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WORKSHOP
Nº16
Estadísticas operativas
Calidad de la información
Comunicación con los clientes
WORKSHOP Nº16
Temario
Tiempos de carga
Tiempos de paso a coordinación
Estadísticas operativas
Creación y envío de newsletters
Agenda calendario
Módulo tareas por operación
Certificación por etapas
Control en tiempos de carga
Calidad operativa
Punto del sistema: >Impo / Expo>Estadísticas>Tiempos de Carga
Control en tiempos de carga
Calidad operativa
Punto del sistema: >Impo / Expo>Estadísticas>Tiempos de Carga
Se utiliza para medir si se están cumpliendo con los
plazos de entrega acordados con los clientes.
Se consideran días hábiles.
Fecha de carga inicial.
Fecha de oficialización + hora.
Hora de cumplido.
Canal.
Hora de corte configurable.
(Si la hora de oficialización es
pasada la hora de corte, se considera para el otro día)
IMPORTACIÓN EXPORTACIÓN
Se consideran días hábiles.
Fecha a plaza + hora.
Fecha de oficialización.
Hora de oficialización.
Canal.
Hora de corte configurable.
(Si la hora de oficialización es
pasada la hora de corte, se considera para el otro día)
Control en tiempos de carga
Calidad operativa
Punto del sistema: >Impo / Expo>Estadísticas>Tiempos de Carga
¿Cómo se cumplen los plazos?
Para canal Verde
Para aduana de ezeiza se cumple con una diferencia de 2 días de plazo
Para el resto de las aduanas se cumple con 1 día de plazo
Hora de corte 13hs.
Los plazos son configurables por sistema
Para canal naranja o rojo
Para aduana de ezeiza se cumple con una diferencia de 3 días de plazo
Para el resto de las aduanas se cumple con 2 día de plazo Hora de corte 13hs.
Ejemplo
Control en tiempos de carga
Calidad operativa
Punto del sistema: >Impo / Expo>Estadísticas>Tiempos de Carga
¿Cómo se cumplen los plazos?
Control de paso a coordinación
Calidad operativa
Punto del sistema: >Impo / Expo>Estadísticas>Tiempos de paso a coordinación
Se utiliza para medir si los distintos actores dentro de
la organización cumplen con los plazos de entrega
de la documentación para que coordinación actúe
Control de paso a coordinación
Calidad operativa
¿Qué datos se tienen en cuenta?
Fecha de oficialización.
Hora de oficialización.
Fecha de paso a coordinación.
Hora de paso a coordinación.
Punto del sistema: >Impo / Expo>Estadísticas>Tiempos de paso a coordinación
Si la diferencia de tiempo es mayor a la cantidad de horas configuradas en
el sistema como tiempo límite, no se cumple con el plazo
Control de paso a coordinación
Calidad operativa
Punto del sistema: >Impo / Expo>Estadísticas>Tiempos de paso a coordinación
Estadísticas operativas
Estadísticas operativas
Punto del sistema: >Impo / Expo>Estadísticas>Varios
Estadísticas Operativas
Se utilizan para medir la productividad.
Se utilizan para medir la cantidad de
operaciones por cliente.
Se utilizan para obtener el promedio del volumen de artículos por operaciones de los clientes.
Estadísticas operativas
Punto del sistema: >Impo / Expo>Estadísticas>Varios
Estadísticas Operativas
Estadísticas operativas
Punto del sistema: >Impo / Expo>Estadísticas>Varios
¿Qué estadística puedo utilizar?
Necesito saber la cantidad de items que oficializa
cada operador para una mejor distribución del trabajo
Caso de estudio
Estadísticas operativas
Cantidad de operaciones, ítems, subitems y
artículos por operador.
Caso de estudio
Operador Impo Expo Total Total Ítems
Impo
Total Ítems Expo
Total Artículos
Impo
Total Artículos
Expo
Total SubItems
Juan Bello 4 0 4 7 0 9 0 7
Esteban Planes 6 1 7 6 2 6 2 0
Lucas Tealdi 1 2 3 2 100 2 300 73
Estadísticas operativas
¿Qué estadística puedo utilizar?
Necesito saber el volumen promedio del tamaño de
las operaciones para conocer cual me insume más
recursos y evaluar si los honorarios están acordes
Caso de estudio
Estadísticas operativas
Volumen promedio del tamaño de operaciones por
importador.
Desde: 01/01/2016 - Hasta: 16/05/2016
Caso de estudio
Estadísticas operativas
Cliente Razón Social Cantidad de
importaciones Cantidad de
artículos Promedio
24 IMPORTADOR DEL PLATA SRL 7 123 18
543 MINERA ORO LTDA. 1 4 4
53 INSUMOS CALCO S.A. 3 12 4
¿Cómo puedo evitar este problema?
Me interesa ofrecer DuxOnLine a mis clientes pero
tengo miedo de mostrar información incorrecta e
incompleta
Caso de estudio
Calidad de la información
Certificación por etapas
Calidad de la información
Punto del sistema: >Importación>Utilitarios>Certificados por Etapas
Controles básicos vs. certificación por etapas
CONTROLES BÁSICOS CERTIFICACIÓN POR ETAPAS
Al momento de aperturar las operaciones y facturar
Durante la confección de la operación Controles sobre campos específicos para
pasar a la siguiente etapa
Datos obligatorios y únicos en apertura de operación (referencia, título de la mercadería)
Se debe imprimir un certificado para poder continuar con la siguiente etapa
Controles sobre campos específicos para poder facturar una operación
Las etapas están divididas por pantallas del sistema
Los campos son fijos y no pueden configurarse
Los campos incluidos pueden ser configurables
Posibilidad de continuar con clave si no se completan los datos
El sistema no permite continuar si no están completos los campos obligatorios
Calidad de la información
Controles Básicos Vs Certificación por etapas
Algunos ejemplos de controles básicos
Permite o no facturar si la operación no tiene canal
Permite o no facturar sin la condición de la mercadería
Permite o no facturar sin el número de despacho/permiso
Permite o no facturar sin la fecha de cumplido en la exportación
Permite o no facturar sin la fecha a plaza en la importación
Permite o no facturar sin artículos en la operación
Permite o no facturar sin fecha de oficialización
Permite o no dar de alta una operación sin referencia
Permite o no dar de alta una operación sin titulo de mercadería
Calidad de la información
Controles básicos vs. certificación por etapas
Algunos ejemplos de controles en certificación por etapas
Una vez que el campo se encuentra dentro de una etapa a certificar, este dato será de carácter obligatorio
Destinación
Despachante
Aduana
Importador
Cliente
Fecha estimada de embarque en origen
Fecha embarque
Fecha esperada de entrada
Mercadería
Referencia
Usuario responsable de la operación
Fob importe moneda original
País de origen
Procedencia
Numero de despacho SIMI
Vendedor
Condición de venta
facturas
Calidad de la información
Conocimiento
Lugar de embarque
Empresa de transporte
Flete
Banco interviniente
Tipo de bultos
Cantidad de bultos
Peso neto
Peso bruto
Condición de la mercadería
Canal
Ramo
Lugar de giro
Lugar de entrega al cliente
Custodia
Si es mercadería peligrosa
Transporte local de acarreo
Fecha de envío a digitalizar
Punto del sistema: >Importación>Utilitarios>Certificados por Etapas
Controles básicos vs. certificación por etapas
Calidad de la información
Punto del sistema: >Importación>Utilitarios>Certificados por Etapas
Creación y envío de
Newsletter
Módulo de gestión de tareas
Punto del sistema: >Impo / Expo>Imprenta>Editor de cartas
Creación y envío de newsletters
Mantener otra forma de comunicación con
los clientes.
Pueden ser clasificados por tipo de usuario
- Generales
- Importación
- Exportación
- Administrativos
- Gerenciales
Newsletter
Punto del sistema: >Impo / Expo>Imprenta>Editor de cartas
Caso de estudio
Necesito enviarle periódicamente información
de novedades a determinados contactos de
mi cliente del sector exportación.
¿Puedo hacer en DUX el envío de esa información en forma personalizada?
Newsletter
Quién recibe la información?
Newsletter
Punto del sistema: >Maestros>ABMs>Clientes>Contactos
¿Cómo y cuándo se envían los newsletters?
Newsletter
Newsletter
Punto del sistema: >Impo / Expo>Imprenta>Editor de cartas
Ejemplos de newsletters
Newsletter
Agenda calendario
Agenda calendario
Punto del sistema: >Sistema>ERP>Agenda Calendario
Agenda Calendario Participantes del evento:
- Una persona
- Varias personas
- Toda la empresa
Tipo de evento:
- Público
- Privado
- Ambos
Los eventos pueden ser con alerta anticipada o sin
alerta
Los eventos pueden tener repeticiones
Agenda calendario
Agenda Calendario
Vista usuario Horacio
Agenda calendario
Agenda Calendario
Agenda calendario
Punto del sistema: >Sistema>ERP>Agenda Calendario
Agenda Calendario
Vista usuario Flavia
Agenda calendario
Caso de estudio
Necesito que el sistema me recuerde todos los
meses el vencimiento del IVA
¿Puedo hacer que DUX me avise?
Agenda calendario
Agenda Calendario
Los eventos pueden crearse con
repeticiones
Tipo de repeticiones:
- Diaria
- Semanal
- Mensual
- Anual
Agenda calendario
Ejemplo de repetición
Agenda calendario
Módulo para asignación de
tareas por operación
Módulo de gestión de tareas
Punto del sistema: >Sistema>ERP>Administración de Tareas
Caso de estudio
Necesito tener el seguimiento de las tareas que
se deben realizar dentro de mi organización,
en algunos casos corresponden a operaciones
y en otros no.
¿DUX cuenta con alguna herramienta para tal fin?
Módulo de gestión de tareas
Preguntas
Alta y modificación de tarea (relacionada a una operación)
Módulo de gestión de tareas
Punto del sistema: >Sistema>ERP>Administración de Tareas
Visualización de todas las tareas para una misma operación
Punto del sistema: >Sistema>ERP>Administración de Tareas
Módulo de gestión de tareas
Comentarios y adjuntos en tareas
Punto del sistema: >Sistema>ERP>Administración de Tareas
Módulo de gestión de tareas
Seguimiento de tareas para un usuario determinado
Punto del sistema: >Sistema>ERP>Administración de Tareas
Módulo de gestión de tareas
Visualización de tareas en la agenda
Punto del sistema: >Sistema>ERP>Agenda Calendario
Módulo de gestión de tareas
Email recordatorio de las actividades
agendadas para el día siguiente
Punto del sistema: >Sistema>Usuarios>Avisos
Módulo de gestión de tareas
¿Cómo se da por realizada una tarea?
Punto del sistema: >Sistema>ERP>Administración de Tareas
Módulo de gestión de tareas
Caso de estudio
Mi cadete está por ir a SENASA a presentar
trámites por mesa de entrada, con el objetivo
de optimizar los tiempos, me gustaría saber si
en otras operaciones debe realizar la misma
tarea.
¿Las tareas se pueden clasificar y consultarlas de manera sencilla?
Módulo de gestión de tareas
Módulo para asignación de tareas
por operación
Punto del sistema: >Sistema>ERP>Administración de Tareas
Módulo de gestión de tareas
El sistema muestra si se debe
realizar la misma tarea pero de
diferentes operaciones