIDAD DE EJECUCIÓN Y ENTREGABLES DEL PROYECTOa. Análisis de requerimiento

Realizar un análisis de requerimiento en detalle para tomar conocimiento de los procedimientos relacionados al levantamiento de datos, procesamiento y seguimiento desde campo y oficina. En esta se espera contar con un prototipo que nos permita iniciar la próxima etapa.

b. Diseño y desarrolloEn base al análisis de requerimiento realizado la empresa consultora deberá realizar el diseño del modelo y desarrollo del sistema considerando los componentes principales del mismo e indicando la metodología de desarrollo.

c. Pruebas e implementaciónLa empresa consultora debe facilitar periodo de pruebas y/o validación del producto en el cual el usuario final puede probar la aplicación de software bajo condiciones operativas reales.

El inicio de los procesos de pruebas, implementación y puesta en marcha de la aplicación será coordinado y aprobado por Plan según cronograma de trabajo.

El producto final la aplicación de software será entregado a Plan por la empresa consultora como propiedad de Plan donde además debe incluir el código fuente abierto.

En base a un cronograma acordado entre la empresa consultora y Plan se definirá los tiempos que tomarán las fases de desarrollo, pruebas, implementación y puesta en marcha de producto de software.

Los productos a entregar deberán responder en detalle a análisis del requerimiento realizado durante la fase inicial y según acuerdo de contrato con el proveedor adjudicado.

Los entregables esperados son:

a. Diseño y desarrollo del software requerido para el funcionamiento del proyecto (diseño de la base de datos, aplicación Android, software web de administración y gestión de bases de datos y demás software requerido para el funcionamiento integral del proyecto).

b. Entrega de instaladores y código fuente del software como propiedad de Planc. Guía de usuario y guía técnica final.d. Entrega e implementación del software para su operación y correcto funcionamientoe. Soporte post implementación y garantía de al menos 6 meses.f. Administradores y usuarios finales capacitados en el uso, manejo y administración del

software correspondientemente.g. Entrega y transferencia de producto final al personal de área informática de Plan.

VII. PERFIL DEL PROVEEDOR

Los interesados deberán hacer llegar adjunto a su propuesta de trabajo los siguientes detalles:

1. Documentar el perfil del/la empresa y/o del equipo de trabajo que considere, experiencia de trabajos relacionados que se hayan realizado, títulos, certificados y otros documentos correspondientes que acrediten oficio y experiencia de trabajo en áreas de desarrollo e implementación de software.

2. Presentar propuesta técnica, en la que se detalle las herramientas de desarrollo a utilizar y requerimientos técnicos necesarios a considerar para operar la plataforma web en la nube y su interacción con la aplicación móvil.

3. Presentar cronograma de trabajo, en el que se detalle las fases y actividades principales que se llevarán a cabo para obtener el producto requerido.

4. Propuesta económica, que detalle los requerimientos de pago correspondientes.

5. Incluir cualquier aspecto que pueda considerarse como valor agregado.

VIII. Criterios de Ética

Cumplimiento puntual. - La puntualidad en el cumplimiento de los compromisos.

Confidencialidad. - Los documentos/información facilitados y productos resultados por la contratación el servicio, son propiedad y uso exclusivo estrictamente de Plan Internacional, no pudiendo el consultor difundirlos ni hacer uso de ellos para otros fines según contrato.

IX. Términos de Pago y tiempoSe requiere que los productos se entreguen al término máximo de 7 meses.

Plan considerará la propuesta económica para determinar y negociar con el proveedor adjudicado la forma de pago de la consultoría que será acordado a través de un contrato de servicios.

X. Entrega de propuestasSe realizará una reunión de aclaración a los interesados el 5 de marzo

La propuesta deberá ser entregada hasta el 9 de marzo de 2018. La propuesta técnica deberá responder a los requerimientos planteados en los términos de

referencia. La propuesta técnica y propuesta económica deberá estar expresada en Soles, a todo costo y

considerar los impuestos de ley. Las propuestas deben ser dirigidas a: peru.admco@plan-international.org colocando el título

de la consultoría en el asunto del correo electrónico en el plazo indicado en el cronograma. Las consultas técnicas deben ser dirigidas a: oswaldo.agurto@plan-international.org y

carla.rocha@plan-international.org

XI. Anexos

1. Cuestionario SCI/SCU (afiliaciones y actualizaciones). Cuestionario base. Preguntas, criterios y características serán definidas con el desarrollador.

2. Listado inicial de reportes requeridos. Reportes finales, nombres, estructura y presentación serán definidos con el desarrollador.