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MODIFICACIONES PARA EL PLAN ESTRATEGICO DE COMUNICACIONES DE LA LOTERÍA DEL VALLE 1. INTRODUCCIÓN La introducción es una contextualización de lo que es la empresa y de lo que se requiere de manera indispensable a nivel de comunicación, pero lo planteados no refleja la realidad de la lotería del valle, ya que a nivel organizacional hay un sin número de vacios, que replanteando algunos comportamientos de la cultura organizacional pueden ser llenarse en aras de llegar a la solución. El documento plantea la guía de comunicaciones para desarrollar procesos efectivos, que deben ajustarse a nivel del personal, educando al funcionario por medios de herramientas positivas, para que los planteado sea posible. Dentro de los factores no ejercidos dentro de la lotería del valle que se encuentran en su introducción, esta: - No se ejercen mecanismos de comunicación organizacional, pues se imposibilita seguir los procesos de desarrollo interno para que estos sean más óptimos. - No se puede organizar ni asesoras a los públicos internos, directos e indirectos ya que no hay una directriz que autorice al comunicador para dicho proceso; por el contrario esta tarea la ejerce cualquier trabajador solo en aras de cumplir con la acción, mas no con la optimización de cumplir el objetivo.

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MODIFICACIONES PARA EL PLAN ESTRATEGICO DE COMUNICACIONES DE LA LOTERÍA DEL VALLE

1. INTRODUCCIÓN

La introducción es una contextualización de lo que es la empresa y de lo que se requiere de manera indispensable a nivel de comunicación, pero lo planteados no refleja la realidad de la lotería del valle, ya que a nivel organizacional hay un sin número de vacios, que replanteando algunos comportamientos de la cultura organizacional pueden ser llenarse en aras de llegar a la solución.

El documento plantea la guía de comunicaciones para desarrollar procesos efectivos, que deben ajustarse a nivel del personal, educando al funcionario por medios de herramientas positivas, para que los planteado sea posible.

Dentro de los factores no ejercidos dentro de la lotería del valle que se encuentran en su introducción, esta:

- No se ejercen mecanismos de comunicación organizacional, pues se imposibilita seguir los procesos de desarrollo interno para que estos sean más óptimos.

- No se puede organizar ni asesoras a los públicos internos, directos e indirectos ya que no hay una directriz que autorice al comunicador para dicho proceso; por el contrario esta tarea la ejerce cualquier trabajador solo en aras de cumplir con la acción, mas no con la optimización de cumplir el objetivo.

2. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

2.1 HISTORIA

El documento se encuentra bien planteados, refleja una realidad de lo que ha sido la lotería del valle a lo largo de la historia, pero teniendo en cuanta que hace mas de 8 años el documento no ha sido modificado es importante alimentar la historia con más información, fortalecer con cifras vigentes hasta el año 2017, especificar la proyección a futuro, mostrar el progreso hasta la actualidad, actualizar los procesos de modernización y especificar que otros procesos de calidad aparte de los certificados, piensa emprender la organización.

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Es importante que este documento se recree y se genere una pieza más elaborada para que pueda reposar en un archivo histórico de la oficina de comunicaciones de la lotería del valle.

- La información institucional está muy bien estructurada, pues su misión es acorde con los procesos gestionados por parte de la empresa, pero es importante que valores como armonía, compromiso y alto desempeño del talento humano sean ejercidos a cabalidad por los funcionarios, ya que son notorias algunas fallas con el sentido de pertenencia de la empresa.

- En cuanto a la visión encontramos una estructura aterrizada y encaminada al logro, pero es importante ponerle plazo al visiona miento de la empresa proyectándose a corto, mediano y largo plazo.

- La política de calidad está totalmente contextualizada con la realidad de lo que es La Lotería del Valle, hasta el momento solo es necesario realizar algunos ajustes de redacción en el documento.

- Respecto a los valores corporativos, es importante supervisar que a nivel interno estos sean puestos en práctica, ya que son los valores idóneos para una entidad que trabaja para conseguir los recursos para la salud del departamento.

- En cuanto a responsabilidad social la organización está muy bien estructurada, pues ean adelantado muchos procesos que benefician al publico interno indirecto ( loteros), pero deben plantearse otro procesos que beneficien y respeten al publico interno directo ( funcionarios y contratistas); en cuanto el documento, debe someterse algunas modificaciones y ampliar un poco la información teniendo en cuenta las actividades realizadas hasta la fecha, actualizar cifras hasta el año vigente y terminar los procesos de magnetización de los loteros del departamento para completar las funciones de responsabilidad social.

3. DIAGNOSTICO DE COMUNICACIONES

3.1 ANALISIS DEL RESULTADO DEL DIAGNOSTICO

Es de suma importancia realizar un nuevo diagnostico de comunicaciones , que genere un nuevo resultado, donde refleje la percepción de los funcionarios que laboran en la actualidad dentro de la Lotería del valle, así como de los distintos canales internos y externos que permiten el flujo de la información en la actualidad

4. OBJETIVO DE LAS POLITICAS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

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4.1 OBJETICO GENERAL

Es un objetivo muy bien planteado, pero es un objetivo que no es logrado, cabe resaltar que es muy importante que la empresa reaccione ante las necesidades de la oficina de comunicaciones y brinde un respaldo para que sus procesos puedan ser altamente efectivos.

4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Respecto a los objetivos específicos, es de suma importancia replantearlos todos, ya que la oficina de comunicaciones carece de infraestructura y equipo humano para su cumplimiento, puesto que los procesos de comunicación al interior de la lotería del valle son de carácter negativo y no cuentan con una estructura clara.

Por otra parte no se cuenta con actividades que motiven al equipo humano a que trabajen por el mejoramiento del clima institucional, pues es claro que el ambiente laboral de la organización no es el más adecuado dentro de los espacio labores, puesto que comentarios de pasillo, caso omiso a las directrices encomendadas y falta de compromiso laboral permean a la organización y estos factores limitan la productividad.

Se deben generar políticas encaminadas al clima organizacional para que el individuo adhiera a su accionar laboral la misión corporativa como parte fundamental de todas las tareas delegadas en su cargo.

5.1 PROPUESTA DE POLITICA

Se debe crear una propuesta de políticas de comunicación con la identidad de y la cultura organizacional que el gerente quiera que se practique con los públicos internos y externos de la empresa y para ellos es importante integrar los siguientes factores.

Crear un plan de comunicación organizacional Fortalecer el plan de medios Cohesionar un plan acorde a las necesidades organizacionales Creas estrategias internas y externas Reglas de comunicación

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Teniendo en cuenta estos factores se realizara un documento que identifique la comunicación de La Lotería del Valle, logrando la asertividad que la empresa tanto necesita.

5.2 POLITICA GENERAL

La política general esta orienta la comunicación como eje estratégico y es un documento que se encuentra muy bien estructurado, la recomendación pertinente es que cada uno de sus ítems se cumpla de manera correcta a nivel interno en la organización.

6. POLITICAS OPERACIONALES DE COMUNICACIÓN INTERNA

Las políticas operacionales se encuentran muy bien estructuradas, pero es importante realizar estrategias para que se cumplan, no tiene ninguna utilidad que exista un documento sobre el plan de comunicaciones, si nada de los que se encuentra ahí planteado es puesto en práctica dentro de la organización.

Es importante educar y concientizar a los funcionarios de la importancia de las políticas operacionales de comunicación, para un buen clima laboral y que esto se vea reflejado en la productividad.

6.1 ESTRATEGIAS

De igual forma que en el procedimiento anterior las estrategias 0cuentan con una muy buena estructura pero lo planteado solo reposa en el archivo y no hay una ejecución de ello.

Es de suma importancia tener en cuenta los siguientes aspectos, que se pacten y realicen:

- En cuanto a la actualización y manejo de la página web, no se cuenta con el personal idóneo para ejercer la función, hay muchas debilidades, no hay una actualización constante ni se logra el objetivo de que la gerencia muestre sus resultados positivos a través de ella.

- No hay un cronograma de reuniones de cada dirección con sus respectivos colaboradores, se debe, programar y reposar en un archivo por medio de actas.

- Es compromiso del comunicador actualizar la cartelera institucional semanalmente, ya que se ha vendió haciendo por periodo mensual.

- Se debe replantear la alimentación del archivo histórico de la Beneficencia, acompañado del apoyo mediático prestado en dichas actividades.

- No existe

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- periódicamente actividades de motivación organizacional, este tipo de espacio sirven de capacitación y dispersión para que los funcionarios replanteen sus prioridades labores y den lo mejor de sí a la empresa.

6.2 CANALES UTILIZADOS

El plan estratégico de comunicaciones cuenta con 10 herramientas de canales de comunicación, en donde no todas son utilizadas entre ellas:

Video institucional como parte de la inducción para nuevos funcionarios. ( es de carácter vital), contribuye al sentido de pertenencia del nuevo funcionario y del antiguo también.

Cronograma de reuniones mensuales de funcionarios con directivos para mantener flujo de información constante sobre los avances y la gestión. (este tipo de actividades denota orden y compromiso es de suma importancia que se realicen).

Cronograma de reunión entre directivos y sus colaboradores, si la gestión se está realizando es de suma importancia que esto sea reportado y se lleve un registro de ellos.

Charlas de motivación y conferencistas en beneficio de la actualización laboral y capacitación de los empleados (funcionarios y contratistas), a lo largo de cada año.

Material adicional impreso u otro tipo de apoyo a la campaña de valores ( es importante crear una campaña de responsabilidad social empresarial donde se eduque al personal, sobre tema de buenos modales, cordialidad y trabajo en equipo)

6.4 SEÑALES DE PROGRESO

Las señales de progreso se encuentran muy bien estructuradas pero es pero es necesario cumplir con cada uno de los puntos del plan estratégico de comunicaciones.

6.5 MECANISMOS DE RETROALIMENTACIÓN – MEDICIÓN

Se encuentran bien estructurados pero es necesario ejercer las funciones de cada uno.

7. POLITICAS OPERACIONALES DE COMUNICACIÓN EXTERNA

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Las políticas de comunicación externas se encuentran muy viene estructuradas, es evidente que la empresa se esmera por adelantar sus procesos de gestión y resultados por medio de los canales de comunicación que entregan la información al público.

7.1 ESTRATEGIAS

Las estrategias están muy bien estructuradas y encaminas a los objetivos de comunicación, pues las funciones de comunicación externa son cumplidas a cabalidad, gracias a producciones de boletines de prensa y relaciones interpersonales con periodistas y los distintos medios de comunicación.

7.2 PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos se cumplen, pero para que estos sean efectivos y asertivos es necesario fortalecer esta factor pues el jefe de prensa necesita de colaboración para abarcar la totalidad de los aspectos de comunicación, por eso es necesario pensar en un colaborador idóneo para todos los tramites y labores requeridos.

7.3 CANALES UTILIZADOS

Los canales son utilizados a totalidad, se hace uso de los canales de comunicación externa, es importante agregar el uso de las redes sociales, que hace 8 años que fue la última vez que se actualizo el plan estratégico de comunicaciones el uso de ellas no era de necesidad vital dentro de las organizaciones.

7.4 SEÑALE DE PROGRESO DE RESULTADO DE LAS POLITICAS DE COMUNICACIÓN EXTERNA

Las señales de progreso indican resultados positivos ya que el uso de todos los canales de comunicación externa y el reconocimiento del público y los resultados en cifras de la organización son muestra de ello.

7.5 MECANISMOS DE RETROALIMENTACIÓN – MEDICIÓN

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Son mecanismos que deben crearse, puesto que no existe ningún registro histórico o archivo que tenga muestra de ello, y es de vital importancia tener un referente mediático de ello.

8. RELACIONES DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN

Hablar de Dirección de Comunicaciones es un título muy ambicioso para la importancia y respeto que se le da al área de comunicaciones y a su respectivo “Director”, esta área ha sido abandonada y la han limitado simplemente a que maneje la relación con los distintos medios de comunicación pero no tiene ningún tipo de despliegue, autoridad ni poder de decisión sobre los distintos procesos.

Es importante que la empresa reconsidere seriamente reestructurar la oficina de comunicaciones, pues carece de infraestructura, procesos tales como el seguimiento de la pauta comercial y la medición de la presencia mediática de La Lotería del Valle, son de difícil labor, puesto que es necesario tanto de equipos, como de talento humano para la ejecución de ello.

Es necesario tener en cuenta, que mientras no se suplan las anteriores necesidades, sacar adelante una oficina de comunicaciones con tan pocos recursos es una tarea difícil, hacer una inversión mostrara cambios positivos en los procesos de comunicación.

El esquema planteado este muy bien estructurado pero nada de lo que allí está planteado cumple una verdadera función dentro de la organización.

9. DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES EN LA BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E

Es un reto grande que debe tener la gerencia para el próximo año, poder estructurar una oficina de comunicaciones con en donde la cabeza de la oficina de comunicaciones cuente con el apoyo de personal capacitado para procesos, periodísticos, redes sociales y funciones auxiliares.

De esta forma se podrá ejercer liderazgo para construir identidad institucional y así propiciar una cultura organizacional encamina a la comunicación de la Beneficencia del Valle.

10. ENFOQUE METODOLOGICO DE LA COMUNICACIÓN PÚBLICA.

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Es un enfoque direccionado a divulgación de la información pertinente de la empresa de manera transparente mostrando resultados reales, socializado por medios de sus distintas políticas, estrategias y planes de comunicación de acuerdo a labores adelantadas.

Cuanta con una estructura idónea pero debe ponerse en práctica.

Todo lo plasmado en el plan estratégico de comunicaciones no es más que información consignada en un documento, hay políticas, objetivos y estrategias pero en su gran mayoría no están siendo ejecutadas.